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時間：2023-05-24 16:47:54
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇教職工個人檔案范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
（一）人事檔案內容不全。盡管目前學校人事檔案管理水平已經有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學階段的人事檔案包含很多內容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務信息、個人獎懲等內容，內容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學情況較為簡單，個人教學能力的描述，職務內容和個人的技能專業(yè)等情況描述的很少，這樣就會導致學校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據，給學校的人事管理帶來不便。
（二）學校對人事檔案管理缺乏專業(yè)性，管理分散。一般情況下學校的人事檔案不是單獨管理的，而是由上級部門統(tǒng)一管理和收集，有些中學將人事檔案依據管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務部門的人事檔案包括教職工的業(yè)務能力，獲獎情況和教學的內容等，科研部門的人事檔案主要負責科研項目的確定，論文的發(fā)表等內容，行政部門的人事檔案則主要是負責人員的招聘和選拔，職稱評定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會導致檔案管理過于分散，很容易使學校的人事檔案丟失。
（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點。目前中學的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質的形式，管理的手段和技術都落后，缺乏創(chuàng)新。還有一些中學的人事檔案在計算機里，沒有進行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導致了資源的浪費。還有些學校儲存檔案的環(huán)境較差，檔案儲存室的門不嚴實，經常有外人隨意進出?；蛘呤菣n案處于潮濕的環(huán)境，容易受到損壞。
二、中學人事檔案管理模式優(yōu)化措施
（一）加強檔案歸檔制度，使學校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業(yè)性很強，從實際情況看，需要專門的部門、專業(yè)的人員、用專業(yè)的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負責全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進檔或范圍內材料漏檔的情況發(fā)生。學校人事檔案中制定教學登記表，登記表中記錄教職工的詳細情況，包括教師的教學情況，工作能力，教師的學術研究內容和情況，這個登記表可以準確反映出教師的個人能力和教師的學術水平等。與此同時，還應該增加學校教職工的獎懲情況以及培訓情況，充分了解教職工的業(yè)務能力。此外，為了提高人事檔案的實用性，增加人事檔案管理的有效性，學校應該利用信息化技術和手段，促進人事檔案地位的建立，為學校對教職工的評價工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識，促進學校教職工隊伍整體素質的提高。
（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及調度學校工作作出決策提供科學可靠的依據。
（二）全面系統(tǒng)地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。
二、檔案立卷歸檔
（一）凡是本單位具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。
（二）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進袋入檔。
（三）凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學?？筛鶕枰孕袥Q定是否保存。
三、檔案補充
（一）教職工考核、晉升專業(yè)技術職務，獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。
（二）文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號登記，交校有關領導閱后即立卷歸檔。
（三）校內印發(fā)的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、工會、團隊等部門應將有關材料分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案查閱
（一）校內人員借閱業(yè)務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內完好無損地歸還。
（二）凡未經整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。
教職工檔案管理是教育部門非常重要的一項工作，直接反映了本區(qū)域的師資力量和教育水平，也是教師管理、調動的依據。將信息技術引入教職工的檔案管理工作當中，可以有效提升檔案管理工作的效率和質量，保證檔案信息的安全。
一、中小學教職工檔案信息化的意義
