序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案電子化范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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一、電子檔案的優(yōu)缺點

1.優(yōu)點。一是操作方便、傳遞快捷。電子文件在形成檔案之前的修改很方便，并且修改后不會留下痕跡，保證了文件頁面的整潔；電子檔案具有統(tǒng)一格式，在對電子檔案進行檢索時方便快捷；電子檔案的傳遞不受時間和空間的限制，可以從一個終端傳遞給其它若干終端，所用時間很短。二是存儲空間大，節(jié)省了大量紙張，攜帶方便?，F(xiàn)在光盤等存儲設(shè)備的容量越來越大，使得電子檔案的存儲越來越方便，同時也節(jié)省了大量紙張，節(jié)約了資源，保護了環(huán)境。三是具有資源共享的特點。不同使用者可以在不同終端同時閱讀和使用，實現(xiàn)了資源的共享。四是表現(xiàn)形式多樣。計算機多媒體技術(shù)的應(yīng)用推動了電子檔案形態(tài)的多樣化發(fā)展，文字、圖形、聲音、影像等都成為電子檔案的內(nèi)容，這就是電子檔案的多媒體集成性，使得電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、生動、形象。五是復(fù)制不影響文件質(zhì)量。紙質(zhì)文件在進行復(fù)制時容易造成清晰度下降等問題，而電子檔案的復(fù)制就不會存在這種問題。

2.缺點。第一，由于電子文件容易被刪減和修改，而且不留任何痕跡，因此文件的真實性問題難以確定。電子文件容易修改既是它的優(yōu)點也是缺點，輸入者在輸入過程中無法留有自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在文件上簽發(fā)，這就使得文件容易被更改，真實性得不到保證。第二，由于電子文件傳遞的方便快捷性、網(wǎng)絡(luò)平臺的開放性，如果電子檔案得不到有效保護就很容易被他人竊取，造成數(shù)據(jù)外泄，給單位造成嚴(yán)重的損失。

二、電子檔案的整理與保護方法

1.完善管理體制，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。由于我國的電子檔案管理法律法規(guī)還沒有形成完整的體系，因此相關(guān)部門應(yīng)該針對出現(xiàn)的問題，從我國實際出發(fā)，借鑒國外經(jīng)驗，制定具有較強針對性和可操作性的電子檔案管理體制，統(tǒng)一電子文檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，具體包括以下方面：（1）風(fēng)險管理體制，主要指建立電子檔案風(fēng)險評估和安全等級管理機制；（2）災(zāi)害管理體制，主要指災(zāi)害的預(yù)警、突發(fā)事件的應(yīng)急處理和資料的備份等制度；（3）人員管理體制，主要指對相關(guān)人員的安全意識和能力培訓(xùn)、崗位責(zé)任和安全審查等制度；（4）系統(tǒng)安全體制，主要指機器設(shè)備的安全檢測、網(wǎng)絡(luò)安全管理等制度。

2.對電子檔案進行設(shè)置和處理，防止電子檔案被隨意更改。要通過更高級的技術(shù)對電子文檔進行設(shè)置和相關(guān)處理，強化電子檔案的安全性。主要包括以下方面：第一，檔案使用的環(huán)境監(jiān)測技術(shù)。檔案運行的全過程都要有監(jiān)控設(shè)備的全程監(jiān)控，防止電子文檔的外傳。第二，簽署技術(shù)。目前電子文件的簽署技術(shù)主要包括證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。證書式數(shù)字簽名是發(fā)送方利用自己的不公開密鑰對發(fā)出文件進行處理，接收方運用相關(guān)原理進行解密，獲取相關(guān)資料；手寫式數(shù)字簽名是指用生物測定技術(shù)來驗證簽署人和他的簽名之間的關(guān)系，通過密碼技術(shù)把簽名與文件聯(lián)系起來。第三，加密技術(shù)。是指通過數(shù)學(xué)的或物理的手段，保護電子信息在存儲設(shè)備中和傳輸過程中的安全，防止信息泄漏的技術(shù)，主要包括計算機密鑰和防復(fù)制軟盤技術(shù)。第四，身份驗證技術(shù)。指通過靜態(tài)密碼、動態(tài)口令或生物識別等對操作者身份進行識別的技術(shù)。

