序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]一篇高校檔案管理工作探討范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

高校檔案管理工作探討篇1

近年來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展迅速，信息網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)與智能化運行模塊技術(shù)的研發(fā)，為高校檔案管理工作帶來機遇和挑戰(zhàn)。在高校傳統(tǒng)的檔案管理工作中，遇到最多的就是信息儲存問題，此時，可充分利用信息技術(shù)提升檔案管理工作效率和信息存儲量。通過構(gòu)建屬于院校自己的數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對儲存信息進行分類，提高存儲空間的利用率。基于高校檔案管理實際，信息技術(shù)的應(yīng)用對高校管理工作改革發(fā)展具有積極影響。結(jié)合高校檔案管理的特點，加強落實信息技術(shù)，不僅切實維護檔案資料的安全性和真實性，同時也促使管理人員的專業(yè)素質(zhì)得以提升。因此，加強對信息技術(shù)的使用，是高校檔案管理的重要選擇?；谶@一特點，在高校檔案管理中，應(yīng)探討信息技術(shù)對管理工作的影響和具體應(yīng)用，為開展高校的管理工作提供支持。

1信息技術(shù)對高校檔案管理的影響

1.1提升工作人員的信息技術(shù)管理水平

隨著信息時代的到來，許多新興智能化技術(shù)手段層出不窮，傳統(tǒng)的高校檔案管理工作已“改頭換面”。基于對各大高校檔案管理工作開展的了解，對信息技術(shù)的使用比較普遍，充分認識到信息技術(shù)在檔案管理工作中的價值。通過對信息技術(shù)的使用，極大地節(jié)省檔案管理工作對人力和物力的消耗，同時管理效率和管理質(zhì)量得到切實的保障[1]。第一，高校通過良好使用信息技術(shù)于檔案管理工作，使得傳統(tǒng)形式下的紙質(zhì)檔案被替代，更多地體現(xiàn)為電子檔案。當(dāng)管理人員有查閱資料的需求時，不必花費過多的精力去一一調(diào)取，只需登錄電子檔案平臺，就可隨時、隨地地查閱相關(guān)資料，工作人員的管理效率得到極大的提升，檔案的安全性和完整性得以良好維護；第二，檔案編輯的時間也極大地縮短。通過對信息技術(shù)的良好運用，檔案管理工作流程得到相應(yīng)的簡化，在計算機系統(tǒng)基礎(chǔ)上，相關(guān)人員就可對檔案信息進行修改、增加或刪減的操作，工作效率得到極大的提高，管理成本也得以相應(yīng)降低；第三，檢索的效率和有效性得到相應(yīng)地提升。將信息技術(shù)良好地落實在高校檔案管理工作中，管理人員只需在信息庫的搜索欄上輸入關(guān)鍵詞，與之相關(guān)的信息都會跳出來，管理人員能快速且精準地找到自己想要查找的內(nèi)容，檢索時間被極大地縮短，同時沒有歸還這一步驟，工作效率和質(zhì)量得到切實的提升。

1.2推動檔案資源的公開共享

在傳統(tǒng)檔案管理工作情況下，學(xué)生對自己檔案信息內(nèi)容一無所知，不具備查閱和修改檔案信息的能力。這種情況下，即便檔案信息出現(xiàn)錯誤，學(xué)生也無法及時得知并作出修改，從而檔案信息的有效性無法得到保障。而通過將信息技術(shù)良好落實到檔案管理工作中，促使檔案管理工作的公開、共享得到進一步強化。高校普遍都具有自己的檔案數(shù)據(jù)庫，管理人員在上面完善電子檔案的建立，從而為學(xué)生查詢自己檔案信息提供一個很好的平臺，學(xué)生對自己的檔案信息進行相應(yīng)的檢查，能及時地發(fā)現(xiàn)其中存在的錯誤，與管理人員進行溝通，促使問題得到良好的解決。由此，管理人員能對管理平臺實現(xiàn)更為有效的管理，確保檔案管理的有效性和真實性[2]。

2信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用策略

2.1提高信息化檔案管理的重視

首先，高校對檔案管理應(yīng)具備正確的發(fā)展意識，明確其改革發(fā)展的方向，同教育、科研同步推進。在有效運用信息技術(shù)優(yōu)化建設(shè)檔案管理過程中，要求相應(yīng)的資源和資金作為基礎(chǔ)保障，這就需高校給予檔案管理改革更多的支持，通過投入更多的資金，并科學(xué)規(guī)劃資金的使用，同時與政府和社會進行聯(lián)系，為高校檔案管理改革提供更為夯實的支持；其次，以往高校檔案管理工作完全由人工主導(dǎo)，而這種管理模式下限制管理人員的管理思維，使其管理工作固步自封、停滯不前。很多高校檔案管理員并不具有相對較高的學(xué)歷，這在一定程度上限制他們的思維模式和工作能力，難以快速地掌握信息技術(shù)。針對這個問題，高校管理者應(yīng)強化檔案管理工作人員對信息技術(shù)的了解，并清楚地認識到未來高校檔案管理工作的改革趨勢，樹立正確的工作發(fā)展意識，積極落實信息技術(shù)。檔案管理人員自身也應(yīng)形成積極提升的意識，在日常閑暇時間，學(xué)習(xí)一些自己不太清楚的知識，同時對工作過程中遇到的問題，尋求其他同事的幫助，加強對相關(guān)信息技術(shù)的了解，從而確保信息技術(shù)得以良好的體現(xiàn)在檔案管理工作中，不僅切實提升自身專業(yè)能力，同時也促使管理工作不規(guī)范的現(xiàn)象得到有效的緩解；最后，高?？赏ㄟ^人才流通，為檔案管理工作帶來更多新鮮的氣息，定期與相關(guān)高校進行聯(lián)系，在檔案管理人員間建立起一座良好溝通的橋梁，推動其針對管理模式、信息化建設(shè)等相關(guān)內(nèi)容開展有效的交互，促使高校檔案管理信息化建設(shè)得到有序推進[3]；

