序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案信息范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。

一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開始了探索建立檔案計算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟(jì)時代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機(jī)型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。

2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機(jī)、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

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中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）37-0219-01

隨著國家《檔案法》實(shí)施和教育管理科學(xué)化、規(guī)范化的進(jìn)程和需要，各級教育、人事部門對人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發(fā)揮檔案信息資源作用，把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來，盡快提高工作質(zhì)量，其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為工作人員辦公帶來了巨大的變革，使辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對教育在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。

1.實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

1.1 傳統(tǒng)的教育人事檔案管理模式，往往會在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象，也就是我們在利用檔案的時候，明明知道檔案室（柜）保存著自己所需的檔案資料，但是查找時卻因為檢索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費(fèi)大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機(jī)管理的人事檔案就不同了，由于計算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲信息量大、計算精度高，可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節(jié)省時間，提高工作效益，對數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。

1.2 利用計算機(jī)管理人事檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。

1.3 利用計算機(jī)管理人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建的庫房，增添大量的設(shè)備，這樣不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

電子信息檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端，給人類帶來了很大的便利，也其自身也存在著一些不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)被盜，所以，在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

2.規(guī)避電子信息檔案風(fēng)險的措施

2.1 引進(jìn)新技術(shù)

計算機(jī)在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機(jī)技術(shù)人員來實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

2.2 建立健全管理制度

為了保證信息資源的安全性，那么管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無關(guān)的人員沒有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

2.3 及時消除潛在的風(fēng)險

為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在計算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風(fēng)險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

2.4 加強(qiáng)電子信息檔案的安全防護(hù)

為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護(hù)，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

3.分散風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理中，另外一種常用的規(guī)避風(fēng)險的措施是轉(zhuǎn)移策略。轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是分散風(fēng)險，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，希望這樣將存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正，如修改配置模式、購買保險、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進(jìn)行簡化，再對原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

4.評估風(fēng)險的措施

當(dāng)風(fēng)險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理，為了把風(fēng)險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學(xué)合理，在對電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風(fēng)險的因素以及其帶來的后果。需要實(shí)施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風(fēng)險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險的預(yù)防計劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，如果機(jī)構(gòu)中每個已被識別的弱點(diǎn)通過承認(rèn)得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認(rèn)為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風(fēng)險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取措施，力求使風(fēng)險造成的損失最小。

5.結(jié)束語

綜上所述，電子信息檔案優(yōu)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，但其自身也存在著一些風(fēng)險，而且這種風(fēng)險是客觀存在和不確定的，還有可能造成很大的風(fēng)險，因此增強(qiáng)警覺意識，做好風(fēng)險的防范工作，這樣才能提高電子信息檔案的管理水平，有效規(guī)避風(fēng)險，最大程度地減少風(fēng)險造成的損失。

參考文獻(xiàn)

[1] 沈彥：《淺議電子文件及電子檔案管理》[J]，《企業(yè)導(dǎo)報》，2010（4）。

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2在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機(jī)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

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2 電子檔案帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

首先由于電子文件的載體是計算機(jī) ，電子檔案具有以下優(yōu)勢：信息的非人工識讀性;信息存儲的高密度性;信息與載體之間的可分離性;多種信息媒體的繼承性;但是也存在一定的缺點(diǎn)，比如非人工識讀型，就是要通過計算機(jī)特定的系統(tǒng)運(yùn)行程序解碼后人工才能識讀它 ，系統(tǒng)依賴性，信息可更改性，載體計算機(jī)不穩(wěn)定，并且信息和載體可分離性，造成數(shù)據(jù)丟失。

存儲類型

目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，以產(chǎn)品競爭力第一的協(xié)達(dá)軟件為例，其電子檔案文件即可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。

3 電子檔案的管理

電子檔案區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。因此，電子檔案管理的管理就是重中之重。

3.1 電子檔案的整理歸檔

首先，需要將所有的帶有標(biāo)識的電子文檔規(guī)整，同時將其統(tǒng)一的制成歸檔數(shù)據(jù)集。然后將其拷貝到具有永久性的存儲的載體之上，對該載體至少要保存2套及其以上，一套其主要做封存的保管，而另外的一套則主要提供給用戶作為查閱。在必要的時候，可以采用三套的方法對其進(jìn)行異地的保存。對加密的電子文檔，則應(yīng)該進(jìn)行解密，在解密后再將其歸檔。而在實(shí)踐的應(yīng)用當(dāng)中，我們通常采取的載體首先選擇只讀;其次為一次寫光盤;再次則為可擦寫光盤;最后為磁帶。在存儲當(dāng)中，不能應(yīng)用軟磁盤作為歸檔的電子文檔的處理。

在電子文件的載體上面，要貼好相關(guān)的標(biāo)簽，在標(biāo)簽的上面還必須要有名稱、保管期限、密級等各方面的信息。同時將與其對應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。其中如果需要進(jìn)行長期保管和存儲的文檔，則需要將電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄都全部存到同一個電子載體的上面，而如果是自行開發(fā)的軟件，則也需要將其存到一個載體上面。在這個載體上保存的文章至少在1年的時間。

