序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理的分類方法范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：

1 前言

管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營歷程的存儲與總結(jié),同時又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級網(wǎng)絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對企業(yè)的生產(chǎn)運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關(guān)系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復性勞動。

3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措

電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進行系統(tǒng)、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產(chǎn)活動和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機制,檔案管理部門要常規(guī)性的對各部門進行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點進行科學分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時間段運營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規(guī)范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動員工的力量進行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴格按照規(guī)范和標準操作。在管理人員調(diào)動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動和離任手續(xù),最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯(lián)系。

3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進企業(yè)的技術(shù)改進與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續(xù),制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時,要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。

4 結(jié)束語

總之,在新形勢下,強化電力企業(yè)的檔案管理,對于企業(yè)的運營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環(huán)節(jié),使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻

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一、檔案管理工作中存在的問題

（一）重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導干部對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)。認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，檔案管理人員只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。這些思想認識，不僅表明了一些人對檔案工作缺乏了解，導致輕視檔案工作，還阻礙了檔案工作的健康發(fā)展、科學發(fā)展。

（二）管理力量薄弱。目前，由于經(jīng)費有限，大部分檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是手工地將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

（三）硬件設施不全。各單位檔案管理必備的硬件設施參差不齊，差異較大。個別單位沒有專用檔案室，檔案材料在部門或個人保管。個別檔案室存在狹窄、潮濕、“六防”設備不配套現(xiàn)象，檔案材料霉變、蟲蛀時有發(fā)生。有的檔案室沒有必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾和裝訂設備，導致裝卷不規(guī)范。

二、檔案管理工作中的基本方法

提高檔案管理的水平，必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，必須按照要求進行工作，保證檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)工作順利進行。

1、全面普查案卷。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為綜合性檔案室由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，剔除這些無用的文件，才能避免今后出現(xiàn)重復與低效率的情況。

2、重新組合案卷。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷能夠避免某種相連的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，應對無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工、填寫，保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管，而且可以提高檔案的利用效率。

3、規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。各檔案室應從自己的實際情況出發(fā)，根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本單位的著錄細則，提高基礎工作水平。

4、統(tǒng)一分類編號。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范檢索題名。在填寫檢索題名過程中，要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。

三、檔案管理工作中的主要措施

檔案管理是學校工作的重要組成部分，它真實地記載著每一個時期的學校發(fā)展軌跡，具有很強的信息利用價值。因此，學校的檔案工作應著眼于今后的發(fā)展，既要適應今后管理的基礎工作，又要盡快運用現(xiàn)代化管理理論和科學技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

一是指定專人管理。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。一方面學校要指定有責任心、能吃苦的同志專職負責檔案管理工作，另一方面要加強檔案工作隊伍建設，加強對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量，

二是配備先進設備。 先進的設備是提高學校檔案管理水平的基礎，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設施建設列入學?；窘ㄔO的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫房，庫房內(nèi)可適當配備空調(diào)、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備。應該配置計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝像機等現(xiàn)代化辦公設備，提高工作效率。

三是健全管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。學校要根據(jù)國家法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理的文件規(guī)定，結(jié)合實際情況，制定出嚴謹?shù)囊?guī)范的檔案管理制度，建立科學的檔案組織管理和運行機制，建立檔案管理工作責任制，使檔案管理工作做到依法管理、按章辦事、精細操作、妥善保管。

四是創(chuàng)新管理機制。創(chuàng)新檔案管理機制是新形勢下檔案管理工作的現(xiàn)要求。我們要從服務的社會性、管理的復雜性出發(fā)，建立健全檔案管理的責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事務型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變。要強化檔案管理部門的業(yè)務指導、監(jiān)督、檢查等宏觀管理職能，加強后續(xù)監(jiān)管，促進檔案工作的制度化、科學化、規(guī)范化。要形成科學分析和創(chuàng)新研究的工作態(tài)勢，為檔案工作的發(fā)展提供堅實的保障。

四是進行科學分類。科學分類就是按照檔案部門的要求，根據(jù)學校的實際情況，按部門、內(nèi)容等，分成黨群類：包括上級文件、校內(nèi)文件、計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。業(yè)務類：包括各業(yè)務部門的報表、工作日志、各類活動等。人事類：包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓及進修情況等。通過科學分類，便于檔案查找利用

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1 企業(yè)合同檔案的概念及特征

企業(yè)的合同檔案是企業(yè)活動中的重要分支，是重要的憑證，詳細記載了企業(yè)的經(jīng)濟活動內(nèi)容，也是企業(yè)履行合同的權(quán)利和義務的全部資料，是企業(yè)預算、評估和審計不可或缺的內(nèi)容。合同檔案與企業(yè)的市場經(jīng)濟活動密切相關(guān)，可以分為不同的種類，如：

企業(yè)經(jīng)營合同、企業(yè)技術(shù)合同、企業(yè)勞動合同、企業(yè)銷售合同、企業(yè)工程合同等，在企業(yè)的合同檔案分類中，可以呈現(xiàn)出更為直觀和簡單的特征，這些合同檔案都具有其共性和個性，有一般檔案共同的價值和職能，而合同檔案還有其個性，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

①法律性特征。企業(yè)的合同檔案不同于一般的檔案，它的內(nèi)容載體為合同，而合同是具有法律效應的資料，在《合同法》的背景之下，具有相應的法律效力，合同檔案自然也具有法律效應，這與合同檔案的合同簽訂、合同變更、合同終止相適應，體現(xiàn)出企業(yè)的合同檔案的法律性特征。

