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時(shí)間：2023-05-31 15:02:17
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇人事檔案歸檔范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
學(xué)歷、職稱(chēng)、執(zhí)業(yè)資格、考核、工資、任免、合同等各種新形成的人事檔案材料總會(huì)源源不斷地送到人事檔案室，須將其及時(shí)歸入各人的人事檔案，以便管理利用。這些材料來(lái)自不同部門(mén)甚至不同單位，大多雜亂無(wú)章且沒(méi)有標(biāo)注檔案編號(hào)，因此，要對(duì)材料進(jìn)行編排。以人事檔案排架采用員工號(hào)編排法為例，傳統(tǒng)的流程分三個(gè)環(huán)節(jié)：按材料上的姓名逐一在紙質(zhì)或電子版檔案名冊(cè)中查找將序號(hào)（或檔案編號(hào)）數(shù)字標(biāo)注在材料上給材料排序。這時(shí)，材料與檔案的排列順序相一致，才便于放入檔案卷夾。然而，在人員較多的單位，每次送交的材料少則數(shù)十份，多則數(shù)千份，編排的工作量是較大的，尤其是逐一“查找”材料序號(hào)（或編號(hào)）這個(gè)環(huán)節(jié)比較繁瑣，需要花費(fèi)一定的人力和時(shí)間。
怎樣精減流程、實(shí)現(xiàn)高效編排呢？本文為此提出人事檔案材料編排歸檔流程的計(jì)算機(jī)優(yōu)化方案，利用計(jì)算機(jī)完成全部或部分人工編排材料的環(huán)節(jié)。其具體操作因人事檔案所采用的編排方法不同而有所差異。
1 已實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理的材料，其編排可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成
最有代表性的就是每年全體員工的工資變動(dòng)表，目前，各單位勞資部門(mén)已基本配備計(jì)算機(jī)工資管理系統(tǒng)。
1.1 如果人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動(dòng)排序的，準(zhǔn)備打印工資表前，只需在系統(tǒng)里的工資總表中選擇按姓名拼音排序即可。打印出來(lái)的工資表的排列順序已與人事檔案的排列順序一致，不需要人工查找、標(biāo)注序號(hào)、排序，可直接一一對(duì)應(yīng)，將工資表依次放入人事檔案卷夾。
1.2 人事檔案采用其他編排方法時(shí)，如四角號(hào)碼、員工號(hào)，等等，可以在工資管理系統(tǒng)中輸入每個(gè)人員的檔案編號(hào)，打印工資表前,選擇按檔案編號(hào)排序也可以達(dá)到同樣的效果。
2 人事檔案材料交接建立了電子文檔，這些材料的編排，計(jì)算機(jī)可完成部分人工操作的環(huán)節(jié)——瞬間“批量查找”材料序號(hào)（或編號(hào)）
人事檔案材料形成部門(mén)送交材料存檔時(shí)，會(huì)制作“存檔材料交接登記表”，登記表上的名單順序一般與材料的疊放順序是一致的，交接時(shí)，將登記表上的名單與材料逐一核對(duì)無(wú)誤，檔案管理人員再予以簽收。我院近年送存人事檔案室材料數(shù)量較多時(shí)，交接登記表基本為Word或Excel文檔打印件，可以復(fù)制“交接登記表”的電子版。有了電子文檔，就為利用計(jì)算機(jī)代替人工操作打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
2.1 當(dāng)人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動(dòng)排序時(shí)
2.1.1 將“材料交接登記表”電子版中的“交接號(hào)”和“材料姓名”復(fù)制粘貼到Excel工作表中（見(jiàn)圖1），
此時(shí)，A列中的“交接號(hào)”、B列中姓名的排列順序與送交來(lái)的材料順序是一致的。沒(méi)有“交接號(hào)”的，在工作表中添加一列即可。
2.1.2 選中A、B兩列數(shù)據(jù)排序主要關(guān)鍵字選“材料姓名”確定（見(jiàn)圖2），此時(shí)，B列的姓名已按其漢語(yǔ)拼音的先后順序排列，與人事檔案的編排順序相一致了，A列“交接號(hào)”數(shù)字的位置也相應(yīng)發(fā)生變化。
2.1.3 在C列加入一列“序號(hào)”（見(jiàn)圖3），這列數(shù)字即是為材料排序的順序號(hào)。
2.1.4 選中A、B、C三列數(shù)據(jù)排序主要關(guān)鍵字選“交接號(hào)”確定，這時(shí)，A列的“交接號(hào)”數(shù)字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時(shí)的排列順序一致。我們可以為C列序號(hào)數(shù)字所在的單元格填充醒目的顏色（見(jiàn)圖4）。
2.1.5 將C列的序號(hào)數(shù)字逐一對(duì)應(yīng)抄至材料上即可，省略了人工在人事檔案名冊(cè)中逐一地查找序號(hào)這一環(huán)節(jié)。序號(hào)數(shù)字所在的單元格填充了醒目的顏色，可以提示工作人員注意，在抄寫(xiě)時(shí)，抄的是這一列的內(nèi)容。最后，將材料按序號(hào)數(shù)字順序排列，再依次“對(duì)名入冊(cè)”，放入檔案卷夾。
2.2 當(dāng)人事檔案采用其他編排方法時(shí)，又可分為兩種情況。
2.2.1 接收到所管檔案之中部分人員的材料時(shí)，可以利用Excel的“高級(jí)篩選”功能。
2.2.1.1 新建一個(gè)Excel工作簿。將人事檔案名冊(cè)（電子版）中的“檔案姓名”和“檔案編號(hào)”復(fù)制、粘貼到sheet1工作表中，形成一個(gè)“檔案編號(hào)名單”（圖5中A1～B11區(qū)域）；將A1單元格“檔案姓名”標(biāo)題復(fù)制、粘貼到名單的下方（圖5中A14單元格），
再將“材料交接登記表”（電子版）中的姓名復(fù)制、粘貼到A14單元格下方（圖5中A15～A20區(qū)域）。單擊A1單元格數(shù)據(jù)篩選高級(jí)篩選單擊“條件區(qū)域”輸入框選中A14～A20確定。此時(shí)，“檔案編號(hào)名單”區(qū)域少了幾行（見(jiàn)圖6），Excel已經(jīng)以A15～A20中的姓名為條件，在“檔案編號(hào)名單”中自動(dòng)把它們篩選了出來(lái)，其余的姓名則被隱藏了。
2.2.1.2 擊打開(kāi)sheet2工作表，如圖7所示，將“材料交接登記表”的“送交號(hào)”、“材料姓名”復(fù)制、粘貼到A、B兩列；將圖6中篩選出來(lái)的“檔案姓名”、“檔案編號(hào)”復(fù)制、粘貼到C、D兩列，并在E列加一列“序號(hào)”。
2.2.1.3 選中A、B兩列，以“材料姓名”為主要關(guān)鍵字排序；再選中C、D、E三列，以“檔案姓名”為主要關(guān)鍵字排序。如圖8所示，此時(shí)，B、C兩列中的姓名已一一對(duì)應(yīng)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)為材料找到了它們的編號(hào)和序號(hào)。
2.2.1.4 全選表格，以“送交號(hào)”為主要關(guān)鍵字排序，如圖9所示，此時(shí)，A列的“交接號(hào)”數(shù)字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時(shí)的排列順序一致。我們?yōu)椤皺n案編號(hào)”、“序號(hào)”兩列數(shù)字所在的單元格填充醒目的顏色，將這兩列數(shù)字都抄寫(xiě)在對(duì)應(yīng)的材料上。在給材料實(shí)體排序時(shí)，就按標(biāo)注的“序號(hào)”數(shù)字順序排列，相對(duì)更方便查看；之后，將材料放入檔案卷夾時(shí)，則可按材料上標(biāo)注的“檔案編號(hào)”來(lái)“對(duì)號(hào)入座”。
2.2.2 接收到所管檔案之中全部人員的材料時(shí)，圖10即為我們所需要的效果：A、B兩列為“材料名單”，選中并以“材料姓名”為主要關(guān)鍵字排序；C、D、E三列為“檔案名單”，選中并以“檔案姓名”為主要關(guān)鍵字排序；最后，全選表格，再以“交接號(hào)”為主要關(guān)鍵字排序。我們只需將E列的序號(hào)數(shù)字對(duì)應(yīng)抄寫(xiě)在材料上，然后，按序號(hào)順序排列即可。
3 人事檔案材料編排歸檔流程的計(jì)算機(jī)優(yōu)化方案的特點(diǎn)
3.1 簡(jiǎn)單易學(xué)。主要運(yùn)用到了Excel的“排序”和“高級(jí)篩選”功能。了解Word、Excel基本運(yùn)用的人事檔案管理人員可以較快掌握。
3.2 實(shí)用性強(qiáng)，材料數(shù)量越多，利用計(jì)算機(jī)編排材料的效率就越顯著。
3.3 人事檔案材料形成部門(mén)的辦公自動(dòng)化程度越高，其形成的人事檔案材料的編排歸檔流程就越簡(jiǎn)便。
3.4 人事檔案的編排方法不同，利用計(jì)算機(jī)編排材料的步驟也有所不同?？筛鶕?jù)實(shí)際情況，靈活地采取合適的計(jì)算機(jī)優(yōu)化方案。
二、事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作中存在的問(wèn)題
（一）對(duì)人事檔案收集歸檔工作重視不夠。檔案屬性決定了人事檔案工作不是短期內(nèi)取得明顯效益的部門(mén)，使得一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性，在對(duì)人事檔案管理人員精心培養(yǎng)上和管理設(shè)備投入上下的功夫不夠。使得一些人事檔案管理人員在檔案人事收集歸檔中，缺乏足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)，無(wú)法保證事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作質(zhì)量。
（二）人事檔案收集歸檔制度不健全。當(dāng)前，事業(yè)單位人事檔案收集歸檔制度還不夠完善和規(guī)范。對(duì)人事檔案收集歸檔制度完善方面有些懈怠、滯后，人事檔案收集歸檔工作沒(méi)有規(guī)章可循。導(dǎo)致人事檔案收集歸檔質(zhì)量不高。
（三）人事檔案收集歸檔操作不規(guī)范。有的人事檔案《干部任免審批表》及考察材料缺失較多，不夠齊全完整。人事檔案中本該有的年度考核表、學(xué)歷、入黨志愿書(shū)、職稱(chēng)、工資、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等材料，普遍缺失；有的當(dāng)事人在學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱(chēng)等材料轉(zhuǎn)遞時(shí)，將其放在自己手中，認(rèn)為這樣更安全，用起來(lái)也方便，導(dǎo)致人事檔案材料的缺失。
（四）人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高。由于事業(yè)單位對(duì)人事檔案的管理重要性缺乏足夠的重視，以至于人事檔案管理人員更換頻率較大，導(dǎo)致了從事人事檔案工作的人員沒(méi)有足夠的職業(yè)責(zé)任感和專(zhuān)業(yè)一致性，影響了人事檔案收集歸檔質(zhì)量。
三、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作的幾點(diǎn)措施
（一）充分重視人事檔案收集歸檔工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案收集歸檔工作，關(guān)心愛(ài)護(hù)培養(yǎng)人事檔案管理人員。建立健全獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，以此激發(fā)人事檔案管理人員的工作熱情和積極性，進(jìn)一步提高人事檔案收集歸檔工作效率。
