序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案存檔管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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中圖分類號：G258.6 文獻標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015

本文著錄格式：[1]李志剛.信息化時代下圖書館檔案存檔的分類及雙軌制管理[J].軟件，2013，34（8）：44-45

0引言

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。[1]圖書館檔案管理是圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)工作的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性直接代表了圖書館的管理水平。信息化時代下，采取紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理是圖書館檔案管理的發(fā)展趨勢。[2]

1圖書館檔案存檔范圍和常見分類

當(dāng)前圖書館檔案存檔和分類主要分為圖書館管理類、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類、聲像實物檔案類以及其他資料檔案類。以平泉縣交通運輸局圖書館為例，具體明細分類如1.1表、1.2表：

1.3 聲像實物檔案類。包括圖書館在各項工作活動中形成的有保存價值的錄音、錄像、照片以及獲得上級或其他有關(guān)部門頒發(fā)的錦旗、獎狀、獎牌、證書、獎杯等。具體分為：聲像、照片、實物（ 獎狀、獎牌、證書、獎杯等） 。

1.4 其他資料檔案類。包括國內(nèi)外其他圖書館或圖書情報單位贈送給本館的圖書館介紹、圖書館通訊、年度報告等有保存價值的資料。

2圖書館檔案雙軌制管理

通過以上圖書館檔案分類，我們發(fā)現(xiàn)檔案是具有保存價值的原始材料，所以原始性是檔案的本質(zhì)屬性。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實的原始性。紙質(zhì)文檔的管理工作就是將這些原始的材料進行分類、組卷、擬卷標(biāo)題、編頁碼、裝訂、編號、上架等。與紙質(zhì)文檔相比，電子文件歸檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

2.1檔案管理雙軌制的內(nèi)涵

所謂雙軌制是指，在文件生成和運轉(zhuǎn)過程中紙質(zhì)文檔和電子文檔共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)。實行雙軌制的機構(gòu)在文件進入運轉(zhuǎn)程序時就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對應(yīng)為前提的，兩種共存狀態(tài)下電子文件的社會屬性和功能有所不同，這種不同隨著電子文件和紙質(zhì)檔案的互動發(fā)展，最終將使電子文件的管理經(jīng)驗和信息技術(shù)逐漸豐滿完善。雙軌制是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，可以預(yù)見，這種模式將持續(xù)相當(dāng)一個時期。隨著技術(shù)的成熟、法律的完備和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為電子檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)有所選擇，并逐步取代紙質(zhì)檔案。

2.2檔案管理雙軌制的必然性

在目前技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠看，電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進之后，圖書館檔案可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法；而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。

3結(jié)束語

在圖書館檔案管理的過程中，圖書館檔案管理工作人員要能不斷創(chuàng)新。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點，結(jié)合目前我國檔案管理的實際狀況，在未來的一個時期內(nèi)，電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過渡，這只是一種必然的發(fā)展趨勢。

參考文獻

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第二，根據(jù)“誰建設(shè)、誰存檔”原則，實行建設(shè)、存檔二合一責(zé)任制。筆者所在單位的檔案庫房不僅承擔(dān)著局機關(guān)水務(wù)工程檔案存放的任務(wù)，還承擔(dān)著水務(wù)系統(tǒng)局屬事業(yè)單位重大項目、專項資金項目檔案存放的任務(wù)。局系統(tǒng)一共有17個局屬事業(yè)單位，目前基本每一個局屬事業(yè)單位水務(wù)工程建設(shè)項目的工程檔案都要往局檔案室移交，它是造成檔案庫房面積不能滿足現(xiàn)實需要的主要原因。對于局屬事業(yè)單位的水務(wù)工程檔案，局機關(guān)人員查閱、利用機率很小，只需要建設(shè)單位保存參建三方的資料，在一定程度上會大大減少局機關(guān)水務(wù)工程檔案的入庫數(shù)量。

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XXX鄉(xiāng)位于XXX西部，距XXX政府所在地XX公里，是XXX的一個“少、邊、窮”鄉(xiāng)。全鄉(xiāng)轄XX個行政村，XX個村民組，XX人。在鄉(xiāng)黨委、政府的領(lǐng)導(dǎo)下，在X

XX檔案局的指導(dǎo)下，積極開展村級檔案工作，取得了良好的效果，推動了全鄉(xiāng)檔案工作躍上了一個新的臺階。

不斷探索積極進取

XXX年“撤、建、并”時，成立了XXXX鄉(xiāng)，因地質(zhì)結(jié)構(gòu)脆弱，頻繁發(fā)生泥石流自然災(zāi)害，政府辦公地居無定所，被戲稱為“流亡政府”，由于對檔案工作的重視不夠，鄉(xiāng)級檔案工作無人問津，現(xiàn)存檔案零亂不堪。到XXXX年，鄉(xiāng)政府辦公樓遷址后，各項工作逐漸步入正軌，得到領(lǐng)導(dǎo)重視，開始了鄉(xiāng)村兩級檔案工作。歷時XX年，鄉(xiāng)級檔案整理結(jié)束，而村級檔案工作卻舉步唯艱，很多反映農(nóng)村基層發(fā)展變化的檔案信息資源，對推動農(nóng)業(yè)和農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展的作用不明顯。主要原因是村干部報酬偏低，每月工資在XX元左右，村支“兩委”班子不穩(wěn)定，干部調(diào)整頻繁，集體經(jīng)濟薄弱，檔案保管條件差，村級檔案曾一度淪為村干部的私有產(chǎn)物，雖明確了村兼職檔案員，但工作力不從心，不僅影響了村級檔案的完整與安全，而且從一定程度上妨礙了群眾利益，影響了農(nóng)村發(fā)展和穩(wěn)定。

XXXX鄉(xiāng)村級檔案工作始于XXX年。為探索發(fā)展路子，改變行政管理體制，抓住了退耕還林機遇，全鄉(xiāng)大面積實施退耕還林，共實施XXXXX余畝。退耕后農(nóng)戶享受錢糧補助，補助糧食歸農(nóng)戶所有，補助資金由政府統(tǒng)籌，年補助資金XX萬，每年以XXX萬作為村干部報酬，調(diào)動了村干部工作積極性，全面實行“村為主”管理，為村級檔案工作創(chuàng)造了條件。從種意義上說，XXXX年的村級檔案工作，只是一個新的起點，就是收集零散材料。

