序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案規(guī)范化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1 檔案收集和歸檔

1.1 檔案的收集范圍

檔案收集范圍是指反映本單位工作實(shí)際、具有查閱和利用價(jià)值的各種門類和載體的文件。在履行職務(wù)過程中，任何人不得將形成的文件據(jù)為己有或者損毀。

1.2 檔案收集的質(zhì)量要求

為了便于保管和利用，檔案人員應(yīng)區(qū)別不同價(jià)值和年度，遵循文件形成規(guī)律，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，按照相應(yīng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)收集得到的各種門類和載體的歸檔文件和案卷。

1.3 整理歸檔的時(shí)間要求

為了便于齊全、完整收集文件材料，應(yīng)采用隨時(shí)和集中等檔案收集方法，保證排列有序，分類存放，有利于查找和利用工作的順利開展。（1）黨務(wù)、行政管理文件的整理歸檔應(yīng)在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理歸檔應(yīng)在科技活動(dòng)結(jié)束或之后3個(gè)月內(nèi)完成；（3）會(huì)計(jì)文件檔案在暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年，整理歸檔應(yīng)在次年3月底完成；（4）音像文件整理歸檔應(yīng)在相關(guān)活動(dòng)結(jié)束或之后3個(gè)月內(nèi)完成；（5）電子文件的邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)完成，對應(yīng)紙質(zhì)文件的物理歸檔在要求時(shí)間內(nèi)完成；（6）重大活動(dòng)形成文件的整理歸檔應(yīng)在此活動(dòng)結(jié)束或之后3個(gè)月內(nèi)完成；（7）專業(yè)文件的整理歸檔在行業(yè)主管部門規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)完成。

2 檔案整理和分類排列

2.1 整理檔案

在堅(jiān)持尊重和維護(hù)檔案本質(zhì)特性，保持文件檔案間的聯(lián)系，便于保管和利用的原則基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好檔案整理工作。

在文件檔案歸檔前，檔案管理者要進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查驗(yàn)收工作，也要監(jiān)督和指導(dǎo)歸檔后的統(tǒng)一編目工作。一般情況下，辦公室整理歸檔黨務(wù)、行政管理類紙質(zhì)文件；財(cái)會(huì)部門整理歸檔會(huì)計(jì)類文件檔案；相關(guān)科室整理其他類型的檔案資料。

2.2 分類排列檔案

一般采用“保管期限-年度”分類法排列文書檔案；按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和辦法，合理運(yùn)用保管期限、年度、發(fā)文機(jī)構(gòu)等分類方法排列其他門類和載體的檔案資料。

應(yīng)按照種類和載體類型的不同，分別排列檔案；按照相應(yīng)的分類方法排列相同種類和載體的檔案資料。

3 檔案基本編目和保管

3.1 檔案基本編目

檔案基本編目主要包括案卷封面項(xiàng)目、案卷脊背項(xiàng)目以及檔案盒封面和盒脊項(xiàng)目，要填寫齊全相應(yīng)項(xiàng)目。全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、“管期限、件（頁數(shù)）、檔號(hào)等組成了案卷封面項(xiàng)目，全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、案卷號(hào)等組成了案卷脊背項(xiàng)目，全宗名稱、全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)（室）、盒號(hào)等組成了檔案盒封面和盒脊項(xiàng)目。

用“全宗號(hào)-案卷目錄號(hào)-案卷號(hào)-件、頁（張）號(hào)”的方式編制以卷為單位的紙質(zhì)文書檔案檔號(hào)，用“全宗號(hào)-年度-保管期限-件號(hào)”的方式編制以件為單位的紙質(zhì)文書檔案檔號(hào)，用“類別號(hào)-項(xiàng)目號(hào)-案卷號(hào)-件、頁（張）號(hào)”的方式編制科技檔案檔號(hào)，按照相關(guān)規(guī)定編制其他類型檔案資料的檔號(hào)。要完整齊全規(guī)范填寫卷內(nèi)目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄，要按照《文書檔案著錄細(xì)則與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等的規(guī)定編制機(jī)讀目錄。

3.2 檔案保管

檔案保管應(yīng)嚴(yán)格遵守“集中統(tǒng)一管理”的基本原則。檔案人員應(yīng)對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，檔案庫房內(nèi)非工作人員不得入內(nèi)。要建立適宜檔案安全保管保護(hù)的相應(yīng)庫房和柜架，容積要符合遠(yuǎn)期發(fā)展需要，配備“八防”設(shè)備并按照規(guī)定進(jìn)行定期和不定期的維護(hù)、演練使用和檢查，并做好記錄。要整齊排放檔案柜架，檔案排列入柜要按照規(guī)范進(jìn)行，并設(shè)置有指引標(biāo)識(shí)。

要保持庫房清潔衛(wèi)生，微小氣候適宜，室內(nèi)不得擺放非檔案物品。要調(diào)控庫房溫度在14℃～4℃、相對濕度在45%～60%之間，監(jiān)測溫度、濕度頻次在每周4次以上。

4 檔案鑒定銷毀和統(tǒng)計(jì)移交

4.1 檔案鑒定銷毀

檔案管理人員要對檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)和歷史作用進(jìn)行正確分析和鑒別，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確認(rèn)定。這要求單位應(yīng)成立檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)完成此項(xiàng)工作。按照職責(zé)要求，檔案管理人員必須參加檔案資料并指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作。

要根據(jù)各門類、載體檔案的保管期限和歸檔與不歸檔范圍等規(guī)定，鑒定檔案的保存價(jià)值。鑒定人員要逐卷逐件分析、研究案卷，完成檔案鑒定工作，根據(jù)相關(guān)規(guī)定寫出鑒定銷毀意見和報(bào)告，審查工作由鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成員完成。對于審查符合銷毀的檔案應(yīng)填寫銷毀清冊，銷毀在主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行。必須在2人以上在清冊上簽字并現(xiàn)場監(jiān)督銷毀檔案，同時(shí)在清冊上詳細(xì)記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)和方法，對存在的問題及時(shí)糾正。

4.2 檔案統(tǒng)計(jì)和移交

要及時(shí)準(zhǔn)確記錄檔案資料的各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對室藏檔案資料情況要及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確記錄其數(shù)量變動(dòng)情況，真正做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)，帳實(shí)相符，不得出現(xiàn)錯(cuò)誤。檔案行政管理部門要求報(bào)送的檔案工作報(bào)表腰按照要求在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成。調(diào)離工作崗位的檔案人員必須按照規(guī)定辦理移交手續(xù)，交接雙方應(yīng)清點(diǎn)核對移交目錄，將出現(xiàn)的問題準(zhǔn)確記錄在交接清單上并簽字蓋章，并查明原因、分清責(zé)任、及時(shí)處理，順利完成工作交接工作。

