序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇人事檔案電子化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

        醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院從業(yè)人員的經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。它是個(gè)人發(fā)展、醫(yī)院人才招聘、提拔和實(shí)現(xiàn)整個(gè)社會(huì)人才優(yōu)化配置的基本依據(jù)?，F(xiàn)代科技的發(fā)展為醫(yī)院人事檔案管理提供了便利，當(dāng)然也對(duì)檔案管理提出了更高的要求，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用計(jì)算機(jī)建立電子檔案是新時(shí)代人事檔案管理的必然趨勢(shì)。

        網(wǎng)絡(luò)建檔是社會(huì)進(jìn)步和信息系統(tǒng)發(fā)展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲(chǔ)檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對(duì)于過去的紙質(zhì)檔案，建立電子檔案則體現(xiàn)出更多的優(yōu)越性：

        1.保存壽命長(zhǎng)，不易損壞

        檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優(yōu)盤等電子存儲(chǔ)介質(zhì)內(nèi)，不會(huì)因?yàn)橄窦堎|(zhì)檔案一樣因?yàn)樘鞖?、自然?zāi)害和存放時(shí)間等的影響而發(fā)生破損、丟失的情況，即使經(jīng)過很長(zhǎng)時(shí)間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現(xiàn)問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補(bǔ)，打破過去紙質(zhì)檔案袋的“唯一存在”，也就增強(qiáng)了醫(yī)院人事檔案的安全性和可靠性。

        2.信息全面有效

        由于電子設(shè)備存儲(chǔ)空間很大，對(duì)于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個(gè)人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時(shí)更新，及時(shí)地補(bǔ)充和修改個(gè)人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導(dǎo)致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時(shí)鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過檔案了解個(gè)人的實(shí)時(shí)情況以適當(dāng)評(píng)估調(diào)用，個(gè)人也會(huì)因?yàn)闄n案的這種時(shí)鮮性而警惕，更加嚴(yán)格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

        3.提取檔案方便

        以前的人事檔案是放在一個(gè)專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個(gè)人的已屬不易，更不用說查找某些細(xì)節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠(yuǎn)，查找目錄存在不全、不準(zhǔn)確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

        4.共享性

        將檔案袋保存在醫(yī)院的檔案室里，個(gè)人的信息只被這所醫(yī)院擁有，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建立的電子檔案則體現(xiàn)出鮮明的共享性。 

通過網(wǎng)絡(luò)可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網(wǎng)上，跟各種醫(yī)藥科研網(wǎng)、醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)以及人才網(wǎng)等一起共享信息，在這樣更寬的平臺(tái)上，對(duì)個(gè)人素質(zhì)的發(fā)展和醫(yī)院人事管理的提高都將起到很大的推動(dòng)作用。如果最終能實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的人事檔案共享，那對(duì)我國(guó)的人才優(yōu)化配置都將是十分有利的。

        5考核評(píng)價(jià)公開公平

        在紙質(zhì)檔案內(nèi)的考核評(píng)價(jià)部分，一般是由單位上司或部門個(gè)人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內(nèi)容。醫(yī)院可以將電子檔案的這部分內(nèi)容掛在網(wǎng)上，考核評(píng)價(jià)結(jié)果予以公示，由全體工作人員來檢查核實(shí)或是由大家來一起考核個(gè)人的工作生活情況，給予評(píng)價(jià)。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實(shí)的反映個(gè)人情況，保證了人事檔案的真實(shí)性。

        當(dāng)然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫(yī)院檔案管理人員有較高的的專業(yè)能力。如何更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：

    首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設(shè)施，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)立專門的微機(jī)室代替過去的紙質(zhì)檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機(jī)的正常工作以及網(wǎng)絡(luò)的通達(dá)。然后引進(jìn)適合本單位人事檔案的管理信息系統(tǒng)，確保各種檔案信息的錄入、分類、統(tǒng)計(jì)、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機(jī)還是信息系統(tǒng)都要有良好的升級(jí)環(huán)境，能確保醫(yī)院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時(shí)代步伐。

        然后，醫(yī)院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強(qiáng)的責(zé)任感，主動(dòng)地搜集補(bǔ)充醫(yī)院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時(shí)全面。還有就是專業(yè)素質(zhì)，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要具備信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)，才能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高效地進(jìn)行電子檔案的管理工作。同時(shí)他們還需要具有良好的職業(yè)素質(zhì)，不隨意泄露他人的檔案信息，不會(huì)因?yàn)槠渌麊挝换騻€(gè)人的利惑而非法借閱、修改檔案。

        其次，醫(yī)院應(yīng)該建立完善的檔案管理制度。強(qiáng)調(diào)《中華人民共和國(guó)檔案法》的總體要求，同時(shí)建立自己?jiǎn)挝坏南嚓P(guān)管理制度，一來可以使檔案管理更加的規(guī)范，防止不法分子以不正當(dāng)?shù)氖侄伪I取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經(jīng)不法分子利用將貽害無窮，要切實(shí)做好保密工作。在這方面醫(yī)院應(yīng)該重點(diǎn)做好監(jiān)督管理的規(guī)范工作，挑選專業(yè)能力和道德素質(zhì)都較高的管理人才來?yè)?dān)任，合理設(shè)置崗位，上機(jī)操作的各個(gè)部分分別設(shè)置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監(jiān)督，以確保檔案管理的安全、有效。

        最后，要進(jìn)行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點(diǎn)、優(yōu)點(diǎn)、管理方法、對(duì)單位和個(gè)人的特殊要求等常識(shí)深入人心，增強(qiáng)醫(yī)院工作人員對(duì)個(gè)人檔案的重視意識(shí)，讓他們自覺地將自己的各種信息真實(shí)地提交給檔案管理員。讓醫(yī)院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫(yī)院對(duì)個(gè)人工作、服務(wù)態(tài)度、思想進(jìn)步等各方面的考核、監(jiān)督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個(gè)人以更大的熱誠(chéng)和更積極地態(tài)度投入到工作中去。

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的電子化將使醫(yī)院人事管理具有更大的動(dòng)態(tài)性和靈活性，使醫(yī)院的發(fā)展更緊跟時(shí)代的需求，當(dāng)然也對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫(yī)院都應(yīng)該努力完善自己的人事檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，使其更加科學(xué)化，完備化。

篇（2）

二、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

在人事檔案管理的過程中，因?yàn)闄n案具備一定機(jī)密性與專業(yè)性，人事部門應(yīng)重視人事檔案并加強(qiáng)管理，及時(shí)解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。在衛(wèi)生事業(yè)單位中，因?yàn)槿藛T調(diào)動(dòng)較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級(jí)、衛(wèi)生員退休、臨時(shí)聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛(wèi)生事業(yè)單位人員的流動(dòng)性較強(qiáng)等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時(shí)進(jìn)行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續(xù)配備不齊全、手續(xù)不完備等問題。

