序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子文件管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進(jìn)行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計算機設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個方面

1、思想認(rèn)識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計算機應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應(yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩τ陔娮訖n案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進(jìn)行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失?！?/p>

2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進(jìn)行歸檔的同時，應(yīng)注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時運行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。

5、加強電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

篇（2）

2子系統(tǒng)物資管理

2.1采購管理

在電力建設(shè)中，采購管理是一種基于供應(yīng)鏈的管理模式，是電力企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的重要組成部分。在電力建設(shè)采購管理系統(tǒng)中，采購部門應(yīng)對材料采購的全過程進(jìn)行控制，并協(xié)調(diào)好企業(yè)與廠商之間的關(guān)系；電力項目建設(shè)技術(shù)部門要根據(jù)項目工程的進(jìn)展和需求，制訂適合企業(yè)發(fā)展的物資供應(yīng)方案；廠商要定期與電力企業(yè)交流和溝通，了解電力企業(yè)的物資信息和物資需求，并確定發(fā)貨時間，從而做到按時發(fā)貨。此外，還要保證貨物的質(zhì)量和完整性。在電力建設(shè)物資采購管理中，必須實現(xiàn)信息交流，降低物資成本和庫存，并優(yōu)化庫存管理。因此，在采購管理中，廠商與企業(yè)之間的信息交流是必不可少的。物資采購管理中的物資信息交流不僅包括企業(yè)內(nèi)部物資信息的交流，還包括企業(yè)外部的信息傳遞。企業(yè)應(yīng)掌握內(nèi)部物資需求的變化情況、物資價格的變化情況等，以此制訂相應(yīng)的回復(fù)單，發(fā)送至物資供應(yīng)商，并實時更新企業(yè)內(nèi)部的物資量變化信息庫。在企業(yè)外部信息的傳遞中，企業(yè)要為廠商提供必要的信息和技術(shù)支持，還要考慮信息平臺的兼容性，并為廠商提供優(yōu)良的信息平臺，從而為加強交流溝通和提高采購管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性提供技術(shù)支持。此外，還要與物資供應(yīng)商簽訂長期合同，制訂長期契約，且明確契約中的條款和規(guī)定，從而完善企業(yè)和供應(yīng)商之間的認(rèn)證制度，穩(wěn)定電力企業(yè)與供應(yīng)商之間的長期合作關(guān)系。

2.2庫存管理

電力企業(yè)庫存管理是物資管理中的主要工作。企業(yè)的庫存量決定了物資量，由于庫存量會不定期變化，因此，在企業(yè)庫存管理中，應(yīng)根據(jù)不同的實際情況，采取不同的庫存管理方法。對于長期給電力企業(yè)提供物資的廠商，應(yīng)按照自身的物資需求在倉庫進(jìn)行長期代儲，并在使用物資后定期付款，這種方法主要應(yīng)用于一類物資；對于二類物資和三類物資而言，可根據(jù)電力企業(yè)的實際需求，由單位按照計劃送貨，以實現(xiàn)企業(yè)“零庫存”；對于企業(yè)中第三產(chǎn)業(yè)組織生產(chǎn)的產(chǎn)品，應(yīng)充分利用其優(yōu)勢，遵循“用多少、提供多少”的原則，直接運送至使用單位，運達(dá)后再結(jié)算；對于供應(yīng)正常的電力物資，應(yīng)應(yīng)用期貨合同運送模式，以減少庫存量。

2.3合同管理

要想提高合同管理的效率，就要掌握供貨合同的具體內(nèi)容、電力項目建設(shè)施工的具體情況和物資生產(chǎn)的運輸情況，并將了解到的工程材料的生產(chǎn)和運輸情況定期傳達(dá)至業(yè)主；采用先進(jìn)的管理設(shè)備，選取專業(yè)的管理人員代保管合同管理；物資管理人員要定期獲取真實的合同備料，了解生產(chǎn)和運輸情況，定期開展設(shè)備管理會議，并將物資信息通報給業(yè)主；合同管理人員應(yīng)及時與廠商取得聯(lián)系，順利完成設(shè)備的生產(chǎn)和發(fā)運，及時統(tǒng)計和整理匯報給業(yè)主的相關(guān)信息，定期與廠商交流設(shè)備的發(fā)運情況；根據(jù)設(shè)備標(biāo)志選取不同的隔離管理方式，將專業(yè)設(shè)備和工具隔離存放；加強廠商管理，對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估，從而建立長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，降低采購成本。

篇（3）

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044(2009)05-1244-02

A Theory of E-file Security Management

FAN Feng-xin

(Bengbu Naval Petty Officers School of PLA., Bengbu 233012, China)

Abstract: With the extensive application of office automation, more and more E-files have been produced unceasingly. The daily number of E-files is even more than that of paper documents in many working places and departments. Thus, to collect, accumulate and save E-files has become an important task for all departments. In order to satisfy higher demands, entire E-file management should be strengthened to ensure information security. According to the professional, as a whole, enough attention has not been given to E-file management in our country, especially in file institutions and document departments, to develop the extent and the depth of study, which urgently needs high attention of correlative entities to spring into action now.

Key words: e-files; memory way; firewall; document

1 什么是電子文件

所謂電子文件是在指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比較，電子文件有以下特點：

1) 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，對現(xiàn)代化辦公設(shè)備的依賴性很高，必須借助于計算機等設(shè)備才能閱讀利用；

2) 電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞，可共享，也不再受時間和距離的限制；

3) 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，對場地要求不高，但對環(huán)境的溫濕度、防灰和防磁性的要求很高[1]。

2 電子文件的鑒定

對電子文件的鑒定是我們需要加以著重考慮的問題。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均發(fā)生變化。因此，檔案工作人員在電子文件歸檔前，一要認(rèn)真進(jìn)行鑒定，區(qū)分文件價值，只有對本單位工作具有查考利用價值的，才有必要進(jìn)行歸檔；二是由于部分電子文件保持期限較長，其讀取軟件的操作系統(tǒng)可能隨著時間的推移不再具有兼容性，因此，同時定期要將有關(guān)電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)同步歸檔。

電子文件的真?zhèn)舞b別一直是文件管理和檔案技術(shù)的難點。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)該是文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值[2]。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保證電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

由于電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運行后，其復(fù)制是極為便利的。同時也不能排除個別別有用心者對文件或檔案進(jìn)行篡改。這樣，我們必須認(rèn)真考慮電子文件的真假識別問題。對此問題，電子文件制發(fā)單位可在機內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內(nèi)容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或者依據(jù)使用。

3 具體措施

3.1 改革電子文件存儲方式

目前電子文件的存儲方式還是以分散存儲為主，每個終端都存有電子文件。一旦某個終端出現(xiàn)問題，不僅這個終端本身存儲的電子文件要受到損失，而且還可能使其所在的局域網(wǎng)甚至廣域網(wǎng)上所有終端都受到攻擊和破壞。要對其存儲方式進(jìn)行改革，有三種存儲方式可以選擇:一是無盤工作站方式。各終端不配置硬盤，電子文件以及處理電子文件所需的應(yīng)用軟件全部存儲在服務(wù)器中。二是無密工作站方式。各終端配置硬盤，但不存儲電子文件，電子文件全部存儲在服務(wù)器中。三是移動插拔方式。電子文件存儲在移動硬盤、優(yōu)盤等移動式存儲器上。用戶處理電子文件時，將移動式存儲器插入微機，不處理電子文件時，將移動式存儲器拔下，鎖入保密柜保存。

3.2 完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)措施

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)必須一手抓技術(shù)，一手抓管理，技術(shù)上多種手段設(shè)防，管理上多種措施并用，實行綜合治理。尤其應(yīng)著重抓好"一個隔離，兩層認(rèn)證，三種能力"。一個隔離，就是內(nèi)部網(wǎng)必須與外部網(wǎng)實行物理隔離，禁止與國際互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行任何直接或間接的物理連接。兩層認(rèn)證，一是每個終端必須設(shè)置開機密碼，通過密碼認(rèn)證用戶是否有權(quán)使用該終端。二是用戶進(jìn)入終端后，應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證，以確認(rèn)用戶是否有權(quán)通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理電子文件。三種能力，一是病毒防護(hù)能力。所有服務(wù)器和終端，都應(yīng)安裝正版殺毒軟件，對計算機系統(tǒng)實時進(jìn)行掃描和檢測，防止計算機病毒進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。二是預(yù)警監(jiān)測能力。實時尋找具有網(wǎng)絡(luò)攻擊特征和違反網(wǎng)絡(luò)安全策略的操作行為，實時報警，阻斷非法的網(wǎng)絡(luò)連接。三是應(yīng)急處置能力。制定應(yīng)急方案，完善應(yīng)急機制，建立應(yīng)急分隊，提高預(yù)警反擊和災(zāi)難恢復(fù)能力，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)持續(xù)安全穩(wěn)定運行。

3.3 精簡電子文件數(shù)量

由于缺乏有效的管控機制，網(wǎng)絡(luò)用戶隨意制發(fā)和復(fù)制電子文件的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，致使電子文件數(shù)量己遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出實際工作需要。為此，在滿足正常工作需要的前提下，必須對電子文件數(shù)量實施有效控制[3]。一是要嚴(yán)格審批把關(guān)。用戶制發(fā)和復(fù)制電子文件，必須按規(guī)定逐級報批，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自制發(fā)或復(fù)制電子文件。二是強化技術(shù)手段。對電子文件的下載、復(fù)制進(jìn)行技術(shù)控制，切實做到未經(jīng)審批和不具權(quán)限的用戶，無法下載或復(fù)制電子文件。三是定期鑒定清理。至少每半年要對電子文件進(jìn)行一次鑒定，有留存價值的，及時移交檔案部門歸檔保存；不具留存價值的，及時進(jìn)行清刪，防止失去現(xiàn)實作用的電子文件留存在系統(tǒng)中。

3.4 控制電子文件使用權(quán)限

雖然電子文件的資源共享是實現(xiàn)辦公自動化最關(guān)鍵的要素之一，但是從國家秘密安全的角度出發(fā)，網(wǎng)絡(luò)中的電子文件決不應(yīng)該讓所有用戶都可以隨意訪問，需要對網(wǎng)絡(luò)中的用戶權(quán)限進(jìn)行控制。控制用戶權(quán)限的方法有：一是在網(wǎng)絡(luò)層上設(shè)置允許用戶訪問服務(wù)器或終端的IP地址，不允許訪問的用戶根本無法連接成功。二是將電子文件存放到指定的網(wǎng)絡(luò)區(qū)域內(nèi)，該網(wǎng)絡(luò)區(qū)域只對有使用權(quán)限的用戶開放，無權(quán)用戶無法進(jìn)入。三是通過數(shù)據(jù)列表方式，對每個用戶使用電子文件的權(quán)限事先做出限定，不具權(quán)限的用戶無法進(jìn)入或使用電子文件管理系統(tǒng)。四是對電子文件本身進(jìn)行加密處理，將密碼分配給有權(quán)限的用戶，無權(quán)用戶無法打開電子文件。

