時間：2023-08-23 16:56:49
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理知識點范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
中圖分類號：G275.3
隨著我國計算機信息技術(shù)與電子技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，其涉及到的領(lǐng)域越來越廣泛，目前這些先進技術(shù)已經(jīng)廣泛應用于檔案管理中。電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理有賴于計算機信息技術(shù)，原因在于要實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理，需要建立混合文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的標準接口、電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務平臺，而這些都需要先進技術(shù)作為支撐，計算機信息與電子技術(shù)是推動電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理的關(guān)鍵因素。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存性分析
隨著我國電子科技及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子與信息技術(shù)也逐漸應用于檔案中，但這并不意味著其能夠取代紙質(zhì)檔案，因為電子檔案與紙質(zhì)檔案均屬檔案的子民，不存在相互排斥的問題。電子檔案雖具有現(xiàn)代化理念，并運用了先進的電子信息技術(shù)，但即使這樣依然無法替代紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案可以說是特定歷史時期的社會記憶，保存了人類歷史發(fā)展記錄，具有真實性與歷史性。實際上，電子檔案與紙質(zhì)檔案的本質(zhì)屬性是相同的，均為社會經(jīng)濟發(fā)展與人類社會的歷史記錄，它們是兩者不同的檔案形式，并非新舊事物關(guān)系，所以兩者在應用中沒有相互否定性與繼承性，只是單純的載體形式不同。從某種角度來說，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理思想存在一定的共同，兩者可以共同存在于檔案中。電子檔案與紙質(zhì)檔案存在共性，但同時也存在個性，那么要使兩者和諧共存，應對其采取集成性管理。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施
電子檔案與紙質(zhì)檔案之所以能夠共存，在一定程度上有賴于我國國情，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有一定的共性，然而也存在差異，因此不能運用傳統(tǒng)檔案管理模式對兩者進行管理，它無法滿足電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同要求。在這一形勢下創(chuàng)新檔案管理模式勢在必行，集成化管理正是在這一形勢下應運而生的，其根據(jù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點，制定了一系列集成化管理措施，以下是對電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施的具體分析：
1.建立混合文件管理系統(tǒng)，發(fā)揮電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理功能
所謂的混合文件管理系統(tǒng)是指既能夠儲存紙質(zhì)文件，又能夠儲存電子及其他格式文件的檔案管理系統(tǒng)。那么要發(fā)揮管理系統(tǒng)對不同格式文件的集成化管理功能，那么應在混合文件管理系統(tǒng)內(nèi)部設置非電子文件夾與電子文件夾，同時要保證文件內(nèi)部所有元素的共存性與協(xié)調(diào)性，在儲存過程中運用統(tǒng)一分類標準，使文件夾內(nèi)各元素之間保持密切聯(lián)系。
對于同一份文件的不同載體應使用相同的檔案號及題名，所選擇的載體形式應在管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫載體類型中進行詳細標注，同時還要對電子檔案與紙質(zhì)檔案的物理儲存地址進行分別著錄。建立混合文件管理系統(tǒng)，既能夠滿足紙質(zhì)檔案的管理要求，對各種載體的紙質(zhì)文件進行上傳，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的良好管理，接收其他管理系統(tǒng)中的電子文件、電子信息數(shù)據(jù)等，并將其實時歸納到電子檔案中。另外，混合文件管理系統(tǒng)還具有到期文件自動銷毀、自動解密及借閱利用等多種功能，不同類型及不同載體的檔案管理都能夠在此檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)，不需要對紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)進行分別設置。高校中所建立的檔案管理系統(tǒng)就屬于典型的混合文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅要對辦公系統(tǒng)公文進行管理，還要對學校各個方面不同載體形式的文件檔案進行管理。
2.建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的標準接口，對兩者進行一體化管理
要使電子檔案與紙質(zhì)檔案共同儲存于一個管理系統(tǒng)中，就必須建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的標準接口，首先它可以實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的網(wǎng)絡化歸檔，將海量電子與紙質(zhì)信息匯集到同一管理系統(tǒng)中，對其進行動態(tài)化管理，及時掌握電子檔案與紙質(zhì)檔案的使用及管理狀況，這樣一來若系統(tǒng)管理中存在不合理因素能夠及時發(fā)現(xiàn)并加以解決。其次，它可以實現(xiàn)電子文件從形成、永久保存及永久銷毀的全過程管理，電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用一個檔案管理系統(tǒng)，能夠使兩者相關(guān)文件動態(tài)生成歸檔。在歸檔中對于相同檔案的不同載體形式應共同使用一個檔號，同時還要共同使用相同的分類標準，從而實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的一體化管理。電子文件歸入檔案式，應將系統(tǒng)首頁上方的動態(tài)生成相應的歸檔章，歸檔章中的保管期限、全宗號、文件頁碼、年代、件號及歸檔單位等信息由管理系統(tǒng)自動填寫，將與電子文件相應的紙質(zhì)文件打印出來，此時歸檔章將會自動打印在紙質(zhì)文件首頁的上方位置，檔案管理工作人員只需要在紙質(zhì)文件歸檔章中填入紙質(zhì)文件所裝盒號就可以了，不需要再逐項填寫，大大減少了紙質(zhì)檔案歸檔與管理的工作量，對提高電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理效率具有重要意義。
3.創(chuàng)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務平臺，為兩者提供集成化服務
所謂的集成化服務就是融檔案管理過程控制、檔案管理結(jié)果控制與用戶服務控制為一體，旨在滿足用戶對檔案的不同需求，提高檔案管理過程效率，實現(xiàn)檔案管理結(jié)果的最大效應。之所以對電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理進行全面研究，是為了充分利用多種形式的檔案信息資源，給用戶提供一種集成化服務，讓用戶在短時間內(nèi)可以找到并查閱不同類型的檔案信息資源。針對電子檔案及紙質(zhì)檔案等多種不同形式的檔案信息創(chuàng)建檔案集成服務平臺，并建立用戶檔案信息相關(guān)網(wǎng)站，全面開展集成化服務，同時還可以設置在線專人咨詢，為用戶提供遠程服務，實現(xiàn)檔案信息資源的遠程查詢預約、專題服務、檔案資源網(wǎng)絡導航服務及電子檔案全文檢索等多種服務。并利用權(quán)限管理技術(shù)，建立檔案信息與用戶的關(guān)聯(lián)匹配，這樣一來當用戶利用網(wǎng)絡進行檔案信息資源瀏覽申請時，管理系統(tǒng)就會根據(jù)用戶角色快速判斷出用戶所能查閱的權(quán)限內(nèi)容，并做出響應，達到電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理及為用戶提供檔案一體化全程服務的雙重效果。
三、總結(jié)
綜上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在一定的共性與個性，依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應現(xiàn)今多種檔案形式的管理需求，因此為了滿足不同檔案形式的管理需求，同時便于管理，應采取集成化管理。集成化管理是實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案和諧共存的基礎與保障，對維護電子檔案與紙質(zhì)檔案的安全性與真實性具有重大意義。不僅如此，對電子檔子與紙質(zhì)檔案實施集成化管理有利于用戶對不同檔案形式的信息查閱，實現(xiàn)一站式全程服務，提高整體服務質(zhì)量。
參考文獻：
[1]紀曉群，江媛媛，柳萍，張慧慧.電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺世界，2013，7（29）：233-235.
[2]楊金萍.如何利用好電子檔案及電子檔案的應用和管理[J].民營科技，2012，11（48）：99-101.