②憑證性特征。企業(yè)的合同檔案是市場經(jīng)濟的產(chǎn)物，在激烈的市場競爭之中，必然會產(chǎn)生較多的經(jīng)濟糾紛，而合同是當事人履行合同義務和實施權(quán)利的憑證，也是處理經(jīng)濟糾紛的處理憑證，因而，合同檔案顯現(xiàn)出較為明顯的憑證性特征。

③規(guī)范性特征。企業(yè)的合同簽訂、變更和終結(jié)是在《合同法》的范圍之內(nèi)有效，可以這樣認為，企業(yè)合同檔案不僅具有法律性的特征，而且還有合同檔案所特有的規(guī)范性的特征，在法律范疇之內(nèi)，企業(yè)合同檔案必須包括當事人的姓名、合同數(shù)量、價款，并且還有規(guī)定的格式，如果沒有依照合同的格式條款，則難以展現(xiàn)出合同全部的法律效力，會使企業(yè)合同不完善或不規(guī)范，這樣，就在無形中使當事人的合法權(quán)益受到威脅。

2 企業(yè)合同檔案管理的分類優(yōu)化措施

企業(yè)的合同檔案管理要克服分散、無序的缺點和問題，要正視合同檔案管理的混淆、分散化的狀態(tài)，實施優(yōu)化的分類管理措施，減少合同檔案分類管理的難度，有效地查找、利用、統(tǒng)計和管理合同檔案。

2.1 強化企業(yè)合同檔案管理機制

在企業(yè)的合同檔案管理制度之中，積極健全和完善合同檔案機制，要對合同檔案的相關(guān)工作如：收集、整理、編目、上架等，進行制度化的完善和優(yōu)化，這樣，在制度完善的前提下，才能充分發(fā)揮出企業(yè)的合同檔案管理效能，從安全的角度上來看，強化企業(yè)的合同檔案管理機制，還可以確保企業(yè)的商業(yè)機密，減少企業(yè)的風險，從而促進企業(yè)健康、有效的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 要加強合同之間的聯(lián)系，做好合同檔案的分類整理

在企業(yè)的合同檔案管理中，要增強合同檔案之間的聯(lián)系，要使合同檔案的分類整理工作更為順暢，并且在對企業(yè)合同檔案收集整理工作中，注重合同文件之間的聯(lián)系，單立類目、分類組卷，實現(xiàn)科學的保管和管理。同時，企業(yè)要指定獨立的部門負責合同檔案的管理事宜，避免合同檔案管理中的分散化和無序化狀態(tài)。

2.3 實施合同檔案的統(tǒng)一編號，利用分類管理

在對企業(yè)的合同檔案分類管理中，要將不同的合同文件進行統(tǒng)一的編號，這個工作要依照一定的規(guī)則實施，具體如：將年度內(nèi)的合同文件分為不同的類別如：物資類、工程類等，再加以不同的符號加以區(qū)分，確定好不同的類別號，然后再依照時間的順序或者科目的不同編制小的編號，這樣，就可以較好地實現(xiàn)對企業(yè)合同檔案的保管、統(tǒng)計和利用。

2.4 注重附屬材料的收集和整理，確保合同檔案的完好 與齊全

在對企業(yè)的合同檔案管理進行分類優(yōu)化的過程中，主管單位要負責合同的齊全和完整，要注重對合同檔案的附屬關(guān)聯(lián)材料的收集和整理，并且對于這些相關(guān)文件資料要加以不定期的督促和檢查，從而確保合同檔案在移交之前的齊全和完整性。

2.5 注重企業(yè)合同檔案管理材料的變化情況

在企業(yè)的合同檔案管理分類優(yōu)化過程中，規(guī)定在每年的一定時間要進行合同檔案的移交，主管部門要移交上一年度的所有合同文件資料，這個工作相當繁瑣和細致，還存在一些合同檔案的變化情況，諸如：合同簽訂后還會有合同的變更、合同解除、合同作廢等問題，這些相關(guān)的合同文件變化情況都要進行及時的把握，由于這些合同文件資料的不確定性，不能一次性地終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這樣就會使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。

3 優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法

3.1 集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業(yè)的合同檔案分類管理要重點對科技檔案和文書檔案進行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設項目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強的特點。對于文書檔案的分類整理，包括企業(yè)的行政事務的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計，在進行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，以此為核心，進行合同檔案分類管理，要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進行重新擬定和分類，從而增強對合同檔案分類管理的有效性。

3.2 集分式分類表

我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了九種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這九種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范而科學的集分式分類表，并且要在集分式分類表中，對合同檔案進行分類歸檔，進行統(tǒng)一的編號和整理。

3.3 分類表的使用方法

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檔案管理是一項系統(tǒng)的工作，不僅需要應用先進的管理技術(shù)，還需要利用專業(yè)的設備，只有對管理方法進行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門需要做好基礎工作，解決檔案管理基礎工作中存在的問題，應該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進檔案管理工作的現(xiàn)代化。

1 檔案管理基礎工作存在的問題

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務就是單純的對檔案資料進行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，也沒有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識，而且服務熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準則，這使得我國檔案基礎工作水平比較低。

在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現(xiàn)象，在檔號設置時存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標題不規(guī)范，在制定標題時沒有考慮案卷的內(nèi)容，標題無法準確反映案卷的內(nèi)容，這些標題一般都存在缺少基本要素或者要素設計不準確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標題無法涵蓋檔案的全部內(nèi)容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統(tǒng)一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統(tǒng)一的標準進行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問題也越嚴重，為了改善我國檔案館基礎工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應該引進先進的技術(shù)與設備，提高工作的效率與質(zhì)量。

2 加強檔案管理基礎水平

2.1 做好普查以及檔案整理工作

在對檔案館的案卷進行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進行剔除，要定期對檔案進行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復或者檔案丟失的問題。在對案卷進行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。

