序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇企業(yè)檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

（一）議“專業(yè)性”與“實(shí)用性”的關(guān)系

檔案管理是一門(mén)專業(yè)學(xué)科，這已是共識(shí)。既然是學(xué)科，就需要專業(yè)人才進(jìn)行管理。以我們公司為例，每年經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的檔案數(shù)量級(jí)并不大，種類也遠(yuǎn)算不上“繁多”，調(diào)閱使用的頻次更是稀疏，因此無(wú)論是數(shù)量還是難度都無(wú)需匹配專業(yè)科班人員。由于專業(yè)領(lǐng)域較為狹窄，往往造成“專業(yè)性”與“實(shí)用性”的矛盾。

說(shuō)到實(shí)用性，檔案的價(jià)值真諦即在于實(shí)用。如何能快速、準(zhǔn)確的調(diào)閱到想要的檔案是我們最實(shí)用的需求。因此檔案的管理與索引從實(shí)用角度來(lái)說(shuō)，無(wú)需用上所謂專業(yè)復(fù)雜的分類索引，而是找出檔案專業(yè)知識(shí)與本企業(yè)特點(diǎn)相結(jié)合的方法即可，即“適度專業(yè)、因地制宜”，將專業(yè)性與實(shí)用性結(jié)合起來(lái)。

（二）議檔案管理“標(biāo)準(zhǔn)”與“素質(zhì)”的關(guān)系

檔案管理在于標(biāo)準(zhǔn)，但更在于培養(yǎng)素質(zhì)。標(biāo)準(zhǔn)是從穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)中提煉出的共性指標(biāo)。建立標(biāo)準(zhǔn)就要有兩個(gè)必要條件，一是穩(wěn)定的業(yè)務(wù)形態(tài)，二是提煉歸納。那么在標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)之前，如何確保秩序呢？我想這就要培養(yǎng)素質(zhì)了。這也符合人類社會(huì)的發(fā)展邏輯，如：人類也是先有人心向善的素質(zhì)，后有匡扶正義的法律。當(dāng)然，法律反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)素質(zhì)的提升，這是辯證關(guān)系。

當(dāng)然，不可否認(rèn)，盡快出臺(tái)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是改善目前現(xiàn)狀的必要策略，但在此仍要呼吁大家主動(dòng)培養(yǎng)檔案意識(shí)和素質(zhì)，讓標(biāo)準(zhǔn)和素質(zhì)彼此結(jié)合起來(lái)，雙向發(fā)揮其辯證作用。

（三）議檔案“集中”管理與“分級(jí)”管理的關(guān)系

檔案是集中管，還是分級(jí)管，公司團(tuán)隊(duì)中多年來(lái)都有不同的認(rèn)知。由行政部門(mén)集中管理，優(yōu)勢(shì)在于標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、責(zé)任明確；但其劣勢(shì)也很多，比如集中保存風(fēng)險(xiǎn)、容納場(chǎng)地較大、業(yè)務(wù)差異造成的分類不合理、不科學(xué)等等。綜合來(lái)看，集中管理更適用于規(guī)模小、數(shù)量少、業(yè)務(wù)種類單一、規(guī)模穩(wěn)定的企業(yè)；而對(duì)于業(yè)務(wù)種類多元、處于擴(kuò)展階段的企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案的集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合勢(shì)在必行。既然是集中管理與分級(jí)管理相結(jié)合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是總體統(tǒng)一、相互協(xié)同，專業(yè)區(qū)分，彼此勾稽：

（四）議“編碼”勾稽與“物理”勾稽的關(guān)系

在電腦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中，為避免無(wú)效冗余，節(jié)省存儲(chǔ)空間，應(yīng)盡量減少同一信息在不同維度或區(qū)域的重復(fù)存儲(chǔ)。同理，在檔案管理中，這也是一種高境界的追求。

現(xiàn)實(shí)中，在規(guī)范的編碼規(guī)則體系建立之前，如何能夠有效的勾稽各類檔案呢，就產(chǎn)生了一個(gè)略顯“笨拙”的辦法――物理勾稽，即：就是將同一檔案進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件物理連接于勾稽對(duì)象上，從而避免了夸板塊查詢。但是，物理勾稽的缺點(diǎn)也顯而易見(jiàn)，它將同一信息在多地重復(fù)存儲(chǔ)，即浪費(fèi)空間，也無(wú)法有效使查詢者“止步”于某層信息，由于所有信息物理的連接在一起，查詢者可以不分權(quán)限的“一覽無(wú)余”。為此，編碼勾稽必不可少。

編碼勾稽就是將不同檔案通過(guò)編碼字段連接在一起，這些相關(guān)聯(lián)的檔案平日里根據(jù)其屬性各存于不同的區(qū)域，只有在需要的時(shí)候才會(huì)通過(guò)編碼“聚首”，當(dāng)然這就要求在檔案上準(zhǔn)確注明勾稽對(duì)象的編碼。

本人認(rèn)為，揚(yáng)長(zhǎng)避短，相互結(jié)合的發(fā)揮兩種方式的優(yōu)點(diǎn)是明智選擇。即，編碼、物理相結(jié)合，篇幅適度、關(guān)聯(lián)緊密或?qū)偻豁?xiàng)目的檔案除用編碼方式外同時(shí)用物理方式；篇幅較長(zhǎng)的及常規(guī)檔案用編碼方式：

例如：以某市場(chǎng)調(diào)研項(xiàng)目為例，檔案形成的主要步驟如下：

1.項(xiàng)目立項(xiàng)及過(guò)程中的請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等走公司公文簽批流程，最后納入綜合部文書(shū)檔案管理，綜合部對(duì)其編文書(shū)檔案編號(hào)，同時(shí)項(xiàng)目主控部門(mén)留存復(fù)印件作為項(xiàng)目檔案專項(xiàng)保存；

2.項(xiàng)目具體的調(diào)查研究方案以及執(zhí)行過(guò)程中的數(shù)據(jù)分析、圖紙影音、文書(shū)表格、實(shí)驗(yàn)記錄及其他各類業(yè)務(wù)過(guò)程記錄等納入項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目主控部門(mén)自行保存；

3.項(xiàng)目過(guò)程中的對(duì)外合作合同，納入合同檔案保存，由合同主控部門(mén)（審計(jì)監(jiān)察部）編合同檔案編號(hào)，同時(shí)注明與其關(guān)聯(lián)的請(qǐng)示文書(shū)的檔案編號(hào)，使其與文書(shū)檔案形成勾稽；合同復(fù)印件由項(xiàng)目主控部門(mén)作為項(xiàng)目檔案自行保存；

4.項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出將形成會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部編碼，但應(yīng)同時(shí)注明對(duì)應(yīng)的合同檔案編號(hào)，使其與合同檔案形成勾稽；

5.項(xiàng)目調(diào)研結(jié)論及結(jié)項(xiàng)總結(jié)應(yīng)以報(bào)告形式經(jīng)公司公文流程正式上報(bào)，最終由綜合部編文書(shū)檔案編號(hào)存檔，項(xiàng)目主控部門(mén)留存復(fù)印件納入項(xiàng)目檔案。

至此，該示例中的各個(gè)角色手中應(yīng)有的檔案如表1：

（五）議“電子”檔案與“紙質(zhì)”檔案的關(guān)系

公司辦公區(qū)每個(gè)人每天都在產(chǎn)生電子檔案，尤其隨著OA系統(tǒng)的上線及使用的深化，電子檔案已占檔案的很大比重。但是，電子檔案保存分散，易于修改，給管理帶來(lái)了很大難度，也不可能取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案仍具有不可替代性。因此，僅僅保存郵件、短信記錄、聊天記錄以及個(gè)人電腦中的資料是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存，“紙質(zhì)為本，電子備查”可作為處理電子檔案與紙質(zhì)檔案之間關(guān)系的原則。

電子檔案方面：

1.可以逐漸推進(jìn)個(gè)人辦公“云存儲(chǔ)”，即每個(gè)人的電子檔案存于公司機(jī)房的服務(wù)器中，便于實(shí)現(xiàn)操作日志的追蹤追溯，也提升了信息的安全性。

