序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇學(xué)校檔案升級(jí)驗(yàn)收范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

農(nóng)業(yè)院?！】蒲袡n案　管理工作

科研檔案是農(nóng)業(yè)院校檔案的重要構(gòu)成部分，是學(xué)校科研活動(dòng)的真實(shí)記載，是保護(hù)學(xué)校知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，因此，搞好科研檔案工作對(duì)農(nóng)業(yè)院校來(lái)說(shuō)有著極其重要的意義。

1　農(nóng)業(yè)院?？蒲袡n案工作的現(xiàn)狀

1.1　立卷單位多而分散

根據(jù)檔案材料形成單位立卷的原則，一所學(xué)校，每年都有上百個(gè)課題結(jié)題，也就有上百個(gè)立卷單位。要對(duì)這眾多的課題組進(jìn)行具體的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這對(duì)于面向全校、統(tǒng)管門類眾多而只有少數(shù)人員編制的學(xué)校檔案部門來(lái)說(shuō)，其有效指導(dǎo)難免會(huì)顧此失彼，從而影響課題的及時(shí)歸檔和立卷的質(zhì)量。

1.2　課題組成員的臨時(shí)性與檔案工作的專業(yè)技術(shù)性產(chǎn)生矛盾

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性工作，即使是一個(gè)專業(yè)檔案員，也需要經(jīng)過(guò)專業(yè)基礎(chǔ)的學(xué)習(xí)，再加上一定的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累，才能逐步熟練。由于課題組是隨科研任務(wù)的需要而組合的單元組織，其成員的臨時(shí)性和流動(dòng)性使其難以熟練掌握立卷的原則、方法和技能，加上科研人員大多數(shù)是雙肩挑的，工作繁忙，確實(shí)很難有時(shí)間按檔案工作的要求做專門的資料收集。保管，整理、加工等歸檔立卷工作，從而影響了課題立卷的質(zhì)量和落實(shí)。

1.3　科研檔案形成的渠道多

一項(xiàng)科研任務(wù)從選題申報(bào)，評(píng)議審批、組織實(shí)施到驗(yàn)收鑒定，涉及到項(xiàng)目主管部門，學(xué)校管理部門以及課題組三個(gè)系統(tǒng)，其檔案原始材料產(chǎn)生于這三個(gè)系統(tǒng)，歸檔時(shí)需要人為地將它們有機(jī)組合在一起，否則就有可能造成檔案被分離而欠準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)。這也增加了科研檔案工作操作上的困難，例如從立題到實(shí)施過(guò)程中，課題組處于被管理的位置，項(xiàng)目和成果報(bào)批、評(píng)審的材料不可能到達(dá)他們的手中，因而課題組就無(wú)法按基層單位立卷的要求獨(dú)立完成科研檔案的全部立卷任務(wù)。

1.4　科研檔案材料形成的周期長(zhǎng)，集合材料需要跨年度進(jìn)行

一項(xiàng)科研任務(wù)往往需要一年，有的甚至跨年之久，所涉及的范圍廣、參與的人員多，檔案內(nèi)容復(fù)雜，極易產(chǎn)生分割和疏漏現(xiàn)象。由于學(xué)校檔案管理部門不直接參與科研管理工作，不掌握全校科研活動(dòng)的狀況，因此難以做到及時(shí)督促歸檔或清楚地知道是否該歸檔的都已全部歸檔了。由于不了解科研的全過(guò)程，對(duì)各個(gè)案卷的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系也就不大了解，不易發(fā)現(xiàn)遺漏、分割或重復(fù)的現(xiàn)象。如課題的研究材料和成果材料，可能會(huì)因時(shí)間的差別而被分割為兩個(gè)檔案。

1.5　科研檔案材料的定級(jí)具有滯后性

就單項(xiàng)研究課題而言，其預(yù)研期和立項(xiàng)后的前期、后期各階段重要程度可能發(fā)生變化，也就是在不同階段，其級(jí)別可能發(fā)生變化。例如，某個(gè)課題在啟動(dòng)時(shí)可能是校級(jí)自選，隨著進(jìn)展，可能升級(jí)為省部級(jí)項(xiàng)目以至國(guó)家級(jí)項(xiàng)目，其形成的檔案材料的重要程度和級(jí)別也隨著發(fā)生了變化。但從檔案材料的系統(tǒng)性，完整性來(lái)說(shuō)，這個(gè)課題各階段的檔案材料是不可分割的，這就為確定進(jìn)館檔案的級(jí)別內(nèi)容和數(shù)量造成困難。特別是不掌握科研的動(dòng)態(tài)變化過(guò)程，就難以做好立卷工作。

1.6　科研檔案歸檔工作尚未建立統(tǒng)一的約束機(jī)制

雖然《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中規(guī)定凡申報(bào)成果獎(jiǎng)必須要有檔案部門出具的歸檔證明方可受理。但由于目前檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制上還存在缺陷，我國(guó)有些科研主管部門還未統(tǒng)一制定這一規(guī)定，致使有些項(xiàng)目可以不經(jīng)過(guò)歸檔審查便被授予獎(jiǎng)勵(lì)。此外，申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)的畢竟只是少數(shù)，許多已結(jié)題而不報(bào)獎(jiǎng)或暫緩報(bào)獎(jiǎng)的項(xiàng)目更沒(méi)有歸檔的約束，從而有可能造成大量檔案材料長(zhǎng)期游離在外，甚至流失。

2　加強(qiáng)學(xué)?？蒲袡n案管理的辦法

為解決科研檔案管理中存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面進(jìn)行思考

2.1　堅(jiān)持依法治檔，強(qiáng)化規(guī)范管理，實(shí)行集中統(tǒng)一管理

《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明確規(guī)定：“科研檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)和利用?！睂W(xué)校要根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)及結(jié)合本校的實(shí)際，制定相應(yīng)管理制度和措施，規(guī)范科研檔案歸檔的質(zhì)量、數(shù)量，時(shí)間要求等細(xì)則，明確相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，做到有法可依、有章可循，確保科研項(xiàng)目檔案的完整性和科技含量。具體措施有在科研項(xiàng)目課題立項(xiàng)之初，項(xiàng)目課題組應(yīng)指定專人全程負(fù)責(zé)科研材料和管理，檔案部門應(yīng)對(duì)科研材料的收集，積累。整理進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)：科研項(xiàng)目完成后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將平時(shí)積累的科研文件材料整理歸檔，在上報(bào)成果、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，由學(xué)校檔案部門加蓋檔案驗(yàn)收專用章，同時(shí)審查歸檔材料是否齊全完整，歸檔材料不完整的不予驗(yàn)收、鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)；項(xiàng)目獲獎(jiǎng)后，獲獎(jiǎng)材料也應(yīng)歸檔，學(xué)校對(duì)達(dá)到規(guī)定級(jí)別的獲獎(jiǎng)項(xiàng)目進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)。必須由學(xué)校檔案部門出具歸檔材料合格證明，否則，學(xué)校不予獎(jiǎng)勵(lì)。

在日常管理中，要堅(jiān)持“三納入”、“四同步”?！叭{入”即科研檔案工作必須納入科研管理制度，納入科研工作計(jì)劃、納入科研人員的工作職責(zé)范圍。同時(shí)做到“四同步”，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步，驗(yàn)收，鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步，上報(bào)登記、評(píng)審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。此外，檔案部門不能“守株待兔”，消極等待科研檔案的自動(dòng)歸檔，應(yīng)主動(dòng)深入到各科研課題組，協(xié)助、指導(dǎo)做好科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，使科研文件材料從形成之日起便進(jìn)入有序的控制狀態(tài)，并將這種有序控制貫穿于整個(gè)科研活動(dòng)。

2.2　加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)

采取多渠道與多種形式廣泛學(xué)習(xí)、宣傳，貫徹《檔案法》和《高等學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究類檔案工作規(guī)范》，進(jìn)一步提高學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，科研管理部門，檔案管理部門、科研人員對(duì)科研檔案重要性的認(rèn)識(shí)，使廣大科研人員了解、熟知檔案法規(guī)，增強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到在科研活動(dòng)中，材料的形成、積累、整理，歸檔是科研活動(dòng)必不可少的環(huán)節(jié)，是科研人員不可推卸的職責(zé)。

有的科研人員認(rèn)為自己的科研成果、材料應(yīng)歸自己所有，這是錯(cuò)誤的?！稒n案法》第十條規(guī)定“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有”，明確科研人員在科研檔案方面的法定權(quán)利與義務(wù)，設(shè)法消除他們利用檔案不便的后顧之憂，從而調(diào)動(dòng)其積極性，使其從思想上重視科研檔案工作，并在日常的管理中自覺(jué)積累科研檔案資料，推動(dòng)學(xué)?？蒲袡n案管理工作的發(fā)展。

2.3　加大開(kāi)發(fā)利用力度，提高對(duì)科研檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)

篇（2）

為提高檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案資料的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，按照“以評(píng)促建、以評(píng)促改、以評(píng)促管”的原則，從去年11月起，我局嚴(yán)格按照四星級(jí)測(cè)評(píng)細(xì)則的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，組織開(kāi)展了檔案工作晉升四星級(jí)創(chuàng)建工作。創(chuàng)建中對(duì)局機(jī)關(guān)及下屬6個(gè)單位各個(gè)門類130多個(gè)類目的檔案進(jìn)行了整理和完善，建成了室藏全部檔案案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，建立了紙質(zhì)檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)、電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù);建成了單位榮譽(yù)室、環(huán)保宣教展示廳。至此創(chuàng)建各項(xiàng)工作均已完成?，F(xiàn)對(duì)照《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》進(jìn)行自查，自評(píng)得分為114.5分，符合檔案管理四星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)特向貴局申請(qǐng)對(duì)我局檔案工作達(dá)四星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)予以評(píng)審。

特此請(qǐng)示

附件：

1.泰州市環(huán)境保護(hù)局檔案晉升四星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)情況匯報(bào);

2.《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》測(cè)評(píng)申報(bào)表;

3.《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》測(cè)評(píng)打分表;

4.泰州市環(huán)境保護(hù)局檔案工作晉升四星級(jí)達(dá)標(biāo)自檢報(bào)告;

泰州市環(huán)境保護(hù)局

20XX年11月25日

抄送：泰州市檔案局

泰州市環(huán)境保護(hù)局辦公室

20XX年11月25日印發(fā)