2.2加強完善檔案管理相關(guān)機制

首先，在優(yōu)化檔案管理模式時，應(yīng)明確以下幾個方面（詳情參見圖2）：第一，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這要求高校應(yīng)為檔案管理工作人員配置先進的信息設(shè)備?，F(xiàn)階段眾多的高校都在致力于拓展院校規(guī)模，增加招生數(shù)量，這使檔案管理工作難度和復(fù)雜度被極大地提升。為確保檔案管理工作良好開展，高校吸收更多的專業(yè)管理人員，并完善相應(yīng)的信息化設(shè)備，定期更新信息化系統(tǒng)，促使檔案管理工作具有更為夯實的基礎(chǔ)條件；第二，基于目前檔案管理工作開展情況，應(yīng)對管理流程進行相應(yīng)的調(diào)整，從而在保障管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，切實提升管理效率。傳統(tǒng)形式下的檔案管理模式，其中收集文件資料的環(huán)節(jié)，會耗費管理人員很多時間，并且其中還會存在重復(fù)收集、收集錯漏等問題，在信息技術(shù)支持下進行檔案管理工作的改良，這一環(huán)節(jié)的無效性問題得到極大地避免；第三，加強安全權(quán)限的管理。在檔案管理中良好運用信息技術(shù)時，通過將檔案信息進行細化分類，將其放置在相應(yīng)的歸屬類別中，從而保障檔案信息管理的有序性；同時按相應(yīng)的職位權(quán)限設(shè)置密碼，當(dāng)使用人想要查找相關(guān)信息時，需掌握相對應(yīng)的密碼，從而提升檔案信息的安全性。使用者通過輸入密碼進行檔案查看，也有效提升檔案調(diào)取的效率[4]；其次，加強完善檔案管理的保障體系。優(yōu)化檔案管理模式是基礎(chǔ)，同樣重要的是建立并完善相應(yīng)的保障體系，從而推動高校檔案管理信息化建設(shè)得到全面維護。具體落實方式如下：第一，進一步優(yōu)化相關(guān)檔案管理制度，在管理制度中對管理內(nèi)容、管理工作以及管理要求進行清晰的說明；第二，檔案管理在運用信息技術(shù)時，難以避免地遇到相應(yīng)的問題，管理人員要加強對檔案管理信息化建設(shè)的分析，對其中可能存在的問題進行深入思考，從而有針對性地完善相應(yīng)的危機處理方案，促使檔案管理問題得到良好的解決，推動檔案管理信息化改革得以良好推進[5]；第三，建立健全相應(yīng)的激勵機制和考核機制，通過明確的獎懲，能極大程度上調(diào)動管理人員參與檔案管理信息化建設(shè)的積極性，在考核中，對檔案管理工作開展的量和質(zhì)進行科學(xué)的衡量，從而客觀地為管理人員評分，通過評測的結(jié)果衡量是懲處還是獎勵；最后，加強安全管理制度的完善。針對檔案管理工作完善的安全管理制度，主要從兩個方面入手：室內(nèi)檔案管理和電子檔案管理。對室內(nèi)紙質(zhì)檔案管理來說，應(yīng)設(shè)置全面的監(jiān)控報警系統(tǒng)以及安全消防系統(tǒng)，確保管理人員能實時監(jiān)控檔案室的情況，同時一旦發(fā)生意外災(zāi)害，通過及時報警能促使問題得到更為快速地解決。如果在條件允許的情況下，還可建設(shè)相應(yīng)的電子門禁，從而確保檔案室資料的安全。經(jīng)常性地進行通風(fēng)和空調(diào)，確保檔案室的溫度和濕度維持在一個合理的范圍，避免紙質(zhì)檔案和電子設(shè)備受潮，良好使用不受影響。針對檔案室落實定期的全面性管理工作，對其線路、設(shè)備等要作出深入的分析、檢查，從而避免出現(xiàn)安全性問題，促使紙質(zhì)檔案得到更為良好地保管[6]；此外，基層管理人員應(yīng)積極踐行自身的崗位責(zé)任，對日常巡查工作要嚴格完成，有效避免一些安全風(fēng)險，解除檔案管理危機。而對電子檔案開展的安全管理，更多要依靠計算機等信息化設(shè)備。高校應(yīng)加強完善校園局域網(wǎng)，對一些需保密的檔案安放在局域網(wǎng)內(nèi)，并為其建設(shè)相應(yīng)的專項管理系統(tǒng)，確保得到更為安全的保護，并結(jié)合使用相應(yīng)的防火墻、安全密鑰等，促使檔案信息的安全性和保密性得到切實地維護。而可以公開共享的檔案信息將其放在廣域網(wǎng)中，滿足使用者的需求。但對需要查閱的資料內(nèi)容，還要根據(jù)使用者的身份設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保檔案的安全性；

2.3加強信息技術(shù)的使用強度

通過將信息技術(shù)良好地落實在檔案管理工作當(dāng)中，使得電子檔案極大程度地彌補紙質(zhì)檔案所具的不足。電子檔案的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在能夠節(jié)省大量的空間成本，從而提升數(shù)字化管理水平，管理人員能在更短的時間查到相關(guān)信息，并且也得到切實地避免資料破損的問題、滿足檔案管理工作的有效性。從管理人員的角度看，無論在收集、整理還是管理環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)形式下的紙質(zhì)檔案都需耗費大量的時間在重復(fù)性和無效性的工作中，并且還難以保障工作開展的有效性。而通過加強信息技術(shù)的使用強度，優(yōu)化電子檔案建設(shè)工作，檔案管理的質(zhì)量和效率都得以實現(xiàn)切實地提升[7]。由此可見，高校應(yīng)著力自身情況，加強對信息技術(shù)的落實，積極推動電子檔案的建設(shè)工作。首先，管理人員需對檔案管理工作進行充分的了解，對檔案資料的服務(wù)對象以及其所有的服務(wù)需求具有清晰的認識，在此基礎(chǔ)上，形成檔案信息源的端口，信息采集工作的針對性更強。管理人員通過積極了解使用者的需求，科學(xué)地調(diào)整延伸信息化檔案管理的功能，從而確保數(shù)字化檔案信息庫得以更為全面的覆蓋；其次，高校基于健康、可持續(xù)的發(fā)展目標，應(yīng)不斷挖掘信息技術(shù)的使用價值，積極嘗試各種先進的信息技術(shù)手段。例如，新生辦理入學(xué)時，檔案管理人員面臨很大的工作量，需將其相關(guān)信息詳細地記錄，這時通過有效使用信息技術(shù)，建設(shè)相應(yīng)的電子檔案庫，并開放電子檔案庫權(quán)限，讓學(xué)生進入該網(wǎng)絡(luò)平臺登錄并確認自己的信息，管理人員再對學(xué)生填寫的信息資料作出進一步完善，從而檔案記錄工作得以快速地完成，極大地減輕管理人員的工作量和負擔(dān)，同時也避免很多錯誤。完成信息檔案錄入后，將學(xué)生信息資料以二維碼或條形碼的形式呈現(xiàn)出來，當(dāng)院校或?qū)嵙?xí)單位有查詢學(xué)生信息的需求時，就可對其進行掃描，管理人員無需一一調(diào)取，節(jié)省了雙方的時間[8]；

2.4建立健全高校檔案安全系統(tǒng)

大多數(shù)檔案屬于機密文件，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作人員帶來一定的便捷性，同時，也存在一些安全問題，充分體現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的雙面性[9]。高校檔案安全系統(tǒng)的構(gòu)建，不僅提升管理人員的工作效率，還使電子檔案信息更加完整、分類更加明確。高校為保證這些機密文件的安全，可用檔案安全系統(tǒng)對工作人員進行管理，為其開通工作權(quán)限，并設(shè)置身份驗證或臉部識別的方式提高機密檔案的安全性，充分利用信息技術(shù)對文件進行保密。為防止檔案丟失，管理人員可對機密檔案進行備份保存，還可對計算機軟件進行定期管理與更新，當(dāng)有漏洞發(fā)生時，及時找技術(shù)人員修復(fù)；此外，檔案管理人員還要嚴格遵守規(guī)章制度，對特別的機密文件需加密處理或進行24小時全天候監(jiān)管以保證檔案的安全性。

3結(jié)語

通過對高校檔案管理的了解，在管理過程中，應(yīng)用數(shù)字信息技術(shù)，對提升管理效果具有重要意義。結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理實際，在管理過程中，積極推進信息技術(shù)的落實，對提升管理工作的規(guī)范性具有直接影響。因此，應(yīng)立足于高校檔案管理實際，深入分析信息技術(shù)的應(yīng)用影響，加強信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用，為管理工作提供充分支持，推動現(xiàn)代化管理工作順利進行，為高校穩(wěn)步發(fā)展奠定基礎(chǔ)[10]。