2.如OA系統(tǒng)上的電子審批能夠替代紙質(zhì)審批后，電子流轉(zhuǎn)的單據(jù)、憑證、公文應(yīng)定期打印，形成紙質(zhì)檔案另行存儲(chǔ)，即系統(tǒng)上的電子審批記錄與打印出來(lái)的紙質(zhì)審批記錄同時(shí)保存。

3.如上文所述，?y一電子文件名的命名規(guī)則，同時(shí)各部門(mén)經(jīng)理要把關(guān)所轄員工的電子檔案分類方式，即每年確定一次所轄崗位電腦中各級(jí)文件夾的邏輯結(jié)構(gòu)，員工只需將所產(chǎn)生的電子文檔按照規(guī)范的文件名進(jìn)行命名，并存入已經(jīng)確定好的文件夾中即可。

紙質(zhì)檔案方面：

部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在年初參照上述電子文件夾的層級(jí)結(jié)構(gòu)為每個(gè)崗位建檔，比如參照上述文件夾結(jié)構(gòu)，實(shí)際配置各類大小文件盒，產(chǎn)生電子文檔后，除在電腦中存入對(duì)應(yīng)文件夾外，還應(yīng)將最終版打印出來(lái)放入對(duì)應(yīng)盒中，各類無(wú)電子版的紙質(zhì)文檔（如檢查記錄、收到的紙質(zhì)文檔等）也同樣及時(shí)對(duì)號(hào)入座，存入既定文件盒中，這樣確保紙質(zhì)文檔大于電子文檔（最終版），實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、電子同步存檔，也為“四標(biāo)”體系審核打好基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的新思路

上述文字林林總總散議了檔案管理中個(gè)人認(rèn)為較為重要的關(guān)系，總結(jié)起來(lái)要義如表2：

（一）在檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)上

1.以實(shí)用為目標(biāo)，結(jié)合檔案知識(shí)，總部設(shè)立專職文檔管理員，負(fù)責(zé)文檔簽批流轉(zhuǎn)和整體檔案的組織管理；各事業(yè)部、業(yè)務(wù)板塊設(shè)立專（兼）職文檔管理人員，負(fù)責(zé)本板塊的檔案管理，并配合總部檔案工作。

2.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)檔案素質(zhì)培養(yǎng)，強(qiáng)化培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案工作人人有責(zé)，人人參與的理念，尤其強(qiáng)調(diào)部門(mén)負(fù)責(zé)人要切實(shí)履行職責(zé)，檔案工作重在平時(shí)。

（二）在檔案管控機(jī)制上

1.綜合部牽頭建立檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，尤其是編碼標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、立卷裝訂標(biāo)準(zhǔn)，建立監(jiān)管機(jī)制，對(duì)事業(yè)部和板塊進(jìn)行檢查。

篇（2）

企業(yè)檔案管理的對(duì)象即是企業(yè)內(nèi)部各種各樣的檔案，而服務(wù)的目標(biāo)就是這些提供檔案的各類成員，檔案管理的主要內(nèi)容包括對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及對(duì)其進(jìn)行利用等。檔案管理人員每天按照企業(yè)的相應(yīng)管理制度將大量的文件和檔案進(jìn)行分類整理，將一系列有相關(guān)性的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的集中化整理后歸檔，無(wú)相關(guān)性的文件檔案進(jìn)行分類歸檔，這就是企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容。

2.當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題

2.1.企業(yè)檔案的收集存在的一定難度

由于我國(guó)目前的企業(yè)并沒(méi)有完全進(jìn)入到科學(xué)化管理的階段，一些中小型企業(yè)的員工并沒(méi)有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，檔案管理人員在檔案收集的過(guò)程中存在一定的難度。在一些生產(chǎn)制造型的企業(yè)，由于很多員工的學(xué)歷水平不高，無(wú)法上交個(gè)人檔案或檔案經(jīng)歷不全面都是企業(yè)檔案收集過(guò)程中存在的問(wèn)題，同時(shí)在檔案的收集和管理過(guò)程中，也存在一些員工為方便自己的工作需要，不主動(dòng)上交個(gè)人檔案導(dǎo)致企業(yè)不能及時(shí)對(duì)員工的檔案進(jìn)行整理，這種現(xiàn)象對(duì)企業(yè)的檔案管理水平的提升產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

2.2 企業(yè)檔案的信息缺乏系統(tǒng)管理

目前，企業(yè)的檔案管理仍處于傳統(tǒng)的檔案管理方式，一些企業(yè)檔案的保管、保存仍然分散在各個(gè)部門(mén)、機(jī)構(gòu)之間，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的系統(tǒng)管理。同時(shí)由于檔案的分散管理，不利于信息的有效整合和資源共享，不利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展也使檔案管理的科學(xué)化發(fā)展出現(xiàn)了阻礙。如果不對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的變革，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展將無(wú)法滿足社會(huì)的需求。因此，面對(duì)這一現(xiàn)象，許多企業(yè)都需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行變革，以知識(shí)指導(dǎo)思想為導(dǎo)向，建立合理的檔案管理方式以更好的適應(yīng)企業(yè)檔案管理的新要求，更使其滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展步伐。

2.3企業(yè)檔案管理的發(fā)展滯后于信息化的發(fā)展

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)都認(rèn)識(shí)到了信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)檔案管理的重要性。在企業(yè)不斷壯大的過(guò)程中，因企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)字信息不斷增多，而企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已無(wú)法適應(yīng)大量的信息管理要求，另一方面，企業(yè)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，致使企業(yè)檔案管理人員的信息化掌握能力難以及時(shí)跟上信息化進(jìn)程，致使企業(yè)檔案的信息化管理出現(xiàn)了阻礙。

2.4企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)不高

檔案資源的建設(shè)工作對(duì)檔案管理人員的知識(shí)素養(yǎng)和專業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)、知識(shí)結(jié)構(gòu)與這一要求還有一定差距。同時(shí)，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，并且很多檔案管理的工作人員均來(lái)自非檔案專業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學(xué)化發(fā)展和有效的為公司內(nèi)部服務(wù)，由于檔案管理人員的專業(yè)性技術(shù)不強(qiáng)，無(wú)法及時(shí)的掌握信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化，阻礙了企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

3加強(qiáng)企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平

3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用

當(dāng)前，信息化的發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質(zhì)檔案管理是對(duì)檔案的實(shí)體化管理，目前已很難適應(yīng)企業(yè)管理的要求。隨著信息技術(shù)大量應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術(shù)加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源的同時(shí)，并使用信息技術(shù)更好的為企業(yè)服務(wù)，提供企業(yè)相關(guān)知識(shí)文獻(xiàn)等。因此，企業(yè)若想更好的應(yīng)用信息技術(shù)并得到長(zhǎng)久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術(shù)帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平整體的提高。

3.2強(qiáng)化企業(yè)的知識(shí)服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享

對(duì)企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)服務(wù)體系，企業(yè)通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳遞和共享工作。而對(duì)于企業(yè)外部的知識(shí)傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識(shí)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場(chǎng)的交流。為了使信息資源達(dá)到安全性的標(biāo)準(zhǔn)，公司內(nèi)部可以建立相應(yīng)的共享權(quán)限，使公司內(nèi)部用戶可以直接訪問(wèn)此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶或市場(chǎng)用戶必須通過(guò)檔案管理部門(mén)的主頁(yè)或者站點(diǎn)系統(tǒng)鏈接，獲得權(quán)限后實(shí)現(xiàn)知識(shí)的查找工作。實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享有利于企業(yè)的知識(shí)體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。

3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平

篇（3）

摘 要 企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中各種社會(huì)活動(dòng)直接形成的各種原始記錄資料。主要記錄企業(yè)內(nèi)部一些經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)活動(dòng)和人事關(guān)系。近年來(lái)隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案管理方面出現(xiàn)了相應(yīng)的變化，部分企業(yè)檔案管理方面相對(duì)制度化、完善化，但不容忽視的是仍有部分企業(yè)在這反面仍存在嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和弊端。本文將著重對(duì)此問(wèn)題進(jìn)行探析和研究。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 管理 研究