3.嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案的使用審批程序。電子文件歸檔保存之后要嚴(yán)格執(zhí)行使用審批程序，以保證電子文檔的安全性：若內(nèi)部人員使用需要經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，做好使用記錄并簽名，歸還時檔案管理部門人員做好相應(yīng)檢查，確認(rèn)文件完好再歸檔；若外單位使用需要對使用單位進行審核，簽訂相關(guān)使用協(xié)議，雙方負(fù)責(zé)人各自簽名，并派相關(guān)人員監(jiān)督使用過程，若有復(fù)制，使用后要完全刪除，原文檔需要完整歸還。通過嚴(yán)格的使用審批程序可以降低電子文檔保存過程中的安全風(fēng)險，提高電子檔案的管理水平。

4.強化檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，提高管理水平。目前由于檔案管理人員知識水平不高或法律安全意識不夠造成的電子檔案的問題時有發(fā)生，這就需要檔案管理部門做好職位分析，聘用知識水平高、安全意識強的人員進行檔案的整理和保管，同時還要對檔案管理人員進行崗位培訓(xùn)，強化檔案管理人員的專業(yè)技能和安全意識，提高檔案管理水平。

檔案電子化推動著檔案信息化的發(fā)展，電子檔案在得到廣泛應(yīng)用的同時也出現(xiàn)了一些問題。因此在進行電子檔案的整理和保存的時候要加以保護，通過加強電子檔案管理制度等切實維護電子檔案的安全性和完整性，實現(xiàn)檔案電子化的健康和持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]李宇紅.談電子檔案的保護管理措施[J].黑龍江檔案，2012（5）

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所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長遠看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第二，形勢發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。

第三，社會強烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應(yīng)對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對策：

第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

第二，解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止損失。

第三，檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對策。

篇（6）

創(chuàng)新會計檔案電子化管理，提高會計檔案利用水平

（一）完善硬件設(shè)施建設(shè)，提高會計電子檔案的利用率傳統(tǒng)的財務(wù)查賬，首先從財務(wù)系統(tǒng)中查找到賬務(wù)憑證號，然后再到檔案室按號尋找相關(guān)的資料憑證，辦公地點如若相距較遠，那么查賬將極為不便，還會影響查賬效率。因此，要提高會計檔案利用率，必須配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，如互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、掃描儀、計算機等；同時應(yīng)建立會計檔案查詢系統(tǒng)，該系統(tǒng)要與財務(wù)管理系統(tǒng)鏈接，這樣查賬時需要哪個憑證的原始檔案就直接調(diào)閱那個原始檔案，實現(xiàn)檔案管理與財務(wù)系統(tǒng)有機結(jié)合，會計電子檔案的利用將更加高效更加快捷，從而提高會計電子檔案的利用率。

（二）利用數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實現(xiàn)會計信息標(biāo)準(zhǔn)化隨著會計信息化的不斷加強和普及，會計信息需要形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這個問題急需解決，實現(xiàn)會計信息標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵是什么呢？就是實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。由于數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，從而實現(xiàn)了不同軟件之間數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。XBRL的操作平臺并不固定，而且是開放式的，還具備國際標(biāo)準(zhǔn)。運用XBRL能整合企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)，統(tǒng)一會計信息，對于來自不同技術(shù)、平臺、軟件的商業(yè)信息數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)自由交換和可靠放心的提取，重新組合底層的元數(shù)據(jù)形成新的財務(wù)報表，與新的會計制度和表格要求相適應(yīng)，提供有效的工具實現(xiàn)報表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞和存儲，從而避免了一些問題出現(xiàn)，如財務(wù)軟件相同而版本不同或財務(wù)軟件不同均要提供數(shù)據(jù)接口的問題，可見，不管什么企業(yè)其系統(tǒng)環(huán)境如何，只要XBRL被采取，不僅不同數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)換完好無損有保障，而且保證了財務(wù)報告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)絕對統(tǒng)一。該方案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口的充分利用，確保了不同數(shù)據(jù)之間轉(zhuǎn)換毫無損傷。該方案通過XBRL技術(shù)，不僅擴大了電子化會計檔案的數(shù)據(jù)范圍，而且把標(biāo)準(zhǔn)接口符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)進行了歸納匯總，實現(xiàn)會計信息數(shù)據(jù)即統(tǒng)一又?jǐn)?shù)出一源。

