序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇國家檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、高職檔案管理工作的制約因素

1.認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠

檔案工作從主觀理念上不被重視，決策上沒有給予足夠支持。高職檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理與服務(wù)工作，大多停留在維持檔案日常的簡單管理上。學(xué)院對(duì)檔案信息化管理意識(shí)不強(qiáng)，宣傳力度不大，廣大教職工參與意愿淡漠，檔案資料收集與利用往往得不到認(rèn)可和理解，同時(shí)也缺少對(duì)檔案工作的檢查和指導(dǎo)。

2.基礎(chǔ)薄弱，制度不夠完善

學(xué)院重視校園基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)設(shè)計(jì)、教學(xué)科研和教師隊(duì)伍建設(shè)的投入，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備的資金投入很少，館藏結(jié)構(gòu)單一化，行業(yè)特色不突出。缺少標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，文件資料進(jìn)行調(diào)整和編目擺脫不了初級(jí)的手工作業(yè)的方式，導(dǎo)致教育教學(xué)工作中產(chǎn)生的大量的電子文件難以系統(tǒng)化歸檔處理。在檢索時(shí)，檔案管理人員也是通過人工翻閱查找所需資料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率底下。國家已經(jīng)出臺(tái)了檔案管理的政策和法律法規(guī)，高職檔案管理沒有全面進(jìn)入法制管理和科學(xué)管理的軌道，檔案管理制度有待進(jìn)一步完善。

3.人才缺乏業(yè)務(wù)相對(duì)落后

高職檔案工作人員配備不合理，專職檔案員視為文件整理員的角色，檔案管理知識(shí)尚且不夠，嚴(yán)重缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本知識(shí)和技能，總體素質(zhì)不高。急需懂專業(yè)知識(shí)又能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的專門人才，學(xué)院對(duì)檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)跟不上。

二、高職檔案管理工作創(chuàng)新策略

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)高職檔案工作提出了高標(biāo)準(zhǔn)和新要求。不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式，才能適應(yīng)和服務(wù)高職學(xué)院高素質(zhì)技能型人才培養(yǎng)目標(biāo)，滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要。

1.強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)轉(zhuǎn)變工作觀念

以檔案資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果為中心工作環(huán)節(jié)，堅(jiān)持“以人為本，服務(wù)至上”，拓展檔案工作思路，根據(jù)檔案利用者的需求心理，采取有針對(duì)性的、積極的、超前的、有預(yù)見性的服務(wù)。提高檔案管理工作的地位和作用，深入挖掘高職檔案的文化價(jià)值，開辟高職檔案管理發(fā)展的新途徑。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)提高標(biāo)準(zhǔn)化水平

檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一管理”。依據(jù)國家檔案管理法規(guī)制定適合學(xué)校貫徹執(zhí)行的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，制定《檔案工作制度》《檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等檔案立卷歸檔制度、檔案安全保密制度、檔案利用管理制度。引進(jìn)競爭激勵(lì)機(jī)制，明確工作職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

3.創(chuàng)新技術(shù)手段精細(xì)檔案管理

電子檔案將將逐步取代傳統(tǒng)意義上的檔案，檔案也由單一的紙質(zhì)載體變?yōu)榇艓?、磁盤、膠片、光盤等多種形式。檔案館應(yīng)加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。從研究解決檔案現(xiàn)代化管理與辦公自動(dòng)化的銜接問題入手，加強(qiáng)檔案管理軟件開發(fā)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，使檔案管理手段由舊變新、由慢變快，提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

4.提升業(yè)務(wù)素質(zhì)打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)

高職院校檔案工作者應(yīng)該愛崗敬業(yè)，忠于職守，用現(xiàn)代管理的新技術(shù)、新理論武裝自己，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能。鼓勵(lì)各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，定期請(qǐng)專家或?qū)I(yè)檔案管理人員對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)，適時(shí)地編纂、出版各類檔案史料、文件匯編和畫冊(cè)，增強(qiáng)檔案人員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力，認(rèn)真地收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞移交，確保檔案的真實(shí)和完整。促進(jìn)高職院校檔案文化建設(shè)的發(fā)展，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)高職院校檔案服務(wù)于學(xué)院中心工作的追求。

隨著數(shù)字化校園建設(shè)的逐漸深入，檔案價(jià)值越來越被重視和借鑒，圍繞教育改革需要，樹立檔案服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，作為國家示范性骨干高職院校，更新觀念，全面推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的跨越式發(fā)展任重而道遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

篇（2）

1993年9月，美國政府正式宣布實(shí)施 “國家信息基礎(chǔ)設(shè)施”（簡稱NII），也稱為“信息高速公路”。之后，世界各國紛紛掀起了“國家信息基礎(chǔ)設(shè)施”的建設(shè)熱潮，我國的相應(yīng)計(jì)劃稱作“中國國家信息基礎(chǔ)設(shè)施”（簡稱CNII）。從信息的流動(dòng)和共享過程看，CNII的基本體系結(jié)構(gòu)包括：信息源、高速信息通道、信息用戶終端設(shè)備和計(jì)算機(jī)控制管理系統(tǒng)四部分。從信息生態(tài)環(huán)境角度考慮，作者認(rèn)為它由如下5個(gè)方面組成：（1）各類信息的采集、傳輸、存儲(chǔ)、處理、服務(wù)等所需的各類硬件設(shè)備及其它們互聯(lián)而成的網(wǎng)狀信息通信體系；（2）各類基礎(chǔ)性信息資源及資源庫；（3）各類基礎(chǔ)性應(yīng)用系統(tǒng)，包括安全保障體系；（4）相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)體系；（5）人力資源和組織架構(gòu)，包括培訓(xùn)、教育和研發(fā)體系。如果僅僅把基礎(chǔ)性通信網(wǎng)絡(luò)體系作為國家信息基礎(chǔ)設(shè)施，則難免會(huì)導(dǎo)致國家信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)缺乏完善的動(dòng)力機(jī)制而僵化不前。國家信息基礎(chǔ)設(shè)施也是國家信息化戰(zhàn)略總體框架的基礎(chǔ)，所有專業(yè)領(lǐng)域的信息化工作在此基礎(chǔ)上展開。從專業(yè)業(yè)務(wù)角度考慮，記錄與檔案管理信息化和圖書管理、情報(bào)管理、交通、農(nóng)業(yè)、城市管理等各類專業(yè)業(yè)務(wù)信息化具有同等重要的地位，都屬于應(yīng)用層次的內(nèi)容。從整個(gè)社會(huì)運(yùn)動(dòng)的總體框架考慮，記錄與檔案管理對(duì)所有專業(yè)應(yīng)用具有基礎(chǔ)性支撐作用，是建立在國家信息通信網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施之上的基礎(chǔ)應(yīng)用支撐，應(yīng)該作為國家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來建設(shè)。

我們知道，在人類所有的社會(huì)活動(dòng)中，都要產(chǎn)生規(guī)模不等的記錄。從來源和規(guī)模來說，檔案是記錄的一個(gè)子集。但記錄中的大部分在時(shí)過境遷后將自然地或人為地丟棄，只有其中重要的部分被保存轉(zhuǎn)化為檔案。檔案與記錄之間有割舍不斷的聯(lián)系。雖然二者運(yùn)動(dòng)軌跡和價(jià)值體現(xiàn)方式有所差異，但運(yùn)動(dòng)形態(tài)大致相同。從客觀性、系統(tǒng)性和繼承性角度考慮，應(yīng)該將二者置于統(tǒng)一的框架中來規(guī)劃和實(shí)施。

早期的信息化解決方案總是將二者分而治之。比如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要處理公文流轉(zhuǎn)部分的記錄管理，而檔案管理系統(tǒng)則專門處理檔案的信息化管理問題，很少有統(tǒng)一的公文檔案綜合管理系統(tǒng)。這一方面是由于記錄與檔案覆蓋范圍廣、問題較為復(fù)雜，另一方面是由于根本就沒有將二者置于統(tǒng)一的框架中來規(guī)劃和設(shè)計(jì)。其結(jié)果是造成公文信息和檔案信息相互割裂的信息孤島現(xiàn)象。文檔一體化的問題現(xiàn)在頗受重視，但比公文外延更廣泛的記錄，其與檔案的一體化管理目前仍然沒有得到足夠的重視。將記錄與檔案信息管理提升為國家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來認(rèn)識(shí)，可以從全局出發(fā)，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的記錄―公文―檔案管理體系，為信息時(shí)代的社會(huì)運(yùn)動(dòng)提供記錄管理基礎(chǔ)支撐。其優(yōu)勢(shì)在于有效地消除信息孤島，形成完整一致的記錄―公文―檔案信息整合共享體系。其意義在于可極大地促進(jìn)社會(huì)信息化進(jìn)程，凸顯記錄、公文、檔案管理在國家信息化戰(zhàn)略中的基礎(chǔ)支撐地位，為各專業(yè)領(lǐng)域的信息化進(jìn)程保駕護(hù)航。

記錄分布于各行各業(yè)、各種活動(dòng)中，可謂無處不在，無時(shí)不生。一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的國家記錄與檔案信息管理總體架構(gòu)，對(duì)于整合各類應(yīng)用系統(tǒng)大有裨益。構(gòu)建統(tǒng)一的記錄與檔案信息管理框架，可以對(duì)各類信息資源按照作用和功能進(jìn)行有效的分類。例如消遣類的花邊新聞積極意義很小，很快就會(huì)被淘汰而丟入信息垃圾堆中；而知識(shí)性、常識(shí)性的信息資源其積極意義較大，需要妥善保管并廣泛傳播；專利和具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)性質(zhì)的發(fā)明和創(chuàng)造性信息資源則要具備合理的使用規(guī)范約定；公文記錄屬于政務(wù)過程不可或缺的信息資源必須有效地保證其被高效準(zhǔn)確地流轉(zhuǎn)和處理；檔案則是所有信息資源中極具價(jià)值的東西，要進(jìn)行系統(tǒng)的分類歸檔，以備查考?？偠灾?，全部社會(huì)活動(dòng)中的所有記錄，都按照其社會(huì)價(jià)值和功能進(jìn)行分類，形成一個(gè)完整的記錄分類體系。在此分類體系的基礎(chǔ)上部署相應(yīng)的信息管理策略。這個(gè)策略構(gòu)成記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的基本信息層次體系。因此，記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施具有系統(tǒng)分類社會(huì)記錄信息資源的作用。

