序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇辦公室檔案管理職責(zé)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對資料進(jìn)行整理、對會議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實現(xiàn)。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)。現(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對文件進(jìn)行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識，對檔案管理工作相關(guān)的知識與技能進(jìn)行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態(tài)度，對檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現(xiàn)一定問題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進(jìn)行整理、編號后保存，而不具備對資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號錯亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會出現(xiàn)新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進(jìn)行完善，對于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識崗位工作及職業(yè)要求，針對自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應(yīng)變，在動態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運用。針對當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動態(tài)化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.

篇（2）

首先，大多數(shù)單位都忽視了辦公室檔案管理工作，檔案管理意識薄弱，導(dǎo)致工作很難取得進(jìn)步。所以，單位應(yīng)充分認(rèn)識辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進(jìn)檔案管理工作，有機(jī)結(jié)合檔案管理目標(biāo)，正確樹立檔案管理理念，堅持完善檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理的崗位責(zé)任制。如：單位可依據(jù)辦公室檔案管理工作實際，積極成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確制定檔案崗位目標(biāo)和職責(zé)，并把工作目標(biāo)層層分解開，把責(zé)任落實到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實效納入人員的績效考核范圍，逐漸在單位內(nèi)部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。又如：單位可在內(nèi)部組織開展知識競賽、座談會等短期性的辦公室檔案管理宣傳工作，強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)及人員的檔案管理意識，確保辦公室檔案管理工作能得到有效的改進(jìn)和提升。

其次，進(jìn)一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，首先應(yīng)明確檔案管理工作流程，并統(tǒng)一建立檔案人員的約束與監(jiān)督機(jī)制，避免人員出現(xiàn)不規(guī)范操作[1]。同時，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯(lián)系密切，可在實際工作過程中一起管理。如單獨建立文件資料管理辦公室，根據(jù)文件資料的類別、時期等分別存放好，并貼上標(biāo)簽，為日后查找提供方便。檔案，檔案保管室的安全性應(yīng)得到保障，特別是針對一些重要的文件資料，應(yīng)做好加密工作，把它們單獨存放起來。保密級別不同的文件資料應(yīng)及時跟進(jìn)相應(yīng)的保密期限，如果文件資料的保密必要性已經(jīng)喪失，就應(yīng)做好記錄，并整理好，且應(yīng)要求兩名檔案人員同時參與保密辦公室檔案的管理工作，以便能相互監(jiān)督，確保辦公室檔案管理工作能有序進(jìn)行，真正把安全工作落到實處。

二、加強(qiáng)辦公室檔案收集，提高檔案人員素質(zhì)水平

首先，單位應(yīng)加強(qiáng)辦公室檔案的收集工作。在辦公室檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎(chǔ)的工作，所以只能對檔案收集工作進(jìn)行規(guī)范和加強(qiáng)，才能取得理想的辦公室檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應(yīng)分門別類進(jìn)行收集和保管，收集的文件資料應(yīng)格式規(guī)范、字跡清晰，并進(jìn)行妥善保管;二是進(jìn)一步規(guī)范文件資料的收集與使用程序，如對各種文件資料的選用、正文提料、文字編號、主題詞、附件等統(tǒng)一開展規(guī)范工作，并嚴(yán)格按照檔案管理制度來執(zhí)行，為整理、使用辦公室檔案提供方便;三是科學(xué)建立檔案檢索制度，利用計算機(jī)信息技術(shù)完善辦公室自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公室檔案的網(wǎng)上管理，做好目錄編號工作，提高辦公室檔案收集效率。

其次，組織開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高人員素質(zhì)水平。辦公室檔案管理工作始終都需要每一名辦公室檔案管理人員在日常工作中去落實，而隨著管理技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的持續(xù)提升，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升迫在眉睫。然而很多單位從事辦公室檔案管理的人員并不具備專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)驗，對檔案的立卷、分類等都是不得要領(lǐng)、一知半解，專業(yè)素質(zhì)水平跟信息時代的辦公室檔案管理要求存在較大差距。為提高人員專業(yè)素質(zhì)，單位應(yīng)從不同方面做出改進(jìn)：一是促使檔案管理人員充分認(rèn)識到辦公室檔案管理工作的重要意義，通過采取各項激勵措施來提高人員工作積極性;二是時常組織開展一些教育培訓(xùn)活動，在豐富檔案管理人員專業(yè)知識的同時促使他們掌握更多先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，確保他們能在日常的辦公室檔案管理工作過程中熟練運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效提高工作效率。特別是在越來越泛濫的網(wǎng)絡(luò)病毒、技術(shù)水平越來越高的計算機(jī)黑客等的入侵下，網(wǎng)絡(luò)安全事故時有發(fā)生，嚴(yán)重威脅著單位辦公室檔案信息的安全性，所以人員不斷提高專業(yè)檔案管理意識和操作技能水平是異常關(guān)鍵的[2]。

三、推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，加快實現(xiàn)信息資源共享

首先，加快辦公室檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)速度。單位應(yīng)逐年制定辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)計劃，并加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，確保能有序開展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作。單位應(yīng)以用戶需求為導(dǎo)向，在追求利益的前提下著眼未來，同步推進(jìn)辦公室檔案的鑒定與數(shù)字化建設(shè)，盡早構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄[3]。同時，要加大投入，在單位各級檔案部門形成協(xié)作機(jī)制，集中一切能集中的力量來促進(jìn)開展辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)工作，強(qiáng)化單位在檔案信息資源產(chǎn)生過程中的主體責(zé)任，尤其要嚴(yán)格遵循檔案信息資源誰生產(chǎn)、誰負(fù)責(zé)的基本原則，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)度。另外，單位應(yīng)堅持實行辦公室檔案的雙套歸檔制度，即紙質(zhì)檔案與電子檔案，通過選用光盤刻錄、網(wǎng)上傳輸兩種方式來實現(xiàn)手書形式檔案以外的所有辦公室文件資料的電子化歸檔，并針對檔案信息資源實施圖形文件、文本文件并存制度，促使檔案全文檢索目標(biāo)的實現(xiàn)，全面提高辦公室檔案的查準(zhǔn)率、查全率等，最終順利改進(jìn)辦公室檔案管理工作。

篇（3）

（二）?錄各單位發(fā)展歷程。通過對辦公室文書檔案資料進(jìn)行收集、記錄和歸檔，更好地記錄單位的發(fā)展歷程，科學(xué)和規(guī)范地對單位運營中產(chǎn)生的書面材料進(jìn)行整合，能夠為單位相關(guān)人員對資料的查閱和使用提供更多的便利條件。

