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時間：2023-06-07 15:44:27
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇采購合同管理規(guī)范范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
隨著我國國民經(jīng)濟的飛速發(fā)展，國家對房地產(chǎn)市場進行合理調(diào)控，各個房地產(chǎn)商也調(diào)整了競爭戰(zhàn)略，主要以提高產(chǎn)品品質(zhì)，降低項目成本為主要的發(fā)展戰(zhàn)略。在房地產(chǎn)項目開發(fā)過程中，要想大幅度的降低成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟收益，需要對工程進行成本控制，降低工程成本。因此，為了降低房地產(chǎn)工程成本，需要對工程招標(biāo)采購及合同管理進行合理控制。
1房地產(chǎn)工程招標(biāo)采購
1.1 房地產(chǎn)工程招標(biāo)采購的重要性
招投標(biāo)制度是房地產(chǎn)工程承包和發(fā)包的重要形式之一，也是各個地產(chǎn)商之間競爭的一種采購方法，目前在工程建設(shè)中得到廣泛的應(yīng)用。同時，它也是國家市場經(jīng)濟調(diào)節(jié)的一種手段，它具有兩方面的作用：一是可以為業(yè)主找到適當(dāng)?shù)某邪碳肮┴浬蹋强梢詢?yōu)化配置資源，以形成優(yōu)勝劣汰的市場競爭機制。
1.2 規(guī)范房地產(chǎn)工程招標(biāo)采購的措施
1.2.1提高技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性
準(zhǔn)確的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是提高工程招標(biāo)采購效果的前提。對于要求較高、專業(yè)性很強的分包工程，尤其是采用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的分包工程，僅僅依靠建筑設(shè)計圖紙，難以準(zhǔn)確說明技術(shù)的要求。在這此情況下，使用投標(biāo)報價會使得各個投標(biāo)單位根據(jù)不同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進行競價，競標(biāo)成功后，中標(biāo)單位一般會采取質(zhì)量低標(biāo)準(zhǔn)競標(biāo)的方案，這樣會造成采購質(zhì)量不達標(biāo)。因此，設(shè)計人員、技術(shù)人員和材料人員要在正規(guī)的市場調(diào)研以及保證質(zhì)量效果的基礎(chǔ)上，對于投標(biāo)的項目進行材料標(biāo)準(zhǔn)和性能的研究，同時要確保研究是建立在詳細(xì)的技術(shù)和經(jīng)濟論證之后，確定相應(yīng)的技術(shù)要求。
1.2.2 采用合理的招標(biāo)付款方式
在符合工程實際情況下，合理的招標(biāo)付款方式也是確保工程招標(biāo)采購效果的基礎(chǔ)條件，對于吸引優(yōu)秀的承包商來參與競標(biāo)報價是十分重要的。為了吸引優(yōu)秀的承建商來參與競標(biāo)，靈活制定工程付款的方式，在投標(biāo)的單位與本公司現(xiàn)金流之間取得平衡，即合理使用延期的支付方式。這不僅有利于施工單位的資金周轉(zhuǎn)，而且有利于建設(shè)單位對現(xiàn)金流的合理利用和控制。
1.2.3 邀標(biāo)對象的選用
邀請投標(biāo)對象的合理選擇是提高工程招標(biāo)采購效果的重要環(huán)節(jié)。房地產(chǎn)項目工程招標(biāo)采購一般采取邀請招標(biāo)方式，邀請的投標(biāo)單位為3～5家，盡量避免過多，減少招標(biāo)的協(xié)調(diào)管理的難度以及縮短招投標(biāo)周期；而如果少于3家，則不能達到相互競爭的目的，也容易引起串標(biāo)事件。招標(biāo)對象的邀請一般是通過各種渠道招標(biāo)信息，接受報名，考察公司生產(chǎn)加工能力，以及近1年內(nèi)完成的與本招標(biāo)標(biāo)的物相似的項目。根據(jù)以上方法優(yōu)選出適合本項目的競標(biāo)單位，是整個招標(biāo)采購工作的源頭環(huán)節(jié)，但值得注意的是，如果考察下來確定投標(biāo)的公司在承建實力、水準(zhǔn)上不在同一檔次上，其承建質(zhì)量和成本控制水平也有所差別，如果不同水平的公司一起競爭，將難以確保在提供相同優(yōu)質(zhì)水準(zhǔn)服務(wù)基礎(chǔ)上優(yōu)選出最低報價的，相反，最終會造成優(yōu)汰劣勝的效果。當(dāng)然，這也是公開招標(biāo)形式的招標(biāo)是進入市場的，也能符合市場招標(biāo)的要求，有的家數(shù)會更多。為此，我們需要制定出符合項目要求的報名條件，以設(shè)置好招標(biāo)的門檻，盡量避免不滿足招標(biāo)項目要求的單位參與。
2 房地產(chǎn)工程合同管理
2.1 房地產(chǎn)工程合同管理的重要性
合同管理作為房地產(chǎn)項目開發(fā)中重要的環(huán)節(jié)。在房地產(chǎn)的開發(fā)過程中，將會涉及到許多參與者和手續(xù)，這需要通過合同管理的方式來確保主體間的權(quán)利和義務(wù)。只有確定了當(dāng)權(quán)利與義務(wù)關(guān)系，才能保證合同各方在開發(fā)中的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，以規(guī)范化開發(fā)中的一些行為。過去，一些開發(fā)商和承包商由于不注重合同問題，事先未通過對合同的管理來規(guī)避和防范今后的風(fēng)險，從而造成不必要的經(jīng)濟損失。因此，作為房地產(chǎn)開發(fā)行為中的參與者，有必要明確房地產(chǎn)開發(fā)項目合同管理的重要性。
2.2 規(guī)范房地產(chǎn)工程合同管理的措施
（1）實現(xiàn)工程造價改革，實施工程量清單計價規(guī)范。結(jié)合市場的發(fā)展趨勢，由市場定價是工程造價改革和發(fā)展的主要趨勢，也是處理好招標(biāo)投標(biāo)管理與建設(shè)工程施工合同管理關(guān)系的基礎(chǔ)條件。根據(jù)施工企業(yè)現(xiàn)行的施工合同管理與招標(biāo)投標(biāo)管理問題研究發(fā)現(xiàn)，盡管施工合同中的合同條件就是招標(biāo)投標(biāo)文件的組成部分，但是投標(biāo)文件中的“商務(wù)標(biāo)”部分工程造價是依據(jù)社會的平均生產(chǎn)力及市場“人工、材料、機械”的市場平均價格綜合編制而成，這種靜態(tài)的工程造價體系通常是多年不變，從而難以滿足一些施工企業(yè)的現(xiàn)場施工管理要求，與企業(yè)的施工定額及市場“人工、材料、機械”價格相背離。因此，在實際工程施工中，企業(yè)需要結(jié)合自身的特點修改施工組織設(shè)計，根據(jù)企業(yè)定額重新編制施工預(yù)算。工程量清單計價規(guī)范實施后，招標(biāo)投標(biāo)時的工程量清單，將由投資商或業(yè)主委托有資質(zhì)的工程造價咨詢單位依據(jù)設(shè)計圖紙和計價規(guī)范直接計算給出，可減少圖紙理解錯誤，從而大大減少工程量計算的重復(fù)勞動。施工單位在投標(biāo)過程中可以結(jié)合自身的管理水平、企業(yè)定額及采購能力等報出適合自己企業(yè)的價格，并在施工中得以貫徹和落實。
（2）推行施工合同示范文本和招標(biāo)投標(biāo)示范文本的應(yīng)用，規(guī)范合同表述形式。目前來說，F(xiàn)IDIC合同條款在世界范圍內(nèi)得到了廣泛應(yīng)用，那是因為FIDIC合同條款本身具有的嚴(yán)密性和完善性，同時它可以給工程管理帶來便利，減少合同履約過程中的爭議。因此，筆者認(rèn)為，隨著我國建設(shè)工程施工合同示范文本的不斷完善，施工企業(yè)將能提高對合同示范文本的認(rèn)識，促進建設(shè)工程施工合同示范文本的推廣和應(yīng)用，規(guī)范合同的表述形式，它必將從根本上改變合同管理的現(xiàn)狀，減少合同中語句矛盾、錯誤問題的存在，提高合同履約率，進而提高建設(shè)工程施工現(xiàn)場管理水平。
（3）加強施工合同的價格管理。隨著建設(shè)工程造價的不斷改革，推行清單計價，理順市場，規(guī)范市場價格，建立完善工程成本管理機制，招標(biāo)投標(biāo)文件以及施工合同管理成為項目管理最有效的工具，以工程量清單中的單項報價以及招投標(biāo)文件中的工期、質(zhì)量以及進度條款作為合同執(zhí)行的依據(jù)。同時，因為在工程建設(shè)中引入監(jiān)理工程師和造價工程師等管理機構(gòu)，他們受到業(yè)主的委托進入施工的現(xiàn)場，參與項目管理，實行項目成本的全過程控制，從而避免合同管理跟據(jù)不足現(xiàn)象的發(fā)生。同時也保證了合同中工期、質(zhì)量、進度及投資的動態(tài)控制，進而從源頭上控制了工程實體形成過程的投資，降低工程的投資成本。
3 結(jié)語
總而言之，要想提高工程招標(biāo)采購的效果，需要嚴(yán)把采購中各個環(huán)節(jié)的成本控制；同時，在招標(biāo)采購活動中，工程招標(biāo)采購中各個環(huán)節(jié)是互相聯(lián)系的，因此，我們需要提高各個環(huán)節(jié)的工作，這樣才能確保整個招標(biāo)采購的效果。另外，在建設(shè)項目管理過程中離不開合同管理，其直接影響到建設(shè)工程中各個單位的利益，經(jīng)常出現(xiàn)由于建設(shè)工程合同而引發(fā)的社會糾紛問題，因此，加強建設(shè)工程合同管理，可以維護建設(shè)工程市場穩(wěn)定，降低工程成本，促進我國市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展。
參考文獻
中圖分類號：F426 文章編號：1009-2374（2016）28-0183-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.28.091
隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，我國各行各業(yè)都得到了快速的進步，電力企業(yè)作為國家基礎(chǔ)行業(yè)，更是受到了社會各界的廣泛關(guān)注。從本質(zhì)上來看，人們最關(guān)心的就是電力企業(yè)的內(nèi)部管理情況以及電力的供應(yīng)情況，物資管理作為內(nèi)控的重點，是企業(yè)發(fā)展的核心，物資采購中的任何一個疏漏都會影響工作的順利進行，特別是其中存在的合同采購風(fēng)險，嚴(yán)重的時候甚至?xí)斐烧麄€企業(yè)無法正常運轉(zhuǎn)?，F(xiàn)如今，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的法律意識已經(jīng)有了明顯的提高，對合同制定的重視度也有了增強。但是由于傳統(tǒng)觀念的束縛，導(dǎo)致企業(yè)在物資采購中還存在很多不足，合同制定沒有規(guī)范化的流程作指導(dǎo)，常常發(fā)生合同風(fēng)險，防范管理也不到位。本文就從電力企業(yè)物資采購的實際情況入手，簡單闡述一下如何做好合同風(fēng)險的防范工作，并強化內(nèi)部管理，制定健全的管理規(guī)范，保證合同的履行，為電力企業(yè)的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
1 有關(guān)電力物資采購合同風(fēng)險的概述
1.1 合同
合同是基于兩大主體構(gòu)成的協(xié)議，主要是指平等的自然人、法人或其他組織之間設(shè)立的被雙方接受的協(xié)議，具有一定的法律效力，違反合同的行為涉及違規(guī)操作，其中的一方有權(quán)提出上訴賠償。
1.2 電力物資采購合同
顧名思義，電力物資采購合同的主體是電力企業(yè)，是企業(yè)在生產(chǎn)過程中對所需物資進行采購而設(shè)立的協(xié)議，當(dāng)買賣雙方就合同達成一致意見的時候，就會簽署合同。常見的電力物資采購合同具有多樣性，包括設(shè)備采購合同、銷售合同、辦公室家具買賣合同等。
1.3 電力物資采購合同管理
合同管理是對協(xié)議進行的有效的把控，一般而言是指當(dāng)事人在實現(xiàn)自身合同規(guī)范要求的過程中進行的一系列具體管理操作，也是在合同法規(guī)定的要求之上做出的內(nèi)部制度管理規(guī)章，屬于合同訂立、履行、變更的概括。電力物資采購合同管理是電力企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，只針對電力企業(yè)開展的合同管理工作，它必須遵守國家的法規(guī)制度，與企業(yè)的內(nèi)部控制相協(xié)調(diào)，對于減少物資花費具有積極的意義。另外，加強電力物資采購合同管理還能夠防范企業(yè)面臨的風(fēng)險，提高合同的法律效力，促進電力企業(yè)的良好經(jīng)營。
