序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇學(xué)校檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

學(xué)校檔案是學(xué)校辦學(xué)歷史和全校師生員工的德、能、勤、績(jī)等的真實(shí)、全面的反映,是彰顯和維護(hù)學(xué)校自身權(quán)益的重要工具。因此,各類學(xué)校必須加強(qiáng)檔案管理工作,讓學(xué)校檔案管理工作為學(xué)校的成長(zhǎng)發(fā)揮它特有的功效和作用。筆者認(rèn)為,加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。

一、深化認(rèn)識(shí),高度重視

學(xué)校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學(xué)校的自身形象、價(jià)值觀念、學(xué)校精神、學(xué)校先進(jìn)人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學(xué)校檔案起到了重要的載體作用。為此,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從講政治中的實(shí)踐“三個(gè)代表”和“科學(xué)發(fā)展觀”重要思想的高度,認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學(xué)習(xí),廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學(xué)校發(fā)展的長(zhǎng)效機(jī)制之中,努力讓全體教職工增強(qiáng)建檔意識(shí),形成人人重視和維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好風(fēng)氣。

二、完善制度,加強(qiáng)管理

制定和完善檔案管理制度,是逐步規(guī)范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要牽頭負(fù)責(zé),根據(jù)本校校情,針對(duì)學(xué)校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環(huán)節(jié),認(rèn)真制定和落實(shí)各項(xiàng)制度,如《檔案室工作職責(zé)》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案資料收集員工作職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責(zé)成學(xué)校辦公室主任具體負(fù)責(zé)組織和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時(shí)要求各處室檔案資料收集員負(fù)責(zé)本處室檔案資料收集,做到職責(zé)明確,整理有序,歸檔及時(shí),確保學(xué)校檔案整理工作的順利開展。

三、精通業(yè)務(wù),愛崗敬業(yè)

要提高學(xué)校檔案管理的水平和質(zhì)量,不僅要有一批政治素養(yǎng)高、理論知識(shí)廣、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作作風(fēng)正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀(jì)守法,確保檔案的絕對(duì)安全。因此,學(xué)校必須重視檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提高。學(xué)校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網(wǎng)絡(luò)輻射,齊抓共管,團(tuán)結(jié)協(xié)作,保證學(xué)校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時(shí)。對(duì)于年輕、熟悉計(jì)算機(jī)操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養(yǎng)成學(xué)校檔案管理工作的骨干。此外,對(duì)檔案管理人員要適時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí),讓他們的思想意識(shí)、專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能等與時(shí)俱進(jìn)。努力打造一支愛崗敬業(yè)、樂于奉獻(xiàn)的檔案管理隊(duì)伍,讓他們每個(gè)人都能在自己平凡的工作崗位上創(chuàng)績(jī)立功,盡快成長(zhǎng)為檔案管理的行家里手,為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。四、設(shè)施齊備,操作規(guī)范

要搞好學(xué)校檔案管理工作,設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵。學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容,根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟(jì)狀況設(shè)置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫房獨(dú)立。對(duì)于音像、實(shí)物、電子材料等特殊而有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案,要設(shè)立專門庫房,確保它們的保存質(zhì)量。此外,如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝象機(jī)等設(shè)施已是當(dāng)今社會(huì)檔案管理工作中必備的工作工具。

在具體操作中,檔案室對(duì)已收集回來的各種檔案資料要做好以下幾項(xiàng)工作:(1)按學(xué)校檔案保管的規(guī)定,對(duì)各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫。(2)檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取補(bǔ)救措施,并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo),確保檔案安全。(3)重視電子文件的歸檔工作,歸檔時(shí),還應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實(shí)有效;三是格式規(guī)范;四是一式兩(三)套;五是經(jīng)過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。(4)認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)、補(bǔ)充、銷毀等工作。

五、挖掘潛能,保障服務(wù)

學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價(jià)值,利用它來正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無價(jià)值的劣質(zhì)檔案,也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教職工用檔意識(shí)的培養(yǎng),讓大家認(rèn)識(shí)到,正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益,就是在為學(xué)校的進(jìn)步發(fā)展做貢獻(xiàn)。其次,為了更好地開發(fā)學(xué)校檔案的服務(wù)潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學(xué)校檔案檢索目錄》等。有條件的學(xué)?？砷_通校園網(wǎng),這樣既方便了教職工對(duì)所需檔案資料的查尋,也為社會(huì)各界了解認(rèn)識(shí)學(xué)校建立了“綠色窗口”。

參考文獻(xiàn):

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學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢(shì)，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有意識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解造成了會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個(gè)人的成績(jī)，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

2．加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

2.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.2加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績(jī)，辦出特色，辦出水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王莉.談高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)[J]鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)2003,16(4).

[2]劉索珍.中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作初探[J]衛(wèi)生職業(yè)教育2005（17）.

