序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇人事信息檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

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人事檔案就是對企事業(yè)單位的信息資源進行管理,當前社會經濟以及信息技術快速發(fā)展,企事業(yè)單位要實現(xiàn)良好的發(fā)展就應積極加強人才的管理,認識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經不適應當前社會發(fā)展的實際需要,因此應積極轉變人事檔案的管理方法,促進人事檔案實現(xiàn)信息化的管理與建設,更好的適應社會以及單位發(fā)展的實際需要。

一、人事檔案管理信息化建設的意義

當前信息技術發(fā)展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經歷進行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學技術的快速發(fā)展,人事檔案的信息化管理建設成為發(fā)展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設需要以信息技術為依托,不再是傳統(tǒng)的紙質管理,將人事檔案信息錄人到計算機中,利用計算機進行管理,保證人事檔案信息的全面、真實,避免出現(xiàn)信息丟失的情況。利用計算機進行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大,利用網絡技術進行管理有助于提高信息的更新速度,強化信息資源的共享,避免傳統(tǒng)紙質管理中復雜的工作環(huán)節(jié),減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料,企事業(yè)單位領導能夠更加全面、及時、準確的了解員工的工作情況,為人動提供了科學的依據(jù)。同時,實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設,能夠促進人事檔案管理效率以及效果的實現(xiàn),促進管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機上對檔案信息進行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權威性。人事檔案信息的建設應尊重員工,保證員工的知情權,這樣人事檔案才有利用的價值,對人事檔案進行信息化建設,員工能夠通過網絡查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現(xiàn)人性化服務。因此應加強人事檔案的信息化建設,促進人力資源管理效果和水平的提高。

二、新時期人事檔案管理的信息化建設對策

1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度

當前信息化建設逐漸推進,人事檔案管理的信息化建設也得到了一定的發(fā)展,人事檔案的信息化建設就是利用信息管理系統(tǒng)進行動態(tài)化、即時性的建設,促進人事檔案管理水平的提高。因此應提高對人事檔案信息化建設的重視程度,了解信息化建設的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設不是一朝一夕就可以實現(xiàn)的,應將人事檔案管理信息化建設納人到日常管理工作中,從企事業(yè)單位的實際情況出發(fā),循序漸進,不斷提升人事檔案信息化的建設效果和水平,對人事檔案的信息化建設進行綜合的研究和分析,及時發(fā)現(xiàn)存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設能夠實現(xiàn)高效、順利的建設與發(fā)展。

2.加強信息化軟件的開發(fā)力度

人事檔案管理的信息化建設需要利用信息管理平臺來實現(xiàn),因此應檔案管理以及科學技術人員應加強對人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)和利用,對各種操作系統(tǒng)進行升級,建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng),實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設的有效推進,在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設時,應注重管理系統(tǒng)的功能實現(xiàn),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設中,數(shù)據(jù)庫中包含著大量人員信息,這些信息數(shù)據(jù)是需要重復利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設為核心,促進信息資源的利用效率,實現(xiàn)信息的共享,保證信息資源的科學性、安全性,提高人事檔案的信息服務質量,促進人事檔案管理信息化建設的高效推進。

3.提高檔案管理人員的素質能力

人事檔案管理的信息化建設最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設中,應努力提高人事檔案管理人員的素質能力,提高人事檔案管理人員的服務水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計算機對文字、圖像、聲音等進行加工處理,實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應掌握一定的信息處理基礎,明確檔案管理的相關知識,以高度的責任感投人到人事檔案管理信息化建設中,促進人事檔案管理水平的提高。

4.做好人事檔案的安全管理工作

由于計算機本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設中,應加強對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時,也應注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴重的損失。因此人事檔案管理部門應努力強化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護措施,保證人事檔案的真實性和科學性。對計算機中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用權限,保證人事檔案的管理能夠按照相關的制度進行,實現(xiàn)人事檔案的安全管理。

三、結束語

當前社會經濟以及信息技術快速發(fā)展,計算機技術被廣泛的應用到社會生產及生活的各個領域,在人事檔案管理中,計算機技術也得到了普及,實現(xiàn)了紙質檔案向信息化檔案管理的轉變,促進了人事檔案管理效率的提升。

參考文獻:

[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析口].科協(xié)論壇(下半月),2013.14(11):148一149.

篇（2）

（一）人事檔案管理存在的問題。從事人事檔案信息化建設和管理的工作人員不僅應具備較高的檔案管理技能，同時對于計算機及網絡技術的要求較高。現(xiàn)實中從事檔案管理的人員多數(shù)并不是檔案管理相關主業(yè)出身，雖然在長期的檔案管理過程中積累了一定的檔案管理能力，但是計算機技術多數(shù)僅限于簡單的應用，缺乏專業(yè)的技術支撐。由此導致在建設信息化的人事檔案過程中，不能快速準確地完成信息的檢索和錄入。

信息化建設過程中的安全風險是難以規(guī)避的存在，這也是進行檔案管理所必需承擔的風險。在信息化人事檔案的建設中，一旦發(fā)生信息泄露，將造成更為嚴重的后果?，F(xiàn)階段對于人事檔案管理中的安全風險認識不足，存在的安全隱患較多。

體制機制問題是制約人事檔案管理工作的客觀原因。良好的制度是人事檔案管理工作高效運行的基礎，但是，目前條件下相應的保障制度不完善，人事檔案管理工作設施環(huán)境得不到保障，現(xiàn)代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通暢，這些因素都導致了人事檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和組織發(fā)展提供積極動力。在制度建設層面，雖然《檔案法》和《全國檔案系統(tǒng)信息化建設實施綱要》已經頒布并實施了一段時間，但是落實不足，也沒有相關的檔案管理細則以供參考。因此很多單位內部并沒有形成一套完整的成體系的制度，在沒有具體實施細則指導的前提下，人事檔案信息化建設長期停步不前，多數(shù)單位的人事檔案信息化建設停留在口號中并沒有落實在具體的實踐上。

（二）人事檔案信息化管理的優(yōu)勢。紙質檔案管理是傳統(tǒng)人事檔案管理最主要的方式，顯然這樣的檔案管理方式已經不能滿足新時期發(fā)展的需要，紙質檔案管理和保存難度大，而且更新不及時，人事調整，人員成果不能及時反映到紙質檔案上，?е氯聳碌蛋賦戮桑?信息準確性不高，而且難以對紙質人事檔案進行全面監(jiān)控管理，一些人員私自更改人事檔案資料的現(xiàn)象難以杜絕。實現(xiàn)人事的信息化管理，不僅可以及時更新人事檔案，提高人事檔案的準確性，而且可以提高檔案管理的安全性。

