時間：2022-12-24 20:48:15
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇辦公用品管理制度范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
2．文件、材料的起草、修改和傳閱盡量在電子媒介上進行，減少紙質文件印發(fā)和使用傳真的頻率，加快推進無紙化辦公。
3．文件和通知的發(fā)放，一般在郵箱或校務公開欄，如確要打印，嚴格核定印發(fā)的份數，盡量避免多印。提倡雙面印刷。
1、為規(guī)范公司辦公用品采購及領用流程，加強公司辦公用品管理，節(jié)約成本，提高效率，規(guī)范流程，明確責任，倡導健康優(yōu)質、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，特制定本制度；
2、本制度適用于公司全體員工。
二、辦公用品分類
本制度所指的辦公用品主要包括：各種辦公室所需耗材、辦公設備、辦公家具、電腦及配件、其他零星物品以及機器設備、運輸工具、大額資產等固定資產，分為以下四類：
1、低值易耗品
第一類：如墨盒、硒鼓、碳粉、軟盤、刻錄盤、復印紙、插座、電源線、計算器、訂書機、剪刀、裁紙刀、印臺、U盤、移動硬盤等以及辦公文具類如：鉛筆、橡皮、膠水、膠帶、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、抽桿夾、文件袋、文件夾、印油、資料盒、簽字筆、筆芯、白板筆、螢光筆、修正液、訂書針、尺子、長尾夾、卷筆刀、電池、復寫紙、大頭針、紙類印刷品等。
第二類：生活及待客用品。如：面巾紙、紙杯、茶葉、水果、煙等。
2、耐用品
第三類：辦公家具。如各類辦公桌、辦公椅、會議椅、文件柜、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、飲水機、電腦臺、保險箱及室內非電器類較大型的辦公陳設等。
第四類：辦公設備類。如電腦、傳真機、復印機、打印機、碎紙機、掃描儀、投影儀、電視機、攝像機、照相機、移動硬盤、電風扇、音響器材、電話機等。
三、辦公用品申領流程
1、第一、二類辦公/生活及接待用品的申領流程
需求部門登記(預算內)綜合管理部采購需求部門領用建立辦公用品領用臺帳
2、第三、四類辦公用品申領流程：
需求部門填寫《辦公用品需求申請單表》需求部門部長審核(簽字)分管領導審核(簽字)詢價總經理審核(簽字)綜合管理部采購領取發(fā)放，同時建立領用臺帳，記載各部門領用情況。
3、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。
四、采購原則
1、所有辦公用品的采購、發(fā)放、管理工作，由綜合管理部統(tǒng)一負責，嚴禁其他部門自行組織采購。
公司各部門所需的常規(guī)辦公用品、低值易耗品等預算內辦公用品，由綜合管理部相關責任人根據庫存量及月使用量，按月采購，采購時間為每月20日，遇特殊情況進行調整。請各部門有特殊需求的，須在每月20日前申請，逾期則下月采購。
2、綜合管理部負責辦公用品的采購和日常管理。
當庫存低于一定數額時，應及時補充；綜合管理部部長負責對辦公用品的采購流程以及價格、供應商等情況進行嚴格審核，并直接負責大宗辦公用品的洽談和采購；財務融資部負責對辦公用品采購價格的審計，并定期審核辦公用品臺賬。
3、各部門所需預算內臨時性非常規(guī)急需的低價物品可經部門部長審核同意后，由使用部門配合綜合管理部先行采購，事后做好手續(xù)補辦工作；預算內非常規(guī)及高價辦公用品、設備由需求部門向分管領導申請(注明品牌、規(guī)格、型號、價格及用途)，申請通過后由綜合管理部采購，若遇預算外急需高價辦公用品、設備，由需求部門提出申請，經分管領導、總經理批準后轉綜合管理部進行采購。
4、綜合管理部采購人員嚴格按照采購審批計劃進行采購，不得隨意增加采購品種和數量，凡是沒有列入采購計劃的或未經批準的辦公物品，任何人不得擅自購買，否則后果自負。
5、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制訂格式、規(guī)格，由部門經理協(xié)調綜合管理部統(tǒng)一印制。
6、各部門需要辦公用品價格較高、數量較大、品種較多的(如各種會議和大型活動)，至少提前5天做出采購計劃，經分管領導、總經理審批后，由綜合管理部負責采購。
7、對專業(yè)性物品的采購，由使用部門協(xié)助綜合管理部共同采購。
8、全公司常規(guī)辦公用品費用每月不得超過人民幣2000元，若因人員或業(yè)務量增加導致費用超標，則報請總經理審批進行調整。
9、總經理對綜合管理部的辦公用品采購管理實施嚴格監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題應及時糾偏。
五、采購審批程序
1、申購人填寫《物品申購單》申購部門部長審批分管副總審批總經理審批董事長審批綜合管理部采購
2、綜合管理部依據各部門的辦公用品領用計劃，及時查對庫存，對確有缺項的，應及時編制辦公用品購置計劃后進行采購。
3、在辦公用品采購過程中，如有違紀違法行為，要依紀依法予以追究。對于賬物不符，記錄混亂，工作不到位的人員，給予批評教育，情節(jié)嚴重的，按照規(guī)定給予紀律處分。
六、核銷
1、辦公用品采購后，綜合管理部負責驗收、核對，確認無誤后登記入庫；
2、采購物資時，采購人員須向供應商索取正規(guī)發(fā)票和物品清單，如供應商未能開具正式物品清單的，采購人員須依據實際購買的物品、規(guī)格、型號、單價、數量等，自行編制采購物資清單，作為報銷憑證；