企業(yè)檔案是企業(yè)各種活動(dòng)的歷史記錄，從內(nèi)容上來(lái)講主要分為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)檔案和企業(yè)員工人事檔案。就檔案的載體來(lái)而言，形式多種多樣，一般企業(yè)檔案的載體多數(shù)為紙質(zhì)檔案和圖像檔案，其中圖像檔案以照片的形式展現(xiàn)。企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)中最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，因?yàn)?，企業(yè)檔案有利于在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益。企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的重要性，也體現(xiàn)了企業(yè)檔案工作在企業(yè)活動(dòng)中的重要性。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)和檔案管理薄弱

目前，企業(yè)很多領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)企業(yè)檔案管理方面重視程度不夠，過(guò)于重視企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)上的建設(shè)，而忽視企業(yè)自身檔案管理工作的建設(shè)。很多企業(yè)至今沒(méi)有正的檔案室和檔案管理員，對(duì)于企業(yè)自身的一些檔案資料管理出現(xiàn)了所謂“各自為政”的情況，即各個(gè)科室和部門(mén)把檔案放在本部門(mén)的情況，甚至有些檔案沒(méi)有進(jìn)行分門(mén)別類。而一些有正規(guī)檔案室的企業(yè)，情況也不容樂(lè)觀，有的檔案沒(méi)有相應(yīng)的設(shè)施與設(shè)備，檔案隨意丟棄，甚至有很多檔案除了沒(méi)有進(jìn)行分類外，有些企業(yè)檔案甚至連專門(mén)的卷宗都沒(méi)有。而部分企業(yè)專門(mén)的檔案管理人員很多是非專業(yè)人員出身，有的雖然從事這項(xiàng)工作很長(zhǎng)時(shí)間，但是由于知識(shí)陳舊和文化水平較低的關(guān)系，很多檔案管理人員不懂電腦等新科技，導(dǎo)致對(duì)企業(yè)檔案的信息化產(chǎn)生了消極影響，嚴(yán)重制約了相關(guān)企業(yè)的檔案信息化進(jìn)程。而在一些老企業(yè)，特別是建國(guó)后改革開(kāi)放前創(chuàng)立的企業(yè)，很多企業(yè)的檔案由于時(shí)間的因素，過(guò)去的一些紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)潮和損害的情況，個(gè)別情況出現(xiàn)了原始檔案丟失的情況，這些從另一面給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了無(wú)形的損失。

（二）檔案棄而不用的現(xiàn)象嚴(yán)重

目前，有些企業(yè)自身建立檔案管理室，也有相關(guān)的管理制度。但是很多還是走向形式。很多檔案放在檔案室里束之高閣，而在管理層面，出現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案管理采取不聞不問(wèn)的態(tài)度。而很多方面對(duì)檔案的管理上，信息化程度不高，這也制約了企業(yè)檔案管理工作上的效率。有些企業(yè)沒(méi)有專門(mén)的檔案管理卷宗，最后只是將相關(guān)檔案放進(jìn)麻袋處理。曾經(jīng)有新聞報(bào)道，有位老太太十幾年前去銀行存款，銀行居然查找不到記錄，最后引發(fā)官司，而銀行最后花費(fèi)九牛二虎之力才從過(guò)去的檔案中查找到這筆存款記錄，而那些檔案全部裝進(jìn)麻袋里面。這件事對(duì)相關(guān)企業(yè)也要有很大的教訓(xùn)：檔案管理的缺乏規(guī)范化的管理，除了給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失外，一定程度上也會(huì)給企業(yè)增加不必要的社會(huì)成本和人力成本。

二、企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

（一）從單一載體向多元化方向載體轉(zhuǎn)變

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展、計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，過(guò)去的一些企業(yè)重要檔案例如批示、會(huì)議記錄、公告、人事任免等，逐漸由過(guò)去的手寫(xiě)的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)向了打印的紙質(zhì)載體，而這些也可以通過(guò)相應(yīng)技術(shù)進(jìn)行了數(shù)字化的處理。此外，傳統(tǒng)的檔案借閱仍然需要人工手工的方式進(jìn)行，這樣的弊端是不光費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且很容易引發(fā)檔案的丟失和錯(cuò)漏，此外紙質(zhì)檔案因其本身的物質(zhì)屬性，需要很大的空間進(jìn)行管理儲(chǔ)藏。多元化載體技術(shù)的發(fā)展，可以解決上述的弊端，電子化、數(shù)字化、系統(tǒng)化的發(fā)展，是檔案管理發(fā)展的新趨向。這一組合模式，可以提高檔案的使用效率，無(wú)論過(guò)去的傳統(tǒng)檔案還是現(xiàn)在的電子檔案，只要通過(guò)信息資源的搜索，就可以查到企業(yè)需要尋找的相關(guān)資料。同時(shí)，這樣也使企業(yè)減少檔案管理成本，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源合理利用。

（二）強(qiáng)化人員管理和提高管理效率

在時(shí)展的大背景下，知識(shí)更新速度不斷加快的前提下，企業(yè)要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理專業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，企業(yè)檔案管理工作人員本身也要參與企業(yè)的檔案管理當(dāng)中。企業(yè)檔案人員管理自身的職業(yè)素養(yǎng)將決定著企業(yè)檔案管理的成敗。各企業(yè)應(yīng)該重視企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，以強(qiáng)化企業(yè)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和管理意識(shí)。同時(shí)企業(yè)本身內(nèi)部應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作人員的相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容就是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員的技能培訓(xùn)上，能讓企業(yè)檔案管理人員在檔案管理中工作水平得以有效提高。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，特別是在檔案管理工作上，能更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，以提高工作效率和質(zhì)量。此外，在舊檔案的管理上，也要培養(yǎng)檔案修補(bǔ)人才。目前很多紙質(zhì)檔案由于歷史時(shí)間原因遭到很嚴(yán)重的損壞，并且這些過(guò)去的老檔案走向數(shù)字化已經(jīng)刻不容緩。但是這方面仍有大量的人才缺口，企業(yè)在這方面的培養(yǎng)仍然有很大的發(fā)展空間。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，我國(guó)企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營(yíng)模式不斷發(fā)生變化，而企業(yè)檔案管理的模式也正在發(fā)展中探索。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案管理正面臨著新的挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)檔案的管理應(yīng)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)轉(zhuǎn)型期的變化，根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行檔案管理體制的改革。企業(yè)檔案管理體制的完善，有助于企業(yè)在未來(lái)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下有效的提高競(jìng)爭(zhēng)力，并且使企業(yè)在穩(wěn)定中得到可持續(xù)、長(zhǎng)足發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

篇（4）

中圖分類號(hào): C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1 引言

隨著辦公自動(dòng)化、社會(huì)信息化檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的管理和發(fā)展過(guò)程中起著越來(lái)越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過(guò)程中，由單純的存放走向應(yīng)用，使之更好地為企業(yè)管理服務(wù)。

2 管理檔案存在的問(wèn)題

（1）企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)考核，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性，再由于部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案綜合管理不夠重視，甚至有部分領(lǐng)導(dǎo)還認(rèn)為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃；有任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。[1]

（2）檔案工作缺乏制度化的管理

當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，特別是工程技術(shù)檔案，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入、更換，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷歸檔過(guò)程中，存在著分類不準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件與目錄順序不符，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較難，各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現(xiàn)在某些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

（3）缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；二是一些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

3 企業(yè)檔案管理原則

（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理

企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。

（2）維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全

維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說(shuō)，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說(shuō)，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和各項(xiàng)工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門(mén)類、各種形式的檔案文書(shū)、圖表、聲像等原始記錄材料，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的完整和安全，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

（3）便于企業(yè)和社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用

企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來(lái)并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗鼘?duì)社會(huì)有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。 [2]

