時間：2023-07-24 16:34:14
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇數(shù)字化檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關的問題，而這些技術又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網(wǎng)絡使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會主流文化接軌的象征。
（二）檔案管理目的更加多元化
數(shù)字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協(xié)助單位預測發(fā)展目標，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應的檔案服務，也不能通過檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠實現(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡平臺上實現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調(diào)用檔案”、“實現(xiàn)服務性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發(fā)展的基本面貌。
二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問題
檔案數(shù)字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數(shù)字化檔案管理的進程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問題入手進行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗，總結目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。
（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配
現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當?shù)?，這導致大多數(shù)檔案管理工作人員對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認為數(shù)字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。
（二）檔案資料的保管過程中的科技風險難以避免
在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術是檔案管理工作中必須的一個環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術漏洞十分容易導致檔案安全問題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發(fā)不完善的，畢竟應用于檔案管理的軟件是近幾年才開發(fā)出來的，軟件的穩(wěn)定性、對病毒甄別的能力都還在研究當中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經(jīng)常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡傳輸?shù)倪^程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡本身的漏洞和計算機編碼技術的高速發(fā)展，在不具備高級防護系統(tǒng)和專業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡攻擊輕則導致檔案信息丟失，重則導致整個檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。
（三）檔案管理工作的復雜性容易導致程序問題
檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個檔案被重復錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統(tǒng)中檔案重復錄入的問題很容易導致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。
三、完善檔案數(shù)字化管理的方法
（一）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力
要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業(yè)能力對檔案管理工作的促進作用。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業(yè)技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優(yōu)秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據(jù)檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結構和專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。
（二）完善檔案安全維護體系
應建立健全安全技術防范系統(tǒng)，積極應用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術，照片修復技術，電子信息恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供技術支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時轉換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請計算機技術人員對單位檔案安全系統(tǒng)進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計算機技術人才，專門負責數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應該重視對員工的檔案安全維護教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務的同時為檔案安全負起責任，從檔案使用和保管的細節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風險。
（三）制定標準化檔案管理工作規(guī)則
目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發(fā)現(xiàn)一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響單位對檔案數(shù)字化建設的信心，也影響了檔案工作人員對數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實際情況，制訂統(tǒng)一的格式標準和檔案管理業(yè)務規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實際應用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結合行業(yè)、地域環(huán)境等實際制定并認真落實好《檔案管理標準》、《檔案館工作標準》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標準化的基本方法。
中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類悠久的歷史來看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發(fā)生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國發(fā)現(xiàn)的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對于如今這個科技發(fā)展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學化。而“數(shù)字檔案”毫無疑問成為了當今檔案領域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。
1 數(shù)字檔案的主要特點
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時展的必然結果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢。
1.1 數(shù)字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤可貯存650～700M字節(jié)；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的。再說大家現(xiàn)在的實踐活動的范圍相當廣，勞動對象相當復雜，實踐的節(jié)奏相當快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質(zhì)載體。
1.2 數(shù)字檔案安全性高
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會很難復原；數(shù)字檔案與其相比會方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。
1.3 數(shù)字檔案的使用效率高
紙質(zhì)檔案管理在實際應用時會出現(xiàn)查找不便的問題。例如在查找某所學校學生學籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計算機、數(shù)碼相機、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡單、存儲多且方便的優(yōu)點，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當多的機關、企事業(yè)單位正在實現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化，網(wǎng)絡辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢，這樣就不可避免地會形成大量的數(shù)字檔案。
2 數(shù)字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認知度
從歷史的發(fā)展來看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時期。由于當時技術有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時間，隨著造紙技術的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以內(nèi)心會覺得紙質(zhì)記錄是最安全的；對于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問題
數(shù)字檔案作為一種通過計算機磁盤等設備記錄儲存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學習能力還是較好的，而對于一些年紀大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑
紙質(zhì)檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計算機的環(huán)境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。
3 數(shù)字檔案管理問題的解決方式
數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦?，對于其存在的不足之處，筆者認為應從以下幾個方面入手予以解決。
首先，應當加強宣傳，使人們對數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡世界日益發(fā)達，越來越多的人通過網(wǎng)絡和計算機獲取更多的有效信息，而對數(shù)字檔案進行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡和計算機的力量。通過使用數(shù)字檔案，使相關部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數(shù)字檔案的運用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢被更多人所接受。
其次，可以將網(wǎng)絡計算機行業(yè)、軟件開發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個行業(yè)相結合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強的文件儲存格式。
再次，各檔案管理部門在利用數(shù)字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網(wǎng)絡安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時，相關管理部門要根據(jù)檔案密級為社會提供服務。
最后，應當提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應當注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數(shù)字檔案的原始性新設立了相關制度。
由上述可知，時代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應當今社會發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數(shù)字檔案在實際應用中會出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來的發(fā)展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數(shù)字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務。
參考文獻
[1] 吳寶康.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，1988.