此外，我國政治體制以條塊分割、縱橫交錯(cuò)為特點(diǎn)，各部委縱向上管理相關(guān)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)工作，各省區(qū)地方政府又分別管理各自區(qū)域內(nèi)的相關(guān)事務(wù)。這種特征必然會(huì)在一定歷史時(shí)期形成信息煙囪、信息孤島現(xiàn)象。隨著信息化的不斷推進(jìn)，信息孤島和信息煙囪問題日益嚴(yán)重，成為阻礙信息化進(jìn)程的重要因素。信息整合和共享是當(dāng)前信息化建設(shè)面臨的最大困難。從各類信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)中抽取出共性要素，并以此為線索進(jìn)行信息整合和系統(tǒng)集成，是行之有效的策略。地理信息是所有信息資源的空間位置載體，安全保密是各類信息體系不可或缺的要素，而記錄與檔案管理又是各類業(yè)務(wù)正常運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。這些信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)具有極高的共享性和規(guī)范性，同時(shí)又為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供一致性的、基礎(chǔ)性的、特定功能支持。因此可以與其他信息資源和應(yīng)用系統(tǒng)分離開，作為國家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來重點(diǎn)建設(shè)。這樣既可以保證統(tǒng)一性、標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性；又可以節(jié)約投資，減少浪費(fèi)；更重要的是可以為信息整合和共享提供基礎(chǔ)性支撐。從宏觀規(guī)劃層面和系統(tǒng)設(shè)計(jì)角度看無疑也是科學(xué)合理的。因此，將記錄與檔案管理信息化和地理空間、安全保密信息化建設(shè)并列為國家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來規(guī)劃，是信息化進(jìn)程的必然要求。值得注意的是，記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施，本身也需要安全保密基礎(chǔ)設(shè)施的保障，安全保密是它的生命線，因此在進(jìn)行記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時(shí)一定要切實(shí)保證信息安全。

國家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的內(nèi)容和組成

除了記錄和檔案內(nèi)容外，與之相關(guān)的一系列軟硬件設(shè)施，也是國家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)內(nèi)容。我們知道，隨著信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，一些曾經(jīng)風(fēng)靡一時(shí)的設(shè)備如留聲機(jī)、錄音機(jī)、電影放映機(jī)等相繼或正在地退出歷史舞臺(tái)，取而代之的是更先進(jìn)的以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的新的電子設(shè)備。而這些設(shè)備及與其相配套的原始記錄，面臨損毀、丟失或者難以讀取等危險(xiǎn)。這表明，記錄與檔案管理在硬件設(shè)備層面就存在極大的危險(xiǎn)。從軟件層面看，老的數(shù)據(jù)格式不能被新版軟件系統(tǒng)所支持、各種廠家所提供的數(shù)據(jù)格式和軟件系統(tǒng)互不兼容等問題，使得肩負(fù)數(shù)據(jù)維護(hù)和管理重任的軟件系統(tǒng)也面臨不斷推陳出新所帶來的版本兼容問題。記錄管理的硬件、軟件淘汰更新問題，是一個(gè)普遍的社會(huì)現(xiàn)象，不是一個(gè)單位、一個(gè)組織所獨(dú)有的困難。解決這樣的問題需要從全社會(huì)角度、從國家信息化的總體體系架構(gòu)去尋找方案。而這正是國家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施的意義所在。

值得慶幸的是，目前出現(xiàn)許多諸如網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、移動(dòng)存儲(chǔ)等的硬件解決方案。有些單位正在積極地建立信息設(shè)備博物館，有的在積極建設(shè)歷史軟件庫。但由于記錄與檔案管理信息體系涉及全社會(huì)各領(lǐng)域、各行業(yè)、各機(jī)構(gòu)，不僅包括硬件設(shè)備問題，也包括信息格式、信號(hào)制式和軟件版本問題，內(nèi)容龐雜，協(xié)調(diào)難度極大，僅依賴個(gè)別單位、個(gè)別系統(tǒng)顯然難以奏效。只有從整個(gè)國家信息化總體框架著眼才能妥善解決。

從記錄與檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的組成要素看，它可由下列部分組成：記錄與檔案信息管理的硬件體系、記錄與檔案信息管理的應(yīng)用軟件體系、記錄與檔案信息資源的內(nèi)容與編目體系、相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系和政策法規(guī)、相應(yīng)的人力資源與組織架構(gòu)等。其中組織架構(gòu)除傳統(tǒng)的檔案館、博物館、圖書館和各種文件中心、數(shù)據(jù)中心、設(shè)備博物館等之外，還包括與記錄與檔案管理有關(guān)的組織，如社團(tuán)組織、公益性記錄管理團(tuán)體等等。既要從一個(gè)完整的框架體系中去設(shè)計(jì)和構(gòu)建國家記錄與檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施，還要針對(duì)各個(gè)組成部分分別構(gòu)建相應(yīng)的法規(guī)體系和操作規(guī)程。這樣，我們就可以確保一個(gè)可靠的“國家記憶”機(jī)制。

國家信息基礎(chǔ)設(shè)施主要解決信息通訊問題，為信息社會(huì)構(gòu)建信息高速公路。國家地理空間信息體系、國家信息安全保密體系、國家記錄與檔案信息管理體系是國家信息基礎(chǔ)設(shè)施之上基礎(chǔ)性信息應(yīng)用和管理體系。這三個(gè)信息管理體系是所有領(lǐng)域各類業(yè)務(wù)信息化的基礎(chǔ)，因此要作為國家應(yīng)用信息基礎(chǔ)設(shè)施來建設(shè)。記錄與檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施是國家的記憶功能所在，是中華民族進(jìn)入信息時(shí)代必須具備的記憶網(wǎng)絡(luò)支撐，應(yīng)該受到應(yīng)有的重視。?薈

篇（3）

1.國家管理模式

國家管理模式是指由政府設(shè)立專門的國家級(jí)別的企業(yè)檔案保管機(jī)構(gòu)來管理全國范圍內(nèi)的企業(yè)檔案，它將收集、存儲(chǔ)與科學(xué)利用企業(yè)檔案視作一種文化行為。隨著時(shí)間的推移，企業(yè)檔案的行政和商業(yè)作用逐漸減退，而其對(duì)社會(huì)的文化價(jià)值則成為構(gòu)成國家管理模式的重要基礎(chǔ)。

丹麥?zhǔn)瞧髽I(yè)檔案國家管理模式的典型代表。1948年，丹麥建立國家企業(yè)檔案館（theDanishNationalBusinessArchives)。1962年，丹麥國會(huì)法案規(guī)定國家企業(yè)檔案館收集的檔案應(yīng)“在學(xué)術(shù)研究或社會(huì)文化方面從整體上具有可觀的重要性，尤其是要觸摸到社會(huì)的特征和問題”，并制定了詳細(xì)的收集標(biāo)準(zhǔn)，為其收集活動(dòng)確定了文化視角。1992年，丹麥議會(huì)通過了《丹麥檔案館法案》（TheDanishArchivesActof1992)，要求成立國家公共檔案館集群，此后丹麥國家企業(yè)檔案館成為該集群的一員。該法案還規(guī)定移交到公共檔案館的檔案滿30年可以為公眾利用，涉及到個(gè)人敏感信息的材料可以延遲到50年或80年。這些規(guī)定促進(jìn)了丹麥社會(huì)對(duì)經(jīng)濟(jì)歷史的研究。丹麥國家企業(yè)檔案館的運(yùn)行資金由公共財(cái)政提供，主要是丹麥政府及奧胡斯市（檔案館所在地）的財(cái)政撥款；另外，還有一些研究基金會(huì)和公司提供部分贊助資金，但這些捐款一般用于特殊目的，如特殊的研究項(xiàng)目或出版活動(dòng)，這就避免了因私有贊助取消而出現(xiàn)無法運(yùn)轉(zhuǎn)的現(xiàn)象。丹麥國家企業(yè)檔案館雖然不是私有檔案的唯一保存場(chǎng)所，但卻是唯一致力于私有檔案管理的公共機(jī)構(gòu)，因此它被賦予對(duì)丹麥私有檔案整體上的監(jiān)管任務(wù)。

世界范圍內(nèi)，像丹麥這種國家管理模式的企業(yè)檔案管理并不多見，但在一些地域較廣的國家，類似的區(qū)域模式因地域上更易操作而在許多國家都有成功的案例。在德國，最早負(fù)責(zé)保存地區(qū)內(nèi)企業(yè)檔案的經(jīng)濟(jì)檔案館已有約百年歷史，它們大多由工商會(huì)出資建立，主要保存那些破產(chǎn)、倒閉公司的檔案以供科學(xué)研究之用。目前德國共有十幾家經(jīng)濟(jì)檔案館，負(fù)責(zé)收集德國所有地區(qū)破產(chǎn)企業(yè)的檔案。法國文化部以魯貝為基地建立的勞工檔案中心，是一個(gè)國家性質(zhì)的保管企業(yè)檔案的公共機(jī)構(gòu)，收集不同企業(yè)、貿(mào)易團(tuán)體的檔案。

2.企業(yè)管理模式

企業(yè)模式是鑒于檔案對(duì)企業(yè)的關(guān)鍵性作用，由企業(yè)自身開展檔案管理項(xiàng)目，根據(jù)實(shí)際情況集中或分散管理本企業(yè)的檔案信息資源。其驅(qū)動(dòng)因素并非公共利益或研究興趣，而是幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)商業(yè)目標(biāo)、構(gòu)建企業(yè)文化、提升公司聲譽(yù)，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。一般在國外采用該種模式有三種原因：檔案被某些員工或部門收集，但卻無法滿足及時(shí)而高效的檔案利用需求；管理層希望企業(yè)歷史得以保存；周年紀(jì)念活動(dòng)促使企業(yè)建立檔案館以回顧過去的成就、展望未來的目標(biāo)。

在美國，很多企業(yè)是民營或私營企業(yè)，這就決定了大部分企業(yè)檔案屬于私有財(cái)產(chǎn)，很少有國家性質(zhì)的公共保管機(jī)構(gòu)安排資金和人員接收企業(yè)檔案，國家行政組織不以任何形式干預(yù)企業(yè)檔案工作，不制定統(tǒng)一的管理體系、標(biāo)準(zhǔn)和要求，更沒有企業(yè)檔案的聯(lián)邦立法，只要法律許可，各企業(yè)完全根據(jù)實(shí)際需要自行設(shè)立檔案部門。一些財(cái)力較好、規(guī)模較大的企業(yè)均在內(nèi)部設(shè)立檔案館，如美國電信公司檔案館設(shè)在公共關(guān)系部、摩托羅拉公司檔案館隸屬于人力資源部、IBM公司檔案館則附屬于秘書室。在英國，一些小型企業(yè)的檔案一般由公司普通職員或退休人員利用網(wǎng)站指南和最佳實(shí)踐建議來管理；大型企業(yè)往往雇傭?qū)Ｂ殭n案工作者建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理項(xiàng)目，這些專業(yè)的檔案工作者具有研究生水平并進(jìn)行過專業(yè)注冊(cè)，企業(yè)可以在專業(yè)出版物或檔案協(xié)會(huì)網(wǎng)站上刊登招聘啟示。

