序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案與檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平得以提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域。在傳統(tǒng)方式下，檔案管理工作面對(duì)較大壓力，無(wú)法與現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)有效融合。電子檔案在使用與記錄方式下，都能發(fā)揮較大意義，從而實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合發(fā)展。因?yàn)闄n案中記載著變遷情況，具有原始性特征，也能形成不同的價(jià)值形態(tài)，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在較大共性，所以，在對(duì)其管理期間，實(shí)現(xiàn)兩者的融合性，無(wú)論在信息整理、歸檔、收集等工作中，都需要促進(jìn)其長(zhǎng)期保存，基于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，維護(hù)其安全性，這樣不僅保證了現(xiàn)代方法與現(xiàn)代技術(shù)的充分利用，也使檔案管理工作更規(guī)范。

1電子檔案與紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案具有較高的留念價(jià)值，將其保存后，當(dāng)一些有意義的事物產(chǎn)生后，會(huì)對(duì)其有效利用，紙質(zhì)檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質(zhì)檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業(yè)單位中，使用的紙質(zhì)檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質(zhì)檔案不容易保存，容易被破壞，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)良好的保密工作。所以，企業(yè)或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)、管理人員需要認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)檔案的重要性，以認(rèn)真的態(tài)度對(duì)其處理。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，本身具備一定的保存價(jià)值，是基于計(jì)算機(jī)軟件、硬件以及數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行保存的，與人們生活存在密切關(guān)系[1]。紙質(zhì)檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質(zhì)檔案需要保存的時(shí)間比較長(zhǎng)，容易識(shí)別，在儲(chǔ)存期間，存在一定的直觀特點(diǎn)，是電子檔案中不具備。但是，與紙質(zhì)檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質(zhì)檔案中存在的缺陷，不僅能實(shí)現(xiàn)自由轉(zhuǎn)換，還能對(duì)各個(gè)信息介質(zhì)進(jìn)行識(shí)別，對(duì)信息儲(chǔ)存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進(jìn)信息資源的共享性發(fā)展。

2電子檔案與紙質(zhì)檔案發(fā)揮的優(yōu)勢(shì)

在企業(yè)與事業(yè)單位中，對(duì)檔案進(jìn)行處理期間，要促進(jìn)原始數(shù)據(jù)完整性。促進(jìn)原始內(nèi)容的完整性，保證其價(jià)值的充分發(fā)揮。當(dāng)檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質(zhì)檔案與電子檔案的對(duì)比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質(zhì)檔案更方便閱讀。而且，紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)信息也更穩(wěn)定。當(dāng)單位、企業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)簽字、審核后，對(duì)其無(wú)法更改，其存在的真實(shí)性也比較強(qiáng)，具備一定的法律特征[2]。

3紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合策略

3.1檔案管理模式

在新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)下，檔案管理技術(shù)還比較低下，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)都處于獨(dú)立發(fā)展地位。電子檔案在對(duì)信息進(jìn)行傳輸、處理與開(kāi)發(fā)過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)了較大的便捷性和高效性，應(yīng)用過(guò)程中，是各個(gè)媒體的集成化發(fā)展，具備全面性與直觀性特點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案相比，促進(jìn)較大優(yōu)勢(shì)。如果電子檔案無(wú)法得到安全保障，就要將紙質(zhì)進(jìn)行開(kāi)發(fā)與備份保存。電子方式的實(shí)現(xiàn)是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，在該階段，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，能夠?qū)崿F(xiàn)良好的發(fā)展需要。在目前建設(shè)與發(fā)展下，紙質(zhì)檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實(shí)現(xiàn)文化歸檔的統(tǒng)一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質(zhì)進(jìn)行備份，還能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展，使紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同儲(chǔ)存與使用。對(duì)于雙軌制，主要是信息在生成、運(yùn)轉(zhuǎn)期間實(shí)現(xiàn)的相互依存，它們隨著業(yè)務(wù)流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案，工作人員對(duì)重復(fù)文件進(jìn)行辦理，促進(jìn)了管理形式的全面化發(fā)展[3]。

3.2檔案管理流程

在新時(shí)期不斷進(jìn)步與發(fā)展下，電子商務(wù)、電子政務(wù)得以有效開(kāi)展，各個(gè)企業(yè)與事業(yè)單位在內(nèi)部也建立了相關(guān)辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進(jìn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合使用，達(dá)到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的作用。隨著國(guó)家檔案局對(duì)相關(guān)方法的推出，使紙質(zhì)檔案、電子檔案在良好的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)融合。在并存時(shí)期，檔案管理工作流程也產(chǎn)生較大變化。對(duì)檔案進(jìn)行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動(dòng)過(guò)程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲(chǔ)存工作等。在傳統(tǒng)方式下，基層檔案都是從外部、自身內(nèi)部引來(lái)的，其中，紙質(zhì)檔案比較多。所以，在對(duì)其管理期間，電子檔案中也含有紙質(zhì)檔案。在現(xiàn)代檔案管理中，需要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理，在執(zhí)行工作中，不僅在歸檔工作中更統(tǒng)一，在鑒定工作、整理工作以及儲(chǔ)存工作中都為更一致[4]。

3.3工作人員的能力

在新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)下，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效實(shí)施，還需要提高工作人員的能力和自身素質(zhì)。在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理期間，需要基于紙質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行思考，保證能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存和使用。紙質(zhì)檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的技術(shù)含量比較高。因?yàn)殡娮訖n案自身一定的技術(shù)特點(diǎn)和系統(tǒng)特點(diǎn)，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專(zhuān)業(yè)性與自身素質(zhì)都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

在新時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)下，為了應(yīng)用新型檔案載體，實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的智能化管理，在對(duì)檔案處理工作中，要求實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息系統(tǒng)的使用質(zhì)量與數(shù)據(jù)信息質(zhì)量存在緊密聯(lián)系，所以，要為數(shù)據(jù)信息格式設(shè)定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。在新型載體檔案得以廣泛應(yīng)用后期，促進(jìn)業(yè)務(wù)管理各個(gè)方面更標(biāo)準(zhǔn)十分重要。如：建立統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等。還需要為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)新型檔案信息載體格式的轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)，保證計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關(guān)的實(shí)施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲(chǔ)存工作等各個(gè)環(huán)節(jié)充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導(dǎo)致電子檔案的真實(shí)性存在較大限制，所以，需要建立相關(guān)的法律法規(guī)，確定出電子檔案的法律地位。

結(jié)束語(yǔ)

電子檔案成為當(dāng)今發(fā)展的主要趨勢(shì)，其含有的豐富內(nèi)容能夠?yàn)楣ぷ魈峁┬畔⒒A(chǔ)。對(duì)電子檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的保存工作，需要在技術(shù)、使用方法以及標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行改變，還需要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的充分融合。

參考文獻(xiàn)

[1]紀(jì)曉群,江媛媛,柳萍等.電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺(tái)世界,2013(29):15-16.

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[3]趙暉.城建電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理異同分析[J].城建檔案,2012(7):38-39.