3.2 電子檔案的鑒定。

電子文件歸檔的鑒定，則主要是在對文檔進(jìn)行存儲之前。電子文件在檔案部門和形成部門的共同努力下，對電子文檔進(jìn)行一定的鑒定。在鑒別其價值的同時，對其記錄的載體等進(jìn)行檢查，同時對其硬件、軟件等進(jìn)行壽命，從而結(jié)合其價值劃分其保管的年限。

當(dāng)前對電子文件的技術(shù)方面的鑒定通常包括以下內(nèi)容：對于歸檔的電子文件內(nèi)容的真實(shí)性與完整性，電子文件的特性決定了它的版本繁多性，最后歸檔的最終版本，需要鑒定，才會同時具有價值和意義。

文件完整性鑒定。電子文件的完整性鑒定有兩種方法，要確定好兩種方法的區(qū)別，適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用。

電子文件的可讀性有效性檢測。鑒定的內(nèi)容主要包括信息的可識別性和利用性，這就需要，無差錯讀取技術(shù)檢測，存儲介質(zhì)（載體）的物理掃描以及規(guī)格、質(zhì)量檢測等等都是電子文件能否被有行之有效運(yùn)用的關(guān)鍵。

文件的安全鑒定。安全鑒定主要是檢測電子文這方面主要是檢測電子文件是否受到病毒感染，檔案管理部門要對接受進(jìn)來的電子文件進(jìn)行排毒檢查，日常中工作管理中也要對查毒、殺毒軟件要進(jìn)行不定期的升級。關(guān)于對檔案管理權(quán)限和利用權(quán)限的鑒定問題，主要有密碼鑒定或指紋鑒定等方法，以確保電子文件的安全性。

銷毀文件的鑒定。電子文件的“銷毀”不同于紙質(zhì)文件，只需要在電腦中刪除文件即可。但是要標(biāo)注好銷毀日期以備日后整理。

4 電子文件的歸檔方式和途徑

首先，要有一支專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理隊伍，并且對電子檔案要定期整理，根據(jù)存儲環(huán)境、存儲介質(zhì)如光盤等質(zhì)量和壽命等因素進(jìn)行歸檔。對歸檔的電子文檔進(jìn)行按分類編號，以便于查找和管理。在最終的檔案版本在入檔后，對其進(jìn)行脫機(jī)，并放置到相應(yīng)的位置。同時采用數(shù)據(jù)壓縮的方式對網(wǎng)絡(luò)上面的電子文件進(jìn)行壓縮，最后統(tǒng)一將其刻入到相應(yīng)的磁、光介質(zhì)上面。同時對存檔的文件進(jìn)行一次備份的操作，一方放置放置丟失，而對文件的備份則通常在局域網(wǎng)或者是安全的網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行操作;在歸檔方面，采用“雙套制”的方式。也就是同時采用電子和紙質(zhì)的文檔。對這種文檔的保存其通常適用于長期的文檔的保存。

5 安全

人人都為自身的一言一行負(fù)責(zé)的態(tài)度、杜絕一切不良隱患安全就是消除工作中一切不安全因素，杜絕一切不安全現(xiàn)象。要建立健全各項安全管理制度，排除隱患，確保檔案安全。要保障最基本的檔案保管設(shè)施，認(rèn)真落實(shí)“八防”措施.

6 節(jié)約

就是對時間、空間、能源等方面合理利用作為社會資源消費(fèi)系統(tǒng)的檔案部門，檔案的目錄制作、檔案的整理與裝具、檔案的保管柜架、檔案的保護(hù)技術(shù)設(shè)備與技術(shù)手段的投入，相應(yīng)的都要消費(fèi)一定的資源。在建設(shè)資源節(jié)約型社會的今天，作為檔案工作人員有責(zé)任也有義務(wù)增強(qiáng)資源意識和節(jié)約意識，將有限的檔案經(jīng)費(fèi)用到“刀刃”（比如檔案信息化、數(shù)字化、登記備份等關(guān)鍵項目）上，要用較少的投入獲得更多的產(chǎn)出或效益，用既規(guī)范又簡易的整理方式整理各類檔案，用較少的檔案盒、裝具保存更多的有價值的檔案，用較少的物質(zhì)資源科學(xué)地規(guī)范地整理、保管、管理更多的檔案。

總之，對電子文檔的保存應(yīng)該做到通過對價值的判斷，從而多方式、多渠道的對其進(jìn)行保存，從而提高對文檔保護(hù)的質(zhì)量和安全度，更好的方便對今后數(shù)據(jù)的查詢和參考。

【參考文獻(xiàn)】

篇（5）

電子檔案信息是信息的一個重要類型。廣義上，是指來源于電子檔案的能消除人們不確定性的，反映已經(jīng)發(fā)生的各種事物運(yùn)行狀態(tài)、方式及其規(guī)律的征象或知識。它包含三層內(nèi)容：其一，指關(guān)于電子檔案的信息，如電子檔案的載體信息、支持軟件及相關(guān)軟、硬件說明等；其二，指電子檔案內(nèi)容信息；其三，指電子檔案目錄、索引等電子檔案再生信息。狹義上，電子檔案信息是指電子檔案所包含的內(nèi)容信息。本文討論的電子檔案信息指的是廣義上的概念，并對其具備的特征加以重點(diǎn)闡述。電子檔案信息屬于檔案信息，除具有流動性、共享性等信息通性外，還具有以下檔案信息的基本特征：

