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時(shí)間：2023-06-12 16:03:02
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇采購(gòu)部合同管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
一、基本養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)的繳納
轉(zhuǎn)制的科研機(jī)構(gòu)，從1999年7月1日起，單位和個(gè)人按當(dāng)?shù)厝嗣裾?guī)定的比例，分別以1999年7月的工資總額和個(gè)人繳費(fèi)工資為基數(shù)繳納基本養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)，建立基本養(yǎng)老保險(xiǎn)個(gè)人帳戶。1999年7月1日前的連續(xù)工齡視同繳費(fèi)年限，不再補(bǔ)繳養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)。
二、養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的支付
（一）轉(zhuǎn)制前已經(jīng)離退休的人員，原離退休費(fèi)待遇標(biāo)準(zhǔn)不變。對(duì)有事業(yè)費(fèi)的單位，社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按所在城市1999年7月企業(yè)人均養(yǎng)老金標(biāo)準(zhǔn)支付離退休人員養(yǎng)老金，與原待遇標(biāo)準(zhǔn)的差額部分由原單位用事業(yè)費(fèi)或自有資金支付；沒有事業(yè)費(fèi)的單位，由社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按國(guó)家規(guī)定的事業(yè)單位離退休費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)支付養(yǎng)老金。離退休人員的基本養(yǎng)老金調(diào)整按企業(yè)的辦法執(zhí)行，所需費(fèi)用從基本養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌基金中支付。
（二）轉(zhuǎn)制前參加工作、轉(zhuǎn)制后退休的人員，基本養(yǎng)老金計(jì)發(fā)按照企業(yè)的辦法執(zhí)行。為保證離退休人員待遇水平平穩(wěn)銜接，在5年過渡期內(nèi)，按照企業(yè)基本養(yǎng)老金計(jì)發(fā)辦法計(jì)發(fā)的養(yǎng)老金，如低于按原事業(yè)單位退休金計(jì)發(fā)辦法計(jì)發(fā)的養(yǎng)老金，其差額部分（以下稱待遇差），采用加發(fā)補(bǔ)貼的辦法解決，所需費(fèi)用從基本養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌基金中支付。其中，1999年7月1日后退休的，發(fā)給待遇差的90％；2000年7月1日后退休的，發(fā)給待遇差的70％；2001年7月1日后退休的，發(fā)給待遇差50％；2002年7月1日后退休的，發(fā)給待遇差的30％；2003年7月1日后退休的，發(fā)給待遇差的10％；2004年7月1日后退休的，不再發(fā)給該項(xiàng)補(bǔ)貼。有條件的單位可建立補(bǔ)充養(yǎng)老保險(xiǎn)。
過渡期內(nèi)退休的人員，核定補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，企業(yè)平均基本養(yǎng)老金按所在城市1999年7月的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算；事業(yè)單位離退休金以1999年7月本人繳費(fèi)工資為基數(shù)計(jì)算，一次核定后不再變動(dòng)。
（三）轉(zhuǎn)制后參加工作的人員，按照規(guī)定執(zhí)行當(dāng)?shù)仄髽I(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度。
三、組織實(shí)施及管理
（一）科研機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)制后的養(yǎng)老保險(xiǎn)工作，政策性強(qiáng)，涉及面廣，有關(guān)省、自治區(qū)、直轄市勞動(dòng)保障、經(jīng)貿(mào)委、科委、財(cái)政等部門，要在當(dāng)?shù)卣念I(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定，密切配合，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，使轉(zhuǎn)制科研機(jī)構(gòu)參加養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌的工作平穩(wěn)過渡，保證改革的順利實(shí)施。
一、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分類
采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)眾所周知分為外部風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)舞弊存在采購(gòu)過程中，貫穿于采購(gòu)的整個(gè)過程。
1、外部風(fēng)險(xiǎn)
市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，即市場(chǎng)突變對(duì)采購(gòu)造成的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)人員是市場(chǎng)把握不夠，采購(gòu)節(jié)奏異常；政策風(fēng)險(xiǎn)，是由國(guó)家、地方或行業(yè)的新經(jīng)濟(jì)、環(huán)保等政策的實(shí)施，給企業(yè)造成的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，由于供應(yīng)商提供的貨物質(zhì)量不穩(wěn)定造成產(chǎn)品的不穩(wěn)定或由此造成的退貨引發(fā)的生產(chǎn)用量不足；履約風(fēng)險(xiǎn)，由于供應(yīng)商合同無法執(zhí)行造成的缺料風(fēng)險(xiǎn)或提供預(yù)付款但不執(zhí)行合同的風(fēng)險(xiǎn)；自然意外風(fēng)險(xiǎn)，由于自然災(zāi)害造成的供應(yīng)條件的變化，如運(yùn)輸船只沉沒等，給企業(yè)造成的風(fēng)險(xiǎn)。
2、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)
采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)，是指采購(gòu)計(jì)劃制定的科學(xué)性和合理性，是否有相關(guān)責(zé)任的審批。合同風(fēng)險(xiǎn)，合同條款不明確、不清晰造成的責(zé)權(quán)不清；采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商勾結(jié)；合同管理混亂。質(zhì)量驗(yàn)收的風(fēng)險(xiǎn)，質(zhì)量上以次充好，計(jì)量不準(zhǔn)確等；庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)物資沒有建立在合理庫(kù)存的基礎(chǔ)上，出現(xiàn)應(yīng)急采購(gòu)或庫(kù)存過多，造成的資金積壓。
二、防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)和舞弊的對(duì)策和方法
1、督促相關(guān)業(yè)務(wù)部門建立完善的內(nèi)部控制制度
采購(gòu)部門掌握著企業(yè)的采購(gòu)大權(quán)，所謂“沒有監(jiān)督的權(quán)利必定滋生腐敗，沒有過程的控制很難達(dá)到理想的目標(biāo)，任何靠個(gè)人自覺的管理注定是走不遠(yuǎn)的，沒有制度的規(guī)范和操作流程，圣人也會(huì)收回扣的”。筆者所在單位用了半年的時(shí)間將公司采購(gòu)的流程進(jìn)行了規(guī)范梳理，采購(gòu)部門綜合科同時(shí)負(fù)責(zé)內(nèi)部控制監(jiān)督職能。建立合同格式條款，對(duì)在歷次審計(jì)過程中多次出現(xiàn)的問題，盡量約束在合同內(nèi)，避免后期出現(xiàn)異議，同時(shí)也減少了采購(gòu)人員在處理問題上的隨意性。規(guī)范結(jié)算過程中的各類異常情況處理，如《質(zhì)量異議結(jié)算處理單》、《不合格品處置記錄》《預(yù)付款情況說明》，規(guī)范各類處置單的審批權(quán)限。
2、對(duì)采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督
有效的采購(gòu)計(jì)劃可以使企業(yè)資金得到有效利用，所以審核采購(gòu)部門的采購(gòu)計(jì)劃制定是否科學(xué)同樣很重要。根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)際合同簽訂情況、生產(chǎn)用量、庫(kù)存，制定原料周轉(zhuǎn)周期表；計(jì)算采購(gòu)計(jì)劃與實(shí)際簽訂之間的差異并存在的原因，綜上分析原料采購(gòu)計(jì)劃制定的合理性。
3、對(duì)合同簽訂、執(zhí)行進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督
依法制定采購(gòu)合同是避免合同風(fēng)險(xiǎn)，防患未然的前提條件，也是強(qiáng)化合同管理的基礎(chǔ)，首先對(duì)采購(gòu)部門是否履行職責(zé)進(jìn)行審計(jì)。主要審計(jì)重點(diǎn)是在供應(yīng)商選擇上是否嚴(yán)格按照《供應(yīng)商管理制度》執(zhí)行，通過采購(gòu)部門提供的季度、年度《供應(yīng)商評(píng)價(jià)》判斷其是否真實(shí)合理。
4、對(duì)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督
采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)是采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)廠前的另一個(gè)重要環(huán)節(jié)，采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的好壞直接影響著貨物的質(zhì)量，以及公司的利益，因此該環(huán)節(jié)的審計(jì)監(jiān)督也是至關(guān)重要的。貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)，審計(jì)人員在不通知取樣人員的前提下，與其共同取樣，看其取樣過程是否符合規(guī)定，取樣過程中是否存在任意取樣的情況，并將取樣數(shù)據(jù)分為兩份，將其中一份帶回，按照審計(jì)部分的編號(hào)，從公司化驗(yàn)室或請(qǐng)第三方檢驗(yàn)，最終對(duì)比結(jié)果看其是否存在較大差異。同時(shí)關(guān)注采購(gòu)部門中質(zhì)量仲裁案的比例，判斷檢驗(yàn)的準(zhǔn)確性。對(duì)于計(jì)量的準(zhǔn)確性，通常也采用抽查的方式進(jìn)行監(jiān)督，不定期抽查計(jì)量器具的校磅記錄或共同校磅。
5、結(jié)算審計(jì)