5 檔案保密和利用

5.1 檔案保密

為確保檔案安全，檔案管理和利用人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》等有關(guān)規(guī)定，不得泄露涉密檔案內(nèi)容。要嚴(yán)格按照檔案利用制度完成檔案的查（借）閱和摘抄、復(fù)印工作，為杜絕失泄密現(xiàn)象的發(fā)生，檔案資料不得擅自外借或帶出檔案室，不得擅自幫助他人復(fù)制和摘抄檔案。檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，檔案庫房未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入，無關(guān)的檔案資料不得查閱。要及時(shí)處理檔案保密檢查過程中發(fā)現(xiàn)的不安全因素，及時(shí)追查責(zé)任，嚴(yán)肅處理遺失和失泄密事件并采取補(bǔ)救措施。

篇（2）

一、實(shí)施科研檔案規(guī)范化管理的必要性

1、科研檔案管理現(xiàn)狀已嚴(yán)重制約了檔案資料價(jià)值的充分利用

由于歷史原因及多種影響因素的制約，當(dāng)前科研單位科研檔案管理存在諸多問題，突出表現(xiàn)在：一是科研檔案歸檔過程中，立卷不明確、分類不準(zhǔn)確。二是信息化程度較低，管理手段單一，服務(wù)方式較落后。三是科研單位內(nèi)部科研檔案庫藏條件較差，硬件設(shè)施不完備。四是管理人員素質(zhì)不高，缺少專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。因此，必須改變現(xiàn)狀，探求適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要的科研檔案管理與利用的規(guī)范化道路。

2、科研檔案資料規(guī)范化管理是面對數(shù)字信息化建設(shè)的必然選擇

當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)信息化步伐加快，信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化越來越普及，科研檔案信息化管理成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢?？蒲袉挝槐仨毧焖俑掠^念，充分利用好信息化這個(gè)武器，走出一條適合科研單位科研檔案信息化管理之路，把科研資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，努力提高檔案信息化數(shù)據(jù)質(zhì)量，迅速實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，提高現(xiàn)代化管理水平。為利用者創(chuàng)造良好的條件，提高檔案的利用率，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

二、科研檔案規(guī)范化管理必須遵循的原則

1、要遵循有利于科研檔案保管的原則

對科研檔案進(jìn)行準(zhǔn)確系統(tǒng)地分類，有秩序地排列保管，以及正確地組卷、立卷、制卡等工作顯得十分重要。為便于管理，在整理中還應(yīng)注意把相關(guān)課題盡量集中立卷，與不同保管期限的檔案盡量分開立卷。相關(guān)課題相對集中立卷，便于查找，不同保管期限分開立卷，有利于鑒定，這兩者盡可能很好結(jié)合起來。

2、要遵循有利于科研檔案保密的原則

科研檔案資料是科研人員設(shè)計(jì)思想、技術(shù)方法和創(chuàng)造力的結(jié)晶，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種綜合反映，是國家的資源情報(bào)，記載著許多實(shí)際的科學(xué)技術(shù)，甚至涉及國家的機(jī)密。因此，在整理科研檔案時(shí)，應(yīng)科學(xué)地確定其密級。在不影響有機(jī)聯(lián)系的前提下，按有關(guān)規(guī)定，分別按秘密、機(jī)密、絕密加以區(qū)分，同時(shí)還要注意進(jìn)行密級調(diào)整。整理工作的任何一道程序，一個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)做到保密。

3、要遵循有利于科研檔案提供利用的原則

科研檔案收集、整理的最終目的是為了提供利用。因此，在整理檔案資料時(shí)，還必須從方便利用來考慮，要進(jìn)行正確的分類和排列，為迅速地提供利用創(chuàng)造良好的條件。除了制卡、編號(hào)、登賬要簡明科學(xué)外，還應(yīng)使檢索工具多樣化。而后，編制出一套完整的、有規(guī)律的、系統(tǒng)的科研檔案資料匯編，為更好地開發(fā)利用科研檔案資料，創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件。

三、提高科研檔案規(guī)范化管理水平的途徑

1、加強(qiáng)對科研檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

科研檔案工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的態(tài)度對科研檔案工作的發(fā)展是十分重要的。隨著檔案管理工作的不斷深化，主管領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視科研檔案的管理工作，既要抓好檔案管理工作的組織體系，還要加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，使科研檔案的管理水平更加規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2、建立完善的科研檔案管理制度，確保檔案管理規(guī)范

（1）嚴(yán)把原始科研資料歸檔質(zhì)量關(guān)。科研檔案是進(jìn)行科研的重要依據(jù)，要搞好科研，必須有完整、準(zhǔn)確的科研檔案作為依據(jù)。如今的科研檔案管理工作已不僅僅局限于科研材料整理、分類、保管的過程，而應(yīng)列入研究課題、科研計(jì)劃和成果管理的工作之中?？蒲袡n案工作者在各階段都務(wù)必要保證形成科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性，以此確?？蒲匈Y料的收集及立卷及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)、完整。

（2）建立健全檔案資料管理機(jī)制?？蒲袡n案管理應(yīng)以《科研檔案資料管理?xiàng)l例》及其實(shí)施辦法為基礎(chǔ)，根據(jù)本單位的實(shí)際情況和具體要求，制定相應(yīng)的檔案管理實(shí)施細(xì)則，明確本單位檔案的范圍、歸檔的基本要求和基本內(nèi)容、檔案資料的移交與整理、保存與借閱制度，用完善科學(xué)的管理制度作指導(dǎo)，防止檔案資料的流失與泄密，把各項(xiàng)基礎(chǔ)工作落到實(shí)處。

(3) 重視科研檔案的著錄和編研。多年來，科研檔案的管理方式一直是以對檔案本身的管理及歸檔工作的管理為主，檔案進(jìn)入庫房后基本上是被動(dòng)地提供利用。開展編研工作，使科研檔案轉(zhuǎn)化為科研檔案信息，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，完善了檔案管理職能，強(qiáng)化了科研檔案部門的作用。另一方面，編研工作的過程相當(dāng)于對庫存的部分科研檔案進(jìn)行了一定程度的鑒定工作，讓使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。

3、重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善科研檔案館藏條件，提升檔案管理水平

科研單位應(yīng)配建規(guī)?；膸旆?，增強(qiáng)檔案館的收藏能力，同時(shí)要具備現(xiàn)代化庫房設(shè)施，保證收藏的檔案資料存放符合保管要求，做到分門別類的、整齊、規(guī)范、保證室內(nèi)空氣、溫度、濕度、滿足要求，做好防火、防潮、防盜、防蟲等各項(xiàng)保管工作，不斷提高管理水平，為利用者方便快捷地查找檔案資料創(chuàng)造條件。此外努力實(shí)現(xiàn)檔案資料管理現(xiàn)代化，用數(shù)字化改變檔案館的傳統(tǒng)服務(wù)功能，要在局域內(nèi)部可實(shí)現(xiàn)檔案信息、資料開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案資料利用的管理水平。

