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時(shí)間：2023-03-08 14:50:58
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇建設(shè)工程檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
Abstract: urban construction archives is the carrier of human civilization heritage city, is the original, authentic records of the whole construction project, is a kind of potential productivity. Management of urban construction archives work is the key to people, give full play to the human potential, to provide better services for the archives.
Keywords: urban construction archives management people-oriente
中圖分類號(hào)：TU984.11+1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
城市建設(shè)工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理中直接形成的對(duì)囯家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種材料，它是傳承城市人類文明的載體，是建設(shè)項(xiàng)目全過程的原始記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識(shí)寶庫(kù)，是城市建設(shè)的一種潛在的生產(chǎn)力，在城市建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)中起著非常重要的作用。
（1）城市建設(shè)工程檔案是積累城市建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的手段，是城市建設(shè)活動(dòng)的產(chǎn)物，城市建設(shè)活動(dòng)的成果不外乎兩個(gè)方面：一是工程實(shí)體；一是工程檔案。工程檔案真實(shí)地記錄建設(shè)生產(chǎn)活動(dòng)的全過程，記載了人們的工程思想、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)。因此它是儲(chǔ)備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)的工具和手段。對(duì)一個(gè)城市，一個(gè)地區(qū)來說，如果它擁有質(zhì)量較高、數(shù)量較多的工程檔案資料，就在一定程度上標(biāo)志著它有比較雄厚的工程技術(shù)基礎(chǔ)。反之，它的城市建設(shè)就會(huì)遇到很多困難。
（2）城市建設(shè)工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)，城市規(guī)劃就是根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)特色等動(dòng)態(tài)因素進(jìn)行全面、綜合的、科學(xué)的長(zhǎng)遠(yuǎn)的預(yù)測(cè)和設(shè)想。通過論證編制城市規(guī)劃方案，城市規(guī)劃的編制應(yīng)該依據(jù)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃以及當(dāng)?shù)氐淖匀画h(huán)境、資源條件、歷史情況、現(xiàn)狀特點(diǎn)統(tǒng)籌兼顧、綜合布置，在城市規(guī)劃中不僅形成了大量的工程檔案，而且工程檔案又是城市規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。
（3）城市建設(shè)工程檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)。現(xiàn)代城市是一個(gè)綜合的、整體的概念，它包括的內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)在的小城市，幾年、幾十年后將建設(shè)成為初具規(guī)模的城市，甚至成為舉世矚目的大城市，隨著城市現(xiàn)代進(jìn)程的加快，為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地上、地下空間利用率越來越高，建筑物、構(gòu)筑物等各種隱蔽工程越來越多，工程檔案則是城市建設(shè)科學(xué)資源儲(chǔ)備的寶庫(kù)，是各種隱蔽工程的眼睛。只有依工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、建設(shè)和管理，才能克服盲目性，避免浪費(fèi)和損失。
（4）城市建設(shè)工程檔案是城市防災(zāi)、減災(zāi)的重要依據(jù)。1976年唐山大地震、2008年汶川大地震，災(zāi)后利用了大量的工程檔案進(jìn)行改造和修復(fù)，發(fā)揮了檔案的自身價(jià)值。實(shí)踐證明，合理、充分利用工程檔案起到事半功倍的效果，節(jié)約了時(shí)間和投資。
2、如何做好城市建設(shè)工程檔案的管理
工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個(gè)基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計(jì)和維護(hù)一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系。人是管理的第一要素。
（1）要完善法規(guī)，依法治檔。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程檔案管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》《鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》文件的規(guī)定，制定了《呼和浩特鐵路局建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《呼和浩特鐵路局建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等具體的規(guī)法要求，將檔案驗(yàn)收制度、檔案進(jìn)館時(shí)限制度和檔案執(zhí)法制度納入規(guī)劃、建設(shè)、管理程序中，從根本上保證檔案的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量，逐步完善規(guī)范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，加大執(zhí)法力度，實(shí)現(xiàn)工程檔案在新時(shí)期的依法治檔。
（2）詳實(shí)的業(yè)務(wù)規(guī)范是從事工程檔案管理工作的行動(dòng)指南。俗話說沒有規(guī)矩不成方圓，根據(jù)單位實(shí)際情況，制定了《呼和浩特鐵路局建設(shè)建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《呼和浩特鐵路局建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《呼和浩特鐵路局科學(xué)技術(shù)檔案作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》、《呼和浩特鐵路局科學(xué)技術(shù)檔案分類編碼》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，符合城市現(xiàn)代化發(fā)展，數(shù)字化建設(shè)的需要，順應(yīng)時(shí)展的潮流，使之更具操作性和前瞻性，實(shí)現(xiàn)工程檔案由微觀操作向宏觀管理轉(zhuǎn)變。
（3）以人為本，發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，做好工程檔案的管理工作。一是加強(qiáng)對(duì)工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得上崗證書；對(duì)外，注重檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要定期舉辦檔案管理和業(yè)務(wù)的集中培訓(xùn)班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關(guān)人員就項(xiàng)目檔案工作的文件和標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握，不斷強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，切實(shí)提高參建單位的檔案管理水平，使項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)工作得到有效保障，做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個(gè)環(huán)節(jié)工作，確保工程項(xiàng)目歸檔材料質(zhì)量良好、完整規(guī)范、系統(tǒng)配套。三是深入現(xiàn)場(chǎng)，做好對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的服務(wù)工作，主動(dòng)做好對(duì)重點(diǎn)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)，積極做好項(xiàng)目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設(shè)同步，認(rèn)真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動(dòng)態(tài)，即新的項(xiàng)目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時(shí)又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時(shí)將相關(guān)信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對(duì)工程檔案的管理。
中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)14-0181-02
工程建設(shè)是幾乎每一個(gè)城市、每一個(gè)單位無法避免的基本經(jīng)濟(jì)行為,它對(duì)城市文明與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可估量的作用。因此,如實(shí)記錄和保管建設(shè)工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設(shè)工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見,以為單位建設(shè)工程檔案的管理提供思路。
一、建設(shè)工程檔案及其管理的含義
建設(shè)工程檔案的定義,理論上雖不存在根本的分歧,但定義方式并不相同。如有人指出,工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價(jià)值判斷為視角的,但定義中所說價(jià)值缺乏可操作性的標(biāo)準(zhǔn)。又如有人指出,重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)(使用)的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料,即:建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)(使用)等工作活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延,但失之雜亂,毫無檔案確立的標(biāo)準(zhǔn)?？梢哉f,上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進(jìn)行充分的結(jié)合。
筆者認(rèn)為,建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、立項(xiàng)申請(qǐng)、決策、建設(shè)、驗(yàn)收、交付使用與維護(hù)等過程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決可能產(chǎn)生的糾紛以及進(jìn)行后續(xù)維護(hù)具有基礎(chǔ)性意義的各類紙質(zhì)或電子介質(zhì)記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價(jià)值與功能出發(fā),確定建設(shè)工程檔案的外延。
建設(shè)工程檔案的管理,是指對(duì)建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。換言之,建設(shè)工程檔案的管理是一個(gè)系統(tǒng)工程,它始于工程項(xiàng)目的提出,伴隨工程有關(guān)建設(shè)進(jìn)程,終于檔案法定保存期限截止,并供工程醞釀建設(shè)開始后的各個(gè)時(shí)代有正當(dāng)需要的人士和機(jī)構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項(xiàng)單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個(gè)部門,涉及人員及檔案材料眾多,一項(xiàng)建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料,因而很難在一個(gè)部門形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案,具有復(fù)雜性。
