序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇合同檔案管理規(guī)范范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

人和法人之間簽訂的以實現(xiàn)一定的經(jīng)濟互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權利和義務，以及各自應負的具體責任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護各自權益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

一、合同檔案建立的必要性

著名法學家龐德有一句名言：“商業(yè)時代的財富，大部分是由合同構成的”。首先，企業(yè)應當建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經(jīng)濟快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當今社會市場環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應時展潮流，增強法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業(yè)進行各種合作，取長補短，提高自身發(fā)展實力。但合作的同時，雙方為了維護自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對同一類的合同文件進行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業(yè)維護自身權益的有效途徑，因此，企業(yè)應建立完善科學的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟活動都需要簽訂合同進行記載和規(guī)范，當運行過程中出現(xiàn)糾紛時需要利用合同檔案進行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。

二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容

（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關合同的收集工作，主要是收集時間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規(guī)律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據(jù)合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據(jù)實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個合同檔案，其內(nèi)容應該包括合同審批、招投標、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設立了單獨門類，并在系統(tǒng)中設置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標準不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變原有的合同內(nèi)容的相關事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責任者在合同檔案上簽字明確責任人，最后還要注明合同檔案成立日期。

三、合同檔案的規(guī)范化管理改進建議

（一）解決合同收集難的建議?！逗贤ā返?2條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼?，簽字和蓋章是檔案收集管理的關鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進行編號，方便了合同的收集工作。或者實行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財務部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴謹。（二）管理人員要加強對合同的重視。應該指定專人負責合同檔案的管理，加強管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強對合同保管員的培訓工作，增強其合同保管相關理論和責任意識；第三，要加強全公司對合同管理制度的認知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負責人的責任，并給予處罰。嚴格的制度落實可以避免合同發(fā)生問題時，責任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術，有助于對項目相關材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進行系統(tǒng)化、標準化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強對檔案管理人員的計算機培訓工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。

四、結語

在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負責，充分認識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現(xiàn)對合同檔案的規(guī)范化管理。

【參考文獻】

篇（2）

近年來，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大，醫(yī)療業(yè)務水平的提高，很多醫(yī)院的基礎診療設備和?？圃O備投入在增加，在采購醫(yī)療設備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫(yī)療設備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數(shù)量巨大。因此，為了進一步完善醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，規(guī)范醫(yī)療設備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫(yī)療設備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當前地方三甲醫(yī)院的醫(yī)療設備采購合同檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，歸納出醫(yī)療設備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規(guī)范化的管理視角，提出醫(yī)療設備采購合同檔案管理的幾個思路，以促進醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。

一、醫(yī)療設備采購合同檔案管理現(xiàn)狀

由于醫(yī)療設備采購工作流程復雜、涉及的部門多、特別是大型醫(yī)療設備的采購周期較長，這就對醫(yī)療設備采購合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對應的采購合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見的問題。

（一）部分醫(yī)療設備采購合同檔案資料缺乏完整性

醫(yī)療設備采購過程經(jīng)歷了使用科室提出申請、設備科組織院內(nèi)市場詢價（金額較大的需外出招標）、報院領導班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產(chǎn)生了對應的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內(nèi)容，報領導審批，在多個領導審批、使用科室確認簽字、其他部門共同參與詢價并簽字確認的過程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時有發(fā)生。

（二）醫(yī)療設備采購合同檔案收集難度大

醫(yī)療設備采購合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關部門審核的內(nèi)審合同、院領導班子的決策批示材料、招標（詢價）記錄表、使用科室的申請報告、可行性報告、職代會議案和決議批文、招標文件、成交通知書、評標報告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設備科、招標辦、院領導、經(jīng)銷公司等），每個檔案資料產(chǎn)生的時間沒有固定節(jié)點，而且有時經(jīng)銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。

（三）醫(yī)療設備采購合同檔案歸檔后不能封卷

醫(yī)療設備采購合同檔案屬于醫(yī)療設備檔案的一個重要部分，也是整個醫(yī)療設備“生命線的開端”。醫(yī)療設備檔案管理是一個動態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時都有可能需要補充檔案。例如某臺直線加速器采購建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場進行維修，更換了某個零部件，還填寫了檢測、維修報告單，那么該維修報告單、檢測報告單就需要及時收入該設備對應的檔案盒中。因此，醫(yī)療設備檔案不能封卷，直到該設備報廢。

（四）醫(yī)療設備采購合同檔案檢索查閱方法單一

醫(yī)療設備檔案是醫(yī)療設備管理的信息之源，是醫(yī)療設備管理規(guī)劃化、科學化的基礎。一個全面、完善的醫(yī)療設備檔案庫，對設備管理具有深遠的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開展檔案信息庫建設，但醫(yī)療設備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關工作人員只能通過Exel表格來完成醫(yī)療設備采購合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達到了一定的預期效果，但從長遠、系統(tǒng)的信息化建設來說，這樣的查閱方法還是遠遠不夠的。

二、醫(yī)療設備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析

（一）檔案意識不高

一方面，由于醫(yī)療設備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會效益和采購效益，所以長期以來得不到領導、職工的重視，極少設有對應的醫(yī)療設備檔案管理員崗位，專職的醫(yī)療設備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識比較淡薄，忽視醫(yī)療設備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設備檔案管理的工作人員由于對醫(yī)療設備檔案管理工作的認識不夠，或者在兼任的醫(yī)療設備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時間，醫(yī)療設備檔案管理顯得被動、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設備檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。

（二）歸檔范圍不規(guī)范

在醫(yī)療設備采購合同檔案中，從申購設備到醫(yī)療設備采購工作結束，經(jīng)歷了提出申請、委員/專家論證、設備立項、設備招標/詢價、簽訂醫(yī)療設備采購合同五個階段。在這幾個階段中，形成了大量的醫(yī)療設備采購合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設備采購合同檔案的購置報告、審批過程材料、招標材料、醫(yī)療設備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷商證件材料以及授權書等資料的收集存在較大的困難，各個部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導致了醫(yī)療設備采購合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。

（三）醫(yī)療設備檔案管理屬于動態(tài)管理過程

醫(yī)療設備采購合同檔案不能封卷，因為該檔案管理是一個動態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時都有可能需要補充檔案。醫(yī)療設備招投標工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設備采購合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷商溝通無異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設備的價格、保修、付款方式、交貨時限等信息已確定，但這并沒有最終結束，后續(xù)將涉及設備的安裝驗收、維修保養(yǎng)、付款、報廢等工作，所以醫(yī)療設備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。

（四）醫(yī)療設備采購合同檔案歸口管理問題

醫(yī)院檔案室，負責管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設備采購合同檔案在規(guī)定的時間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復管理、多頭領導。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個領域的檔案都具有一定的專業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時對檔案的了解程度存在一定的局限性。

三、醫(yī)療設備采購合同檔案規(guī)范化管理思路

要對醫(yī)療設備采購合同檔案進行規(guī)范化的管理，首先，要強化檔案的管理意識；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。

（一）加強醫(yī)療設備采購合同檔案的管理意識

目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進一步完善醫(yī)療設備采購合同檔案的管理，應在意識上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強化醫(yī)院上下的檔案管理意識，通過經(jīng)典事件、實例展現(xiàn)醫(yī)療設備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報醫(yī)療設備采購合同檔案工作情況，統(tǒng)計好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強檔案人員的專業(yè)培訓，從專業(yè)角度提升專職和兼職檔案員的意識。