篇（3）

檔案管理屬于醫(yī)院建設(shè)“軟實(shí)力”的內(nèi)容，卻沒有受到足夠的重視、引起足夠的關(guān)注。一方面，在檔案管理規(guī)范化中出現(xiàn)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)、檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定的情況，轉(zhuǎn)崗、工作輪換致使檔案管理人員的隨機(jī)性、流動(dòng)性增大，帶來許多問題與隱患。檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與技能匱乏，沒有受到專業(yè)的訓(xùn)練，管理素質(zhì)差異大，降低了檔案管理的效率，延緩了檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。另一方面，檔案室的設(shè)備落后，使檔案檢索復(fù)雜、耗時(shí)且檢索方式單一，影響檔案的使用價(jià)值，阻礙檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。

1.2醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案安全意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理工作在醫(yī)院管理系統(tǒng)中占有重要位置，但各醫(yī)院的風(fēng)險(xiǎn)檔案管理制度并不健全，例如，光片、財(cái)務(wù)及病例等檔案資料分散于各管理部門，使檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性的安全管理。檔案資料的分散，造成風(fēng)險(xiǎn)檔案不能得到持續(xù)、全面的后期更新，因此，建立具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度非常必要，這對于醫(yī)院“軟實(shí)力”的提高以及質(zhì)量安全的改進(jìn)不可或缺。檔案管理制度不健全降低了檔案管理人員的工作積極性，使其檔案安全意識(shí)薄弱，從而導(dǎo)致檔案信息滯后、檔案管理工作落后于醫(yī)院建設(shè)。

2醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施

2.1建立完整的風(fēng)險(xiǎn)管理檔案工作組織

醫(yī)院組建管理組織，成立以院長為領(lǐng)導(dǎo)的三級管理委員會(huì)，制定醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理政策，對管理工作進(jìn)行評審和改進(jìn)；制定醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)管理程序，處理與風(fēng)險(xiǎn)管理檔案有關(guān)事宜；定期召開會(huì)議評估風(fēng)險(xiǎn)，并組織危險(xiǎn)因素調(diào)查，根據(jù)問題發(fā)展的態(tài)勢，制定出解決方法和改進(jìn)措施。醫(yī)院質(zhì)量控制部要按照風(fēng)險(xiǎn)管理原則制定調(diào)查表或報(bào)告，按時(shí)向醫(yī)院管理委員會(huì)報(bào)告。

2.2創(chuàng)新管理檔案信息

根據(jù)大醫(yī)院體系龐大、部門數(shù)量多以及科室林立的情況，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是今后發(fā)展的必然趨勢，它可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和具體化，具有開發(fā)性和實(shí)用性。為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化和價(jià)值性，信息化檔案管理可以使檔案資料準(zhǔn)確、完整和可信。醫(yī)院各部門要根據(jù)具體情況，結(jié)合自身?xiàng)l件，使用多元化的檔案信息管理手段，使信息化管理既與現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)管理相連接，又形成獨(dú)立的信息化管理系統(tǒng)。

2.3完善檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理必須具有嚴(yán)格性，條理清晰，提高醫(yī)院檔案管理水平離不開系統(tǒng)完整的檔案管理制度，要制定嚴(yán)格明確的規(guī)章制度，設(shè)立高效合理的管理程序，積極完善檔案管理制度。查找現(xiàn)存管理制度上的缺陷，認(rèn)真調(diào)查檔案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根據(jù)各個(gè)部門的需要，具體情況具體分析，實(shí)行多種載體存檔，檔案統(tǒng)一監(jiān)督，為后期信息檔案的查找、利用與開發(fā)打下良好基礎(chǔ)。

2.4提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)檔案管理需要較高專業(yè)素質(zhì)的管理人員，以提高檔案管理的效率，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。例如，在《檔案法》中規(guī)定檔案管理人員必須盡職盡責(zé)，遵守紀(jì)律和規(guī)則，與此同時(shí)，要不斷提高自己的專業(yè)知識(shí)。檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高，可通過培訓(xùn)、實(shí)行高位責(zé)任制以及配合硬件設(shè)施建設(shè)等形式，提高管理人員的工作積極性，提高其責(zé)任心，并定期進(jìn)行工作總結(jié)。

2.5加大資金投入

第一，改進(jìn)檔案管理環(huán)境，安排專門的檔案室，建立獨(dú)立的檔案室、閱覽室以及辦公室，設(shè)置陳列室、微機(jī)室。關(guān)注檔案保護(hù)，配備全套的保護(hù)設(shè)備，制定完整的檔案資料保護(hù)措施。例如，防火，防潮和防蟲等。檔案管理人員要保持檔案室的清潔、整齊，延長檔案資料的保存時(shí)間。第二，更換檔案管理硬件設(shè)施，配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、打印機(jī)、掃描儀；安裝防盜門、鐵窗欄、遮陽布；添加溫度計(jì)、吸塵器、滅火器；配備檔案柜、密集架等，做到“八防”。

篇（4）

我局順利晉升為省檔案工作規(guī)范化管理省三級單位后，我局加強(qiáng)了對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立了以局長為第一責(zé)任人，各科站長為第二責(zé)任人的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。并將責(zé)任層層落實(shí)到科（站）、室，由辦公室落實(shí)專人負(fù)責(zé)具體工作，年終進(jìn)行全面考核，根據(jù)考核結(jié)果，對管理人員實(shí)施獎(jiǎng)懲，調(diào)動(dòng)了檔案管理人員的工作積極性，推動(dòng)了我局檔案管理工作的順利開展。

二、檔案工作規(guī)范化管理

結(jié)合工作實(shí)際，我局設(shè)有專門的檔案室1間，并按要求配備了排風(fēng)扇，溫濕度計(jì)、消防器材、照相機(jī)、計(jì)算機(jī)等設(shè)施，檔案柜數(shù)量基本能滿足需要，能適應(yīng)檔案工作的發(fā)展，落實(shí)了防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等措施，周圍無安全隱患。檔案管理工作嚴(yán)格按照《檔案法》和《實(shí)施辦法》的要求進(jìn)行，文書檔案及時(shí)立卷歸檔，無積存；無破損、變質(zhì)；無拒不向檔案室移交應(yīng)立卷歸檔的文件材料；無拒不向檔案館移交應(yīng)當(dāng)接收進(jìn)館的檔案；應(yīng)立卷歸檔的文件材料收集齊全完整。不斷完善檔案的管理、借閱、登記制度，既保證了檔案不丟失、不損壞，有效地保護(hù)了密級檔案，又保證了檔案為我局的各項(xiàng)工作服務(wù)。至2013年，我局沒有出現(xiàn)私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移、銷毀檔案等違法亂紀(jì)現(xiàn)象。

三、檔案管理水平提高

按照區(qū)檔案局的要求，我局參加了區(qū)檔案局主辦的檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹檔案法律法規(guī)、文書與檔案管理、檔案工作規(guī)范化管理、檔案編研等工作；每季度利用政治學(xué)習(xí)時(shí)間組織全局職工學(xué)習(xí)檔案法有關(guān)內(nèi)容，以板報(bào)、會(huì)議、局內(nèi)文件、訂閱檔案書刊等形式對全局職工進(jìn)行宣傳教育，提高了全局職工對檔案管理的法規(guī)意識(shí)和重要性的認(rèn)識(shí)，提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

