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電子政務(wù)是指運(yùn)用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實(shí)現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動(dòng)。電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是政府辦公自動(dòng)化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對(duì)外服務(wù)，它是面向社會(huì)的政府辦公自動(dòng)化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺(tái)中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺(tái)產(chǎn)生的，它的特點(diǎn)決定了其歸檔和管理的方式并不能簡(jiǎn)單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實(shí)行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨(dú)立的管理流程，兩個(gè)管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個(gè)流程之間是通過文件實(shí)體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運(yùn)行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對(duì)文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點(diǎn)，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實(shí)性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會(huì)造成部分的重復(fù)勞動(dòng)。因?yàn)殡娮游募跉w檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時(shí)已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進(jìn)行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動(dòng)量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對(duì)于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動(dòng)。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，檔案人員就要參與設(shè)計(jì)、進(jìn)行指導(dǎo)；就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個(gè)整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個(gè)流程之后，將相關(guān)文件實(shí)時(shí)歸檔。并且要求用戶及時(shí)著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時(shí)，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。

1.2“全程管理”原則

根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，必須建立一個(gè)完整的管理體系，即對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進(jìn)行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子文件管理系統(tǒng)對(duì)文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計(jì)的系統(tǒng)應(yīng)對(duì)產(chǎn)生于機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時(shí)監(jiān)控和記錄針對(duì)文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對(duì)文件進(jìn)行的技術(shù)操作，包括操作平臺(tái)的轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)位置的改變等都應(yīng)該記錄下來。因?yàn)檫@種管理和跟蹤記錄，對(duì)于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。

2電子公文的真實(shí)性保障

判斷傳統(tǒng)文件的真實(shí)性，主要考察兩個(gè)方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項(xiàng)發(fā)生了變化，就可以對(duì)文件的真實(shí)性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實(shí)性的準(zhǔn)則并不適用于電子文件，因?yàn)橐皇请娮游募妮d體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實(shí)性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國(guó)際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M(jìn)行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個(gè)貫穿電子文件從生成、運(yùn)作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實(shí)可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)措施

一是建立對(duì)電子文件操作者的身份識(shí)別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。

二是設(shè)置操作日志，自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、內(nèi)容等。

三是對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國(guó)家立法機(jī)構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實(shí)施之前，對(duì)只有簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子文件簽章。

2.2身份識(shí)別技術(shù)

身份識(shí)別技術(shù)主要用于正確識(shí)別通信用戶或終端的個(gè)人身份。最常用的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成、只有本人和所使用的計(jì)算機(jī)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)會(huì)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行比較驗(yàn)證。如果驗(yàn)明他為合法用戶，就可接受他對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問；如果驗(yàn)證不合法，計(jì)算機(jī)就會(huì)拒絕該用戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問。

2.3防寫技術(shù)

將數(shù)字信息文件設(shè)置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達(dá)到保護(hù)其真實(shí)性的目的。

3電子公文的完整性保障

傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標(biāo)準(zhǔn)不再適用于電子文件。

目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機(jī)聯(lián)系的其他相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是指每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時(shí)，有關(guān)電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關(guān)的元數(shù)據(jù)都應(yīng)同時(shí)歸檔。在同一活動(dòng)中，有時(shí)除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機(jī)聯(lián)系，確保同一活動(dòng)中形成的檔案信息完整性，應(yīng)盡可能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。對(duì)于在不同應(yīng)用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內(nèi)容相關(guān)的電子文件，如有關(guān)同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)中，則應(yīng)收集齊全并保持有機(jī)聯(lián)系。在電子政務(wù)系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構(gòu)成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應(yīng)納入歸檔的范圍。

4電子文件的可讀性保障

電子檔案來自各個(gè)方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同。這種差異必然導(dǎo)致在利用過程輸出時(shí)所使用的技術(shù)與方法的不同。又由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時(shí)所依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)不久就有可能過時(shí)，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長(zhǎng)期可存取性，建議采取以下幾種措施：4.1采用通用技術(shù)