根據(jù)合同約定，審計(jì)對(duì)采購(gòu)部門的結(jié)算情況進(jìn)行審計(jì)抽查，采用復(fù)核法審計(jì)，根據(jù)到廠原料的數(shù)量和質(zhì)量指標(biāo)以及交貨時(shí)間等因素復(fù)核結(jié)算是否準(zhǔn)確。存在質(zhì)量異議與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，并將協(xié)商結(jié)果填入《質(zhì)量異議處理單》，由相關(guān)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)審批，審計(jì)對(duì)其處理的結(jié)果和審批情況進(jìn)行審計(jì)。
6、付款審計(jì)
中圖分類號(hào)：F23
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
doi：10.19311/ki.16723198.2017.12.053
1科研設(shè)備采辦經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)分析
1.1采購(gòu)計(jì)劃不合理，資金利用率較低
科研設(shè)備的采購(gòu)存在多而散的特性，部分科研設(shè)備根據(jù)研究項(xiàng)目而計(jì)劃性采購(gòu)，部分常用的科研設(shè)備，比如試管、燒杯、計(jì)算機(jī)等則會(huì)根據(jù)計(jì)劃適量進(jìn)行儲(chǔ)存。科研單位的設(shè)備采購(gòu)?fù)ǔＳ刹少?gòu)部門的人員負(fù)責(zé)，對(duì)于采購(gòu)需求則主要由科研項(xiàng)目人員根據(jù)科研計(jì)劃提出。這種情況下，一方面，采購(gòu)人員缺乏科研設(shè)備方面的專業(yè)知識(shí)，對(duì)科研設(shè)備的采購(gòu)情況主要依據(jù)科研人員的需求而定，采購(gòu)計(jì)劃設(shè)定較為被動(dòng)；另一方面，科研計(jì)劃可能會(huì)因?yàn)橐恍┩庠诨騼?nèi)在的原因發(fā)生需求變動(dòng)，在項(xiàng)目招標(biāo)、采購(gòu)到完成的過程中存在著因需求變動(dòng)給采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)，使得采購(gòu)物資要么不滿足科研需要，要么物資采購(gòu)與項(xiàng)目進(jìn)度不匹配，造成科研費(fèi)用使用的不合理現(xiàn)象。
1.2經(jīng)費(fèi)管理不透明，費(fèi)用去向難掌握
采購(gòu)費(fèi)用的設(shè)定會(huì)根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境的變化而變化。盡管現(xiàn)在部分科研單位的物資采購(gòu)采取網(wǎng)上公開招標(biāo)的模式，使采購(gòu)供應(yīng)商范圍擴(kuò)展到全國(guó)，不再局限在本地區(qū)采購(gòu)供應(yīng)商范圍內(nèi)。從招標(biāo)模式上分析，采購(gòu)確實(shí)做到了一定程度的公開化，但是采購(gòu)的物資仍存在質(zhì)量劣質(zhì)、不符合用物標(biāo)準(zhǔn)的情況，僅憑投標(biāo)標(biāo)書難以準(zhǔn)確地判定物資的質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)，采購(gòu)人員對(duì)競(jìng)標(biāo)對(duì)象的實(shí)地考察，同樣存在著責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)和道德風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的高效管理需要一個(gè)龐大的體系，將采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、科研部門等緊密聯(lián)系起來?？蒲袡C(jī)構(gòu)獨(dú)立的、缺乏透明性的經(jīng)費(fèi)管理模式，使得部分經(jīng)費(fèi)存在違規(guī)使用或低效使用的風(fēng)險(xiǎn)。
1.3流程管理不完善，采購(gòu)合同存風(fēng)險(xiǎn)
采購(gòu)合同涉及諸多采購(gòu)細(xì)節(jié)和法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于采購(gòu)合同的管理，科研機(jī)構(gòu)一方面在人力資源方面缺乏專業(yè)性的合同管理人員，從而難以識(shí)別合同條款中存在的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任條款；另一方面合同管理的水平較低，且未形成合同閉環(huán)式管理模式，使得合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)難以被及時(shí)識(shí)別和規(guī)避。當(dāng)前，在科研設(shè)備采辦過程中，合同風(fēng)險(xiǎn)主要為欺詐風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)，比如：乙方以虛假合同主體身份與甲方簽訂合同，最后出現(xiàn)采購(gòu)設(shè)備無法及時(shí)準(zhǔn)確地供貨，或者后續(xù)的服務(wù)問題難以保障等；合同條款中存在難以察覺的細(xì)微法律漏洞，給購(gòu)買方造成資金損失等?？蒲袡C(jī)構(gòu)在對(duì)合同管理不完善，核不嚴(yán)格的情況下，在采購(gòu)過程中必然存在對(duì)合同簽訂中的風(fēng)險(xiǎn)難以及時(shí)識(shí)別和規(guī)避問題，進(jìn)而給采購(gòu)經(jīng)費(fèi)管理帶來較大的資金損失。
2優(yōu)化科研院所科研設(shè)備采辦經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)管理途徑
2.1設(shè)立項(xiàng)目采購(gòu)人員，最大化控制資金效率
要全面控制科研設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃制定過程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，需要將采辦部門與項(xiàng)目組緊密聯(lián)系起來，讓采購(gòu)人員融入科研項(xiàng)目需求制定及實(shí)施的全過程，保障兩個(gè)部門之間的信息能夠及時(shí)有效地溝通。對(duì)此，一方面采購(gòu)人員相對(duì)科研設(shè)備的專業(yè)知識(shí)還存在一定的欠缺，因此，需要科研項(xiàng)目人員對(duì)采購(gòu)人員針對(duì)具體項(xiàng)目進(jìn)行科研設(shè)備知識(shí)的培訓(xùn)與講解，讓采購(gòu)人員能夠準(zhǔn)確判別所需采購(gòu)的科研設(shè)備的質(zhì)量；另一方面采購(gòu)部門可以靈活地根據(jù)科研項(xiàng)目安排項(xiàng)目采購(gòu)人員全程跟蹤項(xiàng)目起始過程，對(duì)科研項(xiàng)目所需要采購(gòu)的物品和存在的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)給予專業(yè)化意見，同時(shí)及時(shí)保持與采購(gòu)項(xiàng)目組的有效溝通，對(duì)科研項(xiàng)目中出現(xiàn)的因項(xiàng)目需求變動(dòng)而導(dǎo)致的采購(gòu)計(jì)劃變動(dòng)，及時(shí)予以反饋和終止相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃，將因變動(dòng)造成的損失降低到最小化，保障閑置資金不被積壓，確保能最大化利用采購(gòu)經(jīng)費(fèi)。
2.2建立部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制，準(zhǔn)確管理經(jīng)費(fèi)去向
采購(gòu)招標(biāo)方式無論是采取線上公開招標(biāo)，還是線下邀請(qǐng)招標(biāo)，均需要建立公開透明并與其他部門緊密相連的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，并利用信息技術(shù)建立聯(lián)合各相關(guān)部門的管理工作的信息系統(tǒng)。線上招標(biāo)在電子商務(wù)平臺(tái)上的整體操作過程可以由相應(yīng)的平臺(tái)提供相應(yīng)的采購(gòu)依據(jù)，采購(gòu)人員必須將相關(guān)依據(jù)、發(fā)票、合同等上傳至信息系統(tǒng)中，按公司管理制度，待相關(guān)負(fù)責(zé)人審核通過后，財(cái)務(wù)部門才可支付相關(guān)采購(gòu)費(fèi)用。同時(shí)，對(duì)招標(biāo)中的技術(shù)文件編制、開標(biāo)評(píng)標(biāo)、定標(biāo)和合同簽訂等環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格按照公開公平公正透明的要求，來對(duì)供應(yīng)商進(jìn)
行選擇。并將各個(gè)環(huán)節(jié)中必要的信息在相關(guān)平臺(tái)中進(jìn)
行公開、保存，便于后期查看和審核，以及及時(shí)對(duì)不符合要求的信息予以駁回，確保采購(gòu)經(jīng)費(fèi)的合法合規(guī)使用。
2.3完善合同管理流程，規(guī)避合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)
采辦部門對(duì)于在采購(gòu)環(huán)節(jié)中頻繁出現(xiàn)的合同簽訂工作，往往由于頻繁性和暫時(shí)沒有體現(xiàn)出的風(fēng)險(xiǎn)，而忽視了合同內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)性和風(fēng)險(xiǎn)性。在合同簽訂過程中，對(duì)內(nèi)容規(guī)定不細(xì)致，對(duì)合同組成部分中的費(fèi)用明細(xì)、稅務(wù)責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)分配、提交成果等缺乏明確具體的規(guī)定，導(dǎo)致后期在合同執(zhí)行過程中易出現(xiàn)相關(guān)糾紛。同時(shí)，在各種糾紛產(chǎn)生之后，采購(gòu)部門為了和部分存在長(zhǎng)期合作關(guān)系的供應(yīng)商（或者強(qiáng)勢(shì)供應(yīng)商）繼續(xù)保持合作的狀態(tài)，而采取掩蓋問題、犧牲單位利益的方式來化解矛盾。因此，對(duì)于合同的簽訂過程，需要專業(yè)人士對(duì)其進(jìn)行審核，最大化規(guī)避合同中存在的矛盾和風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)明確合同風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任追究制度，以責(zé)任倒逼合同簽訂及審核人員嚴(yán)格制定及審核合同內(nèi)容。對(duì)于后期合同中產(chǎn)生的糾紛等，需建立完善的閉環(huán)機(jī)制，將糾紛和問題合理解決，避免糾紛和問題給采辦經(jīng)費(fèi)帶來進(jìn)一步的損失。
3結(jié)束語
