序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇人事檔案數(shù)字化建設(shè)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1引言

在信息數(shù)字化時代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時工作、學(xué)習(xí)以及生活的整個過程，其與企事業(yè)職工的個人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準化以及服務(wù)便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數(shù)據(jù)，并對其進行清洗、過濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫，方便未來工作時的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值效應(yīng)化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對企事業(yè)人事檔案進行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續(xù)工作的時效性[3]?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進行技術(shù)處理，實現(xiàn)人事檔案相關(guān)信息的數(shù)字化。與此同時，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會存入特定的數(shù)據(jù)庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過對人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進行篩選、挖掘以及預(yù)配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費；也能夠通過利用數(shù)字化技術(shù)手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設(shè)施。

2當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關(guān)崗位的員工對其工作職責(zé)的認知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關(guān)工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務(wù)提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費了更多的人力、物力。當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)管理、使用工作只服務(wù)于特定對象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務(wù)的意識，直接導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個人經(jīng)驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺，無法對輸入數(shù)據(jù)的真實性進行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺遭受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊后，導(dǎo)致人事檔案的失真，都會對人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關(guān)管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關(guān)管理工作的效率。由于當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理平臺的相應(yīng)設(shè)置并不完善，在進行人事檔案變更管理權(quán)限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關(guān)管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進行分析以及預(yù)測評估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結(jié)合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個管理環(huán)節(jié)的真實性。

2.3數(shù)字化建設(shè)重視程度不足

部分企事業(yè)單位對人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導(dǎo)致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務(wù)價值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺的軟硬件配置達不到要求，還不具備對人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的真實性進行查驗的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的保密問題。當(dāng)前，人事檔案數(shù)字化管理平臺，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權(quán)限共享的過程中，各層級部門未能實現(xiàn)信息共享，無法進一步提高溝通效率。根據(jù)當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在保證人事檔案相關(guān)信息可靠性的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享[8]。

3基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號等結(jié)構(gòu)式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數(shù)字化管理提供分析以及評估，構(gòu)建管理系統(tǒng)框架見圖1。

3.1系統(tǒng)硬件設(shè)計

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應(yīng)I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實現(xiàn)5臺PC服務(wù)器同時運作，每臺服務(wù)器包含兩個CPU，虛擬服務(wù)器4核。

3.2系統(tǒng)軟件設(shè)計

3.2.1管理權(quán)限模塊基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權(quán)利及義務(wù)，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權(quán)限及范圍，進而確定數(shù)字化人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享層級。通過分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權(quán)限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過相關(guān)管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務(wù)。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關(guān)信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權(quán)限設(shè)置頁面見圖2。圖2權(quán)限設(shè)置頁面此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡(luò)。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進行精準分類。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責(zé)具體包括：定期更新管理平臺相關(guān)軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲的安全性。

4結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計算等相關(guān)技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續(xù)相關(guān)工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關(guān)電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴謹性、保密性。

【參考文獻】

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[6]肖理婷，鄭斯予.數(shù)字化背景下干部人事檔案管理思考與探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020(22):160-161.

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1 概述

高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學(xué)、行政等日常工作中形成的真實的反映教職工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料。對于個人而言，是人一生真實軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質(zhì)的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護、管理對于個人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統(tǒng)手工的借閱與保存，而這種傳統(tǒng)的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案工作的需要。

2 高校人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 改進傳統(tǒng)管理方式，提高工作效率

現(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質(zhì)檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。

2.2 加強人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用性

目前各個高校在構(gòu)建人事檔案數(shù)字化平臺的過程中，著重發(fā)力點都限于對人事檔案中關(guān)鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數(shù)據(jù)庫中，少之又少。一方面是由于這是一項極其龐大的數(shù)據(jù)工程，另一方面在這個過程中產(chǎn)生的風(fēng)險性對于高校的人事檔案館是一個不小的挑戰(zhàn)。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質(zhì)原始檔案材料進行數(shù)字化和信息化管理，有必要搭建學(xué)院人事檔案數(shù)字化平臺。而數(shù)字化平臺中的數(shù)據(jù)庫副本利用，有效的阻止了傳統(tǒng)查詢紙質(zhì)檔案中發(fā)生的篡改、丟失、破壞的現(xiàn)象的發(fā)生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據(jù)，所以建立數(shù)字檔案迫在眉睫。

3 我院建立人事檔案管理數(shù)字化平臺的意義

長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前現(xiàn)有在庫教師人事檔案全部為紙質(zhì)材料。管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機密性，涉及到我院各位教師的切實利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費時費力，效率極其低下。

3.1 數(shù)字化管理平臺的建立是實現(xiàn)了從手工檢索到計算機檢索的轉(zhuǎn)變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。

人事檔案數(shù)字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數(shù)字化平臺，向管理員發(fā)出申請，檔案人員同意授權(quán)后，根據(jù)檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質(zhì)檔案的接觸頻率，有利于紙質(zhì)檔案的保護，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)――下庫查詢――檔案復(fù)印――領(lǐng)導(dǎo)審核，大約20分鐘時間。我院人事處辦公地點將于現(xiàn)在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時間最快也在35分鐘左右，如果沒有設(shè)有人事檔案數(shù)字庫，在此基礎(chǔ)上浪費的人員精力和管理物力將無法估計。而人事檔案數(shù)字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統(tǒng)處理并發(fā)線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實現(xiàn)了一人多處理線程的可能。