2.2 保證案卷整理的規(guī)范性

檔案管理工作需要利用先進的設備，在利用計算機技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規(guī)范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進行細致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。

2.3 統(tǒng)一分類號

在整個檔案管理工作中，對檔案進行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對這項工作有充足的認識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標準。達到相對規(guī)范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎。

2.4 規(guī)范題名

和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準率。

3 推進檔案管理現(xiàn)代化

3.1 分清主次

進行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應用計算機管理的時候，對重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。

3.2 著錄分級次

在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣既節(jié)約了時間、人力、與財力又提高了效率。

3.3 利用好檔案原基礎

對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

3.4 使用“關(guān)鍵詞”

“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。

檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設備以及管理理念，一定要保證檔案基礎工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎工作，要保證操作的規(guī)范性，對傳統(tǒng)的管理方法進行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學習，提高專業(yè)技術(shù)，這樣才能推進檔案管理工作現(xiàn)代化建設。

參考文獻

篇（5）

中圖分類號：TV743 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02

檔案管理指的是收集與統(tǒng)計原始檔案中的實體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務的總稱，而隨著社會經(jīng)濟體制以及政治體質(zhì)的不斷改革，我國的高新科技建設發(fā)展也越來越快，建設單位當中的傳統(tǒng)檔案管理也就由此出現(xiàn)了重大的挑戰(zhàn)。本文將對建設單位工程檔案管理進行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析、促進建設單位工程檔案管理的有效措施，三個部分進行闡述。

一. 檔案管理必要性研究

檔案管理工作對建設單位發(fā)展具有重要意義，檔案記載著建設單位各類信息，這些信息有的相當重要，關(guān)系著公司機密。一般工資做重大決策之時都會參考相關(guān)檔案，檔案能夠為建設單位發(fā)展提供關(guān)鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負上法律責任。因此，做好檔案管理工作對建設單位本身的發(fā)展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個相對穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團隊的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進行檔案管理創(chuàng)新對公司發(fā)展具有重要意義。時代在不斷發(fā)展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進行創(chuàng)新可以促進建設單位整體競爭力的上升，把企業(yè)的發(fā)展推向一個更高的平臺。另外，檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進建設單位的有效發(fā)展。

二. 建設單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析

（一） 檔案管理體制缺乏完善

建設單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個復雜的過程，包括很多環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關(guān)系到檔案使用時的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時代已經(jīng)到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失?，F(xiàn)有檔案管理出現(xiàn)了一個非常奇怪的問題，很多企業(yè)非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個問題。

（二） 檔案管理方法明顯落后

部分建設單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時代的發(fā)展。部分企業(yè)檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些企業(yè)不順應時代的發(fā)展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。

（三） 檔案管理缺乏重視

企業(yè)不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業(yè)沒有把檔案的管理擺在一個重要的位置，人為檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學的[3]。還有的企業(yè)安排了工作人員進行檔案管理，但并沒有制定科學合理的工作獎懲制度，一旦檔案工作出現(xiàn)了漏洞，公司不知道應該向誰追究責任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應的獎勵制度，嚴重打擊了管理人員工作積極性。

（四） 檔案管理人員素質(zhì)水平低下

檔案管理人員素質(zhì)低下。很多企業(yè)管理人員的素質(zhì)沒有達到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網(wǎng)站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關(guān)鍵部分，如果管理人員的素質(zhì)遲遲得不到提升，對整個公司的發(fā)展都會造成不良影響。

三. 促進建設單位工程檔案管理的有效措施

（一） 充分應用激勵機制

公司應該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發(fā)展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應該建立科學責任制，這一點非常重要。科學合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個公司如果沒有科學合理的獎懲制度，那么整個公司的管理工作都會亂套。另外，科學合理的獎懲制度可一維護公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現(xiàn)問題，公司可以依據(jù)制度將責任追究到部門或者個人，不會出現(xiàn)不知道找誰追究責任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進公司更快更好地發(fā)展。此外，企業(yè)在選擇檔案的管理人員之時一定要嚴格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進行專業(yè)化的培訓。培訓的內(nèi)容主要包括管理工作的內(nèi)容、管理工作的方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應該才去的應急措施，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責任感很好的加強，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴謹度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個有效的培訓體系，依照崗位的不同采用不同的方式進行培訓，培訓內(nèi)容中包括關(guān)于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識。還有包括一些其它學科種類，比如像管理學以及信息技術(shù)等學科專業(yè)的知識培訓。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質(zhì)[8]。

（二） 擺脫檔案人員的不穩(wěn)定性、流動性

為確保檔案人員穩(wěn)定性，企業(yè)應對現(xiàn)有檔案管理體制進行完善，促進檔案管理的優(yōu)化升級。首先在檔案管理的分類方面，相關(guān)工作人員一定要對檔案進行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關(guān)工作人員在分類時應該在對檔案進行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業(yè)專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業(yè)一定要注意檔案室的環(huán)境，謹防潮濕，并且，企業(yè)一定要將檔案輸入電腦進行加密存檔，一旦發(fā)生意外，檔案還有備份的可以調(diào)出來。最后，企業(yè)一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實際上，檔案的使用價值是非常大的，當公司遇到難以解決的問題時，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進公司的順利發(fā)展。

（三） 以績效管理促檔案管理

績效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式，我司采用限期定指標考核。沒有規(guī)矩，不成方圓，公司領(lǐng)導要制定出科學合理的績效管理制度，對員工工作績效評價系統(tǒng)進行完善，將定量考核與員工工作能力及表現(xiàn)充分結(jié)合起來，用數(shù)據(jù)說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應對績效考核體系進行審視，加強與員工的深入溝通交流，保證反饋時效性，管理者還應該廣泛聽取員工意見，并及時做出調(diào)整，同時針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學的考核方案，對員工工作進行有效反饋?？冃Ч芾淼囊豁椫匾瓌t是量化，檔案記錄了人員狀況、設備儀器、監(jiān)測數(shù)據(jù)、原始記錄等各種數(shù)據(jù)資料，比如各種文件、報表、設備儀器的說明書、監(jiān)測數(shù)據(jù)等，做了真實有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據(jù)，是績效管理有效運行的證據(jù)，為績效管理提供了重要的資料信息和有關(guān)文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎，對績效管理體系運行產(chǎn)生重要影響。

檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構(gòu)建安全的計算機網(wǎng)絡外在系統(tǒng)。檔案的計算機網(wǎng)絡設備一定要保證安全性。另外，網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的中心機房選址非常重要，要對多方面的環(huán)境進行仔細的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強的地方[6]。第二，防范網(wǎng)絡病毒。網(wǎng)絡病毒給檔案管理帶來了嚴重地威脅，因此，企業(yè)的計算機須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。防火墻可以檢查網(wǎng)絡傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性，監(jiān)控計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的運行狀態(tài)。殺毒軟件可以進行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。第三，對計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)及時進行維護，以防出現(xiàn)安全隱患。對計算機網(wǎng)絡進行定期維護可以及時地發(fā)現(xiàn)計算機網(wǎng)絡中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護措施，延長計算機的使用壽命。

四. 結(jié)束語

檔案管理對于我國建設單位的發(fā)展至關(guān)重要，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法跟上時代的發(fā)展，檔案管理人員必須及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進我國建設單位檔案管理工作效率的不斷提高。

參考文獻

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[5] 陳燕.關(guān)于建設項目工程檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務，2013，03（56）：28-29.

篇（6）

為了適應社會的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理方式也在不斷的改變，現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理變得越來越有層次感，從不同的角度，不同的方向把醫(yī)院檔案分類存放，根據(jù)研究目標的不同和醫(yī)療方向的分類，漸漸的把各種類的資料和信息分門別類的儲藏，可以更快捷，更方便的為醫(yī)生和患者服務?，F(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理更加具有專業(yè)性，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理大多是由非專業(yè)人士管理，對醫(yī)學的具體分類不夠明確，現(xiàn)階段的醫(yī)學種類繁多，各領(lǐng)域相互影響相互交錯讓傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理者不能及時的有效的把檔案及時存放，因此現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理要有專業(yè)性人才的加入，做好各個醫(yī)學科目的細化工作，保障醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)，更好的為患者服務。同時在現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中最重要的就是檔案的連續(xù)性，醫(yī)學的研究過程和研究成果是一個相對緩慢的進程，其周期性較長，醫(yī)院檔案管理工作者要做到保證其在研究的同時保存好每個階段向?qū)某晒徒Y(jié)論，做好醫(yī)學研究的配合工作，讓醫(yī)院檔案可以更好的服務醫(yī)學研究。發(fā)揮醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段應有的作用。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段所存在的問題

2.1、醫(yī)院檔案管理的分類問題

醫(yī)院檔案的豐富程度很大程度上決定著醫(yī)院的等級、經(jīng)驗、優(yōu)良等，它是醫(yī)院精神財富的具體體現(xiàn)，而確保各個檔案整齊有序的排放的關(guān)鍵就是醫(yī)院檔案的分類排放等問題。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案的原始積累來源于醫(yī)院的各個部門的資料歸納，并沒有積極主動的去收集資料、文件等，其被動、來源渠道單一的特點較為明顯，而檔案的分類又是檔案管理的基本方法，是對檔案進行系統(tǒng)的、規(guī)范的管理分類的有效手段。但是在現(xiàn)階段醫(yī)院的發(fā)展過程中，大多的醫(yī)院不在意和注重檔案的分類管理，沒有科學的、規(guī)范的方式去分類管理檔案，而且多數(shù)原因在于醫(yī)院用房緊張，檔案無處存放，各種基礎設施不夠完善，甚至導致醫(yī)院檔案的發(fā)霉、老化等問題，給資料的查找?guī)砗艽蟮睦щy。

2.2、醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低

在大多數(shù)的醫(yī)院中，醫(yī)院對于醫(yī)院檔案管理的工作并不是很重視，醫(yī)院檔案管理者的薪資水平還相對較低，各種基礎設施陳舊，更新?lián)Q代的水平跟不上醫(yī)學發(fā)展的步伐，導致現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的水平嚴重的影響著醫(yī)院的發(fā)展節(jié)奏。而醫(yī)院檔案管理工作者也沒有能夠正確的認識現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的重要性，嚴重的缺乏與管理相關(guān)的專業(yè)知識和法律意識，想當然的以為醫(yī)院檔案管理工作就是簡單的文書整理，這種不負責任的想法充斥著大多數(shù)醫(yī)院檔案管理者的思維中，受到其專業(yè)素質(zhì)和文化水平的限制，導致現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理工作大多都處在一個相對混亂、分類不均、亂裝錯裝的階段，使得醫(yī)院正常的工作運轉(zhuǎn)受到了很大程度的阻礙，遠遠滿足不了現(xiàn)階段醫(yī)院發(fā)展的需求。

2.3、現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理制度不夠規(guī)范

醫(yī)院從開始出現(xiàn)以來，經(jīng)過不斷的發(fā)展變遷和自我完善，都形成了一套適應自己的醫(yī)療管理體制，各個部門之間、各個個體之間都有一定的行為規(guī)范和行事準則，而醫(yī)院在檔案管理方面卻缺少相應的制度規(guī)范，使得醫(yī)院的檔案管理工作沒有明確的形式準則，檔案管理部門之間沒有相對應的科學規(guī)范的流程，缺少對檔案的監(jiān)督和審查，不成形的醫(yī)院檔案管理使得人員松懈、工作散漫、效率極低，及其不利于醫(yī)院的正常管理。