隨著退耕還林的實施，各類矛盾由此而生，群眾對檔案的利用需求也越來越強烈，特別是相續(xù)退耕還林后，大量基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，涉及群眾利益的問題不斷增多，村級檔案工作提升到了一個重要的位置。為解決這些問題，鄉(xiāng)政府投入了資金建鄉(xiāng)檔案室，配備了檔案裝具，改善了檔案工作條件，提高了承載能力和服務(wù)功能。

提升素質(zhì)強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)

XXXX年，市人民政府出臺了《六盤水市村級檔案管理暫行辦法》，為村級檔案工作指明了航向，XXXX檔案局針對村級檔案制定了詳細的實施辦法，納入目標(biāo)管理體系并作為一項考核內(nèi)容推進。

為進一步搞好我鄉(xiāng)村級檔案工作，鄉(xiāng)成立了村級檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。黨政領(lǐng)導(dǎo)負總責(zé)，把村級檔案工作擺上了重要議事日程。建立了村級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了村文書兼任村檔案管理員，切實擔(dān)負起村級檔案工作的重任。鄉(xiāng)黨委、政府把村級檔案工作列為“村為主”考核的一項內(nèi)容，與其他工作一起安排、一起考核。

要搞好村級檔案工作，提高村級檔案管理員業(yè)務(wù)水平尤為重要。為此，由鄉(xiāng)政府出資金，為村級購置必須的檔案裝具，積極開展村級檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請XXXX檔案局的業(yè)務(wù)人員到現(xiàn)場指導(dǎo)。通過培訓(xùn)，使村級檔案員的業(yè)務(wù)水平得到了進一步提高。

抓好試點穩(wěn)步推進

為使村級檔案工作做細、做好，我們采取了先搞試點，總結(jié)經(jīng)驗，逐步鋪開的方法。在全區(qū)農(nóng)村基層組織現(xiàn)場會在我鄉(xiāng)壩子村召開之前，利用兩個月時間，選派業(yè)務(wù)能力強的工作組到壩子村指導(dǎo)、協(xié)助他們建村級檔案，對村級檔案進行集中整理，分類、立卷、歸檔、裝訂、編目。經(jīng)過努力，壩子村檔案試點工作達到了預(yù)期目的，受到參加現(xiàn)場會的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的一致好評。試點完成后，我們及時總結(jié)經(jīng)驗，組織各村支書、主任、駐村干部、村檔案管理員到試點村參觀，學(xué)習(xí)經(jīng)驗，積極推動此項工作。

試點工作結(jié)束，分派力量到村協(xié)助、指導(dǎo)工作，明確時限，整體推進。全鄉(xiāng)X個行政村，自XXX年XX月開始，歷時XX個月，將村級檔案全部整理結(jié)束，共建村級檔案279卷。

建章立制完善管理

為進一步提高村級檔案工作水平，保證村級檔案工作逐步進入規(guī)范化、制度化管軌道，把村級檔案工作作為一項長期性的工作抓好抓實、抓出成效，精心組織，周密部署，認真實施，切實做到“一個加強、兩個強化、三個把關(guān)、四個到位”。

“一個加強”，就是加強領(lǐng)導(dǎo)。鄉(xiāng)成立領(lǐng)導(dǎo)小組，各村相應(yīng)成立領(lǐng)導(dǎo)小組，將村級檔案工作納入鄉(xiāng)、村兩級領(lǐng)導(dǎo)議事日程，列入工作計劃和“村為主”目標(biāo)管理，隨時幫助解決工作中遇到的困難和問題。

“兩個強化”，即一是強化崗位職責(zé)，將檔案工作落實到人，做到定人員、定任務(wù)、定時間、定質(zhì)量；加強指導(dǎo)，嚴格監(jiān)督，確保各項任務(wù)落到實處。二是強化協(xié)調(diào)，形成緊密配合、協(xié)調(diào)作戰(zhàn)、齊抓共管的工作格局。

“三個把關(guān)”，即一是把好文件材料齊全完整關(guān)。二是把好案

卷質(zhì)量關(guān)。按照“分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的標(biāo)準(zhǔn)，每個案卷要求做到“全、細、準(zhǔn)、美”（“全”指檔案材料的收集上要全，“細”指在鑒定上要細，“準(zhǔn)”指在分類上要準(zhǔn)，美指在裝訂上力求美觀）。三是把好制度健全關(guān)。要求各村普遍建立符合實際的檔案保管、檔案立卷歸檔、檔案保密、檔案利用、檔案借閱、檔案防火安全等

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一、引言

在科技這一因素的進步與發(fā)展之下，社會已經(jīng)進入信息化時代，在諸多領(lǐng)域的建設(shè)中已經(jīng)離不開計算機的應(yīng)用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運用到各個領(lǐng)域中，這一形式的出現(xiàn)也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質(zhì)為主，盡管紙質(zhì)檔案能夠存儲的時間較久，但也存在不方便、耗時耗力等方面的缺點。隨著信息化時代的到來，辦公自動化的進一步普及，也就帶來電子檔案在檔案管理中所占據(jù)的地位越來越重要，可以說電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應(yīng)用在人們的生產(chǎn)與生活領(lǐng)域中，也會存在諸多弊端，這時候就需要結(jié)合紙質(zhì)檔案加以調(diào)節(jié)，才能做好檔案工作。在信息社會中，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間各有各的優(yōu)勢與缺點，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期并存，并且互動發(fā)展。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較

電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來體會這兩種方式的各自的特性。

1.歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內(nèi)容、時間、形式等方面進行分類，在轉(zhuǎn)交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進入檔案部門制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。

2.鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價值鑒定往往需要經(jīng)過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價值復(fù)審，這一鑒別方法最為顯著的特點就是在檔案形成后進場鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內(nèi)容進行鑒定，同時也包括文件所使用的技術(shù)。

3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環(huán)境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法

電子檔案能夠提供快捷、準(zhǔn)確、簡便、靈活的信息服務(wù)，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質(zhì)檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時間保存等優(yōu)點，但同時也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會給相關(guān)人員造成一定的負擔(dān)。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進行并存管理呢？本文提出以下幾個方面：

1.實現(xiàn)雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實現(xiàn)雙套歸檔制度，將這兩個不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運用這一制度，可以在實際工作中根據(jù)梁總檔案實際的不同而做出相應(yīng)不同的選擇。實踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

2.優(yōu)勢互補管理。信息時代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長處，避免自己的短處，實現(xiàn)更好的管理。由于會受到信息技術(shù)、計算機技術(shù)等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。而需要注意的一點就是，當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點實現(xiàn)優(yōu)勢互補的管理。

四、結(jié)語

信息化時代下的檔案管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢，取長補短，實現(xiàn)共同發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳志亮.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然的.南平師專學(xué)報，2004.