【關(guān)鍵詞】
知識管理；檔案管理；后保管范式
計算機為世界的產(chǎn)業(yè)變革造成了重大的影響，很多產(chǎn)業(yè)都發(fā)生了顛覆性的改變。因此在檔案管理方面也受到了相應的沖擊，隨后知識經(jīng)濟的誕生，知識經(jīng)濟不斷吸收依賴于信息的一些產(chǎn)業(yè)，逐漸形成了一種以知識的生產(chǎn)、分配和使用來創(chuàng)造利益的一種形式。知識管理這種模式下能對知識快速創(chuàng)新，快速認知。另一方面檔案就是一種知識和信息的聚合體形式。所以知識管理和檔案管理相結(jié)合能夠使兩個產(chǎn)業(yè)的都得到相應的發(fā)展。
1檔案后保管范式的特點
檔案后保管范式指導檔案管理工作總流程，它由三大方面基本內(nèi)容組成，“新來源理論”、“宏觀鑒定理論”、“檔案知識服務理論”。檔案后保管范式指導檔案管理
1．1檔案知識獲取:檔案收集工作
檔案后管理模式是在三個基礎理論之上建立的，所以檔案管理有三項內(nèi)容，信息新來源的理論體系、宏觀信息鑒定的辦法、檔案的信息服務工程理論。信息新來源的理論是一個強調(diào)來歷的檔案管理體系，在傳統(tǒng)的信息來源上主要就是產(chǎn)生對原始企業(yè)信息發(fā)展需求，在原始的紙質(zhì)文件上建立檔案資料庫。信息新來源體系就是在發(fā)展的信息的新技術(shù)，然后將新技術(shù)運用于信息的收集之中，因此在收集信息中，不一定會形式實體文件，可以采用計算機或者其他技術(shù)，將信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，或者其他形式下的信息，比如二維碼，圖片，等同時也可以直接利用員工的頭腦進行信息的儲存。因此檔案的保管工作就是從主要的管理實體文件，轉(zhuǎn)變?yōu)殡[形的信息管理工作，同時要將檔案的管理劃分為多種環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)相互獨立有存在相應的聯(lián)系。所以信息和檔案文件被變成兩個不同的管理模式，不同以往的同樣的管理模式。只有在查找文獻資料是，檔案和信息才會一一的對應上，這種模式下文件的安全性更好，進過現(xiàn)在管理作用的價值轉(zhuǎn)別為不由現(xiàn)在管理作用的文件，這樣的信息或者文件才能被存檔或進行檔案進行保存。但是實際上文件和信息的聯(lián)系都是不能被完全切斷的。同時會形成很多相關(guān)的歷史聯(lián)系，這是在檔案在使用中信息和檔案過程中，歷史聯(lián)系會不斷增前，同時形成一種暗示的效應，這種產(chǎn)生的聯(lián)系也能夠幫我們掌握信息的內(nèi)容，因為這些聯(lián)系傳遞了很多信息來源、信息發(fā)展、以及暗示指令等一系列知識。檔案后管理范式就是加強了檔案和信息之間的聯(lián)系，從一個分散式的經(jīng)營轉(zhuǎn)變?yōu)榧墒降?，一體化的總體知識綜合管理機制。
1．2檔案知識評價:檔案鑒定工作
檔案管理的鑒定方便和快捷由于信息化時代的到來，信息處于爆炸化趨勢，所以對于大量的信息來說，一般的傳統(tǒng)檔案鑒定模式以及不能應對檔案管理的新要求，所以按照傳統(tǒng)式的文件形式不能滿足需求。傳統(tǒng)式文件中要對信息的來源、用途、以及內(nèi)容有一套具體的標準，其就是為了保證信息的有效性，但是這樣的方式和處理速度以及不適合現(xiàn)在的檔案管理了，在在檔案的管理中，因為存儲技術(shù)的發(fā)展，以及最新的云技術(shù)。理論上我們的文件傳輸速度極快，儲存量機趨近于無限，所以在發(fā)展云技術(shù)的信息存儲能力，不管好的信息還是沒有價值的信息都收集過來，然后利用大數(shù)據(jù)的分析模式，采用數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)講有用的數(shù)據(jù)就行篩選。著就是利用管理后保管范式的技術(shù)特點，同時因為數(shù)據(jù)庫龐雜，不法分子就算能突破系統(tǒng)的防火墻，但是對于大量的無用信息，它是無法從中查找到有效信息的。因此這樣的方式不能應對信息爆炸的結(jié)果，同時對信息的保護上也有自己獨特的優(yōu)點。
1．3檔案知識服務:檔案服務工作
隨著政務信息公開力度的不斷加強，公民檔案意識逐漸強化，越來越多的人不斷呼吁檔案信息公開化，毋庸置疑，檔案開放與利用這一話題一直是檔案學界探討的熱烈話題。在傳統(tǒng)檔案利用服務中，常常局限在“你要我查”、“你查我找”上，而如何從大量雜亂無章的案卷文件中迅速準確的提取出用戶所需信息這一復雜過程留給用戶自行煩惱，在這樣的服務方式之下，檔案無法滿足檔案載體以及群眾需求日益豐富復雜的變化。
2基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務特點
知識服務的理念是以用戶為工作重心，后保管工作中的檔案工作人員不僅是物理實體的保管者、整理者，更是引導用戶走進知識庫的領(lǐng)路人，他們的工作重心是以用戶提供知識，提供解決問題的具體方案，以滿足用戶的知識需求為服務目標，個性、靈活、智能地為用戶提供具有針對性、超前性的全過程服務，主動的將服務工作的著眼點調(diào)整到知識的探尋、傳播、理解上來，重新審視檔案信息的地位，重點要為知識、信息價值的實現(xiàn)做出貢獻。檔案后保管范式是知識管理理論在檔案學領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)，可以說知識管理帶動并完善了“檔案后保管范式”，而“檔案的后保管范式”體現(xiàn)了知識管理的內(nèi)在要求。首先檔案知識服務(知識服務)開發(fā)文件內(nèi)容進一步創(chuàng)造了價值。“檔案后保管范式”不僅注重對顯性知識加以管理，更注重挖掘背后的隱性知識;不僅重視對檔案實體的管理，更注重對檔案內(nèi)容價值的發(fā)揮;不僅重視對文件表面、內(nèi)容上的文字信息的研讀，更注重對文字背后相關(guān)聯(lián)的深層的社會記憶的追溯;就檔案學而言，新范式并非必然取代原有的范式。
3結(jié)語
基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理是一種優(yōu)秀的檔案管理模式，與傳統(tǒng)檔案管理相比，該模式下的檔案文件存儲方式多種多樣，包括傳統(tǒng)文件、電子文件、以及人腦的知識儲備。所以在這樣的文件方式下，對檔案信息的管理就是要管理檔案文件和信息之間的聯(lián)系，將文件和信息進行獨立，同時又互相聯(lián)系。在管理中加強基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務質(zhì)量，為檔案管理工作探索出一條全系道路。
作者：胡春梅 單位：肇州縣人才開發(fā)流動服務中心
參考文獻:
中圖分類號：G72文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2015）05-0433-01
1.前言
電子商務檔案管理的智能化發(fā)展歷程是同步于圖像信息智能技術(shù)的發(fā)展歷程，它體現(xiàn)在智能化的市場預測、營銷策略和客戶關(guān)系的管理之中。電子版的檔案管理不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理，它能夠通過計算機網(wǎng)絡技術(shù)以極快的傳輸速度將資料進行讀取和保存，最后形成一份直觀的電子檔案。電子商務時代所產(chǎn)生的大量信息包括：電子郵件、電子合同、電子簽名、產(chǎn)品資料、交易及支付過程等信息，有別于平常的紙質(zhì)文件信息，而企業(yè)在電子商務運營期間會累積越來越多的檔案信息，為了能夠?qū)⒕薮蟮碾娮訖n案進行有效收集、歸類，保證電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，智能化的電子商務檔案管理是不可阻擋的必然趨勢。
2.電子商務檔案管理的特點