篇（3）

一、綜合檔案管理及其功用

近幾年來，高等學(xué)校普遍加大了檔案工作力度，改革了舊的檔案分級(jí)管理模式，成立了綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)了高校檔案的集中統(tǒng)一。高校檔案綜合管理就是將高校的文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案、聲像檔案、照片檔案等作為一個(gè)整體實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

高校檔案管理綜合檔案管理可以統(tǒng)籌安排各門類的檔案工作，有利于高校檔案管理的發(fā)展。它將各業(yè)務(wù)部門的資料文獻(xiàn)進(jìn)行集中，形成立檔單位各種檔案資料的信息中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，方便了查找與使用，擴(kuò)大檔案的利用面。同時(shí)，實(shí)行綜合管理，使學(xué)?？梢詫⑵渥鳛橐粋€(gè)專門部門，配備具有專業(yè)素質(zhì)的專門人員進(jìn)行工作與管理，為查找利用檔案提供了方便條件。

二、高校綜合檔案管理的問題

高校綜合檔案室的建立以及高校檔案的綜合管理，使高校檔案工作在學(xué)校體制改革、教學(xué)、科學(xué)研究、評(píng)定職稱、落實(shí)政策和編史修志等方面的作用越來越突出，成為學(xué)校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。但也應(yīng)當(dāng)看到目前高校綜合檔案室建設(shè)還存在一些問題和不足,無論是檔案意識(shí)、服務(wù)觀念上還是人員素質(zhì)、環(huán)境建設(shè)等方面，都不能滿足新形勢(shì)下的檔案工作需要，也越來越不適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展和現(xiàn)實(shí)的需要。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不足

由于檔案的價(jià)值不能立即顯現(xiàn)，具有滯后性，使得“檔案工作說起來重要，做起來次要，忙起來不要”成了目前一部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案工作的態(tài)度，這反映了領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)學(xué)校檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，普遍將高校檔案工作附屬化、淡化、甚至置之不理，沒有真正認(rèn)識(shí)到做好檔案工作會(huì)更好地促進(jìn)全校各項(xiàng)工作，致使學(xué)校的檔案工作長(zhǎng)期以來進(jìn)展緩慢，資金、設(shè)備不足，如辦公條件得不到改善，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置不全。這嚴(yán)重影響了檔案管理、保護(hù)及服務(wù)工作的正常開展，制約著檔案價(jià)值的體現(xiàn)。

2.工作人員自身觀念保守，重管輕用。

目前高校檔案信息資源的開發(fā)和利用還處在一種封閉和半封閉狀態(tài)，檔案利用范圍主要局限于高校內(nèi)部，這很大程度上是由于傳統(tǒng)的重保管、輕利用的觀念的體現(xiàn)。這種長(zhǎng)期以來封閉保守、墨守成規(guī)的保守觀念，造成了檔案部門只注重于檔案的收集、歸檔、保管，過分強(qiáng)調(diào)保密，束縛了檔案工作者的開拓和創(chuàng)新精神，抑制了檔案信息資源的流通。

3.人員整體素質(zhì)不高

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了較高的要求，而在現(xiàn)階段的檔案工作者中，還有相當(dāng)一部分人在工作素質(zhì)上不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的要求，檔案人員綜合素質(zhì)低下，將嚴(yán)重影響檔案管理工作的水平。這主要表現(xiàn)在：不少檔案人員缺乏專業(yè)知識(shí)的理論功底，在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時(shí)顛倒卷內(nèi)文件的先后順序；案卷標(biāo)題擬寫不準(zhǔn)確；案卷之間問題交叉等等；缺乏研究能力，對(duì)學(xué)術(shù)成果與史料無法進(jìn)行深加工；缺乏運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理的能力，等等。檔案人員的理論水平、業(yè)務(wù)水平亟待提高。

4.管理手段落后，對(duì)檔案信息開發(fā)利用率低下。

由于經(jīng)費(fèi)不足、人員素質(zhì)低等原因，檔案管理中對(duì)于現(xiàn)代技術(shù)手段的運(yùn)用程度顯低。計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代社會(huì)已成為信息傳遞的主要載體，但檔案部門對(duì)計(jì)算機(jī)的利用方面，在很大程度上仍只是用于目錄的存儲(chǔ)與檢索，部分的管理工作還是傳統(tǒng)的手工操作。

目錄的存儲(chǔ)與檢索在目前來看，是一種對(duì)檔案信息資源低層次開發(fā)。社會(huì)發(fā)展需要我們把目光放到更高層次的信息開發(fā)上，對(duì)檔案館（室）藏的科技成果、教學(xué)成果、人才檔案等資源進(jìn)行創(chuàng)造性的加工與濃縮，這需要充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，改善檔案管理手段落后的局面。

三、高校綜合檔案管理的開發(fā)利用

1.更新思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)