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式；或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺(tái)上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過時(shí)所帶來的影響。一般文字型電子文件以XML文檔和RTF、TXT為通用文件格式；圖像電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；影像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存電子文件的同時(shí)，將與電子文件相關(guān)的軟件及其應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲(chǔ)在一起。在使用該電子文件時(shí)，可運(yùn)用與該電子文件存儲(chǔ)在一起的這些軟件系統(tǒng)進(jìn)行讀取。此法一般是針對(duì)那些無法轉(zhuǎn)換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件，應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。

4.3拷貝法

拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下，適時(shí)重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲(chǔ)載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長(zhǎng)期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應(yīng)用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長(zhǎng)期保存上，但它不能解決電子文件由于計(jì)算機(jī)軟硬件過時(shí)所引起的長(zhǎng)期保存問題。

4.4再生性保存法

再生性保存法是指將技術(shù)過時(shí)的存儲(chǔ)在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時(shí)地轉(zhuǎn)移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時(shí)就不再使用計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)讀取，從而避免了計(jì)算機(jī)軟硬件過時(shí)所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長(zhǎng)久的可讀性。其不足之處是失去數(shù)字化信息可遠(yuǎn)距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點(diǎn)。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉(zhuǎn)移到紙上或縮微品上。

4.5遷移法

遷移法就是將數(shù)字信息從一種技術(shù)平臺(tái)轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)平臺(tái)上的復(fù)制方法，它是計(jì)算機(jī)軟硬件變化適時(shí)改變數(shù)字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數(shù)據(jù)信息從一個(gè)存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)移到另一個(gè)存儲(chǔ)載體上，以進(jìn)行數(shù)字信息的長(zhǎng)期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對(duì)軟件依賴性強(qiáng)的格式遷移到對(duì)軟件依賴性低的通用格式上。或者將數(shù)字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標(biāo)準(zhǔn)格式中。目前遷移技術(shù)被認(rèn)為是保護(hù)數(shù)字信息長(zhǎng)期存取的必須和恰當(dāng)?shù)倪x擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的升級(jí)，還應(yīng)適時(shí)再遷移，從而使數(shù)字信息隨技術(shù)更新而一代一代地向下流存。

以上介紹的幾種方法，一般地說，對(duì)于使用頻率很高、軟硬件技術(shù)未過時(shí)的、僅是存儲(chǔ)載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法；對(duì)于使用頻率較高、軟硬件技術(shù)已快過時(shí)的，可采用遷移法；對(duì)于使用頻率較低、軟硬件技術(shù)已快過時(shí)的、并且確有長(zhǎng)期保存價(jià)值的數(shù)字信息可用再生保存法。

5電子文件的安全性保障

建立健全科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實(shí)可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進(jìn)行。因此對(duì)參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強(qiáng)管理，以防不測(cè)。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實(shí)踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項(xiàng)極為重要的措施。

5.2加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理和教育

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強(qiáng)對(duì)涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑，提高他們對(duì)保證電子文件和檔案真實(shí)、可靠重要性的認(rèn)識(shí)，提高他們科學(xué)管理電子檔案的素質(zhì)，增強(qiáng)他們工作的責(zé)任感，并樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。

5.3建立全過程的管理制度

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，都會(huì)影響到電子文件的真實(shí)可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時(shí)收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失；電子文件歸檔時(shí)，要嚴(yán)格檢查相關(guān)文件是否收集齊全，否則就會(huì)給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時(shí)，要認(rèn)真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都將對(duì)數(shù)字信息的真實(shí)性與可靠性造成危害。

綜上所述，要實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)環(huán)境下電子文件的科學(xué)管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實(shí)性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應(yīng)的技術(shù)措施和手段，以確保管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對(duì)檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

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對(duì)于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對(duì)電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵觥＿@個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制件”。

（三）、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此，長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

（四）、電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。

（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

（六）、目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個(gè)新的“原始性”概念。對(duì)于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是在當(dāng)時(shí)由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為惟一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會(huì)各方面對(duì)電子文件的需要，我們認(rèn)為建立這樣一個(gè)“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對(duì)這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護(hù)卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個(gè)問題的解決有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。二、確保電子文件原始性的技術(shù)措施

電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。

（一）、加密技術(shù)

電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。在網(wǎng)絡(luò)中的每一個(gè)加密通信者擁有一對(duì)密鑰：一個(gè)是可以公開的加密密鑰，另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識(shí)別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對(duì)它進(jìn)行篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸過程中的原始性、真實(shí)性。

