序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案管理規(guī)范范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

闡述了電子檔案的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，分析了醫(yī)院電子檔案管理工作中存在的問題，并立足醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐，就如何將手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理過渡，以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院數(shù)字化發(fā)展的要求進(jìn)行了分析，提出了規(guī)范管理電子檔案的措施和做法。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院電子檔案管理 思考

現(xiàn)代信息社會(huì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作為工具已經(jīng)與人們的工作、生活緊密不分，在醫(yī)院隨著信息化程度的不斷提高，各種新型信息介質(zhì)和記錄方式不斷涌現(xiàn)，因此，醫(yī)院形成了大量以磁盤和光盤為載體，可以在計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)進(jìn)行復(fù)制、存儲(chǔ)、傳遞、檢索、使用的文字、語音、圖片、影像、視頻動(dòng)態(tài)文件。收集、整理、管理、利用這些有價(jià)值的電子文件是電子檔案規(guī)范管理所要面臨的問題。

在電子文件產(chǎn)生初期的1988年，當(dāng)時(shí)在法國(guó)巴黎召開了第十一屆國(guó)際檔案大會(huì)，大會(huì)的主題就是“新型檔案材料”，會(huì)議意識(shí)到采用新技術(shù)的機(jī)讀檔案能為傳統(tǒng)檔案開辟新路。到了1996年的國(guó)際檔案大會(huì)，會(huì)議提出了：檔案館原來只保管實(shí)體檔案的傳統(tǒng)做法和理論原則正在受到“虛擬檔案”的巨大沖擊［1］。由此可見，電子檔案的作用和地位在飛速發(fā)展，逐漸為人們所重視。進(jìn)入到21世紀(jì)，人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息的需求量越來越大，比如醫(yī)院這樣的機(jī)構(gòu)，各類檔案也是種類繁多，形式不一，電子檔案呈逐年成倍增長(zhǎng)之勢(shì)?，F(xiàn)在，我院檔案管理模式是：紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為一種高效、便捷、處理龐大信息的現(xiàn)代先進(jìn)工具被較為廣泛地應(yīng)用，并參與到醫(yī)院檔案管理中。這種模式大大簡(jiǎn)化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節(jié)約了時(shí)間、空間，提高了效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)、光盤、硬盤、服務(wù)器等高科技存儲(chǔ)、檢索工具，借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)平臺(tái)，同時(shí)也可以便捷地得到所需的檔案資料，豐富了檔案查借閱手段，有效地提高了檔案查、借、閱效率。

1電子文檔所具有的共同特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)

1.1便于檢索，辦公效率大大提高

電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力參與到文書檔案管理，最明顯的優(yōu)點(diǎn)就是解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作時(shí)出現(xiàn)的信息收集不完整、漏抄、字跡不工整等問題，改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的公文收集、公文處理，節(jié)約了人力，也提高了準(zhǔn)確性。

1.2電子傳輸跨越時(shí)空，實(shí)現(xiàn)了資源的共享

電子檔案在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱。因此，電子信息化管理相比傳統(tǒng)的管理方式，檢索效率高，同時(shí)還可以將諸如檔案收集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)，快速查找，使檔案利用更加便捷、充分、及時(shí)。

1.3存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，節(jié)省資源，信息易于保管

與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防潮、防止蟲蛀，而且可以重復(fù)使用、節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案最大的優(yōu)點(diǎn)是存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤等電子設(shè)備上，占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，不需要占用大量的人財(cái)物力［2］。

1.4流程化的業(yè)務(wù)處理將檔案管理規(guī)范起來，強(qiáng)化了制度的執(zhí)行

辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用使大多數(shù)的數(shù)據(jù)是由協(xié)作工作流程執(zhí)行過程中自動(dòng)生成的，為醫(yī)院檔案管理提供了一個(gè)規(guī)范的工作過程的管理平臺(tái)［2］，因而檔案制度得以規(guī)范執(zhí)行。

1.5傳輸安全性提高

傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆?，在傳輸過程中不免會(huì)出現(xiàn)資料的丟失，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之降低。電子傳輸不僅保證文書檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

2電子檔案管理中存在的問題分析

電子檔案雖然優(yōu)勢(shì)明顯，但是我院檔案室在近年的工作中意識(shí)到電子檔案的產(chǎn)生、收集、管理、利用與各部門密切相關(guān)；與各種軟件、硬件的配備密切相關(guān)；與管理密切相關(guān)。各環(huán)節(jié)管理如果不協(xié)調(diào)，總有各種缺陷等待完善和彌補(bǔ)。

2.1電子文件自身缺限

電子文件具有依賴性和信息的不可識(shí)別性、信息載體的可分離性、信息的可共享性以及保存環(huán)境的特殊性［3］。因此，電子檔案的收集依賴于操作軟件。電子文件便于修改、復(fù)制，使體現(xiàn)原始記錄的內(nèi)容和形式不復(fù)存在。

2.2對(duì)電子檔案資料收集整理重視不夠

檔案管理人員仍然將目光停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式上，往往只注意收集醫(yī)院頒發(fā)的行政文件，忽略了醫(yī)務(wù)人員在從事醫(yī)療活動(dòng)中形成的各種學(xué)術(shù)資料、電子視頻教學(xué)傳承資料、發(fā)表的論文、開展的科研課題、典型案例的影像資料等材料的收集歸檔，從而造成流失。

2.3對(duì)電子檔案的管理仍然缺乏應(yīng)有的專業(yè)技術(shù)能力

隨著檔案管理的數(shù)字化發(fā)展,電子文檔越來越普遍。電子文檔是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本和副本的差異，文件與檔案之間很難劃定界限，并且在機(jī)器上可以隨時(shí)方便地復(fù)制電子文檔。醫(yī)院的檔案管理者對(duì)這一新問題明顯認(rèn)識(shí)不夠、經(jīng)驗(yàn)不足。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但是缺少專業(yè)培訓(xùn)，僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作，對(duì)于電子文件整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等知識(shí)匱乏，與醫(yī)院檔案量快速增長(zhǎng)、檔案信息電子化發(fā)展的需求存在一定的差距。

2.4在電子檔案信息安全與保密方面重視不夠

電子檔案具有存放位置不固定性、載體可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象開放性以及文件內(nèi)容可分解性的特點(diǎn)。電子檔案原始數(shù)據(jù)來源于醫(yī)院各個(gè)部門，各部門是電子檔案的建立者或者是第一收集者，檔案管理人員無法參與到檔案的始建階段，也無法控制各部門傳播和利用的過程，因此，電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)。分布在醫(yī)院各部門的載體一旦被病毒感染或被“黑客”侵入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。

3規(guī)范電子文檔管理的措施和體會(huì)

我院是一所有著半個(gè)多世紀(jì)悠久歷史的三甲中醫(yī)醫(yī)院，檔案管理的歷史相對(duì)也較長(zhǎng)，傳統(tǒng)檔案形式保存較多。作為中醫(yī)醫(yī)院在信息化建設(shè)方面雖然起步較晚，但是，近幾年來，由于領(lǐng)導(dǎo)重視,投入增加，建設(shè)速度很快。目前，計(jì)算機(jī)管理已全面應(yīng)用于醫(yī)院的醫(yī)療、管理活動(dòng)中。醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）可以為醫(yī)院所屬部門提供病人醫(yī)療信息、財(cái)務(wù)核算分析信息、行政管理信息和院長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)決策信息，具備收集、存儲(chǔ)、處理，具有提取信息和數(shù)據(jù)通訊的能力，基本能夠滿足各部門用戶的信息需求。醫(yī)院信息系統(tǒng)、電子病歷病案系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、成本控制系統(tǒng)等電子信息技術(shù)的普及，醫(yī)院辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的日趨完善，極大地完善了醫(yī)療服務(wù)管理,提升了工作效率。醫(yī)院各部門之間的信息交流90%均在網(wǎng)絡(luò)中完成，由此，相應(yīng)也減少了很多傳統(tǒng)文件，而產(chǎn)生了大量的電子文件。如何收集、保存、利用好電子檔案，醫(yī)院對(duì)此具有前瞻性,非常重視。2011年以來，根據(jù)精細(xì)化管理的要求，結(jié)合當(dāng)前檔案工作的新趨勢(shì)新特點(diǎn)，我院在規(guī)范電子檔案管理方面主要采取了七個(gè)方面的措施。