4 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

（1）要具備現(xiàn)代化的觀念

計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)和正在檔案管理工作中產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個(gè)觀念問(wèn)題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來(lái)，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹(shù)立起現(xiàn)代化的觀念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現(xiàn)代化的第一步。

（2）要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)

目前，就大多數(shù)檔案館特別是基層檔案館來(lái)說(shuō)，先進(jìn)設(shè)備不可能引進(jìn)。因此，我們一方面要不失時(shí)機(jī)地爭(zhēng)取相關(guān)部門(mén)的支持，力爭(zhēng)改變我們的設(shè)備條件，為現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)，同時(shí)也應(yīng)不失時(shí)機(jī)地培養(yǎng)人才，使現(xiàn)有的設(shè)備盡可能地與自己的館藏實(shí)際相結(jié)合，在檔案管理和提供使用中發(fā)揮作用。這方面的重要任務(wù)，一是充分利用現(xiàn)有設(shè)備，使之充分發(fā)揮效用，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)人才；二是在整理、編目等基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化上多下功夫，為進(jìn)一步引進(jìn)設(shè)備創(chuàng)造條件；三是對(duì)電子文件歸檔工作著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)應(yīng)從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，在保管條件、翻拍復(fù)印、裝訂等方面的現(xiàn)代化需要新的知識(shí)和新的技術(shù)手段?，F(xiàn)有的檔案管理人員如果不能適應(yīng)工作的需要，要通過(guò)組織培訓(xùn)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，盡快掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能?？傊谫?gòu)買(mǎi)和采用現(xiàn)代化設(shè)備上，必須以相關(guān)人才的調(diào)入和培養(yǎng)為前提，因?yàn)闆](méi)有懂技術(shù)的相關(guān)人才，設(shè)備不可能充分發(fā)揮作用。另外，購(gòu)買(mǎi)和引進(jìn)設(shè)行備一定要考慮到本單位的實(shí)際，重點(diǎn)搞好基礎(chǔ)工作，只有基礎(chǔ)工作先行，現(xiàn)代化設(shè)備才能真正充分發(fā)揮作用。

信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。[3]

5 檔案管理對(duì)策

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。同時(shí)，按照檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善檔案管理的整體規(guī)劃，使企業(yè)檔案工作順利進(jìn)行。

（2）加大對(duì)硬件設(shè)施的投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

按照檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室?guī)旆?、閱檔室、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲(chóng)、防潮等配套保護(hù)措施。

（3）提高檔案管理人員管理水平

加強(qiáng)對(duì)管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。

6 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是與單位事業(yè)同生存、共發(fā)展的不可缺少的管理內(nèi)容，是專業(yè)性很強(qiáng)的工作。做好檔案工作就是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的推進(jìn)，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。我們要與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新、不斷探究，將檔案工作廣泛、深入、健康、持久地開(kāi)展下去。

參考文獻(xiàn)

篇（5）

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)的人事檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。但是隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，近年來(lái)人員流動(dòng)頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的職能，已成為我們必須努力解決好的一個(gè)重大課題。

一、當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

企業(yè)人事檔案管理工作在長(zhǎng)期的實(shí)踐中，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，形成了一定的管理模式。但舊的企業(yè)人事檔案管理模式與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境下企業(yè)發(fā)展對(duì)人才管理的需求不相適應(yīng)的種種弊端已顯露出來(lái)。具體可以總結(jié)為：

（一）僵化的國(guó)有企業(yè)人事檔案管理體制與國(guó)有企業(yè)靈活的用人機(jī)制不適應(yīng)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，人們的思想觀念發(fā)生了重大改變，企業(yè)在招聘使用員工的時(shí)候，更多地注重個(gè)人的能力，國(guó)有企業(yè)對(duì)員工的約束主要是靠合同、協(xié)議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協(xié)議，即可自由流動(dòng)，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競(jìng)爭(zhēng)，出現(xiàn)了許多員工為謀求個(gè)人發(fā)展而從原來(lái)的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護(hù)本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會(huì)上就出現(xiàn)了“死檔棄檔”、“人檔脫節(jié)”、“人質(zhì)檔案”、 “虛假檔案”的情況。加之國(guó)有企業(yè)人才流動(dòng)較快，使現(xiàn)行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發(fā)揮其服務(wù)功能，因而也難以適應(yīng)這類型企業(yè)靈活的用人機(jī)制需要。

（二）國(guó)有企業(yè)人事檔案單一的管理模式與國(guó)有企業(yè)職工層次的多樣性不適應(yīng)

目前，我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進(jìn)行，這種管理模式適合本單位內(nèi)部人事檔案來(lái)源比較單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，同時(shí)這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。國(guó)有企業(yè)職工層次的多樣性決定了企業(yè)的人事檔案管理方法要與之相適應(yīng)。國(guó)有企業(yè)人事檔案還是要堅(jiān)持統(tǒng)一由人事部門(mén)管理，以及企業(yè)人事檔案工作也必須由企業(yè)各級(jí)組織、人事部門(mén)根據(jù)自己的管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)的人事檔案的管理方式已經(jīng)沒(méi)有辦法再適應(yīng)企業(yè)職工的這種多樣性的特點(diǎn)了。

（三）國(guó)有企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不夠完備

現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)制度最明顯的特征是“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)”，人事檔案管理制度作為其中的一項(xiàng)內(nèi)容也要完善起來(lái)，要能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、成長(zhǎng)、德才情況等。企業(yè)是以最大限度激發(fā)員工創(chuàng)造力，達(dá)到最佳的經(jīng)濟(jì)效益作為目標(biāo)，這跟一般的機(jī)關(guān)干部的做法還是有很大的區(qū)別，所以企業(yè)的人事檔案除目前的基本內(nèi)容以外，還應(yīng)結(jié)合國(guó)有企業(yè)自身管理需求充實(shí)一些內(nèi)容。同時(shí)，通過(guò)調(diào)整國(guó)有企業(yè)人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成，才能形成具有國(guó)有企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

（四）檔案利用價(jià)值不高

有些企業(yè)管理本來(lái)就不是很規(guī)范，人事檔案管理更是不規(guī)范。有的員工職務(wù)升降、工資待遇隨意性很大，甚至還存在著企業(yè)主口頭上說(shuō)了就算的現(xiàn)象，使員工的工資級(jí)別、職務(wù)任免等材料根本無(wú)法形成。由于企業(yè)人事檔案管理的不規(guī)范，產(chǎn)生了不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計(jì)劃中的配備計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃、使用計(jì)劃不能正確制定和正常執(zhí)行，對(duì)當(dāng)前配置以及未來(lái)人力資源的供求造成負(fù)面影響。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，不填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人經(jīng)歷的全貌，使得檔案的利用價(jià)值相對(duì)降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實(shí)績(jī)考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業(yè)人事檔案利用率的降低。

（五）檔案管理人員素質(zhì)薄弱

由于受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，工作不熟練難以勝任檔案工作。隨著當(dāng)前國(guó)有企業(yè)規(guī)模不斷發(fā)展，員工數(shù)量不斷增加，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施跟不上。

二、適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求，改進(jìn)人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門(mén)及其他部門(mén)應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

（二）建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實(shí)檔案內(nèi)容

人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會(huì)責(zé)任、職業(yè)特點(diǎn)、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會(huì)評(píng)價(jià)、報(bào)酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國(guó)家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案?jìng)?cè)重于服務(wù)社會(huì)、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績(jī)記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠(chéng)信和非官方人員的特色。在同一個(gè)人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場(chǎng)化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計(jì)不同的管理制度，對(duì)檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個(gè)人個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會(huì)和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價(jià)值。

（三）加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個(gè)以國(guó)有企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理。

（四）引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

人才是國(guó)有企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，企業(yè)也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。

（五）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)國(guó)家企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識(shí)管理的基礎(chǔ)。