作者:王君 單位:湖北第二師范學(xué)院

高校檔案管理工作探討篇2

隨著高校在檔案管理工作中對大數(shù)據(jù)技術(shù)的引用，其檔案管理工作日益呈現(xiàn)出信息化、現(xiàn)代化特征，以信息化為核心的檔案管理水平得到了明顯的提升，數(shù)據(jù)成為檔案管理工作中一個不可或缺的生產(chǎn)要素。高校檔案管理工作應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠促進檔案管理工作更加符合現(xiàn)代化發(fā)展特征，符合智能校園環(huán)境下高校整體發(fā)展的需求。如何讓大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地服務(wù)于高校檔案管理工作的同時降低大數(shù)據(jù)技術(shù)所帶來的新的風(fēng)險，優(yōu)化檔案管理工作方式，更好地服務(wù)于高校師生，是高校現(xiàn)階段需要解決的重點問題。

一、大數(shù)據(jù)與檔案管理工作的聯(lián)系

大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)海量、高增長率和多樣化特征，其基本屬性意味著大數(shù)據(jù)的引入能夠幫助優(yōu)化高校檔案管理工作，極大地提高檔案管理的效率以及提升檔案工作服務(wù)能力。從檔案管理的宏觀上來看，這是傳統(tǒng)檔案管理工作中無法實現(xiàn)的，從側(cè)面反映出，大數(shù)據(jù)技術(shù)引入高校檔案管理取代傳統(tǒng)檔案管理工作是必然趨勢。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用

（一）利用大數(shù)據(jù)充分挖掘檔案資源

高校的檔案管理資料主要包括高校運行中積累的科研、管理、后勤保障以及教學(xué)等各個層面的信息，其所涵蓋的信息量相當(dāng)龐大。沿用傳統(tǒng)的檔案管理工作模式無法全面提取有價值的信息，甚至?xí)?dǎo)致信息遺漏。此外，高校檔案信息一般還是以紙質(zhì)的形式存在，在查閱時需要人為對檔案進行查找，耗費的時間和精力比較多，效率低下，不利于高校檔案管理工作的開展。當(dāng)前，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以將以往的檔案資源按照其各自的特征進行分類，利用大數(shù)據(jù)的檢索功能，檔案管理工作者能夠快速準確地獲取所需要的檔案資源?；跈z索到的檔案資源，可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對其內(nèi)容進行進一步的比較分析和深度挖掘，為高校提供相對準確的決策支持。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)n案的價值進行充分的挖掘，最大限度發(fā)揮檔案資源的效用，對高校的檔案管理工作有巨大的推動作用。

（二）大數(shù)據(jù)為檔案管理工作提供個性化服務(wù)

在傳統(tǒng)形式的檔案查詢工作體系中，檔案管理工作者通常只能依據(jù)客戶的信息需求提供單一的、有限的信息資源，難以為客戶提供全面的檔案信息查詢，其工作方式較為被動。將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案資料查詢工作相結(jié)合，檔案管理工作者能夠獲得更多地主動性，轉(zhuǎn)變以往的工作方式，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對復(fù)雜的信息進行識別，在極短的響應(yīng)時間下為用戶提供對應(yīng)的信息服務(wù)，滿足用戶對檔案信息的需求，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的功能優(yōu)勢。大數(shù)據(jù)還可以通過對多種類型的大規(guī)模數(shù)據(jù)進行分析，在數(shù)據(jù)之間建立相應(yīng)的聯(lián)系，使用戶所獲得的相關(guān)檔案信息更加迅速、準確?？梢愿鶕?jù)不同用戶個體的身份資料、使用時段、下載行為等信息進行分析，以此對用戶未來信息需求進行科學(xué)預(yù)測，從大量的檔案數(shù)據(jù)信息中篩選出用戶需要的內(nèi)容，進行主動的推送和介紹，為用戶提供個性化的信息服務(wù)。

（三）大數(shù)據(jù)推進高校檔案信息化管理

檔案信息化管理工作是高校實現(xiàn)檔案信息一體化的核心技術(shù)手段，這一進程的實現(xiàn)將有利于高校檔案信息的深度開發(fā)，是衡量高校檔案信息化管理工作進入現(xiàn)代化信息發(fā)展階段的重要標志。傳統(tǒng)的人工檔案管理弊端比較明顯，不僅效率低下且造成大量的人力、物力的浪費。如今檔案管理工作可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對各類檔案資源進行數(shù)字化建設(shè)，對大量的數(shù)據(jù)實施規(guī)范化、專業(yè)化加工、明確信息與信息之間的關(guān)聯(lián)性。通過檔案數(shù)字化建設(shè)，使得高校檔案不再僅僅局限于某一方面的單一管理，能夠?qū)崿F(xiàn)單一信息向綜合性信息的方向延伸。這有利于提高檔案管理工作的效率，減少不必要的投入。因此，通過對大數(shù)據(jù)的運用，可以實現(xiàn)檔案資源的信息化管理，在一定程度上能夠克服傳統(tǒng)作業(yè)方式的弊端。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）安全與隱私存在風(fēng)險

傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案數(shù)據(jù)主要是紙質(zhì)檔案，在管理中主要考慮的是自然災(zāi)害、病蟲害等。在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作所面臨的安全隱患也發(fā)生改變。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠促進不同主體之間的資源進行共享，使得資源的獲取變得極為便利，但同時也存在相應(yīng)的技術(shù)風(fēng)險，如技術(shù)漏洞引起的病毒入侵及搜索引擎的漏洞導(dǎo)致隱私泄露等問題。此外，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案管理已經(jīng)逐漸由紙質(zhì)檔案向電子檔案方向發(fā)展。在這種信息管理的背景下，如果檔案管理工作人員的安全管理意識并沒有得到提高，就會導(dǎo)致高校檔案管理工作信息泄露問題進一步惡化。結(jié)合以上分析，當(dāng)前高校檔案管理工作面臨的安全問題主要涉及檔案數(shù)據(jù)資料本身和儲存數(shù)據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)載體兩個部分。

（二）檔案管理人才缺乏

大數(shù)據(jù)時代，高校管理呈現(xiàn)出信息化、網(wǎng)絡(luò)化、專業(yè)化的特點。大力培養(yǎng)和引進各類專業(yè)型的人才、建設(shè)一支具備檔案專業(yè)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等新興科技技術(shù)的檔案管理隊伍是高校實現(xiàn)檔案管理信息化的前提。然而在實際工作中，部分檔案管理工作者并沒有隨著時代的發(fā)展來彌補自身欠缺的大數(shù)據(jù)思維，造成其思想觀念與大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作專業(yè)要求脫節(jié)，工作人員更多地是沿用傳統(tǒng)的工作方式對紙質(zhì)檔案進行收集、整理、保管等一系列簡單的工作流程。對資源數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁制作、數(shù)據(jù)分析等新興技術(shù)工作操作并不熟練。高校檔案管理工作隊伍的專業(yè)素養(yǎng)不高問題，最終會導(dǎo)致整個檔案管理工作雖有先進設(shè)備的支撐，但仍然不能滿足現(xiàn)代化檔案服務(wù)需求。因此，大數(shù)據(jù)時代高校檔案人才的缺乏是阻礙檔案管理工作發(fā)展的重點問題。