（二）、簽署技術(shù)

目前在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認(rèn)，計(jì)算機(jī)將這種“簽名圖像”接收下來，并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準(zhǔn)指令，經(jīng)電子計(jì)算機(jī)審核簽名有效后方可進(jìn)入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對(duì)發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理，生成一個(gè)“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時(shí)還帶走一個(gè)可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運(yùn)用特定的計(jì)算方法解碼檢驗(yàn)簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢拢敲幢阌谐渥愕睦碛上嘈艃蓚€(gè)事實(shí)：一是這份電子文件確實(shí)來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認(rèn)這份電子文件確實(shí)是自己發(fā)出，對(duì)它的生效應(yīng)負(fù)全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對(duì)該電子文件的權(quán)力和責(zé)任，這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的應(yīng)用前景。

（三）、消息認(rèn)證

電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個(gè)64比特長(zhǎng)的序列及密鑰，發(fā)方運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰對(duì)電子進(jìn)行加密運(yùn)算后得到這份電子文件的“認(rèn)證字”，將電子文件和認(rèn)證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰計(jì)算該電子文件的認(rèn)證字，如果計(jì)算結(jié)果和他所收到的認(rèn)證字一致，即可認(rèn)定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時(shí)是一致的，進(jìn)而證明這份電子文件的原始性、真實(shí)性。

（四）、身份驗(yàn)證

為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個(gè)人密碼驗(yàn)證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問；如果一種驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。

（五）、防火墻

這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡

是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測(cè)，在不遠(yuǎn)的將來，加密軟件標(biāo)記和數(shù)字簽名等認(rèn)證技術(shù)可能會(huì)直接做進(jìn)防火墻中。

（六）、防寫措施

目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

上述這些技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù)，從而確保電子文件的憑證作用。

三、確保電子文件原始性的管理措施

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：

（一）、加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理

電子文件是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對(duì)參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個(gè)好成份，在沒有管理要求的情況下，也會(huì)逐漸懈怠甚至可能變壞。加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。另外還要進(jìn)行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

（二）、電子文件的制作過程要職責(zé)分明

電子文件的制作人員，應(yīng)對(duì)其制作的電子文件的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來說，不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍，工作需要時(shí)可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

（三）、建立電子文件全過程管理的制度

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會(huì)對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。

電子文件歸檔應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施，不致因載體原因而對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。為實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動(dòng)，也會(huì)給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開發(fā)利用活動(dòng)的管理。

（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)

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二、做好電子文件管理的策略

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃

電子文件管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，最終是為數(shù)字檔案信息資源建設(shè)服務(wù)，以達(dá)到便于開發(fā)利用、造福社會(huì)的目的。具體實(shí)施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)各階段的目標(biāo)、任務(wù)、措施進(jìn)行科學(xué)、合理地規(guī)劃部署，如：在工作實(shí)施之前展開深入調(diào)研、廣泛論證、集中討論，投資大的項(xiàng)目要形成可研報(bào)告；形成科學(xué)合理的電子文件利用體制機(jī)制，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)配置，處理好軟件系統(tǒng)服務(wù)器的兼容關(guān)系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴(yán)格制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

電子文件管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期開展的持續(xù)性工作，應(yīng)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，組織相關(guān)數(shù)量的人力，明確責(zé)任分工，加強(qiáng)管理，扎實(shí)推進(jìn)工作有序進(jìn)行。具體工作中要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格貫徹實(shí)施，一定階段即以標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收成果，不斷改進(jìn)以保證后續(xù)工作的質(zhì)量。如：組建專門負(fù)責(zé)電子檔文件管理工作的工作機(jī)構(gòu)，主要負(fù)責(zé)電子文件管理工作、系統(tǒng)設(shè)備升級(jí)維護(hù)、網(wǎng)站建設(shè)維護(hù)等；制定電子文件管理中著錄項(xiàng)目統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化技術(shù)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