2 電力物資采購合同風(fēng)險類別
電力企業(yè)物資采購涉及到的環(huán)節(jié)眾多，任何疏漏都會影響物資采購合同風(fēng)險，具體風(fēng)險類別主要有以下五個方面：
2.1 品質(zhì)風(fēng)險
品質(zhì)風(fēng)險是針對電力企業(yè)電力供應(yīng)情況而言的風(fēng)險之一，判斷電力企業(yè)物資采購是否成功的根據(jù)，就是能否準(zhǔn)時收到物資以及所接收物資的品質(zhì)和數(shù)量是否達標(biāo)，所以物資品質(zhì)對電力企業(yè)來說至關(guān)重要。如果電力企業(yè)所采購的物資品質(zhì)不佳將會對企業(yè)的生產(chǎn)造成嚴(yán)重影響。
2.2 存貨風(fēng)險
電力企業(yè)在購買物資的過程中，由于前期分析或判斷的失誤，難免會多購進一些物品，一旦存貨過多或由于市場價格變動引起物資價格的下降或是存貨出現(xiàn)問題，都會造成企業(yè)資金的浪費，導(dǎo)致供應(yīng)鏈?zhǔn)茏?，從而引發(fā)存貨風(fēng)險。
2.3 服務(wù)風(fēng)險
服務(wù)是企業(yè)的無形資產(chǎn)，良好的服務(wù)能夠增強企業(yè)的信譽和形象，一旦物資采購過程中存在服務(wù)不到位的問題，就有可能引發(fā)一系列風(fēng)險，例如因物資供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量不佳所造成的風(fēng)險以及采購無形服務(wù)所引發(fā)的風(fēng)險等。
2.4 交期風(fēng)險
物資采購都會涉及到交款、交貨的時間問題，嚴(yán)格按照規(guī)定在確定的日期進行交期，能夠保證企業(yè)不會因為供應(yīng)不足而引起問題。相反，一旦交期后延，就很可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)鏈條的斷裂。只有嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定，按照合同依據(jù)，在規(guī)定的時間段完成物資交付，才能降低風(fēng)險，保證企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。
2.5 彈性風(fēng)險
電力物資采購最常見的風(fēng)險之一包括彈性風(fēng)險，企業(yè)為了保證生產(chǎn)的順利性，往往會在采購物資之前做出預(yù)測，對一段時間內(nèi)所需的物品進行核查，并根據(jù)預(yù)測的結(jié)果向供應(yīng)商提交訂單。然而因某些外在因素甚至出現(xiàn)緊急插單等現(xiàn)象，供應(yīng)商因自身產(chǎn)品供應(yīng)的彈性問題會引發(fā)一定的風(fēng)險，此外還存在采購方在拿到產(chǎn)品后因進行價格調(diào)整、產(chǎn)品修正等而引發(fā)的彈性風(fēng)險。
3 電力物資采購合同風(fēng)險的防范與管理
從上述內(nèi)容中，我們已經(jīng)直觀清晰地認(rèn)識到了電力企業(yè)物資采購合同風(fēng)險與管理的概念，明確了采購風(fēng)險表現(xiàn)出的各種類別。想要提高物資的購買能力，降低資金的消耗，最大限度地防范合同風(fēng)險，就必須加強合同管理水平，做好內(nèi)部控制工作。
3.1 重視合作，強化采購合同創(chuàng)新管理
電力物資采購合同涉及到購買雙方的利益，與彼此之間的合作關(guān)系息息相關(guān)，無論是企業(yè)供應(yīng)還是電力采購機構(gòu)都要言出必行，堅持誠信經(jīng)營，重視彼此的合作，只有這樣才能實現(xiàn)長期合作，達到雙方共贏的目的。電力企業(yè)在物資購買的過程中以及簽訂合同的時候，要保證供應(yīng)的物資不間斷，不會影響電力的持續(xù)性。從某種意義上而言，采購合同是電力企業(yè)與供應(yīng)商之間的合作協(xié)議，受到法律的保護，也關(guān)乎彼此的利益，對整個工作的順利開展具有十分重要的作用。創(chuàng)新合同的簽訂內(nèi)容，確立內(nèi)部的細(xì)則，可以最大限度地降低采購中的風(fēng)險，提高供貨的效率和質(zhì)量。當(dāng)然，電力企業(yè)還要不斷完善自我，強化自我監(jiān)管，制定健全的采購方案和計劃，從根本上創(chuàng)新制度，在需要購買物資過多的時候，要分清采購的主次，精準(zhǔn)做出市場定位，判斷價格漲幅，確保物資供應(yīng)不會出現(xiàn)斷裂的情況，從而將合同風(fēng)險降到最低。
3.2 靈活制定合同，加強合同彈性
合同是維護雙方利益最有力的保障，但是電力物資采購過程中由于外部因素的影響，經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的不確定性。因此供應(yīng)商和電力企業(yè)在合同簽訂的過程中應(yīng)該將這些不確定因素納入考慮的范疇，適當(dāng)增加合同的彈性，以保證雙方的利益。具體問題具體分析，根據(jù)具體情況適當(dāng)對合同進行變更，將風(fēng)險和雙方的利益損失降到最低。無論是電力企業(yè)還是供應(yīng)商都要加強自身的應(yīng)變能力，以合同中適度的彈性來保持雙方合作的最佳狀態(tài)。良好的合作關(guān)系是保證雙方工作順利進行的前提，無論是電力企業(yè)還是供應(yīng)商，都應(yīng)該重視合同的作用，不斷完善合同管理體制，優(yōu)化合同條款，確保雙方能夠真正做到利益分享和風(fēng)險的共擔(dān)。
3.3 健全采購合同內(nèi)部控制制度
“沒有規(guī)矩不能成方圓”，電力企業(yè)采購部門必須重視合同的內(nèi)部管理工作，不斷健全相關(guān)體系，發(fā)揮出合同管理的作用。首先，電力采購物資工作要按照不同的購買環(huán)節(jié)做出具體的人員分配，落實崗位責(zé)任制，從而更好地強化監(jiān)管，提高工作的效率，避免分工不當(dāng)導(dǎo)致的互相推諉；其次，對物資采購的各個環(huán)節(jié)進行明確的分工和一定程度上的責(zé)任限制，保證購買工作的合理性，確保物資質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)；最后，要不斷完善內(nèi)部控制管理者的綜合素質(zhì)，對電力企業(yè)的相關(guān)人員進行培訓(xùn)，組織他們開展集體學(xué)習(xí)，培養(yǎng)他們樹立工作責(zé)任感，切實完善合同管理，為企業(yè)貢獻力量。
4 結(jié)語
總而言之，電力物資采購作為電力企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，其重要性不言而喻，合同的管理和制定直接影響著電力物資的持續(xù)供應(yīng)，與供電質(zhì)量也密切相關(guān)。對此，電力企業(yè)必須明確采購合同可能存在的風(fēng)險，做好防范與管理工作，制定管理制度，確保電力企業(yè)更好地發(fā)展。
參考文獻
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二、嚴(yán)格審查，確定合同管理的準(zhǔn)確性
在水利物資管理工作中，合同管理是一項基礎(chǔ)性內(nèi)容。物資購銷合同要嚴(yán)格按照我國《經(jīng)濟合同法》進行簽訂。合同的審核要經(jīng)過專業(yè)的核對。在合同的依據(jù)上查看，同時查看手續(xù)是否齊備，條件是否全面和清楚。合同一經(jīng)簽訂就具有法律效力。水利建設(shè)和防汛抗旱物資購銷合同都要建立統(tǒng)一的臺賬，合同副本或者抄件要及時送給財務(wù)和倉庫管理部門，相關(guān)部門會將合同作為執(zhí)行的依據(jù)。因為特殊原因需要變更的合同，在物資訂貨時，應(yīng)該及時辦理或者解除合同，對于違約或者不同履行的合同，要在物資結(jié)算前處理好相關(guān)工作?？紤]到水利物資管理單位的特殊性，以及物資管理的實際特點，在物資采購過程中，簽訂完善的采購合同是確保物資管理規(guī)范性的關(guān)鍵。結(jié)合目前水利物資管理的實際經(jīng)驗，簽訂完善的物資采購合同，既滿足法律法規(guī)需要，同時也是提高物資管理規(guī)范性的重要措施。因此，水利物資管理單位只有對合同管理引起足夠的重視，并加強對合同的審查，同時確保合同管理的準(zhǔn)確性，才能達到提高物資管理質(zhì)量的目的。因此，嚴(yán)格審查物資管理合同，確定合同管理的準(zhǔn)確性，是滿足水利建設(shè)和防汛抗旱物資管理需要和提高水利物資管理單位物資管理效果的關(guān)鍵。
三、發(fā)揮效力，注重采購管理的時效性
防汛抗旱物資的采購實行分級管理，分級負(fù)責(zé)。采購需要掌握計劃采購和采購責(zé)任機制。水利建設(shè)和防汛抗旱物資涉及的范圍較寬，施工照明設(shè)備、運輸工具等都是大宗物件，在采購時要實行政府采購，發(fā)揮水利行業(yè)的整體優(yōu)勢，例如可以采取政府招標(biāo)訂貨進行大宗物資的采購。在防汛抗旱工作的零散需求方面，可以由財政部門的采購機構(gòu)指定廠家訂貨。其中，水利工程建設(shè)的大型機電設(shè)備，需要遵循水利水電設(shè)備的管理規(guī)定，在成套設(shè)備的引進上，需要進行細(xì)致審查，保障機器設(shè)備的良好應(yīng)用效果。對于物資管理而言，不但要保證物資的數(shù)量滿足實際需要，物資采購的及時性也是物資管理考核的重要指標(biāo)。特別是對于防汛搶險而言，對物資的及時性要求較高，如果不能及時地完成物資采購和儲備，將會嚴(yán)重制約水利工程施工和防汛抗旱的進行。因此，水利工程建設(shè)和防汛抗旱物資在采購和管理過程中，必須建立強大的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，并建立供應(yīng)商核準(zhǔn)制度，加強與供應(yīng)商的合作，發(fā)揮供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)的促進作用，保證物資采購管理能夠在時效性方面滿足實際需要，達到提高物資管理時效性有效性的目的。因此，發(fā)揮效力，注重采購管理的時效性，是提高物資管理的關(guān)鍵。
四、健全措施，加強財務(wù)和統(tǒng)計監(jiān)督
在水利物資管理單位的日常運行中，財務(wù)管理尤為重要。財務(wù)管理是內(nèi)部控制的關(guān)鍵，財務(wù)管理需要由專業(yè)的會計人員擔(dān)任，每個季度需要組織一次財務(wù)情況的經(jīng)濟運行分析。同時，做好統(tǒng)計管理，水利物資管理單位應(yīng)該明確專業(yè)的統(tǒng)計人員，在做好基礎(chǔ)工作的同時，做好統(tǒng)計報表和分析說明，要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、情況反映真實。統(tǒng)計工作是為單位的管理服務(wù)的，統(tǒng)計數(shù)據(jù)代表了物資管理單位的整體運營概況，也將指導(dǎo)未來的經(jīng)濟運行工作。對于水利物資管理單位而言，由于物資采購的金額較大，做好財務(wù)和統(tǒng)計監(jiān)督，不但是提高物資管理效果的重要措施，同時也是保證物資采購?fù)该鞫冗_到實際需要的關(guān)鍵?；谶@一認(rèn)識，水利物資管理單位應(yīng)結(jié)合工作實際，制定具體的財務(wù)和統(tǒng)計監(jiān)督程序，并積極推動財務(wù)監(jiān)督和統(tǒng)計監(jiān)督工作，使財務(wù)監(jiān)督和統(tǒng)計監(jiān)督工作能夠落到實處，充分滿足水利物資管理單位工作需要，達到提升物資管理水平的目的，為水利物資管理單位提供有力支持，推動水利物資管理單位管理流程的公正、公開、公平，提高物資管理的整體效果。
五、更新理念，保障倉儲管理的信息化建設(shè)
在水利建設(shè)和防汛抗旱物資的管理控制中，一個主要的任務(wù)就是倉儲管理，倉儲管理做到實處，物資管理才能給有足夠的保障。倉儲管理需要做好貨物的驗收發(fā)放，設(shè)備的維修保養(yǎng)，貨物的定期盤點、廢舊物資的管理、安全防火、倉庫的清潔衛(wèi)生和倉庫的庫容庫貌維護等。在物資的管理上，做好材料的登記造冊；在規(guī)模物資的管理上，做到分門別類，掌握好物資的儲存時效；在物資供應(yīng)上保證先進先出，防止物資的長期存放，保障物資的高速循環(huán)。根據(jù)管理的需要，信息化建設(shè)應(yīng)該應(yīng)用到物資管理中，利用計算機技術(shù)，做好物資管理的信息化建設(shè)，通過信息化建設(shè)，使物資管理的整體運行程序，在電腦控制下完成，形成物資管理的簡單快捷。結(jié)合水利物資管理單位實際，由于物資種類全、數(shù)量多，要想做好物資的快速調(diào)度，就要根據(jù)水利物資管理單位的具體管理情況制定有效物資調(diào)度方案，其中在倉儲管理中積極應(yīng)用信息化手段構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)，是提高物資管理效率的重要措施。因此，水利物資管理應(yīng)在管理理念上進行全面更新，并結(jié)合物資管理的現(xiàn)實需要，加強信息化建設(shè)，使物資管理效果能夠得到持續(xù)提高。