中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世紀是一個信息技術發(fā)展日新月異的時代，信息技術在各個行業(yè)各個方面的運用已經(jīng)越來越普遍，并逐漸成為各個行業(yè)競爭的有力技術手段已經(jīng)各方面進步和發(fā)展的不竭動力。而對于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來說，計算機技術、網(wǎng)絡技術等數(shù)字化技術的變革的沖擊，為其帶來了巨大的機遇以及挑戰(zhàn)，正確的認識檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，并使其向數(shù)字化的方向發(fā)展，使得檔案管理更加的系統(tǒng)、及時、準確和高速，從而實現(xiàn)對資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進檔案管理行業(yè)的發(fā)展，減小管理工作過程中的工作量及難度。
一、我國檔案管理的現(xiàn)狀
我國檔案管理是以服務社會主義現(xiàn)代化建設檔案資源為目的，其主體是依據(jù)《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實現(xiàn)諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲功能、宣傳功能以及傳播功能。同時在我國這樣一個歷史悠久，古文化燦爛的國度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發(fā)展。發(fā)展到現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡技術、通訊技術等信息技術的進步和發(fā)展，對檔案管理也產(chǎn)生了極大的影響。近年來，檔案管理過程中信息化、數(shù)字化技術得到了成功地應用，使得檔案管理方面產(chǎn)生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產(chǎn)出，以及計算機技術下紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進步，促進了檔案包含信息內(nèi)容的加速，并逐漸出現(xiàn)檔案管理對象檔案實體與檔案信息管理工發(fā)生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，必然會導致不同區(qū)域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數(shù)字化技術，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動中的檔案館”，建立起全國乃至全世界范圍內(nèi)的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。
二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容及特點
信息化建設的關鍵是實現(xiàn)信息資源的共享以及高效的利用，無論從哪個方面來說檔案都是信息資源的中心，因而對檔案規(guī)范化以及標準化的管理已受到社會各行各業(yè)的廣泛關注。正是在這樣的背景下，為適應各行業(yè)發(fā)展的客觀需求，數(shù)字化檔案管理運用計算機網(wǎng)絡技術并結合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對文字檔案、圖像檔案等檔案形勢進行數(shù)字化的管理，全面的管理，并進一步實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無縫銜接。數(shù)字化檔案管理是由若干年前西方“數(shù)字化圖書館工程”的概念演變而來，是一種利用多種計算機多媒體技術的新型檔案管理形式，基于高速網(wǎng)絡實現(xiàn)跨庫檢索并對海量檔案信息庫群進行管理。
數(shù)字化檔案管理包括諸多方面的內(nèi)容，主要可完成以下工作：首先是以計算機網(wǎng)絡技術，多媒體技術以及現(xiàn)代通信技術為基礎，建立起能過在外部進行信息調(diào)整的公共網(wǎng)絡系統(tǒng)。其次是將不同時期、不同類別的檔案信息庫以及多種其他信息庫作為基礎信息，形成能夠將傳統(tǒng)檔案信息轉化，自動生成電子檔案的數(shù)據(jù)庫形式。再則是實現(xiàn)智能處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫到知識庫的轉變，并運用自然語言進行全網(wǎng)絡的檔案搜索，實現(xiàn)檔案信息的全網(wǎng)絡共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
數(shù)字化檔案管理作為一種基于互聯(lián)網(wǎng)的分布是檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同的需求提供各類檔案信息服務，數(shù)字化檔案管理主要有以下幾種特點及優(yōu)勢：
1、實現(xiàn)經(jīng)濟效益的提高。
如今，社會經(jīng)濟得到的飛速的發(fā)展，造成現(xiàn)實的辦公效率難以應付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統(tǒng)辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來解決這些問題的手段，這種方法造成企業(yè)管理成本大幅度的增加，相反數(shù)字化檔案管理一改傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息，將其轉化為機讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費用，節(jié)約了大量實體空間，還能有效地方便查詢，進而避免了印制紙質(zhì)資料而造成的浪費和成本的增加。
2、實現(xiàn)辦公效率的提升
數(shù)字化檔案管理能夠做到資料的及時歸納和盡早利用。譬如，在企業(yè)人事管理的過程中，需要管理對象眾多，并且有極大的流動性和負責性，員工調(diào)動，退休等都會伴隨著檔案的移動，要想一絲不茍地準確記錄和了解這些動態(tài)的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數(shù)字化的檔案管理方式，通過計算機網(wǎng)絡就能輕松準確的統(tǒng)計這些信息，同時回過頭來要想查詢這些信息也是什么的簡單和方便，可以使得相關的工作人員做到對所有信息進行實時的控制和處理。并且，由于計算機技術以及信息都不受物理空間的限制，因而數(shù)字化的檔案管理更是能實現(xiàn)檔案的無界性，由此檔案庫也由實體的檔案館變?yōu)榭晒╇S時隨地利用的信息處理中心。
3、實現(xiàn)檔案的高效利用
傳統(tǒng)的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內(nèi)進行的，而且是以紙質(zhì)材料為載體的，這樣給使用者帶來了諸多不便，然而數(shù)字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網(wǎng)絡化的檔案管理更是能使使用者不受時間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。
三、數(shù)字化檔案管理建設應注意的問題
數(shù)字化檔案管理能給我們帶來諸多方面的便利，但與此同時也存在著多個方面的問題和有待克服的困難，為了實現(xiàn)全面檔案管理的數(shù)字化建設在，實踐過程中應注意一下幾個方面的問題：
1、系統(tǒng)工程的構建
我們必須認識到檔案管理數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)的工程，它包括設計、開發(fā)、整理等多個方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當大的工作量，所需要的設備也是多種多樣。為了提高管理系統(tǒng)的效率還應管理查詢系統(tǒng)的設置以達到資源查詢及共享的目的，并進一步開發(fā)操作系統(tǒng)、加密系統(tǒng)等已全面提高檔案管理的水平。
2、保證檔案的安全性及可靠性