（三）便于管理者進(jìn)行決策。辦公室文書檔案記錄了單位的發(fā)展情況，能夠為單位各項決策提供重要的參考，而且通過辦公室文書檔案能夠更好地了解和掌握單位實際運營情況，并與單位的發(fā)展方向有效結(jié)合，從而為單位發(fā)展計劃的制定及各項重要事件決策提供重要的依據(jù)。

二、做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的措施

（一）加強(qiáng)文書檔案收集和歸檔的宣傳工作。通過對文書檔案收集和歸檔工作進(jìn)行宣傳，可以為后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。在文書檔案管理工作中，可以采用多種方式來強(qiáng)化檔案收集和歸檔工作的宣傳，努力提高檔案管理人員的檔案管理意識和工作積極性。同時單位管理層也要充分利用多媒體宣傳手段，加大對文書檔案重要性的宣傳力度，進(jìn)一步對文書檔案管理方法進(jìn)行規(guī)范，強(qiáng)化文書檔案核查力度，進(jìn)一步提高文書檔案管理的質(zhì)量。而且通過做好宣傳工作，可以使員工對文書檔案的重要作用有一個深入的了解，從而在日常工作中能夠更好地協(xié)助檔案管理人員做好檔案的收集和歸檔工作，提高文書檔案的真實性和完整性，確保辦公室文書檔案收集和歸檔水平的全面提升。

（二）完善文書檔案的收集和歸檔工作管理制度。為了更好地做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，需要對文書檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍和注意事項等進(jìn)行細(xì)化和明確，針對單位實際情況進(jìn)一步對文書檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確，制定合理的職責(zé)分工制度，實現(xiàn)辦公室文書檔案的統(tǒng)一集中保管。同時各單位還要根據(jù)自身發(fā)展的實際需要來對文書檔案管理制度和管理方法進(jìn)行更新和改進(jìn)，從而更好地滿足文書檔案收集和歸檔的需求。

（三）加強(qiáng)臨時性檔案文件材料的收集。在部分人員調(diào)動或是離職過程中，會有少量文件遺留在這些人手中，導(dǎo)致文件資料無法及時歸檔，甚至出現(xiàn)丟失的情況。因此文書檔案管理人員要定期對上一年度的文書檔案進(jìn)行收集和整理，特別要重視日常工作中臨時性檔案資料的收集工作。在人員調(diào)動或是離職時及時做好文件材料的移交和接收工作，并將收集完整的檔案文件打印移交清單和移交目錄，移交人與接收人簽字，確保文件材料及時歸檔，為檔案文件的后續(xù)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

篇（4）

（一）加強(qiáng)部門人員自身學(xué)習(xí)。辦公室作為公司的綜合協(xié)調(diào)部門，工作任務(wù)繁雜而艱巨，而辦公室人員的學(xué)識、潛力和閱歷與其任職都有必然的聯(lián)系，所以部門人員始終不敢掉以輕心，不斷在學(xué)習(xí)：向書本學(xué)習(xí)、向周圍的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、向同事學(xué)習(xí)。在工作中加強(qiáng)與各部門的配合與聯(lián)系，用心提高部門各項業(yè)務(wù)素質(zhì)，爭取工作的主動性，努力提高工作效率和工作質(zhì)量。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式。以往公司采用的是傳統(tǒng)檔案管理模式，即將紙質(zhì)檔案分類裝訂，存儲在檔案柜中。但分類較為模糊，且文件、資料經(jīng)部門間傳閱較為分散，造成查找不便，極大降低了辦公室的工作效率。公司領(lǐng)導(dǎo)充分意識到了該檔案管理模式的弊端，批準(zhǔn)辦公室收集各科室的零散文件資料，統(tǒng)一實行電子檔案管理。這一舉措極大提高了檔案查詢的效率，使公司的檔案管理實現(xiàn)了跨越性的飛躍。

篇（5）

學(xué)校檔案是學(xué)校辦學(xué)歷史和全校師生員工的德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護(hù)學(xué)校自身權(quán)益的重要工具。因此,各類學(xué)校必須加強(qiáng)檔案管理工作,讓學(xué)校檔案管理工作為學(xué)校的成長發(fā)揮它特有的功效和作用。筆者認(rèn)為,加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。

一、深化認(rèn)識,高度重視

學(xué)校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學(xué)校的自身形象、價值觀念、學(xué)校精神、學(xué)校先進(jìn)人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學(xué)校檔案起到了重要的載體作用。為此,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從講政治中的實踐“三個代表”和“科學(xué)發(fā)展觀”重要思想的高度,認(rèn)識學(xué)校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學(xué)習(xí),廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學(xué)校發(fā)展的長效機(jī)制之中,努力讓全體教職工增強(qiáng)建檔意識,形成人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。

二、完善制度,加強(qiáng)管理

制定和完善檔案管理制度,是逐步規(guī)范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要牽頭負(fù)責(zé),根據(jù)本校校情,針對學(xué)校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環(huán)節(jié),認(rèn)真制定和落實各項制度,如《檔案室工作職責(zé)》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案資料收集員工作職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責(zé)成學(xué)校辦公室主任具體負(fù)責(zé)組織和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時要求各處室檔案資料收集員負(fù)責(zé)本處室檔案資料收集,做到職責(zé)明確,整理有序,歸檔及時,確保學(xué)校檔案整理工作的順利開展。

三、精通業(yè)務(wù),愛崗敬業(yè)

要提高學(xué)校檔案管理的水平和質(zhì)量,不僅要有一批政治素養(yǎng)高、理論知識廣、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作作風(fēng)正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀(jì)守法,確保檔案的絕對安全。因此,學(xué)校必須重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高。學(xué)校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網(wǎng)絡(luò)輻射,齊抓共管,團(tuán)結(jié)協(xié)作,保證學(xué)校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時。對于年輕、熟悉計算機(jī)操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養(yǎng)成學(xué)校檔案管理工作的骨干。此外,對檔案管理人員要適時進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí),讓他們的思想意識、專業(yè)知識和專業(yè)技能等與時俱進(jìn)。努力打造一支愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的檔案管理隊伍,讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創(chuàng)績立功,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。四、設(shè)施齊備,操作規(guī)范

要搞好學(xué)校檔案管理工作,設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵。學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項重要內(nèi)容,根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟(jì)狀況設(shè)置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案,要設(shè)立專門庫房,確保它們的保存質(zhì)量。此外,如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝象機(jī)等設(shè)施已是當(dāng)今社會檔案管理工作中必備的工作工具。