3.1建立電子歸檔的管理要求，明確電子資料的歸檔范圍

2011年我院明確了電子文件歸檔范圍和電子文件類型。參照有關(guān)紙質(zhì)、磁性載體、照片等文件材料的歸檔范圍，劃定保管期限。歸檔內(nèi)容包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)等。凡是在醫(yī)院活動(dòng)中形成的具有一定價(jià)值，通過計(jì)算機(jī)操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的公務(wù)文件，明確規(guī)定均應(yīng)收集、拷貝，按時(shí)歸檔。具體包括：①電子文書：指用計(jì)算機(jī)文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等；②電子圖像：用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件；③圖形文件：采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；④影像文件：用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)圖像文件；⑤聲音文件：用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件；⑥多媒體文件：用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件；⑦數(shù)據(jù)文件：用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)在信息處理中生成的各類參數(shù)、數(shù)據(jù)等；⑧程序文件：指計(jì)算機(jī)使用的或在某特定平臺(tái)上開發(fā)的系統(tǒng)軟件、支撐軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)軟件的版本信息等。

3.2建立了完善的醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)

實(shí)行院內(nèi)三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了檔案室和各電子檔案產(chǎn)生部門的相應(yīng)職責(zé)。我院電子檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，嚴(yán)格執(zhí)行檔案集中管理，由醫(yī)院檔案室具體負(fù)責(zé)，檔案室隸屬于醫(yī)院辦公室，由辦公室予以指導(dǎo)，一名副院長(zhǎng)分管醫(yī)院檔案工作，做到了層層負(fù)責(zé)，層層把關(guān)。三級(jí)檔案管理機(jī)制相互配合、協(xié)作，把規(guī)范化管理延伸到歸檔前電子文件的形成、收集階段，提前介入電子文件的運(yùn)作與管理。院內(nèi)行政管理與電子檔案管理規(guī)范結(jié)合后，使文件的形成、檢查、鑒定等一系列環(huán)節(jié)有章可循。所以，電子文件一旦形成，即可按照檔案室提出的要求，進(jìn)行鑒定、編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案室保存，檔案室及時(shí)備份、存儲(chǔ)，并定期歸檔，避免了電子文件被隨意刪除。

3.3嚴(yán)格執(zhí)行電子文檔歸檔操作要求

3.3.1醫(yī)院建立了一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的《電子文件管理制度》。將電子文件管理工作納入檔案管理流程和相關(guān)人員的崗位職責(zé)中，旨在通過加強(qiáng)對(duì)電子文件制作、形成、收集、積累、鑒定、審查、記錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全程管理，提高醫(yī)院電子檔案歸檔質(zhì)量。

3.3.2檔案室現(xiàn)行檔案實(shí)行紙質(zhì)媒介和電子文件并存形式，兩者之間相互聯(lián)系，相互補(bǔ)充。在整理文書檔案時(shí)，實(shí)行在案卷目錄中注明文件的電子檔案編號(hào)，以利對(duì)應(yīng)查找，規(guī)范文件的名稱、主題詞、關(guān)鍵詞和邏輯結(jié)構(gòu)，以便分配、檢索。

3.3.3電子文件歸檔要求拷貝兩套，一套封存，另一套提供借閱。對(duì)于醫(yī)院發(fā)生的重大活動(dòng)、重要事件所產(chǎn)生的電子文件，歸檔時(shí)進(jìn)行輔助認(rèn)證工作，并要求與相關(guān)紙質(zhì)文件結(jié)合，定期完成物理歸檔，載體要求選擇通用性好、存儲(chǔ)質(zhì)量好、存儲(chǔ)容量大的。

3.3.4對(duì)醫(yī)院陳舊檔案分步實(shí)行“數(shù)字化”管理。我院建院歷史較長(zhǎng)，目前檔案室室藏檔案仍以傳統(tǒng)載體為主，如紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄像帶檔案等。由于電子檔案具備諸多優(yōu)勢(shì)，目前我院檔案室正在計(jì)劃分批逐步對(duì)現(xiàn)有檔案實(shí)施經(jīng)過數(shù)字設(shè)備等加工服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化圖像，形成數(shù)字化檔案［4］。尤其對(duì)醫(yī)院珍貴檔案進(jìn)行專業(yè)、大像素掃描，進(jìn)行服務(wù)器和磁盤柜存儲(chǔ)，再備份刻錄成DVD光盤或膠片，制作成數(shù)字化檔案，為搶救和更好地保存原始檔案作出努力。

3.4改善存儲(chǔ)條件，妥善保管

3.4.1創(chuàng)造良好的保存環(huán)境。根據(jù)載體的特性，2011年我院增設(shè)了一間適合于磁、光電介質(zhì)保存環(huán)境的檔案室間，該空間保持了良好的溫度和濕度，能夠滿足避光、防塵、防蟲、防有害氣體腐蝕污染及防機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動(dòng)等條件，對(duì)于保存電子檔案、延緩載體的自身老化，減緩載體所存信息的自然衰減起到了較好的保障作用。

3.4.2加大投入,不斷完善檔案室信息化建設(shè)。近年來，醫(yī)院先后配備了先進(jìn)的電腦、專業(yè)掃描儀、刻錄機(jī)、大容量硬盤、防磁柜等，購(gòu)置了專業(yè)檔案軟件，為電子檔案管理工作提供了良好的條件。

3.4.3對(duì)已歸檔電子檔案載體實(shí)行定期有效的檢測(cè)和維護(hù)，同時(shí)保證電子檔案所依靠的技術(shù)及相關(guān)支持軟件。定期復(fù)制、轉(zhuǎn)儲(chǔ)（每三年至五年一次），轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。對(duì)于出現(xiàn)破損的電子檔案及時(shí)修復(fù)和補(bǔ)救。

3.5確保電子檔案載體的安全

由于電子文檔不同于紙質(zhì)載體形成的文檔，其安全性特別重要。在國(guó)外電子檔案已經(jīng)實(shí)施多年，許多國(guó)家和國(guó)際組織都頒布了指導(dǎo)原則，電子管理方面均有一套嚴(yán)密的管理制度，這些是我院值得借鑒和學(xué)習(xí)的。因此，我院檔案室在電子文檔安全管理方面結(jié)合網(wǎng)絡(luò)安全要求和保密制度，草擬和制定了更加切合實(shí)際的電子文檔管理辦法。該辦法主要針對(duì)電子文檔的非法訪問、拷貝和對(duì)電子文檔的篡改、非法打印問題，實(shí)施了一系列的安全措施。①通過對(duì)文件設(shè)置入口命令、口令、加密、注冊(cè)登錄來控制非法用戶的訪問。②通過提供特殊服務(wù)器來控制用戶對(duì)文件的拷貝、下載、打印，利用防寫技術(shù)將電子文檔設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，只允許讀取而不能對(duì)其做任何修改。③在電子文檔管理全過程中，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，并對(duì)其原始性進(jìn)行認(rèn)定，實(shí)行備份制度。④實(shí)施跟蹤記錄機(jī)制，實(shí)時(shí)記錄電子文檔的收集、整理、管理和使用等情況，在形成、處理、保管的過程中都有真實(shí)記錄供查詢，進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控。安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件，建立防火墻，在局域網(wǎng)中應(yīng)用VLAN（虛擬局域網(wǎng)技術(shù)）等［5］，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全，阻止病毒傳播，隔離廣播風(fēng)暴，防止對(duì)電子文檔惡意破壞和篡改。2012年我院全部實(shí)行了內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，確保了電子檔案安全。

3.6加強(qiáng)醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)

由于醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)、醫(yī)院局域網(wǎng)系統(tǒng)之間存在不兼容情況，要實(shí)現(xiàn)依托醫(yī)院HIS系統(tǒng)強(qiáng)化醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政工作效率的提升、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，必須在三者之間建立交換平臺(tái)。2009年以來，我院在信息化建設(shè)方面實(shí)行有目的、有計(jì)劃、有步驟，科學(xué)、合理發(fā)展。2011年辦公自動(dòng)化系統(tǒng)投入使用，該系統(tǒng)涵蓋了醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦公領(lǐng)域，非常有利于歸檔各種電子檔案。今年，我院繼續(xù)完善信息化建設(shè)，在近期提出的第四期信息化建設(shè)需求分析中，檔案室提出了通過進(jìn)一步規(guī)范和統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化，規(guī)范辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的操作管理，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)，組建聯(lián)合信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)不同軟件下的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，目前正在落實(shí)當(dāng)中，不久將較好地解決我院多個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無法對(duì)接，多數(shù)職能科室知識(shí)使用計(jì)算機(jī)單機(jī)辦公，對(duì)所形成的電子文件未能進(jìn)行統(tǒng)一管理的問題，節(jié)省時(shí)間，避免重復(fù)著錄工作，方便網(wǎng)上電子檔案的提供利用，有利于做好計(jì)算機(jī)組卷歸檔。