篇（6）

二、電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑

1.供電企業(yè)思想觀念要?jiǎng)?chuàng)新。創(chuàng)新就是要打破許多舊的思想障礙和條條框框。在當(dāng)今社會(huì)，檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問(wèn)題，沒(méi)有現(xiàn)成的答案，也沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進(jìn)，創(chuàng)新中發(fā)展。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)檔案信息化建設(shè)也全面鋪開(kāi)。搞信息化數(shù)字檔案建設(shè)，設(shè)備是基礎(chǔ)，而人是決定因素。因此，培養(yǎng)和造就一批檔案信息化建設(shè)的人才，建立一支能夠掌握信息技術(shù)、精通信息管理、結(jié)構(gòu)合理、工作高效、適應(yīng)信息化建設(shè)和管理需要的企業(yè)檔案信息工作隊(duì)伍成了重中之重。不但要提高檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，還要增強(qiáng)他們的法律和安全意識(shí)，才能使檔案工作者在檔案資料數(shù)字化的今天立于不敗之地。

2.創(chuàng)新對(duì)客戶的服務(wù)方式。開(kāi)拓創(chuàng)新做好檔案服務(wù)工作主動(dòng)、超前服務(wù)，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意。建立完善的客戶管理機(jī)制，在對(duì)客戶資料產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。

3.注重提高檔案利用效率。切實(shí)把提高檔案利用作為檔案管理的最終落腳點(diǎn)，走出檔案為收集而收集的誤區(qū)，提高檔案利用水平，真正發(fā)揮企業(yè)檔案服務(wù)企業(yè)中心工作的意義和價(jià)值。一是要拓展利用途徑。充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng)，使之成為廣大員工檔案利用的窗口。進(jìn)一步編制適用的檢索工具，編制各類索引目錄，方便大家查詢利用；二是優(yōu)化利用服務(wù)。檔案人員要熱情主動(dòng)，耐心細(xì)致地提供檔案利用服務(wù)。認(rèn)真建立檔案利用登記和利用效果登記；三是提升利用層次。進(jìn)一步大力開(kāi)展檔案編研工作，充分挖掘檔案的潛在價(jià)值。積極宣傳和鼓勵(lì)各專業(yè)部門(mén)、檔案人員利用現(xiàn)有檔案進(jìn)行編研工作，對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行研究、分析和深加工，形成編研成果，指導(dǎo)和促進(jìn)工作實(shí)踐，提升檔案管理的內(nèi)涵。

4.創(chuàng)新電力企業(yè)檔案服務(wù)模式。電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的建立從一定程度上要求在電力企業(yè)檔案服務(wù)模式上面要不斷強(qiáng)化信息化建設(shè)的力度，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的普及和發(fā)展，已經(jīng)成為各行各業(yè)人們獲取知識(shí)和信息的重要來(lái)源。電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新也應(yīng)該緊跟信息化建設(shè)的腳步，不斷的完善和創(chuàng)新當(dāng)前電力企業(yè)信息化檔案建設(shè)工作。使電力企業(yè)的檔案信息能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)這樣一個(gè)重要的資源來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢和信息的共享。對(duì)于電力企業(yè)而言，信息化建設(shè)的進(jìn)程已經(jīng)比較完善，但是對(duì)于電力企業(yè)的信息化服務(wù)模式建設(shè)，還處于起步的階段，在這個(gè)階段中就需要電力企業(yè)不斷的加大對(duì)電力企業(yè)檔案服務(wù)模式的探索。

篇（7）

企業(yè)設(shè)備檔案,主要包括企業(yè)的機(jī)器設(shè)備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運(yùn)行記錄、檢修記錄以及與設(shè)備有關(guān)的技術(shù)文件材料、新購(gòu)設(shè)備的開(kāi)箱資料,如合格證、安裝說(shuō)明書(shū)、使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)、備品備件清單等。特別是設(shè)備圖紙、檢修記錄等為設(shè)備的改造、大修及每月的生產(chǎn)檢修的備件計(jì)劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學(xué)的依據(jù)。企業(yè)設(shè)備檔案管理主要內(nèi)容是設(shè)備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等。企業(yè)設(shè)備檔案管理工作制約著設(shè)備的使用效益。然而,在實(shí)際工作中,許多企業(yè)對(duì)設(shè)備檔案管理重視不夠,使設(shè)備檔案不能很好的服務(wù)于生產(chǎn),主要表現(xiàn)在以下幾方面:

1.檔案意識(shí)淡薄,檔案法雖然已頒布多年,但仍有些單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員對(duì)檔案工作缺乏正確認(rèn)識(shí),不重視為生產(chǎn)服務(wù)的檔案工作。平時(shí)總是把目光大都集中在如何提高經(jīng)濟(jì)效益,以追求企業(yè)利潤(rùn)的最大化。這種無(wú)意識(shí)下的檔案意識(shí)薄弱,會(huì)直接影響檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2.設(shè)備檔案材料收集難。很多企業(yè)對(duì)設(shè)備檔案的管理重視不夠,有關(guān)制度不健全,歸檔不及時(shí),導(dǎo)致大量設(shè)備資料的流失,使得有些設(shè)備無(wú)法形成一套完整的檔案,從而影響了企業(yè)設(shè)備的正常使用及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。比如在冶金行業(yè)一些企業(yè)檢修設(shè)備時(shí),特別是天車等特殊設(shè)備的驗(yàn)收,只要驗(yàn)收時(shí)質(zhì)量合格拿到驗(yàn)收合格證,至于驗(yàn)收記錄合格證以及技術(shù)監(jiān)督報(bào)告移不移交,是否按時(shí)歸檔,并不按規(guī)定執(zhí)行,致使原始資料遲遲不能歸檔保存。

例如新購(gòu)置的設(shè)備,在設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)沒(méi)有通知檔案人員參加,擅自截留應(yīng)歸檔案資料,導(dǎo)致設(shè)備在使用維修時(shí)卻難以找到材料查證,常常出現(xiàn)誤工、誤時(shí)。由于設(shè)備在使用過(guò)程中有所損耗,設(shè)備檢修時(shí)往往有許多變更圖紙。又如當(dāng)部分設(shè)備圖紙需要變更時(shí),技術(shù)人員既沒(méi)有把繪制的新圖及時(shí)歸檔,又未在圖紙變更單上予以說(shuō)明,時(shí)間長(zhǎng)了,有可能造成檔案人員對(duì)外提供已作廢了的或未修改過(guò)的原設(shè)計(jì)圖紙,這樣會(huì)給企業(yè)造成了不可避免的損失。

3.管理制度貫徹不力。一般企業(yè)各項(xiàng)管理制度基本齊全,但在實(shí)際中流于形式,有些未貫徹不徹底,有些未將設(shè)備檔案工作納入生產(chǎn)、技術(shù)、科研管理之中嚴(yán)格考核,故有些單位領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員將設(shè)備檔案材料歸檔不歸檔一個(gè)樣,少數(shù)檔案管理人員沒(méi)有切實(shí)做好設(shè)備檔案的收集、整理、并嚴(yán)格按規(guī)定認(rèn)真核對(duì),從而不能完全真實(shí)、有效地反映設(shè)備的真實(shí)情況。

針對(duì)設(shè)備檔案管理目前的情況,既要宣傳設(shè)備檔案的重要性和歸檔的意義,還要增強(qiáng)人們對(duì)歸檔的認(rèn)識(shí),不斷加強(qiáng)檔案管理,應(yīng)從以下幾方面入手:

1.領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)健。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作,都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視,才能使這項(xiàng)工作順利開(kāi)展;如果領(lǐng)導(dǎo)不重視,許多具體的工作都難以展開(kāi)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度,決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此檔案部門(mén)要加強(qiáng)宣傳力度,要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對(duì)企業(yè)的益處,啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。力爭(zhēng)把設(shè)備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規(guī)定各有關(guān)人員設(shè)備檔案管理職責(zé),同時(shí)列入績(jī)效考核并嚴(yán)格執(zhí)行。

2.建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎(chǔ)上,各部門(mén)還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),明確職責(zé)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。檔案部門(mén)要主動(dòng)與設(shè)備管理和設(shè)備使用部門(mén)溝通,以便及時(shí)跟蹤了解設(shè)備檔案情況,避免檔案的遺失,并主動(dòng)進(jìn)行文件材料的收集歸檔工作,確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