（二）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案收集歸檔制度化建設(shè)。實(shí)踐證明，制度是開(kāi)展工作的保障。提高人事檔案收集歸檔工作質(zhì)量，建立和完善嚴(yán)格的人事檔案收集歸檔規(guī)章制度是十分必要的，只有從制度建設(shè)入手，發(fā)揮其權(quán)威性的協(xié)調(diào)和指導(dǎo)職能，才能保證人事檔案收集歸檔管理逐步走向正規(guī)化和法制化。一是要嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行干部人事檔案的收集制度、鑒別制度、整理制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，用制度去規(guī)范人事檔案收集歸檔工作。二是完善人事檔案登記和人事檔案轉(zhuǎn)遞工作。在干部人事檔案及檔案材料的轉(zhuǎn)遞中，嚴(yán)格按照統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案（材料）轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)登記，嚴(yán)密封包，再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。收到人事檔案的單位，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，再將回執(zhí)單立即寄回原單位，以確保萬(wàn)無(wú)一失。
（三）規(guī)范人事檔案收集歸檔操作。在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上下功夫。一是要把嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)作為人事檔案收集歸檔工作的重點(diǎn)來(lái)抓，嚴(yán)格按照檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，在人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔上用實(shí)勁、下真功。要建立健全干部人事檔案材料的收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，采取定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集、及時(shí)收集等方法，確保人事檔案歸檔材料及時(shí)收集歸檔到位。對(duì)收集上來(lái)的人事檔案材料，要嚴(yán)把鑒別關(guān)。辨別真?zhèn)危テ湓闫?，達(dá)到人事檔案能歷史地、全面地、準(zhǔn)確地反映一個(gè)干部全貌的要求。二是要強(qiáng)化人事檔案的歸檔工作。在歸檔工作中，嚴(yán)把好人事檔案的分類(lèi)關(guān)，力爭(zhēng)做到分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序、層次清楚。對(duì)收集歸檔的人事檔案材料，要認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行鑒別，保留真實(shí)準(zhǔn)確有價(jià)值的材料，剔除不應(yīng)歸檔的材料，使歸檔材料真實(shí)可靠、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。要逐份逐件地清查人事檔案材料。對(duì)當(dāng)事人檔案中缺少的材料逐項(xiàng)要逐一登記、及時(shí)索要。在登記人事檔案目錄方面，要采用計(jì)算機(jī)打印人事檔案目錄，統(tǒng)一規(guī)格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案更加規(guī)范、美觀。三是要抓好人事檔案的收集歸檔審核工作。重點(diǎn)審核干部“三齡一歷”及檔案材料的完善情況，并對(duì)缺少的人事檔案材料進(jìn)行詳細(xì)記錄，要求相關(guān)單位和當(dāng)事人限期補(bǔ)充收集，使人事檔案內(nèi)容更加齊全完整。
（四）進(jìn)一步提升人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，事業(yè)單位對(duì)工作人員素質(zhì)要求越來(lái)越高，提升人事檔案管理人員的工作能力也愈發(fā)重要。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要注重人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)，提高人事檔案工作人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，使其能夠熟練地完成人事檔案的收集歸檔工作。為此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層面要定期組織人事檔案管理人員參加上級(jí)檔案部門(mén)組織的人事檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和經(jīng)驗(yàn)交流研討會(huì)，掌握更多先進(jìn)的人事檔案管理的理論和方法，以便更好地做好人事檔案收集歸檔工作。
以為宜興市供電公司實(shí)施人才戰(zhàn)略和人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷服務(wù)為目的，狠抓基礎(chǔ)建設(shè)，做好信息的采集和維護(hù)，為企業(yè)人事決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使公司人事檔案工作實(shí)現(xiàn)達(dá)二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)單位的目標(biāo)。
從2002年到2005年，全公司人事檔案工作基本實(shí)現(xiàn)以下主要目標(biāo)：
（一）、紙質(zhì)檔案：
1、在進(jìn)一步健全收集工作規(guī)章制度和完善收集網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，注意在收集材料的完備、及時(shí)、準(zhǔn)確三方面下功夫，堅(jiān)決把好“入口關(guān)”，切實(shí)提高歸檔材料的質(zhì)量，做好紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理工作。
2、嚴(yán)格按照《江蘇省電力公司員工檔案整理工作細(xì)則》、《江蘇省電力公司員工人事檔案工作驗(yàn)考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，切實(shí)做好人事檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用。
（二）、電子檔案：
在做好紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理工作的同時(shí)，注意搞好電子檔案。
1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
公司使用人事檔案管理信息系統(tǒng)，并按照訪問(wèn)快捷準(zhǔn)確、安全可靠的原則，建成公司系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)體，使人事檔案信息查借閱、轉(zhuǎn)遞及數(shù)據(jù)的提取和統(tǒng)計(jì)分析等工作主要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行。
2、多媒體檔案材料
將員工在工作、學(xué)習(xí)和生產(chǎn)一線(xiàn)的動(dòng)態(tài)影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或投影設(shè)備顯示出來(lái)，不僅提供被任免干部的外觀形象、氣質(zhì)、性格、口頭表達(dá)能力和處事風(fēng)格等，以便對(duì)任免人選有一個(gè)比較全面、直觀和生動(dòng)的了解，從而提高知人、識(shí)人的深度和廣度。
3、多媒體檔案材料保管和維護(hù)
以大容量、高速磁盤(pán)或光盤(pán)介質(zhì)為電子多媒體信息的存儲(chǔ)介質(zhì)，并按照科學(xué)的備份和保管制度進(jìn)行備份和保管。同時(shí)注意對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的采集、分類(lèi)、更新和維護(hù)。
4、多媒體檔案材料使用
通過(guò)實(shí)用、良好的操作界面，方便用戶(hù)對(duì)有關(guān)材料的查詢(xún)和使用。注意對(duì)人事信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和預(yù)測(cè)，為人事決策提供參考。
5、多媒體信息系統(tǒng)保密和安全
建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，通過(guò)引進(jìn)安全可靠的防攻擊系統(tǒng)，建立科學(xué)的訪問(wèn)、利用管理體制，來(lái)保證電子檔案材料的保密和安全。
（三）基礎(chǔ)建設(shè)版權(quán)所有
我公司配備專(zhuān)用的人事檔案管理專(zhuān)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)備份設(shè)備。
照目標(biāo)管理的有關(guān)規(guī)定，公司員工人事檔案實(shí)現(xiàn)“三室分開(kāi)”（庫(kù)房、辦公室、閱覽室）,管理檔案庫(kù)房面積32平方米，庫(kù)房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位。
二、現(xiàn)階段主要任務(wù)
2002—2003年開(kāi)展員工人事檔案的整理工作。
2004年公司達(dá)員工人事檔案管理二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)單位。結(jié)合人事檔案管理工作，為人事檔案管理人員舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班進(jìn)行培訓(xùn)。
2005年初步建成同行領(lǐng)先和具有江蘇特色的數(shù)字化人事檔案館框架。
三、實(shí)現(xiàn)措施
1、提高思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好人事檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。
人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事工作中一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)工作。人事檔案管理人員要在思想上充分認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，增強(qiáng)做好人事檔案工作的責(zé)任感、光榮感和緊迫感。
2、運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)員工人事檔案的科學(xué)管理
2004年運(yùn)用員工人事檔案管理系統(tǒng)，建立計(jì)算機(jī)人事信息使用點(diǎn)，使多媒體檔案材料的采集、維護(hù)、檢索和利用更加方便。穩(wěn)步推進(jìn)圖象、聲音和錄像片和考核文字材料相結(jié)合的多媒體檔案材料的采集和管理。