3.7注重檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

積極培養(yǎng)檔案隊(duì)伍“多能”型復(fù)合型人才。要求檔案員既要掌握專業(yè)知識(shí)、掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，又要熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化辦公、通訊設(shè)備進(jìn)行電子信息制作、使用、維護(hù)、管理，介入文件的形成和保管，參與電子文件管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)。

電子文件來源廣泛，形成者有業(yè)務(wù)管理部門也有數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理人員、計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，醫(yī)院檔案室定期組織各部門此類檔案兼職人員進(jìn)行電子文檔業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。將醫(yī)院制定的電子文件管理制度形成文字材料，發(fā)到醫(yī)院各職能部門，組織電子文件全程管理學(xué)習(xí)，并將電子文件歸檔工作納入本部門的目標(biāo)考核中。強(qiáng)化檔案意識(shí)、保密意識(shí)、信息安全意識(shí)，提高運(yùn)用和處理現(xiàn)代化信息的能力，擔(dān)負(fù)起對(duì)電子文檔監(jiān)督管理的責(zé)任。

信息高速發(fā)展對(duì)檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方式必然向現(xiàn)代信息化電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變。醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況，創(chuàng)造條件，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件綜合條件，采取措施，確保電子檔案管理形成一套科學(xué)化、規(guī)范化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的安全、高效檔案管理模式，以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院數(shù)字化發(fā)展的要求，更好地為醫(yī)院決策層、為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

［1］肖成剛.論電子檔案利用的利與弊［J］.醫(yī)學(xué)信息,2010(6):44.

［2］殷紅娟,王宏偉.文書檔案管理的探討［J］.健康大視野,2012(8):239-240.

篇（2）

建立健全電子文件檔案管理機(jī)制，是檔案部門和檔案工作者一項(xiàng)責(zé)無旁貸的任務(wù)。管理好電子文件檔案關(guān)系到國(guó)家和社會(huì)歷史記憶的長(zhǎng)期保存，極具重要意義。面對(duì)電子文件檔案的大量形成，研究和規(guī)范電子文件檔案的管理、利用和電子文件長(zhǎng)久保存，這就需要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，適應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代，把電子文件檔案管理工作做得更好。

一、歸檔方法

1.保證電子檔案的質(zhì)量。明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等。

2.保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。

3.在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。此方法用于歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)。

4.適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。具有保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

二、收集、積累方法

1. 及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

2. 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

3. 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

4. 電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

5. 電子文件性質(zhì)代碼：R―草稿性電子文件；U―非正式電子文件；O―正式電子文件；N―無紙電子文件；T―文本文件；I一圖象文件；G―圖形文件；V一影像文件；A―聲音文件；M―多媒體文件；P―計(jì)算機(jī)程序；D―數(shù)據(jù)文件。

三、電子文件的整理

1. 電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。

2. 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。

3. 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

四、電子檔案的移交與保管

電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進(jìn)行保管。v1. 檢驗(yàn)。檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。

2.檢驗(yàn)項(xiàng)目。 載體有劃痕，是否清潔，有無病毒。核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。 核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案人庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有不合格的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。

3.移交手續(xù)驗(yàn)收合格后，檔案保管部門在電子檔案人庫(kù)登記表上簽字蓋章，一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。

4.保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件： 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。環(huán)境溫度選定范圍： 14℃― 24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45%―60%。存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。

5.存效性保證。每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。

6.利用。電子檔案的封存載體不得外借。利用時(shí)使用拷貝件，利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

7.電子檔案的銷毀鑒定。電子檔案的銷毀鑒定，按國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除，屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

8. 統(tǒng)計(jì)檔案保管部門應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

五、電子文件檔案管理的重要性

篇（3）

一、前言

幾年來，我在縣民政局從事低保工作，整理完善低保檔案，在檔案管理工作的規(guī)范化、電子化上進(jìn)行了有益的嘗試，體會(huì)頗深，有了一些新的見解和認(rèn)知，與大家進(jìn)行共同探討。

城鄉(xiāng)居民最低生活保障，簡(jiǎn)稱低保，包括城鎮(zhèn)低保和農(nóng)村低保。低保政策是一項(xiàng)對(duì)低于當(dāng)?shù)刈畹蜕顦?biāo)準(zhǔn)的城鄉(xiāng)貧困人口實(shí)行差額補(bǔ)貼的社會(huì)救助制度，也是一項(xiàng)很重要的惠民政策，它是保證貧困群眾的生存之本。

貧困對(duì)象向戶口所在地即村委會(huì)（或社區(qū)居委會(huì)）提出書面申請(qǐng)和身份證等相關(guān)材料，村委會(huì)（或社區(qū)居委會(huì)）通過開會(huì)評(píng)議，評(píng)選出符合條件的對(duì)象上交鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦），調(diào)查核實(shí)該戶情況是否屬實(shí)后上交我們低保股，統(tǒng)一入戶調(diào)查并在村級(jí)政務(wù)公開欄公示7天無異議，才可享受低保待遇。

二、檔案管理工作的規(guī)范化電子化策略

1.保證信息資料健全

低保檔案包括城鄉(xiāng)居民最低生活申請(qǐng)表和審批表、身份證和戶口本復(fù)印件，均一式三份，由縣、鄉(xiāng)（或社區(qū)辦）、村委會(huì)（或社區(qū)居委會(huì)）三級(jí)分別保管，政務(wù)公開欄公示照片和收入證明等相關(guān)材料一份由我們低保股保管。

城鄉(xiāng)最低生活保障申請(qǐng)表、審批表，身份證和戶口本復(fù)印件公示照片缺一不可，且申請(qǐng)表、審批表需填寫低保對(duì)象的戶主信息，如姓名、性別、身份證號(hào)碼、家庭住址、家庭成員的詳細(xì)信息、有無勞動(dòng)能力、家庭收入、住房情況和土地等，審批表上除填寫低保戶信息外，還有村級(jí)委員會(huì)（或社區(qū)委員會(huì)）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。

2.加強(qiáng)低保檔案的規(guī)范化管理

低保戶的申請(qǐng)表和審批表均由黑色碳素筆手寫，字跡工整，文字周正，大小寫要區(qū)分。低保金按月發(fā)放，且我們低保股已于2008年底實(shí)行社會(huì)化發(fā)放。我縣共13個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，232個(gè)村，我們低保股已更換成新鐵皮柜，實(shí)行每鄉(xiāng)一檔案柜，每戶一檔案袋，以村委會(huì)（社區(qū)居委會(huì)）為單位附上索引，明顯標(biāo)志編號(hào)。且我們低保股已安裝防盜門窗，以保障低保檔案的安全，并設(shè)定出專人專崗來管理檔案。為了進(jìn)一步加強(qiáng)低保檔案規(guī)范化管理，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)建立和完善納入檔案管理體系的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、綜合計(jì)劃制以及目標(biāo)管理制和部門及個(gè)人考核制。在單位內(nèi)部，分工職責(zé)一定要明確；在目標(biāo)管理以及考核實(shí)施細(xì)則、目標(biāo)管理考核結(jié)果以及任務(wù)分解表中，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性；在制定綜合計(jì)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮低保檔案以及軟硬件客觀要求，確保檔案管理設(shè)施的齊全、資金充足。

3.低保檔案的電子化

我縣人口眾多，紙質(zhì)檔案翻閱起來費(fèi)時(shí)費(fèi)力，我們低保股也在全面進(jìn)行全縣幾千低保戶檔案的電子化，包含低保戶的姓名、性別、身份證號(hào)碼、家庭成員信息等。這樣也為查找單個(gè)低保戶信息大大節(jié)省了時(shí)間，提高了效率，且為低保檔案又上了一份保險(xiǎn)。建立統(tǒng)一的低保檔案管理制度，以做實(shí)做細(xì)低保檔案為抓手，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容，并將每月城鄉(xiāng)低保對(duì)象與現(xiàn)有低保戶檔案進(jìn)行比對(duì)，對(duì)不符合條件的低保對(duì)象堅(jiān)決予以取消，對(duì)新增的對(duì)象及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，將低保信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)進(jìn)行清查復(fù)審，全力做到電子檔案與城鄉(xiāng)最低生活保障信息保持一致。