（三）多方參與爭(zhēng)取合作

電子文件管理涉及社會(huì)的各行各業(yè)，應(yīng)千方百計(jì)爭(zhēng)取社會(huì)力量共同參與和支持，引導(dǎo)建立社會(huì)大眾積極充分利用電子文件這一社會(huì)資源的普遍意識(shí)，積極回應(yīng)獲得的利用反饋信息，以促進(jìn)自身工作的不斷改進(jìn)。如：宣傳網(wǎng)絡(luò)利用優(yōu)勢(shì)；發(fā)揮檔案學(xué)會(huì)等社會(huì)組織的作用；非重復(fù)性技術(shù)工作可以通過合同、委托等方式外包給企業(yè)。

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紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹碓阶⒅匦畔⒐ぷ鞯南到y(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性

由于印章和

篇（6）

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹碓阶⒅匦畔⒐ぷ鞯南到y(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

篇（7）

對(duì)于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對(duì)電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵?。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制件”。

（三）、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此，長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

（四）、電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。

（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

（六）、目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個(gè)新的“原始性”概念。對(duì)于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是在當(dāng)時(shí)由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為惟一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會(huì)各方面對(duì)電子文件的需要，我們認(rèn)為建立這樣一個(gè)“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對(duì)這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護(hù)卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個(gè)問題的解決有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。二、確保電子文件原始性的技術(shù)措施

電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。

（一）、加密技術(shù)

電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。在網(wǎng)絡(luò)中的每一個(gè)加密通信者擁有一對(duì)密鑰：一個(gè)是可以公開的加密密鑰，另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識(shí)別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對(duì)它進(jìn)行篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸過程中的原始性、真實(shí)性。

（二）、簽署技術(shù)

目前在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認(rèn)，計(jì)算機(jī)將這種“簽名圖像”接收下來，并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準(zhǔn)指令，經(jīng)電子計(jì)算機(jī)審核簽名有效后方可進(jìn)入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對(duì)發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理，生成一個(gè)“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時(shí)還帶走一個(gè)可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運(yùn)用特定的計(jì)算方法解碼檢驗(yàn)簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢?，那么便有充足的理由相信兩個(gè)事實(shí)：一是這份電子文件確實(shí)來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認(rèn)這份電子文件確實(shí)是自己發(fā)出，對(duì)它的生效應(yīng)負(fù)全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對(duì)該電子文件的權(quán)力和責(zé)任，這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的應(yīng)用前景。

（三）、消息認(rèn)證

電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長(zhǎng)度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個(gè)64比特長(zhǎng)的序列及密鑰，發(fā)方運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰對(duì)電子進(jìn)行加密運(yùn)算后得到這份電子文件的“認(rèn)證字”，將電子文件和認(rèn)證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰計(jì)算該電子文件的認(rèn)證字，如果計(jì)算結(jié)果和他所收到的認(rèn)證字一致，即可認(rèn)定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時(shí)是一致的，進(jìn)而證明這份電子文件的原始性、真實(shí)性。

（四）、身份驗(yàn)證

為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個(gè)人密碼驗(yàn)證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問；如果一種驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。

（五）、防火墻

這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對(duì)該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測(cè)所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡

是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測(cè)，在不遠(yuǎn)的將來，加密軟件標(biāo)記和數(shù)字簽名等認(rèn)證技術(shù)可能會(huì)直接做進(jìn)防火墻中。

（六）、防寫措施

目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲(chǔ)載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。

上述這些技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù)，從而確保電子文件的憑證作用。

三、確保電子文件原始性的管理措施

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：

（一）、加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理

電子文件是由人制作的，其存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對(duì)參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個(gè)好成份，在沒有管理要求的情況下，也會(huì)逐漸懈怠甚至可能變壞。加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。另外還要進(jìn)行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

（二）、電子文件的制作過程要職責(zé)分明

電子文件的制作人員，應(yīng)對(duì)其制作的電子文件的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來說，不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍，工作需要時(shí)可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

（三）、建立電子文件全過程管理的制度

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會(huì)對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。

電子文件歸檔應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)載體有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施，不致因載體原因而對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。為實(shí)現(xiàn)電子檔案長(zhǎng)期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動(dòng)，也會(huì)給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開發(fā)利用活動(dòng)的管理。

（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)

篇（8）

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異。灰塵對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理?yè)p壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3、外來磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對(duì)電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。三、技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過時(shí)，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對(duì)技術(shù)過時(shí)，歐美國(guó)家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時(shí)的新途徑。