傳統(tǒng)紙質檔案查詢、檢索效率低，而且反復查閱還會造成對紙質檔案的損壞，增加了檔案保管的難度。而實現(xiàn)人事檔案信息化管理，建立相應的人事檔案信息庫及檢索目錄，可以大大提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率，節(jié)省人力、物力。

傳統(tǒng)的紙質人事檔案對于工作人員的能力分析作用甚微，不能快速完成人員的比對與分析，因此，紙質檔案的作用在人力資源的管理中經常被忽略。但是經過信息化建設的檔案管理能實現(xiàn)快速的信息篩選和分類對比，完成多個角度的工作人員能力分析，從而為人員工作崗位調整和人力資源配制提供依據(jù)。與此同時，在建立信息化的人事檔案的過程中，通過人事部門和其他部門的協(xié)調工作可以有效地提高整體工作效率，對于提高資源的整合能力具有突出作用。

二、人事檔案信息化建設措施分析

（一）增強安全管理。信息化人事檔案的安全管理可以從以下幾個方面入手：首先，嚴格控制檔案信息的訪問權限。其次，無關移動存儲器不能與信息存儲計算機鏈接。再次，安裝殺毒軟件并進行定期升級。最后，內部網絡特別是存儲管理網絡不得與互聯(lián)網鏈接，建立物理隔離。具體來看應制定詳細的檔案管理規(guī)章制度和懲罰手段，明確具體負責人的責任和義務，落實安全責任制。

（二）重視系統(tǒng)的定期維護。人事檔案的信息化管理是一個動態(tài)的過程，在此過程中需要對其進行定期的維護和更新，需要做到以下幾點：首先，信息錄入完整詳細，數(shù)據(jù)的完整性是后期管理的基礎。其次，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新意識，委派專職人員對數(shù)據(jù)庫進行信息更新和系統(tǒng)維護，人員變動和成長都是一個不斷變化的過程，只有將最新的信息錄入系統(tǒng)才能保證系統(tǒng)在使用中的可靠性。

篇（3）

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0230-01

隨著我國科學技術的不斷進步，信息技術的發(fā)展更是突飛猛進，信息技術已經應用到各領域中，信息化水平的運用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進入信息化時代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術等方面要做出相應變革才能適應社會進步和經濟快速發(fā)展的新時代的要求。

1 信息時代背景下人事檔案管理的新要求

1.1 檔案信息數(shù)字化

信息時代的一個重要標志就是計算機技術的發(fā)展以及被廣泛的應用到各領域中，社會進步后就需要有新的檔案管理模式，可以對人事檔案進行更科學的、更完善的管理。為了滿足信息時代人事檔案管理的新需求，首先要對原有的檔案資料進行全面的數(shù)字化轉型，即借助電子手段將紙質人事檔案轉變?yōu)閿?shù)字式的人事檔案，以數(shù)據(jù)庫的形式進行存儲。

1.2 檔案信息傳輸網絡化

由于人事檔案中含有大量的個人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見人事檔案對保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質的形式進行記錄、保存，因此在移交過程中要經過多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過程中出現(xiàn)泄密行為，很難確定具體責任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過網絡就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風險。

1.3 檔案制訂標準化

在當今的信息時代下，信息資源共享是其中的主要內容，但是要達到信息共享有一個必要的前提就是信息標準化，也就是說所有信息資源在記錄、傳遞時使用統(tǒng)一的標準。人事檔案的傳統(tǒng)管理中缺乏規(guī)范性，導致社會人才信息整合困難。信息時代背景下需要將信息進行整合，采取的手段就是制定統(tǒng)一的檔案標準，借助人事檔案管理系統(tǒng)軟件對人事檔案進行管理標準化的管理，實現(xiàn)信息共享。

2 信息時代背景下人事檔案管理的發(fā)展趨勢

2.1 人事檔案的信息數(shù)字化管理

由于計算機技術在檔案管理領域的應用，信息時代的人事檔案管理必然會向檔案信息數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案向的數(shù)字化管理方向發(fā)展的前提是建設出完善科學的管理系統(tǒng)軟件，因此在確定人事檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的基本框架之后，要謹慎選則安全系數(shù)高且相對完善的人事檔案應用軟件。人事檔案信息按照規(guī)定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質量控制，并充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。

2.2 人事檔案網絡化管理

在信息時代互聯(lián)網技術得到大力發(fā)展，將互聯(lián)網技術引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網絡化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權力的相關部門才能獲得調閱權限，還要保證信息在異地共享的過程中的安全。人事檔案管理的網絡化要依靠現(xiàn)代化的管理手段實現(xiàn)，因此對管理者素養(yǎng)的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實的檔案管理基礎知識，同時具備熟練的軟件操作能力。

3 完善人事檔案信息管理體制的策略

在信息時代的背景下檔案管理必然向數(shù)字化與網絡化發(fā)展，為了避免人事檔案在管理上出現(xiàn)問題，就必須從多方面加強控制，相關部門的人員組成以及相關規(guī)章制度都要進行優(yōu)化。對人事檔案管理進行全過程監(jiān)督，制定科學的績效考評機制。

3.1 實施專人負責制

在信息時代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業(yè)技能，例如掌握必要的信息化管理知識，具有檔案保護等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數(shù)職不利于檔案管理，因此對檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業(yè)能力過硬的檔案管理人員專職負責，將職責劃分清晰，無論哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都能確定責任人。

3.2 提高檔案管理人員素質

當前我國有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續(xù)工作，這種行為導致檔案管理部門人員結構單一，不能及時注入新鮮血液，一味以老方法開展工作影響現(xiàn)代化建設進度。要優(yōu)化人員組成，有計劃的引進人事檔案管理的專業(yè)人才，對原有檔案管理人員定期進行職業(yè)培訓，全面提高工作能力。

3.3 完善內部管理模式

科學、完善的管理制度可以對人事檔案管理部門日常工作進行監(jiān)督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據(jù)管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據(jù)具體情況制訂詳細的工作流程，依照流程進行檔案信息化管理。

