序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇高效檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.

Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures

檔案是全部活動的真實記錄，它體現(xiàn)各機關(guān)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對機關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機關(guān)提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。

一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無序零散保存，勢必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機，造成管理上的被動，引起機關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動，把檔案保存在個別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導(dǎo)致機關(guān)機密、獨有知識產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無法挽回的損失。檔案有其獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的技術(shù)或機密。占有這些資料就是占有機關(guān)的技術(shù)或機密。因此，機關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的流失而影響機關(guān)單位的生存與發(fā)展。

(二)檔案是機關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠信的一個窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會各界關(guān)注的焦點。國家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機構(gòu)和個人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價，名譽掃地，直至繩之以法?？梢姍n案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素。

(三)檔案是機關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機關(guān)文化是從機關(guān)的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。機關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無本特色的“泛文化”。綜觀機關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點及歷史發(fā)展規(guī)律。

二、當前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識偏低，待遇較低，再加之檔案機構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。

(二)檔案管理模式落后

目前的機關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財務(wù)檔案保存在財務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

(三)檔案管理科學(xué)化水平低

隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。

三、檔案管理科學(xué)化的若干對策

檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時俱進，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機制，夯實完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進機關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強檔案執(zhí)法隊伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過電視臺、報紙等媒體，并通過張貼標語、召開檔案工作座談會等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營造建檔氛圍，使更多單位認識到建立健全檔案的重要意義，增強機關(guān)單位做好檔案工作的自覺性。

2.積極塑造典型，發(fā)揮以點帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點，進行重點指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會管理的單位帶動后建檔的單位，以老手帶動新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來者有榜樣可學(xué)習，有先例可借鑒。

3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)

檔案行政管理部門要采取切實措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨立開展檔案工作。二是深入機關(guān)單位，現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時機，深入到各機關(guān)單位現(xiàn)場指導(dǎo)。政府部門有必要主動服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機關(guān)單位檔案工作走上標準化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

4.積極提供檔案中介服務(wù)

通過檔案社會化服務(wù)的形式對檔案進行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進檔案管理科學(xué)化。

(二)機關(guān)單位自身層面

1.強化檔案意識，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識，確立檔案實用效益觀念后，才會用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機關(guān)單位應(yīng)認真學(xué)習《檔案法》、《〈檔案法〉實施辦法》及所屬地檔案條例，提高對檔案工作重要性的認識，自覺接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動抓好檔案工作。

2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機制

只要符合國家檔案法規(guī)，實行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實際出發(fā)。建立檔案管理機制，關(guān)

鍵要保證檔案的及時、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時展、社會發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒有保存齊全完整，不能提供各項活動服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無用處，缺少價值。

3.科學(xué)利用信息化手段

在機關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。檔案部門要建立嚴格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

總之，檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強機關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進機關(guān)管理的高效化。

參考文獻

[1]張雪艷.檔案管理科學(xué)化探究[J].蘭臺世界，2007(6):24.

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檔案管理工作和單位其他部門緊密相關(guān)，是單位做好其他各項工作的基礎(chǔ)之一，應(yīng)當把檔案管理工作納入到單位整體工作和發(fā)展計劃中去。面對目前檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，必須提高對檔案管理工作的認識，建立完善的管理制度，提高管理人員業(yè)務(wù)水平。其中的關(guān)鍵就是要創(chuàng)新出檔案管理的信息化平臺，才能提高檔案管理的高效性和準確性。創(chuàng)新在現(xiàn)代社會的各個領(lǐng)域都廣泛存在的，因為只有創(chuàng)新才能進步，才能避免被淘汰的危險。所以檔案管理部門為了更好的發(fā)展，在管理檔案過程中要使用創(chuàng)新的管理理念和創(chuàng)新的管理手段，這樣一來才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案事業(yè)的發(fā)展和進步。