三、規(guī)范現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理

篇（7）

當我國引入現(xiàn)代化管理的模式與先進理念之后，無論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行具體探討。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1、內(nèi)涵

不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來看，它的價值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。

2、原t

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準性、規(guī)范性。比如，精準性中，要求分類標準的準確、標識的簡化、細則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準性、嚴肅性、規(guī)范性等。

3、注意事項

根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗分析，應該注重在這個方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動檔案管理功能與價值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

1、以整理程序為準

一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設計文件、文字材等進行進一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎，然后，按照我國的相關(guān)法律要求，設計出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對應部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學歸檔文件的整理分類為例，一是對其進行收集，如在文字材料、設計文件的大類下，進一步從子項的外部、內(nèi)部、會議，以及次子項等進行一一的對應收集、整理，再進行對應的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進行劃分，然后，進一步整理、分類?？傊煌臋n案管理對象，應該采取與其相適應的程序，但主要的思路應該明確，并堅持簡化原則等。

2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對待

現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對待。

（1）紙質(zhì)檔案

針對紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進行一些簡化，在化繁為簡之后，先進行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進行進一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過電子檔轉(zhuǎn)化的過程，已經(jīng)實現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細化、簡化，保證其完整性、有效性、精準性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費。

（2）電子檔案

針對電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應該放置在對于相關(guān)軟件的專業(yè)知識與操作技能的訓練，并做好技術(shù)性的安保措施。

3、技巧與方法說明

（1）以材料流向、流量為導向提升歸檔率

技巧與方法的使用，應該與效率結(jié)合起來。無論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機構(gòu)的文件流向、流量進行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數(shù)據(jù)庫、運用頻率進行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢圖譜進行進一步的歸檔率提升。

（2）透過職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機構(gòu)、編制、職能設計出具體的方案，從而讓機構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實現(xiàn)針對性的整理分類，提高效率。

（3）以“主體”為旨歸的歸檔法

所謂以主體為旨歸，指的是在從機構(gòu)或組織團體本身出發(fā)。比如，以學校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導原則，盡可能從其功能、價值、應用方向，進行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。

（4）行業(yè)標準先行，提高整理質(zhì)量

行業(yè)標準導向的直接指向是整理質(zhì)量問題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國家管理規(guī)范、條例、細則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標準，進行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。

（5）歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合

目前來看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。

3 結(jié)束語

由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進作用。具體來看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質(zhì)量與效率的方法進行進一步整理水平提升。

參考文獻

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[2]章潔.淺談檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設，2013（10）.

篇（8）

    1 確立檔案管理標準化意識

    現(xiàn)代檔案管理,應確立以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向的中心思想,應確立以標準化為主要前提的意識:檔案管理以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向,就是要建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡,這是以現(xiàn)代計算機技術(shù)應用為基礎,實現(xiàn)檔案管理的高效準確。要達到檔案管理的高效準確,就必須確立各項業(yè)務工作的標準化基礎,應著力避免內(nèi)容混亂,系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、設備不配套的混亂狀況的出現(xiàn),這也是檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的先決條件。只有實施檔案管理標準化措施,才能使服務工作的質(zhì)量滿足相關(guān)要求,減少相關(guān)資源的投入,以達到最佳效益。因此,確立檔案管理工作的標準化意識,是實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。具體來說,應做到以下幾點:

    (1)對于不同專業(yè)不同內(nèi)容的檔案,應先按大類進行分別存檔,在這些不同門類的檔案中,還應按照科學的分類辦法以及標準進行分類存檔,實行標準化規(guī)范化的檔案管理;(2)對于不同形式的的文字以及音像材料,應實行按形式、時間來具體分類,針對不同的保管期限進行立卷歸檔;(3)應根據(jù)自身參與管理的實際工作內(nèi)容,制定符合實際檔案管理工作特點,便于利用現(xiàn)代化設備進行操作的標準。

    2 培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才

    科技以人為本,時代的振興和社會的進步,包括各行業(yè)的發(fā)展,人才的作用是十分重要的,但是現(xiàn)階段中,我國的檔案管理工作的相關(guān)人員培養(yǎng)仍處于比較薄弱的環(huán)節(jié)。大多數(shù)檔案工作人員缺乏必要的計算機管理知識,僅能利用現(xiàn)有軟件程序進行簡單的重復操作,一旦遇到系統(tǒng)調(diào)整,需求變化管理體系或?qū)ο到y(tǒng)進行改進就束手無策。因此,如何做好新時期檔案管理工作人才,各級檔案管理單位必須面對的緊迫而現(xiàn)實的問題。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應用的不斷加深,尤其是計算機技術(shù)是實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件,也就要求具有現(xiàn)代檔案管理工作人員必須具有相當?shù)膶I(yè)知識,能根據(jù)檔案管理工作的自身需要,對相應的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強相關(guān)的計算機知識培訓。要培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才,要做到以下幾點:(1)應根據(jù)自身發(fā)展需要,對相關(guān)的管理人員進行有針對性、實用性的專業(yè)培訓,通過培訓使檔案管理人員充分理解相關(guān)軟件的作用;(2)應根據(jù)自身檔案管理工作的實際特點,要采用合理的用人制度,選擇有工作能力,有實干精神的人員從事檔案管理工作;(3)要培養(yǎng)新時期檔案管理工作人才,不僅要確保他們具有相關(guān)政治理論水平、業(yè)務水平,還培養(yǎng)其開拓進取的意識,掌握相關(guān)的計算機理論知識水平和操作技能,實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