3.2 數(shù)字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。

數(shù)字化管理平臺中記錄的真實信息，方便對高校教職工進行統(tǒng)計分析，為學(xué)院的評優(yōu)、評職提供了快速、高效的查詢方式和現(xiàn)代化的渠道。為配合高校建設(shè)，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優(yōu)化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數(shù)字化，信息化建設(shè)工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數(shù)字化信息鏈。

3.3 數(shù)字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發(fā)展的要求，使高校人事管理各項事務(wù)日臻科學(xué)化和規(guī)范化。

該數(shù)字化平臺將集全校教職員工檔案數(shù)字化管理（數(shù)字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統(tǒng)計管理（統(tǒng)計、檢索人員有關(guān)信息）、文件檔案管理（起草有關(guān)人事、工資文件，收集、整理、保管有關(guān)文件）、薪酬分配（根據(jù)國家單位有關(guān)政策和規(guī)定核算人員工資）、為管理領(lǐng)導(dǎo)提供所需的有關(guān)文件、統(tǒng)計信息、人員情況、參考意見為一體，根據(jù)學(xué)院人才成長的規(guī)律和學(xué)校的任務(wù)，對學(xué)院各級各類人員個性化和職業(yè)化的進行規(guī)劃與組織。

3.4 我院建立人事檔案數(shù)字化平臺可行性分析

我院人事檔案數(shù)字化平臺的項目從得到了院里領(lǐng)導(dǎo)的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項目組組長是具有多年人事工作經(jīng)驗及其項目領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗的中青年領(lǐng)導(dǎo)，能夠保證項目運行和實施，并且有能力解決項目過程中困難和風(fēng)險。項目組成員的配置以青年教師為主，集中了計算機類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗的行政人員。項目立項前，項目組成員進行了反復(fù)的論證和實踐考察及其專家咨詢，指定了科學(xué)的、詳實的可行性分析及其項目實施方案。并對項目實施過程中可能預(yù)見的風(fēng)險做出了解決的預(yù)案。對項目組的成員進行專業(yè)化的培訓(xùn)，使得整個項目能過效率專業(yè)的進行。

人事檔案數(shù)字化平臺中的師資信息化平臺的基礎(chǔ)模塊設(shè)計已經(jīng)完成，并且在人事處工作中正常運行了一年，在此次項目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經(jīng)開展兩個月項目運行中，呈現(xiàn)出極佳的運行狀態(tài)。數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)進入系統(tǒng)設(shè)計程度。

參考文獻：

[1]王魯?shù)?高校師資信息管理系統(tǒng).云南省教委信息中心，1996.

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一、人事檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)的重要意義

數(shù)字時代檔案管理工作已從過去紙質(zhì)、人工管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化處理模式，以歸檔環(huán)節(jié)為例，在結(jié)合信息數(shù)字化處理模式進行檔案分類、資料歸檔時，可按不同類型將規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案分為不同信息模塊，并按照各自時間線進行排序。即，對于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進行相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入后，以傳統(tǒng)案卷方式整理歸檔，并注明“傳統(tǒng)處理”字樣；而對此后年份生成的檔案，則可根據(jù)國家及省市相關(guān)部門對檔案管理的規(guī)定，統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進行相關(guān)數(shù)據(jù)錄入后，備注“簡化處理”字樣，由此極大程度簡化了歸檔流程，也為日后調(diào)檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎(chǔ)。此外，通過運用這種數(shù)字化檔案處理模式，單位檔案系統(tǒng)內(nèi)每新增一個卷宗，卷內(nèi)文件目錄便可自動生成，檔案管理人員只需掛接對應(yīng)原文，系統(tǒng)便能自動檢測原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節(jié)省整理、錄入和歸檔時間，同時這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質(zhì)量的整體提高。但要注意的是，檔案數(shù)字化建設(shè)必須根據(jù)單位業(yè)務(wù)檔案卷宗相對固定、對象不同等特點，綜合考慮是否應(yīng)用卷宗整理“自動化模式”。

二、推動單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的可行路徑

人事檔案管理必須確保內(nèi)容的絕對真實與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強化檔案信息錄入，在原有基礎(chǔ)上認真清查、核對信息，及時剔除無效、虛假信息，清除虛假材料，同時還要擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲存，建立與需求對口的人才數(shù)據(jù)庫，為社會企業(yè)及相關(guān)單位提供最全面、準確的信息憑據(jù)。而實踐中，如何有效推動并實施檔案數(shù)字化建設(shè)，筆者總結(jié)工作經(jīng)驗，提出了以下幾點思路：（1）強化檔案數(shù)字化管理意識，夯實管理人員專業(yè)基礎(chǔ)。這就要求人事檔案管理人員在夯實檔案管理專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，還要全面學(xué)習(xí)并掌握當(dāng)下信息數(shù)字技術(shù)，樹立數(shù)字化管理意識，積極參加檔案管理學(xué)術(shù)交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學(xué)化的管理技術(shù)知識指導(dǎo)檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于數(shù)字化建設(shè)的工作實際，設(shè)定明確、可行的人事檔案崗位職責(zé)，健全人事檔案資料安全管理權(quán)責(zé)機制和檔案資料安全個人責(zé)任制，以確保檔案資料的安全儲存。此外，還要端正單位各職能部門對人事檔案管理工作重要性的認識，強化行政、后勤等職能部門相關(guān)人員的檔案意識，以保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實處。（2）健全檔案管理流程標(biāo)準，提高內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率。人事檔案數(shù)據(jù)來源非常廣泛，推行跨系統(tǒng)查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，工作實踐中可結(jié)合單位實際，建立與之相匹配的綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)、實時更新與維護。比如，可將各類數(shù)據(jù)進行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設(shè)置人員權(quán)限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內(nèi)部檔案使用效率的同時，亦進一步完善人事檔案規(guī)范管理，提高單位整體的行政服務(wù)效能。（3）以實際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入。人事檔案數(shù)字化建設(shè)離不開先進的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備。這就要求各單位要結(jié)合實際發(fā)展需求，及時配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、保險箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機等，以保障數(shù)字化建設(shè)工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位業(yè)務(wù)主導(dǎo)為依據(jù)設(shè)計人性化、科學(xué)化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的智能、高速等特性，以實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發(fā)檔案價值。