4 電子文件的利用

電子文件管理工作的根本目的在于利用，首先必須建立起一整套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理的電子文件管理制度，實現(xiàn)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使電子文件在產(chǎn)生、運行、管理過程中有法可依，有章可循，保障其工作順利開展；其次，要把好數(shù)據(jù)庫質(zhì)量關(guān)。在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，根據(jù)本單位的實際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)，責(zé)任到人，并定期檢查，常抓不懈；三是做到館室共建，應(yīng)將計算機錄入工作分散到該立檔單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)。由內(nèi)設(shè)機構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔文件的計算機錄入，檔案室在接收歸檔文件的同時接收電子目錄，并獎其合并為本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，同時將重要的文件原文掃描，進(jìn)而向檔案館移交電子目錄，形成檔案館的電子檔案目錄中心。對于檔案館來說，其主要是負(fù)責(zé)對各立檔單位電子檔案目錄庫的形成、積累、保管、整理的指導(dǎo)和監(jiān)督；接收和轉(zhuǎn)換各檔案室移交的電子檔案目錄，形成目錄數(shù)據(jù)庫；四是充分利用信息安全技術(shù)，切實保障檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全，如配置防病毒卡和查殺系統(tǒng)并且要不斷升級；設(shè)置密碼、密鑰、防火墻、身份驗證、防寫保護(hù)等等，確保電子文件的安全。

參考文獻(xiàn)：

篇（4）

 

 

 電子政務(wù)是指運用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務(wù)系統(tǒng)實質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務(wù)，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運行的公文，是機關(guān)職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。 

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。 

 

1 電子文件管理的原則 

 

1.1 “前端控制”原則 

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復(fù)勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進(jìn)行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計階段，檔案人員就要參與設(shè)計、進(jìn)行指導(dǎo)；就應(yīng)該考慮歸檔與歸檔后文件管理的需求，將集中管理一份文件的所有相關(guān)信息作為一個整體歸檔。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關(guān)文件實時歸檔。并且要求用戶及時著錄和鑒定文件信息，并且把著錄、鑒定信息與電子文件之間建立聯(lián)系，以保證文件歸檔時，將該電子文件與相關(guān)信息一并移交或發(fā)送給檔案部門。 

1.2 “全程管理”原則 

根據(jù)電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進(jìn)行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。 

電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子文件管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計與運行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子文件管理系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計的系統(tǒng)應(yīng)對產(chǎn)生于機構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。而且，對文件進(jìn)行的技術(shù)操作，包括操作平臺的轉(zhuǎn)換、存儲位置的改變等都應(yīng)該記錄下來。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。 

 

2 電子公文的真實性保障 

 

判斷傳統(tǒng)文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實性的準(zhǔn)則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M(jìn)行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是： 

2.1 在計算機系統(tǒng)中設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)措施 

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。 

二是設(shè)置操作日志，自動記錄實施操作的人員、時間、內(nèi)容等。 

三是對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子文件簽章。 

2.2 身份識別技術(shù) 

身份識別技術(shù)主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行比較驗證。如果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統(tǒng)進(jìn)行訪問；如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統(tǒng)進(jìn)行訪問。 

2.3 防寫技術(shù) 

將數(shù)字信息文件設(shè)置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達(dá)到保護(hù)其真實性的目的。

3 電子公文的完整性保障 

 

傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標(biāo)準(zhǔn)不再適用于電子文件。 

目前比較一致的看法是，電子文件的完整性一是指電子文件和與之具有有機聯(lián)系的其他相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是指每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。為此，要求電子文件歸檔時，有關(guān)電子文件的支持軟件和軟件的支持文檔、以及有關(guān)的元數(shù)據(jù)都應(yīng)同時歸檔。在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機聯(lián)系，確保同一活動中形成的檔案信息完整性，應(yīng)盡可能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。對于在不同應(yīng)用系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的內(nèi)容相關(guān)的電子文件，如有關(guān)同一事件的電子文件一部分在電子郵箱中，一部分在電子表格或相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，則應(yīng)收集齊全并保持有機聯(lián)系。在電子政務(wù)系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構(gòu)成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應(yīng)納入歸檔的范圍。 

 

4 電子文件的可讀性保障 

 

電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同。這種差異必然導(dǎo)致在利用過程輸出時所使用的技術(shù)與方法的不同。又由于計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬件技術(shù)不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：

 4.1 采用通用技術(shù) 

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應(yīng)把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式；或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以xml文檔和rtf、txt為通用文件格式；圖像電子文件以jpeg、tiff為通用格式；影像數(shù)據(jù)以mpeg、avi為通用文件格式；音頻電子文件以wav、mp3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據(jù)以mpeg、avi為通用文件格式。 

4.2 打包保存法 

打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關(guān)的軟件及其應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)進(jìn)行讀取。此法一般是針對那些無法轉(zhuǎn)換為通用文件格式的電子文件，如用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)過計算機處理的動態(tài)影像文件，應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。 

4.3 拷貝法 

拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下，適時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應(yīng)用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。 

4.4 再生性保存法 

再生性保存法是指將技術(shù)過時的存儲在磁性載體或光盤上的電子檔案，適時地轉(zhuǎn)移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時就不再使用計算機軟硬件技術(shù)讀取，從而避免了計算機軟硬件過時所帶來的麻煩，并能很好地保證電子文件長久的可讀性。其不足之處是失去數(shù)字化信息可遠(yuǎn)距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉(zhuǎn)移到紙上或縮微品上。 

4.5 遷移法 

遷移法就是將數(shù)字信息從一種技術(shù)平臺轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)平臺上的復(fù)制方法，它是計算機軟硬件變化適時改變數(shù)字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數(shù)字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數(shù)據(jù)信息從一個存儲載體轉(zhuǎn)移到另一個存儲載體上，以進(jìn)行數(shù)字信息的長期保存與讀取。采用遷移法，通常是將對軟件依賴性強的格式遷移到對軟件依賴性低的通用格式上?；蛘邔?shù)字信息從品種繁多的格式遷移到易于管理的標(biāo)準(zhǔn)格式中。目前遷移技術(shù)被認(rèn)為是保護(hù)數(shù)字信息長期存取的必須和恰當(dāng)?shù)倪x擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計算機技術(shù)的升級，還應(yīng)適時再遷移，從而使數(shù)字信息隨技術(shù)更新而一代一代地向下流存。 

以上介紹的幾種方法，一般地說，對于使用頻率很高、軟硬件技術(shù)未過時的、僅是存儲載體理化性能發(fā)生變化的，可采用拷貝法；對于使用頻率較高、軟硬件技術(shù)已快過時的，可采用遷移法；對于使用頻率較低、軟硬件技術(shù)已快過時的、并且確有長期保存價值的數(shù)字信息可用再生保存法。 

 

5 電子文件的安全性保障 

 

建立健全科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實可靠的重要措施。 

5.1 建立安全管理制度 

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進(jìn)行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項極為重要的措施。 

5.2 加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育 

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實、可靠重要性的認(rèn)識，提高他們科學(xué)管理電子檔案的素質(zhì)，增強他們工作的責(zé)任感，并樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。 

5.3 建立全過程的管理制度 

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)出了問題，都會影響到電子文件的真實可靠性。因此，建立全過程的管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成之后，要及時收集積累，以防分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失；電子文件歸檔時，要嚴(yán)格檢查相關(guān)文件是否收集齊全，否則就會給將來利用帶來困難和麻煩；遷移時，要認(rèn)真檢查是否發(fā)生信息丟失。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都將對數(shù)字信息的真實性與可靠性造成危害。 

綜上所述，要實現(xiàn)電子政務(wù)環(huán)境下電子文件的科學(xué)管理，就必須貫徹“前端控制”和“全程管理”的原則；為保證電子公文的真實性、完整性、可讀性與安全性，就必須采取一系列相應(yīng)的技術(shù)措施和手段，以確保管理目標(biāo)的實現(xiàn)。 

 

參考文獻(xiàn) 

篇（5）

電子郵件能否作為證據(jù)，我國目前尚無規(guī)定，但電子郵件已被現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會所接受卻是現(xiàn)實。電子商務(wù)、電子教育、電子政府等是現(xiàn)代信息社會的產(chǎn)物?！逗贤ā返谑粭l“書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式?！彪娮余]件已列為書面合同的一種形式。合同的雙方通過電子郵件來達(dá)成，來實現(xiàn)購買行為。其購買、結(jié)算、質(zhì)疑、退貨、索賠等均是通過電子郵件來實現(xiàn)的。如今，網(wǎng)上訂票、網(wǎng)上掛號、網(wǎng)上咨詢已實際進(jìn)入我們的生活。由此可見，如在涉及于此的訴訟中，負(fù)有舉證義務(wù)的當(dāng)事人必然會將雙方往來的電子郵件作為證據(jù)提交到法庭，以支持自己的主張。這就為電子郵件可以成為證據(jù)提供了現(xiàn)實的可能性和必要性。

但是，在我國的訴訟法中，被承認(rèn)的證據(jù)有“物證、書證、證人證言、當(dāng)事人(被告人)陳述、犯罪嫌疑人、被告人供述和辯解、鑒定結(jié)論、勘驗、檢查筆錄”等七種。并未包含有電子郵件，而作為訴訟中的證據(jù)，其形式首先必須合法，即證據(jù)應(yīng)是在法律所規(guī)定的證據(jù)范圍之內(nèi)，之所以這樣，是為了保證訴訟程序的公正、合法、有效。但筆者認(rèn)為，不論何種形式的證據(jù)，都必須符合兩個基本特征：1、是它確實是存在的事實，而非猜測和虛假的東西；2、是它與案件事實有著客觀聯(lián)系。在訴訟法中，雖對證據(jù)形式有所規(guī)定，但隨著客觀世界的發(fā)展、科技的進(jìn)步，證據(jù)形式也在不斷發(fā)生變化，如在1980年的《刑事訴訟法》中并未將視聽資料作為證據(jù)，但在司法實踐中，司法機關(guān)并不排斥這種證據(jù)。而是將其作為書證或物證看待，在1996年的新刑訴法中，即將其列為一種獨立的證據(jù)類型。同樣電子郵件作為一種新的通信方式，如僅僅因為其未被列入證據(jù)種類，而簡單地否定其證據(jù)效力，既脫離實際，又不利于查明案件事實。筆者認(rèn)為我國合同法把電子郵件作為書證的一種不夠準(zhǔn)確。第一，書證的載體通常是紙張，使用設(shè)備較為簡單，而電子郵件的載體是的數(shù)字化設(shè)備，使用設(shè)備較為復(fù)雜。第二，書證表現(xiàn)方式一目了然，直接表現(xiàn)，容易保存，電子郵件需專門的數(shù)字處理設(shè)備讀取后用顯示設(shè)備表現(xiàn)出來，不容易保存。第三，書證被復(fù)制，修改后易被技術(shù)鑒定出來，電子郵件無法證明是否被復(fù)制、改動，因為它被修改后無痕跡可查。因此，不易用我國傳統(tǒng)理論對證據(jù)種類的劃分，應(yīng)將電子郵件作為一種新的證據(jù)種類。