（三）檔案管理環(huán)節(jié)處理面臨挑戰(zhàn)

高校檔案管理工作也已經(jīng)穩(wěn)步發(fā)展，但結(jié)合現(xiàn)實狀況研究，大量的信息資源的存儲以及分類、歸檔等程序之間并沒有一個較好的銜接方式。首先，現(xiàn)代電子化檔案信息數(shù)量激增，電子文件快速高效傳輸?shù)姆绞街饾u盛行，但當(dāng)前階段對于大量電子文件的有效識別和歸檔并沒有完全成熟，大量的數(shù)字化文檔給高校檔案管理的存儲能力和數(shù)據(jù)分析能力帶來挑戰(zhàn)；其次，信息種類繁多且信息來源呈現(xiàn)多樣化特點，信息的相互交互為檔案管理的分類帶來了一定的困難。如果對于收集到的檔案資料進行合理的分類，無法確保檔案信息種類的準確性，可能會引發(fā)檔案信息數(shù)據(jù)的混亂，增加檔案數(shù)據(jù)的復(fù)雜性。面對龐雜的信息，如果缺乏有效的信息分析工具，則會導(dǎo)致有的數(shù)據(jù)失去原有的價值，在檔案信息輸出的時候就會產(chǎn)生大量的無用的信息，進一步增大了高校檔案管理工作難度。

（四）高校檔案管理機制不完善

2020年6月，新《檔案法》頒布，對新形勢下高校檔案管理工作規(guī)范提出了更高的要求。高校依據(jù)規(guī)定，強化對檔案管理工作的認識和領(lǐng)導(dǎo)，建設(shè)規(guī)范的檔案管理機構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施等。但由于資金投入不足、人才匱乏、檔案資源獲取能力有限等原因，導(dǎo)致高校檔案管理依舊存在著檔案管理機制不健全、規(guī)章制度不夠完善的問題。部分高校在檔案管理治理體系中，承擔(dān)檔案管理主要職責(zé)的為檔案管理部門，其他責(zé)任部門和二級學(xué)院對檔案資料的管理相對粗放，未能履行應(yīng)有的職責(zé)，導(dǎo)致各類檔案資料的分割和管理，無法形成集群效應(yīng)，降低了高校檔案管理的整體效率。降低了高校整體檔案管理效能。此外，高校檔案管理沒有競爭機制和交流機制，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升，難以推動高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)快速發(fā)展。

四、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作優(yōu)化

（一）加強技術(shù)防御，保障檔案信息安全

關(guān)于高校對于檔案資料隱私的保護，首先，高校要注重加強對檔案管理系統(tǒng)的維護，通過網(wǎng)絡(luò)安全防護技術(shù)及時地發(fā)現(xiàn)并修補檔案管理系統(tǒng)存在的漏洞，利用計算機技術(shù)對非相關(guān)信息進行阻擋，建立一個完善有效的安全系統(tǒng)，從源頭解決檔案信息泄露問題。其次，高校應(yīng)進一步加強數(shù)據(jù)平臺的研發(fā)，擴大檔案的存儲容量，以保證平臺的順利運行和數(shù)據(jù)信息不丟失，從而達到數(shù)據(jù)保護的目的。最后要明確檔案工作安全的責(zé)任劃分，建立相關(guān)的檔案管理制度以及從業(yè)人員的標準，明確要求要具備充分的安全防范意識，面對檔案信息安全問題，能夠及時有效的做出反應(yīng)。

（二）擴大檔案大數(shù)據(jù)專業(yè)人才隊伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)專業(yè)人才隊伍的建設(shè)對高校檔案管理工作有著重要的作用。高校要注重對檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，系統(tǒng)地提升檔案管理崗位專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，使得工作人員能夠掌握基本的專業(yè)知識和操作技術(shù)，切合高校檔案管理工作開展需求。同時應(yīng)積極引進大數(shù)據(jù)應(yīng)用型人才，注重與社會各界的廣泛合作，加強技術(shù)交流。此外，應(yīng)當(dāng)注重對檔案工作基層人員意識的培養(yǎng)，大部分人員的思想觀念仍處于傳統(tǒng)檔案管理工作模式中，缺乏現(xiàn)代化數(shù)據(jù)思維，在自身的工作中不利用信息化手段進行必要的實踐和探索，這本質(zhì)上是由于檔案管理隊伍對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的新發(fā)展認識不足造成的?？梢酝ㄟ^自主學(xué)習(xí)、專題培訓(xùn)等多種形式，引導(dǎo)相關(guān)人員認識到大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理工作方式優(yōu)化改革的必要性和緊迫性。

（三）實現(xiàn)檔案資料的精細化管理

實現(xiàn)高校檔案精細化管理，是提升其檔案管理水平的重要措施。高校在開展檔案管理工作中，要注重對精細化管理意義和作用的宣傳。根據(jù)自身的實際情況進一步完善現(xiàn)有的檔案管理制度，確保檔案資料內(nèi)容的完整、真實，并且嚴格落實各項規(guī)定。一是，應(yīng)當(dāng)按照檔案資料相關(guān)性對檔案進行分類，安排檔案管理人員依據(jù)分類標準進行收集、整理。二是，建立檔案管理工作機制，監(jiān)督機制能夠促進高校檔案管理工作有序發(fā)展，避免檔案精細化管理工作流于形式。通過精細化管理，能夠使高校檔案信息由以往的以存為主向存用并舉的方向轉(zhuǎn)化，為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展起到推動作用。

（四）建立完善的管理制度

建立完善的管理制度、健全檔案管理機制，促進高校檔案管理工作規(guī)范化，是當(dāng)前在新《檔案法》實施背景下，高校檔案管理工作優(yōu)化的重要工作。高校將《檔案法》以及相關(guān)檔案管理制度作為基礎(chǔ)，與高校的實際情況相結(jié)合，制定完善的檔案收集、歸檔、利用和保密等各項規(guī)章制度，使高校檔案管理工作有據(jù)可依。例如，高?？梢灾贫谢芾碇贫?，要求檔案管理工作人員在工作中，要確保紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、信息化，保證高校檔案管理信息化進程。通過構(gòu)建集中化管理機制，根據(jù)檔案管理系統(tǒng)明確檔案管理范疇、內(nèi)容及目標，推行問責(zé)機制，對不同部門的管理職責(zé)進行劃分。高校檔案管理制度的制定，應(yīng)明確要求加強高校檔案管理意識的培養(yǎng)。從高校全局出發(fā)，不僅要對檔案管理基層人員的數(shù)據(jù)意識進行培養(yǎng)，還要讓高校領(lǐng)導(dǎo)層和各級部門都意識到檔案管理工作優(yōu)化的重要性，從制度上對高校涉及檔案管理工作全體部門以及個人進行數(shù)據(jù)意識的培養(yǎng)，形成大數(shù)據(jù)思維，掌握大數(shù)據(jù)時代對檔案工作管理的新方法。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用是高校檔案管理工作順應(yīng)信息時代發(fā)展要求的必然趨勢。無論是檔案收集、檔案信息處理，還是用戶服務(wù)等，都與大數(shù)據(jù)高度融合，而這些也都需要高校整體的參與融入。在這一過程中，大數(shù)據(jù)對高校檔案管理工作方式的改變?nèi)諠u明顯。但在提高檔案管理工作效率、提升高校檔案管理能力、促進檔案管理信息化的同時也給檔案管理工作帶來了一些風(fēng)險挑戰(zhàn)，例如檔案隱私泄露、龐大的數(shù)據(jù)導(dǎo)致信息決策失誤等。但總體來看，大數(shù)據(jù)所帶來的革命性變革對高校檔案管理工作的發(fā)展是利大于弊的。高校檔案管理部門不能簡單地把大數(shù)據(jù)當(dāng)作是數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的交換與傳遞，讓數(shù)據(jù)回歸人本身，充分發(fā)揮檔案管理工作參與者的主觀能動性，不斷強化大數(shù)據(jù)在高校檔案管理工作中的積極影響，積極構(gòu)建符合檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的、健康理性的大數(shù)據(jù)應(yīng)用環(huán)境。