某些醫(yī)院注重藥物管理工作，注重對(duì)醫(yī)生、護(hù)士的考評(píng)管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫(yī)院負(fù)責(zé)人對(duì)人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現(xiàn)疏漏，直接導(dǎo)致了醫(yī)生升職時(shí)評(píng)判的片面性，導(dǎo)致某些優(yōu)秀醫(yī)生對(duì)醫(yī)院不滿而出現(xiàn)跳槽等現(xiàn)象，幸好醫(yī)院管理者及時(shí)認(rèn)識(shí)到問題的嚴(yán)重性，加強(qiáng)對(duì)人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫(yī)院的各方人事調(diào)動(dòng)以及醫(yī)生升職等提供重要依據(jù)，醫(yī)院也因此而更上一層樓。

三、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人員不足現(xiàn)問題突出

在我國(guó)多數(shù)地區(qū)的衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部醫(yī)生、護(hù)士以及其他部門人員來講人數(shù)可忽略不計(jì)。在一些較小的衛(wèi)生事業(yè)單位中，多數(shù)人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對(duì)人事檔案管理工作不夠?qū)Ｗ?。多?shù)人事部門的檔案材料無人整理、無人監(jiān)督，甚至出現(xiàn)人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。

（二）人員業(yè)務(wù)技能水平普遍偏低

嚴(yán)格來講，人事檔案管理工作是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，其對(duì)閱卷的規(guī)范、閱卷質(zhì)量等要求較高。多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位因?qū)θ耸鹿芾矸矫娴牟恢匾?，?dǎo)致人事部門人員變動(dòng)較為頻繁，導(dǎo)致對(duì)檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對(duì)人員招收較為簡(jiǎn)單，人事對(duì)管理檔案的技術(shù)水平不足，后期亦未受到專業(yè)化的培訓(xùn)，造成管理檔案的人事技術(shù)水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（三）管理手段滯后

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事管理制度也在逐漸進(jìn)行改革創(chuàng)新發(fā)展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發(fā)展卻仍顯欠缺。據(jù)調(diào)查，目前我國(guó)多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理仍然是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，無論是檔案的儲(chǔ)存、整理還是保護(hù)，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個(gè)別位于發(fā)達(dá)城市的大型衛(wèi)生事業(yè)單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化管理時(shí)代，電子化、科學(xué)化、規(guī)范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛(wèi)生事業(yè)單位以及各企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。

四、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理電子化應(yīng)用分析

（一）在衛(wèi)生事業(yè)單位建立電子檔案的必要性

在衛(wèi)生事業(yè)單位之中，單位的衛(wèi)生系統(tǒng)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中存儲(chǔ)著大量的人事信息檔案，在管理之時(shí)非常困難，若要做好衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財(cái)力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)，方便管理人員管理的同時(shí)節(jié)省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數(shù)據(jù)庫(kù)存放檔案外，也應(yīng)對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的信息進(jìn)行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強(qiáng)對(duì)各部門的掌控。

（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應(yīng)用

在人事檔案管理中，相關(guān)檔案管理者可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將人事檔案進(jìn)行分門別類，如護(hù)士間可按照普通護(hù)士、高級(jí)護(hù)士等護(hù)士職位等級(jí)進(jìn)行檔案分類，而醫(yī)生也可根據(jù)心腦科、骨科等從事職位進(jìn)行分類，節(jié)省時(shí)間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行資源數(shù)據(jù)的共享，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員想要急需了解人員檔案時(shí)可直接上網(wǎng)查找，增加檔案透明度的同時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的原始檔案也是一種保護(hù)。在檔案管理員進(jìn)行檔案管理時(shí)，降低了工作壓力，提高了工作效率。

（三）電子化在檔案管理應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)

在電子化廣泛應(yīng)用于人事管理檔案后，為企業(yè)部門帶來便利的同時(shí)也帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。其一，網(wǎng)絡(luò)的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時(shí)大大增強(qiáng)了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長(zhǎng)過程的文檔，其中包含著自上學(xué)以來的成長(zhǎng)歷程、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，是人們求職時(shí)最重要的文件，若檔案被盜，對(duì)相關(guān)人員的人身安全會(huì)造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)而存在，雖然壓縮了紙質(zhì)檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網(wǎng)絡(luò)也不是絕對(duì)安全的，各種病毒、黑客影響著網(wǎng)絡(luò)的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會(huì)造成檔案丟失，甚至造成系統(tǒng)的崩潰。事實(shí)上，有利就有弊，電子化檔案的風(fēng)險(xiǎn)雖然不可避免，卻可以進(jìn)行有效的控制，將風(fēng)險(xiǎn)控制在一定范圍內(nèi)，增強(qiáng)檔案管理者的電子信息化知識(shí)，為衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展提供保障。

篇（3）

事業(yè)單位人事檔案管理工作關(guān)系著單位員工的個(gè)人發(fā)展，人事檔案中記錄了員工的個(gè)人工作情況，績(jī)效情況等等，是單位對(duì)員工進(jìn)行調(diào)動(dòng)的依據(jù)。檔案管理工作發(fā)展已久，如今，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能夠滿足社會(huì)發(fā)展的需求，越來越多的單位開始嘗試并踐行電子化檔案管理，這也是未來檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)趨勢(shì)

電子化建設(shè)是當(dāng)前我國(guó)社會(huì)發(fā)展中檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的管理，電子化檔案管理能夠提高檔案管理的工作效率，一切的檔案管理流程采用信息化的檔案管理方式，通過計(jì)算機(jī)就可以完成，這大大提升了檔案管理的工作效率，縮短了檔案管理的時(shí)間，同時(shí)也簡(jiǎn)化了一些檔案管理的流程，對(duì)于檔案管理工作而言，是非常好的一種管理方式。

此外，電子化檔案建設(shè)也是顛覆了傳統(tǒng)檔案管理工作模式的一種檔案管理工作方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅內(nèi)容復(fù)雜，檔案保管還需要占用一定的空間，需要管理人員花費(fèi)很大的精力和很多時(shí)間去整理檔案，人財(cái)物的耗費(fèi)量都是比較大的。如今，電子化檔案建設(shè)的趨勢(shì)越來越突出，人們更加傾向于電子檔案的運(yùn)用，同時(shí)，也簡(jiǎn)化了工作流程，降低了工作壓力。相比于紙質(zhì)檔案的管理，電子化檔案管理也能夠提高檔案的準(zhǔn)確性，減少一些人為的錯(cuò)誤，對(duì)于檔案的保管更加細(xì)致，提高了檔案保管的整體水平，是順應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求的，同時(shí)，也是未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

事業(yè)單位在人事檔案管理方面的壓力較大，人事檔案管理工作復(fù)雜，事業(yè)單位的人員數(shù)量多，檔案存量大，同時(shí)，檔案管理工作人員的工作能力有限，因此，在人事檔案的管理工作開展中還面臨著一些問題，具體分析，事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）電子化程度不高