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二、當(dāng)前干部檔案管理工作中存在的問題分析

（一）干部檔案管理制度不完善

檔案管理工作是依托于管理制度的，但是實際工作中，檔案管理卻存在著諸多的漏洞，其一，當(dāng)前干部檔案管理缺乏銜接性，如檔案的整理、歸檔、監(jiān)督、查閱等各個環(huán)節(jié)相對獨立，這不僅加大了管理的難度，還令檔案管理因缺乏相應(yīng)的保障而難以發(fā)揮其功用；其二，對于干部檔案管理工作缺乏約束及獎懲制度，如實際工作中會出現(xiàn)檔案資料內(nèi)容缺失、私自翻閱他人檔案甚至是檔案涂改、造假的情況，但是相應(yīng)的處罰卻難以跟上，這嚴重影響了檔案管理的秩序和價值。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足

領(lǐng)導(dǎo)在工作中起著帶頭和方向性的作用，但是在干部檔案管理的實際工作中，領(lǐng)導(dǎo)干部卻沒有發(fā)揮其積極作用，有寫領(lǐng)導(dǎo)干部甚至輕視檔案管理工作的重要性，認為檔案無非就是一份履歷，無足輕重，不僅忽視檔案的利用，還會造成檔案管理的問題，如檔案管理的環(huán)境及人員安排上由于經(jīng)費投入不足而較為隨意，選拔、提升、任用干部時，不是以檔案作為首要參考而是靠印象和關(guān)系等，甚至由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視不足而影響檔案管理的工作人員的積極性，最終影響干部檔案科學(xué)管理。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理的工作人員業(yè)務(wù)水平的高低、專業(yè)技能的強弱、管理機創(chuàng)新意識等都會影響檔案管理的科學(xué)程度和水平。實際工作中，很多的檔案管理人員在管理檔案方面是欠缺的，存在著難以把握檔案真實性和完整性的問題，甚至在發(fā)現(xiàn)可疑檔案時，也缺乏確切的調(diào)查核實；另外，還存著這歸檔不科學(xué)、檔案借閱隨意性大等問題，這會影響檔案利用價值。另外現(xiàn)在的干部檔案管理人員往往缺乏創(chuàng)新精神，檔案的管理工作較為傳統(tǒng)和落后，效率和現(xiàn)代和程度都很低。

（四）檔案管理中檔案材料的問題

當(dāng)前干部檔案存在著內(nèi)容不實、手續(xù)不全的問題。內(nèi)容不實主要表現(xiàn)在一些干部隨意編寫自己的履歷及共組經(jīng)歷，真實的工作年齡及時間甚至在不同的檔案中不一致，這對于利用檔案做參考來進行干部的任用和選拔是不利的。另外，一些干部的檔案中存在手續(xù)并不完備就歸檔的情況，具體如檔案材料缺乏單位公章或者個人的簽名等。總之吧，檔案內(nèi)容不實或者手續(xù)不全等問題都會影響干部檔案作用的發(fā)揮。

三、加強干部檔案管理的對策

（一）完善檔案管理制度

制度是管理的基礎(chǔ)，加強和健全干部檔案管理的制度，明確檔案管理工作的各項具體職能，是做好干部檔案管理最基本的工作。干部檔案管理工作要建立相關(guān)的規(guī)章制度，甚至是有法可依，在具體的檔案工作中，從檔案的收集、審核、歸檔，到檔案的查閱和歸還等，都要建立相應(yīng)的流程和規(guī)定，健全檔案管理各環(huán)節(jié)工作和整體要求，這不僅可以杜絕檔案管理的鉆空子等問題，還能夠增強檔案管理的效率，為干部檔案管理工作提供基本保障和依據(jù)。

（二）提升領(lǐng)導(dǎo)和工作人員素質(zhì)，加強檔案管理工作的隊伍建設(shè)

檔案管理工作涉及到領(lǐng)導(dǎo)和具體的管理人員兩方面的主體，因此提升領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的意識及素質(zhì)，是必要的保障。領(lǐng)導(dǎo)作為工作具有指導(dǎo)和方向性的作用，基于實際工作中領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理的情況，首先要端正領(lǐng)導(dǎo)階級對于檔案管理的正確認識，如可以對領(lǐng)導(dǎo)加強培訓(xùn)或者學(xué)習(xí)，樹立正確的觀念，促進其在工作中的方向指導(dǎo)作用。其次，對于具體的檔案管理人員，要在態(tài)度和能力兩方面加以提升：一方面要培養(yǎng)管理人員的思想意識及工作態(tài)度，培養(yǎng)其工作積極性和責(zé)任心，確保思想意識上的進步和創(chuàng)新；另一方面，針對目前管理人員專業(yè)性差的特點，要加強專業(yè)技能的培訓(xùn)，打造一支專業(yè)性強、素質(zhì)高的干部檔案管理隊伍。

（三）加強檔案材料的整理及管理

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為了指導(dǎo)醫(yī)院進行人事檔案管理，政府部門下發(fā)了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件，在條例的要求下，醫(yī)院要把人事檔案管理工作認真貫徹落實。同時，在規(guī)劃醫(yī)院的總體發(fā)展目標(biāo)和醫(yī)院的業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，也應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理工作放在重要位置。

一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用

醫(yī)院工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)工作內(nèi)容的一部分。一般而言，醫(yī)院可據(jù)此進行業(yè)務(wù)考核和工作調(diào)動。人事檔案中，針對醫(yī)院工作人員真實的歷史工作表現(xiàn)、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫(yī)院會根據(jù)歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態(tài)信息進行補充（具體包括工作任務(wù)、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實施管理。

二、醫(yī)院人事檔案歸檔管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，關(guān)于醫(yī)院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現(xiàn)存的干部人事檔案中，關(guān)于干部綜合能力、素質(zhì)的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫(yī)院實施考核。通常，檔案中的考核材料應(yīng)該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發(fā)揮的作用非常小，與預(yù)期效果相差甚遠。此外，在醫(yī)院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業(yè)績成果，而不能提供個人量化考核動態(tài)信息。在醫(yī)院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發(fā)和利用不能正常進行。同時，醫(yī)院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學(xué)的管理方法。隨著時代的發(fā)展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。