3、加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的宏觀業(yè)務(wù)檢查指導(dǎo)工作
公司有計(jì)劃的開(kāi)展人事檔案目標(biāo)管理工作，及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)文件規(guī)定，接受上級(jí)公司對(duì)我公司檔案管理工作的檢查監(jiān)督與考核，并組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)研討活動(dòng)，提高公司的人事檔案管理水平。
在一些企業(yè)里，相當(dāng)一部分職工包括領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案管理就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、裝裝訂訂的事務(wù)性工作，它不會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，不應(yīng)作為企業(yè)的主要工作來(lái)抓，檔案管理只要做到保管好、不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付外調(diào)和查檔就行了，搞好搞壞無(wú)所謂，因而檔案管理的人員、經(jīng)費(fèi)、硬件設(shè)施等很難到位。這種片面的思想認(rèn)識(shí)和做法，必然影響檔案管理規(guī)范化提升。檔案規(guī)范化的基礎(chǔ)就是要保證檔案的真實(shí)性，特別是人事檔案的真實(shí)性。實(shí)際工作中接觸到的很多人事檔案均存在或多或少的問(wèn)題：如材料空洞的內(nèi)容比較多，真實(shí)的卻很少；關(guān)于個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等這些一般性的內(nèi)容反映比較多，而在個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)等重要內(nèi)容放映的卻很少；對(duì)過(guò)去種種情況反映的遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于近期的情況；定性結(jié)論過(guò)多，定量描述較少；內(nèi)容空泛，只記錄優(yōu)點(diǎn)，缺點(diǎn)卻只字不提，甚至前后矛盾等情況。這種檔案材料，根本就不能客觀、公正、全面的對(duì)一個(gè)人的真實(shí)情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。
2.人事檔案管理制度不健全，漏洞較多。
有些企業(yè)尤其是是股份制企業(yè)普遍存在人事檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象。在這些企業(yè)當(dāng)中，無(wú)論是對(duì)員工職務(wù)的升降還是薪金待遇增減的隨意性都十分大，沒(méi)有固定的薪酬考核獎(jiǎng)罰體系，有時(shí)僅憑老板口頭隨意決定職位、薪酬變動(dòng)，這就造成員工的工資級(jí)別、職務(wù)任免等信息無(wú)法形成書(shū)面資料。這些不規(guī)范行為，很容易造成一些不良后果。例如，有些人會(huì)利用檔案管理上這些不規(guī)范或者漏洞隨意變更參加工作時(shí)間、更改年齡、學(xué)歷等等，甚至編造出許多對(duì)自己有利的虛假資料，從而使得檔案喪失了它應(yīng)有的真實(shí)性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。這種有機(jī)可乘致使檔案信息失真的行為，不僅會(huì)對(duì)人力資源造成嚴(yán)重的浪費(fèi)，同時(shí)也嚴(yán)重褻瀆了檔案資料的真實(shí)性。另外，檔案管理上存在的不規(guī)范和某些漏洞，還能導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞無(wú)章可循，在程序上極不嚴(yán)肅、在運(yùn)轉(zhuǎn)上存在漏洞。
3.人事檔案整理不規(guī)范，調(diào)檔查檔沒(méi)有規(guī)律性。
人事檔案整理是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，必須通過(guò)整理使每一個(gè)檔案都符合完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的標(biāo)準(zhǔn)。把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位普遍存在：原始材料混雜、散亂，甚至根本沒(méi)有分類(lèi)歸放等情況，有些單位檔案雖己立卷成冊(cè)，但沒(méi)有按照人事檔案要求的十大類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)詳細(xì)整理，對(duì)尤為重要的四、九類(lèi)材料和別的類(lèi)型混裝在一起，給檔案利用帶來(lái)了諸多不便。
4.檔案隊(duì)伍建設(shè)不到位。
有的檔案室人員配備不夠，沒(méi)有專(zhuān)職人員，而兼職人員往往身兼多職，沒(méi)有把主要精力放在檔案管理方面；有的雖有專(zhuān)職人員，但未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟練，原則性不強(qiáng)，處于應(yīng)付了事的狀態(tài)；有的企業(yè)不能把檔案管理工作者和其他職工一視同仁，待遇明顯偏低，因而他們不想安心工作，當(dāng)一天和尚撞一天鐘，總找機(jī)會(huì)想跳槽。這樣的隊(duì)伍狀況，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量。
5.檔案管理體制有待改進(jìn)。
人事檔案的保密性強(qiáng)，在國(guó)有企業(yè)，基本上是本單位管理、本單位使用，檔案利用范圍十分有限。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，非公有經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、中介組織等成為吸納人才的重要方面，同時(shí)，國(guó)有企業(yè)的人事制度改革逐步深化，大、中專(zhuān)畢業(yè)生面向市場(chǎng)自主擇業(yè)。這種情況表明：通過(guò)市場(chǎng)機(jī)制調(diào)配人力資源，加快人才流動(dòng)，勢(shì)在必行。很顯然，目前的人事檔案管理體制還不能適應(yīng)這種變化了的新情況。
二、怎樣規(guī)范化
實(shí)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化，有許多工作要做，需要企業(yè)的人事、組織、辦公室、離退辦等多個(gè)部門(mén)通力合作，各負(fù)其責(zé)，各自把關(guān)，齊抓共管。本文要強(qiáng)調(diào)的是，檔案管理工作者必須明確自身職責(zé)，從自己做起，首先把自己的份內(nèi)工作做好。
1.真實(shí)準(zhǔn)確，是人事檔案管理規(guī)范化的前提條件。
明確收集人事檔案的范圍和條件，哪些材料必須入檔，哪些材料不必入檔，心中有數(shù)，避免盲目性。對(duì)于入檔的材料，要核對(duì)事實(shí)，嚴(yán)格把關(guān)，去偽存真，查漏補(bǔ)缺，如出生年月，是公歷還是農(nóng)歷？參加工作、入黨入團(tuán)時(shí)間，各種表格是否一致？學(xué)歷、工資、職稱(chēng)材料、首簽合同、續(xù)簽合同是否有序銜接？職工調(diào)動(dòng)，還要看調(diào)出、調(diào)入的手續(xù)是否齊全。對(duì)于不符合歸檔要求的材料，及時(shí)處理；手續(xù)不全的材料，聯(lián)系相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充。從源頭上把好質(zhì)量關(guān)，確保入檔材料齊全完整，真實(shí)可靠，確保人事檔案信息準(zhǔn)確性和權(quán)威性，為職工管理工作提供基礎(chǔ)保障和可靠依據(jù)。
2.注重學(xué)習(xí)，是人事檔案管理規(guī)范化的必由之路。
檔案管理人員素質(zhì)的高低決定了檔案管理水平的優(yōu)劣。因此，檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷地學(xué)習(xí)新時(shí)期黨的路線(xiàn)方針政策，學(xué)習(xí)十以來(lái)的新觀點(diǎn)、新理念，學(xué)習(xí)人事管理制度的有關(guān)規(guī)定，熟悉人事工作相關(guān)業(yè)務(wù)，如工資政策、考錄調(diào)配、人員編制、人才開(kāi)發(fā)、員工管理等，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，注重理論研究，使自己具備合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)技能，不斷提高人事檔案工作的管理和服務(wù)能力。
3.健全制度，是人事檔案管理規(guī)范化的根本保證。
檔案管理工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，領(lǐng)會(huì)其精神實(shí)質(zhì)，結(jié)合實(shí)際，制定本單位的人事檔案管理制度，如材料歸檔制度、檢查核對(duì)制度、借閱查閱制度、轉(zhuǎn)遞保密制度、登記統(tǒng)計(jì)制度等。建立了制度，就要嚴(yán)格按照制度辦事，檔案管理工作者更要身體力行，給職工做出好樣子。企業(yè)還應(yīng)該建立檔案閱覽室，并把人事檔案和其它檔案閱覽室分設(shè)，以達(dá)保密要求。
中圖分類(lèi)號(hào)：C29 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一 引言
當(dāng)前，企業(yè)的人事檔案管理對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)化管理具有重要的作用。人事檔案能夠詳細(xì)記錄個(gè)人的學(xué)歷、技能以及工作經(jīng)歷等信息，這樣可以讓企業(yè)對(duì)于人才培養(yǎng)與選拔有了資料基礎(chǔ)。人力資源部門(mén)可以更全面掌握員工的能力特長(zhǎng)，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮充分的價(jià)值。企業(yè)的人事檔案管理能夠提高人力資源管理的規(guī)范性，更好地發(fā)揮企業(yè)員工的才能。因此，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的規(guī)范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企業(yè)對(duì)人事檔案管理缺乏規(guī)范化管理，沒(méi)有建立完善的人事檔案的管理制度，對(duì)該項(xiàng)工作也沒(méi)有較強(qiáng)的管理意識(shí)，認(rèn)為該項(xiàng)工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)其投入的資源和精力也比較少，企業(yè)的人事檔案管理信息化建設(shè)比較落后，人事檔案的保存、轉(zhuǎn)遞的安全性、員工信息的健全性，都存在管理的不規(guī)范問(wèn)題。這些都阻礙了企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理進(jìn)程，也抑制了人事檔案管理的職能發(fā)揮。
二 新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)與新問(wèn)題