目前，全世界許多國家普遍采用企業(yè)模式管理自身的檔案，使其能被內(nèi)部員工方便快捷地利用以創(chuàng)造價(jià)值。實(shí)際上，企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案的需求最大，一般占70%—90%的比例。但美國檔案學(xué)者DavidKirsch對(duì)該模式提出了擔(dān)憂，他認(rèn)為由于大部分企業(yè)并不能認(rèn)識(shí)到檔案的歷史價(jià)值，因此這些企業(yè)的證據(jù)性記錄可能會(huì)使未來的學(xué)者、政策制定者及感興趣的公眾失望[3]。另外，資金也是開展企業(yè)檔案項(xiàng)目的一大挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案項(xiàng)目與企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力密切相關(guān)，尤其在企業(yè)經(jīng)營狀況不景氣時(shí)，企業(yè)內(nèi)部檔案保管機(jī)構(gòu)就會(huì)面臨生存危機(jī)。因此，檔案工作者需要通過創(chuàng)新服務(wù)證明企業(yè)檔案的價(jià)值以贏得發(fā)展資金；而且，國外一些大型公司正積極將企業(yè)檔案館變成盈利部門，如Coca-Cola公司。

3.社會(huì)管理模式

社會(huì)管理模式主要指既沒有全國性專門組織收集域外瞭望企業(yè)檔案，企業(yè)內(nèi)部也未開展檔案項(xiàng)目，而是將檔案寄存到商業(yè)性外包公司或移交給大學(xué)、公共圖書館、檔案館、歷史協(xié)會(huì)或遺產(chǎn)基金會(huì)等社會(huì)性公共機(jī)構(gòu)。

在國外，有些企業(yè)無力或不愿自行保管檔案，但又想讓這些檔案得以保存，通常會(huì)采取此模式。商業(yè)性文件中心是社會(huì)管理模式比較常見的一種，它是私人創(chuàng)辦的以贏利為目的的寄存機(jī)構(gòu)，配備現(xiàn)代化存貯設(shè)施，專門為企業(yè)提供檔案寄存服務(wù)，檔案所有權(quán)仍屬于企業(yè)且不對(duì)外公布。美國企業(yè)檔案商業(yè)外包服務(wù)發(fā)展得已較為成熟和完善。據(jù)估計(jì)，美國有約2000家文件管理公司，市場(chǎng)滲透率達(dá)40%，以IronMountain和RecallCorporation兩家跨國型商業(yè)性文件中心最具知名度。前者在全球37個(gè)國家和地區(qū)建立了600多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，擁有12萬客戶；后者在21個(gè)國家和地區(qū)建立了300多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，擁有8萬客戶。

除提供保管業(yè)務(wù)外，商業(yè)性文件中心還提供其他服務(wù)，如美國“歷史工廠”（HistoryFactory)面向所有企業(yè)，通過簽訂合同，提供場(chǎng)地保管、加工制作錄像片、編輯出版物、舉辦展覽等服務(wù)。

在國外，很多社會(huì)性公共機(jī)構(gòu)將企業(yè)檔案作為館藏的組成部分。英國基于工業(yè)革命以來企業(yè)通過納稅、創(chuàng)造就業(yè)機(jī)會(huì)為社會(huì)做出的貢獻(xiàn)，認(rèn)為公共機(jī)構(gòu)有道義上的責(zé)任保管企業(yè)檔案。英國企業(yè)基于法律和財(cái)政考慮，在兩種情況下將檔案移交給公共部門：一是捐贈(zèng)，企業(yè)因此放棄對(duì)檔案的法定權(quán)利，如知識(shí)產(chǎn)權(quán)（但享有優(yōu)先利用權(quán)），接收方將完全對(duì)館藏負(fù)責(zé)；二是寄存，企業(yè)保留所有權(quán)，但需一次性或持續(xù)性地支付保管費(fèi)用。如Penguinbooks自1960年首次將檔案捐贈(zèng)給Bristol大學(xué)檔案館后，就定期將廣告素材等進(jìn)行移交；Bogle-LOuverture出版公司在2005年將政治和文學(xué)檔案寄存在倫敦市檔案館；而英國國家檔案館企業(yè)檔案建議經(jīng)理會(huì)幫助企業(yè)尋找合適的公共部門合作方。再如澳大利亞，其國家和州圖書館的檔案和手稿收藏部、國立大學(xué)的諾埃爾巴特林檔案中心及墨爾本大學(xué)檔案館等，都是企業(yè)檔案公共管理模式的成功典范。檔案館是澳大利亞聯(lián)邦政府文化捐贈(zèng)項(xiàng)目的合法捐贈(zèng)地點(diǎn)之一，符合價(jià)值評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)通過捐贈(zèng)檔案可獲得稅收優(yōu)惠，這種激勵(lì)政策使得企業(yè)樂于將檔案捐贈(zèng)給公共機(jī)構(gòu)。

無論是商業(yè)性還是公共性的企業(yè)檔案社會(huì)化管理模式，都使得企業(yè)檔案能夠被專業(yè)地分類并完整地管理，一定程度上避免了企業(yè)自身保管的弊端。而向公共機(jī)構(gòu)捐贈(zèng)檔案，既利于企業(yè)檔案遺產(chǎn)的公共利用，又能使企業(yè)從中獲益。

二、對(duì)國外幾種企業(yè)檔案管理模式的看法

1.管理模式因國、因企而異

企業(yè)檔案管理模式與一國的社會(huì)制度、政治經(jīng)濟(jì)體制、文化傳統(tǒng)、社會(huì)心理等因素密切相關(guān)?？偟膩碚f，上述三種管理模式各具特色：國家管理模式適用于單一制、規(guī)模較小、中央政府權(quán)力較大的國家，主要是基于社會(huì)記憶完整性目的為全社會(huì)保留珍貴的文化遺產(chǎn)；企業(yè)管理模式適應(yīng)性較強(qiáng)，自發(fā)性較大，檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)靈活；社會(huì)管理模式作為前兩者的補(bǔ)充，可以保障企業(yè)檔案能夠被專業(yè)系統(tǒng)地保存。具體到每一個(gè)國家，其企業(yè)檔案管理模式并非相互獨(dú)立，而是兼容共存，國家管理模式雖然比較少見，但像美、英、德、法、日等國，企業(yè)檔案管理的社會(huì)模式和企業(yè)模式同時(shí)存在，而且即使一個(gè)企業(yè)也不完全實(shí)行單一模式，如美國福特公司檔案館提倡自行管理所產(chǎn)生的檔案，同時(shí)又將部分檔案捐贈(zèng)給亨利福特博物館。可見，管理模式只是手段，目的在于企業(yè)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，所以，對(duì)管理模式的選擇既要考慮企業(yè)利益，又不能忽略檔案對(duì)社會(huì)的價(jià)值。

2.企業(yè)檔案服務(wù)以商業(yè)利益為主，兼顧公共利益

在國外，企業(yè)檔案管理主要服務(wù)于兩個(gè)方面一一首先也是最主要的是商業(yè)利益，其次是公共利益[6]。企業(yè)檔案管理模式要兼顧企業(yè)檔案商業(yè)的、行政的、法律的價(jià)值及其社會(huì)的、文化的和歷史的重要性。國家層面上，英國、澳大利亞、加拿大等國萌確將企業(yè)檔案視為國家財(cái)產(chǎn)；企業(yè)層面上，國外很多公司一定程度上提供檔案的外部利用服務(wù)，對(duì)來自學(xué)者、媒體及社會(huì)公眾的利用請(qǐng)求予以回應(yīng)，作為企業(yè)履行社會(huì)責(zé)任的體現(xiàn)。如英國電信（BT)公司的“聯(lián)系地球”計(jì)劃，將檔案館內(nèi)上千張具有歷史意義的圖片公布于世；AT&T檔案館與歷史中心被認(rèn)為是美國最大的企業(yè)檔案館，在檔案產(chǎn)生30年后許可用于學(xué)術(shù)研究；德國西門子公司檔案館供媒體和科研機(jī)構(gòu)的外部利用占到20%。

3.設(shè)立企業(yè)檔案協(xié)會(huì)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作

在國外，無論哪種管理模式下的企業(yè)檔案管理都沒有國家行政部門的監(jiān)督指導(dǎo)，而企業(yè)檔案協(xié)會(huì)在增進(jìn)企業(yè)間的溝通交流、企業(yè)檔案保管機(jī)構(gòu)間管理經(jīng)驗(yàn)的研討等方面起了重要作用。如：日本企業(yè)史料協(xié)會(huì)《企業(yè)檔案館指南》詳細(xì)記錄全國范圍內(nèi)的企業(yè)檔案保管信息；美國檔案工作者協(xié)會(huì)自發(fā)設(shè)立企業(yè)檔案工作處，每年不定期地召開企業(yè)檔案工作研討會(huì)；英國企業(yè)檔案協(xié)會(huì)參與制定國家企業(yè)檔案戰(zhàn)略，保證企業(yè)檔案的收藏活動(dòng)能夠代表英國多樣性的經(jīng)濟(jì)面貌。此外，德國經(jīng)濟(jì)檔案聯(lián)盟、意大利基金會(huì)、法國企業(yè)檔案安全保護(hù)委員會(huì)等，在其企業(yè)檔案趨于理性、科學(xué)的管理上發(fā)揮著重要作用。

4.商業(yè)性文件中心使企業(yè)檔案工作趨于集約化

與我國各級(jí)檔案館掛牌設(shè)立的檔案寄存中心和在工商局注冊(cè)成立的檔案寄存或服務(wù)中心相比，國外完全商業(yè)化的檔案托管公司是獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其作為市場(chǎng)競爭的主體，通過提供專業(yè)服務(wù)、收取費(fèi)用維護(hù)自身的生存和發(fā)展。這種商業(yè)性文件中心使企業(yè)檔案管理趨于集約化，往往能夠促進(jìn)健康的企業(yè)檔案托管消費(fèi)以及良性社會(huì)評(píng)價(jià)機(jī)制的形成，從而節(jié)省企業(yè)檔案的管理成本。

篇（4）

1．“統(tǒng)治行政”階段：資產(chǎn)階級(jí)政權(quán)以集權(quán)方式獨(dú)占公共權(quán)力，政府作為單一治理主體總攬所有的公共事務(wù)，社會(huì)公眾沒有機(jī)會(huì)參與其中，國家統(tǒng)治職能強(qiáng)大，公共服務(wù)職能微弱，公眾——特別是平民和工人——的基本權(quán)益甚至受到嚴(yán)重的侵蝕，社會(huì)治理的公共性極大缺失。

2．“管理行政”階段：政府依然掌控社會(huì)治理權(quán)，但開始響應(yīng)社會(huì)公眾的權(quán)益訴求，民眾有機(jī)會(huì)參與公共事務(wù)。但總體上看，公眾的力量薄弱，社會(huì)公眾的政治、經(jīng)濟(jì)權(quán)益雖然得到一定程度的落實(shí)，但是依然處于受壓制和受管制的狀態(tài)，社會(huì)治理的公共性只得到部分體現(xiàn)，民治、民享的局面遠(yuǎn)沒有形成。