一、檔案管理推陳出新的前提是思想觀念創(chuàng)新

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的綜合國力在不斷的增強，在國際上，我國的地位也在不斷的提升，我國的社會的各方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，這都是在發(fā)展過程中堅持創(chuàng)新的成果。創(chuàng)新的時代的產(chǎn)物，也是符合時展的必然趨勢，在社會發(fā)展過程中，發(fā)展前進的要求就是要堅持創(chuàng)新，否則就會被落后。創(chuàng)新活動的基礎(chǔ)是觀念創(chuàng)新，檔案管理部門只要在觀念上認識到創(chuàng)新的重要性，才能夠?qū)?chuàng)新運用在檔案管理工作發(fā)展的需要上，在運用創(chuàng)新手段的過程中，逐漸認識到創(chuàng)新的重大價值，更好的進行檔案管理和社會服務(wù)。只有真正認識到了創(chuàng)新在檔案管理工作中的重大促進作用，檔案管理部門才能夠?qū)ζ浼訌娭匾?，支持?chuàng)新的管理工作的實現(xiàn)，使創(chuàng)新實踐活動得到順利的開展?，F(xiàn)代的檔案管理工作創(chuàng)新要求檔案管人員的思想觀念必須是創(chuàng)新的，現(xiàn)代社會的檔案管理工作的內(nèi)容與過去相比，發(fā)生了很大的變化，所以檔案管理人員要明確這種工作上的變化。過去的檔案管理工作的服務(wù)對象主要是政治，封閉性相對較高，被動接待是過去檔案管理的服務(wù)方式。但隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)階段檔案管理工作的服務(wù)對象就較為廣泛了，不僅僅是政治方面，在經(jīng)濟、科研、教學(xué)等各個領(lǐng)域都已經(jīng)是其服務(wù)的對象，需要主動的開發(fā)檔案信息資源服務(wù)于社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)。時代的轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的服務(wù)水平也有了較高的要求，因此檔案管理工作人員為了順應(yīng)十點的發(fā)展趨勢，應(yīng)將創(chuàng)新手段運用到檔案的管理的工作中，首先在思想觀念上真正意識到創(chuàng)新在檔案管理工作中的巨大作用，這樣一來能夠有利于檔案管理工作在創(chuàng)新觀念的指導(dǎo)下順利開展，在檔案管理工作的過程中，檔案管理工作人員還要不斷更新觀念、解放思想和開拓創(chuàng)新，這樣才能夠及時的解決檔案管理中出現(xiàn)的新問題。檔案管理者必須注重創(chuàng)新思維的培養(yǎng)。創(chuàng)新思維是一個相對性的觀念，是相對于常規(guī)思維而言的一種思維方式。創(chuàng)新思維是在舊的方法和途徑不能有效地解決問題的情況下，采用新的思維去分析問題和解決問題的過程。創(chuàng)新思維的探索還具有開拓性的作用，是一種具有開拓意義的思維活動。它發(fā)明的新技術(shù)、形成的新觀念、提出的新方案和決策以及創(chuàng)新的新理論不斷開拓人類認識的新領(lǐng)域。它不僅可以是新發(fā)現(xiàn)和新發(fā)明，而且可以是新方法和新技巧。新穎性、獨特性、非邏輯性、靈活性、對象的潛在性等特點一般是創(chuàng)新思維所具有的，因此，創(chuàng)新思維的培養(yǎng)能夠使檔案管理部門創(chuàng)新成功的幾率大大的提升，也就是說實現(xiàn)創(chuàng)新的基礎(chǔ)是創(chuàng)新思維的具有。

二、檔案管理活力的源泉是理論知識創(chuàng)新

在信息化的模式下，單位檔案管理的工作對象發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體已經(jīng)向數(shù)字化載體轉(zhuǎn)變，其管理環(huán)境也已經(jīng)開始向數(shù)字化環(huán)境轉(zhuǎn)變，在檔案資料采集、歸檔、目錄編制、統(tǒng)計、編研、檔案信息開發(fā)利用等諸多管理環(huán)節(jié)都需要隨之而變。 現(xiàn)階段社會上所呈現(xiàn)出的狀態(tài)是知識經(jīng)濟時代，沒有較高水平知識，就難以在現(xiàn)代社上立足，檔案管理工作也是一樣，應(yīng)該在管理過程中要創(chuàng)新檔案管理的知識理論，提高檔案管理的工作水平，避免檔案管理工作落后于時代的發(fā)展，在現(xiàn)實的社會發(fā)展過程中，具有較大創(chuàng)造空間在檔案管理工作中。例如我國的政府職能和工作管理模式在市場經(jīng)濟體制不斷發(fā)展和完善過程中發(fā)生了很大的變化，檔案管理的工作內(nèi)容也會隨之而增加，檔案的整理也就會很復(fù)雜，因此檔案管理工作人員要提高知識水平和知識管理能力，實現(xiàn)檔案管理工作更好的服務(wù)于政府部門和社會上的其他領(lǐng)域。檔案管理人員在新時代的挑戰(zhàn)下，不僅在要思想上重視檔案理論知識的創(chuàng)新，還要主動的積極的去探索檔案理論知識的創(chuàng)新。這樣一來才能夠跟得上時展的步伐，避免遭到淘汰，促進和推倒檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。理論創(chuàng)新離不開一支高素質(zhì)的工作隊伍。這就要求我們積極促進檔案管理人員素質(zhì)的提高，建立一支學(xué)習型的工作團隊。在信息技術(shù)日新月異的今天，檔案干部一定要有過硬的專業(yè)水平和運用現(xiàn)代技術(shù)的能力。建設(shè)學(xué)習型工作團隊是適應(yīng)全球化、信息化和新經(jīng)濟的迫切需要。檔案管理者對學(xué)習型組織的管理理念加以借鑒和吸收，營造終身學(xué)習的組織環(huán)境，使學(xué)習成為一種經(jīng)?；?、普遍化的行為，促進職工積極學(xué)習，努力掌握檔案工作所需的知識和技能，爭取成為學(xué)習型個體和創(chuàng)新型干部，成為復(fù)合型人才。