（一）企業(yè)人事檔案管理的特點(diǎn)
企業(yè)人事檔案管理重點(diǎn)就是要將員工的相關(guān)崗位信息資料進(jìn)行全面收集，為開(kāi)展人力資源管理奠定基礎(chǔ)，因此，企業(yè)人事檔案管理就具有長(zhǎng)期性和累積性特點(diǎn)。它是根據(jù)企業(yè)員工的個(gè)人職業(yè)經(jīng)歷、工作能力以及崗位培訓(xùn)進(jìn)行的資料整理，能夠客觀反映員工的職業(yè)經(jīng)歷。企業(yè)員工的人事檔案的收集整理要依靠相關(guān)部門(mén)共同協(xié)作完成。企業(yè)人事檔案管理的工作負(fù)擔(dān)比較重，要對(duì)企業(yè)全體員工進(jìn)行職業(yè)信息的長(zhǎng)期動(dòng)態(tài)化記錄，這樣不斷進(jìn)行信息的收集整理、歸檔等工作。同時(shí)，還要對(duì)人事檔案的轉(zhuǎn)接和歸檔等工作進(jìn)行記錄。信息化社會(huì)要求企業(yè)人事檔案管理必須進(jìn)行變革，僅僅依靠手工記錄已經(jīng)不能滿(mǎn)足人事檔案管理的需要，企業(yè)人事檔案管理的信息化成為時(shí)展的客觀要求。
（二）新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的新問(wèn)題
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善，企業(yè)作為經(jīng)濟(jì)主體，參與的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)更為充分。這樣帶給企業(yè)員工的工作崗位變動(dòng)和企業(yè)人才流動(dòng)十分頻繁，也給企業(yè)人事檔案管理帶來(lái)了難度。企業(yè)人事檔案管理在員工的流動(dòng)管理、人力資源優(yōu)化配置、人才培養(yǎng)規(guī)劃以及崗位績(jī)效考核等方面，都面臨著挑戰(zhàn)。企業(yè)人事檔案管理必須解決好信息化管理和提高工作效率等問(wèn)題。
首先，企業(yè)人事檔案管理意識(shí)比較淡化，管理制度不健全。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境背景下，企業(yè)的人事檔案更多地服務(wù)于企業(yè)自身的發(fā)展和調(diào)配人力資源，也幫助企業(yè)員工能夠更好地進(jìn)行流動(dòng)，使員工能夠在合適的崗位上面發(fā)揮自己的價(jià)值。但是，一些企業(yè)還沒(méi)有意識(shí)到人事檔案管理的重要性，沒(méi)有給予管理上應(yīng)有的重要地位。對(duì)于企業(yè)人事檔案管理還存在沿用陳舊的管理制度，沒(méi)有根據(jù)社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行制度完善，這樣就滯后于企業(yè)和員工的發(fā)展實(shí)際，造成了企業(yè)人事檔案管理的粗放化。缺乏現(xiàn)代管理與信息化管理的工作內(nèi)容與工作方法。
其次，企業(yè)人事檔案管理缺乏專(zhuān)職人員，管理不規(guī)范。一些企業(yè)為了能夠節(jié)約人力成本，因此將人事檔案管理工作分派給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行兼職管理，沒(méi)有專(zhuān)職人員進(jìn)行管理，造成了人事檔案管理的非專(zhuān)業(yè)化和非規(guī)范化。這樣也使得企業(yè)的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)快于相應(yīng)的配套人事檔案管理，人事檔案管理處于混亂狀態(tài)、沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，相關(guān)管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，不能?chē)?yán)格按照檔案人事管理制度進(jìn)行管理，造成了檔案查找困難等問(wèn)題。
最后，企業(yè)人事檔案管理內(nèi)容不充分，管理模式比較滯后。根據(jù)一些企業(yè)的管理現(xiàn)狀，這些企業(yè)的人事檔案管理成為內(nèi)向型的，封閉的管理模式。由于一些企業(yè)的人事檔案管理內(nèi)容方面，沿用的是傳統(tǒng)人事檔案管理內(nèi)容，缺乏與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的內(nèi)容，例如：缺乏具有人文關(guān)懷的檔案信息，個(gè)人健康類(lèi)檔案、誠(chéng)信類(lèi)檔案、動(dòng)態(tài)業(yè)績(jī)檔案等。這樣就不能準(zhǔn)確地對(duì)員工進(jìn)行任用選拔與績(jī)效考核，也不利于建立規(guī)范化的人事檔案信息管理系統(tǒng)。企業(yè)的人事檔案管理模式在實(shí)際運(yùn)用中，還缺乏創(chuàng)新使用人事檔案管理現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化的管理。
三 加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化措施
（一）提高企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化
企業(yè)人事檔案管理必須健全相關(guān)的管理制度，促使其得到規(guī)范化管理，才能為企業(yè)的發(fā)展提供真實(shí)可靠的檔案信息資源。要能夠保護(hù)好檔案資料的安全性，同時(shí)帶動(dòng)人事檔案管理信息的發(fā)展。企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化還應(yīng)體現(xiàn)在人事檔案材料文體要統(tǒng)一、裝訂整齊、書(shū)寫(xiě)規(guī)范、管理規(guī)范等方面。企業(yè)要不斷對(duì)人事檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行完善，學(xué)習(xí)和創(chuàng)新應(yīng)用人事檔案管理的規(guī)范化理論與方法，為企業(yè)的人事檔案管理創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。
（二）提高企業(yè)人事檔案管理的信息化
由于社會(huì)發(fā)展的不斷細(xì)化，對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理就應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。企業(yè)要建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)、管理系統(tǒng)等，通過(guò)規(guī)范化的管理工作貫穿人事檔案管理的全流程，奠定了人事檔案載體標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與完善。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理的信息化十分重要，解決了檔案管理遇到地域制約，提高了時(shí)效性，為企業(yè)的相關(guān)部門(mén)實(shí)現(xiàn)了檔案信息高度共享。這也有利于人事檔案管理人員減輕了重復(fù)性和簡(jiǎn)單性的操作，使他們能夠有更多的精力進(jìn)行人事檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。
（三）完善企業(yè)人事檔案的管理內(nèi)容，增強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)化管理水平
根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)宏觀發(fā)展?fàn)顩r和企業(yè)微觀發(fā)展的實(shí)際需要，要完善企業(yè)人事檔案的管理內(nèi)容，增強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)化管理水平，這樣才能滿(mǎn)足企業(yè)人才流動(dòng)和人力資源合理優(yōu)化配置的要求。對(duì)于企業(yè)急需的人才錄用選拔方面，人事檔案信息要提供員工的科研成果、專(zhuān)利技術(shù)材料；業(yè)績(jī)考核、健康狀況檢查等，這樣才能準(zhǔn)確反映員工的工作能力與綜合素質(zhì)。另外，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)與培訓(xùn)，提高相關(guān)管理人員的檔案管理專(zhuān)業(yè)化水平與能力。增強(qiáng)他們的工作職責(zé)意識(shí)，合理運(yùn)用先進(jìn)的管理方法，規(guī)范化操作人事檔案業(yè)務(wù)與流程，確保人事檔案管理的完整、機(jī)密和安全。
四 結(jié)論
通過(guò)對(duì)加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理，得出新形勢(shì)下企業(yè)的人事檔案要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和信息化管理，這樣才能發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的功能，開(kāi)發(fā)和利用好檔案資源，為進(jìn)一步完善企業(yè)的人事管理發(fā)揮作用，使企業(yè)在人才任用上提供服務(wù)價(jià)值，也使得企業(yè)的人事檔案管理能夠動(dòng)態(tài)化地適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)，投入更多的資金、設(shè)備和資源用于人事檔案管理信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。企業(yè)還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注人事檔案管理的安全問(wèn)題，要提高相關(guān)管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，加強(qiáng)人事檔案管理的審查與管理制度；升級(jí)人事檔案信息化管理技術(shù)，確保企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化與安全性。
參考文獻(xiàn)
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Abstract: The management of hospital personnel files as the basis and foundation of the hospital management, plays a key role in the development of hospital construction, is of great significance in the reform of the hospital. This paper summarizes the current status of hospital personnel archives management and the existing problems, on how to change the status quo, to improve hospital personnel file management level and provides the solution to the problem, has the reference significance to the management of hospital archives.