凡有購(gòu)置設(shè)備儀器的項(xiàng)目,無(wú)論通過(guò)何種渠道獲得的與采購(gòu)設(shè)備有關(guān)的文件材料,均應(yīng)交檔案部門(mén)統(tǒng)一管理,以便檔案部門(mén)為生產(chǎn)提供利用。設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí),各單位設(shè)備管理部門(mén)必須通知檔案部門(mén)參加,并辦理交接手續(xù)。任何人不得私自占有設(shè)備隨機(jī)資料。若某個(gè)部門(mén)需要利用資料時(shí)可以辦理借閱手續(xù),或由檔案部門(mén)提供復(fù)印件,原件歸檔。新投產(chǎn)的大型設(shè)備竣工驗(yàn)收時(shí),要嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)隨機(jī)設(shè)備資料不完整或缺項(xiàng)時(shí),不予簽字并停止驗(yàn)收,待收集齊全后方可驗(yàn)收簽字報(bào)銷。對(duì)于大修的記錄,建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度,對(duì)違規(guī)擅自截留檔案資料的,要追究當(dāng)事人或部門(mén)的責(zé)任。

3.及時(shí)收集檔案材料。一臺(tái)設(shè)備在使用過(guò)程中,必然要形成使用、檢修紀(jì)錄、更新、改造圖紙等。只要這臺(tái)設(shè)備還在使用過(guò)程中,它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料,直到設(shè)備的使用期結(jié)束,設(shè)備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設(shè)備使用和變化的全過(guò)程,才能全面地做好設(shè)備檔案收集工作。

4.對(duì)圖紙的修改要嚴(yán)格審批。圖紙修改主要有兩個(gè)方面,一是設(shè)備項(xiàng)目施工完成后,因施工單位依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況編制竣工資料,其中有部分圖紙涉及變更的。另一方面是生產(chǎn)技術(shù)人員對(duì)每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動(dòng)。

技術(shù)人員要對(duì)已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應(yīng)的修改、補(bǔ)充和說(shuō)明,使之符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況。當(dāng)設(shè)計(jì)變更時(shí),必須按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)修改原底圖或補(bǔ)充繪制新圖,做好設(shè)計(jì)變更技術(shù)文件材料的配套管理,確保設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。對(duì)生產(chǎn)需要變更的一些備件圖紙,技術(shù)人員必須填寫(xiě)變更通知單,對(duì)變更原因及新改圖紙圖號(hào)要予以確認(rèn),并經(jīng)主管設(shè)備部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字才能歸檔。檔案人員更應(yīng)及時(shí)了解設(shè)計(jì)變更情況并作好記錄,避免對(duì)外提供已作廢了的或已修改過(guò)的錯(cuò)誤圖紙,為以后的技術(shù)改造和設(shè)備檢修帶來(lái)不必要的麻煩和損失。

篇（8）

二、堅(jiān)持因企制宜、自主選擇

（一）重要性

由于規(guī)模、所屬行業(yè)、所有制結(jié)構(gòu)等的不同，企業(yè)可以分為多種類型。比如：按規(guī)?？煞譃椋禾卮笮推髽I(yè)、大型企業(yè)、中型企業(yè)、小型企業(yè)和微型企業(yè)；按所有制結(jié)構(gòu)可分為：全民所有制企業(yè)、集體所有制和私營(yíng)企業(yè)和外資。一般來(lái)說(shuō)大型企業(yè)、國(guó)有企業(yè)在技術(shù)水平和資金能力等方面較強(qiáng)，而中小型企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)則相對(duì)較弱。不同類型的企業(yè)有其不同的特點(diǎn)，但他們的共同的目的都是一樣的，為了盈利，所以企業(yè)所做的一切都是為了使成本最低化、利益最大化，在檔案管理方面亦是如此。通過(guò)前面的學(xué)習(xí)，我們知道不同的檔案管理模式有其不同的特征，而企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況，選擇適合自己發(fā)展的管理模式，提倡有能力的大中型企業(yè)建立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，而針對(duì)那些小型企業(yè)則建議選擇檔案寄存中心等檔案中介機(jī)構(gòu)，為了節(jié)約成本而忽視檔案工作，或是為了跟風(fēng)而過(guò)于追求高標(biāo)準(zhǔn)的檔案建設(shè)，都只會(huì)取得適得其反的效果。

（二）必然性

企業(yè)規(guī)模小，形成的檔案數(shù)量少，沒(méi)有必要建立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，那企業(yè)就可以選擇分散式管理，即將檔案分散保存在各個(gè)形成部門(mén)，而各職能部門(mén)對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行收集保管；或是選擇社會(huì)化管理，即將本單位形成的檔案存放在檔案寄存中心等中介結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理；企業(yè)資金不足，技術(shù)水平不夠，沒(méi)有能力建立屬于自己的檔案部門(mén)，也可以采用社會(huì)化管理模式，比如把檔案的一些業(yè)務(wù)活動(dòng)，特別是技術(shù)方面的活動(dòng)交由專業(yè)外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理，既節(jié)省了人、物、財(cái)力，又能在一定程度上保證檔案管理的進(jìn)程和質(zhì)量。所以說(shuō)企業(yè)檔案管理模式不一定非得按照某種固定不變的套路，選擇最適合本企業(yè)發(fā)展的檔案管理模式才是最佳的。一些企業(yè)，尤其是那些處在起步階段的中小企業(yè)，在企業(yè)管理方面尚處于摸索階段，如果不顧及人、財(cái)、物力的限制而盲目跟風(fēng)，一開(kāi)始在缺乏檔案實(shí)體等基礎(chǔ)管理的情況下就建立圖書(shū)檔案情報(bào)一體化平臺(tái)，只會(huì)造成資源的浪費(fèi)。

篇（9）

1 檔案管理創(chuàng)新的意義

1.1 檔案管理創(chuàng)新是企業(yè)的要求

檔案工作是企業(yè)發(fā)展工作的組成部分，它與企業(yè)建立起共存、互助協(xié)調(diào)的關(guān)系，隨著企業(yè)改革的不斷深化，企業(yè)檔案管理工作已不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的必然要求。

1.2 檔案管理創(chuàng)新是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的需要

隨著企業(yè)的快速發(fā)展，目前單調(diào)、貧乏的存檔案室已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)日益增長(zhǎng)的需求，因此，構(gòu)建多元化、多層次的檔案資源結(jié)構(gòu)，已是當(dāng)務(wù)之急。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案資源的建設(shè)，為企業(yè)提供更好的利用服務(wù)。

2 檔案管理創(chuàng)新中的思維障礙

2.1 創(chuàng)新思維障礙定義

所謂思維障礙，是指客觀事物是紛繁復(fù)雜的，而人的大腦思維卻相對(duì)簡(jiǎn)單，其特點(diǎn)就是一旦長(zhǎng)時(shí)間沿著一定方向、按照一定次序進(jìn)行思考后，久而久之，就會(huì)形成一種習(xí)慣或慣性，這種情況叫“思維慣性”。如果對(duì)于自己長(zhǎng)期從事的事情或日常生活中經(jīng)常發(fā)生的事物產(chǎn)生了思維慣性，并多次以這種慣性來(lái)對(duì)待客觀事物，這形成了非常固定的思維模式，即人們常說(shuō)的：“思維定勢(shì)”。思維慣性和思維定勢(shì)合起來(lái)，就稱為“思維障礙”。

所謂創(chuàng)新思維是指，在客觀需要的推動(dòng)下，以獲得的新信息和已儲(chǔ)存的知識(shí)為基礎(chǔ)，綜合運(yùn)用各種思維方式，創(chuàng)造出新理論、新觀點(diǎn)、新方法、新形象，從而使知識(shí)和實(shí)踐取得突破性進(jìn)展的思維活動(dòng)。創(chuàng)新的前提是突破常規(guī)，超越思維的慣常定勢(shì)，在日常生活中，許多慣常定勢(shì)成為想問(wèn)題，辦事情的條條框框，束縛著人們的思想，不打破條條框框，就不可能有創(chuàng)新思維。顯然，思維障礙阻礙了我們創(chuàng)造性地解決問(wèn)題，對(duì)于創(chuàng)新是非常不利的，所以我們要進(jìn)行創(chuàng)新，首先必須突破由“思維慣性”和“思維定勢(shì)”而形成的思維障礙。