在非電子商務(wù)或互聯(lián)網(wǎng)還未普及的時(shí)代，采購(gòu)環(huán)節(jié)中的經(jīng)費(fèi)時(shí)長(zhǎng)存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、道德風(fēng)險(xiǎn)、責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等都時(shí)時(shí)圍繞著采購(gòu)工作，其中道德風(fēng)險(xiǎn)在部分單位內(nèi)部成了一種潛在的規(guī)則。信息技術(shù)和電子商務(wù)普及之后，科研單位可以建立公開透明的信息平臺(tái)，讓采購(gòu)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都曬在陽光下，經(jīng)費(fèi)的使用去向可以較好地被系統(tǒng)記錄、合同內(nèi)容能實(shí)時(shí)地被查詢、采購(gòu)價(jià)格能夠在市場(chǎng)價(jià)格的指導(dǎo)下進(jìn)行對(duì)比分析、供應(yīng)商不再局限于本地區(qū)范圍內(nèi)等，這些都使得科研單位能夠更好地規(guī)避科研設(shè)備在采辦過程中出現(xiàn)的經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)問題，使得財(cái)務(wù)部門能夠更加有效地控制預(yù)算經(jīng)費(fèi)的使用情況。
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各類專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的陸續(xù)到校，致使采購(gòu)任務(wù)逐年快速增長(zhǎng)，預(yù)計(jì)2012年較2011年采購(gòu)任務(wù)增長(zhǎng)近1倍;“政府采購(gòu)”的要求越來越高［3－4］，如:對(duì)于“單一來源”采購(gòu)的審核，增加了“單一來源”采購(gòu)網(wǎng)上公示環(huán)節(jié)(7個(gè)工作日);對(duì)于進(jìn)口設(shè)備的采購(gòu)，增加了專家論證和驗(yàn)收環(huán)節(jié)，采購(gòu)前需獲得由市教委指定的第三方咨詢公司組織的專家論證會(huì)的審核同意?！罢少?gòu)”擴(kuò)大貨物類集中采購(gòu)目錄范圍，由2008年的15項(xiàng)，擴(kuò)大至2011年的29項(xiàng);隨著學(xué)校學(xué)科建設(shè)和研究生教育的深入，進(jìn)口設(shè)備在設(shè)備采購(gòu)中的比例逐年增加，2011年進(jìn)口設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)較2010年增長(zhǎng)了46%。為節(jié)約資金，高校一般會(huì)向海關(guān)申請(qǐng)免稅［5］，海關(guān)的審核周期在10個(gè)工作日。上述這些環(huán)節(jié)增加了物資采購(gòu)過程中的人力成本和時(shí)間成本。與之對(duì)應(yīng)的是人力資源并沒有增加，而規(guī)范的采購(gòu)流程和審批程序又要求采購(gòu)人員必須按照學(xué)校的規(guī)定來辦理每一項(xiàng)設(shè)備采購(gòu)。時(shí)間緊、人力少、流程多、任務(wù)重，成為目前高校物資設(shè)備采購(gòu)工作者不可回避的難題。
2科學(xué)規(guī)范管理
2．1編制采購(gòu)計(jì)劃
如今每年的設(shè)備采購(gòu)任務(wù)已經(jīng)從過去3000多萬元增加至近7000萬元，如果還按照過去的采購(gòu)方式與管理模式去應(yīng)對(duì)，很可能造成預(yù)算資金不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)得到合理的使用。以每年市財(cái)政下達(dá)的常規(guī)設(shè)備經(jīng)費(fèi)為例，各學(xué)院遞交的“設(shè)備申購(gòu)單”并不在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)統(tǒng)一遞交，而在全年任意時(shí)候遞交。由于市財(cái)政資金遵循“當(dāng)年預(yù)算當(dāng)年清”的政策，這種無序的設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)給采購(gòu)部門在時(shí)間上造成了不小的壓力。為了改變過去這種隨意、無序的工作狀態(tài)，必須制定新的管理制度，明確要求各學(xué)院在預(yù)算下達(dá)后的一個(gè)月內(nèi)，遞交設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃及對(duì)應(yīng)的所有設(shè)備申購(gòu)單。設(shè)備采購(gòu)部門在匯總各學(xué)院遞交的上述材料的基礎(chǔ)上，采取分類、打包的方式，按輕重緩急的原則，編制全年的設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃［10］，既可以保證在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成設(shè)備采購(gòu)工作，也有助于降低設(shè)備采購(gòu)成本和人力成本。
2．2合同管理實(shí)行數(shù)字化
前幾年每年平均3000余萬元的采購(gòu)任務(wù)，對(duì)應(yīng)設(shè)備采購(gòu)合同大約在250～300項(xiàng)。如今每年的預(yù)算至少增長(zhǎng)一倍以上，當(dāng)年簽訂的合同數(shù)至少在600項(xiàng)以上。加上正在執(zhí)行的合同，管理的合同數(shù)量接近歷年的3倍。如何將這些合同管好、執(zhí)行好，并及時(shí)掌握每個(gè)合同的進(jìn)度，隨時(shí)應(yīng)對(duì)上級(jí)部門需要的各類數(shù)據(jù)。過去對(duì)已完成項(xiàng)目的合同進(jìn)行簡(jiǎn)單的紙質(zhì)歸檔已無法滿足上述要求，應(yīng)對(duì)數(shù)量急劇增長(zhǎng)的合同管理需求，必須建立數(shù)字化的合同管理平臺(tái)［11］。使合同管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。①隨時(shí)了解每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，如合同簽訂日期、預(yù)付款已支付比例、交貨日期、驗(yàn)收與否等信息;②通過簡(jiǎn)單的設(shè)定查詢條件，可以匯總各類數(shù)據(jù)，生成報(bào)表。如:按“經(jīng)費(fèi)來源”查詢?cè)擃惤?jīng)費(fèi)的項(xiàng)目進(jìn)展情況;按“部門”匯總各學(xué)院某年度的合同簽訂情況;③可設(shè)定自動(dòng)提醒功能，如:第二期預(yù)付款的付款時(shí)間提醒、質(zhì)保金退還時(shí)間提醒等。
2．3構(gòu)建供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)體系
中圖分類號(hào)：F293.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1008-4428（2013）10-37 -02
房地產(chǎn)是一個(gè)對(duì)土地生產(chǎn)加工出售的行業(yè)，與其他企業(yè)生產(chǎn)銷售一樣，整個(gè)流程中需要生產(chǎn)、包裝、銷售。在這樣的整個(gè)過程中同樣也需要采購(gòu)原料，與普通企業(yè)不同的是房地產(chǎn)的原料是水泥、鋼筋、瓷磚、水暖材料、植物等。
地產(chǎn)行業(yè)的原料與普通生產(chǎn)企業(yè)的材料有很大的不同，第一，獨(dú)占性，因?yàn)槊看畏康禺a(chǎn)開發(fā)的項(xiàng)目都有嚴(yán)格的審批，開發(fā)的面積都有嚴(yán)格的規(guī)定。除此之外房屋窗戶等都是按照規(guī)格生產(chǎn)，所以某種材料一旦超出需求，多出的材料面臨著浪費(fèi)或者當(dāng)廢品出售。第二，時(shí)效性，綠化植物栽種有特定的季節(jié)，發(fā)出采購(gòu)訂單后延期或早到，耽誤栽種季節(jié)或停放在外無法種植極大可能枯死造成損失。第三，種類繁多，難以管理。眾所周知開發(fā)建設(shè)房地產(chǎn)需要的材料及其繁多，從水泥黃沙鋼筋之類的土建，到水電安裝過程中的各類管道接口，到后期鋪路，路燈，門窗，每個(gè)過程中需要的材料都是復(fù)雜多樣的，很難做到一次準(zhǔn)備齊全。每個(gè)步驟稍有延誤造成的損失都是十萬百萬計(jì)。
公司采購(gòu)的一般流程是公司發(fā)出采購(gòu)需要，財(cái)務(wù)部門核實(shí)庫(kù)存確認(rèn)采購(gòu)需求，采購(gòu)部門尋找供應(yīng)商，公司核價(jià)，簽訂合同，付款，收驗(yàn)貨，付尾款，一套流程結(jié)束。但是在實(shí)際情況中由于采購(gòu)項(xiàng)目復(fù)雜多樣，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)下列問題，1、簽訂訂購(gòu)合同，但是由于對(duì)要求不明確造成浪費(fèi)，如某房產(chǎn)公司外墻磚僅從外觀角度出發(fā)，選擇了外表漂亮有圖案的外墻磚。結(jié)果簽訂訂購(gòu)合同后被質(zhì)監(jiān)局全部沒收，因?yàn)椴环弦?guī)定的防水要求，會(huì)造成墻壁滲水；2、采購(gòu)物品到位，由于數(shù)目巨大，容易遺失，甚至監(jiān)守自盜。一般地產(chǎn)公司運(yùn)送物資都是按噸計(jì)算，需要極大的儲(chǔ)存面積。為了節(jié)省開支都是安排員工或者附近居民幫助管理。到了夜里經(jīng)常會(huì)有貪小便宜的居民過來偷偷運(yùn)點(diǎn)到自己家里。更壞的情況就是由于安排管理的員工素質(zhì)較差與收購(gòu)商合伙變賣換錢，由于總數(shù)巨大，損失一小部分是無法看出來的；3、輸送物資到位后沒有及時(shí)反饋到采購(gòu)部門結(jié)果造成重復(fù)購(gòu)買。特別是現(xiàn)在供貨商為了促進(jìn)銷售，使盡百般手段，采購(gòu)部門礙于人情一松口，大批物資就出現(xiàn)在工地上。造成了積壓庫(kù)存；4、采購(gòu)部門發(fā)現(xiàn)漏洞，與供應(yīng)商合伙開具虛假合同虛假發(fā)票，騙取工程款。檢查的時(shí)候可以說材料已經(jīng)使用，無法檢查。如某工程需要水泥600噸，黃沙800噸，結(jié)果采購(gòu)部與供應(yīng)商，施工隊(duì)聯(lián)合起來制作虛假供應(yīng)單，實(shí)際訂購(gòu)水泥400噸，黃沙1000噸。當(dāng)公司財(cái)務(wù)部檢查時(shí)表示因?yàn)榍闆r緊急水泥黃沙已經(jīng)進(jìn)入工地施工而無法查驗(yàn)，從而伙同騙取公司資金10萬元。
要根本解決采購(gòu)部的情況可以從下列措施開展：
一、從工作流程上加以完善
（一）制度流程
建立嚴(yán)格的采購(gòu)流程制度：申請(qǐng)人提出申請(qǐng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)財(cái)務(wù)核實(shí)周轉(zhuǎn)資金總經(jīng)理批準(zhǔn)采購(gòu)部詢價(jià)財(cái)務(wù)部核價(jià)采購(gòu)部簽約將物資交給申請(qǐng)人。
這樣的制度將采購(gòu)部的權(quán)利做出剝離，在沒有人申請(qǐng)的情況下制止采購(gòu)部隨意購(gòu)買任何物資，但為了防止流程過于復(fù)雜，特別是總經(jīng)理太忙難以及時(shí)批準(zhǔn)而影響施工進(jìn)度可以將采購(gòu)部的部分流程加以簡(jiǎn)化，如在緊急情況下公司可授權(quán)給部門經(jīng)理，如3000元以下采購(gòu)事項(xiàng)部門經(jīng)理可直接通知采購(gòu)部購(gòu)買，1萬元以下采購(gòu)事項(xiàng)可以不經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)，在財(cái)務(wù)部核價(jià)后可立即實(shí)施。但是也要做到以下幾方面：1、在無緊急情況下盡量不采用緊急流程。2、盡量做到使所有采購(gòu)的物品有合同可尋，有記錄可查。3、采購(gòu)主管做到具有前瞻性，與各部門經(jīng)理提前做好采購(gòu)計(jì)劃表，做好采購(gòu)計(jì)劃流程表提前履行財(cái)務(wù)部核對(duì)與總經(jīng)理批準(zhǔn)的流程，部門經(jīng)理一旦發(fā)起采購(gòu)流程，采購(gòu)部可迅速實(shí)施。
