時(shí)間：2023-06-18 10:44:14
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理指導(dǎo)思想范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
一、整合檔案資源，建設(shè)“大檔案”
集中統(tǒng)一管理是我國(guó)檔案工作指導(dǎo)思想。實(shí)踐證明集中統(tǒng)一管理的指導(dǎo)思想克服了我國(guó)特定歷史條件下檔案分散保管和檔案工作各自為政的弊端，對(duì)推動(dòng)我國(guó)國(guó)家規(guī)模檔案事業(yè)的建設(shè)有著積極的意義。我們將堅(jiān)持繼續(xù)集中統(tǒng)一管理的指導(dǎo)思想，繼續(xù)加強(qiáng)我國(guó)檔案事業(yè)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一制度;繼續(xù)加強(qiáng)黨和政府對(duì)檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，保證黨和國(guó)家檔案的完整與安全;繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的管理和開發(fā)利用，維護(hù)黨政檔案的歷史的有機(jī)聯(lián)系。集中統(tǒng)一的檔案管理體制是同我國(guó)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)相適應(yīng)的，符合我國(guó)現(xiàn)行國(guó)家制度、傳統(tǒng)文化觀念，符合宏觀管理原則。
在堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，有效整合檔案資源，建設(shè)“大檔案”就是要打破檔案接收和利用中的時(shí)間、區(qū)域、全宗界限，廣泛整合全部檔案資源。在區(qū)、縣級(jí)甚至市(地)級(jí)，科學(xué)整合檔案資源，建設(shè)“大檔案”，體現(xiàn)規(guī)模效益，構(gòu)建真正意義上的綜合檔案館。建設(shè)“大檔案”可以有效實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案資源的有效配置，以適應(yīng)檔案資源社會(huì)共享的需要。
二、進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)管理體制多樣化
市場(chǎng)化帶來了檔案所有權(quán)的多元化，檔案所有權(quán)的多元化帶來檔案管理體制的多樣化。檔案管理體制在過去單一的國(guó)家所有權(quán)和計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，對(duì)黨政機(jī)關(guān)檔案和國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案集中統(tǒng)一管理體制符合當(dāng)時(shí)的檔案所有權(quán)狀況，也切實(shí)保障了國(guó)家檔案的齊全完整?，F(xiàn)在，雖然對(duì)黨政機(jī)關(guān)和國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位的國(guó)有檔案一般仍然照搬國(guó)有檔案管理模式。對(duì)于各種非國(guó)有企業(yè)以及外商投資企業(yè)檔案的管理，必須具體問題具體分析，允許企業(yè)在遵守國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)和制度的前提下，對(duì)其檔案的管理享有充分的自，因單位而異，選擇適合的管理方式，可以采取集中統(tǒng)一管理，也可以實(shí)行分布管理(分部門、分檔案門類相對(duì)集中管理)，還可以實(shí)施集中與分布相結(jié)合式管理等。
面對(duì)非國(guó)有企業(yè)、外商投資企業(yè)檔案大量涌現(xiàn)的現(xiàn)實(shí)，各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)將工作的重心放在對(duì)這些檔案中“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”的部分進(jìn)行合理監(jiān)管上來，按照以服務(wù)和引導(dǎo)為主，保護(hù)對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案為主的思路和原則開展工作，通過服務(wù)來實(shí)施適度的監(jiān)督、檢查、引導(dǎo)和管理。
三、真正實(shí)現(xiàn)政事分開達(dá)到局館分立
政企分開、政事分開是我國(guó)機(jī)構(gòu)改革的方向。根據(jù)機(jī)構(gòu)改革“政、事分開”的要求，檔案行政管理部門和檔案館要從職能上將二者分開，通過借鑒其他國(guó)家檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的做法，將檔案行政管理部門與檔案館在機(jī)構(gòu)、人事、財(cái)務(wù)上要徹底分開，檔案行政管理部門實(shí)行“條條管理”，而檔案館則作為文化事業(yè)單位實(shí)行“塊塊管理”，按照社會(huì)分工的原則，充分發(fā)揮各自的職能特點(diǎn)，各歸其位，各司其責(zé)。
檔案行政管理部門作為國(guó)家行政體系有機(jī)組成部分，主要履行其統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督指導(dǎo)的管理職責(zé)。通過貫徹法律法規(guī)、制定規(guī)章、執(zhí)法檢查等手段，管理各單位的檔案工作。
檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。檔案館作為事業(yè)單位，在管理方式和運(yùn)行機(jī)制上，也不應(yīng)再照搬政府機(jī)關(guān)的模式，而是在國(guó)家法律法規(guī)指引下，“勇敢地”走向社會(huì)。
四、真正實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化
文檔管理一體化既是業(yè)務(wù)問題，也是體制上的問題。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，從發(fā)展的觀點(diǎn)看，我們有必要把文件管理和檔案管理看作是一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，采取統(tǒng)一的工作制度和方法來控制前后各有特點(diǎn)但又互相連續(xù)、銜接的工作程序。這樣不僅可以加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量，還能夠減少檔案部門的工作程度，避免重復(fù)勞動(dòng)。因此，一方面在單位內(nèi)部建立起文件實(shí)時(shí)歸檔制度，將文書部門和檔案部門合二為一，在單位內(nèi)部構(gòu)筑文檔案管理一體化平臺(tái)。另一方面是結(jié)合各地實(shí)際情況建立文件中心、檔案管理中心，發(fā)揮集約優(yōu)勢(shì)，降低運(yùn)行成本，同時(shí)也為檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置提供了新的思路。
結(jié)語：檔案管理體制改革是一個(gè)全面系統(tǒng)的工作，它不是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理體制完全推倒，重新構(gòu)建，而是在國(guó)家行政管理體制改革的總體框架內(nèi)，逐步探索、逐步完善和逐步實(shí)現(xiàn)。檔案管理體制與理念的重新定位，必須在繼承原有體制與理念的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新與開拓，這是適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善和發(fā)展的理性選擇。
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1.1后端保護(hù)思想產(chǎn)生的根源
20世紀(jì)80-90年代是我國(guó)電子文件應(yīng)用的初期，主要應(yīng)用于辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)輔助檔案管理業(yè)務(wù)中，電子文件發(fā)揮的作用主要是紙質(zhì)文件的副本，所以電子文件安全還不是文檔工作的重點(diǎn)，即使開始關(guān)注電子文件安全，也是在文檔分離體制的框架內(nèi)進(jìn)行，因而對(duì)電子文件安全管理照搬傳統(tǒng)檔案保護(hù)的安全管理思想也是順理成章的。
1.2后端保護(hù)思想在實(shí)踐中的表現(xiàn)
后端保護(hù)思想的核心是以文件實(shí)體材料的安全為主要保護(hù)對(duì)象，在此思想的指導(dǎo)下，我國(guó)實(shí)行了一種權(quán)宜之計(jì)的“雙套制”管理模式，即采取一式兩樣的方式，紙質(zhì)版文件一套，電子版文件脫機(jī)備份一套。試圖通過這種“雙保險(xiǎn)”的方式既保障文件內(nèi)容的安全，又保留電子文件的特性。與此配套國(guó)家相繼出臺(tái)了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T13967-1992）、中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15－1995）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）（下文簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）等標(biāo)準(zhǔn)，從這些標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容可以清晰的反映出電子文件的安全管理是被放在傳統(tǒng)保護(hù)框架內(nèi)進(jìn)行的。如《規(guī)范》中的“7.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上?！薄?.1歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定的要求進(jìn)行，8.2歸檔電子文件以件為單位整理”等，這些規(guī)定集中體現(xiàn)了對(duì)電子文件的管理是按照《規(guī)范》中所指的DA/T22，即《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）來實(shí)施。雖然在《規(guī)范》中的第3條對(duì)電子文件的術(shù)語和定義做了規(guī)定和說明，關(guān)注到電子文件與紙質(zhì)文件的不同特性，但管理方法上并沒有實(shí)質(zhì)性的調(diào)整。