在具體操作中,檔案室對已收集回來的各種檔案資料要做好以下幾項工作:(1)按學(xué)校檔案保管的規(guī)定,對各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫。(2)檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題要及時采取補(bǔ)救措施,并報告分管領(lǐng)導(dǎo),確保檔案安全。(3)重視電子文件的歸檔工作,歸檔時,還應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實有效;三是格式規(guī)范;四是一式兩(三)套;五是經(jīng)過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。(4)認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計、補(bǔ)充、銷毀等工作。

五、挖掘潛能,保障服務(wù)

學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價值,利用它來正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無價值的劣質(zhì)檔案,也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教職工用檔意識的培養(yǎng),讓大家認(rèn)識到,正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益,就是在為學(xué)校的進(jìn)步發(fā)展做貢獻(xiàn)。其次,為了更好地開發(fā)學(xué)校檔案的服務(wù)潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學(xué)校檔案檢索目錄》等。有條件的學(xué)?？砷_通校園網(wǎng),這樣既方便了教職工對所需檔案資料的查尋,也為社會各界了解認(rèn)識學(xué)校建立了“綠色窗口”。

參考文獻(xiàn):

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中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）11-00-01

一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問題

1.檔案管理的意識不強(qiáng)，管理方式有待更新

由于我國檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒有跟上社會需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來從事，這就導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識不強(qiáng)。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對日常材料的搜集和保存，工作中的責(zé)任心有待進(jìn)一步加強(qiáng)。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒有跟上時展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識。

2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高

由于我國教育體制培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會的需求，因此，在現(xiàn)代社會中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識不夠的問題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問題。其次，隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時代的步伐，在檔案管理工作中運用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對這些問題的時候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對缺乏、專業(yè)水平相對較低、缺乏足夠的運用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問題。因此，認(rèn)真對待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問題。

3.辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進(jìn)行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上，沒有建立系統(tǒng)型的管理模式。

二、如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率

辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室各項業(yè)務(wù)工作的開展具有直接的聯(lián)系，　辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強(qiáng)對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度?！∷?，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進(jìn)：

1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系

現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨將這兩個工作分開，應(yīng)該將其結(jié)合在一起進(jìn)行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進(jìn)行，促進(jìn)單位檔案管理的體系建設(shè)。

2.增強(qiáng)單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念

由于我國現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識不夠強(qiáng)，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國檔案管理工作難以得到較大的進(jìn)步，因此，增強(qiáng)單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識，立足于我國辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識。無論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識樹立，都需要包含單位檔案管理的意識。在單位的檔案管理運行中強(qiáng)化崗位責(zé)任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作人員的愛崗敬業(yè)意識，強(qiáng)化單位檔案管理體系建設(shè)。

3.加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能

由于我國單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)工作是十分重要的。筆者認(rèn)為應(yīng)該采用不同的方式通過不同的渠道對辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)；其次還要加強(qiáng)自身對于辦公室檔案管理工作的責(zé)任心；再次就是要認(rèn)真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，以提高工作人員的檔案管理技能。

4.強(qiáng)化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。　首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管；　然后，　要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對檔案再進(jìn)行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進(jìn)行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現(xiàn)對檔案的網(wǎng)上管理。

參考文獻(xiàn)：

篇（7）

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017） 01（a）-0000-00

為了更加全面地對辦公室檔案收集和整理進(jìn)行分別，因此本文分別對學(xué)校辦公室檔案收集和整理的內(nèi)容、特點、改進(jìn)措施以及實現(xiàn)信息化管理的必要性、策略進(jìn)行了詳細(xì)的分析。特別是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案收集和管理是朝著信息化方向發(fā)展的，因此學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對辦公室檔案信息化的研究。

一、 辦公室檔案收集整理的內(nèi)容以及特點

1、 辦公室檔案收集整理的內(nèi)容

辦公室檔案的收集和管理主要包括四個工作內(nèi)容，分別是對檔案資料的搜集、對檔案資料的整理、對檔案資料的審核以及對檔案資料的保存。這四個內(nèi)容也是辦公室檔案收集管理的步驟，都需要按照一定的順序進(jìn)行，如果漏掉其中一個工作內(nèi)容，將無法開展檔案的收集和整理。比如，在開展辦公室檔案收集和整理的第一個步驟就是對檔案資料的搜集，如果漏掉這個步驟，那么之后的工作也就無法開展。對檔案的搜集，顧名思義就是搜集檔案內(nèi)的各種資料，然后將搜集到的檔案存放在檔案盒中。對檔案資料進(jìn)行整理，搜集完檔案后，工作人員就要對檔案盒內(nèi)的檔案資料進(jìn)行整理，按照相關(guān)的目錄進(jìn)行整理，從而保證檔案資料的整齊性。對檔案資料進(jìn)行審核，檔案必須要求真實性，因此要用來存檔的檔案就一定要保證真實性，要不將會影響到之后的工作，因此工作人員需要對檔案進(jìn)行審核。最后，檔案資料的保存就是對審核通過的檔案資料進(jìn)行分類歸檔，方便之后的查詢。

2、 辦公室檔案收集整理的特點

辦公室檔案的收集和整理主要具備有三個特點，分別是綜合性、邏輯性以及創(chuàng)新性。首先，辦公室是與學(xué)校各個部門溝通的部門，因此辦公室所收集到的檔案資料應(yīng)該具備一定的綜合性，這樣才方便各個部門對于檔案的查詢。其次，檔案資料在收集和整理的過程中是嚴(yán)格按照學(xué)校相關(guān)的規(guī)章制度來進(jìn)行收集的，因此是具備一定的邏輯性的。最后，“檔案是死的，人是活的”，為了更好地發(fā)揮出檔案的作用，在進(jìn)行檔案整理的過程中，應(yīng)該結(jié)合學(xué)校的發(fā)展而調(diào)整收集管理的方法。

二、 提高辦公室檔案收集整理效率的措施

1、 加強(qiáng)對檔案分類大綱的編制

由于辦公室是學(xué)校與其他部門溝通最多的部門，因此辦公室檔案資料的來源眾多，而且數(shù)量也多，因此辦公室檔案在收集和管理上是存在一定的復(fù)雜性的。因此，在進(jìn)行檔案資料的收集和存放的時候，就應(yīng)該對檔案進(jìn)行分類，因此首先要對檔案的分類大綱進(jìn)行編制，這樣才能方便之后的檔案分類管理和存放。一般情況下，檔案的分類大綱有以下幾種：第一，是上級下達(dá)的公文，第二是辦公室材料文件；第三是各種參考資料。首先，上級下達(dá)的公文，可以根據(jù)不同的上級進(jìn)行分類，如省下達(dá)的公文、市下達(dá)的公文。其次，辦公室材料文件包括的內(nèi)容比較多，比如一些平級單位送過來的相關(guān)文件，還有其他部門所送來的各種請示以及報告等等。最后，各種參考資料，比如學(xué)校內(nèi)部的宣傳資料等等。