（三）構(gòu)建信息平臺，加快會計檔案管理的信息化步伐當(dāng)前各單位現(xiàn)有的財務(wù)信息系統(tǒng)存在很多問題，如單據(jù)連貫性不強、管理不夠規(guī)范等。對此各單位應(yīng)建立會計檔案管理信息平臺，該平臺應(yīng)易于檔案管理人員操作，數(shù)據(jù)信息安全保密，傳遞單據(jù)連貫可視，分配權(quán)限規(guī)范合理，會計電子檔案時刻都在為單位的經(jīng)營管理業(yè)務(wù)服務(wù)，各種電子單據(jù)的采用，使各種業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)在不斷減少。當(dāng)下單位的財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)已完全融合，正在推廣應(yīng)用身份認(rèn)證系統(tǒng)，公章、簽名都已經(jīng)電子化，單位的會計電子檔案管理的信息化正趨向完善。

（四）促進數(shù)據(jù)集成，加快財務(wù)檔案精簡的步伐隨著各種系統(tǒng)應(yīng)用的進一步深入和拓展，通過數(shù)據(jù)接口向FMIS集成數(shù)據(jù)的系統(tǒng)越來越多，如FMIS系統(tǒng)通過ERP來自動集成銷售數(shù)據(jù)等。目前，為了使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)達到集成要求，必須細化各業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)的流程，實現(xiàn)與實際流程的徹底匹配。對于FMIS系統(tǒng)中自動集成來的數(shù)據(jù)，凡是能查詢到的，原始憑證就無需再附加，只需把數(shù)據(jù)出處注明即可，從而使憑證數(shù)量精簡，原始憑證實現(xiàn)電子化，達到工作效率提高的目的。

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（一）有利于提高檔案管理工作效率

時代的發(fā)展，科技的進步，運用計算機進行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，節(jié)省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。

（二）能夠為管理決策提供可靠的信息

檔案是一種資源，地方的發(fā)展和單位所開展的業(yè)務(wù)都被檔案真實的記錄。制定決策時，除了要結(jié)合當(dāng)前實際，還要借鑒和參考以前的決策，通過對之前決策的分析和對比，制定幾個可選方案，優(yōu)中選優(yōu)，從而選出最佳的可行性方案，同時也可以有效避免錯誤決策的重復(fù)出現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)改變了以往翻查大量紙質(zhì)檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

（三）有利于為科研工作提供智能化服務(wù)

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案電子化在快速分析方面的優(yōu)勢尤為突出，此外，在進行綜合研究上，也表現(xiàn)出其獨特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使得遠程服務(wù)成為可能，使資源共享得以實現(xiàn)，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務(wù)變得更加智能化和人性化，服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率也明顯提高。

2 檔案管理電子化的特點及優(yōu)點

檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業(yè)務(wù)發(fā)展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用，在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對比傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)勢。

檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。電子檔案對比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設(shè)備中，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優(yōu)勢；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷，可以隨時從電子設(shè)備上抽調(diào)出來，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進行綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，電子檔案隨時隨地都可以進行，遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會需要。

但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴(yán)格以及成本高昂等特點。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務(wù)。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統(tǒng)的保管，是一種對過程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產(chǎn)之前就采取控制措施，能有效的預(yù)防影響電子文件安全的因素，確保其真實、完整、可讀。