三、結(jié)語

普及信息數(shù)字化管理是社會各企業(yè)及單位檔案管理實現(xiàn)自動化、高效化目標(biāo)的有力手段和有效工具。在這一發(fā)展形勢下，人事檔案管理應(yīng)進一步加強信息數(shù)字化建設(shè)力度，與時俱進，同期開展一系列革新舉措，以適應(yīng)市場大規(guī)模的人才需求，助力社會經(jīng)濟蓬勃發(fā)展。但要注意的是，信息技術(shù)雖為工作帶來了快捷與高效，但同時也存在檔案信息外泄、個人隱私被公開等潛在風(fēng)險。因此，在數(shù)字化建設(shè)工作開展過程中，各單位及檔案管理人員應(yīng)增強安全管理意識，強化對數(shù)字信息技術(shù)安全的定位，及時發(fā)現(xiàn)并解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等程序上的缺漏，以保障人事檔案規(guī)范化、制度化等管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

參考文獻

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篇（4）

隨著時代的發(fā)展和進步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新。互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展和進步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質(zhì)版的管理模式已經(jīng)不能滿足時代進步的要求，各種電子版的文件促進了人事檔案信息化管理的發(fā)展。

二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數(shù)字化管理時代。為了促進檔案信息化管理的發(fā)展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項目。上海市的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和深圳市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)項目都是我國發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)的里程碑。

由于我國信息資源數(shù)字化的技術(shù)不高，在人事檔案的信息化建設(shè)過程中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準進行規(guī)范，使得我國不能很好的開展檔案數(shù)字化建設(shè)。鍵盤錄入和光學(xué)字符識別掃描輸入是當(dāng)下我國信息化建設(shè)的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點，而光學(xué)字符識別掃描輸入則是受干擾性較強、圖像質(zhì)量偏低等缺點。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實踐推廣。

為了學(xué)習(xí)國外先進的經(jīng)驗，更好的建設(shè)屬于我國的檔案數(shù)據(jù)化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”的學(xué)術(shù)報告，推動我國檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)。目前我國數(shù)據(jù)檔案館的研究比較多，而對于檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問題等研究較少，無法形成系統(tǒng)性的研究。

我國在上海、深圳、北京等一線城市進行了檔案管理數(shù)字化的試點工作，鼓勵企業(yè)和科研機構(gòu)積極開發(fā)數(shù)字化檔案管理的工具，將文書檔案轉(zhuǎn)為文檔，并以數(shù)字形式進行歸檔和存儲，其中世紀科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數(shù)字化檔案管理工具。鑒于目前的數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過圖像的方式將檔案進行存儲和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技?g提高時的檔案文本轉(zhuǎn)換提供了基礎(chǔ)。目前國內(nèi)在信息資料的數(shù)據(jù)化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。

三、人事檔案信息化管理中存在的問題

1.人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃

人事檔案信息化建設(shè)宏觀規(guī)劃一般是指由國家、省、市等完成的有關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，人事檔案信息化建設(shè)微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機關(guān)等進行的人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實到實踐中。例如我國公務(wù)員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。

2.標(biāo)準化、規(guī)范化工作有待提高

我國目前執(zhí)行的人事檔案管理條例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發(fā)展和進步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設(shè)，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進行了管理，但是由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準和規(guī)范，只能著眼于某一個單位或是專業(yè)心態(tài)，嚴重制約了我國人事檔案信息化管理的發(fā)展。

3.信息化程度不高，資源共享程度不夠

我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計算機技術(shù)水平偏低，只能進行一些簡單的操作，不能應(yīng)對復(fù)雜的技術(shù)操作，更不要說進行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務(wù)進行劃分科室的職能，每個科室負責(zé)單獨的部分，這種方式可以明確責(zé)任的分工卻造成了人事部門內(nèi)的信息分散，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費。

4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)

人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理發(fā)展和進步的關(guān)鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設(shè)取得了初步的成效，比如辦公局域網(wǎng)、業(yè)務(wù)運行網(wǎng)等各種計算機應(yīng)用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計算機完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產(chǎn)生了極大的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網(wǎng)絡(luò)的癱瘓。人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全問題一般包含內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用安全問題三種。

5.信息化人才隊伍建設(shè)滯后

隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術(shù)。由于我國檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，雖然檔案部做了人才引進，但是計算機高技術(shù)人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設(shè)問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業(yè)人才嚴重欠缺、全員信息化素質(zhì)有待提高。如果檔案信息化人才隊伍建設(shè)的問題不能夠很好的解決將嚴重阻礙我國人事檔案信息化的發(fā)展和進步。