（二）明確醫(yī)療設備采購合同檔案的歸檔范圍

1．醫(yī)療設備申請階段：大多數(shù)醫(yī)院的設備采購申請都是由年度計劃采購和臨時緊急采購組成。不管是年度采購計劃還是臨時采購申請都是由設備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設備請購表格、配置及技術參數(shù)要求、可行性報告、提請職代會審議的議案等。從設備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報項目的匯總表格、召開論證會議的會議簽到表、會議記錄、現(xiàn)場照片、參與論證的專家委員投票、會議討論的原始材料、上報院領導的請示報告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領導會議討論結果的決策批示。從其他相關部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設備購置許可、同意增配大型醫(yī)用設備的批復等。所有這些涉及到設備購置的檔案，都必須存檔留存。

2．醫(yī)療設備采購階段：醫(yī)療設備采購部門根據(jù)采購活動管理權限，整理需要采購的設備的主要參數(shù)及配置要求，通過媒體方式公開招標信息，組織召開招標會議，上報招標結果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標議價記錄表格或書面記錄、上報院領導會議的招標情況報告、院領導的決策批復等。投標公司的提供的檔案包含：投標文件（報價表、廠家證件、授權書、經(jīng)銷商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標的還需要提供中標通知書、評標報告等。

（三）完善醫(yī)療設備采購合同檔案的歸檔及保管形式

只有科學地整理設備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設備采購合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專職或兼職的檔案員負責收集整理，隨著當前信息化建設的快速發(fā)展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時應建立對應的電子數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設備采購合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設備科。為了進一步加強檔案的管理，醫(yī)療設備采購合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理庫。

四、結語

隨著現(xiàn)代醫(yī)學科學的快速發(fā)展，各種先進的醫(yī)療設備陸續(xù)進入各級醫(yī)院，醫(yī)療設備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設備的檔案管理為醫(yī)療設備管理的重中之重。通過建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設備采購合同檔案管理框架，才能用詳細的醫(yī)療設備分析報告為醫(yī)院購置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實設備的申請審批手續(xù)資料、招議標記錄、招標承諾資料等為招標采購的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設備的維修、保養(yǎng)提供技術依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。

作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院

參考文獻：

[1]史維新．醫(yī)院設備檔案的管理．蘇州絲綢工學院學報．2000（6）．

篇（3）

中圖分類號：C939 文獻標識碼：A

醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作中的一項重要內(nèi)容。

隨著許多高新技術醫(yī)療設備的引進，醫(yī)療服務質(zhì)量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學、規(guī)范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經(jīng)濟活動，真實地記錄了醫(yī)療設備購置的歷史，在整個醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。

一、醫(yī)療設備合同檔案管理的重要性

（一）現(xiàn)實憑證作用

分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據(jù)憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔由此產(chǎn)生的法律后果[1]。醫(yī)療設備合同檔案是處理醫(yī)療設備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質(zhì)量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設備或配件、經(jīng)濟效益發(fā)揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。

（二）轉(zhuǎn)化參考作用

合同檔案可以為醫(yī)院再次購置同品牌同型號醫(yī)療設備及領導決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉(zhuǎn)化為重要的經(jīng)濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經(jīng)常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購過程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價格購置需要的設備。

（三）潛在預備作用

當醫(yī)療設備突然出現(xiàn)故障時，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫(yī)療設備招標采購時，我們會依據(jù)設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。

二、合同檔案管理中存在的風險

（一）合同的規(guī)范化

合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實的經(jīng)濟活動或買賣過程中起到憑證作用?，F(xiàn)在的醫(yī)療設備購置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設備采購合同時可能會存在的問題。

（二）檔案資料收集的完整性

對于醫(yī)院醫(yī)療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設備采購的合同檔案管理包括：醫(yī)療設備的申請、審批，采購的調(diào)研論證，設備招標參數(shù)及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規(guī)醫(yī)療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒有將醫(yī)療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫(yī)療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質(zhì)的不同，各種檔案在辦理的時候經(jīng)過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。

（三）缺乏專職檔案管理人員

基于醫(yī)療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫(yī)療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。

（四）檔案管理信息化程度低

目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質(zhì)管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質(zhì)文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質(zhì)文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。

三、關于醫(yī)療設備合同檔案管理的幾點建議

（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設備合同檔案管理

將醫(yī)療設備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫(yī)院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫(yī)療設備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

除此之外，制定完善的醫(yī)療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設備合同的合理、合法及實現(xiàn)合同集中管理，才能實現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發(fā)生。

（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時

通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫(yī)療設備合同檔案需要了解醫(yī)療設備的相關政策法規(guī)，收集相關的資質(zhì)證明材料，以保證購買醫(yī)療設備的合法性、合理性?；踞t(yī)療設備資料有醫(yī)療器械注冊證、供應商及生產(chǎn)商的資質(zhì)、授權，特殊醫(yī)療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質(zhì)，這是醫(yī)療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產(chǎn)生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來看待醫(yī)療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。

（三）運用信息化手段管理醫(yī)療設備合同檔案

運用信息技術科學地管理醫(yī)療設備合同檔案，實現(xiàn)醫(yī)療設備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統(tǒng)，是針對合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內(nèi)容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，更便于查詢、統(tǒng)計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫(yī)療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內(nèi)容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。

合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是

醫(yī)院管理中的一項重要內(nèi)容，是維護醫(yī)院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經(jīng)營決策提供依據(jù)，有利于促進醫(yī)院的發(fā)展。隨著經(jīng)濟生產(chǎn)和人們生活對醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現(xiàn)高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機遇?？傊?，機遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發(fā)，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

參考文獻：

[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機電兵船檔案，2015（5）：49- 51.

篇（4）

中圖分類號：F293.3；G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）07-0369-01

一、房產(chǎn)檔案的范圍與特殊性

1.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的范圍

房地產(chǎn)檔案一般是指房地產(chǎn)權屬檔案，包括權屬登記、調(diào)查、測繪、權屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權屬管理活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產(chǎn)企業(yè)而言，房地產(chǎn)權屬登記檔案只是一小部分，房地產(chǎn)企業(yè)檔案還涉及建設項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中形成的檔案，可能是房地產(chǎn)開發(fā)建設過程中形成的，也可能是房地產(chǎn)管理、使用過程中形成的。

2.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特殊性

首先，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有很強的專業(yè)性。房地產(chǎn)企業(yè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)、管理活動中形成的權證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產(chǎn)產(chǎn)權的歸屬和沿革，反映了房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展狀況，是在特殊的專業(yè)背景下按照專業(yè)要求形成的，有相對統(tǒng)一的格式和行文規(guī)范，并且專業(yè)術語較多，如土地界限認定、房地產(chǎn)面積丈量、房地產(chǎn)平面圖測繪等，專業(yè)性十分明顯。

其次，房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的構成以合同為主體。從土地開發(fā)到經(jīng)營、管理、服務，每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進。通過這一系列的合同，將各個相關的部門和單位聯(lián)系起來，共同推進和完成一個項目。據(jù)統(tǒng)計，合同在房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案中所占的比例高達百分之五十以上。因此，在進行房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理時，必須要認識到這一點。