篇（5）

中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

一、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的內(nèi)涵及意義

1、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理內(nèi)涵

在了解食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理內(nèi)在之前，我們必需要明確食品安全監(jiān)管檔案管理的深刻內(nèi)在。食品安全監(jiān)管檔案指的是我國實(shí)施食品安全監(jiān)管的有關(guān)負(fù)責(zé)單位，在實(shí)行其監(jiān)管職能的進(jìn)程中所構(gòu)成的一系列的文字和聲像等記錄資料。這些文字和影響資料真實(shí)反映了全部食品監(jiān)管進(jìn)程和食物安全狀況，是總結(jié)上一階段食品安全監(jiān)管狀況，施行下一階段食品安全監(jiān)管作業(yè)的重要依據(jù)。規(guī)范化管理指的是檔案記載要完好、全面，不能望文生義、不能存在模糊不清的記載，要保證所記載的各項(xiàng)信息的精確真實(shí)，要保證檔案中各項(xiàng)記載的完好性和全面性，要詳細(xì)反映平常監(jiān)管作業(yè)的真實(shí)狀況。

2、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的作用

檔案規(guī)范化管理的施行，可以保證檔案中所記載的各項(xiàng)信息的真實(shí)，可以保證將食品安全隱患消滅在未然狀態(tài)，也可以保證在食品安全事件發(fā)生的第一時(shí)間對相關(guān)單位進(jìn)行處理，防止事態(tài)擴(kuò)大化。同時(shí)，檔案規(guī)范化管理的施行，可以讓社會(huì)民眾及時(shí)了解有關(guān)食品企業(yè)的信息，有利于發(fā)揮社會(huì)民眾的監(jiān)督效果，保證食品安全監(jiān)管作業(yè)的順暢施行?？梢苑€(wěn)步推進(jìn)食品監(jiān)管作業(yè)的推行。

二、我國目前食品安全的現(xiàn)狀及影響

1、我國目前食品安全問題的現(xiàn)狀

近年來，我國接二連三的爆出社會(huì)食品安全問題?！疤K丹紅辣醬”、“紅心鴨蛋”、“瘦肉精”等一系列事件的接連發(fā)生，已嚴(yán)重地危害了廣大民眾的身體健康和生命安全。2008年發(fā)生的國家馳名品牌、免檢產(chǎn)品“三鹿嬰幼兒奶粉事件”更是讓世人震驚。有網(wǎng)友無奈的嘲笑“中國人是要把元素周期表吃個(gè)遍啊”。據(jù)國家有關(guān)部門對水果、大米、嬰幼兒配方乳粉、水產(chǎn)品、蔬菜、鮮肉等10種關(guān)乎百姓日常生活的食品的檢測，發(fā)現(xiàn)不合格率接近10%。導(dǎo)致食品不合格的因素很多，有些因素直接威脅到我國的食品安全。如：食品添加劑不符合規(guī)定、成分含量不符合要求；衛(wèi)生指標(biāo)不合格、包裝類食品標(biāo)簽不規(guī)范、水產(chǎn)品重金屬超標(biāo)問題比較嚴(yán)重。

2、目前食品安全問題對我國的影響

食品安全問題直接影響著我國公民的生命和健康安全。食品安全是人類生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，關(guān)系到每個(gè)食品消費(fèi)者的切身利益和社會(huì)的穩(wěn)定，是關(guān)系到我國國計(jì)民生的一件大事。近年來，我國食品安全事故不斷曝光，食品安全問題愈演愈烈，嚴(yán)重影響了我國公民的生命健康，降低了廣大消費(fèi)者對食品安全的信任程度，已經(jīng)成為每個(gè)消費(fèi)者的“心頭大患”。同時(shí)，食品安全問題也對我國食品產(chǎn)業(yè)的發(fā)展造成了重大阻礙。不僅我國的公民對于食品行業(yè)的信任度降低，而且國外的許多國家也加強(qiáng)了對中國出口食品的檢測，一些國家和地區(qū)甚至禁止進(jìn)口中國食品。這給我國造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失，破壞了我國食品制造業(yè)在國際市場上的信譽(yù)和形象。

三、加強(qiáng)食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的具體對策

1、加大宣傳力度，為規(guī)范化管理營造積極良好的氛圍

當(dāng)時(shí)，在食品安全監(jiān)管檔案的管理工作中，存在這樣一種表象，即工作人員對檔案的認(rèn)識(shí)不深入，對檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，因而，在食品安全監(jiān)管檔案管理工作中對各種資料的搜集和整理等不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，使得檔案歸檔內(nèi)容不一致，歸檔方式不一致，而且由于不注意保管，使得檔案遺失和損壞表象嚴(yán)重。因而，必需要加大宣揚(yáng)。能夠通過當(dāng)?shù)氐母鞣N平面新聞媒體和電視新聞媒體進(jìn)行宣傳，為食品安全監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理創(chuàng)造良好的言論氛圍和條件，加大對檔案管理中典型的宣傳，讓食品安全監(jiān)管部門的管理人員和職工充分認(rèn)識(shí)施行規(guī)范化管理的重要性。這樣一來，就能強(qiáng)化有關(guān)人員對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，讓他們自覺遵守檔案管理有關(guān)規(guī)定。

2、實(shí)施一戶一檔，為規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)

食品安全監(jiān)管部門肩負(fù)著對一切食品出產(chǎn)商和運(yùn)營商施行監(jiān)管的重任，為了保證每個(gè)出產(chǎn)商、運(yùn)營商都?xì)w入到管轄的范圍以內(nèi)，對其施行直接監(jiān)督，也為了響應(yīng)規(guī)范化的管理模式，必需要施行一戶一檔。其指的是將每一個(gè)擁有行政許可的單位作為一戶。將該戶的監(jiān)督次數(shù)、結(jié)果、投訴等資料進(jìn)行匯總，構(gòu)成獨(dú)立的案卷目錄。這樣便于隨時(shí)了解食品出產(chǎn)和運(yùn)營商的實(shí)踐運(yùn)營狀況，便于為其監(jiān)督提供有針對性的材料?？梢员ＷC食品安全監(jiān)管檔案的統(tǒng)一和完整，是施行規(guī)范化管理極為要害的一步。

3、對監(jiān)管檔案文書進(jìn)行統(tǒng)一印制，保證檔案規(guī)范化

為了防止部門檔案管理的紊亂，要印制統(tǒng)一的檔案文書，并明確文檔內(nèi)容，讓各監(jiān)管部分依照統(tǒng)一的文書進(jìn)行檔案記載。因而，應(yīng)該依照我國現(xiàn)有的食品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規(guī)定等的法律法規(guī)需求，擬定有針對性的檔案管理辦法，包含食品生產(chǎn)加工企業(yè)的分類普查檔案表和巡檢記載表，包含食物生產(chǎn)公司的安全承諾書等。并需求相關(guān)食品企業(yè)仔細(xì)填寫這些表格和檔案文書，然后由監(jiān)管部門做好存檔處理，保證食品安全監(jiān)管有據(jù)可依、有跡可查。