3 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及主要問題

（一）對檔案管理電子化的重視程度不足

首先是規(guī)范化問題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規(guī)范，沒有統(tǒng)一的管理制度作為制約，這就導(dǎo)致有的檔案管理者在處理電子檔案時存在隨意性，造成檔案的錯誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時間投入，一些單位沒有與時俱進的思想理念，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)。另外，計算機的軟件沒有定期更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，也會給檔案管理帶來不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發(fā)展。

（二）缺乏專業(yè)的電子化檔案管理人才

檔案電子化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經(jīng)驗及相關(guān)素質(zhì)，還要具備一定的電子技術(shù)能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規(guī)范管理，還要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護知識。然而目前，具備全面能力及素質(zhì)的檔案管理人員還相對缺乏。

4 提高電子化檔案管理水平的途徑

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立電子化管理意識

新的檔案載體呈現(xiàn)出的特點，要求檔案管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，在實體檔案管理方法的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關(guān)制度，對電子檔案的管理加以約束。其次，加強檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對電子檔案的重視程度，使檔案管理者習(xí)慣使用電子設(shè)備處理龐大的檔案數(shù)據(jù)。提高檔案管理者電子檔案保管意識，改變傳統(tǒng)的檔案保管理念，做好備份、維護數(shù)據(jù)庫等工作，時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進檔案管理電子化的進程。

（二）強化電子化硬件建設(shè)，確保電子化管理的實現(xiàn)

實現(xiàn)檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應(yīng)有的現(xiàn)代化管理理念與技術(shù)，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設(shè)備和工具。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，極大的提高了工作效能，實現(xiàn)了檔案資料管理的無紙化和科學(xué)化辦公，為檔案管理的信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障。為了強化和加快檔案管理的電子化發(fā)展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強對檔案管理工作各個方面的投入，改善現(xiàn)有的檔案存儲環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性，購置一些有助于檔案信息化建設(shè)的硬件，并及時更換老舊的電子存儲設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，保證電子設(shè)備的運行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用及時和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實處。

（三）培養(yǎng)檔案管理電子化的創(chuàng)新型人才

檔案管理電子化對檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關(guān)知識，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應(yīng)用，因此建立復(fù)合型的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，也是檔案管理電子化的重要環(huán)節(jié)。從管理單位角度，應(yīng)有計劃地對檔案管理人員進行計算機、網(wǎng)絡(luò)、檔案軟件等方面信息化技能培訓(xùn)，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力。檔案管理人員應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（四）增強電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性

電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。增強檔案管理人員綜合分析處理數(shù)據(jù)、維護檔案信息的能力，以及遇到電子存儲設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對等方面的知識。其次，是提高電子檔案存儲設(shè)備的時效性，及時更新維護，注意檔案存儲設(shè)備的安全性，處理檔案的電腦不得連網(wǎng)，不得隨意插入U盤等，避免病毒的侵害。

5結(jié)語

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在互聯(lián)網(wǎng)時代的大背景下，將一個單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來，對于提高一個單位檔案管理能力具有強烈的現(xiàn)實意義。然而在檔案管理電子化的過程中，由于缺乏相關(guān)經(jīng)驗，也暴露出許多問題。本文將分析當(dāng)納管理現(xiàn)代化與電子化的優(yōu)勢與特點，并結(jié)合實際，提出改進方案，促進一個單位檔案管理工作的高效性與合理性。

1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點及優(yōu)點

1.1 高效性

相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子化檔案管理運用先進的信息技術(shù)，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術(shù)。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將一個單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理擁有無可比擬的數(shù)據(jù)加工能力，有效規(guī)避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時，電子化檔案管理表現(xiàn)出方便快捷的特征，提升了一個單位檔案工作的精確化管理能力。[1]

1.2 綜合性

現(xiàn)代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質(zhì)媒體，還運用多媒體技術(shù)，從而強化了一個單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應(yīng)用方面，都有很大的提升。同時，相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式優(yōu)勢還表現(xiàn)在處理檔案的效率與能力上，都遠遠的由于傳統(tǒng)檔案管理模式，從而表現(xiàn)出巨大的應(yīng)用潛力，將檔案功能在一個單位中發(fā)揮到極致。