3.4 制定內部考核機制

要有公平的評價機制和考核機制才能確定檔案管理人員在工作中的表現(xiàn)，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進的，因此，要根據(jù)人事檔案管理的特點制定一套獎懲制度。對工作認真，有突出貢獻的工作人員在精神以及物質上進行雙重獎勵，給予“優(yōu)秀工作者”的稱號以及一定數(shù)額的獎金；對工作能力差，態(tài)度不認真，工作出現(xiàn)失誤的工作人員進行罰獎金、批評，造成嚴重后果者給予處分或追究法律責任。

3.5 經費實行全面管理

在檔案管理信息化的同時也要注重財務方面的問題，人事檔案信息管理計劃必須是全面的，將管理過程中出現(xiàn)的一切費用都納入預算管理。以收支平衡為原則編制預算表，按照上級部門的撥款安排支出。

4 結語

人事檔案管理在信息時代必將發(fā)生巨大變化，為了能適應需求現(xiàn)存的人事檔案管理模式要及早開始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經驗建設符合人事檔案管理特點的管理體系。目前科學技術發(fā)展迅速，所以要關注科技科學技術的發(fā)展及時掌握最新的科技知識，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學發(fā)展觀為指導，將人事檔案管理向著更深層次的數(shù)字化、標準化、集成化的方向發(fā)展。

參考文獻

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? ? ? ?傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，其最主要的任務莫過于管理各項與人相關的信息資源。而現(xiàn)如今，隨著時代以及信息技術的不斷發(fā)展，其不僅讓我國的社會經濟發(fā)生了巨大變化，也讓人事檔案管理工作的內涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設，是我國迅速發(fā)展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展需要，也是順應潮流，適應時展的新舉措、新要求。

一、加強信息化建設的指導思想

? ? ? ?在信息化技術愈漸發(fā)達的今天，人們對信息化建設也越來越重視，而信息化于各行各業(yè)中的廣泛運用，基于信息化本身所具備的動態(tài)性、及時性以及快捷性等特征，故也極大促進了各行業(yè)的發(fā)展。對此，要想切實加強對人事檔案的管理，除了人事檔案管理人員本身需具備良好的管理意識外，有關信息化技術的引進亦當引起相關管理者的足夠重視。當然，有關人事檔案管理的信息化建設，同樣也意味著人事檔案管理人員需具備更高的信息素養(yǎng)，對此，作為人事檔案管理人員，其在實際的管理過程中，需務必做到以下幾點：首先，人事檔案管理人員，其本身必要具備不斷進取的良好學習態(tài)度，如此方能積極投入到對信息化技術的學習過程中，繼而確保對先進信息化技術的合理利用。其次，身為人事檔案管理人員，其本身須始終具備良好的管理意識，并在實際的管理過程中，堅持“以人為本”的管理原則，如此方能讓人事檔案管理與其他管理工作相契合，繼而激發(fā)人事檔案管理人員的工作責任心與積極性。最后，作為人事檔案管理人員，其在實際的管理過程中應務必意識到人事檔案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵從實際，并積極聯(lián)系信息化、自動化的管理思想，切實促進傳統(tǒng)人事檔案管理工作逐步往現(xiàn)代化的方向發(fā)展，繼而在提升人事檔案管理工作效率的同時確保理想的管理質量與成效。

二、加大對人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)力度

? ? ? ?要想促使人事檔案管理逐步往信息化的方向發(fā)展，必須建立一個信息化的操作平臺，否則任何事項都無異于一紙空談。對此，無論是政務的人事檔案管理人員或科研人員，其在實際的工作中，都應務必致力于人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)，并基于當前所使用的各類操作系統(tǒng)予以更新和升級，建立出一套相對更為科學且完善的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以滿足當代社會對政務人事檔案管理工作的要求。當然，有關人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立，其除了需具備管理、維護、增、刪、查、改等基本功能外，尚需實現(xiàn)與政務其他資源之間的溝通與共享，以人事檔案向社會提供服務為重心，強化服務意識，不斷提高管理效率和服務水平，為上級領導選拔人才提供真實可靠的人事信息。

三、采用一體化管理規(guī)范人事檔案信息化建設

? ? ? ?現(xiàn)階段我國的人事檔案管理大多是紙質材料和電子文檔，總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，有關人事檔案管理信息化管理系統(tǒng)的建立，既要以網絡和計算機技術為支撐，也應囊括人事檔案管理的方方面面，包括信息資源的查詢與傳遞、檔案的分類建立與保管等。采取一體化的管理體系，要將科學技術與人事檔案管理工作相結合，從人事檔案管理工作的實際情況出發(fā)，堅持循序漸進的原則，做好兩者的協(xié)調工作，實現(xiàn)由初級到高級的有效轉變，并成立綜合性人事檔案管理資源庫和分級化人事檔案管理資料庫，以此來共同形成信息化人事檔案管理平臺，有效提高人事檔案管理工作的效率和水平。同時，在統(tǒng)一、科學、合理的標準上，利用計算機技術將原始的檔案信息與檔案數(shù)據(jù)進行存檔，從而更為完善地建立起一個現(xiàn)代化、專業(yè)化的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，方便資源的傳遞與共享。堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合，面向應用，建立“活庫”，以利用效率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”，建立一個現(xiàn)代化的人事檔案數(shù)據(jù)庫，最終實現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化，便于信息的共享。這樣就能夠使管理工作中的檔案的建立、接收、派發(fā)、保存、使用、查詢等實現(xiàn)一體化，從而讓檔案管理工作更加高效便捷。

四、加大資金投入保證人事檔案信息化建設

? ? ? ?人事檔案管理的信息化建設，在實際的管理過程中，應務必保證在人事檔案管理信息化建設方面的資金投入力度。人事管理者需對相關資源的配置是否合理予以充分考量，盡可能節(jié)省人事檔案管理信息化建設開支，并確保人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設的科學性與有效性。同時，加大投入以提高檔案管理人員的基本素質、執(zhí)行能力、技術設備操作水平，備份相關的人事檔案信息，設置數(shù)據(jù)信息、設備數(shù)據(jù)庫的使用權限，從而多方位確保人事信息檔案的安全?？傊?，隨著時代的不斷發(fā)展，如今，人事檔案管理的信息化建設已然成為社會發(fā)展的必然要求。作為人事檔案管理人員，在實際的管理過程中，應務必聯(lián)系現(xiàn)代先進的信息技術，不斷強化自身的信息化水平及能力，提高人事檔案管理工作效率，更好地為人事工作和經濟社會發(fā)展提供全方位、更準確、更快捷服務的現(xiàn)實需要。