人事檔案的電子化管理如今已經(jīng)成為檔案管理工作的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時(shí)也能夠提高檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，減少一些人為因素導(dǎo)致的出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，從這一點(diǎn)上來講，電子檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展情況來看，很多事業(yè)單位中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案管理中的軟件和硬件設(shè)施不夠完善。

電子化的檔案管理工作不僅需要依托事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的足夠重視，從客觀因素上來講，還需要檔案管理相關(guān)部門對(duì)檔案管理的工作有足夠的軟硬件設(shè)施的支持，這是電子化檔案管理工作實(shí)現(xiàn)的最重要的依托。當(dāng)前，很多事業(yè)單位中對(duì)于人事檔案的電子化管理的關(guān)注度不夠，重視程度比較低，因此，在這樣的情況下，很多事業(yè)單位忽視了對(duì)單位內(nèi)部的人事檔案電子化建設(shè)的硬件和軟件設(shè)施建設(shè)的支持。此外，事業(yè)單位對(duì)檔案電子化建設(shè)支持力度不夠還表現(xiàn)在，事業(yè)單位沒有足夠的撥款來支持電子化檔案的建設(shè)工作，這一點(diǎn)也導(dǎo)致了電子檔案建設(shè)和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設(shè)中的軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，制約了事業(yè)單位檔案管理電子化的建設(shè)和發(fā)展。

（2）缺乏檔案電子化管理人才

人才是檔案管理工作發(fā)展中的重要支持，人才對(duì)電子檔案管理工作的支持也是事業(yè)單位檔案管理電子化的軟件支持，當(dāng)前，在一些事業(yè)單位中，單位內(nèi)部對(duì)于檔案電子化管理工作的支持力度不足，突出表現(xiàn)在缺乏專業(yè)的檔案管理人才，特別是缺乏具備電子檔案管理工作的專業(yè)人才。

當(dāng)前在一些事業(yè)單位中，從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，很多事業(yè)單位中檔案管理工作沒有專業(yè)的部門來開展，而是交給人力資源部門負(fù)責(zé)打理檔案相關(guān)事宜，這一點(diǎn)就導(dǎo)致了事業(yè)單位中沒有專業(yè)的人才來負(fù)責(zé)檔案管理工作，人力資源部門還需要管理績(jī)效考核以及人員招聘等工作，在這樣的情況下，對(duì)于檔案管理工作也是有心無力。同時(shí)，人力資源管理工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)有限，在一定程度上也缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，更不用說電子化檔案管理方面的能力，同樣也存在很多的不足，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作缺乏專業(yè)的管理人才，已經(jīng)成為影響事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的重要因素。

（3）檔案資源開發(fā)與利用不成熟

檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時(shí)代的來臨，在檔案管理工作中，使用者需要對(duì)檔案有一定的權(quán)限了解到員工的檔案中記載的信息，因此，這種需求的導(dǎo)向下，社會(huì)對(duì)于檔案管理的流動(dòng)性需求也就加強(qiáng)了。

對(duì)于檔案資源的開發(fā)和利用也需要在電子化檔案管理的基礎(chǔ)上，破解流動(dòng)性需求無法滿足的難題，對(duì)于檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用。但是，就目前情況來看，電子化檔案管理工作實(shí)現(xiàn)的過程中，還面臨著檔案管理流動(dòng)性需求的滿足有限，檔案資源的共享性標(biāo)準(zhǔn)還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開發(fā)利用都不夠成熟。

三、事業(yè)單位人事檔案管理電子化建設(shè)

事業(yè)單位在未來的發(fā)展中，要充分了解和認(rèn)識(shí)到檔案的電子化管理對(duì)于未來人事檔案管理工作的重要意義，當(dāng)前在我國(guó)的事業(yè)單位發(fā)展中，檔案的電子化管理標(biāo)準(zhǔn)的需求還得不到很好的滿足，未來可以從以下幾個(gè)方面入手，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。

（1）加快檔案管理系統(tǒng)的電子化建設(shè)

在電子化檔案管理工作的開展中，首先要做好的就是檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，未來，在事業(yè)單位的人事檔案管理工作方面，要充分重視起電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的需求，單位內(nèi)部要針對(duì)性的對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，建立更加先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)，有針對(duì)性的適應(yīng)本單位對(duì)檔案管理工作的需求，提升系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作的適應(yīng)性。

電子化檔案管理建設(shè)工作的開展中，系統(tǒng)的建設(shè)要注重實(shí)用性，保證人事檔案管理工作人員能夠更快的適應(yīng)系統(tǒng)。此外，系統(tǒng)的建設(shè)還需要更加保密，做好對(duì)人事檔案的保密工作。

（2）加快檔案管理的軟硬件建設(shè)

未來在檔案管理工作中，要更加重視軟硬件設(shè)施的建設(shè)，事業(yè)單位內(nèi)要提升對(duì)電子化檔案建設(shè)工作的重視，增加對(duì)電子化檔案管理硬件設(shè)施的配備能力，從資金方面加大對(duì)硬件設(shè)施建設(shè)的投入力度。此外，還需要設(shè)定專門的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)人事檔案的管理，切實(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的層次化和細(xì)化，將檔案管理工作規(guī)范起來。合理運(yùn)用硬件設(shè)施，提升檔案管理工作的軟實(shí)力。

（3）加快建設(shè)檔案管理電子化人才

篇（4）

隨著國(guó)家對(duì)衛(wèi)生人力資源配置的重視，醫(yī)院衛(wèi)生人力資源起著決定性的作用，對(duì)人事檔案管理工作越來越重視，如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，提高工作質(zhì)量，其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，其優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)如下。

1 提高管理工作的效率

傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理是以紙質(zhì)資料的整理、手工書寫為主，查閱個(gè)人人事檔案時(shí)，檢索困難，不便于查找；特別是查閱多個(gè)人的檔案時(shí)，更是費(fèi)時(shí)費(fèi)工。而使用電子人事檔案管理后，從生成、采集、驗(yàn)證、歸檔、建數(shù)據(jù)庫(kù)到利用等流程，運(yùn)用利用現(xiàn)代的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、壓縮技術(shù)等技術(shù)手段，為醫(yī)院人事檔案管理提供便利，把檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來，節(jié)省了時(shí)間和人力，提高了效益。

2 檔案信息全面有效

由于電子設(shè)備存儲(chǔ)空間很大，對(duì)于醫(yī)院人事檔案的信息可以覆蓋個(gè)人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時(shí)更新，及時(shí)地補(bǔ)充和修改個(gè)人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導(dǎo)致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時(shí)鮮性，讓醫(yī)院及其他用人單位可以通過檔案了解個(gè)人的實(shí)時(shí)情況以適當(dāng)評(píng)估調(diào)用，個(gè)人也會(huì)因?yàn)闄n案的這種時(shí)鮮性而警惕，更加嚴(yán)格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