收集、整理和保管好建設(shè)工程檔案,做好建設(shè)工程檔案的查閱服務(wù),具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體,建設(shè)工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄,是研究建設(shè)工程歷史文明的基礎(chǔ)材料。同時(shí),檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責(zé)任和法律糾紛的基本證據(jù)材料,對(duì)于分清建筑責(zé)任、解決糾紛具有不可估量的意義。
二、單位建設(shè)工程檔案的收集
所謂檔案收集,就是檔案館根據(jù)各種線索,到社會(huì)上找尋、征集有關(guān)的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購(gòu)、動(dòng)員捐獻(xiàn)、復(fù)制副本等多種有效辦法,將散存在社會(huì)上和個(gè)人手中的檔案收集進(jìn)館集中保存的工作[3]。這是從國(guó)家檔案館的職能上對(duì)檔案收集的定義。從建設(shè)工程檔案視角來看,其檔案管理部門眾多,既涉及土地管理部門,建設(shè)審批管理部門,環(huán)保消防等部門,也涉及業(yè)主、建筑單位等,因而就每個(gè)單位的檔案管理部門而言,其檔案的收集范圍要比國(guó)家檔案館收集檔案的范圍小的多,主要是對(duì)本單位各職能部門在項(xiàng)目建設(shè)和使用維護(hù)過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行找尋、征集。因此,一般的建設(shè)項(xiàng)目,其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理,只有一些對(duì)于國(guó)家具有重大意義的建設(shè)項(xiàng)目,才可能在一定時(shí)期統(tǒng)一由國(guó)家檔案館收集檔案。本文僅對(duì)單位自行建檔的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理予以論述。
建設(shè)工程檔案收集是檔案管理的第一步,是基礎(chǔ)環(huán)節(jié),具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質(zhì)前提[4]。建設(shè)工程檔案是隨著建設(shè)項(xiàng)目的醞釀和建設(shè)而形成的,往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實(shí)施,因而相關(guān)文件也往往在這些部門保存,一般很少同時(shí)向檔案部門提交。因此,檔案部門一般是在項(xiàng)目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集,則檔案管理就成了無源之水,無本之木。
單位建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)注意以下問題:
第一,應(yīng)當(dāng)注意檔案的收集范圍。建設(shè)工程所涉及的文件相當(dāng)多,從項(xiàng)目的醞釀提出就會(huì)產(chǎn)生動(dòng)議性文件,之后逐漸產(chǎn)生論證文件、決策文件、土地使用權(quán)文件、報(bào)批文件、設(shè)計(jì)文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等,這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此,其收集范圍廣泛,并不以是否為本單位制作文件為限,即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關(guān)該建設(shè)項(xiàng)目的文件均在收集之列。收集目標(biāo)更不以紙質(zhì)文件為限,電子文件亦是建設(shè)工程的歷史記錄,自應(yīng)收集。
第二,應(yīng)當(dāng)注意歸檔時(shí)限,及時(shí)歸檔。檔案是對(duì)事件的真實(shí)歷史記錄,收集時(shí)間距離檔案文件產(chǎn)生的時(shí)間越長(zhǎng),越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動(dòng)導(dǎo)致收集不便等問題。因此,國(guó)家對(duì)各類檔案的歸檔時(shí)限都有嚴(yán)格要求,特別是專項(xiàng)檔案的移交。一般建設(shè)項(xiàng)目的歸檔,亦應(yīng)依法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)歸檔。
第三,建立單位內(nèi)部建設(shè)檔案歸檔程序。沒有規(guī)矩不成方圓,只有把建設(shè)工程檔案的歸檔程序確定了,才有可能保證歸檔的順利進(jìn)行。因此,單位應(yīng)當(dāng)通過制定建設(shè)工程檔案歸檔程序,明確檔案歸檔的時(shí)限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負(fù)責(zé)人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案的程序等制度,并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作責(zé)任,以保證建設(shè)工程檔案的順利收集。
第四,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)收集檔案。本單位一旦有工程項(xiàng)目建設(shè),檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)聯(lián)系各部門檔案負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員,了解工程進(jìn)度和工程基本情況,做到心中有數(shù),在工程結(jié)束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應(yīng)坐在辦公桌前坐等建設(shè)工程檔案,這樣很可能喪失最佳的檔案收集時(shí)機(jī)。
第五,建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓,否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此,建設(shè)工程檔案在收集時(shí)應(yīng)當(dāng)有所甄別,對(duì)于工程決策、審批資料,工程設(shè)計(jì)圖紙,施工材料與施工方案等根本性資料應(yīng)當(dāng)盡可能地收集齊全,對(duì)于工程建設(shè)的評(píng)價(jià)等資料則可以不收集或少收集。
三、單位建設(shè)工程檔案的整理
檔案整理工作是整個(gè)檔案管理活動(dòng)的核心內(nèi)容,是檔案工作者日常工作的基本內(nèi)容之一。由于單位建設(shè)工程往往在建設(shè)之初的命名與竣工或使用時(shí)的命名不同,各部門移交的文件材料不規(guī)范,或者不齊全,因而常導(dǎo)致單位建設(shè)工程檔案的整理困難。因此,單位建設(shè)工程檔案的整理是一個(gè)較為復(fù)雜的問題,單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程與單位實(shí)際,采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則,不宜以定式常法為據(jù)。
單位建設(shè)工程檔案的整理,雖然難以定法對(duì)待,但仍有條理可循。
第一,以時(shí)間為軸進(jìn)行單位不同建設(shè)工程檔案的整理。檔案是人類活動(dòng)的歷史記載,檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對(duì)事件進(jìn)行評(píng)述。因此,編年體史書的時(shí)間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此,單位存在不同建設(shè)工程的,其檔案應(yīng)當(dāng)以工程先后時(shí)間為序進(jìn)行編號(hào)整理。在整理時(shí)應(yīng)當(dāng)以工程竣工日期為建檔順序,而不宜以工程批準(zhǔn)或動(dòng)工日期為序建檔。這是因?yàn)楣こ炭⒐と掌趩我幻鞔_,一般不存在模糊問題,而批準(zhǔn)日期則因工程批準(zhǔn)部門較多,日期一般不統(tǒng)一,難以確定以哪一批文日期為準(zhǔn),容易形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。同時(shí),有時(shí)文件規(guī)定的動(dòng)工日期與實(shí)際動(dòng)工日期不一致,因而也難以作為歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。
第二,同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類整理。同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案的保管期限有永久、長(zhǎng)期、短期之別,為了便于定期銷毀短期與長(zhǎng)期檔案,永久保存部分重要檔案資料,對(duì)于檔案材料依據(jù)保管期限分類整理頗為必要。
第三,同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設(shè)計(jì)文件、工程項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設(shè)工程的檔案材料更加完整有序,便于日后的檔案查找。
第四,以文檔內(nèi)容為卷內(nèi)各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內(nèi)文檔較多,為便于查找,需要編寫目錄題名。簡(jiǎn)單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫目錄題名不便于查閱,難以與數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)相銜接,故此,應(yīng)以文檔主要事項(xiàng)為題錄,如某某項(xiàng)目可行性報(bào)告等。
總之,單位建設(shè)工程檔案的整理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作,應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心認(rèn)真對(duì)待,科學(xué)整理,既要考慮工作效率,又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀,不能簡(jiǎn)單應(yīng)付。
四、單位建設(shè)工程檔案的保管
單位建設(shè)工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設(shè)工程檔案的介質(zhì)和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施,主要包括檔案的庫(kù)房管理、檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)以及保護(hù)檔案的專門措施等。
一般而言,紙質(zhì)檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對(duì)于一些特殊的檔案文件,如照片和聲像資料,則不宜以上架擺列方式保管。因?yàn)檎掌妮d體質(zhì)量雖然相對(duì)可靠,但長(zhǎng)期保存可能會(huì)變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,可能因?yàn)闇囟?、濕度及防磁要求不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致影像質(zhì)量失真,加之經(jīng)常性的復(fù)制,導(dǎo)致資料清晰度下降,保管成本高。
因此,對(duì)于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以保存。如對(duì)于照片檔案文件,可以通過掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子圖像,然后加以保存,同時(shí)對(duì)照片采取常規(guī)方法保存。對(duì)于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,則可以通過數(shù)字技術(shù)保存為數(shù)字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同時(shí)保存原始錄像帶、錄音帶。應(yīng)當(dāng)注意的是,在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時(shí),應(yīng)加注說明性題名,并在屬性選項(xiàng)注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個(gè)人等基本資料,以便于查閱。
五、單位建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)
隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快,信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價(jià)值的檔案信息的專門機(jī)構(gòu)[5],必將廣為信息尋求者所利用。單位內(nèi)部或因工作需要,或因?qū)W習(xí)建筑設(shè)計(jì),均可能借閱單位建筑工程檔案。有時(shí)還存在外部人員借閱單位建設(shè)工程檔案的情況。故此,做好檔案的利用服務(wù),是檔案管理人員的又一核心工作。
單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務(wù)工作。