4.低保檔案的動(dòng)態(tài)管理

低保戶并不是永久性不變，而是動(dòng)態(tài)管理，每個(gè)月有條件好轉(zhuǎn)的或去世的低保對(duì)象進(jìn)行刪減，對(duì)條件不好的貧困對(duì)象予以增加進(jìn)來，隨之縣鄉(xiāng)村三級(jí)的低保檔案也要相應(yīng)增減。檔案管理工作加強(qiáng)流程管理。檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對(duì)檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。檔案作為一種特殊的“產(chǎn)品”，其設(shè)計(jì)、開發(fā)以及利用全過程，都應(yīng)當(dāng)符合質(zhì)量要求。檔案管理工作的規(guī)范化和電子化，要求從文件形成的具體環(huán)節(jié)入手，對(duì)齊進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理。從某種意義上講，檔案管理中的問題，雖然比較容易解決，但是文件材料的形成辦理問題，卻是比較棘手的。比如，有些問題當(dāng)時(shí)得到了補(bǔ)救，但是文件材料的原始憑證以及依據(jù)作用等都會(huì)喪失，檔案就會(huì)失去了保存價(jià)值。加強(qiáng)流程管理，控制好產(chǎn)品的各個(gè)過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規(guī)范化管理才可持續(xù)性改進(jìn)。

總而言之，檔案管理工作的模式的改變與機(jī)制的改進(jìn)，并非一蹴而就的，需要合理的規(guī)劃，從思想觀念、制度以及人員和技術(shù)管理等方面著手，形成合力，才能使檔案管理工作真正地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、電子化。

參考文獻(xiàn)

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篇（4）

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-8181.2014.06.016

電子檔案是信息時(shí)代背景下誕生的一種全新檔案類型，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存和管理上存在很大不同，而醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案類型和數(shù)量又較多，因而為了提高電子檔案管理水平，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)措施對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，以便提高醫(yī)學(xué)高校的工作效率。

1 當(dāng)前醫(yī)學(xué)高校中電子檔案管理中存在的問題

1.1 對(duì)電子檔案管理的意識(shí)不夠

由于電子檔案是完全存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中，因而在實(shí)際管理過程中，管理人員過分依賴于計(jì)算機(jī)，對(duì)于一些重要檔案和文件沒有及時(shí)進(jìn)行備份打印處理，使得在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題時(shí)導(dǎo)致一些重要電子檔案丟失[1]。同時(shí)，在電子檔案的管理上，管理人員還保留著傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，在管理模式上還是維持著重保管而輕服務(wù)的模式，并且對(duì)于電子檔案還缺少一定的歸檔意識(shí)，沒有及時(shí)將電子文件進(jìn)行保存歸檔，這就使得很多電子文件在不斷刪除、覆蓋的操作中被流失，造成很多檔案資源的浪費(fèi)。而另一方面，有部分管理人員則在電子檔案的管理上將所有電子文件通通打印歸檔，使得很多無意義的文件歸入到電子檔案當(dāng)中，這無疑增加了電子檔案的管理工作量。

1.2 電子檔案的管理不規(guī)范

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)學(xué)高校中的普及應(yīng)用，醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案數(shù)量也越來越多，如何對(duì)這些電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理成為檔案管理人員的工作重點(diǎn)。有很多高校檔案室缺少必要的電子檔案管理規(guī)范，管理人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行整理時(shí)由于缺少一定的規(guī)范，各自整理的結(jié)果都不相同，反而增加了電子檔案的管理困難。同時(shí)在檔案安全方面，醫(yī)學(xué)高校中也缺少必要的安全管理規(guī)范，很多教師和管理者對(duì)電子檔案進(jìn)行處理時(shí)只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行邏輯歸檔，并沒有采取相應(yīng)的安全措施對(duì)電子檔案加以保護(hù)，同時(shí)，部分檔案管理者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)了解過少，對(duì)于如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行安全管理不甚了解，這就使得學(xué)校的電子檔案處于危險(xiǎn)境地中，一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，就會(huì)造成電子檔案的丟失。

1.3 缺乏電子檔案管理人才

有的醫(yī)學(xué)高校中對(duì)于電子檔案管理并不重視，也沒有設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，而即使設(shè)立了管理部門對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，但管理部門的人員很多都缺少必要的電子檔案管理知識(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)了解又很少，這就使得電子檔案管理不符合相關(guān)檔案管理要求，而高校電子檔案由于缺少有效的管理，導(dǎo)致電子檔案丟失、泄露等問題經(jīng)常發(fā)生，歸結(jié)起來都是缺少相應(yīng)的管理人才造成的。而現(xiàn)有的管理人員自身素質(zhì)又較低，導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)學(xué)高校的電子檔案管理處于低效狀態(tài)中。

2 信息時(shí)代電子檔案管理的策略

2.1 建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范

醫(yī)學(xué)高校應(yīng)該針對(duì)電子檔案的特殊性質(zhì)，并結(jié)合學(xué)校自身檔案文件情況，建立相關(guān)電子檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案的歸檔工作、信息采集工作、整合工作以及安全管理等方面進(jìn)行明確，并健全相關(guān)電子檔案信息化管理機(jī)制，推動(dòng)醫(yī)學(xué)高校電子檔案管理的信息化發(fā)展[2]。同時(shí)，針對(duì)電子檔案管理中存在的歸檔問題，學(xué)校應(yīng)該建立相應(yīng)的歸檔制度，從檔案的形成到開發(fā)利用每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行明確，實(shí)施對(duì)電子檔案的全過程管理，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，以保證醫(yī)學(xué)高校中的電子檔案管理能夠有規(guī)范可依。

2.2 加強(qiáng)電子檔案形成管理

針對(duì)于電子檔案在歸檔前很多信息流失或是不加篩選地全部歸檔的問題，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)歸檔前的電子檔案形成管理，既要確保電子檔案的完整性，又要仔細(xì)進(jìn)行篩選。而為了做到這一點(diǎn)，有必要建立相關(guān)的歸檔政策，在保證管理人員在收集電子檔案時(shí)妥善對(duì)檔案文件進(jìn)行保管，減少信息流失，同時(shí)還可指派專人進(jìn)行電子檔案的累積工作，對(duì)于公務(wù)性電子文件，不論是網(wǎng)上上傳的還是網(wǎng)上下發(fā)的都應(yīng)該進(jìn)行歸檔保存，并且要及時(shí)進(jìn)行打印處理，以防止檔案在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題時(shí)丟失。在具體的處理措施上，主要有以下幾點(diǎn)，一是將歸檔的檔案文件通通用漢字處理軟件進(jìn)行歸檔處理，并用文本形式進(jìn)行保存；二是對(duì)于歸檔的電子檔案應(yīng)該統(tǒng)一保存在檔案室的電腦硬盤上，并且定期檔案管理人員要將其刻錄在光盤上以防丟失；三是對(duì)于從各個(gè)部門中收集來的電子檔案文件應(yīng)該統(tǒng)一用殺毒軟件進(jìn)行殺毒處理，以保證檔案的安全。

2.3 加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理

制定相應(yīng)的安全管理規(guī)范，從電子檔案的形成到存儲(chǔ)、處理和利用都應(yīng)該制定相應(yīng)的安全措施，例如在存儲(chǔ)電子檔案時(shí)要選取性能好的存儲(chǔ)載體進(jìn)行保存，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)光盤保存環(huán)境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強(qiáng)光的危害造成電子檔案丟失[3]。再者，對(duì)于存儲(chǔ)在電腦中的檔案文件，管理人員應(yīng)該在電腦上建立相關(guān)的安全保護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)病毒防護(hù)措施，包括安裝殺毒軟件和防護(hù)墻等，保護(hù)電子檔案安全。

2.4 提高電子檔案管理人員素質(zhì)

電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，其對(duì)管理技術(shù)的要求更高，因而對(duì)管理者的素質(zhì)要求更高。學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理室人員的培訓(xùn)工作，豐富其在電子檔案和計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的知識(shí)，提升管理人員對(duì)電子檔案的管理能力[4]。同時(shí)，要注意培養(yǎng)和引進(jìn)具有專業(yè)電子檔案管理技術(shù)的人才，提高電子檔案管理的人員素質(zhì)，促進(jìn)電子檔案管理水平的提升。

3 結(jié)語

醫(yī)學(xué)高校電子檔案是學(xué)校教學(xué)管理和行政管理的重要資源，高校檔案管理人員應(yīng)該從學(xué)校實(shí)際管理工作出發(fā)，積極采取有效的管理措施，強(qiáng)化醫(yī)學(xué)高校的電子檔案管理，提高電子檔案管理水平，以促進(jìn)醫(yī)學(xué)高校教學(xué)和行政管理工作效率的提高。