作者:劉偉男

高校檔案管理工作探討篇3

一、高校人事檔案信息資料開發(fā)利用的價值意蘊

（一）深挖人事檔案信息資源價值

高校人事檔案信息資源開發(fā)利用以滿足各類組織機構(gòu)的人才資源需求為核心，旨在為經(jīng)濟社會的進步和發(fā)展提供必要的人事信息。社會價值與經(jīng)濟價值是高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的必要所在，也是為各類社會組織機構(gòu)輸送人才信息的主要供給源。具體表現(xiàn)在，一方面能夠為社會各界迅速、有效地掌握高校人才信息數(shù)據(jù)提供巨大幫助，為高校人事檔案信息資源優(yōu)勢貢獻于社會提供合理的渠道；另一方面可以降低人力資源的交易成本，有助于激發(fā)高校人事檔案信息資料的經(jīng)濟效益與社會價值，賦予其更多、更廣、更高的存在價值與應(yīng)用價值。

（二）實現(xiàn)人力資源的科學(xué)配置

現(xiàn)代企事業(yè)單位管理系統(tǒng)中，人事檔案管理屬于人力資源管理工作的重要構(gòu)成部分。由于人力資源管理的核心內(nèi)容是選賢任能，運用人事管理活動做到人盡其才、發(fā)揮人才效能，因此高校人事檔案信息資源開發(fā)與利用的重要目標就在于進行人力資源的科學(xué)合理配置。經(jīng)過對人事檔案信息資源的開發(fā)利用，高校人才可以獲得更多的施展才華的機遇與平臺，尤其能推動高校領(lǐng)域人力資源的合理流動與規(guī)范流轉(zhuǎn)。[2]同時，深入推動高校人事檔案信息資源開發(fā)利用工作，是新形勢下高等教育堅持以人為本人事管理基本原則的具體表現(xiàn)，客觀反映了高校尊崇人才培養(yǎng)、關(guān)注人才培養(yǎng)、保護人才培養(yǎng)等。[3]開發(fā)與利用高校人事檔案信息資源也是注重人才個性化與多元化培養(yǎng)，充分發(fā)揮高等教育領(lǐng)域人才培養(yǎng)資源優(yōu)勢的重中之重。

（三）提升人才儲備規(guī)劃的前瞻性

高等教育實施活動中，個人因素也是不可或缺的。不論是在教學(xué)與管理還是科學(xué)研究等工作均需要高校充足的人力資本保障。人事梯隊、新老交替屬于高等教育常態(tài)化的實際需求，不論是提升人才質(zhì)量或增強人才隊伍實力，高等教育機構(gòu)都需要不斷加強對未來人才、高質(zhì)量團隊的篩選與儲備工作。[4]在此過程中，人事檔案信息資源研發(fā)與運用則充分發(fā)揮出了提升人才資源管理前瞻性的突出功能，即通過全面有效利用人事檔案信息資源，持續(xù)促進中國高等教育機構(gòu)及時進行人事儲備計劃，不斷提升對未來人才隊伍的職業(yè)適應(yīng)性、崗位匹配率。這不僅是高校全面提高教學(xué)、科學(xué)研究、運作管理等工作質(zhì)量的重要保證，而且有利于高校進一步控制人力成本、提升人才隊伍性價比。

二、高校人事檔案等數(shù)據(jù)信息開發(fā)利用的重要因素

（一）完整性

一切信息資源開發(fā)利用的前提條件都是原始信息資料全面、詳盡和完整，以保證后續(xù)利用活動的客觀、真實、可信。而所有信息資料的不足或遺失，都會不同程度影響資源開發(fā)利用的效益，這也是信息時代提高資料利用質(zhì)量的重要前提。[5]從宏觀視域看，高校人事檔案信息資料開發(fā)利用最關(guān)鍵的因素便是整體性，即對高校人事的檔案原件信息采集務(wù)必保證不缺漏、無漏洞，并做到內(nèi)容完整、全面、客觀，才能最大程度保證人事檔案信息資源的開發(fā)利用質(zhì)量和效果。

（二）實效性

作為國家培育高水平專業(yè)人才的重要基礎(chǔ)，高校師資隊伍往往具有明顯的專業(yè)化、技能型、知識性特征，包括了許多專業(yè)帶頭人、學(xué)術(shù)領(lǐng)頭人、教學(xué)專家等，特別是在各類人事晉升、職稱評定、職業(yè)資格更新、工資標準調(diào)整之后，人事檔案信息必然要求同步改變，又為人事檔案信息資源開發(fā)利用提供了全新挑戰(zhàn)。[6]由此可見，影響高校人事檔案信息資源開發(fā)利用的又一要素就是實效性。只有保證人事檔案信息資料及時更新，才能為人事檔案信息資料的開發(fā)利用提供支撐，有效預(yù)防信息資料利用差錯、疏漏等問題的出現(xiàn)。

三、高校人事檔案信息資料利用的重大突破路徑

（一）建立人事檔案收集網(wǎng)絡(luò)

豐富、全方位的人才檔案信息，是高校人事檔案信息資源開發(fā)與使用的重要基石。為此，高校人事檔案管理部門應(yīng)根據(jù)高校實際研究制定、完善適合于本院校的人事檔案信息采集、鑒定、存檔、傳遞、檢查、核對等機制，以及有關(guān)歸檔材料的提交、索要、記錄、備案等的制度。持續(xù)完善人才檔案信息采集網(wǎng)絡(luò)，以保證各個機關(guān)都有專門負責(zé)人事檔案信息的采集人員，并確保獲取途徑通暢。[7]在人事檔案采集工作中，針對具體情況的實際情形與工作環(huán)境，靈活采用經(jīng)常性搜集與專題性采集相結(jié)合、集中全部獲取與要點搜集相結(jié)合、跟蹤采集與突破搜集相結(jié)合等方法，以有效搜集紙質(zhì)、數(shù)字、音頻、視頻、多媒體等各種歸檔材料，以保證高校人事檔案信息系統(tǒng)的整體性。

（二）創(chuàng)新人事檔案管理體制

革新高校人事檔案條塊分割、各行其職、多頭管理的運行管理機制，利用人力資源進行人事檔案統(tǒng)一集中管理。把高校內(nèi)分頭建立的人事檔案，包括教育、技術(shù)、個人的經(jīng)歷、年齡、社會關(guān)系、思想品德、專業(yè)技能、事業(yè)情況等方面的重要資料，進入高校檔案室統(tǒng)一集中管理，減少多頭管理、職能劃分不清的問題，提升檔案管理的統(tǒng)一性、規(guī)范性和科學(xué)性。同時，在“大人事檔案”理念指導(dǎo)下，應(yīng)逐步形成大系統(tǒng)的硬件體系和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享，使高校的人事檔案信息數(shù)據(jù)更為全面化、系統(tǒng)化，助推人事檔案信息數(shù)據(jù)的有效利用。