1.3后端保護(hù)思想產(chǎn)生的影響
傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛和固有管理模式的慣性使電子文件管理初期形態(tài)存在諸多問題，給電子文件全面的安全管理埋下很多隱患，主要表現(xiàn)在：在管理理念上，夸大了電子文件的不安全性對(duì)電子檔案代替紙質(zhì)檔案持懷疑甚至是否定態(tài)度，阻礙了對(duì)電子文件安全性問題的積極探索；在管理實(shí)踐上，“‘雙套制’的存在為電子文件（檔案）取得信任設(shè)了一道難過的坎?！币步o檔案管理帶來不少新的問題和挑戰(zhàn)。諸如電子文件的流失、制作及保管成本的大幅度增加、電子文件方便利用優(yōu)勢(shì)的喪失等等。2008年的一個(gè)調(diào)查顯示“在機(jī)構(gòu)大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機(jī)構(gòu)認(rèn)為電子文件不可以代替文件獨(dú)立行使文件的職能”，這種情況至今沒有太大改觀。由于實(shí)體安全為主信息安全為輔的后端保護(hù)思想，不是從電子文件本身特性出發(fā)量身定制，因而它也不可能從根本上解決電子文件安全管理問題。所以，突破傳統(tǒng)觀念藩籬，建立符合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想成為繼續(xù)探索的方向。
2前端控制與全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段
任何新事物本質(zhì)的發(fā)現(xiàn)，都需要一個(gè)從感性到理性，從現(xiàn)象到本質(zhì)的認(rèn)識(shí)過程。電子文件這一新形態(tài)文件的出現(xiàn)，同樣需要逐步了解和認(rèn)識(shí)的過程。20世紀(jì)90年代末到21世紀(jì)最初的幾年，檔案學(xué)界和業(yè)界對(duì)電子文件安全所進(jìn)行的理論研究和實(shí)踐摸索，基本上廓清了電子文件與紙質(zhì)等傳統(tǒng)文件（檔案）的不同，為找到真正適合電子文件安全管理的指導(dǎo)思想和恰當(dāng)?shù)膶?shí)踐方式提供了指引。由此我國(guó)的電子文件安全管理進(jìn)入了實(shí)體安全與信息安全并重的風(fēng)險(xiǎn)管理思想階段。
2.1信息安全是表征電子文件安全性的核心指標(biāo)
透過對(duì)電子文件產(chǎn)生和管理環(huán)境特點(diǎn)的研究，可知電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相區(qū)別的基本特征有兩個(gè)：一是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是電子文件生成和管理的必要環(huán)境；二是電子文件信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和存儲(chǔ)。這兩個(gè)基本特征應(yīng)該成為探尋電子文件安全管理指導(dǎo)思想的出發(fā)點(diǎn)和電子文件安全管理的重點(diǎn)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是信息技術(shù)的核心產(chǎn)品，它具有升級(jí)換代快，個(gè)性化強(qiáng)（不同的用戶可按需定制軟硬件系統(tǒng)，造成格式多樣，信息不兼容等問題），安全漏洞高科技化（操作系統(tǒng)、信息流轉(zhuǎn)通道中存在后門、黑客、病毒等惡意破壞和竊取信息的操縱者等多種風(fēng)險(xiǎn)）等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了生存在其中的電子文件形態(tài)多樣且更新淘汰快，可操作性強(qiáng)，信息安全問題更加隱秘復(fù)雜，難以控制。照搬傳統(tǒng)檔案單一策略的后端的實(shí)體保護(hù)難以應(yīng)對(duì)電子文件在生成和管理環(huán)境中面臨的安全問題，只有將安全管理擴(kuò)展到文件生命周期的全過程中，通過全程保護(hù)才能滿足電子文件安全的需要。筆者認(rèn)為上文提到的《規(guī)范》中已經(jīng)界定了有關(guān)電子文件特性的內(nèi)容，可為探求電子文件安全本質(zhì)問題提供指導(dǎo)?！兑?guī)范》中術(shù)語部分有三個(gè)重要概念的界定，即“真實(shí)性（authenticity）指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致；完整性（integrity）指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損；有效性（util-ity）指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等?！边@三個(gè)術(shù)語揭示了電子文件生成環(huán)境和管理環(huán)境基本特性的內(nèi)涵，為確定電子文件安全管理目標(biāo)提供了方向。真實(shí)性、完整性和有效性三個(gè)指標(biāo)的管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須將電子文件生成系統(tǒng)的安全、文件信息內(nèi)容及流轉(zhuǎn)過程中的安全、存儲(chǔ)載體的安全等納入到一個(gè)完整管理系統(tǒng)中進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)監(jiān)控和管理。所以，用真實(shí)性、完整性和有效性指標(biāo)表征的信息安全是電子文件安全的核心指標(biāo)。
2.2前端控制全程保護(hù)對(duì)電子文件安全管理的必要性
“電子文件的產(chǎn)生使得人們更有必要以比過去大得多的熱情關(guān)注文件運(yùn)動(dòng)的整體性，更積極的把文件‘從生到死’從頭到尾的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程全面而系統(tǒng)地管理起來?！眹?guó)際檔案理事會(huì)也指出：“電子文件管理工作范圍的第一項(xiàng)原則是‘檔案館應(yīng)參與產(chǎn)生和保管具有檔案價(jià)值文件的電子系統(tǒng)的整個(gè)生命周期，以便文件真實(shí)可靠，且適合保存?！庇纱顺霭l(fā)，國(guó)際檔案理事會(huì)1997年頒發(fā)的《電子文件管理指南》把電子文件生命周期描述為概念階段、形成階段和維護(hù)階段。這種有別于傳統(tǒng)文件生命周期的描述是充分考慮了電子文件的特性，因而是符合電子文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律的。電子文件生命周期的概念（或曰設(shè)計(jì)）階段是至關(guān)重要的，它的質(zhì)量直接關(guān)系著電子文件生命周期全過程的有效監(jiān)控和各種管理功能的實(shí)現(xiàn)。文檔部門互相協(xié)作，科學(xué)指導(dǎo)是對(duì)概念階段質(zhì)量把控，滿足生命周期全程保護(hù)需求的重要保障。具體做法是：在電子文件管理系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)時(shí)文檔部門要本著充分貫徹既瞻前又顧后的全局原則和可持續(xù)發(fā)展理念，指導(dǎo)管理系統(tǒng)具備為電子文件的生成、系統(tǒng)運(yùn)行的過程控制和升級(jí)換代的日常維護(hù)等一切生命過程提供安全保障的功能。實(shí)際上，無論對(duì)紙質(zhì)文件(檔案)的保護(hù)還是電子文件（檔案）安全管理，前端控制和全程保護(hù)都是必需的。根據(jù)文件生命周期理論可知，所有形態(tài)的文件與檔案都是同一內(nèi)容的不同價(jià)值形態(tài)，所以只有保障文件（檔案）從制作形成到壽命終結(jié)的每一個(gè)階段的持續(xù)保護(hù)，才能最大限度的保護(hù)文件（檔案）的真實(shí)性、完整性和有效性。
2.3風(fēng)險(xiǎn)管理在電子文件安全管理中的引入