    3 強化檔案管理現(xiàn)代化意識

    總的來說,實現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容,相關(guān)的檔案管理的工作人員應做到以下幾點:(1)盡快學習掌握現(xiàn)代化設備的操作,學習建立檔案信息網(wǎng)絡,拓寬服務領(lǐng)域,提高服務質(zhì)量,增強檔案管理工作的內(nèi)容;(2)敢于大膽實踐,利用現(xiàn)有條件,探索出符合實際要求的檔案信息現(xiàn)代化管理的途徑;(3)應加強相關(guān)知識的學習,完善自身現(xiàn)代化科學技術(shù)體系,提高業(yè)務的科學管理水平;(4)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念,不斷強化檔案信息現(xiàn)代化管理意識,改變只提供上門查閱的被動服務方式;(5)及時總結(jié)探索檔案管理工作的特點和規(guī)律,找出快捷有效地為各項檔案管理工作和為社會服務的新途徑。

    4 制定檔案管理一體化體系

篇（9）

石油勘探開發(fā)的檔案管理是石油行業(yè)檔案管理中的一個重要分支，并且它具有一定的專業(yè)性。其主要是對油田勘探開發(fā)過程中，形成的附屬圖表、勘探開發(fā)的一系列文件和資料進行有效整合，形成一種信息化資源。在進行石油勘探開發(fā)檔案管理的過程中，相關(guān)檔案管理人員需要將石油勘探開發(fā)的檔案進行合理的歸檔，以使石油勘探開發(fā)的檔案管理工作更加規(guī)范化、明確化以及合理化。本文將對油田勘探開發(fā)檔案管理的主要內(nèi)容以及管理的各項措施進行研究。

1我國油田勘探開發(fā)檔案管理現(xiàn)狀

1.1缺乏對油田勘探開發(fā)檔案管理的重視

油田勘探開發(fā)檔案管理是油田勘探開發(fā)過程中的重要內(nèi)容，同時也是勘探開發(fā)的基本材料的信息依據(jù)。然而，有些工作人員甚至一些領(lǐng)導，對檔案管理不能夠進行充分的認識，在這些人眼里，油田勘探開發(fā)的檔案管理只是對平時勘探開發(fā)所形成的數(shù)據(jù)資料進行簡單記錄，并且只需對這些記錄進行保管，一般涉及不使用。還有一些工作人員認為，油田勘探開發(fā)最多也只不過是輔助工作而已，絕非主要工作，因此，只要把主要工作做好就可以。由此可見，這些工作人員以及相關(guān)部門領(lǐng)導，對油田勘探開發(fā)檔案的管理工作還缺乏相應的認識，而由于檔案管理工作被忽視，所以檔案管理的效率非常低，無法滿足目前油田企業(yè)對檔案管理的要求。

1.2油田勘探開發(fā)檔案管理的深度和廣度不夠

當前油田企業(yè)對油田勘探開發(fā)的檔案記錄，僅僅停留在對油田勘探開發(fā)過程中，產(chǎn)生的資料、數(shù)據(jù)文件以及圖表進行整理和管理，而針對一些與油田勘探開發(fā)存在密切聯(lián)系的資料卻收集的不夠，最終導致檔案管理在深度上達不到具體的要求。在油田勘探開發(fā)檔案管理的過程中，油田企業(yè)缺乏檔案管理專用的工具和硬件設施，致使增加了檔案的科學化管理難度。可見，油田勘探開發(fā)的檔案管理從廣度上也存在缺陷。

1.3油田勘探開發(fā)檔案管理的水平和方法不足

油田勘探開發(fā)的檔案管理工作離不開相應的管理人才和管理方法。而從目前的狀況來看，我國的油田勘探開發(fā)檔案管理人員仍不夠?qū)I(yè)，很多檔案管理工作者并沒有相關(guān)的檔案管理工作經(jīng)驗，并且未經(jīng)過相關(guān)專業(yè)部門的嚴格培訓就直接進入崗位工作。這導致一部分工作人員對檔案資料的收集、整理、歸類、分檔以及保管等業(yè)務不熟悉，對檔案管理工作的意識非常淡薄，檔案管理的水平不高，導致檔案管理工作不能有效進行。由于檔案管理工作人員的水平較低，沒有掌握檔案管理工作的方法，從而引發(fā)了一連串的問題。

1.4檔案管理的信息化程度不高

雖然有些單位已將電子檔案管理手段投入使用，但仍有一些單位停留在檔案的紙質(zhì)化管理上。紙質(zhì)化檔案在保存的過程中，如果保存的方法不夠得當，會造成紙質(zhì)檔案的嚴重損毀，且目前正處于科技信息時代的新時期，紙質(zhì)化檔案管理的方式注定要被電子檔案所取代。

2油田勘探開發(fā)檔案管理的主要內(nèi)容

2.1檔案資料的收集

在油田勘探開發(fā)的過程中，必定會產(chǎn)生大量的石油勘探信息資料、各種圖表附件以及重要的文件，且這些重要信息資料需要專業(yè)人員對其進行全面收集，使油田勘探開發(fā)的檔案資料得以全面保存。除此之外，檔案管理人員還應該收集和油田勘探開發(fā)相關(guān)的一些資料，使檔案資料向深層次發(fā)展。

2.2檔案資料的整理

將所有的檔案進行收集后，檔案管理人員還需要對所有的資料進行整理，在整理的過程中要堅持“去粗取精、去偽存真”的原則進行整理，將一些粗略的、無用的、冗余的以及無科學依據(jù)的資料進行剔除，以保證油田勘探開發(fā)檔案資料的準確性和精煉性，為下一步分類歸檔做準備。