四、促進人事檔案管理信息化的方法和對策

1.建立社會化開放式管理新模式

檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點，但是隨著時代的發(fā)展和進步，這種檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)我國人事檔案的管理需求。當(dāng)今社會上，人才不再是屬于某一個地區(qū)或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案關(guān)系和勞動關(guān)系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。

2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

鑒于人事檔案信息化管理的復(fù)雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學(xué)、高效和先進。首先，需要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的前提，先進設(shè)備的引進可以提高檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立需要有統(tǒng)一的標(biāo)準來實現(xiàn)不同區(qū)域和專業(yè)的人力資源工程，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業(yè)院校、等信息。數(shù)據(jù)庫的建立不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，?可以減少重復(fù)性操作，使得結(jié)構(gòu)更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重中之重，建立相應(yīng)的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。

3.形成全網(wǎng)絡(luò)化管理

篇（5）

（一）管理載體傳統(tǒng)老舊

“無紙化辦公”的新風(fēng)已在強調(diào)節(jié)約公司成本和追求現(xiàn)代科學(xué)管理的現(xiàn)代公司的擁護下發(fā)展良好，但作為事業(yè)性質(zhì)的醫(yī)療機構(gòu)，尤其是屬于國家事業(yè)單位的公辦醫(yī)院，財政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當(dāng)前還有很多醫(yī)院的人事檔案管理材料為紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質(zhì)量會大打折扣。

（二）管理路徑不夠通暢

檔案管理涉及各行各業(yè)，尤其是人事檔案設(shè)計的范圍更廣，在電子技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質(zhì)材料的信息傳遞單一性，紙質(zhì)材料的信息只能通過人工轉(zhuǎn)移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統(tǒng)方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。

（三）管理意識稍顯薄弱

人事檔案管理中的重要一環(huán)便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進步的。

（四）管理人員素質(zhì)較低

首先，醫(yī)院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時很少主動學(xué)習(xí)。

（五）管理效率嚴重低下

綜合以上幾點，當(dāng)前大部分醫(yī)院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數(shù)工作都是人工操作，傳遞性差，準確性低。查詢、轉(zhuǎn)移、歸類、審核的過程中經(jīng)常出現(xiàn)“一步錯步步錯”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴重影響人事檔案管理效率。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的基本要求

21世紀是數(shù)字化信息時代，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作可以在傳統(tǒng)人事檔案管理出現(xiàn)的嚴重病癥上補一劑良藥。數(shù)字化信息開展工作既要求被管理物的數(shù)字化，更要求管理者的數(shù)字化，因此，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。

（一）醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化

俗話說“事在人為”。倘若配備先進的管理設(shè)備而沒有先進的管理人才同樣達不到預(yù)期效果，因此要先將醫(yī)院人事檔案管理者數(shù)字化。目前我國醫(yī)院人事檔案管理者老齡化嚴重，計算機水平普遍較低，很多尚處于只會開機、打開文件夾和網(wǎng)頁的階段，因此要及時更新?lián)Q代，培養(yǎng)、儲備檔案管理和計算機水平都較高的復(fù)合型人才。

（二）醫(yī)院人事檔案設(shè)備的數(shù)字化

與醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化相比，設(shè)備的現(xiàn)代化要求看似比較容易，其實不然?？茖W(xué)的管理系統(tǒng)、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進先進的管理設(shè)備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。

（三）醫(yī)院人事檔案與管理者二者的數(shù)字化信息標(biāo)準統(tǒng)一化

數(shù)字化信息的有效利用一定要建立在標(biāo)準統(tǒng)一的基礎(chǔ)上。比如數(shù)據(jù)庫標(biāo)準統(tǒng)一化有利于醫(yī)院科室之間、部門之間、院所之間的數(shù)據(jù)體系更完整；應(yīng)用技術(shù)標(biāo)準統(tǒng)一化有利于整個醫(yī)院人事檔案技術(shù)處理可以做到無縫銜接；管理標(biāo)準統(tǒng)一化有利于醫(yī)療體系人事管理系統(tǒng)之間的相互交流；信息統(tǒng)計標(biāo)準統(tǒng)一化有利于進一步提高醫(yī)院人事檔案管理效率。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)路徑

（一）打開思想，改變思路，高度重視

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的傳統(tǒng)老舊很大程度上歸結(jié)于醫(yī)院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質(zhì)要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫(yī)院的寶貴財富，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。

（二）新老交接，提高標(biāo)準，培養(yǎng)人才

老一輩醫(yī)院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎(chǔ)上也要看到時代在發(fā)展，科技在進步，長江后浪推前浪的現(xiàn)象已經(jīng)逼迫醫(yī)院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫(yī)院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。可通過專業(yè)人事檔案管理培訓(xùn)來提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，包括新時期人事檔案管理的專業(yè)知識、計算機操作、業(yè)務(wù)技能和信息安全學(xué)習(xí)，其中計算機操作即使最基礎(chǔ)的要求也是最關(guān)鍵的技術(shù)手段核心，努力培養(yǎng)合適的新型人才。

（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬

硬件和軟件的科技含量和技術(shù)含量直接關(guān)系醫(yī)院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數(shù)字化管理對計算機核心技術(shù)的依賴性較高，硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的匹配同樣不容忽視。首先，要加強對人事檔案信息的環(huán)境管理，信息技術(shù)和計算機軟件對外部環(huán)境有一定要求；其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非?？?，計算機軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。