三、檔案管理工作的動力是技術(shù)管理創(chuàng)新

科學(xué)技術(shù)在社會中各個領(lǐng)域的發(fā)展中廣泛的被使用，并取得了較好的成果。因此檔案管理部門也要采用先進的科學(xué)的檔案管理手段來實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提高。在檔案管理過程中可以運用現(xiàn)代化的技術(shù)和科學(xué)的管理模式，作為一種強大的動力來促進檔案管理工作的全面開展。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理工作中廣泛的使用，成為檔案管理工作的主要工具，其具有較大的優(yōu)勢，不但能夠?qū)n案做好保護和維護工作，避免檔案的丟失，而且還能夠減少檔案管理工作人員的工作壓力，最大的優(yōu)勢是檔案的開發(fā)和利用較為方便。將技術(shù)創(chuàng)新貫穿在檔案管理的每一個環(huán)節(jié)上，提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，促進現(xiàn)代化和科學(xué)化的檔案管理實現(xiàn)。技術(shù)管理創(chuàng)新一方面要努力推進管理模式的創(chuàng)新。檔案管理者要自覺堅持在管理方面的創(chuàng)新上下工夫，在管理手段現(xiàn)代化上下工夫。堅決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹立檔案是一種信息資源、同樣會產(chǎn)生經(jīng)濟和社會效益的理念，把有限的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o限的主動服務(wù)，由傳統(tǒng)的靜態(tài)服務(wù)、間接服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的、直接的高層次服務(wù)；由封閉型的管理向開放型管理轉(zhuǎn)變；由單一服務(wù)向多元化服務(wù)轉(zhuǎn)變。另一方面要努力推進管理手段的創(chuàng)新。檔案管理主要是和數(shù)字與文字打交道，數(shù)字化檔案將成為今后檔案管理事業(yè)的主要存在形式，建設(shè)數(shù)字化檔案已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展方向。

總之，檔案管理者要按照“面向世界，放眼未來”的原則，樹立檔案管理創(chuàng)新思想，開展創(chuàng)新實踐。對檔案管理的現(xiàn)狀和特點做到心中有數(shù)，要端正創(chuàng)新行為，做到穩(wěn)步前進。注意取人之長，補已之短，并注重管理手段的推陳出新，推動檔案事業(yè)不斷發(fā)展。要與國際接軌，注重參與國際檔案信息交流，以滿足多方面利用的要求。

參考文獻：

[1]張艷.淺析現(xiàn)代檔案管理的必要性及其舉措[J].黑龍江科技信息，2012（05）

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一、電子檔案的定義及特點

電子檔案包括電子文件、電子信息、電子報表和電子圖紙等。具有實時共享性的特點，可以避免時間和空間的限制，可以隨時隨地進行遠距離信息共享。同時，電子檔案是通過計算機進行閱覽的，體積小、容易保存及攜帶。

二、電子檔案的優(yōu)勢和弊端

（一）電子檔案的優(yōu)勢

1.提高工作效率。依靠計算機的信息處理能力，可以大大提高工作效率。電子檔案的使用可以使檔案資料在收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱的環(huán)節(jié)更加方便快捷。在一定程度上也減輕了檔案工作人員的勞動強度。例如，在查找檔案信息時，就可以直接在計算機相應(yīng)的文件中搜索文件分類號，快速找到所要的文件信息。通過電子檔案，使檔案可以快速高校的歸檔。

2.提高檔案安全性。電子檔案的利用避免了過去整卷查找信息的方式，有效保證了檔案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接觸檔案，只需要通過計算機目錄進行檢索，減少了對原始檔案的翻閱次數(shù)，對檔案原件的保護得到了保證?？s短了查詢時間，又提高了檔案的利用率。所有文件都可以及時歸檔，文件不完整時也可以及時補漏，降低了紙質(zhì)檔案的人力物力進行整理裝訂的工作量，還可以有效避免檔案被認為篡改的行為。

（二）電子檔案的弊端

1.初期投資較大。電子檔案需要的磁盤、光盤等均是高科技產(chǎn)品，對環(huán)境的濕度、溫度都有一點的要求。并且電子檔案前期需要高校配備計算機及外圍輸入和輸出設(shè)備，要對電子檔案的管理者進行相關(guān)的培訓(xùn)工作。這樣就造成了電子檔案建立初期的投資費用過大。

2.網(wǎng)絡(luò)安全性差。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)與利用帶來便利的同時，也存在一定的安全威脅。黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒會對電子檔案的真實性和完整性造成威脅。因為電子檔案沒有手寫的字跡，就不利于區(qū)分檔案的真假，在傳輸過程中容易出現(xiàn)被篡改、盜用的情況。因此，電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全問題也是不可忽略的一個方面。

三、電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）加強電子檔案的存儲設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)安全性

高校要定期對計算機軟件和硬件進行更新和系統(tǒng)維護，要保障電子檔案的存儲設(shè)備的安全，保證做到專機專用，使存儲設(shè)備要時刻保持良好狀態(tài)。并且定期對電子檔案進行更新備份，防止在意外情況下丟失。要加強網(wǎng)絡(luò)防火墻的更新建設(shè)提升設(shè)備的安全性，最大限度地保證電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性和保密性。

（二）完善相關(guān)制度，規(guī)范操作流程

國家要盡快完善規(guī)章制度和工作標準，結(jié)合《檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，使高校檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。要強化檔案管理工作人員的安全保密意識，提高檔案管理工作人員的職業(yè)道德和職業(yè)素養(yǎng)。定期對相關(guān)工作人員進行電子檔案應(yīng)用操作的培訓(xùn)，同時建立完善的監(jiān)控系統(tǒng)制度。使檔案資料的安全得到保證，并且最大限度上做好服務(wù)工作。

