相關(guān)期刊
時(shí)間：2023-06-13 16:27:36
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇畢業(yè)生檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國(guó)家教育部或者就讀高校所規(guī)定的的學(xué)分或者學(xué)時(shí)的學(xué)生的個(gè)人干部檔案。主要內(nèi)容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績(jī)冊(cè)（學(xué)籍卡）、綜合素質(zhì)評(píng)定表（鑒定表）、體檢冊(cè)、錄取名冊(cè)、社會(huì)實(shí)踐評(píng)定表、在校期間獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰、相關(guān)技能證書、畢業(yè)報(bào)到證復(fù)印件以及高中階段的相關(guān)材料等。這些材料全面記載了一個(gè)人從高中階段求學(xué)到高校畢業(yè)期間形成的所有材料，是社會(huì)了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會(huì)的第一手推薦資料。
20世紀(jì)90年代以前，高校畢業(yè)生檔案基本上是由畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位、高校學(xué)生工作部門、招生就業(yè)等相關(guān)部門全面負(fù)責(zé)管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個(gè)各自獨(dú)立的管理體系。20世紀(jì)90年代末期開始，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步深化改革和我國(guó)高校就業(yè)體系的改革，同時(shí)根據(jù)高校各自的實(shí)際情況，各高校的畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入社會(huì)人事中心與學(xué)校檔案部門館進(jìn)行統(tǒng)一全面管理。
2008年，國(guó)家教育部第27號(hào)令-《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布，明確規(guī)定了學(xué)生檔案作為高校檔案管理之一門類進(jìn)行統(tǒng)一管理，各高校都在籌備學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理工作，這才真正意味著學(xué)生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標(biāo)志著高校畢業(yè)生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業(yè)生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業(yè)生檔案由高校檔案部門統(tǒng)一存放。
2 高校畢業(yè)生留存檔案管理中存在的問(wèn)題
近年來(lái)，高校畢業(yè)生面臨的就業(yè)環(huán)境日趨復(fù)雜，高校畢業(yè)生在雙向選擇的就業(yè)形勢(shì)下，越來(lái)越多地到各種體制的單位就業(yè)。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業(yè)生本人在就業(yè)過(guò)程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態(tài)的意識(shí)，造成了高校畢業(yè)生檔案的大量遺留。
2.1 畢業(yè)生檔案內(nèi)容匹配問(wèn)題
在高校留存畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案內(nèi)容匹配錯(cuò)誤、檔案歸檔混淆的問(wèn)題并不普遍，可以說(shuō)只是個(gè)別現(xiàn)象，但是這類問(wèn)題一旦發(fā)生卻不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且給下一步的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作留下嚴(yán)重的隱患。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理工作日益繁重，畢業(yè)生檔案在歸檔管理的過(guò)程總越來(lái)越多地出現(xiàn)材料不全、同一個(gè)畢業(yè)生的檔案材料分散保管、不同畢業(yè)生的檔案混淆的現(xiàn)象。
這種檔案內(nèi)容陪陪錯(cuò)誤是由于多種原因造成的。一方面是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的過(guò)程中檔案要進(jìn)過(guò)多個(gè)管理機(jī)構(gòu)、多人次管理，在這些管理環(huán)節(jié)的交接過(guò)程中，就可能出現(xiàn)交接檔案不完全、多次歸檔的現(xiàn)象。另一方面，在學(xué)生檔案由各院系轉(zhuǎn)往畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)的時(shí)候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級(jí)之間對(duì)學(xué)生檔案管理工作的互不聯(lián)系，導(dǎo)致了一個(gè)人的信息相似的檔案內(nèi)容發(fā)生混淆、難以區(qū)分的現(xiàn)象。出現(xiàn)檔案內(nèi)容匹配問(wèn)題的學(xué)生檔案一旦歸檔，就很難發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，一般只有等到相關(guān)畢業(yè)生在檔案流轉(zhuǎn)規(guī)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過(guò)程，重新整理匹配錯(cuò)誤的畢業(yè)生檔案內(nèi)容。
2.2 畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范
畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問(wèn)題看似是檔案管理工作的表面形式問(wèn)題，但正是這種形式上的不統(tǒng)一，造成了檔案管理過(guò)程中無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理。畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問(wèn)題主要體現(xiàn)在一下兩點(diǎn)：一是材料手續(xù)不完備；二是材料規(guī)格不統(tǒng)一。
材料手續(xù)的不完備，主要是指畢業(yè)生在校期間的檔案材料的完整性問(wèn)題。畢業(yè)生在校檔案是畢業(yè)生在入學(xué)后生成的一系列相關(guān)檔案，包括黨團(tuán)材料、學(xué)籍材料、獎(jiǎng)懲材料、課程成績(jī)材料、鑒定材料、學(xué)位授予材料等。由于沒有統(tǒng)一化的材料管理標(biāo)準(zhǔn)，使得畢業(yè)生檔案材料中不完備的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給畢業(yè)生檔案在下一級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的管理工作帶來(lái)不便。
材料規(guī)格的不統(tǒng)一，表現(xiàn)在各種畢業(yè)生檔案材料中缺乏統(tǒng)一的格式管理要求。目前，畢業(yè)生檔案已經(jīng)由過(guò)去相對(duì)單一的檔案形式發(fā)展成多樣化的檔案形式，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規(guī)格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規(guī)格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業(yè)生檔案看起來(lái)雜亂、不美觀，同時(shí)，也給檔案的正常裝訂帶來(lái)麻煩。另一方面，電子檔案和紙質(zhì)檔案在信息分配上的重復(fù)或者缺失、畢業(yè)生檔案無(wú)法統(tǒng)一辨識(shí)，都給畢業(yè)生檔案管理工作帶來(lái)不便。
3 高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化管理策略研究
針對(duì)目前高校畢業(yè)生檔案管理和利用的現(xiàn)狀，本人從畢業(yè)生檔案的主體與客體角度提出自己的應(yīng)對(duì)策略，改善現(xiàn)有的畢業(yè)生檔案管理的不合理性與被動(dòng)性，搞好資源整合，實(shí)現(xiàn)物盡其用，人盡其才。
3.1 加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的宣傳教育，從思想上提高畢業(yè)生的檔案管理意識(shí)
畢業(yè)生作為國(guó)家的知識(shí)儲(chǔ)備資源，關(guān)系到國(guó)家、社會(huì)的發(fā)展大計(jì)，畢業(yè)生檔案是這些知識(shí)資源的另一種載體，它對(duì)畢業(yè)生是否能夠全面融入社會(huì)，知識(shí)能否轉(zhuǎn)化為國(guó)家的發(fā)展動(dòng)力關(guān)系重大，因此我們應(yīng)該利用社會(huì)宣傳媒體入電視、廣播、報(bào)紙等加強(qiáng)宣傳，讓全社會(huì)重視畢業(yè)生檔案，納入關(guān)注畢業(yè)生就業(yè)工作體系之中。
3.2 統(tǒng)一管理存放地，實(shí)現(xiàn)資源整合
現(xiàn)在異地存放體系對(duì)畢業(yè)生檔案管理極為不利，不利于畢業(yè)生檔案的明確去向，也不利于畢業(yè)生檔案明確轉(zhuǎn)遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業(yè)生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國(guó)家應(yīng)該從資源整合的角度來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，把畢業(yè)生檔案重點(diǎn)納入地方人事中心進(jìn)行統(tǒng)一管理，讓地方人事中心真體體現(xiàn)社會(huì)、國(guó)家、和地方人事資源的中心職責(zé)，把這項(xiàng)職責(zé)從高校檔案管理職責(zé)中解放出來(lái)，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業(yè)服務(wù)，以此推動(dòng)高校教育事業(yè)和社會(huì)檔案管理工作的雙重發(fā)展。