第一,利用單位建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定的查閱條件,檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復(fù)制服務(wù)。單位建設(shè)工程檔案有檔案與非檔案,檔案亦有密級(jí)之別,故此,哪些檔案可以查閱,哪些不能查閱,哪些機(jī)構(gòu)或人員可以查閱,均需要依法進(jìn)行。
第二,單位建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用,特別是檔案,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序,通過申請(qǐng)、核準(zhǔn)、查閱等基本程序,而且查閱地點(diǎn)、方法等均須符合規(guī)定。
第三,在合法前提下,單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極提供查閱檢索服務(wù),運(yùn)用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6],必要時(shí)應(yīng)向查閱者說明檔案文件的背景、內(nèi)容和文件變遷歷史過程,以便于查閱者能夠迅速準(zhǔn)確的獲知需要的信息。
第四,單位建設(shè)工程檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著力建造檔案的電子檢索系統(tǒng),并提供電子查閱與紙質(zhì)查閱的共時(shí)服務(wù)。面對(duì)越來越多的檔案材料,靠人工檢索費(fèi)時(shí)耗力,效率低下,故此,建設(shè)數(shù)字檔案館是檔案館建設(shè)的基本趨勢(shì),應(yīng)該努力建立紙質(zhì)檔案的電子檢索數(shù)據(jù),方便查閱。
單位建設(shè)工程檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜而意義重大的工作,不僅要求檔案管理人員具有高度的責(zé)任心和良好的工作技能,還要求單位內(nèi)部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)中,應(yīng)當(dāng)做到依法、及時(shí)、認(rèn)真和便利服務(wù),促進(jìn)單位建設(shè)工程檔案管理工作。
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1工程檔案管理概述
工程檔案管理是整個(gè)工程建設(shè)過程最基礎(chǔ)的工作，主要是通過對(duì)工程建設(shè)的每一細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄，并且收集確認(rèn)工程建設(shè)過程中的重要資料。一般來說，在工程建設(shè)前要通過決策、設(shè)計(jì)、審批、確立等環(huán)節(jié)，隨后是工程的施工、竣工、驗(yàn)收等部分，然而這些都需要進(jìn)行準(zhǔn)確、真實(shí)、詳細(xì)的記錄，為工程的預(yù)算等具體實(shí)施提供參考材料，例如在工程建設(shè)的設(shè)計(jì)中，記錄其設(shè)計(jì)過程、設(shè)計(jì)結(jié)果會(huì)影響項(xiàng)目的預(yù)算。同樣，對(duì)工程建設(shè)中的所使用的材料也需要詳細(xì)的記錄。為以后的施工積累經(jīng)驗(yàn)，而且還能對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整或變更。
2工程檔案對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量的影響
2．1工程檔案代表了工程建設(shè)質(zhì)量的好壞
現(xiàn)如今對(duì)工程項(xiàng)目的質(zhì)量評(píng)價(jià)摒棄了傳統(tǒng)的依靠現(xiàn)場(chǎng)檢查和工作人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)這種方法。根據(jù)《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》中要求:工程質(zhì)量驗(yàn)收合格必須滿足工程檔案驗(yàn)收合格及工程觀感質(zhì)量驗(yàn)收合格。由精確的數(shù)據(jù)與直觀的圖表所形成的工程檔案直接反應(yīng)了工程施工質(zhì)量的高低，對(duì)評(píng)定工程的質(zhì)量等級(jí)更具有科學(xué)性和說服力，從而取代了傳統(tǒng)的方式。
2．2工程檔案管理是保證建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段
工程檔案反應(yīng)的是建筑工程施工的管理水平，而建設(shè)工程施工的管理水平最直接的體現(xiàn)就是建設(shè)工程質(zhì)量的好壞，也就是說工程檔案管理是確保建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段。工程檔案管理，能夠時(shí)刻提醒要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工程建設(shè)，不能存在糊弄、敷衍的情況，同時(shí)還可以作為一種監(jiān)控手段對(duì)在建工程實(shí)行實(shí)時(shí)控制，保證建設(shè)工程質(zhì)量。
2．3工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
工程檔案管理是工程項(xiàng)目施工質(zhì)量的重要保障，作為關(guān)鍵部分的工程檔案管理則成為質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工程檔案是一個(gè)文件資料體系，工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案的完整化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、真實(shí)化。工程檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)控主要表現(xiàn)在對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的施工組織和原材料質(zhì)量的控制。也就是通常所說的“人、材料、機(jī)械、方法、環(huán)境”五大因素。工程檔案管理通過對(duì)這些因素的控制，保證了建設(shè)工程質(zhì)量，成為工程項(xiàng)目質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
3做好建設(shè)工程中的檔案管理的措施
3．1積極開展檔案知識(shí)培訓(xùn)
對(duì)企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其成為掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)的復(fù)合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學(xué)到的知識(shí)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定出適合企業(yè)的檔案管理方法對(duì)企業(yè)全員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化，才是提高企業(yè)檔案管理水平的重要手段。
3．2嚴(yán)格推行持證上崗制度
應(yīng)嚴(yán)格推行持證上崗制度，通過學(xué)習(xí)及檢驗(yàn)，對(duì)符合要求的人員頒發(fā)證書，并給與一定的獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)對(duì)檔案管理的積極性、主動(dòng)性。
3．3完善辦法制度
辦法制度是企業(yè)管理的一種機(jī)制，是加強(qiáng)企業(yè)管理的重要手段，對(duì)于加強(qiáng)工程檔案管理也起著同樣的作用。通過制定相關(guān)的辦法制度，明確規(guī)定檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、檔案管理工作人員及相關(guān)人員的職責(zé)、哪些檔案該歸檔、如何歸檔、什么時(shí)間歸檔、歸檔的質(zhì)量以及相應(yīng)的獎(jiǎng)懲等。
3．4強(qiáng)化對(duì)檔案的宣傳和利用
一是檔案管理部門要積極開展多種形式的宣傳活動(dòng)，如開設(shè)檔案相關(guān)課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優(yōu)點(diǎn)，以直觀的方式使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到利用工程檔案能夠解決很多問題。二是建立閱覽室，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案查詢服務(wù)。三是充分利用現(xiàn)代化手段，建立方便快捷的數(shù)字檔案，通過檔案信息化達(dá)到資源共享。
3．5實(shí)現(xiàn)工程施工與檔案管理的同步進(jìn)行
在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，工程施工與檔案管理的應(yīng)同步進(jìn)行。檔案管理人員不應(yīng)該只坐在辦公室內(nèi)等資料，而是要參與到項(xiàng)目建設(shè)的過程中，了解并掌握施工的進(jìn)展情況，才能對(duì)收集到的工程檔案進(jìn)行質(zhì)量鑒定，從而保證檔案資料的準(zhǔn)確性和可靠性。
3．6檔案管理科學(xué)化增強(qiáng)
隨著科技的發(fā)展，工程建設(shè)過程中，檔案的形成不再是人工填寫，而是依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的檢測(cè)結(jié)果，利用計(jì)算機(jī)編制而成，提高了數(shù)據(jù)、圖表的準(zhǔn)確度及清晰度。通過掃描技術(shù)，形成數(shù)字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案利用率，加強(qiáng)了對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)。更有利于工程檔案對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)管作用。
3．7加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)
企業(yè)檔案的領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的檢查指導(dǎo)工作。企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)部門是制定檔案管理辦法、制度的部門，是一個(gè)企業(yè)檔案管理工作的核心機(jī)構(gòu)。通過不定期的到建筑施工現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檢查指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，有助于提高現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理水平。同時(shí)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況及時(shí)修訂完善企業(yè)的檔案管理辦法、制度，有助于提高企業(yè)檔案管理的整體水平，一舉兩得。
4結(jié)語
總而言之，工程的建設(shè)離不開工程檔案的管理，檔案的管理是保證工程建設(shè)質(zhì)量的必要前提，是工程安全實(shí)施的關(guān)鍵，并且在一定程度上提高了工程建設(shè)的效率和質(zhì)量。
參考文獻(xiàn):
1建設(shè)工程檔案管理的重要性
建設(shè)工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現(xiàn)，具有一定的儲(chǔ)存價(jià)值。但是隨著工程項(xiàng)目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務(wù)書、上級(jí)批示的文件、招標(biāo)文件、勘察文件、施工合同等。而在實(shí)際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗(yàn)收材料以及關(guān)于質(zhì)量的監(jiān)督材料等。而在項(xiàng)目竣工之后，還會(huì)涉及到竣工圖紙、工程結(jié)算材料等。一般情況來講，這些材料都對(duì)施工過程進(jìn)行了詳細(xì)介紹，是較為真實(shí)、全面的材料內(nèi)容，對(duì)工程的質(zhì)量有重要影響。就當(dāng)前社會(huì)中各個(gè)行業(yè)的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會(huì)屬性，并且在國(guó)家的相關(guān)部門中已經(jīng)形成了一定的管理制度。但是無論從企業(yè)的方面來講，還是從個(gè)人的方面來講，檔案管理的實(shí)施都能實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)價(jià)值的良好呈現(xiàn)，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，相關(guān)工作人員需要給予這方面內(nèi)容充分重視。
2建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化措施
2.1充分了解建設(shè)工程的實(shí)施依據(jù)
就當(dāng)前情況來講，我國(guó)就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴(yán)格的法律和法規(guī)要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規(guī)定》等，而這些規(guī)律規(guī)定的制定能夠?yàn)楣こ痰捻樌麑?shí)施提供重要依據(jù)，進(jìn)而使工程在實(shí)施過程中做到有章可循。
2.2建設(shè)工程檔案管理工作的程序化