（四）隊伍建設(shè)，注重安全，注意穩(wěn)定

建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的醫(yī)院數(shù)字化信息人事檔案管理工作團隊實屬不易。隊伍建設(shè)前應(yīng)確保數(shù)字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數(shù)字化工作是一項充滿安全保密性的工作，需要團隊的整體性和安全性；其次，由于醫(yī)院屬性較為特殊，人事檔案管理隊伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩(wěn)定，在不必要換崗和流動的前提下盡可能保證醫(yī)院人事檔案人員的相對穩(wěn)定，既有利于熟悉業(yè)務(wù)，又有利于隊伍的穩(wěn)定性。

四、實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理需要創(chuàng)新

現(xiàn)代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構(gòu)想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進行傳統(tǒng)人事檔案管理、數(shù)字化人事檔案管理和人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享管理。

（一）建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫

《關(guān)于改變傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數(shù)據(jù)”技術(shù)也已應(yīng)用多年，但是至今這些先進的管理理念和數(shù)據(jù)處理技術(shù)都沒能在醫(yī)院人事檔案管理工作中體現(xiàn)出應(yīng)有的作用。建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫已成為利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新的首要創(chuàng)新點。

（二）建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)格化交叉體系

以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案母系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立涵蓋醫(yī)療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統(tǒng)，并完成網(wǎng)格化信息交叉。體系的完善既幫助醫(yī)院人事信息的全面匯總，又可幫助醫(yī)院內(nèi)部人才的選拔和干部的任用。

（三）學(xué)習(xí)利用新技術(shù)新方法

信息技術(shù)發(fā)展雖然迅猛，但由于信息技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步較晚，各項工作的信息化進程并沒有借成熟的信息與電子技術(shù)而加快。我們應(yīng)當(dāng)吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)其他領(lǐng)域或者其他國家的先進技術(shù)，用在我國醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作中。軟件上可使用大區(qū)域通用的高級別人事檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)標(biāo)準統(tǒng)一，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流暢，提高醫(yī)院人事檔案工作效率。硬件上可依據(jù)實際需求和工作環(huán)境情況選擇配置相應(yīng)的數(shù)碼產(chǎn)品幫助人事檔案數(shù)據(jù)信息電子化。技術(shù)上引進先進技術(shù)，如射頻、芯片、磁條等數(shù)據(jù)存儲、讀取技術(shù)，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。

五、利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作需注意的問題

（一）與時俱進，不斷進步

利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進步性。需要長期不斷的與時俱進、跟進學(xué)習(xí)，同時要勇于超越現(xiàn)有技術(shù)，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時代最前沿的數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展成果，將其運用到醫(yī)院人事檔案管理實踐之中。這其中既是一個環(huán)境更新、人員學(xué)習(xí)的復(fù)雜過程，也需要醫(yī)院對于此項工作的政策支持和財力幫助。

篇（6）

當(dāng)前醫(yī)院正在高速發(fā)展，隨著而來的大量的人員流動與調(diào)動問題需要解決。傳統(tǒng)的人工操作已經(jīng)無法滿足大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理要求，通過建設(shè)數(shù)字化信息檔案資料管理系統(tǒng)，使得人事檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準化，這也是所有醫(yī)院未來發(fā)展的趨勢。

1、 醫(yī)院人事檔案管理簡介

1.1 傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理概況

作為醫(yī)院行政管理中的重要環(huán)節(jié)，人事檔案的管理在整合人力資源、促進醫(yī)院整體發(fā)展等方面發(fā)揮了巨大的作用。對于一家醫(yī)院來說，人事檔案是醫(yī)院人才隊伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進計劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。據(jù)不完全統(tǒng)計，當(dāng)前國內(nèi)仍有很大一部分的醫(yī)院使用傳統(tǒng)的方法進行人事檔案管理，對歷史性的記錄比較注重，注重對靜態(tài)性紙質(zhì)資料的描述，但帶來的直接問題是工作過程繁瑣、工作量大、效率低下。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，已經(jīng)無法滿足時展對醫(yī)院行政管理提出的要求，在很大程度上阻礙了醫(yī)院的發(fā)展。

1.2 數(shù)字化人事檔案管理建設(shè)的意義

現(xiàn)代化的發(fā)展使醫(yī)院的管理越來越科學(xué)化和規(guī)范化，醫(yī)院人事檔案的信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容之一。目前，各大醫(yī)院的規(guī)模在不斷擴大，人員組成也更加復(fù)雜，既包括專業(yè)的醫(yī)務(wù)人員，也包括管理、財務(wù)、后勤等行政人員，這就給人事檔案的管理帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此應(yīng)該把建立醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化服務(wù)作為醫(yī)院人事管理工作的發(fā)展目標(biāo)，從而彌補傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理的不足，而且還可以使醫(yī)院管理更加全面、快捷。對醫(yī)院的人事調(diào)整以及未來發(fā)展都有重大的意義。

2、 傳統(tǒng)人事管理中出現(xiàn)的不足

2.1 檔案管理沒有引起重視，管理意識薄弱

很長時間以來，檔案管理工作因不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟收益，給檔案管理人員造成了該項工作可有可無的錯誤觀念，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后的。對檔案管理的不重視直接導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理者對檔案管理的重要性認識不足，再加上沒有受過專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓(xùn)，造成大部分相關(guān)人員管理意識淡薄，知識更新不夠，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