最后，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機構不同，不僅有房地產(chǎn)權屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營管理活動中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領域?qū)挿?，種類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。

二、地產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的必然性

加強檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個企業(yè)檔案整體管理水平的重要指標。加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

加強檔案的規(guī)范化管理是時展的必然要求。隨著改革開放和市場經(jīng)濟的發(fā)展，信息時代的深入，標準化、規(guī)范化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的標志和企業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規(guī)范化、標準化是其必由之路。

加強檔案的規(guī)范化管理是房地產(chǎn)企業(yè)提升管理效率的必然要求。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開發(fā)項目由于其規(guī)模大、工期長，在執(zhí)行過程中形成的材料多。特別是由于其關聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設項目檔案管理的過程中做到規(guī)范化、標準化，僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)是難以實現(xiàn)對其進行有效的管理了。

三、房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

1.完善管理制度，規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理行為

加強檔案制度建設，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據(jù)和保障。首先，我們應該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)管理法》、《城市房地產(chǎn)權屬檔案管理辦法》等法律規(guī)范，結合房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理規(guī)范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統(tǒng)計制度、保密制度、崗位責任制等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執(zhí)行。同時，要隨著時間、環(huán)境、事物的發(fā)展變化要適時修改、補充和完善，以適應企業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

2.梳理業(yè)務流程，明確需求，規(guī)范檔案工作的各個環(huán)節(jié)

流程梳理是指圍繞企業(yè)的內(nèi)、外部要素，對整個企業(yè)的業(yè)務運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業(yè)務活動的關鍵節(jié)點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現(xiàn)深度等。對業(yè)務活動進行調(diào)研，明確各業(yè)務環(huán)節(jié)所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規(guī)范、合理的流程是應用系統(tǒng)的基礎條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網(wǎng)絡化的辦公環(huán)境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環(huán)節(jié)，建立科學規(guī)范的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作程序，保障每個環(huán)節(jié)之間能夠互相檢查、校對、制約，發(fā)現(xiàn)問題并且能夠及時糾正。

3.明確職責和分工，保證工作質(zhì)量

所謂崗位職責是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內(nèi)容以及應當承擔的責任范圍。明確崗位職責可以最大限度地實現(xiàn)勞動用工的科學配置，有效地防止因職務重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，提高內(nèi)部競爭活力，更好地發(fā)現(xiàn)和使用人才，提高工作效率和質(zhì)量，規(guī)范操作行為。房地產(chǎn)企業(yè)的崗位職責可以分為三個層次：一是企業(yè)層，企業(yè)應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質(zhì)量負責；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責。

4.加強宣傳教育培訓，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，提高隊伍素質(zhì)

加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產(chǎn)管理和熟悉計算機知識的檔案專業(yè)隊伍，同時還需要企業(yè)全員的支持和參與。因此，房地產(chǎn)企業(yè)要加強對專兼職檔案員的培訓，既要培訓現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識，加強對計算機技能的培訓，還要使其了解企業(yè)各項業(yè)務工作及其形成的文件，熟悉房地產(chǎn)管理活動。同時，加強檔案宣傳，使企業(yè)全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，都會形成一定的活動記錄，而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值，需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規(guī)范、完整，必須需要全員的參與和支持。

5.不斷評估、優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范水平

質(zhì)量管理體系當中有一個重要循環(huán)，那就是“計劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動”，它代表了全面質(zhì)量管理的全部過程，是一個螺旋上升的過程。將這一循環(huán)應用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開對管理的評估和檢查，離不開對檢查反饋結果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業(yè)務部門對檔案工作的意見反饋，及時進行改正，進而有效推動檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

總之，房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理不是一朝一夕的事情，需要統(tǒng)籌規(guī)劃和全面落實。不僅需要企業(yè)領導的重視，還需要企業(yè)全員的參與、支持，更需要檔案人員的不懈努力和付出。

篇（5）

1 引言

規(guī)范的檔案管理只有與時俱進，才能適應新形勢的需要。然而，日常工作中，很多人對檔案工作的重要性認識不夠，認為檔案管理工作可有可無。其實，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。銀行檔案工作作為銀行經(jīng)營管理活動中不可分割的重要組成部分，在維護銀行和客戶權益、打擊經(jīng)濟犯罪、防范金融風險、促進經(jīng)濟和社會發(fā)展等方面具有不可替代的信息支持和保障作用。

檔案工作在銀行各項業(yè)務發(fā)展中，如何能充分發(fā)揮服務功效，使檔案管理工作能夠走上科學化、規(guī)范化和法制化的道路是本文重點研究的問題。

2 現(xiàn)在銀行檔案管理工作中存在的問題

思想認識不到位，重視程度不高，導致銀行檔案工作的服務功效不能更好的發(fā)揮。

部分分行比較重視會計檔案、文書檔案，忽視其他門類檔案的管理，而其他門類檔案管理的疏忽又影響了檔案管理整體工作。由于重抓業(yè)務、滯后檔案工作等原因，造成檔案庫房不達標、具有保存價值的檔案不按規(guī)定歸檔等現(xiàn)象。多年以來，重視業(yè)務發(fā)展，而滯后檔案的收集、整理、保管等工作。經(jīng)常安排檔案管理員補缺其他緊急的工作，而應付檔案工作。

3 提高銀行檔案工作服務功效的解決方案

3.1 提高檔案工作的重視程度

3.2.1 更新完善銀行檔案

更新完善銀行檔案，文件資料歸檔范圍是當前檔案工作開展迫切需要解決的源頭問題。2012年12月，國家檔案局頒發(fā)10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，要求各企業(yè)制定適合本企業(yè)實際的“文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。這項工作，將進一步規(guī)范文件材料的歸檔工作，做到“應歸盡歸”、“應收盡收”、保管期限“恰如其分”。目前，總行已經(jīng)發(fā)文，新疆區(qū)分行已通過總行審核，將于近期發(fā)文。

3.2.2 規(guī)范檔案業(yè)務管理制度

在銀行發(fā)展過程中，會產(chǎn)生各門類專業(yè)檔案，如：文書檔案、會計檔案、合同檔案、集中采購檔案等。為確保各門類檔案有章可循、管理規(guī)范、便于利用，適應新的發(fā)展趨勢，在制定檔案管理總的辦法下，要進一步完善各門類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等制度，從制度上規(guī)范管理檔案。

3.2.3 全面推進依法治檔

在新形勢下，銀行檔案管理部門要強化依法履行監(jiān)督指導，對檔案管理工作要獎懲分明，通過約談、通報、處分、追究責任等方式，嚴肅查處不按時歸檔、不按期移交檔案、檔案安全管理措施不到位、偽造涂改檔案、損毀丟失檔案、泄露黨和國家秘密等各類檔案違法違紀案件。建立完善檢查情況通報和責任追究制度，對違反檔案法律法規(guī)的行為依法追究責任。

3.2.4 加強對檔案工作的指導和檢查

檔案管理部門要加大對各門類檔案管理工作的檢查指導力度，從歸檔范圍、整理方法、管理機制等方面加強指導，開展定期、不定期的檢查。從檔案的收集、分類開始，指導人員要深入了解和研究各門類檔案的特點，進行科學的分類整理，扎扎實實做好基礎工作，集中統(tǒng)一管理各門類檔案。