前端控制全程保護(hù)與風(fēng)險(xiǎn)管理的理念高度契合，二者都是從防患于未然的角度來實(shí)施安全管理。風(fēng)險(xiǎn)管理作為安全管理的核心組成部分，不僅是一種安全管理指導(dǎo)理念，同時(shí)也是一種安全實(shí)踐方式。用風(fēng)險(xiǎn)管理的思路來研究和管理電子文件主要是通過防止不良后果的發(fā)生或減輕風(fēng)險(xiǎn)事故的危害而達(dá)到防患于未然的目的。在檔案界有關(guān)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究的代表性成果主要是馮惠玲帶領(lǐng)的課題組出版的《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》（中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008年）。該成果系統(tǒng)的闡釋了電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的基本理論和管理對(duì)策。該成果指出：電子文件風(fēng)險(xiǎn)是指“電子文件質(zhì)量缺損及其引發(fā)其他損失的不確定性，是可能產(chǎn)生的預(yù)期結(jié)果與實(shí)際結(jié)果的負(fù)面差異”，通過對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、成因的分析、風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估等系統(tǒng)的規(guī)劃，有效監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，使電子文件更加安全。在電子文件安全管理中最能體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性有兩個(gè)關(guān)鍵問題，一是關(guān)于電子文件管理系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)，二是對(duì)“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理。有關(guān)電子文件管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)在本文2.2已做了闡述，主要是通過前端控制來貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理的思想。至于對(duì)“元數(shù)據(jù)”功能的研究和管理問題，檔案界經(jīng)歷了一個(gè)從忽視到重視的過程。元數(shù)據(jù)的重要性主要體現(xiàn)在：“元數(shù)據(jù)”是電子文件身份和內(nèi)容的證明和封裝，也可以表達(dá)為“元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件”。我國(guó)自電子文件產(chǎn)生以來，元數(shù)據(jù)的管理是比較最薄弱的環(huán)節(jié)。無論是“雙套制”，還是專門的文檔管理系統(tǒng)，一直存在“元數(shù)據(jù)”功能的殘缺和管理缺位的問題，這也是長(zhǎng)期以來電子文件的安全性和檔案性不被信賴的重要原因。因而在電子文件安全管理過程中堅(jiān)持貫徹風(fēng)險(xiǎn)管理思想的指導(dǎo)和實(shí)踐的應(yīng)用是非常必要的。我國(guó)應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想比較明確和有成效的實(shí)踐是電子文件備份制度的建立和推廣。2009年國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案館工作會(huì)議上提出：“為確保國(guó)家檔案安全，各級(jí)國(guó)家檔案館要通過建立異地備份庫(kù)等形式，對(duì)本級(jí)重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份，對(duì)重要的電子文件還要實(shí)行異質(zhì)備份，確保電子文件的長(zhǎng)期可讀，確保檔案信息資源的絕對(duì)安全?！蓖瑫r(shí)要求這項(xiàng)工作要在2012年底前完成。備份的方式有兩種模式可供選擇：一種是主要針對(duì)政府和企事業(yè)單位的電子文件，通過建立專有網(wǎng)站或是開發(fā)應(yīng)用軟件對(duì)重要文件進(jìn)行集中保存和統(tǒng)一備份；另一種是館際互備，這是目前選擇備份的主要方式。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止到2012年全國(guó)已有47對(duì)副省級(jí)市以上國(guó)家檔案館達(dá)成協(xié)議，互為檔案異地備份館。此外浙江省根據(jù)國(guó)家要求，結(jié)合本省情況，在2013年頒發(fā)了《浙江省檔案登記備份工作規(guī)范》（浙檔發(fā)〔2013〕23號(hào)），包含了傳統(tǒng)和電子文件所有檔案的備份工作要求，把風(fēng)險(xiǎn)管理貫穿到所有形態(tài)檔案管理過程中。國(guó)家檔案局在2012年頒發(fā)了《電子檔案移交與接收辦法》，開始推進(jìn)電子檔案的集中保管。電子檔案移交的前提是電子文件必須完整安全的歸檔，所以隨著該辦法的實(shí)施，對(duì)電子文件安全性全面認(rèn)識(shí)和科學(xué)管理將起到實(shí)質(zhì)性的推動(dòng)作用，前端控制全程保護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)管理指導(dǎo)思想的貫徹也將更加有效。
3納入國(guó)家信息安全戰(zhàn)略的安全管理思想階段
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，乃至撲面而來的大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息安全已不斷上升為國(guó)家安全的重要組成部分。世界范圍的信息安全風(fēng)險(xiǎn)日益復(fù)雜，日益嚴(yán)峻，從國(guó)家整體和高度進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)的信息安全戰(zhàn)略成為當(dāng)今信息安全管理指導(dǎo)思想的主流。國(guó)家戰(zhàn)略的目的是從國(guó)家意志的高度出發(fā)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各個(gè)領(lǐng)域的安全問題，制定國(guó)家宏觀規(guī)劃和重大政策，不斷增強(qiáng)國(guó)家安全保障能力。電子文件是國(guó)家信息安全的核心資源，為了維護(hù)國(guó)家整體信息安全，尋求宏觀層面的政策、標(biāo)準(zhǔn)等管理力量的支持，將電子文件安全管理納入到國(guó)家信息安全戰(zhàn)略進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和指導(dǎo)變得日益重要。
3.1國(guó)家信息安全戰(zhàn)略思想的提出及其內(nèi)涵
隨著電子文件實(shí)踐的深入，各種安全管理問題陸續(xù)展現(xiàn)。世界范圍內(nèi)對(duì)電子文件管理共性的認(rèn)識(shí)和管理策略不斷趨于一致，特別是一些信息化整體水平較高的國(guó)家，經(jīng)歷了由分布式管理到集中式管理的探索過程，在21世紀(jì)最初幾年“紛紛以戰(zhàn)略動(dòng)議、政策引導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等形式提出體現(xiàn)國(guó)家意志和利益的重大舉措，”進(jìn)入“以頂層設(shè)計(jì)帶動(dòng)總體規(guī)劃，以國(guó)家戰(zhàn)略帶動(dòng)全面發(fā)展”的時(shí)期。我國(guó)在2006年以馮惠玲為代表的理論界率先提出“加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，制定和實(shí)施我國(guó)電子文件管理的國(guó)家戰(zhàn)略已經(jīng)迫在眉睫?！彪S后她帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了比較系統(tǒng)的研究，其成果集中體現(xiàn)在《電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略》一書中。“電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略，就是從國(guó)家層面和戰(zhàn)略視角對(duì)電子文件管理全局性、基本性、長(zhǎng)期性問題所進(jìn)行的目標(biāo)定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排。是一個(gè)國(guó)家對(duì)電子文件管理工作的基本態(tài)度和總體思路，其表現(xiàn)是法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、項(xiàng)目等體現(xiàn)國(guó)家意志、帶有全局性的關(guān)于電子文件管理的國(guó)家行為。”由于我國(guó)實(shí)行的文檔分離管理模式，以及各自為政的電子文件分散管理現(xiàn)狀等，使得電子文件失真失控，信息孤島等問題嚴(yán)重。解決這些問題的關(guān)鍵在于引入系統(tǒng)論思想，將頂層設(shè)計(jì)思想應(yīng)用于電子文件安全管理中，“摒棄單一部門，單一技術(shù)方法的做法，從國(guó)家安全的高度認(rèn)識(shí)電子文件安全的重要性，協(xié)同多部門多途徑維護(hù)檔案的安全，”構(gòu)建起基于立體的檔案保護(hù)環(huán)境的檔案安全保障體系。
3.2國(guó)家信息安全戰(zhàn)略的推進(jìn)電子文件國(guó)家信息安全戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)的途徑主要從技術(shù)、國(guó)家政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等幾個(gè)方面進(jìn)行推進(jìn)。