參考文獻(xiàn)：

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篇（5）

高校檔案管理是高校對(duì)在其教學(xué)、科研、行政管理和其他活動(dòng)中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的系統(tǒng)活動(dòng)。而院級(jí)檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規(guī)范。學(xué)院作為高校的二級(jí)單位同樣也承擔(dān)著較大的檔案管理工作，除了有校級(jí)文件的歸檔還有院級(jí)教學(xué)事業(yè)發(fā)展的檔案管理。因此完善的高校院級(jí)檔案管理有利于高校教學(xué)、科研工作狀態(tài)監(jiān)控，有利于發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的科學(xué)化，有助于推動(dòng)高校教學(xué)工作的發(fā)展，教學(xué)改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現(xiàn)階段我國(guó)高校院級(jí)檔案管理中存在的問題進(jìn)行一些探討，并在此基礎(chǔ)上提出些對(duì)策與建議。

一、 高校院級(jí)檔案管理中存在的問題

第一、 檔案管理理念落后， 管理意識(shí)淡薄。我國(guó)許多高校院級(jí)辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對(duì)檔案的管理意識(shí)比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責(zé)任心，工作態(tài)度敷衍塞責(zé)，重程序，輕結(jié)果，常常產(chǎn)生“ 文牘主義”和“目標(biāo)置換”。并沒有形成較好的管理規(guī)范。

第二、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高， 結(jié)構(gòu)不合理。在高校里只有少數(shù)人員是專職的檔案管理人員，而在院級(jí)單位的工作人員多數(shù)都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓(xùn)，因此對(duì)于如何開展文件的歸檔和規(guī)范管理好院級(jí)的檔案是亟待解決的首要問題。同時(shí)目前有相當(dāng)一部分檔案人員還跟不上時(shí)代的步伐，還缺乏必要的素質(zhì)和開發(fā)檔案信息的能力。

第三、 檔案管理信息化建設(shè)不足。由于院級(jí)辦公室檔案管理涉及到教學(xué)、科研、學(xué)生、對(duì)外聯(lián)系等多種文獻(xiàn)資料，是為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)計(jì)劃或一定目標(biāo)而形成的文獻(xiàn)，當(dāng)某項(xiàng)計(jì)劃或一定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)以后，由此而形成的文獻(xiàn)資料往往不被人們所重視，錯(cuò)過及時(shí)整理和歸檔的大好時(shí)機(jī)，造成文獻(xiàn)資料的丟失。

二、完善我國(guó)高校院級(jí)檔案管理的建議

第一、要提高對(duì)高校檔案管理工作規(guī)范化意識(shí)的正確認(rèn)識(shí)。 高校院級(jí)檔案的合理建立、有效管理、科學(xué)利用是高校院級(jí)檔案管理工作規(guī)范化的主要目標(biāo)。 從高校發(fā)展的實(shí)踐看，完善院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化，對(duì)推動(dòng)教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量和工作效率、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、開展科學(xué)研究、展示學(xué)校綜合實(shí)力等具有重要作用。 為了加強(qiáng)院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)管理過程中的積極作用，要依據(jù)教育教學(xué)發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷提高對(duì)院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮各種檔案資料的使用價(jià)值，使其為教學(xué)科研服務(wù)，為課程建設(shè)、學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)服務(wù)。

第二、要提高院級(jí)辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。 目前，絕大多數(shù)高校的院級(jí)兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，大多是“門外漢”，檔案管理知識(shí)很粗淺，不能很好地勝任此項(xiàng)工作。 這就需要高校創(chuàng)造各種機(jī)會(huì)對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學(xué)習(xí)，或請(qǐng)外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業(yè)技能。 同時(shí)要健全院級(jí)檔案管理規(guī)章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責(zé)任制，不斷增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)。

第三、要建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，院級(jí)檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時(shí)，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料，這將為院級(jí)檔案資料建設(shè)和管理開辟?gòu)V闊的前景。建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的意義，在于通過網(wǎng)絡(luò)可以聯(lián)接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實(shí)現(xiàn)資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時(shí)空的局限更好地協(xié)調(diào)了解學(xué)校教育管理信息和各種要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化為一線教學(xué)服務(wù)。

第四、要根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，建立院級(jí)辦公室檔案資料索引自動(dòng)化，設(shè)置和強(qiáng)化網(wǎng)上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統(tǒng)的建立，節(jié)省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時(shí)間內(nèi)，不用支付任何費(fèi)用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經(jīng)典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對(duì)于提高新教師的備課質(zhì)量，使年輕教師盡快成長(zhǎng)起來具有積極的促進(jìn)作用。也為教師更好地“教”和學(xué)生更好地“學(xué)”提供便捷的服務(wù)。 但許多高校院級(jí)電子檔案功能遠(yuǎn)未開發(fā)出來，這種狀況一旦改變，就會(huì)極大地推動(dòng)廣大師生間的學(xué)習(xí)和交流，從而提高教學(xué)實(shí)效。

第五、要重視和關(guān)心檔案管理工作，不斷提高院級(jí)檔案管理水平。 院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程，院級(jí)班子成員中要有專人分管此項(xiàng)工作，平時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范化工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。 安排管理水平高，責(zé)任心強(qiáng)的院級(jí)辦公室管理人員擔(dān)當(dāng)此項(xiàng)工作。 要建立檢查監(jiān)督激勵(lì)機(jī)制，把院級(jí)檔案管理工作做得出色的人員推薦到學(xué)院作經(jīng)驗(yàn)交流。 并且，真正把院級(jí)辦公室檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道，做到獎(jiǎng)懲分明，使院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化在高校教學(xué)管理中發(fā)揮積極作用。

高等教育承擔(dān)著培養(yǎng)高級(jí)專門人才、發(fā)展科學(xué)技術(shù)文化、促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務(wù)。 提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務(wù)，是建設(shè)高等教育強(qiáng)國(guó)的基本要求。 高校院級(jí)檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，只有不斷的創(chuàng)新才能促進(jìn)質(zhì)量的提高。 因此，實(shí)現(xiàn)高校院級(jí)檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化勢(shì)在必行，任重道遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

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一、研究背景及意義

近年來，信息化建設(shè)已成為檔案發(fā)展的新方向，特別是以信息技術(shù)為核心的信息化建設(shè)已成為社會(huì)發(fā)展的強(qiáng)大推動(dòng)力。2002年國(guó)家檔案局、中央檔案館《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，標(biāo)志著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的啟動(dòng)?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中，國(guó)家明確指出“把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局?！本o跟國(guó)家信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國(guó)家信息化建設(shè)同步發(fā)展，已經(jīng)成為檔案部門的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)?；仡櫸覈?guó)檔案信息化的歷程，總共經(jīng)歷了萌芽起步（20世紀(jì)70年代末～90年代初期）、快速推進(jìn)（20世紀(jì)90年代中期～21世紀(jì)初）以及系統(tǒng)發(fā)展（21世紀(jì)以后）三個(gè)階段。隨著信息化時(shí)代的到來，海量電子文件數(shù)據(jù)的涌現(xiàn)以及包括云計(jì)算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、4G通信等新興技術(shù)的發(fā)展，無一不使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件生命周期理論、全宗理論和價(jià)值鑒定理論受到了挑戰(zhàn)。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學(xué)理論的新發(fā)展方向，也是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)方向。本文根據(jù)廣州市城市建設(shè)檔案館自行編制的《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》以及自主研發(fā)的規(guī)范化聲像電子檔案管理系統(tǒng)展開調(diào)研，以期簡(jiǎn)述廣州市城市建設(shè)檔案館檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀并提出發(fā)展對(duì)策。

二、檔案信息化的概述

20世紀(jì)60年代日本的學(xué)者首次提出了信息化，而后20世紀(jì)70年代后期西方學(xué)者提出了“信息社會(huì)”、“信息時(shí)代”等概念。我國(guó)信息化起步較晚，1997年召開了全國(guó)第一次信息化工作會(huì)議。目前，關(guān)于檔案信息化并沒有統(tǒng)一的定義，與檔案信息化相關(guān)的諸如檔案數(shù)字化、檔案信息數(shù)字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關(guān)檔案信息化的內(nèi)涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)?！盵1]張珺（2009）認(rèn)為檔案信息化是檔案工作與信息技術(shù)手段的結(jié)合；檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程，由諸多相關(guān)項(xiàng)目構(gòu)成，是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)管理目標(biāo)的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認(rèn)為檔案信息化可理解為“是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實(shí)際運(yùn)用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)資源共享為目的推動(dòng)檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過程”。[3]《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》對(duì)檔案信息化的表述為“以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程?！毕到y(tǒng)核心功能方面還需要進(jìn)一步完善。目前對(duì)于系統(tǒng)的配置管理、備份恢復(fù)、權(quán)限管理等核心的后臺(tái)管理功能都還比較簡(jiǎn)單，存在嚴(yán)重的管理和安全風(fēng)險(xiǎn)。而且目前系統(tǒng)的部分核心業(yè)務(wù)功能嚴(yán)重不足，例如軟件對(duì)于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導(dǎo)致一些查詢需要投入大量人力進(jìn)行，對(duì)于聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統(tǒng)設(shè)計(jì)中尚未考慮到未來電子檔案和長(zhǎng)期保存需要目前的系統(tǒng)主要處于應(yīng)付現(xiàn)階段的管理模式，即以紙質(zhì)+數(shù)字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒有針對(duì)電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的設(shè)計(jì)考慮。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，結(jié)合信息化改革步伐（例如國(guó)土規(guī)劃信息化工作建設(shè)目標(biāo)）以及本地信息環(huán)境的現(xiàn)實(shí)(云計(jì)算環(huán)境的逐步成熟和認(rèn)證技術(shù)的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定位高遠(yuǎn)，需要面向電子檔案管理的需要進(jìn)行通盤考慮。