首先，可以明顯提升檔案管理的工作效率。檔案信息的收集、整理、保存、分析的每一個環(huán)節(jié)都需要耗費大量的時間和精力，實現(xiàn)檔案信息化管理之后，只需要認真做好信息錄入這一環(huán)節(jié)，就可以實現(xiàn)反復多次利用，電腦會自動對錄入的信息進行整理，工作人員只需要輸入自己的篩選需求，就可以迅速找到需要的資料，大大節(jié)約了檔案管理的時間，明顯提高了工作效率[1]；其次，實現(xiàn)檔案管理信息化能有效預防傳統(tǒng)紙質檔案遺失的情況，也能避免紙質檔案長時間存放字跡不清的現(xiàn)象；再其次，可以實現(xiàn)檔案信息的共享。實現(xiàn)教職工檔案管理信息化之后，無論是教師個人還是相關上級部門領導都可以利用網絡對教職工的檔案進行檢索和查詢，為教職工的升遷調動等提供依據。最后，還可以有效節(jié)約資源。傳統(tǒng)檔案館管理方式大多以紙質資料為主，會耗費大量的紙張，不環(huán)保且占用大量存儲空間，實現(xiàn)檔案信息化管理之后，僅需要一臺電腦就可以實現(xiàn)檔案管理工作，節(jié)約了資源和成本。
二、中小學教職工檔案信息化建設中存在的問題
(一)管理混亂，影響效率
當前，中小學教職工的檔案信息按照其類型分屬于多個職能部門管理，教學檔案歸學校管理、人事檔案歸教育部門管理，科研檔案歸科研部門管理，還有很多資料由教師所在的年級進行管理，總體來說教職工的檔案管理非?；靵y，缺乏系統(tǒng)性，沒有一個主管部門或者檔案共享平臺，導致教職工的檔案零散、不完整，也存在個人不正當竊取教職工信息的行為，嚴重影響了教職工檔案管理的效率和質量。
(二)缺乏網絡安全意識
很多學校和教育部門在進行教職工檔案信息化建設的工程中，往往忽視檔案的安全管理問題，不重視防火墻或者殺毒軟件的安裝，給了不法分子可乘之機，很多教職工的檔案信息時有被竊取，給學校和教育部門乃至社會造成了巨大的損失。
(三)檔案管理人員信息化水平較低
雖然已經對教育部門和各個學校的檔案管理人員進行了相應的技能培訓，但是由于檔案管理人員學歷層次低、專業(yè)程度不高等原因，存在著檔案管理信息化水平較低的情況，嚴重阻礙了中小學教職工檔案信息化建設的進程[2]。
(四)忽視紙質檔案保存工作
實現(xiàn)檔案信息化之后，只需要做好電子檔案就可以了，忽視了紙質檔案的用途，導致教職工檔案資料的不完整。
三、福建省寧德市古田縣教育局教職工檔案信息化建設實踐及啟示
(一)福建省寧德市古田縣教育局教職工信息化建設實踐
該縣共有中小學教職工3894人，再加上離退休的教師，共有個人檔案和專業(yè)技術檔案5600卷，檔案信息量非常大，檔案信息的收集、整理、儲存和開發(fā)等工作非常繁瑣，需要耗費大量的精力，而且容易出現(xiàn)資料丟失損壞等問題。因此，福建省寧德市古田縣教育局進行了檔案管理的信息化建設，建設內容和步驟如下：首先，建立了中小學教職工檔案信息數據庫，將現(xiàn)有的檔案資料掃描或者錄入數據庫當中，并進行分級編號。其次，與學校加強聯(lián)系，要求各學校持續(xù)做好信息的收集和錄入工作。之前教職工的檔案信息通常由學校移交紙質文檔，現(xiàn)在要求各學校要建立電子檔案室，對教職工的檔案信息及時錄入系統(tǒng)，同時將紙質檔案和電子檔案提交教育局，由教育局工作人員對檔案信息進行審核。再其次，做好電子檔案信息的整理與保存工作，工作人員每個月對數據庫當中的檔案信息進行整理歸檔，并將整理完成的電子檔案信息保存到光盤、硬盤等存儲設備上，避免電子資料的遺失；同時，在各個學校大力推廣檔案管理軟件，由于種種原因，各個學校之間錄入檔案信息依賴的軟硬件平臺有所區(qū)別，這就造成了教育部門與學校進行檔案移交困難，因此古田縣教育局大力倡導各個學校使用同一套軟件，確保了教職工檔案管理信息化建設工作的順利開展。最后，對相關人員進行業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的整體素質。
(二)對中小學教職工檔案信息化建設的啟示
第一，建立健全檔案管理體制，由教育部門統(tǒng)籌負責。中小學教職工檔案涉及到人事檔案、業(yè)務檔案、科研檔案等多項內容，檔案的管理也涉及到信息收集、整理、保存、分析、開發(fā)等多個環(huán)節(jié)，是一項非常龐大的、復雜的系統(tǒng)工程，教職工檔案信息化建設還關系到網絡建設、數據庫建設等，因此只有建立一套完善的管理體制，才能讓教職工的檔案信息化建設工作步入正軌。針對當前存在的教職工檔案管理混亂問題，應當由教育部門牽頭，進行統(tǒng)籌管理，形成教育部門負責檔案信息管理、審核，學校負責檔案信息收集、錄入的工作模式，解決檔案管理的混亂現(xiàn)狀，避免信息不完整、不安全等現(xiàn)象的出現(xiàn)。第二，重視檔案安全保密工作。在實際工作當中，要對教職工的檔案進行認真研究，對各類檔案進行密級界定，并對其進行加密，在數據庫的使用權限上也要進行加密，不同層級的人員看到的檔案信息應該與其職級相一致，正確處理好檔案信息保密與利用關系。同時，還要對網絡環(huán)境進行清理，安裝防護軟件，避免檔案資料被竊??；此外，還要注意保存環(huán)境和方式，注意電腦及相關設備的防潮、防毒[3]。第三，對檔案管理人員進行持續(xù)培訓。檔案管理人員的專業(yè)技能和素養(yǎng)是確保中小學教職工檔案信息化建設工作順利開展的基礎，因此必須要有一支專業(yè)檔案管理隊伍作為支撐。除了要求檔案信息管理人員自學外，教育主管部門也要對其進行持續(xù)的培訓，幫助他們盡快熟悉和掌握相關技術。第四，妥善處理好紙質檔案與電子檔案的關系。中小學教職工檔案信息化建設的目的在于實現(xiàn)檔案信息的易于管理性、安全性和共享性，但是并不能因此就否認紙質檔案的價值。紙質檔案作為最原始的資料，具有不可復制性、真實性、準確性等意義，是檔案信息管理不可忽視的、不可放棄的重要手段，在實際工作當中，應將兩者有機結合起來，互為補充，并做好原始紙質檔案的保存工作和電子檔案的更新工作，將二者進行合理的銜接。總之，中小學教職工檔案信息化建設是我國檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢和客觀需要，也是教育部門和學校不斷完善自身的重要舉措，對于檔案管理的效率、質量和安全等方面都具有非常重要的意義，也對檔案管理工作提出了更高的要求，教育部門和各個學校要做好準備迎接這一機遇和挑戰(zhàn)。
作者:黃昭眉 單位:福建省寧德市古田縣教育局
參考文獻：
一、中專學校檔案管理問題
一是檔案意識淡薄。在中專學校中，在檔案管理方面存在檔案意識淡薄的問題。由于中專學校主要是為各行業(yè)培養(yǎng)具有職業(yè)技能的人才，與普通高中院校相比，其檔案管理意識較為薄弱。在現(xiàn)代教育制度改革發(fā)展過程中，中專學校的人員變動較為頻繁，對于個人缺乏約束力。