3.2.1技術(shù)層面的國(guó)家戰(zhàn)略。信息安全關(guān)系到國(guó)家重大安全的關(guān)鍵因素，特別是隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，掌握先進(jìn)技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用主動(dòng)權(quán)的發(fā)達(dá)國(guó)家，成為壟斷和控制發(fā)展中國(guó)家信息安全的最大威脅者。美國(guó)微軟公司對(duì)全球電腦操作系統(tǒng)的掌控，以及不斷爆出的信息竊密事件，諸如斯諾登事件等，不斷敲響信息安全的警鐘。信息安全領(lǐng)域中高科技的竊密手段無孔不入，上到國(guó)家，下至個(gè)人，無處不在的第三只眼睛的窺探，隱私難保，安全岌岌可危。主動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、防范是必要的，但更有效的辦法是推動(dòng)國(guó)家信息技術(shù)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品的開發(fā)和應(yīng)用?！皬膰?guó)家安全的高度考慮，國(guó)家已開始建設(shè)‘自主、安全、可控的IT系統(tǒng)’，把信息安全掌握在自己手中，才能確保國(guó)家網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全?！彪娮游募墓芾韺?duì)信息技術(shù)具有高度的依賴性,由于技術(shù)原因造成的安全問題也是最為突出的。我國(guó)在2009年4月9日成立了版式聯(lián)盟,該聯(lián)盟由中國(guó)電子工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)協(xié)會(huì)發(fā)起，聯(lián)合我國(guó)版式技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域產(chǎn)品與服務(wù)的制造者、使用者、政府和中介組織版式技術(shù)等部門，對(duì)廣泛涉及檔案管理、數(shù)字出版、數(shù)字辦公、數(shù)字印刷、信息等領(lǐng)域的信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，為信息的真實(shí)性、完整性、長(zhǎng)期可讀性提供良好的技術(shù)環(huán)境。
二、工作重點(diǎn)
圍繞學(xué)校中心工作、上級(jí)常規(guī)督導(dǎo)評(píng)估，堅(jiān)持以服務(wù)為主題，以檔案規(guī)范化為重點(diǎn)，力爭(zhēng)在檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)質(zhì)量等各個(gè)方面都取得比較大的進(jìn)展。
三、具體工作
(一)加強(qiáng)宣傳與學(xué)習(xí)，將檔案法規(guī)范制度落在實(shí)處
1、利用行政會(huì)議、教師會(huì)議等，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識(shí)，增強(qiáng)管理干部及教師檔案意識(shí);指導(dǎo)處室兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，接受檔案專家指導(dǎo)，掌握檔案專業(yè)技能，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作不斷推進(jìn)。
(二)積極推進(jìn)檔案管理規(guī)范化管理，提高工作效率
1、按照學(xué)校工作的實(shí)際需要立檔案櫥，即常規(guī)檔案、督導(dǎo)檔案、社會(huì)工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對(duì)檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎(chǔ)工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范管理。
3、做好來文登記，及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)文件精神、工作安排等事項(xiàng)。
4、認(rèn)真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。
5、利用檔案進(jìn)行登記，使檔案利用規(guī)范用效。
(三)做好檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作
1、接收年檔案，按要求及時(shí)做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫(kù)做到管理規(guī)范、利用方便。
2、整理年度的中小學(xué)辦學(xué)水平評(píng)估檔案，分類歸入常規(guī)檔案，裝盒入庫(kù)，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價(jià)值的資料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
4、學(xué)校合并時(shí)，他校(原中心小學(xué)和成教中心)移交的檔案進(jìn)行鑒定，按嚴(yán)格的組織程序予以處理。
5、結(jié)合我校實(shí)際，對(duì)本學(xué)期新收文件材料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。為了便于管理和運(yùn)用分三類：職能處室類、小學(xué)類、中學(xué)類等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，即便于迎查又利于查詢服務(wù)。
6、做好檔案的借閱工作。實(shí)行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內(nèi)部檢查、評(píng)估、評(píng)比工作，為迎接督導(dǎo)評(píng)估做好檔案工作方面的準(zhǔn)備。
8、建立處室(級(jí)部)活動(dòng)與檔案室通制度，學(xué)校舉辦重大活動(dòng)，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發(fā)利用檔案信息資源，廣開服務(wù)渠道。
10、配合學(xué)校的各項(xiàng)管理工作，以積極主動(dòng)熱情的服務(wù)態(tài)度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務(wù)形象。
(四)其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學(xué)校檔案工作中的大事雞、組織機(jī)構(gòu)嚴(yán)格餓、文件匯編等常規(guī)性編演材料的同時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動(dòng)化。
2、向兄弟學(xué)校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。
3、加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房規(guī)范化管理，嚴(yán)格實(shí)現(xiàn)“十防”制度(防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密)工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。
1.檔案管理技術(shù)滯后
檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力就是高新技術(shù)的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是目前紙質(zhì)化的檔案依然占有相當(dāng)?shù)谋戎?，而且此情況長(zhǎng)時(shí)間得不到扭轉(zhuǎn)；二是數(shù)字化建檔還未被完全普及與應(yīng)用；三是數(shù)字化建檔的技術(shù)滯后，而且存在著較多的安全隱患；四是對(duì)比國(guó)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，我國(guó)衛(wèi)生及省計(jì)生局的檔案現(xiàn)代化管理較為落后。
2.檔案管理體系不夠健全
檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的先進(jìn)標(biāo)志就是檔案管理體系的健全與完善，但目前仍有許多衛(wèi)生及計(jì)生局尚未健全與完善檔案關(guān)系體系，主要體現(xiàn)在：檔案管理人員缺乏行之有效的工作流程與制度，分工不明確，前后工作對(duì)接不夠及時(shí)，部門之間缺乏協(xié)調(diào)性，從而大大降低了其工作效率與質(zhì)量，而且容易造成紕漏。
3.檔案管理人員素質(zhì)偏低
人才才是推動(dòng)發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力，我國(guó)一直貫徹落實(shí)人才興國(guó)，技術(shù)強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略指導(dǎo)思想，在未來日益激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，唯有人才興國(guó)，才能是我們國(guó)家獲得持續(xù)的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。但目前我國(guó)仍有大量衛(wèi)生及計(jì)生局在檔案管理人事招聘環(huán)節(jié)，不制定嚴(yán)苛的選拔機(jī)制，對(duì)專業(yè)素質(zhì)與工作經(jīng)驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)制定較低，甚至還對(duì)檔案管理崗位放水，選調(diào)其他部門且專業(yè)不對(duì)口的人擔(dān)任管理工作，這是對(duì)我國(guó)檔案管理極其不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。此外，還有些檔案管理工作人員不注重在平日工作中積累經(jīng)驗(yàn)，不斷對(duì)自身專業(yè)知識(shí)與技能“充電”，從而導(dǎo)致目光短淺，技術(shù)能力較差，對(duì)新技術(shù)與新觀念學(xué)習(xí)能力差，從而無法適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案管理工作的要求，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。
二、促進(jìn)衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)策略
1.創(chuàng)新檔案管理技術(shù)