1.3 便攜性

依靠紙質(zhì)媒體的傳統(tǒng)檔案管理模式，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展。依靠計算機多媒體技術(shù)的現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統(tǒng)檔案管理模式不適宜攜帶的缺點。[2]同時，傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案文件轉(zhuǎn)移中，容易出現(xiàn)丟失與損壞的情況，因此使一個單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優(yōu)點，能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺迅速的處理數(shù)據(jù)。此外，電子化檔案管理的優(yōu)勢還表現(xiàn)在強大的儲存于檢索功能上，依靠計算機的檔案管理工作，免去了對物理空間的需要，只需要儲存在便于攜帶的電子設(shè)備中，就能隨時的進行查詢與檢索。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理工作不夠重視

受傳統(tǒng)的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領(lǐng)導(dǎo)層未能全面的認(rèn)識檔案管理工作，將其當(dāng)成一個儲存性質(zhì)的工作，沒有能夠認(rèn)識到檔案管理工作與一個單位運轉(zhuǎn)之間的關(guān)系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達到檔案管理工作的要求，造成一個單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個單位的工作模式的影響，而在一個單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替，導(dǎo)致一個單位中檔案管理工作流于表面。

2.2 管理模式不規(guī)范

科技的發(fā)展也帶動了其他領(lǐng)域工作的革新，但技術(shù)的革新在一個單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應(yīng)新型技術(shù)，成為一個單位檔案管理中的主要問題。相關(guān)工作人員沒能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中，在許多工作環(huán)節(jié)，依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段，早成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊，管理模式很大程度上限制了一個單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。[3]

2.3 檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全，表現(xiàn)在一個單位檔案管理制度無法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導(dǎo)致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。

3 提高檔案管理水平的有效措施

3.1 檔案保存查詢實現(xiàn)電子化

檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內(nèi)容進行整理錄入，將傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔。相比紙質(zhì)文檔，電子文檔的特點是更易保存、方便查詢。因此實現(xiàn)檔案保存查詢功能的電子化，還需要相關(guān)工作人員大量的錄入工作，能夠?qū)n案進行及時、有序的分門別類，從而有利于一個單位開展工作的需要。[4]

3.2 建立完善的檔案管理制度

完善檔案管理制度，是提升一個單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑，也是一個單位開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實際出發(fā)，實事求是的進行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢、新要求出發(fā)，針對當(dāng)前的工作要求，與時俱進，從而推動一個單位檔案管理工作電子化。首先應(yīng)當(dāng)做的，是擴充檔案管理制度的內(nèi)容，在一個單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內(nèi)容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個單位的總體目標(biāo)，有側(cè)重的完善檔案管理制度，對現(xiàn)有的檔案管理制度進行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進。同時，還能保證一個單位的內(nèi)部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實現(xiàn)代化檔案管理的工作。

3.3 加強檔案電子化管理的重視程度

加強一個單位電子化管理的重視程度，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識出發(fā)。加強部門領(lǐng)導(dǎo)對一個單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在一個單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在一個單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下，相關(guān)工作人員要進一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個單位的檔案管理工作提供資金及技術(shù)的支持。

3.4 形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

在檔案管理的電子化的轉(zhuǎn)型過程中，需要建立與之對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)體系，一方面，健全的平臺是一個單位檔案管理的基礎(chǔ)，從而使檔案信息更加權(quán)威、專業(yè)。另一方面，利用互聯(lián)網(wǎng)的開放性與平等性，能夠讓一個單位內(nèi)的檔案管理工作人員更好的參與進現(xiàn)代化檔案管理工作中。加強檔案管理人員的能力建設(shè)，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓(xùn)工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員的素質(zhì)符合一個單位運轉(zhuǎn)的需要。[5]

4 結(jié)語

一個單位檔案管理工作現(xiàn)代化及電子化是順應(yīng)時代的發(fā)展，也一定程度上反映了一單位檔案管理工作的未來發(fā)展方向。因此要求相關(guān)工作人員在開展檔案管理的工作中，能夠?qū)⑾冗M的信息技術(shù)融入到自身的工作中來，從而更好地適應(yīng)社會的發(fā)展。

參考文獻

[1]崔儒佼.芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展[J].黑龍江科技信息，2016，07：157.