篇（2）

一、正確認(rèn)識(shí)文書(shū)處理與檔案管理的關(guān)系

文書(shū)處理與檔案管理是文檔工作中緊密聯(lián)系的兩個(gè)階段。正確認(rèn)識(shí)和處理好兩者關(guān)系，使之有機(jī)結(jié)合，對(duì)于做好文檔工作及其重要。

（一）文書(shū)與檔案管理工作職責(zé)與任務(wù)不同

文書(shū)處理工作的主要職責(zé)是文件材料的制作、傳遞、使用、督辦、保存等。而檔案管理工作的主要職責(zé)是收集、整理、分類(lèi)、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和銷(xiāo)毀等。

（二）文書(shū)與檔案管理相輔相成

文書(shū)處理與檔案管理雖屬于文檔工作中不同的工作和階段，但兩者卻相輔相成、互為聯(lián)系。檔案工作是在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上，對(duì)有保存價(jià)值的各類(lèi)文件載體進(jìn)行歸檔、保管、利用，是文書(shū)處理工作的延伸。而通過(guò)歸檔工作可以發(fā)現(xiàn)平時(shí)文書(shū)處理中忽視的一些問(wèn)題，如：文件材料是否完整、齊全、規(guī)范，系統(tǒng)，是否屬于歸檔范圍之內(nèi)的，是否為同一年度的等，這些對(duì)各部門(mén)做好文書(shū)處理工作將會(huì)起到一定的促進(jìn)作用。

（三）做好文書(shū)工作，是提高檔案工作質(zhì)量的前提

收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，一般由部門(mén)文秘人員承擔(dān)。要做好檔案工作就必須首先做好文件材料的收集工作，文書(shū)工作做好了，就能為檔案工作提供良好的條件和基礎(chǔ)。因此，做好文書(shū)工作，是提高?n案工作質(zhì)量的前提。

二、文書(shū)與檔案管理工作容易忽視的問(wèn)題

（一）文件材料收集歸檔不完整齊全

歸檔材料不完整齊全。一是有些歸檔文件材料只有定稿，沒(méi)有修改稿。造成定稿缺乏相應(yīng)的依據(jù)，而這個(gè)依據(jù)就是領(lǐng)導(dǎo)修改的痕跡，是最有保存價(jià)值的東西。這樣以來(lái)發(fā)文原始稿件的保存就出現(xiàn)了漏存的現(xiàn)象。有些歸檔文件只有文頭，沒(méi)有附件，而這些附件往往是文件的核心所在，造成歸檔文件不完整，沒(méi)有查考的價(jià)值。二是由于文書(shū)人員工作的疏忽，造成文件重號(hào)、漏號(hào)等現(xiàn)象，給文件歸檔帶來(lái)了一些麻煩和困擾。三是由于部分人員缺乏檔案意識(shí)，為了完成任務(wù)而歸檔，僅僅只把手頭一些普發(fā)性的文件整理上交，而把一些有價(jià)值的檔案遺漏，如：部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、參加會(huì)議帶回來(lái)的一些重要的文件資料，導(dǎo)致有的材料經(jīng)久遺失，使文件材料無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

（二）文秘與檔案工作人員缺乏溝通，使檔案收集渠道還不夠暢通

文書(shū)工作與檔案管理分屬不同的主管部門(mén)管理，由于文秘人員在平時(shí)的工作中常常忙于本部門(mén)事務(wù)性工作，與檔案館（室）工作人員交集較少，很難做到相互溝通、步調(diào)一致，造成檔案收集渠道不夠暢通，以致運(yùn)行過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，使檔案材料得不到很好的收集。

（三）文秘人員歸檔意識(shí)淡薄

文書(shū)工作具有很高的時(shí)效性和很強(qiáng)的靈活性，職能部門(mén)工作人員往往面臨工作頭緒繁雜、任務(wù)重、壓力大，且多數(shù)文秘人員常常是身兼數(shù)職。一方面是要把主要精力投入到完成本部門(mén)的主要工作任務(wù)上，沒(méi)有把文件材料歸檔工作擺上議事日程中。另一方面是缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)的指導(dǎo)和培訓(xùn)，沒(méi)有獨(dú)立完成立卷歸檔的能力，甚至認(rèn)為把文件放在自己手邊使用起來(lái)更便捷，往往造成檔案延誤、遺漏或“玉”“石”不分，統(tǒng)統(tǒng)上交的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)文書(shū)處理與檔案管理工作的措施

（一）把好文書(shū)工作的審核關(guān)，保證歸檔文件的質(zhì)量

把好文書(shū)工作的審核關(guān)，是辦公室工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是保證文件質(zhì)量的重要一環(huán)。2012年4月，中辦和國(guó)辦聯(lián)合頒發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)[2012]14號(hào)），許多部門(mén)都認(rèn)真執(zhí)行，并按文件要求堅(jiān)持公文的審核制度，即：職能部門(mén)擬寫(xiě)的文件，先由部門(mén)負(fù)責(zé)人核稿簽字后交辦公室審核，再送主管領(lǐng)導(dǎo)審核會(huì)簽后交主管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后由辦公室登記文號(hào)，打印。審核人員負(fù)責(zé)把好文件的政策關(guān)、格式關(guān)、文字關(guān)，杜絕不規(guī)范、不符合歸檔要求的文件流入檔案，保證了歸檔文件的質(zhì)量。

（二）強(qiáng)化文檔人員的檔案意識(shí)，保證歸檔文件的完整

文秘人員主要負(fù)責(zé)部門(mén)的文書(shū)處理工作，如文件的核發(fā)、會(huì)議記錄的整理、各種信息的處理等文件材料的形成工作，文秘人員起著至關(guān)重要的作用。如文件編號(hào)不準(zhǔn)確，會(huì)議記錄不標(biāo)議題，出席人員只記姓等，所有這些不規(guī)范，不僅影響今后的文書(shū)歸檔工作、歸檔文件質(zhì)量，還大大影響歸檔工作效率。因此，作為文秘工作者，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理不只是檔案館（室）的事，而是文書(shū)工作的一部分，主動(dòng)把文件歸檔工作納入到自己的工作范疇之內(nèi)，積極支持并做好檔案工作。

檔案管理人員主要負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，除此之外，還包括檔案庫(kù)房的溫濕度、燈光、除塵等各種管理、檔案管理系統(tǒng)的安全與維護(hù)、檔案數(shù)據(jù)的各種備份等，不僅僅要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，還需要具備一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟練的檔案管理工作的技能，才可能對(duì)兼職檔案員的歸檔工作進(jìn)行正確的指導(dǎo)，只有這樣，文件材料的收集才會(huì)齊全、完整、系統(tǒng)。所以，檔案工作的質(zhì)量和管理水平的高低與文秘人員和檔案人員的檔案意識(shí)有著直接的關(guān)系。

篇（3）

關(guān)鍵詞：

醫(yī)院檔案管理;檔案管理;模式改革

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的提高與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了巨大變化。為了適應(yīng)時(shí)展的需要，醫(yī)院開(kāi)始重視檔案管理工作。和以往相比，醫(yī)院檔案管理水平有了顯著提升，但是仍存在諸多問(wèn)題，亟待改進(jìn)。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.醫(yī)院檔案分類(lèi)

在醫(yī)院檔案中，不僅涵蓋醫(yī)院的發(fā)展事件，還有諸多的研究成果記錄，能夠?yàn)獒t(yī)院的各項(xiàng)科研活動(dòng)提供豐厚的數(shù)據(jù)。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革工作穩(wěn)步推進(jìn)的過(guò)程中，構(gòu)建一套行之有效的檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的。當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院檔案主要涵蓋文書(shū)檔案、病歷檔案、人事檔案這三種。從管理模式上來(lái)看，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人事檔案的管理，檔案室負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的管理，而醫(yī)務(wù)處則負(fù)責(zé)病歷檔案管理。從管理方式上來(lái)看，包括手工操作與人工檢索，十分落手。除了這些檔案之外，隨著醫(yī)院的發(fā)展，各種醫(yī)療活動(dòng)增多，新增許多新的檔案類(lèi)別，比方說(shuō)院校附屬的教學(xué)醫(yī)院，會(huì)增加諸多教學(xué)檔案；與防疫部門(mén)聯(lián)合，會(huì)增加新的病歷檔案；和法律部門(mén)共同推出醫(yī)療法檢活動(dòng)，會(huì)新增案件檔案與訴訟檔案等。這些新的檔案出現(xiàn)，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院必須加快檔案管理工作改革的步伐，以適應(yīng)發(fā)展的需要。