篇（5）

關鍵詞：

人事檔案管理；信息化建設；企業(yè)管理；信息資源；制度保障

所謂人事檔案，就是對家庭情況、工作業(yè)績和個人經歷等各方面信息的記載，可以說是一個比較完善的個人信息儲存庫，其對于企事業(yè)單位進行人才的選拔、晉級和晉升等人力資源方面的開發(fā)和管理工作有著重要作用。而面對新的時代背景以及人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也由傳統(tǒng)人工手工的管理方式向著現(xiàn)代信息化的管理方式轉變，這種高效化的人事檔案管理方式已然成為新的研究課題。

1人事檔案管理工作中存在的一些問題

1.1缺乏足夠的重視

目前來說，許多企事業(yè)單位都沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視，很多單位的領導還存在著“人事管理沒有效益”的錯誤觀念，因此忽略了對人事檔案管理的投入，以至于檔案管理工作的基礎薄弱，管理制度也不夠完善且形同虛設，而這一切都導致人事檔案管理的工作不能發(fā)揮其真正的作用。

1.2缺乏專業(yè)的人才

當前我國多數(shù)的企事業(yè)單位中，進行人事檔案管理工作的人員都存在著年齡較大的問題，而且有些工作人員還是照顧性調進，這些專業(yè)素質低下、未受過專業(yè)培訓的工作人員給正常的人事檔案管理工作帶來許多阻礙。管理人員的思想陳舊，進行檔案管理還是守著老一套，不利用新技術，而懂得利用新技術的年輕工作人員卻缺少管理人事檔案的基礎原則、知識和流程。專業(yè)人才的缺乏給人事檔案的管理工作帶來了很大難度。

1.3缺乏先進的手段

面對當前信息技術高速發(fā)展的新形勢，我國很多企事業(yè)單位在進行人事檔案的管理工作還依然墨守成規(guī)、故步自封，依靠傳統(tǒng)紙質檔案建立和保管的方式，即使部門配備了電腦，卻無法充分利用，沒有建立電子檔案、進行網絡查詢與檢索的意識，白白浪費了大好資源，也使得人事檔案管理的工作效率極低。

1.4缺乏完善的制度

如同人事檔案管理的工作手段一樣，很多企業(yè)單位同樣缺乏完善的人事檔案管理制度，面對信息化的發(fā)展還是依靠過往陳舊的制度，跟不上時代的步伐。就是因為不能根據(jù)信息化發(fā)展的要求以及自身工作實際而制定出完善合理的人事檔案管理制度，以至于很多企事業(yè)的人事檔案管理工作存在著許多問題，甚至阻礙自身單位的發(fā)展。

2新形勢下人事檔案管理信息化建設的意義

2.1有助于提高人事檔案管理的工作效率

當前社會是一個信息化高速發(fā)展的社會，信息成了這個時代最有價值的東西，將各種信息挖掘出來并轉變成資源價值就是目前的時代要求。因此對企業(yè)的人事檔案管理進行信息化的建設是促進其向著現(xiàn)代化發(fā)展的一個重要推動力，只有這樣，才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程，利用網絡來提高其工作的效率。

2.2有助于共享人事檔案管理的信息資源

信息化時代的背景之下，信息資源已然成為現(xiàn)代市場經濟的條件下的一種重要的戰(zhàn)略資源，加強信息化的關聯(lián)效應，利用不同信息交叉管理的應用，能夠創(chuàng)造出各種商機，因此對人事檔案的管理進行信息化的建設也是促進企事業(yè)發(fā)展的一個重要途徑，加密人事信息，推動人才的建設發(fā)展，不僅能夠發(fā)揮出人才的最大價值，而且通過信息資源的共享也能更好地服務現(xiàn)代化建設。

2.3有助于查閱人事檔案管理的相關信息

傳統(tǒng)紙質的人事檔案在查閱時通常要花費很多時間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計算機對各種信息進行集成處理，能夠簡化各種復雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對檔案進行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質檔案，在網絡上進行檢索，信息能在最快時間內被查閱出來，極大地發(fā)揮出了檔案的使用價值。

3新形勢下人事檔案管理信息化建設的建議

3.1強化認識

目前很多企事業(yè)單位不能發(fā)揮出人事檔案管理最大效益的一個重要問題就是沒有足夠的認識，因此想要成功開展檔案管理的信息化建設，就必須強化單位的認識。只有單位領導意識到人事檔案管理信息化建設的重要性，轉變傳統(tǒng)的觀念，才能跟上時代的步伐，依靠信息化技術來提高人事檔案管理的工作效率，促進單位管理的高效化。

3.2配備設備

想要成功開展人事檔案管理的信息化建設，除了要有足夠的重視，還需要實際的“物質條件”，所以企事業(yè)必須要加大對人事檔案管理的投入，引進各種先進技術設備，同時也需要建立一套完善的網絡信息的管理系統(tǒng)，這是檔案進行信息化管理的一個重要的硬件設備和物質基礎，同時也是主要的信息傳輸與共享的方式。

3.3確保安全

總而言之，想要實現(xiàn)人事檔案的信息資源共享，就必須要保證信息的安全，這二者是共存、相互統(tǒng)一的。只有加強了檔案信息的安全，才可以保證檔案信息不會泄露。所以各級的檔案管理部門必須要加大對檔案信息的安全保護，同時加強建設網絡的權限，一旦有信息泄露的情況發(fā)生，必須要進行嚴懲，以保證網絡的安全。另外，也要加強對檔案管理人員的教育培訓，以確保不會發(fā)生人員泄露信息的情況。

3.4加強培訓

在新形勢下，想要做好人事檔案管理的信息化建設工作，還有一個重點就是要加強對檔案管理工作人員的培訓，企事業(yè)只有建立起具有管理型人才、復合型人才和高科技人才的管理工作隊伍，才能保證信息化建設能順利進行。同時，還要對新職以及現(xiàn)職人員都進行專業(yè)的培訓，同時開展各種技術交流，以確保檔案管理的工作人員不會對檔案工作造成阻礙。

3.5建立制度

制度的保障對于人事檔案管理信息化的建設有著非常重要的作用，正是由于相關管理制度的缺失，才導致現(xiàn)階段人事檔案管理工作中存在著許多問題。所以企事業(yè)單位必須要結合當前信息化時代的背景特點以及自身單位檔案管理工作的實際來制定出一套科學合理的規(guī)章制度，以保證工作人員在進行檔案管理工作時能有據(jù)可依、有章可循，從而促進檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，最終發(fā)揮出檔案管理的真正效益。