3 有利于檔案的完整保存

除了在建立數(shù)據(jù)庫(kù)初期輸入信息時(shí)需要用到原始資料外，原件在編號(hào)后便進(jìn)入檔案室歸檔入庫(kù)管理，較少再接觸原件，利于原件的保管與保存，延長(zhǎng)了檔案的壽命，避免因借閱造成檔案的缺失，保證了檔案的完整性。利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫(kù)房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

4 提取利用檔案方便

在眾多的檔案袋里找出一個(gè)人的檔案非常不易，更不談?wù)f查找某些細(xì)節(jié)信息了，更何況很多檔案由于年代久遠(yuǎn)，查找目錄存在不全、不準(zhǔn)確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點(diǎn)擊某個(gè)按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

5 提高檢索速度和準(zhǔn)確性

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，以檔案的原始材料為依據(jù)，運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄入微機(jī)，建立完整、準(zhǔn)確的醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)。將信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類，盡力爭(zhēng)取人事檔案的數(shù)據(jù)化。通過數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)可以進(jìn)行人員住處的查查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等，實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面，快速的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。從而使數(shù)字化管理系統(tǒng)有足夠的信息基礎(chǔ)可以實(shí)現(xiàn)高效、精確的檢索，多種檢索方式的綜合查詢既適合于各種復(fù)雜條件的精確查詢，也可以滿足各種模糊查詢。

篇（5）

檔案資源的管理是每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位不可缺少的，重視人事檔案電子信息化管理，可以為單位提供有效的信息資源。隨著數(shù)字化的產(chǎn)生，檔案管理打破傳統(tǒng)的人工管理，開始向電子信息化的管理模式上轉(zhuǎn)變，但是目前階段，人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)不同的問題，這就需要我們有效解決，使人事檔案電子信息化管理進(jìn)行不斷的完善，這有利于人事單位的工作管理，進(jìn)而提升了人事檔案資源的利用率。

一、人事檔案電子信息化管理呈現(xiàn)的現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)代化辦公設(shè)備欠缺?，F(xiàn)階段，大多數(shù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理欠缺相應(yīng)的硬件設(shè)備，這就導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，甚至有些機(jī)關(guān)人事單位檔案室存在堆積物的現(xiàn)象，也沒有對(duì)應(yīng)的防潮、防盜等管理對(duì)策，這與人事檔案電子信息化管理狀況嚴(yán)重的脫節(jié)。由于檔案的調(diào)閱和查訪沒有很好的信息化手段的使用，從而影響了人事檔案電子信息化管理的完整和安全。此外，辦公設(shè)備的欠缺沒有讓人事檔案電子信息資源進(jìn)行有效的利用，只是處于管理的階段，這不利于對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的利用。

（二）檔案檢索效率低?，F(xiàn)在的人事檔案電子信息化管理，對(duì)檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有完全實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的檢索，這在一定程度上影響了人事檔案信息檢索的準(zhǔn)確率與速度，增加了檔案查閱的工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個(gè)機(jī)關(guān)單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)問題。人事檔案電子信息化管理的實(shí)施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業(yè)知識(shí)和技能，這樣可以有效地利用數(shù)字化檔案管理設(shè)備。但目前階段的老員工，對(duì)網(wǎng)絡(luò)化信息接觸比較少，對(duì)信息化的知識(shí)學(xué)習(xí)起來比較困難，即使機(jī)關(guān)事業(yè)單位擁有了自己的信息化數(shù)字檔案管理設(shè)備，由于工作人員的技能問題，從而對(duì)信息化檔案管理無法順利進(jìn)行。因此，機(jī)關(guān)人事單位的檔案管理員，要迅速建立屬于電子信息化的管理信息知識(shí)體系，提升自己的工作效率，達(dá)到電子信息化的檔案管理水準(zhǔn)。

二、人事檔案電子信息化管理的對(duì)策

（一）創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，給電子信息化的檔案管理提供了便利，方便了人們的日常工作，是未來檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)于人事檔案電子信息化的管理，這是一個(gè)綜合性的管理，牽涉的內(nèi)容比較多，因此，就需要人事單位建立一個(gè)高校的電子信息化管理系統(tǒng)。我們可以根據(jù)人事單位的實(shí)際情況，結(jié)合自身的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)建電子信息化的數(shù)字檔案管理，把檔案、系統(tǒng)、光盤備份等進(jìn)行相關(guān)的處理，嚴(yán)格控制檔案信息儲(chǔ)存質(zhì)量與安全，避免相關(guān)的硬件隱患，為人事檔案電子信息化管理創(chuàng)建一個(gè)有利的環(huán)境，這有利于人事單位工作的順利進(jìn)展。

（二）提高電子信息化的管理效率。1.檔案管理能力提升。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)控制的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，我們要充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，從而提高人事單位電子信息化檔案管理的質(zhì)量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對(duì)信息信息化的檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)性上的提升，還可以通過增加系統(tǒng)內(nèi)部的儲(chǔ)存量，從而為人事資源的信息補(bǔ)充創(chuàng)造空間。2.強(qiáng)化檔案管理的可靠性。對(duì)檔案管理的可靠性進(jìn)行強(qiáng)化，這就需要嚴(yán)格要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的組成要依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)電子信息化的人事檔案管理的系統(tǒng)的功能奠定了更新的基礎(chǔ)。加上磁盤陣列需要多元化的保護(hù)級(jí)別，這有利于人事檔案電子信息化管理，而系統(tǒng)功能得到了保障，使人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有了一定的安全性。3.檔案管理使用性能提升。人事檔案電子信息化管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產(chǎn)品，這對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)性能具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢(shì)，對(duì)人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)的重視，實(shí)現(xiàn)其在線升級(jí)的功能，可以使系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)具有開放性，保證了相關(guān)人員對(duì)檔案資源的調(diào)取和查閱，這樣人事檔案電子信息化的管理系統(tǒng)有了更強(qiáng)大的發(fā)揮空間，這有利于人事資源的高效利用。

（三）提升人事檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員是人事檔案電子信息化管理的執(zhí)行者和操作者，這對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量具有一定的影響，這就需要人事檔案管理單位采用多元化的方式，提升檔案管理人員的素質(zhì)。例如，對(duì)老員工進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)備的學(xué)習(xí)，針對(duì)電子信息化的檔案管理進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)工作，提升他們的工作技能，定期考核他們對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備知識(shí)的學(xué)習(xí)和操作水平，進(jìn)而了解其工作現(xiàn)狀。此外，還可以建立相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員對(duì)自身素質(zhì)進(jìn)行提升，以保證工作的開展需求，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案電子信息化管理從管理型向服務(wù)型邁進(jìn)。