3.2.5 重視檔案安全管理

近年來，重大自然災害、社會突發(fā)事件給檔案工作以慘痛教訓。為了銀行的根本利益，要將檔案資源、檔案利用和安全建設置于同等重要的位置。首先從承重達標等庫房安全及周邊環(huán)境安全要素考慮，做到檔案實體在加工整理和利用等環(huán)節(jié)中的絕對安全。建立預先防范機制，提前做好防范和應對自然災害、人為破壞、技術因素毀壞的各種準備，建立應急反應機制，提高臨險處置能力。抓緊實施異地異質(zhì)備份工作，充分利用檔案復制、縮微、數(shù)字化等方法，形成不同載體形式的多套備份。

3.2.6 嚴格審驗把關移交入庫檔案資料

檔案資料移交入庫的審驗標準重點突出為：審核文件是否為原件；審核歸檔文件是否齊全、內(nèi)容是否完整；審核文件中的數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象；審核文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象；審核聲像和電子檔案是否規(guī)范且有效等。這些標準的嚴格執(zhí)行，是每一名檔案管理員在檔案收集歸檔中履行的職責。在檔案資料移交入庫的關鍵環(huán)節(jié)，對歸檔資料進行再次審核，嚴格執(zhí)行移交登記是檔案管理部門為各門類檔案的規(guī)范管理起到監(jiān)督指導作用，為整個銀行信息資料安全、完整保存履行職責。

3.2.7 檔案信息化建設

隨著檔案數(shù)量越來越多，僅僅靠傳統(tǒng)的手工檢索和查找已不能滿足利用的需求。要做好檔案管理工作，就必須創(chuàng)造條件，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，積極利用信息技術手段，利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫，便于檢索。

3.2.8 創(chuàng)造良好的庫房條件

篇（6）

最新修訂版《國家電網(wǎng)公司合同管理辦法》的頒布實施，標志著我國電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作步入規(guī)范化建設的歷史新階段。電力企業(yè)合同管理的規(guī)范化建設，是電力企業(yè)依法治企的核心環(huán)節(jié)。電力企業(yè)合同管理工作由來已久，但長期以來，國家統(tǒng)一的電力企業(yè)合同管理規(guī)范性制度不健全不完善，電力企業(yè)合同管理工作規(guī)范化問題沒有列入日常議程，導致電力企業(yè)合同管理工作非規(guī)范狀態(tài)運行。針對電力企業(yè)合同管理工作中存在的客觀問題，在新版《國家電網(wǎng)公司合同管理辦法》頒布實施之際，就電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設的相關事項談談筆者的粗淺看法。

1.電力企業(yè)合同管理工作中存在的若干主要問題

電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部眾所周知，電力企業(yè)從各自為戰(zhàn)走向區(qū)域并網(wǎng)，直至現(xiàn)在的國家電網(wǎng)運營，實行真正意義上的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理模式為時還不長，電力企業(yè)內(nèi)部合同管理的規(guī)范化建設剛剛起步。就筆者在電力企業(yè)法律顧問崗位上的工作實踐情況看，電力企業(yè)合同管理工作目前普遍存在的規(guī)范化問題主要有以下幾個方面：

1.1 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作機構需進一步健全

按照現(xiàn)行體制，電力企業(yè)內(nèi)部沒有專門設置合同管理工作機構，配置的合同管理人員業(yè)務水平有待提高，日常合同管理與審核工作人員是由電力企業(yè)法律顧問兼任。從嚴格意義上而言，電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部應有一個完善的合同管理工作機構和一支較高業(yè)務水平的合同管理隊伍。

1.2 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作中的內(nèi)部會簽制度與工作流程效率低下

在電力企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部現(xiàn)行的合同會簽制度與工作流程中，在每一份合同的最終簽定之前，都要經(jīng)過電力企業(yè)內(nèi)部的承辦部門，財務部門、審計部門，其他相關部門、法律事務部門專職、辦公室、分管副局長、局長的簽章，按照這樣的會簽工作流程，一份合同會簽完畢至少一整天，快則三、五天，慢則不可預計。如果遇到某個部門負責人或局領導外出開會、出差、病事假等特殊情況，甚至幾個月還無法會簽完畢。在此產(chǎn)生一個規(guī)范與效率的極大矛盾。

1.3 電力企業(yè)合同規(guī)范性文本類型不全，適用文本嚴重欠缺

目前可供基層電力企業(yè)選用的電力企業(yè)系統(tǒng)合同文本有國家和地方電力行政部門制訂并強制適用的示范文本，還有國家電網(wǎng)公司的統(tǒng)一合同文本?，F(xiàn)有的電力企業(yè)合同文本，僅局限在電力企業(yè)主產(chǎn)品為核心的產(chǎn)前、產(chǎn)中、產(chǎn)后相關的產(chǎn)、供、銷等環(huán)節(jié)。而電力企業(yè)資產(chǎn)社會化服務經(jīng)營（如房地產(chǎn)租賃）、電力企業(yè)職工福利后勤保障供給（如勞保服務用品采購）等方面的示范性文本嚴重欠缺。此外，現(xiàn)有可供選用的強制適用示范文本中，存在很多不需要或不適用的條款，顯得過于繁瑣，不符合經(jīng)濟合同簡潔明確的表述要求。

1.4 電力企業(yè)合同管理工作中的合同編號缺乏科學設計

就電力企業(yè)合同管理工作中的合同編號實際做法而言，普遍存在各自為戰(zhàn)、自以為是的嚴重問題。既沒有對各類合同分類設定編碼，也沒有對合同設定系統(tǒng)編碼規(guī)則，這給電力企業(yè)的日常合同管理工作和檔案管理造成了極大的難度和混亂。

2.電力企業(yè)合同管理問題形成的基本原因分析

前述電力企業(yè)合同管理工作中客觀存在的若干主要問題，從總體上而言是電力企業(yè)轉(zhuǎn)型升級過程中無可避免的。但就其合同管理工作本身而言，形成這些問題有著主客觀方面的很多原因。筆者認為前述電力企業(yè)合同管理工作中問題的形成基本原因為：

2.1 電力企業(yè)系統(tǒng)對合同管理工作的重要性缺乏足夠認識

長期以來，電力企業(yè)系統(tǒng)對合同管理工作的重要性認識不足，僅僅作為電力企業(yè)內(nèi)部一般的日常事務來設計安排，沒有將合同管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的核心樞紐來科學設置專門的組織機構，使得電力企業(yè)合同管理工作長期處于非規(guī)范狀態(tài)，就最新修訂頒布實施的《國家電網(wǎng)公司合同管理辦法》而言，也尚未將合同管理組織機構與合同管理專業(yè)隊伍建設提出專門要求，這將使我國電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設很難快速完成。

2.2 電力企業(yè)合同管理工作規(guī)范性制度不健全

電力企業(yè)合同管理工作制度，長期來都處于探索與不斷修正與完善過程中，至今尚未形成專門的成熟的科學的電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設綱要，這將使我國電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設還得再繼續(xù)探索中前行。

2.3 電力企業(yè)內(nèi)部合同管理專業(yè)力量嚴重不足

在電力企業(yè)內(nèi)部絕大部份職能科室都有一定量的合同承辦或會簽業(yè)務，但承辦合同起草、審核、會簽、登記管理的人員幾乎沒有合同管理專業(yè)人員配置，這是長期以來電力系統(tǒng)忽視合同管理專業(yè)隊伍建設的結果。沒有合同管理專業(yè)隊伍，合同管理規(guī)范化建設將成為紙上談兵。