3.3 更新管理觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)
中圖分類號(hào)：G217 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)速度在不斷加快，這樣傳統(tǒng)的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應(yīng)性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術(shù)管理肯定也會(huì)逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。本文主要對(duì)信息化技術(shù)對(duì)畢業(yè)生檔案管理的影響進(jìn)行分析。
1信息化技術(shù)在高校畢業(yè)生檔案建立方式方面的改變
傳統(tǒng)的高校畢業(yè)生檔案的建立方式都是采用紙質(zhì)的方式，而在現(xiàn)代社會(huì)當(dāng)中，高校的畢業(yè)生檔案發(fā)生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)生的相關(guān)信息不再是以前那種可感官的紙質(zhì)信息，都已經(jīng)開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能夠很好地實(shí)現(xiàn)這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候傳統(tǒng)的管理方式一般都是紙質(zhì)的檔案館形式，采用信息化技術(shù)之后就能夠建立起數(shù)字檔案館，傳統(tǒng)檔案管理部門的工作方式也就會(huì)相應(yīng)的發(fā)生改變。在構(gòu)建高校數(shù)字檔案館的時(shí)候主要是根據(jù)師生的需求為導(dǎo)向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關(guān)的信息，而在高校的學(xué)生檔案方面則提供了比之前更加全面的學(xué)生個(gè)人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發(fā)生，能夠更加準(zhǔn)確和靈活地對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行管理。
2信息化技術(shù)使得畢業(yè)生檔案管理的空間廣度以及時(shí)間的長(zhǎng)度變得更加豐富
實(shí)現(xiàn)檔案信息擴(kuò)大化最容易的手段就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅能夠很好地突破傳統(tǒng)管理方式中的時(shí)間限制，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也能夠很好地實(shí)現(xiàn)地理環(huán)境限制的突破，能夠很好地實(shí)現(xiàn)空間以及時(shí)間信息交流的需要。在開始建立數(shù)字化檔案館的時(shí)候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠?qū)⒏黝惐容^有價(jià)值的信息放置在校園網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)資源的共享，對(duì)于高校師生以及社會(huì)各界人員在查詢相關(guān)信息的時(shí)候能夠有所幫助。通過(guò)信息化技能能夠很好地實(shí)現(xiàn)檔案的紙質(zhì)載體和檔案當(dāng)中所記載的相關(guān)內(nèi)容分開，那么在管理的過(guò)程當(dāng)中也就能夠分別對(duì)這兩者進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的檔案館在對(duì)這兩者分別進(jìn)行管理的時(shí)候是一種雙重的管理，無(wú)形當(dāng)中就會(huì)為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對(duì)檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，不僅需要對(duì)紙質(zhì)的實(shí)體檔案館進(jìn)行和平常一樣的管理建設(shè)，同時(shí)還需要對(duì)數(shù)字檔案館當(dāng)中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更新和豐富，因?yàn)橹挥羞@樣才能夠很好地實(shí)現(xiàn)資源需求者對(duì)于資源共享的一些要求。所以高校在以后進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的時(shí)候信息化技術(shù)管理將會(huì)是一大特色，同時(shí)這種管理方式還需要相關(guān)的管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的適應(yīng)。
3信息化技術(shù)使得檔案信息變得更加完整化和多元化
信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)于畢業(yè)生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業(yè)生的檔案實(shí)現(xiàn)了信息化。其實(shí)高校的數(shù)據(jù)檔案館不僅僅使高校的畢業(yè)生檔案實(shí)現(xiàn)了完整化以及多元化，同時(shí)也在無(wú)形當(dāng)中使高校學(xué)生檔案的吸引力和時(shí)效性增加了很多。高校的學(xué)生檔案原本是一種非常枯燥乏味的單一的保存方式，但是檔案的管理者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，把這種方式變得多種多樣，同時(shí)學(xué)生的個(gè)人信息也能夠更加充實(shí)，而且還可以使信息很好地實(shí)現(xiàn)可操作性、知識(shí)性以及趣味性，使得高校留存畢業(yè)生檔案的作用能夠真正發(fā)揮出來(lái)。
4信息化技術(shù)能夠突破紙質(zhì)檔案無(wú)法超越的瓶頸
現(xiàn)在很多高校在對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候都存在著很多無(wú)法超越的瓶頸，而這些無(wú)法超越的瓶頸當(dāng)中因?yàn)楣芾砉ぷ鞅容^零碎，在管理的過(guò)程當(dāng)中不能夠有效實(shí)現(xiàn)是比較具有代表性的一個(gè)問(wèn)題?，F(xiàn)在很多高校基本上還是由學(xué)生處在負(fù)責(zé)畢業(yè)生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個(gè)學(xué)院上報(bào)來(lái)完成。在對(duì)畢業(yè)生的各種信息進(jìn)行收集和處理的時(shí)候基本上還是由各個(gè)學(xué)院負(fù)責(zé)，而一些具體的工作則是由輔導(dǎo)員來(lái)完成。在畢業(yè)生檔案的管理過(guò)程當(dāng)中，院系的作用比較關(guān)鍵和重要，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，各個(gè)院系對(duì)檔案管理工作都不是很重視，他們對(duì)于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學(xué)生快要畢業(yè)的時(shí)候才以突擊的方式來(lái)完成。如果畢業(yè)生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態(tài)度來(lái)完成的話，倉(cāng)促和草率的程度就可想而知有多嚴(yán)重，這樣畢業(yè)生紙質(zhì)檔案的管理就會(huì)出現(xiàn)混亂或者缺失的現(xiàn)象。采用信息技術(shù)之后，則能夠很好地解決上面所說(shuō)的問(wèn)題，在建立高校畢業(yè)生電子檔案的時(shí)候，需要根據(jù)電子檔案的一些特征來(lái)具體地填寫統(tǒng)一格式的內(nèi)容，而且因?yàn)橄到y(tǒng)時(shí)間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現(xiàn)，各個(gè)院系應(yīng)該要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)生的信息情況進(jìn)行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業(yè)生的檔案管理工作能夠比較順利進(jìn)行。
5結(jié)束語(yǔ)
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)方式都在發(fā)生著變化，面對(duì)這樣的形式，高校畢業(yè)檔案管理的工作人員就應(yīng)該要用科學(xué)技術(shù)來(lái)不斷的提高自己，利用信息化技術(shù)來(lái)充實(shí)自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業(yè)生服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1] 劉暉，張素麗，柳羽輝. 淺談信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2011（11）.
[2] 鞏雅峰.信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析[J].華章，2012（2）.
關(guān)鍵詞 大學(xué)生 檔案管理 誤區(qū)
人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)識(shí)能力、工作業(yè)績(jī)的，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會(huì)的發(fā)展，人才的流動(dòng)性日益加強(qiáng)，部分大學(xué)生認(rèn)為人事檔案并不重要，因而出現(xiàn)了很多“棄檔”“斷檔”現(xiàn)象，殊不知，這樣的行為為自己以后的發(fā)展設(shè)下了“攔路虎”。
一、學(xué)籍檔案和人事檔案的關(guān)系
大學(xué)畢業(yè)生檔案是指通過(guò)參加全國(guó)統(tǒng)一考試并被錄取和順利完成學(xué)業(yè)的大中專院校學(xué)生的檔案，包括學(xué)籍檔案和人事檔案兩部分。
畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來(lái)，是指畢業(yè)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)。這時(shí)的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案，它是通過(guò)畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報(bào)到證后，才得以實(shí)現(xiàn)。