三、結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)人事單位電子信息化的檔案管理提供了技術(shù)支持，這使人事檔案的管理打破了傳統(tǒng)的手工管理，讓檔案管理向信息化的趨勢(shì)發(fā)展，這種管理方式順應(yīng)了時(shí)代的趨勢(shì)，有利于提高人事單位檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要不斷優(yōu)化與創(chuàng)新電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的利用效率和安全性，從而促使信息化的檔案管理更好地服務(wù)于我們。

【參考文獻(xiàn)】

篇（6）

1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求

如今，辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應(yīng)用的過程中大部分?jǐn)?shù)據(jù)的使用都是用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實(shí)現(xiàn)信息化、無紙化，只有全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化才能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護(hù)原始檔案

傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財(cái)力。但是實(shí)施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計(jì)算機(jī)代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節(jié)約了管理時(shí)間，有效減少了檔案的翻查工作，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)空間是無限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息，這對(duì)保護(hù)企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間。

1.3完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求

通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)可以節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)越的服務(wù)。

2企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國(guó)雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實(shí)施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業(yè)的設(shè)備不足，辦公硬件跟不上，導(dǎo)致企業(yè)無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)，而且存放設(shè)備簡(jiǎn)陋，沒有嚴(yán)格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴(yán)重危及一些重要檔案信息的安全性。同時(shí)檔案管理工作人員不具備專業(yè)技能，對(duì)人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能，但是其綜合素質(zhì)較低，無法科學(xué)管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識(shí)淡薄

很多人認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實(shí)不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時(shí)還可以幫助企業(yè)儲(chǔ)備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時(shí)整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲(chǔ)備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)，資料填寫隨意性很強(qiáng)，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實(shí)不然，企業(yè)人事檔案管理對(duì)提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對(duì)此崗位只安排了一些“關(guān)系戶”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來的人員進(jìn)行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業(yè)檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，僅僅對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用。

2.4信息化管理技術(shù)更新較慢

目前，我國(guó)部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢(shì)，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進(jìn)行管理、維護(hù)和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。然而我國(guó)的部分企業(yè)雖然引進(jìn)了電子檔案管理，卻嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案的管理與維護(hù)，導(dǎo)致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質(zhì)有限

企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進(jìn)行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，也沒有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)未能對(duì)檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。然而全新的電子信息化管理對(duì)檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

3企業(yè)人事檔案如何實(shí)施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)

要想在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化管理，首先要建立一個(gè)完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對(duì)企業(yè)的每一個(gè)科室的檔案信息進(jìn)行整理分類，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對(duì)電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，保證檔案信息錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時(shí)效性，工作人員應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)修改。與此同時(shí)，企業(yè)還要做好對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)

人事檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進(jìn)展。這就要求企業(yè)加大對(duì)信息化改革的投入，增加工作人員，加快對(duì)紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對(duì)資料進(jìn)行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)一體化，及進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程運(yùn)輸和區(qū)域化共享。

3.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)

在企業(yè)人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對(duì)檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御工作；對(duì)重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進(jìn)行加密，以保障檔案信息的真實(shí)性，可以通過制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對(duì)該崗位提出了全新的要求，為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。

篇（7）

1．以人為本的理念不斷深入。人事檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，進(jìn)一步完善人事檔案管理也是長(zhǎng)期和艱苦的任務(wù)，其中既有宏觀上的調(diào)控，也涉及微觀上的實(shí)踐。在這些調(diào)控和實(shí)際中，人事檔案管理作為為人民服務(wù)的一個(gè)部分，以人為本的理念是必須堅(jiān)持的原則。

2．隊(duì)伍整體素質(zhì)不斷增強(qiáng)。伴隨著人事檔案工作的深入，從事人事檔案工作的隊(duì)伍也在日益壯大，更多政治過硬、思想良好、能力突出的高素質(zhì)人才加入到了人事檔案管理行列，隊(duì)伍的整體素質(zhì)和整體穩(wěn)定性均較好。在新的形式下，信息化的普及應(yīng)用對(duì)相關(guān)人員提出了更高的要求，此時(shí)檔案工作者轉(zhuǎn)變思想、適應(yīng)變化顯得尤為重要，應(yīng)積極尋求適應(yīng)新形勢(shì)的方法，以提高適應(yīng)改變，不斷提高知識(shí)水平以及業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)發(fā)展需要，同時(shí)使職業(yè)生涯獲得新的發(fā)展和突破。

3．管理已步入現(xiàn)代化之路。我們所說的人事檔案管理現(xiàn)代化，是指將更加先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用在人事檔案管理之中，達(dá)到進(jìn)一步提高效率的目的。當(dāng)前信息時(shí)代已經(jīng)到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用傳統(tǒng)模式不可比擬的優(yōu)勢(shì)，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域迅速滲透，人事檔案管理工作也不例外。一系列基于專業(yè)人事管理軟件及網(wǎng)絡(luò)如雨后春筍般蓬勃興起，使人事檔案利用范圍迅速擴(kuò)大，服務(wù)水平大幅提升。

二、人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展方向

針對(duì)人事檔案數(shù)量大、內(nèi)容更新快、查詢頻率高、材料來源散、使用范圍廣、傳輸距離遠(yuǎn)等一系列新情況新問題，加速人事檔案現(xiàn)代化建設(shè)，按照中央組織部提出的“三網(wǎng)三庫(kù)一平臺(tái)”的要求，進(jìn)一步加速人事檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)容量大、檢索速度快、傳遞方便、查詢快捷的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的新跨越，是當(dāng)前信息化社會(huì)的必然選擇。

1.人事檔案管理電子化。當(dāng)前，伴隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢(shì)的需要，改變傳統(tǒng)的管理模式，把計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在管理人事檔案之中，加速人事檔案管理電子化進(jìn)程已經(jīng)成為了共識(shí)。在人事檔案電子化管理中正確輸入人事檔案的相關(guān)信息是最關(guān)鍵也是最基礎(chǔ)的部分。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的前提在于首先實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，也就是將原有的紙質(zhì)型檔案進(jìn)行電子型檔案的轉(zhuǎn)化，就是把人事檔案更多有關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，依托電子手段構(gòu)建個(gè)人信息體系。并以此為基礎(chǔ)，建立更加準(zhǔn)確和完備的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，依托辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快捷準(zhǔn)確地為相關(guān)部門提供人員基本情況及綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合。能夠進(jìn)一步避免因紙質(zhì)人事檔案形式上的非公共性、內(nèi)容上的信息不充分以及易作假性造成的人為破壞或者磨損破壞，解決當(dāng)前人事檔案中存在的現(xiàn)實(shí)難題。人事檔案電子化的意義關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)采集真實(shí)、管理更加規(guī)范，同時(shí)可以有效節(jié)約成本減少風(fēng)險(xiǎn)。