篇（9）

二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。對(duì)檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

篇（10）

1.引言

本文所述的電子文件，指在文件管理體系中起到傳送、鑒定和保存作用的以頁(yè)面形式顯示的數(shù)字文件。電子文件廣泛應(yīng)用于圖書出版、檔案管理、電子商務(wù)、電子政務(wù)等領(lǐng)域。目前，普遍接受的兩種的電子文件格式是PDF和DiVu。PDF（PortableDocumentFormat，便攜式文檔格式）是由Adobe公司開發(fā)的格式。DjVu格式是由AT&T實(shí)驗(yàn)室開發(fā)的格式。從實(shí)現(xiàn)上來說，PDF和DjVu分別是有代表性的基于圖形的格式和基于圖像的格式。常見的電子文件格式還有微軟的CHM和LIT、華康WDL、方正CEB、超星PDG、書生SEP等。

字處理文件格式有時(shí)也起到電子文件的作用，如RTF、微軟DOC、金山WPS等；擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言XML經(jīng)常用于信息的共享和交換，在附加樣式單或經(jīng)過轉(zhuǎn)換后也能夠以頁(yè)面形式顯示。因?yàn)槭褂盟鼈兊闹饕绞接兴煌疚牡挠懻搶⒉簧婕斑@些格式。

開源軟件的歷史不長(zhǎng)，但是已經(jīng)形成了一種潮流。開源軟件對(duì)電子文件管理產(chǎn)生了顯著的影響。向大眾開放文件格式的源代碼（包括讀寫、轉(zhuǎn)換、加密等），有利于這種格式增強(qiáng)適用性和可靠性，有利于這種文件格式獲得廣泛接收。選用開源的文件格式有助于文件的長(zhǎng)期保存，減少信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

本文以PDF和DjVu為研究對(duì)象，對(duì)照國(guó)外的其他一些格式，從文件流通和文件保存兩個(gè)方面比較它們各自的特點(diǎn)和在開源軟件運(yùn)動(dòng)中所處的地位。本文指出支持開源的程度，將成為今后用戶選用電子文件格式時(shí)的考慮的主要因素。

第2節(jié)分析文件格式的開源情況。第3節(jié)和第4節(jié)分別討論開源軟件對(duì)文件流通和文件保存環(huán)節(jié)的影響。第5節(jié)是對(duì)其他國(guó)外格式的一個(gè)簡(jiǎn)單調(diào)查。第6節(jié)是結(jié)論。

2.開源情況

開源軟件(OpenSourceSoftware)，也稱為自由軟件(FreeSoftware)，其中的“Free”指自由地使用、學(xué)習(xí)、修改和分享軟件。分享開源軟件的自由意味著人們可以使用和翻譯這些軟件而不用支付任何費(fèi)用。有些可以免費(fèi)使用的軟件，如共享軟件(shareware)和免費(fèi)軟件(freeware)，不能被用來研究、修改和分享，所以不是開源軟件。

開源軟件由一些志愿者發(fā)起，已經(jīng)開發(fā)出了OS、GUI以及大量的應(yīng)用程序。Linux是開源軟件的典型代表，在質(zhì)量、外觀和健壯性上都能與私有軟件（如Windows）媲美。著名的開源軟件社區(qū)有SourceForge()等。像IBM和Sun這樣的大型計(jì)算機(jī)公司也支持和開發(fā)開源軟件。

越來越多的歐美地區(qū)的管理部門已經(jīng)制定或正在制定提倡使用開源軟件代替私有系統(tǒng)的政策。這不僅使它們不再依賴于商業(yè)軟件供應(yīng)商，而且也幫助扶持了自己的軟件開發(fā)產(chǎn)業(yè)。由于開源軟件成為潮流，而且質(zhì)量上乘，許多政府選擇開源軟件進(jìn)行本地化，為政府信息化服務(wù)。

PDF是商業(yè)公司開發(fā)的一種文件格式，已經(jīng)有很長(zhǎng)的歷史。PDF的規(guī)范是公開的，如最新的PDF1.5規(guī)范可以網(wǎng)上免費(fèi)獲取。Adobe公司的電子文檔閱讀器AcrobatReader是免費(fèi)的。但是，處理PDF文件的主要應(yīng)用軟件Acrobat、Distiller、Designer等是商業(yè)軟件，價(jià)格比較昂貴。