二、大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀
我國(guó)的人事管理實(shí)行用人單位直接管理職工檔案和縣級(jí)以上人才市場(chǎng)人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有：國(guó)家機(jī)關(guān) 、全民事業(yè)單位、國(guó)有大中型企業(yè)、當(dāng)?shù)卣耸虏块T所屬的人才服務(wù)中心等。
對(duì)于升學(xué)和找到就業(yè)單位的畢業(yè)生，檔案直接轉(zhuǎn)遞到所就讀學(xué)校和用人單位的相關(guān)部門，而畢業(yè)生所就業(yè)單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的，以及未就業(yè)即在畢業(yè)離校辦理派遣手續(xù)時(shí)，尚未落實(shí)就業(yè)單位，根據(jù)畢業(yè)生本人意愿，依據(jù)《人國(guó)普通高等學(xué)校本?？飘厴I(yè)生就業(yè)報(bào)到證》，將檔案及戶口轉(zhuǎn)至其入學(xué)前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案，公安部門為其辦理落戶手續(xù)。
另外，允許少數(shù)學(xué)生如支援西部建設(shè)的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請(qǐng)檔案留校超過(guò)兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。
三、大學(xué)生對(duì)檔案管理的認(rèn)知與處理的誤區(qū)
從目前的情況看，大學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案與人事檔案二者間的關(guān)系認(rèn)識(shí)并不太清楚，尤其是對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)和處理方式，還存在著諸多誤區(qū)。這主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
一是檔案不交人才交流機(jī)構(gòu)托管。國(guó)家相關(guān)政策規(guī)定，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年。有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費(fèi)保存，就無(wú)須再到人才交流機(jī)構(gòu)托管了。這N認(rèn)識(shí)對(duì)大學(xué)畢業(yè)生的個(gè)人發(fā)展有著極不利的影響?，F(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工、國(guó)家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其檔案記載的相關(guān)資訊作為甄選人才的重要證據(jù)。學(xué)校免費(fèi)保存的只是學(xué)籍檔案，不是真正發(fā)揮作用的人事檔案。
二是檔案無(wú)用。目前，隨著人事制度改革步伐的加快、社會(huì)就業(yè)方式和就業(yè)渠道的日益多元化，人們對(duì)檔案的重要性的認(rèn)識(shí)在日漸減弱，檔案無(wú)用論日益泛濫，丟檔、棄檔現(xiàn)象屢屢發(fā)生。很多人認(rèn)為人事檔案沒有用處，一些人干脆棄檔，將檔案丟在學(xué)校、人才市場(chǎng)或放在自己手中。
四、檔案管理不善的危害及補(bǔ)救
遺失人事檔案，或人事檔案不能得到有效補(bǔ)和更新，會(huì)對(duì)個(gè)人的生存與發(fā)展帶來(lái)許多麻煩或損失，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：
一是影響個(gè)人利益。在辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金、養(yǎng)老金時(shí)，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保參保年限等都是主要依據(jù)。如退休時(shí)需要依據(jù)檔案認(rèn)定個(gè)人出生時(shí)間，從而確定退休時(shí)間；需要確定個(gè)人參加工作時(shí)間，從而確定開始繳費(fèi)或視同繳費(fèi)的時(shí)間，以計(jì)算養(yǎng)老金金額和一系列有關(guān)事項(xiàng)。
二是影響個(gè)人的職場(chǎng)發(fā)展。畢業(yè)生的職稱、調(diào)動(dòng)、深造、出國(guó)等人生大事，都依賴人事檔案的支撐。如，大學(xué)畢業(yè)后，學(xué)生檔案需要經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)正定級(jí)后，才能成為干部檔案，才能正常調(diào)動(dòng)，才能在未來(lái)領(lǐng)取養(yǎng)老金等，未辦這個(gè)手續(xù)，無(wú)法評(píng)職稱，無(wú)法調(diào)動(dòng)。
如果出現(xiàn)“棄檔”“斷檔”，目前可以采取的補(bǔ)救措施有以下幾種：
1.“口袋檔案”（自己保管的檔案）主人要盡快向人才服務(wù)機(jī)構(gòu)咨詢，若檔案袋被私自打開，里面的資料就得經(jīng)相關(guān)部門核實(shí)，若檔案資料遺失，還要到原單位去補(bǔ)充和確認(rèn)。
2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長(zhǎng)期未辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)的，要與原單位協(xié)商，解決跳槽后的遺留問(wèn)題，以便及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)交。
1 人才中心檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）檔案管理信息化水平較低
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息科技技術(shù)也在不斷發(fā)展，但人才中心檔案管理的信息化水平并未緊跟時(shí)代步伐，影響檔案管理工作人員工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提升。我國(guó)已經(jīng)頒布關(guān)于實(shí)現(xiàn)人才中心檔案管理信息化的通知部署，但基層人才中心實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理仍相對(duì)較難。一是資金問(wèn)題，一套高級(jí)的檔案管理軟件費(fèi)用偏高，縣級(jí)人才中心各項(xiàng)支出費(fèi)用均由縣級(jí)則政負(fù)擔(dān)，很難支付高額費(fèi)用支出。目前，縣級(jí)人才中心管理檔案基本都是使用Excel表格進(jìn)行管理。二是歷史原因，學(xué)生自初中開始就已經(jīng)開始填寫檔案信息，但所填寫的檔案多是紙質(zhì)版，再延續(xù)到高中、大學(xué)，等到大學(xué)或大學(xué)畢業(yè)后才將檔案信息輸人到電腦中，檔案轉(zhuǎn)到人才中心以后，仍是紙質(zhì)版的檔案材料。要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，這需要大量的人力、物力和則一力，縣級(jí)人才中心難以負(fù)擔(dān)。
（二）被棄檔案難以管理
隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，我國(guó)就業(yè)流動(dòng)率也在不斷增大，給人才中心的檔案管理工作帶來(lái)一定壓力。一是部分學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，由學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)至生源地人社局，而學(xué)生并未持就業(yè)通知書回原籍報(bào)到，致使檔案被棄置。二是大部分學(xué)生在畢業(yè)后將檔案寄放在人才中心，之后便對(duì)其置之不理，無(wú)法保證檔案的及時(shí)更新。面對(duì)大量被遺棄檔案，人才中心的檔案管理人員很難開展工作。多數(shù)檔案所有者都是等到需要檔案時(shí)才去人才中心索取檔案，但是由于這期間所有者對(duì)檔案置之不理，導(dǎo)致檔案一直“沉睡”在人才中心，給檔案管理工作帶來(lái)困難。
（三）檔案管理人員配備不足
對(duì)檔案管理員的制度是很清楚明了的，但是在實(shí)際生活中就出現(xiàn)了一定的差異，沒有足夠的人員去進(jìn)行檔案管理的工作，這樣也增加了人員在工作中的人物量過(guò)大。也隨著畢業(yè)的學(xué)生越來(lái)越多的情況，檔案員的工作內(nèi)容就比較的繁重，人員缺少，對(duì)工作中都會(huì)出現(xiàn)影響等問(wèn)題，要得到合理的解決。
（四）檔案流轉(zhuǎn)中存在不規(guī)范現(xiàn)象
在檔案轉(zhuǎn)接過(guò)程中可能由于某些學(xué)校對(duì)學(xué)生的檔案沒有做好合理的保管，對(duì)學(xué)生的檔案也沒有做好明確的說(shuō)明，所以就出現(xiàn)了一些問(wèn)題。還有一些是已經(jīng)放在人才市場(chǎng)的，但是在轉(zhuǎn)接過(guò)程中沒有規(guī)范性，所以也影響了檔案不合理的現(xiàn)象，這樣也導(dǎo)致一定要是檔案的本人就解決，才能進(jìn)行保管等環(huán)節(jié)的落實(shí)。
2 加強(qiáng)人才中心畢業(yè)生檔案管理的措施
人才中心檔案管理部門在接收畢業(yè)生檔案的時(shí)候，應(yīng)將這些檔案中的信息一一錄入到計(jì)算機(jī)中，同時(shí)，平時(shí)的管理工作中對(duì)于畢業(yè)生提取檔案以及遞交后續(xù)的檔案資料等新的內(nèi)容，也應(yīng)在計(jì)算機(jī)上面認(rèn)真、細(xì)致地進(jìn)行記錄，并對(duì)于檔案管理的各個(gè)流程都嚴(yán)格實(shí)行規(guī)范化的管理。
（一）加快檔案管理電子化進(jìn)度
為使檔案管理變得更加簡(jiǎn)單并盡快實(shí)現(xiàn)管理信息化，在接收檔案時(shí)，人才中心應(yīng)將畢業(yè)生檔案信息錄人電腦；在管理過(guò)程中，部分畢業(yè)生如需遞交后續(xù)檔案內(nèi)容或需要提取其檔案，都應(yīng)在電腦上做好記錄，規(guī)范流程，細(xì)致記錄，加強(qiáng)檔案管理。同時(shí)，地方政策應(yīng)支持人才中心加大檔案管理信息化資金投人，比如加大對(duì)檔案管理軟件的資金投人，購(gòu)買適合縣級(jí)人才中心實(shí)際需求的檔案管理軟件，提高檔案管理的信息化和科學(xué)化水平以及檔案管理人員工作效率，從而為群眾特別是大中專畢業(yè)生提供更加優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。