三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法

人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應(yīng)從檔案材料收集、歸檔和驗收把關(guān)上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等程序更加規(guī)范。

（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關(guān)于加強人事檔案的歸檔管理，應(yīng)注重人員績效方面的材料收集管理。醫(yī)院的主要工作內(nèi)容是臨床工作，按照此工作性質(zhì)，業(yè)務(wù)、行政管理等部門分別擁有醫(yī)務(wù)人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應(yīng)按期驗收績效考核文件材料，并根據(jù)人員的教學(xué)、醫(yī)務(wù)、護理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規(guī)范，應(yīng)針對負責(zé)課題兼職檔案人員，進行技術(shù)培訓(xùn)，提高責(zé)任心，認真負責(zé)地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。

（二）檔案材料整理要各負其責(zé)，協(xié)力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環(huán)節(jié)，涉及不同部門。對于這些環(huán)節(jié)的整體運作，應(yīng)該由各部門各負其責(zé)，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責(zé)范圍，課題組也有相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應(yīng)該由醫(yī)務(wù)人員負責(zé)，人事檔案室和課題組應(yīng)進行督促、指導(dǎo)。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現(xiàn)涂改痕跡；第四，確保承辦單位準(zhǔn)確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。

（三）檔案材料的歸檔要嚴格把關(guān)驗收。醫(yī)院檔案管理室應(yīng)嚴格把關(guān)。以科研課題為例，課題（項目）負責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應(yīng)確定，一般為項目結(jié)題或鑒定后不超過20天，且由課題組負責(zé)人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應(yīng)由課題兼職檔案員負責(zé)匯總，對于文件材料應(yīng)進行系統(tǒng)整理、立卷，并按時移交。醫(yī)院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應(yīng)及時進行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質(zhì)量，對于醫(yī)院人事檔案管理，應(yīng)加快推進其信息化建設(shè)進程。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的人事工作中，離不開人事檔案。醫(yī)院設(shè)置檔案管理室，應(yīng)提供更規(guī)范的檔案管理服務(wù)。為此，醫(yī)院管理者應(yīng)從服務(wù)的角度出發(fā)，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領(lǐng)導(dǎo)在人才選拔和干部任用上有可靠依據(jù)。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務(wù)工資、職稱等人事管理工作非常有利，應(yīng)該得到醫(yī)院人事檔案人員的重視。

【參考文獻】

篇（7）

電子文件使用的文件載體是磁盤或者是磁帶，人們在查找文件的過程中，需要利用計算機，因為磁盤或者是磁帶僅僅是一種儲存的載體，因此需要利用計算機進行文件的傳輸。在生活中，電子文件的類型有很多種，電子文件的產(chǎn)生主要有兩種，一種是與科技有關(guān)的電子文件，這種文件是技術(shù)性的，例如光柵圖等，另外一種就是在日常辦公的過程中產(chǎn)生的電子文件，這種文件是在處理日常事務(wù)中產(chǎn)生的。這些電子文件都屬于檔案中的一種，因此在儲存技術(shù)上需要不斷的完善。

1 管理文件中存在的問題

1.1 未能夠有效的進行歸檔處理

我國企業(yè)在二十世紀九十年代的時候，使用的就是軟盤進行企業(yè)信息的存儲，之后又出現(xiàn)了光盤和計算機硬盤，這樣電子文件的存儲載體就取得了迅速的進步，文件的內(nèi)容主要是日常的工作活動，除此之外，還有著源程序代碼和技術(shù)性文件，有些文件也沒有進行充分的整理、歸檔和鑒定工作人員僅僅是將科技材料或者是相關(guān)的企業(yè)文件放入硬盤和軟盤內(nèi)，這樣文件在日積月累的過程中，就會出現(xiàn)泛濫成災(zāi)的現(xiàn)象，這樣文件就比較混亂，檢索和管理在程序上也就會出現(xiàn)一系列混亂的現(xiàn)象。從存檔上來看，電子文件也沒有經(jīng)過專業(yè)的質(zhì)量審查，從技術(shù)上來看，沒有任何的時效性和正確性，文件也就出現(xiàn)了極大的缺陷，在利用的過程中，文件管理極容易出現(xiàn)歸檔性的問題，如果以上問退沒有得到有效的解決，就會出現(xiàn)一系列的問題，需要引起我們的注意。

1.2 版本管理存在著不足之處

現(xiàn)在有很多的科研產(chǎn)品在研究和開發(fā)的過程中，會產(chǎn)生大量的文件，這些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要對本單位和上級的機關(guān)產(chǎn)生的文件進行管理之外，還有很多的項目文件進行管理。但是現(xiàn)在有很多的科研開發(fā)檔案都是使用了源程序代碼形成了一系列的電子檔案，這些電子文檔都在各個部門的開發(fā)人員那里存檔，檔案管理人員就無法按照常規(guī)的程序進行收集，導(dǎo)致了檔案部門在收集的過程中面臨著程序性的問題。在程序運行的過程中，如果文件存儲的程序出現(xiàn)了一系列的問題，這時就需要進行正常到維護，在客戶自接的系統(tǒng)和開發(fā)人員的系統(tǒng)上進行及時的更正，但是如果在本企業(yè)電子文件的保存上并沒有及時的存檔，因此極容易出現(xiàn)重復(fù)更正的問題，這樣就會出現(xiàn)人力和財力上的極大浪費，對系統(tǒng)的運行也是極為不利的，尤其是在企業(yè)系統(tǒng)版本管理上會產(chǎn)生嚴重的困難，一定要引起我們的注意。

2 存儲技術(shù)

首先；在進行文件貯存的^程中，一定要使用比較特殊的存檔文件的存儲柜，最大限度的保證電子文件的安全性。當(dāng)電子文件在存儲的時候，一把是在磁介質(zhì)和光介質(zhì)中進行電子文件的存貯，在存儲的過程中，一定要建立一個與企業(yè)的電子文件的儲存環(huán)境相符合的環(huán)境狀態(tài)。而存放電子文件的柜子在溫濕度上也要進行控制，這樣就可以保證存儲接觸能夠在正常的環(huán)境中保存。電子文件的載體在擺放的時候，一定要保證直立的狀態(tài)，在存儲環(huán)境上必須要避光，不能夠有大量的灰塵，也要與磁場遠離，這樣就能夠?qū)⒄麄€運行的狀態(tài)處理好，使存儲介質(zhì)能夠正確的保存電子文件。