由于PDF格式非常復(fù)雜，特別是使用了對(duì)象技術(shù)，開發(fā)PDF應(yīng)用是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。KPDF是Unix/Linux的第三方閱讀器。一些免費(fèi)的PDF庫(kù)，如PDFlib和xpdf，是二進(jìn)制的，而且功能不夠完整。這就形成了一個(gè)技術(shù)壁壘。國(guó)內(nèi)只有很少的商業(yè)公司有能力開發(fā)PDF應(yīng)用軟件。

近年來，隨著開源運(yùn)動(dòng)的發(fā)展，出現(xiàn)了很多開源的PDF項(xiàng)目。其中，規(guī)模較大的是iText，它是一個(gè)由Java編寫的開源的PDF庫(kù)，帶有簡(jiǎn)單的GUI。同時(shí)，這個(gè)項(xiàng)目組用C#編寫了iTextSharp，供平臺(tái)上的用戶使用。iText對(duì)PDF的讀寫提供了全面的支持。

比較而言，DjVu最初是由實(shí)驗(yàn)室開發(fā)的，設(shè)計(jì)的出發(fā)點(diǎn)就支持開源。DjVu的主要資源網(wǎng)站有等。DjVu的參考庫(kù)包含了由C++編寫的解碼程序和部分編碼程序，其中解碼程序具有基于Qt技術(shù)的GUI以及NS瀏覽器插件，編碼程序是一些命令行子程序。另外，Windows平臺(tái)上開源項(xiàng)目WinDjView是一個(gè)小巧的DjVu閱讀器，功能較完善，并提供VisualC++的源代碼。

AT&T實(shí)驗(yàn)室把DjVu的商業(yè)開發(fā)權(quán)利轉(zhuǎn)讓給了LizardTech公司()。LizardTech的主要DjVu產(chǎn)品有免費(fèi)DjVuSolo，收費(fèi)的DocumentExpressEditor和DocumentExpressEnterprise。DjVuSolo支持由圖像制作單個(gè)DjVu文件。DocumentExpressEnterprise是一個(gè)工作流式的制作工具，目前最新的版本是5.1。它能夠從圖像文件或PDF/PS文件批量制作DjVu文件。另外，它支持中英文的OCR，以及添加數(shù)字水印。

3.文件流通

電子文件的流通，是指電子文件在機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的發(fā)文、文件流轉(zhuǎn)和收文等過程。在電子文件的生命周期中，文件的流通是很重要的環(huán)節(jié)。在現(xiàn)實(shí)中，各機(jī)構(gòu)使用的平臺(tái)和軟件多種對(duì)樣。如果發(fā)送方與接收方的軟件不兼容，那么即使文件傳送成功，接收方也未必能讀取信息，為此，需要選擇一種通用的文檔格式，使電子文件能實(shí)現(xiàn)無障礙流通。

PDF文檔由一系列的頁(yè)面組成，每幅頁(yè)面都包括正文、字形、邊緣、版面、圖形和背景等數(shù)據(jù)。PDF文件能夠在各種軟件中生成，并保留原有文件的內(nèi)容和外觀。PDF文檔顯示風(fēng)格一致，能夠滿足政府、法律、財(cái)經(jīng)和IT等行業(yè)對(duì)于文檔或表單的嚴(yán)格規(guī)范要求。

PDF支持動(dòng)態(tài)表單系統(tǒng)，提供加注釋標(biāo)記或數(shù)字簽章的功能，為文件收發(fā)雙方針對(duì)電子文件的交互流動(dòng)提供了可能，適用于機(jī)構(gòu)內(nèi)部公文呈轉(zhuǎn)或在線交易。PDF提供不同級(jí)別的安全控制，有利于文件的安全管理。PDF提供比較、鑒定工具，有利于確認(rèn)文件的真實(shí)性、完整性。不過，這些功能只有Adobe的軟件才能很好地支持。