4、明確檔案內(nèi)容，確保檔案完整統(tǒng)一

為了讓食品安全監(jiān)管檔案更統(tǒng)一和完整，應(yīng)該對檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，規(guī)定每份檔案都要包含以下內(nèi)容：各公司的食物生產(chǎn)或運(yùn)營許可證的復(fù)印件、各公司的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等各種基本證件。還要包含日常安全監(jiān)管部門的普查和記錄情況，包含平常檢查的有關(guān)文書資料和處理資料，以及各種舉報(bào)資料、違法亂紀(jì)資料等。要將這些資料具體的記錄到檔案內(nèi)，才能夠保證檔案的完好和統(tǒng)一。

5、明確檔案歸檔程序，提高其管理質(zhì)量

在食品安全監(jiān)管部門的檔案管理工作中，還存在部分監(jiān)管人員不能夠依照歸檔程序進(jìn)行一致歸檔的做法，影響了檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。因而，必須要進(jìn)一步清晰檔案歸檔程序，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們把握準(zhǔn)確的歸檔程序。督促他們在實(shí)際的工作中依照程序進(jìn)行操作。要堅(jiān)持以下程序：初步了解公司信息――填寫公司食品安全情況普查表――填寫日常巡檢登記表（假如發(fā)現(xiàn)有食品質(zhì)量問題，要下達(dá)有關(guān)的責(zé)令改正通知）――填寫復(fù)查登記確認(rèn)表（如沒有質(zhì)量問題，則無需填寫復(fù)查表）。這是檔案歸檔的一般程序，假如在監(jiān)管部門的實(shí)踐監(jiān)管工作中呈現(xiàn)了涉及重大問題的安全問題，要編撰相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)督重要情況報(bào)告上報(bào)上級有關(guān)部門，并督促公司自查，然后還要仔細(xì)填寫各公司質(zhì)量安全主體職責(zé)核查情況表。要確保歸檔程序的規(guī)范，提高歸檔質(zhì)量。

6、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。

職業(yè)素養(yǎng)是檔案管理人員必須具備的基本素質(zhì)之一，所謂的職業(yè)素質(zhì)更多的是指職業(yè)精神。對檔案管理人員來說，必須要對檔案管理工作保持高度的熱忱，只有這樣，才能全身心的投入到工作中。為了培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)精神，應(yīng)該做到以下幾個(gè)方面：

6.1應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作

檔案管理工作有其特殊性，長年累月的工作會(huì)讓很多檔案管理人員喪失工作的熱情，在工作崗位上產(chǎn)生松懈心理，會(huì)呈現(xiàn)工作不積極，不愿意積極學(xué)習(xí)檔案管理新知識(shí)的情況。為了克服這一現(xiàn)狀，要加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，讓他們清醒認(rèn)知本身所從事的工作對全社會(huì)的重要意義，讓他們建立高度的責(zé)任感和使命感，從而鼓勵(lì)他們認(rèn)真對待本身工作，不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。

6.2加強(qiáng)教育

要經(jīng)常對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)精神教育，讓他們樹立愛崗敬業(yè)的精神，在自己的崗位上腳踏實(shí)地的工作、仔仔細(xì)細(xì)的做事。此外，應(yīng)該充分發(fā)揮模范帶頭作用，要在檔案管理人員中積極尋覓先進(jìn)個(gè)人，以其崇高的職業(yè)情操感染其他檔案管理人員，在檔案管理部門構(gòu)成互助互學(xué)的良好氛圍，努力提高檔案管理人員的職業(yè)精力層次。

結(jié)束語

食品安全一直是心系我國民眾的大事，特別是近些年，隨著毒餃子事件和紅心鴨蛋等突發(fā)食品安全事件的爆發(fā)，在社會(huì)上造成了極其惡劣的影響，嚴(yán)重?cái)_亂了正常的社會(huì)秩序，給社會(huì)民眾造成了精神和身體上的雙重傷害。因此，必須要注重食品安全監(jiān)管檔案的管理，克服當(dāng)前檔案管理中存在的不足，實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化管理，為食品安全工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]胡占坤.淺析我國食品安全的監(jiān)管問題[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(漢文哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版),2014,06:156-158.

篇（6）

1引言

在機(jī)關(guān)單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機(jī)關(guān)檔案，它具有重要的保存價(jià)值，并對領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國家方針政策、強(qiáng)化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國部分機(jī)關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實(shí)際需要，還影響到機(jī)關(guān)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此需要對加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行深入思考。

2機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義

檔案是機(jī)關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作、隊(duì)伍建設(shè)與管理任務(wù)等實(shí)踐活動(dòng)中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱，它詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷程。面對機(jī)關(guān)單位的新形勢與新要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位工作的進(jìn)步和發(fā)展。第一，機(jī)關(guān)檔案忠實(shí)反映了機(jī)關(guān)單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動(dòng)，是機(jī)關(guān)單位的一筆可貴財(cái)富，有利于推動(dòng)機(jī)關(guān)單位工作科學(xué)發(fā)展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺(tái)了一系列措施和制度來改進(jìn)與加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機(jī)關(guān)檔案能夠引導(dǎo)人們了解機(jī)關(guān)單位發(fā)展的主要?dú)v史脈絡(luò)，及時(shí)跟進(jìn)工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，并且總結(jié)有關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，屬于豐富的信息資源。第二，機(jī)關(guān)檔案是指導(dǎo)單位工作的必要依據(jù)，檔案的價(jià)值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動(dòng)各項(xiàng)機(jī)關(guān)工作的順利開展。同時(shí)具體的單位工作能夠進(jìn)一步豐富檔案的種類，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設(shè)發(fā)展。伴隨我國法治建設(shè)的提高與完善，各級機(jī)關(guān)單位的檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作任務(wù)中具有舉足輕重的影響作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務(wù)內(nèi)容中，機(jī)關(guān)單位各部門利用檔案信息資源及時(shí)歸納和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，獲取了突出的工作業(yè)績。第三，規(guī)范化的機(jī)關(guān)單位檔案管理是提高其工作水平的關(guān)鍵保障。隨著我國法律法規(guī)的日益完善，機(jī)關(guān)單位的工作任務(wù)也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會(huì)出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問題在為機(jī)關(guān)單位的檔案管理任務(wù)施加壓力、帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為其進(jìn)一步發(fā)展帶來了機(jī)遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)單位服務(wù)任務(wù)的作用要求，必須實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。