檔案室升級(jí)改造請(qǐng)示二中心領(lǐng)導(dǎo)：

中心辦公室使用的檔案系統(tǒng)是20XX年購(gòu)買的單機(jī)版，20XX年XXX信息科技有限公司為我們免費(fèi)升級(jí)成小型網(wǎng)絡(luò)版。隨著中心業(yè)務(wù)擴(kuò)大，檔案資料(電子原文)逐年增加，小型網(wǎng)絡(luò)版已不能滿足現(xiàn)檔案工作管理的需求。

為保證檔案資料齊全完整、安全保管和有效利用的基礎(chǔ)和前提，做到中心檔案資料的規(guī)范化管理，擬購(gòu)買“XXX檔案系統(tǒng)3.2.1大型網(wǎng)絡(luò)版”，升級(jí)安裝費(fèi)約需XXX元。

妥否，請(qǐng)批示。

附：XXX檔案系統(tǒng)升級(jí)方案及費(fèi)用

經(jīng)辦人：XXX

辦公室

二〇XX年十二月八日

檔案室升級(jí)改造請(qǐng)示三市、縣檔案局：

縣鎮(zhèn)人民政府機(jī)關(guān)檔案管理工作在市、縣檔案局的幫助指導(dǎo)下，于20XX年通過(guò)北京市檔案管理工作二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，并于20XX年、20XX年、20XX年通過(guò)了滿三年復(fù)查。為進(jìn)一步深入貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》和北京市實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》辦法，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，更好地為鎮(zhèn)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策以及社會(huì)提供服務(wù)。我鎮(zhèn)于今年初提出了檔案管理工作在原來(lái)的基礎(chǔ)上再晉升北京市檔案管理工作一級(jí)的奮斗目標(biāo)，同時(shí)開(kāi)始了升級(jí)的準(zhǔn)備工作。

篇（3）

近年來(lái)，我國(guó)高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，合并升格的高職院校達(dá)1100多所，進(jìn)一步完善了國(guó)家的高等教育結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問(wèn)題。干部人事檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著許多問(wèn)題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問(wèn)題

許多合并高職院校是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校（如中等職業(yè)學(xué)校）合并而來(lái)，原來(lái)的學(xué)校對(duì)干部人事檔案沒(méi)有自主管理權(quán)，長(zhǎng)期以來(lái)不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏

合并的高職院校，干部檔案管理實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)式管理向主動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒(méi)有配備專用的檔案庫(kù)房，沒(méi)有設(shè)立單獨(dú)的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項(xiàng)工作，這樣勢(shì)必影響了組織人事部門其他工作的順利開(kāi)展，而且這種管理模式，缺乏對(duì)管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。

（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問(wèn)題。如歸檔材料沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過(guò)程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

（三）信息開(kāi)發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。

（四）升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重

很多學(xué)校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開(kāi)展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對(duì)干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學(xué)校檔案工作起步不同，有的學(xué)校已經(jīng)經(jīng)過(guò)了上級(jí)部門的檢查驗(yàn)收，達(dá)到干部檔案管理目標(biāo)一級(jí)，二級(jí)或三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，有的規(guī)模甚至都沒(méi)有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過(guò)，為了達(dá)到同一個(gè)等級(jí)或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，檔案管理人員僅技術(shù)加工就有相當(dāng)大的工作量。

二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問(wèn)題的途徑

（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)

干部人事檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹(shù)立起檔案意識(shí)，合并高職院校應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽?jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表?yè)P(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項(xiàng)工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開(kāi)闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對(duì)高校干部人事檔案管理的新要求。

（二）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

（三）建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術(shù)的人才和從事檔案信息管理構(gòu)件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁(yè)的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊(duì)伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)

（下轉(zhuǎn)第51頁(yè)）（上接第43頁(yè)）技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。

（四）充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍

為切實(shí)做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)干部檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，組織人事部門應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事此項(xiàng)工作，適當(dāng)時(shí)間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強(qiáng)的同志協(xié)助從事那些耗費(fèi)時(shí)多、工作量大、技術(shù)性強(qiáng)的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)干部人事檔案管理上水平。 【參考文獻(xiàn)】

[1] 周永娟，馬躍.合并升格院校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及解決途徑[J].黑龍江檔案．

[2]湯靜霞，李文清.高校合并后的干部人事檔案工作[J].檔案與建設(shè)，2003，（7）．

[3] 劉淑霞.淺談合并高校干部人事檔案管理[J].浙江檔案，2004，（1）．

篇（4）

Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.

Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof

前言

近年來(lái)，我國(guó)高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，合并升格的高職院校達(dá)1100多所，進(jìn)一步完善了國(guó)家的高等教育結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。合并后的高職院校是我們面臨著許多新的管理利問(wèn)題。干部人事檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著許多問(wèn)題。

一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問(wèn)題

許多合并高職院校是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校（如中等職業(yè)學(xué)校）合并而來(lái)，原來(lái)的學(xué)校對(duì)干部人事檔案沒(méi)有自主管理權(quán)，長(zhǎng)期以來(lái)不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，從而出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏

合并的高職院校，干部檔案管理實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)式管理向主動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒(méi)有配備專用的檔案庫(kù)房，沒(méi)有設(shè)立單獨(dú)的編制，配備專職的人事檔案管理人員，僅由組織人事部門配備兼職人員兼管這項(xiàng)工作，這樣勢(shì)必影響了組織人事部門其他工作的順利開(kāi)展，而且這種管理模式，缺乏對(duì)管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，使高職院校干部人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發(fā)展受到限制。

（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問(wèn)題。如歸檔材料沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過(guò)程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

（三）信息開(kāi)發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。

（四）升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重

很多學(xué)校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開(kāi)展干部“三齡一歷”審核工作的通知，這對(duì)干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學(xué)校檔案工作起步不同，有的學(xué)校已經(jīng)經(jīng)過(guò)了上級(jí)部門的檢查驗(yàn)收，達(dá)到干部檔案管理目標(biāo)一級(jí)，二級(jí)或三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，有的規(guī)模甚至都沒(méi)有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過(guò)，為了達(dá)到同一個(gè)等級(jí)或更高水平，除“三齡一歷”需要審核準(zhǔn)確外，檔案管理人員僅技術(shù)加工就有相當(dāng)大的工作量。

二、解決高職院校干部人事檔案的管理與利用問(wèn)題的途徑

（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)

干部人事檔案是記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹(shù)立起檔案意識(shí)，合并高職院校應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽?jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表?yè)P(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項(xiàng)工作的重要依據(jù)。要做好人事檔案管理工作，必須不斷提高人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，對(duì)在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，用檔案方面的新理論知識(shí)武裝頭腦，開(kāi)闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對(duì)高校干部人事檔案管理的新要求。

（二）加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

（三）建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)信息軟件已在大多數(shù)高校使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低，高職院校要逐步吸收一批精通信息技術(shù)的人才和從事檔案信息管理構(gòu)件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁(yè)的人才，更好的組建干部人事檔案管理隊(duì)伍，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)（下轉(zhuǎn)第51頁(yè)）（上接第43頁(yè)）技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用效率。

（四）充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍

為切實(shí)做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)干部檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，組織人事部門應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事此項(xiàng)工作，適當(dāng)時(shí)間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強(qiáng)的同志協(xié)助從事那些耗費(fèi)時(shí)多、工作量大、技術(shù)性強(qiáng)的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)干部人事檔案管理上水平。

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篇（5）

檔案是人類活動(dòng)形成的真實(shí)記錄,是認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案,我們可以較好地了解過(guò)去,把握現(xiàn)在,預(yù)見(jiàn)未來(lái);借助檔案,能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。隨著信息技術(shù)廣泛普及和應(yīng)用,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐漸走進(jìn)校園,成為學(xué)校各項(xiàng)工作中不可或缺的好助手,在此條件下,信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合也顯得尤為重要。在學(xué)校日常檔案管理工作中應(yīng)借助信息技術(shù)來(lái)管理檔案,使檔案管理工作更加規(guī)范、合理、科學(xué)。我?，F(xiàn)在有比較完整的校園信息網(wǎng)絡(luò),可以實(shí)現(xiàn)資源共享,便捷的信息傳遞,那么如何使其在檔案管理工作中發(fā)揮作用,我有如下幾點(diǎn)看法。

一、借助校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)宣傳,提高檔案利用率及效果

檔案是一個(gè)單位保留下來(lái)有參考和借鑒價(jià)值、幫助單位順利開(kāi)展各項(xiàng)工作、給單位以后的工作提供啟示、開(kāi)闊思路的可利用的重要資料。為了使這些靜態(tài)的資料變?yōu)榭伸`活利用的資料,我們借助校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行宣傳,教師們只要進(jìn)入校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就能接收到有關(guān)檔案宣傳的信息,這樣既省時(shí)省力,又提高了工作效率。比如,每個(gè)學(xué)期初和學(xué)期末,各班班主任可借閱班級(jí)工作計(jì)劃總結(jié)做參考,這樣就為開(kāi)展班級(jí)教學(xué)工作開(kāi)闊了思路,特別是對(duì)年輕班主任的成長(zhǎng)起到了引路的作用。因?yàn)槊课话嘀魅味家P考慮班級(jí)各項(xiàng)工作,并撰寫班級(jí)工作計(jì)劃和總結(jié)。作為一名年輕教師初次擔(dān)任班主任,班級(jí)管理方面的經(jīng)驗(yàn)比較欠缺,借助信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合就顯得非常重要。如何使教師利用好校園信息網(wǎng)絡(luò),用好學(xué)?？蓞⒖嫉慕虒W(xué)檔案,使之更好地服務(wù)于學(xué)校教學(xué)工作,我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)是學(xué)校進(jìn)一步改進(jìn)和完善的工作。教師們通過(guò)辦公平臺(tái),了解檔案的作用與益處后,借閱檔案資料的次數(shù)就會(huì)增加。根據(jù)學(xué)校工作崗位的不同,教師所借閱檔案的類別也就不同。例如,教研組長(zhǎng)借閱教研檔案、財(cái)會(huì)人員借閱財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)務(wù)人員借閱衛(wèi)生保健檔案等。這樣就有效地幫助并支持了學(xué)校各個(gè)崗位的工作人員開(kāi)展各項(xiàng)工作,能夠真正發(fā)揮檔案所應(yīng)有的作用。當(dāng)教師們?cè)诠ぷ髦杏龅嚼щy時(shí),都會(huì)想到利用校園網(wǎng)絡(luò)來(lái)查詢檔案,從而更好地發(fā)揮校園信息網(wǎng)絡(luò)的共享資源作用。