（三）優(yōu)化服務(wù)方式，拓寬服務(wù)功能

高校檔案管理工作人員要充分結(jié)合多媒體技術(shù)、信息技術(shù)、光盤制作技術(shù)等，堅持以快捷個性的服務(wù)為宗旨，使電子資源真正實現(xiàn)以安全為基礎(chǔ)的信息共享。另外，可以構(gòu)建在線檔案查詢服務(wù)的平臺，為電子檔案的用戶提供私人的便捷的在線咨詢服務(wù)。通過對知識面的擴展，及時溝通新的學(xué)習技術(shù)，為用戶提供高品質(zhì)的電子檔案查詢服務(wù)，使高校檔案管理工作為社會效益和經(jīng)濟效益的提高起到更大的作用。同時，在建立完善的網(wǎng)上電子檔案咨詢服務(wù)后，要對網(wǎng)絡(luò)平臺的工作規(guī)范嚴格管理，積極實施管理糾紛，加強數(shù)字化檔案的工作質(zhì)量檢查。

（四）規(guī)范檔案儲存與利用的方式

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一、高校檔案管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況， 2011年相較于2010年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了幾十所，學(xué)生總規(guī)模增加了一百萬左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬，高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增；連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。

具體地看，全國高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個方面的特點：

第一，工作量大：由于高校的獨特環(huán)境，每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，電子信息化程度有待提高：信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

第三，檔案管理操作的標準化程度不高：由于各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異，導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。

第四，遠距離傳遞頻繁：由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會發(fā)生，學(xué)生的流動性強，所以檔案也經(jīng)常需要遠距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調(diào)用都是時常出現(xiàn)的情況。

二、高校檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理的重要性認識不夠

許多檔案資料處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業(yè)性各異，檔案管理人員可能不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。

（二）檔案管理制度遵守情況較差

目前，大部分學(xué)校根據(jù)《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過程中，制度形同虛設(shè)，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過程中，許多檔案沒有及時歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。

（三）檔案利用率低

由于對檔案的利用價值認識不夠，大多數(shù)人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過時的檔案規(guī)章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續(xù)才能借閱所需的檔案，有時甚至無法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。

（四）相關(guān)法律法規(guī)不健全

迄今為止，國家對大學(xué)生管理出臺了多個文件，但是沒有專門針對大學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)。因此，大學(xué)生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實行哪種管理方式，因為沒有具體的考核標準，都不愿意投入大量的人力、財力等進行專項管理，使得大學(xué)生檔案管理雜亂無章。

（五）檔案管理技術(shù)和手段落后。

傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容比較簡單，全部為紙質(zhì)檔案，以手工服務(wù)為主要手段進行檔案管理。近年來，學(xué)校招生規(guī)模不斷擴大，各項事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容越來越多。隨著計算機技術(shù)和通信技術(shù)的推廣應(yīng)用，學(xué)校檔案管理也配備了計算機和檔案管理軟件，這為檔案管理現(xiàn)代化工作提供了硬件設(shè)施。

三、加強高校檔案管理工作的對策

檔案管理是高校正常運行的前提和基礎(chǔ)工作，因此，應(yīng)加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發(fā)展服務(wù)。

（一）樹立科學(xué)發(fā)展觀理念，提高對檔案管理的認識。

高校檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識檔案的重要性是提高檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，用科學(xué)技術(shù)的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設(shè)與管理。

（二）嚴格執(zhí)行檔案管理制度。

雖然大多數(shù)學(xué)校制定了檔案管理制度，但是執(zhí)行情況不佳。要想改進檔案管理制度的執(zhí)行情況，一方面，應(yīng)該通過教育、培訓(xùn)、考試等方式加強檔案管理人員的法律意識、責任意識、規(guī)范意識，建設(shè)一支知法、懂法、守法的高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視各項制度的執(zhí)行情況，定期檢查，考核指標量化，賞罰分明，這樣才能保證各項制度的有效執(zhí)行，保證檔案管理工作規(guī)范高效地進行。

（三）加快檔案管理的信息化建設(shè)，從紙質(zhì)檔案到無紙檔案庫的過渡。

對高校來說，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進行查找與使用。傳統(tǒng)的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫存不斷增大，占據(jù)了大量空間，浪費了大量的人力物力。

篇（5）

近年來，隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，從而對檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學(xué)檔案管理工作也應(yīng)按照高校教學(xué)規(guī)律的要求，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

一.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識不強

一些高校的教學(xué)和教輔人員，對教學(xué)檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有些人認為，教學(xué)科研成果是他們自己心血的結(jié)晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學(xué)質(zhì)量檢查中，不按照教務(wù)處要求整理材料，造成了教學(xué)檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質(zhì)量不高，嚴重影響了教學(xué)檔案的建設(shè)和利用效率，從而也影響教育教學(xué)工作的順利開展。

（二）檔案管理制度不健全

高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)嚴格按照其基本原則，進行科學(xué)分類集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長足的進步。但就目前各高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學(xué)檔案管理人員等。

（三）檔案工作隊伍不穩(wěn)定

要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)及教學(xué)管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。