二是檔案內容單調。在中專學校檔案管理中，存在檔案內容單調的問題。很多檔案重點記錄學生及教職工的教育經歷，學歷以及政治面貌等，而沒有對現(xiàn)階段的表現(xiàn)進行更新。在教職工德、能、勤、績、廉等方面的考核，缺乏個性化與創(chuàng)新性，絕大多數都是大同小異的。每個教職工往往使用固定的、籠統(tǒng)的政治性術語和套話，也不愿意發(fā)揮主觀能動性積極進行總結，對年度先進工作者也沒有特別要求，往往是領導指定或大家輪流“坐莊”，從而導致檔案材料不能具體反映每一個教職工的個性，沒有特點，有失全面、準確，不利于激發(fā)教職工的工作積極性和創(chuàng)造性。
三是檔案材料不完整。在中專學校檔案管理中，存在檔案材料不完整的問題，還有很多檔案歸檔混亂以及交叉的問題。在檔案歸檔中，很多將個人檔案歸類到文書檔案，尤其是學校人事與檔案分開管理的時候，在單位形成的業(yè)績材料、工資晉升、職稱晉升、職務晉升、學歷進修等手續(xù)未能及時移交檔案，出F這些人員檔案“空白”現(xiàn)象，使得他們這一階段的真實正作狀況無法正確反映，直接影響到人事檔案的質量及其他環(huán)節(jié)工作的開展。在中專學校個人與管理人員進行人事報表填寫中，存在較大的隨意性，沒有將檔案要素進行核實，從而不可避免的存在錯填、漏填的問題，還有一些檔案存在造假的問題。
二、中專學校檔案管理對策
一是加強宣傳，增強檔案意識。要想加強中專學校檔案管理工作，必須要提高學校檔案管理意識，將檔案管理工作與年度工作計劃以及中期規(guī)劃相結合，同時要提高學校檔案管理的法制觀念以及意識，從而為學校檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。在實際檔案管理中，需要加強對檔案相關法律法規(guī)的宣傳以及宣講，充分利用互聯(lián)網、學校廣播、宣傳欄等對檔案管理相關工作進行宣傳，從而提高全校師生員工對檔案管理工作的認識與了解。
二是要制定出具體的人事檔案。要想加強中專學校檔案管理，必須要對具體的人事檔案進行制定。一方面需要規(guī)定材料歸檔的時間、質量以及范圍，同時要加強收集、整理檔案工作的進行，并對學校人事檔案內容進行創(chuàng)新，制定一些能夠將教職工德、能、勤、績、廉的檔案材料，同時要重視教師的重大科研成果以及業(yè)績，能夠將各種反應教職工能力的各類材料劃入到檔案中，在確保檔案材料規(guī)范性的同時，確保檔案的質量，從而使得中專學校的檔案成為學校人才信息資源完成的儲備庫。
三是提高檔案管理人員素質。要想加強中專學校檔案管理工作，必須要提高檔案管理人員的素質。作為一項政策性與業(yè)務性較強的工作，檔案管理工作具有保密性與服務型。因此，中專學校必須要加強檔案管理隊伍的建設，選擇一些綜合素質較高，專業(yè)水平較好的人員來從事檔案管理工作。同時，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，拓展其管理技術以及專業(yè)水平，從而從根本上提高中專學校的檔案管理工作水平。
四是開展現(xiàn)代化和信息化建設。一方面，需要加強利用計算機來進行檔案管理工作，通過利用掃描儀等現(xiàn)代化設備來將檔案資料輸入計算機，同時運用相關的技術來將文字、圖片以及聲像資料等轉為數據資料，從而實現(xiàn)檔案的紙質化與電子化并存的模式；另一方面要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網絡，可以實行非保密范圍內的檔案信息的社會資源共享，向社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息服務。
三、結束語
從上述分析中可以看得出來，在中專學校發(fā)展中，檔案管理工作起到了重要的作用。在信息化發(fā)展背景下，中專學校檔案管理工作存在很多的問題，包括檔案意識淡薄，內容單調，材料不完整以及信息化程度低的問題。為了加強中專學校檔案管理，可以加強宣傳，增強檔案意識、要制定出具體的人事檔案、提高檔案管理人員素質以及開展現(xiàn)代化和信息化建設，只有這樣才能全面提高中專學校的檔案管理水平，從而促進中專學校更快更好的發(fā)展。
一、工作目標：
1、加強校園文化建設，發(fā)揮文化育人作用。
2、加強校園網絡文化建設和管理。
3、加強教育督導和督查，健全督導工作機制。
4、進一步加強教育新聞宣傳工作，營造良好的幼兒教育發(fā)展環(huán)境。
5、加強辦公室文化建設，倡導終身學習和全面健身活動。
6、大力推動教育信息化和現(xiàn)代遠程教育的培訓。
二、工作要點
1、認真做好來信、來訪、來賓的接待和禮尚往來工作。做到熱情接待、問清事由并填好來電、來訪記錄，及時處理。處理不了的請示相關分管領導。
2、做好各部門之間的協(xié)調工作，化解矛盾，完成幼兒園總體工作。每周匯總各部門計劃，每月匯總全園考勤，每學期匯總各部門總結。
3、做好上傳下達、信息反饋工作。上級通知及時記錄傳達到園長，按園長指令傳達到分管領導。園方決定用不同方式傳達到教職工。各部門工作的進展、完成情況及時反饋到園長。
4、做好文件的接收、傳遞、存檔工作。文件到達幼兒園及時簽收，用文件簽送園長閱處，按領導閱處下達到執(zhí)行人，做好簽發(fā)記錄，負責回歸檔案，及幼兒園各類檔案的歸類存放(催收各部門文件的歸檔)
5、做好公章的使用登記和審核管理。
6、宣傳報道。加強新聞宣傳的領導責任制，加強通訊員隊伍建設，每月新聞及時進行統(tǒng)計，加大新聞獎勵制度，進行教育信息網后臺管理培訓，規(guī)范幼兒園網站管理。做好園內各項宣傳及活動的組織工作。及時報道學校各項工作，向外拓展，樹立幼兒園良好形象。
7、做好辦文、辦會工作。
組織召開園辦公會、園委會、和全園教職工大會;把握工作動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題并組織相關部門處理;做好統(tǒng)籌協(xié)調工作。
做好每次會議的準備、會議紀要和考勤工作。幼兒園公文的起草和打印。
8、期初制定好領導值班表、值班督導冊、教師花名冊、教師電話本等表格，并及時分發(fā)到各部門。
9、圍繞“如何做一名幸福幼兒園教師”為主題開展校園文化建設，在每周的辦公例會時，可由辦公會成員推薦一句經典名言，推廣到校園LED大屏幕上。
10、協(xié)助組織教職工開展有益身心、豐富多彩的業(yè)余文化生活。
11、按時完成各級領導、部門交辦的臨時工作。
幼兒園辦公室工作計劃范文二
在伴著新年的步伐，孩子們都長大了一歲的同時，幼兒園也展開了一個新的學期。我幼兒園隨著新的一個學期的開始，各項工作逐漸走向了正軌。然而辦公室作為幼兒園的重要部門，也將開展新的一個學年的工作。辦公室所有人員為了實現(xiàn)幼兒園工作總的目標，配合各部門為教育教學做好后勤服務工作，我們將幼兒園辦公室工作計劃詳細地制定。