1.2采購結(jié)算與合同條款鋼鐵企業(yè)原燃料產(chǎn)品的合同條款一般有標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款及交貨時間，驗收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量加減價約定、運輸方式、結(jié)算方式及違約責(zé)任等內(nèi)容。其中合同價格、質(zhì)量加減價條款和驗收標(biāo)準(zhǔn)是結(jié)算的的重要依據(jù)。
1.2.1合同價格：即合同的的基價，其他有效成份的加減價都在此基礎(chǔ)上進行。通常合同的基價有三種：含稅包干到廠價、車板含稅價和車板不含稅價。
1.2.2驗收標(biāo)準(zhǔn)：①計量、化驗均以買受方為準(zhǔn)，按日結(jié)算（按批次結(jié)算）。②計量、化驗均以出賣人為準(zhǔn)，按日結(jié)算（按批次結(jié)算）。③計量以買受方為準(zhǔn)，化驗結(jié)果按出賣人方結(jié)算。④計量以出賣人方為準(zhǔn)，化驗結(jié)果按買受方結(jié)算。
1.2.3質(zhì)量加減價條款約定的內(nèi)容鋼鐵企業(yè)大宗原燃料合同根據(jù)物料有效成份的不同，加減價方式不同。通常在結(jié)算當(dāng)中按合同加減價方式的不同，我們把結(jié)算類型分為有效成分累加類型、簡單計算類型、折噸計算類型、等級判定類型、中間換算類型等。這一部分條款是優(yōu)質(zhì)優(yōu)價結(jié)算的核心內(nèi)容。
1.2.4運輸方式：汽車運輸或火運。
1.2.5結(jié)算方式：①一票結(jié)算，開據(jù)17%增值稅票。②兩票結(jié)算。即含稅包干到廠價減運費，其余開據(jù)17%增值稅票。
1.2.6爭議解決方式：當(dāng)合同雙方發(fā)生爭議時，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成時，在需（供）方所在地人民法院訴訟解決。
1.2.7其他約定事項：①合同履行有效期。②其他未盡事宜，雙方協(xié)商解決。
1.3原燃料采購結(jié)算員的工作程序①審定合同：結(jié)算員收到業(yè)務(wù)科簽定的采購合同，必須仔細(xì)閱讀合同條款，認(rèn)真推敲。②收集資料：收集交庫單、化驗單、磅單等原始票據(jù)，了解掌握企業(yè)調(diào)價及合同條款變更、異議處理情況。③結(jié)算：結(jié)算員按照合同結(jié)算條款類型，根據(jù)審核后的原始憑據(jù)各種數(shù)據(jù)指標(biāo)和對應(yīng)關(guān)系，計算采購價格出據(jù)結(jié)算單。
2合同管理
2.1合同管理的概念企業(yè)合同管理指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為，是市場經(jīng)濟的外在表現(xiàn)，通過合同管理，現(xiàn)代企業(yè)在市場中實現(xiàn)平等的制約和權(quán)利，從而為當(dāng)事人營造一個公平的環(huán)境。
在市場經(jīng)濟條件下，市場的運作需要合同。合同管理必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對我方不利的變化，及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。
2.2企業(yè)合同管理中存在的問題
2.2.1合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。不嚴(yán)謹(jǐn)就是不準(zhǔn)確，容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同，需要靠準(zhǔn)確明晰的合同文字作載體?？梢哉f，合同講究咬文嚼字。
2.2.2合同條款掛一漏萬。就是說不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。
2.3企業(yè)合同管理中存在問題的主要原因：
2.3.1認(rèn)識根源對合同與合同管理的關(guān)系缺乏認(rèn)識，合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在這一階段往往受到高度重視，一旦合同簽訂了，合同就束之高閣了，因此，合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。但這并不是說前期階段就沒有問題，前期階段所出現(xiàn)的問題，多數(shù)是由于急于簽成合同而過于草率。
2.3.2法律意識：企業(yè)的從業(yè)人員的合同法律意識不強，最明顯的表現(xiàn)是不認(rèn)識合同與合同法律的關(guān)系，想怎么寫就怎么寫，想怎么簽就怎么簽，缺乏依法訂立和履行的意識，以致造成不少失誤和損失。我們說，合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據(jù)，也就是說合同要依法訂立。
2.4加強合同管理，把好合同結(jié)算關(guān)合同管理是企業(yè)法律顧問事務(wù)中的一項重要工作，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容；而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，現(xiàn)代企業(yè)若能對合同實施有效管理，將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力。根據(jù)合同的訂立、履行、結(jié)束的時間順序來分，合同管理分為：合同事前防范、事中控制、事后應(yīng)對三個階段，并且是以合同事前防范、事中控制為主，事后應(yīng)對處理為輔的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保證自己嚴(yán)格按合同約定行使權(quán)利和履行義務(wù)，也促使對方嚴(yán)格按合同履行義務(wù)。這一階段的工作主要就是做好合同履行記錄，跟蹤合同履行過程，把好合同的結(jié)算關(guān)。
2.4.1建立健全合同管理制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。
2.4.2提高合同管理人員的素質(zhì)。合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。通過培訓(xùn)不斷加強簽約人的合同法律知識和簽約技巧，堅持持證上崗和年檢考核制度，增強合同管理人員的責(zé)任感和合同法律意識。合同管理員應(yīng)該是既懂業(yè)務(wù)又懂法律的人員擔(dān)當(dāng)，可以起到事前防范的效果。
2.4.3履行監(jiān)督和結(jié)算管理。采購結(jié)算是合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，采購部門結(jié)算人員同財務(wù)部門密切配合；把好合同的結(jié)算關(guān)至關(guān)重要，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監(jiān)督。
3充分發(fā)揮結(jié)算作用，完善合同結(jié)算條款
做為原燃料供應(yīng)的源頭部門，為充分發(fā)揮結(jié)算的作用，我們幾次號召全體業(yè)務(wù)員對合同進行自查、自糾，對合同條款進行全面整理、調(diào)整結(jié)算方式，規(guī)定更為合理的獎扣區(qū)間。發(fā)揮集團整合優(yōu)勢在保證供需雙方利益的基礎(chǔ)上，進一步完善合同管理，堵塞業(yè)務(wù)漏洞，有效地降低了采購成本。
3.1防止以次充好，改變月加權(quán)平均結(jié)算為單批結(jié)算方式結(jié)算中我們發(fā)現(xiàn)，月加權(quán)平均結(jié)算與單批結(jié)算兩種計算方法對于獎勵封頂而處罰卻不封頂，并且處罰比獎勵力度大的采購合同，其結(jié)果尤為不同。供應(yīng)商如果按月加權(quán)平均結(jié)算，在一個結(jié)算周期所送的煤平均不超標(biāo)就可能有獎勵，常常逃脫其中個別超標(biāo)批次的處罰，有可能以次充好，不能保證進廠原燃料質(zhì)量的均衡性。為此，我們協(xié)助業(yè)務(wù)科對此類合同結(jié)算條款進行了修訂，噴煤灰、硫指標(biāo)月加權(quán)平均結(jié)算變?yōu)閱闻谓Y(jié)算，一個化驗批次一個結(jié)算價格，顯示質(zhì)與量的對應(yīng)結(jié)算，為供需雙方創(chuàng)造公平的競爭環(huán)境。
3.2針對精粉水份嚴(yán)重,合同條款規(guī)定加倍扣水曾有一階段，進廠精粉出現(xiàn)了水份嚴(yán)重超標(biāo)，致使儲料廠無法碼垛，入爐料配比不準(zhǔn)，對入燒穩(wěn)定性產(chǎn)生影響。為了加強進廠原料的質(zhì)量，提高入燒爐料的穩(wěn)定性，綜合各方意見，從合同上加以約束，即：“水份≤12%時，按化驗水份干基結(jié)算；12%＜水份≤14%時，按公式[12+（化驗水份-12）×1.5]扣除水份進行干基結(jié)算；14%＜水份≤16%時，按公式[15+（化驗水份-14）×2]扣除水份進行干基結(jié)算；水份＞16%時，拒絕進廠?！彼执笥?2%加倍扣罰，水分超標(biāo)現(xiàn)象及時得到遏制。
3.3保證爐況順行，結(jié)算條款規(guī)定球團返礦不付款球團返礦由于抗壓強度不夠造成的球團粉量增大，對高爐的冶煉產(chǎn)生一定的影響。優(yōu)化粒度組成的的關(guān)鍵是篩除小于5mm的粉末，一般<5mm的應(yīng)不超過3%-5%。
為此，我們建議合同結(jié)算條款改為“含粉<5mm不超過5.00%,含粉超標(biāo)部分不予結(jié)算。”這一結(jié)算方式的改變，使進廠球團礦的含粉率大大減少。
3.4規(guī)定合理磅差，嚴(yán)謹(jǐn)供貨合同各大礦務(wù)局煉焦煤的結(jié)算以對方發(fā)貨時的檢斤為準(zhǔn)，我公司的檢斤化驗只作為下轉(zhuǎn)廠礦成本的依據(jù)，雙方檢斤化驗結(jié)果存在較大誤差，雖然在煤的采購中礦務(wù)局煤炭結(jié)算以對方為準(zhǔn)是全國慣例，但我公司承擔(dān)著較大的途耗及化驗結(jié)果不符帶來的經(jīng)濟損失。如何約束礦務(wù)局的質(zhì)量檢驗結(jié)果？我們從實現(xiàn)的時間上，要求對方在發(fā)出物資時立即報出水份。經(jīng)過大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析研究，我們對雙方水分差超過4%的月份做了統(tǒng)計，及時與供方溝通協(xié)商決定，我們在合同中增加“水分差超過4%的部分，雙方各承擔(dān)一半損失。合同生效后，制約了對方化驗水分過高現(xiàn)象。
3.5發(fā)揮集團整合優(yōu)勢，及時調(diào)整計量檢斤結(jié)算辦法2008年上半年，鋼鐵企業(yè)發(fā)展勢頭強勁，原料價格一直上揚，焦炭和有些煉焦煤種一度出現(xiàn)緊張的局面。為了保證生產(chǎn)的正常進行，個別品種的合同條款向供貨商作了傾斜和讓步，例如焦炭和1/3焦煤合同驗收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“以出賣人出廠檢斤過磅、化驗結(jié)果為準(zhǔn)”。
2008年6月30日河北鋼鐵集團有限公司成立，我們認(rèn)真分析市場變化，把握市場價格走向，掌握各鋼鐵企業(yè)的采購信息，充分利用集團優(yōu)勢、從8月26日始，焦炭、部分1/3焦煤的檢斤、化驗結(jié)算方式改成以買受方為準(zhǔn)，降低因供方檢斤、化驗為準(zhǔn)可能在途耗、化驗誤差方面帶來的“潛在”經(jīng)濟損失。
4結(jié)論
改革開放以來，伴隨著高校辦學(xué)體制和管理體制改革的不斷深入，高校辦學(xué)自主性不斷增強，高校經(jīng)濟活動日益復(fù)雜，對外合同行為日趨頻繁。因此，防范高校合同風(fēng)險，對于維護高校合法權(quán)益，促進高?？茖W(xué)發(fā)展顯得極為重要。
一、新時期高校合同風(fēng)險管控的重要性