（二）進(jìn)一步完善檔案管理辦法
對(duì)檔案管理的辦法進(jìn)行進(jìn)一步的完善是提高人才中心畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量的重要途徑，而且為了更好實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理管理人員應(yīng)該將管理辦法統(tǒng)一化，通過(guò)統(tǒng)一歸類的辦法實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理和辦法的一致性，具體來(lái)講可以以時(shí)間為依據(jù)進(jìn)行歸類管理，也可以采取分級(jí)分類的方式進(jìn)行管理，這種方式對(duì)于數(shù)量很大的檔案管理較為有效，具體就是檔案管理人員對(duì)這些檔案可按地區(qū)先進(jìn)行一次歸類，再根據(jù)寄存時(shí)間進(jìn)行二次歸類等。在檔案管理辦法得到完善并創(chuàng)新的情況下，能極大地讓畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升。
（三）適當(dāng)增加管理人員，提高其素質(zhì)
應(yīng)積極引進(jìn)人才，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)則和實(shí)際需求配備足夠的專職人員，切實(shí)解決目前人才中心畢業(yè)生檔案管理人員不足的問(wèn)題。其次，為了更快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，我們應(yīng)該重視檔案管理人員專業(yè)水平和信息技術(shù)的培訓(xùn)和提高工作，培養(yǎng)出更多的專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、工作經(jīng)驗(yàn)豐富又懂得信息技術(shù)復(fù)合型人才，同時(shí)，注重人才引進(jìn)和其崗前培訓(xùn)工作，從整體上提高檔案管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。
（四）強(qiáng)化檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性、科學(xué)性
實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)的科學(xué)性與規(guī)范性的前提和基礎(chǔ)就是讓檔案管理以及責(zé)任追究的相關(guān)制度盡快建立起來(lái)，并不斷地加以健全，更重要的是嚴(yán)格執(zhí)行，落實(shí)到位，嚴(yán)格相關(guān)的流程和手續(xù)，對(duì)于流轉(zhuǎn)過(guò)程中的違規(guī)和錯(cuò)誤現(xiàn)象、行為必須嚴(yán)格追究責(zé)任，提高我們服務(wù)質(zhì)量和工作效率。結(jié)束語(yǔ)綜上所述，我們應(yīng)正確面對(duì)目前人才中心畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題，并不斷探索改進(jìn)的措施，并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，切實(shí)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量和效率的全面提升。
3 結(jié)論
綜上所述，通過(guò)本文分析可以看出，加大畢業(yè)生檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)前人才中心面臨著的主要工作，因此，對(duì)于人才中心的主管部T以及財(cái)政部門來(lái)說(shuō)，必須重視畢業(yè)生的檔案管理工作，加大經(jīng)費(fèi)上的投入，進(jìn)行硬件和軟件上的建設(shè)，能夠滿足人才中心檔案管理信息化建設(shè)的需求，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，為廣大畢業(yè)生提供更加便捷以及優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
［中圖分類號(hào)］G275.9;G647.24 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1009-5349（2012）06－0060－01
離校高校畢業(yè)生的檔案根據(jù)報(bào)到意向，絕大多數(shù)被存放至所在地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。在對(duì)其檔案進(jìn)行分類整理中發(fā)現(xiàn)，各地高校畢業(yè)生的學(xué)生檔案材料并不齊備，且個(gè)別擺放順序也存在雜亂無(wú)章的現(xiàn)象。高校檔案作為我國(guó)檔案的一個(gè)重要部分，真實(shí)地反映了學(xué)生的具體情況。高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國(guó)家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。
一、學(xué)生檔案管理工作問(wèn)題
高校與學(xué)生都存在針對(duì)檔案方面的一些問(wèn)題，有以下三種情況：首先，留?！熬彊n”。這類情況，要么是學(xué)生在不知情的情況下其檔案“被留?！?，要么是自愿要求存放檔案于學(xué)校，用于近期讀研。其實(shí)這是最沒有實(shí)際效果的存放方式，一旦辦理“緩檔”，多數(shù)都意味著沒有報(bào)到證。如果進(jìn)入機(jī)關(guān)事業(yè)單位等對(duì)干部身份有要求的部門，報(bào)到證就是一道門檻。錯(cuò)過(guò)了報(bào)到日期，就意味著要辦理報(bào)到證或改派報(bào)到證。報(bào)到日期的延后，直接與轉(zhuǎn)正定級(jí)密切相關(guān)，也即隨之順延。因此，高校畢業(yè)生的學(xué)生檔案在其畢業(yè)后應(yīng)及時(shí)存放到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)托管。
其次，檔案存放到高考生源地。這類情況，屬于校方與學(xué)生本人已經(jīng)溝通過(guò)要存放到生源地。但也存在一些問(wèn)題：第一，省內(nèi)畢業(yè)的學(xué)生檔案存放問(wèn)題。個(gè)別高校將檔案郵寄到當(dāng)?shù)亟逃郑逃钟植坏貌粚n案轉(zhuǎn)遞到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，造成檔案的二次投遞，在費(fèi)時(shí)費(fèi)力的同時(shí)也影響了報(bào)到時(shí)間。第二，省外畢業(yè)的學(xué)生存檔問(wèn)題。針對(duì)省外畢業(yè)生的檔案派遣方面多數(shù)高校都是將檔案直接郵寄到所在省份的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)部門。許多高校未盡到告知義務(wù)，致使絕大多數(shù)高校畢業(yè)生不知道檔案郵寄到省會(huì)，而以為檔案已經(jīng)郵寄到生源地。一旦學(xué)生想到要用檔案的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)檔案不在生源地，不得不從學(xué)校問(wèn)詢檔案去向，不僅造成檔案二次派遣，而且給學(xué)生在人力、物力、時(shí)間等多方面造成了不小的影響。因此，建議高校及學(xué)生要及時(shí)了解檔案的去向，做到有備無(wú)患。
再次，檔案存放到高校畢業(yè)生就業(yè)所在地的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。這一方式，在目前看來(lái)是對(duì)高校畢業(yè)生最為有利的投檔方式。它將檔案從高校轉(zhuǎn)遞至人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，做到了從學(xué)生檔案到人事檔案的有序銜接，為學(xué)生的就業(yè)安置工作起到了很好的基礎(chǔ)性作用。人事檔案是我國(guó)各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備日后查考的文件材料。
二、學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題的原因
首先，一些教師對(duì)學(xué)籍管理缺乏正確的理解，認(rèn)為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理應(yīng)為教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)，對(duì)有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度既不了解，也不重視，在具體工作中敷衍了事。
其次，畢業(yè)生由于對(duì)成績(jī)、就業(yè)等方面關(guān)注度較高，對(duì)其自身檔案認(rèn)識(shí)不清，甚至個(gè)別學(xué)生將之視為可有可無(wú)的東西。
再次，入學(xué)教育缺失。一些高校在新生入學(xué)時(shí)進(jìn)行入學(xué)教育，但在對(duì)新生檔案管理方面，缺乏及時(shí)有效的入學(xué)教育，致使學(xué)生對(duì)在校期間的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、學(xué)習(xí)動(dòng)力及動(dòng)機(jī)沒有足夠認(rèn)識(shí)。
第四，離校教育缺失。絕大多數(shù)高校對(duì)即將畢業(yè)的學(xué)生在檔案流向方面的教育、宣傳力度不夠，甚至是輕描淡寫，致使學(xué)生在急于就業(yè)的形勢(shì)下忽視了檔案，在想起用檔案的時(shí)候又不知道它身處何方。
三、提高檔案管理綜合水平
（一）規(guī)范管理，建立科學(xué)合理的管理模式
隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴(kuò)大，校際間的合作日益增多，人工管理無(wú)法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫(kù)，可隨時(shí)調(diào)用和統(tǒng)計(jì)分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。
（二）樹立三個(gè)服務(wù)理念，強(qiáng)化五個(gè)一切思想