從當(dāng)前國際發(fā)展情況看，聯(lián)邦德國在1997年通過了世界上第一部全面規(guī)范Internet的法律棗“多媒體法”(德文簡稱IUKDG)，其中即有對電子郵件的規(guī)范。美國在發(fā)生了大量的電子郵件侵權(quán)糾紛后，聯(lián)邦政府也正在積極推進(jìn)制裁所謂“垃圾郵件”的立法活動。其各州政府開始對電子郵件侵權(quán)糾紛進(jìn)行審判，如1997年11月德克薩斯州的TRAVIS郡審理的E－mail侵權(quán)案中，電子郵件既作為直接證據(jù)被法庭確認(rèn)，并據(jù)此判決賠償。更有甚者，在1998年華盛頓州檢察長亦以同樣的事由和證據(jù)，對電子郵件侵權(quán)者提起了刑事。所以，不論是從與國際發(fā)展同步，還是從適應(yīng)高科技對現(xiàn)代生活的影響而言，對于電子郵件均不宜采取只因證據(jù)形式不合法，而否認(rèn)其效力的做法。

二、電子郵件成為證據(jù)的條件以及認(rèn)定

電子郵件與傳統(tǒng)的通信方式最大的區(qū)別在于，它把人們所要表達(dá)的意思轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸呈現(xiàn)在對方的電腦屏幕上，因此互無“真跡”，充其量也只是在自己電腦上的打印件，而一經(jīng)發(fā)件人從其“發(fā)件箱”、“回收站”中將文件刪除，便不見蹤影，而電腦打印件的易于偽造或刪改的特性，而又不能不使人們對其疑慮有加，故電子郵件成為證據(jù)的條件應(yīng)相對嚴(yán)格。

在審查電子郵件的證據(jù)效力時，首先應(yīng)對電子郵件的特征有所了解。電子郵件的最大特點是每個電子信箱均對應(yīng)一個唯一的注冊用戶(它可能是一個人，也可能是一些人)，其用戶名、賬戶名、密碼均是唯一的。任何人只要掌握了某一注冊用戶的用戶名、密碼，就可在任何地方，使用任意一網(wǎng)的計算機在該用戶名所對應(yīng)的電子信箱上收發(fā)、刪除電子郵件。電子郵件還有一個特點是傳輸過程的復(fù)雜性，尤其是跨國界傳遞的郵件要輾轉(zhuǎn)經(jīng)過多個服務(wù)器才能到達(dá)目標(biāo)服務(wù)器。在實踐中，直接由電子郵件引發(fā)的糾紛尚不多見，其一般是以證據(jù)的形式出現(xiàn)，在以證據(jù)形式出現(xiàn)時，如果雙方均對電子郵件的內(nèi)容及收發(fā)人無異議，在訴訟中接受雙方當(dāng)事人的質(zhì)證，認(rèn)為可以作為證據(jù)認(rèn)定，在此類情況下，電子郵件的證據(jù)形式已不重要，因當(dāng)事人的承認(rèn)性陳述本身就可以作為證據(jù)認(rèn)定，而這種承認(rèn)性陳述又可被電子郵件的內(nèi)容所印證，所以，應(yīng)當(dāng)被法庭認(rèn)定。

如果雙方在訴訟中對電子郵件有爭議，不論是由電子郵件直接引發(fā)的糾紛還是以證據(jù)的形式出現(xiàn)的電子郵件，只要其涉及當(dāng)事人的切身利益及關(guān)鍵問題的確定，即會引發(fā)爭執(zhí)，主要表現(xiàn)以下幾種情況。

1.對收發(fā)件人的認(rèn)定

在訴訟中，如果當(dāng)事人對電子郵件的收發(fā)人發(fā)生爭議，在此種情況下，審查電子郵件的內(nèi)容已無意義，因當(dāng)事人如否認(rèn)是電子郵件的收發(fā)人，實際上已經(jīng)否認(rèn)了電子郵件的內(nèi)容。其最為典型的案例是發(fā)生在某大學(xué)的一名學(xué)生以另一學(xué)生的名義，發(fā)出了一封回絕那名學(xué)生受到留學(xué)邀請的電子郵件，致使那名學(xué)生失去了留學(xué)的機會。該案在審理中，被告人否認(rèn)自己發(fā)出了這樣一封電子郵件，而法庭主要是采用排除法來確認(rèn)是否為被告人所為。很明顯，在這里被告人否認(rèn)自己是電子郵件的發(fā)件人比否認(rèn)所發(fā)電子郵件的內(nèi)容更為對自己有利。該案雖然最終以庭外調(diào)解結(jié)案，但如果雙方未能和解，以排除法的結(jié)論來作為確認(rèn)被告人侵權(quán)的證據(jù)是否充分，則值得商榷。以筆者的看法，在確認(rèn)電子郵件的收發(fā)件人時，首先需查清的是電子郵件的地址是否是收發(fā)件人的，其是否擁有合法的用戶名、賬號、密碼等，因每一個注冊用戶均對應(yīng)一個電子郵件信箱，合法用戶的上述資料及個人資料(真實姓名、工作單位、通信地址、身份號碼等)在“ISP”(Internetserviceprovider即網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商)處均有備案，如使用人的個人資料于ISP的備案一致，則可以確認(rèn)該信箱是使用人的，在該用戶的信箱密碼未被他人盜用的情況下，以該信箱收發(fā)的電子郵件的作者即為信箱的擁有者。筆者曾遇一案，當(dāng)事人否認(rèn)自己給對方發(fā)出過財產(chǎn)情況的電子郵件，后經(jīng)核對該電子郵件地址的ISP備案，與該當(dāng)事人的情況一致，法庭據(jù)此確認(rèn)該電子郵件的內(nèi)容，并做出判決，結(jié)案后該當(dāng)事人服判。

當(dāng)前，由于某種原因，有些信箱成為公用信箱，使用該類信箱的非注冊用戶，則無權(quán)要求獲得法律上的保護(hù)。對開放自己的電子郵件信箱者，無異于等于放棄自己的權(quán)利。當(dāng)然，電腦“黑客”的侵襲或惡意的發(fā)送匿名電子郵件則另當(dāng)別論。

2、電子合同收到與合同成立地點認(rèn)定

"收到"這一概念，在電子商務(wù)貿(mào)易過程中，具有相當(dāng)重要的法律意義。國際貨物銷售公約和大陸法規(guī)定，不論是發(fā)盤還是接受，均以抵達(dá)接收人或發(fā)盤人作為生效的條件之一。而英美法則規(guī)定，信件或電報一經(jīng)發(fā)出，立即生效，生效的時間以投遞郵件收據(jù)上郵局所蓋郵戳為準(zhǔn)，而不管對方是否收到。在電子商務(wù)環(huán)境中，為避免貿(mào)易糾紛，確定了"收到生效"的原則，也就是說，不論什么傳遞，只有在被對方適當(dāng)?shù)厥盏搅?，才具有法律意義。這就要求傳遞的單據(jù)必須能夠進(jìn)入對方在合同中指定的接收電腦。同時，在電子商務(wù)環(huán)境中，對收到的定義也作了嚴(yán)格的規(guī)定，即當(dāng)傳遞進(jìn)入到接收方的接收電腦時，即為收到，不管接受方有沒有檢查傳遞的內(nèi)容。反之，在能進(jìn)入指定的接受方的接收電腦之前，沒有一份單據(jù)被認(rèn)為是適當(dāng)?shù)亟邮樟?，也沒有一份單據(jù)會產(chǎn)生法律上的義務(wù)。這與以紙張為基礎(chǔ)的貿(mào)易環(huán)境中的情況是相一致的。

我國新《合同法》規(guī)定："采用數(shù)據(jù)電文形式訂立合同，收件人指定特定系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)電文的，該數(shù)據(jù)電文進(jìn)入該特定系統(tǒng)的時間，視為到達(dá)時間；未指定特定系統(tǒng)的，該數(shù)據(jù)電文進(jìn)入收件人的任何系統(tǒng)的首次時間，視為到達(dá)時間（第十六條）"。該法同時規(guī)定，"采用數(shù)據(jù)電文形式訂立合同的，收件人的主營業(yè)地為合同成立的地點；沒有主營業(yè)地的，其經(jīng)常居住地為合同成立的地點（第三十四條）。

3.對電子郵件內(nèi)容的認(rèn)定

電子郵件的內(nèi)容，亦是在訴訟中不易認(rèn)定的部分。在確定了收發(fā)件人后，就要對電子郵件的內(nèi)容進(jìn)行審查，之所以這樣，是因為手書的信件，有“原件”與“復(fù)印件”之分，不易做假。因而電子郵件中，似乎已無“原件”與“復(fù)印件”之分，因電子郵件的內(nèi)容是必須借助于計算機為載體才能呈現(xiàn)，離開了這一載體，即為電腦打印件。故以審查書證的傳統(tǒng)審查方法進(jìn)行審查，在此已不可行。因?qū)@類證據(jù)的審查主要是審查其是否為原件，是否有本人簽字，是否蓋有公章。對境外的函件還需有公證、認(rèn)證。