二.改進高校教學(xué)檔案管理工作的措施

（一）提高對教學(xué)檔案管理工作的認識

教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標準之一。首先，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常過問教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案管理列入學(xué)校的工作計劃，在經(jīng)費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學(xué)檔案管理中存在的問題。其次，學(xué)校檔案部門必須督促、指導(dǎo)和檢查全校教學(xué)檔案工作，驗收各部門移交的教學(xué)檔案，按照《教學(xué)類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學(xué)檔案的整理、分類、保管。

（二）健全教學(xué)檔案管理制度

由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學(xué)檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規(guī)定。因此，要健全教學(xué)檔案管理制度，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢?？煽紤]從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落），執(zhí)行時限制度（強調(diào)及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊伍

要建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的教學(xué)檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養(yǎng)工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學(xué)檔案管理隊伍補充新鮮血液，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)；加大在職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過召開交流會議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。

篇（6）

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

近幾年來，高校的檔案工作取得了可喜的成績，其地位逐步提高，其作用也越來越受到重視。隨著知識經(jīng)濟的提出和社會現(xiàn)代化的推進，現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國的高校教育事業(yè)發(fā)生了很大的變化，作為傳統(tǒng)文獻領(lǐng)域的高校檔案工作，面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。在新時期檔案工作者要抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，與時俱進，開拓創(chuàng)新，提高高校檔案管理水平，促進高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，確立檔案工作在高校不可替代的地位。

一、高校檔案管理的最終目的決定了服務(wù)創(chuàng)新的必然性

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。高校作為國家科研的重要基地、培養(yǎng)高級專業(yè)技術(shù)人才的搖籃，在廣大教學(xué)、科研人員的實踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價值。檔案工作者的任務(wù)就是科學(xué)地管理檔案，有的放矢地開發(fā)檔案信息資源，以滿足學(xué)校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導(dǎo)地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。高校檔案的價值在于被利用，這需要通過人的勞動，通過一定的科學(xué)的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發(fā)展的電子科技為依托，實現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，從社會需要、學(xué)校需要的角度出發(fā)，以學(xué)校內(nèi)外的利用者為服務(wù)對象，以庫藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容，以多種服務(wù)方式為手段，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個廣闊的空間，實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。

二、加強檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

（一）模式創(chuàng)新。目前，高校檔案館（室）雖屬機關(guān)部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨立結(jié)構(gòu)，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)面向辦學(xué)的要求。隨著高校管理體制改革的深化，應(yīng)當改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，將對促進高校檔案管理變革具有重要意義。進而注重學(xué)校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新，這樣才能使檔案機構(gòu)高效、安全、到位，才能實現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

（二）思路創(chuàng)新

1、管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)的狀態(tài)，本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標。

2、管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務(wù)。

3、管理方式創(chuàng)新。通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設(shè)備和館藏等。但隨著時代的發(fā)展，檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理，要最大限度地實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與利用。

4、人才資源創(chuàng)新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支業(yè)務(wù)精、作風正、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

（三）手段創(chuàng)新。長期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實現(xiàn)檔案信息化管理，要積極參與機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，做好庫藏條目錄入工作，實現(xiàn)檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。主動地把檔案工作重點與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?。

（四）實踐創(chuàng)新

1、加強知識管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺階。

2、加強信息資源建設(shè)，開展資源整合。優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術(shù)利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。

3、建立檔案管理人才競爭機制，鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內(nèi)流動，在工作中學(xué)習、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術(shù)知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習，如計算機課程培訓(xùn)、歸檔文件整理、相關(guān)檔案法律文件、保密知識等。

總之，檔案工作者應(yīng)該不斷更新觀念，創(chuàng)新理論；更新知識，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新為主題，促進檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化。

（作者單位：南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）

主要參考文獻：

篇（7）

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

收錄日期：2012年12月7日

高校教學(xué)檔案是高校在教育教學(xué)實踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學(xué)校的辦學(xué)實力和辦學(xué)水平。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分，是影響高校評估結(jié)果的一個重要因素。提高高校教學(xué)檔案的管理，才能發(fā)揮其對教學(xué)的參考、指導(dǎo)作用，才能有效地促進教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。

一、高校教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點

教學(xué)檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點。教學(xué)檔案的內(nèi)容主要有以下幾種類型：

1、綜合類。主要包括上級主管部門下達的指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)計劃、專業(yè)設(shè)置方面的指示、規(guī)定和辦法，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、實施計劃和會議記錄等。

2、學(xué)生類。主要包括學(xué)籍材料、學(xué)籍變動材料、學(xué)生獎懲材料，學(xué)生入團、入黨情況，學(xué)生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。

3、課堂教學(xué)與實踐教學(xué)類。包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教學(xué)實習、實習基地、畢業(yè)實習、教學(xué)質(zhì)量檢查、教師考核和教學(xué)質(zhì)量評估等材料。

4、學(xué)科、專業(yè)與實驗室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實驗室建設(shè)的材料，以及申報國家重點學(xué)校和實驗室論證、申報和審批材料，總結(jié)等建設(shè)性材料。