運用計算機技術的數(shù)字化檔案管理最重要的一點就是安全性的保證，全網(wǎng)絡資源共享對其安全也提出了更高的要求?，F(xiàn)在網(wǎng)絡技術發(fā)展迅速，應注意及時更新保護系統(tǒng)以保證管理系統(tǒng)的安全運行，防止其被惡意破壞或侵入。
3、注意與辦公系統(tǒng)的高效銜接
近年來，房產(chǎn)市場不發(fā)展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案的促進社會發(fā)展功能。隨著計算機網(wǎng)絡技術不斷在檔案管理中得以運用，激發(fā)了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發(fā)揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這也是檔案管理發(fā)展的必然方向。
1 現(xiàn)階段我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的任務
1.1 形成數(shù)字化管理思維
我國住房制度改革日漸深化，房地產(chǎn)檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產(chǎn)檔案管理工作轉型，管理模式已經(jīng)由封閉型轉管理模式轉變?yōu)殚_放型管理模式。在新形勢下，房地產(chǎn)檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉變?；诖?，要適應社會的發(fā)展，將數(shù)字化的管理理念應用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成數(shù)字化管理思維。
1.2 明確各構建階段的內(nèi)容與任務
數(shù)字化管理檔案館是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然方向，體現(xiàn)在檔案管理的每一個管理環(huán)節(jié)當中。研究表明，房地產(chǎn)數(shù)字化檔案館的構建分成不同的發(fā)展階段：
（1）檔案館業(yè)務自動化管理階段，充分利用現(xiàn)代化信息技術實現(xiàn)各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化管理。
（2）館藏檔案的數(shù)字化發(fā)展階段，完善網(wǎng)絡，通過檔案館局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現(xiàn)資料和信息的共享網(wǎng)，實現(xiàn)由紙質(zhì)文檔向數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的轉換與保存。
（3）數(shù)字房地產(chǎn)檔案館的網(wǎng)絡化建設階段會將各檔案館的聯(lián)網(wǎng)，全面數(shù)字化。
1.3 制定與長期堅持構建原則
實踐證明，改革與創(chuàng)新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化方面，主要有以下幾方面：
（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。
（2）需求導向，應用促發(fā)展，明確構建目的、房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的服務對，以及為什么要構建數(shù)字化檔案管理.
（3）整合資源，機制創(chuàng)新，注意現(xiàn)有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內(nèi)容及創(chuàng)新，使管理數(shù)字化有效實現(xiàn)。
（4）防管結合，保障安全，構建數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關注。
2 我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略
直管公房等保障房是我國房地產(chǎn)檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略中的重點。
2.1 建立健全各項規(guī)章制度
直管公房等保障房檔案管理制度的建設是檔案收集完整、系統(tǒng)、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責任制、管理人員培訓制度，等等。
2.2 加強檔案數(shù)字化工作
首先，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調(diào)查和搜集，對房產(chǎn)檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內(nèi)容要精確簡潔，應精簡檔案中的不必要內(nèi)容。最后，保證檔案資料內(nèi)容清晰，排序也符合規(guī)定；數(shù)字化后，還應對信息質(zhì)量進行檢查。
2.3 實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存
直管公房等保障房的檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容、新發(fā)展，有許多問題需要解決：如數(shù)字化檔案中信息歸納問題、檔案的執(zhí)行憑證問題、數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規(guī)范化問題，等等。因此，必須在相當時間內(nèi)，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。
2.4 加強前期資料的收集
據(jù)我國相關法律規(guī)定，房產(chǎn)檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發(fā)揮憑證作用時出現(xiàn)證據(jù)無效和證據(jù)不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發(fā)現(xiàn)錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。
2.5 注重人才的培養(yǎng)
從直管公房等保障房檔案管理未來發(fā)展來看，只懂得計算機技術和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現(xiàn)代化發(fā)展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設具有專業(yè)管理能力的復合型人才隊伍，實現(xiàn)直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才才能適應社會經(jīng)濟的發(fā)展，積極面對挑戰(zhàn)，解決問題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實現(xiàn)減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產(chǎn)檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發(fā)展。
2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺
為了支持直管公房等保障房檔案管理數(shù)字化的有效、高效，還應積極建設信息系統(tǒng)管理平臺，應做到以下幾點：
（1）以網(wǎng)絡全程監(jiān)控，實行申請調(diào)查、審核登記、批準發(fā)放等保障房申購程序的全面監(jiān)管。
（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。
（3）設置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。
（4）實行數(shù)據(jù)自定義管理，開通業(yè)務提醒，提倡業(yè)務流程查詢，時限控制系統(tǒng)。
（5）建立資源共享系統(tǒng)，加強與其他相關房產(chǎn)管理機構的溝通聯(lián)系。
參考文獻
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[2]玄藝.蘭論房產(chǎn)檔案室的數(shù)字化建設[J].中華教育周刊，2003（6）.
[3]黃禹康.關于房地產(chǎn)檔案館信息化建設的調(diào)查與思考[J].中國房地產(chǎn)，2004（04）.