首先應(yīng)組建管理技術(shù)研發(fā)團(tuán)隊(duì)，借鑒與學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)；其次，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公方式逐漸趨向自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，電子文件也由此誕生。因此要加快紙質(zhì)化管理向電子化管理，采用開放、靈活、虛擬的管理方式。檔案管理部門通過采用、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、光盤存儲(chǔ)、圖文掃描等技術(shù)手段來對(duì)各部門、各地區(qū)的電子文件進(jìn)行集中式的管理。從而提高檔案管理的工作效率；另外，針對(duì)偏遠(yuǎn)山區(qū)或地區(qū)的衛(wèi)生及計(jì)生局的檔案管理，應(yīng)該適當(dāng)對(duì)其財(cái)政與技術(shù)上的扶持，推動(dòng)其趨向信息化與現(xiàn)代化建設(shè)；還有就是注重引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的管理理念與技術(shù)，革新檔案管理的方式，使之順應(yīng)現(xiàn)代化與信息化時(shí)代的發(fā)展要求，促進(jìn)檔案管理邁入數(shù)字化、科技化的發(fā)展進(jìn)程中。
2.完善檔案管理體系
完善檔案管理體系，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行全局掌控，對(duì)應(yīng)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)對(duì)接以及部門協(xié)調(diào)都能做出系統(tǒng)、科學(xué)、合理的安排。一是要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一制度規(guī)定，規(guī)范檔案管理人員行為，提高檔案管理的責(zé)任感與使命感。與此同時(shí)，還可以邀請(qǐng)一些專業(yè)素質(zhì)過硬，職業(yè)道德素養(yǎng)較高的員工分享工作經(jīng)驗(yàn)，建立員工評(píng)比機(jī)制，激勵(lì)管理工作的積極性。但是建立一套行之有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制與監(jiān)督管理機(jī)制，針對(duì)不正當(dāng)、不規(guī)范行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，嚴(yán)重違紀(jì)者，給予一定的查處與處罰；而對(duì)于工作表現(xiàn)突出、工作態(tài)度認(rèn)真踏實(shí)、工作期間無重大失誤的員工，給予獎(jiǎng)勵(lì)與鼓勵(lì)。通過這樣的機(jī)制建設(shè)，促使每位員工建立良好的工作態(tài)度，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，在自己的崗位上發(fā)光發(fā)熱。
3.提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，樹立和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，增強(qiáng)檔案工作意識(shí)，強(qiáng)化檔案監(jiān)督指導(dǎo)職能，實(shí)現(xiàn)依法治檔，推動(dòng)全鎮(zhèn)檔案工作健康有序開展，為我鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)全面發(fā)展提供檔案信息保障。
二、工作目標(biāo)
認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家檔案局第8號(hào)令和《省鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作管理辦法》等有關(guān)精神，努力整合全鎮(zhèn)檔案資源，在鎮(zhèn)機(jī)關(guān)建立“歸屬明晰、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效”的檔案資源管理利用新模式，實(shí)現(xiàn)檔案資源集約化、檔案移交正?；?、業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理工作規(guī)范化、服務(wù)社會(huì)優(yōu)質(zhì)化的目標(biāo)，開發(fā)和實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大效益。
三、組織機(jī)構(gòu)
領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室：
四、工作目標(biāo)和要求
（一）第一階段（5月）：加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織。
1、建立創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，及時(shí)調(diào)整綜合檔案室成員名單和檔案管理網(wǎng)絡(luò)名單，各辦確定一名兼職檔案員。
2、召開動(dòng)員會(huì)議。就創(chuàng)建工作統(tǒng)一思想，形成共識(shí)。布置檔案目標(biāo)管理任務(wù)，明確各辦的職責(zé)，保證按時(shí)保質(zhì)完成歸檔工作。
3、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。邀請(qǐng)市檔案局業(yè)務(wù)人員對(duì)各辦兼職檔案員進(jìn)行一次業(yè)務(wù)培訓(xùn)，了解檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，為收集和整理檔案打下基礎(chǔ)。
4、加強(qiáng)宣傳。開展一次鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員檔案知識(shí)競(jìng)賽，并利用機(jī)關(guān)會(huì)、中層會(huì)議等各種形式宣傳檔案工作。
5、完善檔案管理制度。在和各辦充分協(xié)商的基礎(chǔ)上，修訂塢根鎮(zhèn)檔案管理辦法和分類方案，并制定各類檔案歸檔范圍、不歸檔范圍、檔案保管期限表等，并以文件形式下發(fā)至各辦。
6、按檔案管理辦法和歸檔范圍做好各類需歸檔材料的收集和移交工作。由各兼職檔案員收集本辦需歸檔材料，在5月底之前統(tǒng)一移交到鎮(zhèn)綜合檔案室。
7、確定我鎮(zhèn)編研工作的方向，明確編研材料基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題介紹、塢根年鑒、重要文件匯編等的主要內(nèi)容和具體負(fù)責(zé)人員，著手收集各類所需材料。
8、根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)照本鎮(zhèn)實(shí)際，列出需要配備的硬件和基礎(chǔ)工作用具清單，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審批（例如：電腦、數(shù)碼照相軟件、除濕機(jī)、防盜門、玻璃移門、卷盒卷皮、防蟲劑等）。
（二）第二階段（6—8月）：整理歸檔，抓好落實(shí)。
1、根據(jù)全宗卷管理規(guī)范要求，把所有需要?dú)w檔的材料按分類方案分別進(jìn)行整理，不需要?dú)w檔的材料列一個(gè)銷毀清單，請(qǐng)鑒定小組統(tǒng)一鑒定后進(jìn)行銷毀，由市檔案局同志提供具體指導(dǎo)。如果各辦需要分室獨(dú)立保管的檔案，也要根據(jù)鎮(zhèn)分類方案，按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)整理好，并上交一份檔案目錄到綜合檔案室。
2、完成檔案目錄的電腦輸入并裝訂成冊(cè)，完善近三年來我鎮(zhèn)發(fā)文文件的電子文檔。
3、完成編研材料的定稿清樣工作，請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，并提出修改意見并裝訂成冊(cè)。
4、對(duì)各村居、專業(yè)合作社的檔案進(jìn)行集中整理和指導(dǎo)。
5、各類整理好的檔案按要求進(jìn)庫(kù)房進(jìn)行排架存放。
6、做好所需有關(guān)硬件設(shè)施的到位工作。
（三）第三階段（9月）：查漏補(bǔ)缺，準(zhǔn)備驗(yàn)收。
1、對(duì)照達(dá)標(biāo)細(xì)則，對(duì)已完成的工作進(jìn)行認(rèn)真檢查，對(duì)不足之處進(jìn)行再完善。
檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、電子檔案等，要實(shí)行規(guī)范和管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則，首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專用庫(kù)房，并設(shè)有專柜，便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命，其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，對(duì)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。
二、做好文書以及電子文件的處理工作
工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化。在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別，電子文件通常以脫機(jī)方式保存。
三、嚴(yán)格公文的制發(fā)