2、 加強(qiáng)對檔案的分類存放和處理

編制好辦公室檔案的分類大綱后，檔案管理人員就結(jié)合檔案分類大綱來對檔案進(jìn)行分類存放，從而方便之后的檔案查閱。首先，工作人員需要對檔案盒進(jìn)行說明，比如該檔案盒是存放市上級下達(dá)的公文，就要在檔案盒側(cè)面表明“市上級下達(dá)公文”。其次，工作人員應(yīng)該對每一份檔案都進(jìn)行編號，從而更好地方便之后的查閱，比如“市文001”、“市文002”就是保存市上級所下達(dá)的公文。在進(jìn)行檔案的存放的時候，工作人員應(yīng)該嚴(yán)格按照編號來進(jìn)行存放，并且做好相應(yīng)的登記，這樣在查詢檔案的時候才能更好根據(jù)登記內(nèi)容來查找檔案，提高檔案查找的效率。隨著檔案的增多，工作人員需要定期對檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移，從而更好地保證辦公室檔案的條理性。

3、 加強(qiáng)與其他部門之間的關(guān)系處理

由于辦公室是與其他部門溝通最多的部門，因此要提高辦公室檔案資料的收集和整理效率，辦公室部門就要加強(qiáng)與其他部門之間的關(guān)系處理，特別是職責(zé)關(guān)系。處理好與其他各部門的職責(zé)關(guān)系，才能更好地避免各種沖突矛盾的出現(xiàn)，才有利于員工之間的相互合作和溝通，提高檔案資料的收集效率。

4、 完善檔案收集的方法和途徑

為了更好地提高辦公室檔案的收集和整理效率，工作人員就應(yīng)該積極地完善檔案收集的方法和途徑。傳統(tǒng)的辦公室檔案資料收集是直接到各個部門進(jìn)行紙質(zhì)版的檔案收集，隨著社會科技的進(jìn)步，工作人員可以通過網(wǎng)上來收集信息，比如關(guān)于上級下達(dá)的文件，工作人員可以先接收電子文件，然后再打印出來進(jìn)行歸檔。除此之外，學(xué)校也應(yīng)該完善對檔案的查詢途徑，比如學(xué)校員工可以通過網(wǎng)上來對檔案進(jìn)行查閱，從而大大地節(jié)約了員工查詢檔案的時間，也就大大地提高了辦公室檔案的收集和整理效率。

三、 實現(xiàn)辦公室檔案信息化的必要性及策略

1、 實現(xiàn)辦公室檔案信息化的必要性

實現(xiàn)辦公室檔案信息化，首先是可以提高檔案收集整理的效率，通過實現(xiàn)辦公室檔案信息化可以大大地壓縮了檔案的收集時間，從而提高檔案收集和整理的效率。其次實現(xiàn)辦公室檔案信息化是有利于檔案信息的交流和分享。通過實現(xiàn)信息化，檔案可以實現(xiàn)網(wǎng)上分享，員工可以根據(jù)自己需求來查詢自己所需的檔案資料，從而更好地實現(xiàn)檔案的交流和分享。最后，實現(xiàn)辦公室檔案信息化可以大大地提高檔案保存的安全性，如果是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，如果一旦出現(xiàn)火災(zāi)，檔案就很容易全部被燒毀，而且在潮濕的天氣下，紙張也容易出現(xiàn)發(fā)霉的情況，從而大大地影響到檔案資料的完整性。而實現(xiàn)辦公室檔案信息化，可以將檔案資料上傳到云端或者是存放在移動硬盤中，而網(wǎng)上云端以及移動硬盤的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)要高于紙張的存放。

2、 實現(xiàn)辦公室檔案信息化的策略

實現(xiàn)辦公室檔案信息化的策略主要有以下三個，分別是加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)、加強(qiáng)對檔案信息的保護(hù)以及完善檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)。首先，要保證辦公室檔案信息化的水平，就要提高檔案管理人員的信息化水平，因此學(xué)校應(yīng)該定期對檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，確保檔案管理人員的信息化水平，從而更好地提高檔案管理人員對于計算機(jī)系統(tǒng)的運用、文件分類和查找的運用，從而更好地實現(xiàn)辦公室檔案信息化。其次，在實現(xiàn)辦公室檔案信息化的過程中，必須要加強(qiáng)對檔案信息的保護(hù)，由于大部分的檔案資料都是僅供內(nèi)部查閱，因此一旦檔案管理的計算機(jī)被病毒入侵，就很容易導(dǎo)致學(xué)校的檔案資料外漏，對學(xué)校以及員工都會造成很大的影響，因此學(xué)校要加強(qiáng)對防火墻技術(shù)的開發(fā)，提高檔案管理計算機(jī)的安全性。最后，辦公室檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)對于實現(xiàn)檔案信息化有著非常重要的作用。檔案信息化管理系統(tǒng)主要是對檔案資料進(jìn)行分類加工以及進(jìn)行查閱檢索，因此檔案信息化管理對于檔案管理人員的專業(yè)性要求也是比較高的。

綜上所述，我們可以發(fā)現(xiàn)辦公室檔案收集和管理比我們想象中要復(fù)雜許多，因此辦公室檔案收集管理人員應(yīng)該時刻都保持著學(xué)習(xí)的心態(tài)，不斷地提高自身的專業(yè)技能，從而更好地提高辦公室檔案資料收集和管理的效率。

參考文獻(xiàn)：

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[2]杜慧玲. 探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014，05：171-172.

篇（8）

辦公室的主要職能是服務(wù)。服務(wù)工作搞得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)、科室和群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)。為此，我們圍繞確保養(yǎng)老金按時足額發(fā)放、養(yǎng)老保險擴(kuò)面和關(guān)系接續(xù)等中心工作，著眼全局，不斷提高服務(wù)意識。

——超前服務(wù)意識。在辦公室工作中，我們注重調(diào)動工作人員的主動性和積極性，要求做到腦勤、手勤、腿勤、口勤，凡事想在前、做在前、服務(wù)在前，明確任務(wù)要求，并按照分工負(fù)責(zé)的原則抓落實，形成了布置、落實、監(jiān)督、檢查反饋、緊密銜接、運轉(zhuǎn)暢通的工作機(jī)制，避免了“領(lǐng)導(dǎo)說了再干、催了再辦、推了再轉(zhuǎn)”的被動應(yīng)付、工作滯后問題的發(fā)生，使辦公室真正成為領(lǐng)導(dǎo)稱職的參謀助手。