作者簡介
中圖分類號：F299.23；G270.7
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術的發(fā)展，數(shù)字化技術運用到人們工作和生活的許多個方面，在檔案管理中，數(shù)字化也得到了極大的運用。檔案管理的數(shù)字化就是在檔案管理過程中利用計算機技術和信息技術，使檔案變成數(shù)字化和網(wǎng)絡化的利于管理和處置的電子檔案。采用數(shù)字化的存儲方式，能夠節(jié)約大量的存儲空間，方便檢索，便于保存，對于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數(shù)字化的運用中，要堅持真實性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數(shù)字化管理的效率。
一、檔案管理數(shù)字化的意義
實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理是十分必要的，檔案管理數(shù)字化技術的運用主要是指利用計算機、數(shù)字攝影和掃描等先進技術，將檔案資料以數(shù)字化信息的形式進行保存并加以利用，形成系統(tǒng)的檔案管理信息庫，進一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。方便快捷的檔案數(shù)字化管理將改變以往傳統(tǒng)的管理模式，有效地提高管理效率。
檔案管理數(shù)字化主要具有兩個方面的意義。一是數(shù)字化能夠節(jié)約檔案管理的空間。紙質(zhì)檔案比較厚重，占據(jù)較大的空間，保存紙質(zhì)檔案需要較大的場地，在保管的過程中，對于庫存的條件要求比較高，在搬運的過程中需要的人力財力也比較高。而采用數(shù)字化的存儲，更夠有效的節(jié)約存儲的空間，存儲較為便捷。二是數(shù)字化資源方便檔案的處置和共享。采用數(shù)字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進行查閱下載，這有利于對檔案資源行進行有效的管理和處置，以達到檔案資源的高度共享。
二、檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀和問題
雖然我國進行檔案的數(shù)字化管理的時間還不是很長，但也取得了可喜的進步，自上個世紀九十年代行業(yè)實行檔案數(shù)字化管理以來，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉變，既保護了檔案信息，又加快了檔案的開發(fā)和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數(shù)字化技術的運用還是一個不穩(wěn)定的、易出現(xiàn)問題的新事物，這也體現(xiàn)了事物發(fā)展的普遍規(guī)律，發(fā)展都需要過程，不會一蹴而就。所以，對于不成熟的檔案管理數(shù)字化管理工作而言，并不是十全十美。當今檔案管理數(shù)字化技術的運用所出現(xiàn)的問題可以歸納為以下幾點。
（一）檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)不健全
檔案數(shù)字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。從檔案的存儲管理和利用都有著一套較為便捷的平臺。但是就目前來說，檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)并不健全。長時間以來，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡單的服務，在實際利用效果和服務上都缺乏深入和創(chuàng)新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開發(fā)程度還不夠，所以很多服務還無法開展。
（二）缺乏標準的檔案數(shù)字化管理標準
在如今經(jīng)濟和科技都快速發(fā)展的時代背景下，信息技術與計算機技術越來越發(fā)達，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過程中都存在著一定難度，這可能會造成資料的缺失和錯誤。對于檔案管理的數(shù)字化建設，需要統(tǒng)一的標準和流程。但是目前，我國在檔案管理標準化建設還沒有統(tǒng)一的標準，對于檔案管理的數(shù)字化的相關規(guī)范和要求還不夠健全。
（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人才
對于檔案創(chuàng)新形式的運用，最重要的是要培養(yǎng)熟悉檔案數(shù)字化管理的人才。但是目前來說，我國對于檔案管理學方面的培養(yǎng)力度還不夠。很少有專門的大學開設檔案管理學，所培養(yǎng)的專門性人才還不多，難以滿足檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實需要。
三、檔案管理數(shù)字化的改進措施
（一）培養(yǎng)專業(yè)性人才
人才是第一生產(chǎn)力，這一點在各行各業(yè)中都有很明顯的體現(xiàn)，當然，行業(yè)中的檔案數(shù)字化管理工作同樣注重人才的培養(yǎng)和利用。只有擁有大量既懂得先進計算機技術，又懂得檔案管理的人才，這一領域才能在時代洪流中獲得更好的發(fā)展。而我國檔案管理數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)主要可以從兩方面入手。首先，對已有的數(shù)字化檔案管理人才進行專業(yè)知識的培訓，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識結構，提高創(chuàng)新能力和管理能力，進一步改善該行業(yè)的人才結構。其次，要積極吸納高水平、高技能的數(shù)字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵等方面，留住人才。
（二）加強標準體系的建設
缺乏標準化的檔案數(shù)字化管理會造成檔案管理資料保存的不完整且不規(guī)范，那么檔案管理的數(shù)字化管理就失去了滿足社會需要、加快檔案管理建設的意義，更不用談檔案管理數(shù)字化應有的價值。然而，目前檔案管理數(shù)字化管理中，這種現(xiàn)象還普遍存在，一些檔案館的數(shù)字化管理手段和管理制度還不標準、不規(guī)范，這極大的阻礙了檔案管理數(shù)字化管理的正常發(fā)展和創(chuàng)新。于是，加強檔案管理數(shù)字化建設就具有重要意義，只有健全了相關體系，保證檔案管理信息的規(guī)范和完整，那么數(shù)字化技術在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規(guī)范檔案管理的標準和體系，會對檔案管理數(shù)字化建設、發(fā)展產(chǎn)生極大的促進作用。
（三）健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)
原始的檔案管理資料大多是紙質(zhì)的，通過人工錄入或者用掃描儀進行掃描等兩種方式，將紙質(zhì)版的檔案資料轉化為數(shù)字版的檔案資料。這是數(shù)字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯且占用大量人力資源的方式，而通過掃描儀將紙質(zhì)版檔案轉變?yōu)殡娮影鏅n案就是一種比較實用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設。這主要體現(xiàn)在兩方面，首先，數(shù)字檔案的管理人員通過掃描儀在將紙質(zhì)檔案轉變?yōu)閿?shù)字檔案時，也要將紙質(zhì)版資料重新錄入，并及時修改、補充、更新數(shù)據(jù)資料；此外還要講原始的紙質(zhì)資料保存完好，因為數(shù)字檔案在存儲或傳輸?shù)倪^程中可能會出現(xiàn)很多不可控的因素導致資料的丟失或損壞。