3、物資采購完畢，須在10個工作日內，填寫《費用報銷單》，經財務副總、總經理、董事長審核后，按實際支出報銷費用。財務部門須對報銷憑證予以嚴格審核，對于不符合申購流程和報銷憑證不全者，應予拒銷。
七、辦公用品的保管
1、保管人員核對購物清單后，對購回的物品登記，按照保證質量和方便取用的原則，分類存放。防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞、丟失，確保辦公用品的功用和性能。
2、保管人員要定期對庫存物品進行盤點，隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況，向綜合管理部部長匯報，及時編制采購計劃，按規(guī)定采購，保障供給。
3、對固定資產實行保管責任制。實行使用人、領用人、保管責任人三合一的辦法。誰領取，誰保管；誰使用，誰保管。
4、辦公用品在使用過程中出現(xiàn)故障時，應及時通知綜合管理部組織維修。
八、領用和發(fā)放
1、員工領用辦公用品需填寫《辦公用品領用登記表》并確認簽字，且按照《辦公用品領用登記表》發(fā)放辦公用品，并做好出庫登記，建立臺賬留存?zhèn)洳椤?/p>
2、辦公用品領取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分，由綜合管理部統(tǒng)一調換或回收；
3、使用人在使用辦公設施時，應嚴格按照要求進行操作，并注意日常保養(yǎng)維護。對因個人工作失誤、非正當使用而造成辦公用品出現(xiàn)重大耗損的，將根據個人錯誤的程度，由責任人承擔相應的損失；若被認定為人為損壞的，應由責任人照價賠償并追究相關責任。
4、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。
5、使用部門和個人直接負責辦公用品的日常保養(yǎng)、維護及管理。凡屬各部門員工內部共用的辦公用品由部長指定專人負責保管，丟失和人為損壞由部長負責。
6、員工離職時，應如數交回或轉交所領用的非消耗性辦公用品，由綜合管理部確認核實后，方可辦理離職手續(xù)。
九、登記和管理
1、綜合管理部建立和登記辦公用品臺賬，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理；
2、財務部須會同綜合管理部定期或不定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬實相符；
3、辦公用品存放過程中應避免受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能；
4、綜合管理部須根據辦公用品的消耗或領用情況，確定和保持合理的庫存種類和數量，以減少資金占用和保證正常使用。
5、辦公用品報廢處理。非消耗性辦公用品因使用期限到期，需要做報廢注銷時，使用人應提出辦公用品報廢申請，經部長審核，并報分管領導批準后，使用人將報廢辦公用品交回綜合管理部，由綜合管理部會同財務部門辦理報廢注銷手續(xù)。
十、附則
1、本制度由綜合管理部制定，經總經理審批后予以實施。
2、本制度解釋權和修訂權歸綜合管理部所有，根據實際情況，綜合管理部將定期對本制度進行修訂。
3、今后若有未盡事宜，由綜合管理部另行發(fā)文通知。
4、本制度自頒布之日起實施。
附件1
物品申購單
申購部門
申購時間
申購物品名稱及型號
數量
預算（元）
申購事由
申請人
申購部門負責人
分管副總
總經理
董事長
附件2
辦公用品領用登記表
領用時間
領用物品
數量
1、耐用辦公用品包括：電話、計算器、訂書機、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機、剪刀、戒紙刀、直尺、起釘器。
2、耐用辦公用品已于員工入職時按標準發(fā)放，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。
第三條：易耗辦公用品的領用：
1、易耗辦公用品分為兩部分：部門所需用品和個人所需用品。
2、部門所需用品包括：傳真紙、復(寫)印紙、打印紙、墨盒、碳粉、硒鼓、光盤、墨水、裝訂夾、白板筆。
3、個人所需用品包括：簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、透明膠、膠水、釘書針、回形針、橡皮擦、涂改液、信箋紙。
4、部門常用易耗辦公用品月用量標準見附表。此標準為暫定數，可依據每月平均用量進行合理調整。
5、每月22日前，由各部門將次月《易耗辦公用品需求計劃表》填好(常用易耗辦公用品不得超過每月用量標準)，經部門經理初核，中心總監(jiān)或副總復核，人力資源中心總監(jiān)批準后交采購部統(tǒng)一采購。
6、發(fā)放時間：每月1-2號(如遇假期，順延)。其余時間一般不予辦理辦公用品的領用手續(xù)。
7、領用方法：由各部門文員按發(fā)放日期統(tǒng)一到辦公用品倉申領，填寫《領料單》，經部門經理簽字后交倉管員按《易耗辦公用品需求計劃表》發(fā)放，若部門領用超出需求計劃的，須經人力資源中心總監(jiān)批準后方可發(fā)放。
8、部分辦公用品(油性筆、水彩筆、簽字筆、白板筆、圓珠筆芯、圓珠筆、涂改液、各種電腦墨盒)實行以舊換新原則，傳真紙領用時須以中間紙交換。
9、電腦耗材品(鼠標、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓等)由總經辦電腦部經理審核，人力資源中心總監(jiān)批準后方可領用，申領時須依舊換新。
（一）管理制度現(xiàn)狀