所謂高校對外合同行為，是指高校基于自身發(fā)展需要對外實施的一種旨在確立各自權(quán)利和義務(wù)的法律行為。高校合同風(fēng)險管控則是高校對合同立項、談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、解除、終止、爭議的解決處理等環(huán)節(jié)予以規(guī)范和審查監(jiān)督的行為。合同風(fēng)險管控存在于合同立項到合同履行完成整個過程，一旦其中任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都極有可能使高校出現(xiàn)法律風(fēng)險或陷入合同糾紛，蒙受不必要的經(jīng)濟損失。加強高校合同管理，提高高校合同風(fēng)險管控能力，不僅促進高校規(guī)范化管理，而且將有助于高校在對外經(jīng)濟交往中避免經(jīng)濟合同糾紛的出現(xiàn)，最大限度地維護高校的利益。
（一）高校合同類型的有限性
高校參與對外經(jīng)濟活動所簽訂的合同在內(nèi)容上具有鮮明的高校特色。高校主要是圍繞產(chǎn)、學(xué)、研等方面參與經(jīng)濟活動，合同內(nèi)容主要涉及基本建設(shè)、招標(biāo)采購、技術(shù)研發(fā)轉(zhuǎn)讓、招商引資、學(xué)校日常設(shè)施修繕和維護以及房產(chǎn)租賃等方面，對外合同主要包含上述幾大類，在合同類型及內(nèi)容上較易于把握。這種較為封閉的、有限的合同類型為高校合同簽訂及合同的風(fēng)險管控提供了便利條件。
（二）高校合同簽訂涉及部門多
高校合同從立項、簽訂到履行整個過程往往不是某一部門能獨立完成的。對單一合同而言，往往有多個部門的參與。就筆者所掌握某高校招標(biāo)采購合同簽訂流程來看，通常要經(jīng)過使用部門、采購部門、財務(wù)部門、審計監(jiān)督等多個部門的會簽，重要合同還要提請法律顧問審核把關(guān)，最后由學(xué)校法定代表人或授權(quán)人簽署才能得以實施。而實施的主體一般表現(xiàn)為需求部門與相關(guān)主管部門配合完成，在整個過程中涉及到學(xué)校多個部門。所以，可以看出在高校合同管理過程中牽涉的部門多，管理程序性強以及合同的審簽與合同的履行的分離等諸多特點。對高校合同的風(fēng)險管控不應(yīng)只停留于合同文本的簽訂，而應(yīng)該結(jié)合高校對外合同的自身特點，加強合同履行的動態(tài)管理，以期達到風(fēng)險管控的目的。
三、新時期高校對外經(jīng)濟合同風(fēng)險管控中存在的問題
（一）從業(yè)人員法律意識淡薄，對風(fēng)險管控意識不強
高校合同風(fēng)險管控是指以高校自身為合同主體即合同當(dāng)事人的合同的立項、簽訂、履行、變更、終止等行為的審計、監(jiān)督和控制的完整的動態(tài)行為。這就要求高校相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)具有較強的法律意識以及管控法律風(fēng)險的能力。然而，現(xiàn)實情況是，目前高校部分管理人員受計劃經(jīng)濟觀念的影響，工作思維與市場經(jīng)濟要求不相適應(yīng)，對合同管控的重要性認(rèn)識不足，法律意識淡薄，風(fēng)險意識不強。以采購合同為例，實際簽訂和履行合同部門往往把簽訂合同看做包袱，只為應(yīng)付審計監(jiān)督部門，草率簽訂合同。實際履行中也存在不按照合同約定行為，更看重傳統(tǒng)人情、習(xí)慣等，以人情、習(xí)慣做法代替合同約定條款，將合同束之高閣情況較為普遍。在整個合同的簽訂和履行的過程中，管、辦及監(jiān)督各部門多流于形式，走過場，使得高校合同風(fēng)險管控面臨真空化，得不到實際落實。
（二）合同簽訂形式化，合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)
合同行為是規(guī)定當(dāng)事人之間權(quán)利與義務(wù)的具有法律效力的法律行為。在簽訂合同時，當(dāng)事人雙方應(yīng)該在合同文本中明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限以及履行地，履行方式、違約責(zé)任、爭議解決途徑等主要條款，防范因合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、用詞不當(dāng)?shù)葘?dǎo)致合同糾紛的發(fā)生。時下部分高校在對外經(jīng)濟合同的簽訂過程中采取形式化，對合同內(nèi)容把關(guān)不嚴(yán)，用詞不專業(yè)現(xiàn)象比較普遍，這都給高校帶來極大的合同風(fēng)險。
（三）合同內(nèi)部審計監(jiān)督不到位
對高校的經(jīng)濟合同的風(fēng)險管控涉及高校利益的維護，更體現(xiàn)為對國有資產(chǎn)流失的防范。高校經(jīng)濟合同由于其自身特點，合同涉及部門多，時間跨度大等因素影響，容易在合同簽訂以及履行過程中損害高校利益以及滋生腐敗等問題，特別在一些大型基建工程及物資設(shè)備招標(biāo)采購等方面更易出現(xiàn)。因此，加強內(nèi)部審計監(jiān)督力度，是防范高校合同簽訂及履行過程中腐敗滋生、防止國有資產(chǎn)流失的有效利器。但實際情況是，盡管我國高校在對外經(jīng)濟活動中多從制度上引入了監(jiān)察審計，但是由于多是從宏觀制度層面引入，缺乏相應(yīng)的審計監(jiān)督實施細(xì)則。使得審計監(jiān)督部門在合同簽訂和履行過程中的位置相對尷尬，缺乏對合同的實施的有效干預(yù)，對合同履行情況難以做到完全掌握。
（四）合同缺乏有效歸檔管理
當(dāng)前，高校在合同管理層面普遍存在沒有專門的合同檔案管理部門，合同管理混亂。各個部門各自為政，對本部門負(fù)責(zé)的合同進行管理，例如，基建后勤部門管理基建項目合同、各種采購合同則分散由各采購或使用單位進行管理。這樣的分頭管理，各自為政的管理方式，不利于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理部門從宏觀上對學(xué)校的對外合同的掌控，不利于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校的整體運行情況，將會給高校帶來潛在的經(jīng)濟合同風(fēng)險以及存在合同糾紛的隱患。
四、強化高校合同風(fēng)險管控的對策
（一）建立和完善合同管理制度體系
無規(guī)矩不成方圓，任何工作如果缺乏制度的完善都不會順利開展。對高校合同風(fēng)險的管控也是如此，要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化和法律化，首先就得從制度的完善著手，加強高校的合同管理制度建設(shè)，以規(guī)范高校的合同管理行為。
1.高校合同管理實施細(xì)則
高校合同具有自身的鮮明特點，應(yīng)依據(jù)《中華人民共和國合同法》制定切合高校實際的合同管理實施細(xì)則。在實施細(xì)則中應(yīng)明確合同的管理機構(gòu)及其職責(zé)；合同的立項、訂立、審查、會簽、合同的簽署、履行、合同變更、解除、終止以及糾紛處理機制等；同時也應(yīng)該適應(yīng)市場經(jīng)濟需要，設(shè)立合同專用章制度；合同歸檔制度以及相應(yīng)的處罰規(guī)定。高校合同管理實施細(xì)則的出臺將會改變當(dāng)前高校合同管理上各自為政的混亂局面，將會有助于高校合同行為的規(guī)范化運行，降低高校合同風(fēng)險。
2.高校合同的會簽制度
會簽制度是高校相關(guān)部門參與具體合同管理的有效方式。會簽制度對于高校對外合同行為具有防火墻作用，對于杜絕違紀(jì)，維護學(xué)校利益以及保障合同行為程序合法性上具有相當(dāng)積極的意義。例如一項采購合同，采購職能部門要負(fù)責(zé)合同項目的可行性研究及合同對方資信情況審查，對合同的真實性、合法性、可行性、效益性負(fù)責(zé)；財務(wù)部門要對資金使用是否符合財經(jīng)法規(guī)和財務(wù)管理規(guī)定、合同款項支付是否有經(jīng)費來源保障等進行審查，對合同標(biāo)的價格、結(jié)算方式、票據(jù)等方面進行審查；監(jiān)察審計部門要審核合同簽訂程序和內(nèi)容是否合法、合規(guī)，參與審查對方的資信情況，負(fù)責(zé)從合同立項到合同履行全過程監(jiān)督，參與重大合同項目的論證、考察、招標(biāo)投標(biāo)、合同談判，負(fù)責(zé)審核涉及辦理結(jié)算審計的合同內(nèi)容等。合同的會簽審批制度，應(yīng)該制定統(tǒng)一格式文件，按照合同涉及管理部門逐一進行審查提出意見，實行流程式審批，以實現(xiàn)合同行為的實體合法和程序合規(guī)。
3.合同主體資格審查及信用管理制度
當(dāng)前高校對外簽訂合同在主體上最容易出現(xiàn)的問題在于未對合同對方的主體資格進行審查。應(yīng)當(dāng)在制度上明確在簽訂合同前，由相關(guān)部門對合同對方的主體資格、履約能力以及對方以往的信用進行全面的調(diào)查，并對相關(guān)履約情況和信用記錄登記在案；逐漸完善高校的信用登記評價體系，以期使學(xué)校在對外交往中與信用優(yōu)良合作伙伴進行長期合作，降低學(xué)校的合同風(fēng)險。
4.建立授權(quán)委托制度
在我國民法上，高校作為整體對外實施民事法律行為。也就是說，高校對外開展經(jīng)濟活動只能以學(xué)校名義進行，學(xué)校法定代表人是學(xué)校對外簽訂合同的法定簽約人，任何二級單位及個人未經(jīng)學(xué)校授權(quán)均不能對外實施合同行為。因此，必須建立授權(quán)委托制度，學(xué)校法定代表人可以簽發(fā)《授權(quán)委托書》委托學(xué)校副校長、職能部門主要負(fù)責(zé)人為委托人簽訂合同，《授權(quán)委托書》必須載明具體的人、事項以及期限，委托人不得將事項擅自委托他人，簽訂合同時不得超越和濫用權(quán)限。
5.完善合同監(jiān)督體系
合同監(jiān)督管理是一個動態(tài)過程，貫穿于合同的訂立、履行直至終止全過程。建立和完善合同跟蹤監(jiān)督體系對合同行為的合法性以及維護學(xué)校利益、防止國有資產(chǎn)流失具有積極意義。針對高校合同行為的具體特點，筆者認(rèn)為，應(yīng)該充分發(fā)揮高校紀(jì)檢監(jiān)察審計部門的優(yōu)勢，除對合同文本條款進行合法性和合理性審查外，在合同履行過程中也應(yīng)該進行實時監(jiān)督，對用款情況等進行跟蹤審計，保證合同在預(yù)算內(nèi)進行，最大限度地維護學(xué)校利益。
高校對外開展經(jīng)濟活動具有典型高校特點，對外合同行為類型上易于把握，因此，應(yīng)該積極推行高校對外合同格式文本化。以國家相關(guān)部門的合同示范文本為基礎(chǔ)，根據(jù)自身特點進行修訂，形成高校自身的合同示范文本，將有利于避免由于合同管理人員法律專業(yè)水平不足帶來的合同風(fēng)險。
（二）合同相關(guān)從業(yè)人員的培養(yǎng)
1.培養(yǎng)提高合同管理人員法律意識
高校應(yīng)該加強對法律的宣傳和普及，提高教職員工的法律意識。特別針對合同管理人員及合同參與人員更應(yīng)該進行法律普及，增強他們自覺按照法律規(guī)定辦事的意識。合同行為是法律行為，合同管理人員應(yīng)該牢固樹立把《合同法》及相關(guān)法律法規(guī)作為合同行為的依據(jù)的意識，摒棄那種不看合同文本，將合同束之高閣，一切以人情和習(xí)慣作為辦事依據(jù)的想法。
2.提高合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
高校合同管理牽涉到方方面面知識，如法律、審計、財會、基建等專業(yè)性相當(dāng)強的學(xué)科知識，從業(yè)人員如果沒有過硬的知識儲備將很難完成工作。因此，學(xué)校應(yīng)該采取措施，如定期培訓(xùn)，招聘專業(yè)人員充實隊伍等諸多形式，改善合同管理隊伍業(yè)務(wù)水平現(xiàn)狀。有了更加專業(yè)的合同管理人員隊伍，高校合同管理才能更加高效、專業(yè)，高校治理水平才能真正得到提高。
總之，合同行為是一種法律行為，合同關(guān)系也是一種法律關(guān)系。任何合同相關(guān)事項都應(yīng)該在法律的框架下進行。以法律作為基石，合同管理相關(guān)制度作為指引，全面提高合同管理人員的法律意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能真正提高高校合同管理水平，防范合同風(fēng)險的出現(xiàn)，實現(xiàn)對高校合同風(fēng)險的全面管控。
參考文獻：
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一、引言
隨著高校對教學(xué)科研設(shè)備的投入不斷加大，教學(xué)科研水平的不斷提高，高校所購的教學(xué)科研進口儀器設(shè)備不斷增多，只有加強對進口設(shè)備的合同管理才能使采購合同更加規(guī)范、有效，才能保證高校所引入的進口設(shè)備的質(zhì)量、服務(wù)，通過對進口設(shè)備合同的有效管理，不僅能夠?qū)①徶蔑L(fēng)險降至最低，還能有效的實現(xiàn)高校內(nèi)部設(shè)備的管理，保證高校進口設(shè)備引入資金的合理使用，發(fā)揮設(shè)備的最大效益。