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)生檔案管理工作的基礎(chǔ)。在具體實(shí)踐中，工作人員應(yīng)樹立三個(gè)服務(wù)理念，強(qiáng)化五個(gè)一切思想。即樹立學(xué)生的訴求是工作的動(dòng)力，學(xué)生的滿意是工作的業(yè)績(jī)，學(xué)生的認(rèn)可是快樂(lè)和幸福的標(biāo)尺。要堅(jiān)持學(xué)生利益高于一切，實(shí)事求是貫穿一切，公平正義壓倒一切，表率作用統(tǒng)率一切，快樂(lè)自己奉獻(xiàn)一切的思想。
人事檔案是客觀記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)、使用的重要依據(jù)。
近年來(lái)，隨著我國(guó)人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統(tǒng)人事體制的產(chǎn)物早已風(fēng)光不再，尤其在高校畢業(yè)生中，涌現(xiàn)了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業(yè)生檔案中存在著內(nèi)容不完整、信息不準(zhǔn)確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動(dòng)、工資調(diào)整等人事管理帶來(lái)諸多的困難，更直接影響到高校畢業(yè)生在就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審及職稱評(píng)定、社會(huì)保險(xiǎn)、退休手續(xù)的辦理和各項(xiàng)證明的出具等方面。
高校畢業(yè)生為何對(duì)如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點(diǎn)：
1、檔案功能弱化。在我國(guó)人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據(jù)，人事檔案的功能在那個(gè)時(shí)期也最為強(qiáng)大。時(shí)代變遷，多年的人事制度改革，上至國(guó)家下至各單位都建立了新的考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)于干部的現(xiàn)實(shí)的工作能力的考核標(biāo)準(zhǔn)取代了檔案中個(gè)人成長(zhǎng)的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評(píng)定時(shí)發(fā)揮著人事服務(wù)功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無(wú)。
2、檔案管理落后。高校畢業(yè)生的檔案無(wú)論是在校期間還是畢業(yè)后進(jìn)入社會(huì)，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫(kù)房條件差等問(wèn)題，使得檔案從接收、儲(chǔ)存、查找到轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風(fēng)險(xiǎn)。
3、轉(zhuǎn)移手續(xù)繁瑣。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各地行政管理?xiàng)l塊分割嚴(yán)重。各地區(qū)在檔案轉(zhuǎn)移和管理上要求不統(tǒng)一。嚴(yán)格的地區(qū)在辦理手續(xù)上需要十個(gè)以上的程序，不嚴(yán)格的地區(qū)甚至存在現(xiàn)用現(xiàn)管的現(xiàn)象。對(duì)檔案轉(zhuǎn)移的要求不同，導(dǎo)致轉(zhuǎn)移要求的口徑不一致，具體到當(dāng)事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時(shí)間在一個(gè)不重要的環(huán)節(jié)。檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區(qū)交接轉(zhuǎn)移。
4、多年積累后的檔案管理費(fèi)用高。各地人才交流中心收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不一定，以我區(qū)人才交流中心為例，學(xué)生轉(zhuǎn)正定級(jí)后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費(fèi)，如果積累多年，也數(shù)目可觀。有相當(dāng)一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時(shí)再提檔交管理費(fèi)，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會(huì)。致使未按規(guī)定時(shí)間繳納寄存費(fèi)而變成“死檔”。
5、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。畢業(yè)生對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)不深，認(rèn)識(shí)不到檔案的功能、重要性和流轉(zhuǎn)要求。有些畢業(yè)生認(rèn)為，一證（畢業(yè)證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業(yè)生認(rèn)為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學(xué)歷、職稱等相關(guān)材料還可以直接放進(jìn)去，對(duì)檔案的嚴(yán)肅性缺乏基本的了解。
那么，檔案真的已經(jīng)可有可無(wú)了嗎？
目前，檔案雖然在干部提拔或使用過(guò)程中不再發(fā)揮決定性作用，但檔案在當(dāng)今中國(guó)人事體制中仍發(fā)揮著不可替代的作用，主要表現(xiàn)在以下幾方面：1、在辦理社會(huì)保險(xiǎn)過(guò)程中，檔案不可或缺。檔案中對(duì)個(gè)人從業(yè)經(jīng)歷的相關(guān)資料以及解除勞動(dòng)關(guān)系的材料將是領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)金的必要手續(xù)。檔案中的招工材料和從業(yè)資料是計(jì)算和領(lǐng)取養(yǎng)老保險(xiǎn)金的最為重要的依據(jù)。2、在正規(guī)單位的招聘和任用中，檔案的流轉(zhuǎn)手續(xù)和材料的完備程度或?qū)⒊蔀槌晒εc否的關(guān)鍵一環(huán)。3、檔案材料的完備與否，決定著轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、工齡計(jì)算等一系列與個(gè)人利益相關(guān)的因素。4、檔案材料是干部身份認(rèn)定的唯一依據(jù)。在現(xiàn)有退休制度下，檔案的遺失可能會(huì)導(dǎo)致縮短工作時(shí)間。
針對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，有以下幾個(gè)方向可以努力：
一、高校在就業(yè)指導(dǎo)環(huán)節(jié)需加強(qiáng)對(duì)檔案重要性的講解，提高畢業(yè)生對(duì)檔案管理的重視。
在教育部要求下，各高校都開設(shè)了就業(yè)指導(dǎo)課，但更多的是灌輸一些就業(yè)形勢(shì)、面試技巧、就業(yè)協(xié)定等相關(guān)內(nèi)容，對(duì)檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應(yīng)該讓學(xué)生了解檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉(zhuǎn)遞的流程和查詢辦法等內(nèi)容，使學(xué)生對(duì)檔案提起足夠的重視，并在社會(huì)生活中對(duì)檔案給予關(guān)注。
二、檔案管理部門應(yīng)加大規(guī)范檔案管理的力度。
由于對(duì)檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現(xiàn)填寫不規(guī)范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實(shí)性和實(shí)用性大打折扣。各級(jí)檔案管理部門應(yīng)該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉(zhuǎn)遞過(guò)程中制定嚴(yán)格的管理?xiàng)l例，建立人事檔案的管理檔案，責(zé)任明晰，規(guī)范檔案管理。
三、提高檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。
檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德及高度的責(zé)任感。加強(qiáng)檔案管理，就需對(duì)檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn)，提高其道德品質(zhì)和政治素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平，根據(jù)不同時(shí)期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個(gè)性化的素質(zhì)提升計(jì)劃，以提高檔案管理的整體工作質(zhì)量。
四、加快建設(shè)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。
隨著科技的進(jìn)步和我國(guó)人事制度改革的深入，紙質(zhì)檔案和人工查閱已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的落后于社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化成為必然的趨勢(shì)。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以提高檔案信息的重復(fù)利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的繁瑣，同時(shí)便于紙質(zhì)檔案的保存。
高校畢業(yè)生的檔案管理問(wèn)題已經(jīng)逐步的引起高校、畢業(yè)生及用人單位的廣泛關(guān)注，為避免檔案問(wèn)題成為制約高校畢業(yè)生發(fā)展和未來(lái)保障的絆腳石，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)檔案管理水平和檔案管理信息化已經(jīng)刻不容緩。
【參考文獻(xiàn)】
[1]遲耀林.淺談人事檔案管理的作用[J].世紀(jì)橋，2011（11）：151-152.