2.3檔案資料的分類歸檔

一般來講，油田勘探開發(fā)檔案的歸檔主要分為綜合類、地球物理類、單井類以及地球化學勘探類等。在分類歸檔的過程中，檔案管理人員必須要根據(jù)實際的工作情況，以及各部門工作的具體流程，制定相應的歸檔范圍，并且還需要建立歸檔范圍的備案制和確認制。同時，檔案管理人員還應該使各類檔案在分類過程中明細化、清晰化，若檔案內(nèi)容存在兩類檔案或者兩類檔案以上重復的情況，其應將重復的內(nèi)容做好標注，且歸檔的方向也要進行相應的標注，以便于以后查找。

2.4檔案資料的保管工作

檔案資料的保管工作是檔案管理的重點內(nèi)容，也是最為關(guān)鍵的一項工作內(nèi)容。在對檔案資料進行保管的過程中，檔案管理人員應做好檔案資料的備份，在對紙質(zhì)檔案管理的過程中，應該注意保持檔案資料的平整性和完整性，還需要對其進行防蟲、防潮、防霉變、防污以及防火等，并且還需要增強其保密性。對于電子檔案的管理，相關(guān)檔案管理人員應配備較好的設備和硬件，并對電子檔案備份至移動設備。除此之外，相關(guān)檔案管理人員還需要對電子檔案進行加密處理，防止各種檔案資料泄漏。

3加強油田勘探開發(fā)的檔案管理的措施

3.1規(guī)范油田勘探開發(fā)檔案管理工作的流程

目前，根據(jù)國家對檔案管理方面的具體要求，油田勘探開發(fā)的檔案管理流程應該規(guī)范化，油田企業(yè)必須使勘探開發(fā)檔案的內(nèi)容包含，從石油勘探開發(fā)的形成到收集的整體過程，對檔案的移交和接收工作必須形成規(guī)范的流程，并建立相應的機制。在整個油田勘探開發(fā)檔案管理工作的流程中，油田企業(yè)需要對兩個重點環(huán)節(jié)進行合理把握。其一，在對油田勘探開發(fā)相關(guān)資料進行著錄的過程中，相關(guān)人員需要保證著錄的準確性、完整性，并且要對此環(huán)節(jié)進行高度重視，使其能夠發(fā)揮正常的作用，這也是后期進行油田勘探開發(fā)的重要基礎。其二，相關(guān)人員需要對實體檔案（紙質(zhì)檔案）的整個移交流程進行規(guī)范化管理，且必須要謹慎地進行，使其能夠準確、完整地移交到接收者的手中。與此同時，檔案管理的相關(guān)部門一定要對檔案源頭進行科學、合理的管理，使檔案的準確性得到保證。

3.2對檔案歸檔的具體范圍進行確定

前文已經(jīng)提到過，油田勘探開發(fā)檔案的歸檔主要分為綜合類、地球物理類、單井類以及地球化學勘探類等。而在這些分類中還包含其他的一些子分類，具體分類見表1。由于油田勘探開發(fā)檔案分類較為復雜，所以在進行歸檔的過程中，相關(guān)人員必須對歸檔的范圍進行確認，使每一種檔案都能各歸其檔。在對檔案歸檔的具體范圍進行確定的過程中，相關(guān)人員必須要根據(jù)油田勘探開發(fā)單位的實際工作狀況，以及相關(guān)部門的詳細工作流程，對歸檔范圍進行確定，從而使歸檔范圍具備實際性和真實性，確保相關(guān)工作能夠順利進行。

3.3對歸檔范圍進行確認和備案

在進行檔案管理的過程中，相關(guān)檔案管理人員首先要對檔案資料進行收集，還要保證檔案資料的全面性、完整性，只有這樣，才能使檔案資料的作用得到最大限度的發(fā)揮。所以，油田企業(yè)要了解歸檔范圍的具體內(nèi)容，并對這些內(nèi)容進行備案，從而保障檔案資料的嚴密性以及完整性。

3.4推動檔案的信息化管理

進行檔案管理工作是為了檔案得到更好的利用，在當今信息化高速發(fā)展的年代，油田企業(yè)一方面需要通過科技信息技術(shù)，提高檔案管理工作的效率；另一方面要使檔案管理發(fā)揮其信息作用，以達到利用的目的。與此同時，油田企業(yè)還需要改變檔案管理的形式，使電子檔案得到充分運用，并加大對硬件設施的投入，為檔案管理工作提供有利的條件。

4結(jié)語

油田勘探開發(fā)的檔案管理工作，在油田勘探開發(fā)的過程中發(fā)揮著重要的作用。它是石油勘探開發(fā)的導向，也是人們進行勘察探索的“眼睛”，因此，油田企業(yè)需要對此項工作加以重視，并提供條件來完善檔案管理工作，還要通過采取相關(guān)的措施，對現(xiàn)實檔案管理存在的問題進行解決，只有這樣，才能促進油田開發(fā)事業(yè)快速發(fā)展。

主要參考文獻

［1］張宇.油田勘探開發(fā)的檔案管理［J］.油氣田地面工程,2014(9).

［2］楊靜.淺析油氣田勘探開發(fā)檔案的接收管理與開發(fā)利用［J］.辦公室業(yè)務,2016(23).