實際上，能夠圍繞辦公用品管理制定書面管理辦法或者口頭管理辦法的獨立高校能夠占到85%以上，但是依然有部分獨立高校沒有制定有關辦公用品管理的方法制度。就算大部分獨立高校制定了有關辦公用品管理的方法制度，但是不是非常規(guī)范與健全，在日常運行過程中經常出現(xiàn)一些問題和漏洞，亟需加以完善。
（二）采購和付款現(xiàn)狀
第一，申購環(huán)節(jié)存在問題。作為采購和付款流程的起點，申購所涉及到的風險點也非常多，比方說僅僅獲得授權才可以提出采購申請；對采購申請的提出和批準是彼此獨立的，從而全面強化對采購的控制?，F(xiàn)如今獨立高校辦公用品申購中，只有少部分獨立高校制定了辦公用品書面采購計劃和辦公用品采購方面設置書面申購單。第二，采購環(huán)節(jié)存在問題。采購環(huán)節(jié)包含訂貨、詢價、簽訂合同等，所涉及的風險點也很多，比方說采購審批、詢價。大部分獨立高校在確定辦公用品供貨商的時候，都由詢價人員自己去確定，沒有嚴格按照詢價和確定供貨商職責分離的要求去做。嚴格來說，詢價和供應商的選擇屬于不相容的職務，由一個人來負責和承擔，極容易發(fā)生舞弊的現(xiàn)象。第三，驗收環(huán)節(jié)存在問題。當前很多獨立高校都由采購人員對驗收工作進行負責，書面驗收記錄不規(guī)范或者根本就沒有書面驗收記錄。一個工作人員同時負責采購和驗收工作，沒有辦法實現(xiàn)職責分離，極易產生各種不良現(xiàn)象，比方說負責采購的人員和供應商進行不正當交易，供應商為獨立高校提供的辦公用品較為劣質。
（三）領用和保管現(xiàn)狀
實踐中發(fā)現(xiàn)，獨立高校辦公用品領用和保管環(huán)節(jié)所涉及到的風險點也非常多，比方說像授權程序，領用須經過批準，防止多領或者被盜；設置臺賬對進貨、領用、結存情況及時反映；實物控制，定期盤點等方面，但是在辦理領用手續(xù)的時候，僅有少部分獨立高校在填寫書面領用單并獲得批準之后才領用，還有就是大部分獨立高校都是由保管人員對登記和設立臺賬，這表明在辦公用品保管和臺賬記錄職責彼此獨立方面，獨立高校還應該進一步加以關注。此外，雖然大部分獨立高校能夠對辦公用品進行定期或者不定期地盤點，但是還是有部分獨立高校無法做到辦公用品的盤點，在實物控制方面做的顯然不夠好。
二、獨立高校辦公用品管理的對策
（一）加強辦公用品管理制度建設
第一，應該對獨立高校辦公用品管理的目標加以明確。獨立高校辦公用品管理應該將服務學校教學事業(yè)發(fā)展作為宗旨，將防范舞弊和勤儉節(jié)約作為目標，防范舞弊主要是指獨立高校在辦公用品管理的任何一個環(huán)節(jié)都應該對風險點加以考量，對控制程序加以設置。勤儉節(jié)約主要是指一定要避免產生浪費，在制定辦公用品采購計劃的過程中，應該對庫存的現(xiàn)狀、采購的性價比進行科學地分析，堅決防止盲目采購。第二，增強管理制度的全面性。獨立高校辦公用品管理制度不但應該包含采購方案制度、日常保管制度，還應該包含領用授權制度、內部監(jiān)督制度、驗收入庫制度等。第三，要確保制度具有可操作性。獨立高校應結合自身的實際狀況，針對性分析存在問題，制定操作性和執(zhí)行性強的制度。進行內部控制必然會使得管理成本增大，所以應該對怎么樣來避免繁瑣進行考量，盡量做到簡便實用，便于落實和執(zhí)行。
（二）完善采購和付款環(huán)節(jié)的管理
第一，完善請購環(huán)節(jié)的管理。獨立高校在采購辦公用品的過程中，針對集中、大額的采購應該制定書面采購計劃，同時應該在預算申報中加以體現(xiàn)，避免發(fā)生隨意性和盲目性采購。并且還要設立書面請購單，對請購過程中的審批手續(xù)以及權限進行確定，對相關流程進行規(guī)范。第二，完善采購環(huán)節(jié)的管理。獨立高校務必要確保至少兩個人參與到辦公用品的采購過程當中，在采購的各個環(huán)節(jié)都要努力做到彼此制約和職責分離。第三，完善驗收付款環(huán)節(jié)的管理。獨立高校務必要專門設立負責驗收的工作人員，同時和采購人員相分離，做好有關具體驗收情況的各種書面記錄。
（三）強化領用和保管環(huán)節(jié)的管理
一、項目部辦公物品的申請
項目部根據辦公物品需要情況以及消耗水平，填寫辦公物品采購預算表，由項目經理、＊＊＊＊總經理簽字后交辦公室。如果辦公物品需要指定某種特定規(guī)格，或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生較大變化，也一并向辦公室提出。凡指定辦公物品規(guī)格、數量、購買單位或超出統(tǒng)一配發(fā)標準的，須由項目部以書面形式提出申請，報＊＊＊＊總經理審批。
二、項目部辦公物品的采購
項目部物品由辦公室按照統(tǒng)一標準和數量進行采購。凡指定辦公物品規(guī)格、數量、購買單位的，持總經理簽字后的申請書和采購預算表，由辦公室按照成本最小原則采購。
三、項目部辦公物品的領取
項目部辦公用品采購后，由項目部指定專人對品種、規(guī)格、數量、質量進行檢查驗收，經核對無誤后分別在《固定資產領用登記表》或者《在用低值易耗品清查明細表》上簽字領取。
四、項目部辦公物品的費用支出
項目部辦公物品費用由＊＊＊＊統(tǒng)一預支，納入工程建設成本，項目竣工時予以結算。
五、項目部辦公物品的保管
項目部辦公物品由項目部按照＊＊＊＊固定資產或低值易耗品管理的要求進行日常管理和使用。
六、項目部辦公物品的盤存
項目部辦公物品應由項目經理負責定期清點，清點要求做到賬物一致，如果不一致必須查清原因，然后以書面形式向＊＊＊＊總經理和分管副總經理進行匯報，同時通報辦公室，重新調整在用物品清單，使帳物保持一致。工程竣工后項目部解散時，由辦公室指派專人負責登記、檢查、檢收和管理。
七、項目部辦公物品的持有量調查