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的，可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)也決定了日后檔案質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)提高公文質(zhì)量，首先是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排。二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。
四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則
1行業(yè)檔案信息在改革中面臨的新形勢(shì)
改革開放給國(guó)民經(jīng)濟(jì)帶來了繁榮，同時(shí)也給檔案信息管理工作帶來了生機(jī)，特別是(檔案法》頒布以來，行業(yè)檔案管理工作處于歷史上的最好時(shí)期，呈現(xiàn)出前所未有的好形勢(shì)。從行業(yè)的主管部門對(duì)檔案工作的重視程度有了進(jìn)一步的提高，由上至下廣泛開展了對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)宣傳落實(shí)工作，我局檔案管理工作及人員配備等方面逐步走上依法治檔的正確軌道。我局檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有文書檔案、科技檔案、財(cái)會(huì)檔案歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)既體現(xiàn)了國(guó)家規(guī)定，又突出了煤炭技術(shù)檔案的特點(diǎn)，具有科學(xué)性和實(shí)用性，在煤炭行業(yè)中檔案信息管理得到了推廣和應(yīng)用。由于改革帶來了經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，檔案作為重要的信息資源，正在被經(jīng)營(yíng)者大量利用。在我們所整理的檔案資料中，建立了檔案目錄，將檔案信息集中，促使大量的檔案信息資源用于科學(xué)決策。在我局，企業(yè)之間的信息交流與檔案的利用，無論從量或是質(zhì)方面都呈現(xiàn)良好的局面。當(dāng)前的形勢(shì)要求行業(yè)檔案管理工作一定要與本行業(yè)各項(xiàng)事業(yè)的改革融合在一起，充分發(fā)揮檔案資源的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，更好的促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
2改革是適應(yīng)煤炭技術(shù)行業(yè)檔案管理工作的需要
行業(yè)檔案管理，過去基本上是通過上級(jí)主管部門開會(huì)、發(fā)文件、檔查評(píng)比等方式，而在改革大潮中的今天就顯得不夠適應(yīng)，急需在開拓新的管理方式。檔案信息的開發(fā)現(xiàn)代化管理手段，是當(dāng)前行業(yè)檔案管理工作的重要任務(wù)。行業(yè)內(nèi)檔案信息資源具有相通性和互用性，全系統(tǒng)采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，采用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，將大量的檔案信息進(jìn)行存貯、調(diào)用、交流，擴(kuò)大檔案信息的利用面，充分發(fā)揮全系統(tǒng)的檔案作用。我們煤炭系統(tǒng)具體開發(fā)檔案管理的軟件，即可充分利用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)在行業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)橫向、縱向廣泛利用檔案資源。行業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)是建立一支適應(yīng)改革需要的檔案工作人員隊(duì)伍，不斷地學(xué)習(xí)(檔案法》。有必要的進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案人員的素質(zhì)得到提高，甚至發(fā)揮主管部門的龍頭作用，廣泛開展學(xué)術(shù)研討活動(dòng)，吸收多層次的人員參加，使其在活動(dòng)中能增強(qiáng)檔案意識(shí)，檔案管理人員就可以活躍思想開闊視野，使檔案管理工作完全投身于改革開放的大潮中。
3開發(fā)檔案信息，是發(fā)展各項(xiàng)事業(yè)必不可少的手段
在知識(shí)不斷更新的信息社會(huì)中，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都以驚人的速度進(jìn)行著，任何一個(gè)專業(yè)和部門離開了信息就無法生存和發(fā)展，這其中就包含著檔案信息。顯而易見，如果沒有古今中外積累的豐富檔案和資料、歷史“瑰寶”，就無法開發(fā)和利用，人類就不會(huì)有今天的文明，社會(huì)就不會(huì)有今夭的進(jìn)步。各行各業(yè)要獲得盡快發(fā)展，取得最佳的效益，離開了信息源和流量是無法辦到的，同時(shí)離開了檔案信息的開發(fā)和利用，難免工作受挫。搞好檔案信息的開發(fā)和利用，就是要利用現(xiàn)代化的手段來探索各項(xiàng)工作的規(guī)律，用宏觀控制、科學(xué)管理、正確指導(dǎo)思想來管理各項(xiàng)工作，為各項(xiàng)工作規(guī)劃未來做出科學(xué)的預(yù)測(cè)和決策，提供可靠的依據(jù)。
4利用檔案信息的內(nèi)在系統(tǒng)性為決策服務(wù)
XXX縣檔案局：
2021年，XXX局檔案工作在縣委、政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在縣檔案局的精心指導(dǎo)下，檔案工作緊緊圍繞強(qiáng)化職能、規(guī)范管理、發(fā)揮作用的指導(dǎo)思想，較好地完成了2021年度各類檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作。現(xiàn)將具體情況匯報(bào)如下：
一、工作開展情況
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，組織有力
XX局班子高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入重要議事日程，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。把檔案工作列入全局的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃，列入局機(jī)關(guān)績(jī)效管理的重要內(nèi)容，與其它中心工作同部署、同組織、同考核，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。同時(shí)，積極向干部職工宣傳檔案工作的政策法規(guī)，收到了較好效果。
（二）制度健全，執(zhí)行有力
為使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，XX局結(jié)合工作實(shí)際情況，建立健全完善了立卷歸檔、檔案保管、檔案保密、檔案利用等檔案管理制度。在實(shí)際工作中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)制度，保證了檔案工作的有序開展。同時(shí)，持續(xù)加強(qiáng)工作人員崗位職責(zé)的建設(shè)，加大檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)力度，定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的學(xué)習(xí)宣傳工作，增強(qiáng)單位工作人員的檔案意識(shí)，確?！稒n案法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策貫徹執(zhí)行到位。
（三）管理規(guī)范，措施有力
XX局嚴(yán)格按照相關(guān)法規(guī)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)文件材料收集和鑒定銷毀工作的監(jiān)督、檢查和管理，使歸檔工作更趨合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個(gè)人不得擅自挪用，凡涉及XX的文件資料，認(rèn)真做好傳閱和保存工作;提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極推薦參加檔案工作專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。檔案工作人員認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作，做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計(jì)、利用工作，對(duì)各類檔案庫(kù)存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，保證檔案的安全利用。
二、存在的問題
一是檔案意識(shí)淡薄，思想還不夠重視。盡管把檔案工作列入XX局重要工作當(dāng)中，但部分干部對(duì)檔案工作意識(shí)仍不夠重視，認(rèn)為檔案工作是軟任務(wù)、軟指標(biāo)，對(duì)文件資料歸檔不及時(shí)，一定程度上影響了檔案工作的開展。二是隨著社會(huì)發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用、電子文件應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案管理工作還不夠規(guī)范。三是檔案收集率低，XXX形成的文件材料，各自存放，造成檔案收集完整率、歸檔率低。
三、下一步工作計(jì)劃