2.2 檔案管理工作上的思維障礙

2.2.1 觀念固定，創(chuàng)新思維缺乏變通

當(dāng)某種觀念為人們普遍接受以后，會(huì)在人們的心腦中相對(duì)固定下來(lái)，成為一種固定的觀念。人們常說(shuō)的傳統(tǒng)觀念就是固定觀念的一種重要表現(xiàn)形式。目前，檔案工作者的思想觀念跟不上形勢(shì)發(fā)展，在計(jì)劃條件下形成的許多思維定勢(shì)，成為了檔案工作的思想障礙和框框套套。企業(yè)檔案工作與經(jīng)濟(jì)工作脫離。檔案工作者在繼承和創(chuàng)新關(guān)系上猶豫彷徨，有的片面強(qiáng)調(diào)原則，習(xí)慣照既定的框框辦事，有的片面強(qiáng)調(diào)繼承，缺乏辯證的觀點(diǎn)，對(duì)過(guò)去的做法一味照搬照套，這些在不同程度上都影響著檔案工作的改革與創(chuàng)新。

企業(yè)檔案工作中現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)制度與實(shí)際情況不適應(yīng)。檔案管理仍然還在沿用過(guò)去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)，部分已不適合企業(yè)制度的要求，特別是最近幾年企業(yè)改革的步伐很大，檔案工作還按照過(guò)去的方法進(jìn)行，存在依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際工作的不和諧。

企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展不同步。隨著企業(yè)的深化改革，特別是處于資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)重組的企業(yè)，企業(yè)檔案沒(méi)有納入企業(yè)的改革規(guī)劃中，企業(yè)檔案處置工作跟不上，導(dǎo)致檔案流失嚴(yán)重，檔案得不到安全保護(hù)。

2.2.2 意識(shí)狹隘，創(chuàng)新思維缺乏動(dòng)力意識(shí)狹隘是很常見(jiàn)的創(chuàng)新思維障礙。檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，管理模式較陳舊，檢索效率不高，檔案利用率低。長(zhǎng)期以來(lái)，許多企業(yè)對(duì)室存檔案重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此企業(yè)員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。檔案的服務(wù)手段不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展，大部分的檢索方式還處于傳統(tǒng)的手工檢索，盡管各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多，檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

2.2.3 知識(shí)匱乏，創(chuàng)新思維缺乏能力知識(shí)匱乏是創(chuàng)新思維的絆腳石，要?jiǎng)?chuàng)新，就必須具有創(chuàng)新能力。由于檔案工作的單一性，乏味性，令大部分的檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)斷層、老化、單一，思維的惰性，墨守陳規(guī)，被傳統(tǒng)的條條框框和管理模式所束縛，缺乏創(chuàng)新的能力。

3 突破思維障礙，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新

3.1 樹(shù)立超越意識(shí)，實(shí)現(xiàn)管理意識(shí)的創(chuàng)新

創(chuàng)新思維的實(shí)質(zhì)是對(duì)原有思維模式的超越，是對(duì)創(chuàng)新主體頭腦中原有知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、觀念、方法等進(jìn)行新的組合，新的組合必然突破原有知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、觀念、方法內(nèi)部及互相間的組合方式。而舊的組合方式就會(huì)本能阻擾這種突破，成為思維創(chuàng)新的障礙。不突破這些障礙，既無(wú)法進(jìn)行創(chuàng)新思維，更無(wú)法提高創(chuàng)新能力。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，首先要實(shí)現(xiàn)管理意識(shí)的創(chuàng)新，這要求檔案工作者從根本上轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立超越自我意識(shí)，隨著的，檔案工作必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，檔案工作者在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些膽魄與果斷，多一些敏捷和睿智，善于超前性地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，獨(dú)到性地思考問(wèn)題，創(chuàng)造性地回答問(wèn)題，敢于否定自我，敢于棄舊迎新，不斷變革檔案工作職能和方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度、管理方式、服務(wù)手段創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的以藏為主、重藏輕用、被動(dòng)服務(wù)的局面。

3.2 擴(kuò)展思維視覺(jué)，實(shí)現(xiàn)檔案思維的創(chuàng)新

要突破思維障礙，就需要自覺(jué)地轉(zhuǎn)換看問(wèn)題的角度，擴(kuò)展思維視角。要實(shí)現(xiàn)檔案思維的創(chuàng)新，就要求檔案工作者拓寬視野，豐富知識(shí)，培養(yǎng)多方面的興趣。及時(shí)了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，學(xué)會(huì)運(yùn)用創(chuàng)新思維的原理和方法，解決新形勢(shì)下檔案工作出現(xiàn)的新問(wèn)題，運(yùn)用檔案的新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，利用機(jī)技術(shù)，共享檔案信息資源，提供遠(yuǎn)程服務(wù)，使檔案利用服務(wù)手段多層次、多樣化，服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。

篇（10）

1正確認(rèn)識(shí)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀

從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開(kāi)封市非公有制企業(yè)檔案工作情況調(diào)查結(jié)果來(lái)分析，我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀大致可歸結(jié)為兩點(diǎn)。

1.1我國(guó)民企檔案工作處于自發(fā)的狀態(tài)，部分企業(yè)已有相當(dāng)?shù)陌l(fā)展水平。據(jù)筆者對(duì)福建省晉江市的恒安紙業(yè)集團(tuán)、親親食品集團(tuán)、七匹狼集團(tuán)、鳳竹集團(tuán)、福馬食品集團(tuán)等10余家民營(yíng)企業(yè)的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這些企業(yè)均已開(kāi)展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團(tuán)公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達(dá)到相當(dāng)?shù)乃剑惆布瘓F(tuán)公司因已在香港上市，注重汲取和采用國(guó)外的管理模式，鳳竹集團(tuán)公司在國(guó)內(nèi)上市，許多檔案業(yè)務(wù)在借鑒國(guó)企的管理模式上有所創(chuàng)新發(fā)展，其檔案管理已通過(guò)國(guó)家二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收。七匹狼集團(tuán)則采用與國(guó)企截然不同的分散式管理模式。而據(jù)河南開(kāi)封市的調(diào)查結(jié)果表明，在被調(diào)查的82家企業(yè)中，已開(kāi)展檔案工作的68家，占被調(diào)查企業(yè)的83％；尚未開(kāi)展檔案工作的10家，僅占被調(diào)查企業(yè)的12％；未說(shuō)明是否開(kāi)展檔案工作的4家，占被調(diào)查企業(yè)的5％。庫(kù)房、檔案專用設(shè)備的設(shè)置情況也較好，在調(diào)查的企業(yè)中，明確有檔案庫(kù)房的占90％，未說(shuō)明庫(kù)房情況的只占10％。這些企業(yè)都具有一定的代表性，分別為加工業(yè)、制造業(yè)、流通業(yè)、服務(wù)業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)及其他行業(yè)。這說(shuō)明當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)對(duì)于開(kāi)展檔案工作已有相當(dāng)?shù)淖杂X(jué)性和發(fā)展水平。