2.4 電力企業(yè)系統(tǒng)“政企合一”的現(xiàn)行模式制約

在電力企業(yè)系統(tǒng)，名義上已經(jīng)列入國家電網(wǎng)公司的現(xiàn)代企業(yè)模式運作，但實際上還處于行政管理電力企業(yè)。因而，電力企業(yè)內(nèi)部的合同管理僅僅作為行政管理的一項工具，而并非現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的手段。真正意義上的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理，必須建立一個較為完善的合同管理機構，將合同管理作為核心樞紐來建設。

3.電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設的對策措施

從我國電力企業(yè)合同管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設任務非常艱巨，不可能在短期內(nèi)完成。但是，按照現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理對合同管理規(guī)范化的要求和依法治企的發(fā)展必然，我們必須采取有效的對策措施，盡早盡快地推進電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設。筆者認為，推進電力企業(yè)合同管理規(guī)范化建設的對策措施主要有：

3.1 加快制訂電力企業(yè)合同管理規(guī)范化各項制度

針對電力企業(yè)內(nèi)部合同管理工作的實踐經(jīng)驗，按照現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理對合同管理規(guī)范化的內(nèi)在要求和依法治企的市場經(jīng)濟發(fā)展必然，加快制訂電力企業(yè)合同管理工作從組織機構、專業(yè)人員配置、標準合同文本、會簽工作流程、合同分類編碼規(guī)則、合同檔案管理、合同信息傳遞與保密原則，至規(guī)范化工作機制與效率的關系協(xié)調(diào)方法各環(huán)節(jié)的具體制度，科學的制度是推進電力企業(yè)合同管理規(guī)范化的基礎。

3.2 建立健全電力企業(yè)合同管理專門工作體系

從電力企業(yè)合同管理工作的實際出發(fā)，電力企業(yè)內(nèi)部的合同種類繁多，合同數(shù)量巨大，客觀要求建立專門的合同管理機構，配足配好合同管理的專業(yè)專職人員，建立一支與現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理、市場經(jīng)濟發(fā)展趨勢、依法治企要求相適應的電力企業(yè)合同管理工作專業(yè)隊伍。健全的工作體系是合同管理規(guī)范化建設的組織保證。

3.3 科學建立電力企業(yè)合同編碼規(guī)則

合同編碼規(guī)則是合同簽訂后有效管理和信息傳遞利用不可或缺的前提。合同編碼規(guī)則設計時，應充分體現(xiàn)電力企業(yè)的區(qū)域、網(wǎng)級及合同的年份、類別、屬性、序位等因素，便于對電力企業(yè)合同的信息化處理。

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二、多元化經(jīng)營條件下海外工程檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在多元格局背景下，由于工程特點、業(yè)主情況、當?shù)卣叻ㄒ?guī)等不盡相同，其對檔案管理工作的要求也不一樣，海外工程檔案管理遇到了前所未有的新情況、新問題。

1．多元化特點要求對原有檔案管理方法必須進行相應調(diào)整

多元背景下不同類型的工程對檔案管理工作的要求各不相同。比如經(jīng)濟援助工程、使領館工程的檔案管理不僅要符合一般工程檔案管理的特點，同時還要符合我國商務部、外交部門對工程檔案管理的特殊要求。再如，工業(yè)建筑及安裝、道路橋梁等不同類型的工程在檔案的管理方面都有著各自的特殊要求。另外，在國際工程承包檔案管理中，不同的國家和地區(qū)執(zhí)行的工程技術標準及檔案留存的種類和標準也不一樣。比如，執(zhí)行FIDIC合同的國家要求FIDIC系列合同文件都要作為合同檔案妥善保存，而援外項目和使領館項目則以國內(nèi)工程承包合同為基礎依據(jù)。凡此種種，無不提出對原來檔案管理方法進行相應調(diào)整的迫切需求。

2．多元化特點要求對原有檔案管理制度必須進行改革完善

各公司檔案管理制度是檔案管理的基本依據(jù)，但從我們所接觸和了解的情況看，大多施工企業(yè)雖制定了比較健全的檔案管理制度，但以國內(nèi)工程為背景出臺的管理制度對于多元背景下海外工程檔案的管理有許多不適應的地方。有的公司雖然建立了自己的工程檔案管理制度，但其中專門針對海外工程檔案管理的條款并不多，并且不能適用多元化的要求。因此，海外施工企業(yè)調(diào)整現(xiàn)有檔案管理制度就顯得尤為迫切

3．多元化特點要求必須加強海外工程檔案管理隊伍建設

海外工程檔案管理存在的另一個突出問題是檔案管理人員的數(shù)量需求和專業(yè)素質(zhì)難以適應檔案工作需要。境外項目大多實行崗位輪換制度，從而導致檔案管理人員的不穩(wěn)定，同時還普遍存在檔案管理人員配備明顯不足、專業(yè)水平低下的情況。以中國甘肅國際經(jīng)濟技術合作總公司為例，目前在海外16個國家有各種大小在建項目70多個。據(jù)統(tǒng)計，在這70多個項目中配有專兼職檔案管理員的只有11個，包括中國駐印度和埃塞俄比亞使領館項目，中國政府援建加納職校項目以及華隴公司承建的加納高等法院和國會大廈項目，安哥拉公司承建的TPA一期項目和國家培訓學院項目等。而其余項目的檔案管理人員要么職責不清晰、要么沒有配備專兼職檔案管理人員，這種現(xiàn)狀勢必嚴重影響檔案管理工作的開展。配有專兼職檔案管理人員的項目，其共同特點是重大項目，并且承接項目的公司實力強，人員充足、管理規(guī)范。

4．多元化特點要求海外工程檔案管理人員必須提高外語水平

在多元化背景下，海外工程檔案管理工作還受到語言問題的明顯影響。一般而言，作為工程企業(yè)，有限的翻譯人員多被安排在經(jīng)營崗位，主要參與投標資料翻譯以及談判等工作。檔案管理人員一般由其他業(yè)務人員兼任，而這些業(yè)務人員的外語水平相對較低。檔案管理人員的語言障礙也會對檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響。如在非洲開展業(yè)務，會涉及英語、法語、葡語、西班牙語等多種語言，而甘肅建投國外公司目前葡語專業(yè)人員僅有1名。復雜的語言情況和中方人員不相稱的外語水平，也明顯制約著檔案管理工作的順利開展和檔案管理水平的提高。

5．多元化特點要求必須處理好紙質(zhì)檔案的收集歸檔與歸國保管問題

多元化背景下，各公司在海外開展業(yè)務的點多面廣，在海外設立的分支機構種類多樣，機構的性質(zhì)、規(guī)模不同，其檔案管理水平也參差不齊。有的境外機構管理水平低，存在檔案收集范圍不清晰、收集流程不明確等問題，由此導致檔案管理分散和部分檔案流失等嚴重問題。在甘肅建投目前檔案室保管的資料當中，只有部分較為重要的技術資料，而涉及工程項目的規(guī)劃許可證、施工許可證、本工程測量成果表以及施工現(xiàn)場形成的機械安全備案表、材料設備出廠質(zhì)量合格證書、施工日志等資料，均不齊全或者純粹沒有。另外，由于路途遙遠，許多重要的紙質(zhì)檔案資料歸國保管也存在種種困難。