2.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題分析

（1）標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)較為落后。因?yàn)獒t(yī)院檔案管理中所涉及到的內(nèi)容非常多，所以醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作也面臨著很多困難。很多醫(yī)院還沒(méi)有就信息化建設(shè)工作展開(kāi)統(tǒng)一的規(guī)劃，信息化建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化體系。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理軟件與檔案管理信息系統(tǒng)非常多，但是其兼容性普遍較差。在醫(yī)院的內(nèi)部，各個(gè)部門(mén)往往運(yùn)用獨(dú)立的系統(tǒng)，信息共享程度非常低，各種信息資源的利用度不高。（2）檔案信息化管理意識(shí)不強(qiáng)。隨著職能部門(mén)分工地不斷細(xì)化，各個(gè)部門(mén)在日常工作中會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，電子檔案流失的現(xiàn)象非常嚴(yán)重。很多人簡(jiǎn)單地認(rèn)為將檔案資料輸入電腦，能夠被查詢(xún)或者利用，檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息化，甚至還有人認(rèn)為傳統(tǒng)檔案被保管好就可以了，沒(méi)有必要花費(fèi)精力著手?jǐn)?shù)字化信息處理工作。這些落后的思想觀念均導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理發(fā)展停滯不前，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作效率。（3）檔案信息化建設(shè)匹配設(shè)施與人才配備不夠。很多醫(yī)院對(duì)于檔案信息化建設(shè)方面的投入不夠，電子檔案生成部門(mén)的各種設(shè)備非常落后，為配置與電子檔案管理相適應(yīng)的軟件與硬件。這導(dǎo)致電子檔案難以被長(zhǎng)期保存，丟失的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，給醫(yī)院帶來(lái)了巨大損失。很多部門(mén)未配置掃描儀等翻拍設(shè)備，導(dǎo)致電子檔案難以與紙質(zhì)檔案同步。與此同時(shí)，相關(guān)工作人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，普遍偏大，信息技術(shù)操作水平不佳，知識(shí)結(jié)構(gòu)未能夠更新。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，既具備檔案管理知識(shí)，又擁有計(jì)算機(jī)操作能力的復(fù)合型人才太少，這些都導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理水平低下。（4）電子檔案歸檔管理模式落后。當(dāng)前，醫(yī)院中涉及到電子檔案管理工作的部門(mén)非常多，但是各個(gè)部門(mén)還沒(méi)有就檔案管理出臺(tái)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，未制定出有效的工作程序。各個(gè)部門(mén)在電子文件歸檔的時(shí)候，存在歸檔范圍不清晰的問(wèn)題，缺乏有效的分類(lèi)方法及整理規(guī)則等。這些有可能導(dǎo)致部分非常重要的電子檔案被破壞或遺失，這不僅影響了醫(yī)院的工作效率，還有可能給醫(yī)院帶來(lái)巨大的損失。電子檔案歸檔管理模式十分落實(shí)，必然會(huì)影響到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作的穩(wěn)步推進(jìn)，導(dǎo)致醫(yī)院的信息化水平低下，難以適應(yīng)快速發(fā)展的時(shí)代。

3.云時(shí)代下醫(yī)院檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

隨著云時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院方面必須加快信息化建設(shè)工作。在多種新醫(yī)改政策之下，醫(yī)院以往信息孤島的情況不再，其必須逐步構(gòu)建起和社會(huì)與群眾密切相關(guān)的“醫(yī)療云”，以滿(mǎn)足廣大患者及家屬的需要。很多醫(yī)院已將將信息化建設(shè)納入到戰(zhàn)略發(fā)展中，然而醫(yī)院信息化建設(shè)與“醫(yī)療云”建設(shè)，不單單進(jìn)行靠各種數(shù)字化的設(shè)備，并非是構(gòu)建業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)那么簡(jiǎn)單，必須將醫(yī)院內(nèi)部的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理，再和新的電子檔案有效融合，逐步構(gòu)建起龐大的檔案信息庫(kù)，并和其他內(nèi)外系統(tǒng)有效地對(duì)接起來(lái)，如鄉(xiāng)村社區(qū)衛(wèi)生信息網(wǎng)、公共衛(wèi)生信息系統(tǒng)等，使得信息實(shí)現(xiàn)共享，醫(yī)院的信息資源能夠充分發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價(jià)值與社會(huì)價(jià)值。

二、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

綜合上文的有關(guān)內(nèi)容，筆者就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀展開(kāi)了研究，汲取當(dāng)前的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為可以從如下幾方面入手，提升醫(yī)院檔案管理水平。

1.實(shí)行資源的整合

對(duì)于醫(yī)院檔案而言，資源整合是非常有必要的，能夠提升各種信息資源的利用率，使之發(fā)揮更大的價(jià)值。針對(duì)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況，相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極推出完善的檔案管理制度，使得多個(gè)部門(mén)的檔案能夠有效匯總，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。比方說(shuō)醫(yī)院病歷檔案，其在醫(yī)院檔案中占有重要比重，數(shù)量龐大，且新增速度非?？?。病歷檔案具有一定的法律效力，其對(duì)醫(yī)患雙方都具有重大價(jià)值，其不單單是醫(yī)院內(nèi)部的資料，更是社會(huì)各界所共同監(jiān)督的一種法律文書(shū)。在保護(hù)患者與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益時(shí)，病歷檔案發(fā)揮著重要作用。在病歷檔案中，醫(yī)療診治的過(guò)程被詳細(xì)記錄，能夠體現(xiàn)出醫(yī)務(wù)人員的技術(shù)水平，也能夠展現(xiàn)出醫(yī)院的整體業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。在現(xiàn)代社會(huì)中，各種保險(xiǎn)、傷害認(rèn)定等對(duì)于病歷檔案的利用越來(lái)也高。為保障相關(guān)當(dāng)事人的隱私，還要杜絕超范圍使用。針對(duì)此，醫(yī)院就病歷檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理是非常有必要的，這有助于病歷檔案的完整與安全，能夠保障其憑證價(jià)值。

2.對(duì)體制進(jìn)行創(chuàng)新

一是采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)的方式。針對(duì)醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)狀況，應(yīng)構(gòu)建起檔案管理辦公室，全面負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理辦公室對(duì)相關(guān)部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督與考核。針對(duì)特殊性的檔案，其能夠集中進(jìn)行管理。部分與職能部門(mén)關(guān)系密切的檔案，可以放置于本部門(mén)管理，比方說(shuō)會(huì)計(jì)檔案等。當(dāng)技術(shù)力量不足的時(shí)候，可以將電子檔案置于技術(shù)力量強(qiáng)的部門(mén)。二是配置兼職或?qū)Ｂ毜臋n案管理人員。檔案管理對(duì)于管理人員的專(zhuān)業(yè)水平有著極高的要求。針對(duì)部分專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，或工作量大的部門(mén)，應(yīng)配置專(zhuān)職的檔案管理人員，確保責(zé)任到人，從而提升檔案管理的準(zhǔn)確度。

3.優(yōu)化服務(wù)

在當(dāng)前社會(huì)下，醫(yī)護(hù)人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想，以適應(yīng)時(shí)展的需要，檔案部門(mén)也應(yīng)如此。以往其為被動(dòng)的提供查閱服務(wù)，當(dāng)前是應(yīng)積極主動(dòng)地展開(kāi)宣傳工作。檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮檔案資料的教育與引導(dǎo)作用，使得檔案能夠在醫(yī)院的文化建設(shè)中實(shí)現(xiàn)價(jià)值。醫(yī)院的病歷檔案中蘊(yùn)含大量的臨床信息，能夠?yàn)榭蒲泄ぷ魈峁┯欣С帧ａt(yī)院檔案管理部門(mén)可以積極與相關(guān)院校等科研機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，使得這些病歷檔案能夠促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，為醫(yī)學(xué)研究做出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理改革工作所涉及到的內(nèi)容非常多，醫(yī)院方面應(yīng)發(fā)揮探索精神，積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整改革措施。針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的需要，醫(yī)院可以組織人員參加外部的各種檔案管理交流會(huì)，汲取有價(jià)值的部分，并與自身的實(shí)際狀況結(jié)合起來(lái)，摸索出新的管理方法。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)水平的不斷提高，電子化檔案管理蘊(yùn)含著巨大的價(jià)值。人們可以借助手機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)等多種路徑來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問(wèn)，醫(yī)院檔案信息管理統(tǒng)一化的優(yōu)勢(shì)將日益凸顯。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊

隨著社會(huì)的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化，日常辦公幾乎屬于無(wú)紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計(jì)算機(jī)上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質(zhì)文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強(qiáng)電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的高效、準(zhǔn)確、安全是我們?cè)跈n案管理工作中應(yīng)該著重思考的問(wèn)題。 電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實(shí)體檔案緊密聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的識(shí)別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。電子檔案的特點(diǎn)主要有：第一、信息不能人工識(shí)別，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記錄時(shí)都是采用人工可識(shí)別的符號(hào)，而電子檔案要通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換才能夠被人識(shí)別;第二、信息的存儲(chǔ)具有高密度性，節(jié)省了存儲(chǔ)的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無(wú)必然聯(lián)系，隨時(shí)可以分離，能夠復(fù)制存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，方便進(jìn)行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時(shí)間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術(shù)記錄檔案，保持了檔案的生動(dòng)性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處

電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實(shí)記錄才能保證電子檔案的真實(shí)可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過(guò)是通過(guò)信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案的信息進(jìn)行歸納，擴(kuò)大了信息容量，實(shí)現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時(shí)間上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時(shí)間隨時(shí)歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個(gè)過(guò)程結(jié)束后制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表格在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，在時(shí)間上缺少靈活性。由此可見(jiàn)，電子檔案隨時(shí)歸檔的好處是可以避免因時(shí)間問(wèn)題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案都是采用編碼對(duì)其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進(jìn)行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實(shí)、安全和完整。因此，在進(jìn)行電子歸檔時(shí)，必須要隨時(shí)進(jìn)行加密和認(rèn)證，以保證其真實(shí)有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的保管主要是以光盤(pán)或磁盤(pán)為載體，但是這類(lèi)載體易老化變質(zhì)，而且在更換介質(zhì)的過(guò)程中可能會(huì)影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質(zhì)文件不受損壞，在轉(zhuǎn)移的過(guò)程中不丟失，對(duì)人工的要求比較高[2]。因此，在對(duì)電子檔案進(jìn)行保管時(shí)，要求有關(guān)部門(mén)使用統(tǒng)一的格式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，必要的時(shí)候可以打印一份紙質(zhì)檔案作為備份。 電子檔案的查詢(xún)方式不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案在查詢(xún)使用過(guò)程中，可以在獲得權(quán)限之后，登錄檔案管理中心查閱相關(guān)信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢(xún)過(guò)程中，需要先向上級(jí)申請(qǐng)，獲得批準(zhǔn)后通過(guò)檔案號(hào)人工查找，浪費(fèi)了大量時(shí)間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊

采用電子檔案管理節(jié)省了大量時(shí)間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門(mén)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢(xún)使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當(dāng)今社會(huì)的低碳環(huán)保理念，無(wú)紙化辦公在節(jié)約了資金的同時(shí)，減少了樹(shù)木的采伐，保護(hù)了森林資源[3]。

然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國(guó)電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達(dá)國(guó)家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應(yīng)是一個(gè)重要的問(wèn)題。電子檔案還存在著易丟失或因時(shí)間問(wèn)題無(wú)法讀取的問(wèn)題，所以在管理過(guò)程中要注意對(duì)文件予以保護(hù)和備份。此外，在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對(duì)管理人員的技術(shù)提出了較高要求，要對(duì)電子檔案采取加密和設(shè)置防火墻等措施。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，推進(jìn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、準(zhǔn)確化管理，使之更好地服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

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中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-09-00-01

當(dāng)下正處于信息化時(shí)代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢(shì)，能夠有效地提高管理的效率，滿(mǎn)足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來(lái)越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來(lái)，電子檔案管理會(huì)被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對(duì)電子檔案管理的安全加強(qiáng)重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過(guò)程中，不會(huì)再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專(zhuān)門(mén)的管理軟件進(jìn)行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時(shí)間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時(shí)間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時(shí)間，可以隨時(shí)隨地進(jìn)行歸檔工作，沒(méi)有束縛。在此期間，文件的建立部門(mén)能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門(mén)進(jìn)行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認(rèn)證，為文件的歸類(lèi)等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對(duì)于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過(guò)檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門(mén)，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實(shí)施前做好具有標(biāo)準(zhǔn)性的表格等材料，以方便各部門(mén)之間的發(fā)放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個(gè)不同的檔案文件貼上不同的標(biāo)簽進(jìn)行專(zhuān)門(mén)歸檔，所以造成在程序上具有較復(fù)雜的特點(diǎn)。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因?yàn)樵谶M(jìn)行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會(huì)造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問(wèn)題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專(zhuān)門(mén)的文件管理部門(mén)，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進(jìn)行存儲(chǔ)。而傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對(duì)于保護(hù)環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢(xún)方式不同。對(duì)于電子檔案的查詢(xún)，需要一定的條件，只有滿(mǎn)足條件方可進(jìn)行正常的查詢(xún)。例如，查詢(xún)者只有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)注冊(cè)的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會(huì)員，才能被允許登陸查詢(xún)自己想獲得的各類(lèi)信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，再由專(zhuān)門(mén)的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢(shì)。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因?yàn)樵跉w檔的時(shí)間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時(shí)間，并且提高了檔案的保存以及查詢(xún)的效率。通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時(shí)間，采用專(zhuān)門(mén)的軟件對(duì)檔案的數(shù)據(jù)做好歸類(lèi)管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對(duì)紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻(xiàn)。由于減少了對(duì)紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對(duì)樹(shù)木的砍伐，有效地保護(hù)了森林資源，具有更加重要的意義。同時(shí)，采用電子檔案管理的方式能夠降低對(duì)訂書(shū)釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學(xué)技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來(lái)一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國(guó)雖然對(duì)于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒(méi)有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當(dāng)下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴(yán)重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因?yàn)槿绻陂L(zhǎng)期使用的情況下其很可能會(huì)造成無(wú)法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會(huì)引發(fā)文件丟失等問(wèn)題，給檔案管理工作帶來(lái)一定的麻煩。所以，當(dāng)下有關(guān)的電子檔案管理部門(mén)正在尋求各種方式的保護(hù)措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無(wú)法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護(hù)效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行傳輸?shù)倪^(guò)程中或在實(shí)施共享的時(shí)候，對(duì)于數(shù)據(jù)的安全保護(hù)問(wèn)題也是一項(xiàng)要考慮的問(wèn)題。當(dāng)下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來(lái)便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過(guò)程中很容易對(duì)其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強(qiáng)防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對(duì)于工作人員提出了較高的要求。因?yàn)樵跉w檔程序中具有較復(fù)雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對(duì)于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。

參考文獻(xiàn)：

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篇（6）

1.1 信息來(lái)源分散復(fù)雜

檔案資料通常來(lái)源較為分散，難免出現(xiàn)各個(gè)相關(guān)單位或管理部門(mén)移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無(wú)差異化的信息。因此，對(duì)于繁雜冗余的大量檔案資料，進(jìn)行科學(xué)的篩選、管理，合理的對(duì)具有重要價(jià)值的信息進(jìn)行選擇、發(fā)掘，就成為了一項(xiàng)重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過(guò)程繁瑣、主觀性強(qiáng)，浪費(fèi)大量人力物力。