1、接待來客熱情周到，原則上在鎮(zhèn)機關食堂招待，食堂實行零利潤管理，來客需要在機關食堂安排用餐的，由后勤辦公室報分管領導統(tǒng)一安排。
2、確因工作需要，要求在食堂以外屬本鎮(zhèn)范圍內的地方安排用餐，實行派單制，用餐單分發(fā)給各分管領導，用餐時請?zhí)顚懞脕砜蛦挝?、姓名、職務、人數后，交后勤辦公室報分管領導統(tǒng)一安排。需要在共青城區(qū)范圍內安排用餐的，經書記、鎮(zhèn)長同意后，由后勤辦公室報分管領導統(tǒng)一定點安排。
3、實行對口接待，盡量壓縮陪客人數，陪客人數不得超過來賓人數，原則上不安排高檔煙、酒，盡量安排本地酒，防止鋪張浪費。
4、煙、酒、水果等接待用品，由后勤辦公室統(tǒng)一購買使用，從嚴控制。未經后勤辦公室同意，部門或個人自行購買的不予審批報銷。
5、實行招待費聯(lián)審制度，招待費要詳細注明來客單位、姓名、人數、陪客人，分管領導審核簽字，后勤辦公室負責每月向書記、鎮(zhèn)長呈報本期及累計情況，每季度向班子成員通報一次，以增強透明度，相互監(jiān)督。
6、接待標準：處級以上或重要部門領導，接待標準為400元/桌以內（含酒水）；開發(fā)區(qū)職能部門副科以上領導，接待標準為320元/桌以內（含酒水）；其他職能部門干部，接待標準為260元/桌以內（含酒水）。
二、食堂管理制度
1、食堂原則上不購買高檔菜肴，以家常菜為主。
2、購買食品時必須有兩人在場，工作人員要在當日菜單上簽字，當天交分管領導審核。
3、糧油每月集中采購，當月交分管領導審核。
4、食堂工作人員每星期將本周發(fā)生的費用，先由分管領導審核后，交鎮(zhèn)長簽字。
三、車輛管理制度
1、一般不得公車私用（包括換用）。特殊情況須經鎮(zhèn)黨委書記或鎮(zhèn)長、分管鎮(zhèn)長批準。
2、機關車輛在共青范圍內使用，駕駛員要向分管領導報告，以便分管領導及時掌握車輛外出動向。
3、機關車輛外出離開共青，須經鎮(zhèn)黨委書記或鎮(zhèn)長批準。
4、車輛修理必須經分管領導同意后，到指定維修點送檢，并面議修理價格及時間后方可進廠維修，修理發(fā)票須經送修人員證明，分管領導審核，鎮(zhèn)長簽字，由財務人員與修理單位結算，修理發(fā)票須附修車工樣單等附件方可報帳。修車后調換的零件要帶回單位驗收。車輛加油實行油卡定點制。
四、辦公用品管理制度
計算機及其技術的應用、普及，使得人們在生產生活中的勞動強度顯著降低，而處理數據的效率大幅提高。微軟Office辦公軟件中的Excel操作簡單快捷，其最主要的作用是制作表格和數據計算，即：處理報表，利用Excel內置或用戶定義的函數實現(xiàn)復雜運算。一些通用軟件做賬目比較繁瑣，而采用Excel則有諸多優(yōu)點，并可實現(xiàn)多個賬目副本同時制作，彼此之間可對比和實時更新，從而節(jié)省人工對賬時間。針對繁復和瑣碎的辦公用品管理，本文論述了采用微軟Excel進行辦公用品數字化管理的可行性，并給出了具體的實現(xiàn)方案。
1.辦公用品數字化管理的總體設計
1.1應用需求分析
大至企業(yè)，小到具體的辦公室都有一些必備辦公用品（包括耗材和一些貴重物品）需要管理，并涉及計劃、采購、庫存、借領（包括歸還某些循環(huán)使用物品）等方面工作，人工管理非常繁瑣，為規(guī)范操作，確保所需，避免浪費、減少人為失誤，可考慮通過軟件進行自動化管理。在這方面Excel有著諸多優(yōu)勢：
（1）一個工作簿可包含多個工作表，可用來組織相關信息。同時可對多張工作表的數據進行匯總計算。
（2）從安全角度考慮，管理員本機可實現(xiàn)安全操作，實時備份。
（3）所生成的每個表單可進行排序、自動篩選（按選定內容篩選）、高級篩選（適用于復雜條件）。篩選區(qū)域僅顯示滿足條件的行（即“記錄”），該條件由針對某列（即“字段”）指定。篩選只是暫時隱藏不必要顯示的行。
（4）可利用公式（函數、引用、常量、運算符）聯(lián)動若干個單元格顯示。
（5）支持VBscript語言，通過自定義函數，編輯代碼，運行宏命令實現(xiàn)數據計算與方案分析等一系列功能。
基于以上優(yōu)點，可將傳統(tǒng)的人工管理手段和辦公用品管理制度交由Excel來實現(xiàn)，幫助管理員分析信息，協(xié)調收支，實現(xiàn)賬目基本功能，降低成本，同時方便用戶及時了解領用信息、庫存情況。
1.2辦公用品數字化管理的總體框架
圖1 采用Excel實現(xiàn)辦公用品管理的基本思路和構架
1.2.1設計思路
采用Excel實現(xiàn)辦公用品管理的基本思路和構架如圖1所述，管理軟件的具體構架如下：
（1）建立五個數據庫（即在工作簿A上建立的五個表單）：庫存表、入庫表（采購記錄）、出庫表（領用/借用記錄）、庫存限制（最大存貨量，可變更）、領用限制。
（2）建立三個數據報表（在工作簿B上建立的幾個表單，）：下月采購單、個人領取記錄、本月出庫記錄。
（3）設置四項操作：本月入庫錄入、本月領用申請、查詢（庫存狀況、入庫狀況、出庫狀況）、報表生成及打印。
具體過程中，可根據歷史記錄和經驗法則設定領取基準，對于高檔/耐用辦公用品，盡量協(xié)調相互借用，一般不重復購置，以上等細節(jié)規(guī)定將體現(xiàn)在Excel函數之中。
在設計管理軟件時將Excel與網頁相結合。對于非保密數據，可對其所在表單設置保護權限，通過“我的電腦”/“控制面板”上建立DSN與相關EXCEL連接，制作網頁（包含用VBscript編寫的程序），使領用人通過局域網查閱相關信息（“只讀”屬性，不能更改），而管理員則擁有“更改”權限。
1.2.2 數據關系