4結語

綜上所述，在當前信息化的時代背景之下，企業(yè)的人事檔案管理工作也必須與時代相結合，促進其信息化的建設，提高檔案管理工作的效率，發(fā)揮其真正作用，最終促進企事業(yè)單位發(fā)展有著重要意義。

參考文獻

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篇（6）

人事制度改革中需要大量的人事統(tǒng)計信息。例如：在高校的專業(yè)技術崗位設置中，高、中、初級的崗位結構比例，正高級與副高級崗位之間的比例，各專業(yè)技術崗位內部不同等級之間的結構比例，主管部門是要實行總量、結構比例和最高等級控制的。所以在設計本單位的崗位設置方案時先要了解本單位人員結構的現(xiàn)狀，已取得而未聘用的專業(yè)技術等級的情況，還要了解人員的專業(yè)結構等，才能做到心中有數(shù)，使本單位的崗位設置方案既能達到上級主管部門對人員比例控制的要求，又能留有一定空間為今后的人員聘任做好準備。這些資料都來源于人事檔案和信息統(tǒng)計工作，而且不是一次性的工作，每一次崗位聘任的實施都需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計提供最新的資料，這直接影響到崗位聘任方案的制定統(tǒng)計聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在實施中的績效工資改革需要大量的人事檔案統(tǒng)計信息

正在進行中的績效工資改革要求每個單位要制訂符合本單位實際情況的績效工資實施方案。這個方案既不能超出財政部門清理津補貼的標準和人社部門批復的績效工資總額，又要使績效實施后本單位人員的收入水平不低于以前的水平，基本性績效和獎勵性績效的分配要符合政府部分的分配比例，這都需要人事檔案管理提供準確人事檔案統(tǒng)計信息尤其是收入情況信息。

（三）剛剛完成的教職工基礎信息采集工作對檔案管理

的歸檔材料提出了新的要求教職工基礎信息采集是自上而上布置下來的，里面涉及到大量的人事基本信息、工資信息、社會保障信息、專職教師的相關信息。其中對于專職教師的信息在目前的人事檔案歸檔材料中還是一個空白。因為這個平臺是一個動態(tài)管理的資料庫，缺少的這部分信息需要在今后的工作中逐步的收集資料進行完善。

（四）住房補貼的摸底調查工作

住房補貼的摸底調查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后參加工作的新職工的每年每月的工資情況，參加工作時間的確認、本人應享受的住房面積，調動工作的人員還要原單位出具是否享受過福利分房的證明。這些信息的準確性直接涉及到教職工的切身利益，需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作來提供大量的資料。

（五）職稱的評定

教職工最為關心的職稱的評定工作由于2011年新職稱評審辦法的實施發(fā)生了很大的變化，對教職工原職稱的取得和聘任時間都需要準確的確認，這也需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作來提供準確的資料。

二、目前高校人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作存在的問題

（一）缺少專職的人事檔案管理和信息統(tǒng)計人員，信息統(tǒng)計和分析工作難于開展

人事檔案材料的整理和歸檔管理是一個耗時耗力的工作，需要有專人靜下心來做這項工作。目前高校的檔案管理基本上都是人事管理部門的人員兼職來做，而人事管理工作也很多，難以有足夠的精力來做檔案工作，既懂人事檔案管理又具備一定統(tǒng)計知識人員都是難得，對人事檔案統(tǒng)計信息進行綜合分析更是無從談起。

（二）人事檔案管理信息化水平低，信息統(tǒng)計工作難以滿足日常的工作需要

目前高校的人事檔案歸檔情況并不樂觀，經常出現(xiàn)調動人員回原單位找檔案中缺少的資料的情況。檔案信息化水平很低，信息統(tǒng)計工作無法滿足目前的管理需要。

（三）人事檔案管理和信息統(tǒng)計的規(guī)章制度不健全

各高校對人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作不夠重視，相應的規(guī)章制度建設也得不到應有的重視，對從事此項工作的人員也沒有相應的激勵制度，難以激發(fā)工作人員的積極性，這也導致了鮮有人員愿意從事這項寂寞的工作。

（四）人事檔案利用服務的方式還是傳統(tǒng)和被動的

長期以來檔案管理給人的印象都是“保管員”，似乎什么人都能做這個工作，提供服務的方式也是查詢、摘錄，簡單的匯總。這種服務方式已難以滿足管理的需要。

三、如何做好高校人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作

（一）提高對人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作重要性的認識

在單位設立專職崗位、專職人員來做此項工作?？朔吧厦娌蛔?，下面不急”和“重整理、輕統(tǒng)計分析”的思想。

（二）加大檔案管理和信息統(tǒng)計的投入，提高檔案管理和信息統(tǒng)計的信息化水平

傳統(tǒng)的檔案管理偏重于歸檔和材料的整理，一般需要的工具很簡單，象剪刀、膠水、裁紙機、打眼機等就可以了，而隨著檔案管理信息化的發(fā)展，計算機、打印機、掃描儀、管理軟件等工具也是必不可少的，目前無論是硬件設施（設備、工具）還是軟件（人員、培訓）等的投入，都難以滿足工作的需要。

（三）建立健全人事檔案管理和信息統(tǒng)計工作制度

完善檔案歸檔整理和信息統(tǒng)計分析的動態(tài)管理制度，完善考評機制，調動從事此項工作人員的積極性。

（四）改變人事檔案管理和信息統(tǒng)計服務的方式

提升服務層次改變傳統(tǒng)和被動的服務方式，主動征求各部門對人事信息需求，滿足他們從人事檔案中提取符合各自需要的信息的需求，充分發(fā)揮人事檔案管理在統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析和預測等方面作用。目前高校的檔案管理普遍存在著歸檔材料多，例如個人的工資檔案每年一張表，別說上千人的高校就是幾百人的高校每年歸一次也是件頗為耗時耗力的工作，而此項工作是一個長期性的工作，需要長效管理，及時更新，為信息統(tǒng)計和分析提供基礎資料。同時，要完善考核制度，以激發(fā)檔案管理和信息統(tǒng)計工作人員工作的積極性，變被動的管理為主動的管理，提高檔案利用的效率。