1.2 檔案管理模式陳舊滯后

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足信息化時(shí)代的需要。過(guò)去的檔案管理制度對(duì)檔案移交、文件信息匯集、資料報(bào)送等操作要求周期長(zhǎng)、操作滯后，造成檔案信息老化、價(jià)值缺失、資料不全甚至無(wú)據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。

近年來(lái)，國(guó)家大力推進(jìn)信息化辦公進(jìn)程，然而在部分檔案管理部門(mén)，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。

1.3 人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變

在大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的新形勢(shì)下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動(dòng)性較低，部分管理人員服務(wù)意識(shí)差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實(shí)際工作中樹(shù)立正確的工作態(tài)度，無(wú)法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專(zhuān)業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問(wèn)題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

2.1 提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢(shì)的需要，也是檔案管理的必然趨勢(shì)。檔案資料涉及的所需信息來(lái)源廣泛、文件內(nèi)容復(fù)雜、檔案管理過(guò)程復(fù)雜繁瑣，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務(wù)，都需要人工方式進(jìn)行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復(fù)資源、需更新信息等等，時(shí)刻需要耗費(fèi)人力進(jìn)行及時(shí)處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問(wèn)題。將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，引入自動(dòng)化辦公流程，建立電子檔案管理機(jī)制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過(guò)軟件操作進(jìn)行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。

2.2 簡(jiǎn)化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升

信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡(jiǎn)化傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜、過(guò)程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無(wú)須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)所需信息進(jìn)行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機(jī)制

檔案管理工作機(jī)制的健全，是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先，要保障檔案管理制度與實(shí)際工作運(yùn)行條例的建立和健全。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，制定相應(yīng)的電子管理制度，與其他信息化管理?xiàng)l例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的政策落實(shí)。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各部門(mén)的組織配合，形成部門(mén)之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，積極應(yīng)對(duì)電子檔案管理的新形式，主動(dòng)提出問(wèn)題、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，共同解決問(wèn)題。對(duì)電子檔案文件應(yīng)制定新的政策細(xì)則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面的績(jī)效評(píng)估機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以加強(qiáng)，有意識(shí)的提高信息化建設(shè)方面所占的績(jī)效比例，以鼓勵(lì)檔案管理信息化建設(shè)的積極推進(jìn)。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，意味著對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)、擺正心態(tài)，夯實(shí)檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。同時(shí)，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對(duì)新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議；對(duì)管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解，將工作細(xì)則落實(shí)到切實(shí)操作中。

加強(qiáng)管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責(zé)任感和服務(wù)熱情。?魍車(chē)牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側(cè)重于檔案的保管而非檔案信息的服務(wù)。隨著檔案管理信息化的建設(shè)，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動(dòng)熱情的服務(wù)精神。

3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

篇（7）

長(zhǎng)久以來(lái)，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲(chǔ)相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過(guò)檢索手段就可查詢(xún)相應(yīng)信息資料，無(wú)需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過(guò)建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢(xún)的地質(zhì)資料信息庫(kù)，能夠?yàn)閱挝徊块T(mén)提供區(qū)域內(nèi)各類(lèi)地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢(xún)、可長(zhǎng)久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲(chǔ)形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對(duì)于地質(zhì)資源檔案這類(lèi)涉及信息門(mén)類(lèi)復(fù)雜的檔案來(lái)說(shuō)，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類(lèi)資源檔案的安全，同時(shí)，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時(shí)地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對(duì)于紙質(zhì)檔案管理者來(lái)說(shuō)，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來(lái)看，當(dāng)單位對(duì)某個(gè)區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時(shí)，或者是勘探出新的資源儲(chǔ)量、類(lèi)型等信息之后，就需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時(shí)就需要對(duì)檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動(dòng)錄入，在更新這些資料的時(shí)候也需要使用同樣的手段，這時(shí)就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對(duì)原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性?xún)?nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場(chǎng)所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無(wú)法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲(chǔ)空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲(chǔ)信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過(guò)去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過(guò)文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識(shí)，要對(duì)地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專(zhuān)家分析。而電子檔案能夠通過(guò)視頻和音頻形式存儲(chǔ)當(dāng)時(shí)專(zhuān)業(yè)的評(píng)價(jià)，這對(duì)獲取地質(zhì)信息之后對(duì)其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲(chǔ)空間上看，電子信息技術(shù)通過(guò)對(duì)信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤(pán)中，極大地降低了存儲(chǔ)空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來(lái)看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個(gè)方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對(duì)管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時(shí)，需要管理人員具備對(duì)其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對(duì)文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡(jiǎn)單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說(shuō)明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。盡管存儲(chǔ)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)多是由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫(kù)安全問(wèn)題，及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問(wèn)題。

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較

對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進(jìn)行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，降低其存在問(wèn)題帶來(lái)的影響，從而更好地進(jìn)行檔案信息化工作。存儲(chǔ)形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進(jìn)行比較，能夠更加清楚地認(rèn)識(shí)到兩者之間的差異。從風(fēng)險(xiǎn)視角來(lái)看，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)是以實(shí)物空間實(shí)現(xiàn)的，這種存儲(chǔ)形式受到紙張保存要求的限制，對(duì)其所在場(chǎng)所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案盡管存儲(chǔ)形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風(fēng)險(xiǎn)，其內(nèi)部的存儲(chǔ)元器件對(duì)所處環(huán)境的塵埃、磁場(chǎng)等因素都有著要求，一旦存儲(chǔ)元器件受到傷害，其保存的信息同樣會(huì)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，這是兩者在面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的相似之處。而兩者所面臨風(fēng)險(xiǎn)的不同則較為直觀，相對(duì)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案對(duì)物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達(dá)到長(zhǎng)久保存效果的物理場(chǎng)地進(jìn)行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進(jìn)行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲(chǔ)元器件對(duì)防塵、防磁場(chǎng)等方面也有著一定要求，目前大部分場(chǎng)所基本都能夠達(dá)到這種要求。也就是說(shuō)，除了極端塵埃和磁場(chǎng)的場(chǎng)所外，電子檔案存儲(chǔ)元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風(fēng)險(xiǎn)概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來(lái)看，紙質(zhì)檔案對(duì)管理環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，而電子檔案管理的要求則相對(duì)更為寬松。但同時(shí)必須注意到的一點(diǎn)是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對(duì)紙張?jiān)斐傻挠绊懯情L(zhǎng)時(shí)間的，不會(huì)瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會(huì)出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢(xún)方式的異同從查詢(xún)方式來(lái)看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢(xún)邏輯是一致的，兩者都是通過(guò)一定的查詢(xún)方式來(lái)定位信息所在存儲(chǔ)位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計(jì)算機(jī)進(jìn)行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時(shí)間等定位信息的存儲(chǔ)位置，進(jìn)而獲得所查詢(xún)的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢(xún)，電子檔案信息查詢(xún)能夠短時(shí)間內(nèi)定位到所需的信息，無(wú)疑是更為高效、精確的。當(dāng)然，電子檔案的這種高效、精準(zhǔn)查詢(xún)信息的優(yōu)勢(shì)也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢(xún)方式。這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢(xún)依靠人工實(shí)現(xiàn)，而人類(lèi)具有機(jī)器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢(xún)“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計(jì)算機(jī)所定位的只是單純的字段、指令，但是通過(guò)人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢(xún)者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。

檔案管理信息化對(duì)策

通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對(duì)比可以看到，對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化而言，要進(jìn)行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡(jiǎn)單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時(shí)考慮到當(dāng)前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對(duì)此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對(duì)策。強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因而各事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過(guò)對(duì)比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當(dāng)在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)?；谶@種觀點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)化工作不僅是對(duì)單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對(duì)接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過(guò)程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對(duì)部分類(lèi)型地質(zhì)資源檔案進(jìn)行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢(xún)比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的內(nèi)容，同時(shí)，對(duì)于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要?jiǎng)?wù)。另一方面，事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個(gè)管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲(chǔ)和使用這兩個(gè)主要過(guò)程，還要在建檔、存儲(chǔ)、銷(xiāo)毀等所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)銜接，通過(guò)信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。