管理員每月先執(zhí)行“本月入庫錄入”（上月要求采購的條目），從而更新了庫存表、入庫表（購買記錄）；而領用人可執(zhí)行“本月領用申請”（不能超過庫存表中存量限制，不能跨越領用人級別要求），從而更新出庫表、庫存表；根據庫存表、庫存表中存量限制和領用失敗狀況生成下月采購單。
2.辦公用品數字化管理的細節(jié)設計
由于辦公用品管理的繁復和瑣碎性，在具體實施時，以下問題應給予考慮或需要特別注意：
⑴管理員使用的文件在一個文件夾A，每次更新后，使庫存表、領用記錄等以獨立EXCEL表形式備份到文件夾B中，對文件夾B內文件設安全級別，建立數據鏈接，以 HTML 格式動態(tài)地呈現(xiàn)電子表格，因此其它用戶可以使用 Web 瀏覽器訪問信息，進行瀏覽、排序、篩選，通過“本月領用申請”格式輸入借領要求并申報給管理員。
⑵用品每次采購價格可能有出入，每月采購記錄輸入，填寫采購日期，而生成的庫存表中同一用品可能有幾條記錄（領用限制中有金額要求，在領用表中可追溯每條記錄來源，保證貴重不合格品的及時退還）。
⑶考慮用品自身特點和庫房要求，應及時改動“庫存限制”；考慮到使用狀況，應及時改動“領用限制”，以免不必要的儲存或過量積壓，確保供應好、周轉快、減小損失。
⑷辦公用品分耗材和循環(huán)用品（耐用、價高）兩種，前者可連續(xù)領取，后者是借用，應設有歸還期限報警、循環(huán)使用期限（報廢處理），并在庫存表、出庫表中顯示標記。
⑸在EXCEL表單中設計固定的報表格式，通過定義函數，運行宏更改、給相應單元格賦值。
⑹對EXCEL表單菜單欄“工具”-“宏”-“Visual basic編輯器”-“工程屬性”內設密碼，避免誤改動。
⑺如有質量不合格用品，需要退還供貨商的，仍執(zhí)行常規(guī)入庫錄入，對應數量寫為負值，在備注列寫原因，退還日期。領用人寫退還申請（與領用申請一樣，對應數量為負值，填好備注項，歸還循環(huán)用品時與此步同）。
2、協(xié)助經理建立特殊人才（如售后工程師、研發(fā)人員、海外銷售人員等）的儲備機制及長期招聘渠道。收集和關注國內知名招聘網站（如智聯(lián)招聘、前程招聘等）的人才信息。
3、在實際中完善及制訂招聘流程及相關表格
4、協(xié)助各部門實施招聘。
5、建立招聘檔案。
二、培訓及考核
1、新進員工崗前培訓
制作一份新進員工崗前培訓教材。
2、展開在職員工的素質及企業(yè)文化培訓。
2、協(xié)助經理制定績效考核管理辦法，為績效考核工作的具體實施提供依據。
3、根據公司現(xiàn)有績效管理制度，開展員工績效考評組織與實施工作，推行新的績效考核標準。
4、建立培訓及考核檔案。
三、規(guī)章制度
1、協(xié)助經理審核、修訂公司各項規(guī)章制度。
2、監(jiān)督及執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度。
3、懲罰及獎勵制度
按公司出臺的各項規(guī)章制度，給予違規(guī)者相應的處罰。對予應獎勵者要做到及時及有據獎勵，并公布。
四、勞動關系管理
1、退休
協(xié)助經理完善員工退休、資遣管理制度，為辦理退休、資遣事項提供依據。
2、辭職
協(xié)助經理完善辭職管理制度，為辦理辭職事項提供依據。
五、薪酬管理
1、根據公司現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢，協(xié)助經理建立及完善公司科學合理的薪酬管理體系。
2、直接薪酬由基本工資、職務津貼、固定津貼、績效工資、年終獎金組成。
3、間接工資則由員工福利組成。
六、行政事務
1、車輛管理
協(xié)助經理開展相關工作。
2、公章管理
協(xié)助經理做好相關審核工作，制作公章使用管理登記薄。
3、辦公用品管理及購買
對辦公用品要及時做好保養(yǎng)及維護，以保證公司工作的開展。采購辦公用品一定要做貨比三家，保證物品的實用性及耐用性。
4、會議安排
協(xié)助經理安排會議議程及相關準備工作。
5、檔案管理
分類編號專人管理公司檔案。
6、公司郵箱管理。
準時收發(fā)郵件，慎重妥當處理郵件。
7、部門預算
準確、詳細登記每月發(fā)生的費用，按要求提交每月預算。
五、其他事務
1、證照的申辦、年審。
一、標準
一切以公司利益為重，團結協(xié)作、努力工作、積極進取、鉆研業(yè)務、不斷提高服務意識，以贏得客戶的滿意并保守公司的商業(yè)秘密，為公司取得良好的經濟效益和社會效益做出應有的貢獻。
二、儀容儀表
員工的儀容儀表關系到公司的形象和聲譽，同時也是公司管理水平的具體體現(xiàn)。
（一） 員工必須以飽滿的工作熱情進入工作崗位，工作時間內應保持良好的精神面貌，語言文明，舉止端莊；
（二） 上崗時員工須保持良好的個人衛(wèi)生，不得留過長的指甲，身體及口腔不得有異味（上班前不得飲酒及使用刺激性氣味食品）
（三） 員工工作時間必須講普通話；服裝要時刻保持清潔平整，男員工不得穿拖鞋、布鞋、露腳趾涼鞋在辦公時間內進入辦公區(qū)。
（四） 員工發(fā)型要大方端莊并梳理整齊，頭發(fā)要保持清潔，不得留怪異發(fā)型。
三、行為規(guī)范
為保證工作秩序，員工應遵守下列行為規(guī)范
（一） 員工按照公司規(guī)定的時間上下班并簽到；
（二） 接聽工作電話，語氣要溫柔，言語要有禮貌并簡潔明了，嚴格執(zhí)行崗位規(guī)范，對于本部門其他員工或其他部門的電話有義務轉達和告知；
（三） 員工在崗期間，不準看非工作性的報紙和雜志；不得使用公司電腦做其他與工作無關的活動（例如：聊天，網絡游戲等），一經發(fā)現(xiàn)處以200元的罰款；
（四） 員工在崗期間，不準處理與工作無關的事情，不準串崗、脫崗；嚴禁長時間打私人電話，嚴禁因私打長途電話。除規(guī)定人員外，其他人不得輕易在公司上網，如特殊需要，需經經理或主管同意方可。