一、及時、準確、高效的完成每一個通知的傳達工作。
二、做好每次會議的記錄和考勤工作。
三、實事求是的做好園務記錄，確保各項考核、評優(yōu)、評獎活動有據可依。
四、建立各項園務檔案和教職工個人檔案。
五、認真做好家長咨詢和上訪、領導來園指導檢查及相關單位的業(yè)務洽談等接待工作。
六、期初制定好作息時間表、排班表、課程表等表格，并及時分發(fā)到各部門。
七、協(xié)助做好園內各項宣傳及活動的組織工作。
八、在××年下半年，組織教職工開展豐富多彩的業(yè)余生活，制定以下工作計劃：
1、本期舉辦一次師德演講比賽。(十月份)
2、開展一次體育競賽和游戲活動。(十一月份)
中圖分類號：F240 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914（2015）10-233-02
近年來，高職教育蓬勃發(fā)展，內部人事檔案管理工作也需要進一步提高，以更好的記錄教職工工作業(yè)績，為學校教育事業(yè)發(fā)展服務。
一、高職院校人事檔案管理工作存在的問題
（一）人員機構配置不盡合理
當前，絕大部分高職院校人事檔案室屬于非獨立機構，掛靠院校組織人事部門，其職能主要是執(zhí)行而非決策。比如，忻州職業(yè)技術學院目前在職教職工總計540人，包括離退休人員人，所有的人事檔案管理工作也全部歸屬組織人事部門，而組織人事部門僅有14人，而真正管理人事檔案的人員僅有2人，人事檔案傳統(tǒng)意義上的管理也是疲于應對，與科學創(chuàng)新管理的目標相差甚遠。隨著高職院校管理體制改革的深化，這種管理模式已越來越難以適應人事檔案科學管理的要求。
（二）人事檔案歸檔整理滯后
多年來，高職院校人事檔案管理不夠規(guī)范，創(chuàng)新意識比較淡薄，很多教職員工調動調整工作，常常出現(xiàn)新檔案不能及時歸檔，舊檔案不能及時更新，查詢時有時還出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，很多地方檔案日期不一致，部分檔案資料還有后來補全的現(xiàn)象。以上這些情況，都給檔案管理工作帶來了較大的困擾，影響了正常的檔案管理工作。同時，還存在著對人事檔案管理不嚴，在檔案借閱、轉遞的過程中發(fā)生遺失等現(xiàn)象，給人事檔案管理工作造成一定的負面影響。
（三）管理人員業(yè)務能力較低
近幾年我國高等教育規(guī)模不斷擴大，高校教職工人數明顯增加，人事檔案庫存量增長，個人材料進檔頻繁，既增加了檔案管理工作量，也增大了歸檔難度。高職院校的檔案管理人員大多都沒有經過專業(yè)的培訓，部分高職院校把檔案管理工作人員當作高校富余人員的臨時安置點，只能忙于應付日常事務，沒有學習的時間，對檔案的管理采取以往循規(guī)蹈矩的方式，與國內國際的高標準管理模式差距很大，嚴重制約著人事檔案管理水平的提升，不利于人事檔案工作的發(fā)展。我針對忻州部分規(guī)模較大高校檔案管理人員計算機應用技能情況做了一項調查，反應情況如下：
（四）人事檔案軟硬件配置明顯不足
目前，高職院校的人事檔案管理大多數還是采用單一的傳統(tǒng)管理模式，沒有統(tǒng)一的干部人事管理軟件系統(tǒng)。檔案管理仍然采取紙張裝訂的形式，手工檢索，人工管理，工作量大，效率低，準確性差，使得在檔案整理的過程中既繁瑣又操作困難，這種原始低效的管理條件，對于個人檔案的提取十分的困難，無法形成對人事檔案資源的開發(fā)和合理利用。
大多數高職院校硬件配置也不符合檔案管理的基本規(guī)范要求，有的檔案室就是普通辦公室門窗，封閉不嚴，起不到防盜的作用;有的甚至把檔案室安排在辦公樓頂層或是地下室，長期存放會導致很多檔案的潮濕發(fā)霉，不僅影響查閱，更有可能影響高職院校檔案的保存。目前各種軟硬件配置模式嚴重制約著檔案管理工作的發(fā)展，不能緊跟社會發(fā)展。
（五）檔案管理模式簡單粗放
人事檔案主要內容包括人事履歷材料、組織鑒定、考核情況、學歷、學位、培訓和專業(yè)技術職務情況還有政審、職務任免、入黨、入團的材料、獎懲材料、工資調整等，它能充分反映個人經歷、德才成績、工作表現(xiàn)、受獎勵、處罰、歷史背景及重大事件的經歷等等。目前很多高職院校人事檔案管理工作還局限在紙質檔案的建立和保管層面上，管理仍沿用過去傳統(tǒng)守舊的模式，并沒有隨著科學技術水平的不斷提升實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。對于一些教職工的個人成果或者是科研貢獻，不能及時歸檔，檔案無法及時反映教職工的當前狀態(tài)，更不能體現(xiàn)檔案管理的個性化需求，無法保障教職工檔案信息的準確性和科學性。
二、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新
（一）管理模式的創(chuàng)新
國家檔案局《干部檔案工作條例》中指出，每管理1000卷檔案配備一名專職干部，有業(yè)務指導任務的單位，要配備相應的業(yè)務指導人員。一些高職院校已認識到人事檔案管理工作的地位和作用，在高職院校機構改革中，先后將人事檔案從院校人事部門或其他部門分離出來，升格人事檔案管理的職能部門，并充實了專職人員，人事檔案實現(xiàn)了“職能分離，集中管理”的管理運行模式。這種模式由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，對促進高校人事檔案管理變革具有重要意義。組織人事部門也從傳統(tǒng)的人事檔案管理中解脫出來，專職從事政策法規(guī)的研究執(zhí)行，專業(yè)人員的分類管理和培訓等。高職院校人事檔案工作的主體地位形成之后，就要著眼于學校的發(fā)展方向和特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新，只有這樣，才能實現(xiàn)高職院校人事檔案工作的超越。
（二）管理理念的創(chuàng)新
人事檔案管理也需要解放思想，更新觀念，徹底改變傳統(tǒng)保守的人事檔案管理理念和重管輕用的思想，樹立現(xiàn)代化管理意識。一要樹立“以人為本，服務至上”的工作理念，對人事檔案室管理水平的評價不僅要看場所、設備，更要通過對人事檔案管理水平的評價來確定。更直觀地說，主要應看檔案室對資源的開發(fā)利用程度和服務效果，工作重心要從對檔案室設備、檔案資料的管理轉向對教職工服務。檔案管理人員要面向教職工，走向教職工，想教職工之所想，急教職工有之所急，實現(xiàn)“人”與“檔”的有機融合。二要努力營造互動共贏的工作氛圍。學院主要領導要提高認識，高度重視，就可以為人事檔案管理工作輸送優(yōu)秀的管理人才資金保障，否則，創(chuàng)新人事檔案管理就無從談起，難以真正實施。其次，要強化校內宣傳，取得學院各方面的理解和支持。