二、借助多媒體,提高檔案案卷質(zhì)量

檔案管理從某種程度上講可以體現(xiàn)一個(gè)單位的管理水平,是展現(xiàn)一個(gè)單位精神風(fēng)貌的窗口,所以,檔案的質(zhì)量至關(guān)重要。檔案要體現(xiàn)出它的最大價(jià)值,發(fā)揮出最大的作用,質(zhì)量是起著關(guān)鍵的作用,利用信息技術(shù)正好實(shí)現(xiàn)了這一點(diǎn)。首先,運(yùn)用信息技術(shù),可以使歸檔資料格式和紙張統(tǒng)一,字體統(tǒng)一,這樣避免了手寫體的字體和筆的色跡不統(tǒng)一。原來(lái)檔案的格式、紙張雖然能保證統(tǒng)一,但不能保證整齊規(guī)范。現(xiàn)在統(tǒng)一打印的檔案資料字跡清晰、整齊,便于借閱和閱讀。其次,在檔案管理工作中,利用電腦技術(shù)打印卷皮,既充分體現(xiàn)了辦公自動(dòng)化,又可以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。我們可以根據(jù)卷皮的大小,固有的格式來(lái)設(shè)計(jì)打印格式,根據(jù)卷皮題日內(nèi)容、起止年月、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)及案卷號(hào)等所在卷皮的位置,來(lái)進(jìn)行調(diào)整,使打印的內(nèi)容正好處在恰當(dāng)?shù)奈恢?卷皮上沒(méi)有手寫字,為整個(gè)案卷增色添彩。比如,在參與省級(jí)示范校驗(yàn)收工作的檔案資料整理中,我校檔案室充分運(yùn)用了信息技術(shù),對(duì)所有的案卷材料統(tǒng)一格式用電腦打印,整個(gè)學(xué)校的檔案材料清晰、規(guī)整,得到領(lǐng)導(dǎo)和專家組的廣泛贊譽(yù),特別是打印的案卷皮,更是得到充分的認(rèn)可和肯定,為我校評(píng)選省級(jí)示范校發(fā)揮了極大的作用,同時(shí)為學(xué)校2007年檔案升級(jí)考核順利通過(guò)奠定了基礎(chǔ)。利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理,提高了檔案的質(zhì)量,為更好地保存檔案、確存檔案的利用效果、實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值、發(fā)揮檔案的作用提供了有利的保證。綜上所述,信息技術(shù)是檔案工作發(fā)展的技術(shù)依靠,它將滲透到學(xué)校檔案管理的方方面面,發(fā)揮越來(lái)越大的作用。

篇（6）

（一）綜合目標(biāo)

1、以《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》為依據(jù)，執(zhí)法檢查9個(gè)以上單位（部門）的檔案工作。

20*年6月至9月，區(qū)檔案局組織人員先后對(duì)區(qū)教育局、密地街辦、區(qū)統(tǒng)計(jì)局等9個(gè)單位開(kāi)展了執(zhí)法檢查。從檢查情況來(lái)看，大部分單位能認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，但個(gè)別單位存在著領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，檔案人員更換頻繁，工作積極性不高，重經(jīng)濟(jì)輕檔案的工作觀念一時(shí)難以改變。

2、監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定5個(gè)以上區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化建設(shè)。

20*年，區(qū)檔案局按照《四川省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》積極開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化認(rèn)定工作。經(jīng)過(guò)努力，已完成了南山街辦、區(qū)公安分局、弄弄坪街辦等10個(gè)部門、單位的檔案規(guī)范化認(rèn)定、升級(jí)和復(fù)查工作。其中區(qū)公安分局在省一級(jí)規(guī)范化檔案考評(píng)中以99．2分的高分順利通過(guò)認(rèn)定，創(chuàng)造了攀枝花市檔案規(guī)范化工作開(kāi)展以來(lái)全市最好成績(jī)，提升了**檔案工作形象。

3、監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定10所以上區(qū)屬學(xué)校檔案規(guī)范化建設(shè)。

截至10月中旬，區(qū)檔案局陸續(xù)完成了對(duì)8小、16小、20中小等10所區(qū)屬學(xué)校檔案規(guī)范化建設(shè)的監(jiān)督、指導(dǎo)和認(rèn)定工作。

4、征集5件以上反映**重大社會(huì)活動(dòng)的重要資料入館。

先后完成了《20*年**統(tǒng)計(jì)》、《20*年攀枝花市**國(guó)民經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)資料》、《20*年**年鑒》、《四川省攀枝花市**群眾工作資料匯編》、《攀枝花鄉(xiāng)鎮(zhèn)年鑒20*》等資料的征集進(jìn)館工作。目前，正著手爭(zhēng)取將“花雨金沙”晚會(huì)光盤資料、“創(chuàng)衛(wèi)”檔案資料作為重大活動(dòng)檔案進(jìn)館保存。

5、檔案信息化建設(shè)，完成檔案全文數(shù)字化2.5萬(wàn)件以上。

經(jīng)向市檔案局業(yè)務(wù)處咨詢，該項(xiàng)工作由市檔案局購(gòu)置相關(guān)掃描錄入設(shè)備后統(tǒng)一開(kāi)展，現(xiàn)暫不進(jìn)行。盡管如此，我們?nèi)匀槐M最大努力接收了一些單位的檔案目錄數(shù)據(jù)和實(shí)體，極大地縮短了檔案查閱時(shí)間。

6、查閱利用檔案，接待查閱利用300人次以上。

20*年1月至10月，區(qū)檔案局共提供群眾查閱檔案服務(wù)350余人次，預(yù)計(jì)全年至少接待400人次以上。

7、加強(qiáng)宣傳報(bào)道工作，上報(bào)信息8條以上。

1至10月，區(qū)檔案局在《攀枝花日?qǐng)?bào)》上發(fā)表檔案信息4條，上報(bào)區(qū)委辦《**動(dòng)態(tài)》信息23條，累計(jì)份數(shù)25份，已超額完成區(qū)委宣傳部下達(dá)全年目標(biāo)20份的任務(wù)。

8、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施和業(yè)務(wù)建設(shè)，為創(chuàng)建省規(guī)范化建設(shè)一級(jí)檔案館標(biāo)準(zhǔn)做好積極準(zhǔn)備。

區(qū)檔案局以書(shū)面和口頭方式向區(qū)委、區(qū)政府主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了創(chuàng)省一級(jí)檔案館的籌備工作情況，此項(xiàng)工作按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和指示，正有序地開(kāi)展。

9、舉辦全區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班1至2期。

4月份和8月份，區(qū)檔案局先后在區(qū)建管局和銀江鎮(zhèn)舉辦了兩期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，來(lái)自全區(qū)機(jī)關(guān)、學(xué)校、鎮(zhèn)、社區(qū)和行政村的近100名檔案人員參加了培訓(xùn)。

10、積極爭(zhēng)取上級(jí)專項(xiàng)資金，不低于20*年總額。

檔案系統(tǒng)情況特殊，各級(jí)檔案部門經(jīng)費(fèi)都很緊張，向上級(jí)爭(zhēng)取資金支持十分困難?！?．30”地震發(fā)生后，區(qū)檔案局向省、市檔案局書(shū)面匯報(bào)檔案館和辦公室受損情況并請(qǐng)求支持，由于今年全省各地均不同程度受到地震災(zāi)害波及，目前看來(lái)得到上級(jí)支持的希望不大。今后如有機(jī)會(huì)和可能，我們將積極向上級(jí)檔案部門爭(zhēng)取必要的資金支持。

（二）保證目標(biāo)

1、全面推行依法行政，切實(shí)做好群眾工作。

2、建設(shè)一支團(tuán)結(jié)、低耗、高效、廉潔的職工隊(duì)伍。

3、認(rèn)真做好組織、宣傳、黨風(fēng)廉政建設(shè)、人才、精神文明建設(shè)、工會(huì)、信息、辦理提案和意見(jiàn)、綜治及維護(hù)穩(wěn)定工作、保密、政務(wù)服務(wù)等工作。

4、全面完成“三定方案”確定的其它職能工作及區(qū)委、區(qū)政府和上級(jí)部門交辦的工作任務(wù)。

20*年，區(qū)檔案局從工作全局出發(fā)，主動(dòng)服務(wù)和服從于全區(qū)工作大局，努力在單位內(nèi)部營(yíng)造風(fēng)清氣正、團(tuán)結(jié)合作的工作局面。一是按照新時(shí)期群眾工作要求，認(rèn)真配合區(qū)群眾工作局，做好北京奧運(yùn)會(huì)、殘奧會(huì)和紀(jì)念改革開(kāi)放三十周年期間群眾工作，排除了不穩(wěn)定因素阻礙檔案工作發(fā)展。二是組織學(xué)習(xí)區(qū)紀(jì)委孫超書(shū)記在全區(qū)廉政警示教育大會(huì)上的講話，加強(qiáng)檔案干部職工隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，以良好的心態(tài)和工作狀態(tài)完成區(qū)委、區(qū)政府交辦的工作任務(wù)。三是以機(jī)關(guān)效能建設(shè)為契機(jī)，制訂了與當(dāng)前檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的人員考核考勤制度，不斷提高機(jī)關(guān)工作效率。

（三）單項(xiàng)目標(biāo)

1、監(jiān)督、指導(dǎo)、參與“創(chuàng)衛(wèi)”后續(xù)檔案資料整理掃尾工作，為“創(chuàng)衛(wèi)”工作的最終完成盡職盡責(zé)。

2、監(jiān)督、指導(dǎo)“創(chuàng)?！睓n案資料準(zhǔn)備、歸檔工作和參與論證“創(chuàng)模”檔案資料迎檢方案，確?！皠?chuàng)?！惫ぷ鳈n案順利通過(guò)考評(píng)驗(yàn)收。

5月初，在區(qū)檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)、參與下，區(qū)創(chuàng)衛(wèi)辦后續(xù)檔案資料整理工作圓滿結(jié)束，國(guó)家愛(ài)衛(wèi)會(huì)正式命名攀枝花市為國(guó)家衛(wèi)生城市，“創(chuàng)衛(wèi)”工作取得圓滿勝利。“創(chuàng)衛(wèi)”工作結(jié)束后，區(qū)檔案局立即將工作重心轉(zhuǎn)移到監(jiān)督、指導(dǎo)“創(chuàng)?！睓n案資料準(zhǔn)備、歸檔工作中，確?！皠?chuàng)?！惫ぷ鳈n案順利通過(guò)省專家組組織的考評(píng)驗(yàn)收。

（四）超額目標(biāo)

1、在區(qū)委、區(qū)政府的支持下，正著手建立**檔案局愛(ài)國(guó)主義教育基地，陳列展覽反映**社會(huì)風(fēng)貌的圖片資料。

2、經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)努力，區(qū)編辦同意在**檔案局增掛“現(xiàn)行文件利用中心”牌子，為居民提供現(xiàn)行文件查閱利用服務(wù)。