三、基于聲像電子管理規(guī)范的檔案信息化建設(shè)

廣州城市建設(shè)檔案館的信息化建設(shè)工作開展較早，上個(gè)世紀(jì)90年代初便開始著手建立檔案管理信息系統(tǒng)，在2002年后該館開始致力于建設(shè)數(shù)字城建檔案館。目前使用的聲像檔案管理系統(tǒng)為2005年開發(fā)的系統(tǒng)，隨著內(nèi)外部環(huán)境的飛速變化與發(fā)展，使得現(xiàn)有的系統(tǒng)目前面臨著內(nèi)外部環(huán)境的雙重壓力，其中既有信息系統(tǒng)自身業(yè)務(wù)需求發(fā)展所帶來的內(nèi)部推動(dòng)力，又有環(huán)境調(diào)整所帶來的外部拉動(dòng)力，在雙向驅(qū)動(dòng)力的作用下，信息系統(tǒng)的升級(jí)工作勢(shì)在必行。因此，該聲像系統(tǒng)的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對(duì)信息化升級(jí)的要求。《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》由廣州市城建檔案館在多年實(shí)踐中擬定，在業(yè)界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對(duì)象，其規(guī)定了聲像電子檔案的術(shù)語和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數(shù)據(jù)要求。針對(duì)原系統(tǒng)的不足以及工作中出現(xiàn)的各種問題，并基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》中明確的標(biāo)準(zhǔn)、定義，利用成熟、專業(yè)的聲像處理技術(shù)，從以上有關(guān)信息化的表述中，我們可以發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)、開發(fā)利用、資源共享這三個(gè)關(guān)鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認(rèn)為檔案信息化就是運(yùn)用信息技術(shù)開發(fā)利用檔案，最終達(dá)到資源共享的目的。

廣州市城建檔案館現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理模式定型于本世紀(jì)初，館內(nèi)以“數(shù)字化生產(chǎn)、檔案編研、自主建設(shè)”為立足點(diǎn)，在工作過程中取得了不少成果與榮譽(yù)，并曾一度成為城建檔案行業(yè)的學(xué)習(xí)典范。隨著時(shí)代的發(fā)展，新的上位法、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和事業(yè)單位行政分類改革賦予廣州市城市建設(shè)檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉(zhuǎn)變，尤其使得其工作流程、服務(wù)方式、服務(wù)對(duì)象以及數(shù)量格式上產(chǎn)生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統(tǒng)的功能模塊已經(jīng)難以應(yīng)對(duì)日常工作中的管理需求，主要問題體現(xiàn)在以下幾方面。1.頂層架構(gòu)設(shè)計(jì)不足廣州城建檔案館信息化工作總的來說是受業(yè)務(wù)需求驅(qū)動(dòng)，歷經(jīng)數(shù)十年時(shí)間的建設(shè)由多個(gè)系統(tǒng)構(gòu)成的集合，尚未形成內(nèi)部密切聯(lián)系、資源有效共享的覆蓋核心業(yè)務(wù)流程的綜合性的信息系統(tǒng)?，F(xiàn)有的子系統(tǒng)集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來看，系統(tǒng)之間的關(guān)系并不是很清晰，軟硬件平臺(tái)不夠統(tǒng)一，使用部門和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應(yīng)業(yè)務(wù)管理要求和新型城市化發(fā)展的要求。隨著時(shí)間的推移和業(yè)務(wù)管理的不斷發(fā)展，信息共享和系統(tǒng)集成的難度日益加大。2.系統(tǒng)功能整體性表現(xiàn)不足現(xiàn)有系統(tǒng)在整體層面上存在升級(jí)換代緩慢，用戶體驗(yàn)友好性不足，子系統(tǒng)零散，缺乏統(tǒng)一入口等問題?，F(xiàn)有系統(tǒng)中有相當(dāng)部分都是獨(dú)立建設(shè)的，各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能基本上是陸續(xù)拼接的，使用的編程平臺(tái)和后臺(tái)軟件存在較大差異，因而難以進(jìn)行總體性的功能框架展示。目前信息系統(tǒng)對(duì)于業(yè)務(wù)活動(dòng)的覆蓋面還不夠充分，例如實(shí)體管理與資源存儲(chǔ)管理就還很不完善，功能模塊之間的聯(lián)系基本上屬于各自為戰(zhàn)的局面，用戶需要根據(jù)自己的職權(quán)選擇進(jìn)入不同的系統(tǒng)進(jìn)行操作，加上命名方面的隨意性，導(dǎo)致用戶體驗(yàn)較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進(jìn)一步強(qiáng)化建立專門的聲像檔案管理系統(tǒng)，對(duì)聲像檔案信息資源進(jìn)行集中有效管理，通過網(wǎng)絡(luò)方式相互連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息的有效、規(guī)范、科學(xué)管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫(kù)，能和其他信息系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統(tǒng)。其中功能模塊主要包括配設(shè)任務(wù)申請(qǐng)、任務(wù)分配、成果數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)查看、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題制作、查詢檢索、統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案、用戶權(quán)限管理。本聲像電子檔案管理系統(tǒng)是基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》的需求而量身訂造的。該系統(tǒng)的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設(shè)檔案館目前的工作流程，提高其對(duì)聲像電子檔案管理及調(diào)用的效率。這不僅順應(yīng)了國(guó)家大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)＋”的戰(zhàn)略方針，而且通過《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》與系統(tǒng)的相互結(jié)合，使得整個(gè)系統(tǒng)在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個(gè)系統(tǒng)的搜索效率及降低維護(hù)成本。同時(shí)，這種標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)也值得國(guó)內(nèi)其他城市參考，我們可以預(yù)想在不久的將來全國(guó)各地都遵循一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)聲像電子文檔的管理，存放在一個(gè)相同的系統(tǒng)下，這個(gè)系統(tǒng)所產(chǎn)生的價(jià)值將是不可估量的。

作者:林康子 單位:廣東省廣州市城市建設(shè)檔案技術(shù)咨詢服務(wù)公司

參考文獻(xiàn)：

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[4]翟玉芳.檔案信息化建設(shè)研究[J].檔案研究，2016(1).

篇（7）

檔案資料是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展必不可少的寶貴信息資源，隨著技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，檔案由最初的紙質(zhì)存檔發(fā)展成現(xiàn)在的電子存檔，與之相應(yīng)的是對(duì)檔案信息化的需求進(jìn)一步增強(qiáng)。而如今迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用的信息技術(shù)，更是為檔案的信息化建設(shè)創(chuàng)造了前所未有的契機(jī)。作為我國(guó)五大保障險(xiǎn)種之一的醫(yī)療保險(xiǎn)，其系統(tǒng)涉及到群眾根本利益，其檔案管理工作就顯得尤為重要，在“大數(shù)據(jù)”和“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理的信息化是利國(guó)利民的，也是勢(shì)在必行的。

一、醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的重要性

楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》中定義檔案信息化建設(shè)為：“在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)?！贬t(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)療保障系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，尤其是在當(dāng)前快速發(fā)展的信息社會(huì)中，信息技術(shù)變革了醫(yī)療保險(xiǎn)傳統(tǒng)的信息管理模式，使得以計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件應(yīng)用為主，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等對(duì)檔案進(jìn)行搜索、存儲(chǔ)和管理，成為了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理方式發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是醫(yī)療保險(xiǎn)實(shí)現(xiàn)信息共享、實(shí)現(xiàn)與醫(yī)療保險(xiǎn)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，保障人民群眾效益的重要手段。

二、全面完成醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)