（二）供應(yīng)商管理
對(duì)供應(yīng)商的管理應(yīng)該建立一整套文件資料，包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，組織機(jī)構(gòu)代碼證，稅務(wù)登記證，營(yíng)業(yè)地址，聯(lián)系電話，開戶行，參與的一些項(xiàng)目?jī)?nèi)容。對(duì)于重要供應(yīng)商如工程需要考察過去承建項(xiàng)目，住戶的評(píng)價(jià)，施工價(jià)格，選用的材料等等。對(duì)于普通小型供應(yīng)商可簡(jiǎn)化流程，做好嚴(yán)格的進(jìn)度監(jiān)管即可。大型工程選擇供應(yīng)商可通過招標(biāo)的方式，每次供應(yīng)內(nèi)容不得少于3家，在沒有明顯的價(jià)格優(yōu)勢(shì)的情況下，甲方?jīng)Q定供應(yīng)商時(shí)可優(yōu)先選擇與己方曾經(jīng)有過多次合作關(guān)系并且誠(chéng)信履約的供應(yīng)商，其次選擇曾經(jīng)參與過類似工程的供應(yīng)商。對(duì)于與己方有過合作關(guān)系但是造成惡劣影響的供應(yīng)商無論價(jià)格多么低廉都一定要拉入黑名單，絕不再用。并且公司需定時(shí)派其他部門對(duì)供應(yīng)商暗中考核資質(zhì)與資金狀況，與本部門有無其他瓜葛。
（三）訂購(gòu)合同管理
與供應(yīng)商約定供貨后要履行合同簽約手續(xù)，合同內(nèi)要準(zhǔn)確備注合同內(nèi)容、明細(xì)、造價(jià)、質(zhì)保期，生產(chǎn)廠家等內(nèi)容。合同需要?dú)w檔保存留查。所有1000元以上物品的采購(gòu)均需要履行合同簽約手續(xù)留檔備查。同時(shí)合同可明確如果物資供應(yīng)過多收貨、退貨業(yè)務(wù)的處理，可以記錄有關(guān)收到產(chǎn)品的數(shù)量、單價(jià)、成本及與標(biāo)準(zhǔn)成本的差異建立收貨單、退貨單、裝箱單、貨運(yùn)單等數(shù)據(jù)并對(duì)這些單據(jù)進(jìn)行處理。
（四）倉(cāng)庫(kù)管理與運(yùn)輸管理
倉(cāng)庫(kù)管理的作業(yè)包括組織貨物的入庫(kù)、保管、發(fā)放和維護(hù)。具體包括出入庫(kù)貨物的驗(yàn)收及核實(shí)、倉(cāng)庫(kù)資源的合理利用、做好保管貨物的安全工作、降低倉(cāng)庫(kù)費(fèi)用開支。在運(yùn)輸這一環(huán)節(jié)上要求在促進(jìn)貨物流通、充分利用各種運(yùn)輸方式的條件下選擇最合理經(jīng)濟(jì)的運(yùn)輸路線、運(yùn)輸方式和運(yùn)輸工具，準(zhǔn)時(shí)、安全地完成運(yùn)輸工作。合理的運(yùn)輸能減少貨物待運(yùn)和在途的時(shí)間能縮短貨物運(yùn)輸?shù)睦锍?，使待運(yùn)和在途貨物占用的資金下降提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。為了堵住合伙欺騙的漏洞，倉(cāng)庫(kù)管理最好由公司除采購(gòu)部門以外的部門接管，并且信息化操作登記，隨時(shí)備查。
二、對(duì)流程系統(tǒng)的深度改造
上述內(nèi)容都是從程序上、手段上對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)的采購(gòu)內(nèi)容加以完善。再好的制度都有漏洞，從深層根本說最準(zhǔn)時(shí)、最準(zhǔn)確，供應(yīng)的產(chǎn)品最物美價(jià)廉才是整個(gè)采購(gòu)業(yè)的根本目標(biāo)，所以對(duì)地產(chǎn)采購(gòu)流程的深度改造絕不僅僅是從制度規(guī)范上能夠?qū)崿F(xiàn)的。
（一）目標(biāo)導(dǎo)向
采購(gòu)的服務(wù)者是房地產(chǎn)開發(fā)商，開發(fā)商是采購(gòu)部的上級(jí)也是客戶。所以整個(gè)采購(gòu)部的綜合目標(biāo)是圍繞房地產(chǎn)開發(fā)的整個(gè)周期來完成。整個(gè)采購(gòu)部的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造并保持使員工能充分參與實(shí)現(xiàn)整個(gè)組織目標(biāo)的內(nèi)部環(huán)境，而不是產(chǎn)生房地產(chǎn)只需要開發(fā)與銷售的念頭而使采購(gòu)部獨(dú)立于其他部門之外，領(lǐng)導(dǎo)者首先應(yīng)該重視采購(gòu)工作指導(dǎo)人員的配備、制度的制定和流程的優(yōu)化。明確公司本部和項(xiàng)目部的責(zé)任和義務(wù)。采購(gòu)部在公司體系中的位置、負(fù)責(zé)對(duì)象，行政流程都應(yīng)確定。
（二）參與到工程建設(shè)中
一個(gè)好的采購(gòu)部門需要對(duì)所有的物品資料非常精通，而精通絕不是對(duì)產(chǎn)品參數(shù)、供應(yīng)商背景、產(chǎn)品樣式爛熟于心，而是應(yīng)該從整個(gè)工程立場(chǎng)出發(fā)，需要什么樣子的材料是最符合開發(fā)建設(shè)的需要。一個(gè)好的廚師總會(huì)買到最對(duì)的食材而不是最貴的食材。采購(gòu)部最終目的就是使采購(gòu)的所有商品都正好符合房地產(chǎn)開發(fā)的需求，不僅僅是提供物美價(jià)廉的產(chǎn)品為目標(biāo)，而是提供最適合項(xiàng)目需求的產(chǎn)品。所以整個(gè)采購(gòu)部都應(yīng)該融入到整個(gè)開發(fā)項(xiàng)目中，深深地了解整個(gè)項(xiàng)目。所以采購(gòu)部需要懂工程，要懂自己開發(fā)的工程。
（三）注重信息化使用
現(xiàn)在整個(gè)中國(guó)的信息化建設(shè)已經(jīng)完善，一個(gè)廣泛的電子市場(chǎng)即將形成。它不僅包括供應(yīng)商、生產(chǎn)廠、銷售商和顧客甚至還包括協(xié)作者和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，從而形成一個(gè)多對(duì)多的系統(tǒng)。加入WTO后必須使用電子貿(mào)易、無紙貿(mào)易不使用者將被排除在貿(mào)易之外。供應(yīng)商的選擇絕不僅僅在本地，本省完成后而應(yīng)該擴(kuò)展至全球。哪里提供的產(chǎn)品好通過完善的物流選擇哪里的產(chǎn)品。如訂購(gòu)小禮品應(yīng)該選擇中國(guó)浙江，而訂購(gòu)室內(nèi)庭院家具應(yīng)該優(yōu)先選擇廣東，施工隊(duì)伍優(yōu)先選擇江蘇南通，通過高度的信息化使原本昂貴的產(chǎn)品工程成本降至最低。對(duì)采購(gòu)隊(duì)伍的硬件配套建設(shè)要完善，注重信息化投入的比重。
（四）遵循價(jià)格便宜，質(zhì)量?jī)?yōu)秀的原則
原則包括：貨比三家的質(zhì)量保證原則，3家以上合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)競(jìng)標(biāo)的原則，報(bào)價(jià)后物資價(jià)格審核及物資信息跟蹤原則，訂貨公平、公正、公開的全過程監(jiān)督原則，成本責(zé)任人審批合同原則。做到同類產(chǎn)品比質(zhì)量，同質(zhì)產(chǎn)品比價(jià)格，達(dá)到控制采購(gòu)成本，降低工程造價(jià)，提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。
（五）注重合同文本
上文所述采購(gòu)部需要對(duì)工程非常精通，則采購(gòu)經(jīng)理或主管則應(yīng)該對(duì)合同文本非常精通，簽訂采購(gòu)協(xié)議時(shí)，要重視有關(guān)項(xiàng)目細(xì)節(jié)方面的規(guī)定，明確知曉國(guó)家法律法規(guī)對(duì)材料的要求，及將來的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收程序、驗(yàn)收責(zé)任、爭(zhēng)議解決辦法、檢驗(yàn)費(fèi)用負(fù)擔(dān)原則等條款，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作打下良好基礎(chǔ)。公司提供的律師只能從合同條款上發(fā)現(xiàn)有無漏洞，但是對(duì)于工程中隱藏的問題卻無法知曉。而這一點(diǎn)采購(gòu)部對(duì)合同條款的審核非常重要。
（六）注意產(chǎn)品驗(yàn)收及退換貨方式
在采購(gòu)合同簽訂時(shí)，要重視有關(guān)項(xiàng)目驗(yàn)收方面的規(guī)定，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收程序、驗(yàn)收責(zé)任、爭(zhēng)議解決辦法、檢驗(yàn)費(fèi)用負(fù)擔(dān)原則等條款，為項(xiàng)目驗(yàn)收工作打下良好基礎(chǔ)。需要委托專業(yè)監(jiān)理和質(zhì)量監(jiān)督的，要委托專業(yè)監(jiān)理和質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行工程質(zhì)量監(jiān)理和質(zhì)量監(jiān)督。要做好工程變更管理，嚴(yán)格簽證程序，工程結(jié)算要委托具有工程造價(jià)咨詢單位資質(zhì)的單位進(jìn)行審核。精心準(zhǔn)備，準(zhǔn)備工作是否充分對(duì)驗(yàn)收工作質(zhì)量具有重要影響。實(shí)際工作中，很多項(xiàng)目因?yàn)闇?zhǔn)備不充分，驗(yàn)收工作流于形式，草率收?qǐng)觥Ｒ闪Ⅱ?yàn)收小組，確定參與驗(yàn)收人員。驗(yàn)收小組人員必須由多方面人員參與，形成相互制約的局面，根據(jù)采購(gòu)與驗(yàn)收分離的原則，經(jīng)辦采購(gòu)的人員不能擔(dān)任驗(yàn)收小組的主要負(fù)責(zé)人。驗(yàn)收小組所有成員都要熟悉采購(gòu)文件、采購(gòu)合同、國(guó)家有關(guān)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等資料。制定驗(yàn)收實(shí)施方案，增加整個(gè)驗(yàn)收工作的計(jì)劃性。加強(qiáng)驗(yàn)收工作的建議建立健全法規(guī)體系，規(guī)范采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收行為。國(guó)際上實(shí)施采購(gòu)制度的國(guó)家和地區(qū)，都建立有非常嚴(yán)格的采購(gòu)合同監(jiān)督管理制度，設(shè)有專門的章節(jié)或?qū)嵤┘?xì)則，明確驗(yàn)收主體、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收程序等內(nèi)容，以規(guī)范采購(gòu)合同的驗(yàn)收行為。目前，我們?cè)诓少?gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收方面缺乏操作細(xì)則，導(dǎo)致采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收工作不規(guī)范。應(yīng)建立健全采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收的相關(guān)法律、法規(guī)及操作細(xì)則，明確采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收主體、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收程序、驗(yàn)收責(zé)任等內(nèi)容，規(guī)范采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收行為。采購(gòu)機(jī)構(gòu)要加大對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收工作的力度。對(duì)于超標(biāo)供應(yīng)的材料一定要嚴(yán)格執(zhí)行退貨程序避免給公司造成損失。