二、2009年工作思路

2009年，我們將在20*年工作基礎(chǔ)上，把參與社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)同抓好檔案工作結(jié)合起來(lái)，以昂揚(yáng)的斗志、開(kāi)拓進(jìn)取的勇氣和奮發(fā)有為的精神狀態(tài)努力開(kāi)創(chuàng)**檔案工作新局面。2009年工作思路如下：

（一）堅(jiān)持以人為本為核心，更加關(guān)注民生，促進(jìn)社會(huì)和諧，大力推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。重點(diǎn)抓好社保檔案、醫(yī)保檔案、社區(qū)衛(wèi)生檔案、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案等涉及人民群眾根本利益的檔案，逐步建立起覆蓋全區(qū)各個(gè)部門、單位的檔案資源體系和方便個(gè)人和廣大人民群眾的檔案查詢利用體系。

篇（7）

近年來(lái)，在政府主導(dǎo)下，各級(jí)教育部門更加重視學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)，每年都有大量的資金用于各級(jí)學(xué)校的基建工作，從而產(chǎn)生了大量的基建竣工檔案?？梢哉f(shuō)，基建工作中存留的原始材料對(duì)于每一個(gè)工程中都有著深刻的影響。基建檔案會(huì)包含很多項(xiàng)目，主要是一些可行性研究、設(shè)計(jì)、技術(shù)和施工管理等基本建設(shè)程序內(nèi)容，它們可以深刻地展示工程、反映項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過(guò)程。同時(shí)，出于建設(shè)法治社會(huì)的要求，政府陸續(xù)出臺(tái)了《中華人民共和國(guó)檔案法》、《關(guān)于做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理工作的通知》等相關(guān)文件以及法律法規(guī)對(duì)于基建檔案管理起到了推動(dòng)作用，促進(jìn)校園基建檔案管理的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化發(fā)展。因此，做好校園基建檔案管理工作，對(duì)推動(dòng)教育事業(yè)又好又快地發(fā)展具有重要意義。

1 對(duì)整個(gè)基建工作的建設(shè)過(guò)程進(jìn)行了詳實(shí)的材料記錄

學(xué)?；n案主要是指學(xué)?；üぷ靼l(fā)展中積累的文字以及圖表信息，在檔案中真實(shí)的記載了校園建筑物、管線位置等相關(guān)信息，并且在建筑過(guò)程中真實(shí)的反應(yīng)了校園建筑物建筑的全過(guò)程的數(shù)據(jù)記錄。學(xué)?；n案貫穿于基建工程的整個(gè)建設(shè)過(guò)程當(dāng)中并且涉及多個(gè)部分的施工文件管理工作，突顯了基建檔案管理的及時(shí)性和全面性的重要特性。基建檔案是項(xiàng)目施工過(guò)程中的重要記錄數(shù)據(jù)，在項(xiàng)目工程的施工過(guò)程、檢驗(yàn)環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)以及后期維修工作都有十分重要的作用。它就為后期學(xué)校在投資建設(shè)其它項(xiàng)目或者對(duì)原有的項(xiàng)目進(jìn)行維修或者改建、擴(kuò)建提供原始的信息依據(jù)。通過(guò)查閱相關(guān)檔案，就在很大程度上減少不必要的錯(cuò)誤或者糾紛。所以說(shuō)，學(xué)校基建檔案管理在學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)發(fā)展的過(guò)程之中起著不可忽視的作用。

完整的基建檔案通常對(duì)于基建檔案進(jìn)行了統(tǒng)籌管理，通過(guò)全面收集，分類處理，對(duì)于任何一個(gè)項(xiàng)目都要進(jìn)行資料安排和歸檔工作，形成了系統(tǒng)的分類檔案。具體來(lái)說(shuō)，高質(zhì)量的基建檔案都做到了以下幾點(diǎn)：對(duì)于基建檔案管理進(jìn)行了資料收集工作；對(duì)于基建檔案收集進(jìn)行了基礎(chǔ)性分類管理；對(duì)于整個(gè)工程實(shí)施中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行了整套的記錄與管理，全面地收集了工程施工進(jìn)度的相關(guān)資料，及時(shí)地收集了各種檢查工作的相關(guān)數(shù)據(jù)，此外還要對(duì)所收集的資料進(jìn)行了審核記錄等。筆者認(rèn)為，零散的檔案資料總會(huì)為后期信息的查找?guī)?lái)眾多的困難和麻煩，特別是基建檔案，由于其信息繁雜，種類多，為了更好地做好基建檔案管理工作及方便之后的信息查找工作，學(xué)校的基建檔案管理必須將每個(gè)項(xiàng)目工程在檔案文件中成套地記錄。

2 對(duì)整個(gè)基建工作的檔案信息進(jìn)行了有效的價(jià)值重構(gòu)

筆者認(rèn)為，完整并且較為系統(tǒng)的基建檔案能夠?yàn)閷W(xué)校的再建設(shè)以及維護(hù)方面帶來(lái)有利影響，對(duì)校園建設(shè)者予以相應(yīng)的啟示。這是因?yàn)閷W(xué)?；n案當(dāng)中包含了大量的信息，特別是在工程施工部門的檔案信息，得到了具體施工的驗(yàn)證，能夠證明相關(guān)信息的科學(xué)性與合理性。而在學(xué)?；üぷ鏖_(kāi)展過(guò)程中，這些信息不止一次地被重復(fù)利用。因此，便捷地提取相關(guān)基建檔案信息就對(duì)開(kāi)展學(xué)校整體的基建工作起到了積極作用，它能夠在加快建筑工程速度的同時(shí)，提升工作效率，從而保證學(xué)校基建工作的有效開(kāi)展。特別指出的是，因?qū)W校辦學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的提升，當(dāng)前許多學(xué)校都需要進(jìn)行改擴(kuò)建工程，因此，學(xué)?；n案中所包含的大量歷史性信息在現(xiàn)代校園擴(kuò)建的過(guò)程中能夠?qū)?dāng)時(shí)的基建檔案作為重要數(shù)據(jù)進(jìn)行參考與利用?？梢哉f(shuō)，有序的、完整的、真實(shí)的基建檔案中能夠準(zhǔn)確的反應(yīng)建筑的原貌與現(xiàn)狀，為學(xué)校改擴(kuò)建工作在提升設(shè)計(jì)質(zhì)量的同時(shí)，又節(jié)省了工程的成本預(yù)算。

另一方面，在現(xiàn)代化學(xué)校發(fā)展中，通過(guò)對(duì)于基建材料的查閱與掌握，能夠在未來(lái)學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的過(guò)程中起到估值的效果，隨著時(shí)間的推移，基建檔案對(duì)于學(xué)?；ǖ膬r(jià)值就會(huì)隨之增大。比如，A學(xué)校在進(jìn)行工程建設(shè)時(shí)，由于資金短缺等因素，某建筑單體在初建過(guò)程中只建設(shè)了三層。但由于現(xiàn)階段小班額的要求，該校參考了歷史基建檔案中的信息，得知該建筑實(shí)際可承載六層，那么它就可以進(jìn)行二次改擴(kuò)建而不用新建，從而滿足建筑加層的需求。又如，B學(xué)校對(duì)學(xué)校當(dāng)中的舊圖書(shū)樓進(jìn)行改造時(shí)，參考的是在舊圖書(shū)樓建造初期的基建檔案，與改造時(shí)間相差十五年之久。根據(jù)原有檔案信息，舊圖書(shū)樓在改造的過(guò)程中進(jìn)行比較順利，在節(jié)省了人財(cái)物的成本的同時(shí)，使得改造工期大大縮短，從而保證學(xué)校新學(xué)期的教學(xué)工作的正常有序開(kāi)展。

3 對(duì)整個(gè)基建工作的后期維護(hù)提供了可靠的數(shù)據(jù)參考

學(xué)?；ㄍ瓿芍?，需要對(duì)建筑進(jìn)行后期維護(hù)。由于基建檔案資料具有載體多、數(shù)量大、價(jià)值高等特點(diǎn)，因此在行政擴(kuò)建、管網(wǎng)維修的過(guò)程中需要將學(xué)校基建檔案作為重要的參考依據(jù)?？梢哉f(shuō)，基建檔案里面包含了關(guān)于學(xué)?；ǖ娜?jī)?nèi)容，不僅包括建筑工程的結(jié)構(gòu)、管線的布置等資料，還包括了后期工程建設(shè)完成后存在的各種文件、簽訂的合同等。此外，當(dāng)原有的基建人員離任后，新的接任人員對(duì)于學(xué)校建筑各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的檢修、改造工作，都需要參考以往形成的基建檔案資料。

學(xué)校基建檔案就是通過(guò)文字、影像等形式對(duì)整個(gè)基建過(guò)程進(jìn)行全程記錄，換言之，就是以靜態(tài)的形式記錄學(xué)校建筑工程動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程，真實(shí)、全面地呈現(xiàn)學(xué)校建筑工程項(xiàng)目建設(shè)在不同施工階段的施工進(jìn)展情況，體現(xiàn)了學(xué)?；ǖ馁|(zhì)量和實(shí)際情況，從而為學(xué)校的建設(shè)工作、學(xué)校的規(guī)劃工作、學(xué)校的管理工作提供了重要的依據(jù)。如果沒(méi)有這些具體的記錄資料，很多后期維護(hù)工作因無(wú)法獲取第一手資料，就需要進(jìn)行再次測(cè)量與計(jì)算，勢(shì)必在進(jìn)行后期維護(hù)以及改造中追加不必要的成本。

4 完整的基建檔案真實(shí)地反映了學(xué)校的總體建設(shè)與發(fā)展

學(xué)校的基建檔案在一定程度上反映了學(xué)校的發(fā)展速度和學(xué)校的整體規(guī)模。因?yàn)?，可以從學(xué)校的基建檔案中詳細(xì)了解到學(xué)校的各個(gè)工程建設(shè)的規(guī)模大小及各個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)施設(shè)備配置等方面的情況。同時(shí)，還可以從學(xué)校的基建檔案中看出未來(lái)學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃?；n案真實(shí)地記錄著學(xué)校的發(fā)展歷史，也記錄著學(xué)校在各個(gè)階段的發(fā)展變化。學(xué)校想要一直持續(xù)良好的發(fā)展，必須依據(jù)學(xué)?；n案進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，一旦學(xué)校的基建檔案丟失或者不完備，那么將會(huì)對(duì)學(xué)校未來(lái)的發(fā)展起著不同程度的制約影響。

在實(shí)踐中，我們常常會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)學(xué)校想要進(jìn)行建筑內(nèi)配裝修時(shí)，就要根據(jù)基建檔案進(jìn)行施工。當(dāng)學(xué)校想要進(jìn)行重新改建或者升級(jí)消防報(bào)警系統(tǒng)，就要想做到施工的安全性及后期使用的便捷性，學(xué)校就需要依照基建檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃改建。這樣不僅可以用很少的資金升級(jí)消防報(bào)警系統(tǒng)，還可以保障學(xué)校建設(shè)工程的有序進(jìn)行。

總之，隨著教育改革的深入與校園標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的推廣， 基建檔案管理工作在校園基建過(guò)程中地位日益突出。同時(shí)檔案利用工作將面臨許多的新情況、新問(wèn)題。因此，學(xué)校在進(jìn)行基建檔案管理過(guò)程中需要提升重視程度，對(duì)未來(lái)基建工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

篇（8）

【Abstract】With the development of higher education， the informatization management of instruments and equipments is the inevitable trend of the development of colleges and universities. In this paper， the main problems in the development of equipments’ informatization management are analyzed， the constructions and the management methods of the informatization management system are discussed.