3．“公共行政”階段：政府改變獨(dú)攬社會(huì)公共事務(wù)的做法，遵循“小政府大社會(huì)”的宗旨，弱化政府職能，將許多公共事務(wù)——特別是社會(huì)公共事務(wù)交給社會(huì)與市場(chǎng)來解決，政府與非政府主體形成多元共治的局面，公眾能有效主張和維護(hù)自身權(quán)益?？梢哉f在這個(gè)時(shí)期，公共管理的公共性在社會(huì)公共事務(wù)領(lǐng)域得到了較好的構(gòu)建。公共管理公共性的構(gòu)建是與社會(huì)公眾自主意識(shí)和能力的加強(qiáng)，以及政府權(quán)責(zé)的讓渡密切相關(guān)。當(dāng)然，這個(gè)過程充斥著國家政府與社會(huì)公眾之間的權(quán)益博弈，即使到了今天，西方國家也并沒有在所有的公共事務(wù)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)充分的公共性，在國家公共事務(wù)和政府公共事務(wù)領(lǐng)域，公共性的缺失比較嚴(yán)重。今年6月的“棱鏡門”事件，美國政府通過網(wǎng)絡(luò)公司的中央服務(wù)器秘密提取包括個(gè)人數(shù)據(jù)在內(nèi)的大宗數(shù)據(jù)來對(duì)社會(huì)實(shí)施監(jiān)控，實(shí)際上就是國家利益對(duì)公民權(quán)益的侵奪，可見公共性在所有公共事務(wù)領(lǐng)域的充分實(shí)現(xiàn)是十分困難的事情。

二、作為公共管理系統(tǒng)構(gòu)成的國家檔案館

（一）作為公共管理機(jī)構(gòu)的國家檔案館

國家檔案館是政府為了履行公共檔案管理職能而設(shè)置的專業(yè)性機(jī)構(gòu)，其“集中管理政府檔案”、“依照法律授權(quán)、代表政府從事公共檔案管理活動(dòng)”，是社會(huì)治理系統(tǒng)的組成部分。它既是輔助國家統(tǒng)治和政府治理活動(dòng)的重要工具，又是能夠?qū)姷臋n案利用需求提供服務(wù)的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，其職能涵蓋了公共管理所有的三大領(lǐng)域：國家公共事務(wù)領(lǐng)域、政府公共事務(wù)領(lǐng)域和社會(huì)公共事務(wù)領(lǐng)域。社會(huì)治理的任何變革都會(huì)傳導(dǎo)到國家檔案館，引起相應(yīng)的變化。我們看到，公共性的演化總是會(huì)引發(fā)國家檔案館機(jī)構(gòu)及其功能設(shè)置的變動(dòng)。例如：改革開放以后，我國國家檔案館開始突出社會(huì)利用服務(wù)的功能建設(shè)，這實(shí)際上是政府加強(qiáng)管理、開始響應(yīng)公眾權(quán)益在檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)的反應(yīng)。進(jìn)入21世紀(jì)以來，服務(wù)型政府的建設(shè)成為新世紀(jì)的主題，國家檔案館也隨之進(jìn)行了改變，其功能在2003年拓展為“兩個(gè)基地，兩個(gè)中心”，2009年再拓展到“兩個(gè)基地，三個(gè)中心”，這種拓展“是把國家檔案館放在‘公共服務(wù)’這個(gè)更為廣闊的平臺(tái)上來思考”。歐美國家檔案館的變革歷程同樣能讓我們看到來自公共性演化的作用。需要注意的是，公共管理三大領(lǐng)域的公共性構(gòu)建并不一致，一般而言，社會(huì)公共事務(wù)領(lǐng)域由于與公眾利益密切相關(guān)，公共性的構(gòu)建較為容易，而國家和政府的公共事務(wù)領(lǐng)域由于遠(yuǎn)離公眾日常生活，公共性構(gòu)建較難。因此可以看到，當(dāng)社會(huì)公共事務(wù)領(lǐng)域已經(jīng)表現(xiàn)出高度的開放性，積極推動(dòng)公眾參與治理，而國家和政府公共領(lǐng)域卻依然對(duì)公眾緊閉。由于國家檔案館的職能涵蓋所有公共事務(wù)領(lǐng)域，因此就會(huì)出現(xiàn)兩種迥異的運(yùn)行理念同時(shí)作用于檔案館，從而產(chǎn)生內(nèi)部運(yùn)行的矛盾沖突。很多時(shí)候，這種矛盾的根源是國家政府與社會(huì)公眾之間的權(quán)利沖突。公共檔案保密與公開的矛盾就是一個(gè)典型表現(xiàn)。對(duì)歐洲檔案利用的研究表明，“19世紀(jì)末20世紀(jì)初，政府通過引進(jìn)檔案利用限制的禁令或法規(guī)，以法律手段來阻礙甚至限制不斷增長的檔案利用”，“即便是民主國家的檔案館，一直到第二次世界大戰(zhàn)結(jié)束，常常還是為政府利益而非公民利益而服務(wù)”。因此，公共性構(gòu)建產(chǎn)生的矛盾沖突也會(huì)在國家檔案館中表現(xiàn)出來。

（二）作為權(quán)益保障制度安排的國家檔案館

國家檔案館不僅僅是機(jī)構(gòu)，而且還是一種制度安排。制度安排既包括“規(guī)章制度的確立”，還包括“組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)和組織要素關(guān)系的確立”，因此，“組織是制度安排的集合”，其規(guī)定的是關(guān)系、規(guī)則和規(guī)范。但正如美國社會(huì)學(xué)家塔爾科特•帕森斯指出的那樣：“一個(gè)組織的價(jià)值系統(tǒng)是通過組織與不同功能背景中的各種主要制度模式相聯(lián)系而得以合法化”。也就是說，制度安排的作用在于從根本上將一種“價(jià)值系統(tǒng)”給予“合法化”，對(duì)于國家檔案館來說，這種價(jià)值系統(tǒng)是圍繞公共利益的一種設(shè)定，因此，國家檔案館作為一種制度安排，是維護(hù)公共利益的一種合法化的方式。但是，在不同行政管理階段的不同時(shí)期，對(duì)公共利益的內(nèi)涵有不同的解讀，從“統(tǒng)治行政”到“管理行政”、再到“服務(wù)行政”的過程，是公眾權(quán)益從被排斥于公共利益性之外，到被包含，再到被強(qiáng)化的過程。國家檔案館制度安排的發(fā)展走向正好反映了公眾權(quán)利從被排斥到逐漸得到尊重的公共性演化進(jìn)程。以美國為例，來自20世紀(jì)70年代美國經(jīng)濟(jì)發(fā)展理事會(huì)的一項(xiàng)研究認(rèn)為，都市政府在檔案管理領(lǐng)域?qū)?huì)采取更加集權(quán)的方式。很顯然，在當(dāng)時(shí)看來，對(duì)政府權(quán)利的保障是檔案館高于一切的價(jià)值取向，集權(quán)管理實(shí)質(zhì)就是對(duì)公眾權(quán)利的排斥和弱化。但是到了21世紀(jì)，美國公眾的檔案權(quán)利較之于30年前得到了很大的加強(qiáng)和豐富，比如檔案文化權(quán)利的提出并落實(shí)，為此美國國家檔案館改變了以前的集權(quán)封閉的管理理念，為了滿足公眾文化生活需要，開放管理系統(tǒng)，引導(dǎo)公眾參與檔案文化項(xiàng)目的合作共建。而且，目前歐美許多國家明確了國家檔案館對(duì)公眾權(quán)益的重要使命，為此，構(gòu)建了體現(xiàn)公眾利益的績效考核指標(biāo)體系，其考核結(jié)果與國家對(duì)檔案館的投入直接掛鉤。在這種價(jià)值理念的作用之下，國家檔案館不但從經(jīng)營管理的很多方面深化了與公眾的利益交流，而且還通過與諸如媒體、企業(yè)等的合作來提升自身的管理能力。可見，對(duì)公共利益的不同解讀會(huì)影響國家檔案館作為一種制度安排對(duì)關(guān)系、規(guī)則和規(guī)范的構(gòu)建。

三、國家檔案館的公共性

（一）國家檔案館公共性的涵義

從上述分析可知，社會(huì)治理的變革會(huì)給國家檔案館帶來深刻的影響，而且公共性演化的深入將會(huì)推動(dòng)國家檔案館治理公共性的系統(tǒng)構(gòu)建。因此，不能僅僅著眼于公有、公用的特性來理解國家檔案館的公共性，國家檔案館的公共性更應(yīng)該是檔案館治理對(duì)公共管理的管理價(jià)值的公共性、管理主體的公共性、管理手段的公共性、管理對(duì)象及目標(biāo)公共性的落實(shí)。其具體表現(xiàn)有：

1．遵循表達(dá)公眾意志、維護(hù)公眾權(quán)利的價(jià)值理念

公眾的權(quán)利包括公眾對(duì)公共檔案的共享權(quán)和對(duì)檔案館的共治權(quán)兩個(gè)方面。前者指的是館藏檔案最大限度地對(duì)公眾開放，后者指的是公眾參與國家檔案館的治理。其中，共治權(quán)的提出是公共管理的民主民治思想在國家檔案館治理中的落實(shí)，它體現(xiàn)了公眾共創(chuàng)利益、實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值的一種需要。而政府出于追求社會(huì)效益的需要，也希望通過公眾參與共治來提升檔案館的運(yùn)行能力，因此，公眾對(duì)國家檔案館的共治權(quán)是檔案館治理的發(fā)展趨勢(shì)。

2．以社會(huì)公共事務(wù)為其主要服務(wù)領(lǐng)域

社會(huì)公共事務(wù)與公眾的利益更密切，公眾的許多直接利益集中于此，因此，社會(huì)公眾事務(wù)領(lǐng)域自然成為公眾權(quán)利表達(dá)的主要領(lǐng)域。由于公眾的群體規(guī)模龐大，權(quán)利類型和需求表現(xiàn)多樣，因此與面向政府的服務(wù)相比，國家檔案館面向公眾的服務(wù)具有更高的難度和復(fù)雜度，這也決定了國家檔案館需要在服務(wù)公眾的過程中投入更多。

3．形成多元共同治理的格局

在“統(tǒng)治行政”和“管理行政”時(shí)期，國家檔案館采取政府單一主體的管理模式是合理的，但是到了“公共行政”時(shí)期，政府的力量已經(jīng)不能滿足公眾對(duì)國家檔案館越來越高的要求，而社會(huì)力量已經(jīng)有能力而且有愿望投入到國家檔案館的建設(shè)中，這時(shí)，采取政府與社會(huì)力量對(duì)國家檔案館的合作共建是必然趨勢(shì)。目前，歐美許多國家檔案館的實(shí)踐已經(jīng)形成多樣化的合作共建方式，其中以項(xiàng)目合作開發(fā)最為常見，而最為深刻的表現(xiàn)為國家檔案館治理中政府與有關(guān)社會(huì)力量在決策和管理等領(lǐng)域的權(quán)力分享。