Key words: Hospital; internal personnel files; management; countermeasure
中圖分類(lèi)號(hào)：G271
引言：醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院在人才引進(jìn)和管理的過(guò)程中形成的，是記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷和表現(xiàn)以備考查的文件資料。在新時(shí)期，把握醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院人事制度的改革，提高檔案的自身價(jià)值，服務(wù)醫(yī)院的各項(xiàng)工作，具有十分重要的意義。如何規(guī)范加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)人員檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，是新時(shí)期醫(yī)療體制改革不斷深化所面臨的重要課題。
一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題
1.人事檔案管理制度不健全
在醫(yī)院的整個(gè)管理體系中，管理層都根據(jù)工作特點(diǎn)和工作需要制定了適用于本單位的相關(guān)管理制度和各類(lèi)科室、人員工作職責(zé)，而在人員檔案管理方面的規(guī)章制度卻比較少，對(duì)人員檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、要求、規(guī)程和檔案內(nèi)容的界定、管理范圍以及檔案管理人員的考評(píng)缺少一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。由于各項(xiàng)管理制度的不健全，導(dǎo)致檔案交接不及時(shí),缺少有效的核對(duì),特別是對(duì)部分外調(diào)人員的檔案手續(xù)“不規(guī)范”，甚至出現(xiàn)檔案中姓名、出生時(shí)間等基本資料前后不對(duì)應(yīng)等現(xiàn)象，使有人事資料不能及時(shí)完整收集，材料不準(zhǔn)確，給醫(yī)院在人事審核、審批工作中帶來(lái)不便。
2.人事檔案管理方式和手段落后
當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的方式方法和手段相對(duì)落后，還存在諸多問(wèn)題，一是部分醫(yī)院人事檔案收集的材料和信息不合理，大多是一些經(jīng)歷性材料，通過(guò)這些檔案材料很難真實(shí)客觀地反映一個(gè)人的素質(zhì)能力和綜合表現(xiàn)，更不能為醫(yī)院管理層選拔使用人才提供可靠的依據(jù)；而是目前多數(shù)醫(yī)院在內(nèi)部人員檔案的收集上多是以紙質(zhì)的文本材料形式，這種檔案材料在整理、檢索等方面極其繁重，導(dǎo)致檔案的檢索和利用速度受到制約難以適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展對(duì)人才信息的需求；三是雖然部分醫(yī)院能投入人力、物力進(jìn)行人事檔案管理工作，但觀念仍停留在“關(guān)門(mén)編研”、“重藏輕用”上，只注重對(duì)人事檔案資料的收集、管理，卻忽視了對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，不能將檔案信息利用與醫(yī)院人才培養(yǎng)、選拔、使用有機(jī)結(jié)合。
3.人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊
人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理工作的水平直接取決于醫(yī)院檔案管理人員的能力素質(zhì)。目前，大多數(shù)醫(yī)院往往只注重醫(yī)療技術(shù)方面人員的培養(yǎng)，而對(duì)從事醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)則重視不夠。人事檔案管理人員多是由人事管理部門(mén)人員兼管, 或由其它專(zhuān)業(yè)、科室轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)，檔案專(zhuān)業(yè)出身的人員較少。這部分管理人員業(yè)務(wù)能力素質(zhì)參差不齊，又缺少相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，他們對(duì)醫(yī)院檔案的管理僅僅局限于簡(jiǎn)單的維護(hù)保養(yǎng)，甚至連基本的分類(lèi)整理收集工作都難以應(yīng)付，就更談不上有效管理利用了。
4.個(gè)人檔案意識(shí)淡薄。在現(xiàn)代社會(huì)中，隨著衛(wèi)生事業(yè)改革不斷深入，人才流動(dòng)也較為頻繁。很多醫(yī)院個(gè)人不關(guān)心自己的人事檔案問(wèn)題，有些重要的檔案資料遺漏；或者因?yàn)榕汕驳仍颍紮n案無(wú)從查找，只能回原單位補(bǔ)新檔案。這樣建立的資料一般內(nèi)容匱乏，缺少系統(tǒng)性，也不利于基本情況的核實(shí)，真實(shí)性和可靠性也容易遭到質(zhì)疑。
二、醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策和設(shè)想
1.按制度操作，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的制度化。在人事檔案的管理上，要把制度建設(shè)貫穿到人事檔案管理工作的全過(guò)程中。在制定和健全人事檔案管理制度的同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行制度，加強(qiáng)監(jiān)督，使檔案的管理制度都能夠有效落實(shí)；要堅(jiān)持用制度管人、管事，在制度面前人人平等，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性；要明確各崗位的工作職責(zé)，強(qiáng)調(diào)工作原則，制定工作規(guī)范，從制度上規(guī)范員工工作行為；同時(shí)檔案管理部門(mén)要和檔案材料形成的有關(guān)部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系和溝通，使檔案管理制度化、程序化。
2.加強(qiáng)檔案的宣傳教育，增強(qiáng)意識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案的管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，要使人事檔案的管理與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展和規(guī)劃，要對(duì)員工宣傳醫(yī)院人事檔案管理的意義，加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使干部職工認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，從而更好地支持人事檔案的管理工作；要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的教育，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)化水平，使他們自覺(jué)抵制和防止各種違法行為，維護(hù)檔案的完整性、真實(shí)性，使他們更具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，知道怎么做好對(duì)現(xiàn)有檔案的保管和利用工作，不斷提高專(zhuān)業(yè)服務(wù)水平。
3.規(guī)范檔案資料的收集整理工作。檔案資料的收集整理和補(bǔ)充是人事檔案管理的基礎(chǔ)工作。醫(yī)院人事檔案內(nèi)容涉及較廣，人事部、護(hù)理部、科教部等部門(mén)提供人事檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)和各部門(mén)聯(lián)系，做好經(jīng)常性的收集歸檔工作。收集手續(xù)要完備、內(nèi)容要完整、表述要準(zhǔn)確、觀點(diǎn)要明確，對(duì)于不符合要求的材料應(yīng)及時(shí)退回，限期糾正；不屬于歸檔范圍的材料要及時(shí)退回有關(guān)部門(mén)；收集到的人事檔案資料要及時(shí)裝訂、不散失、不積壓。
4.加大科技投入，加快人事檔案管理的信息化進(jìn)程。醫(yī)院要加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。一是要提高檔案的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備和保護(hù)設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的空調(diào)、除濕等設(shè)備的建設(shè)，合理利用防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。二是引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，建立醫(yī)院的人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使人事檔案的管理工作科學(xué)化、信息化，同時(shí)可實(shí)行對(duì)人事檔案信息的計(jì)算機(jī)動(dòng)態(tài)化管理，保證檔案信息的真實(shí)性、時(shí)效性、準(zhǔn)確性。
人事檔案是醫(yī)院考察和了解人才的重要手段，是醫(yī)院能否科學(xué)用人的重要依據(jù)，對(duì)于醫(yī)院人才的開(kāi)發(fā)具有至關(guān)重要的意義。因此，通過(guò)對(duì)醫(yī)院人事檔案現(xiàn)有問(wèn)題的分析，提出相應(yīng)的改革措施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，對(duì)開(kāi)發(fā)醫(yī)院人力資源，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的作用
三、結(jié)束語(yǔ)
醫(yī)院人事檔案是人事管理活動(dòng)的一個(gè)專(zhuān)門(mén)檔案范疇，是醫(yī)院在人事管理工作中形成的，反映醫(yī)院?jiǎn)T工個(gè)人工作、學(xué)習(xí)等情況的真實(shí)記錄，部人員檔案資料是醫(yī)院管理層對(duì)醫(yī)院內(nèi)部人事調(diào)整的信息依據(jù),對(duì)醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著不可替代的作用。也是醫(yī)院檔案的重要組成部分檔案是社會(huì)文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。
參考文獻(xiàn)：
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高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項(xiàng)集政治性、政策性、專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性為一體的工作，涉及集體和個(gè)人雙重利益，在學(xué)校人事管理工作及學(xué)校發(fā)展中起著重要的作用。隨著國(guó)家人事制度改革的深化，人才市場(chǎng)的不斷擴(kuò)展，對(duì)人事檔案管理規(guī)范化要求更加迫切，人事檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達(dá)到“觀其卷，知其人，用其長(zhǎng)”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實(shí)的信息，進(jìn)而有利于高校干部人事管理工作的順利進(jìn)行。基礎(chǔ)工作的規(guī)范能提升干部人事檔案的價(jià)值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，二十一世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，真實(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)的人事資源信息，有利于進(jìn)一步與社會(huì)接軌，加快人才流動(dòng)頻率，提高人們的就業(yè)自由度。