但對電子郵件來說，所有這些審查方法均不可行，因電子郵件的傳輸方式已決定了電子郵件不具備上述特點。如仍以該種方法審查電子郵件，無異于將電子郵件排除在證據(jù)之外。當(dāng)然，對于一般人員來說，直接在Internetmail的收件箱中刪改純電子郵件信件亦非易事，因收件箱中的電子郵件是只讀文件，拒絕刪改。其另存方式也只是改變文件的位置，文件的屬性并未改變，仍是.eml文件。從外觀上看，純電子郵件信件的信頭上均帶有收發(fā)件人、收發(fā)件人的網(wǎng)址、收發(fā)件時間等詳細(xì)資料。故對這類文件只要上述信息清楚，以筆者見，可以作為證據(jù)認(rèn)定，如還有疑問，可要求當(dāng)事人將電子郵件“轉(zhuǎn)發(fā)”至承辦人指定的計算機上或干脆通過“連機”、“共享”的方式直接到舉證人的計算機上查閱原始信息(雖目前法院在設(shè)備上尚不能滿足)。可能發(fā)生的刪改一般是隨電子郵件以“插入”“附件”方式發(fā)送的MIME非文本文件，如Word、Excel、gif、mpg文件乃至聲音、影像等多媒體文件，因該類文件的打開是在相應(yīng)的編輯軟件下進(jìn)行，故可以刪改。該類文件的電腦打印件，與普通電腦打印出的文件無異。故僅憑打印件很難起到證據(jù)的作用。

此外，另有一類電子郵件是被收發(fā)件人從其電腦中永遠(yuǎn)刪除了，并據(jù)此否認(rèn)收發(fā)過電子郵件。對此類情況目前尚無較好的辦法。從技術(shù)上講，已可以做到將所有“網(wǎng)上信息”搜集起來并永久保存，在必要時，通過檢索使其還原。由于我國目前尚無要求網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商對傳輸?shù)碾娮游募Υ嬗涗浕蜣D(zhuǎn)存的制度，造成了一旦發(fā)生爭議，將無第三方可出具中立性的證據(jù)。而部分地方法規(guī)已有了相應(yīng)規(guī)定。如《廣東省對外貿(mào)易實施電子數(shù)據(jù)交換暫行規(guī)定》就規(guī)定：電子數(shù)據(jù)服務(wù)中心應(yīng)有收到報文和被提取報文的回應(yīng)和記錄；電子報文的存貯期最短不得少于5年；對進(jìn)行電子數(shù)據(jù)交換的協(xié)議雙方發(fā)生爭議時，以該中心提供的信息為準(zhǔn)。如該方法被用于司法實踐，將給審判工作帶來極大便利。

三、合法舉證問題

在通常訴訟過程中，誰主張，誰舉證。但無紙化電子郵件交易中，舉證是個難題，證據(jù)不好保存，也不便提取原告對于其主張的事實即卻沒有任何證據(jù)。因原告無法舉證證明其主張的權(quán)利或法律事實令其承擔(dān)敗訴的風(fēng)險，這是不公平的。如果要求被告承擔(dān)舉證責(zé)任，存在原告是否受到侵害尚不明確，且不談受害的原因系電子簽名（密碼）被冒用，或因網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不安全隱患所致，如何舉證才合法呢？筆者認(rèn)為；

1.由當(dāng)事人將郵件打印出來作為證據(jù)提交，其可信度較低，而且以Attach方式發(fā)送的非txt純文本文件和Html文件，有時還不能隨原郵件一塊打印出來，需在其它專用軟件中打印，而在專用軟件中一般都有對原文件進(jìn)行更改的功能。

2．在訴訟之前，當(dāng)事人可以請公證機關(guān)作出公證文書,也可以采取律師見證、外交機構(gòu)認(rèn)證、工商行政管理部門鑒證以及利用先進(jìn)的電子設(shè)備制成視聽資料等方式保存證據(jù),或者申請人民法院采取訴前證據(jù)保全。

取證的方式，最好以查看源代碼并Coyy出所有內(nèi)容粘貼到字處理軟件中編輯并打印，這樣能夠取得郵件中的所有內(nèi)容；附件中的內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)不同的文件格式，盡可能不失真地用高檔設(shè)備打印出來；如是聲音文件的，可記錄成文字后打印出來，并保留原聲音文件便于將來庭審中質(zhì)證。

3．在訴訟中，當(dāng)事人可以將導(dǎo)出的郵件放在軟盤中提交人民法院，經(jīng)對方質(zhì)證后無異議的，可打印出來經(jīng)雙方當(dāng)事人簽字后附卷。如對方有異議，應(yīng)由人民法院按現(xiàn)場勘驗的方法取證，現(xiàn)場勘驗的筆錄應(yīng)由雙方當(dāng)事人當(dāng)場簽字。另外，當(dāng)事人只提交打印稿，而原件已從電腦中永久刪除的，除非對方承認(rèn)，否則無論對方是否有能力提出反證，該打印稿均不可作為定案的根據(jù)。因為此時無法判斷該文件是否就是原件，更不能因?qū)Ψ脚e不出反證而確認(rèn)該證據(jù)有效。

4.認(rèn)證機構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)化的商事交易中處于樞紐地位，其義務(wù)之設(shè)定與履行，關(guān)系到電子商行業(yè)的成敗。認(rèn)證機構(gòu)具有安全、真實、及時、公開、謹(jǐn)慎、保密等方面功能。因此，從認(rèn)證機構(gòu)出具的證據(jù)真實有效。

目前，雖然我國尚無完整規(guī)范Internet、E－mail的法規(guī)，Internet的普及程度亦無法與發(fā)達(dá)國家相比，司法機關(guān)的設(shè)備尚無法滿足審理此類糾紛的物質(zhì)需要。但是，Internet、E－mail所帶來的法律問題卻已實實在在地擺在了我們的面前。電子證據(jù)的法規(guī)與其他法規(guī)相比，需要電子等方面的專業(yè)知識比較多，這就給立法、司法提出了更高的要求。國外的Internet的發(fā)展和普及，已使國外有了相對完善的計算機法律。因此我們應(yīng)借鑒國外計算機法律，根據(jù)我國的實際情況，借助專業(yè)人士的幫助，來制定并完善我國的電子證據(jù)法律。電子證據(jù)法律必將成為網(wǎng)絡(luò)時代的又一護(hù)航者。

參考文獻(xiàn)

1.張楚著：《電子商務(wù)法初論》，中國政法大學(xué)出版社2000版

2.王利明等：《合同法總論》，法律出版社2000版

篇（6）

現(xiàn)有的計算機存儲設(shè)備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以，電子文件歸檔工作要走社會化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

電子文件檔案化管理

那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點，采用先進(jìn)的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的電子文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務(wù)社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進(jìn)技術(shù)手段對各個單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

首先，電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

篇（7）

電子文件管理元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分為宏觀結(jié)構(gòu)和微觀結(jié)構(gòu)，所謂宏觀結(jié)構(gòu)就是電子文件管理元數(shù)據(jù)頂層框架的架構(gòu)，而微觀結(jié)構(gòu)是指電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的構(gòu)成。本文主要研究的是電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的分面化問題。

所謂“分面”，是指可以表征一類事物某一方面屬性的一組簡單概念元素。對于同一類事物，可以用多種屬性作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，形成多個面——分解[1]。在所形成的多個分面之間，是相互獨立并行的，因此各分面內(nèi)的元素就可以進(jìn)行組合——組配。這種組配由于有“多個面”參與，所以可以多維地、全面地揭示事物的屬性；由于參與的“多個面”是組配的，所以又可以靈活地、方便地揭示事物的屬性。

而所謂的“分面化”，則是指從系統(tǒng)角度出發(fā)，運用分解和組配的方法建立電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)過程。分面化往往是相對于單一線型化而言的。由于在電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)上存在著多維分面化架構(gòu)與單一線型化的架構(gòu)，而且，在時間上，單一線型化的架構(gòu)產(chǎn)生于多維分面化的架構(gòu)之前，所以，研究電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的多維分面化，首先應(yīng)該研究電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的架構(gòu)。

電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)的分析

所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時，將電子文件作為一個固定的實體，然后，按照文件管理流程一維地將電子文件劃分為不同的類型的元數(shù)據(jù)，然后再依次對所劃分出的不同類型元數(shù)據(jù)再進(jìn)行細(xì)分，由此所形成的單一線型的結(jié)構(gòu)。這種單一線型化的架構(gòu)方式，典型的是以澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》為代表，該標(biāo)準(zhǔn)首先是將電子文件依據(jù)文件管理流程劃分成幾個不同類型的元數(shù)據(jù)，即劃分為“文稿、文件、文件組合、文件集”等類型的元數(shù)據(jù)，然后在這基礎(chǔ)上，再進(jìn)一步對“文稿、文件、文件組合”進(jìn)行細(xì)分，從而在“文稿”下再列出文稿的特征元數(shù)據(jù)、在“文件”下再列出文件的特征元數(shù)據(jù)、在“文件組合”下再列出文件組合的特征元數(shù)據(jù)及在“文件集”下再列出文件集的特征元數(shù)據(jù)，由此便形成了單一逐級劃分的線型框架架構(gòu)。

具體來看，該標(biāo)準(zhǔn)對“文稿”細(xì)分出了“責(zé)任者”、“描述”、“語種”、“題名”、“主題”、“來源”、“功能”、“日期”、“關(guān)系”、“權(quán)限管理”、“內(nèi)容范圍”十一個特征元數(shù)據(jù)，這些特征元數(shù)據(jù)，都是描述“文稿”所應(yīng)有的；對“文件”的細(xì)分，也是分出了與“文稿”相同的十一個特征元數(shù)據(jù)，這是因為文件與文稿都是具有相同性質(zhì)的電子文件，所以，描述它們特征的元數(shù)據(jù)也就必然是相同的，同樣，“文件組合”、“文件集”也是與“文稿”、“文件”具有相同性質(zhì)的電子文件，其差別僅僅是文稿、文件、文件組合和文件集是電子文件表現(xiàn)的不同形式和級次而已。所以，在對“文件組合”、“文件集”的細(xì)分，其細(xì)分出來的特征元數(shù)據(jù)也與文稿和文件的相同。

由此可看出這種單一線型化宏觀結(jié)構(gòu)中隱含著大量的相同的元數(shù)據(jù)元素，即元數(shù)據(jù)元素的冗余度很大，這種冗余度而且會隨著對元數(shù)據(jù)不斷細(xì)分，會呈幾倍或幾十倍的倍率增加，其結(jié)果相同元數(shù)據(jù)元素的數(shù)量極其龐大。