（五） 員工須按規(guī)定及時上交在公司內拾到的任何物品；愛護辦公設備，節(jié)約辦公耗材、下班之前應及時關閉電源（包括電腦、電燈等），關好門窗，以免造成不必要的損失，嚴禁用公司的電腦等設備進行私人圖片、文件、照片等的處理或打印之類與工作無關的活動，違反此規(guī)定的，將處以100-300元的罰款；
（六） 員工應絕對遵循公司的保密制度，未經經理批準，不得將公司的技術、資料、計劃、決定等商業(yè)機密向其他非相關人員甚至公司以外的員工透漏、復制或者發(fā)送，一經發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理，對于情節(jié)和后果嚴重者，公司將保留進一步追究其法律責任的權利。
（七） 如員工無特殊原因，應迅速趕赴公司完成工作任務；如聯(lián)系不上，并對公司造成損失或延誤工作者，視情節(jié)輕重分別處于警告、罰款等處罰。
（八） 員工如遇特殊情況不能到崗上班，須提前按公司規(guī)定的請假程序辦理請假手續(xù)。
（九） 員工下列個人情況發(fā)生變化時，應及時通知部門經理和辦公室；
1、 住址和電話。
2、發(fā)生事故和特殊情況時的任何聯(lián)系辦法。
（十） 公司員工個人收入、各種報銷、福利等不得向他人告知，否則公司予以除名處理。
（十一）員工必須遵守公司和部門制定的各項管理制度和崗位職責。
（十二）嚴禁員工在外兼職，如有發(fā)現(xiàn)公司保留隨時辭退的權利，且該員工不享有兼職期間的工資和獎金。
第二章：考勤規(guī)定
一、總述
（一）、主管負責公司考勤工作，包括制度解釋及完善，組織檢查和分析考勤的執(zhí)行情況及管理工作，并于當月25日統(tǒng)計上月的出勤情況。
（二）、考勤內容包括出勤、遲到、早退、曠工、事假、病假、婚假、喪假、法定假日等。
二、日常出勤規(guī)定考勤制度
（一）、每周工作時間為：星期一——星期六。
（二）、每日工作時間為：上午8：00——12：00；下午2：00——6：00；本公司所有人員均按規(guī)定簽到。
（三）、員工應自覺遵守上下班時間，到上班時間本人還未到崗，即為遲到；凡未到下班時間，提前離崗，即為早退，早退當天按曠工處理。實際到崗和離崗時間均以考勤記錄時間為準。
（四）、因公外出不能按時簽到者在征得直接主管領導批準的情況下，由直接主管領導簽字，交辦公室備案，否則視為曠工；如果直接主管領導出具虛假證明則將承擔連帶責任，公司將視情節(jié)輕重給與處罰。
（五）、員工請假須提前一天申請，經理批準后報人事部備案。事假、病假屬無薪假，即員工請假期間，不計工資；
（七）、遲到早退的處罰規(guī)定
1、遲到或早退3次，15分鐘以內罰款30元，15分鐘—30分鐘以內罰款50元，30—60分鐘罰款100元，半小時以上按曠工半天論處。
2、發(fā)現(xiàn)一次不簽到罰款50元。
3、凡每月遲到或早退超過二次者，依情節(jié)輕重給予提醒、警告、張榜等處分，屢教不改者除名。
三、曠工的處罰規(guī)定
1、沒有按規(guī)定程序辦理請假手續(xù)或未經批準離崗1小時以上者及各種假期逾期而無續(xù)假者依曠工論處；
2、遲到或早退1小時以上且無正當理由辦理補假手續(xù)者視為曠工。
3、委托或代替他人簽到者，一經查明，雙方均以曠工處分，同時罰款300元。
4、不服從公司的崗位調配而拒絕不上班者按曠工處理。
5、員工無故曠工一次扣人民幣100元，兩次扣人民幣300元，連續(xù)礦工兩日，或一年曠工累計三日者，公司將予以開除。
6、凡請假須填寫“請假申請單”并報辦公室，特殊原因電話通知辦公室，否則視為曠工。
7、如需外出提前向辦公室說明外出原因，否則視為早退。
部門主管違反規(guī)定按上述標準加倍處罰。
四、日常規(guī)定
1、公司內部員工不允許用一次性水杯喝水，如有發(fā)現(xiàn)罰款50元。
五、請假規(guī)定
除非特殊情況，員工請假必須提前辦理請假手續(xù)，到辦公室領取《請假申請單》，并依人事權限給予審批后方為生效；否則按曠工處理。
1、員工因病或非因公受傷請假一天以內者，應補辦請假手續(xù)；
2、員工因病或非因工傷請假超過一天者，須持醫(yī)院開具的病假證明辦理請假手續(xù)，連續(xù)病假3天以內有直接由直接主管上級批準，3天以上由主管領導批準。
3、員工到醫(yī)院看病視為病假，以實際離崗時間填報病假申請單，辦理請假手續(xù)。
4、員工醫(yī)療期自病假之日起計算。
六、事假規(guī)定
1、員工確因私事須親自處理，可請事假。事假必須提前一天向所在部門提出書面申請，辦理相應請假手續(xù)；
2、請假期滿，如需延長，應提前辦理請假手續(xù)，經批準方可延假。如遇急事無法在事前辦理手續(xù)時，可采用通訊辦法報告相應主管上級，事后補辦手續(xù)；
3、員工因特殊原因遲到，經補辦請假手續(xù)可作為事假處理；
4、員工連續(xù)請事假兩天以內有直接主管上級批準，兩天以上由主管領導批準。
5、病假、事假為無薪假。
七、加班規(guī)定
1、本公司如因工作需要，可于辦公時間以外指定員工加班，如員工無特殊原因拒絕加班而對公司造成損失或延誤工作者，視情節(jié)輕重分別處于批評、罰款、除名等處罰。
2、員工于加班后填寫“加班備案單”經部門經理批準后，再由主管領導批準后，將備案單交回辦公室備案。公司將在不影響工作的前提下，由主管安排倒休。
3、離開時按規(guī)定簽卡。
4、公休日加班可補休，補休時間由主管批準安排，交辦公室備案辦公室無備案的不予承認。
第三章：辦公用品的購買
1、統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經費開支，所有辦公室用品的購買，都應由辦公室統(tǒng)一購買。