——協(xié)調(diào)服務(wù)意識。對局內(nèi)部科室，我們強(qiáng)調(diào)辦公室工作人員要有顧全大局、團(tuán)結(jié)協(xié)調(diào)意識，按照“有理、有節(jié)、有度”的原則，對領(lǐng)導(dǎo)決定的工作主動協(xié)調(diào)，對一些急事、要事和難度較大的工作及時協(xié)調(diào)，對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和群眾關(guān)注的熱點、難點問題著力協(xié)調(diào)，并時刻注意協(xié)調(diào)方式、方法和效果，使問題及時有效地得到解決，從而避免了科室之間相互掣肘、“雞毛”擋車現(xiàn)象的發(fā)生，較好地發(fā)揮了“喉舌”作用，保證了政令暢通。

——日常服務(wù)意識。接聽電話、收發(fā)文件、編發(fā)信息等，這些工作看起來是小事，耽誤了就是大事。為此，我們在工作中力求做到積極主動，一絲不茍地進(jìn)行縝密處理，確保了辦公室日常工作的順利進(jìn)行。

——為群眾服務(wù)意識。我們除積極推行政務(wù)公開、大力實施“民心工程”外，還在勞動和社會保障系統(tǒng)內(nèi)率先實行了首問負(fù)責(zé)制，規(guī)定工作人員對每一位來電、來信、來訪的群眾都要熱忱服務(wù)、負(fù)責(zé)到底，能作答復(fù)的，及時答復(fù)，不能答復(fù)的，要耐心做好解釋工作，不是職責(zé)范圍內(nèi)的，要指引、帶領(lǐng)來電來訪群眾到相關(guān)科室，決不能在工作中出現(xiàn)相互推諉、相互扯皮問題，杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”現(xiàn)象發(fā)生。

二、協(xié)調(diào)各方，強(qiáng)化綜合管理職能。

近年來，在辦公室管理工作中，狠抓綜合管理不放松，進(jìn)一步健全和完善了內(nèi)部管理體系，使我局辦公室工作基本實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、優(yōu)質(zhì)化、高效化管理，為我局各項工作開展創(chuàng)造了良好條件。

——綜合協(xié)調(diào)，形成推動工作的整體合力。為做好綜合協(xié)調(diào)工作，我們從建立制度入手，規(guī)范程序、理順關(guān)系、明確職責(zé)，形成了科學(xué)、規(guī)范、有序的綜合協(xié)調(diào)工作機(jī)制。一是建立健全了黨政聯(lián)席會議制度，傳達(dá)上級有關(guān)重要會議，討論研究報請上級審定的重要事項，決定其它需要領(lǐng)導(dǎo)集體決定的重要事項等；二是建立健全辦公會、專題業(yè)務(wù)工作會制度，學(xué)習(xí)和傳達(dá)上級的重要文件、重要會議精神，研究貫徹實施意見，聽取各科室匯報階段性的工作，并對下一步工作進(jìn)行部署安排；三是辦公室積極加強(qiáng)與業(yè)務(wù)科室的溝通，盡力發(fā)揮好上傳下達(dá)、聯(lián)絡(luò)左右、協(xié)調(diào)各方的樞紐作用。通過以上制度，在全局上下形成了規(guī)范的協(xié)調(diào)工作機(jī)制，對重要工作、重大問題及時聯(lián)系，互相溝通，統(tǒng)一步調(diào)，整個工作出現(xiàn)了圍繞中心、整體聯(lián)動、互相配合的良好局面。

——嚴(yán)格考核，認(rèn)真實行目標(biāo)管理制度。每年年初，根據(jù)省下達(dá)年度工作任務(wù)，我們及時制訂年度工作目標(biāo)計劃，并對執(zhí)行情況進(jìn)行檢查督辦，嚴(yán)格考核，認(rèn)真實行目標(biāo)考核管理。一是簽訂目標(biāo)責(zé)任書，局長為第一責(zé)任人，分管副局長為第二責(zé)任人，科室負(fù)責(zé)人專管，層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書，落實管理責(zé)任到人。二是實行定時定量考核制、專人專班負(fù)責(zé)制，細(xì)化和量化各項工作指標(biāo)，將全年工作目標(biāo)管理考核的內(nèi)容分為量化、質(zhì)化、黨風(fēng)廉政建設(shè)三大塊，量化目標(biāo)根據(jù)各科室的工作職責(zé)分別制定，考核內(nèi)容和考核標(biāo)準(zhǔn)全部用數(shù)字、百分比進(jìn)行量化；質(zhì)化目標(biāo)則分解成領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊伍思想政治建設(shè)、文明創(chuàng)建、綜合治理等六個方面。三是強(qiáng)化措施，嚴(yán)格考核。為確?？己斯ぷ黜樌M(jìn)行，防止流于形式，我們成立了“量質(zhì)化目標(biāo)管理考核領(lǐng)導(dǎo)小組”，實行平時考核與集中考核相結(jié)合的方式，按月通報考核情況，并制定嚴(yán)格的獎懲措施，確保目標(biāo)考核落到實處。

——健全制度，提高規(guī)范化管理水平。按照《湖北省養(yǎng)老保險管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃》的思路和方法，我們從健全制度入手，規(guī)范工作程序，明確職責(zé)范圍、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善涉及辦公室工作的一系列規(guī)章制度，確保了辦公室工作快速高效運轉(zhuǎn)。一是由辦公室承辦的全局性工作的規(guī)章制度，如辦事議事規(guī)則、會議制度、學(xué)習(xí)制度等管理規(guī)程；二是辦公室承擔(dān)的各項工作的規(guī)章制度，包括辦公室公文處理、檔案工作、文印管理、綜合治理、財務(wù)管理、后勤服務(wù)等工作制度；三是將工作紀(jì)律、科室工作職責(zé)等制度制成標(biāo)牌，統(tǒng)一懸掛在一樓社會保險申報服務(wù)大廳的墻上，提高政務(wù)公開透明度，認(rèn)真接受群眾監(jiān)督。