4．構(gòu)建民主透明的監(jiān)督機(jī)制

公眾的有效監(jiān)督是維護(hù)公眾權(quán)益免受來自政府權(quán)力侵害的重要方式。作為國家舉辦的事業(yè)，國家檔案館的運(yùn)行以政府權(quán)力為后盾，即使在多元共同治理的背景下，政府權(quán)力也始終處于主導(dǎo)地位；而公眾監(jiān)督的短缺會(huì)出現(xiàn)不合理的集權(quán)專權(quán)和自行裁定等政府權(quán)力“異化”現(xiàn)象，從而損害公眾利益。因此，公眾監(jiān)督對(duì)國家檔案館的運(yùn)行十分必要。有效的監(jiān)督依賴一套健全的社會(huì)監(jiān)督機(jī)制，以制度化為基礎(chǔ)，以法的形式規(guī)定，其中不僅要規(guī)定公眾監(jiān)督的方式方法，而且還需要規(guī)定監(jiān)督的目標(biāo)任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則等內(nèi)容。

篇（5）

一、提高認(rèn)識(shí)，是搞好檔案利用工作的前提

1、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

加強(qiáng)對(duì)國土檔案工作的集中統(tǒng)一管理是國土檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證1。檔案服務(wù)行為必須堅(jiān)持為民，作為社會(huì)主義制度下的檔案部門必須堅(jiān)持為人民服務(wù)，樹立“用戶至上”的觀念，要對(duì)利用者負(fù)責(zé)到底，急利用者所急，想利用者所想。為社會(huì)提供盡可能多的有價(jià)值的信息資料。要有主人翁精神，要有明確的服務(wù)方向和強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)。服務(wù)行為必須文明，要有準(zhǔn)確、親切、友好的服務(wù)用語，要有熱情、謙遜、耐心的服務(wù)態(tài)度。

2、轉(zhuǎn)變利用者對(duì)檔案利用工作的看法

過去檔案采取半封閉式的管理方式，使社會(huì)上很大一部分人對(duì)檔案的社會(huì)性和內(nèi)容不甚了解，不知道檔案中包含著他們需要的珍貴的資料，敬而遠(yuǎn)之，這些看法在一定程度上影響了檔案的利用。隨著近年來人們對(duì)檔案工作的逐步認(rèn)識(shí)，查詢檔案的人員越來越多，檔案的作用是難以替代的，已成為人們的共識(shí)。

二、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，是搞好檔案利用工作的關(guān)鍵

1、按照我省土地檔案管理目標(biāo)認(rèn)定的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)要求，扎扎實(shí)實(shí)地抓好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)2。在國土資源管理工作中，檔案的形成要規(guī)范化、檔案的整理要系統(tǒng)化、檔案的保護(hù)要科學(xué)化、檔案的管理要現(xiàn)代化。另一方面要積極探索對(duì)電子檔案管理的新辦法，加強(qiáng)檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整，以擺脫我們目前還在靠手工操作查找文檔的局面，擁有豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能更好的提供利用。

2、完善檔案檢索工具。能否快速準(zhǔn)確的提供國土資源檔案檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決有無完善的檢索工具3。編研各種檢索工具并熟練掌握，使檢索速度和查準(zhǔn)率不斷提高，為查詢者提供快捷的服務(wù)。

三、提高檔案管理水平，是做好檔案利用的途徑

1、逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類進(jìn)入了信息化時(shí)代，檔案管理現(xiàn)代化也是必然趨勢(shì)。這對(duì)檔案服務(wù)具有重要意義。國土資源檔案管理現(xiàn)代化將極大的提高檢索速度和檢索“兩率”，還可以減少檔案原件的使用，最大限度的延長檔案的壽命。我們要有計(jì)劃、有步驟的逐步實(shí)現(xiàn)公開文件計(jì)算機(jī)查詢和網(wǎng)上查詢，同時(shí)，加強(qiáng)區(qū)域公開文件信息共享建設(shè)，構(gòu)建共享信息網(wǎng)絡(luò)。

2、 加強(qiáng)國土資源檔案人員的學(xué)習(xí)

檔案管理人員要適應(yīng)新時(shí)代的要求，跟上發(fā)展的步伐，客觀上對(duì)國土檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求，我們從事國土檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)與其它單位的檔案人員更單一。為達(dá)到國土檔案整理規(guī)范化的要求，我局檔案管理人員進(jìn)行了正規(guī)的培訓(xùn)，講解了國土檔案工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照國土檔案管理要求，我們的培訓(xùn)也對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化作了詳細(xì)的講解。使大家在工作上有的放矢，為以后的工作注意積累資料4。此次培訓(xùn)為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有―個(gè)切實(shí)的保障。

3、 加強(qiáng)管理，健全制度，確保國土資源檔案的安全

要加強(qiáng)國土資源檔案管理工作，關(guān)鍵是要有切實(shí)可行的規(guī)章制度，用制度管人、管事。各級(jí)國土資源檔案管理部門都應(yīng)該建立健全檔案歸檔、保管、保密、利用等各項(xiàng)制度，使各項(xiàng)工作有章可循。但光有制度不實(shí)施也不行，制定出來的制度如果不加以實(shí)施，那就是一紙空文。因此必須采取措施，使制定出來的制度能夠得到實(shí)施，使各項(xiàng)管理措施落到實(shí)處。

首先要完善并落實(shí)檔案的歸檔制度，使屬于歸檔范圍的各種國土資源文件材料都能按規(guī)定及時(shí)向檔案部門移交，確保國土資源檔案的系統(tǒng)、完整；其次要落實(shí)檔案管理人員的崗位責(zé)任制。各類測(cè)繪成果材料、地理信息數(shù)據(jù)和地質(zhì)礦產(chǎn)檔案材料的接收、整理、歸檔、保管、分發(fā)以及圖紙材料的提供利用和跟蹤管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)；然后要嚴(yán)格檔案的借閱審批制度。國土資源檔案相當(dāng)部分列為機(jī)密、秘密級(jí)檔案，不能對(duì)外公開使用。凡是帶密級(jí)的文件材料，都要嚴(yán)格按照國家、省和主管部門的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。檔案對(duì)外提供服務(wù)必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，對(duì)違反保密制度造成泄密的，要根據(jù)情節(jié)輕重按有關(guān)法規(guī)和制度規(guī)定，追究當(dāng)事人的責(zé)任；最后，加強(qiáng)檔案的安全保管，對(duì)重要圖件和數(shù)據(jù)材料作好備份，并與原始圖件材料分開保管，有條件的應(yīng)實(shí)行異地備份制度，保證萬無一失5。

參考文獻(xiàn)：

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[2]郭志敏等，2001，淺議規(guī)范檔案服務(wù)行為，山東檔案，濟(jì)南。

篇（6）

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2014年2月27日

實(shí)施國家科技計(jì)劃項(xiàng)目是我國政府支持重大科技研發(fā)活動(dòng)的主要形式，是推動(dòng)我國科技進(jìn)步、提升我國自主創(chuàng)新能力的重大舉措，科技計(jì)劃項(xiàng)目也正在以前所未有的方式與經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、環(huán)境等諸多因素更加緊密地結(jié)合在一起?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案作為記錄科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施過程的資料，是重要的科技信息儲(chǔ)備資源，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理，是發(fā)揮科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息資源的前提條件，也是進(jìn)一步提升科技管理工作水平，完善科技檔案管理體系的重要途徑。

一、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理工作的重要性

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是科技檔案的重要組成部分，開展科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的研究，是為了獲得理論和技術(shù)方法成果，促進(jìn)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作不斷進(jìn)步。同時(shí)，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作也是國家科學(xué)技術(shù)管理工作和國家檔案事業(yè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是建設(shè)和發(fā)展科技檔案事業(yè)的重要部分。

（一）有利于增強(qiáng)各部門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理意識(shí)?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案記載和反映了科技計(jì)劃項(xiàng)目科學(xué)研究活動(dòng)的全部過程和具體成果，是項(xiàng)目科研人員的勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔材料一般包括研究課題的可行性論證材料、申請(qǐng)立項(xiàng)材料、立項(xiàng)后各階段的試驗(yàn)原始記錄材料、最后的總結(jié)報(bào)告、成果報(bào)告、成果鑒定、成果推廣示范和反饋信息材料等。加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理，有利于建立健全科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系，及時(shí)查缺補(bǔ)漏，完善科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，增強(qiáng)各部門和科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)者的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理意識(shí)，從源頭上保證項(xiàng)目檔案的完備性。

（二）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是科技計(jì)劃管理的重要內(nèi)容。從科技計(jì)劃管理的角度看，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理，強(qiáng)化并拓展了科技計(jì)劃項(xiàng)目管理鏈條上項(xiàng)目的驗(yàn)收工作內(nèi)容，有利于積累和豐富科技檔案資源，也強(qiáng)調(diào)了科技計(jì)劃管理工作中的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的重要性。

（三）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是國家科技計(jì)劃管理的依據(jù)?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案是在科技計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題驗(yàn)收和成果轉(zhuǎn)化整個(gè)過程中產(chǎn)生的，是科技計(jì)劃項(xiàng)目執(zhí)行過程中的真實(shí)記錄和可靠的信息來源。因而，它為科技計(jì)劃項(xiàng)目的全生命周期管理提供了及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，成為對(duì)國家科技計(jì)劃執(zhí)行、管理、監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。完整、真實(shí)的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息將有助于加強(qiáng)對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目全過程管理科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

（四）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案易于規(guī)范，對(duì)科技檔案管理具有較強(qiáng)的示范性?？萍加?jì)劃項(xiàng)目是圍繞一個(gè)具體研究目標(biāo)，展開的相對(duì)獨(dú)立的科研活動(dòng)，從申請(qǐng)立項(xiàng)、項(xiàng)目研發(fā)到項(xiàng)目驗(yàn)收是一個(gè)完整的科技過程。而且，項(xiàng)目研究目的明確、研究范圍清楚、研究過程容易區(qū)別等特點(diǎn)，使科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理相對(duì)單純，具有良好的過程控制與實(shí)施的條件。而且，科技計(jì)劃項(xiàng)目管理與其他科研管理的共性多、密切相關(guān)，便于其他科技檔案工作借鑒，具有較強(qiáng)的示范性。

（五）發(fā)揮科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息價(jià)值的重要保障。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，在科技研發(fā)過程中，檔案信息資源的管理、開發(fā)、利用已經(jīng)引起社會(huì)各界的高度關(guān)注，檔案信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案記錄了科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施的完整過程，包含有大量有價(jià)值的科技信息。做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理工作，才能充分發(fā)揮科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案潛在的科技信息價(jià)值和社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，為進(jìn)一步支撐國家科技發(fā)展提供重要支撐。

二、科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理中存在的突出問題

由于我國政府層面沒有專門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門和相關(guān)的法規(guī)，導(dǎo)致科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理問題突出。