電子商務是利用簡單、快捷、低成本的電子方式進行買賣雙方不謀面的商貿(mào)活動，存在著大量的原始文件、客戶真實信息、交易信息等重要文件，以虛擬的形式記錄在檔案管理中[1]。電子商務檔案管理的特點有以下四點：（1）虛擬性。首先，電子商務活動發(fā)生的行為是虛擬行為，所產(chǎn)生的活動交易信息和文件記錄都具有虛擬性，電子商務的虛擬性特征在與紙質(zhì)檔案上的比較中有明顯體現(xiàn)。例如：在電子商務交易過程中，通過網(wǎng)絡對存貨的查詢、產(chǎn)品的展示到確定交易，產(chǎn)生出各個過程的信息記錄等都是具有虛擬性特征的檔案。（2）復雜性。計算機系統(tǒng)擁有復雜而準確的操作技能，能夠?qū)㈦娮由虅栈顒又械臄?shù)字信息進行解碼并記錄給人類查詢存檔，客觀上形成了電子商務檔案信息的復雜性。（3）集成性。電子商務檔案信息不同于紙質(zhì)版，不僅具有了虛擬性還有集成性的特點，它可以將文字、數(shù)字、圖片、視頻、聲音等基本信息集成在一份檔案中，然后把這些信息對外或?qū)?nèi)完整、真實地呈現(xiàn)出來。（4）危險性。由于電子商務活動是虛擬的，都是通過不同的介質(zhì)在進行，存儲和攜帶的過程中容易受到黑客的攻擊，利用木馬等病毒程序?qū)﹄娮由虅諆?nèi)部存儲信息進行破壞，具有易被破壞危險性等特點。
3.電子商務檔案管理智能化發(fā)展
電子商務檔案管理智能化發(fā)展可分為電子商務檔案信息存儲的智能化發(fā)展、電子商務檔案信息處理與搜索的智能化發(fā)展、電子商務檔案信息應用的智能化發(fā)展三大類，第一：信息存儲的智能化發(fā)展需要經(jīng)過計算機精密的操作系統(tǒng)得以實現(xiàn)，通過計算機系統(tǒng)將電子檔案放入某種存儲介質(zhì)中得到有效的存儲能力。要實現(xiàn)信息存儲的智能化發(fā)展，就必須進行對存儲系統(tǒng)不斷優(yōu)化，才能達到智能化水平，同時還突出了信息存儲智能化的高可用性和高可靠性[2]。第二：信息檢索的智能化發(fā)展不僅存在著必要性，也是提高市場競爭的有效途徑，智能化的圖像信息檢索的產(chǎn)生對我國智能化檢索水平有著非常重大的意義 。在智能化存儲過程中，對于一些加密過或者未加密過的信息，要實現(xiàn)智能化檢索才能提高商務化水平。第三：將存儲的電子商務檔案信息進行合理運用，為企業(yè)未來的發(fā)展帶來相對的良好保障，為未來市場預測、營銷策略和客戶關(guān)系之間的管理提供有效信息。
4.結(jié)語
綜上所述，有效利用計算機科學系統(tǒng)為電子商務創(chuàng)造出無限智能化水平，結(jié)合電子商務的虛擬性、復雜性、集成性、危險性的特點研究出突破每一項技術(shù)難題的軟件，加快企業(yè)信息智能化建設步伐，將電子商務智能化管理走進人們的日常生活中，把電子商務信息時代推向更高的領(lǐng)域。
電子商務檔案是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)從事商務活動中最原始、最可靠的數(shù)字化信息。充分利用電子商務檔案信息，為企業(yè)發(fā)展提供商情預測、營銷策劃、客戶關(guān)系管理、維護企業(yè)或經(jīng)營者合法權(quán)益已經(jīng)成為電子商務檔案應用的一個重要領(lǐng)域。而電子商務檔案應用的智能化趨勢無疑已經(jīng)成為電子商務行業(yè)的重要研究方向。
1、客戶關(guān)系管理的智能化?？蛻魴n案毫無疑問將是電子商務檔案的一個不可忽視的組成部分。在企業(yè)從事電子商務的過程中，電子商務系統(tǒng)將提供一種商家與客戶進行交流的新方式，這就要求企業(yè)管理者以全新的思維來看待客戶關(guān)系管理?？蛻絷P(guān)系管理源于“以客戶為中心”的新型商業(yè)模式，是企業(yè)樹立以客戶為中心的發(fā)展戰(zhàn)略的核心部分。企業(yè)通過智能化的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)來加強對客戶的服務提高客戶滿意度和忠誠度，提高企業(yè)效率和利潤水平。通過客戶關(guān)系管理系統(tǒng)企業(yè)加強與客戶的聯(lián)系、分析客戶的需求、研究產(chǎn)品的市場、拓展?jié)撛诘睦麧櫩臻g、提高產(chǎn)品的市場競爭能力、改進企業(yè)的管理漏洞、吸引更多的優(yōu)質(zhì)客戶進而達到優(yōu)化、提升企業(yè)管理能力、提高企業(yè)利潤水平的目的。而這一切的實現(xiàn)都依賴于智能化的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、智能化的客戶數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與應用。智能化的數(shù)據(jù)庫技術(shù)是所有其他技術(shù)的基礎。
2、智能化的商情預測。面對浩如煙海的客戶及企業(yè)營銷、銷售和服務信息，如果沒有一個具有高度商業(yè)智能的數(shù)據(jù)分析和處理系統(tǒng)是不可想象的。智能化的商情預測系統(tǒng)利用數(shù)據(jù)挖掘的思想、數(shù)據(jù)倉庫的管理技巧、一對一的營銷策略、個性化的售后服務、智能化的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理工具不斷滿足客戶的需求，提高企業(yè)的贏利能力、拓展企業(yè)的贏利空間。同時，智能化的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)將不僅實現(xiàn)現(xiàn)有的商業(yè)實踐和商業(yè)需求，更將不斷地實現(xiàn)向市場、客戶的學習過程，不僅僅只是重塑企業(yè)商業(yè)流程，而是能夠為管理者提供智能化的決策分析工具。
3、智能化的營銷策劃。借助于智能化的營銷策劃管理系統(tǒng)，企業(yè)將能夠更加全面地分析產(chǎn)品及市場信息，制定高效的營銷計劃，設計切實可行的銷售及服務指標，協(xié)調(diào)產(chǎn)品、服務、物流等渠道的配合關(guān)系，實現(xiàn)企業(yè)管理的最優(yōu)目標。
總之，隨著電子商務的發(fā)展，智能化電子商務將逐漸走入人們的日常生活。電子商務智能化是指利用數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對客戶數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)地儲存和管理，并通過各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析工具對客戶數(shù)據(jù)進行分析，提供各種分析報告，如客戶價值評價、客戶滿意度評價、服務質(zhì)量評價、營銷效果評價、未來市場需求等，為企業(yè)的各種經(jīng)營活動提供決策信息?；蛘哒f電子商務智能化是企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)收集、管理和分析結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的商務數(shù)據(jù)和信息，創(chuàng)造和累計商務知識和見解，改善商務決策水平，采取有效的商務行動，完善各種商務流程，提升各方面商務績效，增強綜合競爭力的智慧和能力。而電子商務檔案管理的智能化將是電子商務智能化的一個靚麗的奇葩。
加強廣播電視檔案的管理和利用的措施