受科技進(jìn)步的影響，國(guó)家在開展信息化建設(shè)的同時(shí)也加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化的步伐，而傳統(tǒng)的大學(xué)畢業(yè)生檔案管理就在信息化的發(fā)展下暴露了弊端。在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間，大學(xué)畢業(yè)生檔案的管理一直使用傳統(tǒng)的人工管理方式，這種方式存在一定的滯后性，不利于大學(xué)生人才信息的交流，也為大學(xué)生去異地工作帶來(lái)了一定的不便。而且當(dāng)代用人單位對(duì)于大學(xué)畢業(yè)生檔案的需求加大，因此效率較低的傳統(tǒng)檔案管理逐漸會(huì)被高效的信息化管理所取代。下面我們簡(jiǎn)單分析下在使用信息技術(shù)之后，大學(xué)畢業(yè)生的檔案管理會(huì)有什么變化。
1 信息化技術(shù)在大學(xué)畢業(yè)生檔案建立方式方面的改變
大學(xué)生在畢業(yè)后都會(huì)有自己相應(yīng)的檔案，需要由人才交流中心等相關(guān)單位保存并，且以往給大學(xué)畢業(yè)生建立的檔案都是紙質(zhì)檔案。然而隨著信息化的發(fā)展，大學(xué)畢業(yè)生的檔案不再是紙質(zhì)形式，而是一電子化的形式體現(xiàn)。而且學(xué)生的檔案信息也不是寫在紙上，而是采用虛擬的方式，記錄在電子檔案中。這種變化主要是因?yàn)楫?dāng)前的社會(huì)是信息化的社會(huì)，而且互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在發(fā)展，通過(guò)這些影響使學(xué)生的檔案實(shí)現(xiàn)電子化。
在對(duì)大學(xué)畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，傳統(tǒng)的管理方式一般都是紙質(zhì)的檔案館形式，采用信息化技術(shù)之后就能夠建立起數(shù)字檔案館，傳統(tǒng)檔案管理部門的工作方式也就會(huì)相應(yīng)的發(fā)生改變。在構(gòu)建大學(xué)畢業(yè)生數(shù)字檔案館的時(shí)候主要是根據(jù)學(xué)生就業(yè)的需求為導(dǎo)向建立的，提供的信息包括了就業(yè)相關(guān)的信息，而在用人單位方面則提供了比之前更加全面的學(xué)生個(gè)人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發(fā)生，能夠更加準(zhǔn)確和靈活地對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行管理。
2 信息化技術(shù)使得畢業(yè)生檔案管理的空間廣度以及時(shí)間的長(zhǎng)度變得更加豐富
實(shí)現(xiàn)檔案信息擴(kuò)大化最容易的手段就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅能夠很好地突破傳統(tǒng)管理方式中的時(shí)間限制，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也能夠很好地實(shí)現(xiàn)地理環(huán)境限制的突破，能夠很好地實(shí)現(xiàn)空間以及時(shí)間信息交流的需要。在開始建立數(shù)字化檔案館的時(shí)候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠?qū)⒏黝惐容^有價(jià)值的信息放置在大學(xué)畢業(yè)生檔案信息網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)資源的共享，對(duì)于用人單位及社會(huì)各界人員在查詢大學(xué)畢業(yè)生相關(guān)信息的時(shí)候能夠有所幫助。通過(guò)信息化技能能夠很好地實(shí)現(xiàn)檔案的紙質(zhì)載體和檔案當(dāng)中所記載的相關(guān)內(nèi)容分開，那么在管理的過(guò)程當(dāng)中也就能夠分別對(duì)這兩者進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的檔案館在對(duì)這兩者分別進(jìn)行管理的時(shí)候是一種雙重的管理，無(wú)形當(dāng)中就會(huì)為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對(duì)檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，不僅需要對(duì)紙質(zhì)的實(shí)體檔案館進(jìn)行和平常一樣的管理建設(shè)，同時(shí)還需要對(duì)數(shù)字檔案館當(dāng)中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更新和豐富，因?yàn)橹挥羞@樣才能夠很好地實(shí)現(xiàn)資源需求者對(duì)于資源共享的一些要求。所以在以后進(jìn)行大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的時(shí)候信息化技術(shù)管理將會(huì)是一大特色，同時(shí)這種管理方式還需要相關(guān)的管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的適應(yīng)。
大學(xué)畢業(yè)生檔案管理信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息管理互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的研究運(yùn)用。大學(xué)畢業(yè)生檔案管理單位通過(guò)網(wǎng)站建設(shè)等方式，在網(wǎng)站上建設(shè)檔案室網(wǎng)頁(yè)，公布有關(guān)信息，有關(guān)人員只需要通過(guò)電腦聯(lián)網(wǎng)，隨時(shí)隨地都可以查詢相關(guān)管理動(dòng)態(tài)，這對(duì)促進(jìn)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理服務(wù)水平提升起到極其重要的作用。
3 信息化技術(shù)使得檔案信息變得更加完整化和多元化
網(wǎng)絡(luò)對(duì)于人們的工作有很大的影響，甚至是影響著畢業(yè)生的檔案?，F(xiàn)在大學(xué)畢業(yè)生的檔案一般都由人才交流中心收集保管，并建立了相應(yīng)的檔案館，而且這種檔案館基本都是信息化形式，通過(guò)檔案館可以讓大學(xué)畢業(yè)生的檔案得到很好的保存。學(xué)生在畢業(yè)之后，根據(jù)實(shí)際情況，個(gè)人的檔案可能會(huì)隨著學(xué)生到工作單位，也可能會(huì)回到學(xué)生的生源地。而人才交流中心建立的檔案館是在學(xué)生畢業(yè)之后，會(huì)有一份電子檔案保存在人才交流中心內(nèi)。通過(guò)這種保存方式能夠讓畢業(yè)學(xué)生的檔案更加完整，讓檔案具有時(shí)效性。在使用信息技術(shù)的時(shí)候，檔案保管的方式較為多樣化，而且學(xué)生的信息也更真實(shí)，學(xué)生在畢業(yè)之后，自己的檔案就可以真實(shí)的反映有關(guān)信息，發(fā)揮畢業(yè)生檔案的應(yīng)有作用。
4 信息化技術(shù)能夠突破紙質(zhì)檔案無(wú)法超越的瓶頸
部分單位在管理畢業(yè)生檔案的時(shí)候，存在著漏洞，而且有著這樣現(xiàn)象的單位不在少數(shù)，甚至是有一些問(wèn)題很難去解決。在眾多問(wèn)題中，最有代表性的問(wèn)題就是在管理大學(xué)畢業(yè)生檔案的時(shí)候，管理工作分散，使檔案不能有效的實(shí)現(xiàn)價(jià)值。對(duì)大學(xué)畢業(yè)生的檔案管理工作有著直接影響的就是檔案管理人員，因此檔案管理人員要在檔案管理工作中發(fā)揮作用。但是在真正的工作中，大多數(shù)的檔案管理人員并不重視大學(xué)畢業(yè)生的檔案管理工作，在收集學(xué)生的信息上只是敷衍了事。有一些工作沒有在要求內(nèi)完成，然后在任務(wù)期限截止時(shí)，匆忙的完成，草率的工作態(tài)度，簡(jiǎn)單的處理，可想而知，管理工作上缺陷有多嚴(yán)重，由于之前學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)工作做好不好，在后期的管理工作中會(huì)有很大的問(wèn)題，甚至?xí)霈F(xiàn)管理的混亂。這是傳統(tǒng)方式管理存在的不足。但是在使用信息技術(shù)的時(shí)候，就可以避免了上述問(wèn)題的出現(xiàn)，學(xué)生的檔案是電子的形式，在填寫信息的時(shí)候，可以按照具體的模式讓學(xué)生統(tǒng)一的填寫，然后再保存。在統(tǒng)計(jì)信息的時(shí)候，根據(jù)系統(tǒng)規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行填寫，這樣就不會(huì)出現(xiàn)突擊填寫的情況，而且還能讓各個(gè)部門在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，收集信息不在那么倉(cāng)促，這樣就可以有效的避免問(wèn)題，使大學(xué)畢業(yè)生的檔案工作順利完成。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，傳統(tǒng)的大學(xué)畢業(yè)生檔案管理方式在信息化的發(fā)展下，弊端增多，因此這種管理方式需要改變?，F(xiàn)階段，檔案信息的服務(wù)對(duì)象更為具體，服務(wù)的方式也由單一變?yōu)槎鄻?。在整體的檔案管理都發(fā)生變化的今天，大學(xué)畢業(yè)生檔案的管理方式也加入了信息技術(shù)，并且不斷的利用信息技術(shù)創(chuàng)新管理方式，使檔案管理工作更容易，也使學(xué)生在畢業(yè)后，檔案信息仍能為其服務(wù)。信息技術(shù)對(duì)于大學(xué)畢業(yè)生的檔案管理工作百利而無(wú)一害，因此可以在廣泛的應(yīng)用。
參考文獻(xiàn)
[1]劉暉，張素麗，柳羽輝.淺談信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].信息系統(tǒng)工程，2011（11）.