1.完善醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的管理需配置足夠面積的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案室，檔案室內(nèi)要配備足夠的檔案管理設(shè)備，例如檔案柜，殺蟲劑，干燥劑等，與此同時(shí)，電子檔案儲(chǔ)存應(yīng)用還需服務(wù)器智能設(shè)施、制冷設(shè)備、干燥設(shè)備、防火設(shè)備、自動(dòng)溫控設(shè)備等軟硬件設(shè)施。由于數(shù)據(jù)服務(wù)器為檔案管理人員提供了極大的便捷，檔案管理人員可以通過計(jì)算機(jī)等數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的收文、查詢、借閱、返還等檔案的歸檔利用和管理工作。同時(shí)由于醫(yī)療保險(xiǎn)工作面對(duì)的社會(huì)群體具有廣泛性及醫(yī)療保險(xiǎn)處本身具有的社會(huì)公益性等特點(diǎn)，醫(yī)療保險(xiǎn)電子檔案信息更加復(fù)雜繁多，對(duì)于數(shù)據(jù)服務(wù)器基礎(chǔ)配置也有著更高的要求，因此提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器硬件配置和網(wǎng)絡(luò)拓?fù)渎剩沁M(jìn)行醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的必要條件。另外，隨著醫(yī)療保障制度的進(jìn)一步完善，醫(yī)療保險(xiǎn)涉及人員范圍的進(jìn)一步擴(kuò)大，建立和完善醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)，使檔案管理的各項(xiàng)工作趨于網(wǎng)絡(luò)化，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息的共享，是現(xiàn)階段人民群眾對(duì)加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)電子檔案信息利用的迫切要求。

2.制定嚴(yán)格的醫(yī)療保險(xiǎn)電子檔案歸檔及管理規(guī)范

檔案信息電子化主要是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代數(shù)據(jù)錄入設(shè)備將檔案資料整理輸入數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，使之轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料再加以儲(chǔ)存和應(yīng)用。其一，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，因地制宜地制定醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范，并定期組織醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的檔案管理辦法，根據(jù)新法規(guī)及時(shí)修正檔案文件管理規(guī)范。其次，建立健全醫(yī)療保險(xiǎn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，建立健全醫(yī)療保險(xiǎn)檔案電子數(shù)據(jù)的索引機(jī)制，對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，規(guī)范醫(yī)療保險(xiǎn)檔案電子數(shù)據(jù)的歸檔與管理，保證電子檔案信息的科學(xué)保管和有效利用。再次，注重特殊病號(hào)、特殊報(bào)銷比例的醫(yī)療保險(xiǎn)電子檔案的管理，方便醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員及時(shí)查閱。

3.培養(yǎng)與發(fā)展高素質(zhì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人才

（1）醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員需要具備較高的政治修養(yǎng)與責(zé)任心，這就要求醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員要熟悉檔案管理政策，具備良好的職業(yè)道德和強(qiáng)烈的責(zé)任感，有扎根醫(yī)療保險(xiǎn)檔案基礎(chǔ)工作的信心和決心。

（2）醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員需要具備電子檔案專業(yè)技能。針對(duì)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的要求，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員面對(duì)信息時(shí)代“打鐵還需自身硬”，需要加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)信息技術(shù)的實(shí)踐，熟練掌握現(xiàn)代數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)等新興信息技術(shù)，使醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理跟的上信息時(shí)展的步伐。

（3）醫(yī)療保險(xiǎn)檔案人員需要是具備綜合素質(zhì)的復(fù)合型人。

新形勢(shì)下，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案需要管理方法、紙質(zhì)檔案、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器三位一體的復(fù)合型人才，綜合運(yùn)用管理理念、計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)等，從而對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的管理。同時(shí)也需要用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整合醫(yī)療保險(xiǎn)傳統(tǒng)檔案管理模式，為醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)提供有力的網(wǎng)絡(luò)梳理與網(wǎng)絡(luò)保障。

4.注重醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息數(shù)據(jù)安全

由于電子信息應(yīng)用會(huì)受到來自病毒和黑客等問題的影響，因此保管醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)器各種防病毒措施及設(shè)備要完善，針對(duì)部分需要提供網(wǎng)絡(luò)共享的醫(yī)療保險(xiǎn)電子檔案信息資源，必須提供有效的網(wǎng)絡(luò)安全保障；在檔案信息化的同時(shí)，更不可忽視紙質(zhì)檔案的保存，要“兩條腿走路”“兩套賬并存”，要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，它需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施、先進(jìn)的管理規(guī)范、優(yōu)秀的檔案管理人員、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩胧┑雀鞣矫娴木C合配合，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療保險(xiǎn)現(xiàn)代化管理的重要組成部分。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，只有積極推動(dòng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。尤其是醫(yī)療保障險(xiǎn)種的社會(huì)公益性決定了其服務(wù)團(tuán)體的廣泛性，而其自身檔案信息化建設(shè)歷程又是社會(huì)檔案信息化建設(shè)歷程的直接體現(xiàn)，因此，加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)不只是醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，更是整個(gè)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。

參考文獻(xiàn)：

篇（8）

紙質(zhì)檔案具有內(nèi)容真實(shí)可靠、易于長(zhǎng)久保存、載體相對(duì)穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)但同時(shí)也存在文件形成時(shí)間長(zhǎng)、整理費(fèi)時(shí)費(fèi)力、存儲(chǔ)密度小、檢索速度慢等缺點(diǎn)將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長(zhǎng)一段時(shí)間還將處于紙質(zhì)檔案和電子檔案交織的時(shí)期。

1.2電子檔案管理體系尚未健全

目前很多企業(yè)無健全的電子檔案管理系統(tǒng)或者正處于電子檔案系統(tǒng)的初步建立階段。缺少電子數(shù)據(jù)庫(kù)及計(jì)算機(jī)軟件維護(hù)的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)次缺專業(yè)技術(shù)能力對(duì)檔案的管理只停留于簡(jiǎn)單的整理建檔而不能充分發(fā)揮檔案信息在領(lǐng)導(dǎo)決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業(yè)各部門的電子檔案多存于各自的計(jì)算機(jī)中,形成了企業(yè)檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業(yè)沒有實(shí)行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復(fù)存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實(shí)性和可靠性。

2目前企業(yè)電子檔案管理中存在的問題

2.1企業(yè)電子檔案管理規(guī)范缺失

一些企業(yè)對(duì)檔案管理重視不夠忽視檔案在企業(yè)中的作用致使缺少明確的業(yè)務(wù)流程和管理規(guī)范,電子檔案管理沒有可操作的規(guī)范和依據(jù)使得大多數(shù)企業(yè)的電子文件就是簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上,用文件夾加以分類對(duì)電子文檔的特殊性和技術(shù)性沒有充分認(rèn)識(shí),一旦計(jì)算機(jī)遭受人為或自然損壞企業(yè)將會(huì)承受難以挽回的損失。

2.2電子檔案對(duì)載體的依賴性較大

傳統(tǒng)的檔案大多依賴于紙、筆作為介質(zhì)易于保存出現(xiàn)變動(dòng)的可能性較小。而電子檔案多數(shù)依賴于計(jì)算機(jī)軟件和硬件,一旦出現(xiàn)軟件和硬件損壞,電子檔案極易丟失不可還原。

2.3企業(yè)人員對(duì)于檔案數(shù)字化管理認(rèn)識(shí)不足

目前在大多企業(yè)中著遍采用電腦進(jìn)行文書寫作或表格制作來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手繪。但對(duì)已生成的文件往往經(jīng)過打印和傳遞之后就被人忽視,文件并沒有及時(shí)得到保存。長(zhǎng)此以往企業(yè)電腦中的各類原始文檔被不斷的修改覆蓋甚至刪除失去了整理和管理的價(jià)值。企業(yè)工作人員對(duì)電子文件的保存幾乎沒有管理概念就連有些檔案管理人員對(duì)其都沒有一個(gè)正確理性的認(rèn)知從為將電子文件保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)就算歸檔甚至還有企業(yè)出現(xiàn)保存電子檔案的電腦可以隨意使用文件經(jīng)常在沒有管理者的情況下被修改或覆蓋。

3企業(yè)電子檔案管理的有效措施

3.1完善企業(yè)電子檔案管理制度

制定和完善電子檔案制度是保證企業(yè)電子檔案管理的必要手段。通過建立健全電子檔案管理制度,明確電子檔案管理部門和管理流程,明晰文件歸檔、分類、保存期限、保存方法等具體操作規(guī)范保證檔案管理有章可循。