三、夯實基礎(chǔ)，全力抓好內(nèi)部管理。

內(nèi)部管理是全局工作的基礎(chǔ)，也是辦公室的重要工作。在內(nèi)部管理工作中，我們不斷加大力度，堅持做到：

——實行陽光財務(wù)。我們以機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，全面推進(jìn)了財務(wù)制度改革。一是嚴(yán)格遵守財經(jīng)紀(jì)律，局經(jīng)費收支由基金管理科移交到辦公室，既便于和市勞動保障局對口管理，又增強(qiáng)了聚財能力。二是改過去科室分散收費為局辦公室集中收費，規(guī)范了票據(jù)管理，堵塞了收費環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各種漏洞，又便于辦公室及時掌握各科室的收費情況，有效預(yù)防各科室坐收坐支、私設(shè)小金庫現(xiàn)象的發(fā)生。三是實行陽光財務(wù)，細(xì)化定額標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按員支出，按月公布全局經(jīng)費收支情況，重大經(jīng)費開支由集體研究決定，財務(wù)管理實現(xiàn)了全透明管理。四是按照《局經(jīng)費財務(wù)管理制度》，遵守審批程序，嚴(yán)格執(zhí)行了財務(wù)報銷審批制度。

——注重信息宣傳。隨著國有企業(yè)改革的不斷深入，養(yǎng)老保險工作的新熱點、新難點層出不窮，如何捕捉其中的問題，讓參保人員了解政策、熟悉政策、運用政策，成為擺在宣傳工作面前的一道新課題。為創(chuàng)造良好輿論氛圍，使養(yǎng)老保險工作向縱深發(fā)展，我們從三個方面做好了宣傳工作：一是適時開展對上宣傳報道工作，近兩年來累計在各級報刊媒體發(fā)表宣傳稿件100余篇。二是加大本地新聞媒體宣傳力度，通過報紙、電視、電臺等媒體，使“參加養(yǎng)老保險、安度幸福晚年”的道理逐步深入民心。三是舉辦養(yǎng)老保險政策培訓(xùn)班，開展上街咨詢活動，深入企業(yè)和參保人員開展宣傳工作。為及時反映養(yǎng)老保險工作動態(tài)，我們還將各項工作進(jìn)展情況、工作難點撰寫成簡報，報送各級勞動保障行政部門和各級領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)部門，引起大家對養(yǎng)老保險工作的重視，并建立了內(nèi)部養(yǎng)老保險工作通報制度，按月通報養(yǎng)老保險工作進(jìn)展情況，起到表揚先進(jìn)、激勵后進(jìn)的作用。

——重視檔案管理。在檔案管理工作中，我們不斷加大檔案管理力度，狠抓軟、硬件建設(shè)，檔案管理水平在晉升省一級基礎(chǔ)上得到了進(jìn)一步提高。一是配備專人，建立綜合檔案室，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并定期總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗，找出薄弱環(huán)節(jié)，狠抓整改，提高了檔案管理工作質(zhì)量。二是在檔案管理工作中，對文字材料實行定期收集，年終進(jìn)行清理和核對后，認(rèn)真分類組卷，把好案卷質(zhì)量關(guān)。三是編制了案卷文件目錄、離退休人員目錄、養(yǎng)老保險卡片目錄等多種檢索工具，并利用館藏檔案資料組編有關(guān)專題和文件匯集、全宗介紹等文字資料，并主動為局領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)科室提供檔案服務(wù)。四是提高檔案管理自動化水平，利用計算機(jī)進(jìn)行檔案分類、組卷、檢索、統(tǒng)計等工作，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，為查閱資料提供了極大的便利，得到了各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大參保單位的好評。

四、推行“五優(yōu)”，全面提高工作質(zhì)量。

面對新形勢和新任務(wù)，養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展日新月異，為高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的完成各項辦公室工作，我們在辦公室工作中認(rèn)真推行“五優(yōu)”，以全面提高工作質(zhì)量。

——業(yè)績優(yōu)秀。我們鼓勵辦公室工作人員在工作中樹立管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，勇爭一流工作業(yè)績的意識，特別是要有良好的敬業(yè)態(tài)度和精神風(fēng)貌，牢固樹立大局意識、中心意識，自覺地將個人利益服從群眾利益、部門利益、組織利益。近年來，養(yǎng)老保險工作重要性日益突出，文件多、材料多、檢查多，辦公室工作量非常大，經(jīng)常加班加點，但大家絲毫沒有怨言，團(tuán)結(jié)協(xié)作，努力克服各種困難，全身心地投入到工作中，出色地完成了各項工作任務(wù)，使我局養(yǎng)老保險工作得到了各級領(lǐng)導(dǎo)和上級部門的肯定。

——作風(fēng)優(yōu)良。我們把“忠誠進(jìn)取，求實創(chuàng)新，公正廉潔，團(tuán)結(jié)奉獻(xiàn)”作為辦公室工作人員行為準(zhǔn)則，要求大家在工作作風(fēng)上做到既“實”又“快”。一方面，抓工作求真務(wù)實，向上匯報情況要實，提供的各類信息要實。另一方面，要做到反應(yīng)、思考問題快、工作節(jié)奏快和對科室和群眾提出問題的答復(fù)要快。

——服務(wù)優(yōu)質(zhì)。除實行首問負(fù)責(zé)制外，我們還要求辦公室工作人員切實轉(zhuǎn)變服務(wù)作風(fēng)，按照機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)的“六個一”作好各種接待工作，做到文明服務(wù)、禮貌接待，樹立辦公室工作人員良好的聲譽(yù)和形象。

篇（9）

辦公室的主要職能是服務(wù)。服務(wù)工作搞得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)、科室和群眾滿意，是衡量辦公室工作的根本標(biāo)準(zhǔn)。為此，我們圍繞確保養(yǎng)老金按時足額發(fā)放、養(yǎng)老保險擴(kuò)面和關(guān)系接續(xù)等中心工作，著眼全局，不斷提高服務(wù)意識。

——超前服務(wù)意識。在辦公室工作中，我們注重調(diào)動工作人員的主動性和積極性，要求做到腦勤、手勤、腿勤、口勤，凡事想在前、做在前、服務(wù)在前，明確任務(wù)要求，并按照分工負(fù)責(zé)的原則抓落實，形成了布置、落實、監(jiān)督、檢查反饋、緊密銜接、運轉(zhuǎn)暢通的工作機(jī)制，避免了“領(lǐng)導(dǎo)說了再干、催了再辦、推了再轉(zhuǎn)”的被動應(yīng)付、工作滯后問題的發(fā)生，使辦公室真正成為領(lǐng)導(dǎo)稱職的參謀助手。

——協(xié)調(diào)服務(wù)意識。對局內(nèi)部科室，我們強(qiáng)調(diào)辦公室工作人員要有顧全大局、團(tuán)結(jié)協(xié)調(diào)意識，按照“有理、有節(jié)、有度”的原則，對領(lǐng)導(dǎo)決定的工作主動協(xié)調(diào)，對一些急事、要事和難度較大的工作及時協(xié)調(diào)，對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和群眾關(guān)注的熱點、難點問題著力協(xié)調(diào)，并時刻注意協(xié)調(diào)方式、方法和效果，使問題及時有效地得到解決，從而避免了科室之間相互掣肘、“雞毛”擋車現(xiàn)象的發(fā)生，較好地發(fā)揮了“喉舌”作用，保證了政令暢通。