四、結論
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094
[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02
醫(yī)學檔案是醫(yī)院最關鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫(yī)學檔案信息的價值以及其在醫(yī)學研究等方面的應用，得到了越來越多人的關注。對于新時期的醫(yī)學檔案管理工作，醫(yī)院必須要積極應用數(shù)字化技術，構建醫(yī)學檔案管理網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案的開發(fā)、利用與服務的信息化，這對促進醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展來說具有重要意義。
1 現(xiàn)代醫(yī)學檔案的特點分析
第一，數(shù)量和類型逐漸增多?，F(xiàn)代人的生活條件和醫(yī)療條件得到了改善，致使醫(yī)學檔案不管是數(shù)量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫(yī)學檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產(chǎn)生了很大影響，工作內(nèi)容變得更加復雜，工作范圍也逐漸擴大。
第二，醫(yī)學檔案的來源和內(nèi)容越來越廣。隨著時代的發(fā)展，人們的健康理念也在逐漸加強，醫(yī)學服務體系的日益完善，使醫(yī)學檔案的來源方式也呈現(xiàn)出了更加多元化的局面，其內(nèi)容也更為豐富。醫(yī)學檔案自身的跨越性長、時間跨度大、綜合性較強，其與其他諸多專業(yè)學科之間有著較為緊密的聯(lián)系。
第三，載體形式日益多元化。醫(yī)學檔案管理從過去的紙質(zhì)管理發(fā)展到如今，即便是電子化信息化技術已經(jīng)得以較多的應用，但因為醫(yī)學檔案自身存在的特殊性，紙質(zhì)檔案依舊在醫(yī)學檔案中占據(jù)了較多的比重。另外，以縮微醫(yī)學檔案、聲像醫(yī)學檔案等其他不同類型的醫(yī)學檔案也越來越多，醫(yī)學檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。
第四，社會需求逐漸增多。在現(xiàn)代社會中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術飛速發(fā)展，現(xiàn)代人的信息需求量也越來越大。對醫(yī)學檔案信息來說，其與現(xiàn)代人的實際生活聯(lián)系緊密，社會需求量也持續(xù)增多。另外，生活水平的提升與生活節(jié)奏的加快讓社會對醫(yī)學檔案的需求也越來越高。醫(yī)院醫(yī)療服務中的各項工作幾乎都在很大程度上涉及醫(yī)學檔案，其種類多、強度大、需求廣，需要進一步促進醫(yī)學檔案管理工作的變革。
2 數(shù)字化技術在醫(yī)學檔案管理中應用的必要性
2.1 順應時代的需要
過去的醫(yī)學檔案管理往往是手工作業(yè)的方式，以紙質(zhì)檔案為主要載體。近年來，隨著數(shù)字化信息技術的飛速發(fā)展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應用，醫(yī)學檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發(fā)展。即便是計算機在醫(yī)學檔案管理中已經(jīng)有了非常普遍的應用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實現(xiàn)用戶自行使用計算機對檔案信息進行檢索或者提供其他相關服務的能力。所以為了順應時展的要求，醫(yī)學檔案管理工作也要堅持與時俱進，大力推進數(shù)字化建設。
2.2 提高工作的質(zhì)量
把醫(yī)學檔案從過去紙質(zhì)的管理模式逐漸轉化為現(xiàn)代的數(shù)字化管理模式，可以在很大程度上促進醫(yī)學檔案管理工作質(zhì)量的提升。過去的醫(yī)學檔案管理一般是在檔案管理人員根據(jù)相應的管理規(guī)范所進行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業(yè)務水平和素質(zhì)能力的差異，而造成醫(yī)學檔案管理工作的效率和質(zhì)量存在差異。而借助于數(shù)字化技術，應用現(xiàn)代的信息管理模式，其最主要的工作內(nèi)容可以說是計算機代勞，計算機根據(jù)已經(jīng)編制好的程序完成相關工作，能有效避免人工作業(yè)時可能出現(xiàn)的失誤。
2.3 提高檔案利用率
應用數(shù)字化技術開展醫(yī)學檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優(yōu)勢在于促進醫(yī)學檔案管理工作效率的提升，進一步完善醫(yī)學檔案信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)學檔案的利用率。選擇現(xiàn)代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設置密碼的辦法來設置權限，進一步簡化了授權與查找的流程，最終實現(xiàn)醫(yī)學檔案信息Y源的共享。
3 數(shù)字化技術在醫(yī)學檔案管理中的應用
3.1 融傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化于一體
數(shù)字化技術應用于醫(yī)學檔案管理工作中，可以說是傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新與改革，過去的醫(yī)學檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化技術應用于醫(yī)學檔案管理的前提和基礎。數(shù)字化醫(yī)學檔案管理能夠極大地促進檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數(shù)字化管理模式和過去人工管理模式既有區(qū)別，也有聯(lián)系，隨著檔案管理工作的改革，醫(yī)院要意識到數(shù)字化技術與傳統(tǒng)檔案管理手段的融合是醫(yī)學檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢，把互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和各種高效的數(shù)字化技術有機結合起來，讓醫(yī)學檔案管理能夠煥發(fā)出新的活力，在醫(yī)院管理系統(tǒng)甚至于其他相關領域中發(fā)揮作用，最終實現(xiàn)醫(yī)學檔案管理工作的重組建設。
3.2 加強硬件設施的投入
數(shù)字化技術應用于醫(yī)學檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設施作為工作開展的前提與基礎，醫(yī)院方面要加強對硬件設施的資金投入，確保硬件設施的建設和完善具備一定的科學性與預見性，在醫(yī)院發(fā)展的過程中要“一步一個腳印”的構建網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，為數(shù)字化技術在醫(yī)學檔案管理工作中的應用提供更大的發(fā)展空間。同時，還應對醫(yī)學檔案信息材料予以有效保存，對網(wǎng)絡系統(tǒng)的設置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護性和先進性。在現(xiàn)代醫(yī)院中已經(jīng)建立了局域網(wǎng)，可在某一范圍內(nèi)實現(xiàn)信息共享，在這種形勢下，數(shù)字化技術必然能夠在醫(yī)學檔案管理中得以更加全面的應用。