篇（10）

中圖分類號：F207 文獻標識碼：A

一、人事檔案管理現(xiàn)狀

我國現(xiàn)代的人事檔案管理涉及到的信息不斷增多，信息的載體也日益多樣化，造成傳統(tǒng)管理模式越來越不適應現(xiàn)代企業(yè)、事業(yè)單位的發(fā)展需求，出現(xiàn)了諸多問題。

（一）管理理念落后。

企事業(yè)單位工作人員的人事檔案一般都是由企業(yè)或事業(yè)單位的有關(guān)部門直接進行檔案數(shù)據(jù)的更改、補充，很少由當事人參與。當事人的人事檔案管理的知情權(quán)缺失，以致部分材料失實。其次在檔案的管理上，只有國家機關(guān)、事業(yè)單位等才擁有人事檔案的管理權(quán)。私營、民營企業(yè)只能把人事檔案放在人才市場。使企業(yè)不能及時對人事檔案信息進行變更，以致檔案管理落后。

（二）管理方法不健全。

人事檔案管理應當實行“檔隨人走”的管理模式，但是現(xiàn)今社會中，企業(yè)間人才流動現(xiàn)象普遍，檔案的管理變成“人檔分離”。 人事檔案多年來采用傳統(tǒng)的十大分類制，一份材料歸屬什么種類常常存在許多主觀因素。近年來，雖然采用了計算機進行輔助管理，但也只是采用電腦進行目錄錄入，并沒有帶來管理方法質(zhì)的飛躍，造成人事檔案管理效率低。

二、信息化技術(shù)對檔案管理的作用

實現(xiàn)人事檔案管理創(chuàng)新，在人事檔案管理中應用信息技術(shù)，就是實現(xiàn)人事檔案管理的信息化。檔案管理信息化是檔案管理專業(yè)化、職業(yè)化的必然之路，是提升自身競爭力的有效手段。因此，加強信息技術(shù)的應用，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化有著重要意義。

（一）保護重要原件。

通過計算機對檔案原件進行數(shù)字掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，可以有效地保護檔案原件，避免檔案原件因多次使用而損壞，并降低和避免重要資料丟失的風險。

（二）一體化運作。

所謂一體化運作，是指通過現(xiàn)代信息技術(shù)的計算機互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，在企業(yè)、事業(yè)單位以及相關(guān)部門建立人事檔案管理平臺。只要一方進行人事檔案的維護操作，其他各方都可以得到同步的數(shù)據(jù)更新，大大縮短了人事檔案調(diào)用的時間，實現(xiàn)人事檔案管理的一體化運作。

（三）快速檢索。

以往進行人事檔案信息的查詢檢索，主要是通過手動翻閱，經(jīng)常是花費了大量時間，翻閱了大量檔案還是找不到所需資料。而信息技術(shù)利用現(xiàn)代計算機檢索技術(shù)對數(shù)字化的人事檔案進行分類存儲與查詢可以在瞬間找到。

三、人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展

時代是不斷運動和發(fā)展的，人事檔案管理工作也是這樣，不能恪守陳規(guī)，應該主動突破舊規(guī)則對檔案工作的限制，探索和分析更適合現(xiàn)如今人事檔案管理的新思路，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。

（一）推進檔案數(shù)字化，提高檔案管理標準化、規(guī)范化水平。

目前，檔案信息化管理的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重形象了系統(tǒng)整體水平的提高。對這一問題取得共識是檔案管理信息化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個當面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

（二）創(chuàng)新認識檔案管理的理念。

作為人事檔案管理部門，必須要要有強烈的責任心，在掌握檔案管理的基本知識的前提下，更要在管理的過程中引進一下現(xiàn)代化的理念和管理方法，一方面對檔案管理硬件上提高，為人事檔案管理的安全、高效創(chuàng)造條件。另一方面應該建立一個系統(tǒng)的檔案管理體系，對檔案管理問題進行系統(tǒng)處理。

（三）人事檔案內(nèi)容的創(chuàng)新發(fā)展。

針對人事檔案的內(nèi)容，也應該進行一定的創(chuàng)新，我國企事業(yè)單位的對人事檔案的管理，一般包括政治面貌、工作經(jīng)歷、學歷、職稱等，當時卻很少會涉及人員的工作能力、特點、業(yè)績等，在對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)新的過程中應該注重對這方面進行發(fā)展和完善。檔案是一個極具個性化的信息載體，在某些方面存在著很多共性，但更多的差異，這些差異主要體現(xiàn)在工作性質(zhì)、職業(yè)特點、社會評價等等，我們應該在信息化的基礎上對人事檔案進行分類，根據(jù)不同的人員屬性，對檔案進行重新定位，提高檔案的價值，更大程度的滿足社會的需求。

（四）管理機制的創(chuàng)新。

人事檔案管理應當構(gòu)建以人為本的服務體制，圍繞這一中心規(guī)范相關(guān)管理制度，并將其作為強化人事檔案管理的重要手段。首先，定期檢查人事檔案管理制度的執(zhí)行情況，若發(fā)現(xiàn)問題應當及時進行處理，確保檔案管理工作的嚴肅性；其次，建立檔案管理人員培訓與考核機制，對人員檔案管理工作情況進行定期考核，充分調(diào)動起他們工作的積極性，確保人事檔案管理進入良性發(fā)展階段。

四、結(jié)束語

人事檔案管理創(chuàng)新不只是管理技術(shù)上的創(chuàng)新，也要從制度上、思想上去創(chuàng)新。信息技術(shù)可以做到管理技術(shù)上的創(chuàng)新，但它也需要制度的維護，思想的重視。文章通過對檔案管理工作的現(xiàn)狀的分析，從而引出檔案管理工作與信息技術(shù)之間的聯(lián)系，并為檔案的創(chuàng)新和發(fā)展提出了看法和建議，相信在全社會的共同努力下，人事檔案管理工作一定能夠?qū)崿F(xiàn)跨越式的發(fā)展，為人們利用檔案提供方便。

（作者單位：河北省滄州開發(fā)區(qū)管委會）

參考文獻：

[1]尤曉敏，萬季芳.信息技術(shù)在機關(guān)人事檔案管理中的應用[J].中國管理信息化，2011，（7）：35-35.

[2]周喜強.推進人事檔案管理信息化建設的思考[J].山東檔案，2011，（3）：13-14.