更新思想，轉(zhuǎn)變觀念，是目前檔案工作者首先要解決的問題。這是對(duì)檔案的開發(fā)利用提出新方案、新舉措的前提和保障。從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面來說，要充分認(rèn)識(shí)視檔案工作的重要性，轉(zhuǎn)變過去認(rèn)為檔案工作可有可無的思想，將檔案工作納入學(xué)校整體管理的必要組成部分，在觀念與行動(dòng)上雙雙進(jìn)行落實(shí)，這是檔案管理得以發(fā)展的關(guān)鍵。從檔案管理者層面來說，要改變過去消極被動(dòng)等待的思想，轉(zhuǎn)變重保管輕利用的思想，樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用與價(jià)值。

2.提高檔案人員的素質(zhì)

要使檔案最大程度地得到開發(fā)利用，人是其中最不可或缺的因素。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案管理工作向深層次發(fā)展的要求，檔案工作人員只具有單一的業(yè)務(wù)知識(shí)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)發(fā)展的需要。傳統(tǒng)檔案管理一般是對(duì)資料的收集、歸檔以及保管，而對(duì)檔案的開發(fā)利用，則要求將檔案資料看成一種活的信息，不僅需要檔案人員進(jìn)行檔案信息的采集、組織和儲(chǔ)存，而且要求檔案管理人員有市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下所具備的觀念與能力，能對(duì)檔案信息進(jìn)行研究、開發(fā)與運(yùn)營(yíng)，對(duì)檔案人員的工作要求非常高。簡(jiǎn)言之就是既要求檔案管理者有過硬專業(yè)素質(zhì)，又要會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)工具，既要有分析與研究能力，還要有敏銳的市場(chǎng)判斷力。因此，作為新時(shí)期的檔案工作人員，就要積極調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高自身素質(zhì)，這樣才能更好地發(fā)掘檔案的價(jià)值，更好地為高校的教學(xué)、科研、管理等工作和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。而從學(xué)校層面來說，也要重視檔案人員的配備，真正選用專業(yè)扎實(shí)，業(yè)務(wù)精湛的人員來從事檔案管理工作。

3.運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，做好檔案開發(fā)，提高利用率。

要發(fā)揮檔案的作用，開發(fā)檔案信息資源，就要善于運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段。對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，不能只滿足于單機(jī)的信息存貯與查尋，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大檔案的應(yīng)用價(jià)值。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為檔案信息事業(yè)奠定了必要的技術(shù)基礎(chǔ)，我們可以用支持檔案信息共享的網(wǎng)絡(luò)體系建立高校檔案網(wǎng)絡(luò)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、特色服務(wù)、網(wǎng)上檔案資源開發(fā)、網(wǎng)上檔案室形象等方面實(shí)實(shí)在在下工夫。通過擴(kuò)大上網(wǎng)檔案資料的數(shù)量，建立一個(gè)統(tǒng)一的全國(guó)高校檔案網(wǎng)絡(luò)，充分利用高校資源優(yōu)勢(shì)，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校及社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

4.完善檔案管理制度，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為檔案開發(fā)利用提供保障

檔案管理狀況與檔案管理制度密切相關(guān)。從完善制度入手，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，是檔案工作改革和發(fā)展的催化劑。在檔案管理中引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，把崗位職責(zé)、工作實(shí)績(jī)與經(jīng)濟(jì)利益結(jié)合起來，改變干與不干一個(gè)樣、干好干壞一個(gè)樣的傳統(tǒng)管理體制，代之以競(jìng)爭(zhēng)上崗、能者多得的激勵(lì)機(jī)制，從而充分調(diào)動(dòng)每一個(gè)人的工作積極性，促使人員想方設(shè)法提高服務(wù)意識(shí)，增加服務(wù)熱情，提高檔案的開發(fā)利用率，促進(jìn)檔案部門服務(wù)高校與社會(huì)的效益

高校檔案管理中問題的解決與提高檔案的開發(fā)利用率，是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)高校檔案工作提出的必然要求，但這是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要學(xué)校在意識(shí)與行動(dòng)層面均將檔案管理納入學(xué)校管理之中。

參考文獻(xiàn)：

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      一、中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題及成因

      1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，思想認(rèn)識(shí)不到位。檔案管理是學(xué)校管理的基礎(chǔ)性工作，是制定決策的依據(jù)。很多同志認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，存在“重教學(xué)、輕檔案”的思想認(rèn)識(shí)，一部分同志對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，總認(rèn)為學(xué)校檔案管理沒必要要求得那么嚴(yán)格，甚至有人認(rèn)為檔案工作可有可無。有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，表現(xiàn)為對(duì)檔案工作不理不問，或?qū)訌?qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足的問題，上述對(duì)檔案管理不夠重視的思想認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了工作中檔案人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)、收集檔案證據(jù)不足，造成了許多資料丟失，或者找不到。