（一）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系不健全。目前，我國對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理主要是依托科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的組織架構(gòu)來實(shí)現(xiàn)的。各類科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案分類、分部門管理，不同的科技計(jì)劃項(xiàng)目有不同的檔案管理辦法，國家層面沒有出臺(tái)統(tǒng)一的國家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法，未建立完善的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系。實(shí)際上對(duì)各類科技計(jì)劃項(xiàng)目的檔案采取的是“獨(dú)立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科學(xué)技術(shù)委員會(huì)已經(jīng)出臺(tái)了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)性文件，北京市科學(xué)技術(shù)委員會(huì)還建立了專門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案館，專門管理北京市各類科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源。

（二）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的歸檔意識(shí)淡薄?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案的收集歸檔是當(dāng)前各部門科研檔案管理工作中存在的突出問題。首先，各科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位對(duì)項(xiàng)目檔案的管理工作重視不足。一些項(xiàng)目承擔(dān)單位沒有專門負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的部門和工作人員，導(dǎo)致在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中對(duì)檔案的收集管理工作給予足夠的重視。其次，在科技計(jì)劃項(xiàng)目研究過程中，多數(shù)科研工作者重視從事科學(xué)研究，重視科研成果的發(fā)表與獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)，對(duì)項(xiàng)目檔案資料的整理和積累重視程度明顯不足。許多科研工作者認(rèn)為科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔是科技檔案管理部門的工作，與自己從事的科研工作無關(guān)緊要。有些科研工作者為了研究團(tuán)隊(duì)的榮譽(yù)和利益，再加上管理部門的缺位，很多項(xiàng)目檔案資料被科研人員當(dāng)作個(gè)人資源保管，甚至尋找各種借口拒絕歸檔。這給國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的收集和歸檔工作帶來很大困難。

由于上述問題的普遍存在，嚴(yán)重影響了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的完整性、系統(tǒng)性。

（三）科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式落后。由于管理體系不健全，各方面的投入和支持力度不夠，導(dǎo)致當(dāng)前科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理主要局限于科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案實(shí)體的收集、加工整理、保管，而對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的信息化管理相對(duì)薄弱，導(dǎo)致大量的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源沒有實(shí)現(xiàn)信息化，這也嚴(yán)重約束了檔案資源的開發(fā)利用。

（四）定密范圍不準(zhǔn)確，影響了知識(shí)產(chǎn)權(quán)效益的發(fā)揮。在科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理過程中，把科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案保護(hù)與利用對(duì)立起來的問題十分普遍。過分強(qiáng)調(diào)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的技術(shù)性，擔(dān)心項(xiàng)目檔案的開發(fā)利用會(huì)泄漏技術(shù)秘密，導(dǎo)致定密范圍擴(kuò)大。把本可以公開利用的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案加以保密，應(yīng)該解密的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案沒有及時(shí)解密，把科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案長期擱置在庫房而不充分開發(fā)利用，這樣不僅造成了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案在管理和利用過程的知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失現(xiàn)象，也導(dǎo)致項(xiàng)目檔案保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)的憑證作用得不到實(shí)現(xiàn)，影響了科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案作為一種有價(jià)值的科技資源的開發(fā)利用。

三、加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理的建議

健全科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理體系，是科學(xué)地管理科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案，保證及時(shí)、有效地提供科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息的關(guān)鍵。

（一）健全科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理制度。制度建設(shè)是科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作走向規(guī)范化、科學(xué)化的重要保障。首先，宏觀層面上，國家科技管理部門應(yīng)建立專門的國家科技計(jì)劃檔案管理部門，專門負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理工作，指導(dǎo)各相關(guān)部門的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作，出臺(tái)專門的法律、法規(guī)；其次，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)在上級(jí)科技主管部門及科技檔案工作主管部門領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)《檔案法》和有關(guān)科技計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法，結(jié)合科技計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施和科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)際需要，針對(duì)性的出臺(tái)《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法》及《國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》，明確科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求，確定責(zé)任單位、責(zé)任人范圍。

為確保科技計(jì)劃項(xiàng)目材料完整歸檔，項(xiàng)目課題組和科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)各盡其責(zé)，完善科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的收集制度。實(shí)行課題組歸檔責(zé)任制，科技計(jì)劃項(xiàng)目課題組負(fù)責(zé)人要在課題組成員中指定人員負(fù)責(zé)科研檔案的收集和管理工作，按照科研工作程序，確?？蒲懈麟A段成果材料的完整性。明確在科技計(jì)劃項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收環(huán)節(jié)，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔的完整性將作為一個(gè)重要的考察因素，待與科技計(jì)劃項(xiàng)目相關(guān)的所有檔案資料按規(guī)定歸檔完畢，經(jīng)科技計(jì)劃檔案管理部門驗(yàn)收合格并出具相關(guān)證明材料后，整個(gè)項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收工作才算完成。否則不能核準(zhǔn)一個(gè)科技計(jì)劃項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收工作，并追究相關(guān)單位和負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

科技管理部門負(fù)責(zé)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案歸檔工作的人員，應(yīng)嚴(yán)格按照國家各相關(guān)部門制定的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理制度認(rèn)真履行崗位職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目的跟蹤管理，確保各課題組分散形成的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資料及時(shí)、完整地移交科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門。

（二）開展專題培訓(xùn)，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理工作的系統(tǒng)性

第一，針對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員進(jìn)行培訓(xùn)。各級(jí)科技管理部門要配合科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門組織項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員進(jìn)行專題培訓(xùn)，讓項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員明確自己在整個(gè)項(xiàng)目檔案管理過程中所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目承擔(dān)單位和科研人員的歸檔意識(shí)。

第二，針對(duì)項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。專業(yè)的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理的核心要素。國家科技管理部門應(yīng)舉辦國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理人員專題培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案在收集、整理、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)的特殊要求，提升科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作人員的專業(yè)水平。通過培訓(xùn)逐步建立一支業(yè)務(wù)水平高、檔案管理意識(shí)強(qiáng)、能夠掌握開發(fā)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案先進(jìn)技術(shù)的專業(yè)管理人才隊(duì)伍，提升項(xiàng)目檔案管理水平，優(yōu)化科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理模式。

（三）加強(qiáng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的科學(xué)化管理?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案工作的科學(xué)化是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。隨著信息技術(shù)、多媒體技術(shù)的快速發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，使項(xiàng)目檔案工作由傳統(tǒng)手工操作朝著自動(dòng)化方向邁進(jìn)了一大步。科學(xué)化是科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作科學(xué)管理的重要手段，將有利于在科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源管理中形成一系列的科學(xué)化的管理制度。

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)化，主要是國家通過制定和實(shí)施各項(xiàng)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作有統(tǒng)一的規(guī)范，以便采用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段，逐步提高科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和項(xiàng)目檔案開發(fā)利用的現(xiàn)代化水平，為科研工作者迅速、準(zhǔn)確地提供科技信息。

科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案部門提供的不只是紙質(zhì)檔案，還有大量的電子文檔。科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案工作者要具備能夠?qū)n案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠快速收集信息，安全保護(hù)信息和及時(shí)準(zhǔn)確提供信息的能力。廣、快、精、準(zhǔn)是信息化社會(huì)的科研工作對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案信息需求的基本特點(diǎn)，為滿足這一需求，在很大程度上還必須借助于先進(jìn)的技術(shù)手段。運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段管理科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是實(shí)現(xiàn)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的必然趨勢(shì)。

（四）科學(xué)、合理地確定科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的秘密等級(jí)?？萍加?jì)劃項(xiàng)目檔案管理部門對(duì)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案進(jìn)行保管并提供利用時(shí)，檔案管理人員要對(duì)整理好的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類。在實(shí)際管理工作中，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理人員嚴(yán)格劃清項(xiàng)目檔案中非密檔案與檔案界限，再根據(jù)其不同特征和開放程度，對(duì)不同級(jí)別、不同需求的利用者確定與之相適應(yīng)的利用范圍，制定相應(yīng)的管理辦法。結(jié)合實(shí)際，劃分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等不同的密級(jí)，明確規(guī)定使用范圍。的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案都應(yīng)加蓋密級(jí)標(biāo)記，以便與一般檔案區(qū)別開來，列入控制使用的范圍。同時(shí)，對(duì)超過規(guī)定保密期限的，按照相關(guān)規(guī)定，及時(shí)做好科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源，從而使科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案在后期的開發(fā)利用過程中，既能充分體現(xiàn)它的科技信息價(jià)值，又能防止密級(jí)檔案泄密事件的發(fā)生。

四、結(jié)語

國家科技計(jì)劃項(xiàng)目對(duì)于推動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國家科技進(jìn)步發(fā)揮著重大作用，科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案具有能夠及時(shí)保存科技信息的優(yōu)勢(shì)。為此，必須高度重視國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理工作，加強(qiáng)國家科技信息資源的積累，為我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展提供完整、可靠的信息資源。同時(shí)，必須清楚整個(gè)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案資源的管理工作涉及到國家科技管理部門、科技計(jì)劃實(shí)施單位和相關(guān)科研人員，要做好國家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案的管理工作，不僅需要國家科技主管部門給予高度重視，更需要科技計(jì)劃項(xiàng)目的各管理和實(shí)施主體的共同參與和支持。

主要參考文獻(xiàn)：

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篇（7）

0 緒言

由于科研檔案是科研工作者在進(jìn)行科學(xué)研究過程中記錄整理的，因此需要對(duì)其進(jìn)行有效的歸檔與管理的規(guī)范。我國科學(xué)技術(shù)委員會(huì)與檔案局在1987年就頒布了《科研技術(shù)研究檔案管理工作暫行規(guī)定》，這一規(guī)定的出臺(tái)，對(duì)我國高?？蒲袡n案管理工作進(jìn)行了科學(xué)有效的規(guī)范。隨著我國高等事業(yè)的不斷發(fā)展，高等院校成為我國科學(xué)研究工作的主陣地。然而我們可以看到我國高校科研檔案管理工作中依然存在著一些不容忽視的問題，需要我們不斷完善。

1 高?？蒲袡n案的重要性

首先，高?？蒲袡n案是院校開展科學(xué)研究的基礎(chǔ)。由于我國高?？蒲袡n案記錄了院?？蒲腥藛T對(duì)科學(xué)技術(shù)的研究成果與研究過程的原始資料，是最客觀可靠的情報(bào)資源。所有科學(xué)技術(shù)進(jìn)步都是繼承前人基礎(chǔ)上的創(chuàng)新與借鑒，而高等院校進(jìn)行科研活動(dòng)也是這樣，我們能夠通過高效科研檔案去了解過去國內(nèi)外對(duì)某項(xiàng)科學(xué)研究的情況，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與發(fā)展，所以高校的科研檔案是保障科研工作的基礎(chǔ)。

其次，高?？蒲袡n案是院校提升教學(xué)質(zhì)量的保證。我國高校新時(shí)期的重要任務(wù)就是培養(yǎng)出德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才，然而作為專業(yè)課教師，不但要自身及時(shí)去掌握專業(yè)領(lǐng)域的最新動(dòng)向，還需要不斷更新專業(yè)課教材，可以通過院校的科研工作檔案，將一些新技術(shù)補(bǔ)充到教學(xué)內(nèi)容中，傳授給高校學(xué)生，進(jìn)而提升教學(xué)質(zhì)量。