一是本源性特征。電子檔案信息來源于電子檔案，是人類社會生產(chǎn)、生活等各項活動的真實(shí)原始記錄，具有鮮明的本源性，這也是電子檔案信息和其他非檔案信息的根本區(qū)別。盡管檔案界對電子檔案的原始性眾說紛紜，但筆者認(rèn)為電子檔案是具有原始性特征的，只是電子檔案的原始性和真實(shí)性保障在后續(xù)的保管和利用過程中容易受到各方面的威脅。

二是回溯性特征。電子檔案記錄和反映的是已經(jīng)發(fā)生的活動、事件及其過程。因此，作為一種歷史的記錄電子檔案信息具有典型的回溯性。

三是聯(lián)系性特征。電子檔案是以文件單體的形式陸續(xù)形成的，而以文件組合體的形式持久地存在和運(yùn)動。因此，電子檔案信息具有明顯的聯(lián)系性，表現(xiàn)為來源、時間、內(nèi)容和形式4方面的聯(lián)系。這種聯(lián)系性，使電子檔案信息為人們歷史地、全面地研究事物發(fā)展的規(guī)律性以及為多方面的信息需求提供了優(yōu)越的條件。

四是分散性特征。與電子檔案信息的聯(lián)系性特點(diǎn)相對的是電子檔案信息的非系統(tǒng)性，即分散性。宏觀上，電子檔案形成者數(shù)量眾多，類型多樣，層次不一，職能和活動的內(nèi)容千差萬別，檔案形成者的這種廣泛性和分散性決定了電子檔案信息內(nèi)容的廣泛性和分散性；微觀上，由于電子檔案形成者的社會活動的過程性、階段性特點(diǎn)，有關(guān)形成者某一活動的電子檔案在時間上被分割，在內(nèi)容上被分散，在整體上變得零散雜亂。另外，由于電子文件數(shù)量急劇增長，導(dǎo)致電子文件數(shù)量失控，質(zhì)量下降，電子檔案中摻雜了大量的沒有價值或價值很小的電子文件，從而加劇了電子檔案信息的分散性。

五是社會性特征。電子檔案是人類社會的產(chǎn)物，具有廣泛的社會性。首先，檔案的形成者具有廣泛性；其次，檔案的內(nèi)容具有廣泛性；再次，電子檔案對整個社會具有長遠(yuǎn)的歷史價值；最后，電子檔案管理系統(tǒng)受社會大環(huán)境的影響和制約，同時也反作用于社會大環(huán)境。電子檔案信息的這種社會性使得檔案工作具有廣泛、堅實(shí)的社會基礎(chǔ)，既有巨大的社會力量來源，又能產(chǎn)生巨大的社會效應(yīng)。

電子檔案信息作為新生事物，除具有以上檔案信息的基本特征外，還具有以下區(qū)別于傳統(tǒng)檔案信息的特點(diǎn)：

（1）對軟硬件系統(tǒng)的依賴性

電子檔案信息是以數(shù)字編碼的形式記錄于電子載體上，有別于傳統(tǒng)檔案信息以人工可識別的記錄符號直接記錄于紙張等載體上。有時為了安全保密等因素的考慮，還往往進(jìn)行壓縮編碼、加密等處理，肉眼根本無法識讀，即使在高倍顯微鏡下也只能看見記錄的痕跡而無法讀懂它們的含義。只有在配合了相應(yīng)的軟硬件及解密的情況下，人們才可以從機(jī)器的輸出系統(tǒng)上窺得電子檔案信息的全貌。同時，對機(jī)器設(shè)備的依賴性還表現(xiàn)為另一個方面，即技術(shù)的更新、軟硬件設(shè)備的升級也會導(dǎo)致原有的信息無法識別。電子檔案信息對軟硬件的依賴性給安全管理帶來了很大的困難。

（2）存儲的高密度性

電子檔案信息無論是以磁盤、磁帶還是以光盤進(jìn)行存儲，其存儲密度都大大高于過去的各種信息介質(zhì)。一張容量可達(dá)600MB～4000MB的光盤，刻寫激光斑點(diǎn)的直徑小于百萬分之一毫米，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。電子檔案信息存儲的高密度性一方面為節(jié)約館藏空間，擴(kuò)大館藏容量帶來了有利條件，另一方面也對載體的保護(hù)提出了更嚴(yán)格的要求。

（3）信息與載體之間的可分離性

傳統(tǒng)的檔案，信息被固化在某一載體上，成為一個不可分離的“實(shí)體”，使之具有明顯的原始性特征。而電子檔案信息則可以以非實(shí)體形式進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成電子檔案信息易于更改，且不留痕跡、易于復(fù)制，而且分不出原件和復(fù)制件；同時，也使得電子檔案信息能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下自由流動，易于傳輸，讀者可以通過通訊線路在異地調(diào)閱或形成文件。信息與載體之間的這種可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，人們在保護(hù)電子檔案實(shí)體不受破壞、信息內(nèi)容不受更改的同時，還必須保障網(wǎng)絡(luò)通信的安全，因為在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息在任意一個節(jié)點(diǎn)都有可能被截取、中斷、篡改和偽造，如何保障電子檔案信息的安全成為擺在我們面前亟待解決的課題。