強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡(jiǎn)單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個(gè)角度來(lái)看，這意味著在工作推進(jìn)的過(guò)程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過(guò)程中，對(duì)極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時(shí)，要對(duì)部分檔案進(jìn)行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當(dāng)作新增備份，同時(shí)電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點(diǎn)有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案?jìng)?cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過(guò)程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時(shí)紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實(shí)現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)檢索信息匱乏的不足。強(qiáng)化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過(guò)渡，可以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過(guò)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對(duì)比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過(guò)程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對(duì)此，研究認(rèn)為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、善于鉆研的人員進(jìn)行信息化管理培養(yǎng)。研究通過(guò)對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對(duì)策。當(dāng)下事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化的重視程度越來(lái)越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)兩者進(jìn)行直觀對(duì)比，能夠相對(duì)客觀地認(rèn)識(shí)到這一過(guò)程中的重點(diǎn)工作，并最大程度地規(guī)避工作開(kāi)展過(guò)程中的不利因素?；谶@一觀點(diǎn)，當(dāng)前事業(yè)單位在實(shí)際檔案管理信息化工作推進(jìn)中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

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[6]郭亞麗.電子檔案與紙質(zhì)檔案兩軌并存之思考[J].山西檔案,2019(02):132-133.

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1.創(chuàng)新管理工作理念，提高城建檔案管理發(fā)展水平。首先，合理，正確的給城建檔案管理定位。城建檔案館一直是城市建設(shè)的記錄者，城市建設(shè)技術(shù)作為創(chuàng)新信息技術(shù)的基礎(chǔ)，為城建檔案館提供社會(huì)功能的服務(wù)。因此，必須對(duì)檔案管理工作做出準(zhǔn)確定位，把城建檔案管理的創(chuàng)新置于我國(guó)的發(fā)展規(guī)劃中，并為其制定合理的指導(dǎo)方法，并對(duì)檔案管理工作做出明確的分工，進(jìn)而完善城建檔案管理的機(jī)制的相關(guān)措施，另外，還要加強(qiáng)城建檔案管理創(chuàng)新意識(shí)，在管理機(jī)構(gòu)和編制人員方面采取具體的分析方法，并做出適當(dāng)扶持，進(jìn)而促進(jìn)城建檔案管理的發(fā)展。而且，通過(guò)創(chuàng)新的管理理念和服務(wù)宗旨，對(duì)城建檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展情況相結(jié)合。然后，創(chuàng)新城建檔案的工作機(jī)構(gòu)。想要?jiǎng)?chuàng)新城建檔案的工作機(jī)構(gòu)，必須加強(qiáng)檔案的收集與整理。當(dāng)今這個(gè)信息時(shí)代，傳統(tǒng)的城建檔案館已經(jīng)不足以帶來(lái)強(qiáng)大的吸引力，有特色的檔案館不但可以提高城建檔案管理水平，還能促進(jìn)城建檔案的信息資源擴(kuò)大發(fā)展。而且，還要推進(jìn)城建檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，建立健全相關(guān)發(fā)展機(jī)制，促進(jìn)數(shù)字化發(fā)展，工作重心轉(zhuǎn)移到數(shù)字化上去，比如建立網(wǎng)上服務(wù)中心和查詢(xún)系統(tǒng)，方便檔案的查閱管理工作。最后，必須做好分類(lèi)整理工作，加快檔案的數(shù)字化管理，及時(shí)收集各類(lèi)信息并進(jìn)行整理，做好信息檢索并合理利用相關(guān)信息。適時(shí)更新檔案信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行采集、整理與加工，對(duì)檔案內(nèi)容的規(guī)范有一定保障，給城市建設(shè)提供一些高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.改革檔案管理服務(wù)，推動(dòng)城建檔案的工作效率。首先，就是建立專(zhuān)屬于城建檔案管理的服務(wù)平臺(tái)。信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案館也成為一種局域網(wǎng)，相關(guān)部門(mén)通過(guò)建設(shè)網(wǎng)站對(duì)檔案網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行建設(shè)，將檔案資源管理和實(shí)施單位結(jié)合起來(lái)，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進(jìn)行查找與閱讀，提供人性的服務(wù)。當(dāng)前的城建檔案管理現(xiàn)狀，大量檔案館在因特網(wǎng)開(kāi)展了網(wǎng)頁(yè)服務(wù)，服務(wù)模式逐漸成為主要形式。檔案工作人員必須立足于網(wǎng)站服務(wù)，加快信息資源的建設(shè)力度，尤其是重要文件的資源建設(shè)，更需要用電子閱讀的形式進(jìn)行管理與運(yùn)用，促進(jìn)城建檔案管理創(chuàng)新，加快城建檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，并朝著服務(wù)化的方向發(fā)展。其次，建立在線閱讀城建檔案的機(jī)構(gòu)點(diǎn)。在館內(nèi)查閱資料顯得落后而復(fù)雜，館內(nèi)檔案的數(shù)量太多，檢索時(shí)有一定難度，而且大部分資料都是原件，為了不損壞珍貴史料，應(yīng)該盡量減少翻閱次數(shù)，延長(zhǎng)資料的使用壽命。當(dāng)今社會(huì)在獲取信息是較為注重時(shí)間的，傳統(tǒng)的檔案館已經(jīng)根本不能滿(mǎn)足人們的需求。所以，在信息時(shí)代，必須創(chuàng)新檔案管理工作，將檔案館內(nèi)的資料上傳至網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)現(xiàn)代高科技手段的運(yùn)用，使得城建檔案為人們提供多方位，多層次新型服務(wù)。尤其是近期我國(guó)社會(huì)發(fā)展隨之加速，在檔案館中查閱資料的人也逐漸增多，為了便利查閱工作，必須順應(yīng)時(shí)展的新形勢(shì)，進(jìn)而提高工作效率，并建立有關(guān)的服務(wù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確對(duì)在線信息進(jìn)行更新和完善，給城建檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.對(duì)資源進(jìn)行補(bǔ)充，加強(qiáng)城建檔案的管理建設(shè)與項(xiàng)目建設(shè)。第一，要注重城建檔案的管理建設(shè)，將城建檔案資源的地位進(jìn)一步提升，為深化城建檔案管理工程項(xiàng)目做基礎(chǔ)，從根本抓起，積極做好監(jiān)督工作，全面從城建項(xiàng)目建設(shè)和相關(guān)會(huì)議及科研問(wèn)題做監(jiān)督和管理，并分類(lèi)進(jìn)行歸檔，進(jìn)而對(duì)珍貴檔案實(shí)行數(shù)字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數(shù)字化管理。而且，積極開(kāi)展城建檔案管理工作的活動(dòng)征集工作，進(jìn)而推動(dòng)城建檔案的創(chuàng)新管理建設(shè)。第二，培養(yǎng)建設(shè)出一批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。城建檔案管理不僅需要先進(jìn)信息技術(shù)的支持，還需要高素質(zhì)人才的配合。城市發(fā)展與人才培養(yǎng)是分不開(kāi)的，城建檔案也需要人才培養(yǎng)和支持。所以，必須具有打破傳統(tǒng)觀念的信心，改革創(chuàng)新管理方向，給城建檔案管理擴(kuò)展出一條嶄新的道路，提高創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)的管理意識(shí)，進(jìn)而促進(jìn)管理服務(wù)水平的提升。可以為員工提供一系列的實(shí)踐機(jī)會(huì)，為員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高人們的創(chuàng)新意識(shí)。城建檔案的管理工作人員不僅需要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該掌握現(xiàn)代的信息技術(shù)，強(qiáng)化為人民的觀念，將服務(wù)程度與現(xiàn)代化建設(shè)相適應(yīng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人才隊(duì)伍的高素質(zhì)建設(shè)，促進(jìn)現(xiàn)代社會(huì)和諧發(fā)展。