2、定購數量：根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平，向辦公室主任報告，確定定購數量，必須以書面形式提出正式申請，經主管經理審批確定后，通知送貨單位在指定時間內將辦公用送到公司。
3、采購方法：在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下按照成本最小的原則，訂購所需要的辦公用品。
4、支付：收到辦公用品后，對照訂貨單開具支付發(fā)票，經主管及主管部門經理簽字后，轉交給出納負責人支付或結算。
5、發(fā)放：辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購，分發(fā)給各部門，如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品申請書”的前提下就近采購，在這種情況下，辦公用品管理部門有權進行審核。
長遠辦公用品發(fā)放規(guī)定
一、本公司為規(guī)范辦公用品的發(fā)放工作，特制定本規(guī)定。
二、公司各部門應本著節(jié)約的原則領取、使用辦公用品。
三、各部門須指定專人管理辦公用品。
四、各部門于每月31日前將下月所需辦公用品計劃報給辦公室，辦公室于每月6日前一次性發(fā)放各部門所需辦公用品。
五、采購人員須根據計劃需要采購，保證質量。
六、辦公用品入庫和發(fā)放應及時記帳，做到帳物相符。
七、任何人未經允許不得私自挪用辦公用品及其他物資，物品要做到類別清楚、碼放整齊。
長遠辦公用品管理規(guī)定
一、為使辦公用品管理規(guī)范化，特制定本制度。
二、本制度所稱辦公用品為消耗品、管理消耗品、回收管理品及管理品四種。
1、消耗品：鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復寫紙、標簽、夾子、橡皮等。
2、管理消耗品：簽字筆、熒光筆、修正液、電池等。
3、回收管理品：墨盒、碳粉、色帶等。凡使用過的紙張不得自行撕毀，全部交到前臺登記以便使用。
4、管理品：剪刀、美工刀、訂書機、啟釘器、直尺、打孔機、鋼筆等。
三、消耗品應限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊替換新品，但純消耗品不在此限。
四、管理品移交如有故障或損壞，應以舊換新，如發(fā)現(xiàn)丟失，負責人員按價賠償。
第四章：業(yè)務員制度
一、業(yè)務員每天需寫業(yè)務日志，整理好自己范圍內的業(yè)務資料，每周需寫業(yè)務周報，隨時接受上級主管的檢查；
二、業(yè)務員未寫日志、周報的，每次罰款10元，每月三次未寫日志，周報者記大過一次，罰款50元，每月五次未寫日志、周報者按自動離職處理。
三、總經理抽查未寫日志、周報而業(yè)務主管未對業(yè)務員作相關處理，業(yè)務主管每次罰款30元。
第五章：技術員制度
一、技術員每周一須交本周計劃，且每天下班前需寫工作日志并放于工作臺面?zhèn)洳椋?/p>
二、技術員未寫日志、周報的，每次罰款10元，每月三次未寫日志，周報者記大過一次，罰款50元，每月五次未寫日志、周報者按自動離職處理。
三、總經理抽查未寫日志、周報而業(yè)務主管未對業(yè)務員作相關處理，業(yè)務主管每次罰款30元。
第六章：衛(wèi)生制度
一、中午在公司用餐者，餐后應第一時間處理好就餐后留下的飯盒及雜物；
二、積極參加公司的每一次大掃除，平時要保持個人辦公臺和電腦桌的干凈整潔，嚴格杜絕紙張、雜志、工具書等物品亂堆亂扔；
三、公司內嚴禁隨地吐痰，亂丟垃圾。
第七章：人事管理制度
一、人員入職第一天，應按要求認真填寫準員工檔案，如發(fā)現(xiàn)所填個人資料有任何捏造、虛構等，公司將無條件開除；
二、正式員工因特殊原因離職者，必須提前一個月向經理提出辭職申請，否則公司將不予辦理工資結算等辭職手續(xù)。員工離職時，應將所有公司財物、硬件資料、設備以及鑰匙歸還公司。
第八章：假期制度
一、享有國家公布的法定假期；
二、婚假：員工可享有5天無薪婚假，外縣市的多2天，外省的多3天，員工申請婚假，需出示結婚證或有效證明；
一、參加培訓人員
各部門人員，包括：人事行政、財務、工程/工模、生產、品管、采購等。
二、培訓計劃大型培訓課程計劃
(1)公關禮儀：包括接待禮儀、業(yè)務禮儀、電話行銷禮儀、公司禮儀。
(2)部門協(xié)調、溝通技巧：各部門的銜接、合作、分工、問題處理，增強企業(yè)凝聚力。
(3)員工對企業(yè)的忠誠度訓練、員工的人生目標、職業(yè)生涯規(guī)劃。
(4)如何打造高績效、學習型團隊
(5)人力資源管理實務
(6)內部培訓(外培)
(7)卓越班組長的現(xiàn)場管理
(8)客戶關系管理及金牌服務
(9)創(chuàng)新思維的培訓
(10)政令法規(guī)合同：包括貨款方面政令及合同規(guī)范。
(11)電腦應用：普及電腦基礎應用，熟悉硬件軟件基礎知識，對常用軟件進行專業(yè)培訓。
外拓訓練計劃按每個季度一次全年四次
1.以提升團隊理念、團隊協(xié)作為主的戶外訓練
2.以提升溝通交流為主的戶外訓練
3.以提升創(chuàng)新思維為主的戶外訓練
4.以提升經營管理為主的戶外訓練
公司內部培訓：
(1)企業(yè)文化：公司背景、創(chuàng)建過程、公司現(xiàn)狀、組織機構、公司目標、宗旨、文化氛圍、整合營銷、營銷技員工。
(2)公司管理制度：考勤制度、人事制度、辦公文明制度、辦公用品管理制度、設備管理制度等各項規(guī)律制度。