【Key words】Colleges and universities； Equipments； Informatization； Management

0 引言

高等院校儀器設(shè)備固定資產(chǎn)是支持高校順利開(kāi)展教學(xué)、科研及管理等各項(xiàng)日常工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。近年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)教育事業(yè)投入的增加，高校儀器設(shè)備總量迅速增長(zhǎng)，不斷擴(kuò)大的設(shè)備總量在強(qiáng)有力地保障我國(guó)高等教育事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的同時(shí)，也為高校的管理工作帶來(lái)新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。如何使儀器設(shè)備的管理工作信息化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，優(yōu)化資源配置，提高辦學(xué)效益，防止資產(chǎn)流失成為目前高校亟待解決的問(wèn)題之一。將信息化技術(shù)應(yīng)用于儀器設(shè)備的管理是高校發(fā)展的必然要求[1-2]。

1 高校儀器設(shè)備信息化管理進(jìn)程中存在的主要問(wèn)題

為了加強(qiáng)儀器設(shè)備的管理工作，國(guó)內(nèi)一些地區(qū)和學(xué)校進(jìn)行了深入研究，開(kāi)發(fā)了一系列固定資產(chǎn)管理軟件，這使得高校儀器設(shè)備的管理效率在一定程度上得到了提高。但隨著時(shí)代的進(jìn)步和科技的發(fā)展，這些固定資產(chǎn)管理軟件的弊端逐漸顯現(xiàn)了出來(lái)。他們大部分是對(duì)脫離了實(shí)物的賬務(wù)進(jìn)行細(xì)化管理，雖然在資產(chǎn)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等方面發(fā)揮了一定作用，但卻未能從全局上對(duì)設(shè)備進(jìn)行管控，設(shè)備信息依然處于分割、封閉的狀態(tài)，并沒(méi)有從根本上改變高校設(shè)備管理滯后和被動(dòng)的局面[3]。

1.1 設(shè)備信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)共用共享[4-6]

首先，設(shè)備管理部門內(nèi)部信息流不通暢。目前，應(yīng)用于儀器設(shè)備管理的軟件過(guò)于偏重對(duì)資產(chǎn)賬務(wù)的管理，缺少對(duì)儀器設(shè)備購(gòu)置論證、招標(biāo)競(jìng)價(jià)、合同簽訂、進(jìn)口免稅、實(shí)物驗(yàn)收、使用跟蹤和報(bào)廢處置等儀器設(shè)備全生命周期的管理，使得設(shè)備管理部門內(nèi)部信息無(wú)法共享，不能對(duì)儀器設(shè)備的生命進(jìn)程和運(yùn)行狀態(tài)實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)督。

其次，設(shè)備管理部門與設(shè)備使用單位的縱向信息流銜接不暢。儀器設(shè)備生命進(jìn)程和運(yùn)行狀態(tài)的變動(dòng)，只能在設(shè)備管理部門獨(dú)立運(yùn)行和操作，其他單位及個(gè)人只能靠人工數(shù)據(jù)傳輸了解設(shè)備管理信息，信息滯后，十分被動(dòng)。

第三，學(xué)校各職能部門間的橫向信息流閉塞。由于建設(shè)初期缺乏統(tǒng)一組織和系統(tǒng)規(guī)劃，使得高校財(cái)務(wù)、人事、資產(chǎn)等業(yè)務(wù)聯(lián)系密切的職能部門無(wú)法整合已有的信息資源，相互之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享和交互，形成眾多的“信息孤島”。

1.2 儀器設(shè)備檔案信息不全面[7]

目前高校的管理軟件采集的儀器設(shè)備固定資產(chǎn)相關(guān)信息，依然停留在設(shè)備名稱、型號(hào)、生產(chǎn)廠商、領(lǐng)用人、經(jīng)手人等方面，缺少購(gòu)置發(fā)票、設(shè)備圖片及相關(guān)技術(shù)參數(shù)等信息，同時(shí)，設(shè)備的購(gòu)置論證報(bào)告、招標(biāo)競(jìng)價(jià)資料、合同資料、驗(yàn)收資料和隨機(jī)資料等也基本使用紙質(zhì)資料歸檔，定期送檔案館封存，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且無(wú)法隨時(shí)查閱，這對(duì)設(shè)備使用單位及教學(xué)科研人員在購(gòu)置及選用設(shè)備時(shí)起不到參考作用，大大降低了設(shè)備檔案的利用價(jià)值。

1.3 缺乏對(duì)儀器設(shè)備的動(dòng)態(tài)跟蹤管理

對(duì)儀器設(shè)備使用情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，包括對(duì)儀器設(shè)備的使用、維修、維保、年檢、故障以及事故情況進(jìn)行跟蹤，目前大部分高校都沒(méi)有這樣細(xì)致的實(shí)物管理，管理部門無(wú)法掌握設(shè)備真實(shí)的使用和管理情況，無(wú)法真實(shí)有效的統(tǒng)計(jì)大型儀器設(shè)備的使用機(jī)時(shí)情況，缺乏對(duì)輻射設(shè)備和特種設(shè)備等特殊設(shè)備安全操作的有效監(jiān)控，同時(shí)也無(wú)法為新設(shè)備的購(gòu)置論證，舊設(shè)備的報(bào)廢鑒定提供有效的參考和依據(jù)。

2 高校儀器設(shè)備信息化管理體系的構(gòu)建

高校儀器設(shè)備的管理要經(jīng)過(guò)購(gòu)置論證、招標(biāo)競(jìng)價(jià)、合同簽訂、進(jìn)口免稅、實(shí)物驗(yàn)收、賬務(wù)報(bào)增、使用跟蹤以及報(bào)廢處置步驟，根據(jù)各步驟的需求和特點(diǎn)分析，集成儀器設(shè)備全生命周期管理各環(huán)節(jié)的信息化管理體系應(yīng)包含三個(gè)部分（圖1）。

2.1 業(yè)務(wù)流程體系[8]

設(shè)備的業(yè)務(wù)流程管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)工作和日常工作。從圖1可以看出，集成儀器設(shè)備各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理體系應(yīng)由購(gòu)置管理系統(tǒng)、賬務(wù)管理系統(tǒng)和使用管理系統(tǒng)3個(gè)部分組成。其中，儀器設(shè)備購(gòu)置管理系統(tǒng)應(yīng)包含購(gòu)置可行性論證、招標(biāo)競(jìng)價(jià)、合同簽訂、進(jìn)口設(shè)備免稅以及到貨實(shí)物驗(yàn)收5個(gè)模塊；賬務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)包含報(bào)增、報(bào)廢、報(bào)損、校內(nèi)調(diào)劑、校外調(diào)撥、資產(chǎn)清查等模塊；使用管理系統(tǒng)應(yīng)包含維修維護(hù)、大型儀器設(shè)備共享平臺(tái)、儀器設(shè)備動(dòng)態(tài)監(jiān)控平臺(tái)以及特種、輻射設(shè)備安全使用管理等模塊。通過(guò)該體系，可自動(dòng)集成有關(guān)1臺(tái)設(shè)備的采購(gòu)、安裝、運(yùn)行、變動(dòng)、維護(hù)保養(yǎng)、報(bào)廢等全程管理的數(shù)據(jù)記錄，形成包含動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)在內(nèi)的完整的設(shè)備管理技術(shù)檔案，既有助于部門工作的合理規(guī)范、公開(kāi)透明和交流傳承，亦有助于決策層宏觀把握儀器設(shè)備存量與增量、全方位了解儀器設(shè)備運(yùn)行參數(shù)與使用效益、合理分配人力、物力和財(cái)力資源。

2.2 數(shù)據(jù)管理體系

數(shù)據(jù)信息的管理是高校儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的主體和基礎(chǔ)，是設(shè)備管理工作的重點(diǎn)。從圖1可以看出，與各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)管理體系應(yīng)包含設(shè)備信息、專家信息、經(jīng)費(fèi)信息和電子檔案等。

2.2.1 設(shè)備信息

包括儀器卡片基本信息以及歷史信息變動(dòng)記錄等數(shù)據(jù)，它是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析、對(duì)賬、清查等工作的基礎(chǔ)，需各級(jí)管理人員進(jìn)行時(shí)時(shí)更新維護(hù)。

2.2.2 專家信息

是指在購(gòu)置論證、到貨驗(yàn)收和報(bào)廢鑒定等需要專家鑒定的環(huán)節(jié)可邀請(qǐng)的校內(nèi)外專家人員信息，它應(yīng)包括人員身份信息、研究方向、鑒定記錄及報(bào)酬發(fā)放情況等記錄。加強(qiáng)對(duì)專家信息的維護(hù)、管理和共享，既可以在很大程度上提高專家鑒定環(huán)節(jié)的前期準(zhǔn)備效率，亦可以提升專家鑒定的效果，避免流于形式。

2.2.3 經(jīng)費(fèi)信息

包括用于部門內(nèi)部工作的管理成本、分配給使用單位的設(shè)備購(gòu)置及維護(hù)經(jīng)費(fèi)、索賠及設(shè)備處置殘值等收入3個(gè)部分。加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)管理體系建設(shè)，完善預(yù)算申請(qǐng)審核、經(jīng)費(fèi)分配及使用情況等方面的信息，將對(duì)設(shè)備更新、維護(hù)、改造升級(jí)等決策行為提供有力支持，使經(jīng)費(fèi)使用分配更加科學(xué)合理。