其次，要按照國家關(guān)于檔案管理的規(guī)定進行電子當(dāng)納的存儲，根據(jù)相關(guān)的原則在存儲的過程中，將軟盤中的文件轉(zhuǎn)移到光盤內(nèi)，這樣便于對文件的版本進行有效的管理。在存儲方式上的轉(zhuǎn)移主要是針對長期儲存來說的，因為軟盤和磁盤在使用的過程中，有著一定的年限限制，經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象，如果不經(jīng)常更換就會導(dǎo)致文件出現(xiàn)損壞，無法復(fù)原。而且在使用的時候，常常會出現(xiàn)誤操作，這對于電子文件的使用非常不利。如果存儲制度完善，而且經(jīng)濟條件允許，在管理版本文件的時候，可以使用版本管理器。這樣的管理方法要比將文件放在光盤或者是磁盤中更有效。管理器的研發(fā)還能保證存儲技術(shù)的革新。

再次，在電子文件數(shù)量持續(xù)增加的時候，存儲文件就會使用磁盤列陣的方式。通過這種方式能將存儲的成本降低，同時增加了文件的搜索效果。磁盤列陣是將不同類型、不同容量的磁盤連接在一起，這樣在讀取數(shù)據(jù)的時候，更加快速而且精確。使用磁盤列陣的方式存儲是因為該存儲方式有較多優(yōu)點：首先，將有限的存儲容量提高，是可以使用的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也增加。而且數(shù)據(jù)在存放的時候，有選擇性。從而使數(shù)據(jù)在吞吐的時候成串。其次使用這種存儲方式可以保證文件能夠快速存儲，即使是多臺的機器也能一同運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)文件高效率傳輸。

在檢驗文件的時候有了必要的較驗技術(shù)，從而保證存儲的文件都是合理可靠的。將文件放入硬盤中存儲，如果硬盤出現(xiàn)了故障，那么會影響文件，帶來的后果也嚴重。如果能夠把不同的硬盤連接在一起，可以使存儲量增加，這樣可以有效的避免文件的丟失。因為一些文件在存儲的時候，會因為磁盤損壞等原因而丟失，使用這種存儲方式可以保證文件的安全。但是在使用的過程中，要根據(jù)本單位的實際情況出臺相應(yīng)的管理措施。這些措施都成為電子文件存儲的依據(jù)。

最后，加強辦公自動化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護工作。做好辦公自動化系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)及電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題，嚴格把好電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。第二，保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實體安全。實體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全。要有專人負責(zé)管理應(yīng)用，有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機器設(shè)備和磁介質(zhì)不會因溫度太高或大幅波動及火災(zāi)受到致命的傷害。第三，要保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等。

結(jié)束語

由上述可知，將電子文件存儲是一個單位必要的工作，而且在存儲的時候，還要保證有效性，是電子文件能成為單位發(fā)展的重要資源，拓展單位的發(fā)展空間。盡管在存儲文件的時候，會遇到問題，但是在改革存儲方式之后，也取得較高效果，對于單位的發(fā)展有積極的作用。

參考文獻

篇（8）

據(jù)統(tǒng)計，全國至少有60萬“棄檔族”，60萬這個數(shù)字與每年超過千萬的流動人員大軍相比，尚不及其百分之一，但棄檔這種現(xiàn)象給中國的人事檔案制度帶來的思考卻是深層次的。所謂“棄檔”，這主要是指存檔人長期不繳納存檔費用或存檔人完全不理會檔案，也包括一部分自持檔案者，在檔案管理部門看來也就是檔案成了“死檔”。本文將針對高校人事檔案管理工作存在的問題進行分析，提出人事檔案管理的解決措施。

一、高校人事檔案管理存在的問題

(一)檔案材料填寫不規(guī)范

高校人事檔案是師生個人經(jīng)歷、思想道德表現(xiàn)、工作能力、工作成績、學(xué)習(xí)情況、健康情況，以及所受到的獎勵和處罰等情況的歷史記錄。大多數(shù)學(xué)生根本不知道平時填寫的履歷材料最終將放入檔案袋里，因此他們在填寫姓名、出生年月、參加工作時間時隨意性太強。除此之外，從現(xiàn)存的檔案材料來看，雖然規(guī)定材料統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但各高校印制的紙張大小不同，致使有的表格超過裝訂線，給檔案的保存和整理帶來了麻煩。

(二)檔案材料不全，內(nèi)容失真

材料是檔案管理工作的主要對象，是開展各項業(yè)務(wù)的基本條件。由于歷史原因，我國現(xiàn)存的檔案材料反映個人經(jīng)歷、家庭情況以及社會關(guān)系的較多。這些材料大多注重過去，重歷史而輕現(xiàn)實，反映個人現(xiàn)狀的東西，如個人能力、技術(shù)專長、德才表現(xiàn)、工作成績等方面的內(nèi)容較少。而在書寫檔案過程中，抽象語言較多，具體、動態(tài)的東西比較少，甚至還有一些虛假的東西摻雜其中。這些情況具體反映了檔案的嚴肅性和權(quán)威性還有欠缺之處，致使檔案本身的價值和作用就難以得到完全體現(xiàn)。

(三)檔案管理手段落后

在科技、信息高速發(fā)展的時代，信息管理和技術(shù)相聯(lián)系的做法已經(jīng)成為追求高工作效率的重要手段。但是由于受到各種舊觀念和人力、物力、財力等因素的影響，致使管理方法和管理手段還比較落后，不適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟和社會發(fā)展的需要。首先，檔案信息的儲存主要以紙張為主，未能實現(xiàn)計算機電子存檔。其次，檔案材料的采集和管理基本上靠手工操作，缺乏基本的管理設(shè)備和先進的管理手段。再次，大部分高校的院系沒有設(shè)置專門的檔案室，造成檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生。最后，檔案的傳遞未能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，需要的資料不能及時提供，使得檔案管理具有一定的滯后性。