三、多元化經(jīng)營條件下加強海外工程檔案管理的對策

1．充分認識海外工程檔案管理工作的重要性

海外工程檔案真實記錄了企業(yè)海外經(jīng)營、生產(chǎn)、管理活動的全過程，對企業(yè)當前和今后工作都有著重要的憑證和參考作用，也是企業(yè)規(guī)避風險的重要依據(jù)。海外工程管理關乎國家形象和企業(yè)利益，從施工企業(yè)領導層面到一線員工，都要充分認識檔案的重要性。海外工程檔案管理工作應貫穿于項目的投標、報價到竣工驗收的全過程。因此，在各項技術業(yè)務開展的同時，應及時完成檔案資料的收集歸檔工作。

2．重視海外工程檔案管理人員配備和責任落實

海外施工企業(yè)應根據(jù)海外施工隊伍的實力，配備專（兼）職檔案管理人員并保持相對穩(wěn)定，在國外成立公司或者人員相對充足的施工單位更應如此。對于技術組或者項目組等人員較少的施工機構，則應酌情配備兼職檔案管理人員，將檔案管理列入相關人員的職責范圍，并積極開展檔案管理人員尤其是兼職檔案管理人員的培訓。同時，各海外工程機構要嚴格落實檔案管理責任制，健全和完善相應的考核機制，重點項目可考慮與項目經(jīng)理簽訂檔案管理目標責任書。另外，對于檔案管理工作中的失職瀆職行為，要實行嚴格的責任追究制度。

3．根據(jù)多元化業(yè)務特點對海外工程檔案進行科學分類

多元化背景下的海外工程檔案管理必須有所側重，要根據(jù)多元化的業(yè)務特點科學合理地區(qū)分核心檔案與一般檔案，并根據(jù)不同業(yè)主的要求、工程來源和種類等特點區(qū)分檔案資料的重要程度，針對不同情況采取不同的檔案收集歸檔和保管措施，制定明確、簡便、實用的文件材料分類制度。同時，要建立健全規(guī)范但不失靈活的檔案管理制度，即在堅持檔案管理基本原則和基本要求的前提下，根據(jù)多元化業(yè)務特點制定不同的管理辦法，建立科學適用的檔案管理制度，提高檔案管理制度的針對性和可操作性。

4．充分借助現(xiàn)代信息技術做好海外工程檔案工作

計算機網(wǎng)絡和電子技術的發(fā)展，給檔案管理帶來革命性變化。多元業(yè)務背景下海外工程檔案管理面臨的實際問題，要求我們重視計算機網(wǎng)絡及電子技術在檔案管理中的應用。首先，要借助計算機做好電子版海外工程檔案的保管工作，以提高檔案管理和利用的效率。其次，要借助網(wǎng)絡傳輸，將檔案的電子版或掃描件通過網(wǎng)絡傳回總部，避免紙質(zhì)檔案運輸?shù)睦щy。最后，要建立各公司和各項目的電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高海外工程檔案的現(xiàn)代化管理水平。

篇（8）

2石油企業(yè)采辦合同管理中存在的問題

采辦合同的管理涉及:合同的起草、審查、談判、會簽、批準、簽署、履行、編號、備案、統(tǒng)計、歸檔等全過程及相關的供應商管理、招投標管理等。我們把該過程分為采辦合同簽訂前、簽訂過程中及簽訂之后三個階段來探討。在這三個階段中存在著諸多問題:

2.1采辦合同簽訂前的階段

對合同相對方資質(zhì)的審查不嚴格，存在相對方根本沒有從事該項業(yè)務的資質(zhì)，或者資質(zhì)等級不符合要求;合同文本起草未征求相關業(yè)務部門的意見，技術條款缺失或者不完善;合同條款的設置不完整等。

2.2采辦合同簽訂階段

對招評標過程的把控不嚴格、合同談判的過程安排不當，沒有最大化的實現(xiàn)公司利益;合同文本談判完成后，沒有組織專業(yè)人員，如財務、稅收、法律、安全環(huán)保等人員進行審查和會簽，造成各種潛在風險的存在;合同簽署時合同相對方的合同簽字人并沒有獲得相應的法人授權;合同專用章管理不嚴格，沒有經(jīng)過審查會簽的合同，加蓋了公司合同專用章。

2.3采辦合同簽訂后的階段

這個階段的問題主要在于對已簽署合同編號、歸檔工作的缺失。合同編號是為了查閱方便，合同的歸檔工作也很有必要，既可以作為合同執(zhí)行的依據(jù)又可以作為合同糾紛證據(jù)留存，而且還可以滿足企業(yè)內(nèi)外部審計需求。

3石油企業(yè)采辦合同管理中的對策

3.1加強制度建設

解決采辦合同管理中各個環(huán)節(jié)的問題，重點在于不斷完善和優(yōu)化采辦合同管理制度。小平同志講“制度好，可以使壞人無法任意橫行;制度不好，可以使好人無法充分地做好事，甚至會走向反面”。要想使采辦合同管理規(guī)范化、科學化、法律化，根本上要從制度建設入手，制定切實可行的合同管理制度，從制度層面規(guī)范和完善采辦合同管理各個環(huán)節(jié)。

3.2在合同管理的全流程中設置關鍵控制點

(1)根據(jù)采辦合同的特點，抓好供應商管理，把好資格審查關及事后供應商評價關，保障合同相對方主體資格合格的前提下，獲得優(yōu)質(zhì)供應商，提高采辦效率。加強供應商管理理念和監(jiān)控力度，完善供應商的評選體系及數(shù)據(jù)庫，與優(yōu)秀的供應商構建戰(zhàn)略伙伴關系。建立采購管理全流程概念，用最佳的評標策略選擇最適合項目的優(yōu)秀供應商。在項目的采辦工作中，優(yōu)秀的供應商是采辦工作順利開展的保障。

(2)在招評標過程中，審查相關法律文件，規(guī)范招評標過程，實現(xiàn)招評標過程的公平、公正，獲取優(yōu)質(zhì)服務。根據(jù)采辦對象的特點，選擇合適的采辦方式，當采辦的金額較大，技術要求高，或者所要求的是勘探、開發(fā)、生產(chǎn)所需的各種專業(yè)時，多采用招標方式進行采辦。對于金額小，技術規(guī)格比較單一的采辦對象，可采用詢價的采辦方式。并以公平公正高效的原則組織和進行招投標工作，組織相關專家進行技術和商務方面的綜合評審，最終確定中標供應商及簽署采辦合同。

(3)合同的起草及談判中的要求:合同要靠準確明細的文字作為載體，起草合同文本時要準確體現(xiàn)雙方的真實意思。合同要包含《合同法》規(guī)定的基本條款，如合同主體的名稱或者姓名和住所;標的;數(shù)量;質(zhì)量;對價;履行期限、地點和方式;合同主體的其他權利和義務;違約責任;適用法律和爭議解決方式等。另外，石油企業(yè)的采辦合同專業(yè)化程度高，交易類型、交易方式和交易條件有共同規(guī)律，分散制作文本的風險大、效率低。實行采辦合同文本的標準化既有助于提高合同簽訂的效率，也有利于整合石油企業(yè)的資源、減少關聯(lián)交易矛盾、防范法律風險。在采辦合同的談判過程中，應成立技術談判小組，負責對技術需求進行有效澄清，避免因技術要求不清楚，不規(guī)范，在合同簽訂后而進行變更。