5、教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、習題集、實驗報告和實習指導(dǎo)書等。

6、招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結(jié)材料等。

7、制度建設(shè)類。包括教學(xué)管理制度、教師管理制度、學(xué)生管理制度、儀器設(shè)備管理制度等。

近年來，新的教育理念使高等院校在學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)、辦學(xué)方式等方面，呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高校中心工作的教學(xué)環(huán)節(jié)，也隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化而趨于復(fù)雜化。這就使教學(xué)檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，這就給高校教學(xué)檔案工作提出了更高的要求。

二、高校教學(xué)檔案管理中存在的問題

1、教學(xué)檔案管理制度不健全。從目前檔案管理現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。

2、對教學(xué)檔案的重視不夠。隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快，不少領(lǐng)導(dǎo)的興奮點在發(fā)展上，而對教學(xué)檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計、機構(gòu)和專兼職人員的配置方面，還是現(xiàn)代化檔案管理條件的完善、人員的培訓(xùn)方面，都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。

3、檔案信息開發(fā)不足，檔案管理效率不高。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式往往是建檔入庫，注重保藏而忽視其應(yīng)用價值，缺少開放性，教學(xué)檔案被誤認為是與其他的檔案信息資源一樣保密性極強，這樣就嚴重制約了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)。盡管高校加大了管理改革力度，但檔案管理還未能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

4、教學(xué)檔案缺乏專業(yè)管理人員。目前許多高校都沒有給各部門配備專職檔案管理人員，教學(xué)檔案管理基本上是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職，往往忽視檔案管理工作，到年度歸檔立卷時敷衍了事，給教學(xué)檔案管理帶來很大不利。

三、加強高校教學(xué)檔案管理工作的對策

1、規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度。高校要進一步制定、完善教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，并確定教學(xué)檔案管理人員的職責范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調(diào)動其積極性。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道。

2、提高全員檔案意識。高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設(shè)中發(fā)揮其作用。教學(xué)檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發(fā)、挖掘，及時為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供高效能的檔案信息服務(wù)。檔案工作管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務(wù)意識，學(xué)校其他人員應(yīng)提高對檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔整理工作予以重視。

3、提高高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理水平。首先要加強高校電子教學(xué)檔案的管理。以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。其次要加快高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫，及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時，通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學(xué)校的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。

4、重視培養(yǎng)，加快教學(xué)檔案技術(shù)人才隊伍建設(shè)。高校檔案信息化建設(shè)是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，應(yīng)加強對高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，以拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。同時，應(yīng)引進高層次計算機專業(yè)及檔案專業(yè)的人才。

主要參考文獻：

[1]強春曉.高校教學(xué)檔案管理的特點及現(xiàn)代化管理對策.中國信息技術(shù)教育，2007.7.

篇（8）

教職工的檔案意識淡薄，信息搜集平臺逐漸搭建。人事檔案工作是人事組織部門的基石性工作，同時也是與全體教職工利益相關(guān)的一項工作。嚴格人事檔案管理，善用檔案是一項重要工作。不斷加大檔案管理宣傳幅度，不斷增強教職工的檔案意識，是強化高校檔案工作的前提與保障。人事檔案部門定期對他們進行有關(guān)檔案知識的培訓(xùn)，把檔案工作與教職工前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起教職工們重視檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

檔案材料收集力度小，檔案的及時性與完整性難以保證。人事檔案材料收集是人事檔案管理工作的基石。隨著我國高校人事制度的改革，高校對教職工需要分類入檔的材料不斷增加，為人事檔案材料的收集整理帶來發(fā)展性要求。因此，建立檔案管理人材料時首先應(yīng)保證外部收集與內(nèi)部收集相結(jié)合，外部單位調(diào)入檔案時，需要認真清查、核實，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，及時追補和持續(xù)動態(tài)完善資料。其次，檔案收集工作應(yīng)轉(zhuǎn)變被動為主動。需要檔案管理人員、人事人員主動出擊，構(gòu)建人事檔案材料收集系統(tǒng)，保證材料齊全完整。

檔案信息化支撐體系建設(shè)不夠健全。高校檔案管理技術(shù)相對滯后，學(xué)校需要有計劃、分步驟地逐步加大資源投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，加強檔案管理的技術(shù)設(shè)備與信息平臺。首先，檔案信息化建設(shè)要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，徹底實現(xiàn)人事信息檔案數(shù)字化。其次，要建立并逐漸完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。三是獨立建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站，建立以人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫為中心，充分形成用戶與人事檔案管理者間的良好互動[1]。

2、高校檔案管理創(chuàng)新途徑

2.1 持續(xù)強化檔案綜合管理職能。綜合管理是檔案部門的基本職責之一，對高校各種檔案及檔案信息實行集中管理；對所屬信息檔案工作進行監(jiān)督與規(guī)范指導(dǎo)；對高校的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理。強化職能管理的方式可以采取靈活多樣的措施，對不同特點、不同載體的檔案，可以采取不同的管理方式。同時加快實施高校數(shù)字化檔案館工程建設(shè)，爭取建成檔案局域網(wǎng)、貫通校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，高校檔案信息數(shù)據(jù)庫等三網(wǎng)一庫檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)高校檔案信息資源的遠程在線查詢[2]。