單位領(lǐng)導層面的人員要轉(zhuǎn)變觀念,從自身做起,明確單位領(lǐng)導者是進行檔案管理和利用的第一責任人,加強對單位的領(lǐng)導力度。結(jié)合單位檔案管理的實際和需求,制定適用于本單位的檔案管理制度,規(guī)范員工工作行為。單位檔案管理部門的領(lǐng)導要經(jīng)常性地對本單位的檔案管理工作進行審查和評估,及時發(fā)現(xiàn)并更正問題。建立檔案管理責任制,將管理責任落到實處。并依照檔案管理相關(guān)規(guī)定和規(guī)范標準,對單位內(nèi)的檔案進行歸檔范圍和管理職責的劃分,將重要聲像檔案的管理作為檔案管理的重點,對日常檔案管理和利用工作進行嚴格的監(jiān)督指導。針對比較有專業(yè)特色的檔案資料構(gòu)建按照專業(yè)劃分的歸檔管理制度,這為及時歸檔和保證檔案的完整提供了很好的保障。要加強對廣播電視檔案管理從業(yè)人員的培訓,培養(yǎng)出同時掌握廣播電視業(yè)務知識和廣播電視檔案管理和利用能力的高端人才。定時定期籌集一定資金投入到檔案管理工作中,從點滴積累起來,使檔案管理設施和技術(shù)越來越完善。轉(zhuǎn)變觀念,增強檔案管理和開發(fā)意識廣播電視檔案是知識經(jīng)濟時代的一種重要知識資源,在廣播電視事業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。廣播電視媒體工作人員,從電視臺辦公室的檔案管理人員到電視臺領(lǐng)導層領(lǐng)導,每一個從業(yè)人員都要對廣播電視檔案管理和利用工作的重要性有清晰的認識,從思想上重視檔案管理工作,重新塑造檔案管理與服務的良好形象,讓檔案資料信息作為重要的服務公眾生活的手段?？梢约訌娕c廣播電視用戶的交流與溝通,積極收集用戶反饋信息,作為今后自身工作方向的指導,從多個層面滿足社會公眾對廣播電視檔案的信息需求。還要提高檔案管理人員的素質(zhì),培養(yǎng)他們在檔案管理工作中的耐心和責任心,提高他們的專業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理和利用信息化程度為了提高檔案管理和利用的信息化程度,首先要對廣電單位內(nèi)信息化檔案管理體系做出合理準備和規(guī)劃,在實現(xiàn)檔案信息化管理的過程中,進行相關(guān)的新聞信息數(shù)據(jù)收集是基礎,要搜集各種類的檔案信息資料,并加以整理和歸檔。要確定選用何種應用軟件,確定進行信息化系統(tǒng)管理和維護的方法;其次要在廣播電視單位內(nèi)建立和完善廣播電視檔案網(wǎng)絡數(shù)字平臺,將其重點放在功能性和互動性上。根據(jù)我國廣播電視目前的狀況,現(xiàn)階段至少應該對在線咨詢與答疑、檔案查詢與參考、雜志郵件及個性化頁面等具有互動功能欄目進行開放和管理;實現(xiàn)信息化的重點是在檔案管理多媒體信息系統(tǒng)中建立檔案管理數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)處理相關(guān)的文字和多媒體信息。在數(shù)據(jù)庫中,相比簡單的文字文件來說,圖像和視頻數(shù)據(jù)的存放、管理和使用等相對比較復雜和困難,所以要重點對數(shù)據(jù)庫進行選擇和建設,進一步加強廣播電視檔案管理和利用程度,真正體現(xiàn)信息化給檔案管理帶來的好處。
廣電檔案中聲像檔案的管理和利用
聲像檔案種類多、涉及范圍廣,是廣播電視檔案中最重要、最有價值的一部分,由于其以旨像錄制技術(shù)為基礎,以傳遞豐富多彩的畫面和聲音為特點,一直是最具有史料鑒賞和文獻收藏價值的檔案,是電視節(jié)目中記錄效果最好的載體,所以,對聲像檔案的管理工作是廣播電視檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員首先要做到增強自身的服務意識,要積極了解當前形勢下廣播電視工作的各種新聞、政策和要求,培養(yǎng)自己開闊的思路和敏捷的思維,掌握當前廣播電視大局,并建立服務大局的意識;要努力學習廣播電視檔案管理和利用的知識經(jīng)驗,提高自身業(yè)務素質(zhì);要有敏銳的洞察力,善于發(fā)現(xiàn)和利用檔案資源,充分了解各類檔案信息,結(jié)合當時廣播電視工作重點,敢于搶抓熱、難點問題。對檔案資料進行合理編研,使聲像作品更加生動、形象和真實,也就是說要提高音像檔案的利用率,在原有檔案基礎上創(chuàng)造性地挖掘出更多、質(zhì)量更好的電視音像資源。廣播電視檔案是廣播電視管理工作的重要內(nèi)容,是廣播電視事業(yè)得以向前發(fā)展的有利信息支撐。聲像檔案本身不僅具有重要的保存收藏價值,還能夠很大程度地促進廣播電視臺的發(fā)展,加強廣播電視檔案中聲像檔案的管理和利用,具有重要意義。
知識產(chǎn)權(quán)是指權(quán)利人對其所創(chuàng)作的智力勞動成果依法所享有的專有權(quán)利，它是一種無形財產(chǎn)，具有專有性、時間性、地域性、需要法定程序等特點，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案是知識產(chǎn)權(quán)的真實記錄和重要載體，其特點是由知識產(chǎn)權(quán)的性質(zhì)和活動規(guī)律所決定的。
1 從產(chǎn)生的范圍來看，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容多、涉及范圍廣。按照知識產(chǎn)權(quán)的客體，知識產(chǎn)權(quán)檔案包括商標檔案、專利檔案、著作權(quán)檔案、商業(yè)秘密檔案等。按現(xiàn)行的企業(yè)檔案十大類分類方案，知識產(chǎn)權(quán)檔案包含了科研檔案，涉及產(chǎn)品檔案、文書檔案、會計檔案、人事檔案等多個門類。
2 從內(nèi)容上看，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案具有成套性的特點，包括知識產(chǎn)權(quán)活動在創(chuàng)造、申請審批和登記、轉(zhuǎn)化、保護、維權(quán)等各個環(huán)節(jié)形成的全部有保存價值的文件資料，這些工作一環(huán)緊扣一環(huán)，具有系統(tǒng)性，是不可分割的有機整體。
3 從形成的過程來看，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的權(quán)利獲得及有效期時間跨度大，具有漸全的特點，有一個動態(tài)的不斷增加的過程，這是由知識產(chǎn)權(quán)的時間性、需要法定程序的特點決定的。知識產(chǎn)權(quán)的研發(fā)、創(chuàng)造與取得都需要歷時一段時間，有些需要幾年甚至十幾年。知識產(chǎn)權(quán)取得后，它只有在法定的期限內(nèi)才是有效的，我國專利法規(guī)定：發(fā)明專利權(quán)的期限為二十年，實用新型和外觀設計專利權(quán)的期限為十年，在這期間，每年定時都需續(xù)繳年費。商標注冊證為了保持其有效性，每滿十年需要續(xù)展。商標注冊證許可使用、注冊信息的變更、爭議裁定、商標侵權(quán)、商標的使用等情況，都會形成新的檔案，而且時間上會不斷地延續(xù)下去。
4 從管理和利用的方式來看，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)具有專有性的特點，因此檔案有保護性要求。很多知識產(chǎn)權(quán)檔案都屬于企業(yè)的技術(shù)秘密和經(jīng)營秘密，它們是眾多競爭對手極為關(guān)注、競相爭奪的目標，可以為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益，秘密性是其最根本的特征，失去秘密也就失去它的競爭價值，因此應做好知識產(chǎn)權(quán)檔案保護工作。
知識產(chǎn)權(quán)檔案管理的措施
劍南春集團公司現(xiàn)有各項專利、商標、商標注冊證、國際商標注冊證及其他知識產(chǎn)權(quán)檔案合計萬余件。面對數(shù)量如此豐富的知識產(chǎn)權(quán)檔案，分析其特點，加強科學管理顯得尤為重要。
1 企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案具有漸全的特點，應在知識產(chǎn)權(quán)管理工作中做到“三納人”、“四參加”和“四同步”，根據(jù)歸檔范圍將知識產(chǎn)權(quán)各階段形成的文件材料收集齊全，包括電子文件的收集，并與對應的紙質(zhì)文件同時歸檔。在知識產(chǎn)權(quán)立項時就應有檔案人員參與，屬于合作開發(fā)及技術(shù)引進項目的應將文件的歸檔要求寫入相關(guān)合同；在該項目完成后，檔案還會有增添或修改，應與檔案形成的相關(guān)部門多交流、溝通，及時收集補充歸檔。