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2 人事檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控面臨的主要問題

2.1 數(shù)字化檔案的真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)控制

人事檔案資料對(duì)政府部門、人事部門、人個(gè)需求來說，有重要的意義，為了保證人事檔案的客觀性，人們要求人事檔案的數(shù)字化數(shù)據(jù)能確保其真實(shí)性。然而電子化數(shù)據(jù)本身具易復(fù)制性、易修改性、易丟失性的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)都給人事檔案數(shù)字化管理帶來風(fēng)險(xiǎn)。以一份人事檔案資料來說，它的信息是用數(shù)字化方法記錄的，它附帶的身份證資料、圖片資料等均為檔案管理人員掃描得到的。如果人們有心要涂改電子化檔案資料，就可以用相關(guān)的軟件修改電子檔案中的文字信息，用平面設(shè)計(jì)軟件更改身份證及照片信息，利用特殊的軟件更改檔案修改時(shí)間的信息等。電子設(shè)備能實(shí)現(xiàn)檔案的無痕修改，如果不能對(duì)真實(shí)性的風(fēng)險(xiǎn)有效的控制，那人電子化人事檔案資料的真實(shí)性將不能滿足人們的需求。

2.2 數(shù)字化檔案的存諸性風(fēng)險(xiǎn)控制

政府部門的人事檔案電子化管理，是一個(gè)長(zhǎng)期的、持續(xù)的過程，相關(guān)人員做人事檔案管理時(shí)，會(huì)擴(kuò)充人事檔案材料的內(nèi)容。不斷擴(kuò)大的數(shù)據(jù)庫(kù)，這給管理人員帶來管理上的困難，如果管理人員要轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)庫(kù)的資料，可能會(huì)造成數(shù)據(jù)損失的風(fēng)險(xiǎn)；電子化的數(shù)據(jù)庫(kù)案在被反復(fù)的讀取、保存的過程中，也有可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞的風(fēng)險(xiǎn)；如果電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)問題，可能也會(huì)出現(xiàn)擻據(jù)損壞的風(fēng)險(xiǎn)。如何在存諸中保持?jǐn)?shù)據(jù)的完整性，是人事檔案管理人員需要重視的一個(gè)問題。

2.3 數(shù)字化檔案的病毒性風(fēng)險(xiǎn)控制

信息化的時(shí)代，數(shù)據(jù)安全問題成為人們非常重視的一個(gè)問題。數(shù)據(jù)化的人事檔案要方便人們調(diào)閱，就需要把電子數(shù)據(jù)信息公享化，而這可能會(huì)引起病毒性風(fēng)險(xiǎn)的問題。比如如果有人從網(wǎng)絡(luò)入侵人事檔案管理的服務(wù)器，那么檔案資料有可能被全部竊取。人們?cè)诜?wù)器中讀寫數(shù)據(jù)的時(shí)候，如果使用帶有病毒的介質(zhì)，可能會(huì)使人事檔案管理服務(wù)器染上病毒。如果服務(wù)器中出現(xiàn)病毒，則相當(dāng)于人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的“門戶大開”，散播病毒者可隨意的竊取自己需要的檔案材料。

2.4 數(shù)字化檔案的電磁性風(fēng)險(xiǎn)控制

數(shù)據(jù)化的人事檔案是以電磁等形式出現(xiàn)，它們與其它的電磁設(shè)備會(huì)存在一定的同步性，這種同步性存在著風(fēng)險(xiǎn)。比如如果將某些電磁設(shè)備放到存儲(chǔ)有人事檔案材料的服務(wù)器旁邊，這些電磁設(shè)備會(huì)影響服務(wù)器的磁盤運(yùn)作，磁盤受到電磁影響會(huì)使數(shù)據(jù)化的檔案材料失真或丟失；服務(wù)器的電磁設(shè)備所散發(fā)出的磁場(chǎng)若與另一種電磁波同步，對(duì)方就能完全竊取服務(wù)器內(nèi)的數(shù)據(jù)化檔案材料。

3人事檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)防控問題的解決對(duì)策

3.1使用同步化管理

數(shù)據(jù)化的人事檔案雖然具有易整理、易存儲(chǔ)、易傳播的特點(diǎn)，但是卻有易修改的問題。為了確保人事檔案的真實(shí)性，人事檔案管理部門的人員要以同步化的方式管理檔案。它要求實(shí)體檔案與數(shù)據(jù)化檔案能做到同步化，實(shí)體檔案作為數(shù)據(jù)化檔案的留底，如果一旦發(fā)生數(shù)據(jù)分岐問題，要以實(shí)體檔案的資料為標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)據(jù)化的檔案則可作為日常調(diào)閱、檢索、共享的對(duì)象。

3.2使用規(guī)范化管理

所謂的規(guī)范化的管理，是指人事檔案部門要根據(jù)數(shù)據(jù)化檔案存儲(chǔ)的需求制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，人事檔案管理人員必須按這套標(biāo)準(zhǔn)的操作方法操作，以免出現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案不完整的現(xiàn)象。比如人事檔案管理人員使用移動(dòng)硬盤備數(shù)據(jù)的時(shí)候，要先完全刪除外部設(shè)備，隔絕計(jì)算機(jī)對(duì)移動(dòng)硬盤的操作時(shí)才可以拔出移動(dòng)硬盤設(shè)備，以免移動(dòng)硬盤中的數(shù)據(jù)會(huì)遭到電磁的沖擊；人事檔案管理人員需要定期的備份數(shù)據(jù)，且要使用多種方法備份數(shù)據(jù)，以免使數(shù)據(jù)化的檔案資料丟失。

3.3 使用隔離化管理

為了加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性，人事檔案部門要使用隔離式的管理方式。這種方式是指一個(gè)部門要形成一個(gè)局域網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)可以傳播或共享，而局域網(wǎng)要連接入外網(wǎng)，則需要通過嚴(yán)格的審核。這種方式能減少外網(wǎng)入侵局域網(wǎng)的機(jī)會(huì)。使用局域網(wǎng)的工作人員不能使用外部的存儲(chǔ)介質(zhì)，只能使用部門指定的存儲(chǔ)介質(zhì)，以免出現(xiàn)病毒問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員要定期的維護(hù)網(wǎng)絡(luò)與存儲(chǔ)介質(zhì)，降低病毒入侵的機(jī)會(huì)。

3.4 使用屏磁化管理

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【中圖分類號(hào)】G257.9 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2015）10-0222-01