[2]邊俊士，張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥，2012，02：165-166.

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隨著社會技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化革命已經(jīng)席卷了社會生活的各個方面，數(shù)字檔案因它獨特的優(yōu)勢，更加適宜會計檔案管理部門自身的發(fā)展需求。

1 會計檔案電子化發(fā)展的必要性

1.1 會計檔案管理部門自身發(fā)展的需求

互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，使得檔案管理部門由以往單一、有型的數(shù)據(jù)管理模式向現(xiàn)實和虛擬館藏相結(jié)合的模式轉(zhuǎn)變，在對檔案的收集管理方面也由傳統(tǒng)的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點等方向進行轉(zhuǎn)變。這樣做，不但對數(shù)據(jù)的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務(wù)質(zhì)量，提升了檔案信息服務(wù)的工作效率。

1.2 會計檔案用戶對于信息化數(shù)據(jù)的需求

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得數(shù)據(jù)量變得非常龐大，隨之而來的，是數(shù)據(jù)價值密度的降低。用戶想要在海量數(shù)據(jù)中，尋找對于自己有用的數(shù)據(jù)，就必須依托檔案網(wǎng)站，這樣用戶在查詢數(shù)據(jù)時才更有針對性，用起來也更加的高效。由于現(xiàn)在對于信息的實效性要求越來越高，用戶想要獲得精準(zhǔn)、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時間和空間的限制，為普通大眾開放更加高效的檔案查詢系統(tǒng)，而這，無疑要依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，將會計檔案信息進行電子化、數(shù)字化。

2 會計檔案電子化試點或?qū)ⅰ皵U圍”現(xiàn)狀研究

2.1 會計檔案電子化試點在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用

近幾年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會計檔案電子化已經(jīng)成為未來發(fā)展的必然趨勢。西門子公司作為會計檔案電子化管理的十點，受到了財政部、國家檔案局的高度重視。這說明在未來，會計檔案電子化不但會包含內(nèi)部會計原始憑證，還會向外部原始憑證進行擴展。到現(xiàn)在為止，對于會計檔案電子化試點工作的展開主要是圍繞單位內(nèi)部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進行實驗。在醫(yī)院中，由于檔案保管期限較長，有些檔案甚至要保存25年，數(shù)據(jù)量非常大，銷毀工作需要在院領(lǐng)導(dǎo)的審查后才能執(zhí)行，因此，會計檔案電子化勢在必行。但是試點工作的展開并不順利，需要借鑒下其他行業(yè)的優(yōu)秀成果。下面，我們將以中國聯(lián)通和中國電信兩家廣東分公司會計檔案電子化試點工作開展的狀況進行分析。

在電信公司工作開展過程中，已經(jīng)基本實現(xiàn)了電子憑證、電子賬簿等方面的應(yīng)用。在實驗過程中，電信公司相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，未來在電信部門，將會把會計檔案電子化試點工作范圍擴大到更大的范圍，包括銀行對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、總賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他會計檔案等方面，這對未來電信公司會計檔案工作會產(chǎn)生巨大的影響，會使得內(nèi)部業(yè)務(wù)產(chǎn)生更大的推動作用，使得企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)、財務(wù)等相關(guān)信息的處理更加便捷而高效。

為了實現(xiàn)會計檔案電子化的閉環(huán)控制，建立長效的檔案管理機制，聯(lián)通相關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)為，會計檔案電子化試點工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)發(fā)票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實現(xiàn)公司上下生產(chǎn)過程的集約化和經(jīng)濟化的發(fā)展。