(4)合同的審查及簽署中要注意:應組織專業(yè)人員對合同初稿及其修改進行商務、技術、財務、資金、質(zhì)量健康安全環(huán)保、法律等審查，防范風險;合同的簽署，要審查合同簽字人的授權，未經(jīng)授權或超越授權范圍的人不得簽署合同。

(5)合同的檔案管理及合同專用章管理中要注意:在合同簽署和履行過程中，應妥善保管相關合同檔案，遵守公司對合同檔案的管理、存檔期限的相關規(guī)定;加蓋合同專用章要符合審批程序，不得將合同專用章用于合同簽訂外的其他用途。

3.3提高采辦合同管理人員的專業(yè)素質(zhì)

(1)加強合同法律知識培訓。合同管理工作的水平與合同管理人員和簽約談判人員的業(yè)務素質(zhì)的高低有直接關系?？梢酝ㄟ^組織實施合同管理法律知識技能的學習和培訓，使合同管理人員和簽約談判人員掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的簽約能力，培養(yǎng)他們能夠運用相關法律知識實現(xiàn)對合同的管理。

篇（9）

一、對檔案管理的認識

根據(jù)檔案的內(nèi)容性質(zhì)可分為立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟檔案、科學技術檔案、藝術檔案、宗教檔案等。上述每種檔案,還可具體細分。經(jīng)濟檔案是指主管和從事經(jīng)濟活動中直接形成的有保存價值的文字、聲像等形式的歷史記錄。包括負責經(jīng)濟運行的行政管理機關、公司、企業(yè)等所產(chǎn)生的有關涉及經(jīng)濟的法律、法規(guī)、合同、業(yè)務活動文字、聲像、實物記錄材料等。經(jīng)濟檔案涉及面很廣,內(nèi)容紛繁復雜,具有載體多樣化、證據(jù)價值突出(合同檔案等)、具有較強機密性、業(yè)務檔案成套性等特點。

二、經(jīng)濟檔案管理中存在的問題

(一)管理者缺乏檔案意識

很多經(jīng)營者認為建立經(jīng)濟檔案沒有實際用途,也有的認為,賬目、技術與客戶都在心中裝著,沒有必要浪費資金專門建立經(jīng)濟檔案。部分從管理層到員工層對檔案的概念認識模糊,不懂得企業(yè)在經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術活動中形成的歷史記錄都是檔案,認識不到經(jīng)濟檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分,是企業(yè)掌握內(nèi)外部經(jīng)濟技術信息資料,維護企業(yè)歷史真實面貌,保證企業(yè)經(jīng)營決策科學性,促進企業(yè)技術進步,推動企業(yè)管理現(xiàn)代化,提高企業(yè)效益的一項重要工作。

(二)企業(yè)經(jīng)濟檔案管理缺乏相應約束,管理分散,缺乏安全性

目前,管理中缺少統(tǒng)一的對經(jīng)濟檔案管理的機制和制度,有的分散在各個部門里,部門管理形式又多種多樣,不能形成部門間統(tǒng)一,有的形成案卷沒有目錄,有的形成電子文檔隨意存儲,有的公司進行隨機管理,沒有指定人員管理,這具有很大的隨意性和自發(fā)性,缺乏相應的約束。導致檔案材料殘缺不全,造成無法挽回的損失。因缺乏有效的監(jiān)督管理機制,一旦出現(xiàn)人員“跳槽”,有的核心材料就會隨之泄露,會導致企業(yè)的獨有知識產(chǎn)權流失,造成無法彌補的損失,甚至危及企業(yè)的生存。

(三)我國目前檔案管理體制和運作模式很難適應經(jīng)濟檔案工作

我國目前檔案管理體制和運作模式,突出表現(xiàn)在履行檔案行政管理職能和國家檔案資源建設中。而企業(yè)則注重企業(yè)檔案自身的實用價值及經(jīng)營、競爭的成本。這兩者目的是一致的,但在實際操作上很難達成一致,檔案部門的現(xiàn)有行政管理模式,很難適應企業(yè)檔案工作的進程。有的檔案行政管理部門片面地認為,企業(yè)檔案屬于企業(yè)所有者的私人財產(chǎn),不受行政干預,檔案部門無權、無精力過問,基層檔案管理工作人員已經(jīng)習慣多年來在計劃經(jīng)濟時期形成“靠紅頭文件”、“靠國有性質(zhì)的行政隸屬關系”開展工作,形成“條塊結合,齊抓共管”的檔案工作模式,對無主管上級、享受充分自的私營企業(yè),一時還很難適應。忽視了對企業(yè)檔案工

作的調(diào)查研究和監(jiān)督指導工作。同時,企業(yè)主也認為經(jīng)濟檔案屬于企業(yè)內(nèi)部信息,別人無權過問,造成了行政管理部門開展工作艱難,成效甚微。除少數(shù)發(fā)達地區(qū)之外,絕大部分的企業(yè)檔案工作基本上沒有開展起來。

(四)企業(yè)經(jīng)濟檔案管理人員專業(yè)知識薄弱,企業(yè)經(jīng)費投入有限私營企業(yè)經(jīng)濟檔案管理人員綜合業(yè)務知識缺乏。許多企業(yè)沒有配備專職檔案工作人員,兼職人員專業(yè)知識不足以承擔經(jīng)濟檔案管理,有的未經(jīng)專業(yè)培訓,有的只接受過傳統(tǒng)的崗位培訓,缺乏經(jīng)濟和檔案管理專業(yè)知

識,更缺乏計算機、圖像、情報、法律等復合型知識及運用能力。檔案所需資金缺乏保障,由于大多數(shù)企業(yè)管理者的觀念都是舍不得在檔案管理建設上的投入,檔案室陳舊簡陋,沒有配備必要的設備,很難推進檔案管理規(guī)范化、科學化、信息化進程。

三、提高檔案管理水平的建議

(一)檔案行政管理部門應依法加強管理企業(yè)由于其所有制形式?jīng)Q定,檔案所有者在某種程度上有著不受檔案行政管理部門行政干預的自,對企業(yè)檔案工作要依法進行管理。市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟,為保證這種契約的公正和得到遵守,就需要有完備的法律規(guī)范來保障。在市場經(jīng)濟條件下,單靠行政手段來抓企業(yè)檔案工作是不夠的,應以法律法規(guī)保障,教育、經(jīng)濟、行政等各種手段相結合的方式進行管理。檔案行政管理部門必須加大對企業(yè)的檔案行政執(zhí)法力度,用法律手段幫助企業(yè)建立健全檔案工作,依法監(jiān)督私營企業(yè)的檔案工作,從實際出發(fā),切實做到有法必依,執(zhí)法必嚴,違法必究。

(二)建立企業(yè)檔案咨詢、托管機構將經(jīng)濟檔案管理業(yè)務從企業(yè)外包到專業(yè)的檔案承包單位,這些機構由受過專業(yè)培訓的人員組成,為企業(yè)提供社會化、專業(yè)化的經(jīng)濟檔案服務,并且更具有保密性。經(jīng)營方式可為有償服務,按照檔案的數(shù)量和管理工作的難易程度收費。企業(yè)和托管機構之間明確權利、義務及違約責任,通過這種方式,私營企業(yè)可以不再設立專門的檔案機構和專兼職人員,可以解決人員業(yè)務不熟和管理資金浪費的問題。