    2.檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低。檔案管理的專業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中職學(xué)校無專職檔案管理人員，有的是臨時(shí)配備的。因此，既有理論知識(shí)，又有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案技術(shù)人員實(shí)在是鳳毛麟角。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，尤其是檔案保管技術(shù)專題的培訓(xùn)。檔案管理人員對(duì)分類、歸檔、整理、保管、利用等知識(shí)未能很好掌握，這就很難使檔案工作走上規(guī)范化。以上問題的存在，明顯制約了檔案管理的專業(yè)性。

    3檔案資料不夠完整，檔案管理方法陳舊落后。思想上的不重視，人員素質(zhì)的低下，導(dǎo)致檔案資料收集不夠完整?？剖夜ぷ魅藛T的檔案意識(shí)談薄，除個(gè)別重要文件歸檔外，很多基礎(chǔ)性文件卻隨意處理。

    目前，中等職業(yè)學(xué)校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時(shí)對(duì)其進(jìn)行加工、調(diào)整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，而且因管理方式落后，導(dǎo)致在查閱檔案時(shí)速度慢、準(zhǔn)確率低。同時(shí)，很多中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。中等職業(yè)學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等職業(yè)學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。

    4.檔案立卷工作不規(guī)范，檔案載體結(jié)構(gòu)單一。目前，檔案立卷工作不規(guī)范主要表現(xiàn)在:領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如:教學(xué)檔案管理制度、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、專題概要等。對(duì)檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范。對(duì)本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全，特別是對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理、錄人、有些學(xué)校還未進(jìn)行這些問題的存在，極大地影響了檔案工作的質(zhì)量和利用效果。

  二、加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深人進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)前新形勢(shì)下教育教學(xué)改革的步伐。再次，要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

篇（5）

(1)抓好學(xué)生檔案資料的收集工作。必須做到檔案資料收集的齊全、完整,它是學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),是集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案的重要內(nèi)容和首要措施,學(xué)校各職能部門要積極配合。過去,我們由于歸檔制度的不健全及其它原因,部分學(xué)生檔案資料不按照規(guī)定及時(shí)歸檔、移交而散失在個(gè)人手中,而職能部門的人員又在不斷變動(dòng),造成一部分學(xué)生檔案資料的遺失和損壞。針對(duì)這些情況,學(xué)校制定了切實(shí)可行的工作目標(biāo)以及完成目標(biāo)的措施并落實(shí)到人,對(duì)那些在日常工作中形成的學(xué)生檔案資料不保存、不移交的個(gè)人及職能部門與學(xué)校年終評(píng)比表彰,年度考核掛起鉤來。由于目標(biāo)明確,措施得力,責(zé)任分明,各職能部門認(rèn)真對(duì)待,學(xué)生檔案資料的收集工作收效顯著,確保了學(xué)生檔案資料的信息完整。

(2)認(rèn)真審定收集到的檔案資料的質(zhì)量。無論是紙質(zhì)的還是電子的檔案資料,要嚴(yán)把檔案的書寫質(zhì)量關(guān)。對(duì)移交的檔案資料看是否按要求書寫;認(rèn)真檢查檔案資料的完整情況;查歸檔的資料是否缺少附件;查照片、聲像檔案是否有文字說明;查注重批示的是否有領(lǐng)導(dǎo)簽名;查各種呈報(bào)審批表是否有審批機(jī)關(guān)簽字蓋章等,杜絕把不符合要求的檔案資料歸入檔案室。

(3)切實(shí)做好檔案資料的保密工作。做到不隨意堆放,隨意亂借。只有做好了學(xué)生檔案資料的收集、整理、編研工作,才能查找方便,進(jìn)一步提高檔案資料的利用率,提高工作效率,更好的為學(xué)校的學(xué)生管理工作服務(wù),為教學(xué)工作服務(wù)。

2學(xué)生檔案整理的思路和方法

作為中職教育學(xué)校,要根據(jù)中等職業(yè)教育的特點(diǎn)的要求,在做好學(xué)生檔案資料收集工作的基礎(chǔ)上,按照一定的原則和方法,將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案,進(jìn)行基本的分類、組合、排列與編目,組成有序體系的過程,是檔案整理工作中的一個(gè)重要而且相對(duì)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié),不經(jīng)過整理,任何檔案都無法進(jìn)行有效的保管,更無法進(jìn)行有效的利用。它還包括對(duì)檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別,對(duì)檔案內(nèi)容客觀性的考證。通過檔案的整理,可以進(jìn)一步了解的檢查檔案收集工作的質(zhì)量,促進(jìn)檔案的收集工作;才能便于檔案的保管,便于維護(hù)檔案的完整與安全。只有把檔案組成條理化的系統(tǒng),才能客觀地反映出各種活動(dòng)的本來面貌,便于開發(fā)利用檔案的信息資源,發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