3.3 整合醫(yī)學檔案數(shù)字化的原始資源
數(shù)字化技術在醫(yī)學檔案管理中的有效應用的基本前提是數(shù)字化資源，缺乏資源的醫(yī)學檔案信息化建設管理工作就如同無根之水，不能真正發(fā)揮出有效的作用。醫(yī)學檔案數(shù)字化管理工作必須要從兩個方面出發(fā)：一是對醫(yī)院醫(yī)學檔案資源的數(shù)字化管理，二是對社會化資源的開發(fā)管理。醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)學檔案資源的信息化建設，是按照醫(yī)療機構的實際情況和發(fā)展方向所構建的全面數(shù)據(jù)資料庫，并提供醫(yī)學檔案的檢索查詢功能，另外，對相應的病例和學術論文進行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實施全面立體化的索引，進而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發(fā)管理，是對部分擁有較高學術價值的醫(yī)學檔案進行收集整理，盡可能地對醫(yī)療信息予以過濾、整合，確保醫(yī)學檔案資源更加高效的應用。
3.4 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的組織模式
現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展和社會主義建設的逐漸推進，醫(yī)療機構、醫(yī)學檔案作為與現(xiàn)代人實際生活密切相關的一個重要因素也得到了發(fā)展，不管是從行政管理、學術研究亦或是確保普通百姓的合法權益等方面來說，醫(yī)學檔案管理工作都是至關重要的。要構建完善的數(shù)字化檔案管理的組織模式，建立一個和現(xiàn)代社會發(fā)展相符合的醫(yī)學檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數(shù)字資源、網(wǎng)絡化存取和分布的角度進行創(chuàng)新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統(tǒng)等基礎系統(tǒng)實施創(chuàng)新；三是站在社會組織機構的角度實施創(chuàng)新。唯有循序漸進的開拓發(fā)展，才能確保數(shù)字化技術更為有效地應用于醫(yī)學檔案管理工作中。
3.5 加強檔案數(shù)字化的安全保障措施
近年來，數(shù)字化技術在醫(yī)學檔案管理工作中得到了更加廣泛的應用，但與此同時，醫(yī)院也必須要注重其安全防范。醫(yī)院信息技術工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術確保數(shù)字化醫(yī)學檔案在開發(fā)利用過程中的安全性，對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡系統(tǒng)給予充分的保護，如設置防火墻、數(shù)據(jù)加密或者設置登陸動態(tài)口令等方法有效避免醫(yī)學檔案信息資源的泄露。醫(yī)學檔案如果被泄露必然會引起非常嚴重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學習數(shù)字化技術，掌握一定的安全防范技術措施，確保醫(yī)學檔案的高效利用。
4 結 語
隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術在醫(yī)學檔案管理工作中的應用已成為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢。但數(shù)字化技術的應用，并非是短期內(nèi)能夠得以全面推廣的，它還需要一個發(fā)展與延伸的過程，醫(yī)院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數(shù)字化的管理理念，把數(shù)字化資源更加科學地應用到各項工作中去。唯有逐漸推進醫(yī)學檔案管理工作的數(shù)字化建設，才能真正提升醫(yī)學檔案管理工作的實效性，并開辟出一條具有自身特色的數(shù)字化醫(yī)學檔案管理之路。
主要參考文獻
1.國土資源檔案數(shù)字化的內(nèi)涵
國土資源檔案數(shù)字化是指利用較為新型的數(shù)字化技術及設備，包括掃描儀、計算機、圖像處理技術等，處置、管理普通載體的國土資源檔案，是指最后成為數(shù)字檔案信息資源。對國土資源檔案進行有效的管理，能夠促進國土管理工作的順利推進，達到良好的管理效果，包括妥善解決土地糾紛、已發(fā)管理土地資源、合理開發(fā)資源、制定土地利用規(guī)劃方案等，還更好的開展土地租金及國有土地使用稅的繳納[1]。
2.國土資源檔案管理數(shù)字化建設的意義
2.1提高工作效率
實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案一般需要管理人員親自進行各項工作，包括檔案保管、檢索、利用等，其效率較低，而現(xiàn)代的檔案數(shù)量巨大，信息儲量越來越大，導致人員工作量大，容易出現(xiàn)失誤，無法適應現(xiàn)代國土管理工作的發(fā)展，需要利用先進的信息技術，進行檔案的管理工作，包括電子文件的采集、整理、分類、歸檔，有效的提升檔案管理各項工作的效率及質(zhì)量。
2.2國土歸檔的工作要求
各種土地檔案文件材料，是在國土管理工作中逐步形成的，其也能夠為國土管理的日常工作提供相應的材料，要實現(xiàn)數(shù)字化國土管理，就需要構建數(shù)字檔案室。將電子文件妥善的整理歸檔，逐步成為了檔案數(shù)字化建設的主要部分，且現(xiàn)代國土管理工作的辦公自動化程度越來越高，且網(wǎng)上辦公逐漸普及，包括土地申報、項目審批等，需要檔案工作加快數(shù)字化進程。
2.3適應社會發(fā)展
過去對于檔案的需求屬于點信息及片信息，不具有連續(xù)性及整體性，為現(xiàn)代社會對于信息的利用更加深入，對檔案的需求逐步轉化為全面化的信息需求?，F(xiàn)代城市的規(guī)劃、建設等，均需要以土地資源為基礎，所需全面的土地信息對其進行評估判斷，需要大量的信息。要達到上述要求，需要做好數(shù)字化檔案工作，才能適應社會的發(fā)展[2]。
3.國土管理檔案數(shù)字化建設
3.1網(wǎng)絡系統(tǒng)建設
信息各項活動均需要以網(wǎng)絡作為依托，包括信息的傳輸、交換、信息資源共享等。因此需要建設國土管理檔案數(shù)字化網(wǎng)絡系統(tǒng)，其建設過程可以分為以下幾點：①推廣普及網(wǎng)絡系統(tǒng) 當前的國土管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步構建了土地管理信息系統(tǒng)，其內(nèi)容包括當前的土地利用情況、土地利用規(guī)劃、遙感動態(tài)監(jiān)測土地的使用情況、補充耕地、地籍數(shù)據(jù)庫等，并有針對性的研發(fā)出了各種管理軟件，如綜合統(tǒng)計軟件、大調(diào)查項目管理軟件。各個國土管理部門需要靈活的運用該系統(tǒng)，并不斷進行推廣，在實踐中積累經(jīng)驗，收集反饋信息，完善其功能，規(guī)范操作程序，并制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫標準，更好的發(fā)揮出系統(tǒng)的效能；②構建內(nèi)部局域網(wǎng) 現(xiàn)在投入使用的辦公自動化系統(tǒng)中，采用微機與局域網(wǎng)模式，有效的處理國土管理部門的內(nèi)部信息資源，且你能夠實現(xiàn)信息共享；③數(shù)字化建設 利用多種現(xiàn)代化技術實現(xiàn)檔案處理的數(shù)字化，包括多媒體技術、光處理技術、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)字化信息傳播技術等，實現(xiàn)信息的傳遞、資源共享等更加方便、快捷。另外在進行國土管理檔案數(shù)字化建設時還需要做好安全保密工作，可以采用現(xiàn)代較為先進且可靠的安全技術，保障信息系統(tǒng)的順利運轉及安全，避免信息泄露[3]。