在工程項(xiàng)目實(shí)施的過程中，一般會(huì)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，按照分層的方式實(shí)施相應(yīng)管理，而在具體實(shí)施的過程中，主要體現(xiàn)在以下幾方面；首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理的體系化。在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要在實(shí)現(xiàn)集中領(lǐng)導(dǎo)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化和扁平化。前幾年，在部分單位中對(duì)檔案管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)做出了調(diào)整，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)分層。同時(shí)設(shè)置了檔案監(jiān)督小組、管理小組、檢查小組等，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理職責(zé)的詳細(xì)劃分。其次，監(jiān)督單位的檔案管理體系。一般來講，需要工程師對(duì)整體過程進(jìn)行監(jiān)控，同時(shí)也從設(shè)備、電氣儀表以及土建等多個(gè)方面進(jìn)行監(jiān)理，在實(shí)際監(jiān)控過程中，一般運(yùn)用巡視、平行檢驗(yàn)以及旁站等形式來完成，并且在此過程中，逐漸形成有系統(tǒng)化的資料。最后，施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準(zhǔn)確性得到保證，施工單位需要設(shè)置五個(gè)部門和一個(gè)工作室，五個(gè)部門主要是包括工程部門、物資部門、計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門以及技術(shù)質(zhì)量部門，一個(gè)工作室主要是指檔案室，在工程實(shí)施的過程中，這幾個(gè)部門需要對(duì)工程項(xiàng)目的資料進(jìn)行監(jiān)測(cè)，進(jìn)而使資料的準(zhǔn)確性得以凸顯。
2.3做好對(duì)建設(shè)工程檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)
一般來講，每個(gè)建筑工程單位都有自己的檔案管理部門，部門的設(shè)置主要是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目中涉及到資料的有效管理與運(yùn)用，并且在實(shí)際使用過程中給予專業(yè)指導(dǎo)，使工程的實(shí)施的各方面得到有效協(xié)調(diào)，同時(shí)促進(jìn)今后監(jiān)督以及維護(hù)檢查工作的順利實(shí)施。因此對(duì)于實(shí)施建設(shè)工程材料管理的工作人員來講，需要多參與和工程相關(guān)的例會(huì)，使檔案管理中出現(xiàn)的問題能夠得到有效解決。同時(shí)需要對(duì)檔案的具體狀態(tài)進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管，組織工作人員對(duì)施工單位的具體實(shí)施情況進(jìn)行定期檢查。除此之外，還可以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，組織相關(guān)工作人員在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行自主學(xué)習(xí)、組織培訓(xùn)班或者是讓檔案管理人員到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行具體解說。進(jìn)而使工作人員對(duì)涉及到的相關(guān)技術(shù)，規(guī)章制度以及政策法規(guī)等有更深入了解，并且能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)相關(guān)內(nèi)容的傳播。在這種狀況下，能夠?yàn)楦鱾€(gè)部門對(duì)資料的整理與裝訂提供有效參考，促進(jìn)資料管理工作效率的提升。
2.4做好對(duì)工程結(jié)算的控制
對(duì)于建設(shè)工程單位來講，在簽訂協(xié)議和合同時(shí)，在前期需要對(duì)和工程相關(guān)的資料進(jìn)行搜集與整理，做好變更和移交，并且對(duì)這些內(nèi)容提出明確、具體的要求，同時(shí)工程在最終的結(jié)算付款時(shí)，需要獲得檔案管理部門的認(rèn)可和簽字，然后進(jìn)行最終付款。
2.5確保各項(xiàng)措施落到實(shí)處
在工程建設(shè)的過程中，一般會(huì)設(shè)置相應(yīng)的檔案管理部門、相關(guān)職能部門以及考核小組等，定時(shí)對(duì)工程資料進(jìn)行歸納、整理以及累積，進(jìn)而將檔案管理的職責(zé)更好落到實(shí)處，使工程質(zhì)量有所保證。同時(shí)需要實(shí)施一定的獎(jiǎng)懲制度，使工作人員的工作積極性得到激發(fā)。
2.6實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展
工程建設(shè)一般實(shí)施的時(shí)間比較長(zhǎng)，從實(shí)施到竣工需要一個(gè)周期，因此在工程建設(shè)的過程中，實(shí)現(xiàn)有檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展十分重要。工程項(xiàng)目中檔案的確立應(yīng)該從工程設(shè)立階段就開始，同時(shí)在進(jìn)展過程中需要對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)管，對(duì)相關(guān)文件材料進(jìn)行詳細(xì)檢查。在項(xiàng)目簽訂正式的合同之后，需要實(shí)施相應(yīng)的監(jiān)理措施，使工程項(xiàng)目中的整體內(nèi)容納入到監(jiān)理范圍內(nèi)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設(shè)中的各個(gè)環(huán)節(jié)得到滲透。
3結(jié)束語
隨著我國(guó)建設(shè)行業(yè)的快速發(fā)展，人們對(duì)建設(shè)工程的質(zhì)量也提出了更高的要求。建設(shè)工程質(zhì)量直接關(guān)系到建設(shè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益及人們的生命財(cái)產(chǎn)安全，而工程檔案管理工作與工程質(zhì)量之間具有密切的關(guān)系，加強(qiáng)工程檔案管理工作對(duì)促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的提高具有十分重要的意義。因此，如何加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理工作成為當(dāng)前建設(shè)企業(yè)面臨的重要問題。
一、工程檔案建設(shè)的作用分析
在建設(shè)工程中，工程檔案占有十分重要的作用，它能夠?qū)⒐こ藤|(zhì)量直接反映出來。
通常情況下，建設(shè)工程質(zhì)量能夠通過工程檔案的建立直接反映出來，除了理解其字面意思之外，我們還要從更深層次對(duì)其進(jìn)行理解。有多數(shù)工序在工程建設(shè)過程中屬于隱蔽工程，通常這種類型的工程在竣工之后我們是看不到的，很難對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)。如果想對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的了解，也只能夠借助掩蓋之前的圖紙、錄像、照片以及各種現(xiàn)場(chǎng)記錄。站在現(xiàn)代管理科學(xué)的角度對(duì)其進(jìn)行分析可知，建設(shè)工程質(zhì)量的重要組成部分也包括了建設(shè)工程檔案質(zhì)量。如果一個(gè)工程檔案質(zhì)量較高，這也就充分說明了該工程進(jìn)行了規(guī)范管理，工作人員均具有較高素質(zhì)，并且還具有較高的工程管理質(zhì)量。
通常情況下，建設(shè)工程檔案出現(xiàn)在工程建設(shè)之前，建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行審批、決策以及確立這一過程中的真實(shí)記錄稱之為建設(shè)工程立項(xiàng)文件。例如，在進(jìn)行招標(biāo)、投標(biāo)、設(shè)計(jì)項(xiàng)目概要、編制項(xiàng)目預(yù)算的過程中，其重要的參考依據(jù)均為建設(shè)工程立項(xiàng)文件。但是在招標(biāo)、投標(biāo)、設(shè)計(jì)項(xiàng)目概要、編制項(xiàng)目預(yù)算等一系列過程中出現(xiàn)的文件材料優(yōu)勢(shì)進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)。勘察測(cè)量項(xiàng)目的重要依據(jù)。換句話說，在建設(shè)工程項(xiàng)目之前，就已經(jīng)形成了大量資料。如果在一個(gè)建設(shè)工程中將文件積累這一重要過程去除掉，那么這一建設(shè)工程是很難形成的。在施工的具體過程中，具體施工進(jìn)程和文件材料產(chǎn)生之間也存在密切相關(guān)性。
現(xiàn)階段，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，科學(xué)管理思潮也在很大程度上獲得發(fā)展，建筑項(xiàng)目的實(shí)施也越來越廣泛，這就要求建設(shè)工程必須擁有更高質(zhì)量。尤其是在精細(xì)化管理與量化分析盛行時(shí)期，這就要求建設(shè)工程建立起一套科學(xué)合理的精確評(píng)價(jià)體系。如果我們對(duì)建設(shè)工程管理模式有著嚴(yán)格要求，特別注重圖紙與數(shù)據(jù)的精確分析，那么我們就會(huì)自然摒棄感覺經(jīng)驗(yàn)?zāi)Ｊ?。在這種新模式下，我們不僅會(huì)注重工程現(xiàn)場(chǎng)，而且會(huì)將工程檔案的建設(shè)作為重要基礎(chǔ)，并且在此過程中對(duì)其進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)分析，最后再對(duì)其進(jìn)行綜合性的評(píng)價(jià)。換句話說，建設(shè)工程質(zhì)量是可以直接通過建設(shè)工程檔案反映的，所以應(yīng)該對(duì)工程質(zhì)量采用建設(shè)工程檔案進(jìn)行全面性評(píng)價(jià)。
二、 完善工程檔案管理工作
工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量控制在城市建設(shè)工程中主要通過施工現(xiàn)場(chǎng)和施工組織質(zhì)量控制表現(xiàn)，需要對(duì)制度、材料、方法以及人員這幾個(gè)方面進(jìn)行全面考慮。
（一）制度。通過對(duì)國(guó)務(wù)院第279號(hào)令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析可知，第一次站在國(guó)家法規(guī)的高度，在建設(shè)工程質(zhì)量控制體系中納入了建設(shè)工程檔案管理，強(qiáng)制性規(guī)定了建設(shè)工程的法律責(zé)任、報(bào)送移交程序、質(zhì)量要求以及相關(guān)內(nèi)容，《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》屬于推動(dòng)我國(guó)城建檔案工作發(fā)展的一部重要法規(guī)。
（二） 方法。檔案員要對(duì)記錄施工方法、流程以及創(chuàng)新工藝的工程文件進(jìn)行嚴(yán)格保管，確保其完整性與準(zhǔn)確性。
（三） 材料。建設(shè)工程質(zhì)量保證資料的主體包括建筑材料使用說明書、出廠合格證以及檢測(cè)報(bào)告等資料。所以在對(duì)檔案進(jìn)行編制的過程中，檔案員要對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真檢查與核對(duì)，做好各方面工作，以此來確保工程質(zhì)量和工程方案相符合。
（四）人員。 在工程建設(shè)中，建設(shè)工程檔案工作人員，也就是所說的資料員具有十分重要的作用。通常情況下，工程檔案管理在早期建設(shè)工程項(xiàng)目中沒有得到充分重視?，F(xiàn)階段，隨著工程檔案管理工作的不斷發(fā)展，工程檔案管理在早期建設(shè)工程項(xiàng)目中的重要性也慢慢凸現(xiàn)出來，對(duì)檔案管理人員的要求也越來越高，需要其擁有相應(yīng)的資格證才能上崗。每年在市政建設(shè)類工程項(xiàng)目開動(dòng)之前，市政工程建設(shè)處都會(huì)起到良好的帶頭作用，市政建設(shè)檔案由不同業(yè)務(wù)科室派出專業(yè)人員進(jìn)行工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。除此之外，將《檔案（資料）員合格證》到網(wǎng)上，有利于相關(guān)人員進(jìn)行及時(shí)的核對(duì)與查詢。其次，還要求每一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目的工程資料編制工作均要由持有《檔案（資料）員合格證》的專職人員進(jìn)行，在工程完全竣工之后，需要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申報(bào)之后，才能夠驗(yàn)收申報(bào)過的建設(shè)工程項(xiàng)目。
三、 提高建設(shè)工程質(zhì)量
對(duì)城建方案館近期的實(shí)際業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行科學(xué)總結(jié)，并且和工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行積極主動(dòng)的協(xié)調(diào)，（下轉(zhuǎn)第177頁(yè)）（上接第131頁(yè)）進(jìn)而建立起一套科學(xué)完善的城建檔案綜合管理系統(tǒng)，并對(duì)其它發(fā)達(dá)城市先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行大力借鑒。