1.2民營(yíng)企業(yè)的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規(guī)模大的企業(yè)好于規(guī)模小的企業(yè)，明星企業(yè)好于一般企業(yè)，創(chuàng)立時(shí)間長(zhǎng)的企業(yè)好于創(chuàng)立時(shí)間短的企業(yè)，效益好的企業(yè)好于效益差的企業(yè)。從開(kāi)封市調(diào)查中可以發(fā)現(xiàn)，隨著企業(yè)資產(chǎn)的增加，企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)展，已開(kāi)展檔案工作企業(yè)的比例數(shù)量也隨之上升，顯示企業(yè)規(guī)模與企業(yè)資產(chǎn)情況對(duì)檔案工作有非常直接與重要的影響，同時(shí)，調(diào)查結(jié)果也表明未開(kāi)展檔案工作的企業(yè)比例很少，僅占12％，加上未說(shuō)明開(kāi)展檔案工作的企業(yè)也僅有20％，而檔案管理已達(dá)到較高水平的示范企業(yè)也是少數(shù)，所以，從總體上看，民營(yíng)企業(yè)整體的檔案管理呈現(xiàn)出兩頭小、中間大的橄欖型狀，水平不均衡。我們業(yè)界一些學(xué)者將當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)的檔案管理狀況，分為四個(gè)類型。一是“重視型”。檔案工作被企業(yè)列入重要議事日程，有專門(mén)的寬敞的庫(kù)房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室；有專職檔案人員，管理設(shè)施設(shè)備齊全；根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全、歸檔及時(shí)，保管科學(xué)、利用見(jiàn)效。其中，少數(shù)企業(yè)的檔案管理甚至通過(guò)了國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收。二是“上進(jìn)型”。企業(yè)主有一定的檔案意識(shí)，配備了檔案兼職人員，設(shè)置了檔案室，也開(kāi)展了一定的檔案工作，但檔案人員素質(zhì)不高，兼職過(guò)多，檔案工作未能有效地全面開(kāi)展起來(lái)，檔案的效益也未能充分地發(fā)揮出來(lái)，三是“隨意型”。企業(yè)主的檔案意識(shí)還不夠強(qiáng)，對(duì)檔案工作的關(guān)注還不到位，急需用時(shí)強(qiáng)調(diào)要管一管，平時(shí)對(duì)檔案持可有可無(wú)的態(tài)度，無(wú)專門(mén)的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關(guān)部門(mén)的一個(gè)末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業(yè)主沒(méi)有檔案意識(shí)，企業(yè)一些重要證件、核心文件零散地放在企業(yè)主或部門(mén)負(fù)責(zé)人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無(wú)”的狀態(tài)，即“檔案部門(mén)不管、工商部門(mén)不管、企業(yè)主自己不管；無(wú)機(jī)構(gòu)、無(wú)人員、無(wú)庫(kù)房、無(wú)設(shè)備、無(wú)經(jīng)費(fèi)”這種類型在小型企業(yè)中比較多見(jiàn)。

從我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的這兩種狀況中可以看出，以往很多業(yè)內(nèi)人士認(rèn)為我國(guó)民企檔案工作總體上處于一種無(wú)序的，混亂的狀態(tài)的看法是片面的，是認(rèn)識(shí)上的一處誤區(qū)。福建省晉江市和河南省開(kāi)封市這一南一北的情況頗具代表性。從調(diào)查分析中，我們可窺見(jiàn)我國(guó)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀。改革開(kāi)放以來(lái)，特別是中國(guó)加入世貿(mào)組織以來(lái)，我國(guó)的民營(yíng)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，在國(guó)際市場(chǎng)的博奕中，已逐步成熟起來(lái)，企業(yè)主的檔案意識(shí)被不斷喚醒，特別是一些規(guī)模企業(yè)，明星企業(yè)的老總們，對(duì)檔案已有了比較深刻的認(rèn)識(shí)。福建鳳竹集團(tuán)公司年產(chǎn)值5億多元，利稅9400多萬(wàn)元，是全國(guó)同行業(yè)的明星企業(yè)，該公司陳澄清董事長(zhǎng)認(rèn)為檔案對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，當(dāng)前市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)歸根到底是企業(yè)文化的競(jìng)爭(zhēng)，而檔案是企業(yè)文化的重要基礎(chǔ)，企業(yè)文化提升取決于企業(yè)檔案作用的充分發(fā)揮。所以，他除親自帶隊(duì)到晉江、泉州市檔案局爭(zhēng)取業(yè)務(wù)上的支持外，并經(jīng)常過(guò)問(wèn)和解決檔案工作中存在的人、財(cái)、物問(wèn)題，公司早在1991年檔案管理就通過(guò)省級(jí)先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收，2001年通過(guò)了企業(yè)檔案目標(biāo)管理“國(guó)家二級(jí)”評(píng)審。目前，有2名專職檔案人員，并形成一個(gè)嚴(yán)密有序的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有1個(gè)綜合檔案室和4個(gè)檔案分室，檔案在公司上市和經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮了不可替代的重要作用。而鳳竹公司并非只是我國(guó)民營(yíng)檔案管理的一葉“諾亞方舟”。很多規(guī)模~,Ak的企業(yè)主已經(jīng)具有相當(dāng)?shù)臋n案意識(shí)，在實(shí)踐中認(rèn)識(shí)到檔案是企業(yè)極為重要的核心資源，并已經(jīng)開(kāi)展檔案管理工作，但沒(méi)能得到及時(shí)的指導(dǎo)。其水平有很大的局限性。忽視檔案工作的大多數(shù)為小型企業(yè)的企業(yè)主，對(duì)企業(yè)開(kāi)展檔案工作的心態(tài)復(fù)雜，認(rèn)為檔案室工作增加小企業(yè)的負(fù)擔(dān)，怕在外部人員的指導(dǎo)下泄露商業(yè)秘密，影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常開(kāi)展。在認(rèn)識(shí)上把建檔工作與企業(yè)利益對(duì)立起來(lái)，這其中與檔案部門(mén)的宣傳與服務(wù)的缺失不無(wú)關(guān)系。所以，客觀地、全面地認(rèn)識(shí)當(dāng)前民營(yíng)企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀、將有助于我們有針對(duì)性地推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作的全面、健康發(fā)展。

2推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案工作全面發(fā)展的對(duì)策

2.1開(kāi)展心理引導(dǎo)，激發(fā)建檔熱情。從以上分析中我們不難看出，企業(yè)主的檔案意識(shí)是決定民營(yíng)企業(yè)檔案工作能否開(kāi)展的關(guān)鍵所在。所以，要樹(shù)立企業(yè)的檔案觀，必須進(jìn)行積極的心理引導(dǎo)。一是管理意識(shí)引導(dǎo)。大量事實(shí)說(shuō)明，我國(guó)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最大制約因素是沒(méi)有很好的管理。民營(yíng)經(jīng)濟(jì)要想在“二次創(chuàng)業(yè)”中得到發(fā)展，就必須盡快實(shí)現(xiàn)從無(wú)管理的經(jīng)營(yíng)向現(xiàn)代化管理的經(jīng)營(yíng)方式的轉(zhuǎn)變。對(duì)此，企業(yè)主應(yīng)該有清醒的認(rèn)識(shí)，新形勢(shì)下民營(yíng)經(jīng)濟(jì)只有加強(qiáng)管理，企業(yè)才能在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立足。民營(yíng)企業(yè)的檔案意識(shí)也只有植根于宏觀管理觀念的土壤，才可能生長(zhǎng)發(fā)育。因?yàn)闄n案管理本身是企業(yè)管理的重要一環(huán)，而檔案又為企業(yè)的各項(xiàng)管理提供了必不可少的重要基礎(chǔ)。忽視檔案工作，民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的管理便成了無(wú)本之木，所以，企業(yè)主還有什么理由可以忽視企業(yè)的檔案工作呢?二是逆向思維引導(dǎo)。我們很多時(shí)候無(wú)法正確估計(jì)出檔案到底為企業(yè)產(chǎn)生了多大的直接效益，但卻能從反面告訴企業(yè)主，滯后的檔案工作必定是制約民營(yíng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的“短板”。所謂“短板”是指決定整體效益的關(guān)鍵制約因素，沒(méi)有完善的檔案管理，民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展就會(huì)留下致命的管理漏洞，滯后的檔案工作就會(huì)成為制約企業(yè)整體效益的關(guān)鍵性制約因素。民營(yíng)企業(yè)在決策上的特點(diǎn)使它在投入和自身建設(shè)中具有排他心理，因而檔案部門(mén)不能一味地急于去作正面的宣傳灌輸，有時(shí)可以從側(cè)面、甚至反面逆向思維的角度來(lái)激發(fā)民營(yíng)企業(yè)的建檔熱情。