二、做好高校人事檔案基礎(chǔ)工作的方法
1.健全和完善人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度
按照干部人事檔案管理工作的條例、規(guī)定，結(jié)合實(shí)際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規(guī)章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實(shí)施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《高校干部人事檔案整理工作細(xì)則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護(hù)、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)定、辦法、制度，實(shí)行依法治檔，依法管檔。
2.規(guī)范人事檔案材料的收集工作
人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來(lái)源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來(lái)源有組織人事部門(mén)形成的，有個(gè)人形成的；基層單位形成的，上級(jí)機(jī)關(guān)形成的；本部門(mén)形成的，其他部門(mén)形成的。檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，盡可能將各級(jí)層、各部門(mén)、社會(huì)群團(tuán)組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調(diào)動(dòng)審批表、干部轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、職稱(chēng)評(píng)審呈報(bào)表、教師資格審批表、優(yōu)秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開(kāi)招聘錄用、聘用干部、續(xù)聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團(tuán)、政審、公派出國(guó)、出境、各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)、處分、學(xué)歷學(xué)位、教育、教學(xué)、科研材料，以及記載干部個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規(guī)律，時(shí)間性強(qiáng)，檔案管理人員必須抓住時(shí)機(jī)，第一時(shí)間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對(duì)于因歷史原因而無(wú)法收集完整的材料要按規(guī)定寫(xiě)出書(shū)面說(shuō)明。要建立人事檔案材料收集工作網(wǎng)，確保檔案材料收集的保障性，各部門(mén)在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數(shù)量要精選，內(nèi)容質(zhì)量要好，有一定保存價(jià)值。
人事檔案材料收集要真實(shí)準(zhǔn)確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對(duì)象明確，材料內(nèi)容符合檔案人的客觀實(shí)際，材料內(nèi)容沒(méi)有涂改造假，沒(méi)有模棱兩可的語(yǔ)言。凡頭尾不清、來(lái)源不明，又查不清或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。
收集的人事檔案材料要規(guī)范，手續(xù)要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規(guī)定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見(jiàn)者，本人必須簽署意見(jiàn)或由組織注明本人已閱知。任免、評(píng)審等之類(lèi)的審批表須注明任免或評(píng)審職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間及批準(zhǔn)文號(hào)。出國(guó)出境審批表須注明出去的任務(wù)、目的和往返時(shí)間等。
3.做好人事檔案的整理工作
首先，整理人事檔案時(shí)要根據(jù)材料形成的歷史條件、主要內(nèi)容、用途，辯證唯物的甄別材料的真?zhèn)魏捅４鎯r(jià)值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對(duì)鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂六個(gè)步驟，嚴(yán)格遵循《干部檔案整理工作細(xì)則》，嚴(yán)格把關(guān)，既不能整“欠”也不可整“過(guò)”，做到嚴(yán)格審核、準(zhǔn)確分類(lèi)、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。
檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)。
一是審查檔案材料是否齊全、完整。對(duì)原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對(duì)新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時(shí)間、來(lái)源和對(duì)象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。
二是審查材料手續(xù)是否完備。凡不符合歸檔要求或手續(xù)不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統(tǒng)一到材料形成部門(mén)補(bǔ)辦手續(xù)后方可歸檔。
三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。有同名異人、張冠李戴者，及時(shí)糾正調(diào)整。有不屬于歸檔范圍的內(nèi)容和重復(fù)的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷(xiāo)毀規(guī)定集中銷(xiāo)毀，不得擅自處理。
四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護(hù)要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書(shū)寫(xiě)，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復(fù)印件。對(duì)歷史上形成的且已歸檔的有保存價(jià)值的材料，可在維持原貌下進(jìn)行必要的裱糊或復(fù)制。
干部人事檔案分為十大類(lèi)，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)、職業(yè)資格、個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)材料；政審、三個(gè)時(shí)間認(rèn)定；黨、團(tuán)組織材料；獎(jiǎng)勵(lì)；處分；工資待遇（轉(zhuǎn)正定級(jí)、招聘、任免調(diào)動(dòng)、退（離）休、、辭職、退職、出國(guó)（境）、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)、派、群團(tuán)會(huì)議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序?yàn)椋焊刹浚▽?zhuān)業(yè)技術(shù)）職務(wù)變動(dòng)表、目錄、檔案材料、備考表。而每類(lèi)檔案材料要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時(shí)間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類(lèi)適用于按時(shí)間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類(lèi)中含有不同性質(zhì)的材料，采取二級(jí)分類(lèi)法排序，先將性質(zhì)相同的材料集中后，再按時(shí)間順序排列。而第五、六、八類(lèi)適用于按材料內(nèi)容和材料之間內(nèi)在聯(lián)系排序。分類(lèi)是檔案整理工作的重要一步，要做到認(rèn)真鑒別，準(zhǔn)確歸類(lèi)。
技術(shù)加工即對(duì)一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規(guī)則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態(tài)下采用復(fù)印、掃描、拍攝、拆剪、補(bǔ)粘、折疊的方法進(jìn)行復(fù)制、加工。在技術(shù)加工過(guò)程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。
4.規(guī)范高校人事檔案的日常管理工作
人事檔案的日常管理是檔案基礎(chǔ)工作的環(huán)節(jié)之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護(hù)、查借閱、檔案檢索等，要嚴(yán)格按照干部人事檔案管理八項(xiàng)制度操作，實(shí)行依法管檔，科學(xué)管理。
1. 組織部門(mén)：一般能按要求管理權(quán)限范圍內(nèi)的死亡干部檔案，不定期地向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，無(wú)檔案銷(xiāo)毀情況。組織部門(mén)能基本掌握死亡人員情況，目錄齊全，編目編號(hào)規(guī)范，能提供電腦檢索。但大多數(shù)沒(méi)能按《干部檔案工作條例》規(guī)定及時(shí)將死亡人員人事檔案移交檔案館。另外，有的組織部門(mén)缺檔案移交、登記臺(tái)帳。
2. 勞動(dòng)人事部門(mén)：我們選擇了社會(huì)保險(xiǎn)處、勞動(dòng)就業(yè)處為調(diào)查樣本，其死亡人員人事檔案數(shù)量大，存在底子不清、收集不全、未及時(shí)歸檔等情況。無(wú)移交綜合檔案館、無(wú)銷(xiāo)毀情況?？h級(jí)勞動(dòng)人事部門(mén)普遍存在應(yīng)該接收國(guó)有企業(yè)、國(guó)有改制企業(yè)、非國(guó)有企業(yè)的人事檔案資料收集不齊全的問(wèn)題，相當(dāng)部分未能及時(shí)登記、分類(lèi)、編目，沒(méi)有做到有序排放和有效監(jiān)管，存在“生者與死者檔案混裝”的情況。同時(shí)，多數(shù)縣級(jí)勞動(dòng)人事部門(mén)對(duì)死亡人員情況不夠了解，對(duì)檔案的數(shù)量、來(lái)龍去脈等底子不夠清晰。
3. 機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織：死亡人員人事檔案未統(tǒng)一歸口管理，沒(méi)有移交綜合檔案館和銷(xiāo)毀檔案的情況。市級(jí)機(jī)關(guān)中，有的主管部門(mén)除本系統(tǒng)副處級(jí)以上干部人事檔案組織部門(mén)統(tǒng)一管理外，系統(tǒng)及直屬單位科級(jí)干部人事檔案自行管理，其他人事檔案則由直屬單位自行管理，新錄用人員人事檔案則多由人才交流中心托管。縣級(jí)機(jī)關(guān)中，除部分區(qū)、縣機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織人事檔案由組織部門(mén)統(tǒng)一保管外，大部分區(qū)、縣機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織人事檔案由組織部門(mén)和勞動(dòng)人事部門(mén)管理，干部檔案在同級(jí)組織部門(mén)，職工檔案在同級(jí)勞動(dòng)人事部門(mén)，流向與歸屬情況各不一樣，管理存在漏洞，甚至出現(xiàn)“無(wú)頭檔案”的現(xiàn)象。
4. 國(guó)有企事業(yè)單位：除了由黨委政府任免的干部檔案由組織部門(mén)保管外，一般職工人事檔案或自行保管，或部分由主管部門(mén)保管，或由人才交流中心托管，無(wú)移交綜合檔案館情況，無(wú)銷(xiāo)毀情況。