二、加強進口設(shè)備合同管理的必要性
一般情況下，高校進口設(shè)備合同管理分為合同前期準(zhǔn)備工作、合同簽訂工作、合同執(zhí)行工作、合同歸檔工作、特殊事件處理工作五部分。進口設(shè)備合同管理能夠保證在引入進口設(shè)備前期明確相關(guān)的規(guī)章制度，使進口設(shè)備采購過程滿足相應(yīng)的條款，從而使供需雙方需求協(xié)調(diào)一致，使簽訂內(nèi)容更加合理有效，并讓雙方能夠根據(jù)合同內(nèi)容履行相應(yīng)的職責(zé)，防止違約情況發(fā)生[1]。進口設(shè)備合同管理是動態(tài)的，是貫穿于高校進口設(shè)備采購過程和使用過程中一項不可缺少的工作，加強設(shè)備合同管理能夠使高校和供應(yīng)設(shè)備單位訂立并履行合同，不僅能夠保證高校的權(quán)益，更有利于高校合同管理工作的順利實施。
三、加強進口設(shè)備合同管理的策略
為了使進口設(shè)備合同管理工作發(fā)揮更大的作用，下面提出六項加強進口設(shè)備合同管理的策略。
1.構(gòu)建完善的進口設(shè)備合同管理制度。要保證進口設(shè)備合同管理工作能夠有效開展，首先要構(gòu)建完善的進口設(shè)備合同管理制度，這就要求高校做好以下幾方面的工作：一是重視進口設(shè)備合同管理工作；二是制定有針對性的合同管理辦法；三是完善進口設(shè)備合同檔案管理。同時高校管理部門應(yīng)該結(jié)合儀器設(shè)備采購工作特點，建立相應(yīng)的進口設(shè)備采購和進口設(shè)備合同管理部門，讓專門人員進行高校合同管理工作[2]。其中進口設(shè)備管理制度不僅要包括詳細(xì)的管理流程、管理工作主要內(nèi)容、管理規(guī)范，還要包括對工作人員的管理要求，保證工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)進口設(shè)備合同管理的規(guī)范化。
2.增加進口設(shè)備合同管理工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在具備詳細(xì)、系統(tǒng)的管理制度后，就要有效提高高校進口設(shè)備合同管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，高校要為進口設(shè)備合同管理人員提供更加專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，使工作人員能夠在了解進口設(shè)備管理工作重要性的同時，掌握到更多的合同管理理論知識，并通過高校提供的實踐培訓(xùn)機會，將掌握到的理論知識運用到實際工作中，從而提升自身的業(yè)務(wù)水平，使工作人員能夠?qū)⒐ぷ髯龅酶谩⒏轿弧?/p>
3.完善進口設(shè)備合同管理流程。在高校進口設(shè)備合同管理工作中，合同管理流程起著決定性的作用，保證合同管理流程能夠按照前期準(zhǔn)備工作、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同歸檔順序進行，其中每一項工作都十分重要，在完善管理流程工作中，也要不斷完善每一項合同管理內(nèi)容，保證在前期準(zhǔn)備工作時能夠大致確定合同中涉及的內(nèi)容，在合同簽訂過程中，要仔細(xì)核對合同內(nèi)容，避免出現(xiàn)漏項、條約不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}，同時在執(zhí)行過程中，高校應(yīng)該有效的使用進口設(shè)備合同，保證自身權(quán)益，最后在做合同歸檔時，相關(guān)工作人員應(yīng)該及時并按照高校合同管理規(guī)范進行歸檔工作。
4.實現(xiàn)進口設(shè)備合同管理信息化?，F(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各個行業(yè)中得到了良好的使用，特別是在高校管理進口設(shè)備合同時，實現(xiàn)信息化能夠?qū)崿F(xiàn)進口設(shè)備合同的更優(yōu)管理。推進高校進口設(shè)備合同管理信息化就要做出以下努力：一是增加對合同管理人員的信息化培訓(xùn)，使合同管理者能夠掌握基礎(chǔ)的信息管理工作方法和基本的操作技能；二是構(gòu)建完善的進口設(shè)備合同管理信息化制度，使工作人員能夠有章可循，同時在規(guī)章制度的指導(dǎo)下更好的完成信息化管理中每一項細(xì)化工作；三是支持與鼓勵合同管理人員進行合同信息統(tǒng)計、整理、分析與提取工作，及時發(fā)現(xiàn)信息化管理過程中存在的不足并盡快解決，使高校進口設(shè)備合同管理模式更加完善。
5.加強進口設(shè)備合同歸檔管理。合同歸檔管理工作是高校合同管理工作中的一項重要內(nèi)容，合同歸檔工作的順利進行不僅能夠提高高校合同管理工作效率，更能夠保證高校進口設(shè)備的維護權(quán)益[3]。加強進口設(shè)備合同檔案管理工作，就要在提高工作人員工作能力的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)合同管理的信息化，同時，要結(jié)合高校進口設(shè)備引進情況制定適合的管理方式，使合同歸檔管理工作效率更高。6.及時處理特殊事件，預(yù)防進口設(shè)備合同違約。在進口設(shè)備引入期間及合同管理期間難免會發(fā)生一些特殊事件，當(dāng)發(fā)生特殊事件時，高校設(shè)備管理工作者應(yīng)該及時處理事故，防止發(fā)生進口設(shè)備合同違約問題，避免給高校帶來經(jīng)濟損失。高校進口設(shè)備合同管理人員應(yīng)該做好以下幾方面工作：一是及時分析當(dāng)前本校進口設(shè)備合同執(zhí)行情況，對合同中存在的一些履行期限條款不明、售后服務(wù)包含不明的情況與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決；二是制定相應(yīng)對策，在簽訂合同前，實現(xiàn)合同內(nèi)容的細(xì)化，做好預(yù)防進口設(shè)備合同違約工作。
四、進口設(shè)備合同管理的注意事項
由于高校進口設(shè)備在引進過程中關(guān)系著學(xué)校的權(quán)益，因此，進口設(shè)備合同管理工作十分重要，在管理過程中要注意以下管理事項：一是前期準(zhǔn)備工作中的詳細(xì)程度和人員業(yè)務(wù)能力，重視人員在進行前期管理工作中能夠按照相應(yīng)的合同管理制度開展工作，保證工作人員工作的規(guī)范化；二是在合同簽訂過程中的注意事項，合同簽訂中的條約影響著高校在日后履行合同的權(quán)益，因此，在簽訂合同過程中，高校應(yīng)該注意合同條約的完整性和詳細(xì)性，保證供應(yīng)商能夠為高校提供更優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)；三是進口設(shè)備合同執(zhí)行工作中的注意事項，主要包括設(shè)備的驗收、付款、免稅業(yè)務(wù)以及監(jiān)督審核工作，這些工作保證了高校的權(quán)益，因此高校應(yīng)該注意在合同執(zhí)行中的注意事項；四是進口設(shè)備合同歸檔工作，合同歸檔是合同管理中的最后一項工作，同時也是合同管理中的最基礎(chǔ)、最重要的一項工作，只有將合同進行正確的歸檔，才能保證合同的有效性，當(dāng)發(fā)生問題時才能夠最有效的履行合同。
五、結(jié)語
總之，進口設(shè)備引進和管理是高校管理中一項重要的工作，只有加強進口設(shè)備合同管理才能有效的實現(xiàn)對高校進口設(shè)備的質(zhì)量控制，保證設(shè)備的使用質(zhì)量和進口設(shè)備在出現(xiàn)一些問題時的售后服務(wù)工作，關(guān)系到高校采購進口設(shè)備的權(quán)益。做好相應(yīng)的進口設(shè)備合同管理工作，不僅需要設(shè)備采購部門的細(xì)心與配合，更需要高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視與支持，保證高校進口設(shè)備合同管理工作能夠發(fā)揮重要的作用，保障高校權(quán)益。
作者:賴力斌 單位:貴州大學(xué)實驗室與設(shè)備管理處
參考文獻：
中圖分類號：TP311.52
伴隨著職業(yè)學(xué)校向規(guī)?；l(fā)展，職業(yè)學(xué)校硬件投入和在校師生數(shù)日益劇增。學(xué)校物資管理的后勤服務(wù)部門，正面臨著后勤改革進入深層次發(fā)展階段，矛盾突顯，深化改革受到多方面因素的制約，必須解決后勤物資管理發(fā)展的深層次矛盾。
為進一步加強職業(yè)學(xué)校規(guī)范管理，依據(jù)《江蘇省職業(yè)學(xué)校后勤管理規(guī)范視導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)》，江蘇省教育廳開展全省職業(yè)學(xué)校教學(xué)、學(xué)生、后勤管理規(guī)范專項視導(dǎo)工作，落實后勤管理工作相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。因此如何實現(xiàn)后勤物資管理科學(xué)化，深化職業(yè)學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)，構(gòu)建基于校園網(wǎng)的中職后勤物資管理系統(tǒng)，具有積極的現(xiàn)實意義。
1 系統(tǒng)需求與功能分析
通過對一些中等職業(yè)學(xué)校的后勤物資管理過程進行調(diào)查，基本上熟悉了中等職業(yè)學(xué)校后勤物資管理的業(yè)務(wù)流程，同時也在一定程度上了解到了傳統(tǒng)人工后勤物資管理中存在的缺陷，發(fā)現(xiàn)后勤物資管理很需要進行信息化，使用后勤維修管理系統(tǒng)能夠克服傳統(tǒng)人工后勤物資管理的大部分缺點，提高中等職業(yè)學(xué)校后勤資源的利用率，方便教職工、學(xué)生的日常教學(xué)生活?；谥械嚷殬I(yè)學(xué)校后勤日常物資管理過程，本系統(tǒng)設(shè)計主要有五個模塊：維修管理、收付款管理、庫存管理、采購管理，維修反饋管理。各個子系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理模塊功能設(shè)計如圖1所示。
圖1 后勤管理系統(tǒng)功能模塊圖
2 系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計
后勤管理系統(tǒng)主要面向在校師生、后勤人員和管理員。在校師生可登陸系統(tǒng)，填寫保修單及查看保修進度；后勤人員登陸系統(tǒng)后可查看各部門所負(fù)責(zé)的庫存、物資采購、物資維修、物資收付款等相應(yīng)任務(wù)和進度；系統(tǒng)管理員擁有系統(tǒng)用戶管理、任務(wù)分配、任務(wù)查詢、工作審核系統(tǒng)維護等相關(guān)權(quán)限。
2.1 維修管理模塊（模塊數(shù)據(jù)流程圖如圖2所示）
圖2 維修業(yè)務(wù)流程圖
（1）維修單的信息管理、審核：維修單管理員對報修人員提交的維修單進行審核，不合格的維修單要重新填寫，合格的維修單要進行是否需要自費的判斷（2）維修人員基本信息管理（3）定期維修計劃管理：主要是針對節(jié)假日以及由學(xué)校的特殊性所決定的定期維修進行計劃和管理。
2.2 庫存管理模塊
（1）物品的基本信息管理：包括物品編號、名稱、庫存量等。（2）出庫單、入庫單的信息管理：包括出庫單、入庫單編號，物品出庫、入庫日期、數(shù)量，以及負(fù)責(zé)出庫和入庫的維修人員、采購人員的信息等。（3）庫存上下限設(shè)置：庫存管理員對維修物品的庫存需要設(shè)置上下限警報，當(dāng)?shù)陀诨蛘吒哂谙拗茣r，需要及時調(diào)整庫存。（4）缺貨單管理：庫存管理員在維修物品出庫和入庫時及時登記物品出庫和入庫信息，準(zhǔn)確掌握物品的庫存信息，若發(fā)現(xiàn)物品庫存量低于規(guī)定的數(shù)量時，及時登記缺貨記錄。
2.3 收付款管理模塊
（1）負(fù)責(zé)對自費維修單收費。學(xué)校的部分物品維修需要報修人員自己繳費，雖然這只是小部分，但是畢竟還是有的，所以為了方便大家對自費單進行繳費，收付款子系統(tǒng)能夠和校園一卡通系統(tǒng)進行連接，縮短了維修所需要的時間，給同學(xué)以及教職工帶來了很大的方便。（2）對采購部的采購進行付款：采購部將采購付款通知單提交給收付款管理員，收付款管理員對其進行付款。
2.4 采購管理模塊功能