2 保持企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的成套性、完整性。整理檔案應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系。屬于同一知識產(chǎn)權(quán)的文件材料應集中在一起，不得隨意分割開來，從而保證知識產(chǎn)權(quán)檔案與知識產(chǎn)權(quán)活動的一致性，按檔案形成時間先后順序或重要程度排列，一案一卷或數(shù)卷。整理檔案時，檔案盒不宜裝得過滿，例如，商標注冊證每十年就需要面臨續(xù)展等情況，新增加的檔案就無法放在同一檔案盒內(nèi)。若該盒實在已裝滿，可再組一卷，并在卷內(nèi)備考表說明，使同一知識產(chǎn)權(quán)檔案信息發(fā)生關(guān)聯(lián)，方便查找。
3 科學分類。有的檔案同行建議在企業(yè)檔案十個大類后，再增加第十一類“知識產(chǎn)權(quán)檔案類”，但筆者認為，對于知識產(chǎn)權(quán)檔案形成時間久遠、檔案數(shù)量龐大的企業(yè)，這種方法并不可行。以劍南春集團公司為例，近萬件知識產(chǎn)權(quán)檔案已于過去二十多年規(guī)范地整理于企業(yè)檔案的十個大類里，如果檔案分類上發(fā)生變化，則牽一發(fā)動全身，引起相應工作的一系列變化，很多檔案都需要整改，有些工作甚至需要從頭做起，實在是一種浪費人力、物力和時間，又傷害檔案實體的無效勞動。檔案的分類方案宜保持長期的相對穩(wěn)定，應盡量執(zhí)行原有檔案分類框架，可通過建立專題目錄及在分類方案局部做一些微調(diào)處理來促使知識產(chǎn)權(quán)檔案信息相對系統(tǒng)、集中。
商標、專利類檔案概念明確，獨立性較強，可放在產(chǎn)品檔案類下綜合類或在綜合類下新增加一個類目，按知識產(chǎn)權(quán)檔案的客體，設為商標類、專利類；著作權(quán)類檔案對于企業(yè)來說包括學術(shù)論文、專著、工程圖、計算機軟件開發(fā)等；商業(yè)秘密類檔案涉及范圍廣，我國《反不正當競爭法》規(guī)定，“商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟利益、具有實用性并經(jīng)權(quán)利人采用保密措施的技術(shù)信息和商業(yè)經(jīng)營信息?！币虼似髽I(yè)應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需要，明確商業(yè)秘密的歸檔范圍。通常包括企業(yè)財務狀況、投資計劃、分配方案、客戶名單、原材料進貨渠道、產(chǎn)品銷售網(wǎng)絡、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品配方、新技術(shù)研究等需保密的各種文件材料。這些檔案材料分散在文書、會計、人事、科研等各類檔案中，可繼續(xù)按原有分類方案將檔案歸人相應檔案類別，隨各類檔案統(tǒng)一分類編號、整理編目，再通過建立專題目錄，將屬于不同職能領(lǐng)域的檔案信息集中起來；科研類檔案自身就是一個獨立的一級類目，它包含于商業(yè)秘密檔案，因此其分類整理和以前一致。
加強廣播電視檔案的管理和利用的措施
單位領(lǐng)導層面的人員要轉(zhuǎn)變觀念，從自身做起，明確單位領(lǐng)導者是進行檔案管理和利用的第一責任人，加強對單位的領(lǐng)導力度。結(jié)合單位檔案管理的實際和需求，制定適用于本單位的檔案管理制度，規(guī)范員工工作行為。單位檔案管理部門的領(lǐng)導要經(jīng)常性地對本單位的檔案管理工作進行審查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并更正問題。建立檔案管理責任制，將管理責任落到實處。并依照檔案管理相關(guān)規(guī)定和規(guī)范標準，對單位內(nèi)的檔案進行歸檔范圍和管理職責的劃分，將重要聲像檔案的管理作為檔案管理的重點，對日常檔案管理和利用工作進行嚴格的監(jiān)督指導。針對比較有專業(yè)特色的檔案資料構(gòu)建按照專業(yè)劃分的歸檔管理制度，這為及時歸檔和保證檔案的完整提供了很好的保障。要加強對廣播電視檔案管理從業(yè)人員的培訓，培養(yǎng)出同時掌握廣播電視業(yè)務知識和廣播電視檔案管理和利用能力的高端人才。定時定期籌集一定資金投入到檔案管理工作中，從點滴積累起來，使檔案管理設施和技術(shù)越來越完善。轉(zhuǎn)變觀念，增強檔案管理和開發(fā)意識廣播電視檔案是知識經(jīng)濟時代的一種重要知識資源，在廣播電視事業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用。廣播電視媒體工作人員，從電視臺辦公室的檔案管理人員到電視臺領(lǐng)導層領(lǐng)導，每一個從業(yè)人員都要對廣播電視檔案管理和利用工作的重要性有清晰的認識，從思想上重視檔案管理工作，重新塑造檔案管理與服務的良好形象，讓檔案資料信息作為重要的服務公眾生活的手段?？梢约訌娕c廣播電視用戶的交流與溝通，積極收集用戶反饋信息，作為今后自身工作方向的指導，從多個層面滿足社會公眾對廣播電視檔案的信息需求。還要提高檔案管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)他們在檔案管理工作中的耐心和責任心，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理和利用信息化程度為了提高檔案管理和利用的信息化程度，首先要對廣電單位內(nèi)信息化檔案管理體系做出合理準備和規(guī)劃，在實現(xiàn)檔案信息化管理的過程中，進行相關(guān)的新聞信息數(shù)據(jù)收集是基礎，要搜集各種類的檔案信息資料，并加以整理和歸檔。要確定選用何種應用軟件，確定進行信息化系統(tǒng)管理和維護的方法；其次要在廣播電視單位內(nèi)建立和完善廣播電視檔案網(wǎng)絡數(shù)字平臺，將其重點放在功能性和互動性上。根據(jù)我國廣播電視目前的狀況，現(xiàn)階段至少應該對在線咨詢與答疑、檔案查詢與參考、雜志郵件及個性化頁面等具有互動功能欄目進行開放和管理；實現(xiàn)信息化的重點是在檔案管理多媒體信息系統(tǒng)中建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)處理相關(guān)的文字和多媒體信息。在數(shù)據(jù)庫中，相比簡單的文字文件來說，圖像和視頻數(shù)據(jù)的存放、管理和使用等相對比較復雜和困難，所以要重點對數(shù)據(jù)庫進行選擇和建設，進一步加強廣播電視檔案管理和利用程度，真正體現(xiàn)信息化給檔案管理帶來的好處。
廣電檔案中聲像檔案的管理和利用
聲像檔案種類多、涉及范圍廣，是廣播電視檔案中最重要、最有價值的一部分，由于其以旨像錄制技術(shù)為基礎，以傳遞豐富多彩的畫面和聲音為特點，一直是最具有史料鑒賞和文獻收藏價值的檔案，是電視節(jié)目中記錄效果最好的載體，所以，對聲像檔案的管理工作是廣播電視檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員首先要做到增強自身的服務意識，要積極了解當前形勢下廣播電視工作的各種新聞、政策和要求，培養(yǎng)自己開闊的思路和敏捷的思維，掌握當前廣播電視大局，并建立服務大局的意識；要努力學習廣播電視檔案管理和利用的知識經(jīng)驗，提高自身業(yè)務素質(zhì)；要有敏銳的洞察力，善于發(fā)現(xiàn)和利用檔案資源，充分了解各類檔案信息，結(jié)合當時廣播電視工作重點，敢于搶抓熱、難點問題。對檔案資料進行合理編研，使聲像作品更加生動、形象和真實，也就是說要提高音像檔案的利用率，在原有檔案基礎上創(chuàng)造性地挖掘出更多、質(zhì)量更好的電視音像資源。廣播電視檔案是廣播電視管理工作的重要內(nèi)容，是廣播電視事業(yè)得以向前發(fā)展的有利信息支撐。聲像檔案本身不僅具有重要的保存收藏價值，還能夠很大程度地促進廣播電視臺的發(fā)展，加強廣播電視檔案中聲像檔案的管理和利用，具有重要意義。