3學(xué)生檔案分類的模式

中職教育學(xué)校的特點(diǎn)構(gòu)成了內(nèi)容豐富、形式多樣、價(jià)值珍貴的學(xué)生檔案內(nèi)容。現(xiàn)將我校的學(xué)生檔案分類作如下介紹。

3.1學(xué)籍檔案類

學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)校在招生錄取工作中,經(jīng)過市教育局職業(yè)教育和成人教育科、市招生委員會(huì)辦公室和湖北省教育廳職業(yè)教育與成人教育處、湖北省高等學(xué)校招生委員會(huì)辦公室審核,具有法律效力。它包括學(xué)生的姓名、性別、身份證號(hào)、出生年月、畢業(yè)學(xué)校、報(bào)名號(hào)、考試成績(jī)、學(xué)號(hào)、所學(xué)專業(yè)、學(xué)制、籍貫、入學(xué)年月等。

3.2學(xué)生基本信息檔案

學(xué)生信息檔案是指通過招生錄取工作學(xué)生入校后,按照學(xué)生在校期間管理的要求,依據(jù)招生錄取名冊(cè)上學(xué)生的信息資料,制作學(xué)生卡片并填寫相關(guān)的基本信息。除招生錄取名冊(cè)上的信息外,它還包括家長(zhǎng)姓名、詳細(xì)通訊地址、民族、文化程度、政治面貌、所在班級(jí)、本人學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷、家庭經(jīng)濟(jì)狀況、聯(lián)系電話等。

3.3學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)檔案

它包括學(xué)生在校期間的各學(xué)科專業(yè)理論學(xué)習(xí)考試成績(jī)、社會(huì)實(shí)踐及實(shí)習(xí)成績(jī)、專業(yè)實(shí)驗(yàn)課成績(jī)、專業(yè)技能操作成績(jī)及年度“三好學(xué)生”、“學(xué)習(xí)標(biāo)兵”、“學(xué)習(xí)積極分子”表彰的文件等。

3.4貧困生、中職生資助檔案

包括政府關(guān)于貧困生、中職生資助的有關(guān)文件,國(guó)家助學(xué)金個(gè)人申請(qǐng)表,身份證及戶口簿復(fù)印件,學(xué)生公示資料,公式結(jié)果匯報(bào)材料,助學(xué)金發(fā)放簽名名冊(cè)等。

3.5學(xué)生考勤管理檔案

篇（6）

1教學(xué)檔案保管工作的重要性

檔案保管工作的重要性，是由檔案本身的作用決定的。檔案是歷史的記錄，檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史面貌的重要事業(yè)。而學(xué)校教學(xué)檔案則是指學(xué)校在教育教學(xué)過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并按照一定的歸檔制度集中起來保管的文件材料。教學(xué)檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要保證。維護(hù)教學(xué)檔案的完整和安全，便于學(xué)校各項(xiàng)工作的利用，是檔案工作的重要任務(wù)。

2教學(xué)檔案的特點(diǎn)及作用

教學(xué)檔案是在學(xué)校的教學(xué)技術(shù)和應(yīng)用中產(chǎn)生的，它不僅真實(shí)記錄和反映了學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)，而且，能夠真實(shí)地說明學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的歷史過程。是在學(xué)?？蒲谢顒?dòng)中，經(jīng)過收集、分類、鑒定等科學(xué)方法形成的具有內(nèi)在聯(lián)系的有價(jià)值的文件體系，以保證在人們需要時(shí)提供查閱和參考。對(duì)某些有特殊價(jià)值的教學(xué)檔案，要根據(jù)國(guó)家保密法確定其保密等級(jí)，并正確處理好利用和保密的關(guān)系。教學(xué)檔案是在學(xué)校科研活動(dòng)中形成的，因此，也要求從事教學(xué)檔案管理的工作者具有較高的專業(yè)技術(shù)知識(shí)。教學(xué)檔案真實(shí)地記載了人們的教學(xué)思想、教學(xué)方法和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，是廣大教師勞動(dòng)的結(jié)晶，它能為科研管理機(jī)構(gòu)和教學(xué)人員在進(jìn)行科研管理、教學(xué)決策、科學(xué)研究、技術(shù)交流、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，起到憑證和參考作用。

3教學(xué)檔案庫房分類的管理

庫房管理是檔案保管工作的主要內(nèi)容和經(jīng)常任務(wù)，也是科學(xué)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作。教學(xué)檔案的管理要根據(jù)其性質(zhì)、內(nèi)容、特點(diǎn)和相互之間聯(lián)系，將其劃分成一定的類別，即教務(wù)類、學(xué)籍管理類、學(xué)生獎(jiǎng)懲類等三大類。然后，根據(jù)實(shí)際情況，在大類的基礎(chǔ)上進(jìn)行小分類，使之能正確反映出產(chǎn)生這些檔案的歷史條件和工作活動(dòng)的真實(shí)面貌，達(dá)到便于保管和充分利用教學(xué)檔案的目的。更好地服務(wù)于學(xué)校管理、科研、教學(xué)等工作，把“死”材料變成“活”材料，最大限度地發(fā)揮檔案工作的價(jià)值。