（1）采購員基本信息管理：主要管理采購員的基本信息，例如采購員的名字，員工編號等。（2）供應(yīng)商管理：記錄之前合過的供應(yīng)商的基本信息，如公司名稱、公司地址等，還包括供應(yīng)商信息的添加和刪除。（3）采購合同管理：采購合同的基本信息管理，包括合同的修改信息管理，以及合同歷史明細(xì)管理。（4）采購單管理：主要實現(xiàn)采購單的基本信息管理及采購歷史明細(xì)查詢等功能。（5）詢價管理：主要是由采購員通過電話聯(lián)系供應(yīng)商的方式獲取維修物品報價，并填寫詢價單，為制定維修計劃做準(zhǔn)備。
2.5 維修反饋管理模塊功能
報修人員對維修人員的維修結(jié)果進行評價，反饋結(jié)果可以被用來作為維修人員績效考核的參考資料。
3 系統(tǒng)測試
本系統(tǒng)基于.NetFramework環(huán)境，采用B/S的架構(gòu)，使用VisualStudio2005作為系統(tǒng)開發(fā)工具，利用MicrosoftSQL2005來建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。打開系統(tǒng)后，首先進入系統(tǒng)登陸界面，如圖3所示。
圖3 系統(tǒng)登陸界面
用戶輸入正確信息登陸系統(tǒng)，通過左側(cè)導(dǎo)航選擇相應(yīng)功能模塊，如單擊維修管理模塊，可填寫物資報修單，管理員對保修單進行任務(wù)分配，維修人員接收到維修任務(wù)后，進行上門維修，用戶可實時查看報修進度，對維修單進行評價反饋。管理員登陸系統(tǒng)后維修管理-維修單詳細(xì)信息界面如圖4所示。
圖4 維修單詳細(xì)信息界面
4 結(jié)束語
總之，中等職業(yè)學(xué)校后勤物資管理的信息化建設(shè)，有利于提高后勤服務(wù)效能，讓學(xué)校后勤物資管理有了創(chuàng)新的服務(wù)模式，規(guī)范的服務(wù)行為，優(yōu)質(zhì)的服務(wù)品質(zhì)以及良好的服務(wù)形象，讓學(xué)校后勤工作充分發(fā)揮服務(wù)功能，這正是中職學(xué)校后勤工作的最終價值所在。
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在現(xiàn)今社會大環(huán)境下，企業(yè)為了維護自身的權(quán)益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關(guān)系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進行經(jīng)濟活動的重要文件，也是解決各種事務(wù)糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據(jù)此，本文根據(jù)合同建立的必要性，結(jié)合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對企業(yè)合同檔案的管理進行闡述。
2 企業(yè)合同檔案建立的必要性
企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門為了實現(xiàn)某種經(jīng)濟目的，依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經(jīng)濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險。作為一家核電企業(yè)集團下的二級子公司，涉及的合同大多數(shù)是以核電技術(shù)服務(wù)合同為主，與核電廠的運行和服務(wù)工作都密切相關(guān)。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部環(huán)境的影響
隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發(fā)展核電，對本企業(yè)的發(fā)展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務(wù)的本企業(yè)，管理層在順應(yīng)時展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強法制法律觀念，處理國際關(guān)系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風(fēng)險化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護自己的利益， 在生產(chǎn)經(jīng)營，提供技術(shù)服務(wù)時會簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產(chǎn)生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學(xué)的合同檔案管理機制③。
2.2 內(nèi)部發(fā)展的需求
企業(yè)每一項經(jīng)濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數(shù)方根據(jù)國家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的和明確相互間的權(quán)利義務(wù)而訂立的一種契約，它只適用于合同當(dāng)事人，對合同當(dāng)事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務(wù)為主，當(dāng)然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現(xiàn)任何糾紛或問題，當(dāng)事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應(yīng)條款，必須要建立合同管理辦法⑤。
3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題
3.1 合同收集歸檔不及時
目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負(fù)責(zé)商務(wù)活動的部門進行管理，而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負(fù)責(zé)?；旧希贤瑢徟鞒淌怯珊贤修k人負(fù)責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。
3.2 合同檔案的管理不規(guī)范
現(xiàn)國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
3.3 合同檔案質(zhì)量有待加強
現(xiàn)階段，企業(yè)對文件的管理沒有專門的機構(gòu)進行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機構(gòu)，但其職責(zé)并不對企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進行負(fù)責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。
4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同檔案管理制度
企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動正常運轉(zhuǎn)的重要保障，也是當(dāng)事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細(xì)則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。
按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟實力、資質(zhì)、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。
4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理
現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。
在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認(rèn)識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護自身權(quán)益時起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平
“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏?！痹谛畔⒒焖侔l(fā)展的今天，通過檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進的信息化技術(shù)，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的在線處理和管理，完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo)，保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案⑨。
企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識
近年來，企業(yè)加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度，但對企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關(guān)的法律知識和簽約技巧，增強企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責(zé)任感；另一方面加強業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員的檔案意識和法律意識，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。
4.5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系
《合同法》規(guī)定：當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會涉及當(dāng)事人的一些重要機密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項工作⑩。
5 結(jié)束語
在經(jīng)濟快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業(yè)經(jīng)營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業(yè)經(jīng)驗合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務(wù)糾紛法律抗風(fēng)險能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容和原始依據(jù)，依法維護企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)發(fā)展壯大。
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中圖分類號：F270
文獻標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）08-260-02
一、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化概況
西山煤電設(shè)備租賃公司是西山煤電集團公司煤炭生產(chǎn)所需租賃設(shè)備的業(yè)務(wù)職能管理部門，受集團委托負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的合同管理，主要負(fù)責(zé)以下三部分業(yè)務(wù)工作：一是負(fù)責(zé)集團9個生產(chǎn)礦綜采、綜掘、巖巷作業(yè)設(shè)備、移動瓦斯抽放設(shè)備的租賃業(yè)務(wù);負(fù)責(zé)設(shè)備的固定資產(chǎn)管理、技術(shù)選型、更新設(shè)備計劃申報、與制造廠簽訂技術(shù)協(xié)議、生產(chǎn)現(xiàn)場的技術(shù)管理和綜采工作面的設(shè)備銜接;參加租賃設(shè)備的招標(biāo)和設(shè)備的出廠驗收。二是負(fù)責(zé)租賃設(shè)備的修理，其中大修部分由集團統(tǒng)一計劃管理，中小修部分由設(shè)備租賃公司按核定檢修費指標(biāo)控制安排使用。三是負(fù)責(zé)集團9個礦和8個選煤廠機電配件的采購供應(yīng);負(fù)責(zé)各礦、選煤廠配件單耗指標(biāo)和配件儲備資金指標(biāo)的測算和考核，以及集團的配件信息化管理工作。