（三）實現(xiàn)人事檔案管理信息化

由于知識市場經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，文檔數(shù)量也在迅速增加，信息資源的有效管理單靠紙張與筆已無法實現(xiàn)，需要進一步改革人事檔案工作管理的思想觀念，更好更快實現(xiàn)人事檔案管理的信息化發(fā)展。高校人事檔案信息化發(fā)展管理并非簡單的信息記錄，而是對信息資料的集成和信息資料的開發(fā)與使用。目前，高校在組織、人事、檔案、財政等內(nèi)部管理方面往往各自為政、缺乏有效信息溝通，而各自又通過所屬部門的各類基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)形成了內(nèi)部規(guī)模大同小異的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。[8]在這一情形下，各自為政的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)開發(fā)勢必會造成對個人基礎(chǔ)信息的反復(fù)填寫或反復(fù)記錄，從而無法真正做到基礎(chǔ)信息系統(tǒng)資料的數(shù)據(jù)共享。針對上述的各種問題，高校人事檔案管理部門應(yīng)全面變革傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化管理的理論、技術(shù)和管理手段，積極探索、創(chuàng)新人事檔案信息資源管理與利用的新方法，同時，還必須強化與紀委、監(jiān)察部門、財政、審計等已形成人事檔案體系的政府機關(guān)的協(xié)作配合，以最大限度發(fā)揮信息資源共享的功能。

（四）實施人事檔案個性化服務(wù)

由于人事檔案的部分內(nèi)容涉及個人隱私權(quán)和國家保密制度，因而人事檔案信息也常常是普通機構(gòu)望而卻步的一個重要信息資源。為了提升全國高校人事檔案信息系統(tǒng)的利用率，應(yīng)秉持以人為本的基本原則，根據(jù)不同用戶特點和不同人事檔案信息內(nèi)容，實施個性化的服務(wù)戰(zhàn)略：一是對于按照密級實行集中管理的人事檔案系統(tǒng)，要適時調(diào)整人事檔案的秘密范圍，并及時做好解密鑒定和密級調(diào)整等工作，使有需求的用戶及時使用到所需求的內(nèi)容。二是對于要求查詢密件信息的用戶，要按照有關(guān)規(guī)定及時做好用戶身份、意愿等相關(guān)方面的核查、記錄，以保證使用者更好更快使用到所需求內(nèi)容。三是對密件的提供利用實行動態(tài)化管理，與人事檔案的管理方和查詢單位之間形成常態(tài)的聯(lián)絡(luò)制度，不斷熟悉、掌握和反映人事密件的利用狀況，以確保人事檔案信息通暢地流動。四是設(shè)立密件借閱室制度，對保密性較強的人事檔案應(yīng)限定使用者到密件館查詢，與普通閱讀室相互分離，既保證使用者及時檢索所需的人事檔案，又最大限度地避免了泄密。

（五）構(gòu)建人事檔案共享實體平臺

整合各類檔案信息資源，設(shè)立社會共享實體平臺。具體可從三方面著手：首先，借助行政性管理方式，制定全國統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范與標準，指導(dǎo)國內(nèi)高校創(chuàng)設(shè)人事檔案信息，使其具備收集與分析、整理與編研人事信息的重要功能，并依托現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)強化國內(nèi)各高校之間人事檔案信息的共享與銜接。其次，按照互利互惠、互通互聯(lián)的基本原則，按照我國綜合檔案局規(guī)定的統(tǒng)一標準與要求，深度整合各種各樣的檔案信息資源，搭建全社會共享平臺，并與高校人事檔案信息網(wǎng)站進行對接，形成有機統(tǒng)一的綜合性信息管理系統(tǒng)，推進高校人事檔案信息和其他類型檔案信息資源的共享及整合。再次，在上述兩個階段完成之后，借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)國內(nèi)高校人事檔案信息網(wǎng)和國外高校人事檔案信息網(wǎng)的相互對接，同時也可以積極嘗試在非涉密領(lǐng)域與國外各級政府部門綜合性檔案網(wǎng)相對接，力爭創(chuàng)建高校和社會、國內(nèi)和國際之間相對接、互共享的人事檔案信息平臺。

（六）創(chuàng)設(shè)集成式虛擬檔案館

建立“集成式”管理系統(tǒng)構(gòu)筑虛擬檔案館，即建立集高校人事檔案、政府人事檔案、社會組織人事檔案、企事業(yè)單位等信息于一體的虛擬檔案館。其中，虛擬檔案館指的是依托計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，遵循國內(nèi)外標準，通過搭建互聯(lián)網(wǎng)平臺，以數(shù)字化檔案信息為載體的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)式檔案館。與傳統(tǒng)的實體檔案館相比，虛擬檔案館不僅可以有效節(jié)約成本，而且不拘泥特定時空，服務(wù)覆蓋面比較廣泛。虛擬檔案館可按照三級設(shè)置法予以建設(shè)：第一，由國家教育部與檔案局牽頭，根據(jù)統(tǒng)一標準設(shè)置中央虛擬檔案館，專門負責(zé)管理國內(nèi)高校人事檔案信息。第二，由省檔案局牽頭，創(chuàng)設(shè)以省級綜合館為核心，所轄行政區(qū)內(nèi)各組織團體共同參與的地區(qū)性虛擬檔案館，并借助互聯(lián)網(wǎng)與其他區(qū)域的虛擬檔案館形成橫向連接。第三，由市行政中心牽頭搭建次級地區(qū)性虛擬檔案館，促進高校人事檔案信息資源的高度共享。

四、結(jié)語

人事檔案包含了海量個人信息資料，記錄了人事的考評、專業(yè)文憑、專技、政審、嘉獎、處分、特殊待遇和任免等各方面的重要材料。高校人事檔案信息資料可以為人才資源的優(yōu)化選擇、考評錄用人事等提供重要依據(jù)，在高校、組人行政等各種管理工作中占據(jù)重要地位，對高校各項管理工作的順利開展有著巨大的促進意義。高校人事檔案信息資料的開發(fā)與使用，是評價高校人事檔案工作質(zhì)量的主要標志。但是，近幾年高校人事檔案信息資料并未緊跟時代潮流，進行合理的開發(fā)利用，而且在院校實際管理工作中也未能起到其相應(yīng)的效果。這就需要對當(dāng)前高校人事檔案信息資源的開發(fā)利用工作進行深入探析，并提供合理的處理方式與解決渠道，通過科學(xué)合理開發(fā)人事檔案信息資源，真正實現(xiàn)高校人事檔案的價值增值。

作者:湯佳 單位:江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高校檔案管理工作探討篇4

高?；n案有著重要的利用價值和儲存價值，其是一種記載著高?；v史情況的文件資料。這種文件資料記錄了高?；üこ添椖扛鱾€階段的建設(shè)歷程，包括立項和籌備、施工和竣工等，以照片、文字、圖紙和音頻等形式存儲，其涉及到了項目的施工和設(shè)計、項目的規(guī)劃及檢修，項目的使用及維護等各個階段，能夠反映出高?；ǖ母鱾€過程。當(dāng)前不少的高校基建檔案管理都面臨著一些問題，為了提升檔案管理的質(zhì)量，本文對此進行分析，并提出了幾條改進措施[1]。