崗位聘訓：人事行政部、文控中心：(行政/文控人員培訓內容：)
(1)行政管理制度：包括文書檔案管理、電話管理、車輛管理、辦公用品管理。
(2)企業(yè)文化：包括企業(yè)背景、現(xiàn)狀、組織機構、企業(yè)目標、宗旨、文化氛圍。
(3)公文書寫：包括公文概念、種類、格式、規(guī)范性文字、禮貌用語。
(4)計算機辦公軟件應用：包括辦公軟件word、Excel、point;硬件管理：電腦配置、構成、基礎維修。
(5)法律、政策知識：包括裝修、住房、貨款等相關信息。
(6)合同管理：包括租、售、承包、借貸、合同的書寫規(guī)范、法律依據、糾紛處理。
(7)突發(fā)事件應對：包括對突發(fā)事件的預見、計劃、調解、處理。
人事行政人員培訓計劃表
注：部門每次培訓安排1-2小時工程/工模部/生產部門：(培訓內容)
(1)管理制度：計件工資、獎金、業(yè)績考核、管理方法。
(2)規(guī)范工藝：包括作業(yè)規(guī)范程序、注意事項、處理疑難問題技巧方法及驗收規(guī)范及標準。
(3)安全文明作業(yè)：安全文明作業(yè)應注意的問題。
(4)材料、新工藝：介紹材料的特性、技術工作人員提供演示操作方法。
(5)文明素質：爭做文明員工、爭當良好市民，加強素質教育。
(6)與設計員配合：解決在作業(yè)過程中出現(xiàn)的問題。
(7)現(xiàn)場問題處理方法：現(xiàn)場的工序、作業(yè)管理方面的協(xié)調工作及處理突發(fā)事件的能力。
品管部/QA部培訓計劃(質檢員培訓內容)
(1)質量檢驗標準：認真學習質量驗收規(guī)范和質量檢驗規(guī)定。
(2)檢驗法規(guī)、標準：認真學習檢驗法規(guī)、標準匯編。
(3)環(huán)保創(chuàng)新：堅持技術創(chuàng)新和可持續(xù)性發(fā)展的原則，貫徹節(jié)能、節(jié)水、節(jié)材和環(huán)保方針，講解材料有害物質，國家限量標準。
(4)現(xiàn)場問題處理：現(xiàn)場處理客戶意見、問題、投訴的方法和技巧
(5)質量管理：學習如何提高質量管理效率，使檢驗實現(xiàn)有序化、條理化、標準化。質檢員培訓計劃表
注：部門每次培訓安排1-2小時營業(yè)部(業(yè)務人員培訓內容)
(1)公司業(yè)務制度：包括薪金、提成、設計、產品質量、售后服務。
(2)營銷基礎知識：目標與使命感、入門須知、基本動作訓練、早會進行方法、實行計劃與決心宣言、營銷骨干研習
(3)客戶心理把握：了解掌握客戶心理測試、提高工作效率.
(4)市場了解:了解開發(fā)客戶、數量、交貨日期、到貸期限。掌握第一手資料。
(5)市場分析：比較分析各企業(yè)收費、質量、售后，著重了解本公司的的配套體系、設計能力、售后服務。
(6)用戶100問：收集、整理客戶提問率最高的100個問題，由經理總結出最合理的答案，為業(yè)務員的作答統(tǒng)一口徑。
(7)素養(yǎng)培訓：綜合素質、職為道德教育。
業(yè)務代表培訓計劃表
注：部門每次培訓安排1-2小時人事辦公培訓內容
(1)規(guī)范工藝：產品規(guī)范操作工藝、步驟、驗收標準。
(2)設計規(guī)范：包括圖紙、封面的線型、文字(字體、字號)、標注、尺寸統(tǒng)一標準及設計制度。
(3)優(yōu)秀作品賞析：對國內外的優(yōu)秀作品定期舉辦學習會，交流心得、造型比例。
(4)計算機應用：設計軟件每年升級、更新，及時對硬件的維護。熟練運用繪圖技巧，提高工作效率。
培訓計劃表
注：部門每次培訓安排1-2小時財務部(財務人員培訓內容)
(1)財務人員每年繼續(xù)教育的培訓，培訓時間3天。
(2)稅務收屬地化管理。
(3)稅收政策學習。
(4)財政方面新出臺政策、制度的學習。
(5)企業(yè)文化：包括企業(yè)背景、現(xiàn)狀、組織機構、企業(yè)目標、宗旨、文化氛圍。(
6)財務電算化：學習財務軟件應用。
財務人員培訓計劃表注：部門每次培訓安排1-2小時
采購部(采購人員培訓內容)
(1)原材料：了解各大小材料基地材料品種、價格、產地、性能、性價比。
(2)新型材料及工藝：及時了解新材料的特點、適用范圍、效果、工藝、性價比。
(3)銅、鐵、合金、塑膠材料國家規(guī)范標準：認真學習關于材料有害物質的國家材料通知、加強材料監(jiān)督檢查力度。
采購員培訓計劃表
注：部門每次培訓安排1-2小時新進員工培訓
(1)企業(yè)文化;包括企業(yè)背景、現(xiàn)狀、組織機構、企業(yè)目標、宗旨、文化氛圍。
(2)崗位職責：崗位結構、崗位關系、崗位職責范圍、考核目標。
(3)公司管理制度：人事制度、考勤制度、辦公用品制度、設備管理制度、文明辦公制度、來文來函制度、用餐制度、宿舍制度。
(4)公司禮儀：電話禮儀、接待禮儀。新進人員培訓計劃表注：部門每次培訓安排1-2小時
三、時間安排表
在總體安排上，我們建議每月一次專題培訓，每三個月做一次團隊戶外拓展訓練活動，以達到循序漸進和持續(xù)有效，并不斷修正和完善培訓效果。
1、專題培訓安排表
2、外拓訓練安排按每個季度一次，全年共四次
四、講師安排
公司將安排或聘請專業(yè)講師進行培訓工作，公司將整合最優(yōu)秀的講師資源和專業(yè)培訓場地資源按照預定的目標去實施，以求達到最好的效果。
五、配合工作
培訓的最終效果是與各部門的大力支持與配合分不開的。公司希望在培訓意識的宣導、培訓時間的安排、培訓場地的落實、培訓會務的準備、培訓之后的督促執(zhí)行等方面得到各部門的協(xié)助和大力支持。公司對各部門的每一次的培訓，都將會有項目組成員對的相關部門或終端作詳盡調研，以作針對性的精確、實戰(zhàn)培訓，收到實效。
六、執(zhí)行建議