(一)深入宣傳，增強(qiáng)檔案工作意識(shí)。檔案工作是XXX局工作中的一個(gè)重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案工作越來越顯示著它獨(dú)特的價(jià)值，我們將加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)干部和各科室站都能形成共識(shí)，提高檔案意識(shí)，防止因工作調(diào)動(dòng)而引起檔案遺失，為立卷部門做好檔案工作創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍。
(二)加大投入，強(qiáng)化檔案工作保障。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、重視和支持，以多種方式使領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識(shí)到檔案工作是XX局工作的重點(diǎn)和需要，從而使檔案工作列入工作日程上，增加投入力度。
隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)的日新月異，提高檔案管理科學(xué)化水平已經(jīng)成為新時(shí)期檔案工作的重要課題。水務(wù)局作為我國(guó)重要的行政管理部門，其檔案管理的科學(xué)化水平直接關(guān)系到全局的行政管理效率和管理體制的與時(shí)俱進(jìn)。提高檔案管理的科學(xué)化水平有助于提高全局的工作效率和管理水平。我黨提出“以科學(xué)發(fā)展為主題”，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，對(duì)新時(shí)期的檔案管理工作提出了更高的要求。水務(wù)局要在該指導(dǎo)思想的指導(dǎo)下提高檔案管理的科學(xué)化水平。因此本文在深刻了解檔案管理和檔案管理科學(xué)化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上分析提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的必要性，并著重探討了提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇。
一、檔案管理及檔案管理科學(xué)化的內(nèi)涵
探討提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇必須首先分析檔案管理和檔案管理科學(xué)化的理論內(nèi)涵。檔案管理指檔案管理是指以各類型檔案實(shí)體與檔案信息為基本對(duì)象，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理并利用檔案信息為各檔案信息使用方提供必要服務(wù)支持的工作，就其本質(zhì)來說，它是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性和政治性的工作。檔案管理工作的好壞是衡量一個(gè)部門工作效率和管理水平的一個(gè)重要指標(biāo)。檔案管理科學(xué)化指的是部門的檔案管理工作要在科學(xué)理論和科學(xué)方法的指導(dǎo)下進(jìn)行和不斷向前推進(jìn)，并且要有科學(xué)制度保障檔案管理工作向規(guī)范化、制度化、信息化推進(jìn)，最大限度地提高檔案管理的質(zhì)量和效益。
二、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性
1. 提高檔案管理科學(xué)化水平是水務(wù)局順應(yīng)時(shí)展的必然要求
我黨歷來重視堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，水務(wù)局的檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)展的要求，目前檔案管理工作的作用和地位越來越重要，直接影響著部門決策的制定和管理水平的提高。而且目前水務(wù)局面臨著越來越重的檔案管理任務(wù)，為了進(jìn)一步促進(jìn)水務(wù)局管理水平的提高，使其檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，必須要提高檔案管理科學(xué)化水平。同時(shí)由于信息技術(shù)的日新月異，當(dāng)今時(shí)代已經(jīng)是信息全球化的時(shí)代，信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用為檔案管理帶來了新的載體、渠道和樣式，給檔案的收集、館藏、應(yīng)用及傳播等都帶來了深刻變革。信息技術(shù)給檔案管理工作提供了新的管理模式和新的機(jī)遇，檔案工作系統(tǒng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。但是信息化也為檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)，例如，如何從技術(shù)上提高檔案的安全性、穩(wěn)定性和可靠性，如何保證檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性都是水務(wù)局需要面對(duì)的挑戰(zhàn)。水務(wù)局必須要站在信息技術(shù)發(fā)展的前沿，與時(shí)俱進(jìn)，不斷用新的信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理工作的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案的有效管理。
2. 提高檔案管理科學(xué)化水平是推動(dòng)水務(wù)局檔案管理順利進(jìn)行的必然要求
目前水務(wù)局檔案管理工作在檔案管理工作者的努力下已經(jīng)取得良好的成績(jī)，但是仍然存在一些問題需要解決。這些問題主要表現(xiàn)在：首先，缺乏先進(jìn)的檔案管理理念指導(dǎo)檔案管理工作；其次，檔案管理信息化水平還有待提高，檔案還需要用電子檔案的形式儲(chǔ)存，目前水務(wù)局的電子檔案管的電子信息檔案只占全局檔案的53%，還需要進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案館的建設(shè)；最后，檔案管理人員素質(zhì)還需進(jìn)一步提高，例如水務(wù)局目前還有40%以上的員工還不能完全熟練操作信息化檔案管理。提高檔案管理科學(xué)化水平是水務(wù)局解決這些問題，推動(dòng)檔案管理順利進(jìn)行的必然要求。
三、提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇
1. 樹立先進(jìn)的檔案管理理念，創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理機(jī)制
先進(jìn)的檔案管理理念是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的指導(dǎo)思想，是推動(dòng)檔案管理工作系統(tǒng)化、科學(xué)化、先進(jìn)化的基礎(chǔ)。檔案管理工作要在先進(jìn)的檔案管理理念指導(dǎo)下開展。與此同時(shí)水務(wù)局要?jiǎng)?chuàng)建科學(xué)的檔案管理機(jī)制，這是提高檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵和制度上的保證。水務(wù)局需要構(gòu)建制度健全、管理規(guī)范的檔案管理機(jī)，并且完善檔案管理工作責(zé)任制，重視發(fā)揮檔案工作的作用。具體到檔案管理部門，檔案管理工作者要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，使整個(gè)檔案工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2. 提高檔案管理信息化水平
隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。檔案管理信息化是檔案工作不斷進(jìn)步、 提高科學(xué)化和現(xiàn)代化水平的重要措施。因此水務(wù)局需要加大對(duì)檔案管理的投入，加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，要運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)，提升檔案的電子化、自動(dòng)化水平，并建立計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，完善電子檔案，建立電子檔案室。 應(yīng)用現(xiàn)代通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)對(duì)檔案信息的有效控制。在提高檔案管理信息化的過程中出來加強(qiáng)硬件設(shè)備之外還要加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)，建議職工檔案管理信息系統(tǒng)，完善檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)?？傊?，水務(wù)局需要通過提高檔案管理信息化推動(dòng)檔案管理工作的科學(xué)化。
3. 提高檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理工作具體還是由檔案管理人員來進(jìn)行操作的，因此檔案管理人員素質(zhì)的高低制約著檔案管理工作的科學(xué)化水平。檔案管理工作需要一批高素質(zhì)、現(xiàn)代化的檔案管理人才，并且由于檔案管理向信息化、科學(xué)化的發(fā)展和檔案管理本身的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，這些都給檔案管理人員提出了更高的要求。水務(wù)局檔案管理人員在新形勢(shì)下必須要進(jìn)一步提高自身素質(zhì)。水務(wù)局可以聘請(qǐng)檔案管理方面的專家加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中根據(jù)檔案工作者的部門不同、能力不同，提高培訓(xùn)的系統(tǒng)性、針對(duì)性和專業(yè)性。并以現(xiàn)代化的技術(shù)要求為標(biāo)準(zhǔn)，注重對(duì)檔案管理人員的知識(shí)和技能培養(yǎng)，使他們能夠更好適應(yīng)與檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的要求。同時(shí)還需要引進(jìn)檔案管理方面的高素質(zhì)人才，為檔案管理注入新鮮的血液，進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)化水平。