4加強(qiáng)教學(xué)檔案的收集歸檔工作

檔案的收集工作是一項(xiàng)艱苦細(xì)致的工作，有些教學(xué)人員因?yàn)閳D個(gè)人工作上的方便自己保存，或因工作不慎而使材料丟失和泄密。針對(duì)這些情況，檔案管理部門要根據(jù)黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案不僅是學(xué)校更是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，應(yīng)該集中統(tǒng)一管理，不得由任何單位和承辦人保存的情況進(jìn)行解釋。教學(xué)檔案部門還應(yīng)根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)，制定出相關(guān)的規(guī)章制度、歸檔范圍、歸檔時(shí)間等，使教學(xué)人員在教學(xué)活動(dòng)過程中自覺地配合做好各種材料的收集與歸檔工作。保證教學(xué)檔案收集質(zhì)量的關(guān)鍵在于教學(xué)材料的完整性和準(zhǔn)確性。

5教學(xué)檔案的保管鑒定

篇（7）

前言

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)了科技的發(fā)展，加快了學(xué)校的行政改革，學(xué)校為了更好的生存下去，更好的發(fā)展下去，應(yīng)該建立一個(gè)比較民主、科學(xué)的體制。學(xué)校的高效運(yùn)行與檔案的科學(xué)有效管理有著十分密切的聯(lián)系。所以學(xué)校應(yīng)該高度重視檔案管理的創(chuàng)新。為了便于事業(yè)單位的評(píng)價(jià)，使自身的檔案制度更加科學(xué)更加規(guī)范，進(jìn)而提高檔案管理的效率。

1.檔案管理現(xiàn)狀

學(xué)校的檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，在很大程度上阻礙了學(xué)校的發(fā)展，而且影響了學(xué)校在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)中起的作用。

1.1不平衡的重視程度

學(xué)校對(duì)檔案管理的重視度不高，不同的機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理的重視程度不同，嚴(yán)重的時(shí)候，有些學(xué)校完全忽視了學(xué)校的檔案管理，不能保證檔案歸檔的時(shí)間、需要的資金、人力、財(cái)力，而且不能起到很好的監(jiān)督作用。目前來說，有些學(xué)校逐步將檔案管理作為本單位的工作計(jì)劃，而且安排了相應(yīng)的人員去付諸實(shí)施，然而在實(shí)際工作中，檔案管理的機(jī)制還是存在很多問題的。

1.2較差的保管條件

由于檔案管理剛剛引起相關(guān)部門的重視，有的學(xué)校的檔案管理成了擺放任何東西的儲(chǔ)存室，而且檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，n案管理基礎(chǔ)設(shè)施存在很大的漏洞，嚴(yán)重?fù)p壞了部分檔案。

2.檔案管理的創(chuàng)新

2.1健全制度

學(xué)校的檔案管理制度應(yīng)該有所完善，所以在建立時(shí)應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則。首先，檔案管理的相關(guān)制度的建立應(yīng)該遵循科學(xué)性和合理性的原則，建立的制度應(yīng)該從自身單位的實(shí)際情況出發(fā)，滿足自身單位的檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)而更好的進(jìn)行本單位的檔案管理的相關(guān)工作。第二，學(xué)校檔案管理制度應(yīng)該秉承實(shí)用簡(jiǎn)明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。其次，檔案管理制度的建立應(yīng)該能夠約束教師也能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向的約束性可以較好的發(fā)揮檔案管理制度的管理性，學(xué)校中領(lǐng)導(dǎo)起著引導(dǎo)和榜樣的作用，可以促進(jìn)檔案制度的實(shí)施。最后，檔案管理制度的建立中應(yīng)該將嚴(yán)肅性作為原則。為了更好的執(zhí)行檔案管理制度，在檔案管理的執(zhí)行中應(yīng)該將其權(quán)威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過程中，應(yīng)該做到獎(jiǎng)罰分明。

2.2加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

學(xué)校要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)檔案工作實(shí)行定性、定量考核，可按照分級(jí)分類指導(dǎo)的原則，通過等級(jí)升降來實(shí)施動(dòng)態(tài)管理；同時(shí)應(yīng)參考國(guó)家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系，結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.3開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高檔案利用效率

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于學(xué)校制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。首先，學(xué)校檔案管理部門要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

2.4增強(qiáng)檔案人員綜合素質(zhì)

篇（8）

（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性第一

提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時(shí)進(jìn)行在線升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實(shí)際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備

提高對(duì)中專學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過程中，及時(shí)更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長(zhǎng)期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。