3.2數(shù)字化標準體系建設
各個地區(qū)及等級的國土部門在土地管理檔案的數(shù)字化建設方面的力度及水平均有較大的區(qū)別，許多部門還是處于初步探索的階段，其運用方法也有所不同，因此很有必要構建完善的標準體系，其是保障國土管理檔案數(shù)字化工程建設質(zhì)量及效果的基本條件之一。在實踐中構建統(tǒng)一的國土管理檔案數(shù)字化技術標準體系時，需要嚴格遵循一定的原則，即主要是進行標準化建設，兼顧制度管理，并要求以internet網(wǎng)絡的信息管理平臺為就基礎標準科學合理的建設標準體系，并具有實際的可操作性，實用性強。
3.3構建檔案數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)站
構建檔案數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)站是數(shù)字化建設的重要內(nèi)容，具體措施如下：①檔案數(shù)據(jù)庫的構建。首先需要將案卷級及文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。國土管理的所有檔案資料均需要把案卷級目錄、文件級目錄完整的錄入數(shù)據(jù)庫，保障檔案數(shù)據(jù)庫的全面性、準確性、真實性。還需要利用現(xiàn)代的設備將源文件的信息逐漸轉變?yōu)閿?shù)字化，包括掃描儀、數(shù)碼相機等；②檔案網(wǎng)站的建立。構建檔案網(wǎng)站的作用在于，政府及社會人員能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術查詢到檔案信息及相關的政策法規(guī)。國土檔案管理部門也可以吧經(jīng)濟及建設、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互聯(lián)網(wǎng)進行展覽。該網(wǎng)站需要和地方政府政務網(wǎng)及公眾網(wǎng)進行聯(lián)網(wǎng)，可以充分的利用信息資源[4]。
3.4數(shù)字化人才培養(yǎng)
數(shù)字化檔案管理是檔案館建設在信息時代的必然要求，是檔案信息化建設發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設綜合實力的體現(xiàn)。在具體實施過程中，對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數(shù)據(jù)等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管。隨著數(shù)字技術處理和內(nèi)容管理技術的飛速發(fā)展，新的檔案管理必然以數(shù)字化檔案管理的方式存在。
二、數(shù)字化檔案管理的重要性
當前，計算機的廣泛使用，形成了大量的數(shù)字檔案信息。檔案信息數(shù)字化隨著計算機網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術以及多媒體技術的發(fā)展，產(chǎn)生的一種新型的檔案信息形態(tài)。采用數(shù)字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。
（一）數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉化為機讀檔案，從而節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，查閱起來方便迅速，避免了反復印制資料所造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化檔案管理查詢資料非常簡單，能使資料及時歸檔，盡快提供利用，提高辦公效率。
（二）數(shù)字化檔案管理的作用。在數(shù)字化檔案管理中，計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域廣泛使用，促進了檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，實現(xiàn)了檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮了檔案信息的增值作用，進一步發(fā)揮和提升了檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
（三）數(shù)字化檔案管理的效率。在工作中，檔案因經(jīng)常外借翻閱而產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成不便。檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工，各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)查詢或利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，有效地保護檔案實體的安全，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實現(xiàn)資源共享。
三、實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路
（一）進一步提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息分析也成為一項非常重要的工作，這就要求檔案管理隊伍素質(zhì)也隨之提高。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的培訓、教育，堅持用新思路、新體制、新機制、新方式，堅持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。加快檔案數(shù)字化建設，在短時間內(nèi)培養(yǎng)一批高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，要使檔案工作者掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡管理等基本技能，熟練運用現(xiàn)代化技術手段來管理檔案，不斷推進網(wǎng)絡信息共享，早日實現(xiàn)數(shù)字化檔案室。
數(shù)字化檔案管理工作的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）有助于檔案原件的保護。首先，當紙質(zhì)檔案實現(xiàn)了數(shù)字化后，就可以實現(xiàn)數(shù)字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質(zhì)檔案，這能夠有效保護檔案原件。其次，紙質(zhì)檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質(zhì)污損而出現(xiàn)不易辨認的情況，而數(shù)字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數(shù)字化檔案還能夠對紙質(zhì)圖片檔案運用現(xiàn)代技術進行修復，避免紙質(zhì)圖片檔案因為自然老化的原因而失真。