(三)創(chuàng)新服務觀念

經(jīng)濟檔案能夠最直接的、最客觀、最真實地反映經(jīng)濟事業(yè)的發(fā)展歷史。由于受傳統(tǒng)體制制約,經(jīng)濟檔案工作長期服務于國家機關、企事業(yè)單位,具有一定的范圍局限性,使檔案部門一直處于工作較封閉、信息不完全流通、服務面狹小、方法傳統(tǒng)的狀態(tài)。在工作中形成被動的工作模式,間接地為一線工作服務的意識,沒有創(chuàng)新。建設經(jīng)濟檔案,應該拓展服務新領域,以為經(jīng)濟檔案管理服務為切入點,使檔案工作直接融入到市場,為企業(yè)發(fā)展把握當代經(jīng)濟發(fā)展的特點,推動經(jīng)濟檔案工作與時俱進,樹立超前服務意識。經(jīng)濟正在日益壯大,龐大的市場群體在經(jīng)濟商戰(zhàn)磨礪后,企業(yè)越來越看重檔案工作的重要性,以企業(yè)為主的經(jīng)濟檔案咨詢業(yè)務呈上升趨勢,足以說明私營企業(yè)在市場競爭、知識經(jīng)濟、經(jīng)濟全球化的背景下,對經(jīng)濟檔案的重要性認識正在逐步提高。檔案部門應將私營企業(yè)經(jīng)濟檔案建設作為工作重點之一,建立服務型體系,創(chuàng)新服務觀念,加強對企業(yè)經(jīng)濟檔案的管理與服務。通過建立數(shù)字型檔案,構建檔案現(xiàn)代化信息服務通道,最終能使私營企業(yè)實現(xiàn)網(wǎng)上查詢。建立市場咨詢檔案,開辟檔案信息服務空間,使企業(yè)在存檔的同時還能獲得一定的商業(yè)信息,也能達到宣傳檔案、擴大檔案工作影響的目的。

(四)加強有針對性的培訓

在企業(yè)中,往往是老板怎么說就怎么做,檔案管理人員與經(jīng)濟檔案工作沒有直接利害關系,也缺乏考核指標,對經(jīng)濟檔案業(yè)務不精,對檔案工作缺乏有效管理。根據(jù)企業(yè)的特點,實行業(yè)務指導和培訓相結合的方法,切實為私營企業(yè)在檔案工作中遇到的問題進行排解。加強基礎工作的建設,對達到目標管理考評的企業(yè),相關部門應采取檔案目標管理認定,提高私營企業(yè)經(jīng)濟檔案管理水平,加強在規(guī)范化管理方面的培訓。以提高私營企業(yè)管理者的檔案建設意識,提高企業(yè)檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)為重點進行培訓。

四、結語

要依據(jù)《檔案法》的規(guī)定，制定行業(yè)標準，加強對經(jīng)濟檔案工作的協(xié)調(diào)、服務和指導。對基礎工作扎實，達到目標管理考評有關標準的企業(yè)，檔案行政管理部門應積極主動配合參加相應等級的檔案目標管理認定，不斷提高企業(yè)經(jīng)濟檔案管理水平。

參考文獻：

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      合同是兩個或兩個以上當事人為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟利益而達成一致的協(xié)議。市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟、契約經(jīng)濟，合同是商品經(jīng)濟的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進行的，在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同，企業(yè)通過合同所確立的民事關系，是一種受法律保護的民事法律關系，所以通過簽訂合同建立民事法律關系的行為是一種民事法律行為，是企業(yè)經(jīng)營活動過程不可避免的行為，因此，合同管理對企業(yè)的成敗非常重要，是防范企業(yè)法律風險的基礎性工作。合同糾紛是企業(yè)在經(jīng)營過程存在法律風險的重要表現(xiàn)，法律風險是指企業(yè)所承擔的發(fā)生潛在經(jīng)濟損失或其它損害的風險，防止出現(xiàn)合同糾紛，防范企業(yè)法律風險，就要建立科學的合同管理制度。

      一、企業(yè)的合同管理機構

      合同應由企業(yè)的專門機構來執(zhí)行，即由企業(yè)法律顧問部門管理。既然企業(yè)通過合同所確立的民事關系，是一種受法律保護的民事法律關系，訂立合同的行為就是一種民事法律行為。由此可見，由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財務等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會關系，涉及大量的法律專業(yè)問題，所以合同應由企業(yè)法律顧問部門管理，企業(yè)法律顧問具備專業(yè)的法律知識。一方面，企業(yè)法律顧問注意學習法律，同時關注市場法律環(huán)境的變化，研究法律適用對本企業(yè)產(chǎn)生的影響，在學習中培養(yǎng)并不斷增強法律意識。另一方面，熟悉企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，認真總結企業(yè)經(jīng)營管理實踐中正確適用法律手段的經(jīng)驗和不依法辦事造成損失的教訓，學習其他企業(yè)依法經(jīng)營管理好的做法，具有適用法律思考問題、處理問題的能力。設立專門的法律機構來管理合同是企業(yè)合同管理的基本條件。

      二、企業(yè)的合同管理模式

      企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和企業(yè)的組織機構不同，企業(yè)選擇合同的管理模式也不盡相同，但大中型以上的企業(yè)，合同管理的模式應采取企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一管理和各業(yè)務部門、各單位分口管理的模式，因為其部門分工不同，業(yè)務不同。法律顧問部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門，對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)督、檢查和指導的職責。具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業(yè)務部門(主要有供應、銷售、研發(fā)、投資等)和所屬各單位(主要有分公司、駐外機構等)作為合同二級管理單位，由他們負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，向企業(yè)法律顧問部門備案，并定期匯報有關合同的執(zhí)行情況，法律顧問部門隨時檢查和監(jiān)督。這樣，企業(yè)和所屬各部門、各單位對合同的管理做到機構、人員、制度三落實，形成完善的合同管理體系。同時，應加強對合同管理人員的培訓教育。合同管理人員的業(yè)務素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過學習培訓，使合同管理人員掌握合同法律知識和簽約技巧，建立合同管理人員持證上崗和年檢考核制度，這不但增強了合同管理人員的責任感，也提高了合同法律意識。

      三、合同管理制度的內(nèi)容

      要使合同管理規(guī)范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手，建立規(guī)章制度，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應包括：合同的歸口管理制度，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、保存，法人授權委托辦法，合同檔案管理，合同專用章管理，合同履行情況登記，合同糾紛處理機制，合同定期統(tǒng)計與考核檢查辦法，合同管理人員培訓制度，合同管理獎懲與績效考核等。企業(yè)通過建立一整套規(guī)范、科學的合同管理制度，同時，落實各項制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

      四、合同管理的具體方法

      合同關系自始至終是一種法律關系，所以企業(yè)的合同管理也應當是自始至終的全過程的、全方位的管理。根據(jù)合同的訂立、履行、結束的時間順序來分，合同管理分為：合同事前防范、事中控制、事后應對三個階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應對處理為輔的合同管理方式。   （一）合同管理的事前防范