（4）信息構(gòu)成的復(fù)雜性

多媒體的集成性是信息構(gòu)成復(fù)雜性的表現(xiàn)之一。傳統(tǒng)檔案信息一般只擁有一到兩種的信息媒體形式，而如今，電子檔案信息可以以多媒體的形式集中在同一份文件上，聲像并茂，以最生動的方式再現(xiàn)當(dāng)時的活動情況。另外，信息與載體的可分離性也導(dǎo)致了信息構(gòu)成的復(fù)雜性。傳統(tǒng)檔案信息，在文件最初形成時的標(biāo)記被固定在某一實(shí)體上，原始性易于確認(rèn)，而電子檔案信息為了保證其原始性及今后使用的方便，往往還必須收集除電子檔案信息內(nèi)容之外的背景信息、元數(shù)據(jù)信息、相應(yīng)的軟硬件信息及說明信息等，大大增加了電子檔案信息構(gòu)成的復(fù)雜性。

（5）傳輸?shù)膹V域性

電子檔案的處理環(huán)境是計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如果沒有特意采取措施，則可以做到在網(wǎng)絡(luò)的任何終端上去讀取存于網(wǎng)絡(luò)某一設(shè)備上的電子檔案，一個終端上的電子檔案也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。電子檔案由于不受載體傳遞的限制，所以對其信息獲得者來說，可以產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫了時間和空間的制約。用戶調(diào)看或利用的檔案資源，可能存儲在本地、本國，也可能存儲在異地、異國。

篇（6）

一、電子檔案載體

目前電子檔案保存的載體，涉及最多的有四大類，即硬盤、移動硬盤與U盤、光盤。這四類相對于其它類型更為穩(wěn)定與普及，我們依次根據(jù)這幾類的情況分別做詳細(xì)介紹。

（一）硬盤載體的保護(hù)

硬盤是電子檔案存儲中非常重要的一部分，電子檔案的大部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都保存在硬盤中，所以做好硬盤保護(hù)是電子檔案保存的重點(diǎn)。

硬盤的損壞原因很多，如存放環(huán)境的溫度與濕度不合理都可造成硬盤發(fā)生損壞；另外，供電系統(tǒng)的不穩(wěn)定也極其容易造成硬盤短路，數(shù)據(jù)丟失；當(dāng)然，最直接的損壞即為人為操作不當(dāng)造成的損壞。

基于以上原因，我們總結(jié)，要想將信息保護(hù)得更好，在硬盤使用時，應(yīng)注意認(rèn)真維護(hù)。

1、保持良好的環(huán)境。注意控制存放硬盤的環(huán)境溫度與濕度，在存放室中放一塊溫濕度計，注意觀察其指標(biāo)的變化，如濕度過大，要及時通風(fēng)。也要注意一些極端天氣變化所帶來的不利影響，如冬季室內(nèi)溫度可能會較干；而夏季多雨，連雨過后要降低屋內(nèi)濕度等。

2、保持供電穩(wěn)定性。硬盤非常忌諱供電系統(tǒng)的不穩(wěn)定，這會造成數(shù)據(jù)的丟失，由于硬盤工作與運(yùn)轉(zhuǎn)存在周期性，所以如果供電忽然切斷時，硬盤可能還未將一些數(shù)據(jù)進(jìn)行周期性存儲，數(shù)據(jù)即丟失；更嚴(yán)重者，可能供電的切斷會將造成硬盤的短路。

3、防止人為操作不當(dāng)。在平時使用時，要注意盡量減少頻繁進(jìn)行開關(guān)機(jī)的操作，避免產(chǎn)生過度消耗；在擺放機(jī)箱時，根據(jù)要求與位置合理擺放，要在其周圍留有空間，同時注意遠(yuǎn)離強(qiáng)電源電壓等，防止驅(qū)動與機(jī)箱會產(chǎn)生振動。

（二）移動硬盤與U盤載體的保護(hù)

移動硬盤與U盤相對于原始的電子檔案載體中的軟盤，已經(jīng)可以算得上相當(dāng)穩(wěn)定了。移動硬盤的特點(diǎn)是可以存儲大量的數(shù)據(jù)與文件，其容量基本接近硬盤，但比硬盤體積小，對環(huán)境要求不高，極具便利性；U盤與移動硬盤相似，只是數(shù)據(jù)容量較小些，但穩(wěn)定性也非常高。

1、保護(hù)移動硬盤與U盤時，要注意盡量不要反復(fù)地進(jìn)行讀寫，因為任何一種電子載體都有其讀寫的極值，無謂的隨意讀寫，對移動硬盤與U盤本身是一種消耗。

2、攜帶時，請給移動硬盤套上保護(hù)套，因為通常移動硬盤的損壞，都是由于外力撞擊或磕碰造成的，一旦過力，可能會造成無法挽回的重大損失。

3、防止病毒的入侵，不要隨便將存有重要資料的移動硬盤與U盤在公共使用的電腦上使用，這樣可能會遇到病毒危害，除了損壞設(shè)施以外，數(shù)據(jù)可能會外泄，導(dǎo)致更嚴(yán)重的事件。

（三）光盤載體的保護(hù)