一、引言

人事檔案記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷和思想品德的情況，是員工獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰的有力證據(jù)，真實(shí)反映了員工的社會(huì)活動(dòng)和工作情況。人事檔案是企業(yè)用人單位評(píng)價(jià)員工的重要標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工的未來發(fā)展?fàn)顩r起著重要的作用。而信息化建設(shè)應(yīng)用于地質(zhì)部門的人事檔案管理是人事管理的一個(gè)新課題，因?yàn)殡娮踊男畔⒐芾聿粌H大大減輕了勞動(dòng)力，為企業(yè)節(jié)省了大量資金，而且促進(jìn)了工作效率。地質(zhì)部門的人事檔案資料涉及到企業(yè)的精神面貌，與各個(gè)不同的專業(yè)信息系統(tǒng)都密切相關(guān)，因此，怎樣抓住信息化建設(shè)給地質(zhì)部門帶來的機(jī)遇，充分利用好信息化的人事檔案管理是地質(zhì)部門人事管理工作者要研究的重要課題。

二、信息化建設(shè)在地質(zhì)部門人事檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

1.電子化檔案的保存，減輕紙質(zhì)檔案保管的壓力

人事檔案的紙質(zhì)資料成千上萬，需要騰出大量的空間進(jìn)行保存且不易保存，受天氣的影響較大，容易因室內(nèi)溫度或者濕度不適而引起紙質(zhì)人事檔案資料褪色、變質(zhì)；放在倉(cāng)庫(kù)里的紙質(zhì)人事檔案資料容易瘦老鼠、蟲子等有害生物的侵襲而損失掉一部分重要資料。而電子版的人事檔案管理是通過計(jì)算機(jī)輸入保存的，不受天氣和有害生物的侵襲，并具有永久性保存的功能，可以有效地保存人事檔案資料的原始資料，而且電子化檔案大大節(jié)省了保存的實(shí)地空間，為企業(yè)節(jié)省成本和空間，減輕了紙質(zhì)資料保存的壓力。

2.減輕檔案管理人員的壓力，提高工作效率

人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化有利于有關(guān)工作人員能夠隨時(shí)對(duì)變動(dòng)的人事資料進(jìn)行及時(shí)的更改，快捷的文檔輸入有利于工作人員對(duì)人動(dòng)及時(shí)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，減輕了工作人員的工作壓力，節(jié)省了人力和時(shí)間。人事檔案的信息化能夠?qū)Ρ憩F(xiàn)好的地質(zhì)工作人員及時(shí)的記錄，也能記錄工作欠佳的工作人員的某些過失，檔案管理員經(jīng)過簡(jiǎn)單的輸入并保存后，再把資料規(guī)范化、流程化，在這一過程中將人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等，改變了從前以手工操作為主的繁瑣工作，使人事檔案管理工作變得人性化、現(xiàn)代化，提高了地質(zhì)部門檔案管理人員的工作效率，節(jié)省了人力資源和寶貴的時(shí)間。

3.方便查詢?nèi)耸聶n案信息

在地質(zhì)部門領(lǐng)導(dǎo)作出人事調(diào)整的決定之前時(shí)，他們往往需要查詢有關(guān)人事檔案資料以便篩出合適的人選，而信息化的人事檔案管理則可以幫助領(lǐng)導(dǎo)快速查詢有關(guān)信息。信息化的人事檔案管理是通過高級(jí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行管理的，它具有快速檢索、高級(jí)檢索等多種綜合查詢方式，既可以快速地得知紙質(zhì)檔案的存放情況，又能及時(shí)獲取人員的簡(jiǎn)歷、出勤情況、獎(jiǎng)懲情況等基本信息。地質(zhì)部門的人事檔案管理擺脫了傳統(tǒng)的查詢方式，方便了地質(zhì)部門領(lǐng)導(dǎo)查詢有關(guān)人員的信息，為他們做出正確的決策提供一個(gè)可靠的參考條件。

三、人事檔案信息化的實(shí)施方法

1.收集整理好人事檔案原始資料

只有做好人事管理的基礎(chǔ)工作才有可能有效實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。人事檔案管理人員要從基礎(chǔ)做起，收集好地質(zhì)工作人員的基礎(chǔ)資料，定期對(duì)他們的最新情況進(jìn)行跟蹤記錄，再對(duì)收集好的資料進(jìn)行歸類、整理，確保人事檔案管理的第一步具有真實(shí)性。這是以后評(píng)價(jià)地質(zhì)工作人員的一個(gè)重要依據(jù)，檔案管理人員必須認(rèn)真對(duì)待第一步工作，絕不能出現(xiàn)作假的情況。

2.配備計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施

要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，有完善的硬件設(shè)備是必不可少的。地質(zhì)部門的人事管理要配備好計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等來對(duì)地質(zhì)部門的工作人員的人事檔案進(jìn)行電子化管理，使紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理資料以便保存。

3.建立電子人事檔案

通過紙質(zhì)的分類掃描之后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行入庫(kù)建檔管理可以實(shí)現(xiàn)建立電子人事檔案。存檔人員和派遣人員持電子檔案后，有了唯一的與其檔案材料對(duì)應(yīng)的代碼，即電子檔案的代碼只有需要查詢?nèi)藛T檔案信息的有關(guān)用人單位才可以進(jìn)行信息查詢。因此，電子人事檔案為用人單位和人才提供了便捷、誠(chéng)信和權(quán)威的服務(wù)，使“死檔案”、“黑檔案”變成了“活檔案”。例如，有些人對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不清晰，他們認(rèn)為既然被地質(zhì)單位聘用了，那么人事檔案便無用處了，于是他們把自己的檔案放到單位后不聞不問，使檔案成為了“黑檔案”，但是地質(zhì)部門對(duì)工作人員的學(xué)歷要求很高，并要求他們有一定的道德，電子人事檔案就為地質(zhì)部門對(duì)工作人員的了解提供了一個(gè)很好的機(jī)會(huì)，電子檔案的建立和使用有利于提高他們對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，有助于檔案的查詢，有利于盤活檔案資源。

4.利用專業(yè)管理軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)和電子檔案

要有效實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，離不開通過專業(yè)管理軟件以建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)變更的人事動(dòng)態(tài)進(jìn)行及時(shí)的更新，使人事檔案信息的查詢和統(tǒng)計(jì)分析實(shí)行日常的電子化管理。第一，地質(zhì)部門的企業(yè)要在市場(chǎng)上選擇較為成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，當(dāng)然有能力的企業(yè)還可考慮研發(fā)該類軟件，這種軟件應(yīng)當(dāng)具備以下功能：電子檔案管理，包括建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、有關(guān)檔案的借入及借出登記、檔案轉(zhuǎn)出處理等；人事信息的管理，包括信息輸入、修改、查詢、能自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息生成相應(yīng)的花名冊(cè)等基本功能；第二，要依據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的特點(diǎn)設(shè)計(jì)動(dòng)態(tài)信息收集的流程、規(guī)范收集的內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，只有通過設(shè)計(jì)具有以上特點(diǎn)的數(shù)據(jù)庫(kù)才能滿足地質(zhì)部門檔案管理人員對(duì)電子檔案的有效管理，減少他們對(duì)檔案管理的時(shí)間，提高他們工作的效率，對(duì)地質(zhì)部門的工作人員起到監(jiān)督的作用；最后，人事檔案管理人員還要對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份以確保系統(tǒng)的規(guī)范運(yùn)行，這樣做也可以避免一些重要的人事檔案資料丟失，做到人事檔案管理所具備的謹(jǐn)慎性。另外，要注意人事檔案與其他資料實(shí)行物理訪問和存儲(chǔ)的隔離，以保證人事檔案的資料的真實(shí)性受到其他資料的干擾造成不必要的麻煩和不可估量的后果。