篇（7）

0引言

人事檔案管理工作是企業(yè)單位人力資源管理中的一項重要環(huán)節(jié)，在全球信息化的背景之下，以往傳統(tǒng)人事檔案管理工作模式早已不能符合現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，人事檔案管理內涵以及工作業(yè)務的發(fā)展重心實現(xiàn)了更大的延伸，也就是企業(yè)應明確怎樣做好人事檔案管理的信息化建設，進而真正推動該項工作的現(xiàn)代化發(fā)展。然而目前，縱觀企事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設工作不難看出，其仍舊包含較多問題，對企業(yè)單位人事檔案工作的持續(xù)全面發(fā)展形成了一定的阻礙影響。為此，我們應制定科學有效的對策，積極開展人事檔案信息化建設，方能達到事半功倍的工作效果。

1人事檔案管理信息化建設的重要性

人事檔案管理信息化建設主要是采用現(xiàn)代化計算機信息技術完成人事檔案資源的整理、處置，并提供相應的應用服務，該過程體現(xiàn)出了檔案信息資源管理的網絡化以及數(shù)字化特征，可進一步加快人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程，由此可見該項工作將對企業(yè)單位人事工作、生產管理形成極為重要的影響。首先，人事檔案管理信息化，由電子檔案的形成、收集、檢驗、歸檔、入庫直至應用等流程均需要借助自動化系統(tǒng)實現(xiàn)，可令管理員工避免從早到晚一直忙于瑣碎事務，這樣一來人事檔案管理效率將明顯增長。其次，人事檔案管理信息化完成了人事檔案管理的無紙化、網絡化發(fā)展，使復雜的模塊實現(xiàn)了全面集成，例如薪酬管理、工作業(yè)績評估、檔案信息管理等，利用人事檔案信息集成數(shù)據(jù)庫可更快地查詢到所需要的各項人員信息。省略了檔案工作人員處理原始資料的較多時間，對保護人事檔案原版紙質資料的完整性極為有利，同時可更好地實現(xiàn)信息資源的全面共享。另外，加強人事檔案管理信息化建設，企業(yè)領導決策人員可更快地了解到不同級別干部人員道德、才干、業(yè)績、廉政等層面的相關信息，進而為培養(yǎng)人才、崗位晉升、人員聘用提供科學的參考資料。

2人事檔案管理信息化建設包含的問題

縱觀當前企業(yè)單位人事檔案管理信息化建設工作不難看出，其呈現(xiàn)出一定的代表性問題。首要問題在于沒有形成科學的認識，因此對人事檔案管理信息化建設工作不夠重視。一些人錯誤地認為，該項工作僅僅是輔環(huán)節(jié)，無需列入重點計劃進行管理，沒有擺正人事檔案管理的應有地位。在這種錯誤認識的前提下，企業(yè)單位無法投入充足的人力與財力資源，對人事檔案管理信息化建設的有效開展形成了一定的阻礙影響。

當前，一些企業(yè)單位進行檔案管理通常應用傳統(tǒng)模式，由于較多重復性工作耗費了員工精力，導致工作效率低下。同時，當前企業(yè)單位人事檔案資源的提供、應用仍舊多為實體檔案，大量的多次翻閱會導致檔案損壞以及不完整的問題，檔案管理保存工作無法全面落實。在建設人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)過程中，一些企業(yè)單位并沒有形成一致的標準與規(guī)劃，導致數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)欠缺應有的完整性以及系統(tǒng)性，信息采集不完整，一些信息不確定，無法第一時間更新，使得人事信息呈現(xiàn)出混亂的現(xiàn)象。同時，部分企業(yè)僅能在員工基礎信息、編輯檔案目錄、傳遞檔案資源等環(huán)節(jié)應用計算機管理，信息化水平有限，較難完成資源共享。

以往，人事檔案資源管理通常通過手工方式進行裝訂，無需員工有較高的技能與素質，然而伴隨人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)更加需要素質水平較高的復合型人才方能有效開展人事檔案管理。

3人事檔案管理信息化建設策略

3.1更新觀念、完善制度、擴充投入

人事n案管理信息化建設的有效執(zhí)行應由觀念認識這一源頭人手，完善管理制度，擴充投入，創(chuàng)建穩(wěn)定的工作隊伍。觀念意識層面，企業(yè)單位各階層領導應重視信息化建設，做好領導組織工作，提升扶持力度，通過多元途徑籌措經費，確保信息化建設以及系統(tǒng)應用需要的各項費用。同時，應做好軟硬件設施建設管理，積極開展人事檔案數(shù)字化、網絡化應用開發(fā)研究。制度建設層面，應創(chuàng)建完善的應用系統(tǒng)，提升安全保密水平，制定自檢監(jiān)督管理制度，為人事檔案信息化管理建設夯實基礎。再者，應加強員工隊伍建設，創(chuàng)建完善的人才培訓管理制度，打造出一大批掌握豐富人事檔案管理知識與高水平技能、同時能夠熟練應用計算機技術、精通信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)操作的綜合人才。

3.2強化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設

企業(yè)單位在建設人事檔案管理信息化系統(tǒng)前期，應針對單位現(xiàn)實狀況，面向企業(yè)全員人事檔案信息做細致、嚴格的甄別篩選，確保數(shù)據(jù)信息錄入精準完善。基于數(shù)字檔案信息的錄入以及電子信息的形成，創(chuàng)建完善全面的個人信息資料庫、干部履歷庫、工資水平庫、專業(yè)員工科研項目庫、個人表現(xiàn)庫、人才照片庫、任免信息庫等。另外，應定期豐富、充實、更新檔案資料，提升人事檔案時效性、精準性與可靠性，同時需要做好信息庫資源的合理分類，在設定權限的基礎上進行檢索，確保檔案資源的有序、順暢運行。

3.3做好人事檔案信息資源網絡化建設

信息時代，企業(yè)單位應基于網絡服務器為信息平臺，重視網絡系統(tǒng)優(yōu)化，加強人事檔案信息化管理工具軟件的配置，進而為用戶提供可靠、優(yōu)質的網絡信息數(shù)據(jù)服務，擴充人事檔案管理信息化建設的覆蓋范疇。另外，應以各個職能單位工作權限為基準劃定系統(tǒng)模塊，添加企業(yè)有關組成機構的信息資源，真正完成員工、薪酬、勞動合同、保險資料、工作報表等資源的網絡化、信息化管理，創(chuàng)建形成整體、多元化、層次結構分明、現(xiàn)代智能化、保密安全的人事檔案信息化管理網絡體系，為企業(yè)單位制定人事管理決策提供重要的參考信息。