光盤的保護(hù)要求與硬盤相似，它對于環(huán)境溫濕度要求較高，如果保護(hù)不好，可能會造成光盤鐳射面的損傷，數(shù)據(jù)無法讀取。

1、光盤也應(yīng)盡量減少讀取次數(shù)，因為每一次讀取，都是一種自然消耗的過程，使用時，會受到熱力、摩擦力影響，累計到一定的使用次數(shù)，光盤可能就會導(dǎo)致變形、分解等，它的壽命即會終止。

2、由于光盤的鐳射面外露，所以要嚴(yán)格控制空氣中的溫度與濕度，不當(dāng)?shù)拇娣?，會加速其表面性質(zhì)的改變，尤其是會改變光盤入射與反射光波場分布規(guī)律，造成信噪比下降的后果，直接威脅光盤使用壽命。

3、由于光盤表面需要做一些記錄，所以可能會或貼或?qū)憳?biāo)簽于光盤正面。但光盤正面的涂層也較薄，反復(fù)涂寫依然會造成光盤的損壞，所以要盡量一次性完成標(biāo)記工作，不可反復(fù)涂改。

4、保護(hù)套必須要柔軟。一定要給光盤配以合適的保護(hù)套，這樣才能減少光盤與外界的摩擦，光盤由于較薄，鐳射面又面積大，很容易摩擦刮花，這種情況一定會造成數(shù)據(jù)無法讀取，往往是丟失數(shù)據(jù)的根源。

二、電子檔案信息保護(hù)

電子檔案的信息保護(hù)具有非常重要的意義，因為隨著電子化與信息化，檔案資料已經(jīng)經(jīng)由各種載體被保存成電子格式，這種格式雖然在保存與查閱方面為我們帶來了極大的便利，但仍存在許多不足，一旦信息丟失，將會造成無法彌補(bǔ)的損失，所以，做好電子檔案的信息保護(hù)工作，是目前的最要課題。

（一）嚴(yán)防病毒

病毒是一種在信息時代最有威脅與無處不在的產(chǎn)物。它的存在可能會導(dǎo)致電子檔案載體的損壞，甚至嚴(yán)重者可能會竊取重要信息，導(dǎo)致高保密文件與數(shù)據(jù)的流失。

要想防止病毒危害電子檔案，應(yīng)首先在硬件中安裝防火墻軟件，為電子檔案信息設(shè)置第一層屏障；同時，可攜帶設(shè)備也應(yīng)盡量減少在公共計算機(jī)中讀寫與使用，防止病毒趁機(jī)入侵；最后，要定期查毒與更新防火墻工具，保證電子檔案信息的安全。

（二）注意系統(tǒng)及時升級

為了防止數(shù)據(jù)與載體的匹配度，應(yīng)注意及時更新系統(tǒng)，只有完善的系統(tǒng)才是信息保護(hù)的基礎(chǔ)，可以為信息帶來更高效的處理速度與保存方法。

（三）備份是電子檔案信息保護(hù)基礎(chǔ)

多做備份永遠(yuǎn)沒有錯。備份可以為電子檔案信息帶來可靠的信心保證，提供安全感。即使一部分設(shè)備由于不可抗力原因受到損害，也不會造成巨大的損失，所以，電子檔案信息必須要做好基礎(chǔ)備份工作。

三、結(jié)束語

電子檔案載體與信息保護(hù)是檔案目前面臨的重要問題。但做好提前預(yù)防，就不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法讀取或丟失以及泄密的問題，防患于未燃，是電子檔案信息保護(hù)的重要手段。

參考文獻(xiàn)：

篇（7）

所謂檔案電子化，就是用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點(diǎn)：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長遠(yuǎn)看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實(shí)現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第二，形勢發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。

第三，社會強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應(yīng)對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對策：

第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

第二，解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進(jìn)行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止損失。

第三，檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對策。

篇（8）

一、長期內(nèi)電子檔案與紙質(zhì)檔案必將處于并存狀態(tài)的必然性分析

（一）從兩種類型檔案的優(yōu)缺點(diǎn)來看。特點(diǎn)區(qū)別如下：1.電子檔案。硬盤、光盤、磁盤等都可以成為信息的存儲介質(zhì)和載體，且可以儲存文字、影音和圖像等多種類型和形式的信息。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案在信息存儲上具有密度性高的優(yōu)勢，極大地節(jié)省了存儲空間。同時，與多媒體信息技術(shù)結(jié)合在一起的電子檔案可以把本來單一形態(tài)的信息轉(zhuǎn)換成音頻、視頻等多種生動形象的信息類型，且具有極高的信息處理速度、能夠隨時對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行更新，突破時間和空間限制，實(shí)現(xiàn)資源的共享。另一方面，電子檔案也存在很多弊端，一是不同于紙質(zhì)檔案信息與紙質(zhì)載體的不可分離性，電子檔案中的信息和載體可以被分離開來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)在不同介質(zhì)之間的重復(fù)拷貝，這種完全與載體和記錄方式脫離的檔案信息存儲形式一方面讓檔案信息的形成和調(diào)用不再受空間限制，一方面又使得電子檔案內(nèi)的信息很容易被不留痕跡地篡改或復(fù)制傳輸。2.紙質(zhì)檔案。以紙張為信息記錄載體的紙質(zhì)檔案中信息與載體是一個共同體，一方面，彰顯了紙質(zhì)檔案信息的原始性與真實(shí)性；一方面，又暴露了信息與載體之間存在依附性這個弊端。一旦紙質(zhì)檔案完成，就很難將信息與載體這二者分離開來，同時，紙張等載體上所記錄和承載的文字、圖形等信息是人們獲取檔案信息的唯一方式和途徑。另外，當(dāng)時使用的文件可以直接留存，轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案，對以往歷史情況進(jìn)行了客觀的記錄，屬于容易讓人信服的一種原始憑證。從保存角度出發(fā)，紙張和膠片形式的檔案是最適宜長期保存的，只要在保存過程中注意避免給水解反應(yīng)和氧化反應(yīng)提供必要的產(chǎn)生條件，就可以將紙質(zhì)檔案的保存壽命延長，最長時間可達(dá)上百年，甚至是更長的時間。另一方面，相對于電子檔案，紙質(zhì)檔案又存在工作量大、耗費(fèi)大量人力、物力資源和存儲空間以及效率低、受時間和空間限制，無法實(shí)現(xiàn)信息資源共享、管理困難等缺點(diǎn)。