物資管理是現(xiàn)代化管理科學(xué)中重要內(nèi)容，醫(yī)院物資管理是醫(yī)院為完成醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，對(duì)所需物資進(jìn)行計(jì)劃、采購(gòu)、保管、供應(yīng)等組織管理工作。醫(yī)院物資管理主要研究對(duì)象是物資在醫(yī)院內(nèi)的流轉(zhuǎn)過程和科學(xué)管理，包括醫(yī)院物資分類，物資供應(yīng)計(jì)劃編制，物資的采購(gòu)運(yùn)輸，物資倉(cāng)庫(kù)的管理和組織領(lǐng)導(dǎo)等。物資管理系統(tǒng)是指醫(yī)院后勤物資管理的計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序，主要以庫(kù)存管理的形式進(jìn)行管理，也包括為醫(yī)院進(jìn)行科室成本核算和管理決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的功能。
1.醫(yī)院物資管理系統(tǒng)技術(shù)指標(biāo)要求
1.1信息的完整性
信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)是信息，只有正確詳實(shí)的信息才能保證管理人員作出正確的決策。因此軟件設(shè)計(jì)方面必須加強(qiáng)信息完整性方面的工作，采用值約束、缺省、數(shù)據(jù)字典等多種方法確保信息的完整性。一旦使用人員錄入或修改導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，系統(tǒng)必須明確地給出警告信息，提示使用者。
1.2系統(tǒng)先進(jìn)性
軟件的開發(fā)必須是建立在先進(jìn)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)之上，同時(shí)采用客戶機(jī)-服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)，進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，以保證系統(tǒng)平臺(tái)的先進(jìn)性，軟件開發(fā)工具必須是目前主流工具。
1.3系統(tǒng)實(shí)用性
此物資管理系統(tǒng)是一個(gè)面向?qū)嶋H應(yīng)用的軟件系統(tǒng)，它的建成將取代手工的低效率工作，因此在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)必須考慮到人員的使用習(xí)慣。
1.4系統(tǒng)可擴(kuò)展性
信息系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的信息流管理系統(tǒng)。在開發(fā)完成后，系統(tǒng)必須保證在用戶有新的需求時(shí)能方便地增加一些功能或模塊，及時(shí)解決用戶實(shí)際問題，同時(shí)還要與系統(tǒng)的其他部分能夠保持風(fēng)格一致，不改變管理人員的使用習(xí)慣，使得軟件具有較好的可擴(kuò)展性。
1.5系統(tǒng)安全性
用戶進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)先經(jīng)過嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，根據(jù)其權(quán)限級(jí)別，使用系統(tǒng)的某些功能和數(shù)據(jù)。
2.醫(yī)院物資管理系統(tǒng)需求
物資管理系統(tǒng)的總體需求為：建立一套有自己特色的(管理嚴(yán)格、配送方便的現(xiàn)代化物資管理系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)院物資數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，使物資從需求到采購(gòu)，到入庫(kù)，直至進(jìn)入醫(yī)院的各個(gè)部門，都可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行處理、查詢，而且可以做到帳帳相符、帳物相符、物型以及外部型號(hào)與實(shí)物相符；醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可查閱整個(gè)醫(yī)院的數(shù)據(jù)，對(duì)醫(yī)院物資的全部管理過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)。。要求系統(tǒng)結(jié)構(gòu)先進(jìn)，數(shù)據(jù)處理迅速準(zhǔn)確，能夠使工作人員大大提高工作效率，并改善醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)環(huán)境。
根據(jù)醫(yī)院物資管理要點(diǎn)，按照計(jì)劃人員、采購(gòu)人員、保管人員、會(huì)計(jì)人員和科室人員的不同工作職責(zé)，對(duì)Forte-HIS加以借鑒并結(jié)合Forte-HRP的實(shí)際情況，將醫(yī)院物資管理系統(tǒng)分為申請(qǐng)計(jì)劃管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、物資帳務(wù)管理、物資合同管理、物資倉(cāng)儲(chǔ)管理5大模塊。
（1）申請(qǐng)計(jì)劃管理申請(qǐng)計(jì)劃管理是物資管理的起點(diǎn)，它是各科室根據(jù)采購(gòu)部門制訂的采購(gòu)周期并結(jié)合本科室的實(shí)際需要，向采購(gòu)部門提出的本科室在某個(gè)時(shí)間段所需要的物資。申請(qǐng)計(jì)劃是采購(gòu)部門制訂采購(gòu)計(jì)劃的重要依據(jù)。
（2）采購(gòu)計(jì)劃管理物資管理要做到低成本高效率地為醫(yī)院服務(wù)，采購(gòu)要涉及到醫(yī)院的各個(gè)部門。采購(gòu)的功能是以合適的來源、價(jià)格、送貨方式獲取醫(yī)院各部門所需的一定數(shù)量的物資。采購(gòu)功能引起物資向醫(yī)院內(nèi)部流動(dòng)，它是醫(yī)院與供應(yīng)商相連接的環(huán)節(jié)?？偟膩碚f，醫(yī)院采購(gòu)的目標(biāo)可分四個(gè)方面：以最低成本獲取醫(yī)院所需一定數(shù)量和質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)；確保供應(yīng)商提供最好的服務(wù)；鞏固與供貨商之間良好的供需關(guān)系，尋求替補(bǔ)供貨商。為達(dá)到這些目標(biāo)，采購(gòu)部門必須實(shí)施以下基本功能：制定采購(gòu)計(jì)劃、說明書；確定適當(dāng)?shù)牟少?gòu)質(zhì)量、數(shù)量、送貨要求(時(shí)間、地點(diǎn))標(biāo)準(zhǔn)；選擇供應(yīng)商(適當(dāng)?shù)膩碓?；商談采購(gòu)條款和條件(適當(dāng)?shù)膬r(jià)格)；制定和簽發(fā)采購(gòu)訂單。
醫(yī)院中物資采購(gòu)部門采購(gòu)計(jì)劃管理的工作流程如下：
采購(gòu)部門首先根據(jù)醫(yī)院采購(gòu)的時(shí)間段制訂若干個(gè)采購(gòu)計(jì)劃周期，然后由醫(yī)院各個(gè)科室制訂物資申請(qǐng)計(jì)劃，各個(gè)部門的申請(qǐng)計(jì)劃在審核后經(jīng)匯總生成某個(gè)計(jì)劃周期的總的物資需求。物資需求同現(xiàn)存量以及安全庫(kù)存量比較，得到物資的采購(gòu)計(jì)劃，然后根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃日期所在的采購(gòu)周期進(jìn)行匯總生成一定周期內(nèi)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)審核后即可進(jìn)行采購(gòu)任務(wù)。
系統(tǒng)的主要功能是生成指定物資庫(kù)房的采購(gòu)計(jì)劃單，在此過程中可讀取已確認(rèn)的申請(qǐng)計(jì)劃單。
（3）物資合同管理
醫(yī)院從市場(chǎng)采購(gòu)的物資，凡是采購(gòu)量大，供應(yīng)條件比較復(fù)雜的，一般都采用合同形式，使供需雙方的經(jīng)濟(jì)關(guān)系固定下來，物資訂貨合同是供需雙方為實(shí)現(xiàn)物資購(gòu)銷，明確相互權(quán)利和義務(wù)而簽訂的具有法律效力的書面協(xié)議。
合同的管理貫穿于從簽訂合同開始到合同執(zhí)行完畢的整個(gè)過程，包括對(duì)合同執(zhí)行過程的組織、檢查和監(jiān)督。
物資訂貨合同是物資計(jì)劃管理的延伸，也是為物資計(jì)劃管理服務(wù)的，計(jì)劃人員根據(jù)計(jì)劃管理輸出的采購(gòu)參考信息，制定采購(gòu)計(jì)劃，與供貨單位簽訂訂貨合同。合同管理的輸出又反饋給計(jì)劃管理，為后者提供預(yù)計(jì)到貨信息，從而又為物資計(jì)劃的制定提供必要的依據(jù)。合同管理從本身看，主要用途是對(duì)訂貨合同的統(tǒng)計(jì)、查詢和合同執(zhí)行、監(jiān)督、輸出必要的表格。
合同管理模塊主要包括合同信息的錄入、修改、刪除、查詢、合同的執(zhí)行維護(hù)、合同的執(zhí)行情況等。
（4）物資倉(cāng)儲(chǔ)管理物資倉(cāng)儲(chǔ)管理是醫(yī)院物資管理的重要組成部分，也是現(xiàn)代物資管理成敗的關(guān)鍵，做好倉(cāng)儲(chǔ)管理是保證醫(yī)院完成各項(xiàng)任務(wù)的基礎(chǔ)；倉(cāng)儲(chǔ)管理決策與醫(yī)院物資系統(tǒng)的其他決策密切相關(guān)，它不僅對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)，而且對(duì)整個(gè)醫(yī)院的物資系統(tǒng)都起著十分重要的作用。
醫(yī)院物資倉(cāng)庫(kù)的種類包括文具雜品庫(kù)房、易燃易爆及放射性物資危險(xiǎn)品庫(kù)房、建筑維修材料庫(kù)房、總務(wù)庫(kù)房、工具和配件庫(kù)房及科室的備用品小庫(kù)房：倉(cāng)庫(kù)工作內(nèi)容主要有：入庫(kù)物資的驗(yàn)收，庫(kù)存物資的保管，維護(hù)保養(yǎng)，物資的出庫(kù)發(fā)放，物資的盤點(diǎn)等。
系統(tǒng)倉(cāng)儲(chǔ)管理的功能如下：
l)庫(kù)存初始化：對(duì)本庫(kù)房物資進(jìn)行初始化，可錄入物資的批號(hào)、有效期、數(shù)量、購(gòu)進(jìn)價(jià)、零售價(jià)等。
2)入庫(kù)：完成本庫(kù)房物資入庫(kù)，生成相應(yīng)的入庫(kù)單據(jù)；入庫(kù)方式可包括采購(gòu)入庫(kù)、贈(zèng)送入庫(kù)、調(diào)撥入庫(kù)、科室退庫(kù)入庫(kù)，對(duì)采購(gòu)入庫(kù)可導(dǎo)入采購(gòu)計(jì)劃單，對(duì)科室退庫(kù)入庫(kù)可導(dǎo)入科室退庫(kù)單。
3)出庫(kù)：完成本庫(kù)房物資出庫(kù)，出庫(kù)方式包括領(lǐng)用出庫(kù)、調(diào)撥出庫(kù)、退貨、報(bào)損、報(bào)廢。
4)盤點(diǎn)：對(duì)本庫(kù)房物資的數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，生成盤點(diǎn)單據(jù)。
5)庫(kù)存查詢：用于查詢管理當(dāng)前庫(kù)房物資的庫(kù)存。