3.4完善人事檔案管理網絡安全防護

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 063

[中圖分類號] R197.3； G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0110- 01

隨著我國醫(yī)療事業(yè)水平的不斷提高，各級醫(yī)院的信息化建設進一步加強。醫(yī)院人事檔案管理的信息化是十分必要的，有助于醫(yī)院的管理和運行減少成本、提高效率。

1 過去醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

1.1 管理手段落后

醫(yī)院的人事檔案管理完全人工操作，其查閱、調取、存放會耗費大量人力物力，非常不便。人事科的人員往往很有限，在大規(guī)模招聘、醫(yī)院人員集體簽訂勞動就業(yè)合同以及人事調動方面，容易出現(xiàn)錯誤和紕漏，而補救措施比較繁復，浪費檔案持有者和管理者的時間和精力。

1.2 材料的完整性與安全性無法保證

人事檔案的材料歷來是紙質的，即使要查閱一些很基礎的信息，也需從檔案保存庫中檢索、調取、審閱和轉入轉出，需要查閱的越多，期間翻閱檔案材料的次數(shù)越多，極容易造成檔案的老化、缺損、甚至丟失。而且由于管理人員頻繁進出檔案室，直接導致檔案保存庫很難保證溫度、濕度的恒定。如果不注意進出人員的衣服面料、隨身物品，稍有不慎甚至會引起火災等重大災難事件的發(fā)生。

1.3 檔案意識淡薄

現(xiàn)代社會，人才流動加速，人檔一體、檔隨人走的格局被打破。實際工作中，人事檔案里的信息很難被醫(yī)院管理者快速有效獲取。隨著時間流逝，往往連工作人員本人也對自己檔案里的內容感到印象模糊。因此，無論檔案管理者還是檔案的擁有者往往對檔案的重視程度不夠，認為檔案并不能對實際工作起到作用。

1.4 人事科部分人員的業(yè)務水平較低

人事檔案管理需要高素質的人才隊伍，而醫(yī)院一般對醫(yī)務工作者的專業(yè)素養(yǎng)比較重視，卻往往忽視了對人事科人事檔案管理隊伍的技術培訓、業(yè)務水平提高以及責任感、使命感的培養(yǎng)，造成業(yè)務能力的不足。同時，人事科人事檔案管理人員需要相對固定，頻繁的變動也會造成業(yè)務處理能力下降。醫(yī)院是一個特殊的行業(yè)，對醫(yī)務工作者的思想品德、專業(yè)知識、業(yè)務能力等方面具有很高的要求。醫(yī)院在選拔學科帶頭人、技術骨干等人才的時候，會更看重該同志的專業(yè)技術能力及學科領域內的專長，在相關學術領域產生了什么樣的影響。而我們現(xiàn)在的檔案最大的弊端恰恰就是干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。這就要求人事檔案管理人員掌握文件精神，積極準確收集歸檔材料并正確歸類，使個人檔案內容更加充實，有血有肉。

2 醫(yī)院人事檔案管理信息化的作用

2.1 節(jié)約成本，提高效率

實施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運的不便，又可以避免人工抄寫可能出現(xiàn)的錯誤，即使出現(xiàn)錯誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動中解脫出來，同時保證了檔案材料的格式統(tǒng)一，整齊一致。

2.2 利于保存，安全有保障

實施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創(chuàng)立原始數(shù)據(jù)庫之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會造成檔案的缺損，利于檔案庫內環(huán)境的穩(wěn)定，延長了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

2.3 有效利用檔案信息

人事檔案是個人的書面反映。個人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發(fā)展方向，同時方便醫(yī)院管理者對醫(yī)院人員的情況有一個全面了解，有助于個人的進一步發(fā)展。在考核評價中用真實信息說話，所有人的情況都能一目了然，使考評工作公開、公正、公平進行。

2.4 促進檔案管理人員提高業(yè)務水平

檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對人事檔案管理人員的業(yè)務水平提出了較高的要求。醫(yī)院人事科應定期舉辦培訓講座，提高管理人員的責任感，培養(yǎng)管理人員的電子計算機和網絡的操作能力、檔案的管理能力以及對新技術的探求和學習能力。

3 人事檔案信息化的實施

3.1 建立詳實的數(shù)據(jù)庫

人事檔案信息化建設最重要的部分在于建立詳實可信的數(shù)據(jù)庫，其中包含了員工的一切信息。檔案原件的掃描為數(shù)據(jù)的真實性提供了保證，電子檔案的建立則為檔案信息的簡便、高效查詢提供了途徑，同時也規(guī)范、統(tǒng)一了個人信息的頁面格式和采集哪些檔案信息。

3.2 建立醫(yī)院內部網的登錄查詢模塊

數(shù)據(jù)庫建立后，資料仍是封閉的，利用醫(yī)院內部網，建立登錄模塊即可有效查詢，并逐漸實現(xiàn)從HTML或Excel的結論信息化向過程網頁信息化轉型，為保證信息的規(guī)范、安全，還要制定科學的用戶權限管理制度，定期維護應用程序。

3.3 加強檔案管理者的信息安全意識

網絡安全是檔案信息化的管理重點，隨著計算機技術的快速發(fā)展，新型計算機病毒、用戶名及密碼破解器等黑客技術層出不窮，檔案管理人員需要時時防范，定時殺毒、備份重要數(shù)據(jù)，出現(xiàn)問題可及時恢復數(shù)據(jù)，使信息系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

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2人事檔案管理信息化工作策略

2.1創(chuàng)建完善的人事檔案管理信息化工作機制

持續(xù)優(yōu)化并合理規(guī)范的人事檔案工作機制以及工作流程，令其同信息化工作的具體需求合理適應。為此，應繼續(xù)創(chuàng)建優(yōu)質的內控體制以及責任追究管理制度，做好嚴格管控，進而確保檔案收集、歸檔管理的高效性以及全面完整性。并可在查閱的階段中，提升檔案資料應用的可靠安全性。針對檔案管理工作各個環(huán)節(jié)存在的問題，可履行問責管理機制，保證人事檔案管理工作的可靠有序性。再者，伴隨檔案信息技術的快速發(fā)展，應有效的更新當前管理工作方式以及具體的機制，進而提升人事檔案工作的人性化服務水平以及綜合控制力。