作者：倪玉華
長久以來，檔案管理工作不被人們所重視，因為管理者認為檔案管理僅僅是對于案件或人事的保存，因而檔案管理工作不能發(fā)展自身優(yōu)勢為企業(yè)帶來利潤。隨著管理者觀念的轉(zhuǎn)變，檔案管理越來越受到人們的重視，其中圖紙檔案是檔案中最多的成分，在實踐中合理開展圖紙檔案的電子化管理不僅能加強檔案科學化管理，還能保證檔案的秘密化保存，在關(guān)鍵時刻被管理者所用。電子化管理檔案可以為管理者的決策做出依據(jù)，為企業(yè)帶來利潤，加快企業(yè)發(fā)展腳步。
1 電子化管理技術(shù)
由于傳統(tǒng)的圖紙檔案存在不易保存，且對其編目、整理、保管、檢索時常遇諸多不便，中原油田檔案管理處對其所保存的圖紙檔案進行了電子化管理的嘗試。現(xiàn)將其所用技術(shù)簡述如下：
1.1 合理運用圖形掃描
通過手動及自動參數(shù)設置進行技術(shù)開發(fā)，形成針對蘭曬圖、清繪圖、鉛筆草圖及受潮變形圖的綜合掃描技術(shù)，以保證蘭曬圖的掃描質(zhì)量。運用二維自適應閾值掃描技術(shù)，較好地解決了鉛筆草圖掃描難的問題；運用自動電子扭曲拄術(shù)，解決了受潮變形圖掃描的輸入圖形失真的難題。該處早期保管的圖紙文件由于長期卷放，有些圖紙發(fā)黃變脆，發(fā)生粘連，將這些重要的圖紙檔案利用上述方法掃描進計算機變成電子文件，可以永久保存。
1.2 光柵圖處理技術(shù)在電子化管理技術(shù)中的運用
該項技術(shù)用于對掃描過程中不能消除或不能徹底消除的光柵圖質(zhì)量缺陷作最后修正，以提高光柵圖質(zhì)量，并為自動矢量化準確識別光柵圖的圖元細節(jié)作準備；光柵圖處理技術(shù)，可完成光柵圖的角度旋轉(zhuǎn)，傾斜校正，消蘭去污，光柵圖分割，局部提取與合并，光柵圖透明疊加，光柵圖的編輯，為舊圖翻新、衍生及重復利用提供了技術(shù)方法。利用此項技術(shù)可以將保存的白圖、膠片圖、地形圖等圖紙翻新或進行電子化處理。
1.3 開展光柵圖矢量化技術(shù)
此項技術(shù)可完成光柵圖到矢量圖的轉(zhuǎn)換，采用自動矢量化和手動矢量化方式，完成光柵圖線條及區(qū)域的輪廓線、中心線輪廓線及中心線的矢量化追蹤，文字的模式識別，形成在工種及專用領(lǐng)域內(nèi)廣泛使用的矢量圖的雛形。
1.4 開展矢量處理技術(shù)
這項技術(shù)利用矢量加工程序提供繪圖工具及命令，對已矢量化的矢量原始圖形的矢量實體進行編輯、區(qū)域平滑填充等，生成供繪圖儀輸出的完美的矢量圖。
1.5 光柵矢量混合處理變動對象
此項技術(shù)可對光柵圖局部需要變動的對象做手工矢量化，而其余部分仍以光柵圖像格式保留，并以光柵矢量混合方式輸出。該項技術(shù)可快速生成圖形，常用于報告插圖。
1.6 圖像的輸出
利用大幅面彩色噴墨繪圖儀完成AO以下幅面的彩色掛圖、彩色圖冊（雙面/單面）的成套繪制出版。
2 圖紙檔案電子化管理的缺陷與不足
2.1 組卷分類混亂。一個企業(yè)有多種各個部門的卷宗，按照不同時段、不同類型的分類各種各樣。多種卷宗沒有一個統(tǒng)一的分類，會導致主題與內(nèi)容不明確，還會導致組卷的重復與缺漏。所以按照統(tǒng)一的標準分類卷宗，不僅可以使檔案案卷的科學性規(guī)劃，還能保證案卷不丟失、不重復，因而在方便使用。
2.2 由于電子文件易于修改并可不留痕跡，因此，在進行整理、鑒定、復制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)的工作中應遵守操作規(guī)程，建立必要的備份，以防止信息的丟失和失真，維護電子圖形檔案的可靠性。
2.3 由于早期受計算機軟、硬件環(huán)境的限制，使制作形成的圖紙文件沒有足夠的存儲空間來存儲電子圖形文件，應優(yōu)先將利用較頻繁的圖紙檔案利用掃描儀掃人計算機轉(zhuǎn)儲在光盤上保存。
2.4 電子文件不同于普通圖紙文件，它不需要防腐等防護措施，它需要加強對計算機系統(tǒng)的防御。如果計算機操作系統(tǒng)中病毒，很有可能導致對于圖紙檔案的損壞或缺失。只有保證計算機操作系統(tǒng)本身的平穩(wěn)運行才能保證圖紙檔案的完整的保存。
2.5 為了延長光盤的使用壽命，有條件的單位可使用“空氣夾層”型光盤，此種結(jié)構(gòu)光盤的記錄介質(zhì)位于兩個盤基的中間，密封性好.或避免灰塵、水分、熱、有害氣體對記錄介質(zhì)的直接影響。
2.6 安全系統(tǒng)不夠先進，由于管理者對檔案秘密化管理意識不強，在電子化保存圖紙檔案時沒有設置密碼，很容易加大非法分子進入檔案管理系統(tǒng)，對檔案機密進行泄露或損壞，而一旦檔案被損壞，很難重新健全相關(guān)圖紙檔案。所以設置進入密碼，以防非法分子進入相關(guān)管理系統(tǒng)，保證檔案的秘密性。
3 案件科學管理的措施
3.1 統(tǒng)一分類，加快檢閱速率
隨著計算機行業(yè)的發(fā)展，統(tǒng)一分類號操作變得方便快捷。所以相關(guān)工作人員利用現(xiàn)代化管理知識，應統(tǒng)一分類號，保證案卷的合理性與統(tǒng)一性，做到檔案的不丟失、不重復，方便尋找與使用。管理人員應更新管理觀念，加大對檔案管理工作的投資，配備先進的硬件軟件設施，使檔案管理工作有序的進行。
3.2 加強對工作人員的專業(yè)培訓
要使案件能夠被清楚、真實的收集整理，必須保證案件電子化管理中的各個關(guān)節(jié)環(huán)環(huán)緊扣，這就要求了檔案管理工作人員認真、踏實的工作，并且自身有著豐富的專業(yè)知識儲備。如今國有企業(yè)的案件檔案管理工作人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，無法掌握專業(yè)知識，做好本職工作，所以強化專業(yè)培訓，提高團隊專業(yè)素質(zhì)成為了檔案管理工作的核心。培養(yǎng)專業(yè)化人才，加強圖紙檔案電子化管理。
3.3 統(tǒng)一標準，增強可操作性，確保歸檔質(zhì)量
要確保案件檔案的真實性與可靠性，要做到明確歸檔方式與時間、嚴格保證歸檔檔案的質(zhì)量、按個按照歸檔程序歸檔，減少操作失誤，填寫歸檔的說明，為檔案提供依據(jù)。認真整理好每一分案件，減少案件在歸檔時因操作失誤給企業(yè)帶來的不便。
4 結(jié)束語
圖紙檔案不僅可以記錄企業(yè)發(fā)生的典型案例或者公司員工的重要信息，還是一種對信息的處理與分享。它在企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研、大學生就業(yè)以及干部考察等方面起著重要的作用。規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化的檔案管理是必不可少的一部分。電子化的檔案管理能夠有效地提高企業(yè)的人力資源管理水平，所以有效的提高檔案管理效率是提高企業(yè)整體的核心，直接影響到了企業(yè)的發(fā)展?？偠灾?，檔案管理在社會進步的同時也在進步，檔案管理者要想使檔案管理機制實現(xiàn)科學化，順應時代的腳步，就必須轉(zhuǎn)變觀念，開展圖紙檔案電子化管理。
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 16-0000-01
信息時代的到來，改變了企業(yè)的管理方式，從傳統(tǒng)的完全紙質(zhì)化到如今的電子無紙化，企業(yè)檔案的管理發(fā)生著巨大的變化。企業(yè)檔案也已經(jīng)成為企業(yè)信息資源和資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)建設、運營、發(fā)展的重要記錄，對于企業(yè)的發(fā)展建設起著至關(guān)重要的作用。但是，中國企業(yè)對于這方面的應用探索還不長，企業(yè)電子檔案的實際管理中仍然存在諸多問題，因此筆者結(jié)合自己的實際經(jīng)驗，給出一些思考和建議。
一、企業(yè)電子檔案管理問題