2.2.4 電子檔案

包括設(shè)備的購(gòu)置發(fā)票、設(shè)備圖片、隨機(jī)資料、購(gòu)置論證報(bào)告、合同資料、招標(biāo)競(jìng)價(jià)資料和驗(yàn)收資料等，它們是儀器設(shè)備維修服務(wù)、更新改造、報(bào)損報(bào)廢的重要依據(jù)，對(duì)設(shè)備檔案實(shí)行信息化管理便于調(diào)閱查詢和歸類整理，并且不容易丟失，檔案的安全性和完整性都能得到極大地改善。

2.3 信息交互體系

高校儀器設(shè)備管理是高校建設(shè)工作的重心之一，它對(duì)教學(xué)、科研工作的正常開(kāi)展有著重要意義，因此設(shè)備管理工作與高校各職能部門間的業(yè)務(wù)既獨(dú)立又相互聯(lián)系。比如，設(shè)備各級(jí)管理人員的基本信息以及管理人員的績(jī)效考核等工作，與人事部門的工作密切相關(guān)；設(shè)備經(jīng)費(fèi)的劃撥和使用情況、設(shè)備的財(cái)務(wù)賬與實(shí)物賬對(duì)應(yīng)情況以及財(cái)務(wù)報(bào)表填報(bào)等工作則需與財(cái)務(wù)部門密切溝通；每年提供給省市及國(guó)家各級(jí)管理部門的固定資產(chǎn)報(bào)表與資產(chǎn)管理部門密切相關(guān)。由此可見(jiàn)，設(shè)備管理工作與高校財(cái)務(wù)、人事、資產(chǎn)等部門的工作密不可分，因此在系統(tǒng)中需按不同的需求給予相關(guān)部門不同的權(quán)限設(shè)定，進(jìn)而建立順暢而又有序的信息流通渠道。

3 高校儀器設(shè)備信息化管理體系的管理[9-10]

3.1 制訂針對(duì)系統(tǒng)使用的管理制度

儀器設(shè)備信息化管理的最終目標(biāo)是將圍繞設(shè)備管理的各個(gè)環(huán)節(jié)高度集成到一個(gè)信息化系統(tǒng)中，這個(gè)系統(tǒng)將是設(shè)備管理的核心工具，系統(tǒng)的全面推行將對(duì)當(dāng)前的工作方法帶來(lái)極大的改變。因此，為了保證工作的順利進(jìn)行，對(duì)它的管理和使用必須形成制度，制度需對(duì)系統(tǒng)的使用、備份、維護(hù)和保密規(guī)則做出詳細(xì)說(shuō)明，明確各崗位的職責(zé)權(quán)限，并對(duì)可能發(fā)生的故障提出應(yīng)急措施等。

3.2 對(duì)各級(jí)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校的儀器設(shè)備管理者既要有固定資產(chǎn)管理方面的知識(shí)，又要具備網(wǎng)絡(luò)軟件操作的能力。目前，高校的行政人員年齡差距較大，接受能力不同，計(jì)算機(jī)水平良莠不齊，因此必須持續(xù)廣泛展開(kāi)全方位、多層次、針對(duì)性的培訓(xùn)，避免因誤操作而帶來(lái)不必要的麻煩，使他們能夠盡快的適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校儀器設(shè)備管理的要求。

3.3 加大后續(xù)的經(jīng)費(fèi)投入

建設(shè)信息化管理系統(tǒng)不是一勞永逸的，它不僅需要巨大的前期建設(shè)資金，使用中仍需不斷投入管理成本，包括人員培訓(xùn)、軟硬件運(yùn)行維護(hù)和升級(jí)等，缺少這部分投入，系統(tǒng)功能就得不到良好的發(fā)揮，并且會(huì)逐漸落后，無(wú)法適應(yīng)不斷改進(jìn)的管理方法。因此，建立一定額度的、持續(xù)不斷的經(jīng)費(fèi)投入機(jī)制，是信息化基礎(chǔ)設(shè)施與管理系統(tǒng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，是用戶能夠真正依賴信息化管理系統(tǒng)開(kāi)展工作的保障。

4 結(jié)束語(yǔ)

在飛速發(fā)展的信息化社會(huì)，只有對(duì)儀器設(shè)備的整個(gè)管理周期實(shí)行多維、動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的監(jiān)管，才能解決設(shè)備管理中存在的弊病與問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，因此，將儀器設(shè)備管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)整合成信息化管理體系，是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，它必將隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步而最終得以實(shí)現(xiàn)。

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篇（9）

1.1 高校檔案數(shù)字化外包前，要明確檔案數(shù)字化的形式、經(jīng)費(fèi)、范圍

1.1.1 數(shù)字化形式。檔案數(shù)字化的形式主要有兩種，一種是檔案館組織人員對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，一種是外包。前者涉及的檔案數(shù)量不多，或自身數(shù)字化力量強(qiáng)大，不需要外包。后者主要是檔案數(shù)字化的數(shù)量較多，難度較大，自身力量不足等。如果外包，就牽涉到經(jīng)費(fèi)、招標(biāo)、與外包單位的對(duì)接等一系列需要協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。

1.1.2 數(shù)字化經(jīng)費(fèi)。在高校檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作中，要根據(jù)學(xué)校下達(dá)的經(jīng)費(fèi)來(lái)選擇檔案數(shù)字化的形式和范圍。選擇檔案數(shù)字化外包，要充分考慮是否包括檔案管理軟件、設(shè)備和數(shù)字化經(jīng)費(fèi)等，其中，檔案管理軟件是沿用原來(lái)的還是重新購(gòu)置（或自行開(kāi)發(fā)），設(shè)備是否購(gòu)掃描儀、電腦等，都需要事先明確。

1.1.3 數(shù)字化范圍。在高校館（室）藏檔案中，哪些類別的檔案要數(shù)字化？哪些保管期限的檔案要數(shù)字化？這些都要在檔案數(shù)字化外包前確定。一般情況下，具有長(zhǎng)期（或30年）及其以上保管期限的檔案要進(jìn)行數(shù)字化。但要根據(jù)高校檔案的保存和利用等實(shí)際情況而定，如有些高校在經(jīng)費(fèi)允許的情況下，所有檔案都可以進(jìn)行數(shù)字化。有些高校受經(jīng)費(fèi)限制只能將利用率高且具有長(zhǎng)期（或30年）及其以上保管期限的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

1.2 確定外包要對(duì)檔案數(shù)字化公司進(jìn)行資質(zhì)、業(yè)績(jī)等方面調(diào)研

1.2.1 資質(zhì)調(diào)研。檔案數(shù)字化公司的資質(zhì)調(diào)研要考察其是否具備“四個(gè)專業(yè)化”，第一，是否具有專業(yè)的檔案數(shù)字化加工處理團(tuán)隊(duì)；第二，是否具有專業(yè)的文檔、圖紙、書(shū)刊掃描設(shè)備；第三，是否具有專業(yè)的數(shù)字化加工業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)；第四，是否具有專業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)場(chǎng)管理、安全保密等項(xiàng)目管理體系。

1.2.2 業(yè)績(jī)調(diào)研。重點(diǎn)考察檔案數(shù)字化公司是否具有檔案數(shù)字化加工的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績(jī)。由于高校檔案的類別較多，各個(gè)類別的檔案數(shù)字化都能滿足標(biāo)的要求并不是每個(gè)檔案數(shù)字化公司都能做到的。業(yè)績(jī)的要求就成為調(diào)研考察的重要內(nèi)容，缺少高校檔案數(shù)字化業(yè)績(jī)會(huì)影響高校檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。

1.3 調(diào)研的方式

1.3.1 實(shí)地調(diào)研。高校檔案館應(yīng)會(huì)同校內(nèi)相關(guān)部門組成考察組進(jìn)行實(shí)地調(diào)研考察?？疾斓膶?duì)象主要有兩個(gè)方面，一是正在進(jìn)行檔案數(shù)字化的高校，主要考察數(shù)字化公司對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行力；二是已經(jīng)完成檔案數(shù)字化的高校，主要考察檔案數(shù)字化中標(biāo)單位、檔案數(shù)字化質(zhì)量和運(yùn)行狀態(tài)等，以此來(lái)提高招標(biāo)階段的判斷能力。

1.3.2 通訊調(diào)研。除了實(shí)地調(diào)研外，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電話、信函、QQ等通訊形式進(jìn)行調(diào)研。一是通過(guò)上述途徑調(diào)研有哪些檔案數(shù)字化公司；二是對(duì)一些有影響、實(shí)力較強(qiáng)的檔案數(shù)字化公司的業(yè)績(jī)進(jìn)行調(diào)研。通訊調(diào)研的好處是調(diào)研成本低，調(diào)研的范圍大，選擇的調(diào)研路徑寬，但缺少感性認(rèn)識(shí)，直觀感不強(qiáng)。

2 招標(biāo)階段

2.1 選擇招標(biāo)方式

2.1.1 公開(kāi)招標(biāo)。在高校校園網(wǎng)、校報(bào)或其他媒體上刊登檔案數(shù)字化招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的檔案數(shù)字化公司投標(biāo)。這種競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)，能夠吸引眾多檔案數(shù)字化公司參加競(jìng)爭(zhēng)，高校從中擇優(yōu)選擇中標(biāo)單位的余地比較大。缺點(diǎn)是由于高校校園網(wǎng)、校報(bào)的覆蓋面不大，會(huì)出現(xiàn)流標(biāo)，即投標(biāo)的檔案數(shù)字化公司過(guò)少導(dǎo)致無(wú)法開(kāi)標(biāo)。

2.1.2 邀請(qǐng)招標(biāo)。在前期調(diào)研的基礎(chǔ)上，高校選擇一定數(shù)量的檔案數(shù)字化公司，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)，由被邀請(qǐng)的檔案數(shù)字化公司參加有限競(jìng)爭(zhēng)投標(biāo)，高校對(duì)其進(jìn)行資格預(yù)審后再?gòu)闹斜荣|(zhì)比價(jià)選定中標(biāo)者。這種招標(biāo)形式的特點(diǎn)是參與投標(biāo)的檔案數(shù)字化公司數(shù)量有限，但能夠保證檔案數(shù)字化招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

2.1.3 談判招標(biāo)。高校物色一至多家檔案數(shù)字化公司來(lái)直接協(xié)商談判的這種非公開(kāi)、非競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)或稱指定性招標(biāo)方式，適用于檔案數(shù)字化數(shù)量不大、工期較緊、專業(yè)性強(qiáng)的檔案數(shù)字化工程。其優(yōu)點(diǎn)是可以節(jié)省時(shí)間，容易達(dá)成協(xié)議，迅速展開(kāi)檔案數(shù)字化工作；缺點(diǎn)是無(wú)法獲得有競(jìng)爭(zhēng)力的報(bào)價(jià)。