最后，高?？蒲袡n案是院校檢驗(yàn)科研工作、考核科研工作的重要依據(jù)。由于高?？蒲袡n案客觀地記錄了專業(yè)教師、科研部門在院校科研過程，用文字、圖像等形式保存了資料。而一所院校進(jìn)行的科研工作效果如何，可以從科研經(jīng)費(fèi)、科研技術(shù)人員投入、成果等方面進(jìn)行體現(xiàn)，而所有的因素可以從高校科研檔案中尋找到，進(jìn)而可以做出科學(xué)客觀的評(píng)價(jià)。并且，高校科研檔案也是院?？茖W(xué)研究人員付出辛苦勞動(dòng)的成果，對(duì)教師等教職工職稱評(píng)定、績效考核等方面起到了重要參考作用。

2 現(xiàn)階段高?？蒲泄芾砉ぷ鞔嬖诘膯栴}

第一，部分高校的科研檔案收集不夠完整。許多院校的科研管理人員缺乏對(duì)于高?？蒲袡n案的重視，對(duì)日常的檔案資料積累工作只是走個(gè)形式，認(rèn)為是檔案部門的工作，與自己無關(guān)，這導(dǎo)致高校許多科研檔案管理工作出現(xiàn)困境，落實(shí)工作不到位，資源缺失損壞等狀況頻繁發(fā)生，這在一定程度上讓部分科研工作人員的心理上受到傷害。

第二，高?？蒲腥藛T缺乏檔案意識(shí)，由于個(gè)人原因影響到高?？蒲袡n案管理的及時(shí)性與完整性。一些人員認(rèn)為將科研檔案與其放到檔案部門不如自己拿著方便，于是一些人員就借著核心技術(shù)資料保密的原因作為借口，在科研工作結(jié)束之后不愿將檔案上交。而高校科研工作本身就具有潛在的內(nèi)部競爭性質(zhì)，一些科研工作人員由于為了自身利益、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等原因考慮，將科研工作中一些資料私自保存起來，沒有上交到高校的檔案管理部門，這導(dǎo)致應(yīng)當(dāng)共享的科研資料難以及時(shí)歸檔，導(dǎo)致部分高校的科研工作中的數(shù)據(jù)資料難以完整地被保存，進(jìn)而影響到高?？蒲袡n案歸檔工作的及時(shí)性與完整性。

第三，高校科研檔案工作宣傳力度較小。我國部分高校的檔案部門并不能對(duì)高校各職能管理部門與科研機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，并且沒有開展針對(duì)檔案工作的學(xué)術(shù)報(bào)告與其他相應(yīng)的宣傳工作，這導(dǎo)致高?？蒲腥藛T對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)不強(qiáng)，缺乏相應(yīng)的管理能力。管理人員對(duì)于應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔的科研工作檔案并不清楚，而歸檔的材料也不夠完整。

3 加強(qiáng)我國高?？蒲袡n案管理途徑思考

第一，在高校建立起科學(xué)的檔案管理制度，提高高校科研人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)。由于科研檔案是高校進(jìn)行科研工作的整體過程的客觀反映，是介于課題、研究成果與專業(yè)之間的綜合反映形式，因此形成了高?？蒲袡n案的特點(diǎn)：專業(yè)性、整體性與時(shí)期性。而為了規(guī)范高?？蒲袡n案管理工作，就需要遵循國務(wù)院頒布的《科研檔案工作條例》所規(guī)定的要求，盡量避免科研檔案丟失在外的現(xiàn)象出現(xiàn)。高校要提高相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)科研檔案的法制意識(shí)，將管理科研檔案作為自己的本職工作。

第二，保證科研檔案的完整性與系統(tǒng)性。隨著高校新的科研機(jī)制運(yùn)行下，高校部分科研項(xiàng)目都增加了研究周期，并且有許多人員加入，這對(duì)于原有材料的完整性與系統(tǒng)性造成了阻礙作用，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)核心技術(shù)文件缺失、電子文件缺失等現(xiàn)象，會(huì)給科研檔案利用帶來阻礙的作用，對(duì)高校的教研工作的可持續(xù)發(fā)展難以起到作用。

篇（8）

第二條本省行政區(qū)域內(nèi)國家檔案館的規(guī)劃、建設(shè)、管理，適用本辦法。

第三條本辦法所稱國家檔案館，包括綜合檔案館和專門檔案館。

綜合檔案館負(fù)責(zé)收集和管理本行政區(qū)域國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的多種門類的檔案，并向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。

專門檔案館負(fù)責(zé)收集和管理某一專業(yè)領(lǐng)域或者某種特殊載體形態(tài)的檔案，并向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。

第四條國家檔案館是公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，依法履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會(huì)教育、推進(jìn)政務(wù)信息公開的職能。

第五條國家檔案館應(yīng)當(dāng)全面收集檔案，反映歷史真實(shí)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，方便社會(huì)利用，依法履行保密義務(wù)。

第六條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)國家檔案館工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)，并列入年度預(yù)算。

第二章檔案資源建設(shè)

第八條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)籌規(guī)劃、合理布局、分級(jí)管理的原則和國家、省有關(guān)檔案館網(wǎng)布局的要求設(shè)置國家檔案館。

省、設(shè)區(qū)的市、縣（市、區(qū)）設(shè)置綜合檔案館。省、設(shè)區(qū)的市根據(jù)需要可以設(shè)置專門檔案館，也可以與綜合檔案館合設(shè)。城市建設(shè)檔案館的設(shè)置按有關(guān)法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定執(zhí)行。

設(shè)置國家檔案館必須符合國家和省規(guī)定的條件，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審核同意后，報(bào)本級(jí)人民政府批準(zhǔn)。設(shè)置國家檔案館的具體條件和申請(qǐng)審核程序，由省檔案行政管理部門商省級(jí)有關(guān)部門制定，報(bào)省人民政府批準(zhǔn)后實(shí)施。

第九條 國家檔案館應(yīng)當(dāng)按照職責(zé)，擬定檔案資料收集的具體范圍，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門核準(zhǔn)后實(shí)施。

第十條 綜合檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定確定向本館移交檔案的單位范圍。有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)按規(guī)定向綜合檔案館移交具有長久保存價(jià)值的各種門類和形態(tài)的檔案。法律、法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十一條國家檔案館應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的期限接收檔案。因特殊情況，需要提前或者延期接收檔案的，按照國家和本省有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十二條各綜合檔案館應(yīng)當(dāng)按照政府信息公開的有關(guān)規(guī)定,向社會(huì)提供現(xiàn)行文件查詢等服務(wù)。各級(jí)行政機(jī)關(guān)和有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定，及時(shí)向本級(jí)人民政府設(shè)立的綜合檔案館移交有關(guān)文件和資料。

第十三條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)納入電子政務(wù)和信息化規(guī)劃。

國家檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子文件的接收工作，加快傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

第十四條綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立本行政區(qū)域的電子檔案目錄中心。向綜合檔案館移交檔案的單位以及專門檔案館應(yīng)當(dāng)定期向綜合檔案館報(bào)送電子檔案目錄。

電子檔案目錄格式標(biāo)準(zhǔn)由省檔案行政管理部門按電子政務(wù)要求和規(guī)范制定。

第十五條非國家所有的檔案資料，對(duì)國家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的，鼓勵(lì)檔案資料所有人向國家檔案館捐贈(zèng)或者寄存；國家檔案館接受捐贈(zèng)的，應(yīng)當(dāng)向捐贈(zèng)者頒發(fā)捐贈(zèng)證書，并可以給予一定獎(jiǎng)勵(lì)。

第三章檔案開放與利用

第十七條國家檔案館的下列館藏檔案,應(yīng)當(dāng)向社會(huì)開放，涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私以及按國家規(guī)定不宜開放的除外：

（一）建國以前形成的檔案；

（二）建國以后形成的檔案，時(shí)間已滿30年的；

（三）屬于政府信息公開范圍的檔案；

（四）經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)形成的檔案；

（五）重大活動(dòng)檔案，進(jìn)館滿6個(gè)月的。

國家檔案館開放個(gè)人捐贈(zèng)的檔案，應(yīng)當(dāng)征得捐贈(zèng)人同意。

第十八條國家檔案館開放檔案，應(yīng)當(dāng)組織鑒定小組對(duì)擬開放的檔案進(jìn)行鑒定；經(jīng)鑒定符合開放條件，并經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審核同意的，一律予以開放。

第二十一條公民和社會(huì)組織確需利用國家檔案館未開放檔案的，應(yīng)當(dāng)向國家檔案館提出書面申請(qǐng)，國家檔案館應(yīng)當(dāng)在2個(gè)工作日內(nèi)作出是否提供利用的書面答復(fù)；在規(guī)定期限內(nèi)不能作出答復(fù)的，經(jīng)館長批準(zhǔn)，可以適當(dāng)延長期限，但最長不得超過7個(gè)工作日，延長期限的理由應(yīng)當(dāng)書面告知申請(qǐng)人。

第二十二條國家檔案館提供檔案利用服務(wù)不得收費(fèi)；但為公民和社會(huì)組織提供復(fù)制檔案、郵寄檔案復(fù)制件及其他發(fā)生工本費(fèi)用服務(wù)的，可以按規(guī)定收取費(fèi)用。

第二十三條任何單位、個(gè)人利用或者公布國家檔案館館藏檔案，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律、法規(guī)、規(guī)章，不得損害國家利益和他人的合法權(quán)益。

公民和社會(huì)組織利用國家檔案館未開放檔案，未經(jīng)國家檔案館同意，不得以任何形式公開傳播。

第四章保障和管理

第二十五條縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)將國家檔案館建設(shè)列入城市建設(shè)和文化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)總體規(guī)劃，優(yōu)先安排國家檔案館建設(shè)用地。

國家檔案館的建筑設(shè)計(jì)和規(guī)模按照國家和省有關(guān)規(guī)定確定。

國家檔案館的建筑設(shè)計(jì)方案應(yīng)當(dāng)在報(bào)規(guī)劃審批前征求省檔案行政管理部門的意見。

第二十六條國家檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)其功能要求，配備與其規(guī)模和業(yè)務(wù)管理工作相適應(yīng)的專業(yè)技術(shù)和管理人員。國家檔案館主管業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)具有中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)資格或大學(xué)本科以上文化程度。

國家檔案館應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，按規(guī)定配置相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，加強(qiáng)檔案的保護(hù)和管理。

第二十九條國家檔案館信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)規(guī)定，確保檔案信息安全。