篇（9）

3.健全和完善檔案管理制度。檔案資料的收集、整理、保管和移交，是做好檔案工作的重點(diǎn)，建立學(xué)校檔案管理制度是做好檔案工作的保證。首先進(jìn)行登記制度，為了避免歸檔資料的遺失、落漏，應(yīng)及時(shí)做好資料的登記工作，并形成制度化。限時(shí)收集檔案資料，及時(shí)查對(duì)，對(duì)于歸檔資料心中有數(shù)，發(fā)現(xiàn)材料不全、短缺的，要及時(shí)向有關(guān)部門收集，對(duì)于錯(cuò)裝、錯(cuò)收的材料及時(shí)查收并予以糾正。歸檔完備的檔案資料及時(shí)向上級(jí)檔案部門移交，并辦理檔案移交手續(xù)，特別是學(xué)校人事檔案更要及時(shí)移交管理部門，避免丟失。對(duì)于未能及時(shí)歸檔的重要檔案資料要及時(shí)補(bǔ)充移交檔案部門存檔。

4.檔案管理人員要努力提高自身素質(zhì)。組織檔案人員不斷進(jìn)行《檔案法》學(xué)習(xí)，提高檔案人員依法制檔的責(zé)任感和法律意識(shí)，依法履行法定職責(zé)，樹立堅(jiān)定的政治信念，勝任新形勢(shì)下的檔案工作需要，真正為學(xué)校理好檔、管好檔。

篇（10）

人事檔案是人事管理實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，是客觀事物的原始記錄，其內(nèi)容主要是記述和反映個(gè)人的自然情況、社會(huì)經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力和工作學(xué)習(xí)狀況等材料，并以此來服務(wù)于組織人事工作。隨著高校的經(jīng)濟(jì)地位和社會(huì)地位的提高，各類人才集聚高校，因此人事檔案管理的側(cè)重點(diǎn)和歸檔內(nèi)容順序需作相應(yīng)的調(diào)整。

1.高校人事檔案管理存在的問題

（1）材料利用分散。組織人事部門只掌握個(gè)人履歷、政治面貌、學(xué)歷、職稱評(píng)定、工資等方面的材料，而教師的教學(xué)科研情況材料則比較分散，一部分由各個(gè)系室收集，一部分由教學(xué)科研處掌握，要了解一個(gè)教師的綜合情況，就必須到幾個(gè)部門去了解、去統(tǒng)計(jì)。這種分散管理破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映教職工的真實(shí)面貌。

（2）材料內(nèi)容過于形式化，空洞無物。比如每年一次的鑒定考核內(nèi)容基本都是相同的，評(píng)語都基本上是“堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則、擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)”，“努力鉆研業(yè)務(wù)”，“科研能力較強(qiáng)”之類的話語，很難反映一個(gè)人的特點(diǎn)和全貌，體現(xiàn)不出個(gè)性特色。

（3）部分材料不規(guī)范、不完整。應(yīng)該歸檔的材料檔案里沒有，不應(yīng)該歸檔的材料卻出現(xiàn)在檔案里，還有的歸檔材料書寫不規(guī)范，形式不統(tǒng)一，有的材料還是復(fù)印件，歸檔紙張大小不一，有的考核材料沒有本人簽名，部分檔案材料中有些人的出生年月，加入黨團(tuán)的時(shí)間、學(xué)歷，以及參加工作時(shí)間等前后記載不一致，出現(xiàn)年齡越填越小，工作時(shí)間越填越早，學(xué)歷越填越高等現(xiàn)象，使檔案材料的真實(shí)性大大降低。

（4）制度不健全，管理方法落后。從收集、鑒別、歸檔整理、保管保密到轉(zhuǎn)遞、查（借）閱利用等人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)缺乏一整套系統(tǒng)的規(guī)章制度。檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱檢索等一系列環(huán)節(jié)均為手工操作，工作效率低下，準(zhǔn)確性較差，利用率較低，與科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求差距甚大，計(jì)算機(jī)、光盤、掃描儀、縮微設(shè)備等現(xiàn)代信息技術(shù)手段尚未在學(xué)院人事檔案管理中廣泛應(yīng)用，難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。

（5）缺乏深入精神。長(zhǎng)期以來，檔案室只求看好大門、守好小攤，檔案不丟便可萬事大吉，在思想上形成看家守業(yè)的“保管型”思維方式，開拓創(chuàng)新意識(shí)欠缺，思路比較狹窄，視野不開闊，仍處于“被動(dòng)服務(wù)”的局面。干部人事檔案日常的大量的傳統(tǒng)的利用工作是接待利用者的查閱，辦理檔案借出手續(xù)，為個(gè)人因辦理入黨、升學(xué)、深造、提干等事宜出具有關(guān)證明材料，而很少對(duì)檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步的分析研究、再加工或開發(fā)匯編，將檔案信息轉(zhuǎn)化成可被利用的檔案信息。