6)單據(jù)確認(rèn)：對(duì)當(dāng)前庫(kù)房還未確認(rèn)的單據(jù)進(jìn)行確認(rèn)。
7)反確認(rèn)：對(duì)當(dāng)前庫(kù)房已確認(rèn)的單據(jù)進(jìn)行反確認(rèn)。。
（5）物資帳務(wù)管理醫(yī)院物資帳務(wù)管理主要涉及到各種單據(jù)審核入帳及對(duì)帳目查詢的業(yè)務(wù)處理。
系統(tǒng)帳務(wù)管理功能如下：
1)帳目初始化：完成當(dāng)前庫(kù)房帳目初始化，帳目初始化確認(rèn)后不能再修改。。
2)明細(xì)帳?。翰樵兒痛蛴”編?kù)房物資的明細(xì)帳。
3)分類帳：查詢和打印本庫(kù)房物資的分類帳。
4)單據(jù)登帳：對(duì)本庫(kù)房未登帳的單據(jù)進(jìn)行登帳。
5)期末結(jié)轉(zhuǎn)：對(duì)本庫(kù)房物資的各類分類賬目進(jìn)行期末結(jié)轉(zhuǎn)，生成物資賬目。
6)反登帳：在必要的情況下可對(duì)本庫(kù)房已登帳的單據(jù)進(jìn)行反登帳。
7)反結(jié)轉(zhuǎn)：對(duì)本庫(kù)房最后一次結(jié)轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)進(jìn)行反結(jié)轉(zhuǎn)。
3.結(jié)論
醫(yī)院資源計(jì)劃系統(tǒng)是指利用計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等現(xiàn)代化手段，對(duì)醫(yī)院及其所屬各部門的人流、物流、財(cái)流進(jìn)行綜合管理，對(duì)在醫(yī)療活動(dòng)各階段中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，存貯、加工生成各種信息，從而為醫(yī)院的整體運(yùn)行提供全面的、自動(dòng)化的管理，醫(yī)院資源計(jì)劃系統(tǒng)是現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)設(shè)施與環(huán)境。醫(yī)院日常管理包括醫(yī)院物資的管理，由于醫(yī)院物資種類繁多，流通頻繁，經(jīng)常造成信息不準(zhǔn)確、家底不明、積壓浪費(fèi)。做好醫(yī)院物資管理工作，對(duì)醫(yī)院節(jié)約成本，加強(qiáng)核算有重要意義，因而醫(yī)院物資管理系統(tǒng)是醫(yī)院資源計(jì)劃系統(tǒng)的重要組成部分。
參考文獻(xiàn)
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企業(yè)物資管理指企業(yè)對(duì)所需物資的采購(gòu)、使用、儲(chǔ)備等行為進(jìn)行的一系列計(jì)劃、組織和控制活動(dòng)。物資管理包括物資計(jì)劃制訂、采購(gòu)、庫(kù)存管理等幾個(gè)重要環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，任何環(huán)節(jié)的問題都會(huì)影響到企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)。而企業(yè)在物資管理過程中，卻常常面臨以下問題：一是競(jìng)爭(zhēng)加劇，成本壓力增長(zhǎng)。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使企業(yè)提供的產(chǎn)品及服務(wù)價(jià)格無法大幅提升，而通貨膨脹則使材料采購(gòu)價(jià)格攀升，企業(yè)必須建立一套具有約束力、可操作性的精細(xì)化物資管理機(jī)制以降低成本。二是管理執(zhí)行力不強(qiáng)，造成運(yùn)營(yíng)成本增加。例如：企業(yè)定額管理不健全，使用部門申報(bào)計(jì)劃不科學(xué)；物資采購(gòu)均在采購(gòu)部?jī)?nèi)部進(jìn)行，難以形成外部制約；核對(duì)不及時(shí)，庫(kù)存出現(xiàn)帳實(shí)不符。
針對(duì)實(shí)際工作中存在的問題，筆者認(rèn)為企業(yè)應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)物探企業(yè)生產(chǎn)物資管理。
一、建立優(yōu)化全過程物資管理機(jī)制，降低成本
1.加強(qiáng)計(jì)劃管理
物資計(jì)劃主要包括定額及采購(gòu)計(jì)劃管理。定額包括消耗定額及儲(chǔ)備定額等。物資消耗定額是指在一定的生產(chǎn)技術(shù)組織條件下，為制造單位產(chǎn)品或完成單位工作量，所需消耗的物資數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)。物資消耗定額是企業(yè)進(jìn)行物資供應(yīng)計(jì)劃、用料管理、定額供料的重要基礎(chǔ)。物資儲(chǔ)備定額可分為經(jīng)常儲(chǔ)備、保險(xiǎn)儲(chǔ)備、季節(jié)儲(chǔ)備及特準(zhǔn)儲(chǔ)備定額等。采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)在計(jì)劃期內(nèi)，確定各種物資需要量而編制的計(jì)劃，是企業(yè)采購(gòu)部門組織采購(gòu)的主要依據(jù)，做好采購(gòu)計(jì)劃是降低庫(kù)存占用的前提。對(duì)于業(yè)務(wù)部門填報(bào)的需求計(jì)劃，首先要按照“先內(nèi)平，后申報(bào)”的原則落實(shí)是否為需要購(gòu)買的物資，要求物資計(jì)劃部門核準(zhǔn)數(shù)量、規(guī)格后，才能編制采購(gòu)計(jì)劃，盡量使采購(gòu)計(jì)劃真實(shí)而客觀。
2.加強(qiáng)采購(gòu)管理
采購(gòu)管理涉及采購(gòu)模式的確定、采購(gòu)執(zhí)行、招標(biāo)規(guī)范的建立。采購(gòu)部門應(yīng)把采購(gòu)計(jì)劃對(duì)物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、需求時(shí)間的要求作為采購(gòu)準(zhǔn)則。通過分析采購(gòu)準(zhǔn)則及市場(chǎng)，確定采購(gòu)模式，例如對(duì)大型集團(tuán)企業(yè)，可采用集中采購(gòu)模式，提升議價(jià)能力；對(duì)質(zhì)量要求高的物資建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系模式采購(gòu)，還需注意替代對(duì)象的培育；采用網(wǎng)上等多種渠道進(jìn)行采購(gòu)，拓寬采購(gòu)渠道，降低成本。采購(gòu)部門需嚴(yán)格按合同部門制定的招標(biāo)規(guī)范進(jìn)行招標(biāo)，在合同簽訂后跟蹤檢查合同執(zhí)行情況，控制采購(gòu)質(zhì)量、進(jìn)度。當(dāng)供應(yīng)商將貨物送達(dá)后，采購(gòu)部門需進(jìn)行到貨登記，并協(xié)助庫(kù)房和檢驗(yàn)部門對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，最終完成物資接收，結(jié)合驗(yàn)收結(jié)果更新供應(yīng)商等級(jí)，完成款項(xiàng)支付。合同管理部門需建立招標(biāo)管理制度、招標(biāo)管理流程確保采購(gòu)的公正、公開。
合理確定采購(gòu)量和加強(qiáng)采購(gòu)合同管理也是非常重要的。采購(gòu)部門要提倡“多存信息，少存實(shí)物”的新觀念，嚴(yán)格執(zhí)行材料采購(gòu)計(jì)劃，合理確定采購(gòu)批次和數(shù)量，防止盲目采購(gòu)和無計(jì)劃采購(gòu)。要建立采購(gòu)合同臺(tái)賬、做好合同匯總，切實(shí)控制采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)。
除此之外，還要做好兩方面的工作。一方面要加強(qiáng)采購(gòu)人員的職業(yè)教育和管理，提高自身素質(zhì)，培養(yǎng)出一批敬業(yè)且責(zé)任心強(qiáng)的高素質(zhì)采購(gòu)人員，杜絕采購(gòu)人員為吃回扣拿好處而損害企業(yè)利益的不正之風(fēng)。另一方面要加強(qiáng)對(duì)物資供應(yīng)商的管理，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。物資供應(yīng)部門應(yīng)建立客戶檔案，并根據(jù)其資信程度、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、供貨價(jià)格、供貨質(zhì)量、售后服務(wù)、協(xié)作關(guān)系等實(shí)行分類管理。選擇信譽(yù)好、配合好、價(jià)格適宜的供應(yīng)商并與之建立良好的合作關(guān)系，保證產(chǎn)品的質(zhì)量和及時(shí)供應(yīng)。
3.做好倉(cāng)儲(chǔ)管理
庫(kù)存管理是對(duì)物資進(jìn)行接收、發(fā)放、存儲(chǔ)保管、核對(duì)等一系列的管理活動(dòng)。其基礎(chǔ)是庫(kù)存信息的完整、準(zhǔn)確及庫(kù)存物資的安全、完整。日常庫(kù)存管理包括入庫(kù)、出庫(kù)管理及稽核。對(duì)于購(gòu)入物資，庫(kù)管人員應(yīng)關(guān)注其數(shù)量、名稱、規(guī)格、質(zhì)量等，并請(qǐng)采購(gòu)部門及質(zhì)量管理部門協(xié)同驗(yàn)收，對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的數(shù)量、質(zhì)量等不相符現(xiàn)象，庫(kù)管人員有權(quán)拒絕辦理入庫(kù)，并視情況報(bào)告相關(guān)部門處理。庫(kù)管人員還應(yīng)做好入庫(kù)單簽收并及時(shí)登記實(shí)物臺(tái)帳。對(duì)出庫(kù)物資，使用部門需向物資部門提交物資需求計(jì)劃，物資部審核后辦理物資出庫(kù)，開具出庫(kù)單，出庫(kù)完成后應(yīng)及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)帳。對(duì)手續(xù)不全的領(lǐng)取事項(xiàng)，庫(kù)管人員應(yīng)拒絕發(fā)貨。庫(kù)管人員應(yīng)堅(jiān)持“日清月結(jié)”制度并做好各類物資明細(xì)賬的登記，檢查賬賬是否相符、賬實(shí)是否相符及賬卡是否相符、資金是否對(duì)口。發(fā)現(xiàn)盈余、殘損等，須查明原因，落實(shí)責(zé)任，提出處理意見，提交相關(guān)管理部門處置，管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資的抽查工作。企業(yè)還需建立并嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)退料管理制度，對(duì)于廢舊物料等倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)做好回收利用及集中處置。
二、加強(qiáng)信息化管理手段，強(qiáng)化監(jiān)控，提高執(zhí)行力
物資管理必須使用現(xiàn)代的信息化管理手段才能實(shí)現(xiàn)物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)流程化、監(jiān)控實(shí)時(shí)化、決策智能化。信息化實(shí)施使物流、資金流和信息流在系統(tǒng)上得到迅速、真實(shí)、全面的反映, 管理者、決策者可隨時(shí)了解全局的物資管理情況，實(shí)時(shí)監(jiān)控。物資管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用帶來管理模式的改變，企業(yè)在實(shí)施信息化中可以采取階段性推進(jìn)的手段，并應(yīng)注意與其他信息化系統(tǒng)的完美融合。