1.畢業(yè)生對(duì)人事檔案不夠重視。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，就業(yè)方式的多樣化，檔案的作用相對(duì)降低。一些畢業(yè)生對(duì)檔案不了解，也不關(guān)心。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，有60%的學(xué)生認(rèn)為“找工作看重的是能力，檔案不怎么重要”；只有15%的學(xué)生認(rèn)為“以后要找工作，檔案很重要，不能遺棄”。據(jù)調(diào)查，大中專畢業(yè)生最容易出現(xiàn)三種檔案問(wèn)題:一是畢業(yè)時(shí)未通過(guò)正常渠道辦理就業(yè)手續(xù)，以工人招工手續(xù)入職，重新建立職工檔案，放棄學(xué)生檔案，成為“棄檔族”。二是很多非公有制用人單位不要求檔案，畢業(yè)生在完成向人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)存檔手續(xù)后就失去了蹤影，長(zhǎng)年不見蹤影，成為名副其實(shí)的“忘檔族”。三是貪便宜圖方便，將檔案帶在身上，成為“口袋檔案”。這些都是因?yàn)槿狈?duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，不知道將來(lái)政審、調(diào)資、出具證明、介紹信、職稱晉升均要以檔案材料為依據(jù)。
2.檔案管理不夠規(guī)范。由于種種原因，一些單位在檔案管理上還沒有形成符合各自特點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過(guò)程中也存在不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅僅充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。每年對(duì)接收到畢業(yè)生檔案，只是按畢業(yè)院校、接收時(shí)間、所學(xué)專業(yè)、生源、學(xué)歷等進(jìn)行登記、編號(hào)、錄入，沒有嚴(yán)格按照管理檔案的程序操作，這些不規(guī)范的操作直接導(dǎo)致檔案材料的不完整。加上無(wú)法與畢業(yè)生取得聯(lián)系，久而久之，檔案管理者也說(shuō)不清那些無(wú)頭檔案的情況，阻礙了人事檔案的開發(fā)利用，影響了人事檔案管理工作的可靠性、嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。
3.檔案管理手段落后。干部人事檔案工作大多沿用手工操作，整檔手續(xù)繁瑣復(fù)雜?！陡刹繖n案整理工作細(xì)則》要求對(duì)檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工和裝訂，案卷要做到卷面整潔，整齊平坦。對(duì)不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，要進(jìn)行技術(shù)加工，既不損壞檔案原貌，又不造成檔案材料的毀損。信息化時(shí)代的人事檔案工作除了要求人事檔案工作者要具備良好的政治、道德素養(yǎng)，還要求人事檔案工作者要掌握豐富的檔案專業(yè)知識(shí)和具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，但目前真正能夠達(dá)到要求的寥寥無(wú)幾。
二、提高對(duì)畢業(yè)生檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
1.對(duì)畢業(yè)生做好宣傳工作。利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的重要性，努力做好咨詢服務(wù)工作，讓廣大的畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，在新的形勢(shì)下，無(wú)論從事什么樣的工作，畢業(yè)生人事檔案都不是可有可無(wú)的，它對(duì)畢業(yè)生今后就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要載體，是企事業(yè)單位選人用人的重要依據(jù)，更是公務(wù)員招考和升學(xué)考試中政審、考察的重要材料，是對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，也是人才交流的重要信息。
2.提高檔案管理者自身素質(zhì)。隨著大中專畢業(yè)生由人才資源向人力資源轉(zhuǎn)化的這個(gè)過(guò)程不斷深入，畢業(yè)生檔案管理和企事業(yè)單位工人檔案管理出現(xiàn)融合趨勢(shì)，部分單位存在一個(gè)弱化現(xiàn)象，這就給我們的畢業(yè)生檔案管理工作提出了更高的要求。要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，要牢固樹立科學(xué)的人才觀，重視畢業(yè)生資源的開發(fā)，打破以往舊的管理模式，學(xué)習(xí)運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法基本技能，不斷改進(jìn)工作方式、方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源，高標(biāo)準(zhǔn)的做好服務(wù)工作。
3.用人單位要高度重視檔案信息。人事檔案真實(shí)地記載著一個(gè)人的成長(zhǎng)過(guò)程，它反映了一個(gè)人的真實(shí)面目。畢業(yè)生的檔案材料雖然少，但材料的內(nèi)容十分重要，它是全面考察、了解和正確使用人才的重要依據(jù)，是畢業(yè)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。因此，用人單位在使用人的同時(shí)，必須全面掌握一個(gè)人的信息，這樣才能根據(jù)需要正確地選擇、使用人才，讓其在適合自己的崗位上發(fā)揮特長(zhǎng)，為社會(huì)創(chuàng)造財(cái)富。
三、加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案的管理
1.建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫(kù)。畢業(yè)生檔案要集中統(tǒng)一管理，特別是大型國(guó)有企業(yè)，要將畢業(yè)生檔案和工人檔案分開管理；畢業(yè)生就業(yè)管理部門要對(duì)接收到的派遣期內(nèi)的畢業(yè)生檔案要重新核對(duì)、整理，根據(jù)畢業(yè)生的基本情況，分門別類，按姓名、專業(yè)、學(xué)歷等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用，為用人單位提供人才信息資源，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。對(duì)超出派遣期的畢業(yè)生檔案要及時(shí)移交人才交流部門管理，盡可能地聯(lián)系畢業(yè)生到相關(guān)部門辦理人事業(yè)務(wù)。
近年來(lái),隨著高校的擴(kuò)招,高校畢業(yè)人數(shù)不斷增加,畢業(yè)生檔案不斷膨脹,傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要,直接影響了高校畢業(yè)生檔案管理部門的辦事效率。學(xué)院對(duì)于畢業(yè)生離校時(shí)檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統(tǒng)一的管理系統(tǒng),學(xué)生的各種檔案信息管理處于純手工操作,費(fèi)力、費(fèi)時(shí)、效率低,工作繁瑣,所以建立此系統(tǒng)能為本院提供一個(gè)高質(zhì)量、高效率的畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動(dòng)化,并且適應(yīng)學(xué)院發(fā)展需要,開創(chuàng)通過(guò)校園局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息管理無(wú)紙辦公協(xié)同工作的時(shí)代。
1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析
1.1 系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)是基于web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層b/s(browser/server)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過(guò)瀏覽器訪問(wèn)網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
1.2 技術(shù)分析
本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用b/s體系結(jié)構(gòu)。在客戶端運(yùn)行瀏覽器,提供用戶接口,負(fù)責(zé)產(chǎn)生用戶的請(qǐng)求,并接受web服務(wù)器傳遞的web頁(yè)面數(shù)據(jù);web服務(wù)器接收請(qǐng)求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器能識(shí)別的sql語(yǔ)句,傳遞給數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給web服務(wù)器,web服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識(shí)別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),b/s結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開放性好,易維護(hù)、易擴(kuò)展。客戶端瀏覽器只跟web服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。
2系統(tǒng)需求分析
針對(duì)于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對(duì)畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進(jìn)行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對(duì)該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進(jìn)行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實(shí)用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫(kù)。
3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
由于本系統(tǒng)是面向特定的對(duì)象,所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)先應(yīng)該進(jìn)行身份驗(yàn)證。根據(jù)不同的用戶,進(jìn)入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。
系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實(shí)現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實(shí)現(xiàn)的功能則包括以下幾點(diǎn)。
(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級(jí)權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行維護(hù)、編輯、檢索、打印并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護(hù):畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)—— 按年度,每年一個(gè)畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的匯總與修改;打印方式的維護(hù)—— 根據(jù)機(jī)要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機(jī)要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、ip地址、使用時(shí)間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行備份。
(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對(duì)于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對(duì)畢業(yè)生檔案的各種信息情況進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索;對(duì)于普通,能在客戶端計(jì)算機(jī)瀏覽器上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對(duì)畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學(xué)號(hào);打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況word文檔表格的形式打印并予以留存。
4數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