DjVu格式將圖像分為背景層（紋理和圖片）、前景層（文本和線條）和掩碼層（形狀庫(kù)）。DjVu用高分辨率來還原文字，從而最大限度地提高可辨性；同時(shí)用較低的分辨率來壓縮背景圖片，從而使整個(gè)圖像的質(zhì)量得到了保證。DjVu采用分層顯示，而不是等到整幅圖片都被解碼之后才顯示，使得圖片顯示的速度有很大提高。

DjVu具有與PDF類似的超鏈接、注釋、元數(shù)據(jù)功能。DjVu的前景層能夠被OCR識(shí)別，識(shí)別的結(jié)果入到可搜索的隱藏文本層中。目前，OCR引擎沒有包含在DjVu的開源代碼中。由于尚缺乏中文OCR的開源代碼，這將成為DjVu進(jìn)入中文市場(chǎng)的一個(gè)不利因素。

DjVu格式能夠與數(shù)字水印系統(tǒng)相結(jié)合，保證數(shù)字文件的真實(shí)性和在網(wǎng)絡(luò)上被合法使用。可以將一個(gè)標(biāo)識(shí)圖像與宿主圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行疊加，形成帶可見水印的圖像，或者將一個(gè)特定的序列號(hào)經(jīng)過加密算法嵌入宿主圖像數(shù)據(jù)得到不可見水印。

開源對(duì)文件的流通和使用有下面兩個(gè)方面的影響：

(1)適用性。開源軟件能夠按照具體的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行定制或進(jìn)行有效的二次開發(fā)。Adobe公司并沒有提供PDF的開源代碼，因此相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)PDF的定制就顯得非常困難。需要指出的是，DjVu的開源代碼數(shù)學(xué)性很強(qiáng)，修改起來并不容易。DjVu代碼的可讀性和可修改性都有提高的必要。

(2)可靠性。源代碼對(duì)于理解文件格式的工作原理和修補(bǔ)文件格式的錯(cuò)誤是很重要的。PDF是一種復(fù)雜的結(jié)構(gòu)化文件格式，有理由對(duì)它的安全漏洞和“后門”問題給予更多的關(guān)注，特別是在敏感的應(yīng)用場(chǎng)合。國(guó)內(nèi)用戶有時(shí)更愿意選擇類似PDF的國(guó)產(chǎn)格式，如方正CEB等。

4.文件保存

電子文件格式的選

擇對(duì)保證數(shù)字信息的可讀性起到關(guān)鍵的作用。產(chǎn)生電子文件的部門處于不同的領(lǐng)域、有不同的事務(wù)處理需求，在工作中產(chǎn)生了各種各樣格式的文件。軟件開發(fā)商有針對(duì)性，很少考慮到文件格式的長(zhǎng)期保存能力。為了使各種數(shù)字文件信息能夠在將來繼續(xù)被利用，必須在繁多的文件格式中進(jìn)行選擇，選取有利于長(zhǎng)期保存的電子文件格式。

PDF在世界上擁有眾多用戶，有許多第三方公司支持。PDF有可能成為電子出版物的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。廣泛的支持者和眾多的合作者，成為PDF格式長(zhǎng)期發(fā)展的基礎(chǔ)。PDF可以從任何支持標(biāo)準(zhǔn)印刷語(yǔ)言PostScript的應(yīng)用系統(tǒng)中產(chǎn)生。AcrobatWriter支持把常見的字處理文件如.txt、rtf和.doc等轉(zhuǎn)換為PDF文件。PDF還可以從掃描文檔中產(chǎn)生，使傳統(tǒng)文件數(shù)字化后得到外觀非常接近于原件的電子文檔。

迄今為止，已公布的PDF規(guī)范的版本都是向下兼容的。不過，由于數(shù)據(jù)遷移的窗口時(shí)間較短暫，對(duì)PDF文件仍需要合理規(guī)劃以減少數(shù)據(jù)丟失。PDF采用CCITTGroup4無損壓縮算法。由掃描文件制作的PDF文件體積較大，有時(shí)需要進(jìn)一步壓縮。