在施工合同簽署的過程中，首先要對(duì)建設(shè)方關(guān)于工程檔案建設(shè)的相關(guān)要求進(jìn)行明確，在合同中明確相關(guān)責(zé)任，要求承建方對(duì)專門檔案管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行明確，并且終身負(fù)責(zé)工程資料，將其檔案管理的責(zé)任意識(shí)提高。實(shí)施方法包括：首先要抓好工程建設(shè)源頭，在進(jìn)行工程項(xiàng)目規(guī)劃審批與報(bào)建的過程中，就要和建設(shè)單位將工程檔案移交報(bào)送責(zé)任書簽署好，通過這樣的方式來確保管理方與建設(shè)方均了解工程建設(shè)的相關(guān)信息，同步管理建設(shè)工程檔案質(zhì)量及相關(guān)內(nèi)容。其次，要有專人負(fù)責(zé)工程檔案，并且要對(duì)其進(jìn)行全程跟蹤以及科學(xué)合理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，如果在此過程中發(fā)現(xiàn)了問題，就要對(duì)其進(jìn)行及時(shí)性的整改。最后，在快竣工之前，要預(yù)驗(yàn)收工程檔案，合格之后才能夠?qū)こ添?xiàng)目竣工進(jìn)行驗(yàn)收。這一系列措施和建設(shè)行政職能進(jìn)行充分融合，并且能夠工程檔案編制與收集的系統(tǒng)性、真實(shí)性、原始性，最終提高建設(shè)工程質(zhì)量。
要對(duì)管理工作細(xì)節(jié)之處加強(qiáng)重視，可以采用跟蹤服務(wù)或者預(yù)約服務(wù)的方式，謹(jǐn)防資料員在沒有做好充分準(zhǔn)備的情況下對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行重復(fù)辦理，進(jìn)而將工作效率提高。通過反復(fù)多次的大廳柜臺(tái)復(fù)檢業(yè)務(wù)辦理以及現(xiàn)場(chǎng)工程檔案業(yè)務(wù)集中指導(dǎo)，能夠形成一個(gè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)日志，并且具有較強(qiáng)的條理性。
在進(jìn)行建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的具體實(shí)踐過程中，存在著施工單位的實(shí)際活動(dòng)與相關(guān)文件不吻合的情況。這就需要我們及時(shí)整改出現(xiàn)的這些問題，進(jìn)而對(duì)工程檔案的真實(shí)性進(jìn)行有效保證，促使工程質(zhì)量管理中工程檔案管理能夠發(fā)揮出有效的作用。
四、結(jié)語
綜上所述，在建設(shè)工程中，工程檔案管理屬于一個(gè)十分重要的組成部分，并且工程檔案管理工作和工程質(zhì)量之間的關(guān)系具有高度緊密性。為了有效確保工程質(zhì)量，就必須加強(qiáng)工程檔案管理。所以，在建設(shè)過程中，檔案管理人員要樹立起管理意識(shí)，提高責(zé)任感，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量管理中的相關(guān)教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，提高檔案管理水平，最終達(dá)到提高建設(shè)工程質(zhì)量的目的。
一、充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)建設(shè)工程檔案收集管理的重要性
建設(shè)工程檔案是城鄉(xiāng)可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，是社會(huì)管理和公共服務(wù)的重要信息，是住房工作和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)管理的重要基礎(chǔ)資料，是建設(shè)系統(tǒng)各級(jí)主管部門依法履行職責(zé)、制定執(zhí)行政策、實(shí)施行政管理、進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)控和行業(yè)管理的重要依據(jù)，也是工程建設(shè)運(yùn)營(yíng)養(yǎng)護(hù)、維修改建等工作的重要依據(jù)。做好住房和城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作，能夠有效保證工程質(zhì)量，保障城市秩序、維護(hù)公共安全、應(yīng)對(duì)突出事件，對(duì)于實(shí)現(xiàn)建設(shè)事業(yè)又好又快發(fā)展，加快新型城鎮(zhèn)化建設(shè)進(jìn)程具有十分重要意義。
二、檔案收集的范圍及內(nèi)容
工建、民用建筑工程；市政基礎(chǔ)設(shè)施工程；城市地下管線工程；公用基礎(chǔ)設(shè)施工程；住宅小區(qū)公用設(shè)施建設(shè)工程；園林綠化工程；風(fēng)景名勝建設(shè)工程；房屋、產(chǎn)權(quán)登記；農(nóng)村住房建設(shè)與危房改造項(xiàng)目工程；各類建筑節(jié)能工程；機(jī)關(guān)文書、城市防洪、抗震、人防工程等，在建設(shè)過程中具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、電子、聲像，包括建設(shè)項(xiàng)目從提出立項(xiàng)、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種文件和資料。
三、檔案收集的步驟要求
從年1月1日起，全省統(tǒng)一使用省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳印制的《省建設(shè)工程檔案移交合同書》、《省建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》、《省建設(shè)工程檔案合格證》。為更好落實(shí)“兩書一證”制度，凡在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)所有新建、改建、擴(kuò)建的房屋建筑和市政工程項(xiàng)目、村鎮(zhèn)規(guī)劃區(qū)內(nèi)執(zhí)行工程建設(shè)程序的建設(shè)項(xiàng)目，其工程檔案收集按以下步驟要求辦理。
（一）建管部門在核發(fā)建設(shè)工程施工許可證前，須有建設(shè)單位與檔案管理部門簽訂的《省建設(shè)建設(shè)檔案移交合同書》，未簽訂合同書的，不予辦理施工許可手續(xù)。
（二）城建部門在核發(fā)城市道路工程及地下管線工程施工許可證前，除要求建設(shè)單位提供《省建設(shè)工程檔案移交合同書》外，還應(yīng)要求建設(shè)單位報(bào)送管線現(xiàn)狀資料和電子文件，并提供城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具的管線查詢證明，同時(shí)還需要建設(shè)單位提交既有地下管線的安全監(jiān)護(hù)方案。
在地下管線工程竣工驗(yàn)收前，城建部門還應(yīng)責(zé)成建設(shè)單位委托具有相應(yīng)資質(zhì)的工程測(cè)量單位，按照《城市地下管線探測(cè)技術(shù)報(bào)告》進(jìn)行竣工測(cè)量，管線測(cè)量成果作為工程檔案預(yù)驗(yàn)收的必查資料，建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格后，方可辦理竣工驗(yàn)收備案等手續(xù)。
（三）質(zhì)監(jiān)、開發(fā)辦、村鎮(zhèn)處在辦理建筑工程竣工驗(yàn)收備案手續(xù)時(shí)，必須把《省建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》作為必要條件，未出具預(yù)驗(yàn)收意見書的不預(yù)進(jìn)行竣工驗(yàn)收，不予辦理竣工驗(yàn)收備案手續(xù)。
（四）城建檔案管理部門要配合質(zhì)監(jiān)部門在建設(shè)單位組織工程竣工驗(yàn)收前，對(duì)建設(shè)單位工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。在接到建設(shè)單位申請(qǐng)檔案預(yù)驗(yàn)收5個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格的出具《省建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收意見書》，驗(yàn)收不合格的，必須將整改意見一次性明確告知建設(shè)單位，限期補(bǔ)充完善資料。督促建設(shè)單位在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套完整的電子檔案和紙質(zhì)檔案，并發(fā)放《省建設(shè)工程檔案合格證》。
（五）園林、市政環(huán)衛(wèi)、人防、供熱、風(fēng)景名勝局等部門，在各自承擔(dān)建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套完整檔案資料。
Abstract: The use of computer and network technology management construction project file has become the most important way to improve the degree of automation of records management and efficiency, and the most effective tool. Although the conditions are ripe for file management network, but is still in the process of the network there are a lot of problems. In this paper, the file the basic conditions of the network as well as the analysis of the problem, propose a file structure and practices of the network construction.Key words: construction engineering; records management; networking
中圖分類號(hào)：TE54 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2012）
一、前言
建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)工程管理系統(tǒng)不可缺少的重要部分，其重要性主要體現(xiàn)在建設(shè)過程中檔案管理系統(tǒng)的建立和運(yùn)行的過程，以及建檔之后對(duì)相關(guān)信息的利用，具體包括建設(shè)工程的管理、總結(jié)評(píng)價(jià)和類似項(xiàng)目對(duì)建設(shè)管理過程的經(jīng)驗(yàn)借鑒幾個(gè)方面。所以相關(guān)檔案管理系統(tǒng)和具體內(nèi)容應(yīng)該能夠?yàn)橛脩簦ü芾碚吆蜎Q策者）及時(shí)提供充足的信息而且保證查詢手段快捷。但截止目前為止，多數(shù)建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)依舊采用傳統(tǒng)的人工方式建立工程建設(shè)檔案，這種管理方式在當(dāng)今信息化時(shí)代，存在著諸多明顯缺點(diǎn),如:效率低、保密性差等。而且時(shí)間一長(zhǎng),由于采集數(shù)據(jù)的龐雜,造成用戶查找以及管理者對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新和維護(hù)十分不便，利用起來也相當(dāng)困難。
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),而且已進(jìn)入到人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有克服手工建檔相關(guān)不足的優(yōu)勢(shì)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。這些優(yōu)點(diǎn)將會(huì)極大地提高檔案管理的效率。雖然我國(guó)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化起步晚，具體建檔經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也有待提高，但建設(shè)工程檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)條件（計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和技術(shù)人員）已經(jīng)成熟，推廣建設(shè)工程檔案網(wǎng)絡(luò)化管理勢(shì)在必行。
二、建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題
1.由于歷史的原因，各地、各行業(yè)的檔案管理自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。檔案管理都是根據(jù)各自的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬(軟)件設(shè)備，而且管理要求和深度也不盡一致。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無共同的主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒有統(tǒng)一的建檔管理標(biāo)準(zhǔn)，使各地、各行業(yè)的檔案管理發(fā)展存在著很大盲目性，標(biāo)準(zhǔn)化水平低。