2.2 確定招標(biāo)范圍

2.2.1 整體招標(biāo)。作為檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)工程，購(gòu)買硬件（電腦、服務(wù)器）、檔案掃描加工、購(gòu)買檔案管理軟件、建立檔案網(wǎng)站等都屬于檔案數(shù)字化建設(shè)范圍。整體招標(biāo)即對(duì)上述所有項(xiàng)目或幾個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行組合招標(biāo)，這能解決檔案數(shù)字化公司與軟件供應(yīng)商就數(shù)據(jù)掛接和利用等相互“扯皮”的現(xiàn)象。

2.2.2 單體招標(biāo)。對(duì)硬件齊全、軟件功能強(qiáng)大的高校，不必整體招標(biāo)，只要對(duì)硬件（電腦、服務(wù)器）、掃描加工、管理軟件、網(wǎng)站等進(jìn)行分段招標(biāo)，其中的檔案掃描加工必須進(jìn)行單獨(dú)招標(biāo)。

2.3 起草招標(biāo)文件

2.3.1 招標(biāo)內(nèi)容及要求。要明確館藏檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容及工作量，對(duì)提供檔案管理軟件、硬件（電腦、服務(wù)器）、檔案掃描加工、目錄數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)刻錄光盤等招標(biāo)的范圍要界定清晰；對(duì)檔案數(shù)字化加工的圖像掃描、分類、檢索的要求均需符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）等相關(guān)要求；對(duì)檔案管理軟件的招標(biāo)要求要達(dá)到與OA系統(tǒng)無(wú)縫銜接的接口功能等。

2.3.2 提供資質(zhì)材料。資質(zhì)材料主要包括投標(biāo)人的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件（加蓋投標(biāo)人公章），投標(biāo)人承接的地、市級(jí)國(guó)家檔案館、高校以及大型企業(yè)檔案數(shù)字化加工的單份合同原件等。

2.3.3 投標(biāo)報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)應(yīng)為完成招標(biāo)項(xiàng)目范圍內(nèi)的檔案數(shù)字化建設(shè)全部費(fèi)用。屬于整體招標(biāo)的要注明總投標(biāo)價(jià)、分塊投標(biāo)價(jià)和免費(fèi)項(xiàng)目。在掃描加工方面，不同型號(hào)的紙張、照片、圖紙、報(bào)紙的價(jià)格是否有區(qū)別？實(shí)物與錄像帶、錄音帶的數(shù)字化如何報(bào)價(jià)？數(shù)據(jù)錄入、掛接、刻錄光盤是否包含在報(bào)價(jià)范圍內(nèi)？等等。

2.3.4 工期要求與付款方式。檔案數(shù)字化招標(biāo)范圍內(nèi)的各項(xiàng)內(nèi)容要求自合同簽訂之日起的工作日內(nèi)要注明是否包含節(jié)假日在內(nèi)。付款的階段、比例、保證金都要在合同中明確。

2.4 評(píng)標(biāo)與定標(biāo)

2.4.1 組成評(píng)標(biāo)小組。高校招標(biāo)辦要組織審計(jì)、檔案館、現(xiàn)代信息中心等部門的專家組成評(píng)標(biāo)小組進(jìn)行評(píng)標(biāo)，也可以通過(guò)地方招標(biāo)辦抽調(diào)其他單位的檔案數(shù)字化專家參加評(píng)標(biāo)，同時(shí)邀請(qǐng)高校紀(jì)委派人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。

2.4.2 確定評(píng)分辦法。檔案數(shù)字化評(píng)分辦法應(yīng)包括評(píng)分內(nèi)容、指標(biāo)、得分標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)目。評(píng)標(biāo)時(shí)，評(píng)標(biāo)小組有權(quán)要求投標(biāo)人對(duì)其投標(biāo)文件進(jìn)行書(shū)面澄清、說(shuō)明，投標(biāo)人應(yīng)派授權(quán)代表按通知的時(shí)間、地點(diǎn)接受詢標(biāo)。

2.4.3 簽訂合同。高校要與中標(biāo)的檔案數(shù)字化公司簽訂合同，明確雙方的權(quán)責(zé)，商定合同爭(zhēng)議的解決措施、標(biāo)的技術(shù)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。合同簽訂前，雙方需共同審閱，仔細(xì)研讀每一個(gè)條款，必要時(shí)請(qǐng)律師把關(guān)。

3 過(guò)程管理階段

3.1 做好后勤保障

3.1.1 提供數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)。檔案數(shù)字化掃描加工要有一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的場(chǎng)所，配置相應(yīng)的桌、椅，符合國(guó)家規(guī)定的檔案保管場(chǎng)所和檔案數(shù)字化掃描加工的要求。

3.1.2 保證網(wǎng)絡(luò)暢通。對(duì)分內(nèi)外網(wǎng)的高校，要給數(shù)字化公司臨時(shí)提供獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)用戶名，供其在數(shù)字化期間正常使用網(wǎng)絡(luò)。在檔案數(shù)字化建設(shè)工程結(jié)束后，要及時(shí)取消。

3.2 組織數(shù)字化公司進(jìn)場(chǎng)

3.2.1 加強(qiáng)人員培訓(xùn)。高校要對(duì)中標(biāo)的檔案數(shù)字化公司從業(yè)人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其盡快熟悉高校檔案的分類體系，了解高校檔案的特點(diǎn)，適應(yīng)高校檔案數(shù)字化加工需要。

3.2.2 簽訂保密協(xié)議。保密協(xié)議應(yīng)列入合同條款，其內(nèi)容要求數(shù)字化公司人員不論何時(shí)何地要保證對(duì)高校實(shí)體檔案及其信息保守機(jī)密。未經(jīng)高校同意，不得以泄露、告知、公布、、出版、傳授、轉(zhuǎn)讓或者其他任何方式向?qū)Φ谌叫孤稒n案信息或帶出工作場(chǎng)所。任何一方違約，另一方均有權(quán)向人民法院提起訴訟，追究其刑事責(zé)任。

3.3 辦理檔案進(jìn)出庫(kù)房手續(xù)

3.3.1 核對(duì)檔案進(jìn)出庫(kù)房數(shù)量。高校檔案歸檔的形式有兩種，一是以卷歸檔，二是以件歸檔。無(wú)論哪一種形式，檔案進(jìn)出庫(kù)房時(shí)都要認(rèn)真核對(duì)數(shù)量，對(duì)重要檔案不僅要核對(duì)卷數(shù)和件數(shù)，還要核對(duì)頁(yè)數(shù)。

3.3.2 填寫檔案進(jìn)出庫(kù)房單。檔案出庫(kù)房前和檔案進(jìn)庫(kù)房前都要填寫進(jìn)出庫(kù)房單，其內(nèi)容包括進(jìn)出庫(kù)房時(shí)間、檔案類別、保管期限、數(shù)量以及雙方責(zé)任人等。需要注意的是，出庫(kù)房單與進(jìn)庫(kù)房單要保持內(nèi)容的一致性。

3.3.3 檔案歸位。對(duì)完成掃描加工任務(wù)的檔案要按照原來(lái)的存放位置及時(shí)歸位保管，防止錯(cuò)亂，影響實(shí)體檔案的統(tǒng)計(jì)和利用。歸位時(shí)間要計(jì)劃好，原則上按全宗、類別、年代、保管期限等結(jié)合起來(lái)考慮。

3.4 加強(qiáng)數(shù)字化過(guò)程監(jiān)督指導(dǎo)

3.4.1 安排專人管理檔案數(shù)字化外包。安排專人負(fù)責(zé)答疑和協(xié)調(diào)檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中的有關(guān)問(wèn)題。安排人員管理的形式有兩種，一是安排專門人員負(fù)責(zé)管理檔案數(shù)字化外包工作；二是安排人員分段負(fù)責(zé)管理，即在不同全宗或不同類別安排不同的人員專門負(fù)責(zé)管理檔案數(shù)字化外包工作。通過(guò)檔案工作人員常態(tài)性檢查、指導(dǎo)，保證檔案數(shù)字化項(xiàng)目的有序進(jìn)行。

3.4.2 制定合理的數(shù)字化業(yè)務(wù)流程。與數(shù)字化公司共同商定檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程，使提卷、登記、檢查檔案、拆卷、組卷、整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、掃描數(shù)據(jù)質(zhì)檢、修改、二次質(zhì)檢、著錄標(biāo)引、打印目錄、裝訂（裝盒）、還歸、登記、歸檔、備份、抽檢等各個(gè)業(yè)務(wù)流程有效銜接，確保各環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)縝密。[1]

3.4.3 落實(shí)合同中的獎(jiǎng)懲制度。按照合同的要求檢查檔案數(shù)字化每一個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，減少后續(xù)驗(yàn)收的工作量。對(duì)于合同中的漏項(xiàng)部分，要與數(shù)字化公司協(xié)商解決。對(duì)于在數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題要依據(jù)合同進(jìn)行獎(jiǎng)懲，通過(guò)獎(jiǎng)懲建立起數(shù)字化公司人員的責(zé)任心和質(zhì)量關(guān)。

4 驗(yàn)收階段

4.1 確定驗(yàn)收人員

4.1.1 驗(yàn)收人員組成。檔案數(shù)字化項(xiàng)目驗(yàn)收人員的組成應(yīng)包括三方，一方是專家，聘請(qǐng)地方檔案館和企事業(yè)單位有關(guān)檔案數(shù)字化方面專家；一方是高校相關(guān)部門人員；一方是數(shù)字化公司的項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)人員。

4.1.2 驗(yàn)收依據(jù)。三方人員根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和雙方合同的約定，進(jìn)行最終驗(yàn)收工作，以保證驗(yàn)收的公正性、客觀性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

4.2 確定驗(yàn)收方式

4.2.1 全檢。對(duì)照合同要求和招投標(biāo)文件的約定，對(duì)所有數(shù)字化的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查。這項(xiàng)工作的好處是能夠確保檔案數(shù)字化工程的整體質(zhì)量達(dá)標(biāo)，使“質(zhì)量控制深入到檔案數(shù)字化加工的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)細(xì)節(jié)”。[2]但缺點(diǎn)是工作量太大，人手不夠，事實(shí)上沒(méi)有必要也不可能。