（二）從檔案管理方面來看。電子檔案作為新時期發(fā)展起來的一種新事物，大多數(shù)人并不是很了解和熟悉它所具有的功能與作用，尤其是已經(jīng)習(xí)慣于以往紙質(zhì)檔案管理的工作人員。在工作中他們很容易因為未能及時轉(zhuǎn)變觀念而忽視電子文件的收集和整理，導(dǎo)致電子文件的收集缺乏規(guī)范性，無法保證電子檔案的完整性。另外，因為紙質(zhì)檔案存在時間比較久遠(yuǎn)，所以已經(jīng)形成了較為系統(tǒng)和完善的管理體系，但并不適用于電子檔案的管理，故在電子檔案的收集、歸檔等方面仍缺少相應(yīng)的管理制度。同時，鑒于電子檔案對計算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依賴性，負(fù)責(zé)電子檔案管理的工作人員必須掌握相關(guān)方面的知識和技能，比如，電子檔案管理軟件的管理、數(shù)據(jù)庫信息錄入、調(diào)用等。紙質(zhì)檔案管理涉及收集、整理和鑒定、保管以及統(tǒng)計、檢索、開發(fā)利用等多個程序和環(huán)節(jié)，且各環(huán)節(jié)之間聯(lián)系緊密，再加上紙質(zhì)檔案所具有的唯一性、易損性、客觀性等特點(diǎn)，使得紙質(zhì)檔案管理很容易出現(xiàn)各種問題，造成紙質(zhì)檔案的損壞或丟失。比如，歸檔環(huán)節(jié)出現(xiàn)個別工作人員將檔案私自留用現(xiàn)象，引發(fā)檔案流失或泄密問題。

二、信息化時代實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存科學(xué)性、合理性的有效措施

（一）逐步完善各項管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。面對檔案的數(shù)字化、電子化發(fā)展趨勢，應(yīng)針對電子檔案同紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化問題、對接問題以及管理問題制定相應(yīng)保障制度。比如，電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則的制定等。

（二）保證二者歸檔的同步性。鑒于種種原因，短期內(nèi)電子檔案與信息檔案并存的狀態(tài)是不會被打破的，所以，為保證檔案信息的安全性，方便檔案的管理和利用，要記錄下各種類型有價值的檔案信息，然后對它們進(jìn)行集中處理，這樣可以實(shí)現(xiàn)兩種類型檔案之間的優(yōu)勢互補(bǔ)。在同步歸檔的過程中要逐步、有序地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的相互轉(zhuǎn)化，加強(qiáng)兩者之間的關(guān)聯(lián)性，以免原始數(shù)據(jù)丟失后延誤使用。

（三）注重檔案管理設(shè)施建設(shè)。在檔案的保管問題上，不管是電子檔案，還是紙質(zhì)檔案，都需要具備一定的保存條件、空間和保管設(shè)施，這樣才能夠為實(shí)現(xiàn)檔案信息的完整性與安全性提供有力保障。對于把“件”當(dāng)作最小保管單位的紙質(zhì)檔案來說，單個的紙質(zhì)檔案并沒有很大的信息存儲量，但會形成很多的案卷，并且案卷數(shù)量會隨著時間的推移越積越多，會需要大面積的存儲空間；對于以光盤等為存儲載體的電子檔案來說，并不需要很多的存放空間，但卻對電子系統(tǒng)、保管設(shè)施等有更高的要求。這樣來看，就應(yīng)該對電子檔案與紙質(zhì)檔案并存狀態(tài)下的保管設(shè)施建設(shè)加強(qiáng)重視。比如，統(tǒng)一安排滿足防潮、防火、防塵和防盜需求的庫房；配備符合國標(biāo)的檔案密集架等保險設(shè)施，以及復(fù)印機(jī)、掃描儀、去濕機(jī)以及刻錄盤等現(xiàn)代化設(shè)備。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄧輝.淺析信息化時代電子檔案的保障問題.中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2009（10）.