2.2做好人事檔案信息化工作數(shù)據(jù)庫建設

為提升信息化工作水平，應進一步加強數(shù)據(jù)庫建設，以人事機構為信息樞紐，借助安全可靠的計算機系統(tǒng)、掃描裝置、縮微技術、多媒體系統(tǒng)，全面發(fā)揮技術引導以及職能作用。可借助網絡系統(tǒng)的綜合優(yōu)勢進行高效的信息錄入、合理的檔案歸檔、安全的保管存儲、快速的信息搜索、精準的查閱、可靠的備份、及時的維護以及銷毀，實現(xiàn)全過程的信息化。實踐工作中，各單位應積極創(chuàng)建技術一流、功效明顯、便捷人性化的信息化服務網絡系統(tǒng)，確保人事檔案資源的進一步深入開發(fā)應用，以符合不同階層、不同機構人員應用信息進行統(tǒng)計查詢的綜合需要，真正提升實踐工作效率。

2.3提升人事檔案信息化建設可靠安全性，創(chuàng)建完善的人才管理機制

優(yōu)質的人事檔案信息化工作，需要創(chuàng)建合理可靠的安全規(guī)定，細化各項執(zhí)行標準，進一步創(chuàng)建健全的安全保障系統(tǒng)。例如，針對檔案信息數(shù)據(jù)制定合理、操作性強的信息備份以及恢復制度，確保信息儲存以及應用的可靠安全性。另外，應做好相關工作人員的安全教育培訓，提升他們的信息保密以及安全責任意識。另外，應優(yōu)先選擇操作可靠、通用性較強且可靠穩(wěn)定，具有良好安全保障機制的人事檔案操作系統(tǒng)，選擇正版殺毒工具，定期做好系統(tǒng)的備份以及病毒查殺，及時快速的更新軟件補丁，營造安全有序的人事檔案信息化工作環(huán)境。人才始終是信息化建設工作的核心要素。人事檔案信息化工作為持續(xù)優(yōu)化、不斷完善的過程，因此，應創(chuàng)建完善的人才管理機制，做好相關工作人員的培訓教育，使他們形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，擁有扎實的理論功底，掌握豐富的科技知識，并形成不斷開拓創(chuàng)新的精神，真正激發(fā)核心潛能，為人事檔案工作的信息化建設貢獻應有力量。

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2 信息技術發(fā)展給流動人員檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)

2.1 機遇

1.檔案收集與管理方式更為便捷

隨著信息技術的發(fā)展，紙質檔案逐漸被電子化的檔案所取締。單位流動人員人事檔案管理工作也由傳統(tǒng)的檔案收集、整理轉變?yōu)閷n案的監(jiān)控，一改往日檔案管理工作的繁瑣與冗雜，使得單位檔案管理向著便捷化方向大步邁進。

2.檔案利用率明顯提升

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案主要以紙質為主且長期處于被動翻閱狀態(tài)，使得一些單位對流動人員人事檔案信息的分析利用不到位，失去了檔案信息存在的意義。而在信息化背景下，通過云計算就能夠實現(xiàn)檔案信息的相互關聯(lián)，繼而用人單位通過這種方式對流動人員人事檔案信息進行挖掘、利用，將檔案信息的利用方式變被動為主動，實現(xiàn)了檔案信息的最大化價值。

3.流動人員人事檔案的保存更為完整

由于人事檔案使用頻繁，而紙質的案卷經常翻閱會不可避免的帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質檔案，其紙張經老化、脆變，已經承受不起反復的翻閱。大數(shù)據(jù)背景下，利用信息技術將流動人員人事檔案數(shù)字化后，就可以直接通?^計算機終端進行相關的查找瀏覽操作，使得紙質檔案的翻閱和復印次數(shù)大大降低。除此之外，在數(shù)字化過程中還可以對人員檔案進行字跡顏色加深處理，最大程度的使其恢復原有的樣貌，從而達到了保護檔案實體的目的。

2.2 挑戰(zhàn)

1.人員檔案信息安全性有待提升

隨著信息時代的到來，人事檔案儲存量的日益增多，在給數(shù)據(jù)分析利用帶來便捷的同時也給流動人員人事檔案信息的安全性帶來挑戰(zhàn)。由于很多單位人事檔案管理工作缺乏科學性、嚴謹性、創(chuàng)新性，不僅使得人事檔案管理工作效率低下而且極易使人員信息外泄，安全性得不到保障。因此，在這一時代背景下，如何維護流動人員人事檔案信息安全，提升流動人員人事檔案管理工作效率成為檔案管理工作所面臨的一大挑戰(zhàn)。

2.對檔案管理工作者專業(yè)素質提出更高的要求

信息技術的發(fā)展與應用在給檔案管理工作者帶來便捷的同時也對其專業(yè)素質提出了更高的要求。電子化的檔案管理摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理方式，代替以現(xiàn)代化的手段對檔案信息進行歸檔處理，因而更需要一些專業(yè)人員進行科技管理。這就對檔案管理者的專業(yè)素質提出了更高的要求。

3 提升流動人員人事檔案管理工作效率的措施

3.1 加強流動人員人事檔案管理人才隊伍建設

流動人員人事檔案管理工作的總體發(fā)展水平，很大程度上依賴于當?shù)貦n案管理人員的繼續(xù)教育水平。因此，作為一名檔案管理者首先要樹立起終生學習的理念，并要求自己恪守終身學習制度。其次，檔案管理工作者要經常性的參加一些有關流動人員人事檔案管理的知識培訓講座，不斷擴充自己的知識庫，以提升個人的學歷層次。再次，檔案管理工作者應當積極學習現(xiàn)代信息技術知識，并熟練掌握與檔案管理有關的應用軟件的使用方法，以適應信息化的發(fā)展要求。最后，檔案管理人員也應當不斷提升個人道德素養(yǎng)，不僅要時刻保持對工作的積極性，也要恪守職業(yè)道德規(guī)范，對一些特殊檔案做到嚴格保密。

3.2 健全流動人員人事檔案管理制度，提高流動人員檔案管理的規(guī)范性

由于當前檔案管理部門正處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之部門缺乏一定的檔案管理經驗。因此，其工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，對流動人員人事檔案管理信息化建設進程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題，相關人員應當結合發(fā)展實際情況，建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的流動人員人事檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證流動人員人事檔案管理制度化、規(guī)范化建設的順利進行。

3.3 進一步完善基礎設備，為加快流動人員人事檔案信息化建設進程提供外部保證