作為一家企業(yè)，其直接利潤(rùn)點(diǎn)主要來自采購(gòu)、銷售和中間成本，采購(gòu)永遠(yuǎn)是企業(yè)關(guān)注的重點(diǎn)，它直接關(guān)系到企業(yè)的生成成本、產(chǎn)品品質(zhì)和經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)通過對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化，能更好的提高購(gòu)流程的運(yùn)行效率，從而為企業(yè)帶來更大的效益。由此可知高效的采購(gòu)管理，對(duì)于一個(gè)企業(yè)的管理是多么的重要。
對(duì)于一家采購(gòu)物資數(shù)量龐大的企業(yè)來說，采購(gòu)業(yè)務(wù)量大，采購(gòu)種類多，參與部門和人員較為分散，采購(gòu)程序不統(tǒng)一、不規(guī)范的問題日益突出，既影響工作效率，也無法做到集中采購(gòu)，在一定程度上造成資金使用的浪費(fèi)。目前企業(yè)采購(gòu)存在以下問題：
一、部門分工過細(xì)，流程割裂，效率低下
按照分工原則建立的職能型組織，雖然可以很好地明確各部門的職責(zé)，但是過細(xì)的部門分工把橫貫組織內(nèi)部的完整流程割裂成若干部分，很容易產(chǎn)生各自為政的現(xiàn)象。同時(shí)，過細(xì)的部門分工導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程變長(zhǎng)，審批節(jié)點(diǎn)過多，影響了采購(gòu)組織的工作效率。
二、采購(gòu)性價(jià)比之間的矛盾
采購(gòu)物資的質(zhì)量歷來是大力控制的重要環(huán)節(jié)，但也并非是質(zhì)量越高越好，因?yàn)橘|(zhì)量越好，價(jià)格往往也高。企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的每個(gè)部位也不一定都是風(fēng)險(xiǎn)極高的，不一定都選質(zhì)量很高的設(shè)備器材。如何合理平衡采購(gòu)性價(jià)比之間的矛盾，始終是每個(gè)采購(gòu)部門永恒的主題。
三、供應(yīng)商管理理念落后
當(dāng)前企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理水平很低，供應(yīng)商選擇評(píng)價(jià)體系不完善，沒有形成有效的激勵(lì)機(jī)制。
目前，企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的集中化管理已經(jīng)實(shí)行了多年，每年的采購(gòu)金額多達(dá)十幾億甚至幾十億，對(duì)采購(gòu)資金的節(jié)約也起到了十分明顯的作用，采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行也較為成熟有效。應(yīng)該充分結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中存在的問題，立足于企業(yè)的自身特點(diǎn)，運(yùn)用BPR的基本思想，采用漸進(jìn)式的方法、逐層逐步地實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)流程再造。方案如下：
（1）以整體流程全局最優(yōu)為目標(biāo)，重組瓶頸流程和不完整流程，合并或整合跨職能的業(yè)務(wù)流程，減少不必要的審核和監(jiān)督。
（2）組織為流程而定，而不是流程為組織而定，先設(shè)計(jì)流程，而后依流程建立“扁平化”的新型組織，并提高流程上的業(yè)務(wù)人員素質(zhì)和團(tuán)隊(duì)合作精神，同時(shí)構(gòu)建具有自我學(xué)習(xí)機(jī)制的組織。
（3）選擇合格的供應(yīng)商，建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，對(duì)不同的供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。
要達(dá)到上述目標(biāo)，應(yīng)從企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、原料采購(gòu)流程及供應(yīng)商管理這三個(gè)方面進(jìn)行流程再造。
（1）企業(yè)組織結(jié)構(gòu)再造設(shè)計(jì)。從企業(yè)的采購(gòu)類型來看，企業(yè)的采購(gòu)類型主要包括生產(chǎn)原料、非生產(chǎn)性物資、辦公用品以及禮品等。企業(yè)采購(gòu)分四個(gè)部分進(jìn)行，這種采購(gòu)部門的組織方式比較分散，尤其是對(duì)于非生產(chǎn)性物資的采購(gòu)，分配給兩個(gè)不同的部門進(jìn)行采購(gòu)，顯然不利于人力資源和資金的整合和效率的提高，更不利于采購(gòu)效率的提高。所以，將辦公用品以及禮品的采購(gòu)職能進(jìn)行歸并。
（2）企業(yè)原料采購(gòu)流程再造設(shè)計(jì)。企業(yè)的原料采購(gòu)流程總體來說是比較完善的，對(duì)于各類采購(gòu)活動(dòng)都有著明確的采購(gòu)流程，具體的環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)則需要進(jìn)行進(jìn)一步的改造和完善。
完善合同管理，尤其是采購(gòu)合同管理。應(yīng)制定《合同管理辦法》，對(duì)合同進(jìn)行規(guī)范化管理和重點(diǎn)管理。集團(tuán)公司經(jīng)濟(jì)合同管理實(shí)行統(tǒng)一制度、流程控制、歸口審查、分級(jí)簽署、各負(fù)其責(zé)的管理體制。合同管理辦法規(guī)定經(jīng)濟(jì)合同訂立前必須按照合同審批程序進(jìn)行逐級(jí)審核。經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行期間，應(yīng)由合同執(zhí)行單位、合同管理單位、公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部共同對(duì)執(zhí)行過程實(shí)施管控。
在已有的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中，針對(duì)不同的采購(gòu)類型都有著不同的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，但是對(duì)于采購(gòu)業(yè)務(wù)各個(gè)流程的具體執(zhí)行部門和人員前后環(huán)節(jié)的聯(lián)系過于繁雜?？蓪徍瞬块T合并在合同管理部門，監(jiān)督部門設(shè)在財(cái)務(wù)部，以減少瑣碎和冗余的環(huán)節(jié)。
（3）企業(yè)供應(yīng)商管理改進(jìn)設(shè)計(jì)。企業(yè)目前只是定期對(duì)供應(yīng)商在企業(yè)所供物資的質(zhì)量、售后服務(wù)、合同的執(zhí)行情況以及供貨業(yè)績(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的比較和評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果決定供應(yīng)商在后一年的采購(gòu)過程中是否能繼續(xù)參與報(bào)價(jià)，或者能獲得供貨數(shù)量的多少。因此，流程再造主要考慮從供應(yīng)商的分類、供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與考核、供應(yīng)商的激勵(lì)這三方面來對(duì)企業(yè)的供應(yīng)商管理流程進(jìn)行再造。
供應(yīng)商分類管理。根據(jù)供應(yīng)商對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的影響程度設(shè)定先后次序，對(duì)不同級(jí)別的供應(yīng)商采用不同的管理方法，集中精力發(fā)展對(duì)企業(yè)最重要的供應(yīng)商。企業(yè)的實(shí)際情況，可以依照采購(gòu)物資的重要性和采購(gòu)金額的大小將供應(yīng)商分成戰(zhàn)略型供應(yīng)商，伙伴型供應(yīng)商和合作型供應(yīng)商三大類。
供應(yīng)商的選擇與評(píng)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商的選擇，應(yīng)首先考慮，合法經(jīng)營(yíng)，具備國(guó)家相關(guān)部門核定的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)。其次，具備一定的技術(shù)和資金實(shí)力，確保供貨質(zhì)量沒有問題。第三，能夠快速響應(yīng)公司生產(chǎn)活動(dòng)要求，售后服務(wù)優(yōu)良。
企業(yè)按期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，依據(jù)質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間，服務(wù)水平，柔性采購(gòu)供應(yīng)、誠(chéng)信合作、貨款支付等7個(gè)要素進(jìn)行綜合考量。
對(duì)供應(yīng)商的激勵(lì)。企業(yè)應(yīng)與供應(yīng)商建立一種長(zhǎng)期的協(xié)同合作關(guān)系，最重要的是要調(diào)動(dòng)供應(yīng)商的積極性和主動(dòng)性，那就需采取有效的激勵(lì)措施，以雙方的共同利益為出發(fā)點(diǎn)，以達(dá)到雙贏的目標(biāo)。
（1）訂單激勵(lì)。對(duì)業(yè)績(jī)優(yōu)良，價(jià)格適中，售后服務(wù)做的好的供應(yīng)商，可以給予其更多的訂單，以此激勵(lì)其保持較好的供貨水平。
（2）付款激勵(lì)。給予友好合作的戰(zhàn)略型供應(yīng)商及關(guān)鍵物料供應(yīng)商較為優(yōu)惠的貨款支付方式，比如加大電匯付款額度，減少承兌匯票支付方式等。尤其在公司資金較為緊張時(shí)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先付款。
（3）商譽(yù)激勵(lì)。對(duì)各方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，提高其企業(yè)形象；并向中油集團(tuán)公司內(nèi)其它企業(yè)進(jìn)行推薦，擴(kuò)大其市場(chǎng)份額。
（4）合作激勵(lì)。與戰(zhàn)略型及關(guān)鍵物資供應(yīng)商共同研發(fā)公司所需重要物資，為其創(chuàng)造試驗(yàn)條件，配合其新產(chǎn)品的開發(fā)。幫助表現(xiàn)優(yōu)秀的中小供應(yīng)商提高管理水平，擴(kuò)展公司規(guī)模。
1 采購(gòu)信息系統(tǒng)對(duì)EPC總承包項(xiàng)目的意義及作用
EPC總承包是一項(xiàng)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工作，是將整個(gè)工程的采購(gòu)、建設(shè)、試行以及驗(yàn)收全部承包的活動(dòng)，這其中就會(huì)涉及到供應(yīng)商、工程建設(shè)企業(yè)、業(yè)主等很多參與者，因而信息傳遞及共享系統(tǒng)的建設(shè)就顯得非常必要和重要了。具體來說，采購(gòu)管理信息系統(tǒng)對(duì)總承包項(xiàng)目的作用主要有以下幾點(diǎn)：