篇（9）

伴隨著企業(yè)電子商務(wù)時代的到來，企業(yè)檔案管理也伴隨著企業(yè)信息資源的交流和互換進(jìn)入到社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。企業(yè)檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關(guān)注由原來的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)而擴(kuò)展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個網(wǎng)絡(luò)。在這一新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容。一方面配合現(xiàn)代企業(yè)的營銷手段，檔案人員應(yīng)同企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員一道，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳自己和展示自己。吸引客戶和占領(lǐng)市場；另一方面從網(wǎng)上獲取有效信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策、為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)，主動的、全過程地提、供、銷、科技、質(zhì)量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系。這的確給企業(yè)檔案工作者提出又一次挑戰(zhàn)。

二、企業(yè)信息集成系統(tǒng)下的檔案工作

現(xiàn)代企業(yè)的社會化大生產(chǎn)逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動的方方面面。計算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)品的輔助設(shè)計(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數(shù)控編程(CAPP)，計算機(jī)參與企業(yè)管理系統(tǒng)的制作文件、統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理，進(jìn)而發(fā)展到把集合3C的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(PDM)與有關(guān)人、財、物、產(chǎn)、供、銷的管理信息系統(tǒng)(MIS)和制造資源計劃系統(tǒng)(MRP)等組合在一起的企業(yè)信息集成系統(tǒng)。

置身于企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了巨大變化。

首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計算機(jī)全程管理后，適時實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機(jī)輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

其次是企業(yè)檔案的分類變化。舊有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機(jī)管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

篇（10）

當(dāng)前，院信息管理系統(tǒng)（HIS）是國內(nèi)綜合性醫(yī)院電子檔案信息傳送的主要方式，它涵蓋醫(yī)院各類業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)全過程如影像存檔和通訊系統(tǒng)(PACS)、放射科信息系統(tǒng)(RIS)、實(shí)驗室信息系統(tǒng)(LIS)等醫(yī)院信息管理系統(tǒng)。它是通過醫(yī)院建立的大數(shù)據(jù)庫，利用電子計算機(jī)與現(xiàn)代信息通設(shè)技術(shù)裝備，對醫(yī)院各類電子醫(yī)療數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、存儲、處理、提取和數(shù)據(jù)交換，滿足用戶預(yù)約掛號、診療信息查詢、費(fèi)用結(jié)算等功能需求平臺。當(dāng)前電子檔案信息管理有以下原則。

（一）真實(shí)完整性原則

完整性指的是電子檔案信息文件件數(shù)、數(shù)量，以及相關(guān)的背景信息、數(shù)據(jù)不存在受損、篡改和丟失，使檔案信息真實(shí)、完整。然而，醫(yī)院檔案管理，一般都是集中在院辦中的綜合檔案室，電子檔案實(shí)行的是全程管理，基本上各科室部門辦理完畢需要?dú)w檔的檔案資料就需要向檔案部門移交，但一般的科室部門都設(shè)有自己的檔案資料室，為了工作方便，并沒有完全移交本部門的病歷醫(yī)療檔案，這些會影響電子檔案信息的完整性，導(dǎo)致電子檔案的價值受到影響。

（二）全程管理原則

當(dāng)前，我國對電子檔案實(shí)行的是全過程管理，即對電子文件從形成到銷毀或是作為檔案永久保存下來的的整個生命同期中，在每一個階段與每一個時期，都確保電子文件或是電子檔案信息內(nèi)容的一致性，不可以更改。確保電子檔案信息從一開始到結(jié)束生命周期中內(nèi)容的一致性。全程管理通過對電子檔案在每個階段如流轉(zhuǎn)、利用、保管全程的控制與監(jiān)控，從而確保電子檔案信息的完整性。然而，由于醫(yī)院檔案信息資料文件來源廣泛，種類多樣，而從事檔案管理的工作人員人手不足，或是素質(zhì)高低不一，很難現(xiàn)實(shí)對電子檔案全程管理，這必將影響到電子檔案信息的真實(shí)性與完整性。

（三）前段控制原則

前段控制是基于文件生命周期的反映，將檔案的形成、保存、銷毀等階段視為完整過程，具體通過對電子檔案管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，把文件形成階段的所需要的管理功能盡可能在前端實(shí)現(xiàn)，它主要作用在于減少滯后與重復(fù)作業(yè)，提高工作效率從而確保電子檔案的真實(shí)可靠性、完整安全性以及長期可讀性。

二、影響醫(yī)院電子檔案信息管理的安全因素

當(dāng)前，影響到電子檔案信息真實(shí)完整性的安全因素主要表現(xiàn)如下。

（一）環(huán)境安全因素

我們都知道，對紙質(zhì)檔案來說，確保紙質(zhì)檔案信息的安全主要是防火、防光、防濕、防塵、防蟲咬等。而電子檔案信息是以電信號和磁介質(zhì)為媒價的數(shù)據(jù)信息存儲載體，要確保磁介質(zhì)中的數(shù)據(jù)信息安全，就要遠(yuǎn)離磁場的干擾，磁場的干擾會使電信號與磁介質(zhì)數(shù)據(jù)發(fā)生破壞，使數(shù)據(jù)失真，從而使電子檔案信息丟去真實(shí)性。同時，電源供給系統(tǒng)故障，也會造成電子檔案信息損壞，如發(fā)突發(fā)性的斷電，可能會損壞在硬盤或存儲設(shè)備上的數(shù)據(jù)。