再對電子文件的文稿中的“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，又分出10個描述文稿“責(zé)任者”的特征元數(shù)據(jù)元素，分別為“責(zé)任者類型”、“個人ID號”、“個人姓名”、“部門名稱”、“職務(wù)名稱”、“聯(lián)系方式”、“電子郵箱”、“數(shù)字化簽名”、“機構(gòu)標(biāo)識符”、“機構(gòu)名稱”，同樣對文件、文件組合、文件集中“責(zé)任者”進(jìn)行細(xì)分，分出來的特征元數(shù)據(jù)元素與文稿中的“責(zé)任者”下的特征元數(shù)據(jù)元素也完全相同。由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的宏觀架構(gòu)會導(dǎo)致元數(shù)據(jù)嚴(yán)重冗余，數(shù)量龐大，十分不科學(xué)。

為了降低冗余度，澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》采用了減少對元數(shù)據(jù)元素細(xì)分的方式來減少相同的元數(shù)據(jù)元素，其具體做法是對“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素都沒有進(jìn)一步細(xì)分，僅有如“責(zé)任者”、“題名”、“權(quán)限管理”、“主題”等特征元數(shù)據(jù)，而對“文件”、“文件組合”和“文件集”下的特征元數(shù)據(jù)都進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)分。采用這種方式，可以減少“文稿”下特征元數(shù)據(jù)元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元數(shù)據(jù)元素的專指度，仍以“文稿”的“責(zé)任者”為例，如不對其進(jìn)行細(xì)分，那么這個“責(zé)任者”元素就很不專指，就很難確切地表達(dá)責(zé)任者的類型，是機構(gòu)團(tuán)體責(zé)任者還是個人責(zé)任者，以及責(zé)任者的部門名稱、職務(wù)、聯(lián)系方式、數(shù)字簽名等具體含義。

由此可見，單一線型化宏觀架構(gòu)局限性是：

(1)因其對電子文件是按照單一線型的逐級劃分方式進(jìn)行的，使得元數(shù)據(jù)冗余呈倍數(shù)上升，冗余度十分大；

(2)為降低冗余度，減少細(xì)分級次，又降低了電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的專指度，表達(dá)語義不具體；

(3)因其是一維展開的，難以多維、靈活地揭示電子文件的特征。

正因電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)存在以上的缺點，才促使人們努力完善電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)，因而才有分面架構(gòu)的出現(xiàn)。

電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析

所謂的電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)，就是指在架構(gòu)電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)時，利用分面的方法，將電子文件劃分成多個分面，各個分面內(nèi)的元數(shù)據(jù)元素可互相進(jìn)行組配，從而形成滿足各種需求的電子文件管理元數(shù)據(jù)，電子文件管理元數(shù)據(jù)的多維分面化架構(gòu)典型的是以《澳大利亞文件管理元數(shù)據(jù)方案》[2]標(biāo)準(zhǔn)為代表，該標(biāo)準(zhǔn)采用分面的方法，將電子文件實體分為“文件”面、“責(zé)任者”面、“業(yè)務(wù)處置”等面，其中，每一個分面之下，再細(xì)分成亞面——類型面和依附于類型面的亞面—特征描述面，這樣面和面之間可以組配，亞面和亞面之間也可以組配，便形成電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)。如以這樣的結(jié)構(gòu)同樣表示“文稿”、“文件”、“文件組合”和“文件集”的責(zé)任者特征，就可以將文件分面與責(zé)任者分面進(jìn)行組配來表達(dá)，見圖1所示。

圖1電子文件管理元數(shù)據(jù)的文件分面與責(zé)任者分面的組配

從圖1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件組合、文件集”它們分別可與責(zé)任者分面進(jìn)行組配，從而可以形成多種責(zé)任者類型——如文稿責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件組合責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者）、文件集責(zé)任者類型（內(nèi)部責(zé)任者和外部責(zé)任者），也就是說采用多維分面化架構(gòu)可以達(dá)到同樣的單一線型架構(gòu)細(xì)分的效果，但是其結(jié)構(gòu)卻更簡潔明了，元數(shù)據(jù)元素的冗余度也大大減少。由于多維分面化結(jié)構(gòu)是可以多維組配的，因此，除了分面與分面之間的組配外，還可以在各分面內(nèi)進(jìn)行亞面與亞面的組配，也就是各分面下的子分面與子分面進(jìn)行組配，如圖2所示。

從圖2可以看出，當(dāng)責(zé)任者的“內(nèi)部責(zé)任者”亞面與責(zé)任者的“特征”亞面組配時，就可以形成“人員責(zé)任者的ID，人員責(zé)任者名稱、人員責(zé)任者時間、人員責(zé)任者授權(quán)、人員責(zé)任者聯(lián)系方式、人員責(zé)任者關(guān)系、人員責(zé)任者概況”等一系列表示人員責(zé)任者的元數(shù)據(jù)元素，同樣，將單位責(zé)任者、機構(gòu)責(zé)任者、組織責(zé)任者分別與責(zé)任者的特征亞面組配，也可以形成單位責(zé)任者、機構(gòu)責(zé)任者和組織責(zé)任者一系列表示責(zé)任者特征的元數(shù)據(jù)元素，其達(dá)到的效果也如前電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型架構(gòu)細(xì)分所列舉出的責(zé)任者特征效果一樣，同樣，采用這種多維分面化架構(gòu)，不僅元數(shù)據(jù)元素的冗余度大大減少，而且也使元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的安排更合理。

圖2電子文件管理元數(shù)據(jù)的責(zé)任者亞面之間的組配

電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)

從上面對電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)的分析，似乎“組配”是多維分面化架構(gòu)的本質(zhì)，其實“組配”僅僅是其的表面現(xiàn)象，而其本質(zhì)卻是對電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解。

從系統(tǒng)論的角度看，電子文件管理元數(shù)據(jù)也是一個系統(tǒng)，而多維分面化則正是通過對該系統(tǒng)科學(xué)分解而架構(gòu)起來的，即通過對電子文件管理元數(shù)據(jù)綜合分析，通過分解，建立起多維分面，而分面組配僅僅是對電子文件管理元數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分解在結(jié)構(gòu)上所進(jìn)行的還原。由此可見，“組配”現(xiàn)象下隱含著“分解”。

因此，多維分面的分解必須科學(xué)，必須具有理論的指導(dǎo)，否則為分解而分解。

缺少目的性。目前在國際電子文件管理領(lǐng)域，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)其分解都是基于電子文件管理連續(xù)體理論來進(jìn)行的。如前所述，將電子文件元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面，其理論根據(jù)主要是依據(jù)電子文件管理連續(xù)體理論的三個實體來劃分的，即依據(jù)文件管理連續(xù)體理論的文件實體軸形成文件面、責(zé)任者實體軸形成責(zé)任者面、業(yè)務(wù)處置實體軸形成業(yè)務(wù)處置面，所以，將電子文件管理元數(shù)據(jù)分解為文件面、責(zé)任者面和業(yè)務(wù)處置面是具有其內(nèi)在的科學(xué)性的。不僅如此，由于多維分面化架構(gòu)的科學(xué)性，因而其形成的分面架構(gòu)又被國際電子文件元數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域所共同認(rèn)可，并進(jìn)而被國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)所制定的國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO23081-1信息與文件—文件管理過程—文件元數(shù)據(jù)—第一部分：原則》所采納，從而成為國際標(biāo)準(zhǔn)的多維分面架構(gòu)。

由此可見，電子文件管理元數(shù)據(jù)多維分面化架構(gòu)具有很明顯的優(yōu)勢：

(1)依據(jù)電子文件管理連續(xù)體的基本理論進(jìn)行面的多維分解，符合電子文件管理的規(guī)律，具有科學(xué)性與理論基礎(chǔ)。

(2)采用面的多維組配，可靈活地組配形成所需的各種電子文件管理元數(shù)據(jù)，從而可多維地、全面地反映電子文件特征，因而功能更加強大。

(3)采用多維分面架構(gòu)，優(yōu)化了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)，促進(jìn)了電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀架構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，因而十分有益于電子文件真實性、可靠性、完整性和可利用性及法律憑證價值的實現(xiàn)。

綜上所述，通過以上對電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型結(jié)構(gòu)和多維分面結(jié)構(gòu)的比較分析可看出，單一線型結(jié)構(gòu)存在數(shù)據(jù)冗余、體系龐大、專指度不高等缺陷，還需要進(jìn)一步完善，而多維分面架構(gòu)卻有顯著的優(yōu)點，其采用分面的方法，使得電子文件管理元數(shù)據(jù)能更加靈活地運用，能更加多維地全面地揭示電子文件的屬性，能更加完整地反映電子文件之間的關(guān)系，因此，在電子文件領(lǐng)域，多維分面方法是值得充分重視與研究的，同樣，在我國電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀架構(gòu)的制定過程中，也應(yīng)積極采用多維分面化架構(gòu)，從而提高我國電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度，提高對電子文件資源開發(fā)與利用的效率.

篇（8）

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術(shù)應(yīng)用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術(shù)、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經(jīng)驗，有助于推進(jìn)我國電子文件管理的進(jìn)程。

國際上有關(guān)電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計，世界主要國家、地區(qū)和相關(guān)機構(gòu)的代表性研究項目的主要內(nèi)容如下頁表所示。

這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構(gòu)廣，形成的研究報告、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、工作手冊往往多達(dá)數(shù)十頁乃至百余頁，在理論與實踐方面取得了可喜的進(jìn)展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗。其中最值得關(guān)注的項目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實性的永久保護(hù)國際研究項目(InterPARES)以及ISO關(guān)于文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。經(jīng)過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：

一、電子文件管理的頂層設(shè)計——國家戰(zhàn)略的提出

西方發(fā)達(dá)國家在多年電子文件管理實踐和理論研究的基礎(chǔ)上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰(zhàn)略問題，認(rèn)為戰(zhàn)略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰(zhàn)略角度影響電子文件管理實踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數(shù)字信息戰(zhàn)略”；2005年美國的ERA項目負(fù)責(zé)人在向國家數(shù)字戰(zhàn)略咨詢部匯報時，指出該項目正是基于“要為聯(lián)邦機構(gòu)的電子文件管理提供政策、戰(zhàn)略、指導(dǎo)和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容，納入國家電子政務(wù)建設(shè)之中，并開展了電子文件管理戰(zhàn)略研究項目。由此可見，國際電子文件管理研究發(fā)生了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，開始由機構(gòu)層面向國家層面轉(zhuǎn)變。以頂層設(shè)計帶動整體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展，將是今后電子文件管理的趨勢。