第五章法律責(zé)任

第三十三條違反本辦法，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分或者紀(jì)律處分：

（一）設(shè)置專門檔案館不符合本辦法規(guī)定的；

（二）不按本辦法規(guī)定向綜合檔案館報(bào)送電子檔案目錄的；

（三）不按本辦法規(guī)定向綜合檔案館報(bào)送政府已公開文件及其他相關(guān)信息資料的；

（四）國家檔案館違反本辦法規(guī)定收取服務(wù)費(fèi)用的；

篇（9）

1.電子檔案失真現(xiàn)象嚴(yán)重

電子檔案數(shù)字化主要是將文件由紙質(zhì)文字形式轉(zhuǎn)化為電子文字的形式。眾所周知，電子文件的一個(gè)較大的特點(diǎn)就是其可分離性和易變性，這在檔案數(shù)字化的過程中是一個(gè)相對(duì)劣勢(shì)的影響因素。因?yàn)樵谖臋n的輸入、儲(chǔ)存過程中容易發(fā)生信息干擾、病毒侵?jǐn)_和人為破壞等行為，這些情況必然會(huì)導(dǎo)致檔案失真，檔案本身也就失去了數(shù)字化的真實(shí)意義。

2.作者權(quán)益往往受到侵犯

檔案數(shù)字化主要是通過現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)和聲像等文件轉(zhuǎn)換為電子檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，從而達(dá)到檔案信息資源共享。檔案數(shù)字化本身應(yīng)該獲得作者的同意，這樣才能保障作者的著作權(quán)不被侵犯。而在這一過程中作者本身的權(quán)益往往容易被忽視。

3.個(gè)人信息保密程度較低

網(wǎng)上侵權(quán)問題的主要原因是網(wǎng)絡(luò)中的檔案數(shù)字化信息分享的自由度越來越高，最基本的就是通過復(fù)制、上傳和下載等方式進(jìn)行信息共享。然而，隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案數(shù)字化信息的保護(hù)更加困難。隨著檔案數(shù)字化信息在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的透明化和個(gè)人的數(shù)字化資料的公開化愈加增強(qiáng)，個(gè)人檔案數(shù)字化信息的保密性則隨之減弱。

4.信息技術(shù)保障程度較低

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)尚處于不斷發(fā)展和完善的過程中，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)尚未成熟，加之網(wǎng)絡(luò)軟件本身就存在漏洞，這些漏洞極為容易被黑客攻擊，從而非法侵入網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行不法行為。同時(shí)，由于數(shù)字化信息資源的共享性，使得很多信息沒受到應(yīng)有的保護(hù)，被隨意盜用和篡改。

5.篡改數(shù)據(jù)行為時(shí)有發(fā)生

導(dǎo)致檔案信息失真的途徑主要是信息被增刪或者更改。而造成檔案數(shù)字化信息失真的人為因素主要有蓄意破壞和個(gè)人疏忽這兩個(gè)方面。蓄意破壞主要是人為地抱有某種目的進(jìn)行修改檔案數(shù)字化信息，導(dǎo)致信息失真。由于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)病毒的種類繁多、潛在性和破壞性非常強(qiáng)大。所以，很多檔案數(shù)字化建設(shè)的工作環(huán)節(jié)或?qū)哟紊隙伎赡軙?huì)被人為攻擊。

二、提高檔案數(shù)字化管理的對(duì)策

1.制定檔案法律保障體系

針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的管理風(fēng)險(xiǎn)以及法律風(fēng)險(xiǎn)，制定相關(guān)的法律法規(guī)，以強(qiáng)制性手段來保障用戶的權(quán)益，是最直接的解決辦法，這樣才能確保檔案數(shù)字化建設(shè)的法律效率，做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認(rèn)工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，既要考慮檔案的所有權(quán)，還要認(rèn)清檔案的著作權(quán)。所有權(quán)與著作權(quán)是兩個(gè)容易被混淆的的概念，其實(shí)，擁有著作權(quán)的個(gè)人不一定具有所有權(quán)，所以說，檔案數(shù)字化建設(shè)還需要做好檔案所有權(quán)和檔案著作權(quán)的確認(rèn)工作。另外，檔案所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓也可以通過捐贈(zèng)、寄存的形式來把所有權(quán)轉(zhuǎn)讓給檔案館，否則，也造成侵權(quán)行為。

2.提供科學(xué)技術(shù)保障措施

在技術(shù)上進(jìn)行不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測(cè)技術(shù)和長期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進(jìn)步與不斷更新才能促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學(xué)有效的技術(shù)保障，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。

3.實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理

針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，要保障電子檔案的真實(shí)性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對(duì)管理體系的加強(qiáng)、提升體系標(biāo)準(zhǔn)化、增強(qiáng)研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強(qiáng)文檔管理，健全系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，必須依據(jù)國家確定的國家信息化相關(guān)規(guī)定來制定，同時(shí)還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴(yán)密的體系，從而使整個(gè)數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個(gè)城市、國家和國際之間的互通互聯(lián)。

4.完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

隨著社會(huì)的進(jìn)步，大部分檔案館也逐步展開檔案數(shù)字化建設(shè)。由于之前的檔案館存儲(chǔ)的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對(duì)提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實(shí)施必要的數(shù)字化處理。只有通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

5.加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)已成為信息資源開發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位?；A(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲(chǔ)、管理到利用的數(shù)字化管理全過程的需要，努力實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動(dòng)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)融合，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的組織與加工。同時(shí)，還要配置先進(jìn)、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了開發(fā)效率。

篇（10）

移交檔案的關(guān)鍵是確保檔案的實(shí)體整理質(zhì)量與數(shù)字化加工質(zhì)量。各有關(guān)中央和國家機(jī)關(guān)高度重視、精心組織、周密部署、扎實(shí)工作，在確保兩個(gè)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，使檔案移交工作穩(wěn)步有序進(jìn)行。

檔案實(shí)體整理方面的主要做法

一是建立工作機(jī)制，制定工作計(jì)劃。各有關(guān)單位普遍建立了移交檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和檔案部門主要負(fù)責(zé)人組成。同時(shí)還成立了移交檔案鑒定小組，為組織開展移交工作提供了重要組織保證。各單位按照《中央、國家機(jī)關(guān)向中央檔案館移交檔案時(shí)間安排》，從實(shí)際出發(fā)，制定了詳細(xì)的整理工作計(jì)劃，對(duì)各項(xiàng)移交工作數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行了全面的定量和定性分析，認(rèn)真研討力量擺布、人員投入和時(shí)間安排，準(zhǔn)確測(cè)算工作進(jìn)程和預(yù)見可能發(fā)生的情況，制定并逐步修改完善了本單位的移交檔案工作計(jì)劃，確保檔案整理按期開展和檔案整理質(zhì)量。

二是緊扣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)控檔案質(zhì)量。各單位認(rèn)真學(xué)習(xí)《關(guān)于移交進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查辦法》及《移交檔案質(zhì)量檢查內(nèi)容和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》，真正做到吃透標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)。對(duì)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)條目要求真正明了哪些實(shí)多、哪些虛少，哪些難做、哪些易行，哪些需量化、哪些要細(xì)化，哪些有普遍性、哪些有特殊性，哪些是過去規(guī)定、哪些是當(dāng)前要求，哪些可以變通靈活、哪些要嚴(yán)格一律，以保證移交工作高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、優(yōu)質(zhì)量。在具體整理過程中，做到多重質(zhì)保，層層把關(guān)。從各項(xiàng)工作要求到細(xì)化具體做法，從一般檢查到重點(diǎn)把關(guān)，都把“以質(zhì)量第一、對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的要求貫穿始終。發(fā)現(xiàn)一般問題隨時(shí)改，發(fā)現(xiàn)普遍問題統(tǒng)一改，切實(shí)把層層檢查、全程監(jiān)控貫穿到移交工作的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)。

三是爭取有力指導(dǎo)，提高工作效率。各單位普遍建立和加強(qiáng)了與中央檔案館國家檔案局檔案業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，主動(dòng)與有關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員共商檔案整理事宜，對(duì)一些單位因特殊歷史原因出現(xiàn)的特殊情況，雙方認(rèn)真研究，共同提出合理的解決方案，使檔案的整理質(zhì)量既符合進(jìn)館要求，又遵循了各單位的實(shí)際情況，避免了大規(guī)模整理后的返工現(xiàn)象，提高了工作效率，確保了檔案整理質(zhì)量。比如，在各機(jī)關(guān)整理會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要的文件材料時(shí)，以前的文件標(biāo)題就是第幾次會(huì)議記錄、第幾期會(huì)議紀(jì)要，這類題名的檔案進(jìn)館后，查詢起來非常困難。各單位根據(jù)檔案館業(yè)務(wù)人員的指導(dǎo)，對(duì)所有的會(huì)議記錄、紀(jì)要都按文件內(nèi)容擬寫題名，雖然難度大、耗時(shí)長，但能確保檔案檢索的準(zhǔn)確性，為檔案利用提供方便。

移交電子加工數(shù)據(jù)存在的問題

在中央和國家機(jī)關(guān)已移交檔案的70個(gè)單位中，有54個(gè)單位將數(shù)字加工數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一并移交，其中20個(gè)單位的電子加工數(shù)據(jù)可讀、可用，屬于可整理數(shù)據(jù)范疇；其他34個(gè)單位的電子加工數(shù)據(jù)或多或少存在一些問題，屬于無法整理數(shù)據(jù)的范疇，具體問題表現(xiàn)在：電子加工數(shù)據(jù)存在于獨(dú)立檢索盤，數(shù)據(jù)無法導(dǎo)出上載中央檔案館系統(tǒng)使用；電子加工數(shù)據(jù)只有圖像，沒有目錄；簿冊(cè)式打印目錄文本文件為非數(shù)據(jù)庫格式，無法使用；數(shù)據(jù)庫格式不統(tǒng)一，需轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式；目錄數(shù)據(jù)庫字段項(xiàng)不規(guī)范；圖像數(shù)據(jù)庫格式不統(tǒng)一；圖像數(shù)據(jù)文件夾及文件名不規(guī)范；圖像與目錄對(duì)應(yīng)關(guān)系不準(zhǔn)確。這些具體問題的存在，反映出，一是檔案數(shù)字化缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系；二是片面追求原文數(shù)字化而忽視了檔案目錄庫共享；三是有些檔案數(shù)據(jù)掃描不夠完整而影響到對(duì)檔案信息的全面管理與開發(fā)；四是對(duì)檔案數(shù)字化加工的關(guān)鍵技術(shù)問題、數(shù)字加工中的檔案信息安全和保密技術(shù)問題、數(shù)字化檔案信息如何應(yīng)用于本單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等問題研究不夠，管理錯(cuò)位。

為做好檔案數(shù)字化工作，2008年11月3日，國家檔案局在中國科學(xué)院召開了中央和國家機(jī)關(guān)檔案整理與數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，通過現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)參觀、現(xiàn)場(chǎng)咨詢、現(xiàn)場(chǎng)答疑，全面了解中科院將檔案整理與數(shù)字化項(xiàng)目引入項(xiàng)目管理的理念。中科院將檔案整理與數(shù)字化項(xiàng)目引入項(xiàng)目管理，遵守?cái)?shù)字化工作流程，嚴(yán)格把關(guān)各道工作程序，使移交進(jìn)館的檔案不僅實(shí)體整理符合標(biāo)準(zhǔn)，而且檔案數(shù)字化電子數(shù)據(jù)也符合可讀、可用的要求。