（二）來自網(wǎng)絡(luò)安全因素

當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)信息安全是一個全球性的問題，對電子檔案信息安全影響的主要是來是互聯(lián)網(wǎng)威脅。醫(yī)院電子檔案信息并非是封閉的、不開放的信息孤島，它也是信息資源的重要組成部份，對于非機(jī)密的電子檔案信息，對社會公眾開放提供利用服務(wù)。另外，醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)始終是處于聯(lián)機(jī)的狀態(tài)，這使醫(yī)院電子檔案信息有被計算機(jī)病毒、特洛伊木馬、惡意代碼和電腦黑客攻擊的風(fēng)險，從而造成醫(yī)院電子檔案信息數(shù)據(jù)文件破壞、信息被篡改，使電子文件失去了歷史真實(shí)性與完整性，失去了檔案的原始價值，而敏感數(shù)據(jù)信息被盜竊，將使醫(yī)院機(jī)密與病人私隱被泄漏，造成不可挽回的損失與影響。因此，來自網(wǎng)絡(luò)的威脅是醫(yī)院電子檔案信息最大的安全因素，這需要特別注意與認(rèn)真對待。

（三）人為因素

醫(yī)院電子檔案信息建設(shè)是最近這幾年才發(fā)展起來了，是一個較為嶄新的管理課題，很多醫(yī)院的規(guī)章制度還不夠健全，操作還不夠規(guī)范。管理者綜合素質(zhì)的高低直接影響醫(yī)院電子檔案信息管理水平。醫(yī)院電子檔案信息檔案管理者非檔案學(xué)專業(yè)的，不懂得電子檔案全程管理原則、前段控制原則，就會對電子檔案信息管理中隨意處理，將對電子檔案信息產(chǎn)生安全隱患；不懂得醫(yī)學(xué)知識，就不知道該案卷的檔案的數(shù)量、數(shù)據(jù)的份數(shù)是否準(zhǔn)確；不懂得計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫知識，就不能規(guī)范操作，也就不會對電子檔案信息備份、對計算機(jī)硬軟件殺毒，修補(bǔ)漏洞，醫(yī)院電子檔案信息的真實(shí)性、完整性與網(wǎng)絡(luò)的安全將得不到保障。

三、醫(yī)院電子檔案信息安全管理對策

面對層出不窮的信息安全問題，那么怎么樣才能確保電子檔案信息安全呢？這需要我們從環(huán)境因素、網(wǎng)絡(luò)安全因素、人為因素上加以解決。

（一）維護(hù)安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫環(huán)境

解決影響電子檔案信息安全的環(huán)境，首先建設(shè)獨(dú)立儲存電子檔案信息數(shù)據(jù)庫室，把數(shù)據(jù)庫室設(shè)置為暗室，避光，防塵，室內(nèi)除了獨(dú)立的18T的光纖通道存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)核心交換機(jī)、高性能刀片服務(wù)器，并配除濕機(jī)、恒溫機(jī)，以確保室內(nèi)濕度與溫度保持在適度的范圍，并遠(yuǎn)離磁場，防止磁干擾。同時，在電源保護(hù)方面，數(shù)據(jù)庫配置獨(dú)立的電源室，配有交流電源，即便突然斷電，交流電源可維持一段時間，使管理者能夠手動關(guān)閉數(shù)據(jù)庫，避免突然斷電造成的數(shù)據(jù)損壞。

（二）做好網(wǎng)絡(luò)上信息技術(shù)安全保障

確保醫(yī)院電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)上的安全，首先是備份，備份是確保即便電子檔案信息受到攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)毀失還可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，是電子檔案信息安全的基本保障方法。備份按地理不同可分為本地備份與異地備份，按備分的方式可分為在線備份和離線備份，按備份的略策又可分為增量備份與差分備分。在備份的儲存方面上，當(dāng)前，由于備份電子檔案信息數(shù)據(jù)量巨大，一般都是在磁盤陣列式儲存。其次是對檔案信息進(jìn)行加密，防止黑客與病毒入侵，對電子檔案信息實(shí)行加密技術(shù)，從而防止電子檔案信息的被篡改與泄密，一般加密的方法有軟件加密、硬件加密與混合加密，具體來說軟件加密就是利用計算機(jī)程序?qū)﹄娮訖n案生成不可讀的格式，需要用專門軟件才能讀取，硬件加密是通過TPM加密硬件對硬件進(jìn)行加密以保護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)；混合加密是通過用戶認(rèn)證、身份密碼、權(quán)限分配等進(jìn)對電子檔案數(shù)據(jù)保護(hù)。再次是設(shè)置高級別的防火墻，對檔案用戶采取限制訪問級別的限制，對于非機(jī)密檔案信息，可以對社會開放，對于限制用戶數(shù)量密級的檔案，按全程管理原則與前段控制原則，在電子信息形成時涉及到哪一個用戶，為用戶授權(quán)的訪問級別，未經(jīng)授權(quán)的無權(quán)訪問，確保電子檔案信息在合法用戶范圍內(nèi)利用，從而防止人為對電子檔案信息篡改，維護(hù)電子檔案信息的真實(shí)完整。