2006年5月中國人民大學(xué)的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實施我國電子文件管理國家戰(zhàn)略”，標(biāo)志著我國的電子文件管理走上了頂層設(shè)計、全面規(guī)劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應(yīng)用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰(zhàn)略時說：“十一五是一個信息化發(fā)展的轉(zhuǎn)折點，我們國家的信息化已經(jīng)從戰(zhàn)術(shù)轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略?！笨梢姟半娮游募芾韲覒?zhàn)略”的提出與我國信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型也是完全一致的。實施電子文件管理國家戰(zhàn)略就是從國家層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰(zhàn)略的基本框架，從根本上提高國家對電子文件信息資源的實際控制力和對電子文件管理的調(diào)控能力，從而確保這部分國家信息資源的現(xiàn)實安全和長久真實。電子文件管理國家戰(zhàn)略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現(xiàn)行分散管理狀態(tài)下潛在的風(fēng)險，從根本上控制各機構(gòu)（地區(qū)）電子文件管理低水平重復(fù)現(xiàn)象，大幅提高研發(fā)效益有著重要意義。

二、電子文件管理理念——集成管理

多年來，在國際電子文件管理理論與實踐的不斷探索過程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達(dá)成了共識：信息時代電子文件的最優(yōu)化管理就是集成管理。在ISO檔案文件管理分技術(shù)委員會(ISO/TC46/SC11)2006年5月召開的第十六次年會中，來自15個國家的40多位代表在研究文件管理標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489)的修訂草案時，特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機構(gòu)職能及業(yè)務(wù)流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場上，一種融合電子文檔管理、內(nèi)容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢不可擋?？梢姟凹晒芾怼敝饾u成為電子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續(xù)體之中的全程管理。它要求利用文件連續(xù)體模式設(shè)計電子文件管理系統(tǒng)，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”，實現(xiàn)一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項目中已不斷得到肯定，正如InterPARES項目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計進(jìn)行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機構(gòu)的主要職能及業(yè)務(wù)工作流程，對流程中各個節(jié)點產(chǎn)生的電子文件的情況有預(yù)期把握，能從保證文件的真實性、完整性、可用性等角度干預(yù)電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計，從而成為“文件保管政策的制定者、標(biāo)準(zhǔn)的制定者、文件保管系統(tǒng)和執(zhí)行政策的設(shè)計者”②。同時，集成化管理還強調(diào)了資源的整合，它要求在電子文件管理全過程中，綜合應(yīng)用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優(yōu)勢結(jié)合起來，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，效用共享，最大限度地放大系統(tǒng)功能，提高電子文件管理系統(tǒng)的整體功效。“集成管理”已成為國際電子文件最優(yōu)化管理的理念，也將是我國電子文件管理的必然選擇。

三、電子文件保管模式——集中管理

針對電子文件的保管模式，國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭。在近幾年的電子文件管理項目研究中，各國的認(rèn)識逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識。

集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的方案，這一方案的代表人物是InterPARES項目的負(fù)責(zé)人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認(rèn)為電子文件的保管與紙質(zhì)文件相似，也需要經(jīng)過兩個階段：一是文件生成機構(gòu)使用文件，并通過一些方法來保護(hù)電子文件的真實性與可靠性；二是文件生成者將失去現(xiàn)行價值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。

美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案，并已付諸實施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項目(ERA)。這項由美國國家檔案與文件管理署(NARA)組織的、經(jīng)過6年前期基礎(chǔ)研究、耗資3億美元、并將進(jìn)行為期6年的系統(tǒng)研發(fā)的大型項目，旨在“建立一個未來的檔案館”，以“保存聯(lián)邦政府任何部門產(chǎn)生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對各州政府電子文件的管理產(chǎn)生全面的示范效應(yīng)。此外，英國國家檔案館以電子文件從形成機構(gòu)生成到通過網(wǎng)絡(luò)接收進(jìn)館的全程無縫管理為目標(biāo)，牽頭制定了《基于互聯(lián)網(wǎng)的無縫連接數(shù)字檔案在線服務(wù)計劃》，以促進(jìn)全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產(chǎn)生的電子文件?？梢?，以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機構(gòu)，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協(xié)調(diào)全國電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮著核心和樞紐的作用。如何充分發(fā)揮我國集中制管理的優(yōu)勢，注重國家級檔案館在電子文件管理過程中的核心作用，實現(xiàn)國家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問題。

四、保證電子文件證據(jù)價值的關(guān)鍵——管理系統(tǒng)的功能需求

電子文件的管理勢必采用以軟件為中心的系統(tǒng)管理方法，軟件功能是否科學(xué)、完善，直接關(guān)系到電子文件的真實性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項目顯示：規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)的功能需求，將成為保證電子文件證據(jù)價值的關(guān)鍵。為此很多國家和地區(qū)制定并大力推行電子文件管理系統(tǒng)的功能需求標(biāo)準(zhǔn)。

2006年4月15日國際標(biāo)準(zhǔn)化組織正式的《信息和文獻(xiàn)——描述文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)指南》(ISO22310:2005)，是應(yīng)用于開發(fā)文件管理需求的任何機構(gòu)組織的最高層次標(biāo)準(zhǔn)，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（MoReq，將于2007年推出新版），詳細(xì)規(guī)定了電子文件管理的需求及管理元數(shù)據(jù)，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ED/RMS（電子文檔／文件管理系統(tǒng)）需求報告。之后，“國際信息和影像管理聯(lián)合會”(AIIM)在2002年5月啟動了“電子文檔、電子文件一體化管理系統(tǒng)功能需求”項目，更加全面而透徹地分析了集成系統(tǒng)的功能需求；美國于2002年出臺了適用于國防系統(tǒng)或政府機構(gòu)的《電子文件管理應(yīng)用軟件設(shè)計評價需求報告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修訂）；英國頒布了《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規(guī)范指南》……這些管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范在一定范圍內(nèi)得到了有效的應(yīng)用，在國際上具有廣泛的影響。

制定并電子文件管理系統(tǒng)的功能需求規(guī)范，是解決電子文件證據(jù)作用的關(guān)鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量的有效舉措。為避免低水平重復(fù)研發(fā)現(xiàn)象，我國也應(yīng)當(dāng)盡快出臺我國的電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，尤其是適用于國家機關(guān)的系統(tǒng)功能通用需求規(guī)范，并通過對電子文件管理系統(tǒng)的質(zhì)量認(rèn)證、推介示范產(chǎn)品等措施推動實施，為電子文件管理軟件供應(yīng)商制定規(guī)則，為機關(guān)文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標(biāo)準(zhǔn)，從而保證文件在生命周期各個階段的真實性。

五、電子文件管理走向——國際化與標(biāo)準(zhǔn)化

分析電子文件管理幾十年來的研究之路，可以發(fā)現(xiàn)早期研究項目主要是某一類機構(gòu)從自身需求出發(fā)研究電子文件管理的相關(guān)問題，得出的結(jié)論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來，越來越多的國家意識到了這一問題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國際化與標(biāo)準(zhǔn)化。

尤為值得關(guān)注的是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織檔案／文件管理分技術(shù)委員會(ISOTC46/SC11)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，它反映出國際社會在文件管理領(lǐng)域取得的共識，其關(guān)于文件管理的系列標(biāo)準(zhǔn)有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國各領(lǐng)域制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提供了基礎(chǔ)和框架。英國、美國、澳大利亞等國的電子文件管理戰(zhàn)略正是基于《信息與文獻(xiàn)——文件管理》(IS015489)和《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同時，這些國家的電子文件管理項目都以文件連續(xù)體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國際經(jīng)驗，吸納世界范圍內(nèi)具有廣泛影響的研究成果，如InterPARES、MoReq等項目報告，從而使其電子文件管理研究擁有堅實的實踐基礎(chǔ)和理論依托。

立足于國際標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)研究成果的電子文件管理，通過共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)文件信息的互聯(lián)互通，對于實現(xiàn)基于信息共享的公眾信息服務(wù)有重要意義。美國制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務(wù)系統(tǒng)》(GILS)框架與標(biāo)準(zhǔn)、澳大利亞基于國際元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)DublinCore制定的《澳大利亞政府資源定位服務(wù)》(AGLS)已經(jīng)充分證明了這一點。同時，文件與檔案信息管理的國際標(biāo)準(zhǔn)也為電子文件管理的質(zhì)量檢驗與國際認(rèn)可提供了最優(yōu)化評估的準(zhǔn)則，是機構(gòu)電子文件管理是否采用國際先進(jìn)經(jīng)驗、管理是否高效、服務(wù)是否滿意的重要標(biāo)志。

六、電子文件管理問題的解決之道——聯(lián)合協(xié)作

隨著研究的深入，人們越來越認(rèn)識到電子文件管理問題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨自面對的問題，也絕不是某一國家、某一專業(yè)領(lǐng)域的人員所能獨立解決的問題。聯(lián)合協(xié)作才是電子文件管理問題的解決之道。

世界上許多國家的專家學(xué)者都在為解決電子文件管理中的各種問題開展國際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規(guī)范。ISO信息與文獻(xiàn)工作技術(shù)委員會(ISO/TC46)與ISO的其他技術(shù)委員會（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及國際研究機構(gòu)（如國際檔案理事會、國際圖聯(lián)、國際文件管理基金會、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯(lián)系，以協(xié)調(diào)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、采納相關(guān)成果。美國國家檔案與文件管理署(NARA)也在不斷加強與其他聯(lián)邦政府部門、社會機構(gòu)以及公司企業(yè)的合作，其ERA項目的合作伙伴達(dá)20個之多。在歐洲，負(fù)責(zé)起草MoReq需求報告的康維爾管理咨詢公司是一個專門提供信息系統(tǒng)和信息技術(shù)管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業(yè)的封閉性，使得報告能夠用一種更開放、更客觀、與相關(guān)技術(shù)集成、更容易被市場接納的方式詮釋電子文件管理的需求。

知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識管理有機組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標(biāo)、管理功能、管理過程、管理方法及管理技術(shù)等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關(guān)各方結(jié)成合作伙伴關(guān)系成為可能，也成為必然。這種聯(lián)合協(xié)作不僅意味著其他機構(gòu)會優(yōu)先向我們提供研究技術(shù)和成果，還意味著我們反過來也能夠影響那些機構(gòu)的研究進(jìn)度和發(fā)展規(guī)劃，從而建立起更緊密的合作關(guān)系，推動電子文件管理研究的進(jìn)展。

注釋：

篇（9）

1.引言

“商務(wù)模式是網(wǎng)絡(luò)中討論最多而最不容易理解的方面。不過,它卻是幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)公司新秀在爭取風(fēng)險資金時,風(fēng)險投資公司考察的核心內(nèi)容之一”。網(wǎng)絡(luò)的迅速傳播使得電子商務(wù)企業(yè)的商務(wù)模式很容易被模仿,對于競爭激烈的電子商務(wù)來說,如何堅持商務(wù)模式的創(chuàng)新是成功的一個關(guān)鍵前提。同時,信息不僅可以為其他行業(yè)提供及時、準(zhǔn)確、全面的信息,甚至還能促進(jìn)整個經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。商務(wù)模式的創(chuàng)新是打造出色的電子信息服務(wù)的關(guān)鍵所在。