3提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的科學(xué)途徑

3.1完善現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位檔案的管理體制

從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務(wù)中，構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)完善檔案管理制度的規(guī)范性。應(yīng)當(dāng)明確機(jī)關(guān)單位涉及的所有需要?dú)w檔的資料信息，由檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行收集和整理，在歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量保證，重視歸檔的具體細(xì)節(jié)例如證件與附件，關(guān)注檔案整理的不同時(shí)間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標(biāo)題需要清楚填寫，且避免任意改動(dòng)。及時(shí)處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細(xì)節(jié)化明晰的歸檔細(xì)則，加強(qiáng)檔案資料信息的完整性、真實(shí)性和系統(tǒng)性。

3.2科學(xué)分類資源，完善檢索體系

首先要遵循文件材料的整合規(guī)律，保持各個(gè)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并且充分體現(xiàn)以人為本的基本原則。其次要做到文件的準(zhǔn)確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規(guī)范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時(shí)率與完整率是否達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)。再次，不同的檔案檢索工具構(gòu)成了互為補(bǔ)充的檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示了檔案資料的內(nèi)容。檢索工具的種類與質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的查詢速度與查準(zhǔn)率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)要求來設(shè)立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數(shù)據(jù)庫，按照現(xiàn)實(shí)要求設(shè)置目錄專題數(shù)據(jù)資源庫。

3.3引進(jìn)和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)設(shè)施與專業(yè)技術(shù)，對檔案進(jìn)行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計(jì)檔案年報(bào)的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案登記任務(wù)。為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計(jì)一系列適用于本單位實(shí)際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實(shí)施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻(xiàn)材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤；電子公文存儲(chǔ)歸檔的光盤應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。

4結(jié)語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，機(jī)關(guān)部門的檔案管理工作需要更加科學(xué)與規(guī)范化。良好的檔案管理程序可以推動(dòng)機(jī)關(guān)單位的工作發(fā)展，因此領(lǐng)導(dǎo)者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業(yè)化的檔案管理人員，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。

作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區(qū)民政局

參考文獻(xiàn)

[1]冼云嫦.提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)管理模式創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會(huì)”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:,2017(1).

篇（7）

推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理，一方面能夠促進(jìn)事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展，從而在根本上提升事業(yè)單位的工作的精細(xì)度，規(guī)避決策性失誤的情況發(fā)生。另一方面，檔案的規(guī)范化管理還在一定程度上保存了社會(huì)資源與力量，能夠保證事業(yè)單位更有效率地開展工作，從而提高事業(yè)單位決策的合理性。因此本文將立足于事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理中容易出現(xiàn)的問題，結(jié)合實(shí)際工作，提出具有參考價(jià)值的檔案規(guī)范化管理的對策，從而為我國社會(huì)各項(xiàng)工作的開展貢獻(xiàn)一份力量。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作不夠重視。傳統(tǒng)的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層未能全面地認(rèn)識(shí)檔案管理工作，將其當(dāng)成一個(gè)儲(chǔ)存性質(zhì)的工作，沒有能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作與事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)之間的關(guān)系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達(dá)到檔案管理工作的要求，造成事業(yè)單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受事業(yè)單位工作模式的影響，而在事業(yè)單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替，導(dǎo)致事業(yè)單位中檔案管理工作流于表面。

（二）管理模式不規(guī)范?？萍嫉陌l(fā)展也帶動(dòng)了其他領(lǐng)域工作的革新，相比傳統(tǒng)檔案管理工作，如今檔案管理工作更依賴計(jì)算機(jī)等高端媒體技術(shù)。一方面，計(jì)算機(jī)依靠其強(qiáng)大的儲(chǔ)存功能與信息處理能力，將事業(yè)單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，還規(guī)避了各種失誤，提升了事業(yè)單位檔案工作的精確化管理能力。但技術(shù)的革新在事業(yè)單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應(yīng)新型技術(shù)，成為事業(yè)單位檔案管理中的主要問題。相關(guān)工作人員沒能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中，在許多工作環(huán)節(jié)，依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段，造成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊，管理模式很大程度上限制了事業(yè)單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費(fèi)。

（三）檔案管理制度不健全。檔案管理制度不健全，表現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理制度無法全面地涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面地考察檔案管理工作的流程，因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實(shí)際，缺乏對相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導(dǎo)致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的有關(guān)對策

（一）強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理的重視程度。強(qiáng)化事業(yè)單位規(guī)范化管理的重視程度，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)出發(fā)。加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)對事業(yè)單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高事業(yè)單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在事業(yè)單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在事業(yè)單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下，相關(guān)工作人員要進(jìn)一步提升檔案規(guī)范化管理的工作水平，從而給事業(yè)單位的檔案管理工作提供組織保障。推動(dòng)檔案管理制度規(guī)范化。檔案管理制度的規(guī)范化，是提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑，也是事業(yè)單位開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是地進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢、新要求出發(fā)，針對當(dāng)前的工作要求，與時(shí)俱進(jìn)，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化。首先應(yīng)當(dāng)做的，是擴(kuò)充檔案管理制度的內(nèi)容，在事業(yè)單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內(nèi)容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合事業(yè)單位的總體目標(biāo)，有側(cè)重地完善檔案管理制度，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行清理，剔除過時(shí)的部分，保證檔案管理制度能夠與時(shí)俱進(jìn)。促進(jìn)檔案管理模式的規(guī)范化。檔案管理模式需要組織建設(shè)的保障，要求相關(guān)工作人員加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，配合新型的技術(shù)，不斷完善現(xiàn)代化檔案管理模式，從而提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。首先，要求相關(guān)工作人員建立互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺(tái)，將檔案的收集、整理、歸檔工作轉(zhuǎn)移到互聯(lián)網(wǎng)平成。同時(shí)，還要針對多媒體技術(shù)的特點(diǎn)，不斷完善事業(yè)單位檔案管理的運(yùn)行機(jī)制。從而在完善的工作模式下，提升檔案管理工作的深度與廣度。

（二）強(qiáng)化檔案管理體系規(guī)范化。進(jìn)一步健全事業(yè)單位管理體系，需要事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門的配合。加強(qiáng)檔案管理人員的能力建設(shè)，是強(qiáng)化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓(xùn)工作，能在一定程度上，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員的素質(zhì)符合事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的需要，并且在工作的過程中，不斷拓展檔案管理工作在事業(yè)單位中的業(yè)務(wù)內(nèi)容。從而提高事業(yè)單位協(xié)同體系的建設(shè)。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是事業(yè)單位合理運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，因此加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，能夠有效地提高事業(yè)單位的工作能力，使其在社會(huì)各項(xiàng)工作中，能夠保證高效地工作，促進(jìn)事業(yè)單位的處理能力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]許莉莉.探究事業(yè)單位檔案信息化管理的推動(dòng)思路及舉措[J].黑龍江科技信息，2016（08）：173.