二、存在問題的原因

(一)檔案意識淡薄

高校未能在學(xué)生畢業(yè)之前加強對檔案的認識，導(dǎo)致大多數(shù)學(xué)生對自己的檔案不關(guān)心，不重視，最后還出現(xiàn)“棄檔”這種現(xiàn)象。緊接著就是畢業(yè)生在畢業(yè)之際，忙于尋找理想的工作崗位，對檔案存放就不會有過多的考慮。特別是在外打工的高校畢業(yè)生來說，由于用人單位只重視畢業(yè)證和個人能力而不重視個人檔案，導(dǎo)致高校畢業(yè)生也只重視畢業(yè)證，而不重視自己的檔案。由于這種對人事檔案的重視程度不夠，導(dǎo)致高層次人才中無檔人員逐漸增多，檔案管理過程中出現(xiàn)的“人檔分離”、“人質(zhì)檔案”、“棄檔”等現(xiàn)象越來越多，給人事檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。

(二)檔案的作用體現(xiàn)不明顯

在目前階段，檔案作為個人身份的一種象征，其作用還是毋庸置疑的。某人才中心的陳處長指出，盡管檔案的某些功能在弱化，但其作用在兩方面還是有所體現(xiàn)：一是辦理社會保險，如養(yǎng)老保險、失業(yè)保險等，無論在原單位供職的人還是從辭退職后另求新職者，在交納養(yǎng)老保險金和退休后保險金的發(fā)放問題上，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、受保時間等都成為主要依據(jù)。二是辦理自費出國手續(xù)之用。中國出入境管理條例中明確規(guī)定，必須對自費出國人員進行身份認定、政審等程序。有些人因人事檔案斷檔，不能出具有效證明，會導(dǎo)致出國手續(xù)辦理不暢通或不予辦理。那些因棄個人檔案而出現(xiàn)斷檔的人，就會在實際的利益上遭受損失。

(三)流動檔案不斷增加

隨著高校招生人數(shù)不斷增加，每年接受的檔案也成倍增加，導(dǎo)致管理的工作更加沉重復(fù)雜。檔案的增加一方面使得高學(xué)歷、高職稱人才競爭愈加激烈，另一方面也使得高學(xué)歷、高職稱人才的流動越來越頻繁。在人才流動的過程中，部分單位采取扣檔的方法想留住人才，而又有部分單位采取不要檔案或者重建檔案的方法來吸引人才，加之部分人才檔案意識薄弱，最后導(dǎo)致檔案管理權(quán)限不清，職責(zé)不明，人事部門很難進行有效的管理。

三、高校人事管理檔案問題解決對策

(一)加強宣傳力度，增強對人事檔案的認識

首先，高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門要予以高度重視，大力宣傳《檔案法》，普及檔案知識，把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計劃；加大檔案管理資源投入，改善基本條件，加強和完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立人事檔案專用庫房，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三分開”：加強對人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促：建立健全檔案管理工作考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核管理。其次，作為高校畢業(yè)生檔案的人才服務(wù)機構(gòu)應(yīng)該努力做好咨詢服務(wù)工作，利用多渠道向高校畢業(yè)生宣傳有關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)人事檔案的管理業(yè)務(wù)：對落實了就業(yè)單位但檔案不能及時或無法轉(zhuǎn)出的高校畢業(yè)生，要做好與其本人和用人單位的聯(lián)絡(luò)，請他們將工作后形成的檔案材料及時轉(zhuǎn)移到檔案管理地。最后，高校畢業(yè)生要及時向就業(yè)單位的人事部門咨詢，辦理好相關(guān)手續(xù)。

(二)提高高校管理人員的素質(zhì)

作為人事檔案的工作人員，要充分認識到本職工作的重要性，要不斷地完善自己的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平，通過不斷的學(xué)習(xí)提高自己管理能力，及時遞交檔案，積極、主動地開展檔案工作。首先，高校應(yīng)該對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們系熟悉人事檔案工作環(huán)節(jié)和基本要求。其次，檔案管理人員在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中要保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯。最后，高校應(yīng)該組織檔案考察小組，隨時檢查檔案人員掌握的專業(yè)素質(zhì)和政治素質(zhì)。管理人員除了具有熟練應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)的能力，還必須能夠結(jié)合檔案管理中出現(xiàn)的新問題，修改程序系統(tǒng)，實現(xiàn)高效、動態(tài)管理，積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷發(fā)展的高校教育提供有利的人力資源。

(三)加強檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

隨著社會的發(fā)展，人才流動的數(shù)量和質(zhì)量也會逐漸提高，在更大的范圍內(nèi)實現(xiàn)信息化的檔案管理方式已經(jīng)是必然趨勢。首先，人事檔案管理要應(yīng)用計算機技術(shù)編制各種檢索工具，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，建立人事檔案信息庫，充分利用計算機把人事檔案原始材料通過電子設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字模式存儲到磁盤等存儲設(shè)備上，方便進行檔案的登記、統(tǒng)計、查閱等工作，使人事檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。其次，通過網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案人員可以直接進行信息采集與核對，有關(guān)部門可隨時將本部門形成的重要電子文件通過校園網(wǎng)或其他局域網(wǎng)發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據(jù)信息向檔案室數(shù)據(jù)庫錄入檔案室也可定期到各部門的專門文件夾中采集歸檔資料。最后，高校應(yīng)該建立人事檔案信息管理網(wǎng)站，以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為核心，以人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為服務(wù)手段的高校人事檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動，還可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

參考文獻：

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篇（9）

【摘要】 檔案管理工作是醫(yī)院管理的一個重要組成部分，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。本文分析了本院檔案管理中存在的諸多問題，并就如何加強醫(yī)院檔案管理工作提出對策，對醫(yī)院管理具有現(xiàn)實性指導(dǎo)意義。

【關(guān)鍵詞】 檔案； 管理； 對策

Statements on problems and countermeasures about hospital archives management WANG Jia-xi,WANG Ying.The Fifth People's Hospital of Chengdu, Chengdu 611130,China

【Abstract】 Archives management is an important part of the hospital management, and it is an important job to keep the truth of the history. This article analyzes the problems in the archives management in our hospital and it gives countermeasures on how to improve the job of hospital archives management, which has practical guiding significance to the hospital management.