2007年以前，西山煤電設(shè)備租賃公司的合同管理一直采取手工和紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式，由于標(biāo)的物種類繁多、業(yè)務(wù)量十分龐大，傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)合同管理方式不但工作量大，而且無法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。為切實提高合同管理的水平和效率，從2007年開始，西山煤電設(shè)備租賃公司依托西山煤電集團的配件信息化管理系統(tǒng)，逐步建立了自己的合同管理信息化系統(tǒng)，2012年對系統(tǒng)進行了技術(shù)升級。系統(tǒng)運行模式是，根據(jù)集團9個礦和8個選煤廠的配件需求計劃，生成對應(yīng)的采購合同，內(nèi)容包括配件的型號規(guī)格、招標(biāo)價、入庫價、供應(yīng)商等，系統(tǒng)自動記錄合同的履行狀態(tài)，通過合同臺賬監(jiān)測合同的簽訂、執(zhí)行情況;系統(tǒng)憑借計劃管理、供應(yīng)商管理、合同臺賬、驗收管理、合同臺賬、統(tǒng)計分析、隊組消耗控制、代儲管理等模塊和功能，基本實現(xiàn)了合同管理信息化。合同編號、軟件開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)平臺是該合同管理信息系統(tǒng)的三個主要支撐：
1.合同編號。合同編號是合同管理信息化系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，直接關(guān)系到系統(tǒng)運行的效率，所以采用分級分類的編號形式。《設(shè)備租賃公司合同管理辦法》第九章規(guī)定，所有正式合同必須進行編號，編號規(guī)定如下：a、工業(yè)產(chǎn)品買賣合同編號為ZL+01+XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號。其中，ZL代表設(shè)備租賃公司，01代表工業(yè)產(chǎn)品買賣合同，XJ代表西山集團，XG代表西山股份，年份為簽訂合同年份的后兩位阿拉伯?dāng)?shù)字，合同類別包括采掘、三機、支架、電器、選煤、泵站等，合同順序號是合同簽訂的順序編號。b、設(shè)備修理合同編號為ZL+04―XJ（XG）+年份+合同類別+合同順序號，合同類別包括大修、中修、不保修、更新等。
2.軟件開發(fā)。合同管理信息化系統(tǒng)軟件以“先進、開放、實用”為指導(dǎo)思想，按照分層設(shè)計的思路，采用C++語言開發(fā)，通過通俗易懂的人機互動界面，具有良好的擴展性和交互性，使合同與業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用實現(xiàn)了數(shù)據(jù)級的共享交換，合同與業(yè)務(wù)部門的工作流程實現(xiàn)了應(yīng)用級的互聯(lián)互通。
3.網(wǎng)絡(luò)平臺。合同管理信息化系統(tǒng)緊緊依托西山煤電集團的配件信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了設(shè)備租賃公司與各礦、廠機電科網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通。網(wǎng)絡(luò)平臺的布局方式為三層布局：各礦、廠機電科為接入層;各礦、廠信息中心為匯聚層;西山煤電信息中心為核心層。
二、西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效
隨著信息化在合同管理中的深入，其優(yōu)越性逐漸被各礦、廠認(rèn)可。以信息化為手段的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化合同管理從合同起草開始，跨越合同評審、合同談判、合同簽訂、合同履行，止于結(jié)算，并以合同檔案的形式歸檔到系統(tǒng)，形成了一套閉合完整的合同管控資料，改變了傳統(tǒng)合同管理的復(fù)雜性和隨意性。
1.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路徑上實現(xiàn)了由過去“偏離糾偏再偏離再糾偏”的被動式控制向“調(diào)查分析決策落實跟蹤總結(jié)”的主動式控制的轉(zhuǎn)變;在管理方式上實現(xiàn)了由過去的手工經(jīng)驗式粗放型合同管理模式向以PDCA循環(huán)模式為主的精細(xì)化合同管理模式的轉(zhuǎn)變;合同管理的工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進了企業(yè)管理理念革新。
2.信息化確保合同數(shù)據(jù)真實有效。通過信息化管理，合同數(shù)據(jù)能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時反饋，在加強合同動態(tài)管理的同時，拓寬了收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保了合同數(shù)據(jù)的真實性、有效性，為招標(biāo)談判及標(biāo)后預(yù)算提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺。
3.降低管理成本，提高經(jīng)濟效益。合同管理信息化提高了公司對包括各種配件在內(nèi)的噸煤成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低了庫存占用資金，優(yōu)化了庫存結(jié)構(gòu)，加強了對供應(yīng)商的約束和平衡，促進了公司降本增效。
三、對西山煤電設(shè)備租賃公司進一步提高合同管理信息化水平的建議
如何從操作性、事務(wù)性的傳統(tǒng)工作層面走向管理性、戰(zhàn)略性的層面，這是合同管理真正要“管理”的長遠(yuǎn)問題。西山煤電設(shè)備租賃公司合同管理信息化成效明顯，在系統(tǒng)日常運行和維護過程中，租賃公司以及各礦、廠機電科工作人員也發(fā)現(xiàn)了某些方面存在的問題和不足，主要概括為以下方面：一是管理規(guī)范化程度有待提高，表現(xiàn)為部分合同沒有嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)采購價格，有的礦、廠業(yè)務(wù)科存在先使用配件、后簽訂合同的情況;二是信息化程度有待提高，表現(xiàn)為信息查詢、檢索功能尚不夠完善;三是工作效率有待提高，表現(xiàn)為系統(tǒng)登錄、人員操作速度較慢等。
以上問題的存在，既有少數(shù)工作人員認(rèn)識不到位、責(zé)任心不強等主觀方面的原因，也有制度不健全、硬件軟件缺乏等客觀方面的原因。筆者結(jié)合工作實際，對如何進一步提高合同管理信息化水平提出以下建議：
1.嚴(yán)格界定合同審批程序和權(quán)限，明確崗位職責(zé)，提高管理規(guī)范化水平。
（1）審批程序：合同由設(shè)備租賃公司管理科和簽訂合同的礦、廠業(yè)務(wù)科共同辦理，嚴(yán)格按照公司合同審批表的流程執(zhí)行。設(shè)備出租合同由管理科審核，設(shè)備科復(fù)核，公司副經(jīng)理審批：設(shè)備退租合同由管理科審核，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批決定承修單位：產(chǎn)品買賣合同由配件科審查，管理科審核，公司法律顧問復(fù)審，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行;設(shè)備修理合同由設(shè)備科科長、技術(shù)科科長審查，管理科審核，公司法律顧問復(fù)審，公司副經(jīng)理復(fù)核，公司經(jīng)理審批執(zhí)行。
（2）審批權(quán)限：各業(yè)務(wù)科科長是本部門合同管理的第一責(zé)任人，對所填寫的合同內(nèi)容條款負(fù)責(zé)，對審查發(fā)現(xiàn)不符合要求的合同，有權(quán)責(zé)令重新填寫;管理科除對合同內(nèi)容進行審核外，主要負(fù)責(zé)對簽訂合同對方的企業(yè)名稱、資質(zhì)材料、經(jīng)營資格和合同內(nèi)容中的價格、數(shù)量、履行期限、地點和方式進行把關(guān);公司法律顧問主要負(fù)責(zé)對合同文本條款內(nèi)容的規(guī)范性、合法性進行復(fù)審;公司副經(jīng)理除對合同內(nèi)容進行整體復(fù)核外，主要負(fù)責(zé)對合同的價格、質(zhì)量和產(chǎn)品技術(shù)要求進行把關(guān);公司經(jīng)理負(fù)責(zé)對全部合同實行監(jiān)控并簽發(fā)執(zhí)行。
（3）協(xié)調(diào)機制：各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人，對本單位業(yè)務(wù)員簽訂的合同內(nèi)容，認(rèn)為不合格不合法，有權(quán)退回合同，業(yè)務(wù)員重新簽訂;對按照規(guī)定屬于復(fù)審部分的合同內(nèi)容，認(rèn)為不合格不合法的，有權(quán)組織有關(guān)部門進行合同審查，提出意見后，由經(jīng)理簽發(fā);合同業(yè)務(wù)員在簽訂合同過程中，對所采購配件的價格或設(shè)備修理預(yù)算要嚴(yán)格審查，采購?fù)瑔挝?、同品種、同規(guī)格的配件高于上年的，或者同一承修單位修理同一型號設(shè)備且鑒定結(jié)果相近、修理預(yù)算高于上期的，要在簽訂合同時附調(diào)價說明書，調(diào)價說明書需由業(yè)務(wù)科科長、副經(jīng)理、經(jīng)理審批后生效。
（4）約束機制：管理科是完成合同蓋章生效的最后環(huán)節(jié)，必須按照法律和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，對合同全部內(nèi)容進行嚴(yán)格審查，發(fā)現(xiàn)問題立即匯報領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)禁不合格或無效合同的簽訂：合同的履行，必須由管理科合同管理員核對合同和發(fā)票，核對無誤后在發(fā)票上標(biāo)注合同編號，加蓋審核章，財務(wù)科方可結(jié)算，未經(jīng)管理科審核及蓋章的原始發(fā)票，財務(wù)科不得辦理結(jié)算手續(xù)。同時，配件產(chǎn)品買賣合同、設(shè)備修理合同要求年履約率為95%以上，對于超過合同有效期的合同，終止履行。
2.完善擴展系統(tǒng)模塊，提高信息查詢、檢索功能。
（1）合同進度管理模塊：分為合同實施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實施控制子模塊主要對合同履行進度等方面的信息進行準(zhǔn)確分析和實施動態(tài)管理，將配件需求計劃與合同履行情況對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時調(diào)整工作計劃;合同變更管理子模塊可根據(jù)原合同與變更后合同的對照表，自動生成變更清單，生成變更詳情表，計算變更凈值和變更費用，并及時反映變更后的總費用變化情況;合同索賠管理子模塊包括索賠文件管理、索賠鑒別管理、索賠計算管理、索賠證據(jù)管理等，為管理人員提供有關(guān)查詢、收集有關(guān)索賠的各類數(shù)據(jù)的服務(wù)等。
（2）合同文件管理模塊：進行合同數(shù)據(jù)的輸入、修改、合同文件的檢索、查詢等，其包含的數(shù)據(jù)有：招標(biāo)文件，投標(biāo)書，中標(biāo)通知書，配件清單，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和其他有關(guān)資料、技術(shù)要求等。
（3）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進行檢索，以便監(jiān)督合同的履行，分為有條件檢索和無條件檢索，有條件檢索按使用者所選擇的條件進行檢索查詢，無條件檢索按合同條款的自然順序進行檢索;選擇條件可分為：合同編號檢索、主題詞檢索、條款檢索。