2.2 持續(xù)強化檔案管理工作的服務(wù)職能。檔案管理工作自身性質(zhì)決定其是一項條件性與服務(wù)性工作。提供檔案信息資源，為培養(yǎng)高級教育教學(xué)人才、發(fā)展高新科學(xué)技術(shù)研究型人才、培訓(xùn)高級專業(yè)性管理人才，為學(xué)校各項管理工作服務(wù)是檔案管理工作的宗旨。當前，隨著高校的發(fā)展，應(yīng)進一步強化大眾服務(wù)意識，不斷拓展檔案管理工作服務(wù)領(lǐng)域，加大高校檔案開放力度，持續(xù)加快推進高校檔案服務(wù)社會化。強化服務(wù)職能可以采取多種形式的服務(wù)手段，最大限度的發(fā)揮檔案材料與信息資源的利用。

2.3 持續(xù)強化檔案管理工作的監(jiān)督職能。檔案管理法及檔案法令法規(guī)賦予檔案管理部門的監(jiān)督權(quán)力，是保證檔案管理工作走上法治軌道，建立檔案工作新秩序的重要舉措。高校檔案部門應(yīng)積極參與高校的各項管理活動，以確保檔案形成質(zhì)量認定;在評定職稱、晉升工資、提升職務(wù)等具體工作中，為有關(guān)職能部門提供準確、可信度高的晉升職級職稱、上報科研成果、保護房地產(chǎn)等權(quán)益的檔案憑證。高校教職工對其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當按照相關(guān)規(guī)定及時歸檔存放。高校檔案管理部門在履行檔案執(zhí)法監(jiān)督職責同時，需要堅持監(jiān)督與優(yōu)質(zhì)服務(wù)相結(jié)合，使廣大教職工能在現(xiàn)代科學(xué)管理的高度，認識并理解收集歸檔的意義與責任。同時應(yīng)依法制訂并采取切實可行的控制措施，從組織上、制度上、管理細節(jié)上強化監(jiān)督職能[3]。

2.4 持續(xù)強化檔案管理工作的指導(dǎo)職能。高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案工作的重要組成部分，是一項思想性、專業(yè)性、實踐性較強的綜合性管理工作。持續(xù)強化檔案工作指導(dǎo)職能一方面需要依法指導(dǎo)，另一方面對職能部門的檔案管理工作要做好業(yè)務(wù)咨詢指導(dǎo)和專業(yè)培訓(xùn)與服務(wù)。堅持強化搜集、簡化整理、細化檢查、深化利用的管理業(yè)務(wù)工作方針，簡便、高效、科學(xué)地開展檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。堅持貫徹部門建章立制，規(guī)范執(zhí)行文件材料的形成、流轉(zhuǎn)、累積、立卷、歸檔流程是保證歸檔材料齊全和完整性，提高卷宗質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。高校檔案管理工作應(yīng)加強對電子文件歸檔管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。指導(dǎo)方式需要形式多樣，直接指導(dǎo)與間接指導(dǎo)相結(jié)合，重點指導(dǎo)和普及指導(dǎo)相結(jié)合，集體培訓(xùn)與個別指導(dǎo)相結(jié)合[4]。

篇（9）

高校檔案是廣大教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學(xué)校管理工作的一個重要組成部分。一個學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看，應(yīng)上一個新的臺階，使高校檔案工作始終順應(yīng)時展，為教學(xué)、科研事業(yè)服好務(wù)。

1、強化意識，健全機構(gòu)。既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義，還要充分認識高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要性。如果對檔案信息服務(wù)及檔案工作的重要性認識不充分，就會影響檔案信息服務(wù)工作的深入開展。檔案現(xiàn)代化建設(shè)的好壞是衡量高?，F(xiàn)代化水平高低的標尺，搞好檔案現(xiàn)代化建設(shè)，能促進高校的全面發(fā)展。在提高認識的基礎(chǔ)上，要切實轉(zhuǎn)變觀念，強化檔案意識，要以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)高校檔案現(xiàn)代化建設(shè)。加強檔案意識，增強服務(wù)意識，使檔案工作與時俱進。認真執(zhí)行檔案法，強化法制教育，增強法制觀念，把檔案法制建設(shè)納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規(guī)和本校檔案管理制度的貫徹執(zhí)行過程中，努力做到“三納人”，即在工作中，做到檔案工作納人學(xué)校的規(guī)劃和計劃、納人學(xué)校的各項管理制度、納入有關(guān)人員的職責范圍，并給予檔案工作以各方面的支持。

2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

篇（10）

中圖分類號G25 文獻標識碼A文章編號1673-9671-(2010)042-0178-01

高校教學(xué)檔案是高校在教育教學(xué)管理活動中,直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和,全方位反映了學(xué)校的辦學(xué)實力和辦學(xué)水平。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分。提高高校教學(xué)檔案的管理,才能發(fā)揮其對教學(xué)的參考、指導(dǎo)作用,才能有效地促進教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。

1教學(xué)檔案的作用

建立教學(xué)檔案,其作用不僅是為了保存和管理教學(xué)過程中形成的有價值的文件材料,為宏觀的教學(xué)決策、微觀的教學(xué)管理及教學(xué)科研服務(wù),而且是為改進教學(xué)方法,深化教學(xué)研究,提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)。

1.1教學(xué)檔案為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)