2.2 管理制度不完善，管理人員素質(zhì)較低

目前我國醫(yī)院人事管理系統(tǒng)中存在的首要問題就是缺乏完善的人事檔案管理制度。由于醫(yī)院的工作重心往往放在服務(wù)社會、治病救人上，領(lǐng)導(dǎo)對人事管理工作沒有提起足夠的重視，導(dǎo)致現(xiàn)行的管理制度老舊、不完善，無法應(yīng)對一定的人動帶來的影響。除了制度不完善，管理員素質(zhì)低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時很少主動學(xué)習(xí)。檔案管理人員素質(zhì)整體偏低，不具有嚴格的經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的業(yè)務(wù)素質(zhì)，思想落后，不能夠與時俱進，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量受到了嚴重的影響。

2.3 檔案資料單一，正確率不高

由于大多數(shù)醫(yī)院的人事管理檔案管理工作是由醫(yī)院內(nèi)部的專門人員來擔(dān)任的，檔案內(nèi)容相對來說過于單一，僅僅局限于人員的姓名、年齡、學(xué)歷、工作部門等基本方面。對于員工的其他相關(guān)工作經(jīng)驗、重大獎罰等信息缺少記錄，在進行人事調(diào)動以及崗位調(diào)換時，無法得到足夠的相關(guān)人員的參考資料。很難對人才的綜合素質(zhì)做出中肯的評價。很多的人事檔案大多由人工操作，不僅費時費力，而且最終檔案的準確性也無法得到保證。如年度考核、晉升工資、學(xué)習(xí)進修等需要不斷更新或增加，就會出現(xiàn)許多材料需要一起歸檔的現(xiàn)象，這樣難免會有錯誤的歸檔，此時就要重新整理上千卷的檔案，在此過程中又難免會對檔案造成損壞、丟失，從而導(dǎo)致影響檔案資料的安全性。

3 、數(shù)字化人事檔案管理建設(shè)的好處

3.1 檔案信息整合，實現(xiàn)了信息共享

傳統(tǒng)的人事檔案管理會因為要求的不同進行記錄，這是紙質(zhì)檔案管理的缺點，這使得信息的共享和傳遞受到限制。數(shù)字化人事檔案可以充分利用自己的技術(shù)優(yōu)勢自動對人事檔案的各類電子信息進行歸類和總結(jié)，同時利用數(shù)字技術(shù)的輸入、編程、輸出等手段提高對人事檔案的分類效率和管理水平。數(shù)字化操作可以對醫(yī)院人員的人事調(diào)動進行記錄，并可以建立明確的醫(yī)院人事管理工作流程，將醫(yī)院人事管理與醫(yī)院其他部門工作結(jié)合起來，提高醫(yī)院管理工作的效率，加強醫(yī)院信息資源的整合。另外數(shù)字化管理系統(tǒng)也為醫(yī)院的行政管理提供了一種高效的共享機制，促進了醫(yī)院各部門之間的有機結(jié)合，增強了醫(yī)院的整體凝聚力，提升了醫(yī)院的工作效率。

3.2 人事檔案管理效率提高

將數(shù)字化管理模式引入到醫(yī)院人事檔案管理中，使得檔案管理的工作效率有了明顯的改善，與傳統(tǒng)的信息管理手段相比，計算機的運算速度快、信息存儲量大、計算精度高，通過快速查找、編輯等操作，可以及時提供出準確、時效的人事資料及相關(guān)數(shù)據(jù)。必要時還可以從系統(tǒng)中下載有關(guān)信息以便在他處使用，從而避免了人工翻閱紙質(zhì)檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素的影響，最大限度地保證了數(shù)據(jù)信息的完整性和正確性。除此之外，電子信息化的人事檔案管理系統(tǒng)還提供多種字段結(jié)合的檢索方法，相比于手工檢索方法，電子檔案精確檢索、效率更高，無需再到檔案室翻閱原件，大大節(jié)省人力、物力、降低了成本，促進了醫(yī)院的高效發(fā)展。

3.3 檔案信息的保存以及安全性得到有效保障

醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化實現(xiàn)，也是提高醫(yī)院人事檔案管理安全的客觀要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案由于材質(zhì)不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠的人事檔案難免會出現(xiàn)破損、損壞、丟失以及字跡不清的問題，不利于醫(yī)院的長久化發(fā)展。信息化管理人事檔案材料，使得因重復(fù)使用紙質(zhì)檔案堆原始資料產(chǎn)生的不可逆性損壞能夠很好地避免了，能夠完整準確地保存各類原始數(shù)據(jù)和資料，使人事檔案的使用期更長久。同時數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)還可以為用戶提供專屬的賬號和密碼，并為相關(guān)管理人員提供訪問權(quán)限設(shè)置，保證了醫(yī)院管理系統(tǒng)的安全性。

4、 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會經(jīng)濟和發(fā)展離不開數(shù)字化、信息化手段。醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)是時展的趨勢，利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以解決傳統(tǒng)管理上的諸多問題，還可以提高管理的整體效率以證檔案信息的保存期限。因此醫(yī)院的數(shù)字信息化人事檔案管理建設(shè)需要得到足夠重視，跟緊信息時展的步伐。

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2人事檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用