4.1 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個(gè)人情況信息:學(xué)號(hào)、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號(hào)、生源所在地、入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時(shí)間、畢業(yè)去向、派遣報(bào)到證號(hào)、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況—— 含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時(shí)間—— 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時(shí)間、檔案郵寄號(hào)碼—— 高校學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時(shí)的編號(hào)、檔案機(jī)要編號(hào)—— 檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)要部門的郵寄編號(hào)、檔案回執(zhí)—— 由高校學(xué)生檔案管理部門隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號(hào)、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說(shuō)明。
由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫(kù),設(shè)計(jì)完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。
4.2 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
本系統(tǒng)基于asp.net平臺(tái)開發(fā),用visualstudio.net2005作為開發(fā)環(huán)境, 界面設(shè)計(jì)采用了dreamweave,iis作為web服務(wù)器,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用access,通過(guò)編程實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關(guān)鍵技術(shù)有:數(shù)據(jù)庫(kù)連接、條件查詢、備份數(shù)據(jù)庫(kù)等,由于代碼較為冗長(zhǎng),在此不一一贅述。
5結(jié)語(yǔ)
本系統(tǒng)提高了我校畢業(yè)生檔案管理的工作效率,方便了畢業(yè)生對(duì)檔案情況的及時(shí)了解及其傳遞,加強(qiáng)了畢業(yè)生與我校畢業(yè)生檔案管理部門的交流。通過(guò)以上對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建的探索,理清了高校檔案信息化管理的思路,為高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化,信息化、高效化提供了有效的途徑。
參考文獻(xiàn)
國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)的本質(zhì)在于人才的競(jìng)爭(zhēng)，高校畢業(yè)生作為我國(guó)人才隊(duì)伍中重要的組成部分，對(duì)于推動(dòng)國(guó)家的發(fā)展以及綜合國(guó)力的提升而言發(fā)揮著重要作用，在此過(guò)程中，高校畢業(yè)生人事檔案由于能夠?qū)Ξ厴I(yè)生的專業(yè)、學(xué)歷、品德、才干等作出反應(yīng)，因此可以作為實(shí)施人才競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略工作中的重要依據(jù)。同時(shí)高校畢業(yè)生人事檔案本身就是我國(guó)檔案管理事業(yè)中不可或缺的內(nèi)容，因此，做好高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，無(wú)論是對(duì)于我國(guó)人力資源的發(fā)展還是對(duì)于我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展都發(fā)揮著重要作用。另外，高校畢業(yè)生人事檔案可以讓國(guó)家對(duì)高校畢業(yè)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、就業(yè)方向以及工作發(fā)展做出了解，這對(duì)于我國(guó)調(diào)整人才戰(zhàn)略、教育計(jì)劃以及促進(jìn)就業(yè)率的提升等可以發(fā)揮出參考作用。
（二）高校畢業(yè)生人事檔案管理對(duì)社會(huì)用人單位的重要性。
高校畢業(yè)生人事檔案管理對(duì)社會(huì)用人單位的重要性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是能夠讓企業(yè)更好的對(duì)人才做出選拔與分配，并更好的實(shí)現(xiàn)人盡其能。通過(guò)高校畢業(yè)生人事檔案，社會(huì)用人單位可以了解高校畢業(yè)生的學(xué)歷、在校表現(xiàn)、實(shí)習(xí)經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷，同時(shí)能夠了解學(xué)生的思想狀況與道德素質(zhì)，這些內(nèi)容能夠作為用人單位開展人才選拔時(shí)的依據(jù)并提供參考作用；二是能夠讓企業(yè)更好的掌握員工信息與狀態(tài)，從而為企業(yè)人力資源管理工作提供依據(jù)。通過(guò)高校畢業(yè)生人事檔案，社會(huì)用人單位能夠在了解員工專業(yè)素質(zhì)與綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上為員工合理安排工作崗位，并為員工的考核與晉升提供必要依據(jù)。同時(shí)，根據(jù)高校畢業(yè)生人事檔案所反映出的各類信息，社會(huì)用人單位可以針對(duì)崗位需求以及員工能力素質(zhì)來(lái)合理安排員工培訓(xùn)，從而促進(jìn)畢業(yè)生對(duì)自身工作的盡快融入以及職業(yè)能力的提升。
（三）高校畢業(yè)生人事檔案管理對(duì)畢業(yè)生自身的重要性。
高校畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生的各類信息，并且也能夠?qū)Ξ厴I(yè)生綜合素質(zhì)做出反映。一是在畢業(yè)生求職過(guò)程中，畢業(yè)生的人事檔案是社會(huì)企業(yè)事業(yè)單位人才招聘以及公務(wù)員考試錄用等方面都需要做出考察的重要內(nèi)容，在此過(guò)程中，畢業(yè)生人事檔案發(fā)揮著依據(jù)作用；二是在畢業(yè)生參加工作后的職務(wù)晉升、職稱評(píng)定、工齡計(jì)算以及保險(xiǎn)繳納等工作中，仍是檔案都發(fā)揮著憑證作用；三是高校畢業(yè)生人事檔案記錄著高校畢業(yè)生的職務(wù)、待遇以及福利等情況，所以可以作為畢業(yè)生對(duì)自身合法權(quán)益做出維護(hù)的重要憑證；四是畢業(yè)生人事檔案記錄著畢業(yè)生在學(xué)習(xí)以及工作中的各項(xiàng)考核數(shù)據(jù)，以此為依據(jù)，畢業(yè)生可以更好的認(rèn)識(shí)到自身的不足，并對(duì)自身素質(zhì)做出有針對(duì)性的提升，從而推動(dòng)自身事業(yè)的發(fā)展。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理對(duì)策
（一）對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案管理給予高度重視。
在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，重視意識(shí)是確保后續(xù)管理工作得以有序發(fā)展的重要基礎(chǔ)，因此，無(wú)論是高校、用人單位還是高校畢業(yè)生自身，都應(yīng)當(dāng)樹立重視畢業(yè)生人事檔案管理工作的意識(shí)。其中，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)畢業(yè)生人事檔案管理工作的重視程度決定著高校畢業(yè)生人事檔案管理工作能否得到有序開展以及能否取得良好成效。對(duì)于高校領(lǐng)導(dǎo)而言，不僅要在意識(shí)方面認(rèn)識(shí)到高校畢業(yè)生人事檔案管理工作的重要意義，同時(shí)要在行動(dòng)上為高校畢業(yè)生人事檔案管理工作創(chuàng)造良好條件，并且要強(qiáng)化對(duì)畢業(yè)生人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)與把控。從行為實(shí)踐方面來(lái)看，高校領(lǐng)導(dǎo)要通過(guò)舉辦展覽、講座等方式來(lái)提高檔案管理單位以及學(xué)生對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)有必要給予畢業(yè)生人事檔案管理工作足夠的資金支持，有必要重視高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度、工作方法、工作手段、工作設(shè)施的完善，從而確保檔案管理機(jī)構(gòu)能夠從硬件、軟件兩個(gè)方面使畢業(yè)生人事檔案管理工作的有序開展得到保障；社會(huì)用人單位則應(yīng)當(dāng)對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案的價(jià)值作出認(rèn)知，雖然在高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在偽造內(nèi)容或者內(nèi)容單一的問(wèn)題，但是這并非普遍的現(xiàn)象，因此，用人單位應(yīng)當(dāng)將畢業(yè)生人事檔案當(dāng)作是對(duì)畢業(yè)生作出的了解，對(duì)人才進(jìn)行選拔與分配的必要途徑，從而促使畢業(yè)生自身能夠強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)；作為高校畢業(yè)生，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生人事檔案中的各類信息都與自身息息相關(guān)，其內(nèi)容所具有的真實(shí)性、權(quán)威性以及有效性能夠?yàn)楫厴I(yè)生的工作以及自我提升發(fā)揮出重要作用，所以，高校畢業(yè)生應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案管理給予高度重視，并了解人事檔案管理流程與轉(zhuǎn)遞流程，從而避免自身人事檔案的丟失。
（二）對(duì)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作制度作出完善。
在高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中，對(duì)管理工作制度作出完善是推動(dòng)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作規(guī)范化的有效途徑與必要途徑。在此過(guò)程中，首先，高校要重視對(duì)畢業(yè)生人事檔案管理工作中的檔案構(gòu)建、檔案收集、檔案管理以及檔案歸檔等作出完善，并構(gòu)建補(bǔ)充制度，從而推動(dòng)畢業(yè)生人事檔案的充實(shí)，確保體現(xiàn)出畢業(yè)生的各類信息。在此方面，高校畢業(yè)生人事檔案管理部門要在檔案收集工作中保持積極主動(dòng)的態(tài)度，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確與及時(shí)收集，從而為高校人事檔案的良好利用構(gòu)建基礎(chǔ)。所收集的檔案內(nèi)容要具有完整、全面的特點(diǎn)，并重視體現(xiàn)出畢業(yè)生的專業(yè)能力、政治素質(zhì)以及思想品德。為了確保檔案收集工作取得良好效果，高校畢業(yè)生需要對(duì)檔案收集范圍做出嚴(yán)格的規(guī)定，同時(shí)要對(duì)高校畢業(yè)生檔案信息收集渠道做出拓展與暢通，在構(gòu)建追蹤收集制度的基礎(chǔ)上來(lái)確保人事檔案信息的及時(shí)收集與查漏補(bǔ)缺；其次，高校要重視對(duì)畢業(yè)生人事檔案的借閱制度與利用制度做出完善。高校畢業(yè)生人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)需要建立在高校畢業(yè)生人事檔案得以有效利用的基礎(chǔ)之上。在此方面，高校要對(duì)畢業(yè)生人事檔案的利用與借閱對(duì)象和范圍做出明確規(guī)定，對(duì)超出利用與借閱范圍的檔案或者對(duì)象，應(yīng)當(dāng)禁止利用與借閱。在利用與借閱手續(xù)方面，人事檔案的利用與借閱人需要出示單位介紹信與個(gè)人身份證明，并填寫審批表。高校畢業(yè)生人事檔案管理單位在對(duì)這些內(nèi)容做出核實(shí)的基礎(chǔ)上才能夠進(jìn)行檔案借閱。在構(gòu)建檔案借閱與利用審批制度的基礎(chǔ)上，高校畢業(yè)生人事檔案管理單位還應(yīng)當(dāng)制定有效的監(jiān)督機(jī)制，通過(guò)對(duì)檔案保管、借閱、利用過(guò)程作出監(jiān)督來(lái)避免在檔案的借閱與利用中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，從而避免檔案的丟失。對(duì)于違規(guī)現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定處罰措施，從而對(duì)檔案管理工作者行為做出制約。