篇（8）

Research on Management of Hospital Archives Standardization Scientific Research

YANG Yi-jun,ZHANG Wei-cai,JIANG Dun-he,DU Shuang-long,LI Liang

(Affiliated Hospital of Qiingdao University, Qingdao 266003,Shandong,China)

Abstract：how to promote and achieve scientific archives standardized management, the role of scientific research in the hospital archives activities, the promotion of research and innovation hospitals, raise academic standards, scientific management has an important significance. This article on how to achieve standardized management research archives are discussed.

Key words：Hospital ;Scientific research archives;Standardization

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在長期科研活動(dòng)中形成的文字材料，是對科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，它涵蓋著科研成果、技術(shù)專利、學(xué)科建設(shè)等方面的內(nèi)容，并對醫(yī)院科研工作起著指導(dǎo)、借鑒作用。

1醫(yī)院科研檔案的重要性

近年來科技創(chuàng)新日新月異，醫(yī)院科研工作同樣碩果累累，作為記錄醫(yī)院科研工作的醫(yī)院科研檔案也越來越被人重視。隨著科研檔案使用率的不斷提高，如何合理規(guī)范的管理、使用科研檔案，更好地為醫(yī)院科研工作提供依據(jù)和借鑒，對檔案工作提出了要求。

2醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1科研項(xiàng)目研究時(shí)間長，造成科研檔案收集困難。由于科研項(xiàng)目從科研準(zhǔn)備到鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用需要一個(gè)較長的周期，時(shí)間跨度大。加之科研檔案的載體（紙質(zhì)載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體）、形式（如獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)杯等實(shí)物）多樣，歸并整理比較復(fù)雜。因此，科研檔案的收集工作有一定的難度。

2.2科研工作者檔案意識(shí)不強(qiáng)，造成管理困難。將科研成果整理歸檔是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的工作。但是由于部分科研人員對科研檔案促進(jìn)醫(yī)學(xué)發(fā)展的認(rèn)識(shí)較為片面，一方面認(rèn)為科研資料自己保管使用起來比較方便，另一方面對科研材料交由醫(yī)院檔案科保管心存疑慮，認(rèn)為科研資料、成果是自己潛心研究所得，理當(dāng)自己保管。隨著時(shí)間的推移，很容易造成科研資料的殘缺不全，給科研檔案收集帶來困難，而科研檔案的規(guī)范化管理更是無法保障。

2.3檔案兼職員歸檔意識(shí)淡薄，科研檔案規(guī)范化管理困難。醫(yī)院科研檔案的收集整理歸檔工作主要由醫(yī)院科研處負(fù)責(zé)完成。對于大量繁雜的科研工作來講，收集整理檔案僅僅是科研處工作的"冰山一角"，加之科研檔案的收集整理周期長、跨度大，個(gè)別兼職檔案員對許多有保存價(jià)值的科研資料無暇顧及，疏于整理，隨著時(shí)過境遷，十分容易造成科研檔案的缺失，嚴(yán)重影響了科研檔案的系統(tǒng)收集，科研檔案的完整性、系統(tǒng)性以及管理的規(guī)范化更是無從談起。

3規(guī)范化管理科研檔案的思路

3.1強(qiáng)化科研檔案管理機(jī)制，確?？蒲袡n案歸檔率?？蒲袡n案工作是科研管理工作的重要環(huán)節(jié)，也促進(jìn)著科研管理工作更好地開展，為此醫(yī)院相關(guān)科室必須將其納入科研計(jì)劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍中，要求科研檔案與科研計(jì)劃、課題管理、科研成果等工作密切結(jié)合。嚴(yán)格按照檔案工作"四同步"管理，從科研任務(wù)下達(dá)--檢查計(jì)劃進(jìn)度--驗(yàn)收鑒定成果--登記上報(bào)評審科技成果，每個(gè)階段都應(yīng)保證檔案材料的同步，建立長效機(jī)制，從點(diǎn)點(diǎn)滴滴著手，穩(wěn)步推動(dòng)科研檔案管理工作的開展。

3.2提高人員歸檔意識(shí)，保證科研檔案質(zhì)量 科研檔案的收集整理通常是根據(jù)科研文件形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于查考的原則整理的，如開題文件、論文、專著、鑒定材料、成果申報(bào)與獲獎(jiǎng)材料，科研投資與經(jīng)費(fèi)核算材料等。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，近年來越來越多與醫(yī)院人事、設(shè)備、宣傳相關(guān)的檔案材料也被科研檔案所使用。因此，一方面科研處應(yīng)主動(dòng)尋求相關(guān)部門配合，另一方面人力資源處、設(shè)備處、宣傳處等相關(guān)人員也應(yīng)樹立全局觀念及歸檔意識(shí)，相互協(xié)同，共同推進(jìn)科研檔案質(zhì)量的不斷提高。

3.3加強(qiáng)科研檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)科研檔案的規(guī)范化管理使用為適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和數(shù)字化管理要求，我院自2008年安裝使用了檔案管理軟件，通過將有關(guān)科研活動(dòng)的文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、課題申報(bào)、評獎(jiǎng)、獲獎(jiǎng)等科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使檔案的檢索利用更加快捷、便利，同時(shí)為實(shí)現(xiàn)科研資源的有效開發(fā)利用以及科研檔案資源共享搭建了平臺(tái)?？蒲袡n案的規(guī)范化管理水平有了進(jìn)一步提高。

4提高醫(yī)院各類檔案管理人員檔案工作素養(yǎng)，保證科研檔案歸檔質(zhì)量

實(shí)現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)，作為專職檔案管理人員，不僅應(yīng)有強(qiáng)烈責(zé)任心，更需要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)水平以及計(jì)算機(jī)操作能力，并通過不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高管理工作水平。其次，兼職檔案員的檔案工作素養(yǎng)、對檔案材料的敏感程度，是實(shí)現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理重要因素，也決定了檔案收集的質(zhì)量，因此應(yīng)定期對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化兼職檔案人員的歸檔意識(shí)、從而保證科研檔案的準(zhǔn)確率、完整率。

總之，全面提升醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平與科研工作密不可分，而科研工作又離不開科研檔案的支撐，因此只有對科研檔案進(jìn)行更加合理規(guī)范的管理，才能為創(chuàng)建醫(yī)療與研究為一體的醫(yī)院奠定更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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(1)輕檔案管理的形式，重檔案集中統(tǒng)一管理與檔案員崗位技能。檔案規(guī)范化管理的測評，并非一個(gè)單位一蹴而就之功，而是經(jīng)過多年努力奮斗的結(jié)果，也凝結(jié)著幾任領(lǐng)導(dǎo)和歷任檔案員的心血，這種分值宜低不宜高。重在檔案的集中統(tǒng)一管理，各門類的檔案是否齊全完整，檔案員是否熟悉檔案業(yè)務(wù)并能根據(jù)現(xiàn)實(shí)要求與時(shí)俱進(jìn)地掌握檔案工作中的新要求、新舉措、新技能，這樣的分值宜高不宜低。