【Key words】 Archives; Management; Countermeasures

筆者所在醫(yī)院是一所有70多年歷史的綜合性三乙醫(yī)院，有病區(qū)26個，開放床位880張，2006年被市政府確定為成都西部區(qū)域醫(yī)療中心，有2個省市重點?？疲趯⑿藿?2 900平方米住院綜合樓，醫(yī)院正以良性態(tài)勢向前發(fā)展。在本院的發(fā)展過程中，積累了很多文字、音像、圖表等綜合檔案，它作為衛(wèi)生檔案的一部分，承載了本院厚重的歷史。2008年4月8日《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》，衛(wèi)生部和國家檔案局制定了《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》。衛(wèi)生檔案是指各級衛(wèi)生行政管理部門和各醫(yī)療、疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、科研、血站、婦幼保健和社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)等機構(gòu)（以下簡稱各衛(wèi)生機構(gòu)），在工作中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料［1］。本文所指檔案（下同）是醫(yī)院在人事、醫(yī)療、科研、教學(xué)、文秘、設(shè)備、基建、病案、財務(wù)管理以及其它各項活動中形成的文件材料，它在醫(yī)院發(fā)展過程中起著重要作用。如何科學(xué)管理這些檔案，逐步實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息化、為醫(yī)院發(fā)展提供更多具有價值的檔案資源信息至關(guān)重要。本文就本院檔案管理中存在的問題進行分析探討，提出相應(yīng)的解決對策。

1 存在的問題

1.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠 很多領(lǐng)導(dǎo)認為，醫(yī)院的中心工作是抓醫(yī)療質(zhì)量，醫(yī)院管理的重點是提高醫(yī)療技術(shù)水平，為患者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，投資卻不少，覺得檔案工作有就行了，不必花什么精力［2］。究其原因主要還是認識不到位，認識不到檔案對醫(yī)院發(fā)展的潛在作用。

1.2 管理制度不健全，資料分散，存檔效率低下 沒有建立相應(yīng)歸檔管理制度，造成檔案不同程度的分散在各科室；更缺乏對檔案資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計，致使檔案資料不能及時有效匯總，檔案完整性達不到要求。從不同性質(zhì)、不同部門的存檔情況看，存檔率不及80%，效率低下。

1.3 檔案人員專業(yè)素質(zhì)滯后 （1）由于醫(yī)院檔案管理人員大多數(shù)都是兼職，因兼職太多，而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數(shù)人未經(jīng)過正規(guī)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，缺少檔案管理意識，對檔案資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計意識不強。檔案業(yè)務(wù)知識與技能不高。（2）在工作中關(guān)于檔案管理員的培訓(xùn)教育相對較少，缺少不斷提高的機會。造成檔案管理水平滯后，日復(fù)一日，檔案管理被簡單認為就是保管資料而不被重視，難以適應(yīng)檔案管理工作的新要求。

1.4 檔案工作管理職責(zé)不明，缺乏監(jiān)督機制 檔案管理是一項長期的工作。醫(yī)院無相應(yīng)的監(jiān)督考核制度，未將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中；作為科室第一責(zé)任人的科室主任重心大都在科室經(jīng)營、人才培訓(xùn)上面，對歸檔材料的收集、整理缺乏認識，隨意性大。當(dāng)崗位輪換時缺乏對檔案的交接；也無部門檢查督促，使很多重要的檔案流失。

1.5 檔案硬件、設(shè)備投入不足 由于醫(yī)療用房緊張，致使醫(yī)院檔案室用房緊張、狹小，造成檔案庫房、閱覽室、辦公室混在一起，檔案室的房屋設(shè)備陳舊，達不到防高溫、防潮、防蟲等能力，不符合檔案保管條件，導(dǎo)致部分檔案損毀等情況發(fā)生；科室缺乏專門存放檔案的地方，往往因陋就簡，就地長期堆放，更談不上分類整理，久而久之成為一堆廢紙，而失去利用價值。

1.6 檔案信息化建設(shè)利用不夠 隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展和計算機技術(shù)普遍和利用，醫(yī)院電腦管理信息系統(tǒng)的建立是一種必然的發(fā)展趨勢［3］。然而，醫(yī)院對檔案信息化建設(shè)投入不足，目前手工收集、檢索仍占很大比重，不利于檔案的利用和開發(fā)，影響了檔案管理水平的提高。

2 醫(yī)院檔案管理的對策

2.1 高度重視檔案管理工作，將醫(yī)院檔案管理工作納入工作日程。加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，并把檔案工作列入全院的長遠規(guī)劃、年度計劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中；把檔案工作作為機關(guān)管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與機關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核；同時，形成以院長或黨委書記掛帥，辦公室主任分管，檔案室具體負責(zé)，各科室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時醫(yī)院要在檔案設(shè)施上加大投入，設(shè)立文書檔案室、檔案閱讀室、檔案辦公室，要撥出一定經(jīng)費，添加檔案柜、除濕機等專用設(shè)備，使檔案管理在硬件上有保障，適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要。

2.2 加強醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范機關(guān)的文書檔案管理，完善《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》、《檔案管理人員職責(zé)》等，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔范圍及整理要求，使各科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時，制定《檔案人員崗位職責(zé)書》和考核，獎懲制度。

要改變檔案人員“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統(tǒng)觀念，圍繞醫(yī)院各項工作需要，及時、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案。

2.3 在檔案管理中，要增強法制意識，依法管理已經(jīng)成為該醫(yī)療行業(yè)的行為準(zhǔn)則，無論從醫(yī)學(xué)方面的學(xué)術(shù)研究，還是到醫(yī)院的行政管理、法律糾紛，無不依賴于醫(yī)院的檔案管理工作。醫(yī)院檔案部門在促進檔案業(yè)務(wù)建設(shè)過程中，認真抓好《檔案法》及實施辦法以及配套的有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)、條例的實施，并結(jié)合實際制定本單位的規(guī)章制度體系，使醫(yī)院各類檔案管理工作有法可依、有章可循；加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關(guān)法規(guī)條例的宣傳解釋上，這些說教式宣傳，既不直觀形象，也缺少“藝術(shù)”性，很難引起大家的重視，如果以動態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給大家，其效果更易于接受。

2.4 加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，積極參加檔案管理培訓(xùn)項目，不斷“充電”拓寬視野，并把學(xué)到的知識通過醫(yī)院業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的平臺進行延伸，讓每個醫(yī)務(wù)人員都有檔案管理意識，了解所涉及工作領(lǐng)域的檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論來指導(dǎo)和改進檔案工作。

2.5 加大對檔案室的硬件投入和技術(shù)更新，要努力實現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，積極運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進技術(shù)和手段，來提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”，充分發(fā)揮檔案的作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、編史修志、工作查考、解決糾紛、達標(biāo)升級、基建等方面提供了大量的依據(jù)和參考。用規(guī)范檔案保管方法準(zhǔn)備等級醫(yī)院評審材料，使評審專家一目了然，非常清晰。醫(yī)院等級評審的意義在于“ 以評促改、以評促建、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”。檔案工作者在今后擴大檔案收集范圍的同時，要充分利用等級評審的契機， 加強與各職能部門的聯(lián)系，反復(fù)宣傳醫(yī)院檔案建設(shè)在創(chuàng)建等級醫(yī)院中的重要作用，強化檔案材料的日常收集與整理［4］。

綜上所述，充分認識醫(yī)院檔案管理工作的重要性，科學(xué)管理檔案，進一步開發(fā)、利用，發(fā)揮檔案的最大效能，也是醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

參 考 文 獻

［1］ 衛(wèi)生部和國家檔案局.衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定，2008.