學(xué)校的主要任務(wù)是教書育人。一所學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何,怎樣提高教學(xué)質(zhì)量,這些都與教學(xué)檔案息息相關(guān)。有完整的教學(xué)檔案也就有了比較多的經(jīng)驗和成果,并加以完善和提高,為教學(xué)活動提供借鑒和分析,才有可能提高教學(xué)質(zhì)量。

1.2教學(xué)檔案為改進教學(xué)方法提供素材

教學(xué)方法的好壞,直接影響到教師的教與學(xué)生學(xué),好的教學(xué)方法不僅使教師教得輕松,還能使學(xué)生學(xué)得愉快。通過查閱歷年教學(xué)檔案,可以對教學(xué)方法進行對比分析,找出理想的教學(xué)方法。

1.3教學(xué)檔案為加強教學(xué)管理提供參考

教學(xué)管理水平的高低,在很大程度上影響該校的教學(xué)質(zhì)量,影響學(xué)校在社會上的信譽度,教學(xué)管理水平在很大程度上得依靠教學(xué)檔案。通過對教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié)、預(yù)測,從宏觀上可以明確學(xué)校的發(fā)展方向,制定教學(xué)計劃,更好地安排師資,并可根據(jù)實際需要制定短期規(guī)劃和長遠規(guī)劃,特別是根據(jù)師生的獎懲材料、思想?yún)R報材料等,可以適時調(diào)整對師生的思想工作,解除他們的思想包袱,使他們?nèi)硇牡赝度虢膛c學(xué)。

1.4教學(xué)檔案為編寫校史和教育名人傳記提供素材

任何一部校史都是該校教與學(xué)的發(fā)展史,校史既反映了一所學(xué)校的成績,也反映了該?？蒲心芰桶l(fā)展過程,而教學(xué)檔案則是編寫校史的第一手史料。

1.5教學(xué)檔案使用方便

教學(xué)檔案分類清楚、明確每一個分類都裝在各自的分類檔案盒中,檔案盒內(nèi)附有該盒檔案資料的登記表,需要查閱檔案時只需打開所需的檔案分類盒,查看登記表就可以找到所需資料,方便了教師查閱。

2教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

從高校檔案的現(xiàn)狀,我們不難發(fā)現(xiàn),高校教學(xué)檔案工作雖然在長期的發(fā)展過程中取得了不小的成就,但隨著時代的發(fā)展,很多的問題日漸突出,給教學(xué)檔案管理工作帶來了很多的消極影響。

2.1教學(xué)檔案管理制度不健全

從目前檔案管理現(xiàn)狀來看,很多高校仍存在著管理制度不健全的問題,尤其是基層教學(xué)檔案的管理缺乏有效的制約機制,存在著諸多問題。

2.2對教學(xué)檔案的重視不夠

隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快,不少領(lǐng)導(dǎo)的興奮點在發(fā)展上,而對發(fā)展的基礎(chǔ)之――教學(xué)檔案的管理,不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計、機構(gòu)和專兼職人員的配置,還是現(xiàn)代化檔案管理條件的完善,人員的培訓(xùn),都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。

2.3教學(xué)檔案缺少開放性

傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式往往是建檔入庫,注重保藏而忽視其應(yīng)用價值,缺少開放性。檔案室門口“安全重地,嚴禁入內(nèi)”的牌子讓人望而卻步,教學(xué)檔案也被誤認為是與其它的檔案信息資源一樣保密性極強,這樣就嚴重制約了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)。

2.4教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低

目前計算機教學(xué)檔案管理還局限在目錄檢索上,利用率還較低。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將互動,并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔,但教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化將大大改善其管理和利用的效率。

2.5教學(xué)檔案管理工作隊伍不穩(wěn)定

目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員,其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職,往往忽視檔案管理工作,到年度歸檔立卷時敷衍了事,給教學(xué)檔案管理帶來很大不利。

3加強教學(xué)檔案管理工作的建議

3.1提高認識,加強領(lǐng)導(dǎo)

高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣,工作量大,因此,高等學(xué)校要把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃,逐步改善工作條件,使檔案工作能與學(xué)校的各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學(xué)校各部、系的崗位責任制,納入教學(xué)、科研和各項管理人員的職責范圍,逐步做到“四同步”。加強有關(guān)檔案工作的宣傳,使廣大教職員工進一步認識到檔案工作的意義和作用,積極支持檔案部門作好工作。

3.2遵循“三納入”、“四同步”的基本原則

即納入教學(xué)計劃、規(guī)劃,納入教學(xué)管理制度,納入各級管理人員崗位責任,作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標準之一;下達教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步,檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步,評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步,畢業(yè)生就業(yè),上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。

3.3提高全員檔案意識

高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設(shè)中發(fā)揮其作用。教學(xué)檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發(fā)、挖掘,及時為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供高效能的檔案信息服務(wù)。檔案工作管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,樹立全新的服務(wù)意識,學(xué)校其他人員應(yīng)提高對檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔整理工作予以重視。

3.4加強教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案信息化是適應(yīng)信息化時代的需要,以檔案信息資源建設(shè)為核心,以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫,通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息,完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫,及檔案信息資源管理網(wǎng),使檔案信息傳遞及時,通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料,為學(xué)院的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。

3.5提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)與水平