5. 國(guó)有改制企業(yè)：移交情況不一，管理情況各異，沒(méi)有銷(xiāo)毀情況。有的行業(yè)主管部門(mén)管理改制前相關(guān)人事檔案，因無(wú)人申報(bào)而對(duì)死亡人員情況不知曉，對(duì)死亡人員數(shù)量、情況無(wú)法統(tǒng)計(jì)，登記、管理不到位一直未移交。有的企業(yè)保存改制前的人事檔案，清理與整理不到位，登記和分類(lèi)不及時(shí)，部分沒(méi)有保存死亡人員人事檔案，改制期間調(diào)離、解聘、退休人員其檔案隨人走。也有的企業(yè)改制前的人事檔案包括死亡人員人事檔案在改制期間已移交勞動(dòng)人事部門(mén)，而改制后沒(méi)有建立人事檔案，或?qū)⒄衅溉藛T檔案打捆保管，沒(méi)進(jìn)行裝袋、整理，數(shù)據(jù)不清楚。
6. 非國(guó)有企業(yè)：部分企業(yè)自行保管人事檔案，但多數(shù)沒(méi)有保管死亡人員人事檔案；部分企業(yè)委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)托管人事檔案。據(jù)查，非國(guó)有企業(yè)多數(shù)人事檔案建立欠規(guī)范，欠完善，無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，甚至少數(shù)沒(méi)有建立人事檔案。無(wú)移交綜合檔案館情況，無(wú)銷(xiāo)毀情況。此外，個(gè)別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)勞動(dòng)保障站負(fù)責(zé)管理當(dāng)?shù)胤菄?guó)有企業(yè)人員人事檔案。
7. 高校：由學(xué)生部自行保管學(xué)生檔案，管理較規(guī)范，底子清楚。無(wú)移交情況，無(wú)銷(xiāo)毀情況，極少數(shù)死亡學(xué)生檔案被死亡學(xué)生家屬提走。
8. 人才交流中心：人才交流中心保管的主要是事業(yè)單位委托、企業(yè)委托、個(gè)人委托托管的人事檔案，數(shù)量大，沒(méi)有移交、銷(xiāo)毀情況。因?yàn)楹茈y掌握死亡人員信息，委托管理往往僅限于簡(jiǎn)單存放、保管，所以對(duì)于死亡人員人事檔案的情況底子不清，無(wú)法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，不少生者、死者人事檔案未分開(kāi)。
9. 社區(qū)、居委會(huì)：從選取的調(diào)查樣本來(lái)看，很少建立和保存死亡人員人事檔案，少數(shù)存有或建立了人事檔案，但都不存在移交綜合檔案館情況，無(wú)銷(xiāo)毀情況。當(dāng)轄區(qū)內(nèi)有人員死亡情況時(shí)，一般是報(bào)送當(dāng)?shù)嘏沙鏊膳沙鏊?fù)責(zé)戶(hù)籍薄（卡）上核銷(xiāo)，并登記管理。個(gè)別社區(qū)試點(diǎn)保存縣勞動(dòng)人事部門(mén)移交過(guò)來(lái)的企業(yè)退休職工人事檔案，但是否死亡情況不清楚。個(gè)別縣由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理村委會(huì)、社區(qū)的人事檔案，但這些人事檔案普遍存在資料少、內(nèi)容缺、不齊全、不規(guī)范的問(wèn)題。
二、存在的主要問(wèn)題及原因分析
1. 重視不夠與認(rèn)識(shí)不足，檔案管理要素欠缺保障。調(diào)查顯示基層單位普遍重視不夠，認(rèn)識(shí)不足，更多地是強(qiáng)調(diào)人少、錢(qián)少、事多等客觀因素，投入人事檔案工作的力度不夠，而死亡人員人事檔案工作更是被邊緣化。拿被調(diào)查單位的檔案員來(lái)說(shuō)，檔案員更換頻繁，不懂業(yè)務(wù)的有之；檔案員兼職過(guò)多，疲于應(yīng)付的有之；檔案員履責(zé)不力，責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為“人死賬亡”無(wú)關(guān)緊要的也有之。有的死亡人員人事檔案被拆卸檔案外殼，單獨(dú)存放在類(lèi)似雜屋的房間，沒(méi)有任何保管保護(hù)措施；有的死亡人員人事檔案被“束之高閣”置之不理，部分已有發(fā)黃、褪色、發(fā)霉、丟失等現(xiàn)象。
2. 政策體制與利益等因素，致使檔案管理主體分散、各自為政、歸屬流向不一。一是體制改革、企業(yè)改制人為地形成了“人檔分離”，此類(lèi)人事檔案的歸屬與流向已失范，容易出現(xiàn)“無(wú)頭檔案”乃至丟失現(xiàn)象。二是多頭保管加之聯(lián)系機(jī)制未建立，造成信息溝通不暢，死亡情況無(wú)人申報(bào)無(wú)人查實(shí)，死亡登記不及時(shí)，管理跟進(jìn)不到位。尤其勞動(dòng)人事部門(mén)“生者與死者檔案混裝”普遍存在。三是雖然改制有政策，但也存在因利益難以貫徹落實(shí)的情況。如有的企事業(yè)單位改制期間，存在改制單位缺乏移交托管經(jīng)費(fèi)沒(méi)有按政策移交托管，后多由主管部門(mén)代管系統(tǒng)內(nèi)改制單位職工人事檔案。
3. 日常指導(dǎo)與監(jiān)管缺位，檔案業(yè)務(wù)水平參差不齊。部分組織、人事部門(mén)更多重視對(duì)在職、在世的人事檔案建立、整理、審核等，而忽視了對(duì)死亡人員人事檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。而檔案行政部門(mén)由于上級(jí)沒(méi)有政策和要求，平時(shí)很少介入其中。死亡人員人事檔案工作的業(yè)務(wù)水平令人堪憂(yōu)。一是檔案資料收集不齊全。主要原因是檔案資料移交和接收不及時(shí)。一般來(lái)說(shuō)，如果對(duì)死亡人員人事檔案不催不要，檔案或材料就會(huì)長(zhǎng)期滯留在單位或個(gè)人手里，不能及時(shí)歸檔，容易散失；二是日常管理不善。具體表現(xiàn)為檔案裝訂、分類(lèi)、編目、利用等不夠規(guī)范，分開(kāi)存放、流轉(zhuǎn)登記、統(tǒng)計(jì)檢查等工作不落實(shí)，管理粗放隨意；三是整理質(zhì)量不高。尤其是企業(yè)死亡人員檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，內(nèi)容不完整，建檔欠規(guī)范；四是檔案信息化程度低。由于缺乏相關(guān)意識(shí)，或是受客觀因素制約，相關(guān)單位只把人事檔案的目錄、個(gè)人信息錄入電腦，而檢索、查閱仍采用手工操作。個(gè)別單位雖建立了人事檔案信息庫(kù)，但存在信息更新不及時(shí)的問(wèn)題。
4. 現(xiàn)有制度少且約束有限，無(wú)章可循、無(wú)規(guī)可依的問(wèn)題突出。在調(diào)查的9種類(lèi)型單位中，僅組織部門(mén)有《干部檔案工作條例》等依據(jù)。然而組織部門(mén)普遍沒(méi)有按要求及時(shí)移交綜合檔案館。據(jù)組織部門(mén)反映，難以落實(shí)的原因一是每年死亡的少，二是移交程序繁雜。有綜合檔案館的同志認(rèn)為組織部門(mén)檔案難存放，或是不想管了才會(huì)考慮移交，并且移交的隨意性大，手續(xù)難到位。現(xiàn)實(shí)中，各級(jí)、各行業(yè)經(jīng)過(guò)調(diào)研形成人事檔案管理制度的很少。調(diào)查對(duì)象中僅一家自行制訂了制度，其中涉及死亡人員人事檔案工作的只有“死亡人員檔案，每年進(jìn)行一次清理，重新編號(hào)，另行歸檔”一句。由于大多無(wú)章可循、無(wú)規(guī)可依，死亡人員人事檔案管理往往流于形式，既無(wú)工作內(nèi)容、目標(biāo)任務(wù)，也無(wú)原則手續(xù)、操作流程，更無(wú)職責(zé)權(quán)限，責(zé)任追究，久而久之便形成了被動(dòng)應(yīng)付的局面，多滿(mǎn)足于“用時(shí)記得起，閑時(shí)擱一邊”的現(xiàn)狀，這不僅使得工作無(wú)所適從，也使得檔案面臨安全隱患。
三、對(duì)死亡人員人事檔案管理的建議
1. 高度重視提升認(rèn)識(shí)。各級(jí)各類(lèi)單位要以對(duì)黨和人民負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度來(lái)重視死亡人員人事檔案工作。一是要保證有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。死亡人員人事檔案工作是單位人事工作、檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，具有很強(qiáng)的政治性、原則性、業(yè)務(wù)性，應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)，納入單位工作總體規(guī)劃。二是要切實(shí)將檔案工作與其他日常工作同部署、同推進(jìn)、同檢查、同考核。在現(xiàn)行體制下，死亡人員人事檔案工作多由政工、人事部門(mén)承擔(dān)，其工作職責(zé)、任務(wù)要求等必須明確，并且有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)督促檢查。三是要宣傳學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，提升人員的檔案意識(shí)和整體認(rèn)識(shí)水平，營(yíng)造一個(gè)良好的、給力的人事檔案工作氛圍。同時(shí)鼓勵(lì)、支持專(zhuān)業(yè)人員參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過(guò)“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”以及學(xué)習(xí)先進(jìn)、學(xué)用結(jié)合等方式，了解相關(guān)工作的規(guī)律，掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平。
2. 實(shí)施歸口統(tǒng)一管理。將死亡人員人事檔案全部歸口至國(guó)家綜合檔案館保管，成立“死亡人員人事檔案管理中心”，對(duì)各類(lèi)死亡人員的檔案進(jìn)行資源整合，集中管理，建立死亡人員人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。單位檔案室、專(zhuān)業(yè)檔案館、專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)等管理的死亡人員人事檔案可依法移交至綜合檔案館“死亡人員人事檔案管理中心”，實(shí)施歸口統(tǒng)一管理，有利于防止政出多門(mén)、人為過(guò)失，有利于檔案工作“三個(gè)體系”建設(shè)。此外，勞動(dòng)人事部門(mén)管理的人事檔案較多，死亡人員人事檔案也會(huì)越來(lái)越多，檔案管理責(zé)任重大，有必要成立行業(yè)直屬并接受檔案行政部門(mén)指導(dǎo)的專(zhuān)業(yè)檔案館，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管，專(zhuān)門(mén)管理。
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
構(gòu)建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行，這是搞好檔案工作的關(guān)鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機(jī)構(gòu)及運(yùn)作機(jī)制是實(shí)施檔案管理工作的基本保障。長(zhǎng)期的檔案資料管理工作過(guò)程提醒我們，在所有建檔部門(mén)內(nèi)部設(shè)立完整的檔案管理室，設(shè)置檔案管理工作的分管負(fù)責(zé)人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門(mén)職責(zé)，且依照單位內(nèi)部設(shè)置的具體機(jī)構(gòu)組成狀況配設(shè)備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網(wǎng)絡(luò)化機(jī)制，其是完全滿(mǎn)足現(xiàn)階段檔案管理部門(mén)工作現(xiàn)實(shí)需求的。
2 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)