2.高校人事管理的特點(diǎn)

（1）人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一，僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡(jiǎn)單；而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復(fù)雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

（2）利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國(guó)有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國(guó)家公務(wù)員，以及大中專畢業(yè)生社會(huì)就業(yè)，都不會(huì)忽略人事檔案的利用。由于利用者類型、利用用途的多樣性，他們對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面的需求存在多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個(gè)人也需要，那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

（3）人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，降低了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時(shí)，信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務(wù)方式?？梢圆捎矛F(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

3.高校人事管理新模式的探索

（1）抓好隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性極強(qiáng)的工作，既涉及國(guó)家，又涉及個(gè)人的切身利益，對(duì)檔案管理人員在政治素質(zhì)、專業(yè)文化知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)方面提出了很高的要求。在選配檔案管理工作人員時(shí)，首先要注重選拔具有高度的責(zé)任心、強(qiáng)烈的事業(yè)心、愛崗敬業(yè)和默默無聞、無私奉獻(xiàn)精神、黨性好、作風(fēng)正、守紀(jì)律、保守機(jī)密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的黨員干部從事檔案工作。其次要經(jīng)常進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握科學(xué)的管理方法和手段，探索人事檔案管理的規(guī)律性和科學(xué)性。最后，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案管理人員的思想、學(xué)習(xí)和工作，努力解決他們工作生活中的實(shí)際困難，充分調(diào)動(dòng)各部門及兼職檔案員的工作熱情和積極性，使人事檔案管理邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

（2）健全工作制度，加強(qiáng)科學(xué)管理。建立健全各項(xiàng)干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規(guī)章制度來制約，就會(huì)無章可循、無所適從。因此，應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并堅(jiān)持執(zhí)行，使其真正落到實(shí)處。尤其要建立應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理人事檔案的各項(xiàng)制度，特別是對(duì)檔案材料收集歸檔、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，阻止虛假材料進(jìn)檔，避免出現(xiàn)無頭檔案及死檔棄檔，完善人事檔案整理工作細(xì)則，使檔案的整理更加科學(xué)全面完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。同時(shí)，強(qiáng)化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象，使檔案工作逐步達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和科學(xué)化，為高校干部人才隊(duì)伍建設(shè)提供更好的服務(wù)。

（3）檔案客觀真實(shí)，突出個(gè)性特色。學(xué)校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點(diǎn)外，還具有自身的個(gè)性特點(diǎn)和特殊性。一是管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二是建檔對(duì)象文化層次較高；三是檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時(shí)更新和完整齊全，首先，應(yīng)補(bǔ)充新時(shí)期形成的材料，例如將人事調(diào)動(dòng)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、公積金等與個(gè)人利益密切相關(guān)的材料納入個(gè)人檔案之中。其次，應(yīng)以收集客觀材料為主，如教師教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)研究和反映教師思想品德、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長(zhǎng)、工作能力、成就貢獻(xiàn)等方面的評(píng)價(jià)材料，即能真正反映個(gè)性特征的內(nèi)容材料。人事檔案收集的渠道不應(yīng)是單一的，而是多方面的；不僅要通過組織、人事部門收集干部管理活動(dòng)中形成的資料，還要通過學(xué)校機(jī)關(guān)各相應(yīng)管理部門收集當(dāng)事人的教學(xué)情況、科研成果及其他業(yè)務(wù)方面的材料。通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。

（4）人事檔案的科學(xué)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案管理要把人才檔案信息化，把人事檔案中的現(xiàn)實(shí)記錄轉(zhuǎn)化為“活”信息，建立一個(gè)豐富強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人才隊(duì)伍進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和定量分析，為組織人事部門提供人才信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。人事檔案信息化管理系統(tǒng)最主要的部分是人事信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括人員的基本情況、人員的職務(wù)和職稱情況、人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況及其他情況。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，不僅能夠重復(fù)使用，提高數(shù)據(jù)的利用率，而且能夠消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個(gè)結(jié)構(gòu)比較合理，功能比較完善，可以共享的人才信息資源，可以隨時(shí)為學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。同時(shí)，檔案管理人員還可以針對(duì)本校人事檔案管理的實(shí)際利用情況，以現(xiàn)實(shí)需要為前提，對(duì)一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，例如學(xué)歷、學(xué)位證書，近期的干部履歷，干部職務(wù)任免、職稱審批表，各種資格證書，等等。

完整、真實(shí)的人事檔案才能全面、準(zhǔn)確地反映人的德、能、勤、績(jī)，才能更好地為組織人事及學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。因此，學(xué)校人事檔案工作必須積極探索、大膽實(shí)踐，不斷創(chuàng)新，把工作推上新的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

［1］黃小斯.高校人事檔案的價(jià)值及其管理.集美航海學(xué)院學(xué)報(bào)，1998，（4）.