(2)輕業(yè)務(wù)用房，重庫房管理和檔案保護(hù)的實(shí)用設(shè)施。隨著“大部制”改革的實(shí)施和“大機(jī)關(guān)”的發(fā)展趨勢，辦公用房將嚴(yán)重不足。以永州市為例，60多個(gè)單位集中在市委、市政府大院辦公，大部分單位三、四位工作人員擠在一間辦公室，能有一個(gè)房間專門用作檔案室就很不錯(cuò)了。所以對檔案業(yè)務(wù)用房的建設(shè)只宜提倡，不能強(qiáng)求，否則會(huì)嚴(yán)重挫傷這些單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案員對工作的積極性。重視庫房管理和檔案保護(hù)的實(shí)用設(shè)施，這畢竟是檔案室建設(shè)所必需的，更是檔案行政管理部門所重視的，所以必須嚴(yán)要求、高標(biāo)準(zhǔn)。

(3)輕檔案管理中的一些過程，重歸檔文件的完整性、編研和電子文件錄入量。由于受編制所限，各基層單位的檔案員90％都是兼職的，對一些檔案管理中的過程應(yīng)輕測評，占小分；而檔案工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如歸檔文件的完整性、編研材料的齊全性、電子文件的錄入量則應(yīng)嚴(yán)掌握，占大分，畢竟基層檔案室是檔案館檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)。

對檔案館規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)堅(jiān)持“三寬”“三嚴(yán)”的原則

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所謂健康教育檔案，主要是指通過信息傳播和行為干預(yù)等途徑，使個(gè)人或群體能夠?qū)πl(wèi)生保健有一定了解，在樹立健康觀念的同時(shí)，能夠?qū)πl(wèi)生資源進(jìn)行合理利用的過程。而醫(yī)院健康教育檔案則主要指的是在醫(yī)院開展各類健康教育活動(dòng)中所形成的，對于醫(yī)院未來發(fā)展有保存價(jià)值的文字、圖片、表格、音頻、視頻等材料，這些材料記錄了醫(yī)院開展健康教育活動(dòng)的全過程，對于醫(yī)院日后此方面工作的開展具有指導(dǎo)和借鑒作用。

二、健康教育檔案規(guī)范化管理及其意義

文書檔案、專業(yè)檔案、照片檔案和視頻檔案是醫(yī)院每次開展健康教育活動(dòng)過程中必不可少的檔案資料。作為檔案管理人員，需要對活動(dòng)的進(jìn)展情況了如指掌，同時(shí)要在活動(dòng)開展的同時(shí)，搜集各個(gè)階段所形成的基礎(chǔ)性資料，將其分類匯總后編入檔案，然后按照材料的分類建立科學(xué)的檢索程序，方便日后查找，這種科學(xué)的管理方法就是規(guī)范化管理。醫(yī)院實(shí)施健康教育檔案規(guī)范化管理，一方面可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的有序存放，不僅查找方便，而且還能對未來的活動(dòng)開展提供一定的指導(dǎo)作用，提高健康教育檔案使用效率，將其價(jià)值充分發(fā)揮出來；另一方面可以提高醫(yī)院的整體管理水平，對醫(yī)院的長足發(fā)展和進(jìn)步都有直接影響。所以，做好健康教育檔案規(guī)范化管理工作非常重要。

三、醫(yī)院健康教育檔案的規(guī)范化管理

（一）建立科學(xué)的檔案組織機(jī)構(gòu)。就健康教育檔案管理本身而言，主要工作內(nèi)容就是對健康教育活動(dòng)中的相關(guān)材料進(jìn)行收集、整理、歸檔利用，這些工作的開展都需要有專門的機(jī)構(gòu)來完成。所以，醫(yī)院應(yīng)該從自身發(fā)展角度出發(fā)，建立科學(xué)的檔案組織機(jī)構(gòu)，為了提高組織機(jī)構(gòu)的權(quán)威性，應(yīng)該由院長擔(dān)任組長，分管院長擔(dān)任副組長，護(hù)理部、醫(yī)務(wù)部、門診部和客服中心等負(fù)責(zé)人為組員，從醫(yī)院長足發(fā)展的角度出發(fā)，正確認(rèn)識(shí)健康檔案管理，將其放在適當(dāng)?shù)奈恢蒙?，制定切?shí)可行的管理目標(biāo)，為檔案管理工作的順利開展提供保障。

（二）制定完善的檔案規(guī)章制度。任何一項(xiàng)管理工作的開展都需要有健全的規(guī)章制度，健康教育檔案管理也不例外。由于檔案管理工作涉及的資料內(nèi)容種類較多，而且信息量龐大。所以，規(guī)章制度的制定一定要具有全面性、系統(tǒng)性和可操作性，除了要將材料的收集時(shí)間明確規(guī)定，還要將收集方式、收集范圍和收集人員進(jìn)行合理安排。除此之外，在罰責(zé)一章中，還要對損壞、遺失檔案信息的人員給予相應(yīng)的懲罰。這些具體化的規(guī)定可以為醫(yī)院健康教育檔案的收集提供可靠的制度保證，促使管理工作達(dá)到事半功倍的效果。

（三）改善工作環(huán)境，更新檔案設(shè)備。盡管當(dāng)前醫(yī)院檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，大部分健康教育檔案信息都以數(shù)字信息的方式保存，但仍有部分紙質(zhì)信息檔案，這些檔案如果管理不當(dāng)，很容易出現(xiàn)損壞。所以，改善檔案庫房的整體環(huán)境非常重要，對于紙質(zhì)的檔案應(yīng)該注意防蟲、防潮、防火、防霉等，對于聲像資料檔案還應(yīng)該注意防止高溫接觸，以此來保證信息資料的完整性。除此之外，還要及時(shí)更新檔案設(shè)備，確保設(shè)備的先進(jìn)性，以此來達(dá)到預(yù)期的檔案管理效果。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響檔案管理水平，所以，醫(yī)院還要注重健康教育檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，在日常工作中，應(yīng)該定期開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，使其能夠?qū)n案管理各項(xiàng)工作了如指掌。同時(shí)要建立科學(xué)、完善的獎(jiǎng)懲制度，將檔案管理工作效果與管理人員的薪資掛鉤。這樣一來，便可以提高健康教育檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，對于檔案管理效果的提升也具有重要意義，同時(shí)對醫(yī)院的長足發(fā)展也會(huì)帶來一定的推動(dòng)作用。

四、結(jié)語

綜上所述，健康教育檔案管理對于當(dāng)前醫(yī)院管理工作而言是一項(xiàng)全新的工作，管理部門若想從根本上實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，首要任務(wù)就是了解健康教育檔案的內(nèi)涵，認(rèn)識(shí)健康教育檔案對醫(yī)院長久發(fā)展的意義，然后在此基礎(chǔ)上結(jié)合醫(yī)院運(yùn)營現(xiàn)狀，制定科學(xué)、完善的管理制度和管理模式，并確保各項(xiàng)管理工作均能夠得到有效落實(shí)。只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)健康教育檔案規(guī)范化管理，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。