2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)工程檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過程中，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位或本行業(yè)使用，嚴(yán)重地影響了相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率，數(shù)據(jù)庫(kù)的利用不充分。
3.在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，各種管理技術(shù)以及硬（軟）件的作用都必須經(jīng)過具有專項(xiàng)技能的檔案人員才能發(fā)揮。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。目前建設(shè)工程檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要，人員整體素質(zhì)需要提高。
4、在已建成的檔案館中，存在查詢效率低，查詢頻繁，勞動(dòng)強(qiáng)度大。查詢文書檔案時(shí)，檔案員要經(jīng)常往返于檔案室前臺(tái)和庫(kù)房之間，有的企業(yè)檔案可能好幾卷，份量非常重，同時(shí)為了防止丟失，查閱前后都要核對(duì)數(shù)目。檔案安全性得不到保證。由于直接對(duì)原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對(duì)原件的毀壞、涂改，要派專人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對(duì)，將承擔(dān)不必要的損失。歸檔困難。由于資料的變動(dòng)（增加或更新），以及多卷相關(guān)檔案同時(shí)查詢的情況時(shí)有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯(cuò)誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將十幾萬卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時(shí)只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對(duì)檔案出、入庫(kù)記錄和檔案變動(dòng)的管理系統(tǒng)。
三、電子化管理需解決的問題
建設(shè)工程檔案管理的電子化管理和應(yīng)用
隨著電子產(chǎn)品的普及，電腦的廣泛應(yīng)用，應(yīng)逐步建立與工程建設(shè)檔案相適應(yīng)的管理模式，為加強(qiáng)公路工程管理提供最新最全的信息。
1.加強(qiáng)管理：建立起共同的工程檔案管理程序，應(yīng)用條碼規(guī)范和簡(jiǎn)化檔案管理工作，進(jìn)行有序高效的管理，減少人為地歸檔和調(diào)卷錯(cuò)誤，使檔案管理水平有一個(gè)質(zhì)的飛躍。
2.加強(qiáng)培訓(xùn)：提高工程檔案管理人員的素質(zhì)，選擇責(zé)任心強(qiáng)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)熟練，對(duì)工程建設(shè)和文檔管理有一定基礎(chǔ)的工作人員擔(dān)任信息員，并對(duì)其培訓(xùn)，監(jiān)理其工程檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)，提高工程建設(shè)檔案的整體質(zhì)量。
3加大投入：增加現(xiàn)場(chǎng)取證設(shè)備和電子設(shè)施，對(duì)原有的工程檔案文件進(jìn)行掃描，工程照片編入檔案，通過高速掃描、圖像壓縮與處理、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，獲取全部檔案的電子影像，實(shí)施安全的檔案?jìng)浞?、便利利用：客戶通過查詢檔案的電子影像實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的查詢。在此過程中，減少客戶與檔案原件接觸的機(jī)會(huì)，避免檔案原件被調(diào)閱人私自涂改、污損或撕毀的危險(xiǎn)。通過使用圖形、條碼、海量存儲(chǔ)等先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理電腦化、存儲(chǔ)光盤化、信息網(wǎng)絡(luò)化，并且在此基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)自動(dòng)化。
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、工程資料檔案管理工作的意義
項(xiàng)目建設(shè)中,工程檔案管理是整個(gè)工程管理中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作,它的形成和積累貫穿于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)全過程。一個(gè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、及竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段所形成的全部文件資料,必須完整準(zhǔn)確的體現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)全過程。特別是大型工業(yè)化裝置,往往伴隨參建單位眾多、專業(yè)性強(qiáng)、體系龐大、建設(shè)周期長(zhǎng)、成果驗(yàn)收復(fù)雜、“三邊”等特征,化工項(xiàng)目更是如此。因此,工程檔案管理工作必須從項(xiàng)目源頭抓起,在實(shí)施過程中進(jìn)行鞏固,并順利完成竣工檔案驗(yàn)收,才可保障項(xiàng)目管理工作的整體可控,進(jìn)而保證工程檔案的完整、規(guī)范。
建設(shè)工程檔案是一個(gè)事關(guān)建設(shè)工程和建設(shè)項(xiàng)目成敗的大問題，應(yīng)該是城建檔案工作關(guān)注的頭等大事。從實(shí)際操作上來講，建設(shè)工程檔案是城建檔案的重要組成部份，是建設(shè)工程在建設(shè)施工全過程中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，真實(shí)地反映了工程施工全過程的實(shí)際情況，是對(duì)建設(shè)工程的真實(shí)寫照，具有依據(jù)、憑證、參考等重要作用。形成并保管工程檔案的目的是為今后的利用提供一個(gè)確切的、科學(xué)的依據(jù)，為城市建設(shè)、城市規(guī)劃和城市管理等服務(wù)。工程檔案利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)是所載信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確度。因此，建設(shè)工程檔案必須做到真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。然而，筆者在長(zhǎng)期工程檔案審核驗(yàn)收和接收管理的實(shí)踐中，發(fā)現(xiàn)目前建設(shè)工程檔案問題比較突出，主要表現(xiàn)在完整性、真實(shí)性差，內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，簽章手續(xù)不到位，竣工圖編制不準(zhǔn)確等方面。這些問題的存在嚴(yán)重削減了建設(shè)工程檔案應(yīng)有的保存和利用價(jià)值，也將對(duì)建設(shè)工程今后的管理和維修、改擴(kuò)建以及權(quán)屬責(zé)任劃分等帶來嚴(yán)重影響。
二、當(dāng)前我國(guó)工程檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
自我國(guó)頒發(fā)《建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》以及《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》等相關(guān)檔案管理?xiàng)l例，我國(guó)工程建設(shè)檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理有了很大提高，但由于工程與其他工程相比存在很多特殊性，外界自然狀態(tài)對(duì)于工程的影響較大，導(dǎo)致工程檔案管理工作中存在諸多不足之處。
1、缺乏一定的管理意識(shí)。隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革與完善，國(guó)家政府的職能慢慢轉(zhuǎn)變，工程建設(shè)管理體制改革也不斷深入，相關(guān)的終身制度、建設(shè)監(jiān)理制度、項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制度以及竣工驗(yàn)收備案制度等正在逐步趨于完善，因此新時(shí)期下的工程檔案的載體、形式、內(nèi)容以及相關(guān)制度也發(fā)生了很大變化，對(duì)于工程檔案信息的收集、整理、建檔以及驗(yàn)收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以來都存在重工程輕檔案的現(xiàn)象存在，并沒有正確、全面的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致工程檔案管理工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)，很多工程檔案的收集、整理都不及時(shí)，工程檔案管理沒有充分發(fā)揮其作用。
2、檔案管理體系不健全。工程檔案管理的專業(yè)要求較強(qiáng)，但很多單位只是將檔案管理的職能納入綜合部門里，并沒有設(shè)置專門的獨(dú)立檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理工作的地位低下，并沒有得到員工的重視。雖然國(guó)家及單位也制定了相關(guān)的管理?xiàng)l例，但大部分都是形同虛設(shè)，并沒有起到實(shí)質(zhì)性的監(jiān)督管理作用。因此，在實(shí)際的工作中，缺乏相應(yīng)的操作性較強(qiáng)的管理制度來規(guī)范實(shí)際的工程檔案管理工作，導(dǎo)致工程綜合管理部門以及建設(shè)部門工作較隨意，各自為營(yíng)，經(jīng)常出現(xiàn)人員流動(dòng)現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的收集、管理工作難以順利開展。
3、缺乏專業(yè)性的管理人才。由于很多單位管理者并沒有意識(shí)到工程檔案管理的重要性，并沒有投入過多的人力、物力，很多工程檔案管理人員并非班科出身，缺乏一定的專業(yè)性，都是由工程技術(shù)人員來?yè)?dān)任兼職，只懂得工程的施工技術(shù)，對(duì)于檔案管理知識(shí)缺乏一定的認(rèn)識(shí)和了解，之前也并未接受過相應(yīng)的專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并不熟悉了解工程檔案管理的基本流程、相關(guān)的管理制度以及法律法規(guī)，很多工程檔案管理工作都只是在資料保管方面原地踏步，導(dǎo)致工程檔案管理低下。同時(shí)檔案管理部門中普遍存在的現(xiàn)象是檔案專業(yè)人員較少，新來的工作人員以及工程技術(shù)人員較多，工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平參差不齊，工程檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。
三、如何做好建設(shè)工程檔案的管理
工程檔案的重要性要求我們必須做好工程檔案管理工作。做好工程檔案管理工作首先要從管理本身的四個(gè)基本特征出發(fā)：即管理的載體是組織，管理的主體是管理者，管理的任務(wù)是設(shè)計(jì)和維護(hù)一種環(huán)境，管理的核心是處理好人際關(guān)系。人是管理的第一要素。
1、要完善法規(guī)，依法治檔。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程檔案管理?xiàng)l例》、《建設(shè)檔案管理規(guī)定》《工程圖紙管理辦法》等一系列檔案管理制度具體的規(guī)法要求，將檔案驗(yàn)收制度、檔案進(jìn)館時(shí)限制度和檔案執(zhí)法制度納入規(guī)劃、建設(shè)、管理程序中，在工程開工前下達(dá)資料任務(wù)單，落實(shí)到人，明確責(zé)任，在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化，做到收集更加齊全、分類更加合理、組卷更加科學(xué)、歸檔更加及時(shí)。從根本上保證檔案的內(nèi)在和外在，逐步完善規(guī)范各種制度，理順檔案工作程序，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，加大執(zhí)法力度，實(shí)現(xiàn)工程檔案在新時(shí)期的依法治檔。
2、建設(shè)工程檔案資料是按照工程建設(shè)程序形成的反映項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄。建立完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料是實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資和安全目標(biāo)的重要保證，規(guī)范檔案資料的管理是做好工程竣工驗(yàn)收和運(yùn)營(yíng)維護(hù)管理的基本要求。為規(guī)范基建處建設(shè)工程檔案資料的編集、保管、查閱和報(bào)送工作，提高建設(shè)工程項(xiàng)目管理水平，根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合基建處各科室項(xiàng)目管理的工作職能，做好檔案工作。