——日常服務(wù)意識。接聽電話、收發(fā)文件、編發(fā)信息等，這些工作看起來是小事，耽誤了就是大事。為此，我們在工作中力求做到積極主動，一絲不茍地進(jìn)行縝密處理，確保了辦公室日常工作的順利進(jìn)行。

——為群眾服務(wù)意識。我們除積極推行政務(wù)公開、大力實施“民心工程”外，還在勞動和社會保障系統(tǒng)內(nèi)率先實行了首問負(fù)責(zé)制，規(guī)定工作人員對每一位來電、來信、來訪的群眾都要熱忱服務(wù)、負(fù)責(zé)到底，能作答復(fù)的，及時答復(fù)，不能答復(fù)的，要耐心做好解釋工作，不是職責(zé)范圍內(nèi)的，要指引、帶領(lǐng)來電來訪群眾到相關(guān)科室，決不能在工作中出現(xiàn)相互推諉、相互扯皮問題，杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”現(xiàn)象發(fā)生。

二、協(xié)調(diào)各方，強(qiáng)化綜合管理職能。

近年來，在辦公室管理工作中，狠抓綜合管理不放松，進(jìn)一步健全和完善了內(nèi)部管理體系，使我局辦公室工作基本實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、優(yōu)質(zhì)化、高效化管理，為我局各項工作開展創(chuàng)造了良好條件。

——綜合協(xié)調(diào)，形成推動工作的整體合力。為做好綜合協(xié)調(diào)工作，我們從建立制度入手，規(guī)范程序、理順關(guān)系、明確職責(zé)，形成了科學(xué)、規(guī)范、有序的綜合協(xié)調(diào)工作機(jī)制。一是建立健全了黨政聯(lián)席會議制度，傳達(dá)上級有關(guān)重要會議，討論研究報請上級審定的重要事項，決定其它需要領(lǐng)導(dǎo)集體決定的重要事項等；二是建立健全辦公會、專題業(yè)務(wù)工作會制度，學(xué)習(xí)和傳達(dá)上級的重要文件、重要會議精神，研究貫徹實施意見，聽取各科室匯報階段性的工作，并對下一步工作進(jìn)行部署安排；三是辦公室積極加強(qiáng)與業(yè)務(wù)科室的溝通，盡力發(fā)揮好上傳下達(dá)、聯(lián)絡(luò)左右、協(xié)調(diào)各方的樞紐作用。通過以上制度，在全局上下形成了規(guī)范的協(xié)調(diào)工作機(jī)制，對重要工作、重大問題及時聯(lián)系，互相溝通，統(tǒng)一步調(diào)，整個工作出現(xiàn)了圍繞中心、整體聯(lián)動、互相配合的良好局面。

——嚴(yán)格考核，認(rèn)真實行目標(biāo)管理制度。每年年初，根據(jù)省下達(dá)年度工作任務(wù)，我們及時制訂年度工作目標(biāo)計劃，并對執(zhí)行情況進(jìn)行檢查督辦，嚴(yán)格考核，認(rèn)真實行目標(biāo)考核管理。一是簽訂目標(biāo)責(zé)任書，局長為第一責(zé)任人，分管副局長為第二責(zé)任人，科室負(fù)責(zé)人專管，層層簽訂目標(biāo)責(zé)任書，落實管理責(zé)任到人。二是實行定時定量考核制、專人專班負(fù)責(zé)制，細(xì)化和量化各項工作指標(biāo)，將全年工作目標(biāo)管理考核的內(nèi)容分為量化、質(zhì)化、黨風(fēng)廉政建設(shè)三大塊，量化目標(biāo)根據(jù)各科室的工作職責(zé)分別制定，考核內(nèi)容和考核標(biāo)準(zhǔn)全部用數(shù)字、百分比進(jìn)行量化；質(zhì)化目標(biāo)則分解成領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊伍思想政治建設(shè)、文明創(chuàng)建、綜合治理等六個方面。三是強(qiáng)化措施，嚴(yán)格考核。為確保考核工作順利進(jìn)行，防止流于形式，我們成立了“量質(zhì)化目標(biāo)管理考核領(lǐng)導(dǎo)小組”，實行平時考核與集中考核相結(jié)合的方式，按月通報考核情況，并制定嚴(yán)格的獎懲措施，確保目標(biāo)考核落到實處。

——健全制度，提高規(guī)范化管理水平。按照《湖北省養(yǎng)老保險管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃》的思路和方法，我們從健全制度入手，規(guī)范工作程序，明確職責(zé)范圍、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善涉及辦公室工作的一系列規(guī)章制度，確保了辦公室工作快速高效運轉(zhuǎn)。一是由辦公室承辦的全局性工作的規(guī)章制度，如辦事議事規(guī)則、會議制度、學(xué)習(xí)制度等管理規(guī)程；二是辦公室承擔(dān)的各項工作的規(guī)章制度，包括辦公室公文處理、檔案工作、文印管理、綜合治理、財務(wù)管理、后勤服務(wù)等工作制度；三是將工作紀(jì)律、科室工作職責(zé)等制度制成標(biāo)牌，統(tǒng)一懸掛在一樓社會保險申報服務(wù)大廳的墻上，提高政務(wù)公開透明度，認(rèn)真接受群眾監(jiān)督。

三、夯實基礎(chǔ)，全力抓好內(nèi)部管理。

內(nèi)部管理是全局工作的基礎(chǔ)，也是辦公室的重要工作。在內(nèi)部管理工作中，我們不斷加大力度，堅持做到：

——實行陽光財務(wù)。我們以機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，全面推進(jìn)了財務(wù)制度改革。一是嚴(yán)格遵守財經(jīng)紀(jì)律，局經(jīng)費收支由基金管理科移交到辦公室，既便于和市勞動保障局對口管理，又增強(qiáng)了聚財能力。二是改過去科室分散收費為局辦公室集中收費，規(guī)范了票據(jù)管理，堵塞了收費環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的各種漏洞，又便于辦公室及時掌握各科室的收費情況，有效預(yù)防各科室坐收坐支、私設(shè)小金庫現(xiàn)象的發(fā)生。三是實行陽光財務(wù)，細(xì)化定額標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按員支出，按月公布全局經(jīng)費收支情況，重大經(jīng)費開支由集體研究決定，財務(wù)管理實現(xiàn)了全透明管理。四是按照《局經(jīng)費財務(wù)管理制度》，遵守審批程序，嚴(yán)格執(zhí)行了財務(wù)報銷審批制度。