當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)訊息化技術(shù)使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質(zhì)、快節(jié)奏的發(fā)展道路，然而其亦給現(xiàn)實(shí)的檔案資料管理過(guò)程造成了一些安全缺陷。現(xiàn)階段，一些單位在開(kāi)展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現(xiàn)出極為的淡薄狀態(tài)，往往出現(xiàn)檔案訊息資料的遺失及暴露，并由此帶來(lái)巨大的組織功能隱患。并且對(duì)電子型檔案資料保管中實(shí)施的升格式版本的非兼容品質(zhì)及不能辨認(rèn)性，存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問(wèn)題的輕視，時(shí)?？梢l(fā)對(duì)珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)訊息參數(shù)庫(kù)內(nèi)儲(chǔ)存的相關(guān)價(jià)值性數(shù)據(jù)依照運(yùn)作權(quán)限范圍實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)容分類(lèi)及加密處理，須精細(xì)處置好訊息檔案資料的保管和運(yùn)用的關(guān)系，不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想，還應(yīng)防范隨意變更、沒(méi)有規(guī)則的馬虎思想。
3 采用公文制發(fā)的方式
檔案是由公文逐漸發(fā)展轉(zhuǎn)化而來(lái)的。所以，公文制發(fā)的質(zhì)量，就會(huì)對(duì)以后的檔案的質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響。這就需要我們?cè)诠闹瓢l(fā)的時(shí)候，應(yīng)該認(rèn)真遵從正規(guī)化及精準(zhǔn)化的模式展開(kāi)制發(fā)工作，進(jìn)而大幅度提升檔案資料管理品質(zhì)，促使檔案資料管理過(guò)程可以更加精準(zhǔn)化及正規(guī)化。第一，需真正實(shí)現(xiàn)檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說(shuō)要使紙張和質(zhì)量相一致，而且其格式必須統(tǒng)一，完美遵照國(guó)家的統(tǒng)一控制基準(zhǔn)。第二，須審查在編制公文的過(guò)程中是否滿(mǎn)足正規(guī)的操作程序，公文材料的樣式及其內(nèi)容是否屬實(shí)。第三，須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰，使用規(guī)定的文種。這樣，才能夠使日后的檔案資料管控過(guò)程能夠真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
4 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
其總體任務(wù)是達(dá)到檢索運(yùn)用簡(jiǎn)潔化、案卷規(guī)整化以及應(yīng)用價(jià)值的最高化的檔案保管目標(biāo)。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護(hù)。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時(shí)又要分清主次，掌握重點(diǎn)。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
除教職工檔案、學(xué)生個(gè)人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如北京大學(xué)、南京大學(xué)、浙江大學(xué)、吉林大學(xué)、山東大學(xué)、上海交通大學(xué)、太原理工大學(xué)、山西醫(yī)科大學(xué)、中北大學(xué)等；
除學(xué)生個(gè)人檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如山西財(cái)經(jīng)大學(xué)，
除教職工檔案之外的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如太原師范學(xué)院；
含教職工檔案、學(xué)生個(gè)人檔案在內(nèi)的所有檔案都集中統(tǒng)一保管在檔案館，如清華大學(xué)、四川大學(xué)、武漢大學(xué)、重慶大學(xué)、東南大學(xué)、西南交通大學(xué)、上海師范大學(xué)、北京師范大學(xué)、陜西師范大學(xué)、華中師范大學(xué)、山西大學(xué)、山西農(nóng)業(yè)大學(xué)、太原科技大學(xué)等。
鑒于目前高校人事類(lèi)檔案歸屬的不明確性，各高校要根據(jù)自身特點(diǎn)，一切從實(shí)際出發(fā)，通盤(pán)考慮，無(wú)論是從檔案館的面積還是與人事類(lèi)檔案目前的歸屬單位的協(xié)調(diào)、檔案館的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃都要充分考慮，要考慮清楚人事類(lèi)檔案歸檔案館管理是不是可行，可行度有多大?千萬(wàn)不能盲目地不考慮實(shí)際，一味地要求人事類(lèi)檔案歸檔案館管理，結(jié)果因?yàn)闆](méi)有與相關(guān)部門(mén)達(dá)成共識(shí)，只是存在檔案庫(kù)房放在一起，人員歸屬又各不相同。這樣，不但沒(méi)有統(tǒng)歸到檔案館，反而又產(chǎn)生出了一系列新問(wèn)題，給查閱利用檔案者造成概念上的混亂。檔案館經(jīng)常來(lái)一些要轉(zhuǎn)學(xué)生個(gè)人檔案的或者要移交個(gè)人檔案的，檔案工作人員只好解釋、說(shuō)明，說(shuō)我們不是一個(gè)單位的，這給前來(lái)辦事的人員和檔案館都造成了一些不必要的麻煩。
人事類(lèi)檔案劃歸檔案館管理的前提
筆者認(rèn)為，在符合成立檔案館的條件下，高校決定成立檔案館之前就應(yīng)該統(tǒng)籌兼顧，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，考慮人事類(lèi)檔案是否要?dú)w檔案館統(tǒng)一管理，如果要?jiǎng)潥w檔案館管理，就必須從檔案庫(kù)房、檔案辦公用房、檔案館人員編制、檔案館工作人員的分工及崗位職責(zé)等方面全方位進(jìn)行調(diào)整。而且劃歸工作必須做好做細(xì)，要讓原先人事類(lèi)檔案管理部門(mén)心悅誠(chéng)服，積極配合人事類(lèi)檔案安全、順利、及時(shí)地移交給檔案館，同時(shí)檔案管理部門(mén)也要緊跟形勢(shì)，改變工作思路，積極迎接挑戰(zhàn)，盡陜適應(yīng)學(xué)校對(duì)檔案工作的新要求。已經(jīng)成立了檔案館，但人事類(lèi)檔案還未歸屬檔案館管理的高校，一定要審時(shí)度勢(shì)，搞好調(diào)研，充分做好前期準(zhǔn)備工作，不能急于求成，盡量避免各種矛盾的產(chǎn)生，維護(hù)好學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。在做出人事類(lèi)檔案歸檔案館管理的決定之前，應(yīng)該從以下方面進(jìn)行調(diào)研：
1 劃歸的必要性
21世紀(jì)是一個(gè)高度信息化的社會(huì)，信息技術(shù)日新月異，各行各業(yè)都與信息技術(shù)息息相關(guān)，高等教育也不例外。隨著高等教育改革的不斷深入，高校也已把發(fā)展信息技術(shù)、實(shí)現(xiàn)電子校務(wù)作為面向現(xiàn)代化教育發(fā)展的重要戰(zhàn)略，各高校的信息化建設(shè)正在全面展開(kāi)。隨著學(xué)校信息化建設(shè)的不斷開(kāi)展，檔案館高校信息化建設(shè)也越來(lái)越引起人們的重視。只有新型的檔案管理模式才能適應(yīng)整個(gè)學(xué)校的改革發(fā)展，這就需要我們不斷從發(fā)展和需求中尋找創(chuàng)新源泉，使高校檔案工作不斷獲取新的發(fā)展動(dòng)力，創(chuàng)造新的業(yè)績(jī)。高等學(xué)校檔案信息資源相當(dāng)豐富，如果將人事類(lèi)檔案納入高校檔案綜合管理機(jī)制，對(duì)提高人事類(lèi)檔案的現(xiàn)代化管理水平和人才信息的利用率將有極大的必要性和可行性。檔案館把各門(mén)類(lèi)檔案集中統(tǒng)一管理，在人、財(cái)、物等方面學(xué)?？梢酝ūP(pán)考慮，統(tǒng)籌安排，合理使用。這樣能夠避免投資力量分散、信息不暢、低水平重復(fù)建設(shè)的局面，有利于節(jié)約經(jīng)費(fèi)、人員及庫(kù)房和設(shè)備，學(xué)?？梢约腥肆Α⒇?cái)力、物力來(lái)面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，為學(xué)校及社會(huì)提供豐富的檔案信息資源和高效、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化，最大限度地滿(mǎn)足學(xué)校和社會(huì)的需求。
2 劃歸條件是否成熟
人常說(shuō)：萬(wàn)事俱備，只欠東風(fēng)。如果合并的條件都具備好了，合并也只是時(shí)間的問(wèn)題。首先面臨的大問(wèn)題就是是否有足夠的檔案庫(kù)房和辦公用房，這是制約學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理的重要因素。如果檔案庫(kù)房和辦公用房分散，人員東一塊，西一塊，怎么能稱(chēng)其為真正意義上的集中統(tǒng)一管理呢?所以具備一個(gè)真正意義上的檔案館是檔案集中統(tǒng)一管理的首要條件。
其次，是否協(xié)調(diào)好與分管人事類(lèi)檔案部門(mén)的關(guān)系。以山西師范大學(xué)為例，學(xué)校教職工檔案歸人事處管理，人事處管理肯定有其管理的說(shuō)法：人事處主要是做人事工作，如教職工的調(diào)動(dòng)、調(diào)資、升職、聘任、退休等隨時(shí)變動(dòng)，人事處使用檔案頻率較高，如果歸人事處管理，自己用起來(lái)方便。學(xué)校學(xué)生個(gè)人檔案歸學(xué)生處管理，學(xué)生處管理的好處是：由于學(xué)生處對(duì)評(píng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)學(xué)金等有決定權(quán)，學(xué)生處的發(fā)號(hào)施令各學(xué)院都不能不執(zhí)行，所以學(xué)生個(gè)人檔案收集起來(lái)相對(duì)容易得多。所以，在決定人事類(lèi)檔案歸檔案館管理之前，必須協(xié)調(diào)好各部門(mén)之間的關(guān)系，做到關(guān)系協(xié)調(diào)，移交到位，配合融洽，互相支持，共同為學(xué)校的改革發(fā)展發(fā)揮力量。
再次，檔案館要做好充分的前期準(zhǔn)備工作，包括檔案館的近期發(fā)展目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、檔案信息化建設(shè)的投入、檔案庫(kù)房的分配、人力資源的搭配、規(guī)章制度的建立、內(nèi)部管理體制的運(yùn)行、與各有關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)工作等。
最后，要充分做好合并后管理人事類(lèi)檔案工作者的思想工作。檔案館長(zhǎng)期以來(lái)一直是清水衙門(mén)，無(wú)權(quán)無(wú)勢(shì)，很少有人問(wèn)津，甚至于有人還不知道有這個(gè)部門(mén)，在學(xué)校的工作中也是用著時(shí)重要，不用時(shí)想不起，處于無(wú)足輕重的地位。因此，在人們的思維中總是有這樣一個(gè)定式：高學(xué)歷、有本事、有才能的人是一定不會(huì)去檔案館的，即使去了，別人也會(huì)說(shuō)那么高的學(xué)歷、那么年輕，怎么會(huì)去檔案館呢?實(shí)在是可惜了!由此可以看出檔案館在學(xué)校的地位、在人們心目中的地位。難怪人事類(lèi)檔案管理者對(duì)這些檔案歸屬檔案館，或多或少有些想法和抵觸。對(duì)此，學(xué)校必須做好合并人員的思想工作，妥善安排好他們的工作，使他們盡快從脫離原單位的失落感中解脫出來(lái)，盡可能避免消極因素的產(chǎn)生，保證合并人員很快調(diào)整好心態(tài)，盡快適應(yīng)新的工作環(huán)境，全身心投入到檔案工作中去。
做好人事類(lèi)檔案歸入檔案館管理的幾點(diǎn)想法
1 必須根據(jù)學(xué)校情況，從科學(xué)發(fā)展的角度，認(rèn)真分析研究，提出可行性報(bào)告，經(jīng)過(guò)集體研究討論，達(dá)成共識(shí)后方可施行。
2 一旦確定人事類(lèi)檔案歸檔案館統(tǒng)一管理，全校上下必須積極配合，共同支持，不能人為地設(shè)立障礙，阻撓新生事物的產(chǎn)生。