二、創(chuàng)新城建檔案管理工作的重要內(nèi)容

城市建設(shè)的迅速發(fā)展，將城建檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)也隨之提高，而且計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，涌現(xiàn)了一批電子文件和數(shù)字資料，導(dǎo)致新型的城建檔案管理不能在傳統(tǒng)的管理模式與創(chuàng)新手段中實(shí)現(xiàn)。因此，創(chuàng)新城建檔案的管理與服務(wù)，應(yīng)該建設(shè)現(xiàn)代化系統(tǒng)，可從以下幾個(gè)方面入手：

1.促進(jìn)城建檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。將城建檔案館進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，需要從庫(kù)房、館藏、檢索工具、規(guī)章制度、干部隊(duì)伍建設(shè)和服務(wù)職能方面加強(qiáng)建設(shè)工作。而且，還應(yīng)該把城建檔案的現(xiàn)代化硬件與軟件設(shè)施互相合理配合，并加強(qiáng)城建檔案的信息系統(tǒng)建設(shè)。特別是推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)管理的城建檔案信息，提升信息的運(yùn)用程度，進(jìn)而提高城建檔案的信息化。

2.強(qiáng)化城建檔案的數(shù)字化資源。城建檔案的數(shù)字化資源是城建檔案建設(shè)信息化資源的重要部分，相關(guān)部門(mén)正在努力建設(shè)城建檔案信息化。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展促進(jìn)了電子文件在城建檔案管理工作中的作用，及時(shí)對(duì)各類(lèi)文件的整理和分類(lèi)，并加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化儲(chǔ)存。

3.強(qiáng)化城建檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息資源，通過(guò)數(shù)字城建檔案館來(lái)加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。按照軟件系統(tǒng)將城建檔案的資料進(jìn)行收集與整理，并加以鑒定、檢索、利用、編研和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的多方位管理與控制，促進(jìn)城建檔案的管理工作，將城建檔案館為核心發(fā)展，進(jìn)而覆蓋館內(nèi)的應(yīng)用系統(tǒng)。強(qiáng)化文件的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)應(yīng)該先要制定目錄，并開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)，提高城建檔案的創(chuàng)新質(zhì)量，促進(jìn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的高效、高標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展，擴(kuò)大檔案館的信息數(shù)字化。因此，穩(wěn)抓城建檔案部門(mén)的信息化建設(shè)，在新時(shí)期的大好機(jī)遇下，將城建檔案管理工作與當(dāng)前社會(huì)相適應(yīng)，徹底開(kāi)發(fā)城建檔案的信息化，與時(shí)俱進(jìn)，積極探索適合城建檔案管理工作的新道路，積極開(kāi)創(chuàng)城建檔案管理工作的新現(xiàn)象。

篇（9）

通常情況下，檔案信息化建設(shè)便于檔案管理的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先通過(guò)相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建設(shè)的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過(guò)把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據(jù)計(jì)算機(jī)極小內(nèi)存，就能夠很好地把檔案資料保存下來(lái)。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時(shí)間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會(huì)發(fā)霉變質(zhì)，而檔案資料的也會(huì)遭到損壞，檔案資料也會(huì)因此失去價(jià)值。通過(guò)建設(shè)信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長(zhǎng)久有效的保存檔案信息。其次，建設(shè)信息化檔案能夠在很大程度上滿(mǎn)足閱讀者查詢(xún)檔案資料。傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的檔案資料積累之后，檔案資料會(huì)越來(lái)越多，在一定程度上加大閱讀者查詢(xún)檔案資料的難度，而通過(guò)信息化檔案閱讀者，只需要通過(guò)搜索關(guān)鍵字就能夠短時(shí)間內(nèi)找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發(fā)揮檔案資料所存在價(jià)值。最后通過(guò)建設(shè)檔案信息化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數(shù)都需要通過(guò)人工手動(dòng)完成，相關(guān)的資料收集、歸類(lèi)與保存都需要相關(guān)操作人員來(lái)進(jìn)行。這種模式極其消耗工作人員的時(shí)間與精力，而且工作人員在進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)難免會(huì)出錯(cuò)，導(dǎo)致檔案資料的準(zhǔn)確性有所降低。通過(guò)建設(shè)信息化檔案能夠有效地防止這一問(wèn)題的產(chǎn)生，相關(guān)技術(shù)人員只需將檔案信息歸來(lái)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的相關(guān)行列當(dāng)中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。

2檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，但是，仍有有許多相關(guān)單位并沒(méi)有對(duì)此非常重視，這也造成了在進(jìn)行相關(guān)建設(shè)過(guò)程中，仍有些許地方不夠完善。就當(dāng)前所存在較為顯而易見(jiàn)的操作人員技術(shù)問(wèn)題而言，當(dāng)前從事相關(guān)檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術(shù)不能夠滿(mǎn)足建設(shè)檔案信息化的需要，如操作人員對(duì)于電腦的使用方法不夠了解，無(wú)法高效使用電腦來(lái)進(jìn)行相關(guān)檔案管理工作。另外，相關(guān)操作人員對(duì)管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，沒(méi)有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒(méi)有能夠清楚自身職責(zé)所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價(jià)值。這些原因都會(huì)很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價(jià)值。

3檔案信息化建設(shè)相關(guān)介紹

檔案信息化所包含的內(nèi)容具有多樣性，從大范圍角度來(lái)說(shuō)，檔案信息化所指的是結(jié)合各個(gè)行業(yè)的檔案資料通過(guò)準(zhǔn)確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內(nèi)容涵蓋了經(jīng)濟(jì)、文化以及政治方面的資料。將各種資料進(jìn)行準(zhǔn)確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來(lái)說(shuō)，檔案信息化就是指通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類(lèi)，能夠使閱讀者在進(jìn)行閱讀檔案資料的過(guò)程中更為方便，給閱讀者帶來(lái)更具真實(shí)性、多樣性的檔案資料。通過(guò)檔案信息化建設(shè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠有效地把許多現(xiàn)代化的檔案資源結(jié)合在一起，通過(guò)合理地歸類(lèi)能夠使得閱讀者極為方便查詢(xún)最具現(xiàn)代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發(fā)揮作用，服務(wù)社會(huì)以及大眾。

4改進(jìn)檔案管理的建議與方法

4.1注重檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)與技術(shù)培養(yǎng)

優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關(guān)部門(mén)與相關(guān)人員參考。所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)牢記檔案信息化管理的最終目的，加強(qiáng)自身服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持服務(wù)相關(guān)部門(mén)與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價(jià)值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價(jià)值，使得檔案資料能夠更好的服務(wù)社會(huì)大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時(shí)加強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)信息化檔案需要相關(guān)工作人員具有足夠的專(zhuān)業(yè)才能得以實(shí)現(xiàn)，信息化檔案管理相關(guān)工作需要具有較高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，對(duì)檔案信息化管理具有重大意義。

4.2提高檔案信息管理水平

在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件能夠加快信息化檔案建設(shè)進(jìn)程。通過(guò)相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應(yīng)加大檔案信息化所用設(shè)備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺(tái)系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動(dòng)的開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)。建設(shè)電子檔案是信息化檔案建設(shè)的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來(lái)實(shí)際效益，但是能夠在服務(wù)社會(huì)的同時(shí)發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)越來(lái)越多的電子檔案形成時(shí)，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問(wèn)題。通過(guò)合理地選擇相關(guān)計(jì)算機(jī)管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關(guān)鍵所在，但是也需要強(qiáng)化相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對(duì)提高管理質(zhì)量起到重要作用。