（4）合同查詢系統(tǒng)模塊：分為合同法律法規(guī)檢索子模塊、常用合同范本查詢子模塊、其它子模塊。合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是對有關(guān)合同管理方面的合同法律法規(guī)及時更新查閱;常用合同范本查詢子模塊主要功能是檢索查詢和調(diào)用各種合同格式范本，使合同的生成更加方便、準(zhǔn)確、快捷;其它子模塊是為了方便系統(tǒng)用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發(fā)模塊。
3.加強合同管理信息化培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)和工作效率。合同管理信息系統(tǒng)用戶一般可分為系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)應(yīng)用管理員、申報人員、審查審批人員等，不同人員的操作界面有繁有簡，所需的專業(yè)知識和技能差別很大。系統(tǒng)維護人員和系統(tǒng)應(yīng)用管理員數(shù)量少，需要具有一定的計算機操作和簡單的編程知識，一般由IT專業(yè)人員組成;因為合同的大部分內(nèi)容由申報人員在申報合同時填寫，合同信息輸入完畢后才進入審查審批流程，所以申報人員的操作比較復(fù)雜;而審查審批人員按各自負(fù)責(zé)審查的內(nèi)容查看相關(guān)選項和合同條款后，選擇通過與否，其操作相對來說比較簡單。因此要加強合同管理信息化培訓(xùn)，必須針對不同對象編寫培訓(xùn)教材，采取集中學(xué)習(xí)與個人自學(xué)相結(jié)合的方式，讓員工在短時間內(nèi)了解與本崗位工作有關(guān)的系統(tǒng)功能和操作方法，達到事半功倍的效果。
參考文獻：
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二、當(dāng)前合同管理存在的主要問題
1．企業(yè)管理者對合同管理的重視程度不夠。多數(shù)企業(yè)管理者重生產(chǎn)、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業(yè)沒有相關(guān)的合同管理制度，有的企業(yè)沒有專門負(fù)責(zé)合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關(guān)合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業(yè)管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。
2．合同審核不嚴(yán)，缺乏風(fēng)險控制機制。由于很多企業(yè)沒有專門負(fù)責(zé)合同審核的法律事務(wù)部門或企業(yè)法律顧問，有些企業(yè)設(shè)立了法務(wù)部門，但企業(yè)法務(wù)部門的法律顧問和各有關(guān)人員在合同管理中的具體責(zé)任和權(quán)限的規(guī)定不夠明確，不能充分或有效地發(fā)揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關(guān)不嚴(yán)、合同條款表達含糊、法律或合規(guī)性審核不夠嚴(yán)格、合同履行監(jiān)督不到位等問題，將會給企業(yè)經(jīng)營帶來潛在風(fēng)險。
3．合同的管理和履行效率低下。企業(yè)缺乏高效、科學(xué)的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環(huán)節(jié)無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準(zhǔn)確高效監(jiān)督及反饋程序，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生消極影響。
4．缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監(jiān)督的合同管理制度和統(tǒng)一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據(jù)；沒有按照一定的程序?qū)β男泻贤瑮l款的能力進行評審，對于企業(yè)常用業(yè)務(wù)合同進行文本格式化和通用條款優(yōu)化等標(biāo)準(zhǔn)化工作沒有開展。
三、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的必要性
合同管理也是一門科學(xué)，要尊重其內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律，在大數(shù)據(jù)時代下，合同管理亟待建立科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系，使企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)實用可行。
1．推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是經(jīng)濟和時展的客觀要求。各種經(jīng)濟合同客觀地反映著生產(chǎn)和流通的現(xiàn)實經(jīng)濟情況，它作為聯(lián)系原材料采購、生產(chǎn)加工、流通消費各環(huán)節(jié)的紐帶與橋梁，在保障生產(chǎn)生活、經(jīng)濟發(fā)展順利進行，提升企業(yè)經(jīng)營管理水平，促進經(jīng)濟發(fā)展方面，發(fā)揮了非常重要的作用。隨著經(jīng)濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數(shù)據(jù)引領(lǐng)經(jīng)濟發(fā)展新時代的到來，企業(yè)改革和發(fā)展活力不斷增強，各經(jīng)濟體之間的聯(lián)系愈加活躍，經(jīng)濟合同的數(shù)量也隨之增加，構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時代經(jīng)濟活動的重要組成元素，社會經(jīng)濟和時代的發(fā)展，就客觀地向我們提出了合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的問題。
2．合同管理的現(xiàn)狀是推行合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的潛在動力。由于非標(biāo)準(zhǔn)化合同管理帶來諸多問題，給經(jīng)濟合同的審核、履行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)帶來很大困難與不便。要做到提升經(jīng)濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容條款規(guī)范化，以及合同文本格式統(tǒng)一化。
3．合同管理標(biāo)準(zhǔn)化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，可把合同管理的各項業(yè)務(wù)活動內(nèi)容、業(yè)務(wù)間的銜接關(guān)系、各自承擔(dān)的責(zé)任、工作程序等用標(biāo)準(zhǔn)的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規(guī)范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理標(biāo)準(zhǔn)體系的模式
企業(yè)合同管理紛繁復(fù)雜，在大體上可將標(biāo)準(zhǔn)體系劃分為管理和操作兩個層面：
1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標(biāo)準(zhǔn)》、《銷售（采購）合同管理標(biāo)準(zhǔn)》、《特殊合同類管理標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，這些管理標(biāo)準(zhǔn)分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責(zé)、管理方式及程序等做出明確規(guī)定。
2．操作層次包括《合同格式文本標(biāo)準(zhǔn)》、《合同要約推薦標(biāo)準(zhǔn)》等標(biāo)準(zhǔn)，格式文本是企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點，一般在積累總結(jié)經(jīng)濟活動實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權(quán)益，還能大大提高工作效率。
五、合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施
1．合同管理制度的動態(tài)化。制度是基礎(chǔ)，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業(yè)都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴(yán)格按照合同管理制度執(zhí)行，最后要看現(xiàn)有的制度是否適應(yīng)目前的企業(yè)合同管理，若不適應(yīng)，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態(tài)化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發(fā)展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。
2．合同編碼體系的清晰化。一個企業(yè)的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業(yè)的習(xí)慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經(jīng)濟性質(zhì)分為銷售合同、采購合同、技術(shù)合同、擔(dān)保合同等，合同分類看似簡單，但直接關(guān)系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。
3．合同審核流程的層次化。企業(yè)的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責(zé)權(quán)清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權(quán)限具體化，由于合同履行和監(jiān)管也大多是由合同審核的參與人負(fù)責(zé)，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權(quán)限與職責(zé)。
4．合同檔案管理的日?；?。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)的歸集、整理的過程，在大數(shù)據(jù)時代，合同數(shù)據(jù)更加復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關(guān)規(guī)定主動收集合同相關(guān)數(shù)據(jù)，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規(guī)性審核等材料，合同履行過程中的標(biāo)的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經(jīng)濟效果評價、合同總結(jié)等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態(tài)化管理，做到合同管理數(shù)據(jù)隨產(chǎn)生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。
5．合同管理相關(guān)崗位的互控化。合同管理相關(guān)崗位的工作是一個互相銜接、聯(lián)動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責(zé)任和義務(wù)，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規(guī)定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經(jīng)濟合同糾紛。
7．合同管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要保障，要應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段加強合同管理工作，開發(fā)適用企業(yè)自身的合同管理軟件系統(tǒng)，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。