2.1引入數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理標(biāo)準性

當(dāng)前，檔案信息化管理工作中呈現(xiàn)出軟件工具種類繁多、標(biāo)準不統(tǒng)一的問題，進而對整體系統(tǒng)水平的優(yōu)化提升形成了負面影響。為此，應(yīng)全面創(chuàng)新檔案管理信息化工作意識，引入數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理標(biāo)準性。可創(chuàng)建一體化人事檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，采用數(shù)字化技術(shù)提升人事檔案管理自動化水平，使工作人員從復(fù)雜的手工操作任務(wù)中解脫出來，有精力從事更高層次的工作。當(dāng)然，該過程之中應(yīng)擴充數(shù)字化、信息化投入，以確保數(shù)字化技術(shù)持續(xù)不斷更新與優(yōu)化，以適應(yīng)時展綜合需要。

2.2有效提升系統(tǒng)整體水平，著重建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)將著眼點放在整體數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)中，構(gòu)成系統(tǒng)的縱橫節(jié)點均應(yīng)符合一定水準，并利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行聯(lián)通，進而可激發(fā)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)在優(yōu)勢，提升人事檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)整體能力水平。一些節(jié)點甚至可以對其他重要節(jié)點形成阻礙影響，并導(dǎo)致系統(tǒng)梗阻。因此，要想確保節(jié)點裝備功能水平同應(yīng)用效果同步提升并不現(xiàn)實，無法實現(xiàn)齊步走的目標(biāo)。為此，可本著鼓勵推進的原則使一部分單位提升數(shù)字化管理水平，將這些機構(gòu)作為試點單位，著重建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進而獲取到可全面推廣應(yīng)用的寶貴經(jīng)驗，這對于人事檔案管理整體系統(tǒng)建設(shè)極為有利。當(dāng)前，一些單位在人事檔案信息化管理工作中，由整體層面來講仍舊處在從處理文件向著數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變的過程，為實現(xiàn)這一階段目標(biāo)，應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)，積極開發(fā)創(chuàng)新型數(shù)字化管理手段。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)涵在于借助現(xiàn)代化信息技術(shù)做好人事檔案資料的科學(xué)化管理以及便利化應(yīng)用。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫體系始終為一項長久、艱巨的工作任務(wù)，應(yīng)經(jīng)歷從低至高、從個體至群體逐步推進的過程。通過實踐研究我們明確創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的重要經(jīng)驗在于，領(lǐng)導(dǎo)決策層給予全面重視，樹立統(tǒng)一認識，計算機專業(yè)技術(shù)人員則應(yīng)給予人事檔案管理業(yè)務(wù)人員積極的配合與支持。信息技術(shù)實踐應(yīng)用階段中，應(yīng)創(chuàng)建活庫，通過應(yīng)用頻率檢驗數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的總體活性，并制定重要的整改發(fā)展策略，促進數(shù)據(jù)庫從單一形式向系統(tǒng)化形式全面發(fā)展。應(yīng)積極促進綜合性數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化完善并創(chuàng)建形成各個機構(gòu)人事檔案管理目標(biāo)庫，利用網(wǎng)絡(luò)平臺連接構(gòu)成分布式、開放化的數(shù)據(jù)庫群，這樣一來將令自動化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)效率顯著提升。

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相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙人事檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化的最大問題。實現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔工作是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這要求我們在實際工作中要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三要注意有效地維護全宗的完整性。這樣在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計算機軟件技術(shù)隨著時代的發(fā)展更新較快。人事檔案信息數(shù)字化管理得以正常運行來源于所依賴的與之相匹配的相關(guān)設(shè)備、應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)?？墒?，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代速度日新月異，計算機升級速度不斷更新，從而致使計算機軟件和硬件系統(tǒng)之間不斷的出現(xiàn)不匹配的問題，可能會讓存儲在u盤和光盤上的信息無法讀出，有時新的操作軟件和原來的操作軟件沒法有效轉(zhuǎn)換等等問題，使得人事檔案信息數(shù)字化管理面臨著較為嚴峻的問題和挑戰(zhàn)。

針對這樣的問題和狀況，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進行選擇的時候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合時代的要求以及是否具有前瞻性。

首先是安全性。即選擇操作管理系統(tǒng)時注意該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進行轉(zhuǎn)移的過程中，安全性是否可靠。由于現(xiàn)代人事檔案信息在運行的過程中，不同的存儲載體的特性有很大程度上的不同，這將會對原有信息的完整性和真實性產(chǎn)生很大的影響，所以該系統(tǒng)的操作技術(shù)必須要能夠考慮安全方面的因素，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)失真的問題。

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二、實現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的途徑

（一）加大科學(xué)規(guī)劃投入力度

各單位要加大對人事檔案信息化建設(shè)的資金投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資力度，全面推動人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)；構(gòu)建完善的安全防御體系；引進最新的軟件系統(tǒng)，開發(fā)符合自身發(fā)展需要的專門檔案管理軟件；構(gòu)建人事檔案信息檢索體系，充分發(fā)揮人事檔案在職稱評審、人員聘用以及調(diào)動升遷等方面的重要作用，為實現(xiàn)本單位人事檔案的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)越條件。