1.1 采購(gòu)管理信息系統(tǒng)可以提高物資采購(gòu)的效率。電力工程總承包項(xiàng)目所需要的物資信息可以通過信息系統(tǒng)及時(shí)提供給采購(gòu)部門，采購(gòu)部門通過信息系統(tǒng)將物資采購(gòu)數(shù)量、種類等提供給供應(yīng)商，供應(yīng)商也可以在最短時(shí)間內(nèi)將供貨情況反饋給采購(gòu)部門，與傳統(tǒng)采購(gòu)過程相比，將大大縮短采購(gòu)時(shí)間，提高采購(gòu)效率。另外，收到采購(gòu)物資之后，如果出現(xiàn)什么問題，采購(gòu)部門也可以通過采購(gòu)管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商及時(shí)溝通交流，同時(shí)還可以提供一些圖片等佐證資料，這樣就提高了采購(gòu)問題的解決效率。
1.2 有助于EPC總承包企業(yè)做出正確的采購(gòu)決策。采購(gòu)物資質(zhì)量的高低主要取決于所選供應(yīng)商的好壞。因而，采購(gòu)之前最為重要的步驟就是對(duì)不同的供應(yīng)商進(jìn)行分析，從而選擇出口碑較好、誠(chéng)信度較高、服務(wù)質(zhì)量較高的供應(yīng)商。而采購(gòu)管理信息系統(tǒng)可以廣泛搜集有關(guān)供應(yīng)商的信息，并自動(dòng)做出分析，為企業(yè)提供較為科學(xué)、準(zhǔn)確的分析結(jié)果。另外，采購(gòu)物資的庫(kù)存情況、使用情況、保管情況以及設(shè)備的維護(hù)維修情況等信息都可以通過管理信息系統(tǒng)進(jìn)行儲(chǔ)存、記錄，從而有助于總承包企業(yè)根據(jù)以上信息做出正確決策。
1.3 可以對(duì)EPC總承包項(xiàng)目的采購(gòu)過程實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控。采購(gòu)工作在EPC總承包中占據(jù)著非常重要的地位，貫穿于總承包項(xiàng)目的全過程。一方面采購(gòu)物資或設(shè)備價(jià)格的高低將直接影響總承包項(xiàng)目的盈利水平。另一方面采購(gòu)物資或設(shè)備質(zhì)量的高低將直接影響總承包項(xiàng)目的質(zhì)量水平。通過采購(gòu)管理信息系統(tǒng)可以對(duì)采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)審批、采購(gòu)招投標(biāo)、物資運(yùn)輸、物資驗(yàn)收等情況時(shí)刻進(jìn)行跟蹤監(jiān)控。
2 采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的幾個(gè)關(guān)鍵問題研究
2.1 對(duì)采購(gòu)過程進(jìn)行有效跟蹤和控制
主要是同供應(yīng)商訂立采購(gòu)合同之后，對(duì)物資或設(shè)備的發(fā)貨情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。一方面是對(duì)物資或設(shè)備的質(zhì)量情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)控。另一方面是對(duì)物資或設(shè)備的發(fā)貨速度進(jìn)行跟蹤、監(jiān)控。如果供應(yīng)商沒有按照合同發(fā)貨時(shí)間發(fā)貨，信息管理部門應(yīng)該及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行催交。交貨時(shí)間可以分為三種，一種是合同交貨時(shí)間，一種是雙方商定的交貨時(shí)間，還有一種是實(shí)際到貨時(shí)間。一般是先按照合同時(shí)間進(jìn)行交貨，如果由于客觀因素不能交貨，雙方協(xié)商重新制定了交貨時(shí)間，采購(gòu)信息管理系統(tǒng)對(duì)此應(yīng)及時(shí)更新。另外，對(duì)于重要物資和設(shè)備的催交情況應(yīng)及時(shí)登記于信息管理系統(tǒng)。
2.2 采購(gòu)信息的共享
采購(gòu)信息共享可以提高電力工程總承包項(xiàng)目的建設(shè)效率，實(shí)行采購(gòu)管理信息系統(tǒng)之前，人們很難掌握采購(gòu)的情況，不知道物資什么時(shí)候到、不知道何時(shí)領(lǐng)料、不知道何時(shí)生產(chǎn)，必須要派一個(gè)人專門負(fù)責(zé)搜集采購(gòu)相關(guān)信息才能解決以上問題，這種做法顯然費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而實(shí)行采購(gòu)管理信息系統(tǒng)并進(jìn)行信息共享的話，卻可以節(jié)約采購(gòu)信息傳遞的時(shí)間。主要是因?yàn)楣芾硇畔⑾到y(tǒng)將對(duì)采購(gòu)訂單信息進(jìn)行跟蹤，當(dāng)物資或設(shè)備發(fā)出、到達(dá)時(shí)，管理信息系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)向相關(guān)負(fù)責(zé)人發(fā)出信息，同時(shí)向相關(guān)負(fù)責(zé)人提供庫(kù)存物資的信息，這樣相關(guān)負(fù)責(zé)人就可以快速?zèng)Q定領(lǐng)料時(shí)間以及生產(chǎn)時(shí)間。
2.3 采購(gòu)信息的安全訪問
為了防止重要的采購(gòu)信息被盜竊或被泄露，必須做好采購(gòu)信息系統(tǒng)的安全訪問工作，不能隨便允許不相關(guān)的人進(jìn)入采購(gòu)管理信息系統(tǒng)。具體從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)采購(gòu)信息的安全訪問管理：首先，只授權(quán)相關(guān)的負(fù)責(zé)人訪問采購(gòu)信息管理信息系統(tǒng)，比如總承包管理信息系統(tǒng)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人等，相關(guān)人員只能通過賬戶名和密碼登陸進(jìn)去之后才能獲得訪問權(quán)限。因而，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)賬戶名和密碼的管理；其次，擁有訪問權(quán)限的訪問者在訪問完采購(gòu)信息管理系統(tǒng)之后應(yīng)及時(shí)清空訪問痕跡，尤其是訪問賬戶名和密碼必須清除掉，防止一些無關(guān)者利用遺留的信息登錄到系統(tǒng)。
3 EPC總承包采購(gòu)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的建議
3.1 總承包采購(gòu)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)遵循四個(gè)原則
四個(gè)原則分別為：第一，階段性原則。采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)并不是一蹴而就的，不能只追求速度而忽視質(zhì)量。因而，應(yīng)分階段完成信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，只有這樣才能保證采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的連續(xù)性、可靠性。通常來說首先要完成的是整體架構(gòu)以及信息技術(shù)設(shè)計(jì)，第二階段要完成的是最緊要任務(wù)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，第三階段是次要任務(wù)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)；第二，先進(jìn)性原則。采購(gòu)管理信息系統(tǒng)一定要保證是當(dāng)前最為先進(jìn)的，具體包括設(shè)備的先進(jìn)性以及信息技術(shù)的先進(jìn)性；第三，擴(kuò)展性原則?？偝邪?xiàng)目通常時(shí)間比較長(zhǎng)，因而可能會(huì)面臨企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，這就要求采購(gòu)管理信息系統(tǒng)具有彈性，能夠快速適應(yīng)變化的環(huán)境；第四，實(shí)用性原則。采購(gòu)管理信息系統(tǒng)必須要和總承包項(xiàng)目的實(shí)際情況相結(jié)合而設(shè)計(jì)，建成之后能夠提高總承包企業(yè)的采購(gòu)效率。同時(shí)，還要具有可操作性，不能太過復(fù)雜和難以理解。
3.2 重要模塊的設(shè)計(jì)
第一，招標(biāo)管理模塊的設(shè)計(jì)。招標(biāo)的目的是選擇良好的供應(yīng)商，通過招標(biāo)管理模塊可以招標(biāo)說明書；可以了解投標(biāo)供應(yīng)商的申請(qǐng)信息，并對(duì)其審核和篩選等。此模塊的設(shè)計(jì)主要是招標(biāo)網(wǎng)站設(shè)計(jì)，招標(biāo)網(wǎng)站必須具備信息、下載信息、上傳標(biāo)書的功能；第二，合格供應(yīng)商管理模塊。合作一段時(shí)間之后，企業(yè)可能會(huì)對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)水平、供貨質(zhì)量、誠(chéng)信度等進(jìn)行重新審核和評(píng)價(jià)，將不合格的供應(yīng)商從信息系統(tǒng)里清除掉，將新選擇的供應(yīng)商添加進(jìn)去；第三，合同管理模塊。采購(gòu)合同在維護(hù)總承包企業(yè)的權(quán)益方面發(fā)揮著重要作用，因而應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的管理。通過采購(gòu)管理模塊，可以了解和編輯采購(gòu)合同、變更采購(gòu)合同、合同結(jié)算、合同支付等信息。
2、相同類型合同無統(tǒng)一的審核標(biāo)準(zhǔn)，因此導(dǎo)致合同正式審核節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)退回情形。
二、外部問題
（一）流程問題
1、合同前置流程責(zé)任劃分不明，是否要走簽報(bào)，走何種流程無明確，致使業(yè)務(wù)部門提起合同前都要請(qǐng)法務(wù)確認(rèn)；
2、有些項(xiàng)目在初期業(yè)務(wù)就要求法務(wù)介入，時(shí)間成本較高，法務(wù)精力有限；
3、各部門在合同預(yù)審及正式審核中職責(zé)分工不清晰，致使法務(wù)承擔(dān)與合同有關(guān)的全部審核工作，其中包括應(yīng)標(biāo)材料審核、核實(shí)采購(gòu)結(jié)果、核實(shí)簽報(bào)等，進(jìn)而影響合同審核效率。
（二）合同文本問題
1、合同文本授權(quán)條款目前未根據(jù)不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景做出明確分級(jí)；
2、合同模板（特別是收入類合同模板）跨部門共享范圍未明確；
3、合同模板制定及優(yōu)化缺少與業(yè)務(wù)部門銜接的反饋機(jī)制。
研究《合同管理辦法》《合同管理辦法實(shí)施細(xì)則》落地的配套措施，采取有效的宣導(dǎo)措施，確保制度切實(shí)執(zhí)行。
合同管理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題持續(xù)跟蹤解決，并根據(jù)公司發(fā)展新情況提出相匹配系統(tǒng)需求。
研究合同發(fā)起部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門在合同審核中的職責(zé)邊界。
研究制定公司投標(biāo)文件模版。
對(duì)現(xiàn)有公司合同模版優(yōu)化更新，并根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展擬定新類型的合同模版。
研究如何借助外部力量補(bǔ)充現(xiàn)有人力不足。