在現(xiàn)有的研究理論中,學(xué)者就電子商務(wù)、電子信息服務(wù)及商務(wù)模式的定義及分類已做了較充分的研究,但是對于電子商務(wù)模式創(chuàng)新的理論模型卻研究甚少,或者模型維度建立的標(biāo)準(zhǔn)不明確、實際應(yīng)用效果不佳。本文在前人研究的基礎(chǔ)上,從一個全新的角度對電子信息服務(wù)的商務(wù)模式進(jìn)行分類和創(chuàng)新,力求實現(xiàn)對網(wǎng)站的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

2.文獻(xiàn)回顧

2.1基本概念

電子信息服務(wù),即以計算機和現(xiàn)代通訊等電子信息技術(shù)為主要處理手段的信息服務(wù)。商務(wù)模式(businessmodel,也譯作商業(yè)模式)應(yīng)該能體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源結(jié)構(gòu)和外部競爭表現(xiàn)形式,即把企業(yè)的內(nèi)外要素看作一個整體,協(xié)調(diào)和創(chuàng)新的整體組合是成功商業(yè)模式的關(guān)鍵。

2.2電子商務(wù)模式分類研究

要想對電子商務(wù)模式進(jìn)行本質(zhì)上的研究,就要先對其進(jìn)行科學(xué)的分類。因為商務(wù)模式分類框架可以為創(chuàng)新提供一個方向或思路。現(xiàn)階段主要有如下幾個對電子商務(wù)模式分類方法的理論。基于交易雙方的分類——最常用的分類方法,基于控制方的分類方法(麥肯錫管理咨詢公司,1999),基于價值鏈的分類(PaulTimmers,1998和李建忠,2007),基于Internet商務(wù)功用(CrystalDreisbach和StaffWriter,2000),基于新舊模式差異的分類(PaulBambury,1998),混合分類(“77種網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新模式”,2000,MichaelRappa,1999和呂本富、張鵬,2000),基于組成要素的分類(徐迪、翁君奕,2004)。現(xiàn)對以上六種方法進(jìn)行比較(表1):

從對比可以看出現(xiàn)階段對商務(wù)模式分類的研究主要存在三個問題:(1)劃分標(biāo)準(zhǔn)不一致,盡管詳細(xì)但導(dǎo)致交叉或覆蓋不完全;(2)分類過于簡單,對于模式的創(chuàng)新指導(dǎo)來說沒有實際價值;(3)標(biāo)準(zhǔn)和概念抽象,難以用于實際操作。所以我們?nèi)孕枰M(jìn)一步的探索。

3.電子信息服務(wù)商務(wù)模式矩陣的構(gòu)建

經(jīng)過以上分析我們認(rèn)為將價值鏈的思想和PaulTimmers的分類思想結(jié)合可以組成更好的商務(wù)模式分類綜合指標(biāo)。

3.1理論基礎(chǔ)

價值鏈,即“每一個企業(yè)都是在設(shè)計、生產(chǎn)、銷售、發(fā)送和輔助其產(chǎn)品的過程中進(jìn)行種種活動的集合體”。它包括基本活動(進(jìn)貨后勤、生產(chǎn)作業(yè)、出貨后勤、營銷、銷售和客戶服務(wù))和輔助活動(采購、技術(shù)開發(fā)、人力資源和企業(yè)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)活動)。但在電子商務(wù)背景下電子商務(wù)活動的基本價值鏈環(huán)節(jié)要根據(jù)電子商務(wù)的特性進(jìn)行修正。

PaulTimmers提出的分類體系是基于價值鏈的整合,同時也考慮到了商務(wù)模式創(chuàng)新程度的高低和功能整合能力的多寡。他以價值鏈為矩陣(見圖)的一個維度,;而另一個維度,即“創(chuàng)新程度”,是對企業(yè)服務(wù)內(nèi)容新穎性的評價,是一個企業(yè)和其他對手競爭的焦點,可以看作企業(yè)“外部聯(lián)系”的反映,從而可以和價值鏈從內(nèi)外部結(jié)合起來。

然而,對于PaulTimmers設(shè)立的兩個維度,Timmers并未給出具體標(biāo)準(zhǔn)。這樣抽象的標(biāo)準(zhǔn)使一個企業(yè)難以用此矩陣去定位自己的商務(wù)模式,更難以去挖掘新的模式。因此,本文結(jié)合價值鏈和Timmers的思想,嘗試運用更加具體的分析手段去定位和發(fā)掘電子商務(wù)模式。

3.2電子信息服務(wù)商務(wù)模式矩陣的構(gòu)建

我們選取了國內(nèi)外二十個有代表性的電子信息服務(wù)網(wǎng)站進(jìn)行研究。國內(nèi)的8個網(wǎng)站是從2008年“中國100個電子商務(wù)網(wǎng)站”中選取的,而8848作為一個失敗的案例選取進(jìn)來,組成10個國內(nèi)的網(wǎng)站;國外的10個網(wǎng)站,3個從荊林波的《電子信息服務(wù)模式》一書中選取,3個從PaulTimmers的《六大電子商務(wù)戰(zhàn)略》中選取,還從GOOGLE上搜選了4個小網(wǎng)站。本文把電子信息服務(wù)按交易主體分為C2C、B2C、B2B三大類,因為這三大類各自的特點比較明顯,利于分析和比較。

3.2.1矩陣維度的確立

1.價值鏈的集中程度

Timmers的思想是以功能的整合范圍來確定其中一個維度,包括從單一功能商務(wù)模式到完全整合的商務(wù)模式,但沒有說清如何從功能到價值鏈的演變。而且“功能”的加入反而讓定義更加復(fù)雜。因此,本文只把把價值鏈的集中程度作為第一維度。本文將電子信息服務(wù)的價值鏈基本活動分成生產(chǎn)、信息、交易、支付、物流、服務(wù)六個環(huán)節(jié),代替?zhèn)鹘y(tǒng)行業(yè)的價值鏈。六個環(huán)節(jié)的定義如下:

現(xiàn)在我們將篩選出的二十個電子信息服務(wù)網(wǎng)站的價值鏈集中程度總結(jié)如下(√表示涉及該價值鏈環(huán)節(jié)):

2.內(nèi)容的創(chuàng)新程度

根據(jù)大部分電子商務(wù)企業(yè)對其信息服務(wù)網(wǎng)站的發(fā)展歷程,我們把Timmers的創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)具體化,將創(chuàng)新程度由低到高分成了七個階段:模仿、網(wǎng)站設(shè)計、普通服務(wù)升級、產(chǎn)品市場拓展、個性化服務(wù)、虛擬社區(qū)和全面創(chuàng)新。盡管虛擬社區(qū)近幾年來發(fā)展迅速,較為普遍,但它仍是電子商務(wù)模式創(chuàng)新的重要趨勢,我們將它和全面創(chuàng)新歸為高度創(chuàng)新。各個階段的定義如下:

我們采用時間順序來判斷創(chuàng)新程度的高低,有以下幾點依據(jù):

(1)電子商務(wù)模式也是隨時間發(fā)展變化的;(2)技術(shù)水平的提高和競爭激烈化的加深,使不同的電子商務(wù)模式在競爭中衍生出新的、更高水平的創(chuàng)新模式;(3)此創(chuàng)新過程,既是單個網(wǎng)站的發(fā)展,也是整個電子商務(wù)行業(yè)商務(wù)模式的發(fā)展。從實踐中發(fā)現(xiàn),盡管個別網(wǎng)站的創(chuàng)新順序和我們從理論上整理的順序相悖(如“一大把”,虛擬社區(qū)為第一步),但是此創(chuàng)新程度排序從總體上能夠表示出電子信息服務(wù)網(wǎng)站的創(chuàng)新階段和創(chuàng)新程度高低的趨勢。

3.2.2創(chuàng)新商務(wù)模式矩陣的構(gòu)建

根據(jù)前文的分析和思考,本文把“價值鏈集中程度”和“內(nèi)容創(chuàng)新程度”兩個維度結(jié)合起來,構(gòu)建出新的商務(wù)模式分類矩陣。各網(wǎng)站的商務(wù)模式標(biāo)準(zhǔn)選取如下:(1)價值鏈集中程度以當(dāng)前的情況為準(zhǔn);2)對于內(nèi)容創(chuàng)新程度來說,虛擬社區(qū)和全面創(chuàng)新為高度創(chuàng)新,只要該電子信息服務(wù)網(wǎng)站涉及此類創(chuàng)新,不論是第幾步都看作其創(chuàng)新程度;而非高度創(chuàng)新的內(nèi)容,以主導(dǎo)的創(chuàng)新模式,或出現(xiàn)次數(shù)最多的模式為準(zhǔn);若沒有主導(dǎo)的創(chuàng)新模式,則以最新出現(xiàn)的模式為準(zhǔn)。

以此為標(biāo)準(zhǔn),我們把之前分析的二十個網(wǎng)站在矩陣上列出,標(biāo)出其訪問量。因為訪問量可以體現(xiàn)該網(wǎng)站的受歡迎程度,進(jìn)而從一定程度上反應(yīng)其運行情況的成功與否(見圖2)。可以看到,整個矩陣共有6×7=42種模式組合,這就是以“價值鏈集中程度”和“內(nèi)容創(chuàng)新程度”兩個維度對商務(wù)模式的新分類。我們叫這個矩陣為“創(chuàng)新商務(wù)模式矩陣”,因為它不僅是對商務(wù)模式的一個分類,它還能指導(dǎo)商務(wù)模式的創(chuàng)新。

4.電子信息服務(wù)商務(wù)模式的特點

通過矩陣可以看出:

(1)C2C網(wǎng)站的商務(wù)模式差別不大,都涵蓋了信息、交易、支付、服務(wù)四個環(huán)節(jié),并且創(chuàng)新程度都很高;

(2)B2B網(wǎng)站,價值鏈集中程度有高低兩種趨勢:能提供有形商品的網(wǎng)站(如Marketresearch和艾瑞咨詢可以提供研究報告等有形商品)覆蓋了價值鏈的全部環(huán)節(jié);但是只提供信息的網(wǎng)站只覆蓋信息和服務(wù)兩個價值鏈環(huán)節(jié);

(3)B2C網(wǎng)站中,價值鏈集中程度和內(nèi)容創(chuàng)新程度商務(wù)模式差別很大;