（二）加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度

首先，加快目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。以每個人名分設(shè)一個人事檔案條目，條目承載內(nèi)容具體包括姓名、性別、職稱和檔號等。目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的起點，姓名和檔號是最基本的數(shù)據(jù)信息，將其存入電子媒介，以此來建立目錄數(shù)據(jù)庫，可為檔案查閱創(chuàng)造便利。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是個漫長的過程，要循序漸進，逐步開展。要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，在進行重點科室檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實現(xiàn)全單位的檔案全文數(shù)字化建設(shè)。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數(shù)據(jù)信息存入電子媒介，實現(xiàn)人事檔案全文數(shù)據(jù)全面入庫。再次，加快基本內(nèi)容信息庫建設(shè)。依據(jù)人事檔案十大類別的信息內(nèi)容加以信息整理，將每個目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內(nèi)容信息庫，不斷拓展檔案查閱和開發(fā)利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫建設(shè)。將副高以上職稱的人員基本信息進行匯總，建立專門信息庫；將榮獲省市級殊榮人員的基本信息進行匯總，建立獲獎人員信息庫；將工作人員的學(xué)術(shù)成果目錄進行匯總，建立學(xué)術(shù)成果目錄信息庫，并逐步將其完善為學(xué)術(shù)成果內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。

（三）加大人才培養(yǎng)力度

人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是培養(yǎng)一支德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人員隊伍，以實現(xiàn)人事檔案工作人員需要長時期的知識積累和現(xiàn)代化技術(shù)培訓(xùn)。目前檔案管理人員隊伍存在素質(zhì)較低和極不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，勢必會影響人事檔案管理工作的持續(xù)性。所以，要站在長遠角度來考慮問題，確保人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。加強同人事檔案干部的交流與互動，及時解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進人事檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

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人事檔案管理信息化是將人事檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、高效化作為核心，是當(dāng)前人事檔案管理水平提升的重要途徑。在當(dāng)前階段，計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理工作提供了更為廣闊的發(fā)展空間。傳統(tǒng)的復(fù)雜、繁瑣、雜亂的人事檔案管理模式可以被信息化管理系統(tǒng)所取代，使得人事檔案的價值得到充分發(fā)揮。通過對人事檔案管理工作進行信息化處理，能夠?qū)⒕哂袃r值的人事檔案信息轉(zhuǎn)變成為計算機系統(tǒng)可以識別的數(shù)字代碼，并利用數(shù)字系?y對其中的信息進行識別、分類、存儲，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互連條件下的人事檔案資源信息共享。

二、當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）人事檔案信息化管理層次較低

目前我國相當(dāng)一部分事業(yè)單位人事檔案管理過程中，因為沒有充分意識到該項工作的重要性，其信息化管理水平還較為落后，信息化管理工作依然停留在應(yīng)用計算機存儲檔案資料的階段。同時，人事檔案沒有及時的進行信息化處理和更新，限制了對人事檔案資源的充分挖掘與利用，也阻礙了人事檔案信息化管理水平的提高。

（二）人事檔案信息化系統(tǒng)管理分散

大部分的人事檔案管理信息化建設(shè)工作中，通常都沒有進行統(tǒng)一的規(guī)劃和管理，導(dǎo)致資源浪費的情況十分嚴重。同時，各個部門之間的溝通較少，都只是在自己的崗位范圍內(nèi)開展檔案的信息化建設(shè)工作，存在著工作量重復(fù)、信息資源不共享的問題，與現(xiàn)代檔案管理資源共享的要求相悖，不利于人事檔案管理工作信息化水平的提高。

（三）檔案管理隊伍建設(shè)乏力

檔案管理人員是人事檔案管理工作的主體，其很大程度上影響著人事檔案管理工作及信息化建設(shè)的水平。因此，高水平、高業(yè)務(wù)能力的檔案管理隊伍是保證人事檔案管理信息化水平的關(guān)鍵。但是，當(dāng)前的人事檔案管理工作中，高素質(zhì)的專業(yè)人才嚴重缺乏，尤其是信息建設(shè)人員的技術(shù)水平較低，不能夠滿足當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)與管理的需要，給人事檔案信息化管理工作留下了較大的隱患。

三、提高人事檔案管理信息化水平的策略與建議

（一）提高人事檔案信息化的整體水平

為了確保人事檔案信息化工作的目標(biāo)得以實現(xiàn)，相關(guān)部門必須制定針對檔案管理信息化的相關(guān)規(guī)章制度，使得人事檔案信息化建設(shè)工作能夠可持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。在信息化環(huán)境下，檔案使用主要是通過應(yīng)用有效的信息技術(shù)與信息管理方法，在嚴格的管理制度約束下開展有效的服務(wù)及信息管理工作。只有通過這種方法才可以使得人事檔案管理工作達到主動服務(wù)的目的，且能夠保證人事檔案信息的安全。用戶若需要檢索人事檔案的相關(guān)信息，則應(yīng)該在制定的安全網(wǎng)絡(luò)中進行查詢，在獲得信息獲取權(quán)限之后，在對應(yīng)的安全管理協(xié)議制度下，對人事檔案的信息進行有效的管理、合法的應(yīng)用。同時，檔案的另一個基本價值就是作為電子檔案法律憑證，這要求在信息技術(shù)環(huán)境下保證數(shù)字化檔案的真實性。當(dāng)前，我國的相關(guān)法律法規(guī)及檔案管理制度應(yīng)該進行相應(yīng)的修改，保證檔案憑證功能得到充分發(fā)揮。

（二） 采用集中統(tǒng)一的管理體制