3.2整合電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理

電子檔案和紙質(zhì)檔案各有特點(diǎn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存將成為檔案管理工作的長(zhǎng)期趨勢(shì)。為提升企業(yè)檔案的完整性和利用率應(yīng)注重整合紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。將定稿的電子檔案輸出存檔紙質(zhì)檔案掃描至計(jì)算機(jī)或軟件系統(tǒng)備份對(duì)同一份檔案采用相同的歸檔號(hào)碼和著錄信息以兩種方式共同存檔,既提高了檢索速度,又有效避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不穩(wěn)定而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)也彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案侵蝕、損壞所產(chǎn)生不完整等劣勢(shì)肩利于長(zhǎng)期保存。

3.3采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)

采用電子檔案軟件管理系統(tǒng)是電子檔案管理步入正軌的有效手段。利用高科技軟件系統(tǒng)使電子檔案管理更加高效和規(guī)范勢(shì)在必行通過信息化手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門電子檔案與部門電子檔案的無縫鏈接。

3.4注重硬件系統(tǒng)的管理和維護(hù)

為確保電子檔案的完整和真實(shí)性就必須給電子檔案一個(gè)健康穩(wěn)定的硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先保證硬件設(shè)備適宜的溫度和濕度升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)采用多種方式載體備份如光盤、移動(dòng)硬盤備份等滿足電子檔案長(zhǎng)期保存的需要淇次利用防火墻等技術(shù)手段防治病毒入侵,同時(shí)采用數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印等技術(shù)確保檔案在傳輸和使用過程中的安全。

篇（9）

2021年2月28日前，全鎮(zhèn)完成精準(zhǔn)扶貧檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化處理及移交工作，建立精準(zhǔn)扶貧檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理，全面真實(shí)記錄脫貧攻堅(jiān)工作歷程、成果體現(xiàn)。

二、工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

（一）工作內(nèi)容

脫貧攻堅(jiān)以來，在開展各項(xiàng)工作過程中，形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。鎮(zhèn)、村在對(duì)精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行規(guī)范化管理基礎(chǔ)上，同步進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進(jìn)館檔案紙質(zhì)檔案和數(shù)字化處理的電子檔案同時(shí)移交）。

（二）基本原則

規(guī)范管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、刪繁去重。

（三）工作標(biāo)準(zhǔn)

1.整理標(biāo)準(zhǔn)

（1）文書檔案統(tǒng)一按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/TA22-2015）進(jìn)行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號(hào)、編頁(yè)、編目、裝盒和排架。

（2）項(xiàng)目檔案按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》進(jìn)行整理，國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設(shè)項(xiàng)目按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定進(jìn)行整理。項(xiàng)目規(guī)模較小的，可以簡(jiǎn)化整理，根據(jù)具體情況只能一卷或數(shù)卷。

（3）資金檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。

（4）照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）進(jìn)行整理。

（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）進(jìn)行整理。

（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。

2.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

精準(zhǔn)扶貧檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31-2017)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并完全匹配，方便查閱利用。

3.檔案裝具

按需到區(qū)檔案館統(tǒng)一領(lǐng)取符合規(guī)范的檔案裝具。

三、工作步驟

（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮(zhèn)精準(zhǔn)扶貧檔案建設(shè)工作方案》并送區(qū)脫貧辦備案。

（二）規(guī)范整理。2021年2月28日前，鎮(zhèn)、村完成2014—2020年精準(zhǔn)扶貧檔案收集和規(guī)范整理工作，并同步完成精準(zhǔn)扶貧檔案的數(shù)字化處理工作。

（三）分級(jí)驗(yàn)收。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)初驗(yàn)，在2021年3月10日前完成27個(gè)行政村精準(zhǔn)扶貧紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作，并向區(qū)脫貧辦報(bào)告完成情況；二是區(qū)級(jí)抽驗(yàn)，由區(qū)脫貧辦牽頭，組織區(qū)檔案局、區(qū)檔案館、區(qū)扶貧開發(fā)局在2021年3月31日前完成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作；三是根據(jù)抽驗(yàn)情況開展整改提升。

（四）歸檔裝訂。精準(zhǔn)扶貧檔案歸檔裝訂待數(shù)字化處理后啟動(dòng)，于3月底前完成歸檔裝訂。

（五）及時(shí)移交。在2021年4月底前，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將精準(zhǔn)扶貧檔案移交至區(qū)檔案館。

四、工作要求

篇（10）

檔案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中，卻缺乏統(tǒng)一的、系統(tǒng)的建設(shè)。并造就許多問題的出現(xiàn)，阻礙著檔案管理工作的發(fā)展，使其欠缺管理的規(guī)范性。下文將針對(duì)檔案管理規(guī)范化的問題進(jìn)行具體的分析。

1、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善

檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜而龐大僅僅依靠人力無法進(jìn)行高效有序的管理，并且隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展電子文件與電子文檔大量涌現(xiàn)，運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)往往無法保證管理的規(guī)范化，盡管目前信息化管理方法已經(jīng)推展開來，但是依然存在許多問題。首先是硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎(chǔ)條件。其次是軟件設(shè)施，主要問題是檔案管理系統(tǒng)功能不健全或者是軟件程序復(fù)雜，這樣一來就會(huì)為檔案的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、歸檔、借閱等造成不便，有時(shí)可能會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)的不完善導(dǎo)致檔案丟失等，嚴(yán)重破壞了檔案管理的規(guī)范化。

2、管理系統(tǒng)不完善

在新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的時(shí)效性的要求也越來越高，這首先需要讓檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)到位。檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，但是當(dāng)今管理檔案管理工作中規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的工作流程與工作制度并不完善。首先由于部分單位對(duì)檔案管理工作的不重視導(dǎo)致前期對(duì)檔案資料的收集與整理不全面不深入，進(jìn)而直接影響后期對(duì)檔案的利用效果。其次，由于對(duì)檔案管理部門的管理較為疏松，部分工作人員有時(shí)沒有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細(xì)致，有時(shí)甚至損壞了檔案資料的完整性，但是在這種相關(guān)人員的工作職責(zé)與工作內(nèi)容沒有明確的劃分的背景下即使出現(xiàn)了這種錯(cuò)誤也不一定能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

3、檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

新形勢(shì)下組織檔案管理工作的開展，規(guī)范化程度依然較低，其中一個(gè)很重要的原因就是相關(guān)工作人員自身素質(zhì)。在許多單位檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，大家經(jīng)常把檔案管理工作看成是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的工作，對(duì)于管理的規(guī)范化認(rèn)識(shí)并不深入，也正是由于對(duì)這種認(rèn)識(shí)上的欠缺，導(dǎo)致了檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程的緩慢。

二、促使檔案管理規(guī)范化發(fā)展的措施

通過上文的詳細(xì)闡述，對(duì)檔案規(guī)范化管理存在的問題也有了一定的了解和認(rèn)識(shí)。究其問題存在的實(shí)質(zhì)原因還是因?yàn)橄嚓P(guān)的管理不到位。信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善，并且沿用傳統(tǒng)的檔案管理措施，不能夠與時(shí)展的步伐相接軌。因此首要任務(wù)就是創(chuàng)新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。下文將針對(duì)具體的應(yīng)對(duì)措施具體闡述。

1、依法管理，建章立制

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，建立完善的法制系統(tǒng)去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進(jìn)行。社會(huì)在進(jìn)步，企業(yè)在發(fā)展，檔案管理工作中的設(shè)備也得到的升級(jí)，各項(xiàng)軟硬件的優(yōu)化，讓檔案變得更加的多樣化，從過去的紙質(zhì)檔案、影片檔案，到現(xiàn)在的數(shù)字檔案，無疑是一個(gè)飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應(yīng)該提升自己的檔案管理知識(shí)和技巧，要多多的充電和再培訓(xùn)，讓自己能夠掌握現(xiàn)代檔案管理方法，順應(yīng)形勢(shì)需要，堅(jiān)持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度的發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)作用。

2、求實(shí)創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)

信息時(shí)代已近悄悄的來臨，我們的生活已經(jīng)離不開信息這個(gè)關(guān)鍵詞，工作、生活、學(xué)習(xí)都與之相聯(lián)系，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，讓我們的社會(huì)前進(jìn)了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，達(dá)到高效、安全、精準(zhǔn)的目的，讓檔案管理工作步入一個(gè)良性循環(huán)，這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā)，尋找檔案管理的特點(diǎn)，運(yùn)用自身的檔案管理知識(shí)，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，更好的尾社會(huì)、企業(yè)服務(wù)，體現(xiàn)信息社會(huì)的優(yōu)勢(shì)。

3、科學(xué)規(guī)范，提高效能