3、以人為本，發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，做好工程檔案的管理工作。一是加強(qiáng)對(duì)工程檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。二是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得上崗證書；對(duì)外，注重檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要定期舉辦檔案管理和業(yè)務(wù)的集中培訓(xùn)班，做好檔案歸檔要求講解，組織參建單位相關(guān)人員就項(xiàng)目檔案工作的文件和標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握，不斷強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，切實(shí)提高參建單位的檔案管理水平，使項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)工作得到有效保障，做好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個(gè)環(huán)節(jié)工作，確保工程項(xiàng)目歸檔材料良好、完整規(guī)范、系統(tǒng)配套。三是深入現(xiàn)場(chǎng)，做好對(duì)重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案的服務(wù)工作，主動(dòng)做好對(duì)重點(diǎn)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)，積極做好項(xiàng)目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設(shè)同步，認(rèn)真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。四是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動(dòng)態(tài)，即新的項(xiàng)目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時(shí)又改進(jìn)了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時(shí)將相關(guān)信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補(bǔ)充到相應(yīng)的規(guī)范中，進(jìn)一步做好對(duì)工程檔案的管理。
結(jié)束語
總之，工程檔案是工程建設(shè)最真實(shí)的反映,是檢驗(yàn)工程的重要依據(jù)。分析研究工程檔案管理實(shí)踐中存在的各類問題,對(duì)于更好提高工程檔案管理水平,提高工程建設(shè)有著積極促進(jìn)作用。目前，檔案工作已趨制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，檔案管理水平有了明顯提高。在新的形勢(shì)下，施工企業(yè)的檔案管理工作面對(duì)新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作只有不斷的適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，按照科學(xué)發(fā)展觀的要求，以狠抓檔案管理為契機(jī)，在鞏固和發(fā)展己有成績(jī)的基礎(chǔ)上，繼續(xù)努力，開拓進(jìn)取，根據(jù)工作發(fā)展的需要，不斷改進(jìn)和完善檔案管理手段，才能更好的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
重大建設(shè)工程一般會(huì)投入較多的人力和物力資源，而作為建設(shè)工程基本記錄的檔案還是建設(shè)工程的核心組成，也是建設(shè)工程的主要成果。由于會(huì)消耗較多的資源，所以，通常都較為關(guān)注工程實(shí)體成果，忽略檔案管理，但我們卻不知，檔案管理才是判定事故的主要原因，并是還原建設(shè)活動(dòng)的重要參考，我們應(yīng)重視并做好檔案管理工作。
1工程檔案為工程質(zhì)量的有效反映
在最初的階段，建設(shè)工程質(zhì)量屬于生活化概念，實(shí)際上是感性評(píng)價(jià)，它是對(duì)工程性能、主要品質(zhì)與安全的系統(tǒng)表達(dá)。然而，隨著工程項(xiàng)目的高度開展與現(xiàn)代科學(xué)管理理念的滲入，面向工程質(zhì)量給出了嚴(yán)格的定義，具體來說，建設(shè)工程質(zhì)量即工程項(xiàng)目應(yīng)迎合業(yè)主需要，滿足國(guó)家法律規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，一般涉及適用性、穩(wěn)定性、經(jīng)濟(jì)性、持久性、安全性和環(huán)境協(xié)調(diào)性。尤其是量化分析與精細(xì)化管理的逐步推進(jìn)，基于建設(shè)工程質(zhì)量形成了精準(zhǔn)、可靠的評(píng)價(jià)體系。待我們的評(píng)價(jià)自感受性經(jīng)驗(yàn)過渡到依托數(shù)據(jù)與現(xiàn)狀圖紙形成的系統(tǒng)化模式時(shí)，工程質(zhì)量評(píng)價(jià)不再單單是深入現(xiàn)場(chǎng)看看便可，實(shí)際上應(yīng)利用建設(shè)工程檔案充當(dāng)基礎(chǔ)，借助指標(biāo)量化統(tǒng)計(jì)研究充當(dāng)手段，完成綜合測(cè)評(píng)。從本質(zhì)層面而言，工程檔案映射著工程質(zhì)量，這要求我們應(yīng)利用工程檔案充當(dāng)依據(jù)面向工程質(zhì)量實(shí)施綜合評(píng)價(jià)。工程檔案映射著工程質(zhì)量的另一層意義便是：在工程建設(shè)環(huán)節(jié)，大部分工序內(nèi)容均被下道工序遮掩，即所謂的隱蔽工程。針對(duì)此部分，待工程竣工后一般看不到，且無法檢測(cè)，我們只能依照遮掩前期的照片和圖紙等信息資料展開評(píng)價(jià)，在此環(huán)節(jié)，工程檔案所發(fā)揮的作用具有不可替代性。另外，工程檔案質(zhì)量和工程管理也存在一定的關(guān)聯(lián)，其中檔案質(zhì)量越優(yōu)良，則工程管理便越規(guī)范，代表人員綜合素質(zhì)越高，工程質(zhì)量越理想。
2檔案管理是提高工程質(zhì)量的基本方法
檔案管理存在行政強(qiáng)制性，這一特性一般和建設(shè)行政職能緊密結(jié)合，其在竣工審查環(huán)節(jié)占據(jù)重要位置，還是行政許可的必要條件。同時(shí)，檔案管理還是執(zhí)法檢查的主要內(nèi)容。經(jīng)由工程檔案管理強(qiáng)化能夠提升工程質(zhì)量，為保障檔案管理，我們可以從工程質(zhì)量方面著手，首先，市建委應(yīng)認(rèn)真把關(guān)，工程施工在獲取許可證前應(yīng)與市城建檔案館共同簽訂責(zé)任書，認(rèn)真記錄檔案人員，并盡快將工程檔案標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任報(bào)告給建設(shè)單位，采用終身負(fù)責(zé)體制，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。除此之外，應(yīng)指派專人管理工程檔案，實(shí)施業(yè)務(wù)指導(dǎo)和全程追蹤，一旦發(fā)現(xiàn)問題能夠有效解決。在工程完成前基于工程檔案實(shí)施預(yù)驗(yàn)收，只有達(dá)標(biāo)方可看成是合格工程，進(jìn)而發(fā)放相關(guān)許可證，并把這個(gè)看成憑據(jù)實(shí)施驗(yàn)收。質(zhì)量監(jiān)督站應(yīng)圍繞資料實(shí)施備案處理，再詳細(xì)報(bào)送，順利完成移交，只有這樣，方可獲得合格證，隨后辦理產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍相關(guān)手續(xù)。
3檔案管理為質(zhì)量控制的主要環(huán)節(jié)
工程檔案屬于靜態(tài)概念，然而，其管理卻屬于動(dòng)態(tài)過程。常規(guī)條件下，檔案管理目標(biāo)為構(gòu)建一個(gè)可靠、健全、詳盡的檔案。但隨著相關(guān)認(rèn)知的逐步加深，發(fā)現(xiàn)檔案管理里不單純是獨(dú)立個(gè)體，還是項(xiàng)目管理的核心組成。在質(zhì)量控制工程中，其發(fā)揮著重要作用。在項(xiàng)目管理過程，控制質(zhì)量的基本表現(xiàn)是面向施工組織與現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量實(shí)施有效控制，另外，還包含工藝與產(chǎn)品質(zhì)量方面的控制。最重要的是要思量人、材料和機(jī)械設(shè)備等帶來的影響，在具體的建設(shè)工程，工程資料不可或缺，同時(shí)，應(yīng)保證每一個(gè)技術(shù)人員都是在培訓(xùn)通過后，持證上崗的。由于五個(gè)方面資料也涵蓋在檔案中，為此，在管理檔案時(shí)，務(wù)必要重視并做好對(duì)應(yīng)的質(zhì)量控制工作。
4工程檔案為工程項(xiàng)目的關(guān)鍵組成
在常規(guī)意義上，著手工程施工活動(dòng)前，工程檔案便形成并有所積累。立項(xiàng)文件指代項(xiàng)目決策和審批等環(huán)節(jié)的有效記錄，并是經(jīng)費(fèi)實(shí)施與項(xiàng)目執(zhí)行的重要參考。預(yù)算編制、概要設(shè)計(jì)與招投標(biāo)一定要建立在立項(xiàng)文件之上。同時(shí)，項(xiàng)目預(yù)算、概要設(shè)計(jì)以及招投標(biāo)形成積累的文件還是工程勘測(cè)與詳細(xì)設(shè)計(jì)的參考。換而言之，著手工程建設(shè)活動(dòng)前，已經(jīng)產(chǎn)生了較多的文件資料。若把此文件積累過程抽離于建設(shè)活動(dòng)，建設(shè)工程便不能成立，也不能開展。即便在施工環(huán)節(jié)，文件資料形成和一般施工進(jìn)程無法割離。例如，水泥和磚塊等建筑材料投入應(yīng)用前，一定要組織送檢，待檢測(cè)達(dá)標(biāo)后方可使用，上述檢測(cè)文件材料為重要參考。應(yīng)用建筑材料時(shí)，需依照指令進(jìn)行。在具體應(yīng)用過程，具備旁站監(jiān)督記錄與檢測(cè)記錄，即便出現(xiàn)問題，也能變更說明。換而言之，工程全程存在兩根線條，分別是技術(shù)性的和操作性的。其中技術(shù)性線條應(yīng)提前產(chǎn)生，且更長(zhǎng)遠(yuǎn)。在施工過程，兩者相互交織。然而，不管在何種情形中，技術(shù)性線條均不能剝離于工程項(xiàng)目中，也不能將其忽略掉。
5結(jié)語
工程的建設(shè)屬于長(zhǎng)期性過程，包含立項(xiàng)、勘察與招投標(biāo)等不同內(nèi)容。工程檔案除可完整記錄檔案過程，也能夠把整個(gè)過程有機(jī)連接起來，并把這一過程有效保存下來。當(dāng)前，我們應(yīng)明確工程檔案的現(xiàn)實(shí)意義，掌握實(shí)現(xiàn)途徑，積極總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，鼓勵(lì)自己不斷完善，增強(qiáng)緊迫感與責(zé)任感，進(jìn)而推動(dòng)工程檔案管理，維護(hù)生命財(cái)產(chǎn)安全。
作者:程江 吳成 單位:西北化工研究院
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：
淺談;做好;通信建設(shè)工程;檔案管理
一、新時(shí)期通信建設(shè)工程檔案探討
新時(shí)期新環(huán)境下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)高速發(fā)展與進(jìn)步，創(chuàng)新科學(xué)化管理的思維意識(shí)也在與時(shí)俱進(jìn)的不斷發(fā)展，通信建設(shè)工程的運(yùn)行各行各業(yè)中牽涉越來越廣泛與深入，這就要求通信建設(shè)工程的質(zhì)量必須高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求化。特別是在新時(shí)期新環(huán)境下推崇精準(zhǔn)管理與質(zhì)量精細(xì)化階段，這就讓通信建設(shè)工程必有一套完善系統(tǒng)科學(xué)化精準(zhǔn)的評(píng)估體系。在實(shí)施建設(shè)通信工程嚴(yán)要求高標(biāo)準(zhǔn)建造前提下，加重對(duì)通信數(shù)據(jù)文件資料的精確分析研究，通信工程建設(shè)時(shí)就會(huì)避免盲目依靠感覺與經(jīng)驗(yàn)來施工建設(shè)，貫徹落實(shí)嚴(yán)要求與高標(biāo)準(zhǔn)的施工要求，將通信建設(shè)工程檔案作為工程核心基礎(chǔ)，我們除了要注重建設(shè)施工方法，還要將質(zhì)量細(xì)化分析運(yùn)用到通信建設(shè)工程檔案中去，使用相關(guān)的驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)來檢測(cè)通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量并進(jìn)行綜合的評(píng)估。簡(jiǎn)單來說，通信建設(shè)工程質(zhì)量的好與壞是通過通信建設(shè)工程檔案來直接體現(xiàn)的，以此只有進(jìn)行綜合質(zhì)量評(píng)估才能判斷工程如何。一般情況下，通信建設(shè)工程質(zhì)量可以通過通信建設(shè)工程檔案的制定直觀明了的體現(xiàn)出來，解讀了解字面意思后，還必須從通信建設(shè)工程全面及背后進(jìn)行研究了解。通信建設(shè)工程中很多數(shù)據(jù)資料，如文字、圖片等等數(shù)字化資料屬于隱蔽工程，只有通信建設(shè)工程竣工以后這種數(shù)字文件資料我們只有通過相關(guān)方法才能查閱，這就要求通信建設(shè)工程建設(shè)中要做到嚴(yán)格要求每一步相關(guān)工藝切實(shí)精準(zhǔn)，只有這樣，才能確保通信建設(shè)工程檔案完工后正常便捷的使用。通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞，從側(cè)面反映了通信建設(shè)工程建造時(shí)是否按照相關(guān)管理規(guī)定來建造及相關(guān)建造人員素質(zhì)及技術(shù)水平，通信建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞問題與其他行業(yè)也有著緊密的關(guān)系。