（三）管理人才的創(chuàng)新
檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務水平，直接決定了人事檔案管理創(chuàng)新的結果和效果。要樹立人力資源是第一資源的思想，針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，著力加強高職院校人力資源管理創(chuàng)新，努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新的良好環(huán)境。一是全員聘任競爭上崗，在全院范圍內選拔政治強、業(yè)務精、作風正、工作實的專業(yè)人員，通過崗位的設置和工資待遇的分級，調動各類工作人員的積極性。也可以通過招聘有檔案管理專業(yè)的本科院校畢業(yè)生充實到檔案管理工作中，總體提升人事檔案管理水平。二是加強在職培訓與繼續(xù)教育，完善檔案干部終身教育體系，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，定期輸送檔案管理人員到高校檔案管理專業(yè)培訓學習，或參加國家和省織織的各類檔案管理培訓活動，提高檔案培訓質量，保證專業(yè)知識的不斷更新和充實，防止檔案管理人員知識老化，著力提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，增強檔案人員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力。同時，鼓勵檔案人員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，如計算機課程培訓，歸檔文件整理等，加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。三要吸納勤工助學學生作為兼職人事檔案管理人員進入檔案管理隊伍，挖掘學生的潛能，使得他們了解相關的知識和工作職責，不僅能在生活上對學生給予幫助，也為他們鋪設了鍛煉自我的平臺。
（四）管理內容的創(chuàng)新
人事檔案內容雖然是按照國家和黨的政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的、記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)及業(yè)績成果等內容的原始材料收集與規(guī)范化管理，是人事檔案工作的基礎，沒有收集就不會有完整的人事檔案和健全人事檔案材料，只有通過規(guī)范化收集和管理，才能把分散在部門或個人中的材料集中統(tǒng)一管理歸檔，才能保證人事檔案材料完整、準確。一要暢通人事檔案材料源的溝通渠道，建立聯(lián)系制度，不失時機地向形成材料的部門收集應歸檔的材料，對于不符合規(guī)范要求的資料，要及時通知形成檔案資料的部門，補送資料或補辦手續(xù)。二要創(chuàng)新規(guī)范化管理理念，建立健全人事檔案工作法規(guī)體系，建立人事檔案管理細則和標準，規(guī)范歸檔機制、健全歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，通過制定相關制度，完善人事檔案的管理。
（五）管理手段的創(chuàng)新
信息化技術的高速發(fā)展，不斷影響著各個領域。人事檔案管理為了適應發(fā)展形勢，必須進行全方位、多層次信息管理系統(tǒng)提升改造，把先進的技術和手段應用到檔案管理中，達到提高效率的目的，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是各類高職院校管理手段創(chuàng)新的基本要求。一要加快高職院校人事檔案信息化建設步伐，以信息化推動檔案利用服務模式的創(chuàng)新，通過檔案資源的有效整合和檔案的數字化、利用的網絡化，積極推進網上查詢查閱利用方式的普及，打破傳統(tǒng)服務方式在時間與空間上的局限，構建高效、快捷、便利的利用體系，通過信息化提升檔案公共服務的水平和質量。二要積極參與機關辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，提出人事檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決人事檔案現(xiàn)代化管理與學院辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。采取多種形式，主動地把人事檔案工作重點與學院中心工作結合起來，為教學、訓練、科研等服務，使高職院校人事檔案管理走上主導地位，實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質高?；?。
三、結語
全面加強高等職業(yè)院校人事檔案管理的建設，以創(chuàng)新的思路促進管理的規(guī)范化、科學化，使傳統(tǒng)檔案管理向創(chuàng)新管理者轉化。只有這樣，才能推動人事檔案管理向更好的方向發(fā)展。
參考文獻：
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[4] 王敬.高職院校檔案管理創(chuàng)新與實踐.中國新技術新產品，2009（11）
關鍵詞：人事制度 改革背景 檔案管理
一、人事制度改革背景下高校人事檔案管理面臨新問題
1.“人檔”分離現(xiàn)象比較嚴重。
21世紀是人才競爭是激烈的年代，高校的人才也出現(xiàn)較大的變動。以往的人與檔案相互對應的規(guī)定已經被打破，許多高校出現(xiàn)了“人檔分離”的現(xiàn)象。一方面，是高校在引進人才的時候，急于求成，為爭取高素質人才制定一些“不調入個人檔案”的特殊政策，造成了在高校出現(xiàn)“有人無檔案”的現(xiàn)象。另一方面，激烈的人才競爭也導致了高校人才流出現(xiàn)象比較嚴重，出現(xiàn)一些教師離職了，但是檔案仍然掛在學校，出現(xiàn)“有檔案無人”的問題。這些現(xiàn)象長期下去會影響高校人事檔案的正常管理。