（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關(guān)程序設計的過程中，檔案管理方面的專業(yè)人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發(fā)來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，信息的分總問題，可以說考慮的范圍是相對局限，不夠周全的。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現(xiàn)實問題上的解決措施有待改進。
（二）文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個系統(tǒng)。文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個系統(tǒng)，由此導致信息的歸類出現(xiàn)一定出入，在后期信息的應用過程中也會出現(xiàn)一定的紕漏。結(jié)合一些公司的實際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統(tǒng)分類無法滿足現(xiàn)實的需要，對于信息的應用、管理都會有著出入。
（三）電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無法有效統(tǒng)一結(jié)合。
（四）電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對于公司來說是有一定價值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬盤儲存器，另一類是利用網(wǎng)絡進行儲存，比如最近比較熱門的云儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬盤儲存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會對公司產(chǎn)生諸多不利影響；如果是通過網(wǎng)絡存儲，盡管可以通過網(wǎng)絡很好的備份存儲，但是一些重要的信息仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。
（五）相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)結(jié)合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關(guān)工作人員的工作量，但是對于其素質(zhì)技能的要求有所增加。企業(yè)電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對于相關(guān)軟件的應用，自動化辦公系統(tǒng)管理達到熟練的程度，同時工作的責任心也是重要的保障。但是，在現(xiàn)實的情況下，一些資質(zhì)比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結(jié)合于實際，對于工作的認識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責任心。
二、針對企業(yè)電子檔案管理問題的解決措施
（一）電子檔案監(jiān)控嚴格化。首先，關(guān)于電子檔案的形成監(jiān)控問題，工作人員應該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是信息庫的建立，這是一個至關(guān)重要的步驟，來保證后期信息利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學、完整、嚴密的制度來規(guī)范監(jiān)控過程，保證監(jiān)控的效果，比如文件管理制度和體系的科學化、嚴格化，管理內(nèi)容和執(zhí)行的有效化等等。
（二）提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于公司的發(fā)展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現(xiàn)實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術(shù)措施，比如通過網(wǎng)絡云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環(huán)節(jié)都采取一定的監(jiān)控和監(jiān)管，最好把每一項責任落實到個人，確保權(quán)責明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。
（三）提高電子檔案甄別的技術(shù)。電子文件進入網(wǎng)絡運行之后，其復制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風險，比如關(guān)于電子檔案真?zhèn)蔚膯栴}，提高其中的甄別技術(shù)有著現(xiàn)實的必要，因此在電子文件辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應用。這樣可以避免使用者和顧客對于文件進行篡改，危害企業(yè)的利益。
（四）優(yōu)化電子檔案的鑒定技術(shù)。在文件進行歸檔之前，一般需要先進行文件的鑒定，其目的是為了區(qū)別文件的價值，根據(jù)實際的需要來給出相應的標準，避免統(tǒng)一標準化的分類不利于公司對于信息的應用。在一定有效分類之后，可以方便企業(yè)選擇應用，方便公司管理，更好地為公司創(chuàng)造價值。
（五）優(yōu)化電子檔案歸檔?，F(xiàn)階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態(tài)，實行“雙套制”，但是實際過程中由于電子文件的法律約束力不高、技術(shù)問題大導致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優(yōu)化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網(wǎng)絡環(huán)境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續(xù)發(fā)揮實體檔案的作用，發(fā)揮實體檔案和電子檔案結(jié)合的作用，實現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代社會信息平臺上的有效運轉(zhuǎn)。
（六）提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。不管外部條件如何改善，軟件設施如何改進，相關(guān)的工作人員作為工作過程中的主體，需要發(fā)揮出主觀能動性，因此，提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進行相關(guān)的專業(yè)化的培訓，另一方面需要提高相關(guān)工作人員的工作責任心，同時結(jié)合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。
三、結(jié)束語
企業(yè)電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環(huán)節(jié)有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發(fā)現(xiàn)問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進，讓電子無紙化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現(xiàn)實價值，促進企業(yè)的發(fā)展。
參考文獻：
[1]王萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎[M].北京：清華大學出版社，2006.