二、通信建設(shè)工程檔案中存在的問題
第一，通信建設(shè)工程檔案管理存放不重視。相關(guān)建設(shè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)通信建設(shè)工程檔案重視度不夠，多數(shù)情況下會(huì)將檔案工作直接轉(zhuǎn)交給建設(shè)施工單位，監(jiān)督性弱甚至直接使監(jiān)督工作有名無實(shí)。個(gè)別建設(shè)施工單位沒將檔案文件分類歸檔，工程完工以后，致使檔案遺失，無法交還回建設(shè)單位，這就會(huì)使通信建設(shè)工程檔案中前期的文獻(xiàn)數(shù)字文件散失，直到通信建設(shè)工程完工檢查驗(yàn)收前期，建設(shè)單位要求施工移交工程前期建設(shè)相關(guān)資料時(shí)，施工單位才會(huì)將現(xiàn)存的零散文件交還，這就使通信建設(shè)工程檔案前期資料不完整。第二，通信建設(shè)工程檔案資料不完整。信息產(chǎn)業(yè)中通信建設(shè)工程檔案關(guān)鍵問題是檔案的完整系統(tǒng)化。資料事無巨細(xì)的與通信建設(shè)工程檔案有關(guān)的內(nèi)容都要及時(shí)入檔。但是實(shí)際情況與工作中，可以發(fā)現(xiàn)通信建設(shè)工程檔案中很多資料不齊全，丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。比如通信建設(shè)工程檔案簽訂的相關(guān)合同協(xié)議及政府相關(guān)單位批復(fù)的文件回復(fù)等等文件都有漏存與遺失情況發(fā)生。通信建設(shè)工程檔案資料的流失勢(shì)必會(huì)給工程完工以后帶來各種各樣的麻煩，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)l(fā)經(jīng)濟(jì)糾紛。第三，通信建設(shè)工程檔案管理內(nèi)容質(zhì)量空洞。首先，是檔案文件原件歸檔不及時(shí)，復(fù)印的文件多，求其原因是相關(guān)資料文件的監(jiān)管部門或個(gè)人疏忽大意，未能及時(shí)追回資料文件原價(jià)，對(duì)通信建設(shè)工程檔案相關(guān)設(shè)計(jì)施工單位合作中馬虎大意，其次，法律文件文書手續(xù)準(zhǔn)備不充分。很多沒有建設(shè)施工，設(shè)計(jì)及監(jiān)理等相關(guān)部門或負(fù)責(zé)人簽字和蓋章。最后，雙方簽訂的合同和協(xié)議有無簽字及加蓋公章的情況發(fā)生，致使通信建設(shè)工程檔案完工后，達(dá)不到相關(guān)要求。第四，通信建設(shè)工程檔案管理人員專業(yè)技術(shù)差。負(fù)責(zé)整合通信建設(shè)工程檔案文件資料的相關(guān)人員自身文件資料處理技術(shù)一般，為經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，收集整合的資料往往缺乏重點(diǎn)內(nèi)容，僅是單純的流水賬。第五，通信建設(shè)工程檔案領(lǐng)導(dǎo)決策層重視度低。個(gè)別通信建設(shè)工程檔案單位領(lǐng)導(dǎo)決策層重發(fā)展，輕視檔案管理建設(shè)的老思想根深蒂固，在通信建設(shè)工程檔案方面沒有配足足夠的專業(yè)技術(shù)人員。第六，通信建設(shè)工程檔案施工操作單位沒有落實(shí)專人負(fù)責(zé)制度。相關(guān)施工人員因?yàn)橐τ谑┕そㄔO(shè)，對(duì)檔案資料收集、整合、分類歸檔可能會(huì)習(xí)慣性忽視，很多時(shí)候，施工建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策層都會(huì)推脫不承擔(dān)通信建設(shè)工程檔案的擔(dān)當(dāng)。第七，部分通信建設(shè)工程檔案相關(guān)設(shè)計(jì)人員是檔案資料的編輯整合者，害怕檔案資料分類歸檔后查找調(diào)閱麻煩，就講檔案資料自己存放，沒有分類歸檔，很多時(shí)候?qū)е峦ㄐ沤ㄔO(shè)工程完工后，檔案資料遺失。
三、加強(qiáng)完善通信建設(shè)工程檔案資料管理系統(tǒng)化
第一，通信建設(shè)工程檔案檔案資料源頭分類歸檔工作。編輯監(jiān)察通信建設(shè)工程檔案資料文件的相關(guān)負(fù)責(zé)人員，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照檔案工作相關(guān)管理規(guī)定，積極主動(dòng)的與工程建設(shè)施工監(jiān)管部門或負(fù)責(zé)人溝通交流，強(qiáng)調(diào)并督促建設(shè)施工單位工程建設(shè)中監(jiān)察部門對(duì)通信建設(shè)工程檔案的，說明各相關(guān)部門監(jiān)管責(zé)任與職責(zé)。建設(shè)監(jiān)管部門和施工單位、編制設(shè)計(jì)單位，監(jiān)察單位都要單獨(dú)簽訂合作協(xié)議及正規(guī)合同，并將這些內(nèi)容整理分類后都收入檔案中，這樣就可以使各方合作單位能夠切實(shí)認(rèn)真的落實(shí)執(zhí)行制定的相關(guān)合同與協(xié)議，將責(zé)任明晰化，各單位承當(dāng)相關(guān)責(zé)任的檔案資料，從通信建設(shè)工程檔案資料文件源頭抓起。第二，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員嚴(yán)把文件資料治療關(guān)。通信建設(shè)工程檔案資料文件都有一定的連續(xù)性和相關(guān)性，基于此點(diǎn)通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員要結(jié)合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分析整合通信建設(shè)工程產(chǎn)生的各種類型資料文件，并對(duì)其嚴(yán)格認(rèn)真的進(jìn)行分類歸檔，解決存在的問題，通信建設(shè)工程檔案資料的質(zhì)量。在通信建設(shè)工程施工建設(shè)早期，對(duì)文件資料檢查要查看是否完整，精確，體系化，重點(diǎn)注意通信建設(shè)工程施工建設(shè)中產(chǎn)生的重點(diǎn)文件資料是否已分類歸檔及是否完整。對(duì)通信建設(shè)工程檔案資料文件的嚴(yán)格仔細(xì)檢查，可以有效提高案文件的質(zhì)量，養(yǎng)成檔案工作的規(guī)范化，使通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員強(qiáng)化檔案監(jiān)管意識(shí)并熟悉了解檔案監(jiān)管工作的流程。第三，完善健全通信建設(shè)工程檔案工作制度。檔案監(jiān)管相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)完善健全制定通信建設(shè)工程檔案的相關(guān)工作規(guī)定，使通信建設(shè)工程檔案的分類歸檔領(lǐng)域、通信建設(shè)工程檔案工作的步驟、通信建設(shè)工程檔案資料文件的整合與分類歸檔、通信建設(shè)工程檔案的交接等問題都加以解釋明確，方便對(duì)通信建設(shè)工程檔案的監(jiān)管各方進(jìn)行高效管理，確保檔案資料文件，完整、精確與體系化。第四，切實(shí)做好通信建設(shè)工程檔案的保存和運(yùn)用工作。當(dāng)通信建設(shè)工程完工以后，相關(guān)的監(jiān)管人員應(yīng)當(dāng)按時(shí)定期的對(duì)上級(jí)監(jiān)管部門或負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案文件的檔案交接工作，檔案資料文件監(jiān)管人員也要切實(shí)做好所交接答案文件的整合與保存工作，編制正規(guī)的目錄索引，確保檔案文件資料查找準(zhǔn)確性及查全性，是通信建設(shè)工程檔案作用發(fā)揮到最大，為相關(guān)的產(chǎn)業(yè)企業(yè)提供關(guān)輔助。第五，監(jiān)察通信建設(shè)工程檔案，嚴(yán)格審查，保證通信建設(shè)工程檔案資料準(zhǔn)確性與系統(tǒng)化。在通信建設(shè)工程施工建設(shè)過程中，要責(zé)任劃分到個(gè)人，切實(shí)做到專人專項(xiàng)。檔案專業(yè)技術(shù)人員收集整合檔案資料，項(xiàng)目主管人員負(fù)責(zé)核查審計(jì)及簽名認(rèn)證，通過管理部門檢查后有工程部門分類歸納。同時(shí)嚴(yán)格控制好施工建設(shè)單位及相關(guān)人員使用檔案資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)登記時(shí)間及使用者身份或部門。第六，專業(yè)技術(shù)過硬的通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管人員是通信建設(shè)工程日常應(yīng)用及維護(hù)的核心力量。通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管工作是第一線的后期輔助工作，是通信建設(shè)工程正常運(yùn)行的關(guān)鍵。通信建設(shè)工程監(jiān)管人員的人用，要嚴(yán)把所用人的專業(yè)技術(shù)能力及職業(yè)素養(yǎng)，日常工作中要按時(shí)定期的開展專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)學(xué)習(xí)與職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，從思想上高度重視通信建設(shè)工程監(jiān)管人員的政治覺悟。
四、未來通信建設(shè)工程檔案在各行各業(yè)中的發(fā)展
政府、企業(yè)未來辦公自動(dòng)化已經(jīng)是不可避免的趨勢(shì)，通信建設(shè)工程檔案在未來辦公自動(dòng)化的發(fā)展潮流中是最大的輔助力量。通信建設(shè)工程檔案也注定會(huì)取代現(xiàn)有政府及企業(yè)現(xiàn)有的辦公通信模式。結(jié)合本文以上所列通信建設(shè)工程檔案中問題進(jìn)行分析后，可以大體上整理出未來政府及企業(yè)等單位辦公通信模式的發(fā)展潮流，可以概括為二大方面：第一，通信建設(shè)工程檔案標(biāo)準(zhǔn)制度化。政府及企業(yè)等單位在現(xiàn)有的通信建設(shè)工程檔案基礎(chǔ)之上，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)涵蓋全國(guó)區(qū)域、可以多方同時(shí)橫向與縱向交換信息的通信建設(shè)工程檔案總檔案庫(kù)，并構(gòu)建次一級(jí)的完整規(guī)定一致的子檔案庫(kù)借以整合全部的檔案文件資料。以此為基礎(chǔ)的，賦予地方政府及企業(yè)單位充足的自由運(yùn)作權(quán)力，根絕實(shí)際情況及行業(yè)特點(diǎn)，加設(shè)個(gè)性化功能，保證全國(guó)通信建設(shè)工程檔案庫(kù)能夠全部鏈接，而各地彼此影響通信建設(shè)工程檔案的正常使用。第二，通信建設(shè)工程檔案移動(dòng)化?，F(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)的飛速迅猛發(fā)展，通信保密安全與互聯(lián)網(wǎng)之間的摩擦必將得到徹底合理解決，通過相關(guān)技術(shù)手段保證通信建設(shè)工程檔案在接入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)以后，其通信建設(shè)工程檔案的保密性不會(huì)受到較大影響，還可單獨(dú)與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)外狀態(tài)下隔離單獨(dú)使用，通過多種類型的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行扶著，這樣對(duì)防止檔案文件的遺失與非法操作及侵入都起到較好的保護(hù)措施。我國(guó)通信建設(shè)工程檔案與服務(wù)企業(yè)合作中出現(xiàn)的問題，只有針對(duì)性的整合出一些列通信工程檔案與服務(wù)企業(yè)合作中出現(xiàn)問題的解決方法。綜上所述，在通信建設(shè)工程檔案建設(shè)過程中，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管屬于一個(gè)核心組成部分，通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管與通信建設(shè)工程質(zhì)量有著密不可分的管理性。如果想要保證通信建設(shè)工程的質(zhì)量就要嚴(yán)格落實(shí)通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管相關(guān)規(guī)章制度。因此，工程建設(shè)施工過程當(dāng)中，負(fù)責(zé)通信建設(shè)工程檔案監(jiān)管技術(shù)人員要加強(qiáng)自身專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)，提升職業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)還要強(qiáng)化崗位意識(shí)，對(duì)通信建設(shè)工程檔案存在的問題，進(jìn)行問題分析整合，要及時(shí)處理這些問題，確保所監(jiān)管的通信建設(shè)工程檔案無任何質(zhì)量問題。
參考文獻(xiàn)：