4.2.2 抽檢。選取不同全宗、年代、類別、保管期限、載體的檔案樣本進(jìn)行抽檢。驗(yàn)收小組對(duì)檔案數(shù)字化成品數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的百分比抽查驗(yàn)收，抽驗(yàn)時(shí)主要對(duì)圖像數(shù)據(jù)的亮度、歪斜、錯(cuò)頁(yè)、重頁(yè)等質(zhì)量方面進(jìn)行檢查，確保圖像合格率、影像（索引）數(shù)據(jù)匹配準(zhǔn)確率、索引數(shù)據(jù)錄入合格率等達(dá)到一定的比例。

4.3 確定驗(yàn)收內(nèi)容

4.3.1 是否滿足合同要求。對(duì)照合同要求逐項(xiàng)驗(yàn)收，檢查檔案數(shù)字化加工規(guī)范、標(biāo)的技術(shù)等方面的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)指標(biāo)是否達(dá)到合同約定的要求。對(duì)于未達(dá)標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)予重新處理，直至達(dá)標(biāo)為止。

4.3.2 軟件的運(yùn)行情況。對(duì)于檔案數(shù)字化整體招標(biāo)的高校不僅要驗(yàn)收檔案數(shù)字化掃描加工的質(zhì)量，還要驗(yàn)收軟件的運(yùn)行情況。重點(diǎn)檢查軟件是否具備與OA系統(tǒng)無(wú)縫銜接的接口功能，軟件對(duì)多格式數(shù)據(jù)的容載能力，軟件提供的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能可支持多種數(shù)據(jù)庫(kù)，等等。

篇（10）

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）04（a）-0209-01

1 對(duì)教學(xué)檔案的認(rèn)識(shí)

（1）教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，是高等學(xué)校在組織教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理過(guò)程中形成的、對(duì)日后教學(xué)工作具有參考利用價(jià)值的、需要?dú)w檔保存和開(kāi)發(fā)利用的一切文件、資料、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等信息資源的總合。它是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的原始記錄和歷史憑證，是學(xué)校發(fā)展的縮影，也是學(xué)校組織開(kāi)展各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的重要基礎(chǔ)和詳實(shí)的參考，是用之不竭的寶貴資源和歷史財(cái)富。

（2）教學(xué)檔案在教學(xué)管理和學(xué)院發(fā)展實(shí)際作用：①它是衡量教學(xué)水平高低、教學(xué)質(zhì)量好壞的曲線圖。通過(guò)對(duì)教師的講稿、教案、CAI課件、課堂記錄、學(xué)生考卷、考試成績(jī)等反映了教師的講課水平、整體素質(zhì)、教學(xué)質(zhì)量；通過(guò)學(xué)生實(shí)習(xí)、實(shí)踐能力考評(píng)、學(xué)生考取國(guó)家資格比例、畢業(yè)生跟蹤調(diào)查反饋報(bào)告，反映學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量的評(píng)價(jià)；通過(guò)專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、課程安排、實(shí)用教材反映學(xué)校的整體教學(xué)思路，和對(duì)國(guó)家教育整體規(guī)劃的執(zhí)行情況。為了適應(yīng)社會(huì)需要，國(guó)家對(duì)高職院校的教學(xué)方向不斷改革，教學(xué)內(nèi)容不斷調(diào)整，教學(xué)活動(dòng)中誕生的各種規(guī)章制度又是教學(xué)管理水平的標(biāo)志。②它還為國(guó)家對(duì)高校辦學(xué)水平評(píng)估提供最基礎(chǔ)資料。國(guó)家對(duì)各高校的全面評(píng)估，最重要的是教學(xué)質(zhì)量的關(guān)注，教學(xué)檔案資料就成了必備內(nèi)容，專家正是通過(guò)對(duì)評(píng)估單位提供的大量的教學(xué)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分析、對(duì)其做出合理評(píng)定，給國(guó)家對(duì)高校的監(jiān)管提供可靠的依據(jù)。

2 教學(xué)檔案收集整理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案意識(shí)薄弱，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

教學(xué)檔案對(duì)歷史是記載，對(duì)現(xiàn)在是借鑒參考，所以在高校以教學(xué)為主的大背景下，很難進(jìn)入前臺(tái)被人們所關(guān)注。經(jīng)費(fèi)不足，設(shè)施不全，人員配備不合理是普遍現(xiàn)象，對(duì)檔案員不重視培訓(xùn)，對(duì)檔案室不重視監(jiān)察，該升級(jí)進(jìn)館的不及時(shí)升級(jí)，造成寶貴的教學(xué)檔案的浪費(fèi)。

2.2 規(guī)范化管理不到位使得收集整理困難

由于教學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，專業(yè)面越來(lái)越廣，檔案形成涉及的范圍也越來(lái)越大。許多材料分散在各系中，一般人們把教學(xué)作為重點(diǎn)，對(duì)檔案意識(shí)淡化，而且系里一般不配備兼職檔案員，只有教務(wù)管理處才有，且工作量大，再加之檔案收集范圍內(nèi)容不細(xì)化，讓人理解不透也勢(shì)必造成有價(jià)值的教學(xué)檔案的丟失或漏收，影響收集的質(zhì)量。整理困難：教學(xué)檔案本應(yīng)由檔案形成部門按文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用的原則進(jìn)行整理，即誰(shuí)形成誰(shuí)立卷，然后交由檔案管理部門監(jiān)查驗(yàn)收、上架。但在實(shí)際工作中，兼職檔案員都身兼數(shù)職，加之有些教師不配合，在造成材料零亂、不完整、不連續(xù)的基礎(chǔ)上，要求其按檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理，勢(shì)必積極性不高和整理質(zhì)量難以符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門還得進(jìn)行二次整理，造成人力物力的巨大浪費(fèi)。

3 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的改進(jìn)措施

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化意識(shí)

人們普遍認(rèn)為只有檔案管理人員才需要提高檔案意識(shí)，增強(qiáng)檔案法制觀念，其實(shí)，我們每個(gè)社會(huì)人（包括領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生）都是檔案形成的主體，每個(gè)人都需要了解檔案知識(shí)，了解檔案的相關(guān)法律常識(shí)。比如與教師相關(guān)的科研材料、教案、課件等，都應(yīng)按相關(guān)制度存檔。

3.2 范圍明確，方法得當(dāng)，內(nèi)容具體

由于與形成檔案有關(guān)的所有人，都不可能達(dá)到專業(yè)檔案人員應(yīng)達(dá)到的專業(yè)水平，對(duì)收集檔案材料的認(rèn)識(shí)也不一致，對(duì)應(yīng)歸檔的文件很可能理解為不需要而放棄收集，所以，我們只有把歸檔范圍盡可能細(xì)化到具體材料或文件，落實(shí)到人員頭上，再由兼職或?qū)Ｂ毴藛T進(jìn)行全面管理從而避免文件的丟失。其實(shí)現(xiàn)在大部分工作都在計(jì)算機(jī)上完成，如果在形成定稿后步驟化的將其通過(guò)電子郵箱直接發(fā)送到檔案管理部門進(jìn)行保存更是可取之法。以下是教學(xué)檔案收集的具體內(nèi)容：

（1）綜合類：主要有上級(jí)主管部門下達(dá)的有關(guān)文件、學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作記錄、簡(jiǎn)報(bào)等；學(xué)院制定的教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例及教學(xué)工作的文件、教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料、每學(xué)期評(píng)教、評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。

（2）教學(xué)管理類：教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評(píng)估有關(guān)材料、教師教學(xué)任務(wù)安排及開(kāi)課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建議規(guī)劃、實(shí)施情況、教師進(jìn)修培訓(xùn)材料、學(xué)籍管理材料、學(xué)籍變更材料、課程安排表、學(xué)年校歷。

（3）教學(xué)業(yè)務(wù)類：重點(diǎn)課程、精辟課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料；培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書(shū)、教學(xué)日志等有關(guān)材料；教材建設(shè)、教材自編或主編及使用教材的目錄、教師制作的CIA課件等材料；優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本，青年教師教學(xué)比武材料、教學(xué)實(shí)習(xí)的有關(guān)材料、各種考試試卷與試卷分析材料，學(xué)生畢業(yè)論文及評(píng)審意見(jiàn)、學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)材料；教研相關(guān)資料、教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)儀器設(shè)備材料。

（4）教學(xué)研究與教學(xué)改革類：系教學(xué)工作特色相關(guān)材料、教學(xué)管理干部及教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄及論文復(fù)印件（按年度匯總）、開(kāi)展教育思想學(xué)習(xí)與討論的有關(guān)材料（文件論文集、報(bào)告會(huì)記要）、各級(jí)教改項(xiàng)目總表及附件（含申報(bào)、任務(wù)書(shū)、結(jié)項(xiàng)報(bào)告、鑒定表、成果）、教學(xué)內(nèi)容、方法和手段改革及考試內(nèi)容等相關(guān)材料。

3.3 健全制度，規(guī)范管理

依照《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，制定符合本校實(shí)際，利于教學(xué)管理的切實(shí)可行的各項(xiàng)教學(xué)檔案管理制度，對(duì)管理人實(shí)行一系列的考核制度與辦法，大力加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理體制，從而進(jìn)行規(guī)范化管理。

3.4 開(kāi)發(fā)資源，提高利用

不論教學(xué)檔案收集的多完整、整理的多科學(xué)、管理的多先進(jìn)，沒(méi)有利用的檔案就是死檔，就是對(duì)前期工作的否定，就是對(duì)人力物力的極大浪費(fèi)。檔案的利用是體現(xiàn)其價(jià)值的最終目的，要充分利用現(xiàn)有技術(shù)手段及設(shè)備，將優(yōu)秀教師的風(fēng)采、事跡、成果，典型的教案、課件、模型，科研內(nèi)容、圖片，先進(jìn)的教學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的教學(xué)設(shè)備等信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、多媒體、大型展覽等進(jìn)行宣傳，最大化的開(kāi)發(fā)利用檔案資源。加強(qiáng)與教學(xué)管理部門的有機(jī)聯(lián)系，讓教學(xué)管理者及時(shí)了解掌握教學(xué)檔案的動(dòng)態(tài)，及時(shí)進(jìn)行教學(xué)資源的整和與共享，借鑒歷史，把握現(xiàn)在，不斷調(diào)整和改進(jìn)教學(xué)管理思路，最終達(dá)到提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的目的。

總之，教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜艱巨的工程，也是高校檔案工作的重中之重。我們要珍惜教學(xué)檔案這一寶貴歷史資源，從領(lǐng)導(dǎo)到每一位教師都要樹(shù)立檔案意識(shí)，樹(shù)立檔案的法制觀念，注意身邊檔案資料的收集與整理，讓教學(xué)檔案最大化的發(fā)揮其作用。