(4)從整體上看,當(dāng)今電子信息服務(wù)商務(wù)模式的發(fā)展有三個趨勢:一是價值鏈集中程度越來越高,如Yahoo!,艾瑞咨詢;二是越來越注重價值鏈的專業(yè)化,如Alibaba、環(huán)球資源網(wǎng);三是創(chuàng)新程度越來越高。

5.結(jié)論

本文在MichaelPorter和PaulTimmers的理論之上,創(chuàng)建了創(chuàng)新商務(wù)模式矩陣:(1)此矩陣給出了進(jìn)行商務(wù)模式分析和創(chuàng)新的空間和一般思路?？梢钥吹?在42種商務(wù)模式組合中,有很多是空白的,這代表了創(chuàng)新的可能;(2)本矩陣的維度標(biāo)準(zhǔn)都是按照電子信息服務(wù)網(wǎng)站的商務(wù)模式來選取的,其他電子商務(wù)網(wǎng)站的商務(wù)模式創(chuàng)新也可以仿照此矩陣進(jìn)行,但是需要調(diào)整。

在這個方向上還需要進(jìn)一步的研究:

(1)分別將C2C,B2C,B2B三類網(wǎng)站各自的創(chuàng)新特點和問題進(jìn)行研究。我們由矩陣可以看出三類網(wǎng)站之間有很多不同點,而內(nèi)部又有很多共同點。分類研究能夠使商務(wù)模式創(chuàng)新的方向和方式更準(zhǔn)確和明朗;

(2)矩陣的維度細(xì)分需要進(jìn)一步的檢驗和改進(jìn),并隨商務(wù)模式的發(fā)展而變化,使之具有實際性和指導(dǎo)性。

參考文獻(xiàn):

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篇（10）

起到防偽造、防篡改作用人們通常認(rèn)為通過電子簽名就可以有效保證電子文件的真實有效性，但是電子簽名也有它的不足之處——有效期短，有效期過后電子簽名可以被偽造，也可以被篡改。由于數(shù)字證書存在有效期，且用戶可以隨時吊銷數(shù)字證書，數(shù)字證書失效后，由于用于簽名的私鑰由簽署人掌握及簽名時間可隨意修改，采用單純的電子簽名方式不能起到抗抵賴作用。而時間戳采用的是可信第三方簽名的方式，不是數(shù)據(jù)文件生成者自行簽名的方式，運用時間戳能夠通過有效的第三方所出示的時間來證明文件的真實性。加蓋時間戳的電子檔案通過對時間戳的驗證，一方面能可靠地證明電子檔案在蓋戳?xí)r間之前已經(jīng)形成，另一方面能可靠地證明在蓋戳?xí)r間之后檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容保持完整、未被更改，真正達(dá)到電子檔案防偽造、防篡改的目的。

2應(yīng)用時間戳的過程符合電子檔案管理安全保密的要求

由于時間戳的產(chǎn)生并不需要將電子文件本身提交給時間戳服務(wù)機構(gòu)，因而電子文件本身可不通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的僅為根據(jù)HASH算法生成的消息摘要，而HASH算法的單向性保證了沒有任何人能夠根據(jù)消息摘要倒推出電子文件本身，從而電子文件本身的保密性得到了保障。這個特點非常適合電子檔案管理安全保密的工作需要。通常，時間戳服務(wù)機構(gòu)DTS是通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)提供服務(wù)的。無論是可以在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上生成、存儲、傳輸?shù)姆敲茈娮訖n案，還是不允許在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)上生成、存儲、傳輸?shù)碾娮訖n案，只要將消息摘要計算過程和蓋戳過程進(jìn)行適當(dāng)分離——在所在計算機或局域網(wǎng)絡(luò)上對該電子檔案數(shù)據(jù)文件事先進(jìn)行消息摘要計算——然后通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)將消息摘要提交給時間戳服務(wù)機構(gòu)DTS，DTS對消息摘要和接收時間進(jìn)行數(shù)字簽名生成時間戳返回，證明在特定時間已經(jīng)接收到該消息摘要，由于從消息摘要到數(shù)據(jù)原文的不可逆性，用戶只要將返回的時間戳和檔案原文一起妥善保管，即可證明檔案原文在特定時間已經(jīng)存在。蓋戳過程通過這種方式來實現(xiàn)，檔案原文始終是不上互聯(lián)網(wǎng)的，所以符合電子檔案管理的數(shù)據(jù)保密要求。

二在電子檔案管理中應(yīng)用時間戳的幾點建議

浙江省檔案館從2014年開始，在省直單位電子檔案的歸檔、移交接收等管理工作中，開展了電子檔案數(shù)據(jù)加蓋時間戳的試點，根據(jù)實踐經(jīng)驗，筆者總結(jié)出有關(guān)時間戳應(yīng)用的以下幾點建議：

1所依賴的時間戳服務(wù)應(yīng)具有較高的可信度

單從技術(shù)而言，時間戳服務(wù)可以有自建和外購兩種選擇，但是時間戳的可信度至關(guān)重要。如果采取自建的方式，必須采取相應(yīng)機制與措施（比如采用時間戳鏈接等改進(jìn)方法）來提高時間戳的可信度，排除或降低由于計算機主板電池電量短缺、桌面時間任意設(shè)置等因素，致使對外提供的時間證明服務(wù)不可靠的可能。如果采取外購服務(wù)的方式，則應(yīng)盡可能選擇由可信度高的專門機構(gòu)來給電子檔案蓋戳。影響時間戳可信度的因素有很多，其中最重要的有：防偽性、時間戳的永久性、可審核性、獨立性、間隔、精確度等。選擇服務(wù)機構(gòu)時要充分考慮服務(wù)機構(gòu)在這些方面的能力與水準(zhǔn)。例如，浙江省檔案館選擇的是國家授時中心和北京聯(lián)合信任技術(shù)服務(wù)有限公司共同建設(shè)的聯(lián)合信任時間戳服務(wù)中心。這是一家我國權(quán)威第三方公共可信時間戳服務(wù)機構(gòu)，該中心由北京聯(lián)合信任技術(shù)服務(wù)有限公司負(fù)責(zé)技術(shù)支持和系統(tǒng)接入，由我國唯一法定時間源——國家授時中心負(fù)責(zé)授時和守時，從而保障時間的權(quán)威和準(zhǔn)確。

2加蓋時間戳的過程和電子檔案管理的業(yè)務(wù)流程

應(yīng)緊密結(jié)合電子檔案上加蓋時間戳需在什么時候操作，由誰來操作是時間戳應(yīng)用中必須考慮的問題。對此，大家有不同的觀點。關(guān)于何時加戳，有的認(rèn)為在電子檔案形成、歸檔、移交、接收、入庫、鑒定、利用、處置等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)該分別加蓋時間戳，也有的認(rèn)為只要在移交、接收前后對電子檔案加蓋時間戳。關(guān)于由誰來操作，有的認(rèn)為必須由電子檔案形成部門加蓋，有的認(rèn)為必須由立檔單位檔案員加蓋，也有的認(rèn)為必須由檔案館工作人員加蓋。筆者認(rèn)為，根據(jù)時間戳的原理，開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（OAIS），以及檔案管理工作的實際情況，加蓋時間戳的過程應(yīng)和電子檔案的流轉(zhuǎn)過程相結(jié)合，即當(dāng)電子檔案從一個單位流轉(zhuǎn)到另一個單位時，應(yīng)當(dāng)蓋戳，而若是同一個單位內(nèi)部的管理環(huán)節(jié)就不必蓋戳；蓋戳操作具體由誰完成不作限制，但是必須得到與該次流轉(zhuǎn)相關(guān)雙方的認(rèn)可。例如，電子檔案由檔案移交單位向國家綜合檔案館移交，意味著電子檔案保管職責(zé)主體從立檔單位檔案室變成了國家綜合檔案館，應(yīng)在檔案館接收之前由立檔單位或國家檔案館蓋上時間戳并經(jīng)雙方確認(rèn)；又如，檔案部門向利用者脫機提供經(jīng)過內(nèi)容與元數(shù)據(jù)補充（如賦檔號、鑒定等）或過濾（如去除草稿、文件處理單等）的電子檔案時，為證明檔案數(shù)據(jù)的來源與真實性，也可在提供脫機利用之前加蓋時間戳。

3應(yīng)根據(jù)管理需要選取加蓋時間戳的粒度和處理保存方式

加蓋時間戳的粒度是指需要加蓋一個時間戳的電子檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量與層次。以電子檔案移交接收的一個批次為例，可以對全部數(shù)據(jù)整體打包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是整個批次數(shù)據(jù)包；可以將全部數(shù)據(jù)按照光盤載體容量劃分成若干個數(shù)據(jù)單元分別打包，每個數(shù)據(jù)包加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是存儲載體數(shù)據(jù)包；可以對批次中電子檔案按每一件進(jìn)行打包，對每件的數(shù)據(jù)包分別加蓋一個時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是檔案件數(shù)據(jù)包；也可以對批次中每件電子檔案的每一個文件（如正文、修改稿、文件處理單、附件、元數(shù)據(jù)文件等）分別加蓋時間戳，這樣加蓋時間戳的粒度就是單個檔案數(shù)據(jù)文件。由于時間戳服務(wù)機構(gòu)加蓋時間戳通常是有償服務(wù)，同時又要考慮檔案的整體性、相關(guān)性以及日后管理操作的便利性，筆者建議加蓋時間戳的粒度以檔案件數(shù)據(jù)包為宜。因為進(jìn)館以后電子檔案管理還要面臨整理、入庫、鑒定、銷毀等后續(xù)環(huán)節(jié)，這些操作大都以檔案件為操作對象。對時間戳服務(wù)機構(gòu)返回的時間戳的處理和保存方式主要有兩種：一是直接將時間戳的字符序列以獨立計算機文件的形式保存，為便于匹配和管理，這個文件可以與電子檔案的數(shù)據(jù)包文件名相同，擴(kuò)展名一般是“.tsa”，后續(xù)管理中需要始終將電子檔案數(shù)據(jù)包文件和時間戳文件一并存放與管理；二是將時間戳嵌入到某些支持時間戳格式的電子檔案數(shù)據(jù)包文件中，例如可先將一份電子檔案的文件處理單、元數(shù)據(jù)等內(nèi)容以PDF文檔附件的方式打包進(jìn)電子檔案PDF數(shù)據(jù)包，然后對該PDF數(shù)據(jù)包加蓋時間戳，并將返回的時間戳也嵌入進(jìn)該PDF文件中一并保存并利用。