引言：文書檔案管理是高職院校檔案工作的―個重要組成部分。隨著電子計算機技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡的普及，人們進入了電子網(wǎng)絡時代，許多信息通過電子網(wǎng)絡管理和傳輸。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書不同，網(wǎng)絡電子化時期下文書檔案有它新的特殊性，為此，研究網(wǎng)絡電子化時代文書檔案管理，具有理論價值和現(xiàn)實的意義。
一、電子化時代文書檔案的新特點
1、信息內(nèi)容數(shù)碼化
傳統(tǒng)的文書檔案通常是紙質(zhì)的，隨著電子計算機及各類電子設備的普及，大部分的文書檔案都有電子版，或者將文字、圖形、圖像等信息，通過拍照、掃描等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號，進行存貯、傳輸，依靠相應的軟硬件技術(shù)進行讀取。數(shù)碼化將成為今后文書檔案的一個趨勢，紙張、照片等形式的各類收發(fā)文、圖表、文獻、手冊、科研成果等，都可以在計算機上以及其他數(shù)碼設備上進行處理，甚至將來紙質(zhì)文件將不再使用，直接以數(shù)碼的形式進行流轉(zhuǎn)利用。
2、文檔處理一體化
紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須參與，不必知道其產(chǎn)生背景及印刷等有關(guān)技術(shù)，由文書形成部門的有關(guān)人員進行收集、整理、移交歸檔。而電子化時代由于電子文檔的易變、易逝、易更改性，使得檔案人員從文件形成階段就要參與進來，對電子文件進行前端控制和全程管理，對電子文件的形成背景、軟硬件環(huán)境、存取設備等進行了解，使產(chǎn)生的電子文件格式符合標準、規(guī)范，從而保證電子文件長期可讀性、可用性。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子文件實行網(wǎng)上生成、網(wǎng)上修改、網(wǎng)上傳輸、網(wǎng)上簽閱、網(wǎng)上批轉(zhuǎn)，網(wǎng)絡歸檔將成為主要歸檔方式，因此，在電子文件時代，文檔一體化管理勢在必行。
3、載體多樣化
當前，隨著辦公自動化、數(shù)碼設備的廣泛應用，文書檔案除了有紙質(zhì)的文檔外，大量的電子文檔都存儲在光盤、硬盤、u盤、軟盤、縮微膠片等電子設備上。除了歸檔紙質(zhì)載體的文書檔案外，相關(guān)的電子文檔也存儲在光盤、硬盤等介質(zhì)載體上進行歸檔，有的電子文檔通過網(wǎng)絡進行邏輯歸檔后，也需下載到相應的介質(zhì)載體上進行保存?zhèn)浞荨Ｒ虼?，電子化時代，文書檔案的文字不再是單一的紙質(zhì)文檔，各種載體層出不窮，隨著電子產(chǎn)品的發(fā)展，將來會出現(xiàn)更多新的載體和電子設備用于存儲文書檔案，呈現(xiàn)出載體多樣化的特點。
4、途徑多元化
電子化時代，文書檔案由于信息數(shù)碼化、載體多樣化等特點使得其歸檔途徑也不再是單一的紙質(zhì)文檔的實物移交。為了實現(xiàn)文書檔案收集齊全完整，可以通過多種途徑、多種方法進行工作。通過網(wǎng)絡向檔案部門移交的過程。主要方式有通過文檔管理系統(tǒng)進行、通過電子郵箱接收、QQ接收等。物理歸檔是把電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。其又可以分為以網(wǎng)絡傳輸方式和以介質(zhì)傳遞方式兩種，無論哪種方式最終都要將文件存儲在介質(zhì)上進行保存。
5、時問靈活化
傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一般是每年年初，而電子化時代不僅有紙質(zhì)文檔還有電子文檔，隨著文書檔案采取以件為單位的整理方法后，以及文檔一體化、辦公自動化的應用，比如紙質(zhì)等實體類的文書檔案可以依據(jù)各院校實際情況、文件數(shù)量等規(guī)定每三個月、半年或一年進行。而電子文件則可以進行實時或定期。
二、實現(xiàn)文書檔案管理信息化途徑
1、樹立新的數(shù)字化文書檔案管理觀念
傳統(tǒng)的管理模式下，文書、檔案這一類文件的管理采用的都是紙質(zhì)化管理。 在信息技術(shù)的融入下，文書檔案的管理也逐漸實現(xiàn)了信息化和數(shù)字化，并且出現(xiàn)了能夠?qū)D片、文字、音頻等多種數(shù)據(jù)進行綜合管理的數(shù)字化檔案。在對這一類檔案進行管理時，必須建立起數(shù)化管理的觀念，充分掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)等，真正實現(xiàn)管理技術(shù)方面的更新。
2、建設信息網(wǎng)絡以實現(xiàn)文書檔案信息共享
實現(xiàn)信息共享是建立電子文書檔案的最終目的和要求。為此，必須在現(xiàn)有的技術(shù)水平基礎上，進行文書檔案電子化網(wǎng)絡建設，通過統(tǒng)一、規(guī)范的標準管理來實現(xiàn)信息格式、軟件程序的一體化。為達到這一目的，各個管理部門應當建立積極、良好的合作關(guān)系，制定統(tǒng)一的文書檔案管理標準，充分實現(xiàn)網(wǎng)絡資源的共享，發(fā)揮信息網(wǎng)絡的功能。同時，應當努力實現(xiàn)信息的傳輸，使得有效信息能在最短的時間內(nèi)得以應用。此外，各個部門在進行文書檔案的電子化管理時，應根據(jù)自身的工作特點，進行管理上的創(chuàng)新，并最終形成具有部門特色的管理網(wǎng)絡，繼而為客戶提供更好的服務。
3、制定文書檔案管理的標準和制度
近年來，我國對網(wǎng)絡電子下的文書檔案管理投入了更多的關(guān)注，并制定了一系列的法律、法規(guī)的制定。隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，信息管理的模式也在不斷增加，管理標準的制定應
當根據(jù)相關(guān)的行業(yè)法規(guī)來進行，并且根據(jù)實際情況進行一定的調(diào)整。 電子文書檔案的建立階段是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，必須保證其規(guī)范性和標準化。在電子文書檔案建立完成后還需要進行一定的調(diào)整，只有這樣才能使文書檔案管理符合相關(guān)制度的規(guī)定。同時要完善相應的制度建設，通過制度的規(guī)范來保證管理工作的效率。
4、加強文書檔案管理信息系統(tǒng)建設
文書檔案的電子化管理可以借鑒其他檔案的管理方式，再結(jié)合已有的信息技術(shù)手段來實現(xiàn)管理的自動化和數(shù)字化。同時，應加強電子化檔案管理與辦公流程、政府部門實現(xiàn)信息共享是建立電子文書檔案的最終目的和要求。為此，必須在現(xiàn)有的技術(shù)水平基礎上，進行文書檔案電子化網(wǎng)絡建設，通過統(tǒng)一、規(guī)范的標準管理來實現(xiàn)信息格式、軟件程序的一體化。為達到這一目的，各個管理部門應當建立積極、良好的合作關(guān)系，制定統(tǒng)一的文書檔案管理標準，充分實現(xiàn)網(wǎng)絡資源的共享，發(fā)揮信息網(wǎng)絡的功能。
同時，應當努力實現(xiàn)信息的傳輸，使得有效信息能在最短的時間內(nèi)得以應用。此外，各個部門在進行文書檔案的電子化管理時，應根據(jù)自身的工作特點，進行管理上的創(chuàng)新，并最終形成具有部門特色的管理網(wǎng)絡，繼而為客戶提供更好的服務。
5、制定文書檔案管理的標準和制度
近年來，我國對電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理投入了更多的關(guān)注，并制定了一系列的法律、法規(guī)的制定。隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，信息管理的模式也在不斷增加，管理標準的制定應當根據(jù)相關(guān)的行業(yè)法規(guī)來進行，并且根據(jù)實際情況進行一定的調(diào)整。電子文書檔案的建立階段是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，必須保證其規(guī)范性和標準化。在電子文書檔案建立完成后還需要進行一定的調(diào)整，只有這樣才能使文書檔案管理符合相關(guān)制度的規(guī)定。同時要完善相應的制度建設，通過制度的規(guī)范來保證管理工作的效率。
6、加強文書檔案管理信息系統(tǒng)建設
文書檔案的電子化管理可以借鑒其他檔案的管理方式，再結(jié)合已有的信息技術(shù)手段來實現(xiàn)管理的自動化和數(shù)字化。同時，應加強電子化檔案管理與辦公流程、政府部門信息網(wǎng)絡的聯(lián)系，實現(xiàn)資源信息的共享。在建立文書檔案系統(tǒng)的基礎上，完善相應的設施建設。 其中，應用軟件的更新和管理是關(guān)鍵。通過高效、快捷的檔案管理可以有效提升信息管理的效率和質(zhì)量。