［2］ 豈艾蕪.淺談醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策.中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2010，7（2）：150-151.

篇（10）

一、現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作得不到重視。在市場經(jīng)濟條件下，無論是企業(yè)還是機關(guān)事業(yè)單位，在經(jīng)營管理過程中，均出現(xiàn)于重生產(chǎn)研究，輕檔案管理的現(xiàn)象。而在人才選拔方面，企業(yè)或機關(guān)事業(yè)單位也更多地注重人才的實際能力，而非檔案記載。因此，很多人才在應(yīng)聘工作，或考評職稱或辦理社會保險等事項時，由于對應(yīng)單位并不需要對其檔案進行審核，進而使得檔案主人并不重視自身的檔案管理與建設(shè)。同時，用人單位在對人才進行層層考評后，在對其能力及個人素養(yǎng)等方面較為認可的情況下，也比較忽視其檔案的記載，加之很多企業(yè)并不承擔(dān)管理員工檔案的工作，因此，也較為忽視對員工檔案的審核。而在機關(guān)事業(yè)單位，關(guān)于員工或干部的調(diào)任時，檔案會跟隨相應(yīng)人員進行遷徙，這種情況也極易讓檔案失真或遺失，久而久之，檔案管理人員也會檔案管理工作較為忽視。

（二）檔案管理缺乏規(guī)范化。當(dāng)前仍存在部分企事業(yè)單位的檔案管理主要以紙質(zhì)化檔案為主，而紙質(zhì)化檔案的弊端則在于信息容易失真和遺失，部分人在填寫個人檔案時，存在字跡潦草難以辨認，信息填寫不全，內(nèi)容描述不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，加之很多人的紙質(zhì)化檔案在存檔時存在證書遺失，證書失效等情況，進而使得人事檔案有效性較低。而檔案管理人員對信息填寫不全，證書補遺不到位的人事檔案缺乏監(jiān)管，沒有及時督促檔案本人將資料補齊，而對于部分人深造后所獲得的新學(xué)歷、新證書，檔案管理人員也不能及時收齊并存檔，進而使得人事檔案管理缺乏規(guī)范化。

（三）人事檔案管理人員缺乏專業(yè)性。人事檔案包括普通員工人事檔案和干部及骨干員工人事檔案。人事檔案是單位選人、用人的重要憑據(jù)，人事檔案的失真和遺失會讓單位在選人、用人方面存在一定的風(fēng)險。人事檔案管理工作看似輕松缺乏技術(shù)含量，但要對人事檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化管理，讓檔案替人說真話，則需要檔案管理人員具備專業(yè)化知識，對重要檔案進行去偽存真，去檔案信息所在地進行實地調(diào)查，辨別信息真?zhèn)危寵n案起到有效的參照作用。而當(dāng)前大部分單位的人事檔案管理人員主要具備檔案的整理與保存的能力，缺乏去偽存真的鑒別能力，缺乏一定的專業(yè)性。

二、完善現(xiàn)代人事檔案管理的措施

（一）加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)。紙質(zhì)化檔案存在諸多弊端，尤其是在單位人才存在調(diào)動的情況下，紙質(zhì)化檔案極易出現(xiàn)失真或遺失的現(xiàn)象。加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)，對人事檔案的重要信息進行標(biāo)準(zhǔn)化處理，采用信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，將人事檔案信息輸入進計算機設(shè)備中，并用U盤或光盤等存儲將檔案信息備份與紙質(zhì)化檔案一同保管，在單位人員進行調(diào)動或?qū)n案進行調(diào)閱時，根據(jù)單位制度，采用數(shù)字化檔案傳遞，則能較好地解決檔案遺失或失真的現(xiàn)象。對于部分人員檔案信息不全，新增加檔案信息不及時上報等情況，檔案管理人員可以完善檔案管理制度，并將檔案管理與員工個人的升遷、加薪等關(guān)鍵性事件掛鉤，督促檔案主人自覺地完善自身檔案信息。

（二）組織一支專業(yè)化檔案管理隊伍。對所有的人事檔案進行去偽存真較不現(xiàn)實，因此，單位可以組織一支受過專業(yè)化培訓(xùn)的檔案管理隊伍，對重要性系數(shù)較高的干部人事檔案進行實地調(diào)查，去偽存真，保障檔案的可靠性和有效性。專業(yè)化隊伍的選擇可以從外部選聘受過專業(yè)化訓(xùn)練的高素質(zhì)人才，也可以通過對內(nèi)部能力較強的員工進行專業(yè)化集訓(xùn)，進而提高他們檔案管理水平。

（三）將檔案信息與個人發(fā)展相聯(lián)系。企業(yè)單位的檔案信息得不到重視主要與市場經(jīng)濟相關(guān)，且部分企業(yè)單位在不保管員工檔案的情況下，并不需要審核員工檔案。但事業(yè)單位、國家公職機關(guān)及國企等單位，檔案信息則是干部選聘的重要依據(jù)，檔案信息要得到個人、單位及檔案管理人員三方的重視，最主要的措施則是將檔案信息與個人發(fā)展直接掛鉤，對所有干部的聘用、調(diào)任等，都必須先審后用，凡用必審，在這種情況下，檔案管理三方都會因涉及自身利益而必須重視檔案管理工作。

三、結(jié)束語

檔案管理工作看似輕松簡單，但要將其管理好，發(fā)揮檔案鑒別人才的重要作用，則必須要檔案管理人員具備專業(yè)化知識，對每一份檔案都認真管理，因為每一份檔案后期都有可能成為單位干部任用的憑據(jù)，成為單位健康管理的重要參考信息，是單位杜絕“帶病提拔”“帶病任用”的重要法寶。

【參考文獻】

[1]張小藝.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題與對策[J].檔案管理.2016(06):238-239.