2.2 會計檔案電子化試點在電子發(fā)票方面的應(yīng)用

當(dāng)下，會計檔案電子化試點工作已經(jīng)席卷了現(xiàn)代社會的各個行業(yè)，例如在保險農(nóng)業(yè)利用電子化會計檔案，能夠簡化發(fā)票聯(lián)次，對公司的工作展開產(chǎn)生了極大的便利。利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)發(fā)票在線開具，若互聯(lián)網(wǎng)不發(fā)達的地區(qū)，可以取消保費發(fā)票的記賬聯(lián)。到目前為止，保險業(yè)務(wù)中仍然存在著大量的保費發(fā)票聯(lián)次的現(xiàn)象，主要以一式三聯(lián)、一式四聯(lián)為主要形式，導(dǎo)致?lián)Q算保費發(fā)票的成本非常高。在未來，取消財務(wù)聯(lián)，簡化發(fā)票的聯(lián)次必將是未來發(fā)展的趨勢，若能將電子發(fā)票和電子商務(wù)納入會計檔案電子化試點工作，這些問題將會迎刃解決。

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一、檔案管理電子化實施中存在的問題

（一）沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前我國檔案還處于紙質(zhì)檔案和電子檔案共存發(fā)展的局面下，在當(dāng)前檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中，還沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不僅建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，而且沒有數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，這就對檔案開發(fā)、服務(wù)和共享等工作的開展帶來較大的制約影響，無法真正意義上實現(xiàn)檔案資源的共享。

（二）不具備通用性。長期以來我國檔案一直采用紙質(zhì)載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設(shè)過程中還存在許多問題，不具備通用性，各單位不僅使用的計算機型號和規(guī)格不統(tǒng)一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導(dǎo)致各單位之間的資源在共享過程中面臨著較大的難題。另外，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)存在一定的滯后性，當(dāng)前還沒有開發(fā)出來一個能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實現(xiàn)，也給我國檔案管理電子化的發(fā)展帶來了較大的阻礙。

（三）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。檔案管理電子化的實現(xiàn)，需要從強化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作入手。但當(dāng)前檔案管理中，長期以來對紙質(zhì)檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質(zhì)量不高，缺乏規(guī)范性，各類檔案著錄細則缺乏相容性，而且系統(tǒng)軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統(tǒng)都是針對自身的需求來對檔案信息進行歸納管理，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。在檔案管理電子化實施過程中需要由具有較強綜合素質(zhì)的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，而且能夠?qū)τ嬎銠C進行操作，掌握各類先進的技術(shù)。但在當(dāng)前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術(shù)水平較低，復(fù)合型人才缺乏，部分人員對接技術(shù)接受能力較差，因此即使配置了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，也無法有效的發(fā)揮出設(shè)備的重要作用，這對檔案管理電子化的實現(xiàn)帶來了較大的影響。

二、檔案管理電子化實現(xiàn)的路徑

（一）加強檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在推進檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問題，對整體應(yīng)用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個方面和細節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。

（二）建立電子檔案的資源共享平臺。建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對不同等級設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。

（三）重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。檔案管理電子化實施過程中，需要以檔案信息數(shù)據(jù)庫作為重要的核心和基礎(chǔ)。通過構(gòu)建檔案信息數(shù)字庫，形成檔案信息數(shù)據(jù)集合，以此來推動檔案管理電子化的實現(xiàn)。在具體實施過程中，檔案管理軟件開發(fā)人員需要加強與檔案管理人員的溝通和聯(lián)系，對檔案數(shù)據(jù)收集來源進行我，并針對不同檔案信息的來源和類型來對檔案進行數(shù)字化處理和歸檔，為后續(xù)檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。另外，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，還需要針對當(dāng)前計算機軟件和硬件平臺的快速發(fā)展變化情況，做數(shù)據(jù)庫內(nèi)容結(jié)構(gòu)的完善工作。

（四）加強對電子檔案管理人員的培養(yǎng)。在檔案管理電子化建設(shè)過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進即懂計算機技術(shù)又懂檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才，同時加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)的投入力度，努力提高檔案管理人員的計算機專業(yè)技能，增強自身的專業(yè)知識的積累，能夠熟練操作各種先進的檔案電子管理的設(shè)備，加快推進檔案管理電子化目標(biāo)的實現(xiàn)。