如今DjVu的用戶數(shù)量遠(yuǎn)不如PDF。但是，AT&T開放參考庫(kù)的做法為DjVu在開源社區(qū)爭(zhēng)取到了很多支持。已經(jīng)開發(fā)的項(xiàng)目有不同平臺(tái)上的瀏覽器、圖像轉(zhuǎn)換器、javascript搜索引擎、在線格式轉(zhuǎn)換服務(wù)器()等。在美國(guó)，DjVu已經(jīng)擁有很多政府、企業(yè)以及檔案部門等的客戶。

DjVu對(duì)背景層采用小波壓縮算法IW44，壓縮后文件大小非常理想，能夠顯著地節(jié)省存儲(chǔ)空間。對(duì)包括文字和圖像的彩色文件來說，DjVu文件在同等質(zhì)量下其大小通常只有JPEG文件的1/5-1/10。對(duì)由掃描文件制作的黑白PDF文件來說，DiVu文件只相當(dāng)于它們的1/2-1/4。

文件保存方面與開源有關(guān)的兩個(gè)關(guān)鍵問題是：

(1)保存成本。擁有源代碼使用戶可以自主控制應(yīng)用中與文件格式有關(guān)的模塊，而不必受制于格式的開發(fā)者。PDF本身很復(fù)雜，而且功能擴(kuò)充很快，對(duì)第三方開源項(xiàng)目的升級(jí)來說是一個(gè)挑戰(zhàn)。大多數(shù)PDF用戶仍依賴于Adobe的技術(shù)支持。DjVu的發(fā)展時(shí)間還不長(zhǎng)，已經(jīng)轉(zhuǎn)入了商業(yè)開發(fā)。未來DiVu能夠繼續(xù)保持完全開源的地位，存在一些不易預(yù)測(cè)的變數(shù)。

(2)信息耗損。作為一種長(zhǎng)期保存的文件格式，要盡量降低格式轉(zhuǎn)換或數(shù)據(jù)壓縮造成的信息損耗。PDF的矢量圖形元素不會(huì)耗損，圖像采用無損壓縮也不會(huì)耗損。DjVu技術(shù)同時(shí)支持無損壓縮和有損壓縮，采用無損壓縮時(shí)壓縮性能有較大的下降。需要注意的是，DjVu的開發(fā)者對(duì)開源代碼有一定保留，公開的算法并不一定是最優(yōu)的。

5.其他格式

與微軟公司的字處理文件DOC不同，它的電子文件格式并不普及。CHM格式是微軟的基于HTML的幫助文件。CHM支持與HTML相關(guān)的各種技術(shù)，并可以通過URL與Internet聯(lián)系在一起。CHM可以直接在Windows系統(tǒng)上打開，制作工具有WinCHM和PowerCHM等。LIT格式是軟件MicrosoftReader的專有格式。MicrosoftReader是一個(gè)易用的電子文件閱讀器，但是目前還不支持中文。

此外，國(guó)外的電子文件格式還有SWB、EBX、EBK等。SWB格式是軟件WinEbookCompiler的專有格式；EBX格式是軟件GlassbookReader的專有格式；EBK格式是Voyager公司制定的格式。這幾種格式主要用于電子圖書，而且市場(chǎng)份額不大。

6.結(jié)論

開源軟件對(duì)電子文件格式及其支持軟件產(chǎn)生了深刻影響。PDF和DjVu是國(guó)外的兩種主流電子文件格式。一方面，完整的第三方開源軟件的出現(xiàn)，對(duì)Adobe的壟斷地位提出了挑戰(zhàn)。另一方面，PDF原先的技術(shù)壁壘降低了，這有利于PDF的進(jìn)一步普及。DjVu作為一種技術(shù)先進(jìn)的開源軟件出現(xiàn)，近些年得到快速發(fā)展，已經(jīng)轉(zhuǎn)入大規(guī)模的商業(yè)開發(fā)。

從技術(shù)上看，基于圖形的格式和基于圖像的格式有互補(bǔ)性，分別側(cè)重不同的應(yīng)用場(chǎng)合。同時(shí)，文件格式的開發(fā)機(jī)構(gòu)之間存在一定的協(xié)作關(guān)系，主流文件格式之間通常有可轉(zhuǎn)換性。用戶在選用格式時(shí)有很大的余地?？梢灶A(yù)見，在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上這兩種格式以及其他格式將形成長(zhǎng)期競(jìng)爭(zhēng)的局面。

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