4.3加強(qiáng)檔案信息管理

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)提前制定好相關(guān)工作流程，在整個(gè)建設(shè)過(guò)程中都應(yīng)保持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設(shè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前社會(huì)需求進(jìn)行規(guī)劃，在構(gòu)架檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)時(shí)，應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)所具有的擴(kuò)展性、靈活性等特點(diǎn)，以結(jié)合社會(huì)需求，拓展開(kāi)發(fā)相關(guān)功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設(shè)施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開(kāi)展。信息化檔案管理相關(guān)人員應(yīng)從以往的實(shí)物檔案管理向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變。管理具有多樣性、多渠道、實(shí)時(shí)性的檔案信息化資料，另外應(yīng)注重對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，同時(shí)逐步改革相關(guān)培訓(xùn)與考評(píng)，提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)相關(guān)管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來(lái)了巨大的便利。采用相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不僅能夠使得檔案資料更具真實(shí)性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。

5結(jié)語(yǔ)

通過(guò)建設(shè)信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統(tǒng)的方式通過(guò)紙張來(lái)進(jìn)行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿(mǎn)足不了當(dāng)今社會(huì)的需求。因此，建設(shè)信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，相關(guān)管理單位應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合社會(huì)需要，構(gòu)建高效的檔案信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時(shí)也要注重相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，從而更好地推動(dòng)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。

作者:蘭志芳 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市中心醫(yī)院

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篇（10）

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，90%以上的文件產(chǎn)生方式均為電子化，電子檔案的產(chǎn)生也變得更為普遍化。紙質(zhì)文件和電子文件共存是同一份文件依托不同的載體而進(jìn)行利用，紙質(zhì)文件和電子文件是一對(duì)一存在的，想要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件可以通過(guò)以下2種方式來(lái)完成：（1）由計(jì)算機(jī)生成調(diào)子文件，然后通過(guò)打印形成紙質(zhì)文件；（2）將紙質(zhì)文件通過(guò)掃描手段之后再進(jìn)行數(shù)字化處理，從而形成電子版本。1.1對(duì)電子檔案認(rèn)識(shí)不夠充分，收集不夠完整電子文件相對(duì)于紙質(zhì)文件而言是一項(xiàng)新生的事物，人們對(duì)于電子文件的功能和作用沒(méi)有得到充分的認(rèn)識(shí)，尤其是先前比較熟悉傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的管理者，沒(méi)有及時(shí)準(zhǔn)變好觀念，繼而將更多的精力和注意力放在紙質(zhì)文件的管理上，對(duì)于電子文件的管理不夠引起重視，最終造成文件資料收集不夠完整情況出現(xiàn)。舉例來(lái)說(shuō)，各個(gè)檔案形成部門(mén)從計(jì)算機(jī)形成電子文件，在歸檔時(shí)將電子文件打印成紙質(zhì)文件之后移交給檔案管理部門(mén)。但是，當(dāng)檔案部門(mén)歸檔之后，需要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描之后將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，此舉不僅僅造成了人力物力財(cái)力等資源的浪費(fèi)，還使得電子文件的使用被限制。1.2電子檔案管理過(guò)程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，電子檔案不斷豐富了檔案的表達(dá)結(jié)構(gòu)和表達(dá)性能，而且也把安全性方面會(huì)出現(xiàn)的漏洞賦予在電子檔案管理上面。電子檔案在制作和傳輸中帶來(lái)方便的同時(shí)，還帶來(lái)了安全信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2.紙質(zhì)檔案、電子檔案的基本特點(diǎn)

2.1紙質(zhì)檔案的基本特點(diǎn)（1）依附性。由于信息與遭踢之間的統(tǒng)一，構(gòu)成了紙質(zhì)檔案原始記錄性的特點(diǎn)，此種方式不僅僅體現(xiàn)在存儲(chǔ)介質(zhì)的原始真實(shí)性方面，而且還體現(xiàn)在原始依附性上面。在傳統(tǒng)介質(zhì)上，載體與信息之間是密不可分的，只有通過(guò)依附在紙張上的文字和形式等才能夠了解承載到上面的信息；（2）耐久性。實(shí)踐研究證明，紙張能夠長(zhǎng)期保存好檔案文獻(xiàn)。紙質(zhì)具有很強(qiáng)的耐久性，在一定條件下發(fā)生水解反應(yīng)時(shí)，不難發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案能夠延長(zhǎng)到上百年左右或者上千年的時(shí)間；（3）原始憑證性。從發(fā)展過(guò)程中來(lái)看，紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時(shí)使用的文件直接轉(zhuǎn)化過(guò)來(lái)的，記錄的歷史情況和資料等比較客觀，具有令人信服的憑證作用。2.2電子檔案的基本特點(diǎn)（1）豐富性。電子檔案信息存儲(chǔ)具有豐富性特點(diǎn)，電子檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)主要是：①磁帶；②光盤(pán)；③磁盤(pán)等。電子檔案信息中的高密度性特點(diǎn)使得電子檔案信息的存儲(chǔ)量變得越來(lái)越豐富，相比起紙質(zhì)媒體而言，存儲(chǔ)的信息不僅僅能夠簡(jiǎn)化各種信息檔案管理環(huán)節(jié)，而且還能夠保存大量的空間；（2）生動(dòng)形象性。隨著網(wǎng)路技術(shù)的發(fā)展，多媒體信息和電子檔案互相融合之后，通過(guò)視頻和數(shù)字代碼等形式來(lái)存儲(chǔ)信息的原來(lái)形態(tài)，不僅僅能夠反映出信息的動(dòng)態(tài)化，而且能夠改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的單一性；（3）準(zhǔn)確性。由于電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，通過(guò)記錄代碼或者數(shù)組等形式，對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)或者編輯處理，從計(jì)算機(jī)逐漸轉(zhuǎn)換成可聽(tīng)或者可視信息，最終能夠廣泛提高檔案信息開(kāi)發(fā)工作中的各種處理能力；（4）共享性。網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展讓檔案的全方位建立成為可能，電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以隨時(shí)更換檔案信息內(nèi)容，繼而得到最新的檔案管理信息，與此同時(shí)擺脫空間和時(shí)間的制約，在不同的時(shí)間以及不同的地點(diǎn)進(jìn)行共享成為可能，讓人們能夠從第一時(shí)間獲得自己想要的文件資料信息?？偠灾?，電子檔案有效縮短了查檔案的管理實(shí)踐，廣泛提高工作效率，降低工作強(qiáng)度。

3.紙質(zhì)檔案和電子檔案的主要缺點(diǎn)

紙質(zhì)檔案的主要缺點(diǎn)表現(xiàn)在：（1）同一實(shí)踐和同一地點(diǎn)只允許一個(gè)人使用，而不能夠?qū)⑿畔①Y源共享；（2）投入的人力比較多，工作量比較大且工作效率整體較為低下；（3）相同成果占用的空間比較大，給管理者帶來(lái)很大不便，管理手段相對(duì)而言比較落后。電子檔案的主要缺點(diǎn)表現(xiàn)在：（1）電子文件可以被修復(fù)，可以被復(fù)制，但是修復(fù)之后不會(huì)留下痕跡，也就意味著電子文件的原始性無(wú)法得到取證；（2）由于電子文件具有依賴(lài)性，所以導(dǎo)致電子檔案不能夠被之間進(jìn)行觀看和閱讀等；（3）電子檔案的共享性會(huì)造成檔案信息的泄露，安全性也不夠高；（4）電子檔案對(duì)于環(huán)境的抗病毒和抗破壞要求比較高，電子檔案中的存儲(chǔ)介質(zhì)壽命比不上紙質(zhì)檔案。