（二）有助于節(jié)省檔案存儲空間。傳統(tǒng)檔案作為紙質(zhì)文件，其管理與儲存都需要大量的空間，當數(shù)字化檔案管理運用先進的數(shù)字化存儲技術來儲存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數(shù)字化檔案后，存儲量將變得更大，具有更強的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質(zhì)檔案在存儲過程中可能出現(xiàn)的各種損壞、損毀危險。
（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于是紙質(zhì)檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數(shù)字化檔案管理進程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。
（四）有助于檔案資源的共享。傳統(tǒng)檔案由于其儲存載體以及存儲方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數(shù)字化檔案后，則可以憑借互聯(lián)網(wǎng)突破時空限制，實現(xiàn)檔案信息的異地共享，增強檔案的使用價值和傳播范圍。
二、做好數(shù)字化檔案管理工作的對策與途徑
（一）構建完善數(shù)字化檔案管理制度。為了進一步提高數(shù)字化檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，構建健全完善的數(shù)字化檔案管理制度是一個有效途徑之一。各個檔案管理部門應當切實結合自身數(shù)字化檔案管理工作實情，從實際出發(fā)對現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理制度予以健全完善，以構建出一套更加科學合理的管理制度，并在制度的運行過程中不斷考證、不斷實踐，針對出現(xiàn)的問題以及不足不斷加以完善。健全完善的數(shù)字化檔案管理制度應當包括數(shù)字化檔案收集制度、數(shù)字化檔案歸檔制度、數(shù)字化檔案保管制度，以及制定數(shù)字化檔案歸檔范圍、數(shù)字化檔案保管期限等規(guī)定，還需要將這些制度與規(guī)定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進一步強化檔案管理人員的崗位責任意識以及對制度和規(guī)定的執(zhí)行力度，確保數(shù)字化檔案能夠按照規(guī)定的流程得到規(guī)范化的管理。
（二）規(guī)范數(shù)字化檔案的利用方式。對于數(shù)字化檔案的利用應當額外制定相關查、借閱利用制度，不能無原則，當利用者需要查閱利用數(shù)字化檔案的時候，必須滿足借閱、利用制度的相關規(guī)定。比如根據(jù)數(shù)字化檔案內(nèi)容的密級層次對借閱、利用人員進行相關規(guī)定，不符合查、借閱規(guī)定的人員不能借閱、利用數(shù)字化檔案。還有就是針對檔案內(nèi)容不是開放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監(jiān)控下進行。為了確保數(shù)字化檔案在共享過程中的網(wǎng)絡安全性，檔案管理部門還應當對含有密級信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數(shù)字化檔案的安全，同時也避免借閱、利用人員誤操作對電子檔案造成損壞或者更改檔案內(nèi)容。此外，伴隨數(shù)字化檔案管理工作的加深，相信數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)容量也會不斷增加，從而給儲存設備帶來儲存壓力，而且伴隨時間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的訪問頻率來管理檔案數(shù)據(jù)，對各種數(shù)字化檔案進行分級存儲，在滿足檔案利用者需求的同時，也能夠最大程度降低數(shù)字化檔案的存儲成本。
（三）實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。為了節(jié)約檔案數(shù)字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門可以考慮將紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化服務公司。首先，檔案管理部門應當根據(jù)自己的實際需求，嚴格評估和審核外包商的業(yè)務能力和技術能力，選擇信譽好、業(yè)務能力強的服務商。其次，檔案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門工作人員預先清點、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴格按照檔案管理要求，履行出入庫手續(xù)和交接手續(xù)。在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場進行全程監(jiān)督，及時解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問題，排除泄密隱患，與承擔檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務和責任，并要求數(shù)字化加工單位必須與從事檔案數(shù)字化加工的人員簽訂保密協(xié)議，檔案數(shù)字化工作人員必須提供無犯罪證明，明確工作人員的保密義務和責任。再次，檔案部門工作人員應根據(jù)工作進度，不定期對已完成數(shù)字化加工的檔案原件進行抽樣檢查，確保檔案原件準確、完好。最后，檔案數(shù)字化加工完成后，數(shù)字化加工單位應當將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲介質(zhì)全部移交給檔案部門，不得擅自復制或留存，并辦理移交手續(xù)。例如：2014年開遠市檔案館開始按照“分批實施、逐步完善”的原則，采用招投標形式將檔案數(shù)字化項目外包給云南蘭臺商貿(mào)有限公司，??館藏檔案進行全文數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)掛接，建立全文數(shù)據(jù)庫。開遠市檔案館按照社會利用面廣、利用率高和更具有利用價值的原則優(yōu)先對這些檔案進行全文數(shù)字化錄入。開遠市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁，今年繼續(xù)做第三批。通過檔案數(shù)字化有效改變了檔案利用的現(xiàn)狀，更好地為社會提供高效便捷的服務，也標志著檔案管理工作向規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設邁出了一大步。
（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。
（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡的實現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
二、提高檔案數(shù)字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務意識。