一、高?；n案管理的特征

（一）專業(yè)性較強?；üこ淌且环N綜合性的專業(yè)工程，其擁有固定的流程和程序，其包含了工程的勘查，工程的設(shè)計，工程的施工和竣工，工程的維護，工程的驗收及使用等各個階段，這些工程的各個階段都是按照先后順序開展的，上一個階段的工作往往會對下一個階段產(chǎn)生重要的影響。因此，基建工程對應(yīng)的檔案管理的專業(yè)性也較強，每一個階段的施工都會形成對應(yīng)的施工資料。因此，基建檔案管理需要按照相關(guān)規(guī)定做好檔案的收集與整理、統(tǒng)計與編目、檢索和利用等工作，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定不斷改進和優(yōu)化，保障基建檔案能夠滿足實際的需要。

（二）復(fù)雜性較強。除了專業(yè)性較強外，復(fù)雜性較強也是高?；n案管理的一大特點，復(fù)雜性主要體現(xiàn)在以下的幾個方面；一是參與的部門比較眾多，基建工程本身就是一項系統(tǒng)性和復(fù)雜性較強的工程，在建設(shè)時需要規(guī)劃部門、招標部門、高校內(nèi)部的黨政部門、審計和財務(wù)部門等多個部門的齊力配合。因此，基建工程檔案管理資料也會比較復(fù)雜，在檔案管理時需要考慮多個部門的具體情況，針對不同的檔案類別進行分類管理，并結(jié)合它們的用途進行專業(yè)化的質(zhì)量管控，最大限度提升檔案管理的質(zhì)量。從高校外部來看，基建工程同時也涉及各個企業(yè)以及政府部門，且工程建設(shè)周期長，因此外部規(guī)劃設(shè)計時產(chǎn)生的檔案資料就更為復(fù)雜。

二、EPC模式下高?；n案管理的不足之處

（一）管理的理念不足。高校的工作比較復(fù)雜，其檔案管理大都集中在財務(wù)、招生及就業(yè)、科研與管理等方面，針對基建工程的檔案管理工作內(nèi)容往往比較少。首先是宣傳意識不足，有的高校成立的時間較長，高校的基建工作是幾十年前的事情。在此背景下，對現(xiàn)在的影響比較小，不能為學(xué)校的人力和財力帶來較大的改變，也和當(dāng)前高校的重大管理事務(wù)沒有多少聯(lián)系，就不能引起足夠的重視；其次是高校的上級領(lǐng)導(dǎo)部門不能將基建檔案工作放到和其他檔案管理工作同等重要的位置中來，不能制定一個明確的基建檔案管理規(guī)劃，導(dǎo)致整體的檔案管理能力較差[2]。

（二）基建檔案管理制度有待加強。高?；üこ躺婕暗降氖┕ち鞒梯^多，不用的流程和不同的環(huán)節(jié)中又有復(fù)雜的施工內(nèi)容，因此形成的檔案資料也多種多樣，有的內(nèi)容比較詳細，有的內(nèi)容比較簡單，但是在實際檔案整理時會發(fā)現(xiàn)這些檔案資料不夠完善，有的關(guān)鍵環(huán)節(jié)中的需要記錄的重要內(nèi)容甚至還會缺失。因此基于上述情況，基建檔案的整理收集、組卷和立卷等都需要一個標準的制度來做好規(guī)范，需要制度來解決問題，但是在實際中缺少制度做依據(jù)；此外，有的高?；n案部門在工作中沒有建立先進的登記及追責(zé)制度，當(dāng)基建檔案管理出現(xiàn)問題時，有時不能找到明確的責(zé)任人；最后有的高校基建檔案管理制度不夠完善，僅僅能夠?qū)Σ糠只ㄊ┕るA段的檔案管理做出規(guī)定，不能為整體的工作帶來借鑒，因此就會出現(xiàn)各種問題?；n案管理是一項比較復(fù)雜的管理工作，因此完備的管理制度至關(guān)重要，能夠帶來引領(lǐng)和指導(dǎo)的作用，但當(dāng)前基建檔案管理制度還不夠完備，相關(guān)工作也不能完善展開[3]。

（三）管理體系不完備，管理模式混亂。如今我國已經(jīng)進入了信息化時代，基建檔案管理的模式也面臨著新的選擇，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時代的需要。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案不容易儲存，會面臨被腐蝕、丟失的風(fēng)險。當(dāng)前不少的高校信息化檔案管理的設(shè)施不健全，缺失信息化設(shè)備，有的學(xué)校雖然實行了信息化檔案管理的模式，但是其建設(shè)力度有限，僅僅停留在目錄的錄入和檢索層面，沒有根據(jù)檔案管理的實際，開發(fā)出一套先進的管理體系，后續(xù)的檔案管理和利用、檔案的共享和儲存等工作沒有做好。且檔案管理資料的安全性能不高，容易遭到攻擊；基建檔案管理過程中，工程的參與主體更重視工程質(zhì)量是否達標，忽略了在工程開展中在每一個流程內(nèi)整理和收集基建資料，無法做到邊施工邊統(tǒng)計，大都是臨時突擊，這樣就會造成資料的真實性不高，使基建工程檔案管理質(zhì)量降低。檔案管理要求具有完善的標準，但是當(dāng)前有的高校檔案管理還會面臨一些問題，如圖紙收集不完全，有的圖紙在丟失后被重新打印，還有的資料在實際施工進程中都會發(fā)生改變，改變的資料數(shù)據(jù)沒有及時記錄在檔案內(nèi)，綜上，就會出現(xiàn)管理混亂的問題。

三、EPC模式下提升高?；n案管理的策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，加大對檔案管理的重視力度。首先，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思想觀念，加大對檔案管理的重視力度，可以從以下幾個方面開展：一是學(xué)校應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，使全體教職工意識到基建檔案管理的重要性，和檔案管理部門應(yīng)當(dāng)做好配合，共同完成基建檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)履行好職責(zé)，意識到自身肩負的重擔(dān)，將基建檔案管理工作放到同其他檔案管理工作同等重要的位置中來，并不斷提升工作質(zhì)量，根據(jù)基建檔案管理的實際，對每一個工作流程進行優(yōu)化，做好整體工作和局部工作的設(shè)計，提升管理能力。二是校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)做好頂層設(shè)計，設(shè)置一個完善的檔案管理規(guī)劃，規(guī)劃應(yīng)當(dāng)切實可行，能對整體的工作作出指導(dǎo)，促使檔案管理質(zhì)量循序漸進地提升[4]。