四、結(jié)語
提高檔案管理科學(xué)化水平是水務(wù)局在新形勢(shì)下所面臨的重要課題。水務(wù)局的檔案管理科學(xué)化水平直接關(guān)系到全局的工作效率和管理水平。提高檔案管理的科學(xué)化水平，使檔案管理規(guī)范化、制度化和信息化有助于全局的工作效率和管理水平的提高。因此本文在深刻了解檔案管理和檔案管理科學(xué)化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上分析提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的必要性，并著重探討了提高水務(wù)局檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇。希望本文的研究對(duì)于水務(wù)局以及其他部門、單位提高檔案管理科學(xué)化水平有借鑒意義。
參考文獻(xiàn)
《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》以下簡(jiǎn)稱《分類法》的制訂與實(shí)施，結(jié)束了高校檔案分類各行其是、亂無章法的局面，開啟了高校檔案分類標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的先河?！霸摲诸惙椒ㄒ浴I(lǐng)域范疇’和‘內(nèi)容性質(zhì)’為依據(jù)將高校檔案劃分為十個(gè)大類（一級(jí)類目），另設(shè)置若干二級(jí)類目，以漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字作為混合的分類代碼，直觀、準(zhǔn)確、易識(shí)、易記。它的實(shí)施是高校檔案管理工作的一大進(jìn)步，為我們提供了一個(gè)科學(xué)實(shí)用的檔案分類辦法?！雹俑咝n案分類方法的從無到有，是高校檔案分類工作實(shí)踐的歷史轉(zhuǎn)折點(diǎn)，是高校檔案分類工作發(fā)展歷程的一個(gè)重大標(biāo)志，它起到了承前啟后、繼往開來的作用。它保證了檔案室藏的完整性，促成了室藏內(nèi)容的系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)了室藏分類與排架的統(tǒng)一性。由此可見，一部高校檔案分類法的實(shí)施，帶動(dòng)與影響了整個(gè)高校的檔案管理工作，其意義是廣泛與深遠(yuǎn)的。
2、《分類法》需要改革和完善
歷史上產(chǎn)生的任何一個(gè)事物，都必然經(jīng)歷從新生到成熟，又由成熟到衰亡的發(fā)展過程。新事物終究要取代舊事物，高校檔案分類方法也是如此。這就是事物發(fā)展變化的辯證法。
在《分類法》多年的實(shí)踐過程中，在它發(fā)揮著重大歷史作用，產(chǎn)生著重大影響的同時(shí)，人們也相繼發(fā)現(xiàn)其存在的若干不適用的方面。姜樹濱1995年在《學(xué)校檔案》第3期撰文分析高校檔案分類問題時(shí)指出：高校檔案分類一級(jí)類目的劃分，采用“領(lǐng)域范疇”標(biāo)準(zhǔn)，但高校部門的領(lǐng)域往往是多方面的，如教研室具有教學(xué)和科研兩個(gè)職能，用“領(lǐng)域范疇”的原則劃分類別，必然將同一部門在不同工作領(lǐng)域中形成的檔案割裂，破壞了其間的有機(jī)聯(lián)系。倪德云在《吉林檔案》1994年增刊中撰文認(rèn)為，使用《分類法》對(duì)高校檔案分類，由于類目層次多，類目劃分過細(xì)，除了檔案不易合理排架之外，類目不便記憶、檔案不便管理，還經(jīng)常發(fā)生因類目交叉而難以確定具體文件歸屬的問題。王根健在《阜陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)》1998年第3期論述《分類法》適用性問題時(shí)認(rèn)為，由于我國(guó)高校數(shù)量眾多，高校教育事業(yè)發(fā)展迅速，原有分類法沒有考慮橫向結(jié)合和跨專業(yè)的檔案類目協(xié)調(diào)等宏觀問題。從上個(gè)世紀(jì)九十年代至今，倡導(dǎo)高校檔案分類工作深化改革，使其與時(shí)俱進(jìn)的呼聲日趨強(qiáng)烈。筆者加以概括后分為三種類型：其一是推倒重來，如倪德云等同志建議，推倒舊的分類法，建立新的分類系統(tǒng)，使高校檔案管理發(fā)生徹底變化，面貌一新。其二是進(jìn)一步規(guī)范，如王根健等人認(rèn)為，改革高校檔案分類法，主要應(yīng)注重規(guī)范，以適應(yīng)高校檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)化要求。其三是簡(jiǎn)易直觀，張小蓉等人認(rèn)為：新的分類法應(yīng)直觀易記，易于標(biāo)識(shí)，便于檔案檢索。
二、關(guān)于高校檔案分類工作改革的建議
1、應(yīng)當(dāng)建立正確的高校檔案分類工作指導(dǎo)思想
高校檔案分類工作應(yīng)當(dāng)格外注重實(shí)踐，并以正確的思維方法指導(dǎo)實(shí)踐，才能通過實(shí)踐認(rèn)識(shí)高校檔案分類工作的實(shí)質(zhì)，掌握其間的規(guī)律性。實(shí)踐又依靠科學(xué)分類理論的指導(dǎo)，鄭鐵錘建議：“將‘科學(xué)性、先進(jìn)性、前瞻性’作為高校檔案分類工作的指導(dǎo)思想?！雹诔捎裰凇稒n案》1996年第1期撰文指出：高校檔案分類應(yīng)以“科學(xué)、實(shí)用，體系結(jié)構(gòu)合理”作為高校檔案分類指導(dǎo)思想。筆者綜合了多方面意見，提出以“科學(xué)、通用、簡(jiǎn)約、前瞻”作為指導(dǎo)高校檔案分類工作的“”。高校檔案分類首先應(yīng)當(dāng)注重科學(xué)性（即客觀性），要求其類目設(shè)置合乎高校檔案分類客觀要求并符合邏輯性，成為相互協(xié)調(diào)前后貫通的有機(jī)整體。新的分類法可以直接應(yīng)用于不同體制、類型、規(guī)模高校的檔案分類工作實(shí)踐，因而具有相當(dāng)程度的通用性。為了便于識(shí)別，易于記憶，易于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢，高校檔案分類類目必須符合簡(jiǎn)約原則，將高校檔案分類類目合理歸并，簡(jiǎn)單明了。同時(shí)，為了使分類方法在今后相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期保持相對(duì)穩(wěn)定，應(yīng)當(dāng)充分考慮到高校檔案分類將來的發(fā)展變化，具有前瞻性。
2、明確高校檔案的分類規(guī)則——職能簡(jiǎn)易分類規(guī)則
在確定了高校檔案分類思想之后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確分類操作的規(guī)則，以保證分類思想在檔案整理各項(xiàng)工作中的全面貫徹。職能簡(jiǎn)易分類規(guī)則為“年代—類別—保管期限”。在檔案分類時(shí)，先將檔案區(qū)別為不同年代，然后按簡(jiǎn)易職能加以區(qū)別，最后劃分檔案的不同保管期限，形成若干檔案保管單位。為了便于檔案排架和檢索，應(yīng)當(dāng)將分類號(hào)醒目標(biāo)識(shí)在卷盒脊背上方的空白處。該規(guī)則特點(diǎn)是：在檔案分類、編目、案卷流水和進(jìn)行排架等檔案整理工作中，始終保持了檔案類目特征和類的先后次序，從而保持了案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。這是檔案館藏實(shí)現(xiàn)科學(xué)組織，大幅度提高檔案利用效率的基本要求。
3、推行職能簡(jiǎn)易分類和數(shù)字標(biāo)識(shí)
高校是履行國(guó)家教育職能的機(jī)構(gòu)，高校教育職能與社會(huì)公共職能的演變必定相互關(guān)聯(lián)并保持同步性，這是高校教育適應(yīng)社會(huì)需求，并按照社會(huì)需求培養(yǎng)人才的客觀要求。盡管高校因?qū)I(yè)而存在許多方面的差別，但是，任何專業(yè)都是高校綜合職能的組成部分，它們屬于個(gè)性與共性的相互關(guān)系。在充分考慮到上述問題之后，以高校公共教育職能作為制訂高校檔案分類辦法的客觀依據(jù)；將高校檔案分類工作結(jié)合國(guó)家賦予的教育職能加以宏觀思考，便是對(duì)高校檔案分類工作和制訂高校檔案分類法的客觀規(guī)律性的把握。筆者認(rèn)為，高校檔案內(nèi)涵的基本職能應(yīng)當(dāng)是黨群工作、行政管理、教學(xué)活動(dòng)、科學(xué)研究、專業(yè)技術(shù)管理和綜合事務(wù)等方面，可以重新整合為黨群行政類、教學(xué)專業(yè)類、科技管理類和綜合事務(wù)類，以此作為高校檔案分類的一級(jí)類目；另外，以2008年8月頒布的《高校檔案管理辦法》中的第十五條“高校文件材料歸檔范圍”所列“黨群類、行政類，學(xué)生類、教學(xué)類，科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類，出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類”作為二級(jí)類目，形成高校檔案類目劃分的基本框架。類目符號(hào)分別標(biāo)識(shí)為一組獨(dú)立的阿拉伯?dāng)?shù)字，一級(jí)類目與二級(jí)類目之間用“-”隔開，如黨群類檔案標(biāo)識(shí)為1-1、財(cái)會(huì)類檔案標(biāo)識(shí)為4-3，其他依此類推。該數(shù)字標(biāo)識(shí)既便利了實(shí)體檔案手工檢索，又為檔案信息計(jì)算機(jī)快速查詢奠定了基礎(chǔ)。