——注重信息宣傳。隨著國有企業(yè)改革的不斷深入，養(yǎng)老保險工作的新熱點、新難點層出不窮，如何捕捉其中的問題，讓參保人員了解政策、熟悉政策、運用政策，成為擺在宣傳工作面前的一道新課題。為創(chuàng)造良好輿論氛圍，使養(yǎng)老保險工作向縱深發(fā)展，我們從三個方面做好了宣傳工作：一是適時開展對上宣傳報道工作，近兩年來累計在各級報刊媒體發(fā)表宣傳稿件100余篇。二是加大本地新聞媒體宣傳力度，通過報紙、電視、電臺等媒體，使“參加養(yǎng)老保險、安度幸福晚年”的道理逐步深入民心。三是舉辦養(yǎng)老保險政策培訓(xùn)班，開展上街咨詢活動，深入企業(yè)和參保人員開展宣傳工作。為及時反映養(yǎng)老保險工作動態(tài)，我們還將各項工作進(jìn)展情況、工作難點撰寫成簡報，報送各級勞動保障行政部門和各級領(lǐng)導(dǎo)以及有關(guān)部門，引起大家對養(yǎng)老保險工作的重視，并建立了內(nèi)部養(yǎng)老保險工作通報制度，按月通報養(yǎng)老保險工作進(jìn)展情況，起到表揚先進(jìn)、激勵后進(jìn)的作用。

——重視檔案管理。在檔案管理工作中，我們不斷加大檔案管理力度，狠抓軟、硬件建設(shè)，檔案管理水平在晉升省一級基礎(chǔ)上得到了進(jìn)一步提高。一是配備專人，建立綜合檔案室，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并定期總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗，找出薄弱環(huán)節(jié)，狠抓整改，提高了檔案管理工作質(zhì)量。二是在檔案管理工作中，對文字材料實行定期收集，年終進(jìn)行清理和核對后，認(rèn)真分類組卷，把好案卷質(zhì)量關(guān)。三是編制了案卷文件目錄、離退休人員目錄、養(yǎng)老保險卡片目錄等多種檢索工具，并利用館藏檔案資料組編有關(guān)專題和文件匯集、全宗介紹等文字資料，并主動為局領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)科室提供檔案服務(wù)。四是提高檔案管理自動化水平，利用計算機(jī)進(jìn)行檔案分類、組卷、檢索、統(tǒng)計等工作，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，為查閱資料提供了極大的便利，得到了各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大參保單位的好評。

四、推行“五優(yōu)”，全面提高工作質(zhì)量。

面對新形勢和新任務(wù)，養(yǎng)老保險事業(yè)發(fā)展日新月異，為高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的完成各項辦公室工作，我們在辦公室工作中認(rèn)真推行“五優(yōu)”，以全面提高工作質(zhì)量。

——業(yè)績優(yōu)秀。我們鼓勵辦公室工作人員在工作中樹立管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新，勇爭一流工作業(yè)績的意識，特別是要有良好的敬業(yè)態(tài)度和精神風(fēng)貌，牢固樹立大局意識、中心意識，自覺地將個人利益服從群眾利益、部門利益、組織利益。近年來，養(yǎng)老保險工作重要性日益突出，文件多、材料多、檢查多，辦公室工作量非常大，經(jīng)常加班加點，但大家絲毫沒有怨言，團(tuán)結(jié)協(xié)作，努力克服各種困難，全身心地投入到工作中，出色地完成了各項工作任務(wù)，使我局養(yǎng)老保險工作得到了各級領(lǐng)導(dǎo)和上級部門的肯定。

——作風(fēng)優(yōu)良。我們把“忠誠進(jìn)取，求實創(chuàng)新，公正廉潔，團(tuán)結(jié)奉獻(xiàn)”作為辦公室工作人員行為準(zhǔn)則，要求大家在工作作風(fēng)上做到既“實”又“快”。一方面，抓工作求真務(wù)實，向上匯報情況要實，提供的各類信息要實。另一方面，要做到反應(yīng)、思考問題快、工作節(jié)奏快和對科室和群眾提出問題的答復(fù)要快。

——服務(wù)優(yōu)質(zhì)。除實行首問負(fù)責(zé)制外，我們還要求辦公室工作人員切實轉(zhuǎn)變服務(wù)作風(fēng)，按照機(jī)關(guān)作風(fēng)建設(shè)的“六個一”作好各種接待工作，做到文明服務(wù)、禮貌接待，樹立辦公室工作人員良好的聲譽(yù)和形象。

篇（10）

中圖分類號：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8454（2015）21-0000-00

2008年9月教育部頒布實施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費保障、缺乏具體經(jīng)驗等諸多問題。

與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級層面的制度要求和經(jīng)驗進(jìn)行。二級學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進(jìn)行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時也是未來學(xué)院發(fā)展進(jìn)步的基石，所以加強(qiáng)學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進(jìn)作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進(jìn)辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學(xué)院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”?！兑?guī)范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對于高校二級學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進(jìn)作用和上傳下達(dá)的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實施

學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強(qiáng)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來，學(xué)院多次迎接校級及以上的專家團(tuán)來院檢查，其中翻閱近年來學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時間不連續(xù)、沒有及時進(jìn)行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施的迫切和深遠(yuǎn)意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。

二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實踐

1.總結(jié)經(jīng)驗，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點，將職責(zé)內(nèi)工作進(jìn)行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進(jìn)行整理，并根據(jù)各自工作特點制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點，加強(qiáng)重點工作的開展和落實，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績。

2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍

在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。

3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開展技能培訓(xùn)

學(xué)院定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進(jìn)辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著理論學(xué)習(xí)的跟進(jìn)和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進(jìn)行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問題。

5.以評促建，對優(yōu)秀工作者進(jìn)行表彰

進(jìn)行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評比，對檔案整理優(yōu)秀的工作者進(jìn)行表彰。對已經(jīng)整理的檔案進(jìn)行翻閱，查找過去學(xué)院工作的優(yōu)點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進(jìn)高校二級學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義

1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

通過制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規(guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。

2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時整理、及時歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時收集檔案，及時發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。

3.精細(xì)化管理，重視信息安全

學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復(fù)制性強(qiáng)、可篡改性強(qiáng)的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。

4.精細(xì)化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進(jìn)行檔案整理的評比，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。

5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持

建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]

參考文獻(xiàn)：

[1]徐偉.淺談高等學(xué)校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志，2015（1）：276-276.

[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現(xiàn)狀與素質(zhì)要求[J].北京勞動保障職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2013（3）：46-48.