2.檔案資料不完整。
在現(xiàn)在高校人事檔案管理中，還存在一個重要問題，就是教師的檔案資料不完整。高校在引進人才的時候，忽視了檔案的檢查，直接接收后歸檔，出現(xiàn)一些人才檔案材料漏缺，例如職稱資料等。也有部分教師后面進修了碩士、博士等學歷，畢業(yè)后未將最高學歷或學位的檔案交到人事部進行合檔。檔案資料的不完整，將對高校檔案管理帶來較大的困擾，也給教師帶來新的問題。
3.高校人事檔案管理不規(guī)范。
人事檔案的管理，具有嚴格的規(guī)定，尤其是在檔案調入或者調出等環(huán)節(jié)，需要嚴格把控。但是存在部分檔案管理人員缺乏經驗，不夠重視檔案管理的規(guī)范性。例如調檔函不規(guī)范、隨意接受各種快遞檔案等。在調出檔案方面，未按照機要方式或者郵政方式進行寄出。制度不完善以及移送不到位等，都容易引起材料的收集不完整。
4.檔案信息化管理程度較低。
隨著科學技術的發(fā)展，現(xiàn)在各行各業(yè)都開始實行信息化辦公。高校在信息化社會，借用信息技術手段進行教學管理，但是在人事管理方面暫未實現(xiàn)。例如很多教師查詢自身檔案的時候，需要親自跑到人事檔案管理部門進行查閱，效率非常慢。新教師在調檔期間，需要時刻打電話跟蹤檔案的進程。
二、人事制度改革背景下高校人事檔案管理的思考
1.進一步完善高校人事檔案管理制度。
要規(guī)范高校的檔案管理，提升工作效率，作為高校首先要完善人事檔案管理制度。進一步規(guī)范檔案調入與調出的流程，做好檔案查詢的登記工作。完善檔案室辦事的日常規(guī)定，改進檔案室工作人員值班制度。
2.整理人事檔案，完善收集分類。
作為高校人事處，要重視人事檔案管理工作，首先要改進工作方法，完善收集分類。人事檔案資料，是記錄員工的學習與工作經歷的重要證明，學校要本著以人為本理念，對員工的人事進行負責任，認真審查員工的檔案資料，對于漏缺的資料要督促員工及時完善。對高校人事檔案，實行動態(tài)化管理，教師在工作期間的職稱、學歷、學位等發(fā)生變化，檔案也有進行相應的收集歸檔。例如某教師評上了高級經濟師職稱，檔案室工作人員應該主動聯(lián)系教師，提醒其將相應資料歸檔。
3.轉變工作理念，增強服務意識。
在過去的理念中，高校人事部在教師心中是一個“管理部門”，人事部的工作人員就是大家的“領導”，作為檔案管理部門工作人員，在處理事情的時候，仍然按照傳統(tǒng)理念，整天擺著“冷酷”表情面對員工。這種工作理念已經不能適應人事制度的改革。作為人事檔案部門要轉變理念，實現(xiàn)從“管理者”到“服務者”的轉變。在平時的工作中，要增強自身的服務意識，對于教師關于檔案咨詢問題，要耐心解答。同時在學校網上開通人事檔案管理意見咨詢，歡迎教職員工積極提意見。人事檔案部門，始終要堅持全心全意為教職工服務，以強烈的責任感與職業(yè)道德強化自身的工作。
4.明確分工，強化崗位意識。
在人事制度改革的推行下，高校人事部門要強化崗位意識，做好工作分工，提升工作效率。例如，在檔案管理方面，盡量避免同一個人負責所有檔案?？梢詫⒈拘５臋n案工作分成四塊：首先，是檔案的調出、調入工作，工作人員要開好調檔函，對于新進的檔案做好登記的工作。其次，檔案的整理、合檔工作，對于高校教職工的檔案出現(xiàn)新材料，要做好歸檔和登記。最后，檔案的咨詢與查詢工作等。
20xx年暑期普通高中全員培訓，通過集中研訓和分組研訓為主要形式相結合的模式，在省、市學科課程專家和指導教師引領下，幫助廣大教師進一步準確把握和理解課程標準，使教師更新觀念，樹立現(xiàn)代教育理念，優(yōu)化知識結構，培養(yǎng)創(chuàng)新精神和實踐能力，建立一支師德高尚，素質良好、能適應現(xiàn)代化教育要求的反思型、科研型、學習型的教師隊伍。
二、培訓內容
20xx暑期全員培訓內容分15個學科，包括：語文、數學、英語、物理、化學、生物、政治、歷史、地理、音樂、美術、體育與健康、信息技術、通用技術、綜合實踐活動（校本課程）。
三、培訓對象
培訓對象為全體教職工，全員參加培訓，原則上不得缺席。
四、培訓形式：集中組織培訓與分組研訓相結合。
1.專題講座形式
（1）走出去：加強校際交流，和縣內外名校掛鉤，建立校外培訓基地，暑期組織骨干教師，特別是青年教師到名校聽課觀摩、咨詢取經，向他們學習先進的有效的教育教學講座、研討會、教研活動等，鼓勵并組織教師參加，使他們從這些活動中豐富知識，增長經驗。
（2）請進來：聘請校外名師和專家進行各類專題講座，如：名師成長之路、課堂的有效教學、師德師風建設、教師教科研能力研究、校園文化建設等講座。
2.分組研訓形式
分組研訓是在教務處規(guī)劃和指導下，各學科組教師根據自己的需求開展的自我培訓活動，結合學科特點及自身教學實際，總結提高。
3.實踐與交流形式
（1）開展案例教學分析與研究要求各年級各備課組在聽課基礎上進行教學案例分析與研究，矯正自己教學方面的不足。
（2）組織青年教師教學評優(yōu)課活動，通過說課、聽課、評課活動，相互研究，共同提高。
（3）開展師徒結對、營造青藍工程。以年級為單位，安排有經驗的教師指導和幫助新教師開展教育活動，從教材研究、教案設計、課堂教學、輔導等，手把手輔導。使其盡快適應教學。
（4）開展教學競賽。
五、培訓時間：
26日下午至29日上午
培訓集中時間：上午8：30 下午3:00
六、組織領導
為進一步做好20xx年暑期全員培訓工作，根據省教育廳要求，經研究，成立20xx年教師全員培訓工作領導小組。具體組成人員為：
組長：z
副組長：z
成員：z
本次培訓活動的組織采取年級組及學科組雙線領導模式，具體分工如下：
語文：z 數學：z
外語：z 理化生：z
政史地：z
藝體信息：z
七、培訓實施
1、培訓采用集中培訓與分組研修相結合的模式，由督導室具體負責考勤與管理；領導小組成員不定期檢查并通報檢查結果。
2、研修期間，原則上不允許請假；確有特殊情況，須書寫假條，由年級主任、分管校長簽字，方可準假。
高校干部的人事檔案管理詳細記載了他們的個人經歷以及表現(xiàn)等情況，真實地記錄了他們在思想品德、個人才干、知識等方面的表現(xiàn)。要想做好干部工作，那么不但要深入而全面地了解、認識干部，還要正確地運用他們的才能，這對干部的工作效率和工作質量有著直接的影響。由于我國社會經濟的不斷發(fā)展，怎樣發(fā)揮職能，做好人事檔案管理工作，使其為高校干部的檔案管理、人事工作服好務，是值得所有高校檔案管理者思考的問題。
1 原始檔案材料的重要作用