（二）不斷完善基建檔案管理制度。應(yīng)不斷完善基建檔案管理制度，為檔案管理工作提供必要的遵循和保障，使檔案管理能夠高質(zhì)完成。應(yīng)當(dāng)加強對基建檔案的認識，加強制度創(chuàng)新，應(yīng)當(dāng)將制度設(shè)計覆蓋在施檔案管理的每一個流程。由于在EPC模式下，檔案管理的流程和施工的流程是同步相關(guān)的，因此施工單位在做制度設(shè)計時，應(yīng)當(dāng)與其相對應(yīng)。首先應(yīng)當(dāng)能夠規(guī)范地移交和記錄相關(guān)資料，將每一個流程的檔案管理視為工程結(jié)算考核與工程驗收的一項指標，并形成責(zé)任機制。責(zé)成相關(guān)工作人員按時完成，加強檔案管理的質(zhì)量意識，使其能夠?qū)⒕珳实臋n案管理材料送交給學(xué)校并為高?；n案工作的開展打下一個堅實的基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)當(dāng)對獎懲機制進行完善，當(dāng)基建檔案管理人員工作出現(xiàn)失誤時，應(yīng)當(dāng)及時根據(jù)這個獎懲機制做出懲罰，當(dāng)工作人員的檔案管理工作業(yè)績突出時，應(yīng)當(dāng)及時給予獎勵，形成一套獎罰分明的體系，為檔案工作的高質(zhì)量、高標準完成奠定良好的根基。此外檔案管理制度也不是固定不變的，其應(yīng)當(dāng)隨著檔案管理工作的變化而逐漸調(diào)整，讓制度適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，提升檔案管理人員的積極性，使其能夠更加有責(zé)任、高效地參與到工作之中[5]。

（三）提升信息化建水平，加強檔案管理質(zhì)量。如今我國已經(jīng)進入信息化時代，信息技術(shù)在很多的領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，在檔案管理中，信息技術(shù)必將還會發(fā)揮更加重要的作用。因此，高校應(yīng)當(dāng)積極主動作為，根據(jù)自身的實際加強信息化建設(shè)力度，因此高校應(yīng)當(dāng)首先加強檔案管理資金的投入，針對基建檔案管理的特點，適當(dāng)?shù)刭忂M一些先進的信息化設(shè)備，全面改善內(nèi)部基建檔案管理的條件和環(huán)境。摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件，將其轉(zhuǎn)化為圖紙、文件、影像和音頻等信息化的檔案資料加以儲存，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案資料的不同種類，按照相應(yīng)的規(guī)范和格式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案，并建立索引機制，當(dāng)需要查找檔案資料時，只需根據(jù)對應(yīng)的編號和分錄即可查詢；此外還應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部建立信息化管理平臺，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進的信息技術(shù)，將檔案管理的每一個流程連接起來，使檔案管理的整理和開發(fā)、儲存、利用及共享等流程能夠正常運行；除了加強信息化建設(shè)外，還應(yīng)加強檔案管理的質(zhì)量，對內(nèi)部的管理進行合理的優(yōu)化。高?；n案具有類型多樣的特點，因此會帶來管理難度加大、監(jiān)管困難等問題，應(yīng)當(dāng)根據(jù)管理的特點，結(jié)合多元責(zé)任主體和多元化管理手段的現(xiàn)狀，形成一套責(zé)任分工明確的管理主體，以解決一些管理上的困境[6]。尤其是學(xué)校的工程項目涉及付款和審計等環(huán)節(jié)時，都應(yīng)當(dāng)整理匯編好檔案資料，保障檔案資料完善的條件下促進工作能夠高質(zhì)量完成，還應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部形成一套完善的責(zé)任機制，對檔案管理部門的每一個崗位進行明確的職責(zé)和權(quán)限分工，使其既能夠獨自完成自身的工作，又能夠和其他崗位的人員加強合作，打破過去“各掃門前雪”的現(xiàn)象，使高校內(nèi)部基建檔案管理實現(xiàn)一體化，同時還應(yīng)當(dāng)運用標準化、制度化等方法來彌補一些管理上的缺陷，提升檔案資源開發(fā)和共享的便利性，并打通學(xué)校內(nèi)部的檔案共享平臺。

（四）加強監(jiān)管，提升精準化管理的質(zhì)量。此外，為了加強對高校基建檔案的管理，還應(yīng)當(dāng)加強監(jiān)管，提升精準化管理的質(zhì)量?？梢詮囊韵聨讉€方面來開展：一是應(yīng)當(dāng)設(shè)立監(jiān)督部門和監(jiān)督崗位，我國檔案方面的相關(guān)法規(guī)指出檔案主管部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)法定程序和權(quán)責(zé)來開展檢查監(jiān)督，應(yīng)做到嚴格高效、公正嚴明、科學(xué)完善，不能使用職權(quán)來獲取利益，不能在工作進程中泄露已經(jīng)知道的國家機密等。二是應(yīng)當(dāng)及時引入第三方監(jiān)管機制，在甲方授權(quán)下，監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)檢查和指導(dǎo)好各參建方的工程檔案工作，及時發(fā)現(xiàn)其檔案管理進程中出現(xiàn)的問題，尤其當(dāng)施工資料和施工數(shù)據(jù)內(nèi)容入檔時，應(yīng)當(dāng)加強審查，防止錯誤數(shù)據(jù)及資料進入檔案，為后續(xù)工作帶來不良影響，通過事前預(yù)測、事中管理及事后控制保障檔案的監(jiān)管工作能夠和工程工作齊頭并進，實現(xiàn)精準化管理，不斷提升高校的權(quán)益[7]。

（五）提升基建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)加強基建檔案管理，還應(yīng)當(dāng)提升基建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)。了可以從以下幾個方面開展：一是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷完善自身的知識體系，優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)，既要主動學(xué)習(xí)好專業(yè)知識，掌握專業(yè)技能，還應(yīng)當(dāng)加強掌握一定的信息化技術(shù)，提升自身的知識儲備能力；二是高校應(yīng)定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，能夠使檔案人員學(xué)習(xí)先進的檔案技術(shù)，學(xué)習(xí)更科學(xué)先進的檔案管理經(jīng)驗和實踐技能，掌握基建工程檔案管理各個流程的工作方法，并能夠在實際的工程中從施工準備到監(jiān)理，從正式施工到竣工完成，都能夠搜集并整理好檔案資料，并正確開發(fā)、利用及儲存入檔。最后，檔案人員還應(yīng)擁有協(xié)調(diào)和溝通能力，能夠和他人配合好工作的完成；基建管理團隊是一個整體，高校應(yīng)當(dāng)為其成員提供實踐進修的機會。例如，可將基建人員組織起來，集體學(xué)習(xí)或分批學(xué)習(xí)建筑學(xué)、檔案學(xué)等課程；還應(yīng)當(dāng)加強其實踐能力，使得基建檔案人員能夠走進施工現(xiàn)場，與施工技術(shù)人員加強交流，為檔案管理帶來借鑒。最后，學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期組織一些活動，例如，檔案日活動、檔案知識競賽等。同時，還應(yīng)當(dāng)印發(fā)和基建檔案有關(guān)的業(yè)務(wù)手冊，業(yè)務(wù)手冊可以記錄基建檔案管理的工作要點及工作注意事項，使得基建檔案人員能夠?qū)⑵淅斡浽谛腫8]。如今我國的高等教育發(fā)展迅速，高校的基建檔案管理也面臨著新的機遇，其在高校規(guī)劃和建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。為了與自身的業(yè)務(wù)能力相匹配，高校應(yīng)當(dāng)加強基建檔案管理的質(zhì)量，運用合理的策略來對工作做出改進與完善。本文首先闡述了高校基建檔案管理的特征，然后指出了EPC模式下高?；n案管理的不足之處，最后從五個不同的角度列舉了EPC模式下提升高?；n案管理的策略。

作者:鄧哲