5.建立人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)

可以通過建立人事信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)有關(guān)人事信息進(jìn)行必要的共享。例如，有些領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)了解某位員工的表現(xiàn)情況，而該領(lǐng)導(dǎo)有無法馬上直達(dá)地質(zhì)人事部，這是檔案管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)共享來為有需要的領(lǐng)導(dǎo)提供第一手資料以便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行基本的了解，這樣可以減少很多流程，節(jié)省很多時(shí)間，提高了信息的時(shí)效性。需要注意的是，人事檔案管理人員要根據(jù)信息的內(nèi)容和相關(guān)要求，對(duì)各種資料進(jìn)行加密級(jí)別的設(shè)定，對(duì)不同的用戶授予不同的權(quán)限。

四、結(jié)束語

綜上所述，地質(zhì)部人事管理信息化是不可阻擋的潮流，也是當(dāng)前地質(zhì)部門發(fā)展的需要，地質(zhì)部門要認(rèn)識(shí)到人事信息化的重要性，并利用好現(xiàn)代科技和信息化的各種優(yōu)勢(shì)完善地質(zhì)部門的人事檔案信息，促進(jìn)對(duì)信息化人事檔案資源的開發(fā)和利用。檔案管理人員要遵循相關(guān)的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的管理，為地質(zhì)部門在人才利用、高職聘用等方面提供第一手準(zhǔn)確、真實(shí)的資料，為地質(zhì)部門的發(fā)展和進(jìn)步作出巨大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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一、我國(guó)人事檔案電子管理的背景

人事檔案存儲(chǔ)電子化是不可回避的發(fā)展趨勢(shì) 與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)將新興計(jì)算機(jī)技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步晚，應(yīng)用程度較為滯后，目前主要用于案案卷的總體管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案存儲(chǔ)電子化已成為必然趨勢(shì)。

傳統(tǒng)人事檔案工作主要強(qiáng)調(diào)原始記錄紙張的保存，每本案卷具有唯一性，一旦遺失，損毀就難以彌補(bǔ)，失去重要的歷史憑證。人事檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，將人事檔案原件保存，建立起電子案卷，查閱檔案主要通過計(jì)算機(jī)完成，我們認(rèn)為，這一系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)不僅僅在于能通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔、減少檔案工作人員的工作量和紙質(zhì)案卷的磨損毀壞。更在于實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息備份。

二、開展計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作的必要性

2.1 新時(shí)期人事工作的迫切需要。進(jìn)入新世紀(jì)以來，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)普及到了各行各業(yè)，這也大加快了各項(xiàng)工作信息化的進(jìn)程，而新時(shí)期人事工作更誚走在前面，運(yùn)用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期人事工作，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是新時(shí)期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢(shì)和必然要求。只有進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。

2.2 提高人事檔案管理水平的需要。極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的作用，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。

三、人事檔案管理在當(dāng)前計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作中存在的問題

3.1 重復(fù)操作，數(shù)據(jù)難以共享。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作的開展，應(yīng)用軟件的開發(fā)和推廣工作也得到了加強(qiáng)，各部門都逐步建立起相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，把人事工作中的主要信息管理起來，為人事工作提供了先進(jìn)的技術(shù)處理手段，但往往由于各條線沒有采用統(tǒng)一規(guī)范化的應(yīng)用軟件，就造成了重復(fù)操作，數(shù)據(jù)卻不能共享。

3.2 現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用造成資源浪費(fèi)。隨著科技的發(fā)展，各級(jí)人事部門都購(gòu)進(jìn)了相當(dāng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備，計(jì)算機(jī)應(yīng)用和信息應(yīng)用水平卻相對(duì)較低，而且大多數(shù)單位的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)基本上是單位狀態(tài)使用，使現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享，計(jì)算機(jī)效能沒有得到充分發(fā)揮。

3.3 系統(tǒng)提供的信息不能完全滿足人事工作的需要，影響決策。目前，我們的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還不完善，可供使用的信息量相對(duì)較少，應(yīng)用軟件不能很好地提供出所需的各類統(tǒng)計(jì)分析資料，無法滿足實(shí)際工作的需要，而且在操作上專業(yè)性增強(qiáng)，使軟件的利用率大大降低。不能及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供信息和決策依據(jù)。

3.4 工作人員計(jì)算機(jī)操作水平相對(duì)較低，影響了軟件作用的發(fā)揮。由于計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)發(fā)展日新月異，而我們的計(jì)算機(jī)操作人員大部是原來專門從事檔案工作的人員，計(jì)算機(jī)專業(yè)水平相對(duì)較低，如果不進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)就難以提高計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平，難以適應(yīng)工作的需要，也勢(shì)必影響計(jì)算機(jī)作用的發(fā)揮。

四、人事檔案管理與人事信息管理同步化，是實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)管理的合理模式 人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項(xiàng)工作雖然不能等同替代，但很多具體項(xiàng)目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中，無論是各級(jí)組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對(duì)分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。

各種人事信息系統(tǒng)應(yīng)用面較廣，利用率也較高。但不少單位采集信息時(shí)不嚴(yán)謹(jǐn)，或由本人直接提供有關(guān)內(nèi)容，或使用一些未經(jīng)校對(duì)的現(xiàn)成表格資料，隨意性大。另外人事信息常采取定期采集維護(hù)方式，學(xué)歷變化等信息的管理往往相對(duì)滯后，以上因素都會(huì)造成人事信息失實(shí)，影響人事工作的正常開展。在檔案工作與人事信息工作的有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人信息這兩類系統(tǒng)合二為一，開發(fā)推廣全國(guó)統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，又可保證信息的準(zhǔn)確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。

五．強(qiáng)化制度化建設(shè)使人事信息管理更加規(guī)范

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。檔案工作是一項(xiàng)保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問題。規(guī)范操作程序，對(duì)保密等相關(guān)問題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。

六．提高檔案管理人員技術(shù)水平

由于缺乏有力的約束機(jī)制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理要求在較短時(shí)間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并在日常工作中及時(shí)信息維護(hù)，檔案管理人員的工作量明顯加大，在遠(yuǎn)程查檔剛剛起步的今天，計(jì)算機(jī)管理帶來的工作效率的相對(duì)提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。