檔案的特點是能夠提供所有證明資料的初始材料，有著自身的權威性以及法律效應，檔案材料的形成都具有獨一性，如果被損壞，就沒辦法彌補了。當下，高校的人事檔案管理都是利用計算機網絡來進行管理，但是作為原始檔案材料的紙質檔案還是具有不可替代性，不管是什么時候，作為原始材料的紙質檔案還是具有比電子檔案更加重要的意義。檔案工作的開始來源于對原始材料的收集，工作質量的好壞對檔案工作的其他環(huán)節(jié)有著很大的影響，因此，在檔案管理工作中，原始檔案材料的管理作用不可忽視。原始檔案中，干部人事檔案作用重大，在國家機構和社會組織的人事管理工作中，干部人事檔案真實地記錄了人才的社會經歷和才能品德以及工作情況，并且是以文字、表格等形式形成的供單位查備的原始記錄。人事檔案的出現(xiàn)是高校人事管理工作在實踐中的產物，服務于高校人事管理工作。在高校的人事檔案管理中，高校干部人事檔案責任重大，它能夠向學校提供部門改革、人事改革、人才使用所需的人事信息，并為教職工的檔案工作記錄、職稱評定、干部任免等工作提供全面的服務。
2 高校人事檔案管理存在的問題
干部檔案真實地反映了學校人才的各方面情況，是高校的寶貴財富，在高校的人事管理工作中有著極其重要的作用，當前人事檔案管理因為政策、技術以及制度等方面的問題，還有著諸多的不足，這對高校人事檔案的發(fā)展不利。
2.1 人事檔案管理認識不足 高校對檔案的重視以及檔案管理人員的業(yè)務素質與思想意識決定了人事檔案管理工作質量的好壞。人事檔案管理人員的計算機網絡水平還不夠專業(yè)，專業(yè)管理知識不夠精通，這不符合當下高校的改革發(fā)展。高校中不少教職工對人事檔案的歸檔問題和管理理念缺少深刻的認識，應該及時歸檔的材料沒有及時交給檔案管理部門，由此形成人事檔案歸檔不完整，既和學校的管理機制不符合，又不利于以后管理工作的開展。
2.2 人事檔案材料內容不完善 目前，高校人事檔案管理中一個非常明顯的問題就是難以準確地保障干部檔案材料的完整性。在干部的人事檔案材料里面，不少內容都是由本人、相關業(yè)務人員手工填寫，例如個人基本資料、工作情況、政治面貌、家庭狀況等等。這就容易導致很多的干部人事檔案會出現(xiàn)與實際工作情況不相符合的問題，存在不少錯誤。例如，有的人出生時間與實際檔案材料記錄存在差別，這就阻礙了干部人事管理工作；另外，干部的工作情況、工作時間、薪資待遇在檔案中的記載和實際也有出入。
2.3 人事檔案材料收集工作不規(guī)范 因為種種原因，高校的人事檔案的形成者將其保管的材料交由檔案收集者，造成檔案在收集過程中出現(xiàn)了不規(guī)范、不完整的問題。有的檔案收集者只將精力放在人事部門以及組織部門，但是很多能反映個人情況的有價值資料卻沒有被收集起來。有的人事檔案掌握在教務處、科研處，或者其他的部門、個人手中，對人事檔案的完整管理工作不利，也降低了檔案的使用價值。
2.4 人事檔案材料內容不規(guī)范 對于高校來說，人事檔案收集歸檔而成的材料要真實而完整，字跡清晰、手續(xù)完整，干部檔案的歸檔必須要有組織的審查、簽字、蓋章。實際上，高校的人事檔案材料中，有的缺少蓋章，有的缺少簽字，有的字跡不規(guī)范，這是一個普遍存在的問題。特別是一些新來的教職工，他們的檔案內容形形。例如，一些履歷表沒有填寫日子，也沒有本人簽字，有的甚至也沒有組織審查意見及公章，有的考核表也有這樣的問題，還有一些檔案材料字跡混亂。這些存在諸多問題的不合格檔案材料給檔案管理工作者帶來了很多麻煩，讓高校的檔案管理難度增加了，還使得檔案的完整性得不到保障。
2.5 人事檔案管理方法沒有與時俱進 一些高校的人事檔案管理還經常是手工操作。有的高校的人事檔案管理還在使用原始的管理手段，用手工檢索，人工管理讓管理員增加了工作量，降低了效率，準確性不高。有的高校雖然使用計算機網絡進行人事檔案管理，但是由于對這種現(xiàn)代化的管理方式了解不透徹，也制約了檔案管理工作的發(fā)展。
3 如何加強高校人事檔案管理工作
3.1 完善高校檔案人才管理隊伍 高校要運用完善的人才管理、培訓制度來提高檔案人事管理隊伍的建設。由于人事檔案管理工作的專業(yè)要求、技術要求高，政策性強，所以檔案管理者在人事檔案管理工作中的作用非常大。因此，高校要對人事檔案管理者的業(yè)務素質、思想政治素質、科學文化素質進行培訓，更好地加強人事檔案工作質量。提高高校人事檔案管理工作質量就需要有一支高素質的隊伍作為保障。
3.1.1 提高政治素養(yǎng)。高校始終要全面貫徹和落實人事檔案管理工作中的檔案隊伍政治素質建設。高校應該加強檔案管理者的“三個代表”重要思想的學習，讓他們具備較強的責任感、嚴格的紀律意識，全心全意為高校人事檔案管理工作服好務。檔案管理者要認真學習《干部檔案工作條例》，并在工作中認真執(zhí)行，遵守《中華人民共和國檔案法》的相關規(guī)定。
3.1.2 提高檔案管理者的文化、專業(yè)素質。當前，科學技術的發(fā)展十分迅速，因而人事檔案的管理要求也在不斷提高。以往的紙質檔案管理正逐漸過渡到紙質檔案、電子檔案并重的新工作局面上。這就需要高校人事檔案管理工作者必須與時俱進，努力加強業(yè)務知識的學習，不斷更新知識體系，豐富知識儲備，由此提高業(yè)務素質，目的是為了在不斷復雜而現(xiàn)代化的業(yè)務工作中加強人事檔案管理。
3.1.3 高校要不斷加強檔案管理者的工作作風以及職業(yè)道德培養(yǎng)。檔案管理者要對人事檔案管理的重要認識有深入的了解，在日常檔案管理工作中秉承腳踏實地、科學嚴謹的工作作風，對檔案管理工作負責，對高校教職工負責。人事檔案工作具有很強的服務性，高校人事檔案管理既要做好組織、人事部門的檔案服務工作，還要服務于高校的教學科研等工作。因此，檔案管理者應該樹立起正確的服務意識，在工作中勤勤懇懇，要愛崗敬業(yè)。
3.2 通過檔案工作宣傳來強化高校的教職工檔案管理意識 高校人事檔案工作質量的優(yōu)劣受多方面因素的影響，既有檔案管理的思想素質因素，也有高校教職工對人事檔案的重視程度的因素。有些高校對教學、管理工作很重視，對人事檔案管理工作卻疏忽了。部分提供材料的部門沒有及時將完整的人事檔案交由人事檔案管理部門，或者部分教職工沒有重視自己的人事檔案材料，需要提供的材料沒有及時提供，使得人事檔案資料不完善，造成了人事檔案材料既不全面也不準確。所以，高校必須要加強《檔案法》、《干部檔案工作條例》等相關的檔案法律法規(guī)的宣傳工作，讓全校教職工深入了解我國的人事檔案管理政策、制度，從而讓人事檔案的管理更加規(guī)范化，通過法制教育、正規(guī)宣傳來規(guī)范高校人事檔案管理工作。
3.3 規(guī)范人事檔案材料的形成工作 高校要想為自身的人事工作提供可靠而詳細的決策依據，就需要不斷地規(guī)范檔案材料的收集、整理、鑒別、歸檔工作。人事檔案得以存在的基礎就是檔案材料的收集和完善，高校的基礎部門是高校人事檔案材料形成的地方，因此需要做好兩方面的工作：
3.3.1 提升高校部門的檔案意識。高校要從思想上格外重視人事檔案管理工作，要求各部門在工作中必須要重視檔案管理工作，必須擺脫口頭上重視，行動上忽視的不良現(xiàn)象。
3.3.2 嚴格把好人事檔案材料收集的質量關。高校應該積極組織人事部門認真把關收集來的檔案材料，特別是要嚴格審查和把關個人檔案填寫的完整性和真實性，要有本人的簽字，在簽字之后，相關的部門必須仔細審查，對符合規(guī)定的檔案材料加蓋公章，然后才可以歸檔。要是本人沒有親自簽字，那么就需要相關部門寫明原因，然后蓋章歸檔。如果檔案材料的字跡混亂、不規(guī)范，就要將其退回給本人并讓他重新填寫清楚，直到符合要求以后才可以歸檔。高校要從根本上解決歸檔不完整、不符合要求的檔案材料歸檔問題，只有簽字蓋章以后才可以歸入干部檔案的管理中。
參考文獻：
1.1人事檔案是組織人事工作的重要依據
新時期的高校人事制度要求組織及領導能夠“知人善任”，這就要求組織在選拔人才的時候能夠善于了解人、使用人和培育人，做到選賢舉能。因此，在選拔人才的時候要全面了解其歷史經歷，以能夠是學校的人事制度更加科學地制定。而人事檔案中記載著一個人的政治思想、道德水平、政策水平、組織活動能力、學歷知識水平、業(yè)務技術專長、家庭社會關系和身體健康狀況等。查閱一個人的人事檔案就能夠對被查閱者有一個較為全面的認識。上級組織只有將一個人的現(xiàn)實表現(xiàn)與歷史情況有機地結合在一起，才能全面的了解他，以能夠在日后的任用中揚長避短，調動教職工的積極性，為學校的發(fā)展貢獻自己的聰明才智并不斷完善學校的人事制度。
1.2人事檔案是維護個人權益和福利的法律信證
檔案在當今社會中的作用越來越重要，在學校中也是一樣，教職工如果沒有檔案，很多手續(xù)就無法辦理。隨著學校保障制度的建立與完善，在養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、生育保險、工傷保險、失業(yè)保險及退休后保險金的發(fā)放問題上，個人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務、受保時間等都是最主要的依據，沒有人事檔案，社會保障與本人福利將受到影響。同時，在教職工的職稱評定時，也需要檔案作為信證，而職稱的評定直接與教職工的收入掛鉤。公平合理的分配制度能夠激發(fā)教職工的工作熱情，使他們更加積極地投身到學校的建設中去，為學校的發(fā)展服務。
2.文書檔案對高校發(fā)展建設的服務作用
高校文書檔案是高校管理的一個重要方面，是高校綜合工作的重要組成部分。良好的文書檔案管理，不僅能夠有助于健全文書處理工工作制度，提高公文質量，更有助于高校作風建設，提高高校工作效率。
2.1文書檔案在高校發(fā)展建設中的助手作用
文書檔案是高校檔案的集散地，無論是上級下達指示、下級請示工作，平行業(yè)務聯(lián)系，還是各部門人員查找資料，都要首先使用文書檔案。文書檔案作為高校信息傳遞的窗口，對高校各種工作起到很大的輔助作用。既可以收集各個職能部門的信息，為行政領導和各職能部門提供及時、準確的信息及咨詢服務，促進高校各項工作的順利開展，又可以為各部門的人員起草文書、擬辦、催辦等工作提供資料和借鑒，提高工作人員的辦事效率。
2.2文書檔案在高校發(fā)展中的基礎性作用
行政工作是學校工作的基礎性工作，作為行政工作的記錄者，文書檔案記錄著學校各種行政工作的通知、公告、文件等重要信息，對于日后開展行政工作具有很大的借鑒作用。行政人員可以通過查閱文書檔案了解類似事件在歷史中的處理方式，結合當前要求做出最佳的方案，提高行政管理水平。同時，文書檔案的存在還可以對行政工作人員進行必要的約束，工作人員所做的任何工作都會在文書檔案中有所記錄，一旦出現(xiàn)違紀的現(xiàn)象便會在檔案中有所記錄，這樣對工作人員的工作行為也是一種監(jiān)督，促使工作人員自覺地遵守規(guī)則，有利于高校和諧有序的發(fā)展。
3.基建檔案在高校發(fā)展建設中的作用
高校的基建檔案是高校建筑規(guī)劃、建設、管理；舊房改造、功能變化；校區(qū)開發(fā)、基礎建設的改建等的歷史檔案。高校中的基建檔案是指在高?；窘ㄔO管理和基本建設工程項目活動過程中直接形成的有保存價值的文件、圖標及聲像載體材料等。這些檔案是高校工程項目的歷史憑證，是各種工程建設、竣工驗收、交付使用等工程的依據，對校園規(guī)劃、施工管理以及解決產權、經濟糾紛等都有重要意義。
3.1基建檔案在高校建設中的可以多次利用
基建檔案承載了高校建設的大量信息，這這些信息的是科技人員、工程技術人員用集體智慧在實踐中不斷創(chuàng)造的成果，其中含有大量十分有價值的信息。這些信息并不是一次性的，而是可以為以后的工作提供借鑒，重復利用的。例如：工程設計檔案都是經過眾多科技人員的設計，經過實際施工的考驗，并在實踐中得到檢驗的成果，在以后工程中有相似的設計時，重復利用可以減少成本，提高工作效率和經濟效益，減少不必要的浪費，而且是提高設計質量的最佳途徑。
3.2基建檔案是高校建設的歷史憑證
在眾多的基建材料中有很多具有依據性的文件，例如基本建設工程項目任務書、建設書、批復報告、可行性研究、規(guī)劃、征地、計劃資料等，它們客觀地記載了當時的事實情況。在對學校進行改造的時候，利用這些檔案資料可以準確、迅速地完成改造任務，大量減少人力、物力的投入，既節(jié)省了時間又減少開支。如果施工單位與學校發(fā)生分歧，這些檔案資料可以為學校提供強有力的證據，以維護學校的利益，減少不必要的損失。
4.設備檔案在高校發(fā)展建設中的作用
在科學技術飛速發(fā)展的今天，國內外各種先進的教學儀器設備大批引進學校，尤其是教學實驗設備更是教學活動中不可或缺的儀器。學校作為非營利性的事業(yè)單位，引進這些設備需要大量資金，因此，管好用好這些設備顯得尤為重要。設備檔案的存在就為這些設備的正常運行、維修、技術改造提供科學技術依據，減少因為檔案缺失而造成的種種不便。設備檔案可以為計劃引進提供信息，為學校論證提供論據；為儀器設備使用把關，為領導決策當好參謀；為設備的維修、保養(yǎng)、技術改造提供有價值的技術依據，對學校的科學管理與發(fā)展起到巨大的促進作用。
5.教學檔案在高校發(fā)展建設中的作用
